Symfonia Start Faktura i Kasa - ktm.com.pl · Wstęp System Symfonia Start to linia programów w...
Transcript of Symfonia Start Faktura i Kasa - ktm.com.pl · Wstęp System Symfonia Start to linia programów w...
Symfonia Start Faktura i Kasa
Podręcznik użytkownika Wersja 2011
Powielanie w jakiejkolwiek formie całości lub fragmentów podręcznika bez pisemnej zgody
firmy Sage sp. z o.o. jest zabronione.
Windows jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation.
Adobe, Acrobat, Acrobat Reader, Acrobat Distiller są zastrzeżonymi znakami towarowymi
firmy Adobe Systems Inc.
Btrieve jest zastrzeżonym znakiem towarowym firmy Btrieve Technologies, Inc.
System Symfonia jest zastrzeżonym znakiem towarowym firmy Sage sp. z o.o.
Opracowanie i skład: Sage sp. z o.o.
Warszawa grudzień 2010
Symbol dokumentu MXFLPV2011P0001
Copyright© Sage sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.
All Rights Reserved.
Spis treści
Spis treści I
Wstęp 0-1 Dokumentacja programu ................................................................................................................ 0-1 Pomoc techniczna .......................................................................................................................... 0-2 Zastrzeżenia ................................................................................................................................... 0-2 Aktualne informacje ........................................................................................................................ 0-2
Instalacja i przygotowanie programu do pracy 1-1
Zabezpieczenia programu i rejestracja ......................................................................................... 1-1 Samouczek Start ............................................................................................................................. 1-1
Rejestracja numeru seryjnego podczas instalacji .......................................................................... 1-2 Firma DEMO ..................................................................................................................................... 1-2 Uruchamianie programu ................................................................................................................. 1-2 Zakładanie własnej firmy ................................................................................................................ 1-3 Konfigurowanie drukarek ............................................................................................................... 1-5
Drukarki tekstowe ........................................................................................................................... 1-5 Drukarki graficzne .......................................................................................................................... 1-7 Drukarki fiskalne ............................................................................................................................. 1-8
Firma – zakładanie, ustawienia, parametry ................................................................................ 1-11 Firmy w programie Faktura i Kasa Start ...................................................................................... 1-12 Uzupełnianie informacji o firmie ................................................................................................... 1-12 Ustalanie parametrów pracy ........................................................................................................ 1-12 Użytkownicy programu i ich uprawnienia ..................................................................................... 1-14 Numeracja dokumentów .............................................................................................................. 1-14 Wypełnianie danymi kartotek kontrahentów i towarów ................................................................ 1-15
Zakończenie pracy ........................................................................................................................ 1-15
Praca z programem 2-1
Okna programu ................................................................................................................................ 2-1 Główne okno programu .................................................................................................................. 2-1 Okna kartotek ................................................................................................................................. 2-3 Okna dialogowe.............................................................................................................................. 2-4 Okna danych .................................................................................................................................. 2-4
Nawigacja ......................................................................................................................................... 2-4 Przyciski narzędziowe .................................................................................................................... 2-4 Menu .............................................................................................................................................. 2-4 Menu kontekstowe ......................................................................................................................... 2-4 Wybór z listy ................................................................................................................................... 2-4 Klawisze skrótów ............................................................................................................................ 2-5
Organizacja danych ........................................................................................................................ 2-5 Grupowanie danych według kryteriów wyboru ............................................................................... 2-5 Grupowanie danych według rodzajów ........................................................................................... 2-7 Lista ................................................................................................................................................ 2-7
Przetwarzanie danych ..................................................................................................................... 2-8 Raporty ........................................................................................................................................... 2-8 Operacje ......................................................................................................................................... 2-8
II Podręcznik użytkownika Symfonia Start Faktura i Kasa
MXFLPV2011P0001
Operacje grupowe .......................................................................................................................... 2-9 Zestawienia .................................................................................................................................... 2-9
Mechanizmy ułatwiające wprowadzanie danych.......................................................................... 2-9 Standardowe elementy formularzy ................................................................................................. 2-9 Wykorzystanie danych z kartotek podczas wprowadzania danych ............................................... 2-9 Słowniki......................................................................................................................................... 2-11 Rodzaje......................................................................................................................................... 2-11 Notatki ........................................................................................................................................... 2-11 Metoda „przeciągnij i upuść”......................................................................................................... 2-11 Kalkulator ...................................................................................................................................... 2-12 Kalendarz...................................................................................................................................... 2-12
Organizacja zabezpieczenia danych............................................................................................ 2-12 Zapewnienie poprawnego zasilania ............................................................................................. 2-12 Zapewnienie "higieny" pracy komputera ...................................................................................... 2-13 Zabezpieczenie antywirusowe ..................................................................................................... 2-13 Organizacja wykonywania kopii bezpieczeństwa ......................................................................... 2-13
Wymiana danych ........................................................................................................................... 2-15 Format 2 ....................................................................................................................................... 2-15 Format 3 ....................................................................................................................................... 2-15 Współpraca z programami Systemów Symfonia
® i Symfonia
® Start ............................................ 2-16
Finanse i Księgowość ................................................................................................................... 2-16
Dokumenty, kontrahenci i towary w programie 3-1
Firma ................................................................................................................................................. 3-1 Kontrahenci ...................................................................................................................................... 3-2 Towary .............................................................................................................................................. 3-2
Typy towarów ................................................................................................................................. 3-2 Przeliczenia jednostek miary .......................................................................................................... 3-3
Dokumenty ....................................................................................................................................... 3-3 Kategorie dokumentów i powiązania między nimi .......................................................................... 3-3 Wystawianie dokumentów sprzedaży ............................................................................................ 3-4 Przyciski poleceń w oknie wystawiania dokumentu ....................................................................... 3-9 Operacje grupowe: tworzenie, wystawianie i drukowanie dokumentów ...................................... 3-10
Sprzedaż 4-1
Czynniki określające politykę sprzedaży ...................................................................................... 4-1 Obliczanie końcowej ceny na dokumencie sprzedaży ................................................................... 4-2
Współpraca z drukarkami fiskalnymi ............................................................................................ 4-3 Kategorie dokumentów sprzedaży obsługiwane przez program ............................................... 4-3
Wystawianie dokumentów sprzedaży ............................................................................................ 4-4 Sprzedaż nie podlegająca VAT ...................................................................................................... 4-7
Operacje na wystawionym dokumencie sprzedaży ..................................................................... 4-8 Unieważnienie (Anulowanie) wystawionego dokumentu ............................................................... 4-8 Wystawianie dokumentu korygującego .......................................................................................... 4-8 Wprowadzanie poprawek na dokumencie ...................................................................................... 4-9
Wydruk rejestrów VAT .................................................................................................................... 4-9
Rozliczenia finansowe 5-1
Kartoteka Pieniądze ........................................................................................................................ 5-1 Definiowanie rejestrów pieniężnych .............................................................................................. 5-1 Należności i zobowiązania .............................................................................................................. 5-4 Płatności ........................................................................................................................................... 5-6 Współpraca z programami księgowymi ........................................................................................ 5-9
Synchronizacja kartotek ................................................................................................................. 5-9 Schematy księgowań .................................................................................................................... 5-10 Eksport danych dokumentów do programów księgowych ........................................................... 5-13
Wstęp
System Symfonia Start to linia programów w wersji jednostanowiskowej – przeznaczona dla przedsię-
biorstw, w których jedna osoba odpowiada za kierowanie firmą i administrowanie księgami. Proste
w obsłudze rozwiązania informatyczne, takie jak Mała Księgowość, Handel, Faktura i Kasa, uspraw-
niają funkcjonowanie małej firmy – ułatwiają tworzenie podstawowych dokumentów, zarządzanie księ-
gowością i obsługę sprzedaży. System Symfonia Start jest rozwiązaniem dla osób prowadzących
działalność gospodarczą oraz dla nowopowstałych firm, które dopiero wkraczają na rynek biznesowy.
Program Symfonia Start Mała Księgowość przeznaczony dla firm prowadzących Księgę Przychodów
i Rozchodów lub ewidencję zryczałtowanego podatku dochodowego. Wspomaga ewidencję i obsługę
rozliczeń podatkowych. Ułatwia analizę dochodowości podejmowanych działań gospodarczych. Ewi-
dencja środków trwałych ma ograniczenie do 5 środków trwałych. Ewidencja umów o pracę i umów
cywilnoprawnych ma ograniczenie do 5 umów w miesiącu.
Program Symfonia Start Handel wspomaga planowanie i prowadzenie sprzedaży oraz obsługę maga-
zynu. Wystawia dokumenty sprzedaży, magazynowe, zakupu i płatności. Współpracuje z programami
finansowo-księgowymi, z drukarkami i kasami fiskalnymi oraz czytnikami kodów kreskowych. Ewiden-
cja stanów magazynowych ma ograniczenie do 1000 aktywnych asortymentów.
Program Symfonia Start Faktura i Kasa pozwala zaplanować i prowadzić sprzedaż w firmach niepo-
siadających magazynu. Wystawia różne typy dokumentów sprzedaży: faktury VAT, rachunki przy
sprzedaży nieobjętej VAT i dokumenty korygujące. Umożliwia kontrolę płatności za wystawione doku-
menty sprzedaży. Współpracuje z drukarkami fiskalnymi oraz czytnikami kodów kreskowych. Ewiden-
cja stanów magazynowych ma ograniczenie do 1000 asortymentów.
Dokumentacja programu
W skład dokumentacji programu wchodzi podręcznik elektroniczny w formacie .PDF inne dokumenty
w tym formacie, dokumenty pomocnicze w formacie .RTF oraz pliki pomocy kontekstowej.
Korzystanie z podręczników elektronicznych
Podręcznik w postaci elektronicznej zawiera pełną wiedzę o programie. Podręczniki elektroniczne są
tworzone w formacie .PDF. Oprócz tego do programu mogą być dołączane inne dokumenty w tym
formacie lub w formatach tekstowych, opisujące wybrane zagadnienia i wprowadzane w programie
zmiany.
Do korzystania z dokumentów w formacie .PDF niezbędne jest zainstalowanie w systemie przeglądar-
ki Acrobat Reader. Jej najnowsza, bezpłatna wersja jest dostępna do pobrania na stronie producenta
(link do strony producenta w języku polskim: http://adobe.com/pl/).
0 – 2 Podręcznik użytkownika Symfonia Start Faktura i Kasa
MXFLPV2011P0001
Korzystanie z pomocy kontekstowej
Program posiada typową dla większości programów Windows dodatkową instrukcję obsługi nazywaną
pomocą kontekstową. Wywoływana jest przez naciśnięcie klawisza F1. Pomoc przypomina trochę
suflera, który podpowiada potrzebną akurat kwestię. Użyciu klawiszy Shift+F1, powoduje zmianę
kształtu kursora na . Kliknięcie takim kursorem na dowolnym elemencie okna programu otwiera
pomoc kontekstową w miejscu dotyczącym tego elementu.
Pomoc techniczna
Jeżeli wystąpią trudności związane z programem należy skorzystać z pomocy technicznej dostępnej
dla użytkowników programów Sage. Preferowana jest następująca kolejność korzystania z kolejnych
elementów pomocy technicznej.
Wykorzystać informacje z pliku pomocy kontekstowej otwieranego klawiszem F1.
Skorzystać z informacji zawartych w podręczniku użytkownika. Jest on otwierany polece-
niem Podręcznik użytkownika z menu Pomoc programu.
Przeczytać plik zawierający najnowsze informacje, jego wersję elektroniczną otwiera pole-
cenie Aktualności z menu Pomoc programu.
Zgłosić problem wykorzystując polecenie Zgłoszenie problemu z menu Pomoc programu
i postępując zgodnie z ukazującymi się kolejnymi wskazówkami.
Skontaktować się z Działem Wsparcia Technicznego Produktu Sage. Możliwości uzysk i-
wania pomocy w tej formie zależą od zakresu wykupionego wraz z systemem pakietu
usług wsparcia technicznego. Aktualny sposób kontaktu jest opisany na naszej stronie
w Internecie.
Zastrzeżenia
Przytaczane w dokumentacji przykłady wprowadzania danych należy traktować jako ilustrację działa-
nia programu, a rzeczywiste dane własnej firmy wprowadzać zgodnie z posiadaną wiedzą w zakresie
zasad prowadzenia rachunkowości i prawa podatkowego. Wszystkie użyte nazwy własne nie dotyczą
istniejących firm i osób, ale zostały wymyślone na potrzeby przykładów.
Autorzy zakładają znajomość przez użytkownika podstawowych zasad obsługi programów w środowi-
sku Windows oraz w stosowanej przez jego firmę sieci komputerowej.
Dokumentacja została opracowana i opublikowana zgodnie ze stanem programu w momencie publi-
kacji. Program i dokumentacja mogą podlegać modyfikacji bez dodatkowego powiadamiania użytkow-
ników.
Sage sp. z o.o. nie ponosi odpowiedzialności za błędy użytkownika, wynikające z nieznajomości po-
wyższych zasad.
Aktualne informacje
System jest stale i na bieżąco aktualizowany. Opis wszystkich nowości i zmian w programie, które nie
zostały ujęte w niniejszym podręczniku można znaleźć w specjalnym pliku dołączanym w momencie
instalacji programu. Aktualne informacje znajdują się również na naszej stronie w Internecie.
Instalacja i przygotowanie programu do pracy
W tym rozdziale opisano wszystkie czynności, które należy wykonać rozpoczynając pracę z progra-
mem. Wykonuje się je tylko raz, ale od ich właściwego przeprowadzenia zależy, czy dalsza praca
będzie przebiegała bez przeszkód.
Przed rozpoczęciem wykorzystywania programu w firmie należy go przystosować do jej specyficznych
warunków i potrzeb. Wskazane jest udokumentowanie aktualnego sposobu postępowania i dopaso-
wanie go do oferowanych przez program metod. Być może konieczne będą modyfikacje procedur
działania firmy, ale jest to normalne zjawisko w czasie wprowadzania komputerowych metod wspo-
magania działalności. Pozwoli to uniknąć konieczności wprowadzania zmian i zakłócania ciągłości
pracy w firmie, umożliwiając łatwiejszą i bardziej efektywną pracę. Należy także szczegółowo przemy-
śleć sposób wykorzystania jego możliwości zgodnie z zasadami określonymi w ordynacji podatkowej,
ustawie o rachunkowości, ustawach podatkowych oraz rozporządzeniach Ministra Finansów.
Zabezpieczenia programu i rejestracja
Działalność gospodarcza jest prowadzona pod zarejestrowaną nazwą. Program Start Faktura i Kasa
wymaga określenia parametrów tej działalności. Informacje te podawane są w momencie zakładania
firmy. Informacje o parametrach firmy znajdują się w dalszej części podręcznika.
Aby bez przeszkód korzystać z programu, należy zarejestrować go w firmie Sage sp. z o. o. Program,
który nie został zarejestrowany, ma wbudowane ograniczenie czasowe - działa w ciągu 60 dni od
momentu zainstalowania; poza tym jest w pełni funkcjonalny. W wersji demonstracyjnej, dla której
podczas instalacji programu nie podano numeru seryjnego, liczba zarejestrowanych towarów, kontra-
hentów oraz dokumentów nie może przekroczyć odpowiednio: 30, 30 i 50 pozycji.
Samouczek Start
Płyta instalacyjna CD zawiera samouczek instalacji i aktywacji programów linii Start. Interaktywna
demonstracja przedstawia przykładowy proces instalacji, przygotowania do pracy i aktywacji progra-
mów linii Symfonia® Start.
Dokładne zapoznanie się z samouczkiem jest szczególnie polecane osobom instalującym programy
Symfonii® Start po raz pierwszy.
Samouczek otwiera się automatycznie tylko przy pierwszym uruchomieniu płyty instalacyjnej. Aby
ponownie otworzyć samouczek, należy:
1. Włożyć płytę instalacyjną programu do czytnika stacji roboczej.
2. W głównym oknie instalacji programu wybrać z listy polecenie Podręczniki Symfonia® Start.
3. Wybranie w oknie Podręczniki Symfonia® Start polecenia Samouczek Symfonia
® Start auto-
matycznie uruchamia samouczek.
1 – 2 Podręcznik użytkownika Symfonia Start Faktura i Kasa
MXFLPV2011P0001
Rejestracja numeru seryjnego podczas instalacji
Okno Rejestracja programu umożliwia zarejestrowanie programu przed jego dalszą instalacją. Za-
wiera ono następujące pola:
Nazwisko użytkownika
W tym polu program odczyta i podpowie automatycznie nazwisko użytkownika systemu operacyjnego.
Można je zmienić na nazwisko właściciela instalowanego programu, jeżeli są różne.
Nazwa firmy
W tym polu program odczyta i podpowie automatycznie nazwę firmy będącej użytkownikiem systemu
operacyjnego. Można ją zmienić na nazwę właściciela instalowanego programu, jeżeli są różne. Nie
musi to być nazwa firmy, której dane będą wprowadzane do programu.
Numer seryjny programu
W tych polach należy wpisać numer seryjny, znajdujący się na płycie CD.
Dopóki dwa pierwsze pola te nie zostaną wypełnione, niemożliwe będzie przejście do następnego
okna przygotowania instalacji programu. Pozostawienie niewypełnionego pola Numer seryjny pro-
gramu spowoduje zainstalowanie wersji demonstracyjnej, zawierającej ograniczenia. Treść wprowa-
dzona do dwóch pierwszych pól jest zależna jedynie od użytkownika, natomiast numer seryjny musi
być zgodny ze znajdującym się na płycie CD. W przypadku niezgodności numerów pojawi się komuni-
kat z prośbą o wprowadzenie poprawnego numeru.
Firma DEMO
Firma DEMO jest to firma demonstracyjna, służąca zaprezentowaniu możliwości programu. Nie
służy do prowadzenia działalności gospodarczej. Nie można jej w związku z tym aktywować.
Jeżeli podczas instalacji programu zainstalowana została Wersja demonstracyjna, program wyświetli
komunikat o ograniczeniach związanych z tym faktem. W takim przypadku w celu utworzenia własnej
firmy należy ponownie zainstalować program, zaznaczając opcję Wersja pełna, podając numer seryj-
ny znajdujący się na opakowaniu płyty zakupionej wraz z programem.
Po instalacji programu należy utworzyć własną firmę.
UWAGA W programie Faktura i Kasa można utworzyć tylko jedną własną firmę.
Uruchamianie programu
Aby rozpocząć pracę z programem po jego zainstalowaniu, należy:
1. Kliknąć przycisk Start
2. Na wyświetlonej liście wskazać pozycję Programy, a następnie Sage, a następnie odnaleźć i
kliknąć program Symfonia® Start Faktura i Kasa
Aby prowadzić dalszą pracę z programem, należy wykonać następujące czynności:
1 Założyć firmę
2 Uzupełnić informacje o firmie
3 Ustalić podstawowe parametry pracy
4 Zdefiniować użytkowników programu i ich uprawnienia
5 Określić sposób numerowania dokumentów
6 Wypełnić danymi kartoteki kontrahentów i towarów
Po przeprowadzeniu tych czynności program będzie gotowy do normalnej pracy, to znaczy do wysta-
wiania dokumentów sprzedaży i płatności. Dane kontrahentów i towarów można wprowadzać do kar-
Instalacja i przygotowanie programu do pracy 1 – 3
totek także podczas wystawiania dokumentów, ale wcześniejsze ich wprowadzenie bardzo ułatwia
pracę.
O ile do uruchomienia programu wystarczy przyjęcie domyślnych wartości ustawień, to dla pełnego
wykorzystania możliwości programu oraz zapewnienia bezpieczeństwa i poufności danych konieczne
jest ustalenie zasad zabezpieczania danych oraz dostosowanie do potrzeb firmy ustawień programu,
parametrów pracy i uprawnień użytkowników.
Zakładanie własnej firmy
Aby utworzyć firmę, należy:
1. Wybrać przycisk polecenia Nowa z paska narzędziowego lub polecenie Nowa firma [CTRL+1] z
menu Firma, w oknie programu „bez firmy”. Otworzy się okno dialogu Zakładanie nowej firmy.
UWAGA Jeżeli zainstalowana została wersja demonstracyjna programu, po wybraniu przycisku
Nowa lub polecenia Nowa firma pojawi się komunikat:
2. Wprowadzić informacje określające nazwę firmy oraz NIP. Jeśli firma nie ma jeszcze nadanego
numeru NIP, można wpisać inny numer identyfikacyjny, np. REGON.
3. Po wybraniu przycisku polecenia Utwórz nową firmę, zostanie utworzony zestaw plików baz da-
nych umożliwiających przechowywania wprowadzonych informacji i otwarte okno, w którym możliwe
jest wprowadzenie pozostałych informacji o firmie.
1 – 4 Podręcznik użytkownika Symfonia Start Faktura i Kasa
MXFLPV2011P0001
4. Zapamiętać wprowadzone dane przyciskiem polecenia Zapisz [SHIFT+ENTER].
Aby otworzyć firmę, należy
1.Wybrać przycisk polecenia Nowa z paska narzędziowego lub polecenie Otwórz firmę [CTRL+2] z
menu Firma, w oknie programu „bez firmy”. Otworzy się okno dialogu Otwieranie firmy.
2. Wpisać w odpowiednie pola swój identyfikator i hasło oraz wskazać nazwę firmy.
3. Wybrać przycisk polecenia Otwórz. Zostanie otwarta wybrana firma.
Aby uzupełnić lub zmienić opis firmy, należy
1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia Ustawienia z
paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia.
2. Wybrać na drzewku w lewej części okna gałąź Dane Firmy. W prawej części otworzy się panel z
nazwą firmy.
Instalacja i przygotowanie programu do pracy 1 – 5
3. Wybrać polecenie Edytuj [CTRL+ENTER] z menu kontekstowego. Wprowadzić nowe informacje do
odpowiednich pól i zapisać wprowadzone dane przyciskiem polecenia Zapisz [SHIFT+ENTER].
Konfigurowanie drukarek
Po zainstalowaniu i uruchomieniu programu należy otworzyć okna definiowania krojów pisma i spraw-
dzić ustawienia drukarki, rozmiaru papieru oraz kroje pisma - w przeciwnym wypadku wydruki mogą
być nieprawidłowo formatowane. Ustawienie drukarek dotyczy tylko programu Start Faktura i Kasa.
Po wybraniu na drzewku ustawień grupy ustawień Drukarka graficzna, Drukarka tekstowa lub Dru-
karka fiskalna w prawej części okna pojawią się dane związane z odpowiednią grupą drukarek i kro-
jami pisma wykorzystywanymi przez raporty.
Drukarki tekstowe
Okno ustalania parametrów dla drukarki tekstowej zawiera następujące pola:
Drukarka
Należy wybrać jeden spośród zaprezentowanych sterowników drukarki:
-właściwy sterownik dla faktycznie zainstalowanej drukarki, lub
-sterownik o nazwie typowy – tylko tekst (generic/text only).
Użycie sterownika właściwego dla danej drukarki jest prostsze, ale może stwarzać problemy przy dru-
ku polskich liter. Wynika to z faktu, że sterowniki dokonują wewnętrznej zmiany kodów liter z zakresu
128 – 255, a w tym właśnie zakresie znajdują się kody polskich liter. Z tego powodu wybrane w usta-
wieniach programu kody polskich liter mogą nie przynieść spodziewanego efektu. W takim przypadku
należy wybrać opcję bez polskich liter, lub zastosować sterownik typowy – tylko tekst.
Użycie sterownika typowy – tylko tekst wymaga dodatkowej pracy przy jego konfiguracji. Poniżej
zaprezentujemy kilka uwag praktycznych:
Po wybraniu ustawień drukarki, w opcji Czcionki należy wpisać właściwe kody sterujące, zmieniające
szerokość i atrybuty pisma. Właściwe kody sterujące należy odnaleźć w instrukcji obsługi drukarki.
Jeśli kody te nie zostaną wpisane, dostępny będzie tylko jeden krój pisma – Roman 10cpi, a więk-
szość raportów wymaga zdefiniowania kroju o szerokości 17cpi. Należy zwrócić uwagę na to, aby dla
kodu wybierz 17cpi wpisać kod odpowiadający dokładnie tej szerokości (część drukarek ma również
font 20cpi i wybranie tylko kodu druk skondensowany może powodować złe formatowanie wydruku).
1 – 6 Podręcznik użytkownika Symfonia Start Faktura i Kasa
MXFLPV2011P0001
Rys. 1-1 Ustawienia drukarki tekstowej i krojów pisma.
