Długoterminowe przechowywanie dokumentów elektronicznych odzwierciadlających załatwianie spraw

i przekazywanie ich do archiwów państwowych

czyli o czymś co nie zostało sprawdzone w praktyce ale i tak trzeba się tym zajmować

przygotował Kazimierz Schmidt, Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych

Krajowe Forum Wydawców Elektronicznych Dzienników UrzędowychWarszawa, 18-19 marca 2013

Dlaczego mamy pewność• Że to co opublikowano w elektronicznym dzienniku urzędowym nie

zostało sfałszowane?• Czy dlatego, że jest elektronicznie podpisane przez wydawcę

dziennika?• Czy dlatego że wcześniej było elektronicznie podpisane przez

prezydenta (lub premiera, ministra, wojewodę, prezydenta miasta itd.)?

• Czy dlatego, że wcześniej było podpisane przez przygotowującego projekt aktu prawnego?

• Czy dlatego, że zostały zachowane wcześniejsze wersje projektu, uwagi do nich i protokoły z różnych posiedzeń?

• Czy może dlatego że … wszystko to co powyższe?

Czy bym ufał?• Dokumentowi w postaci elektronicznej

podpisanemu podpisem kwalifikowanym, konserwowanym przez podmiot profesjonalnie świadczący usługi certyfikacyjne – ale niemającym oparcia w żadnej dokumentacji poprzedzającej

Co to jest długoterminowe przechowywanie?

• Więcej niż 5 lat?• Więcej niż 50 lat?• A może wieczyście?

• Co to jest archiwizacja?

Oprócz znaczenia słowa „archiwizacja” na regale w hipermarkecie

(tym z elektroniką i AGD)

Ustawa archiwalna• Art. 1 (kluczowy z kilku powodów)• Materiałami archiwalnymi wchodzącymi do narodowego zasobu

archiwalnego, zwanymi dalej "materiałami archiwalnymi", są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, dokumenty elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565 oraz z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501) oraz inna dokumentacja, bez względu na sposób jej wytworzenia, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki, a także o działalności jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych - powstała w przeszłości i powstająca współcześnie

Dlaczego kluczowe• W jednym „worku” wszelkie klasyfikacje

(mikrofilmy mogą zawierać plany, dokumenty mogą być korespondencją, a dokumenty elektroniczne wszystkim pozostałym)

• (aby nic się nie „wymknęło” – czyli materiałem archiwalnym wszystko być może co tylko ma znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej )

Nie tylko rezultat ale także kontekst• Art. 6 (też kluczowy)• Niezależnie czy papierowo czy elektronicznie, należy stosować się do art. 6

ust. 1 ustawy archiwalnej:• Art. 6. 1. Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne,

organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą:1. powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg

załatwiania i rozstrzygania spraw;2. nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji, w sposób, o którym mowa w pkt 1

• W nawiązaniu do. korespondencji w sprawie projektu aktu prawnego, przygotowania akty prawnego, przekazania do publikacji i opublikowania w dokumentacji ma znaleźć się nie tylko gotowy (końcowy) akt prawny ale także przebieg jego przygotowania

Znaczenie kontekstu na przykładzie problematyki

konserwacji podpisu elektronicznego

Chełmski Konsystorz Greckokatolicki

Źródło: Archiwum Państwowe w Lublinie, Dziennik czynności Konsystorza Jeneralnego Dyecezyi Chełmskiej w 1831 roku [dziennik podawczy] ,

Z zespołu: Chełmski Konsystorz Greckokatolicki, 35/95/0/2.1/75 http://www.szukajwarchiwach.pl/35/95/0/2.1/75/

Przykład pierwszy (rok 2011)

Przykład drugi (rok 1783/1784)• „O manipulacji kancelaryjnej przy rządach

krajowych” (czyli wskazówki w sprawie dziennika podawczego dla Galicji)

• Tamże ustalono, że dziennik ma zawierać 7 rubryk:– Lp, data wpływu, nazwa referenta, treść pisma,

nadawca pisma, data ekspedycji, oznaczenie fascykulacji

• Źródło: Stanisław Nawrocki, Rozwój form kancelaryjnych na ziemiach polskich od średniowiecza do końca XX wieku, (Poznań 1998)

Przykład 3 (rok 2011)• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18

stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych

• Tamże (zał. nr 1, §7– 9) rejestr przesyłek wpływających - rejestr służący do

ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek otrzymywanych przez podmiot, przy czym w systemie EZD jest prowadzony jako jeden rejestr dla całego podmiotu;

– 10) rejestr przesyłek wychodzących - rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek wysyłanych (wydawanych) przez podmiot, w systemie EZD jest prowadzony jeden rejestr dla całego podmiotu;

Przykład 3 (rok 2012)

• Fragment rejestru elektronicznego urzędu NDAP (numery nadawane automatycznie!)

