Fragment podręcznika:Zbigniew Koza, Podstawy MS Office, Wrocław 2005.

1. Środowisko edytora Word..................................................................................21.1. Przeznaczenie programu............................................................................21.2. Uruchamianie i zamykanie programu........................................................21.3. Tworzenie, wczytywanie i zapisywanie dokumentów...............................31.4. Zamknięcie programu a zamknięcie dokumentu.......................................51.5. Elementy graficznego interfejsu programu................................................51.6. Kursor myszy i kursor klawiatury..............................................................91.7. Przeglądanie dokumentu............................................................................91.8. Podstawowa edycja dokumentu...............................................................101.9. Bloki tekstu..............................................................................................101.10. Definicja akapitu i wiersza..................................................................111.11. Wyświetlanie znaków niedrukowalnych.............................................121.12. Cofanie omyłkowych czynności edytorskich......................................121.13. Podkreślenia tekstu w dokumencie......................................................131.14. System pomocy programu Word.........................................................131.15. Podsumowanie.....................................................................................151.16. Ćwiczenia.............................................................................................15

Środowisko edytora Word

1.1. Przeznaczenie programuProgram Word jest zaawansowanym procesorem tekstu działającym w systemie Windows™. Służy głównie do pisania niewielkich dokumentów, np. korespondencji handlowej, życiorysów, podań, a także dłuższych tekstów przeznaczonych do dalszej obróbki w innych programach, np. podręczników lub instrukcji obsługi. Głównym obszarem jego zastosowań są biuro i dom. Istnieje wiele wersji tego programu, np. Word 97, Word 2000, Word 2002, Word 2003; każda kolejna wersja rozszerza możliwości poprzedniej. Niniejszy podręcznik opisuje nowoczesną wersję Word 2002, która pojawiła się wraz z systemem Windows XP.

Word 2002 posiada bogate możliwości formatowania tekstu: użytkownik może wybrać krój czcionki, jej rozmiar, odmianę, kolor; do wyboru ma setki symboli specjalnych i liter używanych w większości języków świata, może też włączyć do tekstu różnego rodzaju obiekty graficzne (np. zdjęcia, wykresy) i zdefiniować sposób oblewania ich tekstem. Program posiada moduły sprawdzania ortografii, słownik synonimów oraz edytor równań matematycznych. Posiada mechanizmy ułatwiające tworzenie (lub recenzowanie) tekstów przez kilka osób. Umożliwia także tworzenie korespondencji seryjnej i drukowanie etykiet adresowych na podstawie danych pobranych z baz danych.

Word jest edytorem typu WYSIWYG (ang. What you see is what you get), co oznacza, że na ekranie komputera widzimy możliwie wierny obraz tego, co zostanie wydrukowane na drukarce. Jest niezwykle łatwy w obsłudze, a jednocześnie może spełnić wymagania bardzo wymagających użytkowników, np. tłumaczy. Bez najmniejszych problemów współpracuje z pozostałymi programami pakietu Office

1

2 Word 2002

(Excel, Access i PowerPoint). Wszystko to stanowi o tym, że Word, a w szczególności jego wersja Word 2002, jest obecnie najpopularniejszym procesorem tekstu na świecie.

Oczywiście Word 2002 ma też pewne ograniczenia, które wynikają głównie z jego roli jako popularnego programu do użytku biurowego i domowego – dlatego nie nadaje się do zastosowań specjalistycznych, np. pisania programów komputerowych. Nie należy też spodziewać się, że w przyszłości ulegnie zasadniczym zmianom – już teraz jest produktem niezwykle złożonym, a większość użytkowników wykorzystuje co najwyżej kilka procent jego możliwości. Dlatego też nie warto się przejmować pojawianiem się coraz nowszych jego wersji, np. programu Word 2003. Większość naprawdę użytecznych funkcji obecna była przecież już w wersji Word 97, do dziś z powodzeniem używanej przez bardzo wiele osób!

1.2. Uruchamianie i zamykanie programuProgram Word 2002 uruchamiamy jak każdy inny program systemu Windows: na systemowym pasku narzędzi przyciskamy lewym klawiszem myszy przycisk Start, wybieramy przycisk Wszystkie programy, po czym z listy programów wybieramy Microsoft Word. Aby przyśpieszyć i uprościć tę czynność, warto umieścić na pulpicie ikonę programu. W tym celu ponownie wybieramy StartWszystkie programy, po czym przeciągamy myszką napis Microsoft Word na pulpit. Od tej pory program można uruchamiać poprzez podwójne kliknięcie tej ikony myszką.

Pracę z programem kończymy również standardowo: klikamy na pasku tytułowym lub z głównego menu programu wybieramy pole Plik, po czym z menu rozwijanego wybieramy Zakończ.

1.3. Tworzenie, wczytywanie i zapisywanie dokumentówIstniejący dokument można otworzyć na wiele sposobów. W eksploratorze Windows wybieramy ikonę interesującego nas pliku i

otwieramy go podwójnym przyciśnięciem lewego klawisza myszy (por. Rys. 1.1).

Uruchamiamy program Word (np. w sposób opisany w punkcie 1.2) i z menu wybieramy opcję Plik. Spowoduje to wyświetlenie skróconego podmenu, z którego możemy wybrać jeden z 4 ostatnio używanych plików (por. Rys. 1.2).

Uruchamiamy program Word. Po prawej stronie wyświetli się okienko zadań pt. Nowy dokument. Możemy w nim wybrać jedną z czynności najczęściej wykonywanych na początku pracy z programem. I tak, jak uwidoczniono na Rys. 1.3, w górnej części tego okna, w sekcji Otwórz dokument, znajduje się wykaz 4 ostatnio otwieranych dokumentów. Jeżeli nie ma na niej potrzebnego nam pliku, możemy go odnaleźć po wybraniu opcji Więcej dokumentów.