Dla Opcji urządzenia należy wypełnić właściwe kody rozszerzonego zestawu znaków. Można tu wpi-
sać bezpośrednio właściwe kody polskich liter, odpowiadające sposobowi ich kodowania w posiadanej
drukarce – wówczas w programie należy wybrać kody polskich liter jako Windows lub wpisać tu takie
same kody dla drukarki, jak dla Windows dla wszystkich polskich znaków (np. dla 185 = ą należy wpi-
sać z klawiatury kod Alt 0185). Dzięki temu właściwe przekodowanie polskich znaków będzie można
wybrać w programie, w opcji definiowania drukarek domyślnych.
W przypadku, gdy wydruki sporządzane są na papierze szerokim o długości 12 cali (nie ma go w
standardowym zestawie), należy wybrać w opcji drukarek domyślnych rozmiar strony użytkownika, a
po wybraniu przycisku OK wpisać właściwy rozmiar strony (np. 14 x 12 cali).
Po ustaleniu sterownika drukarki należy ustalić rozmiar papieru. W przypadku, gdy wybrany rozmiar
strony jest niewystarczający dla sporządzenia raportu (przykładowo ze względu na ilość danych
umieszczanych w jednym wierszu raportu), program dla części wydruków tekstowych, przy zmianie
papieru z szerokiego (15 cali) na wąski (8 1/2 cala) automatycznie zmniejszy liczbę informacji prezen-
towanych na wydruku tak, aby wydruk mógł być sporządzony prawidłowo. Jeśli mimo to rozmiar strony
jest za mały, zostanie wyświetlony stosowny komunikat.
Marginesy
Pole umożliwia określenie dodatkowych marginesów drukarki, co umożliwia skorygowanie pozycjono-
wania wszystkich wydruków gdy zbyt duże marginesy drukarki powodują obcinanie tekstu.
Kody polskich liter
Pole pozwala na wybranie jednego z poniższych sposobów kodowania polskich liter dla drukarki igło-
wej:
Bez polskich liter
DHN
IBM Latin 2
Mazovia
PN ISO Latin
Windows
Program ma wbudowany mechanizm przekodowywania polskich znaków. Zmiana sposobu kodowania
nie wymaga jakiejkolwiek zmiany w zdefiniowanych poprzednio raportach. W takiej sytuacji polskie
litery nie są pokazywane prawidłowo na ekranie, ale są poprawnie wydrukowane na drukarce. Wynika
to z cechy systemu Windows powodującej, że czcionki drukowane zostają zastępowane na ekranie
przez najbliższe czcionki ekranowe, posiadające inne kodowanie polskich znaków.
Kroje pisma
Tabela umożliwia tworzenie powiązań pomiędzy nazwą symboliczną a przypisanymi do niej krojami
pisma. Postępowanie jest podobne do wyboru czcionek w typowych edytorach tekstu. Najpierw należy
Instalacja i przygotowanie programu do pracy 1 – 7
wybrać z listy w kolumnie Nazwa nazwę symboliczną wykorzystywaną przez raporty. Na opuszczanej
liście Krój pisma pokazane zostaną kroje pisma zainstalowane fabrycznie w drukarce igłowej.
UWAGA Kroje pisma dla raportu tekstowego ustalać należy tylko dla drukarek igłowych.
Raporty tekstowe stosują kroje pisma zainstalowane w drukarce tj. wbudowane przez producenta. Z
tego powodu każda zmiana drukarki wymusza zmianę krojów pisma – należy po każdej zmianie
wskazać właściwe kroje i szerokości pisma dla wszystkich nazw stosowanych przy sporządzaniu ra-
portów. Dostępne kroje pisma drukarki oraz nazwy używane przez język raportów są wybierane z
rozwijanej listy. W przypadku sterownika typowy – tylko tekst dostępne są kroje pisma o nazwie Ro-
man i odpowiedniej szerokości.
UWAGA Dla wydruków tekstowych nie należy zmieniać wysokości liter – wartość ta jest wpisy-
wana automatycznie. Nie należy także wpisywać dodatkowych atrybutów pisma, atry-
buty te są nadawane automatycznie w raportach. Dla przyspieszenia wydruków teksto-
wych należy wybrać w ustawieniach drukarki jakość wydruku roboczego (draft).
Drukarki graficzne
Okno ustalania parametrów dla drukarki graficznej zawiera następujące pola:
Drukarka
Służy do wyboru sterownika drukarki.
Ustawienia drukarki
Przycisk powodujący otwarcie okna dialogowego sterownika drukarki, gdzie należy wybrać rozmiar
papieru oraz inne ustawienia drukarki (np. jakość wydruku). Wszystkie wydruki będą dopasowywać się
do ustalonego rozmiaru strony. Program wykorzystuje opcje sterownika drukarki zainstalowanego na
komputerze, na którym używany jest program Faktura i Kasa. Aby rozstrzygnąć wątpliwości jak go
skonfigurować, należy użyć instrukcji drukarki.
UWAGA W przypadku, gdy wybrany rozmiar strony jest niewystarczający do sporządzenia wy-
druku (np. ze względu na ilość danych umieszczanych w jednym wierszu), program, w
razie potrzeby, automatycznie zmieni orientację wydruku z pionowej na poziomą. Jeśli
mimo to rozmiar strony jest za mały, zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat. Po
każdorazowej zmianie drukarki należy sprawdzić jej ustawienia, m.in.: rozmiar papieru
oraz jakość wydruku.
Rys. 1-2 Ustawienia drukarki graficznej i krojów pisma.
1 – 8 Podręcznik użytkownika Symfonia Start Faktura i Kasa
MXFLPV2011P0001
Marginesy
Umożliwia określenie sposobu formatowania strony wydruku, czyli łatwe pozycjonowanie wydruków
dla dowolnych drukarek. Można tu podać dodatkowe marginesy drukarki. Umożliwia to skorygowanie
pozycjonowania wszystkich wydruków w przypadku, gdy zbyt duże marginesy drukarki powodują ob-
cinanie tekstu.
Kroje pisma
Tabela umożliwia tworzenie powiązań pomiędzy nazwą symboliczną a krojami pisma do niej przypisa-
nymi. Postępowanie jest podobne do wyboru czcionek w typowych edytorach tekstu. Najpierw należy
wybrać z listy w kolumnie Nazwa nazwę symboliczną wykorzystywaną przez raporty. Kolejno z opusz-
czanej listy Krój pisma można wybierać spośród wszystkich krojów zainstalowanych w środowisku
Windows na komputerze użytkownika. Tak zdefiniowane kroje pisma mogą teraz być identyfikowane
w raportach przez nadaną im nazwę symboliczną.
Teraz należy ustalić wszystkie parametry określające czcionkę, tj. wskazać jej wysokość i kolejne
atrybuty. Wielkość czcionki jest podawana w dziesiątych częściach milimetra. Przeliczenia z jednostek
punktowych na dziesiętne części milimetra musisz wykonywać sam. Jeden punkt drukarski to 0,3528
mm, stąd wielkości czcionki najczęściej wykorzystywanej przy druku książek (10 punktów) odpowiada
wielkość 35. Pozostałe atrybuty czcionek to: G – pogrubienie, K – kursywa, S – skreślenie, P – pod-
kreślenie.
Drukarki fiskalne
Okno to umożliwia ustalanie parametrów fiskalnej oraz udostępnia podstawowe polecenia: otwarcie
szuflady kasy i wydruk raportów fiskalnych.
Przyciski narzędziowe udostępniają następujące funkcje:
Ustawienia drukarki - Otwiera okno umożliwiające zdefiniowanie drukarki współpracującej z progra-
mem oraz zmianę jej ustawień lub wydawanie poleceń.
Otwarcie szuflady - Otwiera szufladę kasy.
Raport dobowy - Uruchamia wykonanie raportu dobowego
Raport okresowy - Uruchamia wykonanie raportu okresowego za okres podany przez użytkownika
Rys. 1-3 Ustawienia - Drukarka fiskalna.
Okno Ustawienia drukarki fiskalnej umożliwia definiowanie drukarek fiskalnych współpracujących z
programem oraz ustawianie ich parametrów. Ponieważ informacji dotyczących ustawień drukarki fi-
Instalacja i przygotowanie programu do pracy 1 – 9
skalnej jest zbyt wiele, by mogły być jednocześnie widoczne na ekranie, zostały one podzielone na
strony: Ogólne, Raporty, Funkcje, Ustawienia, Nagłówek, Stopka, Port.
Przypomina to skoroszyt z wieloma zakładkami: w danej chwili widoczna jest tylko jedna strona i za-
kładki. Aby uwidocznić wybraną stronę, należy kliknąć odpowiednią zakładkę. Liczba zakładek i ich
tytuły, a także nazwy funkcji dostępnych na każdej z nich mogą się różnić w zależności od typu dru-
karki.
Niekiedy część zakładek jest niewidoczna; w takim przypadku obok listków zakładek pojawiają się
przyciski umożliwiające przesunięcie zakładek względem okna i wyświetlenie tych, które są w danym
momencie potrzebne.
Przyciski narzędziowe umieszczone u dołu okna udostępniają następujące funkcje:
OK. Zapisuje zmiany wprowadzone do ustawień drukarki, zamyka okno.
Anuluj Zamyka okno bez zapisania zmian wprowadzonych do ustawień drukarki.
Zastosuj Zapisuje zmiany wprowadzone do ustawień drukarki, nie zamyka okna.
Pomoc Wywołuje plik pomocy.
Zakładka Ogólne - wybór typu drukarki fiskalnej
Aby praca z programem przebiegała prawidłowo, należy ustalić typ drukarki przyłączonej do kompute-
ra, a następnie zdefiniować ją w oknie Ustawienia drukarki fiskalnej. Przed zdefiniowaniem drukarki
fiskalnej w oknie tym dostępna jest tylko zakładka Ogólne, umożliwiająca dodawanie i usuwanie z listy
wyboru drukarek fiskalnych dostępnych dla programu, wybór odpowiedniej drukarki oraz wybór typu
drukarki spośród typów obsługiwanych przez program. Po wybraniu typu drukarki w oknie pojawiają
się pozostałe zakładki, umożliwiające zmianę ustawień drukarki lub wydawanie jej poleceń.
Rys. 1-4 Ustawienia drukarki fiskalnej – zakładka Ogólne.
przycisk Dodaj
Umożliwia zdefiniowanie nowej drukarki. Powoduje wyświetlenie okna dialogu, w którym nale-
ży podać symboliczną nazwę drukarki, prezentowaną potem na liście wyboru.
Rys. 1-5 Okno dodawania drukarki fiskalnej.
przycisk Usuń
1 – 10 Podręcznik użytkownika Symfonia Start Faktura i Kasa
MXFLPV2011P0001
Umożliwia usunięcie drukarki z listy wyboru.
lista wyboru Nazwa drukarki
Umożliwia wybór jednej ze zdefiniowanych w programie drukarek fiskalnych.
lista wyboru Obsługuj jak
Umożliwia wybór typu drukarki spośród typów obsługiwanych przez program. Obecnie pro-
gram obsługuje drukarki fiskalne następujących producentów: ELZAB SA, OPTIMUS IC, ORHMET,
POSNET, CompArt International (firma ta zaprzestała produkcji drukarek fiskalnych!). Jeżeli przyłą-
czonej drukarki nie ma na liście drukarek obsługiwanych przez program, należy:
1.Sprawdzić w instrukcji dostarczonej przez producenta drukarki, czy jest ona programowo zgodna z
którąś z dostępnych na liście
2.Sprawdzić, czy nie ma nowszej wersji oprogramowania, obsługującego tę drukarkę
3.Skontaktować się z serwisem Sage sp. z o. o.
Zakładka Raporty
Na zakładce tej znajdują się przyciski, umożliwiające drukowanie raportów. Kliknięcie jednego
z przycisków powoduje wydrukowanie odpowiedniego raportu. W zależności od typu drukarki liczba
dostępnych raportów i ich obsługa może być różna.
Zakładka Funkcje
Na zakładce tej znajdują się przyciski, udostępniające inne funkcje drukarki:
Rys. 1-6 Zakładka Funkcje.
Otwarcie szuflady
Kliknięcie tego przycisku otwiera szufladę kasy. Dla drukarek Orhmet funkcja ta jest niedo-
stępna.
Korekta czasu
Kliknięcie tego przycisku otwiera okno umożliwiające ustawienie czasu w drukarce. Rezulta-
tem działania tej opcji jest przestawienie czasu systemowego drukarki fiskalnej podłączonej do kom-
putera.
Zakładka Ustawienia
Zakładka ta zawiera narzędzia umożliwiające określenie jakie czynności zostaną wykonane po
wydrukowaniu paragonu, podanie kodów identyfikacyjnych kasy i kasjera oraz określenie trybu pracy
drukarki.
Instalacja i przygotowanie programu do pracy 1 – 11
Rys. 1-7 Zakładka Ustawienia.
Zakładki Nagłówek i Stopka
Zakładki te zawierają dodatkowe linie tekstu drukowane na początku (Nagłówek) lub na koń-
cu (Stopka) paragonu. W zależności od typu drukarki nagłówek i stopka mogą zawierać różną liczbę
wierszy. Zakładki Nagłówek i Stopka zawierają także przycisk Wstaw zmienną, umożliwiający wsta-
wienie w tekst nagłówka lub stopki nazwy zmiennej, zastępowanej podczas drukowania paragonu
odpowiednią wartością.
Rys. 1-8 Okno dialogowe Wstaw zmienną.
Zakładka Port
Zakładka ta zawiera opuszczaną listę Wybór portu, umożliwiającą określenie portu, poprzez
który komputer komunikuje się z drukarką.
Firma – zakładanie, ustawienia, parametry
Aby rozpocząć pracę z programem, należy wykonać następujące czynności:
1. Założyć firmę
2. Uzupełnić informacje o firmie
3. Ustalić podstawowe parametry pracy
4. Zdefiniować użytkowników programu i ich uprawnienia
5. Określić sposób numerowania dokumentów
6. Wypełnić danymi kartoteki kontrahentów i towarów
Po przeprowadzeniu tych czynności program będzie gotowy do normalnej pracy, to znaczy do wysta-
wiania dokumentów sprzedaży i płatności. Dane kontrahentów i towarów można wprowadzać do kar-
totek także podczas wystawiania dokumentów, ale wcześniejsze ich wprowadzenie bardzo ułatwia
pracę.
1 – 12 Podręcznik użytkownika Symfonia Start Faktura i Kasa
MXFLPV2011P0001
Firmy w programie Faktura i Kasa Start
Program linii Start umożliwia pracę z jedną własną firmą. Po zainstalowaniu program Faktura i Kasa
Start udostępnia do pracy dwie firmy:
Demo
Firma o kodzie i nazwie Demo tworzona jest podczas instalacji programu. Zawiera ona przykładowe
dane i jest przeznaczona do nauki pracy z programem. Można usunąć; aby utworzyć ją ponownie,
należy jeszcze raz zainstalować program. Dane firmy znajdują się w katalogu, w którym zainstalowano
program Faktura i Kasa Start, w podkatalogu demofl.
Firma
Firma o kodzie Firma jest przeznaczona do bieżącej pracy z programem, musi zostać utworzona
przez użytkownika. Podczas zakładania firmy należy podać jej pełną nazwę w formie, w jakiej będzie
się pojawiać na wydrukach tworzonych przez program oraz NIP. Po założeniu firmy jej nazwy nie
można zmienić; jeśli wpisano błędną nazwę, to należy firmę usunąć i założyć ponownie. Dane firmy
znajdują się w katalogu, w którym zainstalowano program Faktura i Kasa, w podkatalogu firmafl.
Uzupełnianie informacji o firmie
Założenie firmy nie wystarcza do rozpoczęcia pracy; konieczne jest uzupełnienie danych firmy, usta-
wienie parametrów pracy oraz utworzenie użytkowników i określenie ich uprawnień, o czym informuje
wyświetlane po założeniu firmy okno informacyjne. Po utworzeniu firmy program wyświetla komunikat:
Firma „Firma‟” została utworzona i jest obecnie otwarta dla użytkownika “Admin”. Proszę uzu-
pełnić informacje opisujące firmę, ustawić parametry pracy, utworzyć użytkowników oraz
nadać im prawa.
Po potwierdzeniu tego komunikatu program otwiera okno z danymi firmy. Dane te (adres, firmy, dane
rachunku bankowego – nazwę i adres banku, numer rachunku, oraz numery telefonów, faksu i adres
e-mail) można wpisać później (Ustawienia / Dane firmy), ale przed drukowaniem dokumentów, na
których powinny się pojawić. Aby usunąć ograniczenia czasowe pracy programu, należy utworzoną
firmę zarejestrować u producenta. Operację tę umożliwia polecenie Firma / Aktywacja programu
dostępne podczas pracy w trybie “firma”. Dokładny opis tej operacji znajduje się w pliku Aktywa-
cja.pdf dostępnym z menu Pomoc / Dokumentacja.
Ustalanie parametrów pracy
Po kliknięciu przycisku Parametry w oknie danych firmy można zmienić domyślne ustawienia parame-
trów pracy dla firmy. Są one podpowiadane w odpowiednich oknach lub wpływają bezpośrednio na
dalsze akcje.
W oknie ustalania parametrów pracy firmy wyświetlana jest lista dostępnych grup parametrów, którą
można przeglądać, używając paska przewijania lub klawiszy ze strzałkami, znak “+” pozwalający roz-
winąć wybraną grupę parametrów oraz krótki opis aktualnie wybranego parametru i wpływu jego
ustawień na działanie programu. Okno to zawiera także narzędzia, umożliwiające określenie wartości
parametru. Pełny przegląd parametrów pracy programu znajduje się w pliku pomocy.
Przed rozpoczęciem pracy z programem należy KONIECZNIE sprawdzić i ustawić następujące para-
metry:
Zasady obliczeń
Domyślny sposób naliczania podatku VAT
Kwoty podatku VAT w poszczególnych stawkach mogą być naliczane jako:
• Iloczyn stawki VAT oraz całkowitej wartości sprzedaży w danej stawce (ustawienie domyśl-
ne).
• Suma kwot cząstkowych podatku VAT pochodzących z poszczególnych pozycji towarowych
Instalacja i przygotowanie programu do pracy 1 – 13
Dla metody kasowej rozliczania podatku VAT, należy ustawić parametry:
Domyślna data wejścia do rejestru dla dokumentów
Zgodnie z ustawą o podatku VAT – metodą kasową
W parametrze tym należy podać datę od której metoda kasowa jest stosowana. Pola do nie należy
wtedy wypełniać.
W przypadku zakańczania stosowania metody kasowej należy pole do wypełnić datą. Wszystkie do-
kumenty wystawione PO tej dacie będą obsługiwane na zasadach ogólnych. UWAGA! Nie należy
zmieniać wówczas parametru określającego domyślną datę wejścia do rejestru, gdyż program NIE
będzie wtedy obsługiwał dokumentów według metody kasowej.
Domyślne tryby edycji i prezentacji dokumentów
Specjalna obsługa pola “Kod kontrahenta”
Jeśli wartość parametru jest ustawiona na TAK, to po wpisaniu w pole Kod kontrahenta tekstu rozpo-
czynającego się cyfrą program będzie wyszukiwał kontrahentów na podstawie wartości pola NIP. Aby
wykorzystywać w firmie kody kontrahentów rozpoczynające się od cyfry, należy ustawić wartość tego
parametru na NIE.
Domyślne tryby edycji i prezentacji dokumentów
Specjalna obsługa pola “Kod towaru”
Jeśli wartość parametru jest ustawiona na TAK, to po wpisaniu w pole Kod towaru tekstu rozpoczyna-
jącego się cyfrą program będzie wyszukiwał towary na podstawie wartości kodu paskowego. Aby wy-
korzystywać w firmie kody towarów rozpoczynające się od cyfry, należy ustawić wartość tego parame-
tru na NIE.
Parametry dokumentów i zasady ich numeracji
Miejsce wystawiania dokumentów
Domyślnie jako miejsce wystawiania dokumentów wpisana jest Warszawa. Przed rozpoczęciem pracy
wpisz tutaj nazwę miejscowości, której nazwa będzie drukowana jako miejsce wystawienia dokumen-
tów.
Parametry dokumentów i zasady ich numeracji
Zarządzanie numeracją wystawianych dokumentów
Automat Niezależnie od numeru nadanego dokumentowi w buforze, podczas wysta-
wiania dokumentu program zawsze automatycznie generuje kolejny numer serii (ustawienie domyśl-
ne).
Półautomat Jeśli wystawienie dokumentu pod numerem nadanym w buforze powoduje
powstanie luki w numeracji serii, program prosi o podjęcie decyzji przez użytkownika
Ręcznie Program zawsze wystawia dokument pod takim numerem, jaki został mu na-
dany w buforze (o ile dokument o takim numerze nie został wcześniej wystawiony).
Sposób numeracji dokumentów określa się w kartotece ustawień programu: Ustawienia / typy do-
kumentów / definiowanie typu dokumentu (pola seria i szablon).
W gałęzi ustawień Inne znajduje się parametr pracy Jednostka używana jako miano ilości, dający
użytkownikowi możliwość wyboru jednostki: ewidencyjnej lub domyślnej. Jednostka wybrana jako
miano ilości będzie potem używana we właściwościach pozycji dokumentu, w zestawach i zestawie-
niach.
Stawki VAT
W oknie Ustawienia, po wybraniu gałęzi Stawki VAT na drzewku ustawień, w prawej części okna
pojawi się tabela Stawki VAT. Można tu dodawać, modyfikować oraz usuwać stawki podatku VAT.
Zdefiniowane tu stawki VAT pojawiają się też jako kryterium wyszukiwania towaru w oknie Szukaj. Po
kliknięciu przycisku Edytuj otwiera się okno Stawki VAT, umożliwiające wprowadzanie zmian. Od-
1 – 14 Podręcznik użytkownika Symfonia Start Faktura i Kasa
MXFLPV2011P0001
znaczenie znacznika aktywności spowoduje że stawka taka nie będzie się pojawiać na listach. War-
tość i nazwa stawki VAT muszą być unikalne. Wprowadzono terminy obowiązywania stawek VAT (od,
do) które są sprawdzane podczas wystawiania dokumentów handlowych - dla dokumentów sprzedaży
porównywana jest data sprzedaży. Jeżeli data obowiązywania stawki nie pokrywa się z tą datą, pod-
czas zapisu dokumentu wyświetlany jest komunikat.
Jeżeli stawka została użyta na dokumentach - jej usuniecie jest niemożliwe. Aby nie pojawiała się na
listach można ją "zdeaktywować" - czyli odznaczyć znacznik po lewej stronie wartości stawki. Jeżeli
stawka została użyta tylko w towarze, to jej wartość można edytować. Nie można usuwać stawek 0%,
ZW i NP.
Użytkownicy programu i ich uprawnienia
W działalności firmy ważne jest określenie, kto wykonuje poszczególne czynności i za co dokładnie
jest odpowiedzialny. Stąd program umożliwia pracę tylko tym osobom, które wcześniej zostały wpisa-
ne na listę jako użytkownicy programu. Dla każdego użytkownika istnieje możliwość zróżnicowania
uprawnień i kompetencji, w zależności od zajmowanego w firmie stanowiska. Aby uniemożliwić nie-
powołany dostęp do danych firmy oraz do zastrzeżonych danych dokumentów, każdy użytkownik mo-
że zabezpieczyć swoje uprawnienia indywidualnym hasłem podawanym w momencie rozpoczynania
pracy. Hasło to można zmienić wybierając polecenie Zmień hasło w menu Firma w oknie głównym
programu.
Specjalnym użytkownikiem jest administrator - Admin. Użytkownik ten posiada wszystkie uprawnienia
oprócz prawa do zmiany hasła użytkownika; może administrować zasobami firmy (usuwać dane firmy,
tworzyć kopie bezpieczeństwa i odtwarzać dane firmy z tych kopii), a także nadawać uprawnienia
innym użytkownikom. Aby inni pracownicy firmy mogli rozpocząć pracę z programem, należy wprowa-
dzić ich do kartoteki użytkowników (Ustawienia --> Użytkownicy) i nadać im odpowiednie uprawnie-
nia.
Numeracja dokumentów
Sposób numeracji dokumentów określa się w kartotece ustawień programu (Ustawienia typy doku-
mentów).
Ramka Serie typu dokumentu umożliwia definiowanie systemów numerowania dokumentów.
System taki tworzą: symbol serii, szablon numeru dokumentu oraz zakres ciągłości numeracji; symbol
serii musi być unikalny w ramach typu dokumentu.
Seria
Pole to umożliwia identyfikację sposobu numerowania dokumentu. Aby numerować różne typy
dokumentów w sposób ciągły, należy wykorzystać przy tworzeniu ich definicji ten sam symbol serii.
