Projekt: Przeprowadzenie analizy, wykonanie koncepcji systemu · Projekt: Przeprowadzenie analizy,...

Projekt: Przeprowadzenie analizy, wykonanie koncepcji systemu ERP dla Miasta Katowice

Koncepcja wdrożenia systemu ERP w Urzędzie Miasta Katowice i jednostkach organizacyjnych Miasta Katowice Wersja: 5.0 Autor: Red Ocean Data: 26.10.2015

Aneks - Koncepcja wdrożenia systemu ERP w Urzędzie Miasta Katowice i jednostkach organizacyjnych Miasta Katowice

Spis treści

2 / 259

SPIS TREŚCI

Spis treści .............................................................................................................. 2

Spis ilustracji ......................................................................................................... 6

Spis tabel ............................................................................................................... 8

1. Streszczenie dla Kierownictwa ..................................................................... 11

1.1. Rola Systemu w organizacji .......................................................................................... 11 1.2. Zakres wsparcia realizowanych zadań.......................................................................... 11 1.3. Zarządzanie Obiegiem Dokumentów Architektura logiczna Systemu ......................... 12 1.4. Koncepcja techniczna Systemu .................................................................................... 12 1.5. Koncepcja wdrożenia Systemu ..................................................................................... 15 1.6. Harmonogram wdrożenia Systemu .............................................................................. 16 1.7. Korzyści z wdrożenia Systemu ...................................................................................... 17 1.8. Wyliczone korzyści finansowe z wdrożenia Systemu ................................................... 18 1.9. Koszty wdrożenia Systemu ........................................................................................... 18 1.10. Koszty utrzymania Systemu ..................................................................................... 19

2. Wprowadzenie .............................................................................................. 21

2.1. Kontekst ........................................................................................................................ 21 2.2. Cel i zakres dokumentu ................................................................................................ 21 2.3. Słownik ......................................................................................................................... 21

3. Inwentaryzacja stanu bieżącego zasobów IT .............................................. 24

3.1. Metoda przeprowadzenia inwentaryzacji zasobów IT ................................................. 24 3.1.1. Faza I – „Wstępne zbieranie danych inwentaryzacyjnych” .............................. 24 3.1.2. Faza II - „Weryfikacja jakości danych inwentaryzacyjnych” ............................. 25 3.1.3. Faza III - „Poprawa jakości danych inwentaryzacyjnych” ................................. 25 3.1.4. Faza IV - Zasadnicza inwentaryzacja – wizyty w jednostkach .......................... 25

3.2. Zakres inwentaryzowanych danych ............................................................................. 25 3.3. Wyniki inwentaryzacji ................................................................................................... 26 3.4. Synteza inwentaryzacji ................................................................................................. 27

3.4.1. Liczba komputerów i serwerów ........................................................................ 27 3.4.2. Systemy wspierające zarządzanie ..................................................................... 28 3.4.3. Zbiory danych ................................................................................................... 28 3.4.4. Aktualne koszty utrzymania IT .......................................................................... 29

4. Analiza wymagań biznesowych ................................................................... 31

4.1. Metoda analizy ............................................................................................................. 31 4.2. Wysokopoziomowa mapa procesów biznesowych ...................................................... 31 4.3. Rozpatrywane koncepcje podejścia usługowego w realizacji zadań wspólnych w

UMK i JO ....................................................................................................................... 34 4.4. Centrum Usług Wspólnych Urzędu Miasta Katowice ................................................... 35

4.4.1. Struktura Organizacyjna CUW .......................................................................... 40 4.4.2. Zasoby wykorzystywane przez CUW ................................................................ 42


Spis treści

3 / 259

4.4.3. Plan wdrożenia CUW ........................................................................................ 46 4.5. Procesy w obszarach biznesowych ............................................................................... 49

4.5.1. Sposób opisu procesów .................................................................................... 49 4.5.2. Opis procesów obszaru „Zarządzaniem Katalogiem Usług dla Obywatela ...... 51 4.5.3. Opis procesów obszaru „Budżet i Sprawozdawczość” ..................................... 53 4.5.4. Opis procesów obszaru „Finanse i Księgowość” .............................................. 64 4.5.5. Opis procesów obszaru „Zarządzanie Zasobami Ludzkimi i Obsługa Płac” ...... 71 4.5.6. Opis procesów obszaru „Podatki i Opłaty Lokalne” ......................................... 81 4.5.7. Opis procesów obszaru „Zarządzanie Infrastrukturą i Zasobami” ................... 89 4.5.8. Opis procesów obszaru „Zarządzanie Obiegiem Dokumentów”.................... 100

4.6. Architektura Systemu ................................................................................................. 105 4.6.1. Architektura logiczna ...................................................................................... 105 4.6.2. Mapowanie modułów systemu na procesy .................................................... 107 4.6.3. Zakres wdrożenia Systemu w UM Katowice ................................................... 109 4.6.4. Moduły Systemu ERP rekomendowane do wdrożenia w jednostkach

organizacyjnych .............................................................................................. 109 4.6.4.1. Podział grup jednostek ................................................................................... 109 4.6.4.2. Potrzeby informacyjne (jednostki miejskie) ................................................... 111 4.6.4.3. Potrzeby informacyjne (jednostki oświatowe, kulturalne, pomocy

społecznej i pozostałe).................................................................................... 112 4.6.4.4. Podział użytkowników w ujęciu systemowym ............................................... 113 4.6.4.5. Oszacowanie liczby licencji wraz z lista wymaganych uprawnień .................. 114 4.6.4.6. Liczba kluczowych użytkowników Systemu .................................................... 115 4.6.1. Moduły Systemu ERP dostępne z poziomu urządzeń mobilnych ................... 116

4.7. Specyfikacja wymagań funkcjonalnych ...................................................................... 116 4.7.1. Sposób opisu wymagań .................................................................................. 116 4.7.2. Opis wymagań ogólnych ................................................................................. 117 4.7.3. Opis wymagań obszaru „Zarządzanie Katalogiem Usług dla Obywateli” ....... 119 4.7.4. Opis wymagań obszaru „Budżet i Sprawozdawczość” ................................... 123 4.7.5. Opis wymagań obszaru „Finanse i Księgowość” ............................................. 127 4.7.6. Opis wymagań obszaru „Zarządzanie Zasobami Ludzkimi i Obsługa Płac” .... 139 4.7.7. Opis wymagań obszaru „Podatki i Opłaty Lokalne” ....................................... 148 4.7.8. Opis wymagań obszaru „Zarządzanie Infrastrukturą i Zasobami” ................. 154 4.7.9. Opis wymagań obszaru „Raportowanie i Analizy Zarządcze” ........................ 158 4.7.10. Opis wymagań obszaru „Zarządzanie Obiegiem Dokumentów” .................... 160

4.8. Specyfikacja wymagań niefunkcjonalnych ................................................................. 162 4.8.1. Wymagania organizacyjno-prawne ................................................................ 162 4.8.2. Wymagania techniczne ................................................................................... 165 4.8.3. Wymagania bezpieczeństwa i ochrony .......................................................... 167 4.8.4. Wymagania wydajnościowe ........................................................................... 168 4.8.5. Wymagania dostępności................................................................................. 169

4.9. Założenia w zakresie integracji danych ...................................................................... 174 4.9.1. Koncepcja współdzielenia i separacji danych jednostek w systemie ERP.

Koncepcja konsolidacji danych jednostek na poziomie UM Katowice (ujednolicone rejestry) ................................................................................... 174


Spis treści

4 / 259

4.9.2. Specyfikacja zbiorów danych używanych w istniejących systemach zarządzania, które muszą zostać przeniesione do systemu ERP .................... 175

4.9.3. Specyfikacja wymagań związanych z rozmiarem danych, które będą przechowywane w Systemie ERP ................................................................... 178

4.10. Koncepcja współpracy biznesowej systemu ERP z istniejącymi systemami informatycznymi w UM Katowice .............................................................................. 178

4.11. Kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) .................................................................... 179

5. Koncepcja rozwiązań technicznych ............................................................ 182

5.1. Wielowariantowa koncepcja sposobu udostępnienia usług systemu ERP ................ 185 5.1.1. Wariant 1 - wykorzystanie Centrum Przetwarzania Danych UM Katowice ... 186 5.1.2. Wariant 2a. Wykorzystanie zewnętrznego, komercyjnego Centrum

Przetwarzania Danych w modelu IaaS ............................................................ 187 5.1.3. Wariant 2b. Wykorzystanie Regionalnego Centrum Przetwarzania

Danych Samorządowych (projekt Województwa Śląskiego/ŚCSI) i/lub Chmury obliczeniowej Administracji Publicznej (projekt MAC/CPI). ............. 188

5.1.4. Wariant 3. Wykorzystanie zewnętrznego, komercyjnego Centrum Przetwarzania Danych w modelu SaaS ........................................................... 188

5.2. Podsumowanie i rekomendacja ..................................................................... 189 5.3. Docelowy stan zasobów IT UMK i JO .......................................................................... 189 5.4. Techniczna koncepcja integracji oraz migracji danych z istniejących systemów

informatycznych do systemu ERP .............................................................................. 195 5.4.1. Techniczna koncepcja integracji ..................................................................... 195 5.4.2. Techniczna koncepcja migracji ....................................................................... 198

6. Koncepcja wdrożenia Systemu .................................................................. 204

6.1. Organizacja zespołu projektowego i zarządzanie projektem ..................................... 204 6.2. Harmonogram wdrożenia .......................................................................................... 206 6.3. Zaprojektowanie i wdrożenie Systemu ...................................................................... 212 6.4. Wytyczne dotyczące sposobu roll-out’u Systemu ...................................................... 214 6.5. Propozycja wyboru jednostek do wdrożenia pilotażowego ...................................... 214 6.6. Testy Systemu ............................................................................................................. 215 6.7. Migracja danych ......................................................................................................... 217 6.8. Szkolenia ..................................................................................................................... 218

7. Oszacowanie kosztów wdrożenia i utrzymania systemu ERP .................. 221

7.1. Zastrzeżenia szacowania ............................................................................................ 221 7.2. Estymacja kosztów wykonania (dostosowania) Systemu .......................................... 221

7.2.1. Szacowanie kosztów analizy ........................................................................... 221 7.2.2. Podział kosztów dostarczenia oprogramowania ............................................ 227

7.3. Estymacja rynkowych kosztów zakupu licencji .......................................................... 229 7.4. Szkolenia ..................................................................................................................... 231 7.5. Zakup sprzętu ............................................................................................................. 233 7.6. Koszty utrzymania ...................................................................................................... 235

7.6.1. Utrzymanie i rozwój oprogramowania ........................................................... 235 7.6.2. Wewnętrzne koszty utrzymania ..................................................................... 236 7.6.3. Utrzymanie infrastruktury sprzętowej – wariant CPD UM Katowice ............. 236


Spis treści

5 / 259

7.6.4. Utrzymanie infrastruktury sprzętowej – wariant wykorzystania zewnętrznych CPD .......................................................................................... 237

7.7. Podsumowanie szacowania kosztów ......................................................................... 238 7.7.1. Koszty realizacji ............................................................................................... 238 7.7.2. Koszty dodatkowe........................................................................................... 242 7.7.3. Koszty utrzymania ........................................................................................... 243 7.7.4. Koszty realizacji i utrzymania – pilotaż ........................................................... 244 7.7.5. Koszty realizacji i utrzymania – na jednostkę ................................................. 245

8. Korzyści wynikające z wdrożenia systemu ERP ......................................... 247

8.1. Rola Systemu w organizacji ........................................................................................ 247 8.2. Korzyści pozafinansowe wynikające z wdrożenia Systemu ERP ................................ 247 8.3. Korzyści finansowe wynikające z wdrożenia Systemu ERP ........................................ 249

8.3.1. Korzyści społeczne z wdrożenia Systemu ERP ................................................ 249 8.4. Analiza wariantowa osiągnięcia stanu docelowego ................................................... 251

8.4.1. Założenia dla wariantów ................................................................................. 251 8.4.2. Oszacowanie korzyści finansowych ................................................................ 253


Spis ilustracji

6 / 259

SPIS ILUSTRACJI

Rysunek 1: Architektura logiczna Systemu .............................................................................. 13 Rysunek 2: Architektura fizyczna Systemu ............................................................................... 15 Rysunek 3: Liczba jednostek deklarujących posiadanie serwerów .......................................... 28 Rysunek 4: Liczba jednostek deklarujących posiadanie systemu informatycznego

wspierającego zarządzanie ................................................................................................ 29 Rysunek 5: Liczba zbiorów danych ........................................................................................... 30 Rysunek 6: Wysokopoziomowa mapa procesów biznesowych ............................................... 34 Rysunek 7: Propozycja struktury organizacyjnej CUW............................................................. 42 Rysunek 8: Usługi świadczone przez CUW na rzecz JO ............................................................ 43 Rysunek 9: Propozycja przykładowej struktury organizacyjnej projektu wdrożeniowego...... 48 Rysunek 10: Diagram procesu „Zarządzanie katalogiem usług dla obywateli” ....................... 53 Rysunek 11: Diagram procesu „Planowanie Wieloletniej Prognozy Finansowej miasta” ....... 56 Rysunek 12: Diagram procesu „Planowanie budżetu na dany rok”......................................... 58


Spis ilustracji

7 / 259

Rysunek 13. Diagram procesu „Dokonywanie zmian budżetu, w budżecie na dany rok oraz w Wieloletnim Planie Finansowym„.................................................................... 61

Rysunek 14: Diagram procesu „Monitorowanie wykonania i sprawozdawczość budżetowa” ....................................................................................................................... 64

Rysunek 15: Diagram procesu „Księgowość dochodów/przychodów i wydatków/kosztów” .......................................................................................................... 69

Rysunek 16: Diagram procesu „Sprawozdawczość finansowa” ............................................... 72 Rysunek 17: Diagram procesu „Rekrutacja pracowników”...................................................... 74 Rysunek 18: Diagram procesu „Zatrudnianie pracowników” .................................................. 76 Rysunek 19: Diagram procesu „Ewidencja i aktualizacja danych kadrowych i

sporządzanie list płac” ....................................................................................................... 79 Rysunek 20: Diagram procesu „Ocena okresowa pracowników” ............................................ 80 Rysunek 21: Diagram procesu „Szkolenie pracowników” ........................................................ 82 Rysunek 22: Diagram procesu „Ustalanie wymiaru podatków i opłat” ................................... 85 Rysunek 23: Diagram procesu „Pobór podatków i opłat” ....................................................... 87 Rysunek 24: Diagram procesu „Windykacji i egzekucji” ........................................................ 90 Rysunek 25: Diagram procesu „Planowanie rozwoju miasta” ................................................. 93

Business Process Realizacja budżetu (w tym dokonywanie zmian aktualnego budżetu rocznego i Wieloletniej Prognozy Finansowej Miasta)

Start

Przygotowanieprocedury

dokonywania zmian

Opracowaniepropozycji zmian

Czy przyjętozmianę?

Czy podjęto uchwałę?

Realizcja uchwały

Koniec

Opracowanie projektuuchwały

Realizacja budżetu Zgłoszenie zmian w planiefinansowym jednostki

Zgłoszenie zmian wymagającejaktualizacji budżetu


Czy kierownikjednostki

zaakceptowałzmiany?

Decyzja kierownikajednostki o zmianie planu

Nie

Tak

Nie

Tak

Nie

Tak


Spis ilustracji

8 / 259

Rysunek 26: Diagram procesu „Zarządzanie inwestycjami i Zamówieniami Publicznymi” ..... 96 Rysunek 27: Diagram procesu „Gospodarowanie mieniem” ................................................... 99 Rysunek 28: Diagram procesu „Zarządzanie Gospodarką Magazynową” ............................. 100 Rysunek 29: Diagram procesu „Definiowanie i optymalizacja procesów przebiegów

spraw i dokumentów” ..................................................................................................... 102 Rysunek 30: Diagram procesu „Sterowanie przebiegiem spraw i dokumentów” ................. 105 Rysunek 31: Architektura logiczna Systemu .......................................................................... 107 Rysunek 32: Zakres wdrożenia modułów w jednostkach oświatowych, kulturalnych,

pomocy społecznej i pozostałych (kolor zielony) ............................................................ 113 Rysunek 33: Diagram kluczowych użytkowników .................................................................. 114 Rysunek 34: Koncepcja współdzielenia i separacji danych .................................................... 175 Rysunek 35: Warstwy systemu ERP ....................................................................................... 183 Rysunek 36: przewidywana architektura fizyczna systemu ERP ............................................ 184 Rysunek 37: Propozycja struktury projektowej ..................................................................... 205 Rysunek 38: Szacunkowa wartość usług utrzymania w okresie do 2 lat od wdrożenia

Systemu – błąd szacowania ............................................................................................. 245

Koncepcja wdrożenia systemu ERP w Urzędzie Miasta Katowice i jednostkach organizacyjnych Miasta Katowice

Spis tabel

9 / 259

SPIS TABEL

Tabela 1: Analiza SWOT rekomendowanego wariantu udostępniania usług systemu ERP .... 16 Tabela 2: Ogólny harmonogram wdrożenia systemu ERP ....................................................... 18 Tabela 3: Szacunkowe koszty dostarczenia systemu ERP ........................................................ 20 Tabela 4: Zestawienie kosztów utrzymania Systemu............................................................... 21 Tabela 5: Szacowanie obecnych kosztów utrzymania systemów klasy "ERP" ........................ 31 Tabela 6: Wzorzec opisu procesu ............................................................................................ 51 Tabela 7: Proces „Zarządzanie Katalogiem Usług dla Obywatela” .......................................... 53 Tabela 8: Proces „Planowanie Wieloletniej Prognozy Finansowej Miasta” ............................ 55 Tabela 9: Proces "Planowanie budżetu na dany rok" .............................................................. 58 Tabela 10. Proces „Dokonywanie zmian budżetu, w budżecie na dany rok oraz w

Wieloletnim Planie Finansowym” ..................................................................................... 60 Tabela 11: Proces „Monitorowanie wykonania i sprawozdawczość budżetowa” ................... 63 Tabela 12: „Księgowość dochodów/przychodów i wydatków/kosztów” ................................ 68 Tabela 13: „Sprawozdawczość finansowa” .............................................................................. 72 Tabela 14: Proces „Rekrutacja pracowników” ......................................................................... 73 Tabela 15: Proces „Zatrudnianie pracowników" ...................................................................... 76 Tabela 16: Proces „Ewidencja i aktualizacja danych kadrowych i sporządzanie list płac” ...... 78 Tabela 17: Proces „Ocena okresowa pracowników" ............................................................... 80 Tabela 18: Proces „Szkolenie pracowników" ........................................................................... 81 Tabela 19: Proces „Ustalanie wymiaru podatków i opłat” ...................................................... 84 Tabela 20: Proces „Pobór podatków i opłat” ........................................................................... 87 Tabela 21: Proces „Windykacja i egzekucja” ............................................................................ 90 Tabela 22: Proces „Planowanie rozwoju miasta” .................................................................... 92 Tabela 23: Proces „Zarządzanie inwestycjami i Zamówieniami Publicznymi” ......................... 95 Tabela 24: Proces „Gospodarowanie mieniem" ...................................................................... 98 Tabela 25: Proces „Zarządzanie Gospodarką Magazynową” ................................................. 100 Tabela 26: Proces „Definiowanie i optymalizacja procesów przebiegów spraw i

dokumentów” .................................................................................................................. 102 Tabela 27: Proces „Przebieg spraw i dokumentów” .............................................................. 104 Tabela 28: Mapowanie modułów systemu na procesy ......................................................... 110 Tabela 29: Liczba jednostek w grupach.................................................................................. 112 Tabela 30. Liczba i rodzaj licencji - Urząd Miasta Katowice ................................................... 115 Tabela 31. Liczba i rodzaj licencji – podsumowanie ............................................................... 116 Tabela 32: Liczba użytkowników w ujęciu systemu ............................................................... 117 Tabela 33: Definicja informacji w tabelach wymagań ........................................................... 120 Tabela 34: Opis wymagań obszaru „Zarządzanie Katalogiem Usług dla Obywateli” ............. 123 Tabela 35: Opis wymagań obszaru „Budżet i Sprawozdawczość” ......................................... 127 Tabela 36: Opis wymagań obszaru „Finanse i Księgowość” .................................................. 139 Tabela 37: Opis wymagań obszaru „Zarządzanie zasobami ludzkimi i obsługa płac” ........... 149 Tabela 38: Opis wymagań obszaru „Podatki i Opłaty Lokalne” ............................................. 154 Tabela 39: Opis wymagań obszaru „Zarządzanie Infrastrukturą i Zasobami” ....................... 159 Tabela 40: Opis wymagań obszaru „Raportowanie i Analizy Zarządcze” .............................. 160 Tabela 41: Opis wymagań obszaru „Zarządzanie Obiegiem Dokumentów” .......................... 163


Spis tabel

10 / 259

Tabela 42: Wymagania organizacyjno-prawne ...................................................................... 166 Tabela 43: Wymagania techniczne......................................................................................... 167 Tabela 44: Wymagania bezpieczeństwa i ochrony ................................................................ 169 Tabela 45: Wymagania wydajnościowe ................................................................................. 170 Tabela 46: Wymagania dostępności ...................................................................................... 175 Tabela 47: Charakterystyka danych współdzielonych i separowanych ................................. 176 Tabela 48: Integracja / zastąpienie istniejących systemów UMK .......................................... 179 Tabela 49: Wyliczenie wymiaru danych ................................................................................. 179 Tabela 50: Lista proponowanych wskaźników wydajności (KPI) ........................................... 182 Tabela 51. Analiza SWOT wykorzystania centrum przetwarzania danych UM Katowice ...... 187 Tabela 52. Analiza SWOT wykorzystania zewnętrznego, komercyjnego Centrum

Przetwarzania Danych ..................................................................................................... 189 Tabela 53. Analiza SWOT wykorzystania Regionalnego Centrum Przetwarzania Danych

Samorządowych i / lub Chmury obliczeniowej Administracji Publicznej ........................ 189 Tabela 54. Analiza SWOT wykorzystania zewnętrznego, komercyjnego Centrum

Przetwarzania Danych w modelu SaaS ............................................................................ 190 Tabela 55. Wymagania sprzętowe do szaf i serwerowni, długoterminowych warunków

wilgotnościowych i temperaturowych, specyfikacji energetycznej sprzętu, interfejsów fizycznych wewnętrznej serwerowni ........................................................... 193

Tabela 56. Dodatkowe wymagania techniczne ...................................................................... 196 Tabela 57. Wymagania dot. kolokacji – warianty IIa, IIb, III................................................... 196 Tabela 58. Przewidziany zakres informacyjny integrowanych danych .................................. 199 Tabela 59. Przewidziany zakres informacyjny migrowanych danych .................................... 201 Tabela 60. Ogólny harmonogram wdrożenia ......................................................................... 209 Tabela 61. Harmonogram wdrożeni ....................................................................................... 212 Tabela 62. Wytyczne roll-out’u dla Systemu .......................................................................... 215 Tabela 63. Pracochłonność przeprowadzenia analizy ............................................................ 225 Tabela 64. Czasochłonność analizy w zakresie migracji danych w podziale na

komponenty..................................................................................................................... 226 Tabela 65. Czasochłonność analizy w zakresie migracji danych ............................................ 226 Tabela 66. Stawki analityczne brutto ..................................................................................... 226 Tabela 67. Koszty brutto przeprowadzenia analizy w podziale na komponenty ................... 227 Tabela 68. Założenia podziału i przewidywanych kosztów usług .......................................... 228 Tabela 69. Koszty dostarczenia Systemu ERP ........................................................................ 229 Tabela 70. Koszty usług analizy i wdrożenia/zarządzania w podziale na lata ....................... 230 Tabela 71. Przewidywana liczba licencji ................................................................................. 231 Tabela 72. Koszty zakupu licencji w podziale na lata [zł] brutto ............................................ 232 Tabela 73. Przewidywana liczba użytkowników objętych szkoleniem organizowanym

przez dostawcę rozwiązania ............................................................................................ 232 Tabela 74. Koszt przeprowadzenia szkoleń [zł] brutto .......................................................... 233 Tabela 75. Koszt przeprowadzenia szkoleń w podziale na lata [zł] brutto ............................ 233 Tabela 76. Koszt zakupu elementów infrastruktury [zł] brutto ............................................. 234 Tabela 77. Koszt utrzymania/serwisu i rozwoju w podziale na lata [zł] brutto ..................... 236 Tabela 78. Wewnętrzne koszty brutto utrzymania ................................................................ 237 Tabela 79. Koszt utrzymania/serwisu nowej infrastruktury sprzętowej w podziale na

lata [zł] brutto .................................................................................................................. 237


Spis tabel

11 / 259

Tabela 80. Koszt utrzymania infrastruktury sprzętowej z wykorzystaniem zewnętrznych CPD (IaaS) w podziale na lata [zł] brutto ......................................................................... 238

Tabela 81. Koszt utrzymania infrastruktury sprzętowej z wykorzystaniem zewnętrznych CPD (SaaS) w podziale na lata [zł] brutto ........................................................................ 239

Tabela 82. Całkowity koszt realizacji [zł] brutto ..................................................................... 240 Tabela 83. Rozkład kosztów w zakresie dostarczenia Systemu w ujęciu rocznym [zł]

brutto ............................................................................................................................... 241 Tabela 84: Koszt w podziale na czas trwania projekt ............................................................ 242 Tabela 85. Łączny koszt utrzymania w ujęciu rocznym [zł] brutto ........................................ 244 Tabela 86. Rozkład kosztów w zakresie wdrożenie i utrzymania Systemu (w zakresie

pilotażu) w ujęciu rocznym [zł] brutto ............................................................................. 246 Tabela 87. Założenia ilościowe oraz oszacowania wartości dla korzyści „Zmniejszenie

kosztów pozyskania informacji przez mieszkańców i przedsiębiorców” ........................ 251 Tabela 88. Założenia ilościowe oraz oszacowania wartości dla korzyści „Zmniejszenie

efektywności (pracochłonności) świadczenia usług (wykonywania zadań)” .................. 252 Tabela 89. Wariant „0” – cechy wdrożenia ............................................................................ 253 Tabela 90. Wariant „1” – cechy wdrożeniaWariant „2” - zakłada wdrożeniei

utrzymanie jednolitego systemu (opisywana koncepcja) we wszystkich podmiotach biorących udział w projekcie. 253

Tabela 91. Wariant „2” – cechy wdrożenia ............................................................................ 254 Tabela 92. Zestawienie kosztów wytworzenia i utrzymania dla wariantu „2” ...................... 255 Tabela 93. Zestawienie kosztów wytworzenia i utrzymania dla wariantu „1” ...................... 257 Tabela 94. Różnica kosztów wariantów „1” i „2” ................................................................... 257


Streszczenie dla Kierownictwa

12 / 259

1. STRESZCZENIE DLA KIEROWNICTWA

Dokument przedstawia rekomendowaną koncepcjębudowy Centrum Usług Wspólnych oraz opis wdrożenia Systemu ERP w Urzędzie Miasta Katowice i jednostkach organizacyjnych Miasta Katowice.