Rozdział 1 • Środowisko edytora Word 3

Z klawiatury wybieramy kombinację klawiszy Ctrl+O lub przyciskamy myszą symbol na standardowym pasku narzędziowym. Każda z tych czynności powoduje otworzenie okienka Otwórz, które jest standardowym okienkiem Windows. W okienku tym wyświetlane są tylko nazwy dokumentów programu Word zapisanych w formacie DOC. Aby wyświetlić nazwy innych plików (np. zapisanych w uniwersalnym formacie RTF), należy wybrać odpowiednią opcję w polu Pliki typu.

Oczywiście od czasu do czasu musimy utworzyć zupełnie nowy dokument. Również i tę czynność możemy wykonać na wiele sposobów. Najprostszy sposób utworzenia nowego dokumentu polega na wybraniu

kombinacji klawiszy Ctrl+N lub kliknięciu przycisku na pasku narzędziowym.

Inna metoda polega na wybraniu odpowiedniej opcji z okienka zadań Nowy doku-ment. Jak widać na rysunku 1.3, możemy w ten sposób utworzyć nowy pusty dokument (efekt jest taki sam, jak w poprzedniej metodzie) lub nowy dokument internetowy (pusta strona sieci Web). Interesująca jest opcja Nowy z istniejącego doku-

Rysunek 1.1. Otwieranie pliku poprzez jego ikonę w eksploratorze Windows.

Rysunek 1.2. Menu „Plik” zawiera wykaz 4 ostatnio używanych dokumentów.

Rysunek 1.3. Word 2002 po uruchomieniu wyświetla okno Nowy Dokument

4 Word 2002

mentu, która umożliwia wczytanie istniejącego dokumentu i zapisanie go pod nową nazwą. Dzięki temu możemy utworzyć kilka dokumentów o podobnym wyglądzie lub treści. Kolejna opcja, Nowy z szablonu, umożliwia utworzenie nowego dokumentu na podstawie szablonu. Można w ten sposób szybko wygenerować szablon faksu, kalendarza, sprawozdania czy podręcznika. Samo okienko zadań najłatwiej otworzyć, wybierając z głównego menu pola PlikNowy.

Zapisywanie dokumentu także można przeprowadzić na wiele sposobów. Sposób najłatwiejszy: kombinacja klawiszy Ctrl+S. Drugi łatwy sposób: wciśnięcie przycisku . Dość skomplikowany sposób przydatny w nietypowych sytuacjach: wybranie

z głównego menu PlikZapisz jako. Warto pamiętać, że sposób ten umożliwia zmianę nie tylko nazwy dokumentu, ale także jego formatu (w polu Zapisz jako typ). Dzięki temu możemy nasz dokument zamienić na stronę internetową lub zapisać w formacie zrozumiałym dla innych programów (pod tym względem najbardziej uniwersalny jest RTF, czyli Rich Text Format).

1.4. Zamknięcie programu a zamknięcie dokumentuPrzyjrzyjmy się uważnie prawemu górnemu oknu programu Word, np. na Rys. 1.4. Widzimy tu dwa przyciski z krzyżykiem. Jeden, na czerwonym polu, znajduje się na pasku tytułowym okna i służy do zamykania całego programu. Drugi, na szarym tle, służy do zamykania bieżącego dokumentu. Jest to konwencja przyjęta w bardzo wielu programach systemu Windows: górny krzyżyk odnosi się do całego programu, dolny – do bieżącego dokumentu. Alternatywny sposób zamykania dokumentu lub programu polega na wybraniu z menu PlikZamknij (dokument) lub PlikZakończ (program).

Z zamykaniem programu lub pliku wiąże się niezwykle ważna kwestia bezpieczeństwa danych. Musimy mieć świadomość, że dopóki nie zapiszemy dokumentu na dysku twardym komputera, będzie on przechowywany w ulotnej pamięci operacyjnej. W przypadku awarii, np. zaniku napięcia, dokument ulegnie zniszczeniu!!! Dlatego należy dość często zapisywać dokument (kombinacją Ctrl+S).

Co się stanie, jeżeli przypadkiem naciśniemy przed zapisaniem dokumentu? Otóż program zapyta nas, czy chcemy zapisać aktualną wersję dokumentu. Nie możemy więc nieświadomie utracić danych. A co się stanie, jeżeli w trakcie pisania elektrownia wyłączy prąd? Czy utracimy wszystkie efekty naszej pracy? Otóż nie – standardowo Word co 10 minut zapisuje kopię zapasową dokumentu. Przy próbie otworzenia „utraconego” dokumentu program poinformuje nas o istnieniu kopii zapasowej i poprosi o decyzję: czy chcemy otworzyć kopię zapasową, czy wersję przechowywaną w pliku.

1.5. Elementy graficznego interfejsu programuPo uruchomieniu programu, przed oczyma użytkownika wyświetla się okno zawierające mnóstwo napisów i różnorodnych elementów graficznych. Ich liczba, sięgająca 100, może działać onieśmielająco. Jednak w rzeczywistości wszystkie te

Rozdział 1 • Środowisko edytora Word 5

przyciski, suwaki, linijki i okienka maja na celu usprawnienie pracy i – przede wszystkim – odciążenie naszej pamięci. Dlatego koniecznie należy zapoznać się ich przeznaczeniem i sposobem używania. Podstawowe elementy przedstawia Rys. 1.4. Obszar roboczy (1). Tu pojawia się wprowadzany przez nas tekst. Kursor klawiatury (2). Informuje o miejscu, w którym z klawiatury można

wprowadzić kolejny znak. Pasek tytułowy (3). Posiada wszystkie funkcje typowego okna Windows

(przycisk menu systemowego po lewej, przyciski minimalizacji, maksymalizacji i zamykania okna; nazwa edytowanego pliku i nazwa używanego programu.

Menu główne (4). Poprzez menu mamy dostęp do praktycznie wszystkich funkcji programu. W przeciwieństwie do wielu innych programów Windows, po przyciśnięciu pola menu głównego na ekranie wyświetla się skrócone menu zawierające najczęściej używane przez nas opcje. W ten sposób zawartość skróconego menu dostosowuje się do naszych potrzeb. Aby wyświetlić pełne menu, należy wybrać jego ostatnią pozycję (oznaczoną symbolem ).

