Raport - Samorząd Województwa...

3

Raport końcowy z badania wykonany przez firmę PSDB sp. z o.o.

Autorzy raportu:

Magdalena Tarczewska-Szymańska (kierownik badania) dr Krzysztof Piróg

dr inż. Korneliusz Pylak Ida Szczepocka

5

SPIS TRESCI

Spis tresci ................................................................................................................ 5

Streszczenie ............................................................................................................. 7

Wykaz skrótów ...................................................................................................... 10

1. Wprowadzenie ................................................................................................. 11

1.1. Cel badania ewaluacyjnego ............................................................................... 12

1.2. Obszar i zakres badania .................................................................................... 13 1.2.1. Wymiar przedmiotowy .................................................................................... 13 1.2.2. Wymiar czasowy ............................................................................................ 14 1.2.3. Wymiar przestrzenny ...................................................................................... 14

1.3. Kryteria ewaluacyjne ........................................................................................ 15

1.4. Pytania ewaluacyjne ......................................................................................... 15

1.5. Podejście do badania ........................................................................................ 17

2. Opis metodologii badania ................................................................................ 21

2.1. Metody i techniki zbierania danych .................................................................... 22 2.1.1. Analiza danych zastanych ............................................................................... 22 2.1.2. Indywidualne wywiady pogłębione .................................................................. 26 2.1.3. Badanie kwestionariuszowe............................................................................. 27 2.1.4. Telefoniczne badanie kwestionariuszowe .......................................................... 27 2.1.5. Obserwacje uczestniczące ............................................................................... 29

2.2. Analizy zgromadzonych danych ......................................................................... 30 2.2.1. Analiza statystyczna ....................................................................................... 30 2.2.2. Panel ekspertów ............................................................................................ 30 2.2.3. Analiza logiczna - SWOT ................................................................................. 30 2.2.4. Metoda ścieżki krytycznej ............................................................................... 30

3. Opis wyników ewaluacji .................................................................................. 32

3.1. Analiza struktury organizacyjnej systemu zarządzania finansowego RPO WP oraz procedur regulujących funkcjonowanie kluczowych procesów systemu ......... 32 3.1.1. Identyfikacja kluczowych operacji w procesie / zespole procesów ....................... 32

3.1.1.1. Wypełnianie zadań przez Instytucję Zarządzającą .............................. 32 3.1.1.2. Trafność skonstruowania systemu przepływów finansowych ............... 33

3.1.2. Identyfikacja i wizualizacja ścieżek krytycznych w systemie przepływów finansowych .................................................................................................. 38 3.1.2.1. Procedura poświadczania wniosków o płatność ................................. 39 3.1.2.2. Procedura przekazywania środków na rzecz beneficjentów ................. 43 3.1.2.3. Procedura przygotowania poświadczenia i deklaracji wydatków

oraz wniosku o płatność okresową ................................................... 45 3.1.2.4. Procedura sporządzenia, sprawdzenia i weryfikacji zbiorczego

dokumentu Poświadczenie i deklaracja wydatków oraz wniosek o płatność okresową od IZ RPO WP do IC ......................................... 46

6

3.1.3. Ocena stopnia przygotowania zasobów ludzkich i materialnych do realizacji procedur przepływów finansowych .................................................................. 49 3.1.3.1. Zapewnienie odpowiedniej kadry i zaplecza technicznego dla

systemy przepływów finansowych .................................................... 49 3.1.3.2. Znajomość procedur regulujących proces przepływu środków i

potrzeb beneficjentów ..................................................................... 52

3.2. Sprawność i terminowość wykorzystywania środków finansowych w ramach RPO WP............................................................................................... 55 3.2.1. I poziom MRR <–> IZ RPO WP ....................................................................... 56 3.2.2. II poziom IZ RPO WP <–> Beneficjenci ........................................................... 57

3.2.2.1. Opóźnienia w realizacji projektów .................................................... 57 3.2.2.2. Terminowość składania i weryfikacji wniosków o płatność .................. 58

3.2.3. III poziom IZ RPO WP <–> Instytucja Certyfikująca / Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji (IC/IPOC) ............................................................ 69

3.3. Trudności i problemy występujące w systemie zarządzania finansowego.............. 71 3.3.1. Ocena jakości współpracy podmiotów systemu przepływów środków

finansowych .................................................................................................. 71 3.3.2. Ocena wzoru wniosku o płatność i instrukcji jego wypełniania ............................ 73 3.3.3. Najczęściej popełniane błędy we wnioskach o płatność ..................................... 77

3.4. Weryfikacja procedur pod kątem dostosowania do nowej ustawy

o finansach publicznych .................................................................................... 81

4. Wnioski i rekomendacje .................................................................................. 86

5. Aneksy ............................................................................................................. 91

5.1. Wykorzystane narzędzia badawcze .................................................................... 91 5.1.1. Projekt scenariusza indywidualnego wywiadu pogłębionego ............................... 91 5.1.2. Projekt kwestionariusza ankiety wypełnianej przez pracowników IZ RPO

WP odpowiedzialnych za weryfikację wniosków o płatność ................................. 91 5.1.3. Projekt kwestionariusza ankiety wypełnianej przez pracowników IZ RPO

WP odpowiedzialnych za przygotowanie poświadczeń i deklaracji wydatków oraz wniosków o płatność okresową ................................................. 91

5.1.4. Projekt kwestionariusza ankiety wypełnianej przez pracowników IZ RPO WP odpowiedzialnych za kontrolę formalno-rachunkową dowodów księgowych ................................................................................................... 91

5.1.5. Projekt kwestionariusza wywiadu CATI z beneficjentami .................................... 91 5.1.6. Projekt bazy danych do wpisywania informacji o wnioskach o płatność ............... 91

5.2. Zestawienie wyników badań terenowych ........................................................... 92 5.2.1. Zestawienie wyników badania wniosków o płatność .......................................... 92 5.2.2. Zestawienie wyników badania CAWI pracowników ............................................ 92 5.2.3. Zestawienie wyników badania CATI beneficjentów ............................................ 92

5.3. Źródła informacji wykorzystanych w badaniu ..................................................... 92

Spis tabel, wykresów i innych ............................................................................... 94

7

STRESZCZENIE / SUMMARY

Cel i zakres badania The aim and scope of the research

Celem badania była: ocena skuteczności funkcjonowania systemu przepływów finansowych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013 (RPO WP). Założone w badaniu cele szczegółowe, w tym

dodane problemy badawcze to: analiza struktury organizacyjnej systemu

zarządzania finansowego RPO WP, procedur regulujących funkcjonowanie kluczowych procesów systemu, w tym: identyfikacja kluczowych operacji

w procesie/zespole procesów (niezbędnych wejść i wyjść w danej operacji), w tym identyfikacja operacji zbędnych - nie przynoszących wartości dodanej

identyfikacja i wizualizacja ścieżek krytycznych (ewentualnych wąskich gardeł) w systemie przepływów finansowych

zweryfikowanie systemu pod kątem sprawności i terminowości wykorzystywania

środków finansowych, w tym analiza danych systemu monitorowania, dotyczących prognozowanych i zrealizowanych płatności

określenie trudności i problemów występujących w systemie zarządzania finansowego

weryfikacja procedur pod kątem dostosowania do nowej ustawy o finansach publicznych

The aim of the research was the assessment of efficiency in functioning of financial flows system within the framework of the Regional Operational Programme for Podkarpackie Voivodship for the years 2007-2013 (RPO WP). The detailed objectives assumed for the research,

including added research issues, are as follows: analysis of the organizational structure of the

RPO WP management system, of procedures that regulate the functioning of the key processes in the system including: identification of the key operations in the

process/group of processes (indispensable entries and exits in a given operation), including identification of unnecessary operations - those that do not bring any added value

identification and visualization of critical paths (bottlenecks, if any) in the financial flows system

verification of the system with regard to efficiency and timeliness of using financial resources, including data analysis of the

monitoring system concerning forward and realized payments

identification of difficulties and problems occurring in the financial management system

verification of the procedures with regard to adjust them to the new Public Finance Law

Przedmiot badania przeanalizowano w następujących obszarach: struktury instytucjonalnej i organizacyjnej

systemu, w tym rozwiązań proceduralnych skuteczności wykorzystania środków oraz

terminowości i sprawności realizacji płatności

The subject of the research had been analyzed within the following areas: institutional and organizational structure of the

system, including procedural solutions efficiency of using resources as well as

efficiency and timeliness of payments’ realization

Badanie objęło okres funkcjonowania systemu przepływów finansowych. Ogólne ramy badania były wyznaczone od rozpoczęcia okresu programowania w roku 2007, aż do bieżącego okresu (wrzesień 2009).

The research covered the whole period of financial flows system’s functioning. The general framework of the research was set from the beginning of the programming period in 2007 until now (September 2009).

Badanie objęło obszar województwa podkarpackiego.

The research covered the area of the Podkarpackie voivodship.

W badaniu zastosowano następujące metody i techniki badawcze: analiza desk research

In the research the following research methods and techniques were applied: desk research analysis

8

wywiady indywidualne (IDI) badanie ankietowe (CATI) Obserwacje uczestniczące badanie kwestionariuszowe (CAWI)

individual in-depth interviews (IDI) computer-assisted telephone interviewing

(CATI) participant observations computer-assisted Web interviewing (CAWI)

Procedury systemu Procedures of the system

Analiza wykazała pełną zgodność procedur z aktami prawa wspólnotowego i polskiego. Na uwagę zasługuje fakt istnienia bardzo precyzyjnych procedur określonych w czasie

i miejscu.

Niestety ścieżki krytyczne praktycznie w większości przypadków przechodzą przez wszystkie czynności procesu (a więc każda czynność wpływa na długość całej procedury i ewentualne opóźnienia).

The analysis revealed the full conformity of the procedures with both the EU and Polish law. The fact that the procedures are very precise and well defined in time and place is noteworthy.

Unfortunately the critical paths in majority of cases lead through practically all activities of the process (thus every activity influences the length of the whole procedure and possible delays).

Zasoby systemu Resources of the system

W systemie przepływów finansowych pracuje w pełni 34 osoby (z trzech departamentów, nie licząc kierownictwa), które poświęcają w całości swój czas na te czynności. Pracownicy mają odpowiednie kwalifikacje, zaś jakość ich pracy oceniono wysoko. Około połowa spośród osób zajmujących się płatnościami i rozliczeniami posiada doświadczenie z poprzedniego okresu

programowania. Nie odnotowano również negatywnego zjawiska rotacji kadr. Pracownicy w zdecydowanej większości stwierdzili, że znają i rozumieją procedury. Co prawda większość badanych uznała, że stanowisko zostało wyposażone w odpowiedni sprzęt i oprogramowanie, jednak w tej kwestii istotniejszą rolę odgrywają pojawiające się opinie negatywne – aż 13 badanych pracowników stwierdziło, że stanowisko raczej nie zostało wyposażone w odpowiedni sprzęt i oprogramowanie (najbardziej brakującym elementem wyposażenia jest drukarka i fax).

There are 34 persons working full-time in the system of financial flows (from three departments, not including the management units). They posses required qualifications and the quality of their work has been assessed as high. About half of the persons dealing with payments and financial settlements have experience deriving from the previous programming period. Also, the negative

phenomenon of personnel rotation was not observed. The employees in great majority stated that they knew and understood the procedures. However the majority of respondents acknowledged that their work place have been equipped with adequate equipment, hardware and software, still - as far as that issue is concerned - negative opinions occurring are more important - as much as 13 respondents ascertained that their work place has not been equipped with adequate equipment, hardware and software (the most missing element of the equipment is printer and fax).

Sprawność i terminowość systemu Efficiency and timeliness of the system

Województwo podkarpackie w zakresie wnioskowania do MRR ma bardzo dobrą opinię, wnioski są składane terminowo i są przygotowane perfekcyjnie. Z kolei praktycznie wszyscy beneficjenci składali wnioski o płatność w terminie określonym w procedurach, co jest dobrym sygnałem w obliczu poważnych opóźnień w podpisywaniu umów. Chociaż blisko połowa złożonych wniosków

As far as submitting applications to MRR is concerned the Podkarpackie voivodship enjoys good opinion - applications are submitted on time and prepared perfectly. On the other hand practically all beneficiaries submitted payment applications on the date specified in the procedures, which is a good signal in the face of serious delays as far as signing contracts is concerned. Although almost half of payment applications

9

o płatność wymaga uzupełnienia lub poprawy, to jednak przebieg procesu weryfikacji wniosków o płatność można ocenić jako sprawny i płynny – rzeczywisty czas weryfikacji wniosków o płatność jest średnio 2-3 krotnie niższy niż założony w procedurach. O ile sam proces poprawiania i akceptowania po poprawkach wniosków o płatność trwa dosyć krótko, o tyle liczne błędy we wnioskach same w sobie prowadzą do opóźnień w ich akceptacji. Przebieg procesu wypłaty środków na konto beneficjenta (od momentu zatwierdzenia wniosku o płatność) nie budzi zastrzeżeń. Proces ten trwa średnio niecałe 7 dni kalendarzowych, a waha się od 3 do 11 dni. Nie przekracza on zatem terminów określonych w procedurach, w których na ten proces przewidziano 7-10 dni roboczych, a więc 10-14 dni kalendarzowych.

submitted requires completion or correction, still the course of the payment applications’ verification process may be assessed as efficient and smooth - effective time of payment applications’ verification is on average 2-3 times shorter than the time assumed in the procedures. While the process of correcting and accepting payment applications after the corrections are implemented is rather short, numerous mistakes made in the applications result in delays in accepting those applications. The course of the process of paying the money on the Beneficiary’s account (from the moment the payment application is approved) does not give any negative feedback. The process lasts on average 7 calendar days and runs from 7 to 10 working days, i.e. 10-14 calendar days.

Współpraca podmiotów systemu Cooperation of entities in the system

Praktycznie wszyscy badani i obserwowani beneficjenci bardzo wysoko ocenili jakość współpracy z Instytucją Zarządzającą RPO WP. MRR bardzo wysoko ocenia współpraca z IZ RPO WP, zarówno na poziomie roboczym: kontakty

z kierownikiem wydziału finansowego z IZ RPO WP, jak również kompetencje osób, które z ramienia IZ RPO WP kontaktują się z MRR; bardzo wysoko oceniane są również przygotowywane przez IZ RPO WP wnioski do MRR.

Practically all respondents and beneficiaries observed assessed the quality of cooperation with the Managing Institution (IZ) of the RPO WP very high. MRR assesses very high the cooperation with IZ

RPO WP, both on the working level: contacts with the chief of financial department from IZ RPO WP, and the competences of persons who contact MRR on behalf of IZ RPO WP; applications submitted to MRR prepared by IZ RPO WP are also assessed very high.

Wniosek o płatność i instrukcja jego wypełniania

Payment application and instruction for completion the application form

Większość badanych beneficjentów uznała, że wypełnienie wniosku było bardzo łatwe lub raczej łatwe. Pozytywnie oceniono kompletność wniosku. Pozytywnie (lecz mniej entuzjastycznie niż w przypadku oceny wzoru wniosku o płatność) beneficjenci ocenili spójność i przejrzystość

instrukcji wypełniania wniosku o płatność. Beneficjenci dość negatywnie ocenili zrozumiałość instrukcji wypełnienia wniosku o płatność; ich zdaniem jest ona niejasna. Zapisy w niej zawarte są często niezrozumiałe i nieprecyzyjne, szczególnie dotyczące punktów: 9, 11, 12, 13, 15, 18, 20 i 22.

The majority of respondents acknowledged that completing the application form was easy or rather easy. The completeness of the application was assessed positively.

Beneficiaries assessed also positively (although less enthusiastically than in case of the payment application model assessment) the cohesion and clarity of the instruction for completion the application form. However beneficiaries assessed rather negatively the comprehensiveness of the instruction for completion the application form; in their opinion it is not clear. Entries in the instruction are often incomprehensible and inaccurate, especially those concerning the following items: 9, 11, 12, 13, 15, 18, 20 i 22.

10

WYKAZ SKRÓTÓW

RPO WP Regionalny Program Operacyjny Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013

IZ RPO WP Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym na lata 2007-2013

IC Instytucja Certyfikująca

IPOC Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji

UMWP Urząd Marszałkowski Województwa Podkarpackiego

MRR Ministerstwo Rozwoju Regionalnego

WE Wspólnoty Europejskie

KE Komisja Europejska

KSI Krajowy System Informatyczny

SOPZ Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia

UE Unia Europejska

BGK Bank Gospodarstwa Krajowego

ZPORR Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego na lata 2004-2006

11

1. WPROWADZENIE

Proces związany z przepływami finansowymi jest kluczowy z punktu widzenia zarządzania programem operacyjnym. Stąd niezwykle istotna jest jego obsługa w zakresie prawidłowego

i terminowego:

Analiza objęła swym zakresem ocenę systemu finansowego RPO WP i została przeprowadzona we wczesnej fazie realizacji Programu. Dzięki temu dostarczyła

dodatkowych informacji oraz doprowadziła do zidentyfikowania problemów i potrzeb. Badanie w głównej mierze koncentrowało się na ocenie organizacji i funkcjonowania

systemu, tj. jego konstrukcji, rozwiązań proceduralnych oraz mechanizmów i procesów,

które wpływają na sprawność przepływów finansowych. W efekcie realizacji badania możliwe będzie usprawnienie systemu przepływów finansowych RPO WP poprzez wdrożenie wyników

zgodnie z procedurą dotyczącą zakresu i sposobu wykorzystania rekomendacji, zawartą w Instrukcji Wykonawczej Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym

Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013.

Podczas realizacji badania były brane pod uwagę planowane zmiany w systemie przepływów

finansowych spowodowane wejściem w życie z dniem 1 stycznia 2010 r. nowej ustawy o finansach publicznych, która w znaczący sposób zmieni system przepływów finansowych

w całych Narodowych Strategicznych Ramach Odniesienia. Dlatego też nasze rekomendacje w sposób możliwie pełny uwzględniały planowane zmiany w takim zakresie, w jakim były

one znane w momencie realizacji badania.1

1 Zastrzeżenie to związane jest z brakiem aktów wykonawczych do nowej ustawy o finansach publicznych

w momencie realizacji badania.

planowania wydatków na

każdym poziomie wdrażania

wnioskowania o środki na każdym

poziomie wdrażania

przekazywania środków na


rozliczania środków na


12

1.1. Cel badania ewaluacyjnego

Założone w badaniu cele szczegółowe, w tym dodane problemy badawcze to:

• identyfikacja kluczowych operacji w procesie/zespole procesów (niezbędnych wejśd i wyjśd w danej operacji), w tym identyfikacja operacji zbędnych - nie przynoszących wartości dodanej

• identyfikacja i wizualizacja ścieżek krytycznych (ewentualnych wąskich gardeł) w systemie przepływów finansowych

Analiza struktury organizacyjnej systemu zarządzania finansowego RPO WP, procedur regulujących funkcjonowanie kluczowych procesów systemu, w tym:

Zweryfikowanie systemu pod kątem sprawności i terminowości wykorzystywania środków finansowych, w tym analiza danych systemu monitorowania, dotyczących prognozowanych i zrealizowanych płatności

Określenie trudności i problemów występujących w systemie zarządzania finansowego

Weryfikacja procedur pod kątem dostosowania do nowej ustawy o finansach publicznych

Celem badania była: ocena skuteczności funkcjonowania systemu przepływów finansowych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013.

13

1.2. Obszar i zakres badania

1.2.1. Wymiar przedmiotowy

Wymóg posiadania systemu zarządzania i kontroli dla programu operacyjnego wynika m.in. z art. 71 w związku z art. 58-62 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca

2006 r., a proces zarządzania finansowego i przepływów finansowych jest jednym

z kluczowych procesów zachodzących w systemie zarządzania i kontroli RPO WP. Dlatego też analizie poddano wspólnotowe i krajowe dokumenty programowe polityki spójności na lata

2007-2013 dotyczące RPO WP, dokumenty wewnętrzne IZ RPO WP opracowane na potrzeby realizacji Programu, (w tym wniosek beneficjenta o płatność, poświadczenie i deklaracja

wydatków oraz wniosek o płatność okresową od Instytucji Zarządzającej do Instytucji Certyfikującej dla RPO WP, a także analizy, opracowania, sprawozdania itp.), jak również

inne dokumenty niezbędne z punktu widzenia realizacji badania. Uzyskane informacje

uzupełniono o opinie pracowników Instytucji Zarządzającej, Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji (IPOC) jak również beneficjentów Programu.

Przedmiot badania przeanalizowano w następujących obszarach:

Dla osiągnięcia celu badania priorytetem było kompleksowe spojrzenie na funkcjonowanie

systemu przepływów finansowych. Naszym zadaniem było przeprowadzenie diagnozy mającej na celu określenie nie tylko potencjału struktury instytucjonalno-organizacyjnej, ale

również analiza skuteczności wykorzystywania środków finansowych przeznaczonych na realizację Programu.

Stąd też kluczowym elementem badania była analiza danych zastanych, w tym zwłaszcza Instrukcji Wykonawczej IZ RPO WP, wniosków o płatność składanych przez beneficjentów

oraz deklaracji i poświadczeń wydatków składanych przez IZ RPO WP w IPOC.

• struktury instytucjonalnej i organizacyjnej systemu, w tym rozwiązao proceduralnych

• skuteczności wykorzystania środków oraz terminowości i sprawności realizacji płatności.

14

Tabela 1. Informacje nt. postępów w realizacji Programu.

Oś

priory

teto

wa*

Lic

zba w

nio

sków

o d

ofinanso

wanie

zatw

ierd

zonych

do r

ealiz

acj

i

Wart

ość

zatw

ierd

zonych

wnio

sków

o d

ofinanso

wanie

w

częśc

i odpow

iadają

cej śr

odkom

UE

Lic

zba z

aw

art

ych

um

ów

/

wydanych

decy

zji

o d

ofinanso

wanie

Wart

ość

um

ów

w c

zęśc

i

odpow

iadają

cej śr

odkom

UE

Lic

zba z

atw

ierd

zonych

wnio

sków

o p

łatn

ość

Pła

tnośc

i zr

ealiz

ow

ane n

a r

zecz

beneficj

entó

w

Lic

zba w

nio

sków

beneficj

entó

w

o p

łatn

ość

uję

tych

w d

ekla

racj

ach

IZ R

PO

WP

Wart

ość

wnio

sków

o p

łatn

ość

uję

ta w

dekla

racj

ach

IZ R

PO

WP

(wydatk

i w

ykaza

ne p

rzez

beneficj

entó

w)

w c

zęśc

i

odpow

iadają

cej śr

odkom

UE

I 392 296 333 786,23 173 98 053 637,07 2 1 694 971,50 2 1 440 725,77

II 83 280 769 234,29 66 207 987 614,66 55 17 062 521,87 19 7 082 865,54

IV 89 534 623 425,61 57 261 860 504,16 50 15 339 552,32 17 11 515 161,29

V 44 112 472 391,89 4 11 615 258,35 2 - - -

VI 1 28 693 280,00 1 28 507 980,00 - - - -

VIII 23 25 751 423,61 23 24 137 546,83 50 11 298 960,06 41 11 174 914,23

Razem 632 1 278 643 541,63 324 632 162 541,07 159 45 396 005,75 79 31 213 666,83

Źródło: Wygenerowano przez IZ RPO WP z KSI (SIMIK 07-13) w dniu 20 października 2009 r. (dane finansowe w PLN). Stan na 30 września 2009 r.

* Dotychczas nie przeprowadzono naborów wniosków w osiach priorytetowych III i VII.

1.2.2. Wymiar czasowy

Badanie objęło okres funkcjonowania systemu przepływów finansowych. Ogólne ramy

badania były wyznaczone od rozpoczęcia okresu programowania w roku 2007, aż do bieżącego okresu (wrzesień 2009).

1.2.3. Wymiar przestrzenny

Badanie objęło obszar województwa podkarpackiego.

15

1.3. Kryteria ewaluacyjne

Badanie ewaluacyjne było prowadzone pod kątem najistotniejszych z punktu widzenia przedsięwzięcia celów i efektów. W tym badaniu uwzględniono następujące kryteria

ewaluacyjne:

1.4. Pytania ewaluacyjne

Poniższa tabela prezentuje powiązania pomiędzy celami szczegółowymi, pytaniami

badawczymi i metodami ich pomiarów.

W tabeli wpisano też dodatkowe pytania badawcze, które wyróżniono czerwoną czcionką. Tabela 2. Przyporządkowanie pytań ewaluacyjnych, sposobu realizacji i powstałych efektów do

celów szczegółowych badania.

I CEL – Analiza struktury organizacyjnej systemu zarządzania finansowego RPO WP, procedur regulujących funkcjonowanie kluczowych procesów systemu, w tym:

a) identyfikacja kluczowych operacji w procesie/zespole procesów (niezbędnych wejść i wyjść w danej operacji), w tym identyfikacja operacji zbędnych - nie przynoszących wartości dodanej,

b) identyfikacja i wizualizacja ścieżek krytycznych (ewentualnych wąskich gardeł) w systemie przepływów finansowych.

Pytania ewaluacyjne Sposób realizacji

1 Czy system przepływów finansowych jest trafnie skonstruowany tj. odpowiada potrzebom związanym z zarządzaniem i realizacją Programu?

Analiza danych zastanych Panel ekspertów

2 Czy Instytucja Zarządzająca wypełnia zadania w systemie przepływów finansowych, zgodnie z kluczowymi dokumentami dotyczącymi tego systemu?

Analiza danych zastanych IDI

3 Czy procedury regulujące proces przepływu środków są jasne i zrozumiałe dla ich użytkowników?

Badanie kwestionariuszowe

4 Czy w procedurach występują czynności zbędne lub powtarzające się nie przynoszące wartości dodanej?

Analiza danych zastanych

5 Czy użytkownicy znają procedury regulujące proces przepływu środków? Badanie kwestionariuszowe

6 Czy do obsługi procesów związanych z płatnościami i rozliczeniami środków jest zapewniona odpowiednia kadra (odpowiednia ilość osób oraz odpowiednio przeszkolonych)?


Trafność – odpowiada na pytanie czy system zarządzania finansowego został

poprawnie zaprojektowany (adekwatnośd konstrukcji / struktury organizacyjnej systemu / przyjętych

procedur)

Skuteczność – odpowiada na pytanie czy system funkcjonuje sprawnie, jest skuteczny (efektywnośd organizacyjna

systemu).

16

7 Czy kadra obsługująca proces płatności i rozliczeń dysponuje odpowiednim zapleczem technicznym (np. sprzęt komputerowy, wspomagające systemy informatyczne)?

IDI Badanie kwestionariuszowe

8 Czy w przepływie dokumentów związanych z przepływami finansowymi są wąskie gardła? Na których etapach?

Analiza danych zastanych

II CEL – Zweryfikowanie systemu pod kątem sprawności i terminowości wykorzystywania środków finansowych, w tym analiza danych systemu monitorowania, dotyczących prognozowanych i zrealizowanych płatności

1 Czy konstrukcja systemu finansowego RPO WP, w tym procedury regulujące proces jego funkcjonowania gwarantują sprawne i terminowe wykorzystanie przyznanych na Program środków finansowych?

Analiza danych zastanych Panel ekspertów

2 Czy wnioski o płatność są dostosowane do potrzeb beneficjenta?

Obserwacja uczestnicząca CATI

5 Czy beneficjenci terminowo składają wnioski o płatność? Jeśli nie, jakie są tego przyczyny? Analiza danych zastanych CATI Badanie kwestionariuszowe

6 Czy terminy przebiegu konkursów oraz podpisywania umów z beneficjentami mają wpływ na realizację prognozy wydatków? Jeśli tak, to jaki?


7 Czy i jaki model jest stosowany do przygotowywania prognoz wydatków z RPO WP? Analiza danych zastanych IDI

8 Czy opracowane prognozy są realistyczne, czy sprawdzają się w rzeczywistości? Analiza danych zastanych IDI

9 Jaki jest poziom terminowości realizacji harmonogramów w projektach, czy ma on wpływ na przepływy finansowe?

Analiza danych zastanych CATI IDI

10 Jaka jest jakość składanych na wszystkich etapach dokumentów finansowych (wniosków o płatność, deklaracji)? Czy ma ona wpływ na terminowość ich akceptowania?

Analiza danych zastanych Badanie kwestionariuszowe IDI

11 Czy terminy określone w procedurach w zakresie badanego procesu są realistyczne? Czy są dotrzymywane?

Analiza danych zastanych Badanie kwestionariuszowe IDI

12 Czy IZ RPO WP wypracował system monitorowania prognozowanych i zrealizowanych płatności? Czy jest on wiarygodny?


13 Jaki jest czas realizacji procesu weryfikacji wydatków od złożenia wniosków o płatność przez beneficjenta do wypłaty mu środków? Czy występują problemy z dotrzymywaniem terminów proceduralnych w tym zakresie (skala, przyczyny?)

Analiza dokumentów Badanie kwestionariuszowe IDI

14 Jak szybko zweryfikowane wydatki beneficjentów trafiają na wyższy poziom zarządzania? Analiza dokumentów Badanie kwestionariuszowe IDI

15 Jakie jest tempo przekazywania zweryfikowanych wydatków beneficjentów do IPOC? Analiza dokumentów Badanie kwestionariuszowe

17 Czy występują metody nadzoru nad terminowością i poprawnością realizacji projektów? Jeśli tak, to jakie?

Analiza dokumentów IDI

III CEL – Określenie trudności i problemów występujących w systemie zarządzania finansowego

1 Które elementy wniosków o płatność sprawiają problemy beneficjentom?

Obserwacja uczestnicząca CATI

2 Jaka jest skala błędów popełnianych w składanych przez beneficjentów wnioskach o płatność Analiza danych zastanych Badanie kwestionariuszowe

3 Jaki jest zakres i skala błędów w zestawieniach wydatków przekazywanych przez instytucje weryfikujące wydatki przy poświadczaniu wydatków?

Analiza dokumentów IDI

IV CEL – Weryfikacja procedur pod kątem dostosowania do nowej ustawy o finansach publicznych

1 Czy przeprowadzona została weryfikacja procedur pod kątem dostosowania do nowej ustawy o finansach publicznych?

IDI

Źródło: opracowanie własne

17

1.5. Podejście do badania

Postawione cele niniejszego badania wymagały opracowania spójnej koncepcji jego realizacji.

System przepływów finansowych musiał być rozpatrywany w dwóch obszarach:

Spowodowane było to faktem, iż w systemie tym bierze udział wiele instytucji, a każda z nich musi skoordynować proces płatności z innymi procesami przez nią realizowanymi.

Stąd też analizę procedur systemu przepływów finansowych RPO WP przeprowadzono

na trzech poziomach w relacjach:

struktura instytucjonalna (3 poziomy: MRR - IZ RPO WP -IPOC) i organizacyjna systemu

płatności w IZ RPO WP

skutecznośd wydatkowania środków oraz terminowośd i

sprawnośd realizacji płatności

IZ

RPO WP

MRR

Beneficjent

Instytucja Certyfikująca (IC)

/ Instytucja Pośrednicząca w

Certyfikacji (IPOC)

18

I poziom MRR <–> IZ RPO WP

Na tym poziomie, w pierwszej kolejności badano procesy związane z planowaniem

wydatków, gdyż to MRR, zgodnie z ustawą o finansach publicznych zobowiązany jest do planowania wszystkich wydatków na dany rok budżetowy oraz na kolejne trzy lata (załącznik

16 do ustawy budżetowej). Dane w tym procesie pozyskuje od Instytucji Zarządzających programami operacyjnymi. Przedmiotem badania w tym obszarze była terminowość

i poprawność oszacowania wysokości wydatków zarówno przez IZ RPO WP, która

przedstawia dane MRR, jak i przez MRR, który te dane weryfikuje i ustala ostateczną wysokość środków.

Ponadto analizowano procedury oraz faktyczny przebieg procesu przekazywania środków,

w oparciu o kontrakt wojewódzki. Założeniem systemu było przekazywanie środków przez MRR w systemie kwartalnym, przy czym wypłata III transzy uzależniona była o rozliczenia

I, zaś wypłata IV transzy od rozliczenia II.

II poziom IZ RPO WP <–> Beneficjenci

W zakresie płatności na tym poziomie przeanalizowano zmienność harmonogramów płatności, gdyż doświadczenie pokazuje, iż opóźnienia w realizacji projektów pociągające za

sobą opóźnienia w płatnościach są częstą przyczyną nie realizowania wydatków na zamierzonym przez IZ RPO WP poziomie. Ponadto przeanalizowano procedury związane ze

składaniem i weryfikacją wniosków o płatność. Czy są one skonstruowane przy założeniu zapewnienia odpowiedniej obsługi kadrowej, czy są realizowane terminowo i czy

w konsekwencji terminowo wypłacane są środki beneficjentom projektów?

III poziom IZ RPO WP <–> Instytucja Certyfikująca / Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji (IC/IPOC) Na tym poziomie analizowano procedury związane ze składaniem przez IZ RPO WP deklaracji

do IPOC-u umiejscowionego w Urzędzie Wojewódzkim. Analizie poddano zarówno terminowość składanych deklaracji, jak i ewentualne przypadki odsyłania deklaracji przez

IPOC do poprawy (w takich przypadkach przeanalizowano też ich przyczyny).

Należy podkreślić, iż poza relacjami pomiędzy wymienionymi wyżej instytucjami poddano

również szczegółowej analizie przebieg procesów związanych z przepływami finansowymi w IZ RPO WP, jak również kwestie mogące mieć znaczący wpływ na przebieg tych procesów

poza IZ RPO WP (np. konstrukcja wniosku o płatność oraz jej ‘przyjazność’ dla beneficjenta).