Przykład 4 (rok 2012)• Kodeks postępowania administracyjnego:• Tamże art. 66a (wszedł w życie dn. 7.03.2012 r. (Dz. U. z 2011 r. Nr

186, poz. 1100).)– § 1. W aktach sprawy zakłada się metrykę sprawy w

formie pisemnej lub elektronicznej.– § 2. W treści metryki sprawy wskazuje się wszystkie

osoby, które uczestniczyły w podejmowaniu czynności w postępowaniu administracyjnym oraz określa się wszystkie podejmowane przez te osoby czynności wraz z odpowiednim odesłaniem do dokumentów zachowanych w formie pisemnej lub elektronicznej określających te czynności.

I po co tyle biurokracji…• …i to od XVIII wieku

• Po to by zapewnić wiarygodność tworzonej dokumentacji za pomocą powtarzalnych procedur (a nie tylko za pomocą podpisywania)

1831• Jeżeli do XVIII-wiecznego urzędu 28 stycznia

1831 roku wpłynął dokument i został wpisany do rejestru przez Konsystorza Jeneralnego Dyecezyi Chełmskiej pod nr 208, to czy możemy mieć pewność, że dokument oznaczony nr 208, powstał nie później niż wpis do rejestru czyli przed 28 stycznia 1831?

2012• Jeżeli do XXI-wiecznego urzędu 2 sierpnia 2012

roku wpłynął dokument elektroniczny (nawet e-mail) i został zarejestrowany w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) przez… zwykłego pracownika tego urzędu, ale system EZD zarejestrował ten dokument pod nr 6697/08/2012 , to czy możemy mieć pewność, że dokument oznaczony nr 6697/08/2012, powstał nie później niż 2 sierpnia 2012?

ePUAP: data podpisania w okresie ważności podpisu, choć certyfikat wygasł

Elektroniczna skrzynka podawcza• Jeżeli podpisany elektronicznie dokument elektroniczny

skutecznie wpłynął do urzędu (np. przez elektroniczną skrzynką podawczą na ePUAP) i automatycznie wystawiono urzędowe poświadczenie odbioru (i było to np. 20 września 2011 roku…

• Następnie dokument ten został zarejestrowany w urzędzie pod określonym numerem (to znaczy przed kolejnym dokumentem i po poprzednim)

• To czy możemy mieć pewność, że dokument został podpisany przed 20 września 2011?

Ja bym miał pewność, a Państwo?

Zapewnienie wiarygodności w długim czasie• Za pomocą technologii podpisu elektronicznego (problem

kolejnych „opakowań”):– wszystko co ważne podpisuje się podpisem elektronicznym i

znakuje się czasem przed upływem ważności podpisu,– po czym znakuje się czasem kolejny raz przed upływem

ważności poprzedniego znacznika czasu,– po czym znakuje się czasem kolejny raz przed upływem

ważności poprzedniego znacznika czasu,– po czym znakuje się czasem kolejny raz przed upływem

ważności poprzedniego znacznika czasu,– po czym znakuje się czasem kolejny raz przed upływem

ważności poprzedniego znacznika czasu,– po czym znakuje się czasem kolejny raz przed upływem

ważności poprzedniego znacznika czasu,– …

I tak z każdym dokumentem elektronicznym, przez cały okres przechowywania

Zapewnienie wiarygodności w długim czasie• Za pomocą procedury:

– Zarówno to co zostało podpisane, jak i to co nie zostało podpisane jest przechowywane w systemie teleinformatycznym uniemożliwiającym wprowadzenie nieautoryzowanych zmian,

– Nie dodaje się znacznika czasu do każdego dokumentu elektronicznego tylko uniemożliwia zmiany za pomocą interfejsu użytkownika na określonym etapie zrealizowania czynności

– W szczególności dokumenty są rejestrowane w taki sposób że przyporządkowuje się im kolejny numer i datę,