Paski narzędziowe (5a, 5b). Składają się z serii obrazków i pól wyboru. Poprzez przyciśnięcie lewym przyciskiem myszy odpowiedniego obrazka lub pola wyboru możemy szybko uruchomić odpowiednią funkcję programu, np. zmienić kolor czcionki lub wydrukować dokument. Żeby dowiedzieć się, jaką funkcję przypisano danemu obrazkowi, wystarczy najechać nań myszką – po kilku sekundach wyświetli się małe okienko ze skróconym opisem jego działania. Większość obrazków „udaje” przyciski, które można tylko włączyć lub wyłączyć. Niektórym przyciskom towarzyszy jednak wyświetlana po ich prawej stronie mała strzałka. Sygnalizuje ona, że danym przyciskiem można wybrać jedną z wielu wartości pewnego parametru. Możliwe wartości zostaną wyświetlone właśnie po przyciśnięciu tej strzałki. Do przycisków tego rodzaju należą m.in. pole wyboru czcionki, pole wyboru rozmiaru czcionki i pole wyboru interlinii .

Istnieje ponad 20 pasków narzędzi, z których najczęściej jednocześnie używa się od 2 do 4. Aby uzyskać wykaz wszystkich pasków narzędzi, należy

Rysunek 1.4. Główne elementy okna programu Word: (1) obszar roboczy; (2) kursor klawiatury; (3) pasek tytułowy; (4) menu główne; (5a), (5b) paski narzędziowe; (6) pasek stanu; (7) przyciski zmiany widoku; (8) przyciski szybkiego wyszukiwania; (9a), (9b) suwaki,

(10a), (10b) – linijki; (11) – suwak podziału okna.

6 Word 2002

nad dowolnym z nich lub nad paskiem menu przycisnąć prawy klawisz myszy. Na liście, która się wyświetli, możemy wybrać, które paski narzędzi mają być w danej chwili wyświetlane. Osobiście niemal zawsze wyświetlam paski narzędzi Standardowy i Formatowanie, inne zaś – tylko w miarę potrzeb.

Paski narzędzi można umieszczać w dowolnym miejscu ekranu poprzez przeciąganie ich lewym przyciskiem myszy, po najechaniu na ich lewą krawędź, (wskaźnik myszy musi przyjąć kształt ). Można także modyfikować kolejność przycisków na dowolnym pasku narzędziowym lub menu głównym (przyciskamy Alt i – nie puszczając go – przesuwamy wybrany przycisk myszką w nowe miejsce na dowolnym pasku narzędziowym lub nawet na menu głównym). Nieużywane przyciski można schować, można też dodawać nowe. Najłatwiej osiągnąć to, przyciskając myszką mały trójkącik po prawej stronie paska ( ).

Pasek stanu (6). Podaje podstawowe informacje o dokumencie. Są to, m.in. numer strony, numer sekcji, całkowita ilość stron, odległość kursora od górnego marginesu, numer bieżącego wiersza na danej stronie, numer porządkowy znaku w danym wierszu, język, w którym napisano bieżące słowo, status poprawności gramatycznej i ortograficznej dokumentu. Po podwójnym kliknięciu odpowiedniego fragmentu paska narzędzi można uruchomić stosowną funkcję programu. Na przykład język dokumentu można zmienić po podwójnym kliknięciu nazwy języka, a podwójne kliknięcie numeru strony powoduje wyświetlenie okienka Znajdź i zamień.

Przyciski zmiany widoku (7). Służą do szybkiego przełączania widoku dokumentu (kolejno: widok normalny, widok sieci WWW, widok strony (zwany też widokiem wydruku), widok konspektu). Tekst wprowadza się najczęściej w widoku normalnym lub widoku strony. Widok konspektu umożliwia szybką orientację w strukturze dużego dokumentu. Widok strony WWW przedstawia sposób prezentacji danego dokumentu po zapisaniu go jako strony internetowej. Niniejszy opis elementów okna programu Word dotyczy widoku strony.

Przyciski szybkiego wyszukiwania (8). Służą do szybkiego wyszukiwania pewnych elementów w dokumencie, np. stron, rysunków, przypisów, rozdziałów. Typ wyszukiwanego elementu wybieramy, naciskając symbol . Pozostałe przyciski służą do wyszukiwania następnego ( ) lub poprzedniego (

) elementu danego typu. Suwaki (9a, 9b). Mają takie samo znaczenie, jak w każdym innym programie

Windows. Suwak pionowy służy do przesuwania widoku dokumentu w kierunku pionowym, a suwak poziomy – w kierunku poziomym. Warto zapamiętać, że po przyciśnięciu suwaka pionowego, obok niego wyświetli się małe okienko informujące o numerze strony i tytule rozdziału. Informacje te zmieniają się wraz z ruchem suwaka, a położenie okienka odpowiada początkowemu położeniu suwaka. Obie te właściwości znacznie ułatwiają poruszanie się po długich dokumentach.

Linijki (10a, 10b). Informują o położeniu kursora względem brzegów strony. Szare fragmenty linijek odpowiadają marginesom, białe – obszarowi przeznaczonemu na tekst. Na suwaku poziomym znajdują się też specjalne symbole informujące o wielkości wcięcia pierwszego wiersza akapitu ( ),

Rozdział 1 • Środowisko edytora Word 7

wcięcia akapitu z lewej ( ) i prawej ( ), a także o rodzaju i położeniu przystanków tabulatorów (np. ). Po lewej stronie suwaka poziomego znajduje się okienko wyboru bieżącego tabulatora ( ).

Suwak podziału okna (11). Można go łapać myszą i przeciągać w kierunku pionowym. Spowoduje to podział okna dokumentu na dwa oddzielne widoki. W jednym z nich można wyświetlać np. pierwszą stronę, a w drugim – edytować stronę trzecią.