Szablon
Pole umożliwia składanie numeru dokumentu z różnych elementów. Dopuszczalne są nastę-
pujące symbole określające format numeru dokumentu:
#n numer kolejny, zwiększany zawsze o jeden. Cyfrę, wpisaną po literze n pro-
gram interpretuje jako rozmiar pola, uzupełniając z przodu nieznaczącymi zerami.
#d numer dnia miesiąca bez uzupełnienia zerem
#D uzupełniany zerem dwucyfrowy numer oznaczający dzień miesiąca
#m numer miesiąca bez uzupełnień zerem
#M uzupełniany zerem dwucyfrowy numer miesiąca
#r dwucyfrowy skrót numeru roku
#R czterocyfrowy numer roku
#u sygnatura użytkownika zatwierdzającego dokument.
Instalacja i przygotowanie programu do pracy 1 – 15
#q numer kolejny dnia w roku
#Q uzupełniany zerami trzycyfrowy numer kolejny dnia w roku
#k identyfikator kontrahenta w Finanse i Księgowość
Numeracja
Pole umożliwia ustalenie zakresu ciągłości numeracji. Dla numeracji ciągłej zakres ciągłości
jest nieograniczony. Dla numeracji rocznej zakresem ciągłości jest rok, dla miesięcznej – miesiąc, dla
dziennej – dzień. Po zakończeniu okresu ciągłości dokumenty są numerowane ponownie od numeru
jeden (1).
UWAGA Pełny numer dokumentu musi być unikalny w ramach danych firmy. Dlatego też wybie-
rając numerację dzienną, miesięczną lub roczną należy pamiętać o dołączeniu do
szablonu numeracji odpowiedniego symbolu okresu ciągłości, aby uniknąć powtórzenia
się numerów po jego zakończeniu.
Wypełnianie danymi kartotek kontrahentów i towarów
Dane towarów i kontrahentów można wpisywać bezpośrednio do odpowiednich pól dokumentu pod-
czas ich wystawiania. Jednak prowadzenie kartotek kontrahentów i towarów bardzo ułatwia pracę –
wystarczy podać kod kontrahenta lub towaru, a pozostałe dane zostaną dopisane automatycznie na
podstawie odpowiedniej kartoteki. Ponadto w zestawieniach tworzonych przez program dokumenty
zawierające towary lub kontrahentów nie umieszczonych w kartotekach będą zgrupowane w jedną
pozycję Kontrahenci nierejestrowani lub Towary nierejestrowane.
Dane do tych kartotek można wprowadzać trzema sposobami:
1. Korzystając z polecenia Nowy w oknie kontrahenta lub towaru,
2. podczas wprowadzania danych dokumentu,
3. przez import danych z innego programu, np. z cennika stworzonego za pomocą arkusza kalkulacyj-
nego lub edytora tekstu.
Zakończenie pracy
Aby zakończyć pracę z programem należy:
• Kliknąć przycisk [x] głównego okna programu, lub
• Wybrać opcję Firma --> Koniec, lub
• Wcisnąć jedną z kombinacji klawiszy: Alt+F4 lub Alt+Spacja, K. Oba te skróty powodują za-
mknięcie głównego okna programu, bez względu na to, ile okien jest otwartych i które z nich jest
oknem aktywnym.
W każdej z tych sytuacji program wyświetla okno dialogowe Czy zakończyć pracę z programem?, w
którym należy potwierdzić zamiar zakończenia pracy.
1 – 16 Podręcznik użytkownika Symfonia Start Faktura i Kasa
MXFLPV2011P0001
Praca z programem
Okna programu
Zarówno sam program jak i przetwarzane przez niego dane są reprezentowane na ekranie komputera
przez prostokątne obszary, zwane oknami. Wygląd okien i sposób obsługi programu Start Faktura i
Kasa jest zgodny z ogólnymi zasadami ustalonymi dla środowiska Windows. Występują jednak pewne
cechy charakterystyczne jedynie dla tego programu lub wspólne dla programów Systemu Symfonia®.
W programie Faktura i Kasa występują następujące rodzaje okien:
główne okno programu, reprezentujące sam program,
okna kartotek, reprezentujące zbiory obiektów tego samego typu,
okna danych, opisujące konkretne obiekty,
okna dialogowe, umożliwiające dialog programu z użytkownikiem.
Główne okno programu
Główne okno programu to okno reprezentujące cały program. Wszystkie pozostałe okna pojawiają się
wewnątrz niego. Wygląd tego okna zależy od trybu pracy programu oraz od uprawnień pracującego z
programem użytkownika.
2 – 2 Podręcznik użytkownika Symfonia Start Faktura i Kasa
MXFLPV2011P0001
Rys. 2-1 Główne okno programu - tryb "bez firmy"
Program Faktura i Kasa może działać w dwóch trybach: w trybie firma i trybie bez firmy.
Podczas pracy w trybie bez firmy dane firm nie są udostępnione do pracy, natomiast można wykony-
wać czynności związane z administrowaniem danymi: wykonywanie kopii bezpieczeństwa lub odtwa-
rzanie danych, usuwanie danych, zakładanie, dołączanie i odłączanie firmy. Funkcje te są uruchamia-
ne za pomocą przycisków odpowiadających poleceniom z menu Firma; pozostałe funkcje mogą być
wybierane z rozwijanych menu.
Program pracuje w tym trybie w następujących sytuacjach:
1. po uruchomieniu programu - jeśli nie została wybrana żadna firma, lub po wybraniu w oknie
dialogowym Otwieranie firmy przycisku Anuluj
2. po wybraniu polecenia Koniec pracy z firmą z menu Firma.
3. podczas wykonywania czynności wymagających zakończenia pracy z firmą, takich, jak two-
rzenie kopii bezpieczeństwa lub odtwarzanie danych.
Po prawidłowym podaniu nazwy użytkownika i hasła w oknie Otwieranie firmy program pracuje w
trybie firma.
Główne okno programu zawiera następujące elementy:
Praca z programem 2 – 3
Rys. 2-2 Główne okno programu - tryb "firma".
Okna kartotek
W programie Faktura i Kasa dane opisujące obiekty tego samego typu (dokumenty, towary, kontra-
hentów) zgrupowane są w kartotekach. Okna kartotek podzielone są na dwie części; linię podziału
można przesuwać, zmieniając odpowiednio wielkość obu części okna. W lewej części okna prezento-
wane są, w postaci graficznej, różne przekroje organizacyjne danych w kartotece. W prawej części
prezentowane są w postaci listy wszystkie lub wybrane pozycje kartoteki.
Rys. 2-3 Okno kartoteki dokumentów sprzedaży.
Lista służy do przeglądania zawartości wskazanego wyboru lub rodzaju, prezentując wszystkie znaj-
dujące się w nim pozycje; może też prezentować pozycje spełniające zastosowane kryterium wyboru
lub należące do wybranego rodzaju. Wyświetlenie pozycji listy należących do wyboru lub rodzaju
wskazanego na drzewku następuje dopiero po jego wybraniu. Podczas pracy z listą można dodawać,
usuwać, zmieniać lub przenosić poszczególne pozycje, można sortować pozycje listy według zawarto-
2 – 4 Podręcznik użytkownika Symfonia Start Faktura i Kasa
MXFLPV2011P0001
ści poszczególnych kolumn (rosnąco lub malejąco), można także zaznaczyć jedną lub wiele pozycji i
przeprowadzić na zaznaczonych pozycjach wybraną operację. Dane zapisywane w kartotekach mogą
być zestawiane na wiele różnych sposobów. Dla każdej kartoteki będą to inne zestawienia. W zesta-
wieniach tych można ujmować wszystkie pozycje kartoteki, bądź tylko wybrane ich grupy. Po wybraniu
przycisku Operacje pojawia się lista operacji dostępnych dla danej kartoteki.
Okna dialogowe
Służą one do wprowadzania dodatkowych informacji, niezbędnych do wykonania polecenia.
Okna danych
W programie Faktura i Kasa występują cztery różniące się układem typy okien danych: okna kontra-
hentów i towarów, okna dokumentów handlowych oraz okna dokumentów płatności. Zawierają one
pola danych i narzędzia związane z oglądanym obiektem. Okno programu może zawierać wiele jed-
nocześnie otwartych okien danych.
W przypadkach, gdy danych dotyczących obiektu jest zbyt wiele, by mogły być równocześnie widocz-
ne na ekranie, informacje są dzielone na strony. Przypomina to skoroszyt z wieloma zakładkami: w
danej chwili widoczna jest tylko jedna strona i zakładki. Aby uwidocznić wybraną stronę, należy kliknąć
odpowiednią zakładkę.
Nawigacja
Prawie wszystkie operacje w programie można wykonać używając poleceń z klawiatury, w początko-
wym okresie pracy, gdy użytkownik nie pamięta jeszcze tych poleceń, szybsze będzie posługiwanie
się myszką. Nawigacja pomiędzy oknami programu opiera się na zasadzie “wskaż i wybierz”. Wskaź-
nik myszki na ekranie wiernie naśladuje jej ruchy, dzięki czemu można wskazać okno, pozycję menu
itp. Aby uaktywnić wybrany obiekt należy go kliknąć, to znaczy szybko nacisnąć i zwolnić przycisk
myszy, czasem trzeba kliknąć dwukrotnie.
Przyciski narzędziowe
Przycisk jest to element ekranu imitujący klawisz, którego kliknięcie wywołuje określoną akcję. Zwykle
zawiera tekst lub symbol graficzny opisujący uruchamianą funkcję. Nieaktywny w konkretnej sytuacji
przycisk jest wyświetlony w odcieniach szarości. Po ustawieniu wskaźnika myszki na wybranym przy-
cisku pojawia się objaśnienie akcji, jaka się pod nim kryje. W głównym oknie programu przyciski są
zgrupowane w pasek narzędziowy u góry okna.
Menu
Menu jest to lista możliwych do wykonania poleceń. Użytkownik wybiera polecenie kliknięciem odpo-
wiedniej pozycji menu. Wybranie polecenia z listy powoduje natychmiastowe jego wykonanie. W
głównym oknie programu menu udostępniające polecenia oferowane przez program są zgrupowane w
pasek menu, znajdujący się u góry okna pod paskiem tytułu.
Menu kontekstowe
Po kliknięciu dowolnego elementu prawym przyciskiem myszy wyświetlane jest menu skrótów. Zawie-
ra ono zestaw poleceń, których można użyć dla wybranego elementu (wraz z opisem klawiszy skró-
tów, o ile są one dostępne).
Wybór z listy
Tam, gdzie program prezentuje wiele danych tego samego typu, są one przedstawiane w postaci list.
Aby przejść do pracy z pojedynczym elementem list należy kliknąć go dwukrotnie, lub zaznaczyć i
wcisnąć klawisz Enter.
Praca z programem 2 – 5
Klawisze skrótów
Dla uniknięcia przechodzenia przez wielopoziomowe menu lub wyszukiwania potrzebnych elementów
na listach zdefiniowano klawisze skrótów, umożliwiające wywołanie odpowiedniej akcji bez użycia
myszki. Określenie "klawisz skrótu" oznacza wciśnięcie jednego lub kolejno kilku określonych klawiszy
w celu wywołania odpowiedniej akcji w programie. Stosuje się następujące oznaczenia sekwencji
klawiszy:
jeśli jeden z klawiszy powinien być wciśnięty podczas naciskania innego klawisza, to ich na-
zwy połączone są znakiem plus (+), np. Ctrl+A
jeśli klawisze trzeba wcisnąć kolejno (zwalniając poprzedni przed naciśnięciem następnego),
to ich nazwy połączone są znakiem przecinka (,), np. Ctrl+A, R
Organizacja danych
W programie Faktura i Kasa dane opisujące obiekty tego samego rodzaju (dokumenty, towary, kon-
trahentów itp.) zgrupowane są w kartotekach. Okna kartotek podzielone są na dwie części. W lewej
części okna prezentowane są, w postaci graficznej, różne przekroje organizacyjne danych w kartote-
ce. W prawej części prezentowane są, w postaci listy, wszystkie lub wybrane pozycje kartoteki. Dzie-
lącą je linię można przesuwać, zmieniając odpowiednio wielkość obu części okna.
W programie Faktura i Kasa jest zdefiniowanych 8 kartotek:
Kartoteka Dokumenty, zawierająca dokumenty sprzedaży.
Trzy kartoteki kontrahentów. W programie Faktura i Kasa kontrahenci to zarówno partnerzy han-
dlowi, jak i pracownicy firmy oraz urzędy. Umożliwia to prowadzenie w programie rozliczeń z pracow-
nikami i urzędami nie wynikających bezpośrednio z działalności handlowej. Dane partnerów handlo-
wych znajdują się w kartotece Kontrahenci, dane pracowników – w kartotece Pracownicy, a dane
urzędów – w kartotece Urzędy.
Kartoteka Towary, zawierająca dane o wszystkich towarach.
Kartoteka Pieniądze, zawierająca dane o nierozliczonych dokumentach handlowych, należno-
ściach i zobowiązaniach nie powiązanych z operacjami handlowymi oraz dokumentach płatności.
Kartoteka Ustawienia, grupująca dane opisujące sposób działania firmy.
Kartoteka Raporty, zawierająca narzędzia rozszerzające zakres funkcjonalny programu.
Grupowanie danych według kryteriów wyboru
Wybór umożliwia grupowanie i porządkowanie danych według określonych przez użytkownika kryte-
riów. Program zawiera narzędzia do definiowania wyborów oraz zestaw wyborów predefiniowanych
(np. dokumenty nie rozliczone, przeterminowane itp.). Każdy zdefiniowany przez użytkownika wybór
może być zapisane pod własną nazwą do wielokrotnego wykorzystania, a jego definicja może być
przez użytkownika zmieniana w zależności od potrzeb. Zaznaczenie konkretnego kryterium w oknie
kartoteki powoduje wybranie spośród wszystkich zawartych w kartotece danych tylko tych, które speł-
niają narzucony warunek.
Elementy drzewka wyborów
Korzeń drzewka
Jest to podstawowy wybór, udostępniający wszystkie elementy zawarte w danej kartotece. Wyboru
tego nie można usunąć. W poszczególnych kartotekach jest on oznaczany różnymi piktogramami:
dokumenty towary pieniądze
kontrahenci pracownicy urzędy
2 – 6 Podręcznik użytkownika Symfonia Start Faktura i Kasa
MXFLPV2011P0001
Liść drzewka
Reprezentuje on konkretny wybór. Poszczególne piktogramy oznaczają różne typy wyborów:
Ostatni kontakt - prezentuje te elementy kartoteki, które zostały utworzone lub zmodyfikowane
w ostatnim czasie.
Oznacza wybór nie wymagający podania wartości (zarówno predefiniowany, jak i zdefiniowa-
ny przez użytkownika).
Oznacza wybór wymagający podania wartości kryterium lub kryteriów wyszukiwania.
Oznacza dokumenty "na brudno" - dokumenty w buforze.
Mały plus z lewej strony liścia oznacza, że liść ten zawiera niewidoczną gałąź z dalszymi liść-
mi. Kliknięcie na tym znaku rozwija tę gałąź.
Mały plus z lewej strony liścia oznacza, że gałąź związana z tym liściem jest rozwinięta. Klik-
nięcie na tym znaku ukrywa tę gałąź.
Wybór według jednego kryterium
Po kliknięciu wyboru wymagającego podania wartości kryterium lub kryteriów wyszukiwania program
wyświetla okno dialogowe, umożliwiające określenie wartości kryterium wyboru. W polach od i do
określa się zakres warunków wyszukiwania. Zdefiniowanemu kryterium można nadać nazwę, wpisując
ją w pole Zachowaj jako i zachować je do wielokrotnego wykorzystania.
Rys. 2-4 Okno wyszukiwania według pojedynczego kryterium.
Wybór według wielu kryteriów
Wybór Szukaj umożliwia wyszukiwanie danych według wielu kryteriów. Każde z kryteriów może pre-
zentować pojedynczą wartość lub zakres wartości od-do, wszystkie warunki muszą być spełnione
równocześnie. To, czy dane kryterium przyjmuje pojedynczą wartość czy też musi być zawarte w
podanym przedziale określa się klikając podkreślony wyraz “na” lub “od” okienka dialogowego. Po-
dobnie jak w przypadku wyboru według pojedynczego kryterium wybór ten można zapisać nadając mu
nazwę. Można także określić kryterium, według którego sortowane będą wyszukane pozycje. W karto-
tece sprzedaży można wyszukiwać dokumenty m in.: po dacie wystawienia, sprzedaży, zafiskalizowa-
ne, nie zafiskalizowane, wyeksportowane, nie wyeksportowane, skorygowane, nie skorygowane. W
kartotece towarów można wyszukać pozycje według określonego typu: artykuł, usługa, zestaw.
Praca z programem 2 – 7
Rys. 2-5 Okno wyszukiwania według wielu kryteriów.
Grupowanie danych według rodzajów
W kartotece zawsze istnieje główny rodzaj, którego nie można usunąć, oraz rodzaje zdefiniowane
przez użytkownika. Każdy z umieszczonych w kartotece opisów może należeć tylko do jednego rodza-
ju. W definicji rodzaju zapisywane są powtarzające się, wspólne dla wszystkich obiektów należących
do danego rodzaju informacje. Podczas tworzenia w kartotece opisu nowego obiektu tego rodzaju są
one automatycznie przepisywane do odpowiednich pól formularza, co zmniejsza pracochłonność
wprowadzania danych. Do definicji rodzaju można dołączyć notatkę, będącą szablonem notatki dla
obiektów należących do tego rodzaju. Informacje wprowadzone w ten sposób można modyfikować
stosownie do potrzeb.
Odpowiednikiem rodzajów w kartotece Pieniądze są rejestry pieniężne. Jest to podstawowa forma
organizacji informacji w tej kartotece. Są to jakby szuflady, w których umieszczamy i przechowujemy
pieniądze, reprezentowane w systemie przez dokumenty płatności. Można je wypłacać z danej szufla-
dy, wpłacać do niej, przekładać z jednej do drugiej. W programie Faktura i Kasa można utworzyć reje-
stry trzech typów: gotówkowy, bankowy i inny. Są one odpowiednikami trzech podstawowych typów
operacji pieniężnych – wpłaty lub wypłaty gotówki, rejestracji przelewów własnych lub obcych, wszyst-
kich innych operacji pieniężnych (karty płatnicze, czeki itp.). W kartotece Pieniądze istnieją zawsze
trzy nieusuwalne rejestry pieniężne (po jednym dla każdego typu, o nazwach domyślnych BANK, IN-
NE i KASA - nazwy te można zmienić) oraz rejestry utworzone przez użytkownika. Rejestr każdego z
typów jest oznaczony innym symbolem graficznym. W przypadku rejestru typu bankowego podaje się
także nazwę i adres banku oraz numer rachunku bankowego. W rejestrze danego typu można reje-
strować tylko odpowiednie, ściśle określone typy dokumentów płatności.
Lista
Lista służy do przeglądania zawartości wskazanego wyboru lub rodzaju. Wyświetlenie pozycji listy
należących do wyboru lub rodzaju wskazanego na drzewku następuje dopiero po jego wybraniu. Pod-
czas pracy z listą można dodawać, usuwać, zmieniać lub przenosić poszczególne pozycje, można
także zaznaczyć jedną lub wiele pozycji i przeprowadzić na zaznaczonych pozycjach wybraną opera-
cję.
2 – 8 Podręcznik użytkownika Symfonia Start Faktura i Kasa
MXFLPV2011P0001
Przetwarzanie danych
Dane zapisane w bazach danych programu mogą być przekształcane na wiele różnych sposobów.
Można do tego celu wykorzystać raporty, operacje, operacje grupowe i zestawienia.
Raporty
W Systemie Symfonia® termin "raporty" oznacza programy tworzące zestawienia, wydruki lub wykonu-
jące niektóre obliczenia. Są one napisane w języku AMBASIC - własnym języku programowania Sys-
temu Symfonia®.
W katalogu Raporty/Raporty specjalne/Pomocnicze znajdują się raporty zwiększające zakres funk-
cjonalny programu:
Kody kontrahentów i towarów
Połączenie kontrahentów i Połączenie towarów
Czasami zdarza się ze użytkownicy nieświadomie wprowadzą do programu tego samego kontrahenta
lub towar dwa razy nadając mu inny kod. Jeśli dla każdego z nich jest wystawiony dokument, to pro-
gram nie pozwoli na usunięcie żadnego z nich. Raporty te przenoszą dokumenty jednego z kontrahen-
tów (towarów) do tego drugiego, a zwolniony w ten sposób kontrahent lub towar zostaje usunięty.
Zmiana kodu kontrahenta, Zmiana kodu towaru
Tych operacji nie można przeprowadzić z poziomu programu, jeśli istnieje dokument z tym towarem
bądź kontrahentem
Uzgodnienia
Kontrola uzgodnień
Umożliwia usuwanie zbędnych uzgodnień oraz ich kopiowanie do innych kontrahentów.
Usuwanie uzgodnień kontrahentów z FK
Usuwa uzgodnienia kontrahentów, pracowników i urzędów z kartotekami w Finanse i Księgowość.
Wprowadzanie stanu początkowego rejestru płatności
Wprowadzenie stanu początkowego rejestru pieniężnego jest możliwe dla rejestru, w którym nie ma
jeszcze wystawionych dokumentów płatności. W trakcie wykonywania raportu, pojawia się lista rozwi-
jana z której należy wybrać rejestr oraz wprowadzić początkowy stan płatności (musi to być liczba
dodatnia).
Konwersja kodów PKWiU
Zadaniem raportu jest pomoc w skonwertowaniu kodów PKWiU (wg klasyfikacji 2008) na kody zgodne
z klasyfikacją wchodzącą w życie 1.01.2011. Zmiany dotyczą słownika kodów PKWiU oraz wartości
tych kodów w w kartotece towarów. Raport ma 3 opcje widoczne na formatce raportu. Każda opcja
analizuje istniejące w bazie (w towarach i w słowniku) kody PKWiU i raportuje propozycje zmian. Na-
leży wybrać i zatwierdzić jedną z nich.
Operacje
Umożliwiają one równoczesne wykonanie określonych czynności (różnych dla różnych kartotek) dla
wybranych danych. Operacjom tym można poddawać wszystkie pozycje kartoteki bądź tylko wybrane
ich grupy. Poniżej omówiono operacje wspólne dla wszystkich kartotek:
Eksport danych
Eksport danych polega na zapisywaniu danych z baz danych programu Faktura i Kasa do pliku tek-
stowego.
Ustawianie znacznika
Praca z programem 2 – 9
Znaczniki graficzne umożliwiają wyróżnianie pozycji kartotek dokumentów, kontrahentów, towarów lub
pieniędzy i tym samym łatwiejsze ich odnajdowanie. Przy znaczniku można umieścić dowolny opis,
opisy te są różne dla poszczególnych kartotek.
Usuwanie danych
Dane może usuwać tylko użytkownik posiadający odpowiednie uprawnienia. Niektórych danych za-
wartych w systemie nie można usunąć. Usuwanie danych jest operacją NIEODWRACALNĄ - usunięte
dane można odzyskać tylko z kopii bezpieczeństwa.
Operacje grupowe
Umożliwiają grupowe tworzenie, wystawianie i drukowanie dokumentów, ułatwiają pracę w przypadku
powtarzalnego wystawiania dużej liczby dokumentów. Są one szczegółowo omówione w Rozdziale 3
– Dokumenty, kontrahenci i towary w programie Faktura i Kasa Start.
Zestawienia
Dane zapisywane w kartotekach mogą być zestawiane na wiele różnych sposobów. Dla każdej karto-
teki będą to inne zestawienia. W zestawieniach tych można ujmować wszystkie pozycje kartoteki,
bądź tylko wybrane ich grupy.
Po wybraniu w oknie kartoteki przycisku Zestawienia pojawia się lista zdefiniowanych dla tej kartoteki
zestawień. W każdej z kartotek pierwszą pozycją tej listy jest polecenie Wykonaj raport, uruchamia-
jący raport wybrany przez użytkownika z listy dostępnych raportów w oknie Wybór wydruku. Po wy-
braniu zestawienia i ustaleniu jego parametrów program wyświetla okno prezentujące wykonane ze-
stawienie.
Ostatnią pozycją na liście zestawień jest polecenie Zestawienia wszystkie. Otwiera ono okno pre-
zentujące wszystkie zestawienia dostępne w kartotece. Z okna tego można wykonać dowolne z tych
zestawień oraz określić, które zestawienia mają być widoczne na liście wyświetlanej po kliknięciu
przycisku Zestawienia.