– W tym samym rejestrze mogą (choć nie muszą) być zarejestrowane przemiennie także dokumenty papierowe,

– Procedury zarządzania takim systemem zapewniają także bezpieczeństwo organizacyjne (nie tylko technologiczne).

na przykład system EZD w którym wszystkie czynności po zalogowaniu użytkownika są mu przypisywane, a konstrukcja systemu uniemożliwia np. interwencję administratora systemu tak by przypisać czynność wykonaną

przez jednego użytkownika innemu użytkownikowi (też system obsługujący EPU, czy bankowość elektroniczna)

Na koniec warto zauważyć, że

• Powyższe wcale nie znaczy że znakowanie czasem nie jest potrzebne,

• Wprost przeciwnie: można sobie wyobrazić tych którzy potrzebują skorzystać z takiego rozwiązania i tych którzy po prostu tego chcą – (wolą sprawdzoną technologię zamiast niepewnej procedury)

• Ale można sobie wyobrazić i takich którzy wolą sprawdzone procedury zamiast niepewnej technologii…

Kilka zdań o projekcie ADE (czyli archiwum do „łapania dokumentacji z

kontekstem”)• 2006 marzec - Decyzja 266/DIN/2006 Ministra Edukacji i Nauki

(rozpoczęcie budowy prototypu – NASK na zlecenie NDAP)• 2006 kwiecień-grudzień - trzy urzędy biorą udział w testach przekazania

dokumentów (UM w Chorzowie, UM w Częstochowie i Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych)

• 2006 listopad - Rozporządzenie MSWiA w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519

• 2006 grudzień - dostosowanie systemu do zgodności z ww. rozporządzeniem

• 2007 – 2008 prace zmierzające do poprawienia funkcjonalności i ergonomiczności systemu (przyjęto nazwę roboczą ADE)

• grudzień 2008 – przekazanie systemu do Narodowego Archiwum Cyfrowego.

• 2012 – ponowne testy systemu (na razie tylko NDAP-NAC)

po co w ogóle taki projekt?…i czego dotyczy

(prawo)

trzy rozporządzenia• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych

i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517 (dalej NES)

• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznychi Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518 (dalej rozp. o postępowaniu)

• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznychi Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519 (dalej rozp. o przekazywaniu)

• § 4. 1. Wraz z dokumentami ewidencjonowanymi przechowuje się ich metadane, o których mowa w… [NES].

• § 6. Postępowanie z dokumentami ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się przy użyciu systemu teleinformatycznego, który (tu 14 istotnych wymagań w tym ważna „umiejętność” eksportu danych do paczki archiwalnej)

• § 7. System teleinformatyczny, o którym mowa w § 6, spełnia dla dokumentów ewidencjonowanych funkcję archiwum zakładowego lub składnicy akt

Kilka wybranych przepisów(rozp. o postępowaniu 1)

Warto zauważyć, że prawo niezwykle lapidarnie obchodzi się z długoterminowością przechowywania:

przechowuje się w systemie teleinformatycznym (ale co ważne nie „na informatycznym nośniku danych”)

Dzięki temu prawo jednocześnie wymaga odpowiedniej technologii ale jest także odporne na jej zmiany

• § 20. Materiały archiwalne zgrupowane inaczej niż w akta spraw przekazuje się w sposób uzgodniony z dyrektorem archiwum państwowego wskazanego przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych (ważny wyjątek! - zob. dalej systemy dedykowane.)

• § 21. 1. Archiwum państwowe potwierdza w formie pisemnej przejęcie prawidłowo uporządkowanych materiałów archiwalnych w terminie ustalonym przez strony, nie dłuższym niż 12 miesięcy od daty przekazania materiałów.

• 2. Do czasu uzyskania potwierdzenia, o którym mowa w ust. 1, podmioty obowiązane są przechowywać przekazane materiały archiwalne wraz z ich metadanymi.

Czyli mamy rok na przeprowadzenie procesu wprowadzania do ADE Dlaczego tak długo?

Kilka wybranych przepisów(rozp. o postępowaniu 2)

• § 3. 1. Przekazywane materiały archiwalne zapisuje się w formacie, w którym były ostatnio przechowywane przez podmiot przekazujący.

• 2. Materiały archiwalne przekazuje się razem z odnoszącymi się do nich metadanymi, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

• 3. Metadane zapisuje się w strukturze określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, dołączone do dokumentu lub zawarte w nim, w formacie XML.