Dokumentacja została opracowana w ramach Umowy, zawartej pomiędzy Urzędem Miasta Katowice oraz firmą 4pi sp. z o.o, oraz uzupełniona w ramach Umowy realizowanej przez firmę Red Ocean sp. z o.o. na rzecz Urzędu Miasta Katowice.

1.1. Rola Systemu w organizacji Wprowadzenie jednolitego i spójnego systemu dla UM Katowice oraz jednostek organizacyjnych miasta Katowice służy ujednoliceniu oraz znacznej automatyzacji procesów biznesowych. Jednocześnie jeden system spajający procesy pozwoli na ich znaczną optymalizację.

Wprowadzenie zintegrowanego systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie kluczowymi obszarami działania miasta umożliwi lepsze zarządzanie zasobami, kosztami, przychodami i wdrożenie profesjonalnego controlingu finansowego, a w pozostałych obszarach znacznie usprawni czynności związane z bieżącą obsługą mieszkańców, podnoszeniem poziomu jakości świadczonych usług, gromadzeniem informacji oraz jej rozpowszechnianiem.

System zapewni również bieżącą komunikację z otoczeniem zewnętrznym, co pozwoli na ciągłą synchronizację m.in. oczekiwań mieszkańców oraz spełnienie zobowiązań statutowych i prawnych.

1.2. Zakres wsparcia realizowanych zadań System będzie wspierał następujące procesy realizowane przez UM Katowice oraz jednostki organizacyjne Miasta.

1. Zarządzanie Katalogiem Usług dla Obywateli

2. Budżet i Sprawozdawczość

3. Finanse i Księgowość

4. Zarządzanie Zasobami Ludzkimi i Obsługa Płac

5. Podatki i Opłaty Lokalne

6. Zarządzanie Infrastrukturą i Zasobami

7. Raportowanie i Analizy Zarządcze



13 / 259

1.3. Zarządzanie Obiegiem Dokumentów Architektura logiczna Systemu Architektura logiczna, przedstawiona na poniższym rysunku, definiuje zakres realizacji Systemu, z wyszczególnieniem komponentów logicznych (ogólnych możliwości funkcjonalnych) i ich kluczowych powiązań wewnętrznych.

Rysunek 1: Architektura logiczna Systemu

1.4. Koncepcja techniczna Systemu Architektura techniczna Systemu będzie uwzględniać następujące podstawowe zasady: • W przypadku wykorzystania obecnych zasobów UMK, system zostanie

uruchomiony na fizycznych serwerach typu BLADE; • System ERP będzie administrowany centralnie przez uprawnionych

administratorów;

cmp Architektura Logiczna

System ERP

Portale

System ERP

Moduł Kadry i Płace

Moduł Budżet i Sprawozdawczość

Moduł Raporty i Analizy Zarządcze

Moduł Finanse i Księgowość

Moduł Infrastruktura i Zasoby

System Obiegu Dokumentów

System Zarządzania Treścią - CMS

Portal Pracownika

Portal Mieszkańca

Silnik personalizacj i

Katalog Usług (Formularze)

Moduł Podatki i Opłaty Lokalne

Moduł Windykacja i Egzekucja



14 / 259

• System ERP będzie działał w architekturze z centralną bazą danych, • Komunikacja w ramach systemu ERP odbywać się będzie z wykorzystaniem sieci

SilesiaNET; dostęp z sieci publicznej odbywać się będzie za pomocą protokołów szyfrowanych;

• Minimalna przepustowość sieci do Jednostek Organizacyjnych wynosi 40 Mb/s.; • Minimalna przepustowość sieci do Urzędu Miasta Katowice wynosić będzie 100

Mb/s.; • W przypadku wykorzystania obecnych zasobów UMK, system będzie uruchomiony

w środowisku zwirtualizowanym; • Przewidywane są trzy szczególne przypadki, kiedy obciążenie systemu będzie

wyższe: o okres wrzesień-październik, ze względu na przygotowywanie projektu

planu budżetu na kolejny rok, o okres grudzień-styczeń, ze względu na zamykanie roku; o okres styczeń-luty: ze względu na przygotowywanie decyzji

wymiarowych. • Dodatkowo, system będzie nierównomiernie obciążony dobowo:

o Praca: 7-16; o Niskie obciążenie: 16-7.

Poniższy rysunek podglądowy przedstawia przewidzianą architekturę fizyczną systemu:



15 / 259

Rysunek 2: Architektura fizyczna Systemu

Podstawowa koncepcja sposobu udostępniania usług systemu ERP polega na wykorzystaniu Centrum Przetwarzania danych UM Katowice, obecnie będącego w rozbudowie w ramach projektu KISMIA. W poniższej tabeli przestawiono wyniki analizy SWOT dla rekomendowanego wariantu.

Mocne strony Słabe strony

Wew

nętr

zne

• Zmniejszone uzależnienie od Wykonawcy. Zmniejszenie ryzyka wystąpienia zjawiska Vendor Lock-In.

• Zmniejszenie kosztów długoterminowych.

• Rozszerzenie wykwalifikowanej kadry w zakresie systemów IT. Osoby obsługujące system mogą być pomocne przy innych projektach/inicjatywach UM Katowice.

• Zwiększenie możliwości świadczenia własnych usług wsparcia.

• Wymagane jest zatrudnienie większej liczby pracowników do obsługi infrastruktury;

• Konieczność wprowadzenia dojrzałych mechanizmów zapewnienia ciągłości działania infrastruktury;

• Konieczność ciągłej modernizacji infrastruktury.

• Większe koszty krótkoterminowe.

Jednostki Organizacyjne Miasta Katowice

Serwer systemów dziedzinowych (Aplikacje, Internet)

Urząd Miasta Katowice

Internet Łącze do Internetu

Użytkownik wewnętrzny

macierzdyskowa

Serwery Zarządzania UMK (Aplikacje, Intranet, użytkownicy wewnętrzni)

Serwery systemu zarządzania wiedzą (Baza Danych)

bibliotekataśmowa

Serwery Bazy Danych (BD)

Serwery zapasowe

Użytkownik zewnętrzny(HTTP, HTTPS, VPN)

Switch - serwery dostępne z zewnątrz

Firewallzewnętrzny

Switch - serwery dostępne z wewnątrz

Firewallwewnętrzny

Firewallwewnętrzny

Router dostępowy



16 / 259

Szanse Zagrożenia

Zew

nętr

zne

• Możliwość finansowania zakupu potrzebnego sprzętu z funduszy europejskich.

• Możliwość pozyskania doświadczeń z podobnych projektów rozbudowy centrów przetwarzania.

• Konieczność zapewnienia kompatybilności i efektywnego funkcjonowania obecnie posiadanej infrastruktury z zakupioną w ramach realizacji Projektu.

• Konieczność utrzymania wysoko kwalifikowanej kadry inżynierskiej, w tym trudność zatrudnienia wysokospecjalizowanej obsługi technicznej za wynagrodzenie oferowane przez UMK.

• Zwiększona bezpośrednia odpowiedzialność za zapewnienie bezpieczeństwa teleinformatycznego.

Tabela 1: Analiza SWOT rekomendowanego wariantu udostępniania usług systemu ERP

1.5. Koncepcja wdrożenia Systemu Wdrożenie centralnego systemu ERP dla 208 JO jest złożonym procesem dlatego też wymaga przygotowania pełnej struktury organizacyjnej związanej z jego wdrożeniem. Proponujemy aby wdrożenie systemu oprzeć na metodyce Prince2 i w oparciu o dokumenty zarządcze z niej wynikające. Szczegółowy opis procesu wdrożenia została zawarty w rozdziale 6 Koncepcja wdrożenia Systemu

Zakres usług wdrożeniowych obejmie w szczególności:

1. Opracowanie dokumentacji zarządczej projektu zgodnie z metodyką Prince2 w tym Dokumentu InicjujacegoInicjującegoInicjujacego Projekt (DIP).

2. Dostosowanie systemu ERP (oferowanego przez Wykonawcę) i wykonanie dodatkowych modułów/elementów Systemu, według założeń, opisu procesów i wymagań funkcjonalnych oraz niefunkcjonalnych, określonych w niniejszym dokumencie oraz zgodnie z dokumentacją techniczną opracowaną przez Wykonawcę i zatwierdzoną przez Zamawiającego;

3. Dostarczenie i instalacja niezbędnych do prawidłowego i efektywnego działania elementów infrastruktury technicznej;

4. Migrację danych do Systemu ERP na podstawie przygotowanego przez Wykonawcę projektu migracji danych zatwierdzonego przez Zamawiającego;

5. Integrację Systemu ERP z systemami: SMSAPI, Kataster WZ, Płatnik, MIDAS II, AA_USC, CEIDG, SELWIN - System Ewidencji Ludności, System Informacji Oświatowej, ŹRÓDŁO, Besti@, i innymi wymienionymi w rozdziale.4.9.2i innymi wymienionymi w rozdziale.4.9.2.



17 / 259

6. Wdrożenie Pilotażowe Systemu w UM Katowice oraz wybranych jednostkach organizacyjnych miasta, na podstawie przygotowanego przez Wykonawcę planu wdrożenia pilotażowego, zatwierdzonego przez Zamawiającego.

Zaangażowanie w pilotażu reprezentatywnej grupy jednostek ma na celu weryfikację mechanizmów integracyjnych, współdzielenia i wymiany danych pomiędzy jednostką organizacyjną a UM Katowice.

Zakłada się, że wdrożenie pilotażowe będzie realizowane w pierwszej kolejności w wydziałach UM Katowice, a następnie po osiągnięciu odpowiedniego zaawansowania prac (w tym np. zaprojektowaniu interfejsów do wymiany danych) również w jednostkach organizacyjnych. Dla przyspieszenia prac zakłada się częściowe zrównolegnienie działań wdrożeniowych.

Wykonawca powinien tak zaplanować wdrożenie w UM Katowice oraz jednostkach, aby zminimalizować okres równoległego funkcjonowania obecnych systemów i wdrażanego Systemu ERP.

7. Wdrożenie właściwe Systemu w pozostałych jednostkach organizacyjnych miasta, po wprowadzeniu zmian i akceptacji Wdrożenia Pilotażowego przez Zamawiającego.

W przypadku wdrożenia w jednostkach zakładać należy równoległe prace wdrożeniowe w wielu jednostkach, tak aby okres zaplanowany na wdrożenie we wszystkich jednostkach (Etap III) był wystarczający oraz aby zapewnić wymagany, adekwatny do wielkości i złożoności (potrzeb) jednostki, czas na wdrożenie.

1.6. Harmonogram wdrożenia Systemu Harmonogram ogólny wdrożenia Systemu przedstawia poniższa tabela:

Lp. Nazwa etapu/zadania lub kamienia milowego Termin wykonania

(w miesiącach)

Termin zakończenia (od terminu podpisania

umowy)

I Etap I – Analiza i projekt techniczny Systemu 10 miesięcy 10 miesięcy

II Etap II – Wykonanie i przeprowadzenie Pilotażu Systemu

14 miesięcy 24 miesiące

III Etap III - Wdrożenie Systemu 24 miesiące 48 miesięcy



18 / 259


(w miesiącach)


umowy)

IV Etap IV – Eksploatacja Systemu 24 miesiące 72 miesięcy

Termin wykonania zamówienia 4 lata

Okres świadczenia usług gwarancyjnych i wsparcia utrzymania po zakończeniu Etapu IV

2 lata

Tabela 2: Ogólny harmonogram wdrożenia systemu ERP

1.7. Korzyści z wdrożenia Systemu Wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania, systemu klasy ERP (ang. Enterprise Resource Planning), w UM Katowice oraz jednostkach organizacyjnych Miasta przyniesie szereg korzyści dla mieszkańców oraz przedsiębiorców, korzystających z usług administracji samorządowej w obrębie miasta Katowice.

Analiza obecnej sytuacji i doświadczenia z innych regionów kraju oraz dużych miast Unii Europejskiej wskazują, że wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania, wspieranego system klasy ERP, jest warunkiem koniecznym dla podniesienia jakości usług miasta i jego zrównoważonego rozwoju.

Do kluczowych korzyści wynikających z wdrożenia Systemu ERP należy zaliczyć:

• podniesienie poziomu jakości świadczenia usług na rzecz mieszkańców oraz przedsiębiorców (klientów urzędu oraz jednostek organizacyjnych miasta), m.in. poprzez:

o standaryzację procesów biznesowych,

o zwiększenie dostępności, jakości i aktualności danych gromadzonych i przetwarzanych przez UK Katowice i jednostki organizacyjne miasta,

o zmniejszenie ryzyka podejmowania niewłaściwych (nieoptymalnych) decyzji przez osoby decyzyjne,

• zwiększenie efektywności realizacji świadczonych usług na rzecz mieszkańców oraz przedsiębiorców, poprzez:

o usprawnienie procesów wewnętrznych UMK i jednostek organizacyjnych,

o usprawnienie wymiany i obiegu informacji pomiędzy urzędem, a jednostkami organizacyjnymi miasta,



19 / 259

o zwiększenie automatyzacji realizowanych w UM Katowice i jednostkach organizacyjnych miasta procesów biznesowych,

• zapewnienie dostępności do skonsolidowanej informacji na temat prowadzonej działalności oraz mieszkańcach,

• obniżenie kosztów operacyjnych działalności, poprzez eliminację wykonywanych ręcznie powtarzalnych i nadmiarowych czynności,

• w długiej perspektywie czasowej, zmniejszenie kosztów zapewnienia i utrzymania IT.

Powyższe korzyści w dłuższej perspektywie skutkować będą:

• podniesieniem jakości życia mieszkańców,

• rozwojem przedsiębiorczości i efektowności finansowej przedsiębiorców,

• zwiększeniem konkurencyjności Katowic wśród miast w Polsce oraz UE, co może przełożyć się na wzrost liczby mieszkańców oraz zwiększenie liczby i skali inwestycji w Mieście i jego otoczeniu.

1.8. Wyliczone korzyści finansowe z wdrożenia Systemu Wdrożenie Systemu ERP przyniesie realne korzyści, związane z eliminacją bieżących kosztów utrzymania obecnie funkcjonujących systemów w jednostkach organizacyjnych Miasta, w tym:

• koszty własne zatrudnienia - oszczędności w wysokości ok. 2,3 mln zł. w przeciągu 3 lat od wdrożenia Systemu ERP,

• koszty świadczenia usług zewnętrznych - oszczędności w wysokości ok. 1,7 mln zł. w przeciągu 3 lat od wdrożenia Systemu ERP,

koszt utrzymania systemów zarządzania - oszczędności w wysokości ok. 5 mln zł. w przeciągu 3 lat od wdrożenia Systemu ERP.

Ponadto wdrożenie Systemu przyniesie realne korzyści społeczne:

• zmniejszenie kosztów pozyskania informacji przez mieszkańców i przedsiębiorców - oszczędności oszacowano na ok. 2,2 mln zł rocznie,

• zmniejszenie efektywności (pracochłonności) świadczenia usług (wykonywania zadań pracowników) - oszczędności oszacowano na ok. 2,9 mln zł rocznie.

1.9. Koszty wdrożenia Systemu Całkowity szacunkowy koszt dostarczenia Systemu ERP dla UM Katowice oraz jednostek organizacyjnych Miasta to 28 350 000 zł brutto..



20 / 259

Kwota (w zł) Kategoria wg UE

Nakłady związane z przygotowaniem projektu

490 770 Opracowanie koncpecjikoncepcjikoncpecji rozwiązania.

Koszt analizy i zarządzania 8 370 150 Usługi związane z

przygotowaniem, wdrożeniem i utrzymaniem systemów

Zakup licencji 12 303 076 Zakup i modernizacja oprogramowania

Zakup sprzętu 2 091 000 Zakup sprzętu komputerowego

Szkolenia 2 583 000 Koszty szkoleń

Obsługa projektu 750 300 Nakłady związane z promocją i Inżynierem Kontraktu.

Nakłady niekwalifikowane 1 758 000 Koszty osobowe i promocja usług dla ludnosciludnościludnosci

Łącznie 28 346 296 N/D

Tabela 3: Szacunkowe koszty dostarczenia systemu ERP

W uzupełnieniu do powyższych kosztów wykonania, należy mieć na uwadze dodatkowe koszty związane z zapewnieniem odpowiedniej wydajności i wysokiego poziomu bezpieczeństwa stacji roboczych w jednostkach organizacyjnych. W rekomendowanym wariancie należy zakupić: nowe komputery, oraz licencję na oprogramowanie systemowe posiadające wsparcie producenta (np. Windows 7 lub wyższe).( Z inwentaryzacji przeprowadzonej w 2014 r., wynikało, że do pilenj wymiany klasyfikowało się ok 245 sztuk komputerów oraz 3232 sztuk lucencji oprogramowania systemowego (Win XP lub starsze)) Szacunkowo jest to koszt ok 1 mln zł brutto.

Powyższe koszty nie są ujęte w zakresie zamówienia na System ERP i w związku z tym zostały wyodrębnione z szacowania kosztów wdrożenia Systemu.

1.10. Koszty utrzymania Systemu Łączny szacunkowy koszt utrzymania do roku 2024 to 12 303 076 brutto. Na kwotę tę składa się koszt utrzymania infrastruktury i koszty osobowe administratorów obsługujących system a także koszt zakupu licencji. Do posumowania przyjęto wariant rekomendowany wykorzystania CPD UM Katowice.

Należy pamiętać, że zwłaszcza koszty utrzymania i rozwoju systemu, w zależności od sformułowań SIWZ, jak i innych czynników, mogą zostać przeniesione przez oferenta na inne elementy wyceny.



21 / 259

Ponadto w długofalowych kosztach utrzymania należy uwzględnić koszty amortyzację sprzętu oraz jego wymiany w przypadku zużycia.

Koszty utrzymania projektu

2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024

Utrzymanie zakupionych elementów: Suma

0 0 0 0 51 240 2 086 200 2 086 200 2 086 200

Koszty osobowe:Suma 0 0 0 932 640 958 754 985 599 1 013 196 1 041 565

Koszty infrastruktury :Suma

21 300 21 135 21 024 20 965 20 958 21 005 21 103 21 254

Tabela 4: Zestawienie kosztów utrzymania Systemu


Wprowadzenie

22 / 259

2. WPROWADZENIE

2.1. Kontekst Dokument niniejszy pt. „Koncepcja wdrożenia systemu ERP w Urzędzie Miasta Katowice i jednostkach organizacyjnych Miasta Katowice” jest częścią dokumentacji, która powstała w ramach realizacji zamówienia „Przeprowadzenie analizy, wykonanie koncepcji systemu ERP dla Miasta Katowice” realizowanego przez firmę 4pi sp. z o.o.

W 2015 roku na podstawie umowy pn. „Opracowanie Studium Wykonalności projektu Centrum Usług Wspólnych Miasta Katowice” między Urzędem Miasta Katowice, a firmą Red Ocean sp. z o.o. koncepcja została zaktualizowana.

2.2. Cel i zakres dokumentu Celem dokumentu jest przedstawienie rekomendowanej koncepcji wdrożenia Systemu ERP w Urzędzie Miasta Katowice i jednostkach organizacyjnych Miasta Katowice. System ten ma wspierać funkcjonowanie planowanego Centrum Usług Wspólnych Miasta Katowice.

Dokument niniejszy stanowi wynik (produkt) przeprowadzonych prac, na które składają się następujące produkty pośrednie:

1. Inwentaryzacja stanu bieżącego zasobów IT,

2. Analiza wymagań biznesowych,

3. Koncepcja rozwiązań technicznych,

4. Koncepcja wdrożenia Systemu,

5. Oszacowanie kosztów wdrożenia i utrzymania Systemu,

6. Korzyści wynikające z wdrożenia Systemu.

2.3. Słownik 4pi - firma 4pi sp. z o.o. – Wykonawca zamówienia „Przeprowadzenie analizy, wykonanie koncepcji systemu ERP dla Miasta Katowice”.

UM Katowice, UMK - Urząd Miasta Katowice - Zamawiający projektu „Przeprowadzenie analizy, wykonanie koncepcji systemu ERP dla Miasta Katowice”.

Ankieta - ankieta dotycząca zasobów IT, stworzona na potrzeby Projektu.

COTS – (ang. Commercial off-the-shelf) - gotowe oprogramowanie „z półki”.

CPD – Centrum Przetwarzania Danych.


Wprowadzenie

23 / 259

DIP – Dokument Inicjujący Projekt.

IaaS – (ang. Infrastructure as a Service) infrastruktura jako usługa - usługa umożliwiająca użytkownikowi zapewnienie przetwarzania, przechowywania sieci lub innych zasadniczych zasobów przetwarzania, w której użytkownik może uruchomić i stosować dowolne oprogramowanie, które może obejmować systemy operacyjne i aplikacje. Użytkownik nie zarządza źródłową infrastrukturą chmury i nie kontroluje jej, lecz ma kontrolę nad systemami operacyjnymi, przechowywaniem i uruchomionymi aplikacjami; a także możliwie ograniczoną kontrolę nad wybranymi elementami sieci (np. firewallem gospodarza).

Jednostki - jednostki podlegające UM Katowice uwzględnione w projekcie.

JO – jednostka organizacyjna.

Komponent - część systemu informatycznego, wyróżniona logicznie ze względu na realizację określonych funkcji biznesowych.

MF – Ministerstwo Finansów.

PRINCE 2 - metodyka zarządzania projektami (przedsięwzięciami). Nazwa metodyki wywodzi się z angielskiego „PRojects IN Controlled Environments” (Przedsięwzięcia Realizowane w Kontrolowanych Środowiskach).

Pilotaż – element zakresu wdrożenia Systemu ERP, obejmujący wdrożenie pełnej funkcjonalności w UM Katowice oraz wybranych jednostkach organizacyjnych Miasta.

Projekt - Projekt „Przeprowadzenie analizy, wykonanie koncepcji systemu ERP dla Miasta Katowice”.

RIO – Regionalna Izba Obrachunkowa

Roll-out – metoda wdrożenia polegająca na wypracowaniu wzorca wdrożenia na podstawie reprezentatywnej grupy jednostek i następnie realizacji kolejnych wdrożeń w jednostkach zgodnie z wypracowaną metodą i założeniami.

SaaS – (ang. Software as a Service) - oprogramowanie jako usługa - usługa umożliwiająca użytkownikowi korzystanie z aplikacji dostawcy działających w infrastrukturze chmury. Aplikacje są dostępne z różnych urządzeń klienta za pomocą interfejsu, na przykład przeglądarki internetowej (np. poczta elektroniczna na stronie internetowej). Użytkownik nie zarządza źródłową infrastrukturą chmury i nie kontroluje jej, w tym sieci, serwerów, systemów operacyjnych, przestrzeni przechowywania, a nawet poszczególnych funkcji aplikacji, z ewentualnym wyjątkiem ograniczonych ustawień konfiguracji aplikacji przez danego użytkownika.

SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia.

SOD – System Obiegu Dokumentów.


Wprowadzenie

24 / 259

SODIR – Systemu Obsługi Dofinasowań i Refundacji

System - System ERP służący wspomaganiu zarządzania danymi.

Systemy specjalistyczne – systemy informatyczne realizujące wymagania biznesowe specyficzne dla danej jednostki organizacyjnej, np. rozliczanie czynszów w KZGM, nadzór nad zajętością pasa drogowego w MZUM, itp..

Testy systemowe - testy organizowane i przygotowywane przez Wykonawcę obejmujące testy całego systemu, w tym: testy komponentów oprogramowania (modułów) z udziałem użytkownika końcowego. Wykonanie TS ma zapewnić użytkownikom końcowym możliwość oceny funkcjonalności przygotowanego oprogramowania, wykrycia błędów w oprogramowaniu na wczesnym etapie i zgłoszenia uwag, zmian i uzupełnień do założonej funkcjonalności.

Testy akceptacyjne - przeprowadzone przez Zamawiającego testy wytworzonego systemu informatycznego. Wykonanie TA ma potwierdzić, że system jest przygotowany do pracy, spełnia założone kryteria jakości, w tym jego funkcjonalność jest zgodna z wymaganiami użytkowników, dokumentacją i nie zawiera błędów uniemożliwiających jego użycie.