Mechanizmy ułatwiające wprowadzanie danych
Do wprowadzania danych wykorzystywane są formularze - elementy okna z zaznaczonymi polami do
wpisywania odpowiednich danych, zawierające standardowe elementy obsługujące wprowadzanie
danych. Oprócz tego program udostępnia też inne narzędzia ułatwiające wprowadzanie danych.
Standardowe elementy formularzy
Pole wyboru Pole to reprezentuje opcję, którą można włączyć lub wyłączyć.
Pole tekstu Pole to służy do wprowadzania tekstu z klawiatury.
Pole listy Pole to wyświetla listę pozycji, z których można wybrać jedną. Specjalny rodzaj Pola
listy to Pole listy opuszczanej. Zawiera ono przycisk, który "opuszcza" listę pozycji.
Pole kombinowane Pole to łączy cechy pola listy i pola tekstu tj. można do niego wprowadzić tekst
bezpośrednio z klawiatury lub wybrać z listy. Istnieją też Opuszczane pola kombinowane.
Wykorzystanie danych z kartotek podczas wprowadzania danych
Podczas wprowadzania danych kontrahentów i towarów można wykorzystywać dane zapisane w kar-
totekach. Kliknięcie przycisku w polu Kod (kontrahenta lub towaru) otwiera okno umożliwiające
wybranie kontrahenta lub towaru z listy, otwarcie okna kartoteki lub wpisanie do kartoteki nowego
kontrahenta lub towaru.
Wybór kontrahenta
W oknie wyboru kontrahenta, pracownika lub urzędu dostępne są następujące narzędzia:
2 – 10 Podręcznik użytkownika Symfonia Start Faktura i Kasa
MXFLPV2011P0001
przycisk Nowy
Otwiera okno kontrahenta, pracownika lub urzędu, umożliwiając wpisanie nowych danych do kartoteki.
przycisk Kartoteka ...
Otwiera okno kartoteki kontrahentów, pracowników lub urzędów, umożliwiając korzystanie z dostęp-
nych w tym oknie możliwości wyszukiwania; po wybraniu kontrahenta, pracownika lub urzędu i kliknię-
ciu przycisku Użyj wybrane dane są wpisywane w edytowane pole.
Rys. 2-6 Wybór kontrahenta podczas wprowadzania danych.
pole tryb wyboru
W oknie wyboru kontrahenta dostępne są cztery tryby wyboru:
A – Automatyczny (prezentowany jest kod kontrahenta i jego nazwa)
K – Kod kontrahenta (prezentowany jest kod kontrahenta i jego nazwa)
P – NIP kontrahenta (prezentowany jest NIP kontrahenta i jego nazwa)
N – Nazwa kontrahenta (prezentowana jest nazwa kontrahenta)
Tryby wyboru można przełączać klikając oznaczającą tryb literę w prawym dolnym rogu okna lub uży-
wając klawisza skrótów Alt+T.
Wybór towaru
Okno wyboru towaru zawiera następujące narzędzia:
Rys. 2-7 Wybór towaru podczas wprowadzania danych.
pole wyboru usługi
Umożliwia prezentację lub ukrycie usług.
przycisk Nowy
Otwiera okno towaru, umożliwiając wpisanie danych nowego towaru do kartoteki.
przycisk Kartoteka towarów
Praca z programem 2 – 11
Otwiera okno kartoteki towarów, umożliwiając korzystanie z dostępnych w tym oknie możliwości wy-
szukiwania; po wybraniu towaru i kliknięciu przycisku Użyj towar jest wpisywany do dokumentu.
pole tryb wyboru
W oknie wyboru towaru dostępne są cztery tryby wyboru:
A – Automatyczny (prezentowany jest kod towaru i jego nazwa)
K – Kod towaru (prezentowany jest kod towaru i jego nazwa)
P – Kod paskowy (prezentowany jest kod paskowy towaru i jego nazwa)
N – Nazwa towaru (prezentowana jest nazwa towaru)
Tryby wyboru można przełączać klikając oznaczającą tryb literę w prawym dolnym rogu okna lub uży-
wając klawisza skrótów Alt+T.
Słowniki
Dane używane wielokrotnie w różnych miejscach programu (jednostki miary, opisy dokumentów, kody
PKWiU, nazwy miast, krajów, województw, kodów PCN itp., symbole walut) można zapisywać w
Słownikach lub odrębnych pozycjach kartoteki Ustawienia. Podczas wypełniania pól formularza pro-
gram wyświetla listę danych zapisanych w słowniku umożliwiając wybór odpowiedniej wartości, co jest
szybsze i wygodniejsze niż wpisywanie danych z klawiatury.
Rodzaje
Dane zawarte w kartotekach mogą być porządkowane według rodzajów. Każdy z umieszczonych w
kartotece opisów może należeć tylko do jednego rodzaju. W definicji rodzaju zapisywane są informa-
cje wspólne dla wszystkich obiektów należących do danego rodzaju. Podczas tworzenia w kartotece
opisu nowego obiektu tego rodzaju są one automatycznie przepisywane do odpowiednich pól formula-
rza, co zmniejsza pracochłonność wprowadzania danych. Informacje wprowadzone w ten sposób
można modyfikować stosownie do potrzeb. Do definicji rodzaju można dołączyć notatkę, będącą sza-
blonem notatki dla obiektów należących do tego rodzaju.
Notatki
Do każdej pozycji kartoteki dokumentów, kontrahentów, towarów, pracowników, urzędów lub pienię-
dzy a także do rodzaju dokumentów, towarów, kontrahentów lub rejestru pieniężnego można dołączyć
notatkę.
Jeśli notatka zawiera zawsze taki sam zestaw informacji, a dołączanie notatek do definicji rodzajów
nie jest wykorzystywane, można stworzyć jej szablon – plik tekstowy umieszczony w katalogu dysko-
wym zawierającym dane firmy. Notatki związane z każdą z kartotek mają odrębne szablony:
Plik NOTADK.TXT – szablon notatki związanej z dokumentem sprzedaży
NOTAKH.TXT – szablon notatki związanej z kontrahentem
NOTATW.TXT – szablon notatki związanej z towarem
NOTAPN.TXT – szablon notatki związanej z dokumentem płatności.
Podczas tworzenia nowego opisu obiektu najpierw wykorzystywana jest notatka dołączona do definicji
rodzaju, a jeśli takiej notatki nie ma – szablon notatki z odpowiedniego pliku.
Metoda „przeciągnij i upuść”
Aby przenosić dane między oknami programu można po prostu nacisnąć i przytrzymać lewy przycisk
myszy na obiekcie graficznym reprezentującym wybrany obiekt w programie, a następnie przenieść go
w nowe położenie. Obiekt zostanie przeniesiony o ile operacja ta jest dozwolona.
2 – 12 Podręcznik użytkownika Symfonia Start Faktura i Kasa
MXFLPV2011P0001
Kalkulator
W każdym polu edycyjnym przeznaczonym do wprowadzania kwot można, wybierając kombinację
klawiszy (Alt+ ) lub klikając podwójnie na polu, skorzystać z podręcznego kalkulatora. Udostępnia on
wszystkie funkcje kalkulatora biurowego. Dane wprowadzone do pamięci pozostają w niej także po
zamknięciu okna z kalkulatorem.
Kalendarz
Kalendarz, umożliwiający łatwe wybieranie dat, wywoływany jest w polach zawierających daty przez
podwójne kliknięcie lewym klawiszem myszy. Otwiera się na miesiącu wskazanym w polu, z którego
został wywołany; dzień miesiąca jest wyróżniony ciemniejszym kolorem. Jeśli pole jest puste, wyróż-
niona zostaje aktualna data systemowa.
Organizacja zabezpieczenia danych
W celu zapewnienia bezpieczeństwa danych, należy przeprowadzić kilka przedsięwzięć organizacyj-
nych i technicznych, pozwalających zminimalizować skutki ewentualnych awarii sprzętu i błędów użyt-
kowników. Omówione poniżej działania mogą być wykonywane w dowolnym zakresie, w zależności od
oceny przez firmę kosztów odtworzenia utraconych danych i zaufania do posiadanego sprzętu oraz
wykorzystujących go użytkowników. Dla osób doświadczonych w posługiwaniu się komputerem będą
to sprawy oczywiste, ale pozostałym powinny pomóc w ochronie swoich danych. Przedstawione pro-
pozycje będą przydatne dla firm wykorzystujących program na pojedynczym stanowisku. Firmy wyko-
rzystujące sieć komputerową zazwyczaj zatrudniają osobę posiadającą wystarczającą wiedzę dla
samodzielnego zorganizowania odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych w firmie.
UWAGA Powtórne wprowadzenie utraconych informacji jest zazwyczaj bardziej pracochłonne od
pierwotnego, a niektóre dane są niemożliwe do odtworzenia.
Należy rozpocząć od wyznaczenia osoby bezpośrednio odpowiedzialnej za organizację i wykonanie
przedsięwzięć zabezpieczania danych. W standardowo zorganizowanej firmie obowiązek zapewnienia
prawidłowego zabezpieczenia danych powinien spoczywać na administratorze programu. W miarę
możliwości powinna to być osoba posiadająca większe od innych doświadczenie w posługiwaniu się
komputerem.
Program ochrony danych możemy podzielić na następujące etapy:
-Zapewnienie poprawnego zasilania.
-Zapewnienie "higieny" pracy komputera.
-Zabezpieczenie antywirusowe.
-Regularne wykonywanie kopii bezpieczeństwa.
Zapewnienie poprawnego zasilania
Komputer, który wykorzystujesz do pracy, jest zasilany z krajowej sieci energetycznej i w związku
z tym narażony jest na skutki zmian parametrów prądu w tej sieci. Stopień ryzyka zależy od stanu
i obciążenia sieci w rejonie działalności firmy. Zagrożeniem dla integralności danych może być:
-nagły zanik zasilania,
-impulsowy wzrost napięcia.
Standardowym zabezpieczeniem komputera przed tymi zagrożeniami jest wyposażenie go w zasilacz
awaryjny (UPS), pozwalający podtrzymać zasilanie do chwili zapisania danych i zamknięcia systemu
oraz w filtr sieciowy, eliminujący zakłócenia w sieci. Urządzenia te są powszechnie dostępne, a do-
stawca komputera powinien pomóc w prawidłowym ich połączeniu z komputerem.
Praca z programem 2 – 13
Zapewnienie "higieny" pracy komputera
Pod pojęciem "higieny" pracy komputera należy rozumieć regularne prowadzenie czynności zapew-
niających wykrywanie i naprawianie nieprawidłowości w działaniu komputera oraz zachowanie mini-
mum porządku w otoczeniu komputera. Podstawowymi działaniami w tym zakresie są:
-skanowanie dysku
-defragmentacja dysku
-tworzenie kopii archiwalnych zawartości dysku
-posiadanie aktualnych awaryjnych dysków startowych
-zachowanie czystości, w tym niepalenie papierosów w pomieszczeniu z komputerami - dym jest
szkodliwy nie tylko dla płuc.
Są to szeroko opisane w literaturze czynności możliwe do wykonania przy pomocy dostępnych na
rynku programów narzędziowych. Przypominamy o potrzebie ich stosowania w celu zapewnienia po-
prawnego wykorzystywania oprogramowania.
Zabezpieczenie antywirusowe
Wirusy komputerowe są złośliwymi programami utrudniającym pracę lub, w skrajnych przypadkach,
niszczącymi zapisane dane. Ich "twórcy" nie domagają się opłat, a swoje programy starają się ukryć
przed użytkownikami komputerów. Jeżeli dotychczas żaden wirus nie uruchomił się na komputerze, to
jeszcze nie dowód, że go nie ma. Może dotychczas nie wystąpiły warunki do jego uruchomienia.
W celu zabezpieczenia się przed tym niebezpieczeństwem należy przestrzegać następujących zasad:
-Regularnie sprawdzać zawartość dysków komputera przy pomocy dobrego, stale aktualizo-
wanego programu antywirusowego.
-Prawidłowo skonfigurować zabezpieczenia dostępu do Internetu.
-Zachować zasady bezpiecznego korzystania z poczty elektronicznej.
-Sprawdzać programem antywirusowym każdy nośnik danych przed próbą jego odczytu.
-Nie korzystać z programów nieznanego pochodzenia.
-Jeżeli istnieje taka możliwość, wykorzystywać komputer i nośniki danych archiwalnych jedynie
do prowadzenia ewidencji w programach systemu Symfonia.
Problematyka zabezpieczenia antywirusowego jest dokładnie opisywana w literaturze, a dobre pro-
gramy antywirusowe są dostępne na rynku.
Organizacja wykonywania kopii bezpieczeństwa
Program Faktura i Kasa zawiera wbudowany mechanizm, umożliwiający wykonywanie kopii bezpie-
czeństwa danych. Wykonanie kopii bezpieczeństwa stanowi jeden z poziomów zabezpieczenia da-
nych i polega na zapisaniu kopii danych firmy na innym niż dysk roboczy nośniku. Tak wykonana ko-
pia bezpieczeństwa zawiera tylko informacje o danych rejestrowanych w programie Faktura i Kasa.
Prawidłowo zorganizowany proces wykonywania kopii bezpieczeństwa powinien wyróżniać się dwie-
ma głównymi cechami:
-regularnym cyklem tworzenia kolejnych kopii
-fizyczną odrębnością nośników, na których wykonywane są kopie.
Przyczyny tworzenia kopii bezpieczeństwa
Przyczynami wykonywania kopii bezpieczeństwa danych jest możliwość fizycznej awarii oraz powsta-
nie błędów w strukturze zapisanych danych. Jeżeli nastąpi uszkodzenie dysku, najprawdopodobniej
niedostępne będą dane ze wszystkich fragmentów jego powierzchni. Działają wprawdzie firmy zajmu-
jące się odzyskiwaniem danych, ale nigdy nie ma pewności, że będzie to możliwe w każdym przypad-
2 – 14 Podręcznik użytkownika Symfonia Start Faktura i Kasa
MXFLPV2011P0001
ku. Natomiast koszt takiej usługi jest z pewnością wyższy niż cena dodatkowych nośników przezna-
czonych na wykonywanie kopii bezpieczeństwa. Dlatego za kopię bezpieczeństwa będziemy uważać
tylko tę, która została wykonana na innym nośniku.
Wykonawca kopii bezpieczeństwa
Jednym z organizacyjnych warunków pewności działania systemu tworzenia kopii bezpieczeństwa jest
wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za ich terminowe i poprawne wykonanie. Ze względu na powią-
zanie tej czynności z innymi związanymi z bezpieczeństwem danych, wskazane jest, aby był to adm i-
nistrator programu Faktura i Kasa lub programów Systemu Symfonia.
Nośnik kopii bezpieczeństwa
Aktualny stan technologii pozwala na wybór różnych nośników przeznaczonych do archiwizacji da-
nych w systemie Symfonia. Istnieje wiele bardziej pewnych nośników danych, takich jak dodatkowe
dyski twarde, montowane w wyjmowanej kieszeni lub dyski magnetooptyczne. Wybór należy do użyt-
kownika i zależy od oceny ważności danych i posiadanych środków finansowych. Z punktu widzenia
zastosowanej w systemie Symfonia metody archiwizacji ważne jest tylko to, aby zastosowany napęd
był widziany przez system operacyjny jako kolejny dysk.
Częstotliwość wykonywania kopii bezpieczeństwa
Zalecanym rozwiązaniem jest posiadanie kilku kompletów nośników danych używanych cyklicznie,
zawierających kolejne kopie bezpieczeństwa. Oznacza to, że kolejna kopia tworzona jest na nośniku
zawierającym najstarszą wersję archiwum. Dobrym rozwiązaniem jest również zachowywanie w bez-
piecznym miejscu nośnika z kopią sporządzoną np. na koniec każdego miesiąca, kwartału lub roku.
Częstotliwość wykonywania kopii bezpieczeństwa może być różna, zależnie od indywidualnej oceny
problemów bezpieczeństwa w firmie. Czynnikami, które powinny być brane pod uwagę, są:
-zaufanie do jakości posiadanego sprzętu komputerowego i umiejętności użytkowników
-ilość i ważność zgromadzonych danych
-zdolność firmy do odtworzenia danych.
Program ma możliwość przypominania o potrzebie zachowania danych przed zakończeniem pracy z
firmą. Domyślnie ustawione jest wyświetlanie odpowiedniego komunikatu, jeśli od ostatniej archiwiza-
cji minęły 2 lub więcej dni. Sposób zmiany tego ustawienia został opisany w Rozdziale 3 Przygotowa-
nie programu do pracy.
Przechowywanie kopii bezpieczeństwa
Kopie bezpieczeństwa danych powinny być przechowywane w sposób i w miejscu maksymalnie
zmniejszającymi możliwość równoczesnego zniszczenia lub kradzieży komputera z danymi i kopii
bezpieczeństwa. Przyzwoitym minimum jest inne pomieszczenie i sejf przystosowany do przechowy-
wania nośników danych (odporny na ogień i ekranujący przed wpływem pól magnetycznych). Dla firm
posiadających oddziały w różnych miejscach może to być przesyłanie kopii do innego oddziału.
Przygotowanie do wykorzystania kopii bezpieczeństwa
Osoba odpowiedzialna za wykonywanie kopii bezpieczeństwa powinna również przygotować się do
ich odtworzenia w przypadku wystąpienia awarii oraz regularnie sprawdzać jakość wykonanych kopii.
Weryfikacja danych przez program po wykonaniu kopii bezpieczeństwa polega na sprawdzeniu, czy
zapisane zostały wszystkie niezbędne pliki.
Proponujemy następujący cykl przeprowadzenia treningu w odtwarzaniu danych z kopii bezpieczeń-
stwa:
1. Wykonać kopię bezpieczeństwa danych wybranej firmy.
2. Odłączyć firmę w programie.
3. Założyć nowy katalog testowy na dysku.
Praca z programem 2 – 15
4. Odtworzyć dane firmy w utworzonym katalogu testowym.
5. Otworzyć odtworzoną firmę i sprawdzić poprawność ostatnio wprowadzonych danych.
6. Odłączyć odtworzoną firmę w programie.
7. Usunąć katalog testowy wraz z zawartością.
8. Dołączyć firmę w programie.
Przed wykonywaniem powyższych czynności należy dokładnie zapoznać się z ich opisem, a zakłada-
nemu katalogowi testowemu nadać nazwę wyraźnie różną od katalogu z danymi i określającą prze-
znaczenie np. C:\TEST.
Bazy danych programu Start Faktura i Kasa i innych programów Systemu Symfonia® są fizycznie roz-
dzielone, jednakże bazy danych kontrahentów, pracowników i urzędów programów Start Faktura i
Kasa, Finanse i Księgowość, Symfonia Mała Księgowość lub Start Mała Księgowość mogą być ze
sobą powiązane poprzez mechanizm synchronizacji. Oznacza to, że zmiany wynikające z odtwarzania
danych firmy w programie Start Faktura i Kasa mogą wpływać na te programy w zakresie zależnym od
ustawienia parametrów synchronizacji kartotek.
Wymiana danych
Współpraca między programem Faktura i Kasa a innymi programami polega na wymianie plików tek-
stowych z danymi. Dzięki wykorzystaniu różnych bibliotek programowych (DLL) program Start Faktura
i Kasa (i inne programy Systemu Symfonia®) mogą wykorzystywać różne formaty danych dla wymiany
danych między sobą lub wymiany danych z innymi programami (np. edytorami tekstów, arkuszami
kalkulacyjnymi itp. Obecnie dostępne są dwa formaty wymiany danych: Format 2.0 i Format 3.0.
Format 2
Postać pliku tekstowego
W formacie tym dane dotyczące kolejnych pozycji kartoteki zapisywane są w osobnych liniach pliku
tekstowego. Pierwsza linia tego pliku może zawierać nazwy pól. Poszczególne pola danych rozdzie-
lone są ogranicznikami pól. Pola tekstowe (mogące zawierać dowolne znaki, także te, które zostały
zdefiniowane jako ograniczniki pól) są ujęte w ograniczniki tekstu. Można także określić sposób
kodowania polskich znaków: Windows lub DOS.
Schematy importu i eksportu
Ponieważ programy, z którymi program Faktura i Kasa wymienia dane mają różnorodne wymagania
co do struktury danych i różne możliwości ich formatowania, musi istnieć możliwość ich wzajemnego
dopasowywania. Służą temu schematy importu i eksportu danych. W przypadku eksportu schemat
określa, które pola i w jakiej kolejności zostaną zapisane w pliku tekstowym. W przypadku importu
schemat określa powiązania pomiędzy poszczególnymi polami odpowiedniej bazy danych programu
Handel a polami zapisanymi w pliku tekstowym.
Format 3
Postać pliku tekstowego
Jest to format wymiany danych pomiędzy modułami systemu Symfonia®. W tym formacie zarówno
liczba jak i kolejność występowania poszczególnych danych nie ma znaczenia, gdyż dane są rozpo-
znawane poprzez ich nazwę, a nie położenie w pliku danych. Jest to obecnie preferowany format wy-
miany danych.
Dane są grupowane w nazwane sekcje, wewnątrz których mogą znajdować się zarówno zapisy doty-
czące poszczególnych danych jak i inne sekcje. Każdy z eksportowanych plików zawiera sekcję INFO,
w której zawarte są informacje o programie tworzącym ten plik, wersji szablonu oraz firmie, z której
pochodzą dane. Informacje o poszczególnych danych mają postać nazwa_pola = wartość.
2 – 16 Podręcznik użytkownika Symfonia Start Faktura i Kasa
MXFLPV2011P0001
Rodzaje importu i eksportu
W przypadku Formatu 3 dopasowywanie formatów przesyłanych danych następuje poprzez wybór
rodzaju importu lub eksportu, a w przypadku eksportu także poprzez wybór raportu tworzącego sekcję
danych w eksportowanym pliku.
W trybie edycji importu można wybrać sposób importowania danych: tryb pracy automatyczny, pół-
automatyczny lub ręczny. Po zaznaczeniu wybranej opcji trybu importu danych, użytkownik ma możl i-
wość podglądu, jaki rodzaj importu się odbywa w danej chwili.
- W trybie automatycznym import odbywa przy wykorzystaniu uzgodnień wcześniej wykonanych
przez użytkownika.
- W trybie półautomatycznym program akceptuje wszystkie istniejące uzgodnienia, ale sam nie two-
rzy nowych - są one tworzone poprzez wskazanie odpowiednich danych przez użytkownika.
- W trybie ręcznym należy dokonać uzgodnień podczas importu.
Współpraca z programami Systemów Symfonia® i Symfonia® Start
Finanse i Księgowość
Współpraca programu Start Faktura i Kasa (FAL) i programu Finanse i Księgowość (FK) polega na
przekazywaniu przez Faktura i Kasa do FK informacji o wystawionych dokumentach sprzedaży i do-
kumentach płatności w postaci plików tekstowych zapisanych w odpowiednim formacie.
Po zdefiniowaniu odpowiednich schematów księgowań program automatycznie dekretuje eksporto-
wane do programu Finanse i Księgowość dokumenty. Wymieniane są również dane opisujące kontra-
hentów, pracowników i urzędy. Możliwe jest także automatyczne uzgadnianie zawartości kartotek
kontrahentów, pracowników i urzędów wykorzystywanych przez oba programy.
Symfonia Mała Księgowość, Start Mała Księgowość
Współpraca z tymi programami polega na automatycznym dekretowaniu wystawionych dokumentów,
przekazywaniu do programu Mała Księgowość informacji zawartych w wystawionych dokumentach, a
także na przekazywaniu danych opisujących kontrahentów, pracowników i urzędy. Informacje te są
przekazywane w postaci plików tekstowych zapisanych w odpowiednim formacie. Możliwe jest także
automatyczne uzgadnianie zawartości kartotek kontrahentów, pracowników i urzędów wykorzystywa-
nych przez oba programy.
Dokumenty, kontrahenci i towary w programie
Firma
Rejestrując firmę w programie należy podać jej dane - nazwę, NIP, adres, numer VAT UE, itp.Dane te
można podzielić na dane konieczne do rejestracji firmy w programie, dane drukowane na dokumen-
tach, oraz dane opisujące sposób działania firmy. W oknie danych firmy znajduje się ramka z nume-
rami identyfikacyjnymi firmy, w której znajdują się pola:
NIP - Numer Identyfikacji Podatkowej firmy, w formacie xxx-xxx-xx-xx.
VIES - zaznaczenie tego pola oznacza, że firma jest zarejestrowana w systemie VIES.
VAT- UE - numer podatnika zarejestrowanego dla transakcji wewnątrzunijnych. W przypadku wypeł-
nienia automatycznego przepisywane tu są cyfry z pola NIP (bez kresek) poprzedzone dwuliterowyk
kodem kraju PL. Pole podlega edycji.
