ROLA KOMPUTERA W PRZETWARZANIU

INFORMACJI

Komputery są obecnie najczęściej występującymi środkami technicznymi, wykorzystywanymi do wspomagania prac biurowych. Zorientowane są na

obsługę takich procesów biurowych jak:

• Planowanie zadań i kontrola ich realizacji oraz zarządzanie czasem w biurze;

• Tworzenie, przekazywanie, przechowywanie oraz wyszukiwanie różnego rodzaju dokumentów;

• Zakładanie i obsługa zbioru dokumentów;

• Wyszukiwanie, kopiowanie i archiwizowanie informacji oraz tworzenie raportów i zestawień okresowych i na żądanie;

• Wymiana informacji między poszczególnymi pracownikami biura i komórkami organizacyjnymi;

• Typowe obliczenia administracyjno-biurowe, tworzące tzw. transakcje rutynowe;

• Emisja informacji wewnętrznej i zewnętrznej.

W pracach biurowych powszechnie wykorzystuje się komputery osobiste (PC -Personel Computer). Warunkiem stosowania komputera jest dostęp do odpowiedniego oprogramowania.

Oprogramowaniem nazywamy ogół środków programowych dostępnych w ramach systemu komputerowego, w którym podstawowym elementem jest pojedynczy program. Program jest specyficznym opisem sposobu rozwiązania pewnego zadania. Rozróżniamy oprogramowanie systemowe i użytkowe.

Oprogramowanie systemowe jest zbiorem programów pozwalającym realizować zadania za pomocą komputera. Wśród nich możemy wyróżnić programy, bez których praca na komputera byłaby niemożliwa, np.. system operacyjny (MS DOS, WINDOWS, UNIX, LINUX, NOVELL NetWare). Organizują one działania wszystkich elementów i urządzeń komputera.

Oprogramowanie użytkowe obejmuje zbiór programów lub pakietów programowych realizujących konkretne zadania merytoryczne i spełniające określone potrzeby poszczególnych użytkowników komputera.

Do przetwarzania informacji w pracach biurowych wykorzystywane są najczęściej cztery grupy oprogramowania użytkowego:

1. Edytory tekstu – zamieniają komputer w inteligentną maszynę do pisania

2. Arkusze kalkulacyjne – olbrzymia tabela wykonująca automatyczne obliczenia

3. Bazy danych - programy do prowadzenia różnych archiwów wyposażonych w bogate mechanizmy wyszukiwania informacji

4. Programy:

• do tworzenia grafiki – wykresów, rysunków, prezentacji

• komunikacyjne – umożliwiają komunikowanie się z innymi ludźmi za pomocą różnych mediów (faks, poczta elektroniczna, Internet).

Szczególne miejsce wśród programów użytkowych na rynku polskim, de facto tworzący standard w zakresie uniwersalnych, narzędziowych

pakietów biurowych zajmuje Microsoft Office. W skład pakietu wchodzą następujące aplikacje:

• Edytor tekstu Microsoft Word

• Arkusz kalkulacyjny Microsoft Excel

• Program do tworzenia prezentacji Microsoft PowerPoint

• System zarządzania bazą danych Microsoft Access

• Program do organizacji informacji biurowych komunikacji Microsoft Outlook.

Edytor tekstu MS Word jest profesjonalnym narzędziem do przetwarzania tekstów. Posiada wiele automatycznych funkcji

ułatwiających pracę, do których możemy zaliczyć m.in.:

• Kreatorzy, niemal automatycznie tworząc listy, biuletyny, życiorysy, dokumenty handlowe, itp.

• Autoformatowanie, nadaje automatycznie tworzonym dokumentom profesjonalny wygląd

• Autoformatowanie tabel, pozwala szybko tworzyć efektowne tabeli tablice.

Do pożytecznych narzędzi edytorskich MS Word’a, które znalazły szczególne zastosowanie w biurze zaliczyć możemy:

• Korespondencja seryjna, wspomaga tworzenie serii wysyłanych dokumentów o indywidualnych danych adresowych, części tytułowej itp., informacje te również mogą być wykorzystywane do wydruku naklejek adresowych, adresowania kopert czy w poczcie elektronicznej (e-mail)

• Filtry importu i eksportu plików,pozwalają na konwersję dokumentów do formatów charakterystycznych dla innych typowych edytorów tekstu (czyli odczyt i zapis w formatach WordPerfect, AmiPro, Write, dBase, ASCII, itd.)

• Sprawdzanie i korekta pisowni, słownik wyrazów obcych i bliskoznacznych

• Pionowa i pozioma linijka ułatwiająca rozmieszczenie elementów graficznych w tekście

• Funkcje automatycznego wypunktowania i numerowania

• Narzędzia do rysowania, które pozwalają tworzyć tradycyjne rysunki, udostępniają także typowe funkcje komputerowego składu tekstu DTP

• Automatyczne wysyłanie utworzonych dokumentów za pomocą poczty elektronicznej lub faksu

• Automatyczne przeniesienie tekstu do tworzonej prezentacji w PowerPoint.

Arkusz kalkulacyjny MS Excel jest jednym z najbardziej zaawansowanych, dostępnych na rynku arkuszy. Posiada szerokie

spektrum funkcji matematycznych, statystycznych, finansowych, baz danych, itp. W pracach biurowych możliwe jest zastosowanie szeregu

kreatorów, z których najważniejszymi są:

• Kreator tabel, pozwala zmieniać układy danych metodą „przeciągnij i upuść”

• Kreator funkcji, pomaga opracować i wstawiać funkcje oraz argumenty

• Kreator wykresów, pomaga przedstawić w formie wizualnej dane zawarte w tabelach jako dwu- lub trójwymiarowe wykresy, które automatycznie „dobierają” optymalną formę prezentacji i skalowanie danych.

Program do tworzenia prezentacji PowerPoint, umożliwia stworzenie w bardzo krótkim czasie profesjonalnej prezentacji. W tym celu możemy

wykorzystać następujące funkcje:

• Automatyczne umieszczanie dokumentów MS Word czy MS Excel

• Automatyczne przeniesienie tekstu i układu prezentacji do edytora MS Word

System zarządzania bazą danych MS Access, pozwala na przechowywanie w uporządkowany sposób dużej ilości zróżnicowanych danych. Ogół danych niezbędnych do wspólnego przetworzenia dzieli się na względnie jednorodne zestawy. Każdy z nich może być rozpatrywany

jako tabela. W ten sposób zdefiniowane zbiory danych pozwalają na wykonywanie podstawowych operacji:

• Zdefiniowanie struktury tabel

• Wprowadzać do nich zawartość w poszczególnych wierszach, modyfikować je lub usuwać

• Wybierać wiersze, które spełniają określone warunki

• Wybierać odpowiednie kolumny, które zawierają niezbędne informacje

• Porządkować wiersze tabel według wybranych kolumn

• Łączyć tabele opisujące podobne fakty lub zdarzenia.

Wchodzące w skład Microsoft Office aplikacje powodują, że jest on wszechstronnym narzędziem wspomagającym wszelkie prace biurowe w środowisku praktycznie wszystkich współczynników mikrokomputerów

pracujących autonomicznie, jak i w sieci.

Zastosowanie informatyki w jednostce gospodarczej przynosi zazwyczaj, liczne bieżące, wymierne efekty w takich obszarach jak, np.:

• Zaopatrzenie ( zmniejszenie wielkości zapasów, zwiększenie rotacji, zmniejszenie kosztów magazynowania, zmniejszenie kosztów zaopatrzenia)

• Produkcji ( zwiększenie wydajności pracy, poprawa jakości produkcji, zmniejszenie kosztów produkcji, lepsze wykorzystanie maszyn i urządzeń)

• Dystrybucji ( zmniejszenie kosztów dystrybucji, skrócenie cyklu dostawy, zwiększenie sprzedaży)

• Serwisu i usługi posprzedażowej ( zmniejszenie kosztów serwisu, skrócenie czasu serwisu, optymalizacja produkcji części zamiennych).

Zastosowanie komputerów w jednostce organizacyjnej przynosi również korzyści trudne do zmierzenia, a zaliczyć do nich możemy:

• Usprawnienie struktury organizacyjnej i informacyjnej jednostki

• Usprawnienie komunikacji jednostki z otoczeniem

• Usprawnienie komunikacji wewnętrznej

• Poprawa wizerunku jednostki w otoczeniu.

Należy zwrócić tutaj wagę na fakt, że warunkiem istnienia wielu jednostek organizacyjnych na rynku jest stosowanie na jej potrzeby

środków technicznych informatyki. Do jednostek tych możemy zaliczyć banki, instytucje ubezpieczeniowe i finansowe, biura

projektowo-badawcze, biura turystyczne, itd.