Z uwagi na specyfikę badania kluczowym etapem była analiza danych zastanych, od której

rozpoczęto prace na podstawie dokumentów wskazanych przez Zamawiającego. Część dokumentów, zwłaszcza szczebla unijnego i krajowego jest znana naszym ekspertom jednak

ponownie były one przeanalizowane z uwzględnieniem celu naszego badania. Szczególnie istotną kwestią była analiza danych zastanych zawartych w Instrukcji Wykonawczej (co da

informacje o procesach i ich ujęciu czasowym) oraz wnioskach o płatność, deklaracjach

i poświadczaniu wydatków (co umożliwiło poznanie faktycznych terminów określonych w procedurach).

Analiza danych zastanych umożliwiła również skonstruowanie ostatecznych narzędzi

badawczych zastosowanych w badaniach terenowych, które były kolejnym etapem badania.

19

Następnym etapem naszej analizy były pogłębione wywiady indywidualne (IDI) / diada przeprowadzone z:

W trakcie wywiadów zapoznawano się bliżej z opiniami uczestników procesu przepływów finansowych w IZ RPO WP i poza nim. Pracownika MRR pytano o ocenę prognoz wydatków

IZ RPO WP, czy są one realistyczne, jak wygląda ich realizacja, czy są przygotowywane terminowo. Od przedstawiciela IPOC pozyskano opinie na temat składanych przez IZ RPO

WP deklaracji wydatków, ich jakości i terminowości. Wywiad z przedstawicielami IZ RPO WP

przeprowadzono w formie diady. Miał w tym przypadku bowiem znacznie głębszy kontekst, gdyż jego celem było uzyskanie opinii nt. istniejących uregulowań prawnych, na ile są one

przeszkodą w terminowej realizacji płatności oraz możliwości wprowadzenia usprawnień. Przedmiotem wywiadu była również ocena współpracy z instytucjami zewnętrznymi, które

biorą udział w przepływie płatności dla RPO WP.

Ponadto przeprowadzono dwa typy badań kwestionariuszowych z :

pracownikami zajmującymi się obsługą wniosków o płatność oraz prognozowaniem i monitorowaniem wydatków,

beneficjentami, którzy mają zatwierdzony co najmniej jeden wniosek o płatność.

Pierwsze badanie przeprowadzono za pomocą standaryzowanej ankiety przesłanej drogą

elektroniczną (CAWI). Na tym etapie zdobyto informacje o opiniach respondentów nt. realizacji harmonogramów oraz składanych wniosków o płatność: czy harmonogramy często

się zmieniają, czy wnioski o płatność wpływają terminowo, czy zawierają błędy, jaka jest ich skala i zakres.

W przypadku drugiego typu respondentów (beneficjentów) przeprowadzono telefoniczne

badanie kwestionariuszowe (CATI). Badaniem objęto całą populację beneficjentów, którzy

mieli zatwierdzony co najmniej jeden wniosek o płatność. Tak zdefiniowane kryterium umożliwiło dotarcie do respondentów, którzy byli uczestnikami pełnego procesu

zatwierdzania wniosku o płatność, a tym samym mają niezbędną wiedzę i doświadczenie w tym zakresie. Ustalono, że populacja beneficjentów na dzień 30 września 2009 r. wynosiła

80 podmiotów.

Na zakończenie badań terenowych przeprowadzono obserwacje uczestniczące w celu

sprawdzenia jakości i przyjazności wniosku o płatność. Uczestnikami 3 obserwacji

Przedstawicielami kierownicwa IZ RPO WP odpowiedzialnymi za przepływy finansowe (diada)

Przedstawicielem IPOC w UW w Rzeszowie

Przedstawicielem Departamentu Koordynacji i

Wdrażania Programów Regionalnych w MRR

20

uczestniczących byli wyselekcjonowani respondenci wywiadów CATI. Kryterium wyboru

dotyczyło:

Zadania do realizacji podczas obserwacji były specjalnie przygotowane na bazie wyników badania danych zastanych i badań terenowych (wywiadów) tak, aby zawierały wiele

potwierdzonych problematycznych zagadnień i niejasności. Dodatkowo, obserwator zadawał specjalnie dobrane pytania, aby zasiać niepewność u obserwowanego i zmusić go do

podejmowania świadomych i przemyślanych decyzji.

Efektem obserwacji były wypełnione części wniosku o płatność, które poddane zostały

analizie w kontekście zgodności z instrukcją wypełniania i dokumentami programowymi.

Kolejnym etapem badania była analiza zebranego materiału badawczego. Jej elementem był panel ekspertów przeprowadzony z udziałem ekspertów w dziedzinie zarządzania i wdrażania

funduszy strukturalnych oraz w zakresie przepływów finansowych. Podczas panelu

zaprezentowana została wstępna koncepcja wyników badania, którą poddano dyskusji, której efektem było wypracowanie ostatecznych rekomendacji w zakresie funkcjonowania

przepływów finansowych. W trakcie panelu eksperci zastosowali zróżnicowane metody analizy, aby w sposób jak najbardziej kompleksowy zrealizować cele badania. Dlatego też

przeprowadzono analizę SWOT systemu przepływów funkcjonującego w RPO WP oraz

zastosowano metodę analizy ścieżki krytycznej opartą o podejście procesowe.

Takie zestawienie metod badawczych umożliwiło dogłębną analizę sprawności systemu przepływów finansowych RPO WP oraz przyczyniło się do wypracowania praktycznych

rekomendacji co do sposobów jego usprawnienia, a także dostosowania do planowanych zmian związanych z nową ustawą o finansach publicznych.

różnych tematycznie działao, do których ubiegali się o dofinansowanie

zgłaszanie podczas wywiadu najwięcej trudności z wypełnianiem wniosku o płatnośd

21

2. OPIS METODOLOGII BADANIA

W celu uzyskania wiarygodnych wyników analizy niezbędne było przeprowadzenie wieloetapowego badania i połączenie w badaniu różnorodnych rodzajów danych oraz

różnorodnych metod badawczych, tzn. zastosowanie triangulacji metodologicznej. Podejście to umożliwiło wieloaspektową obserwację i analizę przedmiotu badania. Zastosowano:

Rysunek 1. Triangulacja metodologiczna.

Źródło: opracowanie własne.

triangulację źródeł danych (1-szy poziom triangulacji): przeanalizowane zostały

zarówno dokumenty zastane, takie jak dokumenty wspólnotowe, krajowe i regionalne, złożone wnioski o płatność, deklaracje wydatków, a także dane

wywołane (wyniki wywiadów IDI, CATI, obserwacji)

triangulację metod badawczych (2-gi poziom triangulacji): łączenie różnych metod

badawczych w badaniu tych samych zagadnień, co pozwoliło na uchwycenie różnych aspektów badanego przedmiotu (zakładamy stosowanie szerokiego spektrum metod

badawczych: analizy dokumentów IDI, CATI, obserwacja); podejście to umożliwiło

wzajemne uzupełnianie się poszczególnych metod, dzięki czemu możliwe było wykorzystanie mocnych stron każdej metody przy neutralizacji słabości;

triangulację perspektyw badawczych (3-ci poziom triangulacji): ewaluacja została przeprowadzona przez zespół badaczy, a nie przez jedną osobę, co pozwoliło

uzyskać bogatszy i bardziej wiarygodny obraz badanego przedmiotu.

triangulacja źródeł danych

triangulacja metod

badawczych

triangulacja perspektyw badawczych

22

2.1. Metody i techniki zbierania danych

Aby móc zastosować założone podejście metodologiczne konieczne było zastosowanie odpowiedniego zestawu metod i technik jakościowych, jak i ilościowych. Dlatego też poniżej

przedstawiono zastosowane metody pozyskiwania danych.

2.1.1. Analiza danych zastanych

Analiza danych zastanych (desk research), a więc analiza źródeł wtórnych – rozpoczęła właściwe badanie. Ze względu na cel badania był to również jego najistotniejszy element.

Ocenę rozpoczęto od poszukiwania i analizy informacji, które już istnieją. Polegała ona na analizie dokumentów dotyczących przepływów finansowych szczebla unijnego, krajowego i

regionalnego, ale jego kluczowym elementem było badanie Instrukcji Wykonawczej IZ RPO

WP, zatwierdzonych wniosków o płatność (oraz dokumentacji im towarzyszącej) oraz złożonych do IPOC deklaracji wydatków z IZ RPO WP.

Aby zapewnić maksymalną efektywność, użyteczność i wiarygodność danych zgromadzonych

na tym etapie badania, analizę ‘desk research’ przeprowadzono w następujących krokach:

sporządzono spis źródeł informacji dostępnych w Instytucji Zarządzającej (np. wnioski o płatność, deklaracje, instrukcje itp. wzory dokumentów, formularzy itd.),

sprawdzono, czy istnieją i czy można wykorzystać podobne badania prowadzone dla innych Instytucji Zarządzających, w postaci raportów i ekspertyz dotyczących

przepływów finansowych,

na zakończenie oceniono jakość zebranych informacji (czy przytaczane wyniki badań

są aktualne? czy dane są wiarygodne? czy pochodzą z wiarygodnego źródła? czy

możliwe jest porównanie danych z kilku źródeł? czy uzyskane wyniki są porównywalne np. czy zastosowano te same definicje? itp.)

Analiza danych zastanych (desk research), jako główne narzędzie w proponowanym badaniu

zostało przeprowadzone przez ekspertów posiadających bogate doświadczenie zarówno

w tworzeniu, jak i ocenie dokumentacji związanej z przepływami finansowymi w funduszach strukturalnych.

Analizę desk research przeprowadzano szczególnie w oparciu o:

Dokumenty szczebla unijnego:

Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego,

Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1260/1999 z późn. zm.,

Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonywania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia

11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszy

Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności, rozporządzenia (WE) nr 1080 /2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w

sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego,

23

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1080/2006 z dnia 5 lipca

2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1783/1999,

Wytyczne Komisji Europejskiej - Guidance on a common methodology for the

assessment of management and control systems in the Member States (2007-2013 programming period), wersja z dnia 23 kwietnia 2008 r.,

Wytyczne Komisji Europejskiej w sprawie krajowej pomocy regionalnej na lata 2007-2013,

Dokumenty szczebla krajowego:

Ustawa o finansach publicznych z 30 czerwca 2005 r. (Dz. U. z 2005 r., nr 249, poz. 2104 z późn. zm.),

Ustawa o zasadach prowadzenia polityki rozwoju z dnia 6 grudnia 2006 r. (Dz. U. z 2006 r., nr 227, poz. 1658 z późn. zm.),

Ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku z wdrażaniem funduszy

strukturalnych i Funduszu Spójności z dnia 7 listopada 2008 r. (Dz. U. z 2008 r., nr 216, poz. 1370),

Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 14 lipca 2009 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wydatków związanych z realizacją programów

operacyjnych (Dz. U. z 2009 r., nr 114, poz. 954), Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie warunków certyfikacji oraz

przygotowania prognoz wniosków o płatność do Komisji Europejskiej w Programach

Operacyjnych w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia na lata 2007-2013 z dnia 23 czerwca 2009 r.,

Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie trybu dokonywania płatności i rozliczeń z dnia 24.09.2007 r.,

Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie sposobu postępowania w razie

wykrycia nieprawidłowości w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania 2007-2013 z dnia 12 lutego 2008 r.,

Dokumenty szczebla regionalnego:

Kontrakt Wojewódzki, Regionalny Program Operacyjny Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013,

Szczegółowy Opis Priorytetów Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013.

Opis systemu zarządzania i kontroli dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013,

Instrukcja Wykonawcza Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem

Operacyjnym Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013, Formularze: Wniosku beneficjenta o płatność, Poświadczenia i deklaracji wydatków

oraz wniosku o płatność okresową od Instytucji Zarządzającej do Instytucji Certyfikującej dla RPO WP,

Podręcznik kwalifikowania wydatków w ramach Regionalnego Programu

Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013, Raport końcowy badania Analiza systemu zarządzania i kontroli Regionalnego

Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013

Kolejnym etapem analizy danych zastanych była weryfikacja zaakceptowanych wniosków o płatność wraz z towarzyszącą im dokumentacją, w tym zwłaszcza wymianą korespondencji

pomiędzy instytucją dokonującą zatwierdzenia wniosku a beneficjentem. Umożliwiło to

24

analizę rzeczywistych przepływów płatności w ramach projektów, w których zatwierdzony był

już co najmniej jeden wniosek o płatność. Weryfikacja zaakceptowanych wniosków o płatność była prowadzona dwuetapowo.

W pierwszym etapie prace skoncentrowały się na zidentyfikowaniu dat realizacji kolejnych

czynności przewidzianych procedurami sprawdzającymi poprawność wniosku o płatność. Zbadany został więc pełen proces weryfikacji wniosku o płatność oraz czas dokonania

płatności. Ta część badania została przeprowadzona w oparciu o specjalnie przygotowany formularz. Formularz został wypełniony przez pracowników IZ RPO WP. Formularz zawierał

dane dotyczące wszystkich zatwierdzonych wniosków o płatność, których liczba na dzień 30 września 2009 r. wynosi 159.

Część danych dotyczących beneficjenta i projektu (data wnioskowania, data podpisania umowy, data złożenia pierwszego i kolejnych wniosków o płatność) została pozyskana

z instytucji, do której beneficjenci składali wnioski. Analizie poddano następujące dane:

wartość całkowita projektu w zł,

data rozpoczęcia projektu (z umowy),

data zakończenia finansowego projektu (z umowy),

data decyzji o dofinansowaniu projektu,

data podpisania umowy z Beneficjentem,

planowa data złożenia wniosku o płatność (zgodnie z harmonogramem),

planowana kwota wnioskowana we wniosku o płatność (zgodnie z harmonogramem),

faktyczna data złożenia wniosku o płatność (data wpłynięcia),

faktyczna wnioskowana kwota,

data zakończenia weryfikacji formalnej wniosku o płatność,

data zakończenia weryfikacji merytorycznej wniosku o płatność (w przypadku osi I-VII),

data zakończenia weryfikacji finansowej wniosku o płatność (w przypadku osi I-VII),

data zakończenia weryfikacji merytoryczno-finansowej wniosku o płatność (w przypadku osi VIII),

data wysłania pisma do Beneficjenta z prośba o uzupełnienia i poprawki (opcjonalnie),

data ponownego złożenia poprawionego i uzupełnionego wniosku o płatność przez

Beneficjenta (opcjonalnie),

data polecenia przelewu środków na konto Beneficjenta,

kwota faktycznie przekazana Beneficjentowi.

Przeprowadzona w ramach tego etapu analiza pozwoliła na identyfikację głównych trendów dotyczących cyrkulacji płatności i stanowiła wstęp do analizy porównawczej danych

z podręcznika procedur IZ RPO WP oraz ich faktycznej realizacji. Badanie pozwoliło

przeanalizować ten proces od złożenia przez beneficjenta wniosku o płatność do przelania środków na konto beneficjenta. Kolejnym etapem była pogłębiona analiza, która obejmowała

porównanie zaobserwowanych różnic pomiędzy procesami a ich faktyczną realizacją, ze szczególnym uwzględnieniem skali czynników posiadających negatywny wpływ (bariery) na

przepływ środków finansowych.

W dalszej kolejności została przeprowadzona analiza jakościowa wniosków o płatność wraz

z towarzyszącą im dokumentacją, w tym zwłaszcza wymianą korespondencji pomiędzy

25

instytucją dokonującą zatwierdzenia wniosku a beneficjentem. Umożliwiło to

zidentyfikowanie problemów pojawiających się podczas wypełniania wniosków o płatność oraz sposobów ich rozwiązywania.

Na dzień 30 września 2009 r. liczba zaakceptowanych wniosków o płatność wynosiła 159 i była ona znacznie wyższa od liczby zaakceptowanych wniosków o płatność wynoszącej 74

w momencie składania oferty, dlatego też przeprowadzono analizę na próbie dobranej w następujący sposób:

Tabela 3. Liczba zatwierdzonych wniosków o płatność ogółem i poddanych analizie.

Oś priorytetowa*

Liczba zatwierdzonych wniosków o płatność (populacja)

Liczba projektów, w ramach których zatwierdzono przynajmniej 1 wniosek o płatność

Liczba zatwierdzonych wniosków o płatność poddanych analizie (próba)

Liczba projektów, w ramach których zatwierdzone wnioski o płatność zostały poddane analizie

I 2 2 2 2

II 55 38 24 17

IV 50 34 23 17

V 2 2 2 2

VI - - - -

VIII 50 23 23 10

Razem 159 99 74 48

Źródło: dane IZ RPO WP.

* Dotychczas nie przeprowadzono naborów wniosków w osiach priorytetowych III i VII.

Doboru próby dokonano w sposób wielostopniowy. Chociaż przedmiotem analizy były

zatwierdzone wnioski o płatność, to za jednostki losowania obrano projekty, w ramach, których zatwierdzono przynajmniej jeden wniosek o płatność. W związku z powyższym

analizą zostały objęte wszystkie zatwierdzone wnioski o płatność, złożone w ramach wylosowanego projektu. Umożliwiło to sprawdzenie, czy kolejne wnioski o płatność składane

przez beneficjentów są lepszej jakości w porównaniu do wniosków wcześniejszych. Biorąc pod uwagę to, że liczba wniosków, które miały zostać poddane analizie, stanowiła niespełna

połowę z tych, które zostały zatwierdzone, założono, że odpowiednia liczba wniosków do

analizy zostanie zapewniona przez wylosowanie połowy projektów. Losowania dokonano w podziale na warstwy, którymi w tym przypadku były poszczególne osie priorytetowe.

Losowanie przeprowadzono w sposób systematyczny, określając interwał losowania wynoszący 2, natomiast pierwszy element z danej warstwy został wylosowany za pomocą

rzutu monetą. Z losowania wyłączono osie priorytetowe I oraz V. Ze względu na niską

liczebność złożonych wniosków w tych osiach, zdecydowano, że analizą zostaną objęte wszystkie zatwierdzone wnioski w ramach tych priorytetów. Ponadto liczbę zatwierdzonych

wniosków poddanych analizie w podziale na poszczególne osie priorytetowe określono proporcjonalnie do liczby wniosków zatwierdzonych w danej osi priorytetowej. W związku

z tym, że liczba wniosków wylosowanych za pomocą doboru systematycznego w II osi priorytetowej była zbyt duża, konieczne było losowe usunięcie z próby odnoszącej się do tej

warstwy 2 projektów.

26

Badania terenowe W celu uzyskania pogłębionej bazy informacyjnej, służącej otrzymaniu pełnych odpowiedzi

na wszystkie pytania badawcze, zastosowano następujące techniki badań terenowych:

pogłębione wywiady indywidualne,

badanie kwestionariuszowe CAWI,

badanie kwestionariuszowe CATI,

obserwacja uczestnicząca.

Zastosowanie takiego zestawu metod badawczych umożliwiło uzyskanie rozbudowanej bazy wiedzy, złożonej z danych pierwotnych pochodzących od szerokiego kręgu respondentów

kluczowych dla obszaru objętego badaniem, przy optymalnym wykorzystaniu zasobów badania.

Przyporządkowanie metod badawczych do grup badawczych przedstawia poniższa tabela.

Tabela 4. Przyporządkowanie metod badawczych do grup badawczych.

Grupa badawcza Wywiady indywidualne

(IDI)

Badanie ankietowe

(CATI)

Obserwacja uczestnicząca

Badanie kwestionariuszo

we CAWI

Beneficjenci, którzy mają zaakceptowany co najmniej jedne wniosek o płatność

Pracownicy zajmujący się weryfikacją wniosków o płatność

Przedstawiciele kierownictwa IZ RPO WP

Przedstawiciel IPOC

Przedstawiciel MRR


2.1.2. Indywidualne wywiady pogłębione

Wywiady indywidualne przeprowadzono z następującymi respondentami:

przedstawiciele kierownictwa IZ RPO WP (w formie diady),

przedstawiciel IPOC,

przedstawiciel MRR, Departamentu Koordynacji i Wdrażania Programów Regionalnych.

Dzięki takiemu podejściu, z jednej strony uzyskaliśmy ocenę dokonaną przez MRR w zakresie jakości i terminowości przygotowywanych przez IZ RPO WP prognoz wydatków, z drugiej

w tych samych aspektach badano składanie do IPOC poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową. O ocenę tych aspektów przez IZ RPO WP pytano

w czasie wywiadu z kierownictwem IZ RPO WP. Wywiad ten koncentrował się również na

ocenie pracowników zajmujących się wnioskami o płatność (czy jest ich wystarczająca liczba, czy mają odpowiednie kwalifikacje), a także na kwestiach związanych z rozwiązaniami

modelowymi (czy został opracowany model prognozowania wydatków, jaki jest poziom sprawdzalności prognoz?) oraz na ogólnej ocenie procesu przepływów finansowych.

Przeprowadzono łącznie 3 indywidualne wywiady pogłębione. Dobór osób do badania przeprowadzono w sposób celowy:

27

w przypadku IDI z kierownictwem IZ RPO WP przeprowadzono rozmowę

z kierownictwem oddziału, który odpowiedzialny jest za przepływy finansowe w IZ RPO WP,

W przypadku IDI z przedstawicielem IPOC kierownictwo IZ RPO WP wskazało osobę,

z którą pracownicy IZ RPO WP pracują na co dzień (która ocenia dokumenty finansowe składane przez IZ RPO WP),

W przypadku IDI z przedstawicielem Departamentu Koordynacji i Wdrażania Programów Regionalnych w MRR, respondentem był pracownik tego departamentu

odpowiedzialny za zebranie i opracowanie prognoz wydatków przy opracowywaniu budżetu państwa oraz za monitorowanie ich realizacji.

2.1.3. Badanie kwestionariuszowe

Kolejnym etapem naszego badania było przeprowadzenie badania kwestionariuszowego

z pracownikami (CAWI) zajmującymi się obsługą wniosków o płatność beneficjentów. Z uwagi na niską liczebność tej grupy, mailem rozesłano do wszystkich pracowników

spełniających powyższe kryterium, ankietę opracowaną w programie MS Word (w formie formularza do wypełnienia).

Badanie to miało na celu poznanie opinii respondentów na temat jakości otrzymywanych wniosków o płatność. Pytano ich też o ocenę zaplecza technicznego, czy stosowane

narzędzia informatyczne są dla nich odpowiednie. Poznano też ocenę respondentów w zakresie dostosowania terminów funkcjonujących w procedurach do ich faktycznej

realizacji.

Ankiety zostały dostosowane do rodzaju zadań wykonywanych przez respondentów, stąd

zostały wysłane trzy rodzaje ankiet. Podział ankiet wśród respondentów przedstawia poniższa tabela

Tabela 5. Badanie CAWI.

Lp. Pracownicy IZ RPO WP Liczba respondentów

Rodzaj ankiety Liczba wypełnionych ankiet

1. odpowiedzialni za weryfikację wniosków o płatność

29 2a 25

2. odpowiedzialni za przygotowanie poświadczeń i deklaracji wydatków oraz wniosków o płatność okresową

4 2b 4

3. odpowiedzialni za kontrolę formalno-rachunkową dowodów księgowych

9 2c 9

4 Razem 42 X 38

Źródło: opracowanie własne na podstawie bazy danych pracowników IZ RPO WP oraz wyników badania.

2.1.4. Telefoniczne badanie kwestionariuszowe

Następnie przeprowadzono telefoniczne badanie ankietowe (CATI) wśród wszystkich

beneficjentów, którzy mieli zatwierdzony co najmniej jeden wniosek o płatność. Tak zdefiniowane kryterium umożliwiło nam dotarcie do respondentów, którzy byli uczestnikami

pełnego procesu zatwierdzania wniosku o płatność, a tym samym mieli niezbędną wiedzę

i doświadczenie w tym zakresie. Na podstawie informacji uzyskanych od Zamawiającego

28

badanie przeprowadzono na całej populacji tj. 63 respondentach, przy czym udało się

zrealizować 61 wywiadów.

Przebadano beneficjentów z trzech osi priorytetowych (II, IV i VIII), przy czym najmniej było

ich w osi VIII (w przypadku tej osi respondentami byli jedynie przedstawiciele Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podkarpackiego):

Wykres 1. Przynależność badanych beneficjentów do analizowanych osi priorytetowych [jeden

beneficjent mógł należeć do więcej niż jednej osi].

Źródło: opracowanie własne na podstawie analizy CATI, n=61.

Najwięcej beneficjentów realizowało 1 projekt, ale spora część realizowała 2 projekty.

Zdarzali się również beneficjenci realizujący 5 i więcej projektów:

Wykres 2. Liczba realizowanych projektów przez badanych beneficjentów.


0

5

10

15

20

25

30

35

40

Oś Priorytetowa II Oś Priorytetowa IV Oś Priorytetowa VIII

resp

on

den

tów

0

5

10

15

20

25

30

35

1 projekt 2 projekty 3 projekty 4 projekty 5 i więcej projektów

resp

on

den

tów

29

Jeżeli chodzi natomiast o liczbę składanych wniosków o płatność (co jest przecież

najważniejsze w tym badaniu), większość beneficjentów (5 na 6) składała więcej niż jeden wniosek o płatność, najwięcej beneficjentów złożyło 2 wnioski lub 5 i więcej.

Wykres 3. Liczba złożonych przez badanych beneficjentów wniosków o płatność w ramach

RPO WP.


Badanie miało na celu uzyskanie opinii beneficjentów na temat wniosku o płatność oraz

procedur jego zatwierdzania. Pytano jak beneficjenci oceniają konstrukcję wniosku o płatność, czy jest on przyjazny czy też sprawia trudności przy wypełnianiu. Czy łatwo jest

popełnić w nim błędy oraz jak beneficjenci oceniają współpracę z instytucją, która

rozpatrywała ich wniosek, czy został on zaakceptowany w terminie, czy wymagał poprawek, jak wielu? Czy środki zostały im przekazane w terminie wynikającym z procedur? Zadano też

pytania dotyczące harmonogramu płatności, czy trudno było go skonstruować, czy są one dotrzymywane, czy też występują opóźnienia, jeśli tak – z jakiej przyczyny?

2.1.5. Obserwacje uczestniczące

Aby sprawdzić ewentualne problemy beneficjentów podczas wypełniania wniosku o płatność

przebadano ich podczas obserwacji uczestniczącej, która była prowadzona w formie symulacji wypełniania wniosku o płatność. Beneficjent, przy użyciu dokumentacji i razem

z prowadzącym obserwację wypełniał wniosek o płatność. Na tej podstawie następowała weryfikacja, czy beneficjent ma dostateczną wiedzę na temat jego wypełniania.

Zastosowana technika obserwacji miała na celu wychwycenie tych miejsc we wniosku

o płatność, które stwarzają problemy beneficjentom. Przeprowadzono 3 obserwacje.

0

2

4

6

8

10

12

14

16

1 wniosek 2 wnioski 3 wnioski 4 wnioski 5 i więcej wniosków

resp

on

den

tów

30

2.2. Analizy zgromadzonych danych

Ostatnim etapem badania była analiza zgromadzonych w poprzednich fazach danych oraz ich interpretacja z punktu widzenia celów badania oraz pytań badawczych.

2.2.1. Analiza statystyczna

Analiza wyników badań CAWI została przeprowadzona metodą analizy statystycznej

(techniką analizy regresji, analizy średniej arytmetycznej, odchylenia standardowego itp.). Metoda analizy statystycznej polegała na badaniu zbiorów danych statystycznych

opisujących funkcjonowanie systemu przepływów, procesy zachodzące w nim, a także zachowania beneficjentów. Wnioskowanie polegało na szukaniu średnich wartości

w zbiorach, szacowaniu odchyleń pewnych wielkości od średnich, a także na znajdowaniu

współzależności pomiędzy dwoma lub więcej zmiennymi. Z uwagi na charakter badania oraz niską liczebność badanej populacji metoda ta była

stosowana w ograniczonym zakresie.

2.2.2. Panel ekspertów

Wyniki wszystkich analiz i badań zostały zinterpretowane przez Panel Ekspertów, który

wyciągnął wnioski w kontekście celów prospektywnych badania.

Panel Ekspertów tworzyli eksperci zaangażowani w realizację badania ewaluacyjnego,

posiadający wyjątkowo bogatą wiedzę w różnych aspektach powiązanych bezpośrednio i pośrednio z pytaniami badawczymi tego badania. Dzięki temu możliwe było wykorzystanie

silnych stron tej techniki, a więc różnorodności podejść badawczych i wypracowaniu

wspólnego stanowiska.

2.2.3. Analiza logiczna - SWOT

Pozostałe wyniki badań (wywiadów kwestionariuszowych) zostały przeanalizowane

w kontekście silnych i słabych stron poszczególnych wymiarów analizowanego procesu, dzięki czemu możliwe było zastosowanie metod analizy logicznej – techniki analizy SWOT.

Metodę tę wykorzystaliśmy podczas panelu ekspertów.

2.2.4. Metoda ścieżki krytycznej

Analiza ścieżki krytycznej jest metodą analityczną, pozwalającą na identyfikowanie najbardziej krytycznych zadań lub czynności w ramach organizacji lub projektu. Jeśli zadanie

znajduje się na ścieżce krytycznej, oznacza to, że najmniejsze opóźnienie w jego realizacji może spowodować opóźnienie w realizacji całego przedsięwzięcia.

31

Proponujemy spojrzeć na system przepływów finansowych jak na projekt, który ma

określone założenia, cele, działania i zasoby. Przy takim założeniu kluczowym zadaniem dla wykonania analizy ścieżki krytycznej jest identyfikacja powiązań pomiędzy poszczególnymi,

kluczowymi procesami. Powiązania te były analizowane z punktu widzenia celów działania

całego systemu, czyli realizacji celów RPO WP. Procesy te powiązane są ze sobą w sposób liniowy, co znaczy, że jakiekolwiek opóźnienie w ramach jednego z procesów przekłada się

automatycznie na opóźnienia w ramach całego systemu.

Analiza ścieżki krytycznej została wykonana na podstawie zdefiniowanych w dokumentach procesów oraz informacji uzyskanych od pracowników na temat rzeczywistego

i planowanego obciążenia pracą. Punktem wyjścia więc do przygotowania analizy ścieżki

krytycznej było zidentyfikowanie kluczowych procesów, produktów i ustalenie terminów rozpoczęcia i zakończenia ich realizacji. Po określeniu grup czynności występujących

w każdym procesie, ustaleniu ich kolejności, oszacowaniu liczby osób i terminów realizacji tych grup czynności – niezbędnych do wykonania określonych produktów – sporządzony

został graf sieciowy. Pokazywał on współzależność grup czynności i komórek

organizacyjnych odpowiedzialnych za ich wykonanie, ale przede wszystkim zobrazował krytyczny szereg czynności warunkujących realizację całego procesu.

Przykładowo, opóźnienie w przekazaniu środków beneficjentom, zidentyfikowane we

wcześniejszym fragmencie, powodują opóźnienia w realizacji projektów, co oznacza późniejsze weryfikowanie wniosków o płatność i opóźnienie w poświadczaniu wydatków oraz

osiąganiu celów określonych w prognozie wydatków. Opóźnienia w realizacji projektów

skutkują opóźnieniami w poświadczaniu wydatków, co powoduje ryzyko niewykonania zasady n+3/n+2.

Analiza ścieżki krytycznej została przygotowana w formie graficznej, zgodnie z przyjętymi

standardami techniki CPM (Critical Path Metod).

Wnioski i konkluzje powstałe podczas Panelu Ekspertów posłużyły do sformułowania

wniosków i rekomendacji odnoszących się do uprzednio sformułowanych pytań badawczych i powstania projektu raportu końcowego z badania.

32

3. OPIS WYNIKÓW EWALUACJI

3.1. Analiza struktury organizacyjnej systemu zarządzania finansowego RPO WP oraz procedur regulujących funkcjonowanie kluczowych procesów systemu

3.1.1. Identyfikacja kluczowych operacji w procesie / zespole procesów

3.1.1.1. Wypełnianie zadań przez Instytucję Zarządzającą

Zgodnie z art. 60 Rozporządzenia Rady (WE) nr

1083/2006 Instytucja Zarządzająca odpowiada za

zarządzanie programem operacyjnym i jego realizację wypełniając zasadę należytego

zarządzania finansami, tj.:

W opinii ewaluatorów (potwierdzonej przez osoby odpowiedzialne za zarządzanie finansowe

Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013) program jest wdrażany zgodnie z kluczowymi dokumentami, takimi jak:

zapewnienie, że operacje są wybierane do finansowania zgodnie z kryteriami wyboru operacji oraz że wydatki zadeklarowane przez beneficjentów na operacje zostały rzeczywiście poniesione i są zgodne z zasadami wspólnotowymi i krajowymi

zapewnienie informatycznego systemu rejestracji i przechowywania zapisów księgowych dla każdej operacji w ramach programu operacyjnego oraz otrzymywania przez Instytucję Certyfikującą (IC) wszystkich niezbędnych informacji o procedurach i weryfikacjach prowadzonych w odniesieniu do wydatków na potrzeby poświadczania

PYTANIA BADAWCZE DO ROZDZIAŁU: Czy Instytucja Zarządzająca wypełnia zadania w systemie przepływów finansowych, zgodnie z kluczowymi dokumentami dotyczącymi tego systemu? Czy system przepływów finansowych jest trafnie skonstruowany tj. odpowiada potrzebom związanym z zarządzaniem i realizacją Programu?

33

Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego,

Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające

rozporządzenie Rady (WE) nr 1260/1999 z późn. zm.; Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające

szczegółowe zasady wykonywania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszy

Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności,

Rozporządzenie (WE) nr 1080 /2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie

Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Ustawa o finansach publicznych z 30 czerwca 2005 r. (Dz. U. z 2005 r., nr 249, poz.

2104 z późn. zm.), Ustawa o zasadach prowadzenia polityki rozwoju z dnia 6 grudnia 2006 r. (Dz. U.

z 2006 r., nr 227, poz. 1658 z późn. zm.).