REGON - numer identyfikacyjny krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej.
PESEL - numer powszechnego elektronicznego systemu ewidencji ludności
Wykorzystywane przez program dane dotyczące firmy (ustawienia programu oraz definicje, a także
wszystkie informacje dotyczące firmy) są przechowywane w plikach baz danych. Są one dostępne w
oknie kartoteki Ustawienia. W lewej części znajduje się drzewko, którego poszczególne pozycje re-
prezentują różne grupy ustawień. Zawartość prawej części okna zależy od grupy ustawień wskazanej
na drzewku. W oknie ustawień poszczególne ustawienia prezentowane są w kolejności alfabetycznej
według nazw.
3 – 2 Podręcznik użytkownika Symfonia Start Faktura i Kasa
MXFLPV2011P0001
Kontrahenci
W programie Faktura i Kasa kontrahenci to zarówno partnerzy handlowi, jak i pracownicy firmy oraz
urzędy. Umożliwia to prowadzenie w programie rozliczeń z pracownikami i urzędami nie wynikających
z działalności handlowej. Dane partnerów handlowych znajdują się w kartotece Kontrahenci, dane
pracowników – w kartotece Pracownicy, a dane urzędów – w kartotece Urzędy. Dane pracowników i
urzędów mogą być wykorzystywane tylko w dokumentach płatności.
Podstawowe dane o kontrahencie
Strona ta pojawia się po kliknięciu listka Kontrahent w oknie kontrahenta, zawiera podstawowe dane
kontrahenta.
Kod kontrahenta
Unikalny symbol kontrahenta identyfikujący go na listach.
Nazwa
Nazwa kontrahenta, drukowana na dotyczących tego kontrahenta dokumentach. W zestawie-
niach kontrahenci są ułożeni według kolejności krajów, a w obrębie kraju – podatkowych numerów
identyfikacyjnych.
Ulica, Kod, Miejscowość, Rejon
Odpowiednie elementy adresu kontrahenta. Opuszczane listy wyboru Miast i Rejonów umoż-
liwiają szybkie otwarcie okna wykorzystywanego słownika, a także bezpośrednie dodanie nowego
opisu.
Kraj
Lista rozwijana z nazwami krajów. Domyślnie podpowiadana jest wartość 'Polska' (PL). Pole
to MUSI być wypełniane, aby możliwe było wystawianie dokumentów.
NIP
Numer Identyfikacji Podatkowej kontrahenta.
Zarejestrowany w VIES
Zaznaczenie tego pola oznacza, że kontrahent jest zarejestrowany w międzynarodowym sys-
temie VIES. Pole to nie pojawia się dla kontrahentów z Polski lub spoza UE.
Poniżej znajdują się pola REGON i PESEL oraz pola opisujące warunki sprzedaży i dane kon-
taktowe.
Towary
Pod pojęciem towar rozumiane jest wszystko, co może stać się przedmiotem handlu – zarówno
przedmioty materialne, jak towary handlowe, materiały, wyroby, środki trwałe, jak i usługi, prawa au-
torskie itp. Towary pojawiające się na wystawianych dokumentach handlowych mogą być zarejestro-
wane w kartotece albo wpisywane bezpośrednio do odpowiednich pól dokumentu. W kartotece towa-
rów programu Faktura i Kasa MAKSYMALNIE MOŻE BYĆ WPROWADZONYCH 1000 POZYCJI.
Typy towarów
W programie Start Faktura i Kasa rozróżnia się towary trzech typów: towar, usługa, zestaw. Towar
typu Zestaw jest towarem złożonym, definiowanym poprzez listę tworzących go innych towarów do-
wolnego typu.
Dla towaru typu Zestaw:
- skład zestawu i liczba poszczególnych elementów są stałe,
- w zestawieniach sprzedaży jest wykazywana sprzedaż elementów składowych zestawu.
Dokumenty, kontrahenci i towary w programie 3 – 3
Zestaw jest w swej istocie listą towarową, po jego wybraniu w pozycji dokumentu do dokumentu wpi-
sywane są wszystkie elementy zestawu.
Przeliczenia jednostek miary
Dla każdego towaru można zdefiniować trzy jednostki miary: jednostkę ewidencyjną oraz dwie jed-
nostki dodatkowe, będące jej wielokrotnościami. Ilości towarów w dokumentach można wyrażać w
dowolnej z tych jednostek. Jeśli jedna z jednostek zostanie wybrana jako domyślna, będzie podpo-
wiadana podczas użycia towaru w jakimkolwiek dokumencie, nawet, jeśli w definicji typu dokumentu
będzie podana inna jednostka.
Wartość pola j. m. zależy domyślnie od wyboru parametru pracy Jednostka używana jako miano
ilości w gałęzi Inne. Jeśli wybrano w parametr Domyślna, to widoczna jest jednostka domyślna. Jeśli
jednostka domyślna nie jest zdefiniowana, domyślnie przyjmuje się jednostkę ewidencyjną. Przy two-
rzeniu nowego lub edycji istniejącego towaru, zmiana wartości tego pola powoduje identyczną zmianę
w polu Jednostka miary zakładki Parametry w zależności od definicji jednostki domyślnej. Jeśli jed-
nostka domyślna nie jest zdefiniowana, zmiana dotyczy jednostki ewidencyjnej.
Dokumenty
Program Faktura i Kasa jest ukierunkowany na wspomaganie czynności związanych ze sprzedażą
towarów oraz rozliczaniem związanych z tym transakcji pieniężnych. Odpowiednie operacje są reje-
strowane w dokumentach sprzedaży i dokumentach płatności. Dokumenty te są zgrupowane w karto-
tekach: Dokumenty Sprzedaży i Pieniądze.
Kategorie dokumentów i powiązania między nimi
Wszystkie obsługiwane przez program kategorie dokumentów są ze sobą powiązane. Zależności
między nimi obrazuje poniższy schemat:
Rozliczanie dokumentów handlowych istniejącymi płatnościami
Rozliczenie dokumentu handlowego istniejącymi płatnościami można przeprowadzić na dwa sposoby:
1. Po wystawieniu dokumentu sprzedaży
Kliknięcie przycisku Edytuj należność lub Edytuj zobowiązanie na stronie Płatności wystawionego
dokumentu sprzedaży powoduje otwarcie okna Rozrachunek. W oknie tym w tabeli rozliczeń prezen-
towane są wszystkie rozrachunki, którymi można rozliczyć wystawiony dokument. Zaznaczenie odpo-
wiedniego rozrachunku i wybranie przycisku Zapisz zmiany powoduje częściowe bądź całkowite roz-
liczenie wystawionego dokumentu sprzedaży i utworzenie nowego rozrachunku. Dokumenty, którymi
rozliczono wystawiony dokument sprzedaży są prezentowane w tabeli rozliczeń tego dokumentu.
2. Podczas edycji dokumentu płatności
Po otwarciu do edycji wystawionego dokumentu płatności w tabeli rozliczeń prezentowane są wszyst-
kie nierozliczone płatności i rozrachunki kontrahenta, dla którego wystawiono ten dokument. Po za-
znaczeniu w tabeli odpowiednich dokumentów program wyświetli odpowiednie wartości w polach Roz-
liczone i Do rozliczenia pozostało.
Wystawianie dokumentów płatności do dokumentów sprzedaży
Sposób tworzenia dokumentów płatności do wystawianych dokumentów sprzedaży określa się w
oknie definiowania rejestrów pieniężnych (pole tryb rozliczania). Określa on sposób domyślnego
rozliczania należności lub zobowiązania powstającego podczas wystawiania dokumentu sprzedaży z
płatnością natychmiastową. Istnieją trzy tryby rozliczania takich dokumentów:
3 – 4 Podręcznik użytkownika Symfonia Start Faktura i Kasa
MXFLPV2011P0001
Automatyczny
Odpowiedni dokument płatności jest wystawiany bez ingerencji użytkownika w momencie wystawienia
dokumentu sprzedaży - program sam rejestruje fakt zapłaty i rozlicza dokument.
Półautomatyczny
Bezpośrednio po wystawieniu dokumentu sprzedaży program wyświetla odpowiednie okno z płatno-
ścią za ten dokument. Użytkownik może wtedy zmodyfikować, potwierdzić, wydrukować lub anulować
daną płatność. Tryb ten jest wygodny w sytuacji, gdy to samo stanowisko komputerowe służy zarówno
do wystawiania dokumentów sprzedaży jak i przyjmowania za nie płatności.
Ręczny
Program zawsze rejestruje tylko nie rozliczoną należność lub zobowiązanie za dokument handlowy.
Aby zarejestrować płatność i rozliczyć taki dokument, użytkownik musi sam odnaleźć należność lub
zobowiązanie i wystawić ręcznie odpowiednią płatność. Tryb ten jest wygodny w sytuacji, gdy jedno
stanowisko wystawia dokumenty handlowe, a inne przyjmuje za nie pieniądze.
W trybie ręcznego wystawiania dokumentu płatności do dokumentu handlowego powiązanie między
nimi można utworzyć na dwa sposoby:
1. Po wystawieniu dokumentu sprzedaży
Tabela rozliczeń na stronie Płatności wystawionego dokumentu handlowego prezentuje wszystkie
nierozliczone dokumenty płatności, które mogą zostać wykorzystane do rozliczenia tego dokumentu.
Kliknięcie przycisku Nowa płatność powoduje otwarcie okna wystawiania dokumentu płatności. Do
dokumentu tego zostają przepisane odpowiednie dane z dokumentu handlowego.
2. Podczas wystawiania dokumentu płatności
Po określeniu rejestru pieniężnego, charakteru dokumentu oraz kodu kontrahenta program wyświetla
w tabeli rozliczeń wszystkie nierozliczone dokumenty handlowe, które można rozliczyć wystawianym
dokumentem. Po zaznaczeniu wybranych dokumentów handlowych program automatycznie wygene-
ruje dokument płatności rozliczający te dokumenty.
Wystawianie dokumentów sprzedaży
Okno Wprowadzanie nowego dokumentu pojawia się po wybraniu w kartotece polecenia Nowy. Ze
względu na dużą liczbę informacji potrzebnych do wystawienia dokumentu okno podzielone jest na
kilka części. Składa się ono z części podstawowej oraz wymiennych stron. Strony opatrzono listkami,
które widoczne są w dolnej części okna. Aby uwidocznić daną stronę, należy kliknąć odpowiedni li-
stek.
Dane tworzące dokumenty należące do tych kategorii można podzielić na dane podstawowe (nagłó-
wek dokumentu), dane o towarach, dane o płatnościach (w tym rozliczenie podatku VAT, o ile ma on
w danym przypadku zastosowanie - dotyczy dokumentów handlowych) oraz pozostałe dane. Dane
tworzące nagłówek dokumentu są zawsze widoczne, dane o towarach, płatnościach i dane dodatkowe
są umieszczone na odpowiednich stronach w obrębie okna wystawiania dokumentów i stają się wi-
doczne po wybraniu odpowiedniego listka u dołu okna.
Dane podstawowe
Dane podstawowe dokumentu, tworzące jego nagłówek, obejmują:
Typ dokumentu
W polu tym można wybierać pomiędzy typami dokumentów wymienionymi w ustawieniach programu.
Przy dodawaniu dokumentu określonego rodzaju, domyślnie podpowiadany będzie typ ustalony dla
tego rodzaju.
Seria
Można wybierać pomiędzy symbolami serii ustalonymi w ustawieniach programu dla wybranego typu
dokumentu. Przy tworzeniu dokumentu określonego rodzaju, domyślnie podpowiadana będzie seria
Dokumenty, kontrahenci i towary w programie 3 – 5
ustalona dla rodzaju.
Numer dokumentu
Numer dokumentu jest składany z różnych elementów według szablonu przypisanego do typu doku-
mentu. Użytkownik posiadający odpowiednie uprawnienia, może ten numer zmienić ręcznie zgodnie z
potrzebami.
UWAGA W systemie nie mogą wystąpić dwa dokumenty sprzedaży o tych samych numerach –
numery dokumentów muszą być unikalne.
Dane kontrahenta
W zależności od tego jaki dokument jest wystawiany, będą to dane Nabywcy, Sprzedawcy, Dostaw-
cy lub Odbiorcy. Dane te mogą być wpisane bezpośrednio do pól albo wybrane z kartoteki kontra-
hentów. Program wybiera dane z kartoteki na podstawie wartości pola kod. (Jeśli parametr pracy
Specjalna obsługa pola „Kod kontrahenta” jest ustawiony na TAK, to po wpisaniu w to pole tekstu
rozpoczynającego się cyfrą program będzie wyszukiwał kontrahentów na podstawie wartości pola
NIP).
UWAGA Aby wpisać dane kontrahenta bezpośrednio do dokumentu (bez umieszczania ich w
kartotece kontrahentów – kontrahent incydentalny) należy nie wypełniać pola „kod”. W
zestawieniach wg przekroju kontrahentów dane z tego dokumentu zostaną ujęte w
pozycji „Kontrahent niezarejestrowany”.
Po kliknięciu przycisku podczas wprowadzania danych do pola kod otwiera się okno umożliwiają-
ce wybranie kontrahenta z kartoteki lub wpisanie do kartoteki nowego kontrahenta.
Po określeniu typu dokumentu i wybraniu kontrahenta wyświetlane jest okno Użyj. Udostępnia ono
wszystkie istniejące w systemie dane, które można wykorzystać podczas wystawiania dokumentu -
znajdujące się w buforze dokumenty tego samego typu, co wystawiany. Po wybraniu jednego z tych
dokumentów następuje przejście do jego edycji.
Rys. 3-1 Przykład okna Użyj.
Data wystawienia
Domyślnie program podpowiada datę dzisiejszą. Na podstawie tej daty tworzony jest kolejny numer
dokumentu.
UWAGA Jeśli w szablonie numeru dokumentu uwzględniany jest dzień, miesiąc lub rok, data
wystawienia wpływa bezpośrednio na chronologię numerów. Zmiana daty wystawienia
może zakłócić porządek numerowania.
3 – 6 Podręcznik użytkownika Symfonia Start Faktura i Kasa
MXFLPV2011P0001
Data sprzedaży
Domyślnie program podpowiada datę dzisiejszą. Można ją zmienić w zależności od potrzeb.
Korekty
Jeśli z prezentowanym dokumentem są powiązane dokumenty korygujące, prezentowana jest opusz-
czana lista umożliwiająca ich przeglądanie.
Rys. 3-2 Lista rozwijana dokumentów korygujących.
Opis
W polu tym można odnotować swoje uwagi na temat wystawionego dokumentu. Opisy mogą być tak-
że wprowadzane ze słownika, zawierającego wprowadzone wcześniej teksty. Podczas eksportu do-
kumentu do programów księgowych opis jest przekazywany wraz z innymi danymi.
UWAGA Nie można jeszcze wystawić dokumentu, gdyż brakuje w nim pozycji towarowych.
Można wystawiany dokument pozostawić w buforze lub przejść do kolejnych stron jego
danych.
Strona danych o towarach
Strona ta pojawia się po kliknięciu listka Towary w oknie wystawiania dokumentu. Zawarte są tu
szczegółowe dane o sprzedawanych towarach. Informacje o towarach mogą być wprowadzane, w
zależności od wybranej zakładki, na trzy sposoby:
Automatyczny
Ten typ pracy jest przeznaczony specjalnie do wystawiania dokumentów na podstawie danych o towa-
rach zawartych w kartotece. Użytkownik wpisuje tylko podstawowe dane towaru (kod, ilość), pozostałe
dane są automatycznie pobierane z kartoteki.
Ręczny
Przy sprzedaży towaru, który nie jest umieszczony w kartotece i nie będzie tam umieszczony, albo w
przypadku gdy firma nie prowadzi kartoteki towarów – informacje o towarze można wpisywać bezpo-
średnio do pól dokumentu. Na wszystkich zestawieniach dane o sprzedanym lub zakupionym w ten
sposób towarze ujęte będą w pozycji zbiorczej „Towar nierejestrowany”. W trybie ręcznym można
wprowadzić opis towaru zawierający do 4000 znaków.
Na pełnym formularzu
Dokumenty, kontrahenci i towary w programie 3 – 7
Aby w pełni kontrolować sposób rejestrowania danych o towarach, można wykorzystywać dane z kar-
totek oraz dodatkowo możliwość dokonywania ręcznych zmian. Na formularzu zaprezentowane zo-
staną wszystkie potrzebne informacje. W związku z tym, że można wprowadzać dowolne zmiany, ten
tryb określania danych powinny wykorzystywać tylko osoby mające odpowiednie uprawnienia.
UWAGA Po wpisaniu danych o towarach można wystawić dokument lub pozostawić go w bufo-
rze.
Powiązanie wprowadzania do dokumentu danych towaru z kartoteką towarów
Po kliknięciu przycisku podczas wprowadzania danych do pola „kod” otworzy się okno prezentują-
ce listę dostępnych towarów, umożliwiające wybranie towaru z kartoteki lub wpisanie do kartoteki no-
wego towaru. Jeśli nazwa towaru jest dłuższa niż 40 znaków, program wyświetla po wskazaniu jej
kursorem „dymek‟ prezentujący pełną nazwę. W oknie tym dostępne są cztery tryby wyboru towaru:
A – Automatyczny (prezentowany jest kod towaru i jego nazwa)
K – Kod kontrahenta (prezentowany jest kod towaru i jego nazwa)
P – NIP kontrahenta (prezentowany jest kod paskowy i jego nazwa)
N – Nazwa kontrahenta (prezentowana jest nazwa towaru)
Tryby wyboru można przełączać klikając oznaczającą tryb literę w prawym dolnym rogu okna lub uży-
wając klawisza skrótów Alt+T. Kliknięcie towaru na liście powoduje umieszczenie go w bieżącej pozy-
cji towarowej wystawianego dokumentu.
Przycisk Nowy
Otwiera okno towaru, umożliwiając wpisanie danych nowego towaru do kartoteki
Przycisk Kartoteka towarów
Otwiera okno kartoteki towarów, umożliwiając korzystanie z dostępnych w tym oknie możliwości wy-
szukiwania; po wybraniu towaru i kliknięciu przycisku Użyj towar jest wpisywany do dokumentu.
Właściwości pozycji
Kliknięcie przycisku obok pola ilość otwiera okno prezentujące informacje o towarze istotne dla
wystawiania dokumentów.
W nagłówku okna prezentowane są podstawowe dane towaru: kod (czcionką pogrubioną), nazwa,
typ, jednostka miary oraz symbol klasyfikacji. W oknie tym można także ustalić rejestr VAT, do
którego ma zostać zaliczona pozycja towarowa, jeśli jest on różny od rejestru ustalonego dla całości
dokumentu. Tak ustawione rejestry VAT mogą być wykorzystane przy eksporcie do Finanse i Księgo-
wość w formacie 3.0.
W zestawieniach dokumentów sprzedaży, w których występują podsumowania według rejestru doku-
mentu, sumowanie to odbywa się według rejestru ustawionego na poziomie dokumentu, a rejestry
ustawione dla pozycji dokumentu są ignorowane.
Strona płatności
Strona ta pojawia się po kliknięciu listka Płatności w oknie wystawiania dokumentu. Płatności można
wprowadzać lub edytować tylko dla już wystawionych dokumentów. Ponadto prezentowane są tu nali-
czone kwoty podatku VAT; tutaj można także zmieniać sposób naliczania podatku. W przypadku
sprzedaży nie objętej podatkiem VAT tabela rozliczenia podatku jest pusta, a w polu Kwota VAT wpi-
sane jest NIE PODLEGA.
3 – 8 Podręcznik użytkownika Symfonia Start Faktura i Kasa
MXFLPV2011P0001
Rys. 3-3 Strona płatności dokumentu.
Przyciski poleceń dla strony płatności:
+ lub *
Kliknięcie tego znaku umożliwia zmianę sposobu naliczania kwot podatku VAT:
• kwotę podatku VAT stanowi iloczyn stawki VAT oraz całkowitej wartości sprzedaży w danej
stawce.
• kwotę podatku VAT stanowi suma kwot cząstkowych podatku VAT pochodzących z poszcze-
gólnych pozycji towarowych dokumentu
przycisk Nowa płatność
umożliwia zarejestrowanie nowej płatności rozliczającej dokument.
przycisk Edytuj należność, Edytuj zobowiązanie
umożliwia edycję należności lub zobowiązania związanego z dokumentem.
Strona Inne
Strona ta pojawia się po kliknięciu listka Inne w oknie dokumentu. Pojawią się tu informacje o przyna-
leżności dokumentu do rodzajui rejestru dokumentów. Masz także możliwość dołączenia do dokumen-
tu graficznego znacznika ułatwiającego wyszukiwanie dokumentów. Znacznik ten może być zmieniany
również na liście dokumentów.
Rozliczanie podatku VAT – metoda kasowa
Informacja o sposobie rozliczania podatku VAT (memoriałowa, kasowa) znajduje się w polu metoda,
które nie jest edycyjne. Dla różnych typów płatności rozliczanie dla metody kasowej przebiega:
Dokument z odroczoną płatnością (nierozliczony) – w polu daty wejścia do rejestru wstawiany jest
90ty dzień od dnia sprzedaży. W przypadku częściowego rozliczenia dokumentu przed upływem tej
daty nastąpi zapis w rejestrze części zapłaconej w dniu jej zapłaty.
Dokument z natychmiastową płatnością – pole daty wejścia do rejestru przyjmuje wartość daty
bieżącej.
Dokument płatny w ratach – informację o kolejnych częściach wchodzących do rejestru VAT uzysku-
je się wybierając polecenie Rejestry VAT z menu podręcznego (prawy przycisk myszy).
Jeśli dokonane zostaną później zmiany w rozliczeniach dokumentu, data wejścia do rejestru jest aktu-
alizowana zgodnie ze zmienionym stanem rozliczeń.
Dokumenty, kontrahenci i towary w programie 3 – 9
Istnieje także możliwość ustawiania dowolnych, wśród zdefiniowanych, rejestrów VAT do danej pozycji
w oknie Właściowści pozycji – pole Ustal Rejestr.
Rys. 3-4 Widok strony Inne.
Przyciski poleceń w oknie wystawiania dokumentu
W oknie wystawiania dokumentu znajdują się przyciski poleceń pomocne przy wystawianiu dokumen-
tu oraz przy korygowaniu jego danych:
Przyciski widoczne podczas tworzenia nowego dokumentu
Wystaw
Zatwierdza i zapisuje dane wystawionego dokumentu.
Usuń
Usuwa dane wystawianego dokumentu.
Drukuj
Drukuje wystawiany dokument. Po zaznaczeniu pola Pokazuj ustawienia raportu (zakładka Parame-
try wydruku) otwiera się okno Ustawienia wydruku, za pośrednictwem którego można wstawić znak
graficzny do wydruku (Ustawienia grafiki…).
W oknie Ustawienia symbolu graficznego należy wybrać miejsce położenia symbolu graficznego na
dokumencie zaznaczając odpowiednie pole:
Pokaż symbol u góry strony i Pokaż symbol w lewym górnym rogu – usytuowanie znaku będzie
zależne od wartości wprowadzonych w pola określające wysokość, szerokość i przesunięcia w Para-
metrach położenia.
Pokaż symbol w miejscu w miejscu pieczęci – znak zostanie automatycznie dopasowany ściśle do
wielkości pola przeznaczonego na pieczęć i będzie drukowany dokładnie w tym miejscu.
Nie pokazuj – znak graficzny nie jest widoczny.
Następnie należy wybrać z dysku plik z rozszerzeniem .BMP, który będzie widoczny na wydruku do-
kumentu jako znak graficzny. Wybierając natomiast w oknie Wybór wydruku dokumentu zakładkę
Inne można wprowadzić w polach Uwaga i Stopka dowolny tekst, który będzie drukowany na doku-
mencie. Dla tekstu stopki można modyfikować czcionkę. Należy wybrać z menu Ustawienia polecenie
Drukarka graficzna i wprowadzić dla stopki odpowiednie wartości w polach: Krój pisma, G, K ,S, P i
Wys.
Pozostaw w buforze
3 – 10 Podręcznik użytkownika Symfonia Start Faktura i Kasa
MXFLPV2011P0001
Zapisuje wystawiany dokument do bufora programu i zamyka okno. Wszystkie dane tego dokumentu
są przez system pamiętane pomimo, że nie został jeszcze wystawiony. Można je także wydrukować.
Dokumenty z bufora mogą być dowolnie poprawiane, mogą też być w dowolnej chwili usunięte. Dane
z dokumentów w buforze nie są ujmowane w zestawieniach.