• 4. Techniczny sposób zapisu na nośniku określa załącznik do rozporządzenia (tzw. paczka archiwalna).

„na podst. art. 5 ust. 2a” czyli NES

Kilka wybranych przepisów(rozp. o przekazywaniu )

po co w ogóle taki projekt?…i czego dotyczy(nie tylko prawo)

dokument elektroniczny zamiast tradycyjnego• jeśli dokument elektroniczny zastąpi dokument tradycyjny w

procesie realizacji zadań publicznych (sprawy będą załatwiane elektronicznie)

• jeśli w systemie informatycznym podmiotu publicznego dostępne będą:– dokumenty elektroniczne naturalne (od powstania cyfrowe), w

postaci możliwych do wyodrębnienia plików w określonym formacie

– kopie cyfrowe napływających dokumentów tradycyjnych w postaci j.w. (odwzorowania cyfrowe na podstawie których podejmuje się decyzje)

– metadane o procesie ich przetwarzania• to dokumentacja odzwierciadlająca załatwianie spraw będzie

elektroniczna

UWAGA! nie zawsze będzie tak że będzie dokument elektroniczny zamiast tradycyjnego (1:1) - czasem dokumentu elektronicznego odpowiadającego

papierowemu w ogóle nie będzie – (systemy dedykowane)

Kierunki informatyzacji• Jaki strategiczny kierunek informatyzacji się przyjmie?

Dokumentacja musi odzwierciedlać działalność tych podmiotów - bo co do tego nie ma chyba wątpliwości. Ale może być w różny sposób prowadzona:– Tradycyjnie– Elektronicznie ale w tzw. ogólnych systemach zarządzania

dokumentacją (EZD) ,– Elektronicznie  w systemach dedykowanych do załatwiania

określonych usług (spraw) – na przykład systemy do przygotowania i publikacji aktów prawnych – uwaga nie mylić z systemami zawierającymi tylko informację utworzoną na podstawie dokumentacji dowodowej i tak prowadzonej na papierze (czyli podpisuję na papierze a potem publikuję skan)

Model tradycyjny – kilka dodatkowych cech

• Ciągle zdecydowanie przeważa• Jest uniwersalny – ciągle daje się zastosować do każdej

sprawy – da się w tym modelu udokumentować wszystko (pisma i teczki dla akt różnych spraw są takie same)

• Jest oparty o uniwersalny interfejs wymiany danych• Jest sprawdzony w praktyce• Pracownicy administracji w zdecydowanej większości

chcą się nim posługiwać.• Jest mocno wspierany przepisami prawa

– wymóg pisemności jako „papierowości”, traktowanie wymogu podpisania jako podpisania na papierze

Poza tym (jeżeli policzyć czas pracy potrzeby do obsługi logistyki obiegu papieru) - jest bardzo kosztowny

Trochę to nie pasuje do 2013 roku

Systemy dedykowane• Cyfryzacja wybranych usług i systemy

teleinformatyczne dedykowane do ich realizacji: – wyspecjalizowany wzór elektroniczny (nie mylić z formularzem), – przyjazny formularz wspierającego tworzenie dokumentu

zgodnego ze wzorem (nie mylić ze wzorem)– wyspecjalizowana aplikacja (system) do przyjęcia i przetworzenia

danych z dokumentu zgodnego ze wzorem, w tym nie tylko do zachowania efektu końcowego (np. wpisu do rejestru, decyzji), ale także zachowania dowodów powstania tego efektu (na jakiej podstawie dokonano wpisu, wydano decyzję)

– Elektroniczna identyfikacja tożsamości uczestników procesu

• Skoro są dedykowane to nie są uniwersalne – – nie da się użyć aplikacji dedykowanej dla jednej usługi dedykowanej do

innej usługi (np. systemu e-Deklaracje do przesłania wniosku o wydanie zezwolenia na zajęcie pasa drogowego, a tego ostatniego do złożenia wniosku o ścięcie drzewa itd)

– nie da się użyć aplikacji dedykowanej do elektronicznego postępowania upominawczego dla postępowania wieczystoksięgowego

