Wzór formularza zatwierdził: Pełnomocnik ds. SZJ Wydanie 1 z dnia 31.08.2012 str: 1/5

Protokół z przeglądu zarządzania nr 1/2012 Przegląd zarządzania odbył się dnia 17.12.2012 w przeglądzie uczestniczyli: 1. Michał Jędrys – Starosta Skarżyski 2. Stanisław Dymarczyk – Członek Zarządu Powiatu 3. Małgorzata Łakomiec – Sekretarz Powiatu 4. Anna Dąbek – Pełnomocnik ds. SZJ 5. Joanna Wroniewska – Zastępca Pełnomocnika ds. SZJ Dane wejściowe: 1. Wyniki auditów. (wewnętrzne, certyfikacyjne i kontrole)

Zgodnie z harmonogramem auditów z dnia 14.11.2012 wykonano 26 raportów z audytów. Raport nr 1.1 - stwierdzono 0 niezgodności i 1 potencjał. Raport nr 1.2 - stwierdzono 0 niezgodności i 0 potencjałów Raport nr 2.1 - stwierdzono 0 niezgodności i 3 potencjały Raport nr 2.2 - stwierdzono 0 niezgodności i 1 potencjał Raport nr 2.3 - stwierdzono 0 niezgodności i 1 potencjał Raport nr 2.4 - stwierdzono 0 niezgodności i 2 potencjały Raport nr 3.1 - stwierdzono 0 niezgodności i 3 potencjały Raport nr 3.2 - stwierdzono 1 niezgodność i 0 potencjałów Raport nr 3.3 - stwierdzono 0 niezgodności i 3 potencjały Raport nr 3.4 - stwierdzono 0 niezgodności i 1 potencjał Raport nr 3.5 - stwierdzono 0 niezgodności i 2 potencjały Raport nr 3.6 - stwierdzono 0 niezgodności i 0 potencjałów Raport nr 3.7 - stwierdzono 0 niezgodności i 0 potencjałów Raport nr 4.1 - stwierdzono 0 niezgodności i 0 potencjałów Raport nr 4.2 - stwierdzono 0 niezgodności i 3 potencjały Raport nr 5.1 - stwierdzono 0 niezgodności i 4 potencjały Raport nr 5.2 - stwierdzono 0 niezgodności i 5 potencjałów Raport nr 5.3 - stwierdzono 0 niezgodności i 3 potencjały Raport nr 5.4 - stwierdzono 0 niezgodności i 3 potencjały Raport nr 5.5 - stwierdzono 0 niezgodności i 2 potencjały Raport nr 5.6 - stwierdzono 0 niezgodności i 1 potencjał Raport nr 5.7 - stwierdzono 0 niezgodności i 2 potencjały Raport nr 5.8 - stwierdzono 0 niezgodności i 3 potencjały Raport nr 5.9 - stwierdzono 0 niezgodności i 0 potencjałów Raport nr 5.10 - stwierdzono 0 niezgodności i 1 potencjał Raport nr 6 - stwierdzono 0 niezgodności i 0 potencjałów Od dnia startu SZJ tj 31.08.2012 stwierdzono 5 kontroli, informacje o kontrolach znajdują się w Książce Kontroli Zewnętrznej.

Wzór formularza zatwierdził: Pełnomocnik ds. SZJ Wydanie 1 z dnia 31.08.2012 str: 2/5

2. Informacje zwrotne od klientów. Dane wynikające z badania satysfakcji Klienta zostały opisane w raporcie z dnia 20.10.2012 Założenia: działania korygujące/zapobiegawcze podejmuje się gdy pojawi się ocena 1 lub 2 (skala 1-5) minimum 3 razy dotycząca tego samego zagadnienia lub średnia w będzie niższa niż 3.75. Poziom zadowolenia wyznaczono na minimum 4,3 dla pytania 5 i 6.

Wyniki dla pkt. 5: Ogólna ocena standardu obsługi klienta – 4,58 Jakość informacji ułatwiającej dotarcie do odpowiedniego urzędnika – 4,34 Dostęp do druków wniosków i formularzy – 4,41 Czas oczekiwania na obsłużenie – 4,27 Terminowość zamykania spraw – 4,36 Wyniki dla pkt. 6: Kompetencje - znajomość przepisów i procedur – 4,73 Komunikatywność – jasne i wyczerpujące przekazywanie informacji – 4,54 Zaangażowanie w załatwianie sprawy – 4,61 Kultura i uprzejmość urzędnika – 4,66 Szybkość obsługi na stanowisku – 4,56 Od dnia startu SZJ tj 31.08.2012 wpłynęła jedna uzasadniona skarga na Wydział Komunikacji i Transportu, mająca charakter incydentalny. 3. Funkcjonowanie procesów i zgodności wyrobów. Wyniki pomiarów procesów i analiza wyrobów niezgodnych.

Miary procesów opisane są w dokumencie „Wykaz najważniejszych celów do realizacji w roku 2012 wyznaczonych przez poszczególne komórki organizacyjne Starostwa Powiatowego w Skarżysku-Kamiennej”. Pomiar nastąpi po końcu roku 2012. Od dnia startu SZJ tj. 31.08.2012 wpłynęło 12 odwołań od decyzji, 8 z nich jest bezzasadnych, a 4 są w rozstrzygnięciu. Od dnia startu SZJ tj. 31.08.2012 nie stwierdzono wyrobów niezgodnych. 4. Status działań korygujących i zapobiegawczych. Wystawiono 1 kartę działań korygujących dotyczącą doprowadzenia do zgodności z przepisami prawa, termin zakończenia 30.06.2012. 5. Przegląd polityki i celów jakości. Polityka jakości i cele jakości pozostają aktualne i adekwatne. 6. Działania podjęte w następstwie wcześniejszych przeglądów zarządzania. Jest to pierwszy przegląd zarządzania.

Wzór formularza zatwierdził: Pełnomocnik ds. SZJ Wydanie 1 z dnia 31.08.2012 str: 3/5

7. Wszelkie zmiany w organizacji, które mogą wpływać na SZJ. Zmian nie stwierdzono. 8. Zalecenia dotyczące doskonalenia.

1. Zmiana regulaminu organizacyjnego w celu usystematyzowania kompetencji poszczególnych wydziałów oraz właściwego podziału obowiązków.

2. Opracowanie koncepcji poprawy komunikacji wewnętrznej w Starostwie. 3. Usprawnienie systemu obiegu dokumentów między poszczególnymi wydziałami. 4. Dalsze podnoszenia kompetencji pracowników urzędu poprzez systematyczne

szkolenia. 5. Umożliwienie załatwiania większej ilości spraw dla mieszkańców przez telefon

i Internet. 6. Opracowanie koncepcji remontu Sali Herbowej .

Opracowały: 1. Małgorzata Łakomiec – Sekretarz Powiatu 2. Anna Dąbek – Pełnomocnik ds. SZJ 3. Joanna Wroniewska – Zastępca Pełnomocnika ds. SZJ Dnia 17.12.2012

Wzór formularza zatwierdził: Pełnomocnik ds. SZJ Wydanie 1 z dnia 31.08.2012 str: 4/5

Dane wyjściowe: 1. Doskonalenie skuteczności SZJ i jego procesów.

1. Dziękuję Paniom Małgorzacie Łakomiec, Annie Dąbek, Joanna Wroniewskiej za wdrożenie, udokumentowanie i utrzymywanie SZJ wg ISO 9001 oraz proszę je o ciągłe doskonalenie tego systemu. 2. Proszę komórki organizacyjne w których były przeprowadzane kontrole od dnia startu SZJ tj. 31.08.2012 o wystawienie kart działań korygujących gdy kontrole wykazały istotne zalecenia, nakazy.

3. Proszę p. Małgorzatę Łakomiec o dopilnowanie rozliczenia przez Wydziały najważniejszych celów do realizacji w roku 2012, przedstawienie raportu zawierającego m. in. stan niezrealizowanych celów, jak też dopilnowanie wyznaczenia nowych celów. Termin – 31.01.2013. 4. Proszę p. Annę Dąbek o wykonanie w czerwcu 2013 auditu pozaplanowego obejmującego stan realizacji potencjałów z auditów i kart działań korygujących. 5. Proszę p. Małgorzatę Łakomiec o zmianę regulaminu organizacyjnego w celu usystematyzowania kompetencji poszczególnych wydziałów. Termin 31.03.2013. 6.Proszę p. Mariusza Bodo o opracowanie koncepcji poprawy komunikacji wewnętrznej w Starostwie. Termin 31.03.2013. 7. Proszę p. Małgorzatę Łakomiec o zaplanowanie w roku 2013 szkoleń podnoszących poszczególne kompetencje pracowników urzędu – zwłaszcza niedawno zatrudnionych. Termin do 31.01.2013 r.

2. Doskonalenie wyrobu w powiązaniu z wymaganiami klienta

1. Proszę Wydział Organizacyjno-Administracyjny o opracowanie działania korygującego zmierzającego do poprawy jakości informacji ułatwiającej dotarcie do odpowiedniego urzędnika (wyniki ankiety badania zadowolenia Klienta). Termin 28.02.2013.

2. Proszę zespół ds. SZJ o monitorowanie tendencji czasu oczekiwania na obsłużenie (wynik poniżej 4,3, ale powyżej 3,75) i przedstawienie wniosków do 31.03.2013.

3. Proszę zespół ds. SZJ o opracowanie i wykonanie ankiety badającej komunikatywność – jasne i wyczerpujące przekazywanie informacji dla Wydziałów KT i GG.

4. Proszę Zespół Informatyczny o rozpowszechnianie wśród mieszkańców informacji o możliwości załatwiania spraw urzędowych poprzez platformę e- PUAP.

5. Proszę Wydział komunikacji i Transportu o zwiększenie możliwości obsługi klientów korzystających z usług wydziału, po wcześniejszym uzgodnieniu telefonicznym w celu wyeliminowania kolejek oczekujących.

Wzór formularza zatwierdził: Pełnomocnik ds. SZJ Wydanie 1 z dnia 31.08.2012 str: 5/5

3. Potrzebne zasoby

1. Proszę p. Mariusza Bodo o opracowanie wstępnej koncepcji i kosztorysu przeprowadzenia remontu Sali Herbowej. Termin do końca 31.03.2013.

Podpisy najwyższego kierownictwa, 18.12.2012