Oprócz powyższych elementów, w oknie programu Windows znajduje się wiele elementów, które normalnie nie są widoczne podczas pracy. Okno zadań. Zapoznaliśmy się z nim już w punkcie 1.3 (por. Rys. 1.3). Warto

jednak wiedzieć, że istnieje aż 8 różnych okienek zadań: Nowy dokument, Schowek, Wyszukaj, Wstaw ClipArt, Style i formatowanie, Wyświetlanie formatowania, Korespondencja seryjna, Przetłumacz. Jeżeli okno zadań jest schowane, można je wyświetlić, wybierając w menu głównym WidokOkienko zadań lub klikając prawym klawiszem myszy nad paskiem narzędziowym i wybierając opcję Okienko zadań. Do sterowania okienkiem zadań służą ikony wyświetlane na jego pasku tytułowym (Rys. 1.5). Są to kolejno: przycisk (wyświetl poprzednie okno zadań), przycisk (wyświetl następne okno), Nazwa bieżącego okienka, przycisk (wybierz okno zadań z listy), przycisk (zamknij).

Menu kontekstowe. Jest to specjalne menu, które wyświetlane jest po

kliknięciu prawego przycisku myszy nad obiektem programu Word. Jego zawartość zależy od rodzaju obiektu, nad którym znajduje się kursor myszy (może to być np. słowo, rysunek, pole tekstowe, pasek narzędzi) oraz od jego stanu (np. inne menu wyświetla się nad słowem, które jest w słowniku, inne nad słowem, którego tam nie ma). Menu kontekstowe są bardzo użyteczną cechą programu Word.

Okna pomocy kontekstowej. Są to niewielkie okienka z tekstem wyświetlanym na charakterystycznym żółtawym tle (por. Rys. 1.6). Aby je wyświetlić, należy najechać na dany element okna programu kursorem myszy i odczekać 1 sekundę. Okno to informuje o przeznaczeniu danego elementu programu, np. przycisku w pasku narzędzi lub informacji na pasku stanu.

Kursor myszy. Może zmieniać kształt zależnie od czynności, którą w danej

chwili można wykonać myszą. Standardowe kursory myszy to: kursor wskazywania ( ), pracy z tekstem ( ), zmiany rozmiaru ( , , , ), zmiany położenia ( ) i wyboru łącza ( ).

Rysunek 1.5. Pasek tytułowy okienka zadań „Wyszukaj”.

Rysunek 1.6. Okienko pomocy kontekstowej przycisku .

8 Word 2002

1.6. Kursor myszy i kursor klawiaturyW programie Word możemy wpisywać tekst lub przekazywać polecenia do komputera przy pomocy myszy lub klawiatury. Miejsce, którego dotyczy dana czynność, oznaczane jest na ekranie specjalnym elementem graficznym, tzw. kursorem. Na ekranie zawsze wyświetlany jest kursor myszy (zwany też wskaźnikiem), informujący o jej położeniu na ekranie. Dodatkowo, prawie zawsze widoczny jest też migający kursor klawiatury (zwany tez punktem wstawiania), który określa miejsce, w którym zostałby wstawiony kolejny znak w przypadku użycia klawiatury (Rys. 1.4). Oba te kursory należy od siebie starannie odróżniać. Jeżeli kursor myszy umieścimy nad tekstem i klikniemy lewym klawiszem myszy, spowoduje to przeniesienie kursora klawiatury w miejsce wskazywane przez mysz.

1.7. Przeglądanie dokumentuW przypadku większych dokumentów na ekranie monitora mieści się tylko niewielki ich fragment. Pozostałe części tekstu można wyświetlić na wiele sposobów. Przy pomocy myszy z kółkiem. Ruch kółka myszy powoduje przesuwanie

tekstu w kierunku pionowym. Przy pomocy pasków przewijania. Paski przewijania działają dokładnie tak,

jak w każdym innym programie systemu Windows. Przy pomocy skrótów klawiaturowych. Do nawigowania po dokumencie

możemy też wykorzystać standardowe skróty klawiaturowe służące do przemieszczania kursora klawiatury: klawisze () służą do przemieszczania kursora o jeden znak w lewo

(prawo); klawisze () przemieszczają kursor o jeden wiersz do góry (w dół); klawisze PageUp i (PageDown) przemieszczają kursor o jeden ekran

w górę (w dół); klawisze Home (End) przesuwają kursor na początek (koniec) bieżącego

wiersza; kombinacje Ctrl+ (Ctrl+) przesuwają kursor na początek poprzedniego

(następnego) wyrazu; kombinacje Ctrl+ (Ctrl+) przesuwają kursor na początek poprzedniego

(następnego) akapitu; kombinacje Ctrl+PageUp (Ctrl+PageDown) przesuwają kursor na

początek poprzedniej (następnej) strony. kombinacje Ctrl+Home (Ctrl+End) przemieszczają kursor na początek

(koniec) dokumentu.Nawigację po dokumencie ułatwia zmiana powiększenia, szczególnie w trybie

widoku wydruku. Najłatwiej zrobić to poprzez pole wyboru Powiększenie widoku na standardowym pasku narzędzi (Rys. 1.6). Najczęściej wykorzystuje się opcję Sze-rokość tekstu. Interesujące są też opcje 25% (na ekranie pojawi się 8 stron) i 500% (dzięki 5-krotnemu powiększeniu zobaczymy wszystkie szczegóły wyglądu dokumentu).

Rozdział 1 • Środowisko edytora Word 9

1.8. Podstawowa edycja dokumentuAby wstawić nowy tekst, ustawiamy w odpowiednim miejscu kursor klawiatury i po prostu wpisujemy tekst. Tekst pojawia się zawsze tuż za kursorem.

Przypominam, że standardowo polskie litery wprowadza się w ten sposób, że najpierw przyciska i przytrzymuje się prawy klawisz Alt i, przytrzymując go, wciska odpowiednią polską literę bez znaku diakrytycznego. Np. „ą” uzyskujemy poprzez kombinację PrawyAlt+a, „Ą” – poprzez PrawyAlt+Shift+A. Wyjątkiem jest „ź”: uzyskujemy go poprzez PrawyAlt+X, a „Ź” – przez PrawyAlt+Shift+X. Dokładny sposób wprowadzania polskich liter zależy jednak od tzw. układu klawiatury używanej przez Windows. Istnieją układy klawiatury, w których do wprowadzania polskich liter nie trzeba używać klawisza Alt.