Umowa - umowa pomiędzy UM Katowice oraz firmą 4pi sp. z o.o.

UFP – Ustawa o Finansach Publicznych.

Zasoby IT – zasoby komputerowe jednostek uwzględnione do potrzeb Projektu.


Inwentaryzacja stanu bieżącego zasobów IT

25 / 259

3. INWENTARYZACJA STANU BIEŻĄCEGO ZASOBÓW IT

3.1. Metoda przeprowadzenia inwentaryzacji zasobów IT Inwentaryzacja została przeprowadzona w czasie trwania projektu prowadzonego przez 4pi, i jest aktualna na dzień 20.05.2014.

Na potrzeby inwentaryzacji stanu bieżącego zasobów IT UM Katowice i jednostek organizacyjnych miasta Katowice zastosowano metodę ankietową oraz bezpośrednie wizyty w UM Katowice oraz jednostkach organizacyjnych miasta.

Inwentaryzacja została zrealizowana w podziale na 4 główne fazy:

• Faza I: Wstępne zbieranie danych inwentaryzacyjnych – ankiety, • Faza II Weryfikacja jakości danych inwentaryzacyjnych, • Faza III: Zasadnicza inwentaryzacja – wizyty w jednostkach, • Faza IV: Poprawa jakości danych inwentaryzacyjnych.

3.1.1. Faza I – „Wstępne zbieranie danych inwentaryzacyjnych” W fazie I pt. „Wstępne zbieranie danych inwentaryzacyjnych” opracowana została ankieta inwentaryzacyjna. Ankietowanym jednostkom udostępniono formularz w wersji elektronicznej w następujący sposób:

• jako link (przesyłany mailem),), • opublikowany na stronie internetowej.

Umożliwiono przekazanie danych inwentarzowych w następujących formatach:

• Excel,, • OpenOffice,, • HTML,, • CSV.

W zakresie inwentaryzacji Wykonawca był odpowiedzialny za:

• opracowanie ankiety, • zbieranie danych, • udzielania informacji jednostkom (dedykowany numer telefonu do

Wykonawcy), • monitorowanie stopnia zbierania danych.



26 / 259

W zakresie inwentaryzacji członkowie zespołu po stronie UM Katowice byli zobowiązani do:

• przekazania listy kontaktowej wszystkich inwentaryzowanych jednostek – zawierającej następujące dane: nazwa jednostki, adres jednostki, dane kontaktowe (telefon, email),

• powiadomienia jednostek o celu, zakresie i wymaganiach wobec jednostek oraz informacją o roli firmy 4pi sp. z o.o., w postaci oficjalnego pisma oraz maila z odniesieniem (linkiem) do wypełnienia ankiety,

• eskalacja prośby skierowanej do jednostki o wypełnienie ankiety w przypadku braku przekazania danych.

3.1.2. Faza II - „Weryfikacja jakości danych inwentaryzacyjnych” W fazie II pt. „Weryfikacja jakości danych inwentaryzacyjnych” sprawdzona została jakość otrzymanych informacji – zarówno pod kątem ilościowym jak i jakościowym. Weryfikacja polegała na badaniu rozbieżności wewnętrznych w ramach otrzymanych danych.

3.1.3. Faza III - „Poprawa jakości danych inwentaryzacyjnych” W fazie III pt. „Poprawa jakości danych inwentaryzacyjnych” otrzymane dane zostały uzupełnione bądź poprawione. Dla zidentyfikowanych w ramach fazy II nieprawidłowości (rozbieżności) zrealizowano następujące działania:

• przekazanie prośby o poprawę / uzupełnienie ankiety inwentaryzacyjnej, wraz z telefonicznym lub e-maiowyml wyjaśnieniem rozbieżności,

• w przypadku dalszego braku możliwości usunięcia rozbieżności umówiona została wizyta bezpośrednia w jednostce, celem wyjaśnienia i usunięcia rozbieżności. W ramach wizyty sporządzono protokół.

3.1.4. Faza IV - Zasadnicza inwentaryzacja – wizyty w jednostkach Przeprowadzenie inwentaryzacji na miejscu w celu uszczegółowienia i weryfikacji udzielonych odpowiedzi na ankiety. W ramach wizyty każdorazowo sporządzono protokół podpisywany przez osobę upoważnioną w jednostce.

3.2. Zakres inwentaryzowanych danych Inwentaryzacją objęto następujący zakres danych:

a. Inwentaryzacja zasobów sprzętowych (komputery użytkowników, serwery) w zakresie:

i. CPU, pamięć operacyjna, zasoby dyskowe, ii. Połączenia z Internetem,



27 / 259

i. Rodzaj (światłowód, miedź, radio) ii. Provider (nazwa dostawcy, data obowiązywania umowy)

iii. Gwarantowana prędkość połączenia upload/download iv. Status przyłączenia lokalizacji do sieci SilesiaNet (dla lokalizacji

planowanych do przyłączenia, podanie planowanej daty przyłączenia).

b. Inwentaryzacja zasobów oprogramowania wraz z rocznymi kosztami utrzymania (asysty technicznej):

i. Systemy operacyjne (nazwa, wersja, liczba licencji, roczny koszt utrzymania);

ii. System zarządzania bazami danych (nazwa, wersja, liczba licencji, roczny koszt utrzymania)

iii. Systemy zarządzania (nazwa, wersja, liczba licencji, wdrożone obszary, roczny koszt utrzymania).

c. Inwentaryzacja zbiorów danych, w tym oszacowanie liczby danych podstawowych (kontrahenci, F/K, budżet – planowanie i sprawozdawczość, faktury, zamówienia publiczne, kadry-płace, środki trwałe i nietrwałe, magazyn, podatki i opłaty, SOD) i szybkości ich przyrostu.

d. Liczba etatów (lub części etatu) pracowników odpowiedzialnych za utrzymanie systemów IT wraz z rocznym kosztem etatu.

3.3. Wyniki inwentaryzacji Wyniki inwentaryzacji podzielono na dwie części:

• wyniki inwentaryzacji w UM Katowice – przedstawione w postaci wypełnionych arkuszy inwentaryzacyjnych dla poszczególnych systemów oraz danych o zasobach infrastruktury technicznej (w postaci arkuszy Excel, plików Word oraz podpisanych przez osoby upoważnione protokołów),

• wyniki inwentaryzacji w jednostkach organizacyjnych miasta - przedstawione w postaci zbiorczego zestawienia danych (w zakresie wymienionych w poprzednim rozdziale punktów a-d), dokument „Inwentaryzacja zasobów IT” (w postaci arkusza Excel oraz podpisanych przez osoby upoważnione protokołów).

Wyniki z inwentaryzacji posłużyły do dalszych prac w zakresie:

• opracowania koncepcji i architektury Systemu,

• przeprowadzenia analizy zakresu integracji i zastąpienia/wymiany obecnie funkcjonujących rozwiązań i systemów,

• przeprowadzenia analizy przyszłych użytków systemu,



28 / 259

• przeprowadzenia analizy zakresu gromadzonych i przetwarzanych danych tj. zwymiarowania systemu,

• opracowania wymagań niefunkcjonalnych,

• opracowania założeń w zakresie przyszłej infrastruktury technicznej,

• opracowania analizy kosztów wdrożenia i utrzymania,

• szacowania korzyści z wdrożenia systemu.

Powyższy zakres przekłada się na rozdziały przedstawione w dalszej części dokumentu, gdzie wykorzystano dane z inwentaryzacji.

3.4. Synteza inwentaryzacji

3.4.1. Liczba komputerów i serwerów We wszystkich jednostkach zidentyfikowano 4854 sztuki różnej jakości stacji roboczych (zarówno komputerów stacjonarnych jak i laptopów). Dla potrzeb dalszej analizy ustalono liczbę komputerów, które mogą nie spełniać minimalnych wymagań do sprawnego i bezpiecznego korzystania z docelowego systemu ERP. Policzono jednostki robocze posiadające system operacyjny Windows XP (nie jest obecnie wspierany przez producenta) i starsze. Liczba tych jednostek wynosi 3232, co stanowi 66% wszystkich jednostek. Należy również przyjąć, że do 5% jednostek może nie spełniać innych wymagań technicznych.

Spośród wszystkich jednostek, 59 deklaruje posiadanie serwerów (o różnych parametrach i przeznaczeniu).

Rysunek 3: Liczba jednostek deklarujących posiadanie serwerów

miejskie oswiatowe pomocspołeczna

URZĄD pozostałe kulturalne



29 / 259

3.4.2. Systemy wspierające zarządzanie Znaczna większość jednostek posiada i korzysta z systemów wspierających zarządzanie jednostkami. Poza jednostkami oświatowymi, gdzie korzysta ponad połowa, 3 jednostki kulturalne i jedna z grupy jednostek pomocy społecznej nie posiadają takich systemów. Spora grupa korzysta z więcej niż jednego systemu.

Rysunek 4: Liczba jednostek deklarujących posiadanie systemu informatycznego wspierającego

zarządzanie

3.4.3. Zbiory danych Zbiory danych to oddzielne obszary, w których jednostki gromadzą dokumenty. W inwentaryzacji wydzielono 10 takich obszarów. W inwentaryzacji uwzględniono również dane gromadzone do tej pory w sposób „papierowy”. Niektóre jednostki oświatowe korzystają z obsługi Zespół Obsługi Jednostek Oświatowych i dlatego nie gromadzą danych we własnym zakresie.



30 / 259

Rysunek 5: Liczba zbiorów danych

Prawie wszystkie jednostki gromadzą we własnym zakresie dane kadrowe. Około 50% jednostek prowadzi zbiory danych dotyczące obiegu dokumentów.

Powyższe dane pokazują, że we wszystkich obszarach możliwe jest wykorzystanie narzędzi wspierających zarządzanie.

3.4.4. Aktualne koszty utrzymania IT W ramach projektu pn. „Studium Wykonalności Centrum Usług Wspólnych Urzędu Miasta Katowice” Wykonawca, firma Red Ocean Sp. z o.o., przeanalizowała ponownie bieżące koszty utrzymania systemów klasy ERP w jednostkach biorących udział w projekcie i infomacje te zostały zawarte w poniższym rozdziale.

Koszty własne

Tylko 30 jednostek posiada co najmniej 0,5 etatu do obsługi IT. Spośród podanych średniej wysokości rocznych kosztów wynika, że średnia dla jednostek posiadających wewnętrzne wsparcie IT wynosi około 18 600 PLN. Podaną liczbę należy traktować



31 / 259

bardzo ostrożnie, ponieważ jednostek, które podały kwoty możliwe do porównania było tylko 21.

Usługi zewnętrzne

62 jednostki deklarują, że korzystają z zewnętrznego wsparcia do obsługi IT. Średnia roczna wartość usług świadczonych przez firmy zewnętrzne wynosi 11 556 PLN.

Uwzględniając zebrane informacje zarówno w 2014 roku przez 4pi jak i w 2015 roku przez Red Ocean oraz ilość podmiotów bioracych udział w projekcie szacujemy, że podmioty te wraz z UMK wydadzą w roku 2015 ok. 1.800.000 zł na utrzymanie swoich systemów ERP.

Grupa jednostek

Jednostki oświatowe

Jednostki kulturalne

Jednostki miejskie

Jednostki pomocy

społecznej

Pozostałe jednostki

Liczba jednostek w grupie

173 14 12 5 4

Szacowany koszt własny IT (netto)

1 000 zł 18 600 zł 18 600 zł 18 600 zł 18 600 zł

Suma: 824 000 (ok. 1 mln zł) (netto)

173 000 zł 260 400 zł 223 200 zł 93 000 zł 74 400 zł

Usługi zewnętrzne

1 000 zł 11 556 zł 11 556 zł 11 556 zł 11 556 zł

Suma: 577 460 zł (ok. 600 000

zł (netto)

173 000 zł 161 784 zł 138 672 zł 57 780 zł 46 224 zł

Tabela 5: Szacowanie obecnych kosztów utrzymania systemów klasy "ERP"

Jednym z kluczowych zagadnienień w szacowaniu aktualnych kosztów utrzymania IT jest właściwe oszacowanie kosztów dla Jednostek Oświatowych. Ich liczba i przyjęta dla tych jednostek wartość kosztów własnych oraz kosztów usług zewnętrznych ma decydujący wpływ na szacowane koszty całkowite. Z tego też względu przyjęto minimalną wartość zarówno kosztów własnych jak i usług zewnętrznych na poziomie 1.000 zł na rok. Przyjmując taką wartość kierowano się ankietami przeprowadzonymi przez 4pi, informacjami jakie uzyskano z UMK i ZOJO, np. każde z przedszkoli wydaje 492 zł rocznie na utrzymanie systemu, który nalicza opłaty za pobyt dziecka w przedszkolu, a inne zakupy specjalistycznych usług IT przez szkoły, przedszkola są dokonywane bardzo sporadycznie.


Analiza wymagań biznesowych

32 / 259

4. ANALIZA WYMAGAŃ BIZNESOWYCH

4.1. Metoda analizy Analiza funkcjonalna Systemu opiera się na identyfikacji procesów biznesowych UM Katowice i jednostek organizacyjnych miasta Katowice. Procesy przedstawiono w postaci mapy (hierarchii) procesów biznesowych, tj. struktury odzwierciedlającej zidentyfikowane procesy w zakresie zdefiniowanych obszarów, tj. procesów nadrzędnych objętych przyszłym Systemem.

Zakres wspomagania procesów biznesowych przez System ERP został określony poprzez zdefiniowane wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne, zgrupowane w komponenty logiczne, wspierające wskazane procesy.

Na postawie zidentyfikowanych procesów i wymagań oraz aktualnych zasobów UM Katowice i jednostek organizacyjnych miasta Katowice (z wyników inwentaryzacji) opracowana została koncepcja architektury logicznej Systemu ERP, uzupełniona założeniami w zakresie integracji danych oraz przyszłego wykorzystania obecnych rozwiązań (systemów informatycznych) miasta.

4.2. Wysokopoziomowa mapa procesów biznesowych Wysokopoziomowa mapa procesów biznesowych obejmuje procesy UM Katowice oraz jednostek organizacyjnych miasta, w zakresie funkcjonowania przyszłego Systemu ERP.

W wyniku prowadzonych warsztatów grup roboczych, z przedstawicielami UM Katowice oraz jednostek organizacyjnych miasta, zidentyfikowano obszary biznesowe w ramach, których następnie opisano procesy biznesowe. Zidentyfikowano 8 głównych obszarów biznesowych, w które wpisuje się 19 procesów. W przypadku wybranych, szczególnych obszarów biznesowych celowo nie wyszczególniono procesów biznesowych, gdyż stanowią one wynik lub element realizacji pozostałych procesów (dotyczy obszaru Zarządzanie Katalogiem Usług dla Obywateli oraz Raporty i Analizy Zarządcze). Kompletna lista obszarów biznesowych i przypisanych do nich procesów znajduje się poniżej, szczegółowo rozpisane zostały w dalszej części dokumentu.


1.1. Zadządzanie Katalogiem Usług dla Obywateli


2.1. Planowanie Wieloletniej Prognozy Finansowej Miasta

2.2. Planowanie budżetu na dany rok


Analiza wymagań biznesowych

33 / 259

2.3. Realizacja budżetu (w tym dokonywanie zmian aktualnego budżetu rocznego i Wieloletniej Prognozy Finansowej Miasta)

2.4. Monitorowanie wykonania i sprawozdawczość budżetowa

3. Finanse i Księgowość

3.1. Księgowość dochodów/przychodów i wydatków/kosztów

3.2. Sprawozdawczość finansowa


4.1. Rekrutacja pracowników

4.2. Zatrudnianie pracowników

4.3. Ewidencja danych kadrowych i sporządzanie list płac

4.4. Ocena okresowa

4.5. Szkolenia pracowników

5. Podatki i Opłaty Lokalne

5.1. Ustalanie i określanie wymiaru podatków i opłat

5.2. Pobór podatków i opłat

5.3. Windykacja i egzekucja


6.1. Planowanie rozwoju miasta

6.2. Zarządzanie inwestycjami i Zamówieniami Publicznymi

6.3. Gospodarowanie mieniem

6.4. Zarządzanie gospodarką magazynową


7.1. Pobieranie Danych z systemów źródłowych

7.2. Raporty standardowe

7.3. Raporty Ad Hoc

8. Zarządzanie Obiegiem Dokumentów

8.1. Definiowanie i optymalizacja procesów przebiegów spraw i dokumentówPrzebieg spraw i dokumentów

Poniżej na diagramie przedstawiono również wysokopoziomową mapę zidentyfikowanych procesów biznesowych.

Koncepcja wdrożenia systemu ERP w Urzędzie Miasta Katowice i jednostkach organizacyjnych Miasta Katowice Analiza wymagań biznesowych

34 / 259

Rysunek 6: Wysokopoziomowa mapa procesów biznesowych

Business Process Mapa Procesów Biznesowych

Zarządzanie Katalogiem Usług dla Obywateli

Raportowanie i Analizy Zarządcze

Zarządzanie ObiegiemDokumentów

Zarządzanie Infrastrukturą iZasobami

Podatki i Opłaty LokalneZarządzanie ZasobamiLudzkimi i Obsługa Płac

Finanse i KsięgowośćBudżet i Sprawozdawczość

«BusinessProcess»Planowanie Wieloletniej

Prognozy Finansowej Miasta

«BusinessProcess»Planowanie Wieloletniej

Prognozy Finansowej Miasta

«BusinessProcess»Planowanie budżetu na

dany rok

«BusinessProcess»Planowanie budżetu na

dany rok

«BusinessProcess»Realizacja budżetu (w

tym dokonywanie zmian aktualnego budżetu

rocznego i Wieloletniej Prognozy Finansowej

Miasta)

«BusinessProcess»Realizacja budżetu (w

tym dokonywanie zmian aktualnego budżetu

rocznego i Wieloletniej Prognozy Finansowej

Miasta)

«BusinessProcess»Monitorowanie

wykonania i sprawozdawczość

budżetowa

«BusinessProcess»Monitorowanie

wykonania i sprawozdawczość

budżetowa

«BusinessProcess»Księgowość

dochodów/przychodów i wydatków/kosztów

«BusinessProcess»Księgowość

dochodów/przychodów i wydatków/kosztów

«BusinessProcess»Sprawozdawczość

finansowa

«BusinessProcess»Sprawozdawczość

finansowa

«BusinessProcess»Rekrutacja pracowników

«BusinessProcess»Rekrutacja pracowników

«BusinessProcess»Zatrudnianie pracowników

«BusinessProcess»Zatrudnianie pracowników

«BusinessProcess»Ewidencja i aktualizacja

danych kadrowych i sporządzanie list płac

«BusinessProcess»Ewidencja i aktualizacja

danych kadrowych i sporządzanie list płac

«BusinessProcess»Ocena okresowa

pracowników

«BusinessProcess»Ocena okresowa

pracowników

«BusinessProcess»Ustalanie i określanie wymiaru podatków i

opłat

«BusinessProcess»Ustalanie i określanie wymiaru podatków i

opłat

«BusinessProcess»Pobór podatków i opłat

«BusinessProcess»Pobór podatków i opłat

«BusinessProcess»Windykacja i egzekucja

«BusinessProcess»Windykacja i egzekucja

«BusinessProcess»Planowanie rozwoju

miasta

«BusinessProcess»Planowanie rozwoju

miasta

«BusinessProcess»Zarządzanie

inwestycjami i Zamówieniami

Publicznymi

«BusinessProcess»Zarządzanie

inwestycjami i Zamówieniami

Publicznymi

«BusinessProcess»Gospodarowanie

mieniem

«BusinessProcess»Gospodarowanie

mieniem

«BusinessProcess»Zarządzanie gospodarką

magazynową

«BusinessProcess»Zarządzanie gospodarką

magazynową

«BusinessProcess»Definiowanie i

optymalizacja procesów przebiegów spraw i

dokumentów

«BusinessProcess»Definiowanie i

optymalizacja procesów przebiegów spraw i

dokumentów

«BusinessProcess»Przebieg spraw i

dokumentów

«BusinessProcess»Przebieg spraw i

dokumentów

«BusinessProcess»Szkolenie pracowników

«BusinessProcess»Szkolenie pracowników

«BusinessProcess»Zarządzanie Katalogiem Usług dla Obywateli

«BusinessProcess»Zarządzanie Katalogiem Usług dla Obywateli


35

4.3. Rozpatrywane koncepcje podejścia usługowego w realizacji zadań wspólnych w UMK i JO

W ramach tego rozdziału opisane będą trzy możliwe kierunki i koncepcje podejścia usługowego w realizacji zadań wspólnych w UMK i JO. Warianty te to:

• Wariant 0 – wspólna obsługa JO i UMK w podstawowym zakresie, tj. procesy z obszaru płace, FK z użyciem obecnie posiadanych systemów IT i ich integracja w wymienionych obszarach;

• Wariant 1 – wspólna obsługa UMK i JO w pełnym zakresie (tj. wszystkie zdefiniowane procesy we wszystkich 8 wyznaczonych obszarach,),, przy wykorzystaniu nowoczesnego systememu ERP pokrywającego swoim zasięgiem wszystkie procesy;

• Wariant 2 – wspólna obsługa UMK i JO w pełnym zakresie (tj. wszystkie zdefiniowane procesy we wszystkich 8 wyznaczonych obszarach) w oparciu o systemy informatyczne posiadane przez UMK i poszczególne JO i ich integracja w wymaganych obszarach.

Każdy z powyższych wariantów wdrożenia usługowego podejścia zakłada powstanie Centrum Usług Wspólnych (które nie musi być osobną jednostką organizacyjną,),, w którym prowadzone jest świadczenie różnego rodzaju usług wspólnych na rzecz UMK i wielu JO. Poniżej zostaną opisane różnice pomiędzy analizowanymi wariantami.

Wariant 0 zakłada, że obszar świadczenia usług wspólnych jest ograniczony zarówno do liczby i możliwości narzędzi wspierających świadczenie usług wspólnych, jak i ograniczenie do procesów z obszaru płacy i finansów oraz księgowości. Opcja zakłada reorganizację UMK i JO do poziomu centralizacji usług w zakresie płac i kadr oraz finansów i księgowości, przy jednoczesnym integracji narzędzi wspierających, ale bez ich wymiany. Dodatkowo, zakres świadczonych usług jest ograniczony tylko do obszaru wewnętrznych procesów. Główną korzyścią w tym wariancie jest integracja narzędzi oraz zasobów organizacyjnych oraz oszczędności osiągnięte w ramach tych działań konsolidacyjnych. Wariant nie zakłada rozwoju usług elektronicznych świadczonych przez administrację publiczną na rzecz obywateli lub podmiotów zewnętrznych (usługi typu G2C, G2B), lecz tylko optymalizacje usług w obszarze administracji publicznej.

Wariant 2 zakłada, że reorganizacja jest realizowana w zakresie centralizacji usług w maksymalnym zakresie, zaś, podobnie do wariantu 0, zasoby informatyczne wykorzystywane są w aktualnej postaci bez konsolidacji rozwiązań, a jedynie przy wdrożeniu mechanizmów integracji pomiędzy rozwiązaniami informatycznymi. Główną korzyścią w tym obszarze jest rozszerzenie wachlarza usług świadczonych nie tylko w ramach administracji publicznej, ale także i w zakresie świadczenia zintegrowanych usług dla obywateli oraz podmiotów zewnętrznych. Podobnie jak wariant 0, wariant 2 nie zakłada inwestycji w nowe rozwiązanie informatyczne wspierające realizacji usług wspólnych, lecz opiera się na istniejących rozwiązaniach, a jedyną inwestycją jest wdrożenie elementu integracyjnego umożliwiającego wymianę danych pomiędzy systemami.

Wariant 1 jest właściwie odmianą wariacją w obszarze wariantu 2, w którym zakłada się organizacyjne powielenie działań realizowanych w ramach wariantu 2 z modyfikacją dotyczącą zasobów wykorzystywanych w obszarze IT, a mianowicie, optymalizację procesów


36

realizacji usług wspólnych oraz zastąpienie istniejących rozwiązań informatycznych przez jedno zintegrowane rozwiązanie. Zakres świadczonych usług jest identyczny jak w wariancie 2, zaś korzyścią otrzymywaną w tym wariancie jest optymalizacja kosztów związanych z utrzymaniem rozwiązań wspierających realizację usług wspólnych oraz realizacja ich poprzez ujednolicone narzędzia.

Powyższe warianty nie determinują ostatecznego kształtu organizacji Centrum Usług Wspólnych, która może zostać zorganizowana:

• na bazie istniejącej komórki organizacyjnej lub istniejących komórek organizacyjnych w UMK (jako np. osobny Wydział / Biuro lub jako kilka komórek organizacyjnych zarządzanych przez przedstawiciela Prezydenta Miasta Katowice),

• na bazie istniejącej jednostki organizacyjnej (np. jako przekształcone ZOJO z dodatkowymi zadaniami i kompetencjami w obszarze świadczenia usług wspólnych),

• jako osobna, nowa jednostka organizacyjna, do której przekazane będą zasoby ludzkie oraz zasoby techniczne do świadczenia usług wspólnych w ramach UMK i JO.

W niniejszym dokumencie, przedstawiona zostanie propozycja organizacji CUW jako osobnej jednostki organizacyjnej. Szczegółowa propozycja została przedstawiona w rozdziale 4.4.1 Struktura Organizacyjna CUW, gdzie opisane zostały zasoby niezbędne do świadczenia usług w ramach CUW, propozycja docelowej struktury oraz plan wdrożenia CUW.

Szczegółowa analiza kosztowa wymienionych wariantów jest przedstawiona w rozdziale 7 niniejszej koncepcji.