Nowa pozycja
Powoduje przejście do wypełniania nowej pozycji towarowej w dokumencie
Usuń pozycję
Powoduje usuniecie bieżącej pozycji towarowej
Przyciski widoczne podczas edycji wystawionego dokumentu:
Drukuj
Drukuje wystawiany dokument. Po zaznaczeniu pola Pokazuj ustawienia raportu (zakładka Parame-
try wydruku) otwiera się okno Ustawienia wydruku, za pośrednictwem którego można wstawić znak
graficzny do wydruku (Ustawienia grafiki…).
W oknie Ustawienia symbolu graficznego należy wybrać miejsce położenia symbolu graficznego na
dokumencie zaznaczając odpowiednie pole:
Pokaż symbol u góry strony i Pokaż symbol w lewym górnym rogu – usytuowanie znaku będzie
zależne od wartości wprowadzonych w pola określające wysokość, szerokość i przesunięcia w Para-
metrach położenia.
Pokaż symbol w miejscu w miejscu pieczęci – znak zostanie automatycznie dopasowany ściśle do
wielkości pola przeznaczonego na pieczęć i będzie drukowany dokładnie w tym miejscu.
Nie pokazuj – znak graficzny nie jest widoczny.
Następnie należy wybrać z dysku plik z rozszerzeniem .BMP, który będzie widoczny na wydruku do-
kumentu jako znak graficzny. Wybierając natomiast w oknie Wybór wydruku dokumentu zakładkę
Inne można wprowadzić w polach Uwaga i Stopka dowolny tekst, który będzie drukowany na doku-
mencie. Dla tekstu stopki można modyfikować czcionkę. Należy wybrać z menu Ustawienia polecenie
Drukarka graficzna i wprowadzić dla stopki odpowiednie wartości w polach: Krój pisma, G, K ,S, P i
Wys.
Operacje
Otwiera okno, w którym można wybrać jedną z czynności związanych z wystawionym dokumentem.
Zapisz
Zatwierdza wprowadzone w trybie edycji zmiany.
Anuluj
Anuluje wprowadzone w trybie edycji zmiany.
Przyciski widoczne na stronie Płatności
Nowa płatność
Otwiera okno nowego dokumentu płatności umożliwiając wprowadzenie nowej płatności
Edytuj należność, Edytuj zobowiązanie
Otwiera okno rozrachunku, umożliwiając rozliczenie dokumentu istniejącymi płatnościami.
Operacje grupowe: tworzenie, wystawianie i drukowanie dokumen-tów
Operacje grupowego tworzenia, wystawiania i drukowania dokumentów ułatwiają pracę w przypadku
powtarzalnego wystawiania dużej liczby dokumentów. Są to:
Kopiowanie do bufora (kartoteka dokumentów)
Dokumenty, kontrahenci i towary w programie 3 – 11
Wystawianie dokumentów (dokumenty w buforze)
Drukowanie dokumentów (kartoteka dokumentów i pieniędzy)
Tworzenie dokumentów (kartoteka kontrahentów)
Operacja Kopiowanie do bufora
Umożliwia utworzenie w buforze kopii zaznaczonych na liście dokumentów. Nie mogą być kopiowane
dokumenty anulowane i korygujące. Powstałe w buforze kopie otrzymują nowe numery, zgodnie z
określonym w ustawieniach programu systemem numerowania. Pozostałe dane dokumentów nie ule-
gają zmianie. Podczas kopiowania dokumentów do bufora, kopiowana jest również notatka.
Operacja Wystawianie dokumentów
Jest dostępna tylko dla dokumentów w buforze. Umożliwia grupowe wystawianie dokumentów zazna-
czonych na liście. W oknie dialogowym tej operacji można ustalić następujące parametry:
Data wystawienia, data operacji (sprzedaży)
Jeśli pola te są zaznaczone, istniejące w wystawianym dokumencie daty są zastępowane wartościami
podanymi w oknie, w przeciwnym razie pozostają bez zmian.
Aktualizuj dane kartotekowe dokumentu
Jeśli pole to jest zaznaczone, zawarte w wystawianym dokumencie dane kontrahenta i towarów są
aktualizowane wartościami z odpowiednich kartotek, w przeciwnym razie pozostają bez zmian. Nie
podlegają aktualizacji kody kontrahenta i towarów oraz ilości towarów.
Rys. 3-5 Okno operacji Wystawianie dokumentów.
Fiskalizuj dokumenty fiskalne
Jeśli pole jest zaznaczone, dokumenty będą automatycznie fiskalizowane podczas drukowania.
Drukuj, liczba wydruków
Jeśli pole drukuj jest zaznaczone, to drukowana jest podana liczba egzemplarzy każdego z dokumen-
tów, w przeciwnym razie dokumenty nie są drukowane.
Napis
Z opuszczanej listy (Oryginał+Kopia, Kopia, Oryginał/Kopia, Bez napisu, Duplikat) należy wybrać na-
pis, umieszczany na drukowanych dokumentach.
Operacja Drukowanie dokumentów
Umożliwia wydrukowanie grupy dokumentów z jednakowymi parametrami wydruku.
3 – 12 Podręcznik użytkownika Symfonia Start Faktura i Kasa
MXFLPV2011P0001
Rys. 3-6 Okno operacji Drukowanie dokumentów.
W oknie dialogowym tej operacji można ustalić następujące parametry:
Drukuj, liczba wydruków
Jeśli pole drukuj jest zaznaczone, to drukowana jest podana liczba egzemplarzy każdego z dokumen-
tów, w przeciwnym razie dokumenty nie zostaną wydrukowane.
Napis
Z opuszczanej listy (Oryginał+Kopia, Kopia, Oryginał/Kopia, Bez napisu, Duplikat) należy wybrać na-
pis, umieszczany na drukowanych dokumentach.
Operacja Tworzenie dokumentów
Umożliwia utworzenie w buforze kopii wybranego dokumentu sprzedaży dla każdego z zaznaczonych
na liście kontrahentów. Dokument źródłowy musi być dokumentem wystawionym (nie może nim być
dokument w buforze). Podczas tworzenia kopii program zmienia oprócz danych kontrahenta tylko
numer kolejny w numerze dokumentu - pozostałe elementy numeru oraz inne dane, w tym daty wy-
stawienia, sprzedaży i płatności są takie same, jak w dokumencie źródłowym.
Operacja Powiązanie ceny x z ceną bazową
Pozwala na zmianę znaczników powiązania cen. Jeśli dla danej ceny znacznik jest włączony, to au-
tomatycznie dla każdego zaznaczonego towaru przeliczy się odpowiednia cena sprzedaży. Jeśli
znacznik będzie zaznaczony, spowoduje to także, że operacja grupowa zmiany narzutu/marży będzie
powodowała także przeliczenie ceny sprzedaży przy zmianie narzutu/marży dla wybranych towarów.
Przykłady wykorzystania operacji grupowych
Operacje
Kopiowanie do bufora, Wystawianie dokumentów, Drukowanie dokumentów
Tworzenie dokumentów w firmie świadczącej usługi dużej liczbie stałych kontrahentów i wystawiającej
faktury co miesiąc będzie przebiegać następująco:
• Utworzenie w buforze kopii faktur za poprzedni miesiąc za pomocą operacji Kopiowanie do
bufora. Tworzy ona DOKŁADNE KOPIE wybranych dokumentów nadając im nowe numery (zgodnie z
określonym w parametrach firmy sposobem numerowania).
• Grupowe wystawienie utworzonych w buforze dokumentów za pomocą operacji Wystawianie
dokumentów. Wystawia ona zaznaczone dokumenty, używając ustawień podanych przez użytkowni-
ka w parametrach operacji oraz wynikających z parametrów pracy firmy. Nadaje dokumentom nowe,
określone przez użytkownika daty wystawienia i sprzedaży, umożliwia aktualizację danych do-
kumentu zgodnie z danymi zawartymi w odpowiednich kartotekach, fiskalizację dokumentów oraz ich
druk w wybranej liczbie egzemplarzy z odpowiednimi napisami na każdym z nich.
• Wydrukowanie wystawionych dokumentów za pomocą operacji Drukowanie dokumentów (o
ile nie zostały one wydrukowane podczas operacji wystawiania lub gdy potrzebny jest dodatkowy wy-
druk).
Dokumenty, kontrahenci i towary w programie 3 – 13
Operacje
Tworzenie dokumentów, Wystawianie dokumentów, Drukowanie dokumentów
W przypadku, gdy firma w danym miesiącu pozyskała dużą grupę nowych klientów, oferując im stan-
dardowy pakiet usług, tworzenie dokumentów dla nowych klientów będzie przebiegać następująco:
• Utworzenie w buforze za pomocą operacji Tworzenie dokumentów kopii faktury za standardo-
wy pakiet usług dla wybranych (nowych) kontrahentów. Podczas tworzenia kopii program oprócz da-
nych kontrahenta zmienia tylko numer kolejny w numerze dokumentu.
• Grupowe wystawienie utworzonych w buforze dokumentów za pomocą operacji Wystawianie
dokumentów (dostępnej w kartotece dokumentów). Wystawia ona zaznaczone dokumenty, używając
ustawień podanych przez użytkownika w parametrach operacji oraz wynikających z parametrów pracy
firmy. Nadaje dokumentom nowe, określone przez użytkownika daty wystawienia i sprzedaży, umożli-
wia aktualizację danych dokumentu zgodnie z danymi zawartymi w odpowiednich kartotekach, fiskali-
zację dokumentów oraz ich druk w wybranej liczbie egzemplarzy z odpowiednimi napisami na każdym
z nich.
• Wydrukowanie wystawionych dokumentów (o ile nie zostały one wydrukowane podczas ope-
racji wystawiania lub gdy potrzebny jest dodatkowy wydruk).za pomocą operacji Drukowanie doku-
mentów (dostępnej w kartotece dokumentów).
3 – 14 Podręcznik użytkownika Symfonia Start Faktura i Kasa
MXFLPV2011P0001
Sprzedaż
Czynniki określające politykę sprzedaży
W programie Start Faktura i Kasa można zdefiniować odrębne warunki sprzedaży zarówno dla rodzaju
kontrahenta jak i dla każdego kontrahenta z osobna, co umożliwia prowadzenie bardzo elastycznej
polityki sprzedaży. Na dane określające warunki sprzedaży składają się:
Kredyt, limit kredytu
Maksymalna wysokość kredytu (“kredyt” oznacza sumę należności ze wszystkich nierozliczonych
dokumentów sprzedaży).
Rejestr, typ i termin płatności
Domyślny rejestr pieniężny, w którym będą rejestrowane płatności i rozrachunki oraz domyślna forma
płatności dla kontrahenta; można wybierać pomiędzy formami płatności zdefiniowanymi dla wybrane-
go rejestru pieniężnego.
Ceny sprzedaży
Program umożliwia prowadzenie trzech cenników w cenach netto, czyli dla trzech wartości procento-
wych narzutu/marży, także w walutach, jednego cennika w cenie brutto. Cena brutto zawiera podatek
VAT, obliczany na podstawie ceny sprzedaży netto, jest zawsze ceną złotówkową.
W zależności od ustawienia parametru Marża / narzut – domyślny tryb pracy - formatka ceny
sprzedaży netto w oknie danych towaru są obliczane odmiennie. Podstawą do obliczenia wartości
marży jest cena sprzedaży netto, podstawą obliczania wartości narzutu - cena bazowa.
Możliwe jest także ustalanie cen indywidualnych. Można je ustalać:
1. W definicji rodzaju kontrahenta dla rodzaju towarów – dla wszystkich towarów i wszystkich
kontrahentów danego rodzaju
2. W definicji rodzaju kontrahenta dla konkretnego towaru – dla konkretnego towaru i wszyst-
kich kontrahentów danego rodzaju
3. W definicji kontrahenta dla rodzaju towarów – dla wszystkich towarów danego rodzaju i
konkretnego kontrahenta
4 – 2 Podręcznik użytkownika Symfonia Start Faktura i Kasa
MXFLPV2011P0001
4. W definicji kontrahenta dla konkretnego towaru – dla konkretnego towaru i konkretnego kon-
trahenta
Rabat
Jest to procentowe zmniejszenie domyślnej ceny sprzedaży. Wartość rabatu można ustalać:
1. W definicji rodzaju kontrahenta – dla wszystkich towarów i wszystkich kontrahentów danego ro-
dzaju
2. W definicji kontrahenta – dla wszystkich towarów i konkretnego kontrahenta
3. W dokumencie sprzedaży (pole rabat) – dla konkretnego towaru i konkretnego kontrahenta
Upust indywidualny
Jest to procentowe zmniejszenie domyślnej ceny sprzedaży. Można go ustalać:
1. W definicji rodzaju kontrahenta dla rodzaju towarów – dotyczy on wszystkich towarów i
wszystkich kontrahentów danego rodzaju
2. W definicji rodzaju kontrahenta dla konkretnego towaru - dotyczy on konkretnego towaru i
wszystkich kontrahentów danego rodzaju
3. W definicji kontrahenta dla rodzaju towarów – dotyczy on wszystkich towarów danego ro-
dzaju i konkretnego kontrahenta
4. W definicji kontrahenta dla konkretnego towaru - dotyczy on konkretnego towaru i konkret-
nego kontrahenta
Upust ilościowy procentowy
Jest to procentowe zmniejszenie domyślnej ceny sprzedaży o wartości zależnej od ilości sprzedawa-
nego towaru. Wartości upustu można ustalać:
1. W definicji rodzaju towaru – dotyczy on wszystkich towarów danego rodzaju
2. W definicji towaru – dotyczy on konkretnego towaru
Upust ilościowy kwotowy
Jest to kwotowe zmniejszenie domyślnej ceny sprzedaży o wartości zależnej od ilości sprzedawanego
towaru. Wartości tego upustu można ustalać:
1. W definicji rodzaju towaru – dla wszystkich towarów danego rodzaju
2. W definicji towaru – dla konkretnego towaru
Obliczanie końcowej ceny na dokumencie sprzedaży
Podczas wypełniania dokumentu sprzedaży program oblicza końcowa cenę sprzedaży na podstawie
danych dotyczących cen, upustów oraz warunków sprzedaży zapisanych w kartotekach towarów i
kontrahentów.
Cena ta obliczana jest w trzech etapach:
W pierwszym etapie na podstawie danych zawartych w kartotece kontrahentów i kartotece towarów
wybierane są odpowiednie wartości ceny i rabatu, umieszcza je w kolumnach Cennik i Rabat, po
czym oblicza na podstawie tych wartości cenę końcową (kolumna Cena...) według wzoru:
cena = cennik * (100 – rabat) / 100
W drugim etapie program poszukuje indywidualnych cen i upustów. Wyszukiwanie jest prowadzone
w następującej kolejności:
Ceny/upusty dla kontrahenta na towar
1. Ceny/upusty dla kontrahenta na rodzaj towaru
Sprzedaż 4 – 3
2. Ceny/upusty dla rodzaju kontrahenta na towar
3. Ceny/upusty dla rodzaju kontrahenta na rodzaj towaru
Do dalszych obliczeń wykorzystywana jest pierwsza znaleziona wartość. Jeśli jest to wartość upustu,
program umieszcza ją w kolumnie Rabat; jeśli jest to cena – w kolumnie Cennik (przy cenniku w po-
zycji towarowej wyświetlany jest wówczas symbol ), po czym przelicza cenę końcową według wzoru
podanego w punkcie 1.
W trzecim etapie program poszukuje upustów ilościowych. Wyszukiwanie jest prowadzone w nastę-
pującej kolejności:
1. Upusty dla konkretnego towaru
2. Upusty dla rodzaju towarów
Do dalszych obliczeń wykorzystywana jest pierwsza znaleziona wartość. Jeśli jest to wartość procen-
towa, program dodaje ją do wartości w kolumnie Rabat, po czym przelicza cenę końcową według
wzoru podanego w punkcie 1; jeśli jest to wartość kwotowa – program odejmuje ją od wartości w ko-
lumnie Cena ...
Współpraca z drukarkami fiskalnymi
Aby rejestrować wystawiane dokumenty sprzedaży VAT na drukarce fiskalnej, użytkownik musi ozna-
czyć dokument jako fiskalny, oraz zdefiniować odpowiednie parametry takiej drukarki w ustawieniach
programu.
To, czy dokument jest dokumentem fiskalnym, określa się w definicji typu dokumentu (pola fiskalny i
fiskalizuj automatycznie). Zaznaczone pole wyboru fiskalny oznacza, że dokument tego typu musi
być zarejestrowany na drukarce fiskalnej. Zaznaczone pole wyboru fiskalizuj automatycznie ozna-
cza, że program przejdzie do fiskalizacji dokumentu bez ingerencji użytkownika.
Dokumentami fiskalnymi mogą być tylko dokumenty o charakterze faktury VAT. Przy wystawianiu
dokumentów fiskalnych obowiązują następujące ograniczenia:
• dokumenty muszą być wystawiane w cenach brutto,
• naliczanie VAT odbywa się zawsze metodą iloczynu,
• dokumenty muszą zawierać wyłącznie towary opisane w kartotece towarów,
• nie można zmienić stawki VAT w pozycji towarowej dokumentu.
W związku z tym program uniemożliwia zmianę tych parametrów.
Kategorie dokumentów sprzedaży obsługiwane przez pro-gram
Program Start Faktura i Kasa obsługuje następujące kategorie dokumentów sprzedaży:
Sprzedaż VAT
Do kategorii tej należą dokumenty związane ze sprzedażą towarów i usług objętych podatkiem VAT:
Faktura VAT, Faktura korygująca VAT oraz Paragon i Paragon korygujący, Rachunek i Rachunek
uproszczony.
Sprzedaż
Do kategorii tej należą dokumenty związane ze sprzedażą towarów i usług nie objętych podatkiem
VAT: Rachunek i Rachunek korygujący.
4 – 4 Podręcznik użytkownika Symfonia Start Faktura i Kasa
MXFLPV2011P0001
Wystawianie dokumentów sprzedaży
Nowy dokument sprzedaży tworzy się klikając przycisk Nowy w oknie kartoteki dokumentów sprzeda-
ży. Otwiera on okno Wprowadzanie nowego dokumentu, w którym można wprowadzić wszystkie
niezbędne dane. Dokumenty sprzedaży zawierają dane podstawowe (nagłówek), dane o towarach,
dane o płatnościach oraz informacje dodatkowe.
Jeżeli w buforze kartoteki Sprzedaży są dokumenty na których stawka VAT dla towaru uległa zmia-
nie, można stawkę zmodyfikować (bez wpływu na wprowadzone ceny i rabaty) poprzez operację Ak-
tualizacja stawki VAT, dostępną z menu podręcznego. Na dokumencie stawka dla towaru zostanie
zmodyfikowana w oparciu o dane kartotekowe. Operacja nie jest dostępna dla dok korygujących.
Przy próbie użycia na dokumentach handlowych stawki której okres obowiązywania jest niezgodny z
datą sprzedaży podczas wystawiania faktur pojawi się stosowny komunikat.
Dokumenty sprzedaży VAT - faktura VAT, paragon
Układ formularzy tych dokumentów jest identyczny, różnią się one tylko wartością pola Typ dokumen-
tu i będą omówione wspólnie. Podczas wystawiania dokumentu typu Paragon, program:
• domyślnie pomija kontrahenta (choć oczywiście można go wybrać)
• dokument wystawiany jest domyślnie w cenie D brutto
• przy zatwierdzeniu paragonu program nie ostrzega o braku kontrahenta
Dane podstawowe dokumentu
Typ dokumentu
W polu tym należy wybrać z opuszczanej listy jeden ze zdefiniowanych typów dokumentów. Pola Se-
ria i Numer dokumentu zostaną wypełnione automatycznie zgodnie z ustalonym w definicji typu do-
kumentu szablonem numerowania. Kliknięcie przycisku obok pola Numer dokumentu otwiera
okno, w którym można ręcznie zmienić numer serii, numer kolejny dokumentu oraz pozostałe elemen-
ty numeru.
Dane kontrahentów – Nabywcy i Odbiorcy
Dane kontrahenta to: kod, nazwa, NIP, symbol kraju i adres. Dane te mogą być wpisane bezpośred-
nio do pól albo wybrane z kartoteki kontrahentów. Program wybiera dane z kartoteki na podstawie
wartości pola kod.
UWAGA Jeśli dane kontrahenta mają być wpisane bezpośrednio do dokumentu (bez umiesz-
czania ich w kartotece kontrahentów – kontrahent incydentalny) nie należy wypełniać
pola „kod”. W zestawieniach wg przekroju kontrahentów dane z tego dokumentu zosta-
ną ujęte w pozycji „Kontrahent nie zarejestrowany”
Po kliknięciu przycisku podczas wprowadzania danych w pole kod otwiera się okno umożliwiające
wybranie kontrahenta z kartoteki lub wpisanie do kartoteki nowego kontrahenta.
Ceny w dokumencie sprzedaży
Są to dwa pola, określające typ i rodzaj cen stosowanych w dokumencie. Pole typ określa używany
domyślnie cennik. Można prowadzić trzy cenniki w cenach netto, ustalając ceny w dowolnej walucie,
oraz jeden w cenie brutto (cena brutto jest zawsze ceną złotówkową). Pole rodzaj (NETTO lub
BRUTTO) określa rodzaj cen, w których wystawiony będzie dokument, i co za tym idzie sposób nali-
czania podatku VAT.
Data wystawienia
Domyślnie program podpowiada datę bieżącą. Na podstawie tej daty tworzony jest kolejny numer
dokumentu. Do zmiany dat można użyć także klawiszy Szary + (każde naciśnięcie tego klawisza do-
daje jeden dzień do podświetlonej daty) i Szary – (każde naciśnięcie tego klawisza odejmuje jeden
dzień od podświetlonej daty).
Sprzedaż 4 – 5
UWAGA Jeśli w szablonie numeru dokumentu uwzględniany jest dzień, miesiąc lub rok, data
wystawienia wpływa bezpośrednio na chronologię numerów. Zmiana daty wystawienia
może zakłócić porządek numerowania.
Data sprzedaży
Domyślnie program podpowiada datę bieżącą, można ją zmienić w zależności od potrzeb. Data ta jest
umieszczana jako data wydania towaru.
Rodzaj płatności
W polu tym można wybrać z opuszczanej listy jeden ze zdefiniowanych dla firmy rejestrów pienięż-
nych, do którego kierowane będą płatności za sprzedane towary.
Termin
Data płatności, obliczana na podstawie ustawień programu. Podanie daty identycznej z datą wysta-
wienia oznacza płatność natychmiastową. W przypadku podania dowolnej innej daty program domyśl-
nie przyjmuje, że cała płatność nastąpi w podanym terminie.
Korekty
Jeśli z prezentowanym dokumentem są powiązane dokumenty korygujące, prezentowana jest opusz-
czana lista umożliwiająca ich przeglądanie.
Opis
W polu tym można odnotować swoje uwagi na temat wystawionego dokumentu. Opisy mogą być tak-
że wprowadzane ze słownika, zawierającego wprowadzone wcześniej teksty. Podczas eksportu do-
kumentu do programu księgowego opis jest przekazywany wraz z innymi danymi.
Pozycje towarowe
W zależności od wybranej zakładki dane opisujące pozycje towarowe można wprowadzać na różne
sposoby.
Wybór zakładki Auto umożliwia wpisywanie tylko podstawowych danych towaru (kod, ilość, cena),
pozostałe dane są automatycznie pobierane z kartoteki.
Wybór zakładki Ręczny umożliwia wpisywanie informacji o towarze bezpośrednio do pól dokumentu.
W takim przypadku na wszystkich zestawieniach dane o sprzedanym w ten sposób towarze ujęte
będą w pozycji zbiorczej Towar nierejestrowany. Opis towaru może mieć długość do 4000 znaków
Wybór zakładki Pełny umożliwia zarówno wykorzystywanie danych z kartotek jak i dokonywanie ręcz-
nych zmian. W związku z tym, że przy pracy w tym trybie można wprowadzać dowolne zmiany, ten
tryb określania danych powinny wykorzystywać tylko osoby mające odpowiednie uprawnienia.
Przyciski Nowa pozycja i Usuń pozycję umożliwiają odpowiednio rozpoczęcie wpisywania nowej
pozycji towarowej i usunięcie bieżącej (podświetlonej) pozycji.
Kod towaru
Jest to unikalny kod identyfikujący towar. Aby wpisać dane towaru do dokumentu bez umieszczania
ich w kartotece towarów nie należy wypełniać tego pola. W zestawieniach według towarów dane doty-
czące tej pozycji towarowej zostaną ujęte w pozycji Towar niezarejestrowany.