• Ale usługi mogą być też dedykowane jedynie do pojedynczej czynności w ramach postępowania, które jest rónolegle utrwalane na papierze – (zob. Elektroniczne postępowanie wieczystoksięgowe w projekcie założeń

do projektu ustawy o zmianie ustawy - Kodeks postępowania cywilnego, ustawy o księgach wieczystych i hipotece oraz niektórych innych ustaw zob. http://legislacja.rcl.gov.pl/lista/1/projekt/73700/katalog/73706

Systemy dedykowane 2

• Gdybyśmy do roku 2020 dodatkowo (oprócz istniejących) oddali do użytku takie usługi dedykowane:– złożenie pisma procesowego w postępowaniu cywilnym– deklaracja podatku leśnego (rolnego, od nieruchomości itd.,)– rejestracja wizyty do lekarza– wniosek o wydanie dokumentacji medycznej – złożenie oferty w publicznym postępowania przetargowym– wniosek o wydanie aktów stanu cywilnego – wniosek wydanie zezwolenia na usunięcie drzew lub krzewów – wniosek o wydanie zezwolenia na zajęcie pasa drogowego– udzielenie koncesji na wydobywanie złóż kopalin– wniosek wyłączenie gruntów rolnych z produkcji rolniczej– wniosek wydanie pozwolenia wodnoprawnego – wniosek o wydanie pozwolenia na emisję pyłów i gazów– zgłoszenie robót budowlanych niewymagających pozwolenia na budowę

Za każdą w tych usług może kryć się wyspecjalizowany system teleinformatyczny

Ogólne systemy zarządzania dokumentacją (EZD)

• nadal tworzone są akta spraw• dokumenty elektroniczne wewnątrz takiego systemu przeważnie nie

mają postaci strukturalnej umożliwiającej automatycznie wyodrębnianie danych określonych odpowiednimi ustalonymi z góry znacznikami (struktury opartej o wzór).

• akta spraw mogą dotyczyć najróżniejszych rodzajów spraw określonych wykazem akt i w praktyce zawierają te same dokumenty co w przypadku spraw na papierze - tylko że w postaci elektronicznej.

• akt nie powiela się w celu ich udostępnienia w różnych komórkach organizacyjnych (jak w systemie tradycyjnym) tylko daje uprawnienia do wglądu, jedna sprawa to faktycznie jedne akta sprawy a nie tyle akt ile komórek zajmujących się dana sprawą)

Ogólne systemy zarządzania dokumentacją (EZD) 2

• automatyczne przyporządkowywanie  metadanych odzwierciedlających czynności w systemie realizowane przez uwierzytelnionych w nim użytkowników (przejrzystość działań)

• sprawniejszy obieg informacji w urzędzie (szybkość działań).  • gotowość do przyjęcia zamiast papieru dokumentu elektronicznego

w postaci pliku który służyłby do zadrukowania  tego papieru.(w tym także tzw. pisma ogólnego, mejla a nawet dokumentów strukturalnych (z tym że niekoniecznie z możliwością automatycznego przetworzenia i wykorzystania  danych zawartych w takim dokumencie). Dziś w zdecydowanej większości urzędów napływające dokumenty elektroniczne się drukuje i tak załącza do akt... bo nie ma na to innego sposobu)

• Możliwość automatyzacji procesu udostępniania dokumentacji (w tym przekazywania do archiwów państwowych)

Dlaczego systemy dedykowane nie od razu…

Świat kocha dane niestrukturalne

Źródło: Robert Lejnert, HP Autonomy – Inteligentnewyszukiwanie informacji (slajd z prezentacji w ramach XIX edycji seminarium w cyklu ARCHIWIZACJA I SKŁADOWANIE "DŁUGOTERMINOWE ARCHIWIZOWANIE DOKUMENTÓW ELEKTRONICZNYCH, ,Warszawa 14 listopada 2012

Świat kocha dane niestrukturalne 2…

A urzędy dane niestrukturalne na papierze… (rok 2007)

A urzędy dane niestrukturalne na papierze…(rok 2012)

Co wiadomo z tych „robaczków’?

dekretujący

dataodbiorca

odbiorca

Inne przykłady (rok 2012 ale w 2013 na razie jest podobnie)

• Przykłady (rok 2012)• http://legislacja.rcl.gov.pl/dokument/73442

http://legislacja.rcl.gov.pl/dokument/71660 http://legislacja.rcl.gov.pl/dokument/71662 http://legislacja.rcl.gov.pl/dokument/52112 (kpc)

• (pisma dotyczące procesu przyjmowania projektów rządowych zostały wybrane celowo i tendencyjnie, ponieważ:

• http://bip.mg.gov.pl/files/upload/16941/PL_MG_Program_Lepsze_Regulacje_2012-2015.pdf

Dlaczego teczka przegraMetodyka tradycyjna• Wiedza na poziomie teczki• Wątpliwości związane z obiegiem (kto komu)• Dekretacje „na” dokumentach• Dokumenty kopiowane tyle razy ilu odbiorców

System informatyczny• Wiedza na poziomie każdego dokumentu• Żadnych wątpliwości związanych z obiegiem• Dekretacje jako osobne dokumenty• Dokumenty zapisywane w systemie jeden raz

Bariera• W podmiotach publicznych pracuje bardzo liczna grupa osób (często

znakomitych fachowców), które nie są zwolennikami informatyzacji. Oprócz powszechnie znanych i często przytaczanych przez tę grupę argumentów (bariery prawne, organizacyjne, finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd, nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po najmocniejszy argument…

Bo tak!!!jeśli udowodnimy, że jest możliwe przekazanie

dokumentacji elektronicznej do archiwum z zachowaniem kontekstu jej powstawania, to stanie się ona postrzegana

jako faktyczna alternatywa dla teczek aktowych

Trzeba mieć gdzie przechować proces przekazania (schemat)

Archiwum TechniczneArchiwum

Państwowe

Aktotwórca

Konto admin.

Konto merytor.

1. założenie kont

System informatyczny Archiwum Dokumentów Elektronicznych (na razie prototyp)

3.sp

is z

-o

4. A

kcep

tacj

a sp

isu

Superkonto

Konto edycyjne

Konto edycyjne

5.su

ma

kont

roln

a

8. a

kcep

tacj

a pa

czki

2. założenie kont

7. w

prow

adze

nie

do s

yste

mu

6. paczka archiwalna (na nośniku)

6. paczka archiwalna

(teletransmisja)

Walidator• Aby sprawdzić czy system informatyczny

„potrafi” wyprodukować prawidłową technicznie paczkę archiwalną można zajrzeć na stronę https://ade.ap.gov.pl/ndap-walidator/download.do gdzie udostępniono zestaw walidatorów umożliwiających sprawdzenie metadanych opisujących pojedynczy dokument, spis zdawczo-odbiorczey, a także całej paczki archiwalnej przeznaczonej do przekazania do archiwum państwowego.

redundancja danych w paczce archiwalnej czy może być dobra?

• Powielenie metadanych dla każdego dokumentu elektronicznego (zamiast identyfikatora – nazwa i adres) to nie jest dla systemu informatycznego problem techniczny ale za to:– dane „archiwalne” będą niezależne od ewentualnych zmian w rejestrach

referencyjnych– ewentualne dane w systemach informatycznych nie będą stale zależne

od jednego rejestru referencyjnego (będzie możliwość weryfikacji informacji za pomocą różnych źródeł)

• Czy przekazywać więcej informacji na temat twórców dokumentów i i ich miejscu w strukturze organizacyjnej instytucji publicznych to jak się wydaje będzie (już niedługo) problem …polityczny a nie techniczny.

Metadane redundantne w EXIF (i komu to przeszkadza?)

EXIF (wykorzystanie w Windows)

standard EXIF w tym przypadku daje mi bez żadnego wysiłku wiedzę kiedy były robione moje zdjęcia - wiadomo

kiedy byłem na grzybach

EXIF (wykorzystanie w Windows)

problem praktyczny – dostęp• Jednym z niezbędnych elementów struktury dokumentu

elektronicznego jest „dostęp” czyli „określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie można udostępnić dokument”

• W proponowanych „objaśnieniach” minimalne wymagania dla tego elementu to: – dostępność – określenie, czy dokument lub metadane są dostępne

(wymagane)– uwagi – dodatkowe objaśnienia komu i na jakiej podstawie można

udostępnić dokument, lub określenie przyczyny nieudostęniania (opcjonalne)

– data – data do której dokument lub grupa dokumentów są niedostępne (od kiedy są dostępne) w przypadku ograniczeń w dostępie (opcjonalne)

Bez ustalenia tego w sposób jednoznaczny nie ma mowy o automatycznym udostępnianiu

problem praktyczny – dostęp (2) • Dla pewnych grupy dokumentów z założenia można

stwierdzić ze są niedostępne publicznie (np. występują w nich dane osobowe) a dla innych z całą pewnością że są dostępne (te co trafiły do BIP)

• Określenie dostępu do części dokumentów będzie jednak możliwe wyłącznie po zapoznaniu się z ich treścią przez człowieka – zrobienie tego na etapie przetwarzania dokumentu w urzędzie przez kompetentnego urzędnika jest wykonalne – po przekazaniu do archiwum raczej nie ma na to szans

• A to oznacza dodatkowy obowiązek, który powinien wymuszać system EZD podczas załatwiania spraw

jeszcze raz socjologia: problemy z dyfuzją innowacji?