Analiza instrukcji wykonawczej2 dokonana w toku badań desk research wykazała:

pełną zgodność instrukcji z aktami prawa wspólnotowego i polskiego, istnienie bardzo precyzyjnych procedur określonych w czasie i miejscu,

obejmowanie różnych wariantów realizacji procesu przepływów finansowych (np. niezłożenie wniosku o płatność, nieosiągnięcie przez beneficjenta założonych

wskaźników, procedura korekty poświadczania i deklaracji wydatków itp.)

Zatem w zakresie wypełniania zadań przez IZ RPO WP oraz zgodności procedur

z prawem polskim i unijnym nie ma żadnych zastrzeżeń.

3.1.1.2. Trafność skonstruowania systemu przepływów finansowych

Sposób skonstruowania systemu przepływów finansowych w RPO WP nie odbiega od

innych systemów w programach operacyjnych obecnego okresu programowania.

W systemie aktualnie obowiązującym środki przekazywane Polsce przez Komisję Europejską

(KE) wpływają na wyodrębnione rachunki bankowe, które po przewalutowaniu na złote, przekazywane są na centralny rachunek dochodów budżetu państwa na podstawie

dyspozycji Ministra Finansów i stanowią dochód budżetu państwa. Wydatki budżetu państwa

na realizację RPO WP ujmowane są w załączniku do ustawy budżetowej określającym wydatki ponoszone w ramach poszczególnych części budżetu państwa (część, dział,

rozdział).

Wkład finansowy na realizację Programu przekazywany jest samorządowi województwa w formie dotacji rozwojowej, która stanowi jego dochód. Dotację rozwojową przekazuje

samorządowi województwa Ministerstwo Rozwoju Regionalnego (MRR) w formie zaliczki.

Środki dotacji rozwojowej przekazywane są do Instytucji Zarządzającej raz na kwartał na wskazany we wniosku o udzielenie dotacji rozwojowej rachunek bankowy. Dotacja

rozwojowa po wpłynięciu na rachunek bankowy jest księgowana na koncie dochodów samorządu województwa ze wskazaniem odpowiedniego funduszu i podziałki klasyfikacji

2 badana była instrukcja wykonawcza Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym

Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013 z września 2009 roku.

34

budżetowej. Podstawą przekazania środków beneficjentowi jest podpisany przez niego

wniosek o płatność, zgodnie z terminami oraz zasadami określonymi w Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie sprawozdawczości.

System przepływów finansowych zawiera następujące operacje:

Procedury poświadczania wniosków o płatność i przekazywania środków na rzecz beneficjentów Tabela 6. Procedury poświadczania wniosków o płatność i przekazywania środków na rzecz

beneficjentów. Lp. Czynność Osoba wykonująca

działanie

Termin wykonania Dokument wejściowy Dokument wyjściowy

Procedura poprzednia: kontraktowanie projektów

1. Złożenie wniosku o płatność w Sekretariacie DPI/DWP Beneficjent Pierwszy wniosek o

płatność do 3 m-cy od dnia podpisania Umowy, kolejne przynajmniej raz

na 3 m-ce od daty złożenia poprzedniego wniosku o płatność

Wypełniony wniosek o płatność Zarejestrowany w dzienniku

korespondencyjnym wniosek o płatność

2. Dekretacja i przekazanie wniosku o płatność Dyrektor DPI/DWP, Do 2 dni roboczych Zarejestrowany w dzienniku korespondencyjnym wniosek o płatność

Zadekretowany wniosek o płatność

3. Rejestracja wniosku o płatność Z-ca Dyrektora DPI/DWP,

Do 2 dni roboczych Zadekretowany wniosek o płatność Zarejestrowany w spisie spraw wniosek o płatność

4. Sprawdzenie i weryfikacja wniosku o płatność Kierownik PI.IV/WP.IV/WP.IX

- - -

Sprawdzenie wniosku o płatność oraz przekazanie wraz z wypełnioną listą sprawdzającą do drugiego pracownika

PI.IV/WP.IV

Pierwszy pracownik PI.IV/WP.IV/WP.IX

do 10 dni roboczych

Zarejestrowany w spisie spraw wniosek o płatność

Sprawdzony wniosek o płatność wraz z podpisaną

Listą sprawdzającą przez pierwszego pracownika PI.IV/WP.IV

Weryfikacja wniosku o płatność oraz przekazanie wraz z wypełnioną listą sprawdzającą do pierwszego

pracownika PI.IV/WP.IV Jeśli POZYTYWNIE:

a) przejść do pkt. 5– jeżeli wniosek dotyczy refundacji lub wnioskowania o zaliczkę b) przejść do pkt. 6– jeżeli wniosek dotyczy postępu

rzeczowego (pełni funkcję sprawozdawczą) lub jest to wniosek państwowej jednostki budżetowej Jeśli NEGATYWNIE:

a) przejść do pkt. 11, jeżeli wniosek/załączniki wymaga poprawienia i/lub uzupełnienia b) przejść do pkt. 12 jeżeli wystąpiły wątpliwości

odnośnie kwalifikowalności wydatku ujętego we wniosku o płatność

- do 10 dni roboczych

Sprawdzony wniosek o płatność wraz z podpisaną

Listą sprawdzająca przez pierwszego pracownika PI.IV/WP.IV

Sprawdzony i zweryfikowany wniosek o płatność wraz z podpisaną

Listą sprawdzającą przez pierwszego i drugiego pracownika PI.IV/WP.IV

5. Sporządzenie Zlecenia uruchomienia środków finansowych*


1 dzień roboczy Sprawdzony i zweryfikowany wniosek o płatność wraz z podpisaną listą sprawdzającą przez pierwszego i

drugiego pracownika PI.IV/WP.IV

Wypełnione Zlecenie uruchomienia środków finansowych i podpisane przez pierwszego pracownika PI.IV/WP.IV

6. Sprawdzenie i akceptacja: - wniosku o płatność na podstawie Listy sprawdzającej - oraz Zlecenia uruchomienia środków finansowych * Jeśli TAK: Przekazanie do zatwierdzenia - przejść do pkt. 7 Jeśli NIE: a) poprawienie Zlecenia uruchomienia środków finansowych– powrót do pkt. 5 *

b) wystąpienie do Beneficjenta z pismem, celem uzupełnienia i/lub poprawienia wniosku o płatność/załączników – przejście do pkt. 11

c) przygotowanie pisma do DRR w przypadku pojawienia się wątpliwości odnośnie kwalifikowalności wydatków ujętych we wniosku – przejście do pkt. 12

Drugi pracownik PI.IV/WP.IV/WP.IX

Do 3 dni roboczych Sprawdzony i zweryfikowany wniosek o płatność wraz z podpisaną

Listą sprawdzającą przez pierwszego i drugiego pracownika PI.IV/WP.IV oraz wypełnione i

podpisane Zlecenie uruchomienia środków finansowych przez pierwszego pracownika PI.IV/WP.IV

Zaakceptowany wniosek o płatność wraz z podpisaną Listą sprawdzającą oraz podpisane Zlecenie uruchomienia środków finansowych przez Kierownika PI.IV/WP.IV

7. Zatwierdzenie: - wniosku o płatność na podstawie Listy sprawdzającej - oraz zlecenia uruchomienia środków finansowych*

Jeśli TAK: a) przekazanie Zlecenie uruchomienia środków finansowych - przejść do pkt. 8

b) w przypadku wniosku pełniącego funkcje sprawozdawczą lub złożonego przez państwową jednostkę budżetową przejść do pkt. 9

Jeśli NIE: a) Poprawienie Zlecenia uruchomienia środków


Do 2 dni roboczych Zaakceptowany wniosek o płatność wraz z podpisaną Listą sprawdzającą oraz podpisane Zlecenie uruchomienia środków finansowych przez Kierownika PI.IV/WP.IV

Zatwierdzony wniosek o płatność wraz z podpisaną Listą sprawdzającą oraz podpisane Zlecenie uruchomienia środków finansowych przez Z-cę

Dyrektora DPI/DWP

35

Lp. Czynność Osoba wykonująca działanie


finansowych - powrót do pkt. 5 * b) wystąpienie do Beneficjenta z pismem celem uzupełnienia i/lub poprawienia wniosku o

płatność/załączników – przejście do pkt. 11 c) przygotowanie pisma do DRR w przypadku pojawienia się wątpliwości odnośnie kwalifikowalności

wydatków ujętych we wniosku – przejście do pkt. 12

8. Przekazanie Zlecenia uruchomienia środków finansowych do DBF

Kierownik

PI.IV/WP.IV/WP.IX

1 dzień roboczy od dnia

podpisania przez Z-cę Dyrektora DPI/DWP

Podpisane Zlecenie uruchomienia środków finansowych rzez Z-cę Dyrektora DPI/DWP

Przekazane Zlecenie uruchomienia środków finansowych z potwierdzeniem przyjęcia przez DBF

9. Przygotowanie i wysłanie do Beneficjenta pisma informującego o wyniku weryfikacji wniosku o płatność

(czynność odbywa się zgodnie ze schematem nr 1)

Pierwszy pracownik PI.IV/WPIV.

Do 4 dni roboczych od dnia zatwierdzenia wniosku o płatność

Zatwierdzony wniosek o płatność wraz z podpisaną Listą sprawdzającą, oraz podpisane Zlecenie uruchomienia środków finansowych

Podpisane i wysłane pismo do Beneficjenta z potwierdzeniem wysłania przez Kancelarię Ogólną

10. Rejestracja i wprowadzenie danych z zatwierdzonego wniosku o płatność do Krajowego Systemu

Informatycznego (SIMIK 07 -13)


Do 3 dni roboczych od daty wysłania do

Beneficjenta pisma informującego o wyniku weryfikacji wniosku o

płatność

Zatwierdzony wniosek o płatność Moduł: wnioski o płatność

11. Przygotowanie i wysłanie pisma do Beneficjenta

dotyczącego uzupełnienia i/lub poprawienia wniosku o płatność/załączników

Pierwszy pracownik

PI.IV/WP.IV/WP.IX

Do 6 dni roboczych Lista sprawdzająca podpisana przez

pierwszego i drugiego pracownika PI.IV/WP. wraz z załączonym wnioskiem o płatność

Podpisane i wysłane pismo do

Beneficjenta z potwierdzeniem wysłania przez Kancelarię Ogólną

12. Przygotowanie i przekazanie pisma do DRR z prośbą o wiążącą interpretację kwalifikowalności wydatku ujętego

we wniosku o płatność oraz przygotowanie do Beneficjenta pisma informującego o wstrzymaniu procesu weryfikacji wniosku o płatność *)


Do 7 dni roboczych Lista sprawdzająca podpisana przez pierwszego i drugiego pracownika

PI.IV/WP.IV wraz z załączonym wnioskiem o płatność

Podpisane i przekazane pismo z potwierdzeniem wpływu do DRR oraz

podpisane i wysłane do Beneficjenta pismo z potwierdzeniem wysłania przez Kancelarię Ogólną

13. Przyjęcie i rejestracja zlecenia uruchomienia środków finansowych z DPI/DWP/DRR

Stanowisko w sekretariacie DBF

1 dzień roboczy Zlecenie uruchomienia środków finansowych

Zarejestrowane zlecenie uruchomienia środków w książce kancelaryjnej

14. Dekretacja korespondencji Skarbnik/Z-ca Dyrektora DBF

Kierownik Oddziału BF.IV

1 dzień roboczy Zarejestrowane zlecenie uruchomienia środków w książce kancelaryjnej

Zadekretowane zlecenie uruchomienia środków finansowych na pracownika**

w celu jego weryfikacji

15. Sprawdzenie i weryfikacja zlecenia uruchomienia środków finansowych

Sprawdzenie zlecenia uruchomienia środków finansowych oraz przekazanie sprawdzonego zlecenia

wraz z wypełnioną listą sprawdzającą do drugiego pracownika BF.IV zgodnie z jego zakresem czynności

Pierwszy pracownik BF.IV

Do 2 dni roboczych (refundacja)/ 1 dzień

roboczy (zaliczka)

Zadekretowane zlecenie uruchomienia środków finansowych na pracownika**

Sprawdzone zlecenie uruchomienia środków finansowych wraz z podpisaną

Listą sprawdzającą przez pierwszego pracownika BF.IV

Weryfikacja zlecenia uruchomienia środków finansowych oraz przekazanie zweryfikowanego zlecenia wraz z wypełnioną listą sprawdzającą do pierwszego

pracownika BF.IV zgodnie z jego zakresem czynności** Jeśli POZYTYWNIE: przejść do pkt. 16-25

Jeśli NEGATYWNIE: przejść do pkt. 25-27 a następnie pkt. 5

Drugi pracownik BF.IV

Do 2 dni roboczych (refundacja)/ 1 dzień roboczy (zaliczka)

Sprawdzone zlecenie uruchomienia środków finansowych wraz z podpisaną Listą sprawdzającą przez pierwszego

pracownika BF.IV

Zweryfikowane zlecenie uruchomienia środków finansowych wraz z podpisaną Listą sprawdzającą przez pracowników

BF.IV

16. Akceptacja Zlecenia uruchomienia środków finansowych Jeśli TAK: Parafowanie– i przejście do pkt. 17 - 25 i

Jeśli NIE: przejść do pkt. 26-27 a następnie pkt. 5

Kierownik BF.IV 1 dzień roboczy ( w ramach 2 dni roboczych (refundacja)/ 1 dzień

roboczy (zaliczka) przeznaczonych na

weryfikację)

Zweryfikowane zlecenie uruchomienia środków finansowych wraz z podpisaną Listą sprawdzającą przez pracowników

BF.IV

Zaakceptowane Zlecenie uruchomienia środków finansowych wraz z Listą sprawdzającą

17. Przygotowanie wniosku o zasilenie rachunku

wydatkowego Urzędu

Pierwszy pracownik

BF.IV Kierownik BF.IV

1 dzień roboczy ( w

ramach 2 dni roboczych (refundacja)/ 1 dzień roboczy (zaliczka)

przeznaczonych na weryfikację)

Zaakceptowane Zlecenie uruchomienia środków finansowych wraz z Listą sprawdzającą

Zaakceptowany Wniosek o zasilenie rachunku wydatkowego Urzędu wraz ze Zleceniem uruchomienia środków finansowych

18. Zatwierdzenie zlecenia uruchomienia środków finansowych oraz Wniosku o zasilenie rachunku wydatkowego Urzędu

Skarbnik/Z-ca Dyrektora/ Główny Księgowy Urzędu

1 dzień roboczy (refundacja)/ 1 dzień roboczy (w ramach 1

dnia przeznaczonego na weryfikację (zaliczka))

Zaakceptowany Wniosek o zasilenie rachunku wydatkowego Urzędu wraz ze Zleceniem uruchomienia środków finansowych

Podpisane przez Skarbnika/Z-cę Dyrektora/Głównego Księgowego Urzędu:

-Zlecenie uruchomienia środków finansowych -Wniosek o zasilenie rachunku wydatkowego Urzędu

19. Zatwierdzenie zlecenia uruchomienia środków

finansowych oraz Wniosku o zasilenie rachunku wydatkowego Urzędu

Marszałek/ osoba

upoważniona

1 dzień roboczy Podpisane przez Skarbnika/Z-cę

Dyrektora/Głównego Księgowego Urzędu:

-Zlecenie uruchomienia środków finansowych -Wniosek o zasilenie rachunku wydatkowego Urzędu

Podpisane przez Marszałka/ osobę

upoważnioną: -Zlecenie uruchomienia środków finansowych -Wniosek o zasilenie rachunku wydatkowego Urzędu

20. Przekazanie Zlecenie uruchomienia środków finansowych oraz Wniosku o zasilenie rachunku wydatkowego Urzędu do pracownika BF.II na stanowisku ds. bankowości elektronicznej celem przelewu środków na konto

beneficjenta

Pierwszy pracownik

BF.IV

1 dzień roboczy Podpisane przez Marszałka / osobę

upoważnioną: -Zlecenie uruchomienia środków finansowych -Wniosek o zasilenie rachunku wydatkowego Urzędu

Zlecenie uruchomienia środków finansowych oraz Wniosek o zasilenie rachunku wydatkowego

21 Realizacja dyspozycji przelewu środków na rachunek Pracownik BF.II 1 dzień roboczy Zlecenie uruchomienia środków Zlecenie uruchomienia środków

36



beneficjenta finansowych oraz Wniosek o zasilenie rachunku wydatkowego

finansowych oraz Wniosek o zasilenie rachunku wydatkowego z potwierdzeniem dokonania przelewu

środków na konto beneficjenta

22. Przekazanie Zlecenia uruchomienia środków finansowych, Wniosku o zasilenie rachunku wydatkowego Urzędu i Wyciągu bankowego do Kierownika BF.IV celem włączenia do dokumentacji

księgowej

Pracownik BF.II 1 dzień roboczy Zlecenie uruchomienia środków finansowych oraz Wniosek o zasilenie rachunku wydatkowego z potwierdzeniem dokonania przelewu

środków na konto beneficjenta

Zlecenie uruchomienia środków finansowych, Wniosek o zasilenie rachunku wydatkowego Urzędu i Wyciąg bankowy

23. Przekazanie Zlecenia uruchomienia środków finansowych, Wniosku o zasilenie rachunku wydatkowego Urzędu i Wyciągu bankowego pracownikom BF.IV

Kierownik BF.IV 1 dzień roboczy Zlecenie uruchomienia środków finansowych, Wniosek o zasilenie rachunku wydatkowego Urzędu i Wyciąg bankowy

Przekazane dokumenty: Zlecenie uruchomienia środków finansowych, Wniosek o zasilenie rachunku wydatkowego Urzędu i Wyciąg

bankowy

24. Wprowadzenie danych do elektronicznej bazy w KSI

(SIMIK 07-13).

Pracownik BF.IV

Do 2 dni roboczych od

dnia przekazania środków na konto

beneficjenta

Zlecenie uruchomienia środków finansowych, Wniosek o zasilenie rachunku wydatkowego Urzędu i Wyciąg

bankowy

Moduł: wnioski o płatność

25 Wprowadzanie danych do systemu finansowo-

księgowego

Pracownik BF.IV

1 dzień roboczy

Wyciąg bankowy z załączonym

Zleceniem uruchomienia środków finansowych i Wnioskiem o zasilenie rachunku wydatkowego Urzędu

Wydruk raportu bankowego z systemu

finansowo-księgowego wprowadzonych danych

26. Sporządzenie pisma przewodniego do negatywnie zweryfikowanego Zlecenia uruchomienia środków do

DPI/DWP/DRR


Kierownik Oddziału BF.IV Skarbnik/

Z-ca Dyrektora DBF

1 dzień roboczy (w ramach 2 dni

roboczych (refundacja) / 1 dzień roboczy (zaliczka)

przeznaczonych na weryfikację)

Zweryfikowane negatywnie/ brak akceptacji Zlecenie/a uruchomienia środków finansowych wraz z Listą sprawdzającą

Pismo przewodnie do DPI/DWP/DRR wraz z negatywnie zweryfikowanym

Zleceniem uruchomienia środków finansowych i kopią Listy sprawdzającej podpisane przez Skarbnika/Z-ce

Dyrektora

27. Zwrot negatywnie zweryfikowanego Zlecenia uruchomienia środków do DPI/DWP/DRR za pismem przewodnim


1 dzień roboczy ( w ramach 2 dni roboczych (refundacja)/ 1 dzień

roboczy (zaliczka) przeznaczonych na weryfikację)

Pismo przewodnie do DPI/DWP/DRR wraz z negatywnie zweryfikowanym Zleceniem uruchomienia środków finansowych i kopią Listy sprawdzającej podpisane przez Skarbnika/Z-ce Dyrektora

Potwierdzenie przekazania dokumentów

Procedura następna: Poświadczenie i deklaracja wydatków oraz wniosek o płatność okresową od Instytucji Zarządzającej do Instytucji Certyfikującej

Źródło: instrukcja wykonawcza Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013, s. 273-278.

*) Czynność nr 12 nie została uwzględniona w ścieżce krytycznej, ponieważ nie jest precyzyjnie określona w czasie. Nie ma bowiem informacji, ile czasu DRR ma na wiążącą odpowiedź, dlatego nie można było jej umieścić w ścieżce krytycznej (nie dałoby się obliczyć czasu trwania procesu).

Procedura przygotowania poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową Tabela 7. Procedura przygotowania poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku

o płatność okresową. Lp. Czynność Osoba wykonująca

działanie

Termin

wykonania

Dokument wejściowy Dokument wyjściowy

Procedura poprzednia: Procedury poświadczania wniosków o płatność i przekazywania środków na rzecz beneficjentów

1. Sporządzenie poświadczenia i przygotowanie pisma przewodniego do DRR

Pierwszy pracownik PI.IV/WP.IV

do 5 dni roboczych po

zakończeniu miesiąca

Zweryfikowane i poświadczone wnioski beneficjentów o płatność

Sporządzone poświadczenie w zakresie osi priorytetowych I/II-VII wraz z pismem

przewodnim zaparafowanym przez pierwszego pracownika

Pierwszy pracownik RR.X

Sporządzone poświadczenie w zakresie osi priorytetowej VIII

2 Sprawdzenie poświadczenia Drugi pracownik PI.IV/WP.IV

Sporządzone poświadczenie w zakresie osi priorytetowych I/II-VII wraz z pismem przewodnim zaparafowanym przez

pierwszego pracownika

Sprawdzone poświadczenie w zakresie osi priorytetowych I/II-VII wraz z pismem przewodnim zaparafowanym przez pierwszego

pracownika

Drugi pracownik

RR.X

Sporządzone poświadczenie w zakresie osi

priorytetowej VIII

Sprawdzone poświadczenie w zakresie osi

priorytetowej VIII

3 Weryfikacja poświadczenia Trzeci pracownik PI.IV/WP.IV

do 2 dni roboczych

Sprawdzone poświadczenie w zakresie osi priorytetowych I/II-VII wraz z pismem przewodnim zaparafowanym przez

pierwszego pracownika

Zweryfikowane poświadczenie w zakresie osi priorytetowych I/II-VII wraz z pismem przewodnim zaparafowanym przez pierwszego

pracownika

Trzeci pracownik

RR.X

Sprawdzone poświadczenie w zakresie osi

priorytetowej VIII

Zweryfikowane poświadczenie w zakresie osi

priorytetowej VIII

4. Akceptacja i zaparafowanie poświadczenia w

zakresie osi priorytetowych I/II-VII oraz parafowanie pisma przewodniego, Jeśli TAK – pkt 5, Jeśli NIE – pkt 1

Kierownik Oddziału:

PI.IV/WP.IV

W ciągu 1 dnia

roboczego

Zweryfikowane poświadczenie w zakresie

osi priorytetowych I/II-VII wraz z pismem przewodnim zaparafowanym przez pierwszego pracownika

Zaakceptowane poświadczenie w zakresie osi

priorytetowych I/II-VII wraz z zaparafowanym pismem przewodnim

37


Termin wykonania

Dokument wejściowy Dokument wyjściowy

Akceptacja i zaparafowanie poświadczenia w zakresie osi priorytetowej VIII, Jeśli TAK – pkt 5, Jeśli NIE – pkt 1

Kierownik Oddziału RR.X

Zweryfikowane poświadczenie w zakresie osi priorytetowej VIII

Zaakceptowane poświadczenie w zakresie osi priorytetowej VIII

5 Zatwierdzenie i podpisanie poświadczenia w zakresie osi priorytetowych I/II-VII oraz pisma

przewodniego, Jeśli TAK- pkt 6, Jeśli NIE- pkt 1

Z-ca Dyrektora DPI/DWP

W ciągu 1 dnia roboczego

Zaakceptowane poświadczenie w zakresie osi priorytetowych I/II-VII wraz z

zaparafowanym pismem przewodnim

Zatwierdzone poświadczenie w zakresie osi priorytetowych I/II-VII z podpisanym pismem

przewodnim

Zatwierdzenie i podpisanie poświadczenia w zakresie VIII osi priorytetowej Jeśli TAK- pkt 6, Jeśli NIE- pkt 1

Dyrektor/Z-ca Dyrektora DRR

Zaakceptowane poświadczenie w zakresie VIII osi priorytetowej

Zatwierdzone poświadczenie w zakresie VIII osi priorytetowej

6. Przekazanie pisma przewodniego wraz z poświadczeniem w zakresie osi priorytetowych

I/II-VII do DRR.

Pracownik PI.IV/WP.IV

Zatwierdzone poświadczenie w zakresie osi priorytetowych I/II-VII

z podpisanym pismem przewodnim

Przekazane poświadczenie wraz z pismem przewodnim w zakresie osi priorytetowych

I/II-VII z potwierdzeniem przyjęcia przez DRR

Przekazanie poświadczenia w zakresie osi

priorytetowej VIII do RR.III

Pracownik RR.X Zatwierdzone poświadczenie w zakresie osi

priorytetowej VIII

Przekazane poświadczenie w zakresie osi

priorytetowej VIII z potwierdzeniem przyjęcia przez RR.III

Korekta Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową w zakresie osi priorytetowych I/II-VII/VIII

1. Korekta błędów lub przygotowanie wyjaśnienia

Wyznaczeni pracownicy PI.IV/WP.IV

Do 2 roboczych Informacja z DRR o błędach lub wątpliwościach dotyczących prawidłowości poniesienia wydatku

Skorygowane poświadczenie i/lub wyjaśnienie

Wyznaczeni pracownicy RR.X

Kopia zatwierdzonej listy sprawdzającej/ kopia pisma z IPOC/IC

2. Akceptacja korekt lub wyjaśnień, Jeśli TAK –pkt 3, Jeśli NIE- pkt 1

Kierownik PI.IV/WP.IV


Skorygowane poświadczenie i/lub wyjaśnienie

Zaakceptowane poświadczenie i/lub wyjaśnienie

Akceptacja korekt lub wyjaśnień, Jeśli TAK- pkt 4, Jeśli NIE –pkt 1

Kierownik RR.X Skorygowane poświadczenie i/lub wyjaśnienie


3. Zatwierdzenie dokumentu Jeśli TAK- pkt 4, Jeśli NIE –pkt 1

Z-ca Dyrektora DPI/DWP


Zatwierdzone poświadczenie i/lub wyjaśnienie

4. Przekazanie do DRR Pracownik PI.IV/WP.IV

Zatwierdzone poświadczenie i/lub wyjaśnienie

Przekazane poświadczenie i/lub z potwierdzeniem

przyjęcia przez DRR

Przekazanie do RR.III Pracownik RR.X Zaakceptowane poświadczenie bądź

wyjaśnienie

Przekazane poświadczenie i/lub wyjaśnienie z

potwierdzeniem przyjęcia przez RR.III


Procedura sporządzenia, sprawdzenia i weryfikacji zbiorczego dokumentu Poświadczenie i deklaracja wydatków oraz wniosek o płatność okresową od IZ RPO WP do IC Tabela 8. Procedura sporządzenia, sprawdzenia i weryfikacji zbiorczego dokumentu

Poświadczenie i deklaracja wydatków oraz wniosek o płatność okresową od IZ RPO WP do IC.



Procedura poprzednia: Procedura przygotowania poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową w zakresie osi priorytetowych I/II-VII/VIII

1 Rejestracja w sekretariacie DRR pisma

przekazującego wraz z poświadczeniem w zakresie osi priorytetowych I/II-VII

Pracownik

sekretariatu

W ciągu 1 dnia

roboczego

Pismo przekazujące wraz z

poświadczeniem w zakresie osi priorytetowych I / II-VII

Zarejestrowane w dzienniku korespondencyjnym

pismo przekazujące wraz z poświadczeniem w zakresie osi priorytetowych I / II-VII

2 Dekretacja pisma przekazującego wraz poświadczeniem w zakresie osi priorytetowych I/II-VII

1. Dyrektor / Z-ca Dyrektora DRR

2.Kierownik RR.III.

Zarejestrowane w dzienniku korespondencyjnym pismo przekazujące wraz z poświadczeniem w zakresie osi

priorytetowych I / II-VII

Zadekretowane pismo przekazujące wraz z poświadczeniem w zakresie osi priorytetowych I / II-VII

3 Rejestracja zadekretowanego pisma

przekazującego wraz poświadczeniem w zakresie osi priorytetowych I / II-VII oraz poświadczenia

w zakresie VIII osi priorytetowej

Pierwszy pracownik

RR.III

Zadekretowane pismo przekazujące wraz

z poświadczeniem w zakresie osi priorytetowych I / II-VII; poświadczenie

w zakresie VIII osi priorytetowej

Zarejestrowane w spisie spraw pismo przekazujące

wraz z poświadczeniem w zakresie osi priorytetowych I / II-VII; poświadczenie w zakresie

VIII osi priorytetowej

4 Sporządzenie zbiorczego poświadczenia w oparciu

o dane zawarte w KSI (SIMIK 07-13), systemie księgowym oraz przekazanie do weryfikacji

Pierwszy pracownik

RR.III

Do 2 dni roboczych

Zarejestrowane w spisie spraw pismo

przekazujące wraz z poświadczeniem w zakresie osi priorytetowych I / II-VII; poświadczenie w zakresie VIII osi

priorytetowej

Sporządzone zbiorcze poświadczenie zgodnie z

danymi w KSI (SIMIK 07-13) oraz systemie księgowym

5 Sprawdzenie zbiorczego poświadczenia w oparciu o

listę sprawdzającą, dane zawarte w KSI (SIMIK 07-13), systemie księgowym oraz przekazanie do weryfikacji

Drugi pracownik

RR.III

Sporządzone zbiorcze poświadczenie

zgodnie z danymi w KSI (SIMIK 07-13) oraz systemie księgowym

Sprawdzone zbiorcze poświadczenie zgodnie z

danymi w KSI (SIMIK 07-13)oraz systemie księgowym wraz z wypełnioną listą sprawdzającą

6 Weryfikacja zbiorczego poświadczenia w oparciu o listę sprawdzającą oraz dane zawarte w KSI (SIMIK

07-13), systemie księgowym oraz przekazanie do akceptacji

Trzeci pracownik RR.III.


Sprawdzone zbiorcze poświadczenie zgodnie z danymi w KSI (SIMIK 07-13)

oraz systemie księgowym wraz z wypełnioną listą sprawdzającą

Zweryfikowane zbiorcze poświadczenie zgodnie z danymi w KSI (SIMIK 07-13) oraz

systemie księgowym wraz z wypełnioną listą sprawdzającą

7 Akceptacja i zatwierdzenie kopii zbiorczego poświadczenia i wypełnionej listy sprawdzającej Jeśli TAK- złożenie parafki i podpisu na

1. Kierownik RR.III. 2. Dyrektor/Z-ca


Zweryfikowane zbiorcze poświadczenie zgodnie z danymi w KSI (SIMIK 07-13) oraz systemie księgowym wraz

Zaakceptowane i zatwierdzone zbiorcze poświadczenie i lista sprawdzająca

38



dokumentach Jeśli NIE- w przypadku poświadczenia dotyczącego I/II-VII osi priorytetowej- patrz pkt. 8

Jeśli NIE w przypadku poświadczenia dotyczącego VIII osi priorytetowej – patrz pkt.9

Dyrektora DRR z wypełnioną listą sprawdzającą

8

Sporządzenie i przekazanie pisma do PI.IV/WP.IV o dokonanie korekt

1. Pierwszy pracownik RR.III 2. Kierownik RR.III

3. Dyrektor/Z-ca Dyrektora DRR

Zaakceptowane i zatwierdzone zbiorcze poświadczenie i lista sprawdzająca

Pismo o dokonanie korekt

9 Przekazanie kopii zaakceptowanej i zatwierdzonej listy sprawdzającej do RR.X

Pierwszy pracownik RR.III

Potwierdzenie przekazania kopii zaakceptowanej i zatwierdzonej listy sprawdzającej

10 Przekazanie poprawionego poświadczenia w zakresie I/ II-VII osi priorytetowej do DRR Przekazanie poprawionego poświadczenia w

zakresie VIII osi priorytetowej

Odziały WP.IV/PI.IV Odział RR.X

Do 3 dni roboczych Pismo o dokonanie korekt Kopia zaakceptowanej i zatwierdzonej listy

sprawdzającej

Poprawione poświadczenie w zakresie I/ II-VII osi priorytetowej Poprawione poświadczenie w zakresie VIII osi

priorytetowej

11 Ponowne sporządzenie, sprawdzenie i weryfikacja

zbiorczego poświadczenia w oparciu o listę sprawdzającą, dane zawarte w KSI (SIMIK 07-13) i

systemie księgowym

1.Pierwszy

pracownik RR.III 2.Drugi pracownik

RR.III 3.Trzeci pracownik RR.III

Do 2 dni roboczych

Poprawione poświadczenie w zakresie osi

priorytetowych I / II-VII/ VIII

Skorygowane zbiorcze poświadczenie w oparciu o

listą sprawdzającą, dane zawarte w KSI (SIMIK 07-13) i systemie księgowym

12 Sporządzenie pisma przekazującego zbiorcze poświadczenie do IPOC

Wyznaczony pracownik RR.III


Skorygowane zbiorcze poświadczenie wraz z wypełnioną listą sprawdzającą

Pismo przekazujące zbiorcze poświadczenie do IPOC

13 Akceptacja i zatwierdzenie kopii zbiorczego poświadczenia, listy sprawdzającej oraz kopii pisma

przekazującego do IPOC, Jeśli TAK- złożenie parafki i podpisu, Jeśli NIE- pkt 11

1.Kierownik RR.III 2.Dyrektor/

Z-ca Dyrektora DRR

Skorygowane zbiorcze poświadczenie, lista sprawdzająca oraz pismo przekazujące do

IPOC

Zaakceptowana i zatwierdzona kopia zbiorczego poświadczenia, lista sprawdzająca oraz kopia pisma

przekazującego do IPOC

14 Przekazanie zbiorczego poświadczenia, listy sprawdzającej oraz pisma przekazującego do

podpisu Marszałka/osoby upoważnionej

Wyznaczony pracownik RR.III

Zaakceptowana i zatwierdzona kopia zbiorczego poświadczenia, lista

sprawdzająca oraz kopia pisma przekazującego do IPOC

Potwierdzenie przekazania do podpisu Marszałka zbiorczego poświadczenia, listy sprawdzającej oraz

pisma przekazującego do IPOC

15 Podpisanie zbiorczego poświadczenia oraz pisma przekazującego do IPOC

Marszałek/osoba upoważniona

Do 2 dni roboczych Zbiorcze poświadczenie lista sprawdzająca oraz pismo przekazujące do IPOC

Podpisane zbiorcze poświadczenie oraz pismo przekazujące do IPOC

16 Przekazanie do IPOC zbiorczego poświadczenia Wyznaczony pracownik RR.III

Podpisane zbiorcze poświadczenie oraz pismo przekazujące do IPOC

Potwierdzenie przekazania do IPOC zbiorczego poświadczenia

Procedura następna: Procedura korekty Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową od IZ RPO WP do IC, na wniosek IPOC/IC


3.1.2. Identyfikacja i wizualizacja ścieżek krytycznych w systemie przepływów finansowych

Zastosowanie analizy ścieżki krytycznej pozwoliło na zidentyfikowanie zadań lub

czynności w największym stopniu wpływających na czas przebiegu badanych

procedur. Jeśli zadanie znalazło się na ścieżce

krytycznej, oznacza to, że najmniejsze opóźnienie w jego realizacji może spowodować

opóźnienie w realizacji całego przedsięwzięcia.

Punktem wyjścia do przygotowania analizy ścieżki krytycznej było zidentyfikowanie kluczowych procesów, produktów i ustalenie terminów rozpoczęcia i zakończenia ich

realizacji. Po określeniu grup czynności występujących w każdym procesie, ustaleniu ich

kolejności, oszacowaniu liczby osób i terminów realizacji tych grup czynności – niezbędnych do wykonania określonych produktów – sporządzone zostały różne grafy sieciowe

pokazujące ścieżki krytyczne w różnych wariantach.

PYTANIA BADAWCZE DO ROZDZIAŁU: Czy w procedurach występują czynności zbędne lub powtarzające się nie przynoszące wartości dodanej? Czy w przepływie dokumentów związanych z przepływami finansowymi są wąskie gardła? Na których etapach?

39

3.1.2.1. Procedura poświadczania wniosków o płatność

Wniosek dotyczy refundacji lub wnioskowania o zaliczkę

Ścieżka 1. Wniosek nie zawiera żadnych błędów.


Zło

żen

ie w

nio

sku

o p

łatn

ośd

w

Sekr

etar

iaci

e D

PI/

DW

P(B

enef

icje

nt)

1 d

zieo

ro

bo

czy

Dek

reta

cja

i prz

ekaz

anie

wn

iosk

u o

p

łatn

ośd

(Z-c

a D

yrek

tora

DP

I/D

WP

, Kie

row

nik

P

I.IV

/WP

.IV

)d

o 2

dn

i ro

bo

czyc

h

Rej

estr

acja

wn

iosk

u o

pła

tno

śd(P

ierw

szy

pra

cow

nik

PI.

IV/W

P.I

V)

do

2 d

ni r

ob

ocz

ych

Spra

wd

zen

ie w

nio

sku

o p

łatn

ośd

ora

z p

rzek

azan

ie w

raz

z w

ypeł

nio

ną

listą

sp

raw

dza

jącą

do

dru

gieg

o p

raco

wn

ika

PI.

IV/W

P.I

V

(Pie

rwsz

y p

raco

wn

ik P

I.IV

/WP

.IV

)d

o 1

0 d

ni r

ob

ocz

ych

Wer

yfik

acja

wn

iosk

u o

pła

tno

śd o

raz

prz

ekaz

anie

wra

z z

wyp

ełn

ion

ą lis

tą

spra

wd

zają

cą d

o p

ierw

szeg

o p

raco

wn

ika

PI.

IV/W

P.I

V

(Dru

gi p

raco

wn

ik P

I.IV

/WP

.IV

)d

o 1

0 d

ni r

ob

ocz

ych

Spo

rząd

zen

ie Z

lece

nia

uru

cho

mie

nia

śr

od

ków

fin

anso

wyc

h(P

ierw

szy

pra

cow

nik

PI.

IV/W

P.I

V )

1 d

zieo

ro

bo

czy

Spra

wd

zen

ie i

akce

pta

cja:

wn

iosk

u o

p

łatn

ośd

na

po

dst

awie

Lis

ty s

pra

wd

zają

cej

ora

z Zl

ecen

ia u

ruch

om

ien

iaśr

od

ków

fi

nan

sow

ych

(K

iero

wn

ik P

I.IV

/WP

.IV

)D

o 3

dn

i ro

bo

czyc

h

Zatw

ierd

zen

ie w

nio

sku

o p

łatn

ośd

na

po

dst

awie

Lis

ty s

pra

wd

zają

cej o

raz

zlec

enia

uru

cho

mie

nia

śro

dkó

w

fin

anso

wyc

h (

Z-ca

Dyr

ekto

ra D

PI/

DW

P)

do

2 d

ni r

ob

ocz

ych

Prz

ekaz

anie

Zle

cen

ia u

ruch

om

ien

ia

śro

dkó

w f

inan

sow

ych

do

DB

F (P

ierw

szy

pra

cow

nik

PI.

IV/W

P.I

V )

1 d

zieo

ro

bo

czy

Prz

ygo

tow

anie

i w

ysła

nie

do

Ben

efic

jen

ta

pis

ma

info

rmu

jące

go o

wyn

iku

wer

yfik

acji

wn

iosk

u o

pła

tno

śd (

Pie

rwsz

y p

raco

wn

ik

PI.

IV/W

P.I

V)

do

4 d

ni r

ob

ocz

ych

Rej

estr

acja

i w

pro

wad

zen

ie d

anyc

h z

za

twie

rdzo

neg

o w

nio

sku

o p

łatn

ośd

do

SI

MIK

07

-13

(Pie

rwsz

y p

raco

wn

ik

PI.

IV/W

P.I

V)

do

3 d

ni r

ob

ocz

ych

ścieżka krytyczna = 32 dni robocze

40

Ścieżka 2. Wniosek/załączniki wymaga poprawienia i/lub uzupełnienia.


Zło

żen

ie w

nio

sku

o p

łatn

ośd

w S

ekre

tari

acie

DP

I/D

WP

(B

enef

icje

nt)

1 d

zieo

ro

bo

czy

Dek

reta

cja

i prz

ekaz

anie

wn

iosk

u o

pła

tno

śd (

Z-ca

Dyr

ekto

ra

DP

I/D

WP

, Kie

row

nik

PI.

IV/W

P.I

V)

do

2 d

ni r

ob

ocz

ych

Rej

estr

acja

wn

iosk

u o

pła

tno

śd (

Pie

rwsz

y p

raco

wn

ik

PI.

IV/W

P.I

V)

do

2 d

ni r

ob

ocz

ych

Spra

wd

zen

ie w

nio

sku

o p

łatn

ośd

ora

z p

rzek

azan

ie w

raz

z w

ypeł

nio

ną

listą

sp

raw

dza

jącą

do

dru

gieg

o p

raco

wn

ika

P

I.IV

/WP

.IV

(Pie

rwsz

y p

raco

wn

ik P

I.IV

/WP

.IV

)d

o 1

0 d

ni r

ob

ocz

ych

Wer

yfik

acja

wn

iosk

u o

pła

tno

śd o

raz

prz

ekaz

anie

wra

z z

wyp

ełn

ion

ą lis

tą s

pra

wd

zają

cą d

o p

ierw

szeg

o p

raco

wn

ika

PI.

IV/W

P.I

V (D

rugi

pra

cow

nik

PI.

IV/W

P.I

V)

do

10

dn

i ro

bo

czyc

h

Prz

ygo

tow

anie

i w

ysła

nie

pis

ma

do

Ben

efic

jen

ta d

oty

cząc

ego

u

zup

ełn

ien

ia i/

lub

po

pra

wie

nia

wn

iosk

u o

pła

tno

śd/z

ałąc

znik

ów

(P

ierw

szy

pra

cow

nik

PI.

IV/W

P.I

V)

Do

6 d

ni r

ob

ocz

ych

Zło

żen

ie w

nio

sku

o p

łatn

ośd

w S

ekre

tari

acie

DP

I/D

WP

(B

enef

icje

nt)

5

dn

i ro

bo

czyc

h

Dek

reta

cja

i prz

ekaz

anie

wn

iosk

u o

pła

tno

śd (

Z-ca

Dyr

ekto

ra

DP

I/D

WP

, Kie

row

nik

PI.

IV/W

P.I

V)

do

2 d

ni r

ob

ocz

ych

Rej

estr

acja

wn

iosk

u o

pła

tno

śd (

Pie

rwsz

y p

raco

wn

ik

PI.

IV/W

P.I

V)

do

2 d

ni r

ob

ocz

ych

Spra

wd

zen

ie w

nio

sku

o p

łatn

ośd

ora

z p

rzek

azan

ie w

raz

z w

ypeł

nio

ną

listą

sp

raw

dza

jącą

do

dru

gieg

o p

raco

wn

ika

P

I.IV

/WP

.IV

(Pie

rwsz

y p

raco

wn

ik P

I.IV

/WP

.IV

)d

o 1

0 d

ni r

ob

ocz

ych

Wer

yfik

acja

wn

iosk

u o

pła

tno

śd o

raz

prz

ekaz

anie

wra

z z

wyp

ełn

ion

ą lis

tą s

pra

wd

zają

cą d

o p

ierw

szeg

o p

raco

wn

ika

PI.

IV/W

P.I

V (D

rugi

pra

cow

nik

PI.

IV/W

P.I

V)

do

10

dn

i ro

bo

czyc

h

Spo

rząd

zen

ie Z

lece

nia

uru

cho

mie

nia

śro

dkó

w f

inan

sow

ych

(Pie

rwsz

y p

raco

wn

ik P

I.IV

/WP

.IV

)1

dzi

eo r

ob

ocz

y

Spra

wd

zen

ie i

akce

pta

cja:

wn

iosk

u o

pła

tno

śd n

a p

od

staw

ie

List

y sp

raw

dza

jące

j ora

z Zl

ecen

ia u

ruch

om

ien

iaśr

od

ków

fi

nan

sow

ych

(K

iero

wn

ik P

I.IV

/WP

.IV

)D

o 3

dn

i ro

bo

czyc

h

Zatw

ierd

zen

ie w

nio

sku

o p

łatn

ośd

na

po

dst

awie

Lis

ty

spra

wd

zają

cej o

raz

zlec

enia

uru

cho

mie

nia

śro

dkó

w

fin

anso

wyc

h (

Z-ca

Dyr

ekto

ra D

PI/

DW

P)

do

2 d

ni r

ob

ocz

ych

Prz

ekaz

anie

Zle

cen

ia u

ruch

om

ien

ia ś

rod

ków

fin

anso

wyc

h d

o

DB

F (P

ierw

szy

pra

cow

nik

PI.

IV/W

P.I

V)

1 d

zieo

ro

bo

czy

Prz

ygo

tow

anie

i w

ysła

nie

do

Ben

efic

jen

ta p

ism

a in

form

ują

cego

o

wyn

iku

wer

yfik

acji

wn

iosk

u o

pła

tno

śd (

Pie

rwsz

y p

raco

wn

ik

PI.

IV/W

P.I

V)

do

4 d

ni r

ob

ocz

ych

Re

jest

racj

a i w

pro

wad

zen

ie d

anyc

h z

zat

wie

rdzo

ne

go w

nio

sku

o

pła

tno

śd d

o S

IMIK

07-

13

(P

ierw

szy

pra

cow

nik

PI.

IV/W

P.I

V)

do

3 d

ni r

ob

ocz

ych

ścieżka krytyczna = 67 dni roboczych

część procesu (29 dni roboczych), która może być powtórzona jeszcze trzy razy (beneficjent może

poprawiać wniosek o płatność 4-krotnie)

41

Wniosek dotyczy postępu rzeczowego (pełni funkcję sprawozdawczą) lub wniosek państwowej jednostki budżetowej

Ścieżka 3. Wniosek nie zawiera żadnych błędów.


Zło

żen

ie w

nio

sku

o p

łatn

ośd

w S

ekre

tari

acie

D

PI/

DW

P(B

enef

icje

nt)

1 d

zieo

ro

bo

czy

Dek

reta

cja

i prz

ekaz

anie

wn

iosk

u o

pła

tno

śd(Z

-ca

Dyr

ekto

ra D

PI/

DW

P, K

iero

wn

ik

PI.

IV/W

P.I

V)

do

2 d

ni r

ob

ocz

ych

Rej

estr

acja

wn

iosk

u o

pła

tno

śd(P

ierw

szy

pra

cow

nik

PI.

IV/W

P.I

V)

do

2 d

ni r

ob

ocz

ych

Spra

wd

zen

ie w

nio

sku

o p

łatn

ośd

ora

z p

rzek

azan

ie w

raz

z w

ypeł

nio

ną

listą

sp

raw

dza

jącą

do

dru

gieg

o p

raco

wn

ika

PI.

IV/W

P.I

V

(Pie

rwsz

y p

raco

wn

ik P

I.IV

/WP

.IV

)d

o 1

0 d

ni r

ob

ocz

ych

Wer

yfik

acja

wn

iosk

u o

pła

tno

śd o

raz

prz

ekaz

anie

wra

z z

wyp

ełn

ion

ą lis

tą

spra

wd

zają

cą d

o p

ierw

szeg

o p

raco

wn

ika

PI.

IV/W

P.I

V

(Dru

gi p

raco

wn

ik P

I.IV

/WP

.IV

)d

o 1

0 d

ni r

ob

ocz

ych

Spra

wd

zen

ie i

akce

pta

cja:

wn

iosk

u o

pła

tno

śd

na

po

dst

awie

Lis

ty s

pra

wd

zają

cej o

raz

(Kie

row

nik

PI.

IV/W

P.I

V)

Do

3 d

ni r

ob

ocz

ych

Zatw

ierd

zen

ie w

nio

sku

o p

łatn

ośd

na

po

dst

awie

Lis

ty s

pra

wd

zają

cej (

Z-ca

Dyr

ekto

ra

DP

I/D

WP

)d

o 2

dn

i ro

bo

czyc

h

Prz

ygo

tow

anie

i w

ysła

nie

do

Ben

efic

jen

ta

pis

ma

info

rmu

jące

go o

wyn

iku

wer

yfik

acji

wn

iosk

u o

pła

tno

śd (

Pie

rwsz

y p

raco

wn

ik

PI.

IV/W

P.I

V)

do

4 d

ni r

ob

ocz

ych

Rej

estr

acja

i w

pro

wad

zen

ie d

anyc

h z

za

twie

rdzo

neg

o w

nio

sku

o p

łatn

ośd

do

SIM

IK

07-1

3 (P

ierw

szy

pra

cow

nik

PI.

IV/W

P.I

V)

do

3 d

ni r

ob

ocz

ych


42

Ścieżka 4. Wniosek/załączniki wymaga poprawienia i/lub uzupełnienia.


Zło

żen

ie w

nio

sku

o p

łatn

ośd

w S

ekre

tari

acie

DP

I/D

WP

(B

enef

icje

nt)

1 d

zieo

ro

bo

czy

Dek

reta

cja

i prz

ekaz

anie

wn

iosk

u o

pła

tno

śd (

Z-ca

Dyr

ekto

ra

DP

I/D

WP

, Kie

row

nik

PI.

IV/W

P.I

V)

do

2 d

ni r

ob

ocz

ych

Rej

estr

acja

wn

iosk

u o

pła

tno

śd (

Pie

rwsz

y p

raco

wn

ik P

I.IV

/WP

.IV

)d

o 2

dn

i ro

bo

czyc

h

Spra

wd

zen

ie w

nio

sku

o p

łatn

ośd

ora

z p

rzek

azan

ie w

raz

z w

ypeł

nio

ną

listą

sp

raw

dza

jącą

do

dru

gieg

o p

raco

wn

ika

PI.

IV/W

P.I

V

(Pie

rwsz

y p

raco

wn

ik P

I.IV

/WP

.IV

)d

o 1

0 d

ni r

ob

ocz

ych

Wer

yfik

acja

wn

iosk

u o

pła

tno

śd o

raz

prz

ekaz

anie

wra

z z

wyp

ełn

ion

ą lis

tą s

pra

wd

zają

cą d

o p

ierw

szeg

o p

raco

wn

ika

PI.

IV/W

P.I

V (

Dru

gi

pra

cow

nik

PI.

IV/W

P.I

V)

do

10

dn

i ro

bo

czyc

h

Prz

ygo

tow

anie

i w

ysła

nie

pis

ma

do

Ben

efic

jen

ta d

oty

cząc

ego

u

zup

ełn

ien

ia i/

lub

po

pra

wie

nia

wn

iosk

u o

pła

tno

śd/z

ałąc

znik

ów

(P

ierw

szy

pra

cow

nik

PI.

IV/W

P.I

V)

Do

6 d

ni r

ob

ocz

ych

Zło

żen

ie w

nio

sku

o p

łatn

ośd

w S

ekre

tari

acie

DP

I/D

WP

(B

enef

icje

nt)

5

dn

i ro

bo

czyc

h

Dek

reta

cja

i prz

ekaz

anie

wn

iosk

u o

pła

tno

śd (

Z-ca

Dyr

ekto

ra

DP

I/D

WP

, Kie

row

nik

PI.

IV/W

P.I

V)

do

2 d

ni r

ob

ocz

ych

Rej

estr

acja

wn

iosk

u o

pła

tno

śd (

Pie

rwsz

y p

raco

wn

ik P

I.IV

/WP

.IV

)d

o 2

dn

i ro

bo

czyc

h

Spra

wd

zen

ie w

nio

sku

o p

łatn

ośd

ora

z p

rzek

azan

ie w

raz

z w

ypeł

nio

ną

listą

sp

raw

dza

jącą

do

dru

gieg

o p

raco

wn

ika

PI.

IV/W

P.I

V

(Pie

rwsz

y p

raco

wn

ik P

I.IV

/WP

.IV

)d

o 1

0 d

ni r

ob

ocz

ych

Wer

yfik

acja

wn

iosk

u o

pła

tno

śd o

raz

prz

ekaz

anie

wra

z z

wyp

ełn

ion

ą lis

tą s

pra

wd

zają

cą d

o p

ierw

szeg

o p

raco

wn

ika

PI.

IV/W

P.I

V (

Dru

gi

pra

cow

nik

PI.

IV/W

P.I

V)

do

10

dn

i ro

bo

czyc

h

Spra

wd

zen

ie i

akce

pta

cja:

wn

iosk

u o

pła

tno

śd n

a p

od

staw

ie L

isty

sp

raw

dza

jące

j (K

iero

wn

ik P

I.IV

/WP

.IV

)D

o 3

dn

i ro

bo

czyc

h

Zatw

ierd

zen

ie w

nio

sku

o p

łatn

ośd

na

po

dst

awie

Lis

ty s

pra

wd

zają

cej

(Z-c

a D

yrek

tora

DP

I/D

WP

)d

o 2

dn

i ro

bo

czyc

h

Prz

ygo

tow

anie

i w

ysła

nie

do

Ben

efic

jen

ta p

ism

a in

form

ują

cego

o

wyn

iku

wer

yfik

acji

wn

iosk

u o

pła

tno

śd (

Pie

rwsz

y p

raco

wn

ik

PI.

IV/W

P.I

V)

do

4 d

ni r

ob

ocz

ych

Rej

estr

acja

i w

pro

wad

zen

ie d

anyc

h z

zat

wie

rdzo

neg

o w

nio

sku

o

pła

tno

śd d

o S

IMIK

07

-13

(Pie

rwsz

y p

raco

wn

ik P

I.IV

/WP

.IV

)d

o 3

dn

i ro

bo

czyc

h


część procesu (29 dni roboczych), która może być powtórzona jeszcze trzy razy (beneficjent może

poprawiać wniosek o płatność 4-krotnie)

43

3.1.2.2. Procedura przekazywania środków na rzecz beneficjentów

Ścieżka 5. Zlecenia uruchomienia środków finansowych nie zawiera żadnych błędów.


Prz

yjęc

ie i

reje

stra

cja

zlec

enia

uru

cho

mie

nia

śro

dkó

w

fin

anso

wyc

h z

DP

I/D

WP

/DR

R (

Stan

ow

isko

w s

ekre

tari

acie

D

BF)

1 d

zieo

ro

bo

czy

Dek

reta

cja

kore

spo

nd

encj

i(S

karb

nik

/Z-c

a D

yrek

tora

DB

F |

Kie

row

nik

Od

dzi

ału

BF.

IV)

1 d

zieo

ro

bo

czy

Spra

wd

zen

ie z

lece

nia

uru

cho

mie

nia

śro

dkó

w f

inan

sow

ych

o

raz

prz

ekaz

anie

sp

raw

dzo

neg

o z

lece

nia

wra

z z

wyp

ełn

ion

ą lis

tą s

pra

wd

zają

cą d

o d

rugi

ego

pra

cow

nik

a B

F.IV

zgo

dn

ie z

je

go z

akre

sem

czy

nn

ośc

i(P

ierw

szy

pra

cow

nik

BF.

IV)

Do

2 d

ni r

ob

ocz

ych

(re

fun

dac

ja)/

1 d

zieo

ro

bo

czy

(zal

iczk

a)

Wer

yfik

acja

zle

cen

ia u

ruch

om

ien

ia ś

rod

ków

fin

anso

wyc

h

ora

z p

rzek

azan

ie z

wer

yfik

ow

aneg

o z

lece

nia

wra

z z

wyp

ełn

ion

ą lis

tą s

pra

wd

zają

cą d

o p

ierw

szeg

o p

raco

wn

ika

BF.

IV

(Dru

gi p

raco

wn

ik B

F.IV

)D

o 2

dn

i ro

bo

czyc

h (

refu

nd

acja

)/ 1

dzi

eo r

ob

ocz

y (z

alic

zka)

Akc

epta

cja

Zlec

enia

uru

cho

mie

nia

śro

dkó

w f

inan

sow

ych

(K

iero

wn

ik B

F.IV

)1

dzi

eo r

ob

ocz

y (

w r

amac

h 2

dn

i ro

bo

czyc

h (

refu

nd

acja

)/ 1

d

zieo

ro

bo

czy

(zal

iczk

a) p

rzez

nac

zon

ych

na

wer

yfik

ację

)

Prz

ygo

tow

anie

wn

iosk

u o

zas

ilen

ie r

ach

un

ku w

ydat

kow

ego

U

rzęd

u(P

ierw

szy

pra

cow

nik

BF.

IV |

Kie

row

nik

BF.

IV)

1 d

zieo

ro

bo

czy

( w

ram

ach

2 d

ni r

ob

ocz

ych

(re

fun

dac

ja)/

1

dzi

eo r

ob

ocz

y (z

alic

zka)

prz

ezn

aczo

nyc

h n

a w

eryf

ikac

ję)

Zatw

ierd

zen

ie z

lece

nia

uru

cho

mie

nia

śro

dkó

w f

inan

sow

ych

o

raz

Wn

iosk

u o

zas

ilen

ie r

ach

un

ku w

ydat

kow

ego

Urz

ędu

(S

karb

nik

/Z-c

a D

yrek

tora

/ G

łów

ny

Ksi

ęgo

wy

Urz

ędu

)1

dzi

eo r

ob

ocz

y (r

efu

nd

acja

)/ 1

dzi

eo r

ob

ocz

y (w

ram

ach

1

dn

ia p

rzez

nac

zon

ego

na

wer

yfik

ację

(za

liczk

a))

Zatw

ierd

zen

ie z

lece

nia

uru

cho

mie

nia

śro

dkó

w f

inan

sow

ych

o

raz

Wn

iosk

u o

zas

ilen

ie r

ach

un

ku w

ydat

kow

ego

Urz

ędu

(M

arsz

ałek

/ o

sob

a u

po

waż

nio

na)

1 d

zieo

ro

bo

czy

Prz

ekaz

anie

Zle

cen

ie u

ruch

om

ien

ia ś

rod

ków

fin

anso

wyc

h

ora

z W

nio

sku

o z

asile

nie

rac

hu

nku

wyd

atko

weg

o U

rzęd

u d

o

pra

cow

nik

a B

F.II

na

stan

ow

isku

ds.

ban

kow

ośc

i el

ektr

on

iczn

ej c

elem

prz

elew

u ś

rod

ków

na

kon

to

ben

efic

jen

ta (

Pie

rwsz

y p

raco

wn

ik B

F.IV

)1

dzi

eo r

ob

ocz

y Rea

lizac

ja d

ysp

ozy

cji p

rzel

ewu

śro

dkó

w n

a ra

chu

nek

b

enef

icje

nta

(P

raco

wn

ik B

F.II

) 1

dzi

eo r

ob

ocz

y

Wp

row

adze

nie

dan

ych

do

ele

ktro

nic

znej

baz

y w

KSI

(SI

MIK

07

-13)

(P

raco

wn

ik B

F.IV

)D

o 2

dn

i ro

bo

czyc

h o

d d

nia

prz

ekaz

ania

śro

dkó

w n

a ko

nto

b

enef

icje

nta

Prz

ekaz

anie

Zle

cen

ia u

ruch

om

ien

ia ś

rod

ków

fin

anso

wyc

h,

Wn

iosk

u o

zas

ilen

ie r

ach

un

ku w

ydat

kow

ego

Urz

ędu

i W

ycią

gu b

anko

weg

o d

o K

iero

wn

ika

BF.

IV c

elem

włą

czen

ia

do

do

kum

enta

cji k

sięg

ow

ej (

Pra

cow

nik

BF.

II)

1 d

zieo

ro

bo

czy

Prz

ekaz

anie

Zle

cen

ia u

ruch

om

ien

ia ś

rod

ków

fin

anso

wyc

h,

Wn

iosk

u o

zas

ilen

ie r

ach

un

ku w

ydat

kow

ego

Urz

ędu

i W

ycią

gu b

anko

weg

o p

raco

wn

iko

m B

F.IV

(K

iero

wn

ik B

F.IV

)1

dzi

eo r

ob

ocz

y

Wp

row

adza

nie

dan

ych

do

sys

tem

u fi

nan

sow

o-k

sięg

ow

ego

(P

raco

wn

ik B

F.IV

)1

dzi

eo r

ob

ocz

y

Refundacja | ścieżka krytyczna = 10 dni roboczych

Zaliczka | ścieżka krytyczna = 7 dni roboczych

te działania są wykonywane w ramach 1 dnia /

2 dni weryfikacji (czynności poprzedniej)

44

Ścieżka 6. Zlecenia uruchomienia środków finansowych zawiera błędy.


Prz

yjęc

ie i

reje

stra

cja

zlec

enia

uru

cho

mie

nia

śro

dkó

w f

inan

sow

ych

z D

PI/

DW

P/D

RR

(S

tan

ow

isko

w s

ekre

tari

acie

DB

F) 1

dzi

eo r

ob

ocz

y

De

kre

tacj

a ko

resp

on

de

ncj

i(S

karb

nik

/Z-c

a D

yre

kto

ra D

BF

| K

iero

wn

ik O

dd

ział

u B

F.IV

) 1 d

zie

o r

ob

ocz

y

Spra

wd

zen

ie z

lece

nia

uru

cho

mie

nia

śro

dkó

w f

inan

sow

ych

ora

z p

rzek

azan

ie

spra

wd

zon

ego

zle

cen

ia w

raz

z w

ypeł

nio

ną

listą

sp

raw

dza

jącą

do

dru

gieg

o p

raco

wn

ika

BF.

IV z

god

nie

z je

go z

akre

sem

czy

nn

ośc

i (P

ierw

szy

pra

cow

nik

BF.

IV) D

o 2

dn

i ro

bo

czyc

h

(ref

un

dac

ja)/

1 d

zieo

ro

bo

czy

(zal

iczk

a)

We

ryfi

kacj

a zl

ece

nia

uru

cho

mie

nia

śro

dkó

w f

inan

sow

ych

ora

z p

rze

kaza

nie

zw

ery

fiko

wan

ego

zle

cen

ia w

raz

z w

ype

łnio

ną

listą

sp

raw

dza

jącą

do

pie

rwsz

ego

p

raco

wn

ika

BF.

IV (

Dru

gi p

raco

wn

ik B

F.IV

)D

o 2

dn

i ro

bo

czyc

h (r

efu

nd

acja

)/ 1

dzi

eo

ro

bo

czy

(zal

iczk

a)

Spo

rząd

zen

ie p

ism

a p

rzew

od

nie

go d

o n

egat

ywn

ie z

wer

yfik

ow

aneg

o Z

lece

nia

u

ruch

om

ien

ia ś

rod

ków

do

DP

I/D

WP

/DR

R (P

ierw

szy

pra

cow

nik

BF.

IV |

Kie

row

nik

O

dd

ział

u B

F.IV

| S

karb

nik

| Z

-ca

Dyr

ekto

ra D

BF

1 d

zieo

ro

bo

czy

(w r

amac

h 2

dn

i ro

bo

czyc

h (r

efu

nd

acja

)/ 1

dzi

eo r

ob

ocz

y (z

alic

zka)

prz

ezn

aczo

nyc

h n

a w

eryf

ikac

ję)

Zwro

t n

egat

ywn

ie z

wer

yfik

ow

aneg

o Z

lece

nia

uru

cho

mie

nia

śro

dkó

w d

o D

PI/

DW

P/D

RR

za

pis

mem

prz

ewo

dn

im (P

ierw

szy

pra

cow

nik

BF.

IV) 1

dzi

eo r

ob

ocz

y (w

ram

ach

2 d

ni

rob

ocz

ych

(ref

un

dac

ja)/

1 d

zieo

ro

bo

czy

(zal

iczk

a) p

rzez

nac

zon

ych

na

wer

yfik

ację

)

Prz

yjęc

ie i

reje

stra

cja

zlec

enia

uru

cho

mie

nia

śro

dkó

w f

inan

sow

ych

z D

PI/

DW

P/D

RR

(S

tan

ow

isko

w s

ekre

tari

acie

DB

F) 1

dzi

eo r

ob

ocz

y

De

kre

tacj

a ko

resp

on

de

ncj

i (Sk

arb

nik

/Z-c

a D

yre

kto

ra D

BF

| K

iero

wn

ik O

dd

ział

u B

F.IV

) 1

dzi

eo

ro

bo

czy

Spra

wd

zen

ie z

lece

nia

uru

cho

mie

nia

śro

dkó

w f

inan

sow

ych

ora

z p

rzek

azan

ie

spra

wd

zon

ego

zle

cen

ia w

raz

z w

ypeł

nio

ną

listą

sp

raw

dza

jącą

do

dru

gieg

o p

raco

wn

ika

BF.

IV z

god

nie

z je

go z

akre

sem

czy

nn

ośc

i (P

ierw

szy

pra

cow

nik

BF.

IV) D

o 2

dn

i ro

bo

czyc

h

(ref

un

dac

ja)/

1 d

zieo

ro

bo

czy

(zal

iczk

a)

We

ryfi

kacj

a zl

ece

nia

uru

cho

mie

nia

śro

dkó

w f

inan

sow

ych

ora

z p

rze

kaza

nie

zw

ery

fiko

wan

ego

zle

cen

ia w

raz

z w

ype

łnio

ną

listą

sp

raw

dza

jącą

do

pie

rwsz

ego

p

raco

wn

ika

BF.

IV (

Dru

gi p

raco

wn

ik B

F.IV

) D

o 2

dn

i ro

bo

czyc

h (r

efu

nd

acja

)/ 1

dzi

eo

ro

bo

czy

(zal

iczk

a)

Akc

ep

tacj

a Zl

ece

nia

uru

cho

mie

nia

śro

dkó

w f

inan

sow

ych

(K

iero

wn

ik B

F.IV

) 1 d

zie

o

rob

ocz

y (

w r

amac

h 2

dn

i ro

bo

czyc

h (r

efu

nd

acja

)/ 1

dzi

eo

ro

bo

czy

(zal

iczk

a)

prz

ezn

aczo

nyc

h n

a w

ery

fika

cję

)

Prz

ygo

tow

anie

wn

iosk

u o

zas

ilen

ie r

ach

un

ku w

ydat

kow

ego

Urz

ędu

(Pie

rwsz

y p

raco

wn

ik

BF.

IV |

Kie

row

nik

BF.

IV)

1 d

zieo

ro

bo

czy

(w r

amac

h 2

dn

i ro

bo

czyc

h (r

efu

nd

acja

)/ 1

dzi

eo r

ob

ocz

y (z

alic

zka)

p

rzez

nac

zon

ych

na

wer

yfik

ację

)

Zatw

ierd

zen

ie z

lece

nia

uru

cho

mie

nia

śro

dkó

w f

inan

sow

ych

ora

z W

nio

sku

o z

asile

nie

ra

chu

nku

wyd

atko

we

go U

rzę

du

(Sk

arb

nik

/Z-c

a D

yre

kto

ra /

Głó

wn

y K

się

gow

y U

rzę

du

) 1

dzi

eo

ro

bo

czy

(re

fun

dac

ja)/

1 d

zie

o r

ob

ocz

y (w

ram

ach

1 d

nia

prz

ezn

aczo

ne

go n

a w

ery

fika

cję

(zal

iczk

a))

Zatw

ierd

zen

ie z

lece

nia

uru

cho

mie

nia

śro

dkó

w f

inan

sow

ych

ora

z W

nio

sku

o z

asile

nie

ra

chu

nku

wyd

atko

weg

o U

rzęd

u (M

arsz

ałek

/ o

sob

a u

po

waż

nio

na)

1 d

zieo

ro

bo

czy

Prz

ekaz

anie

Zle

cen

ie u

ruch

om

ien

ia ś

rod

ków

fin

anso

wyc

h o

raz

Wn

iosk

u o

zas

ilen

ie

rach

un

ku w

ydat

kow

ego

Urz

ędu

do

pra

cow

nik

a B

F.II

na

stan

ow

isku

ds.

ban

kow

ośc

i el

ektr

on

iczn

ej c

elem

prz

elew

u ś

rod

ków

na

kon

to b

enef

icje

nta

(Pie

rwsz

y p

raco

wn

ik

BF.

IV) 1

dzi

eo r

ob

ocz

y

Rea

lizac

ja d

ysp

ozy

cji p

rzel

ewu

śro

dkó

w n

a ra

chu

nek

ben

efic

jen

ta (P

raco

wn

ik B

F.II

) 1

dzi

eo r

ob

ocz

y

Wp

row

adze

nie

dan

ych

do

ele

ktro

nic

znej

baz

y w

KSI

(SI

MIK

07

-13)

(P

raco

wn

ik B

F.IV

) D

o 2

dn

i ro

bo

czyc

h o

d d

nia

prz

ekaz

ania

śro

dkó

w n

a ko

nto

ben

efic

jen

ta

Prz

ekaz

anie

Zle

cen

ia u

ruch

om

ien

ia ś

rod

ków

fin

anso

wyc

h, W

nio

sku

o z

asile

nie

rac

hu

nku

w

ydat

kow

ego

Urz

ędu

i W

ycią

gu b

anko

weg

o d

o K

iero

wn

ika

BF.

IV c

elem

włą

czen

ia d

o

do

kum

enta

cji k

sięg

ow

ej (P

raco

wn

ik B

F.II

) 1 d

zieo

ro

bo

czy

Prz

ekaz

anie

Zle

cen

ia u

ruch

om

ien

ia ś

rod

ków

fin

anso

wyc

h, W

nio

sku

o z

asile

nie

rac

hu

nku

w

ydat

kow

ego

Urz

ędu

i W

ycią

gu b

anko

weg

o p

raco

wn

iko

m B

F.IV

(Kie

row

nik

BF.

IV) 1

d

zieo

ro

bo

czy

Wp

row

adza

nie

dan

ych

do

sys

tem

u f

inan

sow

o-k

sięg

ow

ego

(P

raco

wn

ik B

F.IV

) 1 d

zieo

ro

bo

czy

Refundacja | ścieżka krytyczna = 15 dni roboczych

Zaliczka | ścieżka krytyczna = 11 dni roboczych

te czynności są wykonywane w ramach 1 dnia / 2 dni weryfikacji

(czynności poprzedniej)

te czynności są wykonywane w ramach 1 dnia / 2 dni weryfikacji

(czynności poprzedniej)

45

3.1.2.3. Procedura przygotowania poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową

Ścieżka 7. Procedura przygotowania poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową dla osi I-VII [analogiczna (w czasie) jest procedura dla osi VIII).


Spo

rząd

zen

ie p

ośw

iad

cze

nia

i p

rzyg

oto

wan

ie p

ism

a p

rze

wo

dn

iego

do

DR

R(P

ierw

szy

pra

cow

nik

PI.

IV/W

P.I

V)

do

5 d

ni r

ob

ocz

ych

po

zak

oo

cze

niu

mie

siąc

a

Spra

wd

zen

ie p

ośw

iad

cze

nia

(Dru

gi p

raco

wn

ik P

I.IV

/WP

.IV

)d

o 5

dn

i ro

bo

czyc

h p

o z

ako

ocz

en

iu m

iesi

ąca

Wer

yfik

acja

po

świa

dcz

en

ia(T

rze

ci p

raco

wn

ik P

I.IV

/WP

.IV

)d

o 2

dn

i ro

bo

czyc

h

Akc

epta

cja

i zap

araf

ow

anie

po

świa

dcz

en

ia w

zak

resi

e o

si

pri

ory

teto

wyc

h I

/II-

VII

ora

z p

araf

ow

anie

pis

ma

prz

ew

od

nie

go

(Kie

row

nik

Od

dzi

ału

: P

I.IV

/WP

.IV

)W

cią

gu 1

dn

ia r

ob

ocz

ego

Zatw

ierd

zen

ie i

po

dp

isan

ie p

ośw

iad

cze

nia

w z

akre

sie

osi

p

rio

ryte

tow

ych

I/I

I-V

II o

raz

pis

ma

prz

ew

od

nie

go(P

raco

wn

ik P

I.IV

/WP

.IV

)W

cią

gu 1

dn

ia r

ob

ocz

ego

Prz

eka

zan

ie p

ism

a p

rze

wo

dn

iego

wra

z z

po

świa

dcz

en

iem

w

zakr

esie

osi

pri

ory

teto

wyc

h I

/II-

VII

do

DR

R(K

iero

wn

ik

PI.

IV/W

P.I

V)

W c

iągu

1 d

nia

ro

bo

cze

go


(do 9-tego dnia roboczego miesiąca)

te czynności są wykonywane po sobie, ale w ciągu tego samego czasu

te czynności są wykonywane po sobie, ale w ciągu tego samego czasu

46

3.1.2.4. Procedura sporządzenia, sprawdzenia i weryfikacji zbiorczego dokumentu Poświadczenie i deklaracja wydatków oraz wniosek o

płatność okresową od IZ RPO WP do IC

Ścieżka 8. Zbiorczy dokument Poświadczenia nie zawiera błędów.


Rej

estr

acja

w s

ekre

tari

acie

DR

R p

ism

a p

rzek

azu

jące

go w

raz

z p

ośw

iad

czen

iem

w

zakr

esie

osi

pri

ory

teto

wyc

h I/

II-V

II (P

raco

wn

ik s

ekre

tari

atu

)W

cią

gu 1

dn

ia r

ob

ocz

ego

Dek

reta

cja

pis

ma

prz

ekaz

ują

cego

wra

z p

ośw

iad

czen

iem

w z

akre

sie

osi

p

rio

ryte

tow

ych

I/II

-VII

(1. D

yrek

tor

/ Z-

ca D

yrek

tora

DR

R 2

.Kie

row

nik

RR

.III

)W

cią

gu 1

dn

ia r

ob

ocz

ego

Rej

estr

acja

zad

ekre

tow

aneg

o p

ism

a p

rzek

azu

jące

go w

raz

po

świa

dcz

enie

m w

zak

resi

e o

si p

rio

ryte

tow

ych

I /

II-V

II o

raz

po

świa

dcz

enia

w z

akre

sie

VII

I osi

pri

ory

teto

wej

(P

ierw

szy

pra

cow

nik

RR

.III

)W

cią

gu 1

dn

ia r

ob

ocz

ego

Spo

rząd

zen

ie z

bio

rcze

go p

ośw

iad

czen

ia w

op

arci

u o

dan

e za

war

te w

KSI

(SI

MIK

07

-13

), s

yste

mie

ksi

ęgo

wym

ora

z p

rzek

azan

ie d

o w

eryf

ikac

ji (P

ierw

szy

pra

cow

nik

RR

.III

)D

o 2

dn

i ro

bo

czyc

h

Spra

wd

zen

ie z

bio

rcze

go p

ośw

iad

czen

ia w

op

arci

u o

list

ę sp

raw

dza

jącą

, dan

e za

war

te

w K

SI (

SIM

IK 0

7-1

3),

syst

emie

ksi

ęgo

wym

ora

z p

rzek

azan

ie d

o w

eryf

ikac

ji (D

rugi

p

raco

wn

ik R

R.I

II)

Do

2 d

ni r

ob

ocz

ych

Wer

yfik

acja

zb

iorc

zego

po

świa

dcz

enia

w o

par

ciu

o li

stę

spra

wd

zają

cą o

raz

dan

e za

war

te w

KSI

(SI

MIK

07

-13)

, sys

tem

ie k

sięg

ow

ym o

raz

prz

ekaz

anie

do

akc

epta

cji

(Trz

eci p

raco

wn

ik R

R.I

II)

W c

iągu

1 d

nia

ro

bo

czeg

o

Akc

epta

cja

i zat

wie

rdze

nie

ko

pii

zbio

rcze

go p

ośw

iad

czen

ia i

wyp

ełn

ion

ej li

sty

spra

wd

zają

cej (

Kie

row

nik

RR

.III

| D

yrek

tor/

Z-ca

Dyr

ekto

ra D

RR

) W

cią

gu 1

dn

ia r

ob

ocz

ego

Spo

rząd

zen

ie p

ism

a p

rzek

azu

jące

go z

bio

rcze

po

świa

dcz

enie

do

IPO

C (

Wyz

nac

zon

y p

raco

wn

ik R

R.I

II)

W c

iągu

1 d

nia

ro

bo

czeg

o

Akc

epta

cja

i zat

wie

rdze

nie

ko

pii

zbio

rcze

go p

ośw

iad

czen

ia, l

isty

sp

raw

dza

jące

j ora

z ko

pii

pis

ma

prz

ekaz

ują

cego

do

IPO

C(K

iero

wn

ik R

R.I

II |

Dyr

ekto

r /

Z-ca

Dyr

ekto

ra D

RR

)W

cią

gu 1

dn

ia r

ob

ocz

ego

Prz

ekaz

anie

zb

iorc

zego

po

świa

dcz

enia

, lis

ty s

pra

wd

zają

cej o

raz

pis

ma

prz

ekaz

ują

cego

d

o p

od

pis

u M

arsz

ałka

/oso

by

up

ow

ażn

ion

ej (

Wyz

nac

zon

y p

raco

wn

ik R

R.I

II)

W c

iągu

1 d

nia

ro

bo

czeg

o

Po

dp

isan

ie z

bio

rcze

go p

ośw

iad

czen

ia o

raz

pis

ma

prz

ekaz

ują

cego

do

IPO

C

(Mar

szał

ek/o

sob

a u

po

waż

nio

na)

Do

2 d

ni r

ob

ocz

ych

Prz

ekaz

anie

do

IPO

C z

bio

rcze

go p

ośw

iad

czen

ia (

Wyz

nac

zon

y p

raco

wn

ik R

R.I

II )

Do

2 d

ni r

ob

ocz

ych


te czynności są wykonywane po sobie,

ale w ciągu tego samego czasu







47

Ścieżka 9. Zbiorczy dokument Poświadczenia wymaga poprawy.


Rej

estr

acja

w s

ekre

tari

acie

DR

R p

ism

a p

rzek

azu

jące

go w

raz

z p

ośw

iad

czen

iem

w z

akre

sie

osi

pri

ory

teto

wyc

h I/

II-V

II (P

raco

wn

ik

sekr

etar

iatu

)W

cią

gu 1

dn

ia r

ob

ocz

ego

Dek

reta

cja

pis

ma

prz

ekaz

ują

cego

wra

z p

ośw

iad

czen

iem

w z

akre

sie

osi

pri

ory

teto

wyc

h I/

II-V

II (1

. Dyr

ekto

r /

Z-ca

Dyr

ekto

ra D

RR

2.

Kie

row

nik

RR

.III

)W

cią

gu 1

dn

ia r

ob

ocz

ego

Rej

estr

acja

zad

ekre

tow

aneg

o p

ism

a p

rzek

azu

jące

go w

raz

po

świa

dcz

enie

m w

zak

resi

e o

si p

rio

ryte

tow

ych

I /

II-V

II o

raz

po

świa

dcz

enia

w z

akre

sie

VII

I osi

pri

ory

teto

wej

(P

ierw

szy

pra

cow

nik

R

R.I

II )

W c

iągu

1 d

nia

ro

bo

czeg

o

Spo

rząd

zen

ie z

bio

rcze

go p

ośw

iad

czen

ia w

op

arci

u o

dan

e za

war

te

w K

SI (

SIM

IK 0

7-1

3),

syst

emie

ksi

ęgo

wym

ora

z p

rzek

azan

ie d

o

wer

yfik

acji

(Pie

rwsz

y p

raco

wn

ik R

R.I

II)

Do

2 d

ni r

ob

ocz

ych

Spra

wd

zen

ie z

bio

rcze

go p

ośw

iad

czen

ia w

op

arci

u o

list

ę sp

raw

dza

jącą

, dan

e za

war

te w

KSI

(SI

MIK

07

-13)

, sy

stem

ie

księ

gow

ym o

raz

prz

ekaz

anie

do

wer

yfik

acji

(Dru

gi p

raco

wn

ik R

R.I

II)

Do

2 d

ni r

ob

ocz

ych

Wer

yfik

acja

zb

iorc

zego

po

świa

dcz

enia

w o

par

ciu

o li

stę

spra

wd

zają

cą o

raz

dan

e za

war

te w

KSI

(SI

MIK

07

-13)

, sy

stem

ie

księ

gow

ym o

raz

prz

ekaz

anie

do

akc

epta

cji (

Trze

ci p

raco

wn

ik R

R.I

II)

W c

iągu

1 d

nia

ro

bo

czeg

o

Akc

epta

cja

i zat

wie

rdze

nie

ko

pii

zbio

rcze

go p

ośw

iad

czen

ia i

wyp

ełn

ion

ej li

sty

spra

wd

zają

cej (

Kie

row

nik

RR

.III

| D

yrek

tor/

Z-ca

D

yrek

tora

DR

R)

W c

iągu

1 d

nia

ro

bo

czeg

o

Spo

rząd

zen

ie i

prz

ekaz

anie

pis

ma

do

PI.

IV/W

P.I

V o

do

kon

anie

ko

rekt

(Pie

rwsz

y p

raco

wn

ik R

R.I

II |

Kie

row

nik

RR

.III

| D

yrek

tor

/ Z-

ca D

yrek

tora

DR

R)

/ P

rzek

azan

ie k

op

ii za

akce

pto

wan

ej i

zatw

ierd

zon

ej li

sty

spra

wd

zają

cej d

o R

R.X

(P

ierw

szy

pra

cow

nik

R

R.I

II)

w c

iągu

1 d

nia

ro

bo

czeg

o

Prz

ekaz

anie

po

pra

wio

neg

o p

ośw

iad

czen

ia w

zak

resi

e I/

II-V

II o

si

pri

ory

teto

wej

do

DR

R (

Od

ział

y W

P.I

V/P

I.IV

) /

Prz

ekaz

anie

p

op

raw

ion

ego

po

świa

dcz

enia

w z

akre

sie

VII

I osi

pri

ory

teto

wej

Do

3 d

ni r

ob

ocz

ych

Po

no

wn

e sp

orz

ądze

nie

, sp

raw

dze

nie

i w

eryf

ikac

ja z

bio

rcze

go

po

świa

dcz

enia

w o

par

ciu

o li

stę

spra

wd

zają

cą, d

ane

zaw

arte

w K

SI

(SIM

IK 0

7-1

3) i

syst

emie

ksi

ęgo

wym

(P

ierw

szy

pra

cow

nik

RR

.III

|

Dru

gi p

raco

wn

ik R

R.I

II |

Trz

eci p

raco

wn

ik R

R.I

II )

Do

2 d

ni r

ob

ocz

ych

Spo

rząd

zen

ie p

ism

a p

rzek

azu

jące

go z

bio

rcze

po

świa

dcz

enie

do

IP

OC

(Wyz

nac

zon

y p

raco

wn

ik R

R.I

II)

W c

iągu

1 d

nia

ro

bo

czeg

o

Akc

epta

cja

i zat

wie

rdze

nie

ko

pii

zbio

rcze

go p

ośw

iad

czen

ia, l

isty

sp

raw

dza

jące

j ora

z ko

pii

pis

ma

prz

ekaz

ują

cego

do

IPO

C(K

iero

wn

ik R

R.I

II |

Dyr

ekto

r /

Z-ca

Dyr

ekto

ra D

RR

)W

cią

gu 1

dn

ia r

ob

ocz

ego

Prz

ekaz

anie

zb

iorc

zego

po

świa

dcz

enia

, lis

ty s

pra

wd

zają

cej o

raz

pis

ma

prz

ekaz

ują

cego

do

po

dp

isu

Mar

szał

ka/o

sob

y u

po

waż

nio

nej

(W

yzn

aczo

ny

pra

cow

nik

RR

.III

)W

cią

gu 1

dn

ia r

ob

ocz

ego

Po

dp

isan

ie z

bio

rcze

go p

ośw

iad

czen

ia o

raz

pis

ma

prz

ekaz

ują

cego

do

IP

OC

(Mar

szał

ek/o

sob

a u

po

waż

nio

na)

Do

2 d

ni r

ob

ocz

ych

Prz

ekaz

anie

do

IPO

C z

bio

rcze

go p

ośw

iad

czen

ia (

Wyz

nac

zon

y p

raco

wn

ik R

R.I

II )

Do

2 d

ni r

ob

ocz

ych












48

Powyższe ścieżki przedstawiają grupy czynności i komórki organizacyjne odpowiedzialne za

ich wykonanie, ale przede wszystkim obrazują krytyczny szereg czynności warunkujących realizację całego procesu.

Jak widać ścieżka krytyczna praktycznie w większości przypadków przechodzi przez wszystkie czynności procesu i nie ma alternatywnych działań nie wpływających na

długość trwania całego procesu (każda czynność wpływa na długość całej procedury i ewentualne opóźnienia). Czasy trwania ścieżek krytycznych zostały zebrane w poniższej

tabeli: Tabela 9. Czas trwania ścieżek krytycznych procesów płatności.

Lp. Procedura Przedmiot procesu Rodzaj Liczba

czynności Czas trwania

[dni robocze]

1 Procedura poświadczania

wniosków o płatność

Wniosek dotyczy refundacji lub

wnioskowania o zaliczkę

Wniosek nie zawiera żadnych

błędów 9 32

2 Wniosek/załączniki wymaga

poprawienia i/lub uzupełnienia 15 67

3 Wniosek dotyczy postępu

rzeczowego (pełni funkcję sprawozdawczą) lub wniosek

państwowej jednostki budżetowej

Wniosek nie zawiera żadnych

błędów 7 30

4 Wniosek/załączniki wymaga

poprawienia i/lub uzupełnienia 13 65

5 Procedura przekazywania

środków na rzecz beneficjentów

Zlecenia uruchomienia środków

finansowych przy refundacji Zlecenie nie zawiera błędów 7(10) 10

6 Zlecenie zawiera błędy 11(16) 15

7 Zlecenia uruchomienia środków

finansowych przy zaliczce Zlecenie nie zawiera błędów 7(10) 7

8 Zlecenie zawiera błędy 11(16) 11

9 Procedura przygotowania poświadczenia i deklaracji

wydatków oraz wniosku o płatność okresową

Poświadczenie i deklaracja wydatków oraz wniosku

o płatność okresową

– 4 9

10 Procedura sporządzenia,

sprawdzenia i weryfikacji zbiorczego dokumentu

Poświadczenie i deklaracja wydatków oraz wniosek o

płatność okresową od IZ RPO WP do IC

Zbiorczy dokument

Poświadczenia

Zbiorczy dokument

Poświadczenia nie zawiera błędów

6(12) 8

11 Zbiorczy dokument Poświadczenia zawiera błędy

8(15) 13

Źródło: opracowanie własne na podstawie przeprowadzonych analiz [liczby czynności w nawiasie oznaczają rzeczywistą liczbę czynności, również tych wykonywanych w ramach czasu poprzednich czynności].

Najdłuższą procedurą w systemie (analizując ścieżkę krytyczną) jest procedura

poświadczania wniosków o płatność, która trwa od 30 do 32 dni roboczych w zależności od rodzaju wniosku. Warto zauważyć, że przy błędach i konieczności poprawy, czas procedury

rośnie dwukrotnie (do 61-63 dni).

Największy udział w czasie trwania procedury

ma czynność: sprawdzenie i weryfikacja wniosku o płatność, które dokonywane jest

przez dwie osoby pracujące po sobie (każda z nich ma 10 dni roboczych na sprawdzenie

i weryfikację wniosku).

Sporą część czasu zajmują również czynności

związane z akceptacją i zatwierdzaniem dokumentów, które muszą być wykonywane po

sobie i każda z nich ma zaplanowane 1-3 dni robocze.

Można zastanowić się nad skróceniem procedury poświadczania wniosków o płatność, poprzez wprowadzenie możliwości równoległego sprawdzania i weryfikacji wniosku o płatność przez dwóch pracowników (np. poprzez możliwość przekazywania części wniosku do weryfikacji przez pierwszego pracownika). Skrócenie tej procedury może się odbyć również poprzez połączenie czasu trwania takich czynności jak: zatwierdzenie i akceptacja z czynnościami poprzednimi (czynności te mogłyby być wykazane jako odrębne, ale musiałyby być zrealizowane w czasie przewidzianym dla czynności poprzedniej).

49

3.1.3. Ocena stopnia przygotowania zasobów ludzkich i materialnych do realizacji procedur przepływów finansowych

3.1.3.1. Zapewnienie odpowiedniej kadry i zaplecza technicznego dla systemy przepływów

finansowych

Zasoby ludzkie

W opinii przedstawicieli IZ RPO WP, z którymi przeprowadzono wywiad pogłębiony, do zadań

związanych z płatnościami i rozliczeniami

została zatrudniona odpowiednia liczba osób.

Poniżej przedstawiono strukturę organizacyjną IZ RPO WP z zaznaczeniem stanowisk

biorących udział w procesie przepływów finansowych.

Tabela 10. Oddziały, stanowiska oraz liczba osób zaangażowanych w proces przepływów

finansowych.

Oddział Stanowisko Liczba osób

Departamentu Rozwoju Regionalnego

Dyrektor DWP 1

Z-ca Dyrektora DWP 1

Symbol Oddziału: RR.X

Oddział rozliczeń i potwierdzania płatności w zakresie VIII osi priorytetowej RPO WP

Kierownik 1

Stanowisko ds. weryfikacji wniosków o płatność 2

Stanowisko ds. poświadczania i deklaracji wydatków

3

Symbol Oddziału: RR.III Oddział zarządzania finansowego RPO

Kierownik 1

Stanowisko ds. poświadczenia i deklaracji

wydatków RPO

4

Departamentu Wspierania Przedsiębiorczości (DWP)

Dyrektor DWP 1

Z-ca Dyrektora DWP 1

Symbol Oddziału: WP.IV Oddział rozliczeń i potwierdzania płatności

beneficjentów osi priorytetowej I RPO WP

Kierownik 1


stanowisko ds. poświadczania i deklaracji

wydatków

3

Departamentu Wdrażania Projektów Infrastrukturalnych RPO WP (DPI)

Dyrektor DPI 1

Z-ca Dyrektora DPI 1

Symbol Oddziału: PI.IV

Oddział rozliczeń i potwierdzania płatności beneficjentów osi priorytetowych II – VII RPO WP

Kierownik PI.IV 1

Stanowisko ds. weryfikacji wniosków o płatność 3 / 15*)

stanowisko ds. poświadczania i deklaracji wydatków

2 / 3*)

Symbol Oddziału: PI.IX Oddział rozliczeń i potwierdzania płatności

projektów w zakresie ochrony środowiska i zapobiegania zagrożeniom, turystyki i kultury oraz infrastruktury społecznej

Kierownik 1


stanowisko ds. poświadczania i deklaracji

wydatków

3

Departamentu Budżetu i Finansów

Stanowisko w sekretariacie 1

Skarbnik (dyrektor) 1

Z-ca Dyrektora 1

Główny Księgowy Urzędu 1

Symbol Oddziału: BF.IV

Oddział obsługi finansowo – księgowej funduszy UE

Kierownik Oddziału 1

stanowisko ds. obsługi finansowo-księgowej RPO WP

8

Symbol Oddziału: BF.II stanowisko ds. obsługi finansowo-księgowej 1

Razem 58

Źródło: opracowanie własne na podstawie danych pozyskanych od IZ RPO WP oraz instrukcji wykonawczej Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013, s. 17-18.

PYTANIA BADAWCZE DO ROZDZIAŁU: Czy do obsługi procesów związanych z płatnościami i rozliczeniami środków jest zapewniona odpowiednia kadra (odpowiednia ilość osób oraz odpowiednio przeszkolonych)? Czy kadra obsługująca proces płatności i rozliczeń dysponuje odpowiednim zapleczem technicznym (np. sprzęt komputerowy, wspomagające systemy informatyczne)? Czy użytkownicy znają procedury regulujące proces przepływu środków? Czy procedury regulujące proces przepływu środków są jasne i zrozumiałe dla ich użytkowników? Czy wnioski o płatność są dostosowane do potrzeb beneficjenta?

50

*) docelowy poziom zatrudnienia (wynikający z instrukcji wykonawczej).

Jak przedstawia powyższa tabela, w procesy przepływu środków finansowych zaangażowanych jest 58 w IZ RPO WP. Pracy przy wnioskach o płatność poświęca się

w pełni 34 osób (z trzech departamentów, nie licząc kierownictwa).

Osoby te w opinii badanych mają odpowiednie kwalifikacje, zaś jakość ich pracy

oceniono wysoko. Około połowa spośród osób zajmujących się płatnościami i rozliczeniami posiada doświadczenie z poprzedniego okresu programowania.

Respondenci wywiadu pogłębionego nie odnotowali zjawiska rotacji kadr. Nie obawiają

się, że to zjawisko wystąpi w niedalekiej przyszłości.

Zaplecze techniczne W opinii badanych przedstawicieli kierownictwa

IZ RPO WP, kadra odpowiedzialna za rozliczenia i płatności dysponuje w większości

odpowiednim zapleczem technicznym (takim

jak: sprzęt komputerowy, drukarki, oprogramowanie, przestrzeń biurowa)

niezbędnym do prawidłowego wykonywania obowiązków.

W tej kwestii jednak występują rozbieżności pomiędzy opinią przedstawicieli kierownictwa IZ RPO WP, a opiniami pracowników odpowiedzialnych za rozliczenia i płatności, którzy wzięli

udział w badaniu CAWI. Co prawda większość badanych uznała, że stanowisko zostało wyposażone w odpowiedni sprzęt i oprogramowanie, jednak w tej kwestii istotniejszą rolę

odgrywają pojawiające się opinie negatywne. Aż 13 badanych pracowników stwierdziło, że

stanowisko raczej nie zostało wyposażone w odpowiedni sprzęt i oprogramowanie.

Wykres 4. Ocena zaplecza technicznego przez pracowników IZ RPO WP.

Źródło: opracowanie własne na podstawie badań CAWI, n=38.

0 5 10 15 20 25 30 35 40

Stanowisko pracownika zdecydowanie wyposażano w odpowiedni sprzęt i oprogramowanie

Stanowisko pracownika raczej wyposażano w odpowiedni sprzęt i oprogramowanie

Stanowisko pracownika raczej nie wyposażano w odpowiedni sprzęt i oprogramowanie

Stanowisko pracownika zdecydowanie nie wyposażano w odpowiedni sprzęt i oprogramowanie

Pracownik nie wie lub trudno mu powiedzied

Wyposażenie stanowisk pracy w odpowiedni sprzęt i oprogramowanie jest podstawowym czynnikiem warunkującym sprawne funkcjonowanie systemu przepływów finansowych. Brak odpowiedniego zaplecza technicznego może negatywnie wpływać na jakość pracy, a zarazem na morale pracowników. Dlatego niezbędne jest uzupełnienie stanowisk pracy o brakujący sprzęt i oprogramowanie.

51

W opinii pracowników najbardziej brakującym elementem wyposażenia ich stanowisk pracy

jest drukarka.

Wykres 5. Brakujące elementy wyposażenia stanowisk pracy w opinii pracowników IZ RPO WP.


Warte zauważenia jest to, że liczba respondentów zgłaszających zapotrzebowanie na sprzęt

lub oprogramowanie jest znacznie wyższa od liczby zgłaszających braki w wyposażeniu.

Wykres 6. Ocena użyteczności systemu informatycznego przez pracowników IZ RPO WP.


Jeżeli chodzi o oprogramowanie, to najważniejszy jest księgowy system informatyczny

KOMADRES, który oceniono pozytywnie. Średnia ocena w skali od 1 do 6, gdzie 1 oznaczało ocenę najniższą, a 6 – ocenę najwyższą – wyniosła 4,58.

0 5 10 15 20

Inny (fax)

Kalkulator

Drukarka

Komputer

0 5 10 15 20 25 30 35 40

Pracownik ocenia użytecznośd systemu informatycznego na 1






52

3.1.3.2. Znajomość procedur regulujących proces przepływu środków i potrzeb

beneficjentów

Oceniając stopień przygotowania zasobów systemu płatności do sprawnej i efektywnej

realizacji procedur, warto rozpocząć od oceny ich znajomości przez pracowników IZ RPO WP. Zapytani o subiektywną ocenę własnej znajomości procedur, pracownicy w zdecydowanej

większości stwierdzili, że znają procedury bardzo dobrze lub raczej dobrze, tylko

1 pracownik miał trudności z dokonaniem oceny swoich kompetencji:

Wykres 7. Samoocena znajomości procedur regulujących proces przepływu środków przez

pracowników IZ RPO WP.


Aby w większym stopniu zobiektywizować wyniki (samoocena znajomości procedur mogłaby bowiem być nieco zawyżona), zapytano pracowników o znajomość procedur przez innych

pracowników. Takie pytanie jest uzasadnione merytorycznie, bowiem pracownicy wiedzą, z jakimi problemami zgłaszają się do nich koledzy lub jakie problemy są omawiane na

spotkaniach zespołu. Wyniki oceny znajomości procedur przez innych pracowników nie

odbiegają istotnie od analizowanej wcześniej samooceny.

0 5 10 15 20 25 30 35 40

Znajomośd przez siebie procedur regulujących proces przepływu środków jest bardzo dobra

Znajomośd przez siebie procedur regulujących proces przepływu środków jest raczej dobra

Znajomośd przez siebie procedur regulujących proces przepływu środków jest ani dobra ani zła

Znajomośd przez siebie procedur regulujących proces przepływu środków jest raczej zła

Znajomośd przez siebie procedur regulujących proces przepływu środków jest bardzo zła

53

Wykres 8. Ocena znajomości procedur regulujących proces przepływu środków innych

pracowników przez pracowników IZ RPO WP.


Podobna sytuacja ma miejsce w przypadku rozumienia procedur przez pracowników IZ RPO

WP. Niemalże wszyscy pracownicy stwierdzili, że rozumieją procedury regulujące proces przepływu środków finansowych.

Wykres 9. Rozumienie procedur regulujących proces przepływu środków przez pracowników

IZ RPO WP.


0 5 10 15 20 25 30 35 40

Znajomośd przez innych pracowników procedur regulujących proces przepływu środków jest bardzo dobra

Znajomośd przez innych pracowników procedur regulujących proces przepływu środków jest raczej dobra

Znajomośd przez innych pracowników procedur regulujących proces przepływu środków jest ani dobra ani zła

Znajomośd przez innych pracowników procedur regulujących proces przepływu środków jest raczej zła

Znajomośd przez innych pracowników procedur regulujących proces przepływu środków jest bardzo zła

0 5 10 15 20 25 30 35 40

Pracownik zdecydowanie rozumie procedury regulujące proces przepływu środków finansowych

Pracownik raczej rozumie procedury regulujące proces przepływu środków finansowych

Pracownik raczej nie rozumie procedur regulujących proces przepływu środków finansowych

Pracownik zdecydowanie nie rozumie procedur regulujących proces przepływu środków finansowych


54

Mimo tak dobrych wyników samooceny i oceny znajomości procedur przez pracowników, nadal

wskazują oni na potrzebę uczestnictwa

w szkoleniach dotyczących systemu przepływów finansowych. Jedynie 8 z 38

badanych pracowników uznało, że nie potrzebuje uczestnictwa w szkoleniach

dotyczących systemu przepływów finansowych.

Wykres 10. Potrzeba uczestnictwa w szkoleniach dotyczących systemu przepływów finansowych

zgłaszana przez pracowników IZ RPO WP.


Potrzeba taka może (a nawet powinna) wynikać z wprowadzanych obecnie zmian

związanych z nową ustawą o finansach publicznych.

0 5 10 15 20 25 30 35 40

Pracownik zdecydowanie nie ma potrzeby uczestnictwa w szkoleniach dotyczących systemu przepływów finansowych

Pracownik raczej nie ma potrzeby uczestnictwa w szkoleniach dotyczących systemu przepływów finansowych

Pracownik raczej ma potrzebę uczestnictwa w szkoleniach dotyczących systemu przepływów finansowych

Pracownik zdecydowanie ma potrzebę uczestnictwa w szkoleniach dotyczących systemu przepływów finansowych


Pomiędzy wysoką samooceną i oceną

znajomości procedur przez pracowników, a zgłaszanymi potrzebami szkoleniowymi nie

musi zachodzić bezpośrednia sprzeczność,

jednak zgłaszane potrzeby szkoleniowe pracowników odpowiedzialnych za rozliczenia

i płatności należy wziąć pod uwagę podczas planowania przyszłych szkoleń dla pracowników

IZ.

55

3.2. Sprawność i terminowość wykorzystywania środków finansowych

w ramach RPO WP

Ocena sprawności i terminowości wykorzystania środków finansowych w ramach RPO WP

została dokonana na trzech poziomach:

W przypadku I i III poziomu analizę oparto na badaniu dokumentów, CAWI oraz IDI,

natomiast w przypadku poziomu II – na analizie dokumentów oraz analizie CAWI, CATI i IDI.

Zatem wyniki uzyskano za pomocą wszystkich metod i technik badawczych, jakie zostały

wykorzystane podczas niniejszego badania. Punktem wyjścia była analiza danych uzyskanych

od Zamawiającego dotyczących wniosków o płatność. Dane te zawierały daty poszczególnych etapów procesu weryfikacji wniosków o płatność od momentu ich złożenia

aż do momentu wypłaty środków. Analiza została przeprowadzona w sposób ilościowy, a w jej wyniku wyprowadzono zaprezentowane poniżej wnioski.

Analizą objęto dane dotyczące 159 wniosków o płatność złożone przez ok. 40 podmiotów, w tym:

2 z osi priorytetowej I,

55 z osi priorytetowej II,

po 50 z osi priorytetowych IV i VIII, 2 z osi priorytetowej V.

III poziom

IZ RPO <–> Instytucja Certyfikująca / Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji (IC/IPOC)

II poziom

IZ RPO WP <–> Beneficjenci

I poziom

MRR <–> IZ RPO WP

PYTANIA BADAWCZE DO ROZDZIAŁU: Czy konstrukcja systemu finansowego RPO WP, w tym procedury regulujące proces jego funkcjonowania gwarantują sprawne i terminowe wykorzystanie przyznanych na Program środków finansowych? Czy beneficjenci terminowo składają wnioski o płatność? Jeśli nie, jakie są tego przyczyny? Czy terminy przebiegu konkursów oraz podpisywania umów z beneficjentami mają wpływ na realizację prognozy wydatków? Jeśli tak, to jaki? Czy i jaki model jest stosowany do przygotowywania prognoz wydatków z RPO WP? Czy opracowane prognozy są realistyczne, czy sprawdzają się w rzeczywistości? Jaki jest poziom terminowości realizacji harmonogramów w projektach, czy ma on wpływ na przepływy finansowe? Jaka jest jakość składanych na wszystkich etapach dokumentów finansowych (wniosków o płatność, deklaracji)? Czy ma ona wpływ na terminowość ich akceptowania? Czy terminy określone w procedurach w zakresie badanego procesu są realistyczne? Czy są dotrzymywane? Czy IZ RPO WP wypracował system monitorowania prognozowanych i zrealizowanych płatności? Czy jest on wiarygodny? Jaki jest czas realizacji procesu weryfikacji wydatków od złożenia wniosków o płatność przez beneficjenta do wypłaty mu środków? Czy występują problemy z dotrzymywaniem terminów proceduralnych w tym zakresie (skala, przyczyny?) Jak szybko zweryfikowane wydatki beneficjentów trafiają na wyższy poziom zarządzania? Jakie jest tempo przekazywania zweryfikowanych wydatków beneficjentów do IPOC? Czy występują metody nadzoru nad terminowością i poprawnością realizacji projektów? Jeśli tak, to jakie?

56

Wnioskowanie statystyczne przeprowadzono zarówno w odniesieniu do wszystkich

wniosków, jak również w podziale na osie priorytetowe3.

3.2.1. I poziom MRR <–> IZ RPO WP

Na tym poziomie, w pierwszej kolejności badano procesy związane z planowaniem

wydatków, gdyż to MRR, zgodnie z ustawą o finansach publicznych zobowiązany jest do

planowania wszystkich wydatków na dany rok budżetowy oraz na kolejne trzy lata (załącznik 16 do ustawy budżetowej). Dane w tym procesie pozyskuje od Instytucji Zarządzających

programami operacyjnymi. Przedmiotem badania w tym obszarze była terminowość i poprawność oszacowania wysokości wydatków zarówno przez IZ RPO WP, która

przedstawia dane MRR, jak i przez MRR, który te dane weryfikuje i ustala ostateczną

wysokość środków.

Ponadto analizowano procedury oraz faktyczny przebieg procesu przekazywania środków, w oparciu o kontrakt wojewódzki. Założeniem systemu było przekazywanie środków przez

MRR w systemie kwartalnym, przy czym wypłata III transzy uzależniona była o rozliczenia I, zaś wypłata IV transzy od rozliczenia II.

Model prognozowania wydatków

Punkt wyjściowy do przygotowania prognoz wydatków stanowią harmonogramy płatności przedstawiane przez beneficjentów we wnioskach o płatność. Harmonogramy te są

następnie analizowane i agregowane w zestawienia zbiorcze przez departamenty

odpowiedzialne za wdrażanie programu tj. przez Departament Wdrażania Projektów Infrastrukturalnych Regionalnego Programu Operacyjnego oraz Departament Wspierania

Przedsiębiorczości, a następnie przekazywane do Departamentu Rozwoju Regionalnego. Następnie otrzymane zestawienia są analizowane m.in. w kontekście założeń budżetowych,

czy harmonogramów ogłaszania konkursów. Tutaj też pojawiają się największe trudności,

gdyż prognozowanie wydatków w niezakończonych a nawet nieogłoszonych konkursach jest obarczone dużym prawdopodobieństwem popełnienia błędu, najczęściej związanego

z przeszacowaniem potencjalnych wydatków zarówno przez beneficjentów jak i przez instytucje. Ponadto doświadczenie pokazuje, iż w większości projektów wydatki nie są

dokonywane zgodnie z zaplanowanym harmonogramem, co wpływa również na

przeszacowywanie przez IZ RPO WP wydatków liczonych na podstawie harmonogramu płatności z projektów. Jest to naturalne, gdyż każda instytucja w systemie dąży do

zapewnienia maksymalnego finansowania, obawiając się konsekwencji w przypadku braku środków, czy to dla beneficjentów (w przypadku instytucji, które podpisują z nimi umowy)

czy też dla wykonawców (w przypadku beneficjentów).

Stąd też prognozy wydatków nie są najmocniejszą stroną w całym systemie

przepływów finansowych w NSRO, a IZ RPO WP nie odbiega tutaj od innych instytucji. Widać to również w bieżącym roku, gdzie zaplanowane na pierwszy kwartał wydatki w

znaczącym stopniu nie zostały zrealizowane. Za to wysoko jest oceniany poziom przedstawiania wydatków do certyfikacji.

3 Ze względu na niewielką liczbę wniosków w osiach priorytetowych I i V analizę przeprowadzono jedynie

w odniesieniu do osi priorytetowych II, IV i VIII.

57

Przedstawiciele IZ RPO WP nie dostrzegają natomiast trudności w przebiegu monitorowania

prognozowanych płatności.

Innym obszarem na styku MRR – IZ RPO WP są składane wnioski.

W trakcie roku zmieniono system przekazywania środków z systemu kwartalnego

przekazywania transz na system miesięczny, a od połowy roku na system zakładający przekazywanie środków zgodnie z realnym zapotrzebowaniem IZ RPO WP. W systemie tym

wypłata I transzy jest dokonywana automatycznie, zaś kolejne transze dokonywane są w oparciu o faktyczne zapotrzebowanie szacowane w oparciu o wysokość środków

niewykorzystanych na koncie IZ RPO WP, harmonogramy rozliczania i przekazywania

zaliczek oraz przy uwzględnieniu poziomu certyfikowania wydatków). Województwo nie musi również zwracać środków niewykorzystanych z poprzednich transz, ich kwota jest brana pod

uwagę przy ustalaniu wysokości kolejnej transzy.

Jeśli chodzi o województwo podkarpackie to w zakresie wnioskowania ma bardzo dobrą

opinię w MRR:

„Nie zdarzyło się jeszcze aby wnioski otrzymywane od podkarpackiego były skierowane do poprawy” Wnioski są też terminowo składane i są perfekcyjnie przygotowane.

„Jest to niezwykłe bo inne województwa korygują wnioski nawet po pół roku – z podkarpackim nie ma takich problemów.” „Podkarpackie ma oddzielne rachunki dla dotacji rozwojowej i ma jasny i klarowny przepływ środków co wpływa na porządek i łatwiej jest przygotować wniosek”

3.2.2. II poziom IZ RPO WP <–> Beneficjenci

W zakresie płatności na tym poziomie przeanalizowano zmienność harmonogramów płatności, gdyż doświadczenie pokazuje, iż opóźnienia w realizacji projektów pociągające za

sobą opóźnienia w płatnościach są częstą przyczyną nie realizowania wydatków na zamierzonym przez IZ RPO WP poziomie. Ponadto przeanalizowano procedury związane ze

składaniem i weryfikacją wniosków o płatność.

3.2.2.1. Opóźnienia w realizacji projektów

W opinii przedstawicieli IZ RPO WP, z którymi przeprowadzono wywiad pogłębiony, zdarzają

się opóźnienia w realizacji projektów, w stosunku do tego, co początkowo beneficjenci zakładali w harmonogramach. Opóźnienia są spowodowane głównie czynnikami o

charakterze zewnętrznym, tzn. wynikają z późno wydanych rozporządzeń dotyczących kwestii środowiskowych.

Opinie przedstawicieli IZ RPO WP w omawianej kwestii zostały porównane z opiniami beneficjentów.

58

Wykres 11. Opóźnienia w realizacji projektów w oczach beneficjentów.


Jak wynika z powyższego wykresu, 1 na 5 beneficjentów odnotowało opóźnienia w realizacji

projektu w porównaniu z przyjętym harmonogramem. Jako przyczyny opóźnień wskazywano najczęściej:

długi okres oceny wniosków o dofinansowanie projektów,

długi okres przygotowywania aneksów do umów, opóźnienia w uchwalaniu rozporządzeń wykonawczych,

nowe zasady dotyczące decyzji środowiskowych,

długotrwałe postępowanie przetargowe, w tym zgłaszanie i rozpatrywanie protestów,

nie otrzymanie dofinansowania z rezerwy celowej państwa i konieczność szukania innych źródeł finansowania,

późniejsze wejście na teren budowy przez wykonawcę,

długotrwały przebieg konkursów dla kandydatów na stanowiska urzędnicze.

Jak widać z powyższego, większość przyczyn opóźnień była niezależna od beneficjentów, więc w tej kwestii można stwierdzić zgodność pomiędzy perspektywą beneficjentów

a perspektywą IZ RPO WP. Należy jednak zauważyć, że część z przyczyn opóźnień wskazanych przez beneficjentów (tj. długi okres oceny wniosków o dofinansowanie projektu,

długi okres przygotowywania aneksów do umów), jest zależna od Instytucji Zarządzającej.

3.2.2.2. Terminowość składania i weryfikacji wniosków o płatność

Dokonując oceny sprawności weryfikacji wydatków od momentu złożenia przez beneficjenta

wniosku o płatność do momentu wypłaty środków, przedstawiciele Instytucji Zarządzającej, z którymi przeprowadzono wywiad, stwierdzili, że proces ten przebiega bardzo sprawnie,

często szybciej niż to założono w procedurach. Nie oznacza to, że dobrym rozwiązaniem byłoby skrócenie terminów założonych w procedurach, gdyż obecne terminy stanowią

zabezpieczenie w przypadku pojawienia się ewentualnych trudności. Podobnie jest

w przypadku przekazywania przez IZ RPO WP zweryfikowanych wydatków do IPOC. Nie zdarzyło się, żeby termin założony w procedurach nie został dotrzymany. W praktyce

najczęściej zweryfikowane wydatki są przekazywane na kilka dni wcześniej.

Przedstawiciele Instytucji Zarządzającej, z którymi przeprowadzono wywiad indywidualny,

stwierdzili, że w początkowej fazie wdrażania programu występowały opóźnienia w ogłoszeniach konkursów w stosunku do planów założonych w harmonogramach,

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Realizacja projektu odbywa się zgodnie harmonogramem

Występują opóźnienia w realizacji projektu

59

jednak były one spowodowane czynnikami zewnętrznymi, a dokładnie koniecznością

oczekiwania na wydanie rozporządzeń dotyczących pomocy publicznej.

Odpowiadając na pytanie, czy terminy założone w procedurach dotyczących przepływów

finansowych są realistyczne i czy są dotrzymywane, respondenci wywiadu pogłębionego udzielili odpowiedzi pozytywnej.

Wykres 12. Ocena terminów zawartych w procedurach dotyczących przepływów pieniężnych przez


Źródło: opracowanie własne na podstawie wyników badania CAWI, n=23.

Również generalna ocena terminów zawartych w procedurach dotyczących przepływów pieniężnych przez pracowników IZ RPO WP jest pozytywna, co przedstawia powyższy

wykres.

Zawieranie umów o dofinansowanie projektu Liczba dni kalendarzowych od daty podjęcia decyzji o dofinansowaniu projektu do daty

podpisania umowy jest zbliżona w obu priorytetach konkursowych poddawanych analizie, tj. w priorytecie II i IV i wynosi odpowiednio 153 dni i 142. Odchylenie standardowe dla osi

priorytetowej 2 wynosi 35 dni, co oznacza, że 68% umów zostało podpisanych nie wcześniej niż po 118 dniach od podjęcia decyzji o dofinansowaniu i nie później niż 188 dni.

W przypadku osi priorytetowej IV odchylenie standardowe jest znacznie wyższe i wynosi 63

dni. Wykorzystując do analizy inną wartość przeciętną tj. medianę, należy stwierdzić, że wynosi ona dla osi priorytetowej II 147, a dla osi priorytetowej IV – 137 dni. Zarówno

w priorytecie II jak i IV wartość środkowa jest zbliżona do średniej.

0 5 10 15 20 25Terminy określone w procedurach dotyczących przepływów finansowych zostały określone zupełnie nierealistycznie

Terminy określone w procedurach dotyczących przepływów finansowych zostały określone raczej nierealistycznie

Terminy określone w procedurach dotyczących przepływów finansowych zostały określone raczej realistycznie

Terminy określone w procedurach dotyczących przepływów finansowych zostały określone zdecydowanie realistycznie


60

Wykres 13. Liczba dni od daty decyzji do daty podpisania umowy o dofinansowanie projektu.

Źródło: opracowanie własne na podstawie analizy desk research.

Czas przeznaczony w procedurach na podpisanie umowy wynosi 52 dni robocze (czyli ok. 73

dni kalendarzowe). Oczywiście procedury przewidują możliwość wydłużenia tego terminu, jeżeli wystąpią problemy z przygotowaniem wszystkich dokumentów lub czynniki

zewnętrzne. Ponadto część projektów została wybrana w trybie preselekcji, w ramach której

w procedurach założono czas niezbędny na skompletowanie i ocenę dokumentacji. W związku z tym czas od daty podjęcia decyzji o dofinansowanie projektu do daty podpisania

umowy mógł być dłuższy zgodnie z procedurami nawet o 90 dni.

Składanie wniosków o płatność Zgodnie z Instrukcją Wykonawczą Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem

Operacyjnym Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013 beneficjent jest zobowiązany do złożenia pierwszego wniosku o płatność w terminie do trzech miesięcy od daty podpisania

umowy. Żaden z analizowanych wniosków nie został złożony z przekroczeniem

terminów założonych w procedurach.

Widać zatem, że beneficjenci, mimo późnego podpisania umowy o dofinansowanie, nie czekali ze złożeniem wniosków o płatność.

112

129

76,5

153147

35,2

142137

63,5

0 0 0,00

20

40

60

80

100

120

140

160

180

Śred

nia

licz

ba

dn

i

Med

ian

a lic

zby

dn

i

Od

chyl

enie

sta

nd

ard

ow

e

Śred

nia

licz

ba

dn

i

Med

ian

a lic

zby

dn

i

Od

chyl

enie

sta

nd

ard

ow

e

Śred

nia

licz

ba

dn

i

Med

ian

a lic

zby

dn

i

Od

chyl

enie

sta

nd

ard

ow

e

Śred

nia

licz

ba

dn

i

Med

ian

a lic

zby

dn

i

Od

chyl

enie

sta

nd

ard

ow

e

Wszystkie osie Oś II Oś IV Oś VIII

dn

i

61

Wykres 14. Liczba dni od daty podpisania umowy o dofinansowanie do daty złożenia pierwszego

wniosku o płatność.


W związku z powyższym w odniesieniu do wszystkich analizowanych przypadków wnioski o płatność były średnio składane 54 dni kalendarzowych od daty podpisania umowy.

W przypadku priorytetu II wnioski składano średnio na 56 dni po podpisaniu umowy,

w przypadku priorytetu IV na 61 dni po podpisaniu, a w przypadku priorytetu VIII 46 dni.

Dokonując analizy z wykorzystaniem innych wartości przeciętnych należy stwierdzić, dość wysoki poziom odchylenia standardowego, gdyż dla wszystkich analizowanych wniosków

o płatność wynosi ono 29 dni, zaś na poziomie priorytetów II, IV odpowiednio – 30 i 34. Dla

priorytetu VIII wartość odchylenia standardowego była niższa i wyniosła 18 dni. Z kolei dokonując analizy za pomocą mediany, należy stwierdzić, że wartość środkowa w

odniesieniu do wszystkich analizowanych wniosków wynosi 56 dni po podpisaniu umowy, natomiast na poziomie priorytetów II, IV oraz VIII odpowiednio – 60, 83 i 48 dni.

Na podstawie analizy odchylenia standardowego oraz mediany na poziomie poszczególnych priorytetów, jak również na podstawie różnic zachodzących pomiędzy wartościami mediany

i średniej należy stwierdzić, że czas w jakim beneficjenci składają wnioski o płatność w odniesieniu do daty podpisania umowy jest dość zróżnicowany, ale w żadnym

przypadku nie przekroczył terminu określonego w procedurach (3 miesięcy po podpisaniu umowy). Największe zróżnicowanie jest zauważalne w odniesieniu do

priorytetu IV, gdzie wartość mediany różni się od wartości średniej aż o 21 dni. Jedynie 16

na 50 wniosków o płatność w ramach IV osi priorytetowej zostało złożonych wcześniej niż 61 dni od daty podpisania umowy. Oznacza to, że niewielka liczba wniosków złożonych niewiele

dni po podpisaniu umowy znacznie zaniżyła wartość średnią dla tej osi.

54 56

29,5

5660

29,9

61

83

33,7

46 48

14,0

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

Śre

dn

ia li

czb

a d

ni

Med

ian

a lic

zby

dn

i

Od

chyl

enie

sta

nd

ard

ow

e

Śre

dn

ia li

czb

a d

ni

Med

ian

a lic

zby

dn

i

Od

chyl

enie

sta

nd

ard

ow

e

Śre

dn

ia li

czb

a d

ni

Med

ian

a lic

zby

dn

i

Od

chyl

enie

sta

nd

ard

ow

e

Śre

dn

ia li

czb

a d

ni

Med

ian

a lic

zby

dn

i

Od

chyl

enie

sta

nd

ard

ow

e


dn

i

62

Wykres 15. Terminowość składania wniosków o płatność przez beneficjentów w oczach



Powyższe wyniki potwierdzają pracownicy IZ RPO WP zajmujący się analizą wniosków o płatność. 4 na 5 z nich stwierdziło, że wszyscy lub prawie wszyscy beneficjenci składają

wnioski o płatność terminowo, a 1 na 5 – że tak robi większość beneficjentów. Potwierdzają to sami beneficjenci, z których przeszło 90% składa wnioski o płatność

w terminie:

Wykres 16. Terminowość składania wniosków o płatność w oczach beneficjentów.


Powodem nieterminowego składania wniosków o płatność (dotyczy to z reguły pierwszego wniosku o płatność) jest najczęściej:

przesunięcie terminu realizacji projektu lub zadania w projekcie (o czym mowa była

wyżej),

długotrwałe uzgodnienia dotyczące realizacji projektu, problemy z rozliczeniem danego zadania z wykonawcami,

0 5 10 15 20 25

Wszyscy lub prawie wszyscy beneficjenci składają wnioski terminowo

Większośd beneficjentów składa wnioski terminowo

Około połowa beneficjentów składa wnioski terminowo

Większośd beneficjentów składa wnioski z opóźnieniem

Wszyscy lub prawie wszyscy beneficjenci składają wnioski z opóźnieniem

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Wnioski o płatnośd są składane przez instytucję respondenta w terminie

Wnioski o płatnośd są składane przez instytucję respondenta czasem w terminie, czasami z opóźnieniem

Wnioski o płatnośd są składane przez instytucję respondenta z opóźnieniem

63

konieczność aneksowania umowy o dofinansowanie projektu (powód wynikający

z przesunięcia terminu realizacji projektu lub ze zmian w projekcie), niewiedza nt. tego, iż pierwszy wniosek o płatność należy składać w terminie

3 miesięcy od daty podpisania umowy, również wniosek sprawozdawczy.

Weryfikacja wniosku o płatność Średnia liczba dni kalendarzowych całościowej weryfikacji (tj. obejmującej zarówno

weryfikację formalną, merytoryczną, finansową jak i sprawozdawczą) wniosku o płatność

wynosi w odniesieniu do wszystkich analizowanych wniosków 13 i jest ona zbliżona do średniej liczby dni weryfikacji w odniesieniu do priorytetu II, IV oraz VIII, w których

odpowiednio wynosi 13, 13 i 12 dni. Wartości odchylenia standardowego w analizowanym aspekcie nie są znaczne i wynoszą dla ogółu projektów 8 dni, natomiast dla priorytetu II – 7,

a dla priorytetów IV i VIII – 8. Wartości mediany nie odbiegają istotnie od wartości średniej i wynoszą w odniesieniu do wszystkich projektów 11, a w podziale na priorytetu II, IV i VIII

odpowiednio 13, 11 i 9.

Wykres 17. Średnia liczba dni kalendarzowych całościowej weryfikacji (tj. obejmującej zarówno

weryfikację formalną, merytoryczną, finansową jak i sprawozdawczą) wniosku o płatność.


Co ciekawe w opinii zdecydowanej większości pracowników IZ RPO WP, czas weryfikacji

wniosku o płatność jest znacznie dłuższy od średniego czasu określonego podczas analizy desk research na podstawie danych uzyskanych od Zamawiającego, Jedynie 4 na 25

pracowników stwierdziło, że proces weryfikacji wniosku o płatność trwa krócej niż 15 dni. Z kolei aż 11 stwierdziło, że proces ten trwa dłużej niż 30 dni. Prawdopodobną przyczyną

powstałych rozbieżności może być rozumienie przez pracowników IZ RPO WP całościowej

weryfikacji wniosku o płatność jako procesu od momentu rozpoczęcia oceny wniosku o płatność do momentu jego zatwierdzenia, podczas gdy na poziomie analizy desk research

13

11

7,6

13 13

7,0

13

11

7,5

12

9 8,3

0

2

4

6

8

10

12

14

Śred

nia

licz

ba

dn

i

Med

ian

a lic

zby

dn

i

Od

chyl

enie

sta

nd

ard

ow

e

Śred

nia

licz

ba

dn

i

Med

ian

a lic

zby

dn

i

Od

chyl

enie

sta

nd

ard

ow

e

Śred

nia

licz

ba

dn

i

Med

ian

a lic

zby

dn

i

Od

chyl

enie

sta

nd

ard

ow

e

Śred

nia

licz

ba

dn

i

Med

ian

a lic

zby

dn

i

Od

chyl

enie

sta

nd

ard

ow

e


dn

i

64

przez całościową weryfikację wniosku o płatność rozumiano proces od momentu rozpoczęcia

do zakończenia oceny pierwszej wersji wniosku o płatność.

Wykres 18. Czas trwania procesu weryfikacji wniosków o płatność przez beneficjentów w oczach



Pozytywnie o terminowości weryfikacji wniosków wypowiadają się beneficjenci.

Zdecydowana większość z nich stwierdziła, że ich wniosek został zatwierdzony w terminie, jedynie nieliczni uznali, że wniosek został zatwierdzony z opóźnieniem:

Wykres 19. Terminowość weryfikacji wniosków o płatność w oczach beneficjentów.

Źródło: opracowanie własne na podstawie wyników badania CATI, n=61.

Na podstawie powyższej analizy przebieg procesu weryfikacji wniosków o płatność można ocenić jako sprawny i płynny. Termin przewidziany na weryfikację wniosku

w procedurach wynosi 30-32 dni robocze (czyli ok. 42-45 dni kalendarzowe), zatem rzeczywisty czas weryfikacji wniosków o płatność jest średnio 2-3 krotnie niższy

niż założony w procedurach.

0 5 10 15 20 25

Proces weryfikacji wniosku o płatnośd trwa 1-7 dni




Proces weryfikacji wniosku o płatnośd trwa 61 dni i więcej

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Wniosek został zatwierdzony w terminie

Wniosek został rozpatrzony z opóźnieniem

65

Informowanie o konieczności uzupełnienia bądź poprawy wniosku o płatność Analizę przebiegu procesu informowania beneficjentów o konieczności dokonania uzupełnień

bądź poprawy wniosku o płatność należy rozpocząć od określenia skali zjawiska. Z danych

uzyskanych od Zamawiającego wynika, że blisko połowa (tj. 78) złożonych wniosków o płatność wymagała uzupełnienia lub poprawy. Zbliżone proporcje występują również

w podziale na analizowane osie priorytetowe. W II osi priorytetowej uchybienia stwierdzono w przypadku 23 na 55 złożonych wniosków, zaś w IV osi priorytetowej w przypadku 27 na

50.

Biorąc pod uwagę to, że analizowane wnioski były składane w początkowej fazie realizacji

programu i stanowiły w dużym stopniu ‘przetarcie ścieżek’, należy uznać, że liczba wniosków, odnośnie których stwierdzono konieczność dokonania uzupełnień lub poprawek nie jest

duża.

Wykres 20. Liczba dni od daty zakończenia weryfikacji wniosku o płatność do daty wysłania do

beneficjenta pisma z prośbą o uzupełnienia i poprawki (jeżeli występuje).

Źródło: opracowanie własne na podstawie analizy desk research (dane nt zakończenia weryfikacji wniosku o płatność w przypadku VIII osi nie mogą być porównywalne z danymi w zakresie osi I-VII – nieporównywalność danych opiera się na przyjęciu za datę zakończenia weryfikacji wniosku o płatność daty jej zakończenia po dokonaniu uzupełnień/ korekt przez beneficjenta systemowego).

Z danych uzyskanych od Zamawiającego wynika, że w zdecydowanej większości przypadków dotyczących wniosków z II i IV osi priorytetowej pisma zawierające informacje

o konieczności dokonania uzupełnień lub poprawek były przesyłane do beneficjentów niezwłocznie, tj. jeszcze w dniu zakończenia weryfikacji wniosku o płatność. Jedynie

w 3 przypadkach w osi priorytetowej II oraz w 3 przypadkach w osi priorytetowej IV pisma

wysyłane następnego dnia. W kolejnych 2 przypadkach w osi priorytetowej IV oraz w 1 przypadku w osi priorytetowej II pisma zostały wysłane w kolejnych dniach po

dokonaniu weryfikacji wniosku o płatność, jednak nie później niż w ciągu 3 dni.

0

0

0,9

0

0

0,5 0

0

1,1

0

0

0

1

1

1

1

Śred

nia

licz

ba

dn

i

Med

ian

a lic

zby

dn

i

Od

chyl

enie

sta

nd

ard

ow

e

Śred

nia

licz

ba

dn

i

Med

ian

a lic

zby

dn

i

Od

chyl

enie

sta

nd

ard

ow

e

Śred

nia

licz

ba

dn

i

Med

ian

a lic

zby

dn

i

Od

chyl

enie

sta

nd

ard

ow

e

Wszystkie osie Oś II Oś IV

dn

i

66

Zatwierdzanie wniosku o płatność po dokonanych uzupełnieniach Średni czas od daty wysłania pisma do beneficjenta o konieczności dokonania uzupełnień lub

poprawek do daty zatwierdzenia wniosku o płatność wynosił dla wszystkich analizowanych

wniosków 13 dni kalendarzowych. Na poziomie priorytetów nie wystąpiły istotne różnice w stosunku do powyższej wartości, toteż średnia dla priorytetu II oraz IV wyniosła 13-14

dni, natomiast dla priorytetu VIII – 11. Zbliżone wartości uzyskano również w przypadku mediany, gdzie w odniesieniu do wszystkich projektów wyniosła ona 10-12 dni.

Wykres 21. Liczba dni od daty wysłania pisma z prośbą o uzupełnienia i poprawki do zatwierdzenia

wniosku (jeżeli występuje).


Na podstawie powyższych danych przebieg procesu dokonywania poprawek lub

uzupełnień oraz zatwierdzania wniosku o płatność można ocenić jako w miarę sprawny. Podobnie, jak w przypadku pierwszego poświadczania wniosku o płatność, tak

w przypadku sprawdzania poprawionego wniosku, rzeczywisty czas weryfikacji jest 2-3-krotnie krótszy niż czas zawarty w procedurach (31 dni roboczych).

Niestety jednak, o ile sam proces poprawiania i akceptowania po poprawkach wniosków

o płatność trwa dosyć krótko, o tyle, zdaniem pracowników IZ RPO WP, liczne błędy we wnioskach same w sobie prowadzą do opóźnień w ich akceptacji.

13

11

7,8

13

11

7,7

14

12

10,111

10

4,3

0

2

4

6

8

10

12

14

16

Śred

nia

licz

ba

dn

i

Med

ian

a lic

zby

dn

i

Od

chyl

enie

sta

nd

ard

ow

e

Śred

nia

licz

ba

dn

i

Med

ian

a lic

zby

dn

i

Od

chyl

enie

sta

nd

ard

ow

e

Śred

nia

licz

ba

dn

i

Med

ian

a lic

zby

dn

i

Od

chyl

enie

sta

nd

ard

ow

e

Śred

nia

licz

ba

dn

i

Med

ian

a lic

zby

dn

i

Od

chyl

enie

sta

nd

ard

ow

eWszystkie osie Oś II Oś IV Oś VIII

dn

i

67

Wykres 22. Opóźnienia w akceptacji wniosków o płatność spowodowane błędami. Perspektywa


Źródło: opracowanie własne na podstawie analizy CAWI, n=20.

Wypłata środków na konto beneficjenta Na 159 złożonych wniosków wypłata środków na konto beneficjenta została dokonana w 129

przypadkach, z czego w 44 przypadkach w odniesieniu do priorytetu II, w 38 przypadkach w odniesieniu do priorytetu IV oraz w 43 przypadkach w odniesieniu do priorytetu VIII.

Dokonanie wypłaty środków nie jest czynnością skomplikowaną pod względem proceduralnym, dlatego też na podstawie uzyskanych danych można stwierdzić, że

przebiegało w sposób sprawny.

0 5 10 15 20Błędy znajdujące się w składanych wnioskach o płatnośd zdecydowanie prowadzą do powstawania opóźnieo w ich akceptacji

Błędy znajdujące się w składanych wnioskach o płatnośd raczej prowadzą do powstawania opóźnieo w ich akceptacji

Błędy znajdujące się w składanych wnioskach o płatnośd raczej nie prowadzą do powstawania opóźnieo w ich akceptacji

Błędy znajdujące się w składanych wnioskach o płatnośd zdecydowanie nie prowadzą do powstawania opóźnieo w ich akceptacji


68

Wykres 23. Liczba dni od daty zatwierdzenia wniosku o płatność do daty wypłaty środków.


Średni czas liczony od daty zatwierdzenia wniosku o płatność do daty wypłaty środków na

konto beneficjenta na poziomie wszystkich projektów wyniósł 6,7 dni kalendarzowych.

Średnie wartości na poziomie priorytetów były zbliżone, choć nieco wyższe i wyniosły dla II i IV osi priorytetowej nieco ponad 7 dni, natomiast dla VIII – 5 dni. Podobne wartości

uzyskano w przypadku mediany, która na poziomie wszystkich projektów wyniosła 7 dni (podobnie jak na poziomie priorytetów II i IV), zaś na poziomie VIII osi priorytetowej

wyniosła 5 dni. Odchylenie standardowe na poziomie wszystkich wniosków wyniosło 4 dni.

Najniższy poziom odchylenia standardowego odnotowano w II priorytecie – 2 dni, w IV priorytecie wyniosło 4 dni, a w VIII – 3 dni.

W celu weryfikacji, czy mimo nie przekroczenia terminów określonych w procedurach, środki

zostały przekazane beneficjentom w odpowiednim czasie, zapytano beneficjentów.

Wykres 24. Terminowość przekazania środków beneficjentom w oczach beneficjentów.


6,77,0

4,2

7,2 7,0

2,0

7,57,0

3,8

4,9 5,0

3,2

0,0

1,0

2,0

3,0

4,0

5,0

6,0

7,0

8,0

Śred

nia

licz

ba

dn

i

Med

ian

a lic

zby

dn

i

Od

chyl

enie

sta

nd

ard

ow

e

Śred

nia

licz

ba

dn

i

Med

ian

a lic

zby

dn

i

Od

chyl

enie

sta

nd

ard

ow

e

Śred

nia

licz

ba

dn

i

Med

ian

a lic

zby

dn

i

Od

chyl

enie

sta

nd

ard

ow

e

Śred

nia

licz

ba

dn

i

Med

ian

a lic

zby

dn

i

Od

chyl

enie

sta

nd

ard

ow

e


dn

i

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Środki zostały przekazane w terminie

Środki zostały przekazane z opóźnieniem

69

Ponad 9 na 10 beneficjentów uważa, że środki zostały przekazane na jego konto w terminie.

Zatem takie stwierdzenie beneficjentów wynika z faktu, że cały proces wypłaty środków (od momentu otrzymania pisma do momentu wypłaty środków trwa dosyć krótko).

3.2.3. III poziom IZ RPO WP <–> Instytucja Certyfikująca / Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji (IC/IPOC)

Na tym poziomie analizowano procedury związane ze składaniem przez IZ RPO WP deklaracji

do IPOC-u umiejscowionego w Podkarpackim Urzędzie Wojewódzkim. Analizie poddano zarówno terminowość składanych deklaracji, jak i ewentualne przypadki odsyłania deklaracji

przez IPOC do poprawy (w takich przypadkach przeanalizowano też ich przyczyny).

Należy podkreślić, iż poza relacjami pomiędzy wymienionymi wyżej instytucjami poddano

również szczegółowej analizie przebieg procesów związanych z przepływami finansowymi w IZ RPO WP, jak również kwestie mogące mieć znaczący wpływ na przebieg tych procesów

poza IZ RPO WP (np. konstrukcja wniosku o płatność oraz jej ‘przyjazność’ dla beneficjenta).

Wszyscy pracownicy [n=4] stwierdzili, że terminy niezbędne do przygotowania weryfikacji poświadczeń i deklaracji wydatków od osi priorytetowych oraz przygotowania zbiorczych

poświadczeń i deklaracji wydatków – raczej są ujęte w sposób realistyczny.

Sam proces przekazywania informacji zawartych w zweryfikowanych wnioskach o płatność

do IPOC trwa różnie w zależności od opinii pracownika, co przedstawia poniższy wykres.

Wykres 25. Czas trwania procesu przekazywania informacji zawartych w zweryfikowanych wnioskach o płatność do IPOC. Perspektywa pracowników IZ RPO WP.


Z drugiej strony pracownicy w IZ RPO WP odpowiedzialni za przygotowanie poświadczeń i deklaracji wydatków oraz wniosków o płatność okresową [n=4] stwierdzili, że proces

weryfikacji poświadczeń i deklaracji wydatków od osi priorytetowych liczonych od dnia

otrzymania do dnia przygotowania zbiorczych poświadczeń i deklaracji trwa od 1 do 7 dni.

0 5 10 15 20

Proces przekazywania informacji zawartych w zweryfikowanym wniosku o płatnośd do IPOC trwa 1-7 dni




Proces przekazywania informacji zawartych w zweryfikowanym wniosku o płatnośd do IPOC trwa 61 dni i więcej

70

Ich zdaniem, weryfikacja poświadczeń i deklaracji wydatków od osi priorytetowych oraz przygotowanie zbiorczych poświadczeń i deklaracji wydatków odbywa się zawsze lub prawie

zawsze w terminie, podobnie zresztą jak przygotowanie wniosków o płatność okresową od

Instytucji Zarządzającej do Instytucji Certyfikującej.

W poświadczeniach i deklaracjach wydatków oraz wnioskach o płatność okresową od Instytucji Zarządzającej do Instytucji Certyfikującej do chwili obecnej IPOC nie wykrył

błędów, co do których wymagana byłaby korekta ww. dokumentów. Wszelkie nieścisłości pojawiające się wątpliwości wyjaśniane zostają w trybie roboczym.

71

3.3. Trudności i problemy występujące w systemie zarządzania

finansowego

Analizy trudności i problemów występujących w systemie zarządzania finansowego

Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Podkarpackiego na lata 2007-

2013 dokonano za pomocą wszystkich metod

badawczych, które zostały zastosowane w ramach niniejszego badania.

3.3.1. Ocena jakości współpracy podmiotów systemu przepływów środków finansowych

Współpraca beneficjentów z IZ RPO WP Praktycznie wszyscy badani i obserwowani beneficjenci bardzo wysoko ocenili jakość

współpracy z Instytucją Zarządzającą. Jedynie 1 na 10 beneficjentów ustosunkował się ani pozytywnie, ani negatywnie do tej współpracy.

Wykres 26. Ocena współpracy z IZ RPO WP podczas wypełniania wniosków o płatność w oczach

beneficjentów.


Beneficjenci przyznają, że w przypadku konieczności skontaktowania się beneficjenta z IZ

RPO WP pracownicy są dostępni i służą fachową pomocą, dzięki czemu w sposób

sprawny można dokonać uzupełnień lub poprawek. Wysoko oceniono również dostępność oraz jakość szkoleń.

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Współpraca układała się bardzo dobrze

Współpraca układała się raczej dobrze

Współpraca układała się ani dobrze, ani źle

Współpraca układała się raczej źle

Współpraca układała się bardzo źle

PYTANIA BADAWCZE DO ROZDZIAŁU: Które elementy wniosków o płatność sprawiają problemy beneficjentom? Jaka jest skala błędów popełnianych w składanych przez beneficjentów wnioskach o płatność? Jaki jest zakres i skala błędów w zestawieniach wydatków przekazywanych przez instytucje weryfikujące wydatki przy poświadczaniu wydatków?

72

Zdaniem jednego z obserwowanych beneficjentów rozwiązaniem przyczyniającym się do

usprawnienia systemu przepływów finansowych w ramach RPO WP byłaby możliwość wprowadzania poprawek do złożonych wniosków o płatność drogą elektroniczną.

W opinii innego beneficjenta rozwiązaniem usprawniającym przepływy finansowe byłoby oddanie do użytku generatora wniosków o płatność już od początku realizacji programu.

Generator wniosków o płatność powinien być dostępny zarówno w trybie on-line jak i off-line.

Za interesującą można uznać propozycję jednego z obserwowanych beneficjentów, by

zrezygnować z konieczności dołączania kopii dokumentów (nierzadko wielostronicowych)

zastępujące je oświadczeniami. Oryginały dokumentów byłyby przechowywane u beneficjenta, a ich weryfikacja mogłaby zostać przeprowadzona podczas kontroli na

miejscu.

Współpraca IZ RPO WP z IPOC W opinii badanych przedstawicieli IZ RPO WP, IPOC stanowi dodatkową instytucję

w systemie przepływów finansowych, która uczestniczy w przebiegu procedur, przez co wydłuża się ich przebieg. Zastrzeżenie budzi fakt, że często instytucja ta nie jest samodzielna

i w problematycznych kwestiach musi konsultować się z Instytucją Certyfikującą, co

dodatkowo może wydłużać przebieg procedur. Niemniej jednak, w zakresie przepływów finansowych współpraca IZ z IPOC układa się bez zastrzeżeń. Podobnie stwierdzili

przedstawiciele IPOC, dla których współpraca z IZ RPO WP układa się poprawnie.

Współpraca IZ RPO WP z MRR Z kolei dokonując oceny jakości współpracy z Ministerstwem Rozwoju Regionalnego

respondenci wywiadu pogłębionego stwierdzili, że barierę w tym aspekcie stanowi dość duża fluktuacja kadr. Osoby, odpowiedzialne za RPO WP, często się zmieniają, co utrudnia

współpracę.

Natomiast MRR bardzo wysoko ocenia współpraca z IZ RPO WP, zarówno na poziomie

roboczym: kontakty z kierownikiem wydziału finansowego z IZ RPO WP, jak również kompetencje osób, które z ramienia IZ RPO WP kontaktują się z MRR. Bardzo wysoko

oceniane są również przygotowywane przez IZ RPO WP wnioski do MRR.

Ponadto respondent z MRR zwrócił uwagę na stabilność osoby do kontaktu, co zasadniczo

wpływa na jakość kontaktów.

73

3.3.2. Ocena wzoru wniosku o płatność i instrukcji jego wypełniania

Dokonując oceny poziomu trudności wypełnienia wniosku o płatność, większość badanych

beneficjentów uznała, że wypełnienie wniosku było bardzo łatwe lub raczej łatwe. Jedynie niespełna 20% respondentów stwierdziło, że wypełnienie wniosku było raczej trudne.

Wykres 27. Poziom trudności wypełniania wniosku o płatność w oczach beneficjentów.


Generalnie beneficjenci, dla których wypełnienie wniosku okazało się trudne, wskazywali (podczas wywiadów CATI) na zbytnie rozbudowanie wniosku, szczególnie części

merytorycznej wniosku. Ich zdaniem we wniosku znajduje się zbyt dużo nieistotnych danych (np. pkt 23 Informacja o zgodności realizacji projektu z zasadami polityk wspólnotowych).

Takie zdania są jednak niezbyt liczne. Natomiast beneficjenci wskazali na następujące

szczegółowe elementy, które ich zdaniem są niespójne lub nieprzejrzyste we wzorze wniosku o płatność:

pkt 9. Data rozpoczęcia realizacji projektu (format),

pkt 11. Rozliczenie kwoty dofinansowania przekazanej w formie zaliczki,

pkt 12. Kwota wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem, pkt 13. Wnioskowana kwota dofinansowania,

pkt 15. Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem (formaty dat wystawienia dokumentu i zapłaty),

pkt 18. Postęp rzeczowo-finansowy realizacji projektu, pkt 20. Wskaźniki realizacji projektu,

pkt 22. Harmonogram wydatków na kolejne kwartały.

Jednocześnie beneficjenci wskazali na pewne niejasności i niedoprecyzowanie zapisów

instrukcji wypełniania wniosków o płatność. Generalnie beneficjenci (jedynie ci, dla których instrukcja nie jest zrozumiała) uważają, że instrukcja jest zbyt ogólna, co widać poprzez

porównanie długości instrukcji do samego wniosku (instrukcja jest niewiele dłuższa od

samego wniosku).

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Wypełnienie wniosku o płatnośd było bardzo łatwe

Wypełnienie wniosku o płatnośd raczej było łatwe

Wypełnienie wniosku o płatnośd nie było ani łatwe, ani trudne

Wypełnienie wniosku o płatnośd raczej było trudne

Wypełnienie wniosku o płatnośd było bardzo trudne

74

Wobec powyższego, bliżej przyjrzeliśmy się wskazywanym przez beneficjentów trudnościom.

Dzięki zastosowaniu metody obserwacji uczestniczącej możliwe było pogłębienie analizy trudności i problemów występujących w systemie zarządzania finansowego Regionalnym

Programem Operacyjnym Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013.

Przeprowadzenie obserwacji umożliwiło nie tylko uzyskanie informacji odnośnie tego, jakiego rodzaju błędy popełniają wnioskodawcy, ale szczególnie pozwoliło na poznanie przyczyn

popełnianych błędów. Kluczowe znaczenie dla prowadzonych obserwacji miały rozmowy prowadzone z beneficjentami, dzięki którym poznano również opinie odnośnie jakości

formularza wniosku o płatność oraz instrukcji jego wypełnienia, a także odnośnie relacji pomiędzy IZ RPO WP a beneficjentami.

Jednym z elementów formularza wniosku o płatność, którego wypełnienie sprawia wnioskodawcom trudności jest pkt. 18 – postęp rzeczowo finansowy realizacji

projektu. Wypełnienie tego punktu jest szczególnie trudne w przypadku projektów, których realizacja została rozłożona na wiele etapów. W takim przypadku trudność pojawia się, gdy

wydatek dokumentowany za pomocą jednej faktury odnosi się do kilkunastu etapów

w projekcie. W takim wypadku beneficjent musi w sposób sztuczny dokonać rozbicia jednej kwoty umieszczonej w fakturze na szereg drobnych kwot, co z kolei rodzi trudności podczas

zaokrąglania, jak również stwarza duże ryzyko popełnienia pomyłki.

Trudności beneficjentom przysparza również wypełnienie harmonogramu planowania wydatków. W opinii beneficjenta planowanie wydatków w systemie kwartalnym jest

przygotowywane w sposób sztuczny, ponieważ realizacji projektu nie da się przewidzieć na

takim poziomie szczegółowości, dlatego też rozwiązaniem tego problemu byłoby planowanie wydatków w trybie rocznym.

Zaobserwowano również trudności z wypełnieniem pkt. 16, gdyż zdaniem beneficjenta

z instrukcji wypełnienia wniosku u płatność nie wynika, że w przypadku braku odsetek, tego

punktu nie należy wypełniać.

Zdaniem beneficjenta w instrukcji nie zawarto również informacji odnośnie sposobu wypełnienia checkbox.

Zdaniem jednego z obserwowanych niezrozumiałe są również zapisy dotyczące sposobu opisu faktur. Ponadto w opisie faktur wymagane jest zawarcie zbyt wielu informacji.

Generalnie obserwowani beneficjenci dość negatywnie ocenili zrozumiałość instrukcji

wypełnienia wniosku o płatność. Ich zdaniem jest ona niejasna. Zapisy w niej zawarte są często niezrozumiałe i nieprecyzyjne. Z drugiej jednak strony brak precyzji w zapisach

instrukcji nie jest traktowany przez beneficjentów jako poważne uchybienie, gdyż nie da się

przygotować takiej instrukcji, w której przewidziano by sytuacje odnoszące się do wszystkich projektów. Z kolei dodatkowe precyzowanie każdego zapisu mogłoby spowodować, że

instrukcja stałaby się nieprzejrzysta.

Chociaż beneficjenci narzekali na nieprecyzyjne zapisy w instrukcji wypełnienia wniosku

o płatność, to z drugiej strony przyznają, że wypełniając wniosek opierali się nie tyle na instrukcji jego wypełnienia, ile raczej na dotychczasowych doświadczeniach zdobytych

podczas wypełniania wniosków o płatność w ramach innych programów, w szczególności ZPORR. Przyznają, że było to zarazem główną przyczyną błędów, gdyż bazując na

dotychczasowych doświadczeniach nie przywiązywali wystarczającej uwagi do różnic pomiędzy wypełnianiem wniosku o płatność w ramach RPO WP a innymi programami. Inną

75

przyczyną błędów wskazywaną przez obserwowanych beneficjentów był pośpiech w

wypełnianiu wniosku. Wśród obserwowanych beneficjentów pojawiały się opinie, że IZ RPO WP

w niewystarczającym stopniu korzystała z doświadczeń, jakie zostały zdobyte podczas

realizacji ZPORR.

Podczas obserwacji pojawiła się również opinia, że stawiane wymagania nie zawsze są proporcjonalne do wielkości projektu. W przypadku niewielkich projektów procedury

powinny mieć charakter znacznie bardziej uproszczony.

Negatywnie oceniono również konieczność wykazywania wskaźnika oszczędności czasu

w euro. Konieczność wykazywania tego wskaźnika już na poziomie preselekcji skutkuje tym, że beneficjent musi przeprowadzić analizę ekonomiczną, chociaż na etapie preselekcji nie

jest wymagane dołączenie studium wykonalności.

Zapytani o ocenę spójności i przejrzystości wniosku o płatność, beneficjenci w zdecydowanej

większości stwierdzili, że jest on spójny i przejrzysty. Jedynie co 10 respondent negatywnie ocenił spójność i przejrzystość wniosku.

Wykres 28. Spójność i przejrzystość wniosku o płatność w oczach beneficjentów.


Pozytywnie oceniono również kompletność wniosku. Jedynie nieliczni uznali, że wzór wniosku

nie zawiera wszystkich informacji.

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Wzór wniosku jest zdecydowanie spójny i przejrzysty

Wzór wniosku jest raczej spójny i przejrzysty

Wzór wniosku raczej nie jest spójny i przejrzysty

Wzór wniosku zdecydowanie nie jest spójny i przejrzysty

Respondent nie wie lub trudno mu powiedzied

76

Wykres 29. Kompletność wniosku o płatność w oczach beneficjentów.


Pozytywnie (lecz mniej entuzjastycznie niż w przypadku oceny wzoru wniosku o płatność)

respondenci badania CATI ocenili spójność i przejrzystość instrukcji wypełniania wniosku

o płatność.

Wykres 30. Spójność i przejrzystość instrukcji wypełniania wniosku o płatność w oczach

beneficjentów.


Co 10 respondent dokonał oceny negatywnej. Natomiast 7 na 10 stwierdziło, że instrukcja

jest raczej spójna i przejrzysta, zdecydowanych w takim osądzie było jedynie nieco ponad 10% badanych beneficjentów.

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Wzór wniosku zdecydowanie zawiera wszystkie informacje

Wzór wniosku zawiera raczej wszystkie informacje

Wzór wniosku raczej nie zawiera wszystkich informacji

Wzór wniosku zdecydowanie nie zawiera wszystkich informacji


0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Instrukcja jest zdecydowanie spójna i przejrzysta

Instrukcja jest raczej spójna i przejrzysta

Instrukcja raczej nie jest spójna i przejrzysta

Instrukcja zdecydowanie nie jest spójna i przejrzysta


77

3.3.3. Najczęściej popełniane błędy we wnioskach o płatność

Zdaniem pracowników IZ RPO WP w większości składane wnioski o płatność zawierają błędy. Niemal połowa pracowników uważa, że wnioski o płatność zawierają najczęściej dużą

liczbę błędów (powyżej 10), a niemal tyle samo pracowników uważa, że najczęściej we wnioskach o płatność można doszukać się mniej niż 10 błędów. Jedynie 4 pracowników

stwierdziło, że najczęściej wnioski nie zawierają błędów.

Wykres 31. Najczęściej występująca liczba błędów we wnioskach o płatność zdaniem pracowników

IZ RPO WP.


Podobnie uważają beneficjenci, z których ponad połowa przyznała się do popełnienia błędów

we wniosku o płatność:

Wykres 32. Stwierdzenie błędów we wnioskach o płatność w oczach beneficjentów.


Istotną rolę w badaniu omawianego zagadnienia odegrała weryfikacja zaakceptowanych

wniosków o płatność. Szczególny nacisk położono na analizę treści korespondencji

pomiędzy Instytucją Zarządzającą

a beneficjentami, co umożliwiło zweryfikowanie, jakiego rodzaju błędy popełniają beneficjenci,

czy sposób informowania o konieczności

0 5 10 15 20 25

Składane wnioski najczęściej nie zawierają błędów

Składane wnioski najczęściej umiarkowaną liczbę błędów (mniej niż 10)

Składane wnioski najczęściej zawierają dużo błędów (więcej niż 10)

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

We wniosku zostały stwierdzone błędy

We wniosku nie stwierdzono błędów

Rozwiązaniem, które w znacznym stopniu mogłoby uchronić beneficjentów przed ryzykiem popełniania błędów arytmetycznych, może być planowane wprowadzenie generatora wniosków płatniczych. Generator powinien być zaprojektowany w taki sposób, by dane liczbowe, które są ze sobą powiązane, były obliczane i zaokrąglane w sposób automatyczny.

78

dokonania uzupełnień i poprawek jest wyczerpujący oraz w jaki sposób beneficjenci odnoszą

się do stwierdzonych uchybień. Analiza została przeprowadzona w sposób jakościowy, a jej efektem jest zaprezentowana poniżej typologia problemów i błędów pojawiających się

podczas wypełniania wniosków o płatność.

Zdecydowana większość stwierdzonych uchybień odnosi się do kwestii formalnych, natomiast za główną przyczynę pojawiania się błędów należy uznać pośpiech w wypełnianiu wniosku

lub niedokładne jego wypełnienie. Wypełnienie wniosku o płatność wymaga bardzo dużej

dokładności i umieszczania w wielu miejscach tych samych danych, a co za tym idzie, zmiana danych w jednym miejscu wniosku o dofinansowanie wymaga często wprowadzenia

zmian w innych miejscach wniosku lub w załącznikach. W związku z powyższym bardzo łatwo o pomyłkę.

Zatem do często pojawiających się uchybień można zaliczyć błędy rachunkowe, takie jak

błędne kwoty wydatków, błędnie dokonane podziały na koszty kwalifikowalne i niekwalifikowane, błędnie obliczona kwota podatku VAT, błędnie zaokrąglone kwoty

wydatków.

Jednym z dość często pojawiających się błędów o charakterze formalnym jest nieprawidłowy

format daty. W tym przypadku IZ RPO WP nie powinna stwierdzać uchybienia z dwóch

względów. Po pierwsze jest to na tyle nieistotna

kwestia, że nie rzutuje ona na jakość złożonego wniosku o płatność. Po drugie ani w formularzu

wniosku o płatność ani w instrukcji jego wypełnienia nie określono, jaki format daty jest

prawidłowy.

Do innych błędów o charakterze formalnym można zaliczyć m.in.:

błędny lub niepełny numer projektu,

błędna lub niepełna nazwa projektu,

błędna lub niepełna nazwa programu,

błędnie określony okres realizacji projektu,

błędnie określony okres, za który składany jest dany wniosek o płatność,

nieprawidłowa lub niepełna nazwa rozliczanego towaru lub usługi,

nieprawidłowo określone etapy realizacji projektu,

nieprawidłowo ponumerowane strony wniosku o płatność,

brak numerów księgowych lub nieprawidłowe nr księgowe na rozliczanych

rachunkach,

brak podpisów lub pieczęci wnioskodawcy na wniosku o płatność, na rozliczanych dokumentach lub ich kopiach,

nieprawidłowe lub niepełne opisy faktur,

nieczytelne kopie przedstawianych dokumentów,

nieprawidłowo potwierdzone kopie dokumentów za zgodność z oryginałem,

brak protokołów odbioru,

brak dokumentów potwierdzających poniesienie wydatku,

niezgodny adres beneficjenta na fakturze z danymi w umowie,

późniejsza data wystawienia protokołu niż faktury,

Do uniknięcia wpisywania przez beneficjentów błędnego formatu daty może się przyczynić z jednej strony określenie w instrukcji wypełnienia wniosku o płatność, jaki format daty jest prawidłowy. Ponadto również w tym przypadku pomocne może się okazać wprowadzenie generatora wniosków o płatność, w którym format daty byłby narzucany odgórnie.

79

forma elektroniczna wniosku o płatność niezgodna z formą papierową,

brak adresu miejsca przechowywania dokumentacji związanej z projektem,

błędnie zaznaczony checkbox

brak pełnych nazw wskaźników,

wartości docelowe wskaźnika niezgodne z wnioskiem o dofinansowanie,

błędnie wpisane wartości wskaźnika, tj. niezgodnie z protokołem

brak wykazania odsetek od otrzymanej zaliczki narosłych od czasu jest otrzymania do czasu złożenia wniosku o płatność,

błędnie wypełniony harmonogram płatności na kolejne kwartały.

Wymienione powyżej kategorie uchybień wynikają przede wszystkim z niedokładnego wypełniania wniosków przez beneficjentów, są zatem niezależne od IZ RPO WP. Jednak

należy się spodziewać, że wraz z postępem realizacji programu tego typu błędów będzie coraz mniej, gdyż na podstawie przeanalizowanych wniosków można stwierdzić, że kolejne

wnioski składane przez beneficjenta zawierają znacznie mniejszą ilość błędów lub nie

zawierają ich wcale.

Innym błędem było wpisywanie przez niektórych

beneficjentów wartości wskaźnika rezultatu, mimo

że projekt nie został jeszcze zakończony. Pojawianie się tego błędu jest konsekwencją

niedokładnego czytana przez beneficjentów instrukcji wypełnienia wniosku o płatność, w której

to jednoznacznie określono, że „część tabeli z wskaźnikami rezultatu – [jest wypełniana] wyłącznie dla wniosku o płatność końcową, wniosku stanowiącego rozliczenie ostatniej transzy przekazywanej w formie zaliczki (w przypadku, gdy całość dofinansowania w ramach projektu przekazywana jest w formie zaliczki) lub ostatniego wniosku o płatność składanego w ramach projektu realizowanego przez beneficjenta będącego państwową jednostką budżetową”. Bardzo często pojawiającym się błędem było

wskazywanie nieprawidłowej odpowiedzi odnośnie

zgodności realizacji projektu z zasadami polityk wspólnotowych. W tym przypadku należy

stwierdzić, że przyczyną popełniania błędów przez wnioskodawców były niepoprawnie sformułowane

pytania w formularzu wniosku o płatność. Na pytania „Czy w trakcie realizacji projektu, w okresie objętym wnioskiem o płatność nie zastosowano kryteriów dyskryminacyjnych w trakcie zatrudniania?” oraz „Czy w trakcie realizacji projektu, w okresie objętym wnioskiem o płatność nie zastosowano kryteriów dyskryminacyjnych w trakcie wyłaniania wykonawcy?” beneficjenci

niekiedy udzielali odpowiedzi „nie”, mając zapewne w domyśle rozwinięcie tej odpowiedzi

„nie - nie zastosowano”. Tymczasem za prawidłową IZ RPO WP uznawała odpowiedź

W celu uniknięcia tego typu błędów popełnianych przez beneficjentów, pytania należy redagować w formie twierdzącej. Zatem pytania: "Czy w trakcie realizacji projektu, w okresie objętym wnioskiem o płatność nie zastosowano kryteriów dyskryminacyjnych w trakcie zatrudniania?" oraz "Czy w trakcie realizacji projektu, w okresie objętym wnioskiem o płatność nie zastosowano kryteriów dyskryminacyjnych w trakcie wyłaniania wykonawcy?" należy przeredagować w następujący sposób: "Czy w trakcie realizacji projektu, w okresie objętym wnioskiem o płatność zastosowano kryteria dyskryminujące w trakcie zatrudniania?" oraz "Czy w trakcie realizacji projektu, w okresie objętym wnioskiem o płatność zastosowano kryteria dyskryminujące w trakcie wyłaniania wykonawcy?" Oczywiście na tak przeredagowane pytania odpowiedzią prawidłową, tj. odpowiedzią wskazującą na zgodność realizacji projektu z zasadami polityk wspólnotowych, będzie odpowiedź „nie”. Powyższe pytania można przeredagować również w następujący sposób: „Czy w trakcie realizacji projektu, w okresie objętym wnioskiem o płatność, zachowano zgodność z zasadą równości szans podczas zatrudniania?” oraz „Czy w trakcie realizacji projektu, w okresie objętym wnioskiem o płatność, zachowano zgodność z zasadą konkurencyjności w trakcie wyłaniania wykonawcy?”. W przypadku przyjęcia takiego rozwiązania odpowiedzią prawidłową, tj. odpowiedzią wskazującą na zgodność realizacji projektu z zasadami polityk wspólnotowych, będzie odpowiedź „tak”.

80

„tak”, mając zapewne w domyśle rozwinięcie odpowiedzi „tak – nie zastosowano”. Innymi

słowy przyczyną pojawiania się tego typu błędów było zredagowanie przytoczonych powyżej pytań w formie przeczącej.

Za uchybienie uznawano również złożenie

wniosku w wersji czarno-białej. Przyczyną stwierdzenia uchybienia było to, że logotypy

zastosowane w formularzu wniosku o płatność są

odpowiednie dla wydruku w kolorze. Ze względów technicznych beneficjenci nie powinni

ingerować w formularz zmieniając wersje logotypów z kolorowej na czarno-białą. Z drugiej strony IZ RPO WP nie powinna wymagać od wnioskodawców, żeby wniosek o płatność był

składany w wersji kolorowej.

W wyniku przeprowadzonej analizy oprócz wyżej wymienionych kategorii błędów odnotowano również następujące:

nieprawidłowa podstawa prawna dotycząca zgodności realizacji projektu z prawem zamówień publicznych,

niepełny opis stanu realizacji poszczególnych etapów projektu,

brak podania przyczyn opóźnienia realizacji jednego z etapów projektu,

brak potwierdzenia przez rzeczoznawcę wartości zakupionego gruntu,

wpisanie kwot odnoszących się do zadań, których realizacja nie została jeszcze rozpoczęta,

poniesienie wydatków z innego rachunku niż określony w umowie,

nie prawidłowa nazwa nabywcy (urząd a nie gmina),

przekroczona wartość docelowa wskaźnika,

Powyższe kategorie uchybień chociaż nie wynikały jedynie z braku dokładności

w wypełnieniu wniosku o płatność, to również nie rzutowały istotnie na jakość składanych wniosków, a ich usunięcie nie nastręczało wnioskodawcom zbyt wielu problemów.

Na uwagę zasługuje to, że sposób formułowania uwag przez IZ RPO WP w pismach

wysyłanych do beneficjentów, jest precyzyjny. W związku z powyższym beneficjenci zazwyczaj nie mieli większych trudności we właściwym dokonaniu uzupełnień lub poprawek.

Zauważalne jest również to, że kolejne wnioski składane przez beneficjentów w ramach

danego projektu zawierają zazwyczaj mniej błędów. Co prawda zdarzało się tak, że w niektórych przypadkach, wniosek o płatność, który był złożony jako drugi zawiera więcej

błędów niż pierwszy wniosek. Jednak jest to spowodowane tym, że wnioski o płatność składane jako pierwsze niekiedy zawierają jedynie sprawozdanie z rzeczowej realizacji

projektu. W związku z tym w takich przypadkach występuje znacznie mniejsze ryzyko popełnienia błędu niż we wnioskach zawierających również część finansową.

Wnioski o płatność można wypełniać zarówno ręcznie jak i komputerowo. Takie rozwiązanie

sprawia, że dokonywanie korekt we wniosku jest łatwiejsze w przypadku ewidentnych pomyłek pisarskich lub pomyłek w obliczeniach, gdyż nieprawidłowe zapisy można

przekreślić i obok umieścić zapisy poprawne. Jednak z drugiej strony wypełnianie wniosków

w wersji elektronicznej sprawia, że są one bardziej czytelne i przejrzyste.

Za dobrą praktykę można uznać to, że w przypadku stwierdzenia ewidentnych pomyłek

pisarskich we wniosku o płatność, pracownicy IZ RPO WP weryfikujący wniosek mają

możliwość samodzielnego dokonania korekty informując zarazem beneficjenta o wprowadzonej zmianie. Takie podejście z pewnością przyczynia się do zwiększenia

sprawności przepływów finansowych w ramach RPO WP.

W celu uniknięcia pojawiania się opisanego powyżej problemu w przyszłości logotypy powinny zostać umieszczone we wniosku o płatność stosownie dla wersji czarno-białej.

81

3.4. Weryfikacja procedur pod kątem dostosowania do nowej ustawy

o finansach publicznych

W przypadku środków unijnych mamy do czynienia z niezwykle skomplikowaną sytuacją

wynikającą z konieczności uwzględnienia wielu niespójnych ze sobą procesów i aktów

prawnych. Coraz większe zaangażowanie finansowe w ramach funduszy strukturalnych

wymuszało na przestrzeni ostatnich lat zmiany w przepisach prawnych dotyczących przepływów finansowych. Niestety, w obszarze tym występuje bardzo wysoka niestabilność

przepisów, w których dokonywane są częste i zasadnicze zmiany. Zmienia się również koncepcja funkcjonowania funduszy unijnych w ramach finansów publicznych:

w początkowym okresie środki Phare wydatkowane były poza budżetem

państwa, ustawa o finansach publicznych z 1998 r. ujęła część tych środków

w budżecie (głównie Urzędu Komitetu Integracji Europejskiej), środki starej perspektywy 2004-2006 wydatkowane były głównie za pomocą

mechanizmu tzw. prefinansowania, gdzie wydatki pokrywane ze środków krajowych były następnie refundowane na poziomie rachunku programowego

poszczególnych funduszy,

dla nowej perspektywy finansowej wprowadzono nowy rodzaj dotacji – dotacje rozwojowe, umożliwiające np. przekazywanie środków z Ministerstwa Rozwoju

Regionalnego (MRR) bezpośrednio do Samorządu Województwa z pominięciem Urzędów Wojewódzkich,

jednak znaczące zwiększenie wydatków w funduszach strukturalnych (poziom

wydatków szacowany w załączniku 16 do ustawy budżetowej z 2009 r. na rok 2010 r. wynosi ponad 50 mld zł!), wymusiło, wprowadzaną z dniem 1 stycznia 2010 nową

ustawę o finansach publicznych, która ponownie całkowicie zmieni system przepływów finansowych w funduszach strukturalnych, wprowadzając do niego

nowy podmiot – płatnika – Bank Gospodarstwa Krajowego (BGK); zmiany te będą prawdziwą rewolucją w przepływach, bowiem zostanie zlikwidowana dotacja

rozwojowa, a utworzony zostanie tzw. budżet środków europejskich; ponadto

zostanie rozdzielony strumień pieniędzy na współfinansowanie krajowe wydatków unijnych, który będzie rozliczany na innych zasadach aniżeli środki unijne.

Przedstawiciele IZ RPO WP spodziewają się pojawienia bardzo poważnych trudności

w funkcjonowaniu systemu przepływów finansowych w związku z wprowadzeniem z dniem

1 stycznia 2010 r. nowej ustawy o finansach publicznych. Obawiają się, że nowa ustawa może spowodować destabilizację systemu. Faktycznie trzeba będzie przebudować cały

system, co w środku okresu programowania może poważnie utrudnić wdrażanie programu. Innych trudności dostarcza brak odpowiednich rozporządzeń, w których to zostaną określone

szczegółowe przepisy regulujące funkcjonowanie systemu przepływów finansowych.

Negatywnie odniesiono się również do rozwiązania polegającego na wprowadzeniu do

systemu przepływów finansowych Banku Gospodarstwa Krajowego (BGK). W opinii badanych pojawienie się dodatkowej instytucji w systemie tylko niepotrzebnie skomplikuje

procedury przepływów finansowych. Dodatkowo BGK będzie musiał zbudować odpowiednie struktury, co z pewnością będzie wymagało czasu.

PYTANIA BADAWCZE DO ROZDZIAŁU: Czy przeprowadzona została weryfikacja procedur pod kątem dostosowania do nowej ustawy o finansach publicznych?

82

Największym problemem w zakresie dokonywania zmian w systemie przepływów

finansowych jest brak aktów wykonawczych do nowej ustawy o finansach publicznych w tym zwłaszcza:

Rozporządzenia MF w sprawie płatności w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich oraz przekazywania informacji dotyczących tych

płatności (art. 188 ust 6 ufp) Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie klasyfikacji budżetowej (art. 39 ust.

4 ufp) Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej (art.

41 ust 2 ufp)

Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie rejestru wykluczonych (art. 210 ust 2 ufp)

Rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego w sprawie warunków i trybu udzielania i rozliczania zaliczek w ramach programów finansowanych z udziałem

środków europejskich oraz zakresu i terminów składania wniosków o płatność (art.

189 ust 4 ufp)

Brak powyższych uregulowań uniemożliwia wprowadzanie niezbędnych zmian w dokumentach RPO WP

Kolejną kwestią są same rozstrzygnięcia, które zapadły w ustawie o finansach publicznych,

dotyczące z jednej strony utworzenia budżetu środków europejskich z drugiej zaś nie

włączenia środków na współfinansowanie do tego budżetu. Rozwiązanie takie rodzi poważne konsekwencje w postaci rozdzielenia strumieni finansowania projektów, a w dodatku

powoduje konieczność innego ich wydatkowania i rozliczania.

Współfinansowanie

Planowane w budżecie

Dotacja celowa

BGK?

Problem kooca roku

Rezerwa w budżecie paostwa

Środki unijne

Planowane w budżecie środków europejskich

Płatnośd

Przekazywane przez BGK

Rezerwa w budżecie środków europejskich

83

Najważniejsze konsekwencje przedstawia powyższy rysunek, a wiążą się one z:

1. Koniecznością osobnego planowania wydatków podlegających refundacji (budżet

środków Europejskich) oraz współfinansowania (wydatki budżetu państwa).

2. Odmienny status tych środków determinuje sposób ich wydatkowania: środki europejskie wydatkowane będą jako płatność, zaś środki na współfinansowanie jako

dotacja celowa, przy zachowaniu wszystkich obostrzeń związanych z jej wydatkowaniem.

3. Środki podlegające refundacji będą wypłacane ze środków właściwego dysponenta części budżetowej, umiejscowionych w BGK na koncie Ministra Finansów i

uruchamianych na podstawie systemu upoważnień poprzez zlecenie płatności

wystawiane przez instytucję podpisującą umowę z beneficjentem. 4. Środki na współfinansowanie mogą również być wydatkowane przez konto

umiejscowione w BGK przez odpowiedniego dysponenta części budżetowej (w przypadku RPO WP będzie to MRR), przy czym rozwiązanie to nie jest obligatoryjne i

zależy od ustaleń instytucji w systemie. Pierwotnie MRR przychylał się do

umieszczenia środków na współfinansowanie w BGK, jednak w ostatnim okresie rozważa inne opcje i na etapie pisania obecnego raportu ostateczne rozstrzygnięcie

w tej kwestii nie jest nam znane. 5. Konsekwencją rozdziału środków będzie również konieczność rozliczania

współfinansowania na koniec roku budżetowego (jak w przypadku każdej dotacji celowej).

6. Zasilanie w środki poszczególnych dysponentów części budżetowych będzie się

dokonywało w oparciu o wnioskowanie do rezerw celowych, przy czym osobne będą utworzone w budżecie środków Europejskich a osobne w wydatkach budżetu

państwa, co oznacza konieczność podwójnego wnioskowania o zwiększenie środków z poszczególnych źródeł, jak również wyklucza przenoszenie wydatków pomiędzy

tymi źródłami.

Jak widać z powyższego system zmieni się w sposób znaczny. Środki do beneficjenta będą

przekazywane za pośrednictwem dwóch przelewów, być może dokonywanych z różnych instytucji. Część przeznaczona na współfinansowanie będzie musiała zostać rozliczona do

końca roku budżetowego.

Cykl przepływu środków Europejskich będzie przedstawiał się następująco:

84

Rysunek 1. Cykl przepływu środków europejskich.

Źródło: BGK.

Kolejnym problemem zidentyfikowanym na obecnym etapie wdrażania ustawy będzie finansowanie projektów państwowych jednostek budżetowych, które mogą występować jako

projektodawcy w RPO WP. Dla tych jednostek niezbędne będzie wypracowanie osobnej procedury przekazywania środków, gdyż rozwiązania dotychczas stosowane (planowanie

odpowiednich środków w budżecie jednostki na dany rok budżetowy) nie są możliwe w

obliczu nowej ustawy. Ustawa umożliwia planowanie w budżetach jednostek jedynie środków na projekty pomocy technicznej.

Zgodnie z informacją uzyskaną w IZ RPO WP Zarząd Województwa Podkarpackiego

wprowadził odpowiednie zmiany w RPO WP, w związku z czym system przepływów

finansowych w tym programie będzie się przedstawiał następująco:

85

Rysunek 2. System przepływów finansowych w RPO WP po 1 stycznia 2010.

Źródło: Załącznik do projektu uchwały w sprawie przyjęcia projektu zmian Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013

Zmiany w pozostałych dokumentach (zwłaszcza Instrukcja wykonawcza i Opis systemu zarządzania i kontroli) zostaną dokonane niezwłocznie po wydaniu aktów wykonawczych do

ustawy o których mowa powyżej oraz po zmianie właściwych wytycznych Ministra Rozwoju

Regionalnego. Oznacza to konieczność zmian pod dużą presją czasu, jednak jest to kwestia niezależna od IZ RPO WP, na której przebieg IZ RPO WP nie ma wpływu.

Mimo braku powyższych dokumentów w IZ RPO WP prowadzone są intensywne ustalenia

związane ze zmianą odpowiednich dokumentów, tak aby możliwa była ona niezwłocznie po

ukazaniu się aktów wykonawczych a tym samym po ustaleniu ostatecznego kształtu systemu.

Przepływy finansowe

Wniosek o refundację/płatność

Komisja Europejska

Państwowa

jednostka budżetowa

Ministerstwo Rozwoju Regionalnego

Instytucja certyfikująca

Urząd Wojewódzki

Instytucja pośrednicząca w certyfikacji

Zarząd Województwa Instytucja Zarządzająca RPO

Beneficjent

Ministerstwo Finansów Instytucja odpowiedzialna za otrzymywanie płatności z Komisji

Właściwy dysponent części budżetowej (MRR)

Właściwy dysponent części budżetowej

86

4. WNIOSKI I REKOMENDACJE

W opinii badanych beneficjentów i osób odpowiedzialnych za zarządzanie finansowe

w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013, z którymi przeprowadzono wywiad pogłębiony, system przepływów

finansowych działa poprawnie. W obecnej fazie wdrażania programu jest on już

przetestowany i dopracowany. Nie napotkano istotnych problemów w jego funkcjonowaniu. Zarówno wnioskowanie o dotację rozwojową, jak i przekazywanie środków beneficjentom

a także rozliczenie dotacji odbywało się w sposób płynny.

Podczas badania ewaluacyjnego, dzięki poddaniu dogłębnej analizie całego procesu

przepływów finansowych i skonfrontowaniu różnych punktów widzenia, a także przy wykorzystaniu własnej wiedzy i doświadczenia, udało się opracować silne i słabe strony

systemu przepływów pieniężnych. Przedstawia je poniższa tabela: Tabela 11. Silne i słabe strony systemu przepływów finansowych.

Silne strony systemu Słabe strony systemu

Procedury systemu

pełna zgodność procedur z aktami prawa wspólnotowego i polskiego

istnienie bardzo precyzyjnych procedur określonych w czasie i miejscu

ścieżka krytyczna praktycznie w większości przypadków przechodzi przez wszystkie czynności procesu (każda czynność wpływa na długość całej procedury i ewentualne opóźnienia)

Zasoby systemu

w systemie przepływów finansowych pracują w pełni 34 osoby (z trzech departamentów, nie licząc kierownictwa), które poświęcają w całości swój czas na te czynności

pracownicy mają odpowiednie kwalifikacje, zaś jakość ich pracy oceniono wysoko

około połowa spośród osób zajmujących się płatnościami i rozliczeniami posiada doświadczenie z poprzedniego okresu programowania

nie odnotowano negatywnego zjawiska rotacji kadr pracownicy w zdecydowanej większości stwierdzili, że znają

i rozumieją procedury

co prawda większość badanych uznała, że stanowisko zostało wyposażone w odpowiedni sprzęt i oprogramowanie, jednak w tej kwestii istotniejszą rolę odgrywają pojawiające się opinie negatywne – aż 13 badanych pracowników stwierdziło, że stanowisko raczej nie zostało wyposażone w odpowiedni sprzęt i oprogramowanie (najbardziej brakującym elementem wyposażenia jest drukarka i fax)

Sprawność i terminowość systemu

województwo podkarpackie w zakresie wnioskowania ma bardzo dobrą opinię w MRR, wnioski do MRR są składane terminowo i są przygotowane perfekcyjnie

praktycznie wszyscy beneficjenci składali wnioski o płatność w terminie określonym w procedurach, co jest dobrym sygnałem w obliczu poważnych opóźnień w podpisywaniu umów

przebieg procesu weryfikacji wniosków o płatność można ocenić jako sprawny i płynny – rzeczywisty czas weryfikacji wniosków o płatność jest średnio 2-3 krotnie niższy niż założony w procedurach

przebieg procesu wypłaty środków na konto beneficjenta (od momentu zatwierdzenia wniosku o płatność) nie budzi zastrzeżeń. Proces ten trwa średnio niecałe 7 dni kalendarzowych, a waha się od 3 do 11 dni – nie przekracza on zatem terminów określonych w procedurach, w których na ten proces przewidziano 7-10 dni roboczych, a więc 10-14 dni kalendarzowych

blisko połowa złożonych wniosków o płatność wymaga uzupełnienia lub poprawy

o ile sam proces poprawiania i akceptowania po poprawkach wniosków o płatność trwa dosyć krótko, o tyle liczne błędy we wnioskach same w sobie prowadzą do opóźnień w ich akceptacji

Współpraca podmiotów systemu

praktycznie wszyscy badani i obserwowani beneficjenci bardzo wysoko ocenili jakość współpracy z Instytucją Zarządzającą

MRR bardzo wysoko ocenia współpraca z IZ RPO WP, zarówno na

87

Silne strony systemu Słabe strony systemu

poziomie roboczym: kontakty z kierownikiem wydziału finansowego z IZ RPO WP, jak również kompetencje osób, które z ramienia IZ RPO WP kontaktują się z MRR; bardzo wysoko oceniane są również przygotowywane przez IZ RPO WP wnioski do MRR

Wniosek o płatność i instrukcja jego wypełniania

większość badanych beneficjentów uznała, że wypełnienie wniosku było bardzo łatwe lub raczej łatwe

pozytywnie oceniono kompletność wniosku pozytywnie (lecz mniej entuzjastycznie niż w przypadku oceny

wzoru wniosku o płatność) beneficjenci ocenili spójność i przejrzystość instrukcji wypełniania wniosku o płatność

beneficjenci dość negatywnie ocenili zrozumiałość instrukcji wypełnienia wniosku o płatność; ich zdaniem jest ona niejasna. Zapisy w niej zawarte są często niezrozumiałe i nieprecyzyjne, szczególnie dotyczące punktów: 9, 11, 12, 13, 15, 18, 20 i 22

Szanse dla systemu Zagrożenia dla systemu

W trakcie roku zmieniono system przekazywania środków z systemu kwartalnego przekazywania transz na system miesięczny, a od połowy roku na system zakładający przekazywanie środków zgodnie z realnym zapotrzebowaniem IZ RPO WP

w systemie tym wypłata I transzy jest dokonywana automatycznie, zaś kolejne transze dokonywane są w oparciu o faktyczne zapotrzebowanie szacowane w oparciu o wysokość środków niewykorzystanych na koncie IZ RPO WP, harmonogramy rozliczania i przekazywania zaliczek oraz przy uwzględnieniu poziomu certyfikowania wydatków)

województwo nie musi również zwracać środków niewykorzystanych z poprzednich transz, ich kwota jest brana pod uwagę przy ustalaniu wysokości kolejnej transzy.

prognozy wydatków nie są najmocniejszą stroną w całym systemie przepływów finansowych w NSRO, bowiem prognozowanie wydatków w niezakończonych a nawet nieogłoszonych konkursach jest obarczone dużym prawdopodobieństwem popełnienia błędu, najczęściej związanego z przeszacowaniem potencjalnych wydatków zarówno przez beneficjentów jak i przez instytucje. Ponadto doświadczenie pokazuje, iż w większości projektów wydatki nie są dokonywane zgodnie z zaplanowanym harmonogramem, co wpływa również na przeszacowywanie przez IZ RPO WP wydatków liczonych na podstawie harmonogramu płatności z projektów

rzeczywisty termin podpisania umowy przekracza 2, a czasami 3-4 krotnie termin podstawowy przewidziany w procedurach; może to stanowić poważne zagrożenie dla systemu płatności, chyba, że nie wpływa na moment ponoszenia wydatków i ich sprawozdawania we wnioskach o płatność

dużym zagrożeniem dla systemu płatności są opóźnienia w realizacji projektów, które wpływają na opóźnienia w ponoszeniu wydatków i składaniu wniosków o płatność

powodem opóźnień w realizacji projektów jest: długi okres oceny wniosków o dofinansowanie projektów, długi okres przygotowywania aneksów do umów, opóźnienia w uchwalaniu rozporządzeń wykonawczych, nowe zasady dotyczące decyzji środowiskowych, długotrwałe postępowanie przetargowe, w tym zgłaszanie i rozpatrywanie protestów, nie otrzymanie dofinansowania z rezerwy celowej państwa i konieczność szukania innych źródeł finansowania, późniejsze wejście na teren budowy przez wykonawcę, długotrwały przebieg konkursów dla kandydatów na stanowiska urzędnicze

przedstawiciele IZ RPO WP spodziewają się pojawienia bardzo poważnych trudności w funkcjonowaniu systemu przepływów finansowych w związku z wprowadzeniem z dniem 1 stycznia 2010 r. nowej ustawy o finansach publicznych

nowa ustawa może spowodować destabilizację systemu, ponieważ trzeba będzie przebudować cały system, co w środku okresu programowania może poważnie utrudnić wdrażanie programu

innych trudności dostarcza brak odpowiednich rozporządzeń, w których to zostaną określone szczegółowe przepisy regulujące funkcjonowanie systemu przepływów finansowych

Źródło: opracowanie własne na podstawie wyników badania.

Poniżej przedstawiono tabelę szczegółowych rekomendacji wynikających z analizy

i wnioskowania podpartego przeprowadzonymi badaniami desk research i badaniami

terenowymi:

88

Tabela 12. Tabela wdrażania rekomendacji badania ewaluacyjnego „Analiza sprawności przepływów finansowych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013”.

Lp. Wniosek (strona w raporcie)

Rekomendacja (strona w raporcie)

Adresat rekomendacji

Sposób wdrożenia Skala istotności rekomendacji

Termin realizacji

Część A - rekomendacje operacyjne

1. Najdłuższą procedurą w systemie (analizując ścieżkę krytyczną) jest procedura poświadczania wniosków o płatność, która trwa od 30 do 32 dni roboczych w zależności od rodzaju wniosku. Warto zauważyć, że przy błędach i konieczności poprawy, czas procedury rośnie dwukrotnie (do 61-63 dni). Największy udział w czasie trwania procedury ma czynność: sprawdzenie i weryfikacja wniosku o płatność, które dokonywane jest przez dwie osoby pracujące po sobie (każda z nich ma 10 dni roboczych na sprawdzenie i weryfikację wniosku). Sporą część czasu zajmują również czynności związane z akceptacją i zatwierdzaniem dokumentów, które muszą być wykonywane po sobie i każda z nich ma zaplanowane 1-3 dni robocze. (s. 44)

Można zastanowić się nad skróceniem procedury poświadczania wniosków o płatność, poprzez wprowadzenie możliwości równoległego sprawdzania i weryfikacji wniosku o płatność przez dwóch pracowników (np. poprzez możliwość przekazywania części wniosku do weryfikacji przez pierwszego pracownika). Skrócenie tej procedury może się odbyć również poprzez połączenie czasu trwania takich czynności jak: zatwierdzenie i akceptacja z czynnościami poprzednimi (czynności te mogłyby być wykazane jako odrębne, ale musiałyby być zrealizowane w czasie przewidzianym dla czynności poprzedniej). (s. 44)

IZ RPO WP (DRR)

Zmiana instrukcji wykonawczej

niewielka przy kolejnej zmianie instrukcji

2. Wyposażenie stanowisk pracy w odpowiedni sprzęt i oprogramowanie jest podstawowym czynnikiem warunkującym sprawne funkcjonowanie systemu przepływów finansowych. Brak odpowiedniego zaplecza technicznego może negatywnie wpływać na jakość pracy, a zarazem na morale pracowników. (s. 46)

Dlatego niezbędne jest uzupełnienie stanowisk pracy o brakujący sprzęt i oprogramowanie – najbardziej brakującym elementem wyposażenia jest drukarka i fax (s. 47)

IZ RPO WP (DPI i DWP)

Złożenie zamówienia na 18 drukarek i 9 faksów

średnia przed kolejnym ogłaszanym przetargiem na zakup sprzętu

3. Do często pojawiających się uchybień można zaliczyć błędy rachunkowe, takie jak błędne kwoty wydatków, błędnie dokonane podziały na koszty kwalifikowalne i niekwalifikowane, błędnie obliczona kwota podatku VAT, błędnie zaokrąglone kwoty wydatków (s. 76)

Rozwiązaniem, które w znacznym stopniu mogłoby uchronić beneficjentów przed ryzykiem popełniania błędów arytmetycznych, może być planowane wprowadzenie generatora wniosków płatniczych (s. 75)

IZ RPO WP (DRR | DPI | DWP)

Generator powinien być zaprojektowany w taki sposób, by dane liczbowe, które są ze sobą powiązane, były obliczane i zaokrąglane w sposób automatyczny

wysoka w momencie wprowadzania generatora wniosków o płatność

4. Jednym z dość często pojawiających się błędów o charakterze formalnym jest nieprawidłowy format

Do uniknięcia wpisywania przez beneficjentów błędnego formatu daty może się przyczynić z

IZ RPO WP (DRR)

Zmiana instrukcji wypełniania wniosków o

niska w momencie kolejnej zmiany instrukcji

89

daty. W tym przypadku IZ RPO WP nie powinna stwierdzać uchybienia z dwóch względów. Po pierwsze jest to na tyle nieistotna kwestia, że nie rzutuje ona na jakość złożonego wniosku o płatność. Po drugie ani w formularzu wniosku o płatność ani w instrukcji jego wypełnienia nie określono, jaki format daty jest prawidłowy (s. 76)

jednej strony określenie w instrukcji wypełnienia wniosku o płatność, jaki format daty jest prawidłowy. Ponadto również w tym przypadku pomocne może się okazać wprowadzenie generatora wniosków o płatność, w którym format daty byłby narzucany odgórnie (s. 76)

płatność

5. Bardzo często pojawiającym się błędem było wskazywanie nieprawidłowej odpowiedzi odnośnie zgodności realizacji projektu z zasadami polityk wspólnotowych. W tym przypadku należy stwierdzić, że przyczyną popełniania błędów przez wnioskodawców były niepoprawnie sformułowane pytania w formularzu wniosku o płatność. Na pytania „Czy w trakcie realizacji projektu, w okresie objętym wnioskiem o płatność nie zastosowano kryteriów dyskryminacyjnych w trakcie zatrudniania?” oraz „Czy w trakcie realizacji projektu, w okresie objętym wnioskiem o płatność nie zastosowano kryteriów dyskryminacyjnych w trakcie wyłaniania wykonawcy?” beneficjenci niekiedy udzielali odpowiedzi „nie”, mając zapewne w domyśle rozwinięcie tej odpowiedzi „nie - nie zastosowano”. Tymczasem za prawidłową IZ RPO WP uznawała odpowiedź „tak”, mając zapewne w domyśle rozwinięcie odpowiedzi „tak – nie zastosowano”. Innymi słowy przyczyną pojawiania się tego typu błędów było zredagowanie przytoczonych powyżej pytań w formie przeczącej. (s. 77)

W celu uniknięcia tego typu błędów popełnianych przez beneficjentów, pytania należy redagować w formie twierdzącej. Zatem pytania: „Czy w trakcie realizacji projektu, w okresie objętym wnioskiem o płatność nie zastosowano kryteriów dyskryminacyjnych w trakcie zatrudniania?” oraz „Czy w trakcie realizacji projektu, w okresie objętym wnioskiem o płatność nie zastosowano kryteriów dyskryminacyjnych w trakcie wyłaniania wykonawcy?” należy przeredagować w następujący sposób: „Czy w trakcie realizacji projektu, w okresie objętym wnioskiem o płatność zastosowano kryteria dyskryminujące w trakcie zatrudniania?” oraz „Czy w trakcie realizacji projektu, w okresie objętym wnioskiem o płatność zastosowano kryteria dyskryminujące w trakcie wyłaniania wykonawcy?” Oczywiście na tak przeredagowane pytania odpowiedzią prawidłową, tj. odpowiedzią wskazującą na zgodność realizacji projektu z zasadami polityk wspólnotowych, będzie odpowiedź „nie” (s. 77)

IZ RPO WP (DRR)

Zmiana instrukcji wypełniania wniosków o płatność


6. Za uchybienie uznawano złożenie wniosku w wersji czarno-białej. Przyczyną stwierdzenia uchybienia było to, że logotypy zastosowane w formularzu wniosku o płatność są odpowiednie dla wydruku w kolorze. Ze względów technicznych beneficjenci nie powinni ingerować w formularz zmieniając wersje logotypów z kolorowej na czarno-białą. Z drugiej strony IZ RPO WP

W celu uniknięcia pojawiania się opisanego powyżej problemu w przyszłości logotypy powinny zostać umieszczone we wniosku o płatność stosownie dla wersji czarno-białej (s. 78)

IZ RPO WP (DRR)

Zmiana instrukcji wypełniania wniosków o płatność


90

nie powinna wymagać od wnioskodawców, żeby wniosek o płatność był składany w wersji kolorowej (s. 78)

Część B - rekomendacje kluczowe

1. Mimo dobrych wyników samooceny i oceny znajomości procedur przez pracowników, wskazują oni na potrzebę uczestnictwa w szkoleniach dotyczących systemu przepływów finansowych. Potrzeba taka może (a nawet powinna) wynikać z wprowadzanych obecnie zmian związanych z nową ustawą o finansach publicznych (s. 52)

Pomiędzy wysoką samooceną i oceną znajomości procedur przez pracowników, a zgłaszanymi potrzebami szkoleniowymi nie musi zachodzić bezpośrednia sprzeczność, jednak zgłaszane potrzeby szkoleniowe pracowników odpowiedzialnych za rozliczenia i płatności należy wziąć pod uwagę podczas planowania przyszłych szkoleń dla pracowników IZ RPO WP. Tę rekomendację uznaliśmy za kluczową właśnie z powodu nadchodzących zmian w systemie przepływów finansowych (s. 52)

IZ RPO WP (DRR | DPI | DWP)

Przygotowanie zapytania ofertowego na przeprowadzenie cyklu szkoleń z zakresu zmian w systemie przepływów finansowych

wysoka do końca grudnia 2009

2. Zgodnie z informacją uzyskaną w IZ RPO WP Zarząd Województwa Podkarpackiego wprowadził odpowiednie zmiany w RPO WP, a także mimo braku aktów wykonawczych do zmienionej ustawy o finansach publicznych w IZ RPO WP prowadzone są intensywne ustalenia związane ze zmianą odpowiednich dokumentów, tak aby możliwa była ona niezwłocznie po ukazaniu się aktów wykonawczych a tym samym po ustaleniu ostatecznego kształtu systemu (s. 84)

Proponuje się dokonać zmian w pozostałych dokumentach (zwłaszcza w Instrukcja wykonawczej i Opisie systemu zarządzania i kontroli) niezwłocznie po wydaniu aktów wykonawczych do ustawy oraz po zmianie właściwych wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego. Oznaczać to będzie konieczność zmian pod dużą presją czasu, jednak jest to kwestia niezależna od IZ RPO WP, na której przebieg IZ nie ma wpływu (s. 84)

IZ RPO WP (DRR)

Zmiana Instrukcji wykonawczej i Opisu systemu zarządzania

wysoka po wydaniu aktów wykonawczych do ustawy o finansach publicznych

Część C - rekomendacje horyzontalne

brak z uwagi na charakter badania


91

5. ANEKSY

5.1. Wykorzystane narzędzia badawcze

5.1.1. Projekt scenariusza indywidualnego wywiadu pogłębionego

Projekt narzędzia znajduje się w oddzielnym pliku.

5.1.2. Projekt kwestionariusza ankiety wypełnianej przez pracowników IZ RPO WP odpowiedzialnych za weryfikację wniosków o płatność


5.1.3. Projekt kwestionariusza ankiety wypełnianej przez pracowników IZ RPO WP odpowiedzialnych za przygotowanie poświadczeń i deklaracji wydatków oraz wniosków o płatność okresową


5.1.4. Projekt kwestionariusza ankiety wypełnianej przez pracowników IZ RPO WP odpowiedzialnych za kontrolę formalno-rachunkową dowodów księgowych


5.1.5. Projekt kwestionariusza wywiadu CATI z beneficjentami


5.1.6. Projekt bazy danych do wpisywania informacji o wnioskach o płatność


92

5.2. Zestawienie wyników badań terenowych

5.2.1. Zestawienie wyników badania wniosków o płatność

Zestawienie wyników znajduje się w oddzielnym pliku.

5.2.2. Zestawienie wyników badania CAWI pracowników


5.2.3. Zestawienie wyników badania CATI beneficjentów


5.3. Źródła informacji wykorzystanych w badaniu

Dane pierwotne opinie przedstawicieli kierownictwa IZ RPO WP

opinie pracowników IZ RPO WP pracujących w systemie płatności opinia przedstawiciela IPOC

opinia przedstawiciela MRR

opinie beneficjentów RPO WP, którzy złożyli przynajmniej jeden wniosek o płatność

Dane wtórne

Dokumenty szczebla unijnego:

Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające

przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające

rozporządzenie Rady (WE) nr 1260/1999 z późn. zm., Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające

szczegółowe zasady wykonywania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia

11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszy Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu

Spójności, rozporządzenia (WE) nr 1080 /2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego,

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1080/2006 z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylające

rozporządzenie (WE) nr 1783/1999,

Wytyczne Komisji Europejskiej - Guidance on a common methodology for the assessment of management and control systems in the Member States (2007-2013

programming period), wersja z dnia 23 kwietnia 2008 r.,

93

Wytyczne Komisji Europejskiej w sprawie krajowej pomocy regionalnej na lata 2007-

2013,

Dokumenty szczebla krajowego:

Ustawa o finansach publicznych z 30 czerwca 2005 r. (Dz. U. z 2005 r., nr 249, poz.

2104 z późn. zm.), Ustawa o zasadach prowadzenia polityki rozwoju z dnia 6 grudnia 2006 r. (Dz. U. z

2006 r., nr 227, poz. 1658 z późn. zm.), Ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku z wdrażaniem funduszy

strukturalnych i Funduszu Spójności z dnia 7 listopada 2008 r. (Dz. U. z 2008 r., nr

216, poz. 1370), Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 14 lipca 2009 r. zmieniające

rozporządzenie w sprawie wydatków związanych z realizacją programów operacyjnych (Dz. U. z 2009 r., nr 114, poz. 954),

Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie warunków certyfikacji oraz

przygotowania prognoz wniosków o płatność do Komisji Europejskiej w Programach Operacyjnych w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia na lata 2007-

2013 z dnia 23 czerwca 2009 r., Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie trybu dokonywania płatności

i rozliczeń z dnia 24.09.2007 r., Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie sposobu postępowania w razie

wykrycia nieprawidłowości w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu

Spójności w okresie programowania 2007-2013 z dnia 12 lutego 2008 r.,

Dokumenty szczebla regionalnego:

Kontrakt Wojewódzki,

Regionalny Program Operacyjny Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013, Szczegółowy Opis Priorytetów Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa

Podkarpackiego na lata 2007-2013. Opis systemu zarządzania i kontroli dla Regionalnego Programu Operacyjnego

Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013,

Instrukcja Wykonawcza Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013,

Formularze: Wniosku beneficjenta o płatność, Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową od Instytucji Zarządzającej do Instytucji

Certyfikującej dla RPO WP, Podręcznik kwalifikowania wydatków w ramach Regionalnego Programu

Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013,

Raport końcowy badania Analiza systemu zarządzania i kontroli Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013

94

SPIS TABEL, WYKRESÓW I INNYCH

Spis tabel Tabela 1. Informacje nt. postępów w realizacji Programu. ................................................................. 14 Tabela 2. Przyporządkowanie pytań ewaluacyjnych, sposobu realizacji i powstałych efektów

do celów szczegółowych badania. ..................................................................................... 15 Tabela 3. Liczba zatwierdzonych wniosków o płatność ogółem i poddanych analizie. ........................... 25 Tabela 4. Przyporządkowanie metod badawczych do grup badawczych. ............................................. 26 Tabela 5. Badanie CAWI. ................................................................................................................. 27 Tabela 6. Procedury poświadczania wniosków o płatność i przekazywania środków na rzecz

beneficjentów. ................................................................................................................. 34 Tabela 7. Procedura przygotowania poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku

o płatność okresową. ....................................................................................................... 36 Tabela 8. Procedura sporządzenia, sprawdzenia i weryfikacji zbiorczego dokumentu

Poświadczenie i deklaracja wydatków oraz wniosek o płatność okresową od IZ RPO WP do IC. ................................................................................................................ 37

Tabela 9. Czas trwania ścieżek krytycznych procesów płatności. ........................................................ 48 Tabela 10. Oddziały, stanowiska oraz liczba osób zaangażowanych w proces przepływów

finansowych. ................................................................................................................... 49 Tabela 11. Silne i słabe strony systemu przepływów finansowych. ....................................................... 86 Tabela 12. Tabela wdrażania rekomendacji badania ewaluacyjnego „Analiza sprawności

przepływów finansowych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013”. ............................................................ 88

Spis wykresów Wykres 1. Przynależność badanych beneficjentów do analizowanych osi priorytetowych

[jeden beneficjent mógł należeć do więcej niż jednej osi]. .................................................. 28 Wykres 2. Liczba realizowanych projektów przez badanych beneficjentów. .......................................... 28 Wykres 3. Liczba złożonych przez badanych beneficjentów wniosków o płatność w ramach

RPO WP. ......................................................................................................................... 29 Wykres 4. Ocena zaplecza technicznego przez pracowników IZ RPO WP. ............................................ 50 Wykres 5. Brakujące elementy wyposażenia stanowisk pracy w opinii pracowników IZ RPO

WP. ................................................................................................................................. 51 Wykres 6. Ocena użyteczności systemu informatycznego przez pracowników IZ RPO WP. .................... 51 Wykres 7. Samoocena znajomości procedur regulujących proces przepływu środków przez

pracowników IZ RPO WP. ................................................................................................. 52 Wykres 8. Ocena znajomości procedur regulujących proces przepływu środków innych

pracowników przez pracowników IZ RPO WP. .................................................................... 53 Wykres 9. Rozumienie procedur regulujących proces przepływu środków przez pracowników

IZ RPO WP. ..................................................................................................................... 53 Wykres 10. Potrzeba uczestnictwa w szkoleniach dotyczących systemu przepływów

finansowych zgłaszana przez pracowników IZ RPO WP. ...................................................... 54 Wykres 11. Opóźnienia w realizacji projektów w oczach beneficjentów. ................................................ 58 Wykres 12. Ocena terminów zawartych w procedurach dotyczących przepływów pieniężnych

przez pracowników IZ RPO WP. ........................................................................................ 59 Wykres 13. Liczba dni od daty decyzji do daty podpisania umowy o dofinansowanie projektu................. 60 Wykres 14. Liczba dni od daty podpisania umowy o dofinansowanie do daty złożenia

pierwszego wniosku o płatność. ........................................................................................ 61 Wykres 15. Terminowość składania wniosków o płatność przez beneficjentów w oczach

pracowników IZ RPO WP. ................................................................................................. 62 Wykres 16. Terminowość składania wniosków o płatność w oczach beneficjentów. ................................ 62 Wykres 17. Średnia liczba dni kalendarzowych całościowej weryfikacji (tj. obejmującej

zarówno weryfikację formalną, merytoryczną, finansową jak i sprawozdawczą) wniosku o płatność. ......................................................................................................... 63

Wykres 18. Czas trwania procesu weryfikacji wniosków o płatność przez beneficjentów w oczach pracowników IZ RPO WP. ...................................................................................... 64

Wykres 19. Terminowość weryfikacji wniosków o płatność w oczach beneficjentów. .............................. 64

95

Wykres 20. Liczba dni od daty zakończenia weryfikacji wniosku o płatność do daty wysłania do beneficjenta pisma z prośbą o uzupełnienia i poprawki (jeżeli występuje). ...................... 65

Wykres 21. Liczba dni od daty wysłania pisma z prośbą o uzupełnienia i poprawki do zatwierdzenia wniosku (jeżeli występuje). .......................................................................... 66

Wykres 22. Opóźnienia w akceptacji wniosków o płatność spowodowane błędami. Perspektywa pracowników IZ RPO WP............................................................................... 67

Wykres 23. Liczba dni od daty zatwierdzenia wniosku o płatność do daty wypłaty środków. ................... 68 Wykres 24. Terminowość przekazania środków beneficjentom w oczach beneficjentów.......................... 68 Wykres 25. Czas trwania procesu przekazywania informacji zawartych w zweryfikowanych

wnioskach o płatność do IPOC. Perspektywa pracowników IZ RPO WP. ............................... 69 Wykres 26. Ocena współpracy z IZ RPO WP podczas wypełniania wniosków o płatność w

oczach beneficjentów. ...................................................................................................... 71 Wykres 27. Poziom trudności wypełniania wniosku o płatność w oczach beneficjentów. ......................... 73 Wykres 28. Spójność i przejrzystość wniosku o płatność w oczach beneficjentów. ................................. 75 Wykres 29. Kompletność wniosku o płatność w oczach beneficjentów. .................................................. 76 Wykres 30. Spójność i przejrzystość instrukcji wypełniania wniosku o płatność w oczach

beneficjentów. ................................................................................................................. 76 Wykres 31. Najczęściej występująca liczba błędów we wnioskach o płatność zdaniem

pracowników IZ RPO WP. ................................................................................................. 77 Wykres 32. Stwierdzenie błędów we wnioskach o płatność w oczach beneficjentów. ............................. 77

Spis ścieżek Ścieżka 1. Wniosek nie zawiera żadnych błędów. ............................................................................... 39 Ścieżka 2. Wniosek/załączniki wymaga poprawienia i/lub uzupełnienia. ............................................... 40 Ścieżka 3. Wniosek nie zawiera żadnych błędów. ............................................................................... 41 Ścieżka 4. Wniosek/załączniki wymaga poprawienia i/lub uzupełnienia. ............................................... 42 Ścieżka 5. Zlecenia uruchomienia środków finansowych nie zawiera żadnych błędów. .......................... 43 Ścieżka 6. Zlecenia uruchomienia środków finansowych zawiera błędy. ............................................... 44 Ścieżka 7. Procedura przygotowania poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o

płatność okresową dla osi I-VII [analogiczna (w czasie) jest procedura dla osi VIII). ............................................................................................................................... 45

Ścieżka 8. Zbiorczy dokument Poświadczenia nie zawiera błędów. ...................................................... 46 Ścieżka 9. Zbiorczy dokument Poświadczenia wymaga poprawy. ......................................................... 47

Spis rysunków Rysunek 1. Cykl przepływu środków europejskich. ............................................................................... 84 Rysunek 2. System przepływów finansowych w RPO WP po 1 stycznia 2010. ........................................ 85

Raport - Samorząd Województwa...

Documents

Transcript of Raport - Samorząd Województwa...