Istnieją dwa tryby wpisywania tekstu. Pierwszy, zwany trybem dopisywania, polega na tym, że kolejno wpisywane znaki są dopisywane do istniejącego tekstu, niejako go „rozpychając”. Drugi, zwany trybem zastępowania, przypomina swym działaniem maszynę do pisania z korektorem: wpierw wymazywana jest litera znajdująca się za kursorem, po czym natychmiast wstawiana jest w to miejsce litera wprowadzana z klawiatury. Efekt jest taki, jakby nowy znak „zastępował” stary. Do przełączania trybów wpisywania tekstu służy klawisz Insert. Informację o aktualnie obowiązującym trybie możemy odczytać z koloru liter ZAS znajdujących się na pasku stanu. Jeżeli są wyświetlane wyraźnym, czarnym kolorem, obowiązuje tryb zastępowania, natomiast kolor szary wskazuje na tryb dopisywania (Rys. 1.7).

Tekst można usunąć klawiszem Delete lub BackSpace (który na wielu klawiaturach oznaczony jest symbolem strzałki, , ale zawsze znajduje się tuż nad głównym klawiszem Enter). Klawisz Delete usuwa znak znajdujący się bezpośrednio za, a BackSpace – tuż przed kursorem klawiatury.

1.9. Bloki tekstuDość często zdarza się, że chcemy skopiować, przesunąć lub wręcz usunąć duże partie tekstu. Word 2002 umożliwia szczególnie łatwe i szybkie wykonywanie tego typu czynności.

Po pierwsze, musimy zdefiniować fragment tekstu. W żargonie komputerowym czynność tę określa się jako zaznaczanie (bloku) tekstu. Najłatwiej zaznaczyć tekst przy pomocy myszy. Wystarczy umieścić jej kursor na początku zaznaczanego tekstu, wcisnąć lewy klawisz i – nie zwalniając go – przeciągnąć kursor na koniec zaznaczanego fragmentu. Zaznaczony tekst będzie wyświetlany w kontrze, tj. białymi literami na czarnym tle. Word 2002 zakłada, że chcemy zaznaczać całe słowa – dlatego, jeżeli zaznaczanie rozpoczniemy w środku słowa, program rozszerzy zaznaczenie na całe słowo. Jeżeli naprawdę chcemy, by zaznaczenie rozpoczynało się wewnątrz słowa, musimy na chwilę zmienić kierunek zaznaczania i rozpocząć je ponownie. Alternatywnie, przed przyciśnięciem myszki należy

Rysunek 1.7. Wyraźny, czarny kolor liter ZAS na pasku stanu świadczy o tym, że obowiązuje tryb zastępowania tekstu.

10 Word 2002

wcisnąć i przytrzymać klawisze Ctrl+Shift. Pojedyncze słowa można zaznaczyć podwójnym kliknięciem myszy, a akapity – kliknięciem potrójnym. Aby zaznaczyć zdanie, wpierw wciskamy Ctrl, a potem prawy przycisk myszy. Jeden wiersz zaznacza się, klikając w obszarze lewego marginesu. Jeżeli następnie przeciągniemy kursor myszy, zaznaczeniu ulegnie grupa wierszy.

Okazuje się, że przy pewnej wprawie dużo szybciej zaznacza się teksty przy pomocy klawiatury. Jest to zresztą ogólna prawidłowość – przecież nasze ręce większość czasu znajduję się nad klawiaturą i każdy ruch w stronę myszy to strata czasu! Zaznaczanie fragmentów tekstu klawiaturą polega na wciśnięciu klawisza Shift i przemieszeniu kursora na koniec zaznaczanego bloku przy pomocy kombinacji klawiaturowych opisanych w punkcie 1.7. Na przykład, aby zaznaczyć słowo, ustawiamy kursor klawiatury na jego początku i przyciskamy Ctrl+Shift+.

Szczególnie ważny jest skrót klawiaturowy Ctrl+A, który służy do zaznaczania całego dokumentu. Warto też wiedzieć, że można zaznaczyć jednocześnie kilka rozłącznych fragmentów tekstu. Najpierw w dowolny sposób zaznaczamy pierwszy fragment. Następnie wciskamy klawisz Ctrl i zaznaczamy kolejne fragmenty myszą.

Kopiowanie, przemieszczanie i usuwanie zaznaczonego tekstu jest bardzo proste. Kopiowanie. Przy pomocy myszy: przyciśnij Ctrl i przesuń myszą zaznaczony

tekst w wybrane miejsce. W trakcie przesuwania tekstu kursor myszy zmieni kształt (zostanie dodany znaczek +). Przy pomocy klawiatury: wciśnij Ctrl+C, po czym w wybranym miejscu wciśnij Ctrl+V.

Przesuwanie. Przy pomocy myszy: po prostu przeciągnij tekst w wybrane miejsce. Przy pomocy klawiatury: wciśnij Ctrl+X, po czym w wybranym miejscu wciśnij Ctrl+V.

Usuwanie. Klawiszem Delete lub BackSpace (nie ma znaczenie, którym). Zastępowanie. Aby zastąpić zaznaczony tekst innym, wystarczy… zacząć

pisać! Spowoduje to usunięcie zaznaczonego tekstu i wprowadzenie w jego miejscu wpisywanego tekstu.

1.10. Definicja akapitu i wierszaW programie Word podział akapitu na wiersze pozostawiamy komputerowi, który zrobi to dużo sprawniej od nas. W praktyce osiąga się to w ten sposób, że wpisuje się test jednym ciągiem. Gdy tekst „dojdzie” do prawego marginesu, komputer sam złamie go w odpowiednim miejscu i przeniesie kursor do kolejnego wiersza. Przy okazji może wyrównać odstępy międzywyrazowe w ostatnim pełnym wierszu, a do następnego przenieść tylko fragment słowa.

Program nie domyśli się jednak, jak podzielić tekst na akapity. Tę informacje musimy sami mu dostarczyć. Na szczęście jest to bardzo proste – akapit kończymy (i rozpoczynamy nowy) poprzez przyciśnięcie klawisza Enter.

Dzięki tej konwencji mamy pełną swobodę zmiany wielkości czcionek lub szerokości marginesów w gotowym tekście – liczba i lokalizacja miejsc podziału akapitu na wiersze zostanie automatycznie dostosowana do nowych ustawień w każdym z modyfikowanych akapitów.

Rozdział 1 • Środowisko edytora Word 11

1.11. Wyświetlanie znaków niedrukowalnychPrzypuśćmy, że otrzymaliśmy tekst sformatowany bez wyrównywania tekstu do prawego marginesu i z wyłączoną opcją przenoszenia wyrazów. Czyli tak, jak ten akapit. Jak sprawdzić, gdzie kończą się akapity? Odpowiedź na to pytanie jest prosta – wystarczy włączyć opcję wyświetlania wszystkich znaków, z których zdaniem komputera składa się tekst. W tym celu można na standardowym pasku narzędzi wcisnąć przycisk ¶ (Pokazywanie wszystkiego) lub wprowadzić z klawiatury Ctrl+*. W trybie tym na ekranie odstępy (spacje) reprezentowane są specjalnymi (podnie-sionymi) kropkami, a znak końca akapitu znakiem ¶ (Rys. 1.8). Istnieje wiele innych znaków, normalnie niewidocznych, które program wyświetla tylko w tym trybie. Omówione zostaną w dalszej części wykładu.

1.12. Cofanie omyłkowych czynności edytorskichZdarza się, że podczas pracy z programem zrobimy coś, czego potem będziemy bardzo żałować. Na przykład zaznaczymy duży fragment tekstu, po czym przez pomyłkę usuniemy go. Czy musimy wpisywać go na nowo? Na szczęście odpowiedź brzmi – nie! Word 2002 zapamiętuje kilkadziesiąt ostatnio wykonywanych czynności – dotyczących np. wpisywanie tekstu, zmiany kroju czcionki, zmiany koloru tekstu, wstawienia fotografii cyfrowej. Wszystkie te operacje można cofnąć standardową kombinacją klawiszy Ctrl+Z (lub Alt+BackSpace). Co więcej, działanie kombinacji Ctrl+Z też można cofnąć – służy do tego kombinacja Ctrl+Y (lub Alt+Shift+BackSpace). Te same czynności można wykonać przy pomocy myszki i dwóch przycisków na standardowym pasku narzędzi: (Cofnij) i (Cofnij cofnięcie). Kombinacji Ctrl-Y należy używać z rozwagą, gdyż czasami ma ona jeszcze inne znaczenie: powtarzanie wpisanego tekstu.

Rysunek 1.8. Widok dokumentu w trybie wyświetlania wszystkich znaków. Koniec akapitu sygnalizowany jest znakiem ¶, a każdy odstęp – specjalną, podniesioną kropką.

12 Word 2002

1.13. Podkreślenia tekstu w dokumencieWord 2002 podkreśla część słów lub fragmenty tekstu falistą linią czerwoną lub zieloną; zdarza się także widzieć słowa podkreślone ciągłą linia niebieską. Program oznacza w ten sposób słowa, których nie ma w jego słowniku ortograficznym (czerwona falka), frazy, które prawdopodobnie zawierają błąd gramatyczny (falka zielona) i tzw. hiperłącza, głównie adresy e-mail i WWW (linia niebieska). Korzystanie z modułów sprawdzania ortografii i gramatyki zostanie opisane w dalszej części podręcznika. W tej chwili wystarczy wiedzieć, że dość często wyrazy podkreślane przez program są poprawne zarówno pod względem ortografii jak i gramatyki – w tych wypadkach należy po prostu zignorować te podkreślenia.

1.14. System pomocy programu WordProgram Word jest ogromnie rozbudowany i nie jest rzeczą możliwą spamiętać wszystkie jego polecenia i opcje. Nie byłoby też zbyt praktyczne polegać na informacjach zawartych w tradycyjnym podręczniku użytkownika. Twórcy programów komputerowych znaleźli doskonałe rozwiązanie tego problemu. Po prostu każdy zaawansowany program, a więc i Word, posiada wbudowany podręcznik elektroniczny oraz rozbudowany system pomocy kontekstowej. Z tym ostatnim już się zetknęliśmy w rozdziale 1.4 – chodzi o malutkie okienka informacyjne, które pojawiają się na ekranie po najechaniu myszką na któryś z elementów okna programu.

Bardziej rozbudowane informacje pomocy kontekstowej można otrzymać po przyciśnięciu kombinacji Shift-F1 i wybraniu myszką obiektu, którego przeznaczenia nie jesteśmy pewni. Metoda ta służy przede wszystkim do uzyskiwania informacji o przyciskach na paskach narzędziowych, pozycjach menu i elementach okienek dialogowych. Można też wykorzystać ją do zbadania sposobu formatowania tekstu czy tabeli.

W celu uzyskania bardziej rozwiniętego opisu, należy skorzystać z głównego systemu pomocy programu. Można to osiągnąć na kilka sposobów: naciskając klawisz F1 (jest to uniwersalna metoda uzyskiwania pomocy we wszystkich programach Windows), klikając przycisk na standardowym pasku narzędziowym, wpisując pytanie lub słowo kluczowe w polu Zadaj Pytanie (znajduje się ono w po prawej stronie w menu głównym), klikając ikonę Asystenta pakietu Office (Rys. 1.9) lub wybierając z menu głównego PomocMicrosoft Word–Pomoc. Następnie w okienku, które się wyświetli, wpisuje się pytanie lub słowo kluczowe. Załóżmy na przykład, że chcemy się dowiedzieć, jak definiuje się wcięcia akapitowe. Po naciśnięciu F1 pojawi się okno Co chcesz zrobić?, w którym wpisujemy słowo kluczowe „wcięcie” (Rys. 1.10). Następnie przyciskamy Enter lub wybieramy

Rysunek 1.9. Podstawowa ikona Asystenta pakietu Office.

Rozdział 1 • Środowisko edytora Word 13

Wyszukaj. Spowoduje to wyświetlenie ogólnej listy tematów, których może dotyczyć nasze zapytanie. Po wybraniu tematu „Tworzenie wcięć akapitów” wyświetli się główne okno pomocy (Rys. 1.10). Standardowo okno to składa się z dwóch części – konspektu podręcznika (po lewej) i widoku stron podręcznika (po prawej). Niektóre strony podręcznika dotyczą szczególnie szerokiego zagadnienia i nie mieszczą się w okienku. W tym wypadku będą podzielone na kilka „podrozdziałów”, przy czym na ekranie pojawią się tylko ich tytuły, które rozpoznajemy po niebieskim kolorze czcionki i poprzedzającym je trójkącie . Na rysunku 1.10 widzimy aż 6 podrozdziałów. Jeżeli najedziemy myszką na tytuł podrozdziału, zostanie on dodatkowo podkreślony ciągłą linią, a kursor zmieni swój kształt ze strzałki na „łapkę” ( ). Jeżeli w tym momencie klikniemy lewym przyciskiem myszy, ukaże się nam pełny tekst rozdziału, a kształt strzałki zmieni się z na . Jeżeli jeszcze raz klikniemy tytuł podrozdziału, jego treść z powrotem zostanie ukryta, a strzałka przyjmie postać . W ten sposób mamy pełną kontrolę nad tym, jaką część opisu danego hasła widzimy w okienku.

Standardowo lewą stronę okna pomocy zajmuje widok konspektu podręcznika. Jak widać na Rys. 1.10, ma on postać drzewa. Poszczególne gałęzie tego drzewa odpowiadają częściom, rozdziałom, podrozdziałom, pod-podrozdziałom itd. Każdą z gałęzi można „rozwinąć” (czyli wyświetlić jej zawartość) lub „zwinąć”, czyli zawartość ich ukryć. Gałąź zwiniętą symbolizuje znak , a gałąź rozwiniętą – znak

. Kliknięcie symbolu powoduje rozwinięcie gałęzi, a symbolu – jej zwinięcie. Znaczenie tych symboli jest bardzo proste: po kliknięciu „plusa” ilość wyświetlanych informacji ulegnie zwiększeniu, a po kliknięciu minusa –

Rysunek 1.10. Okno „Co chcesz zrobić?” i główne okno pomocy programu Word. (1) Obszar zapytania, (2) Lista tematów ogólnych, (3) Lista tematów szczegółowych, (4) Podręcznik,

(5) Szare tło wskazuje lokalizację tematu w podręczniku, (6) Zwinięte rozdziały podręcznika, (7) Rozwinięte rozdziały podręcznika, (8) Zakładki podręcznika,

(9) Przyciski sterujące okienka pomocy.

14 Word 2002

zmniejszeniu. Działanie znaczków i jest więc bardzo podobne do funkcjonowania symboli i w oknie widoku strony.

Jak widać na Rys. 1.10., nad okienkiem widoku konspektu znajdują się zakładki trzech kart: Spis treści, Kreator odpowiedzi i Indeks. Odpowiadają one trzem podstawowym sposobom wyszukiwania informacji w podręczniku. Karta Spis treści wyświetla po prostu spis treści – tak jak na Rys. 1.10. Jego uważna lektura może uświadomić nam, że program ma wiele możliwości, których istnienia nawet się nie domyślaliśmy. Karta Kreator odpowiedzi to jeszcze jeden sposób, by „zadać pytanie” programowi, a wybranie karty Indeks spowoduje wyświetlenie indeksu słów kluczowych rozpoznawanych przez program.

Jeszcze wyżej, tuż pod paskiem tytułowym okna, znajdują się przyciski sterujące systemu pomocy: dopasowanie do siebie wielkości okien Worda i Pomocy Worda; ukrycie kart podręcznika; przejście do poprzedniego tematu; przejście do następnego tematu; wydrukowanie bieżącej strony podręcznika; wyświetlenie opcji systemu pomocy.

Do omówienia pozostaje kwestia zamykania okien pomocy. W przypadku głównego okna pomocy sprawa jest prosta – przyciskamy . Przycisku tego nie posiada jednak okno Co chcesz zrobić? (Rys. 1.10) – takie okna zamyka się naciśnięciem klawisza Esc. Z kolei okno Asystenta (Rys. 1.9) można zamknąć na dwa sposoby: poprzez menu główne (PomocUkryj Asystenta pakietu Office) lub menu kontekstowe (klikamy prawym klawiszem myszy nad ikoną Asystenta i wybieramy Ukryj).

1.15. PodsumowanieProgram Word 2002 z jednej strony jest produktem niezwykle rozbudowanym, z drugiej – dostosowanym do potrzeb zarówno zaawansowanych jak i – co warto podkreślić – początkujących użytkowników. Nie wolno się go bać, a najlepsze rezultaty przyniesie postawa aktywna, polegająca na samodzielnym eksperymentowaniu z pozycjami menu głównego i pasków narzędzi, ewentualnie wsparta informacjami z systemu pomocy. W ten sposób można dotrzeć do absolutnie wszystkich możliwości programu. Programu Word nie można „popsuć” (o ile ze zrozumieniem czyta się ewentualne komunikaty ostrzegawcze), dlatego radzę potraktować go tak, jak dziecko traktuje zabawkę – z ciekawością i bez strachu.

1.16. Ćwiczenia1. Utwórz katalog Word1, który będzie służył jako katalog roboczy dla wszystkich

zadań z tej karty pracy.2. Pobierz plik wyklad1.doc, zapisz go w katalogu Word1, a następnie

wyświetl w edytorze Word.

Rozdział 1 • Środowisko edytora Word 15

3. Nie zamykając poprzedniego pliku, utwórz nowy (pusty) dokument przy pomocy przycisku i zapisz go przyciskiem pod nazwą PierwszyDokument.

4. Sprawdź, czy potrafisz przełączać się między kilkoma dokumentami Worda: przy pomocy menu Okno i paska zadań Windows (na dole ekranu).

5. Zamknij oba dokumenty i otwórz ponownie, tym razem wykorzystując okno zadań Nowy Dokument lub dolne pozycje w menu Plik.

6. Ustaw kursor myszy nad dowolnym przyciskiem dowolnego paska narzędzi (bez klikania!) i odczytaj nazwę tego przycisku.

7. Powtórz czynności z punktu 6 dla pięciu innych dowolnie wybranych przycisków na paskach narzędzi.

8. W sposób opisany w punkcie 6 sprawdź przeznaczenie przycisków wyboru widoku, przycisków szybkiego wyszukiwania i suwaków na linijce poziomej (widok linijki włącza się, wybierając z menu WidokLinijka).

9. Naciśnij kombinację Shift+F1 (przytrzymaj Shift i krótko wciśnij F1), po czym kliknij dowolny element paska narzędziowego i przeczytaj rozszerzone informacje na jego temat.

10. Powtórz czynność z punktu 9 dla wybranego przycisku widoku strony i wybranego przycisku szybkiego wyszukiwania.

11. Powtórz czynność z punktu 9 dla wybranej opcji w menu głównym.12. Zaznacz słowo w dokumencie i wybierz z menu opcję FormatCzcionka. W oknie

dialogowym Czcionka wybierz kartę Czcionka i kliknij znak zapytania po czym kliknij w polu Styl Czcionki i przeczytaj opis tego pola. W podobny sposób odczytaj przeznaczenie dowolnego innego elementu tego okna dialogowego.

13. Przyciśnij klawisz F1. W polu „co chcesz zrobić” wpisz „wciąć akapit” i wybierz stosowną opcję, aby dowiedzieć się, w jaki sposób w programie Word tworzy się wcięcie pierwszego wiersza akapitu. Wykorzystaj te wiadomości do wcięcia pierwszego akapitu w pliku wyklad1.doc.

14. W elektronicznym podręczniku użytkownika (który otworzyłaś w poprzednim punkcie klawiszem F1) odnajdź cały rozdział poświecony akapitom.

15. Odnajdź w menu głównym pozycję PlikWłaściwości. Przejrzyj zawartość karty Statystyka w okienku, które się wyświetli.

16. Jeszcze raz wyświetl menu Plik. Czy tym razem pozycja Właściwości znajduje się w jego części skróconej, czy pełnej?

17. Przesuń w inne miejsce pasek narzędziowy Standardowy. Następnie przesuń go tuż pod menu główne. Upewnij się, że pasek Standardowy i Formatowanie leżą jeden pod drugim (a nie obok siebie w tej samej linii).

18. Przyciśnij po prawej stronie paska Formatowanie. Dodaj do paska przycisk . Przy jego pomocy w pliku PierwszyDokument napisz równanie E = mc2.

19. Przywróć pierwotny wygląd paska narzędzi Formatowanie (kliknij i wybierz Do-daj lub usuń przyciski Formatowanie Resetuj pasek narzędzi).

20. Wyświetl pasek narzędzi Statystyka wyrazów. Kliknij na nim przycisk Przelicz ponownie. W polu po lewej stronie paska odczytaj liczbę znków, słów i akapitów, z jakich składa się tekst.

21. Zaznacz całą zawartość dokumentu PierwszyDokument (Ctrl+A) i usuń ją.

16 Word 2002

22. Przejdź do dokumentu wyklad1.doc i zaznacz w nim myszką kolejno: dowolne słowo, zdanie, wiersz, akapit.

23. Przesuń w inne miejsce myszką dowolne słowo, wiersz, akapit.24. Skopiuj myszką dowolne słowo, wiersz, akapit (pamiętaj o klawiszu Ctrl!).25. Zaznacz myszką jednocześnie 3 słowa w 3 różnych zdaniach i pochyl je

przyciskiem (pamiętaj o klawiszu Ctrl po zaznaczeniu pierwszego słowa!).26. Zaznacz myszką fragment tekstu pomiędzy środkami dwóch sąsiednich

wyrazów.27. Przećwicz działanie kombinacji klawiaturowych opisanych w punkcie 1.6

podręcznika.28. Powtórz punkty 23, 24, 26 bez użycia myszki (wyłącznie klawiaturą!). Pamiętaj

o klawiszu Shift i schowku Windows.29. Porównaj widok dokumentu, gdy przycisk ¶ jest i gdy nie jest wciśnięty. Na

koniec wyłącz pdgląd wszystkich znaków (¶).30. Umieść kursor klawiatury wewnątrz tekstu. Wpisz „Źdźbło”. Przyciśnij klawisz

Insert. Wpisz jeszcze raz to samo słowo. Powróć do trybu dopisywania.31. Podziel okno robocze na 2 części. Wyświetl w nim różne części pliku. Przenieś

między nimi jakiś akapit. Zamknij jeden z widoków.32. Obejrzyj dokument wyklad1.doc w różnych skalach podglądu. 33. Sprawdź działanie suwaka pionowego. Przy okazji zaobserwuj zmiany na pasku

stanu przy przemieszczaniu kursora klawiatury do różnych miejsc w dokumencie.

34. Skopiuj rozdział 1.13 (cały!) do pliku PierwszyDokument. 35. Sprawdź działanie przycisków szybkiego wyszukiwania (np. wyszukaj kilka

kolejnych rysunków lub nagłówków).36. Przejrzyj elektroniczny podręcznik użytkownika programu Word (klawisz F1):

Spis treści, Kreator odpowiedzi, Przyciski sterujące, zwijanie/rozwijanie podrozdziałów.

37. Zaznacz fragment tekstu i poeksperymentuj z przyciskami na pasku Formatowanie.38. Zamknij oba dokumenty, nie zapisując zmian w wyklad1.doc!