• można zadać sobie pytanie po co zbudowano prototyp systemu i cały czas utrzymuje się go w gotowości do przyjęcia danych, a jeszcze nikt danych (mimo nieoficjalnych zapowiedzi) nie przekazał?– informatyzacja w Polsce (a w efekcie „produkcja” dokumentu

elektronicznego) realizuje się w praktyce bardzo… ostrożnie, mało kto korzysta z udostępnionych już usług, mimo, że ich przygotowanie i udostępnienie nie było tanie (wcześniej wydawało się, że skoro nie ma usług, to nie ma zapotrzebowania)

• To że zacznie w administracji powstawać dokumentacja elektroniczna zamiast papierowej (bez względu na proces oddawania do użytku usług dedykowanych) było w ważnych założeniach strategicznych

• Np. „Strategia rozwoju społeczeństwa informacyjnego w Polsce do roku 2013. MSWiA. 2008”, tamże s.24: Administracja ograniczająca papierowy obieg dokumentów, a w procesach wewnętrznych stosująca informację wyłącznie w postaci elektronicznej

dlaczego właśnie prototyp– dlatego właśnie opowiadałem tu Państwu tylko o

prototypie ADE– dziś (w 2013) można powiedzieć, że słusznie zbudowano

w 2006-2007 „tylko” prototyp.– pojawia się mnóstwo wyspecjalizownaych systemów

dedykowanych, z których dane także trzeba będzie przechować.

No więc czy w ogóle „zrobimy” tę informatyzację?

• Z całą pewnością nie zaczniemy jeśli nie będzie wolno zgodnie z prawem … całkowicie zastąpić papieru w obiegu dokumentów czyli po prostu zabrać go z biurek (wszystkich biurek – także prezydentów, prezesów, ministrów, dyrektorów itd.)

• Nie chodzi o to by był prawny nakaz – chodzi o to aby był wybór dla tych którzy sprostają wymaganiom (nie tylko technologicznym, ale także pokonają bariery społeczne u siebie w instytucji

Planujemy to (już nie prototyp tylko system docelowy)

• Zgłoszony do MAiC w grudniu 2012, na potrzeby opracowania Programu Zintegrowanej Informatyzacji Państwa 2.0+, wstępny opis projektu do nowej perspektywy finansowej (2014-2020)– Nazwa projektu: ARCHIWUM DOKUMENTÓW ELEKTRONICZNYCH -

gromadzenie, zabezpieczanie i udostępnianie w długim czasie materiałów archiwalnych, wytworzonych w postaci elektronicznej

– Cel główny projektu: Zapewnienie środowiska do przejmowania dokumentacji elektronicznej odzwierciedlającej działalność e-państwa, w tym z systemów EZD, wieczystego jej przechowywania zapewniającego autentyczność integralność, niezaprzeczalność i bezpieczeństwo dokumentacji oraz dostęp do otwartych zasobów przy zachowaniu ochrony danych, które powinny być chronione.

• Oczywiście można także nie iść w takie rozwiązanie zakładając model polegający na tym, że dokumentacji elektronicznej się nigdzie nie przekazuje i że jakoś to będzie

Dlaczego trzeba być gotowym• „Produkcja” dokumentacji elektronicznej ma już miejsce.

Jak dotąd nikt nie wpadł na pomysł, że jeżeli materiały archiwalne są w postaci elektronicznej to w ogóle nie powinny być przekazywane do archiwów państwowych…

• Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, szukaj na: http://legislacja.rcl.gov.pl/lista/1/projekt/57183 / wskazuje na determinację rządu w kierunku przyśpieszenia cyfryzacji

• Jeżeli tym razem się uda to będzie to koniec (początek końca) teczki aktowej.

Opracował

Kazimierz SchmidtNaczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Departament Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego