Przechowywanie Pism

Prowadzenie archiwum polega na:

• Celowym przechowywaniu akt• Przechowywaniu akt w sposób

umożliwiający ich szybkie i łatwe odnalezienie oraz ponowne odłożenie na miejsce przechowywania.

Archiwum pełni rolę:

• Źródła informacji• Źródła materiałów dokumentacyjnych• Źródła materiałów dowodowych• Przechowywania akt, narzuconych przez

prawo.

Przechowywanie akt bieżących

Akta spraw bieżących mogą być przechowywane w:• Archiwum osobistym-przechowuje się akta

wszystkich spraw bieżących• Archiwum wydziałowym-zakłada się w celu

ułatwienia dostępu do akt• Archiwum centralnym-tworzy się w dużych

przedsiębiorstwach o dużej liczbie wydziałów• Archiwum akt tajnych-przechowywane są akta

zawierająca tajne czy poufne informacje

• Struktury organizacyjnej-akta gromadzone są zgodnie ze strukturą organizacyjną przedsiębiorstwa

• Rodzajów działań przedsiębiorstwa-akta przechowywane są według działań wykonywanych przez przedsiębiorstwo np. produkcja, sprzedaż, reklama

• Nazwisk i nazw-akta segreguje się według akt poszczególnych klientów

• Struktury organizacyjnej-akta gromadzone są zgodnie ze strukturą organizacyjną przedsiębiorstwa

• Rodzajów działań przedsiębiorstwa-akta przechowywane są według działań wykonywanych przez przedsiębiorstwo np. produkcja, sprzedaż, reklama

• Nazwisk i nazw-akta segreguje się według akt poszczególnych klientów

• Grup zawodowych-możemy przechowywać korespondencję przedsiębiorstwa

• Podziału geograficznego-możemy wykorzystywać numer kodu pocztowego który służy jako oznakowanie informacji danego terenu

• Dat-akta układamy zgodnie z porządkiem chronologicznym czyli według dat którymi zostały opatrzone

• Numerów-pismom lub aktom nadaje się określony numer

Sposoby przechowywania akt:

• Układ pionowy-akta przechowywane są w szufladach. Dostęp do nich jest wyłącznie z góry, bo zawieszone są jedne za drugimi

• Układ boczny-akta zawieszone są lub umieszczone na półkach w pozycji pionowej jedne obok drugich

• Układ poziomy-akta układane są jedne na drugich. Układ ten jest niewygodny do przechowywania dużej ilości

Wykonała: Karolina Petrus