Kliknięcie przycisku podczas wprowadzania danych do pola Kod otwiera okno prezentujące listę
dostępnych towarów, umożliwiając wybranie towaru z kartoteki lub wpisanie do kartoteki nowego to-
waru.
Przycisk Nowy
Umożliwia wpisanie do kartoteki danych nowego towaru.
Przycisk Kartoteka towarów
4 – 6 Podręcznik użytkownika Symfonia Start Faktura i Kasa
MXFLPV2011P0001
Otwiera okno kartoteki towarów, umożliwiając korzystanie z dostępnych w tym oknie możliwości wy-
szukiwania; po wybraniu towaru i kliknięciu przycisku Użyj towar jest wpisywany do dokumentu.
Kliknięcie towaru na liście powoduje umieszczenie go w bieżącej pozycji towarowej wystawianego
dokumentu.
Ilość
W polu tym ustala się ilość towaru w danej pozycji towarowej. Po kliknięciu przycisku obok pola
Ilość program otwiera okno Właściwości pozycji. W oknie tym można przypisać pozycji towarowej
odrębny, inny niż dla całego dokumentu, schemat księgowania.
Cennik
W polu tym podpowiadana jest cena z cennika określonego wartościami pól typ ceny i rodzaj ceny.
Kliknięcie przycisku wprowadzania danych do pola Cennik otwiera okno prezentujące listę cen
sprzedaży zdefiniowanych dla tego towaru. Można wybrać z tej listy cenę z innego cennika niż okre-
ślony w nagłówku dokumentu; w pozycji towarowej zostanie wtedy wstawiony obok ceny symbol cen-
nika, z którego pochodzi cena (A, B lub C w przypadku cen netto, D w przypadku ceny brutto, I w
przypadku ceny indywidualnej).
Rabat
W polu tym prezentowana jest wartość upustu zależna od warunków sprzedaży dla nabywcy oraz od
wartości upustów ilościowych i indywidualnych dla towaru.
Cena
W zależności od rodzaju cen określonego w nagłówku dokumentu w polu tym prezentowana jest cena
netto lub brutto. Jest ona obliczana przez program na podstawie danych o warunkach sprzedaży dla
nabywcy oraz danych o wartościach upustów ilościowych i indywidualnych dla towaru.
Wartość
Jest to wartość pozycji towarowej, w zależności od rodzaju cen określonego w nagłówku dokumentu
może być wartością netto lub brutto.
W trybie Pełny na formularzu prezentowane są oprócz omówionych powyżej także pola:
Opis
Jest to pole zawierające pełną nazwę lub opis towaru. Jego zawartość pobierana jest z kartoteki towa-
rów. Opis można modyfikować; maksymalna długość tekstu, który można wpisać w to pole wynosi
4000 znaków.
VAT
Zawiera ono wartość stawki podatku VAT dla pozycji towarowej
PKWiU
Zawiera ono symbol klasyfikacji lub Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług
Po wystawieniu dokumentu poniżej tabeli zawierającej pozycje towarowe pojawiają się napisy określa-
jące stan tego dokumentu. Nierozliczona płatność jest sygnalizowana napisem Do zapłaty i nierozli-
czoną kwotą. Kliknięcie na tym polu powoduje otwarcie okna wystawiania dokumentu płatności. Moż-
na tu zmodyfikować, potwierdzić lub wydrukować dokument płatności, można także zrezygnować z
jego wystawienia. Po całkowitym rozliczeniu dokumentu pojawia się napis ZAPŁACONO.
Płatności
Na stronie tej prezentowane są płatności związane z dokumentem oraz rozliczenie podatku VAT.
Można tu także zmieniać sposób naliczania tego podatku.
Ustalanie sposobu naliczania kwoty podatku VAT
Kwota podatku VAT dokumentu w poszczególnych stawkach może być obliczana jako iloczyn stawki
VAT oraz całkowitej wartości sprzedaży w danej stawce (metoda iloczynu – oznaczona gwiazdką *),
Sprzedaż 4 – 7
lub jako suma kwot cząstkowych podatku VAT pochodzących z poszczególnych pozycji towarowych
dokumentu o tej samej stawce (metoda sumy – oznaczona znakiem plus +). Po kliknięciu w obszarze
gwiazdki lub plusa (lub naciśnięciu klawisza skrótu Ctrl+V) pojawi się następujące okno:
Rys. 4-1 Ustalanie sposobu naliczania kwoty podatku VAT.
Domyślne ustawienia programu podpowiadają sposób iloczynowy. Można wybierać sposób naliczania
VAT dla każdego wystawianego dokumentu odrębnie, jednak tylko przed ostatecznym wystawieniem
tego dokumentu.
Inne dane
Na stronie oznaczonej zakładką Inne znajdują się następujące pola:
rodzaj
Pole to określa rodzaj, do którego jest przyporządkowany wystawiany dokument.
znacznik
W polu tym można przypisać dokumentowi jeden ze zdefiniowanych w programie znaczników graficz-
nych wybierając go z opuszczanej listy.
rejestr
Pole to określa rejestr dokumentów, do którego jest przyporządkowany wystawiany dokument. War-
tość domyślna jest pobierana z definicji typu dokumentu.
księgowanie
Określa schemat księgowania dla dokumentu. Poszczególnym pozycjom towarowym można przypisać
inne schematy księgowań (okno Właściwości pozycji).
Sprzedaż niepodlegająca VAT
W dokumentach sprzedaży bez VAT nie są prezentowane pola dotyczące obliczania tego podatku,
poza tym dokument ten wypełnia się tak samo jak Fakturę VAT.
4 – 8 Podręcznik użytkownika Symfonia Start Faktura i Kasa
MXFLPV2011P0001
Rys. 4-2 Przykład dokumentu sprzedaży bez VAT.
Szczególnym typem dokumentu o charakterze rachunku jest rachunek SR1, którego nazwę można
dowolnie zmienić, np. na Faktura VAT. Istnieje możliwość uzyskania wydruku z umieszczonymi ko-
lumnami: stawka (w tej pozycji pojawia się wartość NP = nie podlega), kwota VAT oraz kwota brutto.
Wydruk wykonuje się za pomocą raportu Dokument VAT nie podlega.
Operacje na wystawionym dokumencie sprzedaży
Po wystawieniu dokumentu przyciski Wystaw i Usuń wymieniają się na przyciski Drukuj i Operacje.
Przycisk Drukuj udostępnia ustalanie parametrów wydruku i drukowanie dokumentu, przycisk Opera-
cje - pozostałe operacje, jakie można przeprowadzić na tym dokumencie. W przypadku dokumentów
sprzedaży są to:
• Wystawienie dokumentu korygującego sprzedaży
• Unieważnienie (Anulowanie) wystawionego dokumentu
• Wprowadzenie poprawek bezpośrednio na dokumencie
Także rozliczanie dokumentu płatnościami staje się możliwe dopiero po jego wystawieniu.
Aby otrzymać wydruk zgodny z formatem Faktura VAT marża, należy wydrukować Fakturę VAT
korzystając z raportu Faktura turystyczna.
Unieważnienie (Anulowanie) wystawionego dokumentu
Wystawiony dokument można anulować (unieważnić) po wybraniu przycisku Anuluj dokument w
oknie Operacje, a następnie po podaniu powodu anulowania i potwierdzeniu operacji. Jeśli dokument
został zaznaczony jako wyeksportowany do programu Finanse i Księgowość, wówczas pojawi się
ostrzeżenie, ale jego anulowanie będzie możliwe. Dokumenty anulowane zostaną pominięte przy eks-
portowaniu do programu Finanse i Księgowość. Dokument anulowany jest oznaczony czerwonym
„stemplem” ANULOWANO, a jego numer na liście wyboru jest zapisany pismem pochyłym.
Wystawianie dokumentu korygującego
Po wybraniu przycisku Koryguj dokument w oknie Operacje pojawia się okno wystawiania dokumen-
tu korygującego, w którym można wprowadzić poprawne wartości. Aby korygować dane podstawowe
dokumentu (dane kontrahenta, warunki płatności) należy wpisać poprawne wartości do odpowiednich
pól. Nie można korygować kodu kontrahenta.
Sprzedaż 4 – 9
Rys. 4-3 Okno dokumentu korygującego.
Aby korygować pozycję dokumentu, należy ją wskazać i wybrać przycisk Utwórz korektę. Zmieni się
schemat prezentowania danych, umożliwiając wprowadzanie korekt. Pokazane będą również wartości
wyjściowe. Po wpisaniu poprawnych wartości do odpowiednich pól program sam naliczy wartości, o
które trzeba skorygować dane wyjściowe i zaprezentuje je w polach poniżej tabelki. Nie można kory-
gować kodu towaru. Jako datę sprzedaży program podpowiada datę sprzedaży z dokumentu korygo-
wanego. Aby usunąć korektę, należy wskazać pozycję do usunięcia i wybrać przycisk Usuń korektę.
Aby skorygować wszystkie pozycje dokumentu na zero (zwrot całkowity), należy wybrać przycisk
Utwórz korektę, wciskając jednocześnie klawisz Shift (Klawisz skrótu: Alt+X). Skorygowane do zera
zostaną wszystkie pozycje dokumentu, nawet te, które były wcześniej korygowane do innych wartości.
Po wystawieniu dokumentu można sprawdzić dane korekty i postać dokumentu po korekcie, przejść
bezpośrednio do danych dokumentu korygowanego lub wydrukować dokument.
W czasie wystawiania korekty sprzedaży można wprowadzić datę zgodnie z potwierdzeniem odbioru
dokumentu korygującego - za pomocą operacji Zmień datę wejścia do rejestru, dostępnej w menu
kontekstowym. W ustawieniach wydruku Faktura VAT korygująca dostępna jest opcja Stan rozli-
czenia z dnia wystawienia, umożliwiająca wydrukowanie na duplikacie faktury wartości do zapłaty z
dnia wystawienia dokumentu.
Wprowadzanie poprawek na dokumencie
Po wybraniu przycisku Edytuj dokument w oknie Operacje dokument staje się dostępny dla edycji.
Wydruk rejestrów VAT
Wydruk rejestrów VAT następuje po wybraniu z menu Zestawienia w karotece Dokumentów opcji
Rejestry dokumentów sprzedaży. Po wybraniu rejestru, zakresu dat i obliczeniu wartości (przycisk
Oblicz lub Alt+B), wybraniu drukowania raportu, można wybrać układ Po dacie wystawienia doku-
mentu lub Po dacie wejścia do rejestru. Wydruk według dat wystawienia dokumentu prezentuje całą
wartość dokumentu. Wydruk według dat wejścia do rejestru przedstawia zapisy uszeregowane według
dat powstania obowiązku podatkowego. W przypadku dokumentów wystawianych metodą kasową i
zapłaconych w częściach, każdy z częściowych zapisów jest prezentowany odrębnie.
W przypadku stosowania metody kasowej dla wybranych dokumentów można uzyskać zestawienie
uwzględniające powstanie bądź nie obowiązku podatkowego. Wydruk otrzymuje się zaznaczając w
kartotece Dokumentów wybrane pozycje, a następnie z menu Zestawienia opcję Wykonaj raport i
Rejestr po dokumentach sprzedaży.
4 – 10 Podręcznik użytkownika Symfonia Start Faktura i Kasa
MXFLPV2011P0001
Rozliczenia finansowe
Kartoteka Pieniądze
Przy wystawianiu dokumentu handlowego oprócz przekazania towaru czy też wykonania usługi wy-
stępuje zawsze równolegle transakcja pieniężna, polegająca na przekazaniu pieniędzy w formie go-
tówki, czeku, karty płatniczej, itp. lub zarejestrowaniu przyszłej zapłaty. Stan i przepływ pieniędzy w
programie - informacje o wszystkich dokonanych oraz należnych wpłatach i wypłatach pieniężnych -
są rejestrowane w kartotece Pieniądze.
Podstawową formą organizacji danych w tej kartotece jest grupowanie w rejestrach pieniężnych. Są to
jakby szuflady, w których umieszczamy i przechowujemy pieniądze – reprezentowane w systemie
przez dokumenty płatności. Można je wypłacać z danej szuflady, wpłacać do niej, przekładać z jednej
do drugiej. Grupowanie dokumentów płatności w rejestrach jest jednopoziomowe. W programie Start
Faktura i Kasa można utworzyć rejestry trzech typów: gotówkowy, bankowy i inny. Są one odpowied-
nikami trzech podstawowych typów operacji pieniężnych – wpłaty lub wypłaty gotówki, rejestracji prze-
lewów własnych lub obcych, wszystkich innych operacji pieniężnych (karty płatnicze, czeki itp.). W
kartotece Pieniądze istnieją zawsze trzy nieusuwalne rejestry pieniężne (po jednym dla każdego typu,
o nazwach domyślnych BANK, INNE i KASA - nazwy te można zmienić) oraz rejestry utworzone przez
użytkownika.
Definiowanie rejestrów pieniężnych
Aby utworzyć nowy rejestr należy otworzyć okno kartoteki pieniędzy, wybrać stronę Rejestry płatno-
ści, a następnie przycisk Nowy. Otworzy się okno Nowy: rejestr płatności, umożliwiający określenie
parametrów tworzonego rejestru.
5 – 2 Podręcznik użytkownika Symfonia Start Faktura i Kasa
MXFLPV2011P0001
Rys. 5-1 Okno definiowania rejestru płatności.
Tworząc rejestr pieniężny należy zawsze określić następujące jego parametry:
Nazwa rejestru
Każdy rejestr ma unikalną nazwę, nadaną mu przez użytkownika (nie można dwóch rejestrów nazwać
identycznie). Nazwa ta pojawia się na wszystkich listach wyboru, na których należy określić rodzaj
dokonywanej płatności.
Typ rejestru
W programie Faktura i Kasa można utworzyć rejestry trzech typów: gotówkowy, bankowy i inny. Re-
jestr każdego z typów jest oznaczony innym symbolem graficznym. W rejestrze danego typu można
rejestrować tylko odpowiednie, ściśle określone typy dokumentów płatności. Wartość tego pola jest
modyfikowalna do chwili wystawienia pierwszego dokumentu wpłaty lub wypłaty w danym rejestrze.
Rejestr aktywny
Określa aktywność lub nieaktywność rejestru, czyli to, czy dany rejestr pojawia się na listach wyboru
rodzaju płatności w programie, czy też nie. Dany rejestr można w dowolnej chwili uaktywnić bądź za-
blokować, zmieniając wartość tego pola.
Forma płatności
Opis formy płatności dokonanej w danym rejestrze. Pojawia się wraz z nazwą rejestru na listach wybo-
ru formy płatności w programie, oraz wykorzystywany jest przy wydruku dokumentów sprzedaży jako
forma płatności.
Limit kredytu
Należy wprowadzić kwotę limitu.
Tryb rozliczania
Określa sposób domyślnego rozliczania należności podczas wystawiania dokumentu handlowego z
płatnością natychmiastową. Istnieją trzy tryby rozliczania takich należności:
• Automatyczny
Gdy użytkownik wystawia dokument handlowy, program sam rejestruje fakt zapłaty i rozlicza doku-
ment.
• Półautomatyczny
Bezpośrednio po wystawieniu dokumentu handlowego program wyświetla odpowiednie okno z płatno-
ścią za ten dokument. Użytkownik może wtedy zmodyfikować, potwierdzić, wydrukować dokument
płatności lub zrezygnować z jego wystawienia. Tryb ten jest wygodny w sytuacji, gdy to samo stanowi-
sko służy do wystawiania dokumentów handlowych jak i regulowania płatności.
Rozliczenia finansowe 5 – 3
• Ręczny
Program zawsze rejestruje tylko nie rozliczoną należność lub zobowiązanie za dokument handlowy,
nie starając się ich rozliczyć. Aby zarejestrować płatność i rozliczyć taką należność lub zobowiązanie,
użytkownik musi sam ręcznie odnaleźć odpowiedni dokument i wystawić dla niego dokument płatno-
ści.
Dokument wpłaty / seria
Pole określające domyślny typ dokumentu wpłaty oraz serię proponowaną przez program przy reje-
strowaniu wpłaty w danym rejestrze pieniężnym. Przy automatycznym trybie rozliczania należności
program wystawia nowy dokument wpłaty tego właśnie typu i serii.
Dokument wypłaty / seria
Pole określające domyślny typ dokumentu wypłaty oraz serię proponowaną przez program przy reje-
strowaniu wypłaty z danego rejestru pieniężnego. Przy automatycznym trybie rozliczania należności
program wystawia nowy dokument wypłaty tego właśnie typu i serii.
Zakładka Salda
Prezentuje stany płatności i rozrachunków z wybranego rejestru.
Kolumna Waluta
Widoczny jest tu symbol waluty użytej na dokumentach - PLN.
Kolumna Stan rozrachunków
Wartości w tej kolumnie nie można modyfikować w trakcie pracy. Prezentuje sumę wartości wszyst-
kich wystawionych i nierozliczonych dokumentów. Należności zwiększają tę wartość a zobowiązania
zmniejszają. Wartosć pola zmienia się automatycznie ze zmianą wartości rozrachunków zarejestro-
wanych w rejestrze.
Kolumna Stan płatności
Wartości w tej kolumnie nie można modyfikować w trakcie pracy. Prezentuje sumę wartości wszyst-
kich dokumentów płatności w danej walucie w danym rejestrze. Prezentuje sumę wartości wszystkich
wystawionych dokumentów płatnościw danym rejestrze. Dokuemnty płatności o charakterze wpłaty
zwiększają ten stan, o charakterze wypłaty zmniejszają. Wartosć pola zmienia się automatycznie wraz
z rejestracją nowych płatności w danym rejetrze.
UWAGA Wartość pola Stan płatności można zmieniać tylko do chwili zarejestrowania pierwszej
płatności. W momencie tworzenia nowego rejestru można od razu przypisać mu odpo-
wiedni stan płatności – stan początkowy. Stan początkowy rejestru płatności można
wprowadzić poprzez użycie raportu pomocniczego Wprowadzenie stanu początko-
wego rejestru płatności, który znajduje się w: Kartoteka/Raporty/Pomocnicze.
.
Rys. 5-2 Tworzenie rejestru typu bankowego – dane rachunku bankowego.
5 – 4 Podręcznik użytkownika Symfonia Start Faktura i Kasa
MXFLPV2011P0001
Po wybraniu listka Inne można zdefiniować parametry raportu płatności dla rejestru oraz (w przypadku
rachunku typu bankowego) dane rachunku bankowego.
Szablon numeracji
W polu tym można ustalić szablon numeracji raportów płatności dla rejestru.
Symbol FK
Symbol dokumentu wykorzystywany w programie Finanse i Księgowość.
Obsługuj jak
Symbol dokumentu w programie Finanse i Księgowość, który będzie odpowiednikiem tego raportu
płatności.
Bank, Adres, Numer rachunku
Pola te pojawiają się w opisie rejestru tylko wtedy, gdy jest on rejestrem typu bankowego. Są one
wykorzystywane przez program przy wydruku dokumentu sprzedaży, określając dokładnie rachunek
bankowy, na który kontrahent powinien dokonać wpłaty.
UWAGA Ponieważ firma może mieć kilka rachunków bankowych, dane rachunku bankowego
umieszczane na wydrukach są pobierane z danych rejestru płatności, a nie z danych
firmy.
konto FK rejestru
Jest to numer konta księgowego, wykorzystywanego podczas eksportu płatności do programu finan-
sowo-księgowego.
Należności i zobowiązania
Mówiąc o pieniądzach, które nam się należą, używamy terminu „należności”, o pieniądzach, które
jesteśmy komuś winni – terminu „zobowiązania”; całość zaś – to rozrachunki. Rozrachunki pojawiają
się w kartotece pieniędzy w momencie wystawienia dokumentu handlowego (sprzedaży lub zakupu) z
odroczonym terminem płatności. Wystawienie takiego dokumentu powoduje automatyczne powstanie
nierozliczonej należności lub zobowiązania w kwocie, na jaką opiewa dokument. Możliwe jest również
utworzenie dokumentu Należność lub Zobowiązanie dla zapisania w programie rozliczeń nie powią-
zanych z operacjami handlowymi. Aby utworzyć taki dokument należy w oknie kartoteki pieniędzy
kliknąć przycisk Wpłata lub Wypłata, a następnie wybrać z rozwijanej listy określającej charakter do-
kumentu należność lub zobowiązanie.
Rozrachunki prezentowane są na liście w kartotece pieniędzy kolorem ciemnoniebieskim, z wytłusz-
czonym numerem i pochyloną datą, kwoty zobowiązań są prezentowane ze znakiem ujemnym pi-
smem podkreślonym. Aby obejrzeć wszystkie dane opisujące rozrachunek, należy podwójnie kliknąć
lewym przyciskiem myszy wybraną pozycję listy bądź po wybraniu (podświetleniu jej) nacisnąć klawisz
Enter. Pojawi się wówczas okno prezentujące rozrachunek:
Rozliczenia finansowe 5 – 5
Rys. 5-3 Kartoteka pieniędzy – okno należności.
W oknie tym znajdują się następujące pola:
Rejestr
Forma płatności oraz nazwa rejestru, w którym zarejestrowany jest dany rozrachunek.
Charakter dokumentu
Określenie, czy prezentowany dokument jest wpłatą, wypłatą, należnością czy zobowiązaniem.
Rozrachunek
Rozrachunki są oznaczane numerem dokumentu handlowego, którego wystawienie spowodowało ich
powstanie. Z dokumentem handlowym związany może być tylko jeden rozrachunek. Całkowite rozli-
czenie rozrachunku oznacza jednocześnie całkowite rozliczenie dokumentu handlowego z nim zwią-
zanego. Aby szybko odnaleźć dokument handlowy związany z danym rozrachunkiem, wystarczy po-
dwójnie kliknąć myszką na tym polu.
Dane kontrahenta
Pola, za wyjątkiem kodu kontrahenta rozrachunków wpisanych ręcznie do kartoteki Pieniądze, niedo-
stępne do edycji, prezentujące podstawowe dane kontrahenta, któremu przypisany jest dany rozra-
chunek.
Data rozrachunku
Data powstania rozrachunku – data wystawienia dokumentu handlowego, który generuje dany rozra-
chunek lub dokumentu Należność bądź Zobowiązanie utworzonego ręcznie przez użytkownika.
Termin płatności
Termin, w którym rozrachunek powinien być rozliczony – termin płatności na dokumencie handlowym.
Kwota rozrachunku
Równa kwocie brutto nie rozliczonego dokumentu handlowego lub w przypadku rozrachunku utworzo-
nego ręcznie podana przez użytkownika w dokumencie Należność lub Zobowiązanie. Gdy kwota roz-
liczeń równa się kwocie rozrachunku (rozrachunek jest rozliczony), znika on z list.
Opis
Krótki opis rozrachunku, do wykorzystania przez użytkownika.
Tabela rozliczeń
Tabela rozliczeń zawiera opisy dokumentów płatności rozliczających dany rozrachunek. Po przejściu
do edycji użytkownik widzi oprócz płatności już rozliczających dany rozrachunek wszystkie nierozl i-
5 – 6 Podręcznik użytkownika Symfonia Start Faktura i Kasa
MXFLPV2011P0001
czone płatności danego kontrahenta (zaliczki) i może określić, która z tych płatności ma rozliczać edy-
towany rozrachunek (i w jakiej kwocie). Gdy nie ma żadnych nierozliczonych płatności, użytkownik
może utworzyć nową płatność dla rozliczenia bieżącego rozrachunku.
Rozliczone
Suma wszystkich kwot cząstkowych rozliczeń pochodzących od płatności.
Do rozliczenia pozostało
Różnica pomiędzy kwotą rozrachunku a kwotą rozliczeń.
Osoby mające odpowiednie uprawnienia mogą edytować kwotę i opis rozrachunku. Daty rozrachunku
oraz jego przyporządkowanie do konkretnego rejestru można zmienić tylko przez edycję danych do-
kumentu, z którym ten rozrachunek jest związany (Operacje – Edytuj dokument).
Płatności
Termin ten oznacza pieniądze, które zostały faktycznie przekazane lub przyjęte przez firmę (w wyniku
wypłat lub wpłat kontrahentów). W programie Faktura i Kasa Start płatności są reprezentowane przez
dokumenty płatności, wykorzystywane także do obsługi rozliczeń. Są to dokumenty o charakterze
wpłaty lub wypłaty gotówkowej (KP, KW), wpłaty lub wypłaty bankowej (przelew) oraz innej wpłaty lub
wypłaty. To, jaki dokument płatności można wystawić, zależy od rejestru, w którym ma być umiesz-
czony. Ponadto dla zarejestrowania przeniesienia pieniędzy z jednego rejestru do drugiego wystawia-
ne są dokumenty wpłaty i wypłaty wewnętrznej.
Rejestracji płatności można dokonać:
• podczas rozliczania dokumentu handlowego – operacja Nowa płatność,
• podczas rozliczania rozrachunku – operacja Rozlicz nową płatnością,
• bezpośrednio z kartoteki pieniędzy – operacje Wpłata i Wypłata.
Dokument płatności zawiera następujące pola:
Rejestr
Nazwa rejestru płatności, w którym zarejestrowana jest dana płatność.
Charakter dokumentu
Określenie, czy prezentowany dokument jest wpłatą, wypłatą, należnością czy zobowiązaniem.
Rys. 5-4 Okno płatności.
Typ dokumentu
Rozliczenia finansowe 5 – 7
Wartość wybierana z opuszczanej listy. Na liście tej dostępne są tylko typy dokumentów pasujące do
typu rejestru (gotówkowy, bankowy, inny) i typu płatności (wpłata lub wypłata) które zostały określone
w polach Rejestr i Charakter dokumentu.
Seria dokumentu
Nazwa serii, dostępnej dla danego typu dokumentu.
Numer dokumentu
Numer dokumentu nadawany jest przez program automatycznie, na podstawie szablonu określonego
w ustawieniach programu.
Wybór kontrahenta, pracownika lub urzędu
Po kliknięciu piktogramu obok pola Kod kontrahenta wyświetlana jest lista opcji: Kontrahent, Pra-
cownik, Urząd. Można tu określić, do której kategorii należy kontrahent, dla którego wystawiamy do-
kument płatności. Dla każdej z kategorii program wyświetla inny piktogram.
Kod kontrahenta
Można tu podać kod kontrahenta, pracownika lub urzędu, którego dotyczy dokument płatności.
Podstawowe dane kontrahenta
Rozwinięcie danych wynikających z podanego kodu kontrahenta. Pola te są niedostępne dla edycji.
Nie można więc wpisać kontrahenta wpłacającego lub wypłacającego pieniądze, jeśli nie jest on zare-
jestrowany w kartotece kontrahentów programu.
Data płatności
Data zarejestrowania płatności, domyślnie podpowiadana jest data systemowa.
Kwota
Kwota dokonywanej płatności.
Opis
Krótki opis płatności.
Tabela rozliczeń
Jest to tabela określająca należności lub zobowiązania i kwoty rozliczeń dokonane z wykorzystaniem
wystawianej płatności. Przy wystawianiu dokumentu płatności, po określeniu kontrahenta dokumentu
tabela ta prezentuje wszystkie należności lub zobowiązania danego kontrahenta (zależnie od typu
rejestrowanej płatności). Prezentowane są: termin płatności, numer rozrachunku, kwota tego rozra-
chunku, kwota jego rozliczenia, rejestr, w którym dany rozrachunek jest zarejestrowany.
Płatność rozliczona
Znacznik rozliczenia bądź nierozliczenia płatności. Gdy kwota płatności jest równa kwocie rozliczeń
należności, płatność traktowana jest domyślnie jako rozliczona, w innym przypadku – jako nie rozli-
czona. Użytkownik może wymusić ustawienie wartości tego znacznika zgodnie ze swoim życzeniem.
W zależności od wartości znacznika dana płatność prezentowana jest w różny sposób – płatności nie
rozliczone mają na listach wytłuszczony numer i kwotę, rozliczone prezentowane są czcionką nor-
malną. Ponadto daną płatność można odnaleźć w wyborach albo na liście płatności rozliczonych, albo
nierozliczonych.
Rozliczone
Podsumowanie wszystkich kwot cząstkowych rozliczeń.
Do rozliczenia pozostało
Różnica pomiędzy kwotą płatności a kwotą rozliczeń.
Dokument płatności dla danego kontrahenta związany z dokonywaniem rozliczeń można wystawiać
na dwa sposoby.
5 – 8 Podręcznik użytkownika Symfonia Start Faktura i Kasa
MXFLPV2011P0001
1. Znamy kwotę płatności i do niej dostosowujemy odpowiednie rozliczenia.
Po określeniu podstawowych danych, wpisujemy kwotę płatności, następnie zaznaczamy na liście
rozliczeń odpowiednie pozycje. Ostania zaznaczona należność rozliczana jest do takiej kwoty, która
wyrównuje kwotę płatności z całkowitą kwotą rozliczeń.
2. Znamy rozliczenia i na ich podstawie określamy kwotę płatności.
Po określeniu podstawowych danych, NIE WPISUJEMY kwoty płatności, przechodząc do tabeli rozli-
czeń, i w tabeli tej zaznaczamy wybrane należności lub zobowiązania. Kolejno podawane kwoty rozli-
czeń zwiększają odpowiednio kwotę płatności. Program pracuje w tym trybie do pierwszej ręcznej
zmiany kwoty płatności, po tej zmianie pracuje w trybie pierwszym.
Nie rozliczone płatności mogą być wykorzystywane przy edycji rozrachunków.
Płatności wewnętrzne
Płatności opisane wcześniej można nazwać zewnętrznymi. Do rejestrowania przepływu pieniędzy
pomiędzy rejestrami pieniężnymi wewnątrz firmy służą dokumenty o charakterze wpłaty wewnętrznej i
wypłaty wewnętrznej.
Przy określaniu typu dokumentu podczas wystawiania dokumentu płatności zawartość opuszczanej
listy typów dokumentów podzielona jest na dwie części. W górnej części tej listy przedstawione są
„zewnętrzne” typy dokumentów płatności, które w danym kontekście (wybrany rejestr i typ płatności)
można wystawić, natomiast w dolnej części – dostępne w danej chwili dokumenty „wewnętrzne”.
Po wybraniu z tej listy dokumentu wewnętrznego okno zmienia swój wygląd: znika tabela rozliczeń,
znikają dane kontrahenta, pojawia się natomiast pole umożliwiające określenie przeciwstawnego reje-
stru pieniężnego, do którego lub z którego będą przenoszone pieniądze w podanej kwocie.
Rys. 5-5 Rejestracja płatności wewnętrznej.
Wystawienie dokumentu płatności wewnętrznej z określonym rejestrem przeciwstawnym, powoduje w
rzeczywistości powstanie pary dwóch skojarzonych dokumentów płatności – jednego o typie wpłaty,
drugiego o typie wypłaty.
Przy definiowaniu typu dokumentu płatności o charakterze wpłaty wewnętrznej lub wypłaty wewnętrz-
nej w polu korekta i seria korekty należy podać typ i serię dokumentu skojarzonego tworzonego przez
program przy wystawianiu płatności wewnętrznej.
Oba skojarzone dokumenty posiadają tę samą wartość płatności, ich pojawienie się modyfikuje odpo-
wiednio stany rejestrów pieniężnych, w których się znajdują. Dokumenty płatności wewnętrznych są
zawsze rozliczone, stąd brak tabeli rozliczeń.
Specjalnym zastosowaniem dokumentu płatności o charakterze wpłaty lub wypłaty wewnętrznej jest
wystawienie takiego dokumentu bez podania rejestru przeciwstawnego. Powstaje wówczas tylko je-
Rozliczenia finansowe 5 – 9
den dokument płatności (pierwszy z wyżej opisanej pary). Wystawienie takiego dokumentu zmienia
globalną ilość pieniędzy posiadanych przez firmę. Dokumenty takie można wystawiać w celu korekty
stanu danego rejestru.
Współpraca z programami księgowymi
Program Faktura i Kasa współpracuje z programami Symfonia Finanse i Księgowość, Symfonia Mała
Księgowość oraz Start Mała Księgowość, wchodzącymi w skład Systemów Symfonia® i Symfonia
®
Start. Współpraca z tymi programami polega na:
- automatycznym dekretowaniu wystawionych dokumentów,
- przekazywaniu do programu księgowego informacji zawartych w wystawionych dokumentach,
- przekazywaniu danych opisujących kontrahentów, pracowników i urzędy.
Informacje te są przekazywane w postaci plików tekstowych zapisanych w odpowiednim formacie.
Możliwe jest także automatyczne uzgadnianie zawartości kartotek kontrahentów, pracowników i urzę-
dów wykorzystywanych przez wymienione programy. W przypadku programu Symfonia Finanse i
Księgowość synchronizacja danych jest przeprowadzana przez program Start Faktura i Kasa, w przy-
padku programów Symfonia Mała Księgowość i Start Mała Księgowość jest ona w całości przeprowa-
dzana przez program księgowy (i nie będzie tutaj omawiana).
Synchronizacja kartotek
Ustawienie to ułatwia współpracę programów Start Faktura i Kasa oraz programu Symfonia Finanse i
Księgowość użytkowanych na tym samym komputerze. Bazy danych tych programów są rozdzielone,
jednakże, aby wymiana informacji między nimi przebiegała prawidłowo, konieczne jest uzgodnienie
(synchronizacja) zawartości kartotek kontrahentów, pracowników i urzędów wykorzystywanych przez
oba programy.
Rys. 5-6 Synchronizacja zawartości kartotek programów Start Faktura i Kasa i Finanse i Księgo-
wość.
Synchronizacja danych jest w całości przeprowadzana przez program handlowy. Aby program mógł ją
przeprowadzić, konieczne jest wskazanie plików zawierających dane opisujące firmę w programie
5 – 10 Podręcznik użytkownika Symfonia Start Faktura i Kasa
MXFLPV2011P0001
Finanse i Księgowość: katalogu firmy, bazy kontrahentów, bazy pracowników i bazy urzędów. Brak
wskazania oznacza, że odpowiednie kartoteki nie będą synchronizowane.
pole wyboru Automatyczna synchronizacja
Jeśli jest zaznaczone, wówczas program handlowy automatycznie uzgadnia dane zawarte we wska-
zanych kartotekach zgodnie z ustawieniami pól wyboru. Przed rozpoczęciem automatycznej synchro-
nizacji należy wykonać pełną synchronizację danych.
przycisk Synchronizacja kartotek
Uruchamia proces synchronizacji zawartości kartotek.
pole Wyloguj użytkownika z firmy
zaznaczenie pola dla zwykłego użytkownika powoduje wylogowanie go z firmy. Dla admina możliwe
jest opuszczenie firmy, wyłączenie synchronizacji bądź pozostawienie włączonej.
pole Wyłączaj automatyczną synchronizację w całej firmie
dla każdego użytkownika daje możliwość kontynuacji pracy lub wyjścia z firmy.
pola wyboru Zmiany danych kartotekowych FK
Określenie kierunku przekazywania danych - dane w programie handlowym są uzupełniane i aktuali-
zowane danymi z kartotek programu Finanse i Księgowość.
pola wyboru Zmiany danych kartotekowych firmy
Określenie kierunku przekazywania danych - dane kartotekowe programu Finanse i Księgowość są
uzupełniane i aktualizowane danymi z kartotek programu handlowego.
Po włączeniu przez użytkownika automatycznej synchronizacji lub przy próbie synchronizacji, program
w niektórych przypadkach usuwa dotychczasowe uzgodnienia. W takiej sytuacji pojawia się dodatko-
we pytanie:
Zwykły użytkownik: '...Program usunie dotychczasowe uzgodnienia. Czy kontynuować?' z przyciskami:
• Kontynuuj
• Anuluj - synchronizacja nie zostanie wykonana
Użytkownik Admin: '...Program usunie dotychczasowe uzgodnienia. Czy kontynuować?' z przyciskami:
• Kontynuuj
• Pozostaw uzgodnienia - po wybraniu tej opcji pojawia się następny komunikat z pytaniem czy na
pewno chcesz zsynchronizować dane wykorzystując dotychczasowe uzgodnienia - przyciski Tak\Nie
• Anuluj - synchronizacja nie zostanie wykonana
Schematy księgowań
Schematy księgowań udostępniają możliwość elastycznego definiowania kont, rozksięgowywanie
dokumentu na dowolną ilość dekretów oraz tworzenie wielu księgowań równoległych. Program umoż-
liwia definiowanie schematów księgowań zarówno na poziomie dokumentu jak i na poziomie pozycji
dokumentu – cały dokument jest wtedy dekretowany przy wykorzystaniu innego schematu niż pozycja,
która nie jest dla tego dokumentu typowa.
UWAGA Jeśli dla pozycji dokumentu został ustalony odrębny schemat księgowania, zmiany
schematu przyporządkowanego do całego dokumentu nie będą wpływały na księgowa-
nie tej pozycji. Aby wycofać się z określenia indywidualnego schematu księgowania,
należy ponownie wejść we właściwości pozycji i usunąć nazwę schematu z pola „księ-
gowanie”.
Rozliczenia finansowe 5 – 11
Tworzenie schematów
Dla każdej z klas dokumentów obsługiwanych przez program Faktura i Kasa (dokumenty sprzedaży,
dokumenty płatności) zdefiniowane są odrębne schematy księgowań. Definiowanie schematu polega
na umieszczaniu w nim kolejnych zapisów księgowych. Dla każdego zapisu podawane są następujące
parametry:
strona winien lub ma
konto numer konta, także z możliwością wykorzystania dalej opisanych parametrów i
makr,
równoległy zaznaczenie tego pola określa, że zapis będzie traktowany jako księgowanie
równoległe
typ kwoty czy określenie kwoty odnosi się do dokumentu czy pozycji,
określenie kwoty liczba podana w polu mnożnik (w polu kwota wybrane 1.00), lub jedna z kwot
występujących w dokumencie danej klasy. Będą to:
w dokumentach płatności: kwota dokumentu (wartość),
w dokumentach sprzedaży: netto, brutto i VAT
opis treść opisująca zapis
pozycja numer pozycji w dokumencie księgowym. Na pozycję składają się dwa lub wię-
cej zapisów, jeden na stronę winien lub ma i pozostałe na stronę przeciwstaw-
ną. Schemat księgowania może zawierać dowolną liczbę pozycji.
Przy tworzeniu schematów księgowań dla współpracy z programami Symfonia Mała Księgowość i
Start Mała Księgowość NIEKTÓRE Z PARAMETRÓW MAJĄ INNE ZNACZENIE:
Strona wartość tego parametru jest bez znaczenia
konto numer kolumny w Książce Przychodów i Rozchodów, lub numer stawki podatku w Ewi-
dencji Przychodów (rozliczanie według przepisów o podatku zryczałtowanym)
równoległy wartość tego parametru jest bez znaczenia
pozycja wartość tego parametru jest bez znaczenia
Kolejność pobierania schematów do dekretacji dokumentu
Podczas nadawania dekretów dokumentom wykorzystywane są zdefiniowane schematy według na-
stępującej kolejności:
- schemat przypisany do pozycji,
- schemat przypisany do dokumentu,
UWAGA W momencie tworzenia dokumentu zostaje do niego przypisany schemat księgowania
określony w rodzaju dokumentu.
- schemat przypisany do typu dokumentu,
- w przypadku korekty – schemat dla dokumentu korygowanego,
- schemat wzorca.
Przy dekretowaniu dokumentu korekty, kolejność pobierania schematów jest następująca:
- schemat przypisany do pozycji,
- schemat korygujący dla schematu przypisanego do korygowanej pozycji,
- schemat przypisany do dokumentu,
5 – 12 Podręcznik użytkownika Symfonia Start Faktura i Kasa
MXFLPV2011P0001
- schemat korygujący dla schematu przypisanego do dokumentu korygowanego,
- schemat przypisany do typu dokumentu,
- schemat korygujący dla schematu przypisanego do typu dokumentu korygowanego,
- schemat którym dekretowany jest dokument korygowany,
- schemat wzorca.
Jeśli odnaleziony schemat jest błędny – np. został usunięty z listy schematów – program traktuje to jak
brak schematu.
Parametry księgowań i makra
Do definiowania symboli kont oraz opisów dokumentów w schematach księgowań można wykorzystać
makra oraz parametry.
Parametry to symbole, które podczas dekretowania zostaną zastąpione odpowiednimi symbolami
kont. Są one podzielone na następujące grupy: ogólne, kontrahentów, pracowników, urzędów oraz
towarów. Parametry kontrahentów, pracowników, urzędów i towarów definiowane są poprzez wzorce
parametrów. Wzorzec parametrów zawiera listę nazw parametrów w danej grupie (odpowiednio kon-
trahenci, pracownicy, urzędy lub towary), oraz wartości, które zostaną podstawione, jeśli występujący
w dokumencie kontrahent, pracownik, urząd lub towar nie będzie przyporządkowany do określonej
podgrupy. Dla wszystkich podgrup występujących w obrębie grupy określane są wartości tych samych
parametrów. Poza predefiniowanymi parametrami (opisanymi poniżej), użytkownik może definiować
własne parametry. Przy określaniu wartości parametrów można korzystać z makr. Umieszczając pa-
rametr w schemacie księgowania należy poprzedzić jego nazwę znakiem “#”.
Makra są to symbole, które podczas dekretowania dokumentu zostaną zastąpione odpowiednimi
identyfikatorami FK.
Predefiniowane parametry ogólne do wykorzystania w numerze konta
IVS konto VAT należny
IVZ konto VAT naliczony
IVZK konto korekt VAT-u naliczonego
IVSK konto korekt VAT-u należnego
ISPD konto środki pieniężne w drodze
ISN konto sprzedaż netto
Predefiniowane parametry kontrahentów, pracowników i urzędów do wykorzystania w numerze
konta
khSP konto odbiorcy (wpłata) khZK konto dostawcy (wypłata)
Predefiniowane parametry towarów do wykorzystania w numerze konta
twSP konto sprzedaży
Makra wykorzystywane do definiowania numerów kont
W definiowaniu kont można wykorzystywać następujące symbole, które podczas dekretowania doku-
mentu zostaną zastąpione odpowiednimi identyfikatorami FK:
#K identyfikator FK kontrahenta, urzędu lub pracownika, w przypadku kontrahenta incydentalnego
podstawiona zostanie wartość pusta
#U identyfikator FK urzędu,
#P identyfikator FK pracownika,
#T identyfikator FK danych towaru, do użycia tylko w zapisach typu pozycja, w zapisach typu
dokument daje wartość pustą,
Rozliczenia finansowe 5 – 13
#RK konto FK rodzaju kontrahenta, pracownika lub urzędu, przy dekretowaniu zapisu odnoszącego
się do kontrahenta incydentalnego daje wartość pustą,
#RT konto FK rodzaju towaru, ma sens tylko dla zapisów typu pozycja, w zapisach typu dokument
daje wartość pustą,
#RD konto FK rodzaju dokumentu.
#RP konto FK rejestru pieniężnego.
Makra wykorzystywane w polu Opis
W polu opis można wykorzystywać następujące makra
#N numer dokumentu,
#D data dokumentu,
#O opis dokumentu,
#P opis pozycji, w przypadku zapisu dla całego dokumentu podstawione zostaną złączone opisy
kolejnych pozycji,
#K kod kontrahenta w programie Faktura i Kasa
#A nazwa kontrahenta,
#T kod asortymentu w programie Faktura i Kasa, w przypadku zapisu dla całego dokumentu pod-
stawione zostaną złączone kody asortymentów z kolejnych pozycji.
#R numer rozrachunku (w kartotece Pieniądze programu Faktura i Kasa),
#RP nazwa rejestru pieniężnego
Makra #R i #RP nie mogą wystąpić w polu Treść dokumentu, gdyż dotyczą dokumentów płatności,
które zawsze wysyłane są w postaci dokumentu zbiorczego, w którym dokument z programu Faktura i
Kasa jest jedynie zapisem w dokumencie w Finanse i Księgowość.
Kolejność pobierania parametrów
Program odnajdując nazwę parametru na liście parametrów grupy sprawdza, do jakiej podgrupy nale-
ży ten towar, kontrahent, pracownik lub urząd. Jeśli w danych elementu (towaru itd.) nie znajduje się
określenie podgrupy, program sprawdza w danych rodzaju. Jeśli również w danych rodzaju nie ma
określenia podgrupy pobiera wartość parametru ze wzorca grupy. Dla elementów, które nie są okre-
ślone w kartotece (kontrahent incydentalny, czy asortyment wpisywany bezpośrednio do dokumentu)
pobierane są wartości parametrów określone we wzorcu.
Eksport danych dokumentów do programów księgowych
Dokumenty handlowe
Do eksportu wystawionych dokumentów sprzedaży do programu księgowego służy funkcja Eksport
danych. Dostępna jest ona z poziomu kartoteki dokumentów pod przyciskiem Operacje. Przed wywo-
łaniem funkcji należy zaznaczyć te dokumenty sprzedaży, które mają być przesłane do programu
Symfonia Finanse i Księgowość, Symfonia Mała Księgowość LUB Start Mała Księgowość, a następ-
nie wybrać operację Eksport danych. W wyświetlonym oknie należy wybrać rodzaj eksportu danych,
a następnie określić katalog dyskowy, na który zostaną zapisane dane eksportowanych dokumentów
(UWAGA: kolejny eksport danych na ten sam katalog dyskowy USUWA wszystkie dane związane z
poprzednim eksportem).
5 – 14 Podręcznik użytkownika Symfonia Start Faktura i Kasa
MXFLPV2011P0001
Rys. 5-7 Okno Eksport danych do FK.
Podczas eksportu użytkownik programu może określić następujące parametry tej operacji:
• oznaczaj wyeksportowane dokumenty
powoduje oznakowanie wyeksportowanych dokumentów sprzedaży, prezentowane jako znak .
• nie eksportuj oznakowanych dokumentów
działa w połączeniu z poprzednim parametrem; jeśli w trakcie eksportu program natrafi na dokument
oznakowany przez poprzedni eksport, pominie go - dane tego dokumentu nie zostaną wyeksportowa-
ne.
Podczas eksportu danych dokumentów program pomija wszystkie dokumenty anulowane.
Dokumenty płatności
Dane dokumentów płatności nie są przesyłane do programu księgowego w postaci poszcze-
gólnych prostych dokumentów płatności takich jak KP czy KW. Podstawą przesyłania danych są w
tym przypadku złożone dokumenty płatności – raporty płatności, takie jak Raport Kasowy, Raport
Bankowy czy inne. Wszystkie proste dokumenty płatności zarejestrowane danego dnia w danym
rejestrze pieniężnym zbierane są przez program Faktura i Kasa w jeden raport płatności.
I tak np. dla wszystkich operacji KP, KW, ewentualnych wpłat i wypłat wewnętrznych z konkretnego
rejestru kasowego z jednego dnia, program tworzy zawsze jeden złożony dokument płatności – Ra-
port Kasowy o odpowiednim numerze zbierający w sobie wszystkie proste dokumenty płatności. Zło-
żony dokument nie zastępuje prostych dokumentów płatności. Są one zawsze dostępne w kartotece
pieniędzy.
Raporty płatności są tworzone i zarządzane przez program automatycznie, bez potrzeby ingerencji
użytkownika. Użytkownik może ustalić jedynie nazwę i szablon numeracji tych dokumentów oraz zmo-
dyfikować numer utworzonego przez program raportu płatności.
Operacja eksportu danych płatności dostępna jest z okna zestawienia Raporty płatności kartoteki
pieniędzy (Pieniądze – Zestawienia – Raporty płatności). Po wybraniu tego zestawienia i określeniu
jego parametrów (za jaki okres oraz dla jakich rejestrów pieniężnych) na ekranie pojawia się lista
utworzonych przez program raportów płatności. Funkcja Eksport danych jest dostępna pod przyci-
skiem Operacje tej listy.
Przed wykonaniem operacji eksportu należy zaznaczyć te raporty płatności, które mają b yć przesłane
do programu księgowego. Po zaznaczeniu odpowiednich dokumentów należy wybrać operację Eks-
port danych, a następnie rodzaj eksportu i określić katalog dyskowy, na który zostaną zapisane dane
eksportowanych raportów (UWAGA: kolejny eksport danych na ten sam katalog dyskowy USUWA
wszystkie dane związane z poprzednim eksportem).
Rozliczenia finansowe 5 – 15
Rys. 5-8 Okno Eksport danych do FK (dokumenty płatności).
Podczas eksportu użytkownik programu może określić następujące parametry operacji:
• oznaczaj wyeksportowane dokumenty
powoduje specjalne oznakowanie wyeksportowanych dokumentów sprzedaży, prezentowane na
ekranie jako znak •.
• nie eksportuj oznakowanych dokumentów
działa w połączeniu z poprzednim parametrem; jeśli w trakcie eksportu program natrafi na
dokument oznakowany przez poprzedni eksport, pominie go - dane tego dokumentu nie zostaną wy-
eksportowane.
• eksportuj jako raport zbiorczy
wybranie tej opcji powoduje, że wszystkie wybrane raporty płatności zostaną przesłane do programu
Finanse i Księgowość jako jeden zbiorczy raport.