Jako rekomendowany wariant realizacji CUW jako podejścia usługowego, w raporcie został wskazany wariant 1, czyli wdrożenie świadczenia usług wspólnych w pełnym zakresie przy jednoczesnym wdrożeniu zintegrowanego rozwiązania zastępującego obecnie działające rozwiązania w ramach poszczególnych jednostek w UMK oraz JO.

4.4. Centrum Usług Wspólnych Urzędu Miasta Katowice

Centrum Usług Wspólnych (CUW) to wydzielona struktura organizacyjna (wewnętrzna lub zewnętrzna) realizująca określone zadania. CUW realizuje najczęściej zadania z obszarów:

1. zakupy,

2. księgowość,

3. finanse,

4. kadry,

5. płace

6. IT

7. Zarządzanie dokumentami.

Celem wdrożenia CUW w ramach wydzielonej struktury organizacyjnej jest koncentracja realizowanych zadań w jednym miejscu, które zapewni ich realizację na jednakowym


37

poziomie oraz możliwość konsolidacji oraz optymalizacji czasochłonności na poziomie grupy przedsiębiorstw lub organizacji.

Podstawowym celem istnienia CUW w przypadku niniejszego projektu jest świadczenie najwyższej jakości usług dla wszystkich JO Urzędu Miasta Katowice oraz mieszkańców i podmiotów zarejestrowanych w mieście Katowice. Lista proponowanych usług, które CUW przejmie od poszczególnych JO jest przedstawiona w dalszej części niniejszego rozdziału.

Proponujemy podzielić procesy biznesowe realizowane przez UMK i JO na procesy standardowe i procesy dziedzinowe. Procesy standardowe to procesy zachodzące we wszystkich jednostkach i powinny one w ramach organizacji CUW podlegać standaryzacji. Do dziedzinowych zaliczyliśmy procesy specjalizowane dla danego typu JO np. zarządzanie naborem do przedszkoli, zarządzanie najemcami nieruchomości (KZGM), zarządzanie ulicami i mostami (MZUM) itp.

W ramach aktualnego projektu obszarami jakie zostaną objęte obsługą przez CUW będą :

A. Zarządzanie Katalogiem Usług dla Obywateli,

B. Budżet i Sprawozdawczość,

C. Finanse i Księgowość,

D. Zarządzanie Zasobami Ludzkimi i Obsługa Płac,

E. Podatki i Opłaty Lokalne,

F. Zarządzanie Infrastrukturą i Zasobami,

G. Raportowanie i Analizy Zarządcze,

H. Zarządzanie Obiegiem Dokumentów,

I. Usługi IT,

J. Zakupy.

Zadania i kompetencje CUW w ramach świadczenia wyżej wymienionych usług są następujące:

• w obszarze zarządzania katalogiem usług, CUW posiada kompetencje:

o monitorowania wykorzystania usług zarówno przez pracowników jak i przez mieszkańców,

o zarządzania portalem mieszkańca oraz portalem pracownika w zakresie należącym do poszczególnych obszarów merytorycznych prowadzonych przez CUW,

o zarządzania użytkownikami JO wyznaczonymi jako administratorzy treści w portalu mieszkańca oraz w portalu pracownika,

o projektowania i monitorowania wdrażania zmian katalogu usług w uzgodnieniu z poszczególnymi JO oraz komórkami organizacyjnymi UMK.

• w obszarze budżetu i sprawozdawczości, CUW posiada kompetencje:


38

o przygotowywania projektów budżetu z uwzględnieniem rodzajów zadań, źródeł ich finansowania i planów finansowania zadań zleconych, nadzoru nad realizacją budżetu oraz nadzoru nad przestrzeganiem dyscypliny budżetowej,

o przygotowywania projektu harmonogramu dochodów i wydatków budżetowych,

o koordynowania przygotowania i opiniowanie jednostkowych planów finansowych wszystkich JO oraz komórek organizacyjnych UMK,

o przygotowywania prognoz i warunków polityki finansowej UMK oraz JO,

o planowania wydatków osobowych, ubezpieczeń społecznych, podróży służbowych oraz innych funduszy i wydatków pracowniczych UMK oraz JO,

o przygotowywania analiz, opinii i ocen dotyczących zobowiązań finansowych,

o opracowywania sprawozdań z wykonania budżetu,

o kontroli realizacji wykonywania budżetu,

o opracowywania wieloletnich prognoz finansowych JO oraz UMK,

o współdziałania z Regionalną Izbą Obrachunkową i innymi instytucjami kontrolnymi w zakresie wykonywania zadań kontrolnych dotyczących realizacji budżetu JO oraz UMK,

o prowadzenia ewidencji syntetycznej i analitycznej budżetu JO oraz UMK,

o prowadzenia ewidencji pozabilansowej,

o współdziałania z Urzędami Skarbowymi,

o wykonywania zadań w zakresie rozliczania dochodów budżetu państwa zrealizowanych przez miejskie jednostki organizacyjne,

o sporządzania sprawozdania finansowego JO oraz UMK,

o sporządzania skonsolidowanego bilansu UMK.

• w obszarze finansów i księgowości, CUW posiada kompetencje:

o prowadzenia ksiąg rachunkowych JO oraz UMK,

o prowadzenia ewidencji księgowej, według obowiązującej klasyfikacji budżetowej, planu finansowego wydatków realizowanych przez JO oraz UMK,

o prowadzenia ewidencji wydatków związanych z realizacją zadań zleconych JO oraz UMK,

o prowadzenia ewidencji majątku JO oraz UMK, mienia komunalnego oraz mienia Skarbu Państwa - środków trwałych, pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, mienia zlikwidowanych przedsiębiorstw, a także umorzeń środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,

o prowadzenia ewidencji syntetycznej udziałów i akcji MiastaMiasta Katowice w spółkach oraz uzgadnianie zapisów w terminach inwentaryzacji rocznej z Zespołem Nadzoru Właścicielskiego,


39

o rozliczania inwentaryzacji,

o uruchamiania dotacji na wydatki bieżące i inwestycyjne dla zakładów budżetowych, instytucji kultury, dla szkół i przedszkoli niepublicznych oraz dla innych podmiotów zgodnie z umową - na podstawie dyspozycji jednostek merytorycznych UMK,

o obsługi płacowa pracowników JO oraz UMK, realizacji zadań wynikających z zapisów prawnych w zakresie obsługi płacowej (np. obliczanie zasiłków, sporządzanie informacji rocznych itp.),

o wystawiania zaświadczeń o wynagrodzeniach pracowników zatrudnionych w JO, dla potrzeb emerytalno-rentowych i ustalenia kapitału początkowego,

o sporządzania deklaracji podatkowych oraz terminowe odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych,

o sporządzania miesięcznej deklaracji rozliczeniowej oraz terminowe odprowadzanie składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,

o sporządzania raportu miesięcznego dla osoby ubezpieczonej,

o wystawiania zaświadczeń o wysokości wynagrodzeń,

o obsługi finansowo-księgowej projektów i programów podpisanych przez UMK, a realizowanych przez UMK, finansowanych lub współfinansowanych ze środków pomocowych,

o obsługi finansowo-księgowa zadań z rachunku sum depozytowych,

o przeprowadzania inwentaryzacji rocznej kont syntetyki i analityki zgodnie z instrukcją inwentaryzacyjną,

o sporządzania sprawozdawczości miesięcznej, kwartalnej i rocznej w zakresie realizowanych zadań, w tym realizowanych dochodów, z wyjątkiem podatków i opłat,

o sporządzania sprawozdania finansowego JO oraz UMK,

o prowadzenia księgowości Kasy Zapomogowo–Pożyczkowej, kasy wydatków oraz prowadzenia obsługi finansowo - księgowej funduszu świadczeń socjalnych JO oraz UMK,

o monitorowania stanu środków finansowych JO oraz UMK,

o prowadzenia ewidencji analitycznej dochodów JO oraz UMK według podziałek klasyfikacji budżetowej,

o prowadzenia analityki należności wszystkich przypisanych dochodów JO oraz UMK,

o fakturowania oraz prowadzenia ewidencji sprzedaży towarów i usług podlegających ustawie o podatku od towarów i usług, na podstawie umów, protokołów i innych dokumentów będących podstawą fakturowania,


40

o prowadzenia centralnego rejestru zakupów towarów i usług podlegających ustawie o podatku od towarów i usług oraz kwot podatku naliczonego w zakresie ponoszonych kosztów przy odsprzedaży (refaktury),

o sporządzania deklaracji i zbiorczego rejestru sprzedaży, zakupów towarów i usług podlegających ustawie o podatku od towarów i usług oraz terminowego przekazywania podatku od towarów i usług do urzędu skarbowego,

o sporządzania sprawozdań w zakresie zaległości przedsiębiorców we wpłatach środków publicznych oraz przekazywania danych w tym zakresie do odpowiednich jednostek merytorycznych UMK.

• w obszarze zarządzania infrastrukturą i zasobami, CUW posiada kompetencje:

o prowadzenia zbiorów, rejestrów i baz danych informacji w zakresie infrastruktury miejskiej, w tym w szczególności:

w obszarze edukacji i kultury - ewidencji zasobów szkół podstawowych, przedszkoli, bibliotek gminnych, gminnych ośrodków kultury,

w zakresie gospodarki mieszkaniowej - ewidencji mieszkań komunalnych, lokali użytkowych, działek oraz zarządzania tymi zasobami,

w zakresie gospodarki komunalnej - ewidencji sieci wodociągowej, ewidencji sieci kanalizacyjnej, gospodarki śmieciami oraz zarządzania tymi obszarami,

o prowadzenia zbiorów, rejestrów i baz danych informacji w zakresie infrastruktury i zasobów poszczególnych JO oraz UMK, takimi jak:

budynki,

samochody,

sprzęt techniczny (poza IT),

sprzęt IT,

telefonia stacjonarna i komórkowa,

itp.

• w obszarze raportowania i analiz zarządczych, CUW posiada kompetencje:

o tworzenia raportów standardowych,

o tworzenia raportów na żądanie,

o wsparcia projektu, uruchomienia i zapewnienia ciągłości działania raportowania zarządczego dla zdefiniowanych obszarów analizy w JO oraz UMK,

o przeprowadzenia analiz przekrojowych i wskaźnikowych wykonywanyche na podstawie danych księgowych z wykorzystaniem uzgodnionych wzorów ekonomicznych,


41

• w obszarze zarządzania obiegiem dokumentów, CUW posiada kompetencje:

o prowadzenia kancelarii (przyjmowania i wysyłaniadokumentacji),

o prowadzenia archiwum (archiwizacja dokumentacji);

o prowadzenia spraw związanych z publikowaniem ogłoszeń,

o obsługi elektronicznych skrzynek kontaktowych na platformie ePUAP, SEKAP,

o prowadzenia elektronicznego archiwum zakładowego dla każdego z JO oraz dla UMK,

o zarządzania obiegiem przesyłek pomiędzy JO oraz UMK,

o a także, powinien posiadać kometencje z zakresu projektowania przebiegów oraz badania wydajności i optymalizacji przebiegów.

• w obszarze usług IT, CUW posiada kompetencje:

o utrzymania systemów wspierających pracę CUW,

o wsparcia użytkowników CUW, JO oraz UMK w zakresie systemów IT wspierających prace CUW oraz scentralizowanych systemów IT,

o koordynowania i monitorowania współpracy z zewnętrznymi dostawcami usług IT świadczącymi usługi na rzecz CUW, JO oraz UMK,

• w obszarze zakupów, CUW posiada kompetencje:

o przygotowywania i przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówień publicznych,

o udzielania zamówień publicznych,

o zawierania umów ramowych.

4.4.1. Struktura Organizacyjna CUW Docelowa struktura Centrum Usług Wspólnych Miasta Katowice zostanie określona po ostatecznym podjęciu decyzji o jego utworzeniu i określeniu zadań jakie ma realizować. W niniejszym dokumencie Red Ocean zawarł wizję organizacji CUW jaka powstała na tym etapie projektu. W przedstawionej wizji, CUW specjalizuje się w realizacji usług uniwersalnych, wspólnych dla poszczególnych JO, a także i w realizacji zadań, które są ukierunkowane na obsłudze własnej CUW. Zadania realizowane w ramach obsługi własnej a będące w obszarze specjalizacji CUW i świadczone na rzecz poszczególnych JO są realizowane przez specjalizowane komórki CUW (np. obsługa kadrowa CUW jest realizowana przez komórkę w obszarze Zarządzania Zasobami Ludzkimi (Rysunek 7).

Koncepcja projektu została opracowana w 2014 roku, a aktualnie jest poszerzona o opracowanie aspektów projektowych i organizacyjnych Centrum Usług Wspólnych dla Miasta Katowice. Rozszerzenie założeń projektowych Zamawiającego o element organizacji CUW, spowodowała konieczność reorganizacji koncepcji przyszłego rozwiązania. Projekt zmienił swój charakter z projektu technologicznego, którego głównym celem jest centralizacja i konsolidacja usług realizowanych przez CUW i wspieranych przez systemu ERP, na projekt organizacyjno-biznesowy, gdzie system ERP jest jedynie narzędziem do


42

osiągnięcia celów biznesowych związanych w budową CUW (niezależnie od docelowej postaci struktury CUW i relacji CUW do struktur organizacyjnych w UMK oraz JO).

Propozycja struktury organizacyjnej CUW przedstawiona została na poniższym rysunku (Rysunek 7):

Rysunek 7: Propozycja struktury organizacyjnej CUW

Całość struktury podzielona jest na dwie części. Pierwsza jest zorientowana na świadczenie usług dla jednostek organizacyjnych związanych z Urzędem Miasta Katowice. W ramach tego obszaru, proponowany jest podział po specjalizacjach w ramach poszczególnych usług. Oznacza to, że pracownicy nie będą przypisani do konkretnych Klientów i kompleksowo obsługiwać tylko ich, lecz będą przyszeregowani do poszczególnych obszarach merytorycznych po to, aby móc w każdej chwili wesprzeć innych pracowników w CUW w zakresie obsługi innych klientów lub przejmować od nich zadania w przypadku np. choroby lub urlopu pracowników CUW. W drugiej części organizacji, realizowane są zadania związane z obsługą własną CUW, co oznacza, że pracownicy w tej części CUW realizują zadania w zakresie administracji oraz IT. W zakresie administracji realizowane są zadania związane z obsługą logistyczną CUW, a także i działania w zakresie obsługi finansowo-księgowej, obsługi umów SLA, zarządzania zasobami ludzkimi oraz obsługi płacowej. Obszar administracyjny obejmuje także i działania zakupowe, ale ze względu na kwestie synergii, rekomendowane jest jedynie tworzenie wkładu do ogólnych zakupów, które będą realizowane wspólnie dla wszystkich jednostek lub ich większej części. Obszar IT obejmuje utrzymywanie systemów IT zarówno dla realizacji zadań własnych CUW, jak i systemów, które są współdzielone lub wykorzystywane przez JOJO oraz UMK. Ilustracja świadczonych usług na rzecz JO przez CUW została przedstawiona na rysunku (Rysunek 8).


43

Rysunek 8: Usługi świadczone przez CUW na rzecz JO

4.4.2. Zasoby wykorzystywane przez CUW W ramach działania CUW, wykorzystywane będą m.in. następujące zasoby:

• ludzkie (pracownicy w zakresie świadczenia usług dla JO, UMK oraz obsługi własnej CUW)

• systemy IT (systemy informatyczne wspierające świadczenie usług dla JO, UMK oraz obsługi własnej CUW),

• zasoby lokalowe,

• infrastruktura organizacji (wyposażenie techniczne nie związane z IT).

PersonelPersonel CUW będzie realizować zadania w następujących obszarach merytorycznych:

• Zarządzanie Katalogiem Usług dla Obywateli,

• Budżet i Sprawozdawczość,

• Finanse i Księgowość,

• Zarządzanie Zasobami Ludzkimi i Obsługa Płac,

• Podatki i Opłaty Lokalne,

• Zarządzanie Infrastrukturą i Zasobami,

• Raportowanie i Analizy Zarządcze,


44

• Zarządzeniem Obiegiem Dokumentów,

• Usługi IT,

• Zakupy.

Personel realizującyPersonel realizujący zadania w zakresie Zarządzania Katalogiem Usług dla Obywateli powinien posiadać m.in. następujące kompetencje:

• zdolności analityczne,

• umiejętności negocjacji w zakresie SLA dla poszczególnych usług z JO,

• umiejętność w zakresie zasilania danymi rozwiązania portalowego,

• umiejętność w zakresie zarządzania użytkownikami (nadawanie, odbieranie uprawnień, itp.),

• definiowanie nowych usług, ich poziomu realizacji oraz technicznej implementacji w CUW,

• definiowanie wymagań w zakresie ciągłości świadczenia usług przez CUW.

Personel realizującyPersonel realizujący zadania w zakresie Budżetu i Sprawozdawczości powinien posiadać następujące kompetencje:

• umiejętność tworzenia i aktualizacji budżetu poszczególnych jednostek organizacyjnych,

• umiejętność kontroli realizacji budżetu poszczególnych jednostek organizacyjnych,

• umiejętność w zakresie tworzenia sprawozdań dla poszczególnych jednostek organizacyjnych,

• umiejętność tworzenia i przeprowadzania procedur kontrolnych,

• umiejętność analizy ryzyka.

Personel realizujący zadania w zakresie Finansów i Księgowości powinien posiadać następujące kompetencje:

• znajomość zagadnień prawa administracyjnego,

• znajomość zagadnień finansów publicznych,

• znajomość zagadnień ustawy o samorządzie gminnym,

• znajomość w zakresie przepisów ZUS oraz przepisów skarbowych,

• umiejętności równoważne z posiadaniem uprawnienień biegłego rewidenta,

• znajomość zagadnień z zakresu rachunkowości,

• posiadanie certyfikatu księgowego wydanego przez Ministra Finansów uprawniającego do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych,

• znajomość programów: Płatnik i pakietu biurowego.

Personel realizujący zadania w zakresie Zarządzania Zasobami Ludzkimi i Obsługi Płac powinien posiadać następujące kompetencje:


45

• znajomość Kodeksu Postępowania Administracyjnego, Kodeksu Pracy,

• znajomość w zakresie przepisów ZUS oraz przepisów skarbowych,

• znajomość zagadnień z zakresu prawa pracy, ustawy Karta Nauczyciela, ubezpieczeń społecznych, zagadnień PDOF, znajomość przepisów Zakładowego Funduszu Świadczeń socjalnych,

• znajomość programów: Płatnik i pakietu biurowego,

• umiejętność stosowania i interpretacji aktów normatywnych oraz obowiązujących przepisów prawa.

Personel realizujący

Personel realizujący zadania w zakresie Podatkówi i Opłat Lokalnych powinien posiadać następujące kompetencje:

• znajomość ustaw: ordynacja podatkowa, o podatkach i opłatach lokalnych, o podatku rolnym, o podatku leśnym, o pracownikach samorządowych, o samorządzie gminnym, o samorządzie powiatowym

• znajomość przepisów z zakresu rachunkowości podatków i opłat lokalnych,

• znajomość programów: Płatnik i pakietu biurowego,

• umiejętność stosowania i interpretacji aktów normatywnych oraz obowiązujących przepisów prawa,

• umiejętność obsługi programów informacji prawnej,

• doświadczenie w pracy w rachunkowości podatków i opłat lokalnych lub w służbach finansowo-księgowych.

Personel realizujący zadania w zakresie Zarządzania Infrastrukturą i Zasobami powinien posiadać następujące kompetencje:

• znajomość aktów prawnych: Ustawa z dnia 7 lipca 1994r. Prawo budowlane; Ustawa z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych; Ustawa z dnia 8 marca 1990r. - o samorządzie gminnym; Ustawa z dnia 30 czerwca 2005r.o finansach publicznych; Ustawa z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego,

• umiejętność analizowania kosztorysów,

• znajomość w obszarze zadań związanych z prowadzeniem inwestycji i remontów,

• znajomość charakterystyki zadań w obszarze logistyki i zakupów.

Personel realizujący zadania w zakresie Raportowanie i Analizy Zarządcze powinien posiadać następujące kompetencje:

• umiejętności analityczne,

• doświadczenie przy projektowaniu i wdrażaniu raportów z obszaru kontrollingu,

• sprawne posługiwanie się narzędziami służącymi do przygotowywania raportów, w tym znajomość języka SQL w zakresie umożliwiającym przygotowanie raportów zarządczych,


46

• umiejętność pracy z pakietem biurowym.

Personel realizujący zadania w zakresie Zarządzenia Obiegiem Dokumentów powinien posiadać następujące kompetencje:

• umiejętności analityczne,

• znajomość opisu procesów biznesowych i przekształcania ich do postaci obiegu procesów w narzędziu,

• umiejętność optymalizacji procesów biznesowych oraz administracyjnych,

• umiejętność pracy z pakietem biurowym,

• doświadczenie przy projektowaniu i wdrażaniu obiegu dokumentów i zadań.

P realizujący zadania w zakresie Usług IT powinien posiadać następujące kompetencje:

• znajomość obsługi systemów informatycznych wspierających świadczenie usług w obszarze wspólnym (FK, PK, ERP, itp.),

• znajomość obsługi systemów operacyjnych i infrastruktury technicznej wykorzystywanej w UMK, JO oraz CUW,

• znajomość pakietu biurowegobiurowego na poziomie umożliwiającym świadczenie wsparcia dla pracowników UMK i JO.

Personel realizujący zadania w zakresie Zakupów powinien posiadać następujące kompetencje:

• znajomość ustawy prawo zamówień publicznych, aktów wykonawczych do ustawy, prawo UE w zamówieniach publicznych,

• znajomość zasad opisu przedmiotu zamówienia,

• znajomość zasad konstruowania warunków udziału wykonawców w postępowaniu oraz doboru dokumentów potwierdzających spełnianie tych warunków,

• znajomość zasad sporządzania specyfikacji istotnych warunków zamówienia,

• znajomość zasad publikowania ogłoszeń, terminów udzielania odpowiedzi i wyjaśnień oraz zasad badania ofert i dokumentów złożonych w postępowaniach.

W zakresie systemów informatycznych, oczekiwane jest zapewnienie i wdrożenie systemu klasy ERP wspierającego prace w obszarze zarządzania katalogiem usług, budżetu i sprawozdawczości, finansów i księgowości, zarządzania zasobami ludzkimi, podatków i opłat lokalnych, zarządzania infrastrukturą oraz zarządzania infrastrukturą i zasobami. Ponadto, celem realizacji zadań w zakresie obsługi dokumentacji, oczekiwane jest wdrożenie systemu zarządzania obiegiem dokumentów.

Dla wsparcia realizacji zadań wewnętrznych w CUW, konieczne jest jeszcze wdrożenie następujących systemów informatycznych:

• system poczty elektronicznej w połączeniu z systemem obiegu dokumentów,

• systemy zarządzania infrastrukturą IT oraz bezpieczeństwem urządzeń.


47

Dodatkowo, w przypadku realizacji zadań w zakresie archiwizacji dokumentacji, konieczne będzie zapewnienie odpowiedniej infrastruktury pamięci masowej, która umożliwi przechowywanie danych zgodnie z wymaganiami ustawowymi (np. w przypadku dokumentacji finansowej – minimum 5 lat).

W zakresie zasobów lokalowych, konieczne jest zapewnienie powierzchni biurowej dla Centrum Usług Wspólnych, która może bazować na infrastrukturze ZOJO (jako jednostce która już obecnie świadczy usługi dla podległych jej podmiotów), przy uwzględnieniu ewentualnego zwiększenia potrzeb w związku z przejęciem dodatkowych pracowników, a także:

• serwerownię z odpowiednimi zabezpieczeniami przeciwpożarowymi, bezpieczeństwa dostępu oraz instalacją zasilania, łączności i klimatyzacji,

• pomieszczenia obsługi Klienta (Punkt Obsługi Klienta) w przypadku realizacji zadania obsługi biura podawczego dla poszczególnych JO.

4.4.3. Plan wdrożenia CUW Zapewnienie sprawnej obsługi działania UMK i JO w ramach koncepcji CUW bez skomasowania ich w jednej lokalizacji i przy jednoczesnym zmniejszeniu obsady osobowej nie byłoby możliwe, gdyby nie istniały nowoczesne narzędzia informatyczne pozwalające na uproszczenie i ujednolicenie procesów obsługowych oraz na standaryzację i zmniejszenie liczby dokumentów związanej z tymi procesami. Zatem w pierwszej fazie wprowadzania zmian konieczne jest poniesienie znacznych wydatków na zakup aplikacji informatycznych niezbędnych do scentralizowania zadań obsługowych. Niezbędne będzie zakupienie i wdrożenie:

1) systemu klasy ERP;

2) systemu elektronicznego obiegu dokumentów (SOD może stanowić część systemu ERP;

3) systemu prezentacji treści -portal (system tn może stanowić część systemu ERP);

oraz zakupienie lub budowa:

4) łączy o odpowiedniej przepustowości zapewniających elektroniczną łączność pomiędzy współpracującymi jednostkami (dla jednostek nadal nie podłącząnych do SilesiaNet).

Zakłada się, że CUW przejmie pracowników obsługowych w obszarach świadczenia usług na rzecz poszczególnych JO. Ze względu na koncentrację zadań w obszarach wsparcia, możezajść potrzeba zmniejszenia obsady osobowej zadań obsługowych. Osobom tym należy wypłacić odszkodowania z tytułu rozwiązania stosunku pracy z przyczyn nie leżących po stronie pracowników.

Celem łatwiejszego wdrożenia koncepcji CUW, proponujemy bazowanie na istniejącej już jednostce organizacyjnej np. ZOJO (Zakład Obsługi Jednostek Oświatowych). Wdrożenie organizacyjne w takim przypadku powinno być realizowane wg następującej sekwencji:


48

• przygotowanie struktury organizacyjnej, projektu statutu i uchwał regulujących zakres realizowanych zadań,

• przeprowadzenie naboru wewnętrznego przez Dyrektora ZOJO dla CUW,

• implementacja narzędzi IT wspierających prace CUW,

• przeszkolenie pracowników CUW w zakresie procedur oraz narzędzi wspierających prace CUW,

• operacyjne uruchomienie prac w CUW.

Jeżeli wdrożenie systemów informatycznych będzie realizowane etapowo, to przejmowanie zadań do realizacji przez CUW od poszczególnych JO będzie także realizowane etapowo, co będzie implikować rozciągnięcie w czasie wdrożenia samej struktury CUW.

Celem zapewnienia sukcesu wdrożenia, rekomendowane jest wykorzystanie metodyki zarządzania projektami opartej na metodyce PRINCE2 oraz powołanie formalnej struktury organizacyjnej dla projektu wdrożeniowego, która będzie wyglądać następująco:

Rysunek 9: Propozycja przykładowej struktury organizacyjnej projektu wdrożeniowego

Rekomendujemy jednocześnie, aby zakres wykorzystywanej w projekcie dokumentacji ograniczyć i ustalić na wstępie projektu. Proponujemy także, aby w zespole projektowym


49

uczestniczyli przedstawiciele jednostek organizacyjnych, które ma objąć swym działaniem wdrażane rozwiązanie.

Istotną kwestią jest zaangażowanie Sponsora w prace projektowe. Rekomendowane jest, aby Sponsorem projektu była osoba, która zarówno posiada odpowiednio wysokie uprawnienia umożliwiające na ostateczne rozstrzygnięcie kwestii, które wzbudzają kontrowersje, a także posiada moc decyzyjną do wydawania poleceń w zakresie dalszych kierunków realizowania projektu wdrożeniowego. Ze względu na to, że projekt wdrożenia CUW nie jest projektem stricte technicznym, lecz przede wszystkim organizacyjnym obejmującym zagadnienia ostarczenia narzędzi technicznych oraz logistyki, niezbędne jest, aby rolę Sponsora projektu przejął jeden z Wiceprezydentów Miasta Katowice.

Zadania Sponsora projektu są następujące:

• określenie celów i zadań projektu, uzasadnienia biznesowego przedsięwzięcia, ogólnych parametrów (czas, budżet, metoda realizacji),

• mianowanie Przewodniczącego Komitetu Sterującego,

• przyjmowanie produktów do użytkowania, po ich wcześniejszym zatwierdzeniu i zaopiniowaniu przez Kierownika Projektu,

• zatwierdzanie istotnych zmian w projekcie,

• mediacja w sporach nie rozstrzygniętych przez wspólny Komitet Sterujący(członkowie KS po stronie Wykonawcy i Zamawiającego),

• Przedstawienie do akceptacji przez Prezydenta Miasta Katowice niezbędnych zmian w organizacji UMK oraz JO,

• zapewnienie niezbędnych zmian w organizacji UMKUMK oraz JO.

W pozostałych elementach funkcjonalnych struktury projektowej będą występowały następujące role:

• Komitet Sterujący projektu,

• Kierownik Projektu po stronie UMK,

• Kierownik Projektu po stronie Wykonawcy.

Zadania realizowane przez ww. role są następujące:

• Zadania Komitetu Sterującego projektu:

o Wyznacza kierunki prac w projekcie na podstawie opinii Kierownika Projektu,

o kieruje całością projektu,

o odpowiada za wszystkie wyniki prac, zapewnienie środków i zasobów finansowych, ludzkich i rzeczowych,

o zatwierdza zmiany w projekcie,

o przyjmuje wyniki projektu (produkty),). ),),

o zapewnienie zasobów Wykonawcy,


50

o mianuje i rozlicza Kierownika Projektu po stronie UMK oraz inne osoby realizujące zdefiniowane w projekcie role na poziomie kierowania projektem lub nadzorem jakościowym.

Zgodnie z metodyką Prince2 możliwe jest zdefiniowanie innych ról takich jak np. Kierownik Obszaru Jakości, Sekretariat Projektu (PMO), Kierownik zespołu technicznego, ale szczegółowy opis ról w projekcie powinien być uzgodniony na poziomie Wykonawcy oraz UMK w momencie uruchamiania prac projektowych celem uwzględnienia wszystkich kontekstów realizacji projektu w danej chwili.

Innym istotnym elementem działania CUW jest określenie warunków świadczenia usług przez CUW (np. w postaci umów SLA lub na podstawie zarządzenia prezydenta), które powinny być ustalone i zatwierdzone przed uruchomieniem świadczenia usług. Dzięki tym ustaleniom będzie możliwe uzgodnienie poziomu świadczenia usług na rzecz poszczególnych JO, określenie oczekiwań po stronie Klientów oraz zarządzanie kosztami (wyceną kosztów) związanych z oczekiwanym poziomem świadczenia usług.

4.5. Procesy w obszarach biznesowych

4.5.1. Sposób opisu procesów Procesy zostały udokumentowane w postaci tabel opisowych, porządkujących sposób opisu każdego procesu.

Opis procesów przedstawiono wg następującego wzorca:

Nazwa procesu <Nazwa procesu.>

Obszar <Nazwa obszaru, w którym realizowany jest proces.>

Cel <Cel bądź cele realizacji procesu odnoszące się do statutowych zadań realizowanych przez urząd miasta.>

Właściciel <Właściciel procesu – Osoba odpowiedzialna za sposób realizacji procesu w szczególności zatwierdzająca zmiany w procesie.>

<Stanowisko, komórka org.>

Ekspert / Autor <Osoba, która na bieżąco utrzymuje proces

<Stanowisko, komórka org.>

Warunki rozpoczęcia <Warunki rozpoczęcia procesu. Warunki początkowe.>

Rezultat wykonania <Wyniki realizacji procesu. Rezultaty/efekty wykonania procesu - produkty.>

OPIS

Role, jednostki org. Zadania/czynności


51

<Nazwa roli lub jednostki organizacyjnej.>

<Opis zadania lub czynności na poziomie ogólnym (działania) wykonywanej w ramach procesu. Zadania/ czynności przedstawiają zakres. Kolejność wymienienia zadań/ czynności w opisie procesu nie odzwierciedla kolejności wykonywania czynności.>

Oznaczono komentarze do treści znacznikami „<< … >>”.

… …

… …

… …

… …

Obecnie wykorzystywane aplikacje

<Stosowane obecnie techniki, narzędzia informatyczne i internetowe wspierające proces.>

1.

2.

3.

4.

5.

Inne istotne informacje

Inne informacje istotne z punktu widzenia realizacji procesu

Tabela 6: Wzorzec opisu procesu

Oprócz zastosowania ww. wzorca, procesy udokumentowano w notacji BPMN (w wersji 2.0) oraz w postaci diagramów aktywności UML, w narzędziu Enterprise Architect (pliki źródłowe pod postacią otwartych plików XMI).


52

4.5.2. Opis procesów obszaru „Zarządzaniem Katalogiem Usług dla Obywatela

Obszar „Zarządzanie Katalogiem Usług dla Obywatela” musi realizować funkcje informacyjne i komunikacyjne UMK i JO z obywatelami.

Nazwa procesu Zarządzanie Katalogiem Usług dla Obywateli

Obszar Zarządzanie Katalogiem Usług dla Obywateli

Cel Utrzymanie Katalogu Usług świadczonych dla Obywateli

Właściciel Prezydent Miasta Katowice, Kierownik CUW

Ekspert / Autor Kierownicy Komórek Organizacyjnych UMK, Dyrektorzy Jednostek Organizacyjnych UMK

Warunki rozpoczęcia Potrzeba świadczenia nowej usługi lub zmiany istniejącej

Rezultat wykonania Zaprojektowana oraz wdrożona usługa, utrzymywana na odpowiednim poziomie

OPIS


JO, Komórka Organizacyjna UMK

Zgłoszenie propozycji nowej usługi elektronicznej lub zmiany istnejącej. Uzasadnienie interesem społecznym lub innymi wymogami

JO, Komórka Organizacyjna UMK, CUW, Wydział Informatyki UMK

Zaprojektowanie lub przeprojektowanie usługi i jej przebiegów. Opisanie parametrów świadczenia danej usługi (SLA). Można przyjąć założenie, że dostawcą usługi jest CUW, zamawiającym usługę JO lub KO, która będzie świadczyć ją na rzecz Obywateli.

CUW, Wydział Informatyki UMK

Wdrożenie oraz uruchomienie usługi na odpowiednim poziomie

JO, Komórka Organizacyjna UMK

Monitorowanie katalogu świadczonych usług. Dbanie o zapewnienie odpowiednich parametrów usług oraz uzgodnionego poziomu ich świadczenia.


Proces obecnie nie istnieje w kontekście CUW. Podobny proces jest jednak realizowany w ramach obsługi katalogu usług ePUAP. Zaprezentowane podejście jest propozycją przebiegu takiego procesu, uzależnioną od ostatecznej organizacji CUW. Do obsługi procesu może być wykorzystywana właściwa dla tego typu zadań aplikacja, lub proces workflow.


53


Brak

Tabela 7: Proces „Zarządzanie Katalogiem Usług dla Obywatela”

Rysunek 10: Diagram procesu „Zarządzanie katalogiem usług dla obywateli”

Business Process Zarządzanie Katalogiem Usług dla Obywateli

Start

Zgłoszenie propozycji nowejusługi lub zmiana/usunięcie

istniejącej

Zaprojektowanie/przeprojektowanie lubusunięcie usługi i jej przebiegów

(worklow)

Wprowadzeniezmiany

Czy akceptacja nowej usługilub zmian/usunięcie

istniejącej?

Monitorowanie kataloguświadczonych usług

Czy należy zmienić lubdodać/usunąć usługę?

Czy jest akceptacja dlamodyfikacji usługi?

Czy usuniętowszystkie usługi?

Koniec

Tak

Nie

Nie

Tak

Nie

Nie

Tak

Tak


54

4.5.3. Opis procesów obszaru „Budżet i Sprawozdawczość”

Nazwa procesu Planowanie Wieloletniej Prognozy Finansowej Miasta

Obszar Budżet i Sprawozdawczość.

Cel Celem opracowania Wieloletniej Prognozy Finansowej (WPF) jest analiza możliwości realizacji inwestycji i bieżącego utrzymania oraz ocena zdolności finansowej Miasta.

Właściciel Prezydent Miasta Katowice, Skarbnik Miasta

Ekspert / Autor Naczelnik Wydziału Budżetu Miasta

Warunki rozpoczęcia Istotna zmiana założeń i wytycznych budżetowych, podjęcie decyzji o realizacji nowych przedsięwzięć lub rezygnacji z planowanych.

Wydłużenie perspektywy finansowej dla WPF o kolejny/e rok/lata [art. 227.1 ustawy o finansach publicznych(UPF)}.

Rezultat wykonania Uchwalenie wieloletniej prognozy finansowej na kolejne lata i uchylenie dotychczasowej.

OPIS


Jednostka Organizacyjna Miasta, Osoba Prywatna

<<Początek>> Zgłoszenie zadań, w tym wieloletnich przedsięwzięć do realizacji w kolejnych latach.

Prezydent Miasta <<Początek>> Podjęcie decyzji o realizacji inicjatywy.

Wydział Budżetu Miasta Opracowanie zestawienia zbiorczego (na podstawie materiałów od Wnioskodawców) pokazującego dochody, wydatki, przychody i rozchody oraz możliwości finansowe miasta (wyrażone odpowiednimi wskaźnikami).

Przedłożenie do akceptacji lub weryfikacji Prezydentowi Miasta.

Zachowanie zgodności z projektem budżetu na dany rok.

Wydział Rozwoju Miasta/

Wydział Funduszy Europejskich/ inni dysponenci

Opracowanie zestawienia przedsięwzięć do wysokości określonych możliwościami finansowymi budżetu.

Prezydent Miasta Podjęcie decyzji o akceptacji lub korekcie przedłożonej propozycji.


55

Wydział Budżetu Miasta

Przygotowanie projektu uchwały w sprawie wieloletniej prognozy finansowej miasta (program BeSTi@ oraz treść w programie Legislator), a następnie przedłożenie projektu budżetu do opiniowania Regionalnej Izby Obrachunkowej oraz Radzie Miasta.

Wydział Rozwoju Miasta

Wydział Funduszy Europejskich

Poinformowanie podmiotów o odmowie realizacji zgłoszonych przedsięwzięć.

Rada Miasta Uchwalenie wieloletniej prognozy finansowej miasta


1. BeSTi@

2. LBPP (zbiorcze zestawienia dochodów i wydatków wszystkich dysponentów)

3. Moduł WPFS (Wieloletnie Prognozy Finansowe Samorządu) do planowania wieloletniego, (lecz nie jest zintegrowany z systemem LBPP).


Posiadany przez Urząd Miasta Katowice moduł WPFS (do planowania wieloletniego) nie jest zintegrowany z LBPP.

Tabela 8: Proces „Planowanie Wieloletniej Prognozy Finansowej Miasta”


56

Rysunek 11: Diagram procesu „Planowanie Wieloletniej Prognozy Finansowej miasta”

Nazwa procesu Planowanie budżetu na dany rok

Obszar Budżet i Sprawozdawczość

Cel Celem procesu jest efektywna realizacja zadań samorządu w perspektywie jednego roku



Business Process Planowanie Wieloletniej Prognozy Finansowej Miasta

Start

Zgłoszenie zadań

Czy pozytywna decyzja orealizacji inicjatywy?

Koniec

Opracowaniezestawienia

przedsięwzięć

Czyzaakceptowano?

Przygotowanie projektu uchwały w sprawiewieloletniej prognozy finansowej miasta

Czy podjęta uchwała?

Koniec

Informacja oodmowie

Opublikowanieuchwały

Tak

Nie

Tak

Nie

Tak

Nie


57

Warunki rozpoczęcia Zapewnienie środków finansowych na prawidłowe funkcjonowanie Miasta w kolejnym roku budżetowym, w tym świadczenie usług na rzecz mieszkańców.

Rezultat wykonania Uchwalenie uchwały budżetowej na rok

OPIS


Wydział Budżetu Miasta Przygotowanie oraz opublikowanie założeń i wytycznych do budżetu na kolejny rok budżetowy (w lipcu i sierpniu roku poprzedzającego)

Jednostki budżetowe i komórki organizacyjne UM

Zgłoszenie potrzeb do projektu budżetu (Dane dostarczane za pośrednictwem aplikacji PABS oraz LBPP).

Wydział Budżetu Miasta Wstępna analiza danych (na podstawie potrzeb zgłoszonych przez dysponentów w zakresie: dochodów i wydatków). Określenie rozchodów oraz oszacowanie przychodów miasta. Próby zbilansowania budżetu. Opracowanie oraz przedłożenie decydentom różnych wariantów budżetu. Zachowanie zgodności z Wieloletnią Prognozą Finansową.

Urząd Miasta Katowice (różne osoby)

Podjęcie decyzji dot. budżetu przez decydentów.

Wydział Budżetu Miasta Utworzenie projektu budżetu (załączniki (Word, Excel) oraz treść w programie Legislator) a następnie przedłożenie projektu budżetu do opiniowania Regionalnej Izby Obrachunkowej oraz Radzie Miasta.

Rada Miasta Katowice Uchwalenie uchwały budżetowej na rok

Wydział Budżetu Miasta Informowanie dysponentów o zaakceptowanych kwotach (pisemnie).

Wydział Budżetu Miasta Opracowanie „Układu Wykonawczego” do budżetu (rozpisania uchwalonego budżetu w szczegółowości do dysponentów).

Jednostki organizacyjne miasta

Podział przyznanego dysponentowi „wycinka budżetu” zgodnie z przyjętą szczegółowością do paragrafów) i przygotowanie do zatwierdzenia planów finansowych

Wiceprezydenci nadzorujący

Zatwierdzenie Planów Finansowych.

Wydział Budżetu Miasta Rejestracja decyzji Wiceprezydentów nadzorujących w systemie FK.

Jednostki organizacyjne miasta

Import planów do programów FK na poziomie Jednostek.


58

Dyrektorzy Jednostek Zatwierdzanie planów Jednostek organizacyjnych.


1. BeSTi@;

2. System Ratusz firmy Rekord;

3. LBPP (dla wszystkich jednostek poza oświatą oraz zestawienia zbiorcze);

4. PABS (wszystkie jednostki oświatowe).


Brak

Tabela 9: Proces "Planowanie budżetu na dany rok"

Rysunek 12: Diagram procesu „Planowanie budżetu na dany rok”

Business Process Planowanie budżetu na dany rok

Start

Przygotowaniezałożeń do budżetu

Zgłoszenie potrzebdo projektu budżetu

Opracowaniewariantów budżetu

Czy wymagakorekty danych?

Utworzenie projektubudżetu

Czy uchwałabudżetowa wymagakorekty?

Rozesłąnie informacjio zaakceptowanych

kwotach

Opracowanie „UkładuWykonawczego”

Podział budżetu nawycinki

Czy wymagakorekty podziału?

Rejestracja decyzji wsystemie FK.

Import planów doprogramów FK na

poziomie Jednostek.

Zatwierdzenieplanów w jednostkach

Koniec

Nie

Tak

Tak

Nie

Tak

Nie


59

Nazwa procesu Realizacja budżetu (w tym dokonywanie zmian aktualnego budżetu rocznego i Wieloletniej Prognozy Finansowej Miasta)


Cel Celem procesu jest modyfikowanie rocznego budżetu miasta i WPF pod kątem dostosowania do bieżących potrzeb.



Warunki rozpoczęcia Uchwalony: budżet oraz WPF

Rezultat wykonania Zmiana zatwierdzona uchwałą/zarządzeniem

OPIS


Wydział Budżetu Miasta Przygotowanie oraz opublikowanie procedury dokonywania zmian w trakcie roku (zawarto w zarządzeniu wykonawczym do uchwały budżetowej i WPF-u).


Realizacja budżetu zgodnie z przyznanym planem i harmonogramami. Dokonywanie zmian przez kierowników jednostek (dysponentów) w granicach otrzymanych upoważnień.


Zgłoszenie proponowanych zmian Decyzje wieloletnie z tytułu umów, których realizacja w roku budżetowym i w latach następnych jest niezbędna do zapewnienia ciągłości działania jednostki są uwzględniane automatycznie w latach następnych.

Wydział Budżetu Miasta Wstępna analiza danych. Opracowanie oraz przedłożenie decydentom propozycji zmian. Zachowanie spójności między budżetem, a WPF co najmniej w zakresie wyniku budżetu, przychodów, rozchodów i długu JST.

Urząd Miasta Katowice (różne osoby)

Podjęcie decyzji - akceptacja/odrzucenie zmiany.

Wydział Budżetu Miasta Utworzenie projektu uchwały/zarządzenia, a następnie przedłożenie projektu do zatwierdzenie/uchwalenia.

Rada Miasta Katowice/

Prezydent Miasta

Uchwalenie uchwały zmieniającej. Zatwierdzenie projektu zarządzenia w sprawie zmian (zarządzenia wykonawczego do uchwały zmieniającej).

Wydział Budżetu Miasta Weryfikacja i akceptacja zmian planu, modyfikacja planu.

Wydział Budżetu Miasta Informowanie dysponentów o zaakceptowanych kwotach.


60

Wydział Budżetu Miasta Wprowadzenie danych o zaakceptowanych zmianach w systemie PABS/LBPP wraz z podaniem przyczyny.


1. LBPP (dla wszystkich jednostek poza oświatą oraz zestawienia zbiorcze)

2. PABS (wszystkie jednostki oświatowe)

3. Ratusz firmy Rekord (wszyscy dysponenci)

4. Besti@ (WPF i budżet -export z systemu Ratusz firmy Rekord)


Brak

Tabela 10. Proces „Dokonywanie zmian budżetu, w budżecie na dany rok oraz w Wieloletnim Planie Finansowym”


61

Rysunek 13. Diagram procesu „Dokonywanie zmian budżetu, w budżecie na dany rok oraz w Wieloletnim Planie Finansowym„

Nazwa procesu Monitorowanie wykonania i sprawozdawczość budżetowa


Cel Efektywne rozliczenie budżetu oraz przekazanie rzetelnej informacji sprawozdawczej.



Warunki rozpoczęcia Zatwierdzony budżet na dany rok oraz WPF

Rezultat wykonania Wykonane sprawozdania zgodne z regulacjami prawnymi oraz wewnętrznymi.

Business Process Realizacja budżetu (w tym dokonywanie zmian aktualnego budżetu rocznego i Wieloletniej Prognozy Finansowej Miasta)

Start

Przygotowanieprocedury

dokonywania zmian


Czy przyjętozmianę?

Czy podjęto uchwałę?

Realizcja uchwały

Koniec

Opracowanie projektuuchwały

Realizacja budżetu Zgłoszenie zmian w planiefinansowym jednostki

Zgłoszenie zmian wymagającejaktualizacji budżetu


Czy kierownikjednostki

zaakceptowałzmiany?

Decyzja kierownikajednostki o zmianie planu

Nie

Tak

Nie

Tak

Nie

Tak


62

OPIS


Jednostki Organizacyjne Miasta/komórki organizacyjne UM

Sporządzanie jednostkowych sprawozdań budżetowych, z operacji finansowych oraz z wykonania zadań budżetu państwa w układzie budżetu zadaniowego wraz z częścią opisową wykonania budżetu (za pośrednictwem aplikacji Budżet Rb2, PABS, LBPP, Excel oraz w wersji papierowej).

Komórki organizacyjne UM sprawujące nadzór nad jednostkami organizacyjnymi Miasta

Weryfikacja merytoryczna i akceptacja części opisowej wykonania budżetu. Weryfikacja merytoryczna sprawozdań rzeczowo-finansowych z wykonania dotacji celowych sporządzanych dla dysponentów budżetu państwa przekazujących dotacje Miastu na zadania własne i zlecone.

Wydział Budżetu Miasta Weryfikacja jednostkowych sprawozdań budżetowych oraz operacji finansowych pod względem formalnym i rachunkowym (obowiązek) oraz zgodności z księgami rachunkowymi i dokumentami (uprawnienie)

Wydział Budżetu Miasta Prowadzenie ewidencji księgowej budżetu Miasta, z której dane są podstawą sporządzania sprawozdania z wykonania budżetu w szczególności:

• ewidencji dochodów i wydatków w szczegółowości zgodnej z uchwałą budżetową,

• zmian w planie wydatków na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich oraz innych środków ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi (w aplikacjach Ratusz FK, Ratusz Budżet, Excel).

Wydział Budżetu Miasta Sporządzanie łącznych, zbiorczych i skonsolidowanych sprawozdań budżetowych, z operacji finansowych oraz z wykonania zadań budżetu państwa w układzie budżetu zadaniowego dla Miasta i przekazywanie do Regionalnej Izby Obrachunkowej, Wojewody Śląskiego, Krajowego Biura Wyborczego, Najwyższej Izby Kontroli (za pomocą aplikacji Ratusz Budżet, Ratusz Budżet Rb2, Besti@, elektronicznej skrzynki podawczej, poczty elektronicznej oraz w wersji papierowej). Sprawozdawczość budżetowa prowadzona jest w okresach miesięcznych, kwartalnych, półrocznych oraz rocznych.

Wydział Budżetu Miasta/ Wydział Gospodarki Mieniem

Przygotowanie informacji o przebiegu wykonania budżetu Miasta za I półrocze oraz sprawozdanie roczne (wersja elektroniczna Word i Excel oraz papierowa). Przygotowanie sprawozdania o stanie mienia (wersja elektroniczna Word i Excel, papierowa).


63

Prezydent Miasta Katowice

Przedstawienie Radzie Miasta oraz Regionalnej Izbie Obrachunkowej sprawozdania z wykonania budżetu Miasta

Rada Miasta Rozpatrzenie sprawozdania z wykonania budżetu i sprawozdania finansowego oraz sprawozdania o stanie mienia przez Komisję Rewizyjną. Zapoznanie się przez Radę Miasta ze sprawozdaniem z wykonania budżetu oraz z opinią Regionalnej Izby Obrachunkowej o tym sprawozdaniu, ze sprawozdaniem finansowym wraz z opinią biegłego rewidenta z badania sprawozdania finansowego oraz z informacją o stanie mienia. Rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania z wykonania budżetu wraz ze sprawozdaniem finansowym Miasta.

Jednostki Organizacyjne Miasta

Tworzenie raportów księgowych i finansowych. Przekazanie sprawozdań na poziom UM.

Wydział Budżetu Miasta Tworzenie raportów księgowych i finansowych, z danych własnych UM i zebranych z Jednostek Organizacyjnych.


1. Krakfin moduł LBPP (Urząd Miasta i wszystkie jednostki)

2. Krakfin moduł PABS (Urząd Miasta i wszystkie jednostki oświatowe)

3. Rekord Ratusz ® moduł Finansowo-Księgowy (FK) (Urząd Miasta, MZUiM)

4. Rekord Ratusz® moduł Budżet (Urząd Miasta)

5. Rekord Ratusz® moduł Budżet Rb2 system do sprawozdawczości budżetowej, operacji finansowych i sprawozdawczości finansowej (Urząd Miasta i wszystkie jednostki)

6. Besti@ System Zarządzania Budżetami Jednostek Samorządu Terytorialnego moduł JST


Proces sprawozdawczości budżetowej, w zakresie operacji finansowych oraz sprawozdawczości finansowej pomiędzy Wydziałem Budżetu Miasta i jednostkami oraz zakładami budżetowymi jest zautomatyzowany. Sprawozdania jednostkowe są przesyłane w wersji elektronicznej oraz nadal w wersji papierowej.

Tabela 11: Proces „Monitorowanie wykonania i sprawozdawczość budżetowa”


64

Rysunek 14: Diagram procesu „Monitorowanie wykonania i sprawozdawczość budżetowa”

Business Process Monitorowanie wykonania i sprawozdawczość budżetowa

Start

Sporządzaniejednostkowych

sprawozdańbudżetowych

Weryfikacjamerytorycznasprawozdań

Czy zaakceptowanosprawozdanie?

Weryfikacja formalnai rachunkowa


Sporządzanieskonsolidowanych

sprawozdań

Czy zatwierdzono?

Koniec

Tak

Nie

Nie

Nie

Tak

Tak


65

4.5.4. Opis procesów obszaru „Finanse i Księgowość”

Nazwa procesu Księgowość dochodów/przychodów i wydatków/kosztów

Obszar Finanse i Księgowość

Cel 1. Prawidłowe dokonanie ewidencji księgowej zdarzeń gospodarczych.

2. Optymalizacja kosztów.

Właściciel Kierownik Jednostki

Ekspert / Autor Główny Księgowy

Warunki rozpoczęcia Konieczność wykonania czynności księgowych, wymaganych przepisami prawnymi (wystąpienie zdarzenia gospodarczego, operacji gospodarczej lub otrzymanie informacji o wystąpieniu takiego zdarzenia lub operacji).

Rezultat wykonania 1. Pełna ewidencja dokumentów księgowych w księdze głównej i księgach pomocniczych UM Katowice oraz Jednostek Organizacyjnych.

2. Prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z aktualnymi przepisami prawnymi oraz uregulowaniami wewnętrznymi UM Katowice oraz Jednostek Organizacyjnych.

3. Wprowadzenie do systemu księgowego informacji wymaganych przepisami prawnymi.

OPIS


Merytoryczne Komórki: Jednostek Budżetowych

Zakładów budżetowych

Organizacyjne UM Katowice

Realizacja czynności (potrzeby) powodujących wystąpienie konieczności rejestracji księgowej dochodów/przychodów w zakresie:

• zawieranie umów generujących dochody i przychody budżetowe,

• wydawanie decyzji administracyjnych,

• przyjmowanie deklaracji podatkowych,

• rejestracja dochodów powstających z mocy prawa.

Realizacja tych zadań uzależniona jest od struktury jednostki organizacyjnej. W część jednostek zadania powyższe realizowane są w ramach funkcji Głównego Księgowego.


66

Merytoryczne Komórki: Jednostek Budżetowych

Zakładów budżetowych

Organizacyjne UM Katowice

Realizacja czynności (potrzeby) powodujących wystąpienie konieczności rejestracji księgowej wydatków/kosztów w zakresie:

• zawieranie umów/ zleceń, porozumień generujących wydatki budżetowe,

• dokonywanie zakupów bezumownych,

• udzielanie dotacji budżetowych,

• wydawanie decyzji administracyjnych,

• sporządzanie dyspozycji wypłat,

• sprawdzanie zewnętrznych faktur, rachunków pod względem merytorycznym,

• przedkładanie w/w dokumentów dysponentowi środków do zatwierdzania do wypłaty.

Realizacja tych zadań uzależniona jest od struktury jednostki organizacyjnej. W część jednostek zadania powyższe realizowane są w ramach funkcji Głównego Księgowego.

Główny Księgowy, Kierownik Jednostki

Dokonanie wstępnej kontroli dokumentów dotyczących danych operacji gospodarczych w zakresie posiadanych przez Głównego Księgowego upoważnień oraz zgodnie z przepisami prawa i uregulowaniami wewnętrznymi jednostek organizacyjnych Miasta. W przypadku gdy kierownik jednostki nie powierzy Głównemu Księgowemu określonych obowiązków w zakresie rachunkowości za jego zgodą - ponosi on odpowiedzialność za wykonanie tych obowiązków.

Księgowość:

Jednostek Budżetowych

Zakładów Budżetowych Jednostek Organizacyjnych

Pomiar (rejestrowanie struktury):

• przychodów i kosztów,

• dochodów i wydatków,

w podziale na poszczególne jednostki organizacyjne i zdefiniowaną strukturę kosztową (centra kosztowe, miejsca powstawania kosztów)

j.w. Określenie założeń i struktury budżetu jednostki organizacyjnej, w tym struktury dla:

• Księga Główna i Księgi Pomocnicze Budżetu

• Księgi Główne i Księgi Pomocnicze Jednostek Budżetowych w tym Urzędu Miasta i Zakładów Budżetowych

Księgi Pomocnicze to np. płace, magazyn, środki trwałe, dostawcy i odbiorcy.


67

j.w. Prowadzenie ksiąg rachunkowych, rejestracja dokumentów księgowych i nadawanie im numerów jako dowodów księgowych.

j.w. Ewidencja księgowa zdarzenia gospodarczego w tym operacji gospodarczej lub otrzymanie informacji (dokumentu źródłowego lub transmisji przelewów z systemu bankowego) o wystąpieniu takiego zdarzenia lub operacji, z którym związany jest obowiązek prawny lub dla którego ustalono obowiązek zapisu w księgach, w szczególności:

• uznania (w tym wpływów kasowych),

• obciążenia (w tym obciążenia kasowe),

• koszty i zobowiązania,

• należności,

• korekty,

• inwestycje,

• wartości niematerialne i prawne,

• naliczanie wynagrodzeń,

• zapasy magazynowe,

• udziały i akcje.

j.w. W ramach ewidencji księgowej dochodów/przychodów realizowane są w szczególności:

• księgowanie na podstawie przyjmowanych danych od komórek merytorycznych (przez system informatyczny wewnętrzny lub zewnętrzny bądź wprowadzane na podstawie dokumentacji papierowej),

• księgowanie na podstawie wpływów środków,

• prowadzenie windykacji należności budżetowych,

• sporządzanie płatności w zakresie dochodów budżetowych,

• zgłaszanie przedpłat do podatku VAT,

• rozliczanie podatku VAT.


68

j.w. W ramach ewidencji księgowej wydatków / kosztów:

• bieżących,

• majątkowych

realizowane są w szczególności:

• weryfikacja i księgowanie na podstawie przyjmowanych danych od komórek merytorycznych (przez system informatyczny wewnętrzny lub zewnętrzny, bądź wprowadzane na podstawie dokumentacji papierowej),

• weryfikacja umów i przekładanie do akceptacji Głównemu Księgowemu,

• sporządzanie płatności w zakresie wydatków budżetowych w zakresie:

o zakupu towarów i usług w tym: usług budowlano-montażowych składników majątkowych i zapasów magazynowych,

o udzielania dotacji budżetowych i ich rozliczanie,

o naliczanie i wypłata wynagrodzeń,

o rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych,

o rozliczanie zaliczek dla pracowników,

o wnoszenie aportów od spółek prawa handlowego,

o realizacja innych wydatków zgodnie z przepisami prawa.


1. Oprogramowanie Ratusz firmy Rekord

2. Arkusze MS Excel

3. Oprogramowanie dziedzinowe jednostek


Brak

Tabela 12: „Księgowość dochodów/przychodów i wydatków/kosztów”


69

Rysunek 15: Diagram procesu „Księgowość dochodów/przychodów i wydatków/kosztów”

Nazwa procesu Sprawozdawczość finansowa

Obszar Finanse i Księgowość

Business Process Księgowość dochodów/przychodów i wydatków/kosztów

Start

Rejestracjadochodów

Rejestracja wydatków Ewidencja księgowadochodów

Ewidencja księgowawydatków

Kontrola dokumentów

Pomiar (rejestrowaniestruktury)

Określenie założeń i strukturybudżetu jednostki organizacyjn

Koniec


70

Cel Prawidłowe wykonanie wymagań w zakresie sprawozdawczości finansowej.

Zbieranie danych odbywa się poprzez przekazywanie zestawień kolejno na poszczególne poziomy samorządu terytorialnego. Dane są za każdym razem agregowane/konsolidowane.

Oprócz standardowego zestawu przekazywanych sprawozdań pojawiają się prośby ad-hoc (zapytania).

Właściciel Kierownik Jednostki

Ekspert / Autor Główny Księgowy

Warunki rozpoczęcia Wymagania przepisów prawa oraz uregulowania wewnętrzne jednostek powodujące konieczność dokonywania sprawozdań finansowych.

Rezultat wykonania Przekazanie wymaganych sprawozdań. Rozliczenie roku obrotowego.

OPIS



71

Księgowość:

Jednostek Budżetowych

Zakładów Budżetowych Jednostek Organizacyjnych

Wykonywanie sprawozdawczości finansowej wynikającej ze zobowiązań prawnych oraz uregulowań wewnętrznych, z danych zgromadzonych w zakresie obszaru finansowo-księgowego, w tym:

• sprawozdawczość finansowa, w tym:

• bilans,

• rachunek zysków i strat,

• zestawienie zmian w funduszu.

• sprawozdawczość w zakresie operacji finansowych (długu sektora finansów publicznych),

• sprawozdawczość budżetowa w tym:

• dochody,

• wydatki,

• sprawozdawczość z wydatków strukturalnych,

• sprawozdawczość do budżetu zadaniowego,

• sprawozdania rzeczowo-finansowe, w tym:

• realizacja zadań społeczno-gospodarczych,

• realizacja wieloletniego programu gospodarowania zasobem lokalowym,

• rozliczeń z GUS,

• rozliczeń z ZUS,

• rozliczeń z Urzędem Skarbowym,

• rozliczeń POL-on,

• rozliczeń PFRON,

• rozliczeń ZFŚS,

• centralne rozliczanie VAT przez Gminę,

• sprawozdania z inwentaryzacji mienia.

Główny Księgowy, Kierownik Jednostki

Akceptacja wybranych sprawozdań finansowych w zakresie określonych (przepisami prawa i uregulowaniami wewnętrznymi jednostki) kompetencji.



72

1. Ratusz firmy Rekord

2. BeSTi@

3. Arkusze MS Excel

4. Płatnik ZUS

5. e-PEFRON

6. Systemy dziedzinowe jednostek


Brak

Tabela 13: „Sprawozdawczość finansowa”

Rysunek 16: Diagram procesu „Sprawozdawczość finansowa”

4.5.5. Opis procesów obszaru „Zarządzanie Zasobami Ludzkimi i Obsługa Płac”

Nazwa procesu Rekrutacja pracowników

Business Process Sprawozdawczość finansowa

Start

Wykonaniesprawozdania


Koniec

Przekazaniesprawozdania do

właściwej instutucji

Nie

Tak


73

Obszar Zarządzanie zasobami ludzkimi i obsługa płac

Cel Wyłonienie kandydata do zatrudnienia, spełniającego wymagania niezbędne do realizacji zadań na danym stanowisku.

Właściciel Prezydent Miasta

Kierownik Jednostki

Ekspert / Autor Naczelnik Wydziału Organizacji i Zarządzania/ kierownik komórki organizacyjnej w UM Katowice

Kierownik komórki właściwej ds. kadr

Warunki rozpoczęcia 1. Powstanie wolnego etatu w związku z rozwiązaniem stosunku pracy z dotychczasowym pracownikiem

2. Upływ okresu powierzenia stanowiska 3. Czasowa nieobecność pracownika 4. Nałożenie na komórkę organizacyjną dodatkowych

obowiązków powodujących konieczność utworzenia nowych etatów

5. Powstanie nowych komórek organizacyjnych

Rezultat wykonania Wskazanie/Wyłonienie kandydata do zatrudnienia

Opis


Lista etapów procesu oraz jednostek / komórek mogą się różnić w zależności od stanowiska na jakie odbywa się rekrutacja


brak


brak

Tabela 14: Proces „Rekrutacja pracowników”


74

Rysunek 17: Diagram procesu „Rekrutacja pracowników”

Nazwa procesu Zatrudnianie pracowników


Cel Dopełnienie wymagań formalnych związanych z zatrudnieniem

Business Process Rekrutacja pracowników

Start

Zbieranie danych doplanu etatów

Opracowanie planuetatów

Czy zatwierdzonoplan?

Wniosek o przyznanieetatu

Czy pozytywna decyzja oprzyznaniu etatu?

Proces rekrutacji

Czy wyłonionokandydata?

Koniec

Tak

Nie

Nie

Tak

Nie

Tak


75


Kierownik Jednostki

Ekspert / Autor Naczelnik Wydziału Organizacji i Zarządzania w UM Katowice


Warunki rozpoczęcia Wydanie decyzji o zatrudnieniu kandydata

Rezultat wykonania Nawiązanie stosunku pracy/ powierzenie stanowiska

OPIS


Zatrudniany pracownik Dostarczenie stosownych dokumentów niezbędnych do podjęcia zatrudnienia m.in. (badania lekarskie, a w przypadku stanowisk urzędniczych także wyciągu z KRK).

Wydział Organizacji i Zarządzania

Komórka właściwa ds. kadr / płac

Przyjęcie i zebranie dokumentów niezbędnych do podjęcia przez kandydata zatrudnienia/ powierzeniem stanowiska.



1. Przygotowanie aktu nawiązującego stosunek pracy: - umowa o prace - aktu powołania. 2. Przygotowanie aktu powierzającego stanowisko.

Prezydent Miasta Kierownik Jednostki

Nawiązanie stosunku pracy.



Sporządzenie akt osobowych i wprowadzenie danych do systemu kadrowego.



1. Przygotowanie i przeprowadzenie służby przygotowawczej dla pracowników nowozatrudnionych, podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym.

2. Przedstawienie Prezydentowi Miasta / Kierownikowi jednostki wyników służby przygotowawczej.

3. Przedstawienie Prezydentowi Miasta / Kierownikowi jednostki propozycji kierowników komórek organizacyjnych odnośnie dalszego zatrudnienia pracowników, którzy mają umowę na czas określony.


76


Ratusz firmy Rekord, Obsługa Pracownika


Brak

Tabela 15: Proces „Zatrudnianie pracowników"

Rysunek 18: Diagram procesu „Zatrudnianie pracowników”

Nazwa procesu Ewidencja i aktualizacja danych kadrowych i sporządzanie list płac


Business Process Zatrudnianie pracowników

Start

Dostarczeniedokumentów

Czy wszystkiewymaganedokumenty?

Przygotowanie aktunawiązującego stosunek

pracy oraz aktupowierzającego stanowisko

Czy zatwierdzonodokumenty?

Sporządzenie aktosobowych i obsługanowozatrudnionego

Koniec

Nie

Tak

Tak

Nie


77

Cel Zapewnienie bieżącej ewidencji i aktualizacji danych dotyczących pracownika celem prawidłowego i terminowego naliczenia wynagrodzenia (utworzenie listy płac).


Kierownik Jednostki

Ekspert / Autor Naczelnik Wydziału Organizacji i Zarządzania, Wydział Księgowo Rachunkowy w UM Katowice


Warunki rozpoczęcia Nawiązanie stosunku pracy/powierzenie stanowiska

Rezultat wykonania 1. Aktualna ewidencja kadrowa

2. Utworzone w wymaganym terminie listy płac.

OPIS


Zatrudniony pracownik Przedkładanie informacji dotyczących danych osobowych (adresy, stan cywilny, itp.), dokumentów dot. stażu pracy, oświadczeń, zgłoszeń do ubezpieczenia.



Uzupełnianie akt osobowych i systemów informatycznych o: • przedłożone przez pracownika dokumenty dotyczące

uprawnień pracowniczych, • certyfikaty lub potwierdzenia ukończenia kursów lub szkoleń, • pisma dotyczące zmian wynagrodzenia pracownika, • informacji dotyczących uprawnień do dodatku stażowego i

nagrody jubileuszowej, • oświadczenia, • gratulacje.



Ewidencjonowanie danych o przebiegu zatrudnienia, w tym: • prowadzenie i rozliczanie delegacji, • rejestracja odbytych szkoleń (wymaganych i dodatkowych),

monitorowanie ważności szkoleń BHP i badań okresowych, • wydanie i rejestracja kart obiegowych, • ewidencja czasu pracy, w tym: planowego czasu pracy,

obecności i absencji, wniosków i informacji urlopowej, zastępstw,

• rejestracja urlopów/ nieobecności i nadgodzin (nieobecności usprawiedliwione i nieusprawiedliwione).


78

Wydział Księgowo Rachunkowy


Naliczenie list płac z wykorzystaniem zebranych danych kadrowych (m.in. źródeł finansowania, zasiłków chorobowych, urlopów (w tym urlopów dla poborców podatkowych), potrąceń w razie nieobecności, nadgodzin, stażu pracy, dodatków nocnych, nagród, premii, innych).

<<Dalsze czynności w ramach rozliczenia płatności realizowane są w procesie „Operacje księgowe” obszaru „Zarządzanie finansami”.>>

Wydział Organizacji i Zarządzania / Wydział Księgowo Rachunkowy


Tworzenie zestawień i raportów na podstawie zaewidencjonowanych danych kadrowych i płacowych.


Ratusz firmy Rekord, Obsługa Pracownika.


W UM działa, zintegrowany z modułem kadrowym, system ewidencji czasu pracy w oparciu o karty chipowe. Wymagane jest integracja systemu ERP z obecnym systemem ewidencji czasu pracy.

Tabela 16: Proces „Ewidencja i aktualizacja danych kadrowych i sporządzanie list płac”


79

Rysunek 19: Diagram procesu „Ewidencja i aktualizacja danych kadrowych i sporządzanie list płac”

Nazwa procesu Ocena okresowa pracowników


Cel Rozwój kadr


Kierownik Jednostki

Ekspert / Autor Osoby zobowiązane w Regulaminie okresowych ocen do przeprowadzenia oceny okresowej


Warunki rozpoczęcia Staż pracy w Urzędzie pozwalający na przeprowadzenie oceny okresowej. Termin przeprowadzenia oceny okresowej pracownika

Rezultat wykonania Przeprowadzona ocena pracownika

OPIS


Business Process Ewidencja i aktualizacja danych kadrowych i sporządzanie list płac

Start

Przekazanie danychosobowych

Uzupełnianie aktosobowych

Aktualizacja danych Lista płac

Zestawienia iraporty

Koniec

Dane doaktualizacji


80

Osoby upoważnione do dokonania oceny


Przeprowadzenie okresowej oceny zgodnie z obowiązującym Regulaminem


Uzupełnienie teczki osobowej o arkusz oceny, wprowadzenie informacji o ocenie do systemu informatycznego


Karty ocen prowadzone w postaci papierowej


Brak

Tabela 17: Proces „Ocena okresowa pracowników"

Rysunek 20: Diagram procesu „Ocena okresowa pracowników”

Nazwa procesu Szkolenie pracowników


Cel Rozwój kadr


Kierownik Jednostki

Business Process Ocena okresowa pracowników

Start

Okresowa ocenapracownika

Uzupełnienie teczkiosobowej

Koniec


81

Ekspert / Autor Kierownik komórki właściwej ds. kadr

Warunki rozpoczęcia Zidentyfikowana potrzeba szkoleniowa.

Rezultat wykonania Przeprowadzone szkolenie pracownika

OPIS


Kierownik Jednostki Inwentaryzacja potrzeb szkoleniowych


Przydział budżetu dla zidentyfikowanych szkoleń


Wybór ofert szkoleniowych, przeprowadzenie ewentualnego postępowania o udzielenie zamówienia

Firma szkoleniowa / wewnętrzne zasoby

Przeprowadzenie szkoleń


Ocena szkolenia


Brak


Brak

Tabela 18: Proces „Szkolenie pracowników"


82

Rysunek 21: Diagram procesu „Szkolenie pracowników”

4.5.6. Opis procesów obszaru „Podatki i Opłaty Lokalne”

Nazwa procesu Ustalanie i określanie wymiaru podatków i opłat

Obszar Podatki i opłaty lokalne

Cel Prawidłowe ustalanie i określenie wysokości kwoty podatków i opłat


Business Process Szkolenie pracowników

Start

Inwentaryzacjapotrzeb

szkoleniowych

Przydział budżetu dlazidentyfikowanych

szkoleń

Wybór ofertszkoleniowych

Przeprowadzenieszkoleń

Ocena szkoleń

Koniec


83

Ekspert / Autor Naczelnik Wydziału Podatków i Opłat Lokalnych

Naczelnik Wydziału Kształtowania Środowiska

Warunki rozpoczęcia Powstanie obowiązku podatkowego

Rezultat wykonania Zobowiązanie podatkowe

OPIS


Obywatel / Przedsiębiorca

<<początek>> Złożenie deklaracji bądź informacji.

Wydział Gospodarki Mieniem

<<początek>> Rejestracja aktów notarialnych w katastrze. Wprowadzenie do rejestru umowy najmu, umowy dzierżawy.

Wydział Podatków i Opłat Lokalnych Wydział Kształtowania Środowiska

Bieżąca kontrola na podstawie dokumentacji z innych wydziałów (umowy najmu, akty notarialne, umowy dzierżawy, itp.) lub na podstawie informacji od Wykonawcy. Gromadzenie i analiza danych dla decyzji określających i ustalających podatek (w tym m.in.: ewidencja podatkowa nieruchomości, ewidencja podatników, ewidencja ludności, ewidencja pojazdów, ewidencja gruntów i budynków, ewidencja działalności gospodarczej, rejestr KRS).

Wydział Budownictwa Przekazanie informacji o wydanych decyzjach w zakresie rozpoczęcia budowy, przebudowy, rozbudowy, itd.

Wydział Geodezji Przekazanie informacji o zmianie klasy użytku gruntu i zmianie funkcji budynku.

Konserwator Zabytków Przekazanie informacji o wpisaniu nieruchomości do rejestru zabytków.


Przyjęcie deklaracji podatkowej lub informacji (forma elektroniczna i papierowa)


Wydawanie indywidualnych interpretacji przepisów prawa podatkowego


Prowadzenie czynności sprawdzających. Wezwanie do złożenia deklaracji. Wezwanie do złożenia wyjaśnień. Korekta deklaracji podatkowej z urzędu.


84


Analiza ryzyka i tworzenie planów czynności sprawdzających i kontroli podatkowej.


Przeprowadzenie kontroli podatkowej, a w tym: • Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli. • Przydział kontrolującego i wystawianie upoważnień. • Wykonywanie czynności kontrolnych (w tym m.in.: badanie

dokumentacji, oględziny, przesłuchania świadków i strony, zabezpieczanie dowodów, inwentaryzacja, opinie biegłych).

• Sporządzenie protokołu kontroli. • Analiza zastrzeżeń kontrolowanego i przygotowanie odpowiedzi. Przekazanie akt kontroli do dalszego prowadzenia postępowania podatkowego lub archiwizacji.


Wszczęcie i prowadzenie postępowania podatkowego w sprawie ustalenia lub określenia zobowiązania podatkowego. Wydanie decyzji podatkowej. Rozpatrzenie odwołania od decyzji. Przekazanie prawy do SKO. Uwzględnienie rozstrzygnięcia organu odwoławczego.

Wydział Podatków i Opłat Lokalnych

Wszczęcie i prowadzenie postępowania podatkowego w sprawie zwolnień i ulg (np. umorzenie, rozłożenie na raty, odroczenie, umorzenie). Prowadzenie analizy złożonego wniosku (w tym m.in.: sprawdzanie bieżących zaległości, stanu majątkowego wnioskodawcy, obsługa pomocy de minimis),

Wydział Kształtowania Środowiska

Rejestracja zniżki w ramach karty nas troje i więcej (dotyczy opłat komunalnych).


1. MIDAS Umowy Dzierżawy.

2. Kataster (Akty Notarialne, Zawiadomienia z ksiąg wieczystych).

3. Ewidencja i wymiar (Ratusz firmy Rekord).

4. SELWIN.


Brak

Tabela 19: Proces „Ustalanie wymiaru podatków i opłat”


85

Rysunek 22: Diagram procesu „Ustalanie wymiaru podatków i opłat”

Nazwa procesu Pobór podatków i opłat

Business Process Ustalanie i określanie wymiaru podatków i opłat

Start

Wydanie decyzjipodatkowej

Koniec

Informacjedo kontroli

Zniżki izwolnienia

Prowadzenieczynności

sprawdzających

Przyjęcie deklaracji/wniosku lub rejestracjaaktu (Elektronicznie lub papierowo)

Sprawdzenie poprawności dokumentów zzasobami informacyjnymi UM

Analiza ryzyka

Wydanie interpretacjiprzepisów prawa

Podjęcie decyzji: czy wymagana jest do podjęciaktóraś z nastepujących czynności?

Kontrola podatkowa

Prowadzenie postępowańpodatkowych

Czy jestwymaganewszczęcie

postępowania?

Czy jestwymaganewszczęcie

postępowania?

Wniosek owydanieinterpretacjiprzepisów prawa

Sprawdzenie poprawnościwniosku owydanie

interpretacji

Wniosek o wydanieinterpetacjiprzepisów prawa

Tak

NieNie

Tak


86


Cel Pobór zwymiarowanych podatków i opłat


Ekspert / Autor Naczelnik Wydziału Księgowo-Rachunkowego

Warunki rozpoczęcia Zwymiarowany podatek

Rezultat wykonania Pobrano należny podatek i opłatę lub ustalenie, że minął termin płatności podatku i opłaty (powstanie zaległości).

OPIS


Wydział Księgowo-Rachunkowy

Automatyczna rejestracja deklaracji podatkowych. Automatyczna rejestracja decyzji określających i ustalających zobowiązanie podatkowe. Automatyczna rejestracja należności z tytułu opłat. Rejestracja automatyczna dotyczy dokumentów w formie elektronicznej. Dla formy papierowej zachowany jest tryb ręcznego wprowadzania danych.


Księgowanie wpłaty. Analiza wyciągów bankowych w przypadku niemożliwości bezpośredniego pokrycia wpłaty z należnością. Uwzględnienie podziału wpłaty na należność główną i odsetki.


Monitorowanie terminowości wpłat (generowanie zestawień zaległości).


Wydawanie zaświadczeń o niezaleganiu w podatkach i opłatach.


Automatyczna rejestracja odwołania oraz decyzji organu odwoławczego. Raportowanie zobowiązań, którym nadano rygor natychmiastowej wykonalności oraz zobowiązań mających walor nieostateczny. Rejestracja automatyczna dotyczy dokumentów w formie elektronicznej. Dla formy papierowej zachowany jest tryb ręcznego wprowadzania danych.


Automatyczna rejestracja decyzji w sprawie ulg i zwolnień (np. umorzenie, rozłożenie na raty, odroczenie, umorzenie).


1. Księgowość Ratusz firmy Rekord.

2. Księgowość ODPADY (Ratusz firmy Rekord).


Brak.


87

Tabela 20: Proces „Pobór podatków i opłat”

Rysunek 23: Diagram procesu „Pobór podatków i opłat”

Business Process Pobór podatków i opłat

Start

Księgowanie wpłaty

Monitorowanieterminowości wpłat

Koniec

Obsługa księgowawpłat

Automatyczna rejestracja ulg,zwolnień i odwołań

Ulga

Odwołanie

Wydanie zaświadczenia oniezaleganiu w podatkach i opłatach

Wniosek owydanie

zaświadczenia

Czyujawnionozaległość?

Czynności poprzedzającewszczęcie egzekucji

Czy czynnościskutkowały

uregulowaniemzaległości?

Przekazanie sprawydo działu egzekucji

Wpłaty

Przyjęcie wniosku owydaniezaświadczenia oniezaleganiu wpodatkach i opłatach

Tak

Nie

Tak

NIe


88

Nazwa procesu Windykacja i egzekucja


Cel Wyegzekwowanie zapłaty zaległych należności i opłat


Ekspert / Autor Naczelnik Wydziału Księgowo-Rachunkowego

Naczelnik Wydziału Podatków i Opłat Lokalnych

Warunki rozpoczęcia Powstanie zaległości podatkowych na podstawie zestawień oraz powstanie zaległości w uiszczaniu opłat

Rezultat wykonania Pobór zaległego podatku oraz opłaty i/lub umorzenie postępowania egzekucyjnego i/lub zabezpieczenie hipoteki

OPIS



Automatyczna rejestracja decyzji w sprawie ulg i zwolnień (np. umorzenie, rozłożenie na raty, odroczenie, umorzenie). Wystawienie upomnienia (pojedynczo albo zbiorowo).


<<7 dni od daty odbioru>> Monitorowanie zapłaty (w odpowiedniej wysokości).


W przypadku braku pełnej wpłaty, wystawiany jest Tytuł Wykonawczy. Kierowany jest do właściwego organu egzekucyjnego (Urząd Skarbowy lub Wydział Podatków i Opłat Lokalnych). <<Wniosek o ukaranie przesyłany do Urzędów Skarbowych – postępowanie karnoskarbowe>> <<Wniosek o wyjawienie majątku przesyłany do Wydziału Prawnego.>> <<Egzekucja z nieruchomości do Urzędu Skarbowego>>


Badanie poprawności tytułu wykonawczego. W razie braków formalnych zwrot z informacją o błędach. <<Poprawny>> Egzekucja należności. Uzyskiwanie informacji od innych komórek:

• Informacje o rachunkach bankowych (Wydział Księgowo-Rachunkowy).

• Informacje o posiadanych nieruchomościach (Wydział Geodezji).

• Informacje o ruchomościach (np. Pojazdy). • Zapytania do urzędu skarbowego (dane teleadresowe i inne w

zakresie płatności podatków). • Zapytania do ZUS.


89


Przeprowadzenie czynności egzekucyjnych. • Wybór sposobu prowadzenia postępowania. • Doręczenie tytułu wykonawczego zobowiązanemu. • Wybór i zastosowanie środka egzekucyjnego. • Rozpatrywanie zarzutów (wstrzymanie egzekucji, umorzenie

postępowania, przekazanie sprawy do SKO i uwzględnienie jego rozstrzygnięcia)

• Poszukiwanie majątku zobowiązanego. • Wyegzekwowanie należności z ruchomości (oszacowanie

wartości ruchomości przez poborcę /biegłego w przypadku zażalenia/, odebranie ruchomości, sprzedaż ruchomości /przetarg, licytacja).

Rozliczenie wyegzekwowanych kwot. Wydział Podatków i Opłat Lokalnych

<<Czynność Ad Hoc>> Zabezpieczenie należności podatkowych.


Pobór należności lub umorzenie postępowania.


1. Rekord – Egzekucje.

2. SELWIN (Osoby Fizyczne).

3. Ewidencje zewnętrzne: REGON, CIDG, CEPiK.


Obecne rozwiązanie firmy REKORD nie posiada pełnej integracji innych modułów wdrożonych w UMK z modułem Egzekucje, także w zakresie podstawowych danych potrzebnych do skutecznej realizacji procesu.


90

Tabela 21: Proces „Windykacja i egzekucja”

Rysunek 24: Diagram procesu „Windykacji i egzekucji”

4.5.7. Opis procesów obszaru „Zarządzanie Infrastrukturą i Zasobami”

Nazwa procesu Planowanie rozwoju miasta

Obszar Zarządzanie Infrastrukturą i Zasobami

Business Process Windykacja i egzekucja

Start

Wystawienieupomnienia

Monitorowaniewpłaty

Czy dokonano wpłaty?

Czynnościegzekucyjne

Pobór należności lubumorzenie

postępowania

Koniec

Czynnościzabezpieczenia

należności

Czy wymagane jestpodjęcie czynnościzabezpieczających?

Tak

Nie

Tak

Nie


91

Cel Zaspokojenie zbiorowych potrzeb mieszkańców w zakresie rozwoju miasta

Właściciel Prezydent Miasta Katowice

Ekspert / Autor Naczelnik Wydziału Rozwoju Miasta / Naczelnik Wydziału Planowania Przestrzennego

Warunki rozpoczęcia Zobowiązanie prawne, powstanie potrzeby inwestycyjnej.

Rezultat wykonania Opracowanie planów: Strategia rozwoju miasta oraz Plan Zagospodarowania Przestrzennego, Studium Uwarunkowań Przestrzennych

OPIS



Analiza stanu miasta (dane pochodzą z GUS oraz jednostek organizacyjnych bądź wydziałów merytorycznych UM).

Identyfikacja potrzeb inwestycyjnych (dane pochodzą z jednostek organizacyjnych, wydziały merytoryczne UM, plany miejscowe, radni, mieszkańcy).


Na podstawie analizy strategicznej, opracowywany (bądź aktualizowany) jest dokument „Strategia Rozwoju Miasta”.


Zgłoszenie Zadania Inwestycyjnego.

Weryfikacja poprawności formalnej i merytorycznej zgłoszeń. Pozytywnie ocenione zgłoszenia.

Wnioskodawca otrzymuje informacje o wstępnej akceptacji zgłoszenia.

Wnioskodawca Dostarcza dodatkowe dane potrzebne do opracowania Karty Zadania Inwestycyjnego.


Na podstawie pozytywnie ocenionych Kart Zadań Inwestycyjnych opracowywana jest propozycja budżetu w .zakresie inwestycji.

Wydział Budżetu Przygotowywana jest uchwała w zakresie zmiany budżetu


Opracowanie strategii rozwoju miasta (w tym aktualizacja strategii).

Wykorzystywane są informacje pochodzące z Miejscowe Plany Zagospodarowania Przestrzennego oraz Studium Uwarunkowań.


92

Wieloletnia Prognoza Finansowa zawiera załącznik dot. wieloletnich przedsięwzięć.

Przedstawiane są zmiany naczelnikowi, następnie po zatwierdzeniu naczelnik przedstawia dokument Prezydentowi Miasta do akceptacji.

Wieloletnia Prognoza Finansowa jest uchwalana przez Radę Miasta.

Publikacja w BIP.


1. WPI (wykorzystywany jest w ograniczonym zakresie)

2. ArcGis – dane katastralne, adresowe, uzbrojenie terenu, itd.

3. SOD FINN

4. Krakfin


Brak

Tabela 22: Proces „Planowanie rozwoju miasta”


93

Rysunek 25: Diagram procesu „Planowanie rozwoju miasta”

Business Process Planowanie rozwoju miasta

Start

Analiza stanu

Uchwalenie StrategiiRozwoju Miasta

Zgłoszenie ZadaniaInwestycyjnego

Utworzenie KartyZadania

Inwestycyjnego

Daneuzupełniające lubzmieniające kartę

Czy przyjętozgłoszenie?

Opracowaniepropozycji uchwały

Czy pozytywna decyzja?

Zmiana StrategiiRozwoju Miasta

Koniec

Nie

Tak

Tak

Nie


94

Nazwa procesu Zarządzanie inwestycjami i Zamówieniami Publicznymi


Cel Realizacja zadań inwestycyjnych oraz zamówień dostaw i usług (w założonym czasie, budżecie oraz zakresie).

Właściciel Wiceprezydent Miasta odpowiedzialny za realizację inwestycji i zamówień w danym obszarze

Ekspert / Autor Naczelnik Wydziału Inwestycji oraz Naczelnicy Wydziałów realizujący inwestycje/zakupy w zakresie kompetencji własnej komórki organizacyjnej.

Warunki rozpoczęcia Zatwierdzony budżet roczny oraz budżet wieloletni

Rezultat wykonania Zrealizowane zadania inwestycyjne/Zrealizowane zadanie zakupowe

OPIS


Wydział Rozwoju Miasta/Komórka organizacyjna UM ogłaszająca przetarg/JO

<<początek>> PrzekazanieWydziałowi Inwestycji wytycznych dotyczących zadania (w tym m. in. opracowanie dokumentacji projektowej)/Opracowanie wytycznych dotyczących zadania zakupowego (w tym m.in. opracowanie dokumentacji projektowej)

Wydział Inwestycji, Komórka organizacyjna UM ogłaszająca przetarg

Przygotowanie procedury wyboru Wykonawcy zgodnie z ustawą PZP waz z Wydziałem Zamówień Publicznych.

Komórki Organizacyjne UM lub Jednostki Organizayjne UM

<<początek>> Samodzielne opracowanie opisu przedmiotu zamówienia lub zlecenie opracowania opisu przedmiotu zamówienia.

Komórka lub dział Zamówień Publicznych lub osoba odpowiedzialna za zamówienia publiczne

Przeprowadzenie procedury zamówień publicznych w celu wyłonienia Wykonawcy.

Wydział Zamówień Publicznych

Nadzorowanie przebiegu procedury zamówień publicznych.


95

Wydział Inwestycji

Jednostki Organizacyjne

Nadzór nad realizacją zadania w tym inwestycji (w niektórych przypadkach także zlecany jest nadzórzewnętrzny).

Wydziały Merytoryczne Urzędu Miasta


Odbiór końcowy i przekazanie do użytkowania.

Wydział Inwestycji, Wydział Informatyki

Majątek przekazywany jest wskazanym wydziałom / jednostkom.

Wydziały Merytoryczne Urzędu Miasta


Nadzór wykonania gwarancji i rękojmi.


1. FINN

2. Biuletyn zamówień publicznych w BIP

3. Moduł zarządzania projektami w portalu korporacyjnym UM zgodnie z metodyką PRINCE2


Moduł zarządzania projektami w portalu korporacyjnym UM nie jest jeszcze wykorzystywany produkcyjnie.

Tabela 23: Proces „Zarządzanie inwestycjami i Zamówieniami Publicznymi”


96

Rysunek 26: Diagram procesu „Zarządzanie inwestycjami i Zamówieniami Publicznymi”

Business Process Zarządzanie inwestycjami i Zamówieniami Publicznymi

Start

Opracowanie dokumentacji projektowej,opisu przedmiotu zamówienia

Przygotowanie procedurywyboru Wykonawcy

Realizacjapostępowaniaprzetargowego

Czy wybrano wykonawcę?

Monitorowanie otoczenia biznesowego wzakresie potrzeb

zakupowych/inwestycyjnych

Nadzór na toczącymi siępostępowaniami oraz inwestycjami

Czy istnieje nowapotrzeba zakupowa lubinwestycyjna?

Zebranie wymagań odużytkowników oraz sponsorów

Czy akceptacja dlarealizacji zadania?

Tak

Tak

Tak

Nie

Nie

Nie


97

Nazwa procesu Gospodarowanie mieniem


Cel Utrzymanie mienia na wymaganym przez przepisy poziomie technicznym oraz zapewnienie dochodów miastu


Ekspert / Autor Naczelnik Wydziału Gospodarki Mieniem / Naczelnik Wydziału Budynków i Dróg / Naczelnik Wydziału Informatyki / Naczelnik Wydziału Administracyjnego Dyrektorzy Jednostek Organizacyjnych.

Warunki rozpoczęcia Wytworzenie lub przejście w posiadanie mienia przez Miasto.

Rezultat wykonania Prowadzenie ewidencji mienia oraz efektywne bieżące gospodarowanie mieniem (w tym zapewnienie dochodu).

OPIS


Wydział Gospodarki Mieniem

Wydział Gospodarki Mieniem zarządza wszystkimi nieruchomościami Miasta Katowice. Kupno sprzedaż, dzierżawa, użytkowanie wieczyste oraz w imieniu Skarbu Państwa. Prowadzenie ewidencji własnej oraz zbiorczej informacji z ewidencji jednostek.

Wydział Informatyki Wydział Informatyki zarządza zasobami IT w Urzędzie Miasta oraz zasobami udostępniającymi usługi publiczne w mieście

Wydział Administracyjny

Wydział Administracyjny zarządza mieniem ruchomym za wyjątkiem IT w Urzędzie Miasta

KZGM

MZUiM

ZZM

KZGM prowadzi bazę o zarządzanych budynkach i lokalach.

MZUiM zarządza obiektami inżynierskimi: drogami, mostami, tunelami, urządzeniami organizacji ruchu oraz działkami o klasie DR.

Plany roczne dotyczące planu remontów są tworzone przez KZGM.

ZZM zarządza obszarami zieleni miejskich.

Jednostki Organizacyjne Prowadzenie własnej ewidencji mienia (ruchomości, nieruchomości) i sprawozdawczość.


98


Wydział Geodezji

Wydział Gospodarowania Mieniem

Wydział Podatków i Opłat

Wydział Budynków i Dróg

MZUiM

Pobór opłat:

Wydział kształtowania środowiska - opłaty z tytułu korzystania z środowiska.

Wydział Geodezji - Pobór opłat geodezyjnych.

Wydział Budynków i Dróg - w zakresie reklam.

Wydział Gospodarowania Mieniem w zakresie dzierżawy, użytkowania wieczystego, sprzedaży, itd.

Wydział Podatków i Opłat – w zakresie podatków i opłat.

MZUiM (zajęcie pasa drogowego, umieszczenie urządzenia w pasie drogowym, strefa płatnego parkowania, przejazd pojazdów ponadnormatywnych, reklamy w pasie drogowym).

KZGM pobór opłat z tytułu:

- najmu lokali mieszkalnych i użytkowych (czynsze najmu),

- odszkodowania za zajmowanie lokali bez tytułu prawnego,

- opłat niezależnych od najemców,

- innych opłat.



Wydziały UM

Wydział Rozwoju Miasta opracowuje program zadań społecznych i gospodarczych (uchwalany jest w perspektywie rocznej) na podstawie informacji przekazywanej przez Jednostki Organizacyjne i Wydziały UM.



Gospodarowanie odpadami.


1. KZGM: DOM5, ArcGIS, SELWIN, FINN.

2. UM: MIDAS, ODPADY, Kataster, Moduły systemu RATUSZ w tym „Środki Trwałe”, System E-lokale.


W KZGM Wdrażany jest System DOM5.

Obecnie realizowany jest projekt Miejski System Gospodarowania Przestrzennego -obejmuje zarówno część geodezyjną jak i część finansową, plan zagospodarowania przestrzennego.

W MZUiM wdrażany jest nowy, zintegrowany system.

Tabela 24: Proces „Gospodarowanie mieniem"


99

Rysunek 27: Diagram procesu „Gospodarowanie mieniem”

Nazwa procesu Zarządzanie gospodarką magazynową


Cel Utrzymanie prawidłowego opisu gospodarki magazynowej


Ekspert / Autor Naczelnik Wydziału Administracyjnego / Dyrektorzy Jednostek Organizacyjnych.

Warunki rozpoczęcia Magazynowanie mienia przez Miasto.

Rezultat wykonania Prowadzenie ewidencji magazynowanego mienia oraz jego efektywne bieżące gospodarowanie.

OPIS

Business Process Gospodarowanie mieniem

Start

Wprowadzeniemienia do ewidencji

Gospodarowaniemieniem

Usunięcie mienia zewidencji

Koniec

Czy podlega usunięciu?Nie

Tak


100


Wydział Administracyjny

Wydział Administracyjny zarządza na bieżąco gospodarką magazynową (w tym m.in. materiałami, usługami i majątkiem).

Dostarczenie/zakup zasobów, realizowane poprzez zamówienie indywidualne lub wspólne.

Jednostki Organizacyjne Prowadzenie własnej ewidencji gospodarki magazynowej (w tym m.in. materiałami, usługami i majątkiem).

Zgłoszenie zapotrzebowania na zasoby.


1. UM: Moduł oprogramowania Ratusz firmy Rekord „Środki Trwałe”.


Brak.

Tabela 25: Proces „Zarządzanie Gospodarką Magazynową”

Rysunek 28: Diagram procesu „Zarządzanie Gospodarką Magazynową”

Business Process Zarządzanie gospodarką magazynową

Start

Ciągły monitoring oraz bieżącącaewidencja w zakresie gospodarki

magazynowej, w tym m.in. materiałami,usługami i majątkiem

Prowadzenie okresowejinwentaryzacji mienia

Prowadzenie czynnościksięgowych w zakresie

gospodarki magazynowej

Przeprowadzenie likwidacji

Przeprowadzanie czynności z zakresuwprowadzania i wyprowadzania środkówtrwałych na stany magazynowe, w tym

sprzedaż i zakup

Czy istniejekoniecznośćprzeprowadzeniaprocedury likwidacjimienia?

Tak

Nie


101

4.5.8. Opis procesów obszaru „Zarządzanie Obiegiem Dokumentów” Nazwa procesu Definiowanie i optymalizacja procesów przebiegów spraw i

dokumentów

Obszar Zarządzanie obiegiem dokumentów

Cel Zaprojektowanie i udostępnienie przebiegów w organizacji.


Ekspert / Autor Naczelnicy Wydziałów, Kierownicy Jednostek Organizacyjnych

Warunki rozpoczęcia Potrzeba biznesowa – dodania nowego obiegu sprawy lub dokumentu lub usprawnienie/zmiana istniejącego

Rezultat wykonania Zaprojektowany nowy przebieg sprawy lub dokumentu (procedura).

OPIS


Naczelnik Wydziału Kierownik Jednostki

Identyfikacja nowego przebiegu lub potrzeby usprawnienia istniejącego


Zdefiniowanie poziomu obiegu dokumentów oraz stron uczestniczących tj.:

• Workflow wewnętrzny w ramach Komórki Org. lub Jednostki Organizacyjnej

• Worflow wewnętrzy w ramach jednostek uczestniczących w CUW – przebiegi pomiedzy poszczególnymi JO oraz UMK

• Worklfow zewnętrzny z uczestnictwem obywateli Pracownik odpowiedzialny za wdrożenie procedury

Zaprojektowanie lub optymalizacja przebiegu/procedury na podstawie nowego obiegu sprawy. Ustalenie, jaka jest ścieżka sprawy lub dokumentu w organizacji (pomiędzy, którymi komórkami są przekazywane), ustalenie możliwych statusów, określenie czasów trwania przepływów na poszczególnych etapach.


Weryfikacja przebiegów i zatwierdzenie przebiegu w organizacji.


Brak



102

System Obiegu Dokumentów FINN, posiada funkcjonalność definiowania procesów.

Tabela 26: Proces „Definiowanie i optymalizacja procesów przebiegów spraw i dokumentów”

Rysunek 29: Diagram procesu „Definiowanie i optymalizacja procesów przebiegów spraw i dokumentów”

Nazwa procesu Przebieg spraw i dokumentów

Obszar Zarządzanie obiegiem dokumentów

Cel Prawidłowa obsługa sprawy.


Ekspert / Autor Naczelnicy Wydziałów, Kierownicy Jednostek Organizacyjnych

Warunki rozpoczęcia Wpływ dokumentu (w wersji papierowej, elektronicznej lub informacji ustnej) lub utworzenie dokumentu wewnętrznego.

Business Process Definiowanie i optymalizacja procesów przebiegów spraw i d...

Start

Identyfikacja nowego przebiegu lubpotrzeby usprawnienia istniejącego

Zaprojektowanieprzebiegu sprawy

Weryfikacjaprzebiegów

Czy zatwierdzonyprzebieg?

Koniec

Tak

Nie


103

Rezultat wykonania Zarejestrowany przebieg poszczególnych spraw i dokumentów w systemie (na podstawie zaprojektowanych przebiegów/procedur).

OPIS


Kancelaria/ Portal Mieszkańca

Rejestracja dokumentu/informacji. Zarejestrowanie dokumentu wchodzącego: za pomocą formularza elektronicznego, poczty tradycyjnej, faksu, e-maila (dołączenie skanu dokumentu) (założenie nowej sprawy lub powiązanie z istniejącą). Nadanie odpowiedniego numeru (identyfikatora).

Kierownik Jednostki Prezydent Miasta Naczelnik Wydziału

Dekretacja przez odpowiednią osobę.

Pracownicy Urzędu / Jednostek

Wewnętrzny obieg dokumentu.

Dodanie, zmiana treści sprawy lub dokumentu w systemie. Zmiana statusu – przekazanie do innej komórki/jednostki zgodnie z zaprojektowanym przebiegiem.

Czynność realizowana w zależności od zaprojektowanego przebiegu danej sprawy lub dokumentu, np. treść tworzona jest w wielu komórkach i dopiero wysyłana do zatwierdzenia. Przebieg może zakładać powrót sprawy lub dokumentu do komórki, w której się znajdował na poprzednich etapach.

Upoważniony pracownik Urzędu / Jednostki

Zatwierdzenie dokumentu (zmiana statusu) do udostępnienia wewnętrznie lub do wysłania poza urząd/jednostkę.

Kancelaria Zarejestrowanie dokumentu wychodzącego. Pracownicy Wydziału Organizacji i Zarządzania Wyznaczeni Pracownicy Jednostek

Archiwizacja dokumentu.

Pracownicy Wydziału Organizacji i Zarządzania Wyznaczeni Pracownicy Jednostek

Brakowanie dokumentu lub przekazanie do Archiwum Państwowego.


104


1. System Obiegu Dokumentów FINN (UM Katowice)

2. System DOM5 (Komunalny Zakład Gospodarki Mieszkaniowej)

Pozostałe Jednostki Organizacyjne posiadają własne systemy kancelaryjne wspierane rejestrami elektronicznymi lub/i papierowymi.


UM Katowice posiada licencję na wszystkie podmioty podległe Prezydentowi Miasta na obecnie wykorzystywany System Obiegu Dokumentów FINN, który może zostać wykorzystany w zakresie wdrożenia nowego zintegrowanego Systemu ERP. Zakłada się jednak, zakup i wdrożenie nowego systemu obiegu dokumentów przy budowie CUW.

Tabela 27: Proces „Przebieg spraw i dokumentów”


105

Rysunek 30: Diagram procesu „Sterowanie przebiegiem spraw i dokumentów”

Business Process Przebieg spraw i dokumentów

Start

Rejestracjadokumentu/informacji

Dekretacja

Wewnętrzny obiegdokumentu

Czy dokument wychodzipoza urząd/jednostkę?

Zarejestrowanie dokumentuwychodzącego

Archiwizacjadokumentu

Brakowanie dokumentu lubprzekazanie do Archiwum

Państwowego

Koniec

Tak

Nie


106

4.6. Architektura Systemu

4.6.1. Architektura logiczna Definiując architekturę systemu informatycznego należy mieć na uwadze cele, jakie postawiono przed wdrożeniem nowego rozwiązania, zmieniającego sposób funkcjonowania organizacji. Jako nowe rozwiązanie należy uznać w tym przypadku wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania, systemu klasy ERP (ang. Enterprise Resource Planning), w UM Katowice oraz jednostkach organizacyjnych miasta.

Celami wdrożenia, które przyjęto jako wytyczne do opracowania koncepcji architektury logicznej Systemu ERP są:

• podniesienie poziomu jakości świadczenia usług na rzecz mieszkańców (klientów urzędu oraz jednostek organizacyjnych miasta),

• poprawa efektywności realizacji statutowej działalności,

• usprawnienie wymiany i obiegu informacji pomiędzy urzędem, a jednostkami organizacyjnymi miasta,

• wsparcie funkcjonowania realizowanych w UM Katowice i jednostkach organizacyjnych miasta procesów biznesowych,

• zwiększenie dostępności, jakości i aktualności danych gromadzonych i przetwarzanych przez UK Katowice i jednostki organizacyjne miasta,

• zmniejszenie ryzyka podejmowania niewłaściwych (nieoptymalnych) decyzji przez osoby decyzyjne,

• zapewnienie wymiany danych z instytucjami tj. np. RIO, MF.

Architektura logiczna Systemu została zaprojektowana ponadto zgodnie z zidentyfikowanymi procesami biznesowymi oraz zidentyfikowanymi wymaganiami funkcjonalnymi względem Systemu.

Architektura logiczna przedstawia zakres realizacji Systemu ERP, z wyszczególnieniem komponentów logicznych (ogólnych możliwości funkcjonalnych) i ich kluczowych powiązań wewnętrznych.

Przedstawiony diagram nie obejmuje połączeń (interfejsów) do systemów wewnętrznych UM Katowice oraz Jednostek Organizacyjnych Miasta oraz do systemów zewnętrznych, które zostały przedstawione i opisane w dalszej części opracowania.


107

Rysunek 31: Architektura logiczna Systemu

Architektura Systemu składa się z następujących komponentów:

• Portale - obejmujący elementy komunikacji z otoczeniem systemu (pracownikami urzędu i jednostek oraz mieszkańcami) zbudowane, jako narzędzia zarządzania treścią oraz jej publikacji, zintegrowane z komponentem „System ERP”, stanowiącą część klasyczną ERP zintegrowaną z Systemem Obiegu Dokumentów.

• System ERP obejmujący moduły klasycznego systemu ERP:

o Moduł Finanse i Księgowość

o Moduł Kadry i Płace

o Moduł Windykacja i Egzekucja

o Moduł Infrastruktura i Zasoby

o Moduł Raporty i Analizy Zarządcze


System ERP

Portale

System ERP







System Zarządzania Treścią - CMS

Portal Pracownika

Portal Mieszkańca

Silnik personalizacj i

Katalog Usług (Formularze)




108

uzupełnione modułami kluczowymi dla specyfiki działalności administracji samorządowej:

o Moduł Budżet i Sprawozdawczość

o Moduł Podatki i Opłaty Lokalne.

System ERP obejmuje ponadto moduł „System Obiegu Dokumentów”, który jest wspomagającym elementem logicznym ściśle zintegrowanym z pozostałymi modułami Systemu ERP.

4.6.2. Mapowanie modułów systemu na procesy Komponenty i moduły architektury wynikają z analizy procesów biznesowych i dostępnych rozwiązań systemów klasy ERP. Poniższa tabela przedstawia mapowanie pomiędzy zdefiniowanymi procesami a modułami systemu.

Obszar i Procesy / Moduł

Port

al P

raco

wni

ka

Port

al M

iesz

kańc

a

Mod

uł B

udże

t i

Spra

woz

daw

czoś

ć M

oduł

Pod

atki

i O

płat

y Lo

kaln

e.

Mod

uł F

inan

se i

Księ

gow

ość

Mod

uł K

adry

i Pł

ace

Mod

uł W

indy

kacj

a i E

gzek

ucja

M

oduł

In

fras

truk

tura

i Za

soby

M

oduł

Rap

orty

i An

alizy

Zar

ządc

ze

Syst

em O

bieg

u Do

kum

entó

w


+ + + + + + + +


+ + +

2.1. Planowanie Wieloletniej Prognozy Finansowej Miasta

+ + +

2.2. Planowanie budżetu na dany rok

+ + +

2.3. Realizacja budżetu (w tym dokonywanie zmian aktualnego budżetu rocznego i Wieloletniej Prognozy Finansowej Miasta)

+ + +

2.4. Monitorowanie wykonania i sprawozdawczość budżetowa

+ + +

3. Finanse i Księgowość + + + + + + + + + +


109

3.1. Księgowość dochodów/przychodów i wydatków/kosztów

+ + + + + +

3.2. Sprawozdawczość finansowa

+ + + +


+ + + + +

4.1. Rekrutacja pracowników

+ + +

4.2. Zatrudnianie pracowników

+ + + +

4.3. Ewidencja danych kadrowych i sporządzanie list płac

+ + + +

4.4. Ocena okresowa + + +

4.5. Szkolenie pracowników

+ +

5. Podatki i Opłaty Lokalne + + + + +

5.1. Ustalanie i określanie wymiaru podatków i opłat

+ +

5.2. Pobór podatków i opłat

+ + + +

5.3. Windykacja i egzekucja + + + +


+ + + + +

6.1. Planowanie rozwoju miasta

+ + +

6.2. Zarządzanie inwestycjami i Zamówieniami Publicznymi

+ + + +

6.3. Gospodarowanie mieniem

+ + +

6.4. Zarządzanie gospodarką magazynową

+ + + +


+ + + + + + + +

8. Zarządzanie Obiegiem Dokumentów

+ + + + + + + + + +

8.1. Definiowanie i optymalizacja procesów

+


110

przebiegów spraw i dokumentów 8.2. Przebieg spraw i dokumentów

+ + + + + + + + + +

Tabela 28: Mapowanie modułów systemu na procesy

4.6.3. Zakres wdrożenia Systemu w UM Katowice W Urzędzie Miasta Katowice zostaną wdrożone wszystkie moduły przewidziane w architekturze logicznej planowanego systemu ERP.

Modułami szczególnymi przeznaczonymi tylko dla urzędu jest Moduł Podatki i Opłaty Lokalne oraz szerszy zakres funkcjonalności (niż dla pozostałych jednostek) w Module Raporty i Analizy Zarządcze oraz Module Budżet i Sprawozdawczość.

Są to następujące moduły i systemy:

• System Zarządzania Treścią – CMS (Portale),

• Moduł Finanse i Księgowość,

• Moduł Kadry i Płace,

• Moduł Windykacja i Egzekucja,

• Moduł Infrastruktura i Zasoby,

• Moduł Raporty i Analizy Zarządcze,

• Moduł Budżet i Sprawozdawczość,

• Moduł Podatki i Opłaty Lokalne,

• System Obiegu Dokumentów / Workflow.

4.6.4. Moduły Systemu ERP rekomendowane do wdrożenia w jednostkach organizacyjnych

4.6.4.1. Podział grup jednostek Na potrzeby dalszych obliczeń przyjęto następującą klasyfikację jednostek (w kolejności od najliczniejszych):

• Jednostki oświatowe - szkoły wszystkich poziomów, żłobki i przedszkola,

• Jednostki kulturalne:

o Młodzieżowy Dom Kultury


111

o Miejski Dom Kultury 'Ligota'

o Katowice Miasto Ogrodów – Instytucja Kultury im. Krystyny Bochenek

o Pałac Młodzieży

o Miejski Dom Kultury 'Bogucice - Zawodzie'

o Instytucja Promocji i Upowszechniania Muzyki "Silesia"

o Miejski Dom Kultury "Koszutka"

o Miejska Biblioteka Publiczna

o Śląski Teatr Lalki i Aktora "Ateneum"

o Galeria Sztuki Współczesnej BWA w Katowicach

o Muzeum Historii Katowic

o Zespół Śpiewaków Miasta Katowice Camerata Silesia

o Miejski Dom Kultury "Szopienice-Giszowiec",

• Jednostki miejskie - duże spółki i jednostki miejskiej oraz sam UMK

o Urząd Miasta Katowice,

o Straż Miejska,

o Powiatowy Urząd Pracy,

o Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego,

o Zakład Targowisk Miejskich w Katowicach,

o Komunalny Zakład Gospodarki Mieszkaniowej

o Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej,

o Katowickie Cmentarze Komunalne,

o Miejski Zarząd Ulic i Mostów,

o Zakład Zieleni Miejskiej,

o Zakład Utylizacji Odpadów,

o Zespół Obsługi Jednostek Oświatowych,

o Żłobek Miejski.

• Jednostki pomocy społecznej (bez MOPS) - domy dziecka, domy pomocy,

o Dom Dziecka „Stanica”

o Dom Pomocy Społecznej 'Przystań'

o Dom Pomocy Społecznej 'Zacisze'


112

o Dom Dziecka "Tęcza"

o Dom Dziecka „Zakątek”

• Pozostałe jednostki:

o Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji,

o Miejska Izba Wytrzeźwień i Ośrodek Pomocy dla Osób Uzależnionych od Alkoholu,

o Samodzielny Publiczny Zakład Lecznictwa Ambulatoryjnego 'Moja Przychodnia' w Katowicach.

Grupa jednostek Jednostki

oświatowe Jednostki kulturalne

Jednostki miejskie

Jednostki pomocy

społecznej

Pozostałe jednostki

Liczba jednostek w grupie

173 14 12 5 4

Tabela 29: Liczba jednostek w grupach

4.6.4.2. Potrzeby informacyjne (jednostki miejskie) W jednostkach miejskich UMK zostaną wdrożone wszystkie moduły przewidziane w architekturze logicznej planowanego systemu ERP za wyjątkiem modułu Podatki i Opłaty Lokalne.

Są to następujące moduły i systemy:









Przewiduje się, że np. w przypadku KZGM, który zakończy w tym roku wdrażanie zintegrowanego systemu klasy ERP Dom5, wdrożenie nowego rozwiązania może zostać przesunięte na koniec projektu, czyli przełom roku 2018/2019.


113

4.6.4.3. Potrzeby informacyjne (jednostki oświatowe, kulturalne, pomocy społecznej i pozostałe)

W niniejszym rozdziale przestawiono potrzeby informacyjne jednostek oświatowych, kulturalnych, pomocy społecznej i pozostałych.

Rysunek 32: Zakres wdrożenia modułów w jednostkach oświatowych, kulturalnych, pomocy społecznej i

pozostałych (kolor zielony)

Na postawie inwentaryzacji można zauważyć, że potrzeby informacyjne większości jednostek (z tej grupy) sprowadzają się do gromadzenia i przetwarzania podstawowych dokumentów działalności jednostki (finanse, kadry i zasoby) oraz wsparcia procesu budżetowania i sprawozdawczości. Dodatkowym wymaganiem jest, aby wszystkie jednostki miały dostęp do moduły Raporty i Analizy Zarządcze.

W związku ze zmianą koncepcji, wszystkie JO zostaną objęte również wdrożeniem modułu Systemu Obiegu Dokumentów.

Na poziomie jednostek przewidziano jednolity scenariusz wdrożenia – we wszystkich jednostkach zostaną wdrożone moduły:





System ERP

System ERP










114






4.6.4.4. Podział użytkowników w ujęciu systemowym

Rysunek 33: Diagram kluczowych użytkowników

• Administrator Systemu – użytkownik odpowiedzialny za dostępność i prawidłowe działanie Systemu, podstawowe zadania: monitorowanie pracy i konfigurowanie Systemu, zarządzanie kontami użytkowników (bez możliwości odczytywania haseł), definiowanie wzorców dokumentów, raportów, obsługa słowników itp., pełny dostęp do funkcji Systemu i danych.

• Administrator Danych – użytkownik odpowiedzialny za aktualność i spójność danych przechowywanych w bazach danych Systemu, pełny dostęp do baz danych, definiowanie i publikowanie zapytań do baz danych, definiowanie raportów graficznych i tekstowych, definiowanie wzorców raportów, pobieranie i przetwarzanie danych z innych systemów, korzystanie ze wszystkich opcji systemu, oprócz konfiguracji systemu.

uc Aktorzy

PortaleSystem ERP

Administrator Systemu

Administrator Danych

Administrator Portalu

Pracownik

Użytkownik Wewnętrzny

Użytkownik Zewnętrzny

Mieszkaniec/Firma


115

• Administrator Portalu - użytkownik odpowiedzialny w szczególności za zarządzanie kontami użytkowników portali, dotyczy użytkowników wewnętrznych portalu pracownika oraz użytkowników zewnętrznych portalu mieszkańca.

• Pracownik (Pracownik Merytoryczny) z przypisanymi uprawnieniami w poniżej zdefiniowanym zakresie:

o Pełne uprawnienia – uprawnienie do wprowadzania i aktualizacji danych w Systemie, edycji określonych zakresów danych.

o Przeglądanie – uprawnienie do przeglądania określonych zakresów danych, bez prawa ich edycji.

o Raportowanie – uprawnienie po procesie uwierzytelnienia do pobrania danych, bez prawa ich edycji.

• Użytkownik Zewnętrzny - użytkownik posiadający ograniczony wgląd do danych Systemu oraz usług (funkcjonalność) Portalu Mieszkańca oraz Portalu Pracownika.

Powiązania generalizacji na diagramie wskazują również powiązania pomiędzy użytkownikami, gdzie: • występuje podział podstawowy na użytkowników wewnętrznych (komponent ERP) oraz

zewnętrznych (Portale), • osoba w roli Administratora Systemu może współdzielić rolę Administratora Danych, • pracownik może występować w roli Użytkownika Wewnętrznego, jeśli posiada dostęp do

funkcjonalności Sytemu ERP lub Użytkownika Zewnętrznego, jeśli nie korzysta z Systemu ERP i ma jedynie dostęp do Portalu Pracownika.

4.6.4.5. Oszacowanie liczby licencji wraz z lista wymaganych uprawnień W ramach wdrożenia przewidziano 3 rodzaje licencji dla pracowników merytorycznych:

• pełne uprawnienia – uprawnienia do odczytu, zapisu, edytowania danych oraz tworzenia i zarządzania raportami w przypadku modułu „Raporty i Analizy Zarządcze”,

• przeglądanie – uprawnienia do odczytu danych,

• raportowanie – uprawnienia do generowania raportów danego modułu.

Urząd Finanse i Księgowość

Kadry i Płace


Infrastruktura i Zasoby

Raporty i Analizy Zarządcze

Budżet i Sprawozdawczość

Podatki i Opłaty Lokalne


Pełne uprawnienia 62 22 29 44 125 44 222 1000

Przeglądanie 17 6 8 12 34 12 60

Raportowanie 6 2 3 4 11 4 18

RAZEM 85 30 40 60 170 60 300 1000

Tabela 30. Liczba i rodzaj licencji - Urząd Miasta Katowice


116

SUMA wszystkich jednostek

Finanse i Księgowość

Kadry i Płace







RAZEM Pełne uprawnienia 447 407 29 254 125 265 222 1250 RAZEM Przeglądanie 222 211 8 201 34 12 60 0 RAZEM Raportowanie 6 2 3 4 260 4 18 0 RAZEM Wszystkie 675 620 40 459 419 281 300 1250 W tym jednostki organizacyjne RAZEM 590 590 0 399 249 221 0 250

Tabela 31. Liczba i rodzaj licencji – podsumowanie

4.6.4.6. Liczba kluczowych użytkowników Systemu Podziału ról w systemie dokonano zgodnie z zakładanymi funkcjonalnościami poszczególnych modułów systemu, zidentyfikowanym w trakcie analizy modelem danych oraz wymaganiami Zamawiającego.

Z uwagi na założenie prezentacji opisu uprawnień do funkcji i danych systemu dokonano dodatkowego podziału użytkowników systemu w dwóch perspektywach:

• użytkowników biznesowych – podział na poszczególne moduły (patrz 4.6.4 Moduły Systemu ERP rekomendowane do wdrożenia w jednostkach organizacyjnych),

• użytkowników systemowych.

Na dzień opracowania niniejszej dokumentacji należy przyjąć, że w poszczególnych jednostkach liczba użytkowników systemowych będzie następująca:

Lp. Rola Liczba osób

1 Administrator Systemu 4 2 Administrator Danych 3 3 Administrator Portalu 4 Razem administratorów 11 Pracownik Merytoryczny Zgodnie z podziałem szczegółowym


117

użytkowników w modułach przedstawionym w poprzednim rozdziale 4.6.4.5

Tabela 32: Liczba użytkowników w ujęciu systemu

Grupa użytkowników w roli Pracownika Merytorycznego będzie miała różny poziom uprawnień do poszczególnych danych w zakresie. Liczba użytkowników należy traktować, jako nierozłączną tzn. jeden użytkownik może mieć przydzielony jeden, wiele lub wszystkie poziomy uprawnień.

4.6.1. Moduły Systemu ERP dostępne z poziomu urządzeń mobilnych

W toku analizy nie zidentyfikowano potrzeb dostępu mobilnego do danych modułów w obrębie klasycznych modułów ERP (finanse, kadry i płace), w zakresie wprowadzania i edytowania danych tym kanałem nie będzie dostępne.

Dostęp z poziomu urządzeń mobilnych przewidziany jest w zakresie zarządzania kodami kreskowymi (moduł Infrastruktura i Zasoby), gdzie przewidziano wykorzystanie urządzeń mobilnych do skanowania kodów kreskowych PC i/lub QR. Ponadto dostęp do danych windykacyjnych będzie możliwy za pomocą urządzeń mobilnych.

Zakładamy natomiast, że dane udostępniane z modułu Raporty i Analizy Zarządcze (raporty, kokpity menedżerskie) będą dostosowane do prezentowania na urządzeniach mobilnych.

Również w ramach modułu Systemy Zarządzania Treścią – Portal Mieszkańca będzie dostępny z poziomu urządzeń mobilnych.

4.7. Specyfikacja wymagań funkcjonalnych

4.7.1. Sposób opisu wymagań Dla wszystkich wymagań funkcjonalnych i niefunkcjonalnych zastosowano tę samą formę opisu wymagań.

Przypisanie wymagań do obszarów biznesowych ma znaczenie logiczne, natomiast nie ma znaczenia architekturalnego, tzn. możliwe jest spełnienie określonych wymagań przez inaczej skonfigurowane oprogramowanie.

Znaczenie poszczególnych kolumn tabeli wymagań wobec Systemu zostało opisane poniżej:


118

Nazwa kolumny Opis

ID Kolejny numer wymagania (WF – dla wymagań funkcjonalnych i WN – dla wymagań niefunkcjonalnych).

Opis wymagania

Krótki opis wymagania.

Priorytet Waga wymagania; może przyjmować następujące wartości, np. (zakres do uzgodnienia):

1 – obowiązkowe / minimalnie wymagane,

2 – dodatkowe / zalecane (np. dodatkowo punktowane przy ocenie ofert).

4.7.2. Opis wymagań ogólnych

ID Opis Priorytet

WYMAGANIA OGÓLNE

WF-1 Jednokrotność wprowadzania danych na każdym z etapów realizacji procesów merytorycznych w UM Katowice i Jednostkach Organizacyjnych UM Katowice.

1

WF-2 Brak konieczności wymiany danych pomiędzy modułami systemu ERP, system będzie wykorzystywać jednolitą strukturę danych, dla zachowania integralności gromadzonych i przetwarzanych danych.

1

WF-3 Jednolity interfejs użytkownika w zakresie modułów:

o Moduł Finanse i Księgowość

o Moduł Kadry i Płace

o Moduł Windykacja i Egzekucja

o Moduł Infrastruktura i Zasoby

o Moduł Raporty i Analizy Zarządcze

o Moduł Budżet i Sprawozdawczość

o Moduł Podatki i Opłaty Lokalne

o Moduł System Obiegu Dokumentów.

1

WF-4 Pomoc kontekstowa w języku polskim, dostępna z poziomu GUI, przypisana do poszczególnych funkcji.

1


119

ID Opis Priorytet

WF-5 Wyszukiwanie wielokryterialne w zakresie danych zgromadzonych w systemie ERP (narzędzie wyszukiwania dostępne z GUI użytkownika, dla uprawnionych użytkowników).

1

WF-6 Tworzenie parametryzowanych raportów, w zakresie danych zgromadzonych w Systemie ERP (narzędzie raportowe dostępne z GUI użytkownika, dla uprawnionych użytkowników).

1

WF-7 Integracja z systemami dziedzinowymi UM Katowice (zgodnie z założeniami integracji określonymi w niemniejszym dokumencie).

1

WF-8 System będzie posiadał mechanizm eksportu danych do formatów pdf, XML, doc/docx, odt oraz xls/xlsx i ods.

1

WF-9 Zachowanie historii zmienianych danych, z informacją o dacie zmiany i użytkowniku modyfikującym, usuwającym lub dodającym nowy rekord do systemu.

1

WF-10 System będzie posiadał zainicjowane słowniki

• słowniki administracyjne, np. Banki, Urzędy Skarbowe, Oddziały NFZ, itp

• słowniki adresowe, (integracja z TERYT), słowniki kodów pocztowych,

• słowniki składników płacowych, potrąceń, ubezpieczeń,

• słowniki ewidencyjne, np. stanowiska pracy, uprawnienia, kwalifikacje, rodzaje umów, itp.

1


120

ID Opis Priorytet

WF-11 1. Pełna dowolność modyfikacji i dostosowania systemu

przez użytkownika w zakresie:

a. Interfejsu użytkownika:

• Modyfikacja i dostosowanie ekranów

użytkownika,

• Modyfikacja i dostosowanie menu systemu.

b. Logiki biznesowej

• Możliwość implementacji nowych procesów

biznesowych,

• Możliwość modyfikacji zaimplementowanych

procesów biznesowych,

• Możliwość modyfikacji zaimplementowanych w

systemie procedur oraz funkcji

c. Modelu danych systemu:

• Możliwość modyfikacji i dostosowania modelu

danych systemu ( w celu obsługi zmienionego

modelu konieczna jest modyfikacja logiki

biznesowej oraz interfejsu użytkownika)

d. Współpracy systemu z innymi systemami

teleinformatycznymi:

• Pełny interfejs programistyczny systemu (API)

umożliwiający dostęp do dowolnego elementu

systemu.

Możliwość orkiestracji dowolnych procesów integracji i wymiany danych także w ramach zaimplementowanych procesów biznesowych.

1

Tabela 33: Definicja informacji w tabelach wymagań

4.7.3. Opis wymagań obszaru „Zarządzanie Katalogiem Usług dla Obywateli”


121

ID Opis Priorytet

Portal Mieszkańca

WF-12

Wyświetlanie informacji dot. Mieszkańca (tzw. „Kartoteka Mieszkańca”).

Oprócz informacji podstawowych, możliwość wprowadzenia przez mieszkańca informacji o wybranym kanale kontaktu i możliwość odświeżenia tych informacji (telefon, email).

1

WF-13 Wersja „Kartoteki Mieszkańca” dedykowana (dostosowana) na urządzenia mobilne.

1

WF-14 Wyświetlanie informacji dotyczących zobowiązań podatkowych, wymaganych do złożenia oraz złożonych deklaracji.

1

WF-15 Wyświetlanie statusu spraw realizowanych przez interesanta. 1

WF-16 Wyświetlanie informacji dla obywateli z wykorzystaniem uwierzytelniania SEKAP/ePUAP.

1

WF-17

Wykorzystanie platformy SEKAP/ePUAP w celu realizacji następujących czynności:

• Obsługa formularzy elektronicznych za pośrednictwem systemu SEKAP/e-PUAP;

• Wykorzystanie usług SEKAP/e-PUAP do obsługi formularzy;

• Autoryzacja użytkowników;

• Rejestracja/modyfikacja usług;

• Utworzenie/modyfikacja profilu jednostek/urzędu;

• Umożliwienie dostępu do danych rejestrów centralnych, w tym: o PESEL; o KRK; o CEPIK; o KRS.

1

WF-18 Dostęp do danych na Portalu Mieszkańca z najpopularniejszych obecnie dostępnych przeglądarek na rynku oraz przez urządzenia mobilne

1

Dostęp do danych


122

ID Opis Priorytet

WF-19

Umożliwienie dostępu do danych wewnętrznych urzędu (w zależności od przyznanych uprawnień).

Udostępnianie urzędnikom podejmującym decyzję wgląd w kluczowe dla procesu informacje i status spraw. W tym m. in.:

• Dane osobowe;

• Dane meldunkowe;

• Dane dotyczące stanu cywilnego;

• Dane dotyczące pojazdu;

• Dane dotyczące statusu pracy (formy i miejsca zatrudnia);

• Dane aktu urodzenia;

• Pozwolenia budowlane;

• Dane dotyczące zobowiązań podatkowych/opłat.

1

WF-20 Udostępnienie informacji Miejskim Ośrodkom Pomocy Społecznej dot. Stanu Cywilnego (stan cywilny, potomstwo, PESEL, dowody osobiste).

2

WF-21 Udostępnienie jednostkom informacji od Powiatowego Urzędu Pracy (status osoba pracująca, bezrobotna, terminy).

2

Formularze


123

ID Opis Priorytet

WF-22

Opracowanie i wdrożenie następujących formularzy elektronicznych dotyczących sprawozdawczości niefinansowej:

• Sprawozdania instytucji kultury:

o Plany (miesięczne, kwartalne, półroczne, roczne, aktualizacja, dodatkowe wydarzenie);

o Realizacja (miesięczne, kwartalne, półroczne, roczne, aktualizacja, dodatkowe wydarzenie);

• Sprawozdania w zakresie realizacji strategii rozwoju miasta dla jednostek. W tym możliwość wyboru rodzaju jednostki oraz wyboru programu.

• Sprawozdania jednostek oświaty (realizowane w zakresie rocznym):

o Plan doskonalenia nauczycieli;

• Sprawozdanie skarg i wniosków rozpatrywane w jednostkach (w ujęciu rocznym).

• Oświadczenie z Kontroli Zarządczej (w ujęciu rocznym).

• Sprawozdanie z zakresu Obrony Cywilnej (w ujęciu rocznym).

1

Tabela 34: Opis wymagań obszaru „Zarządzanie Katalogiem Usług dla Obywateli”


124

4.7.4. Opis wymagań obszaru „Budżet i Sprawozdawczość”

ID Opis Priorytet

BUDŻET

WF-23 Definiowanie układu budżetu zgodnie z określoną strukturą (wzorcem, szablonem), z zachowaniem minimalnej liczby wymiarów planowania i realizacji: A. w układzie tradycyjnym: 1. kategorie: (np. dochody/przychody, wydatki/koszty) 2. źródła finansowania: (np. budżet gminy, budżet państwa,

dotacje, środki europejskie, itd.) 3. elementy klasyfikacji budżetowej (dział, rozdział, paragraf,

pozycja) B. w układzie zadaniowym: co najmniej: funkcje, zadania, podzadania, działania C. wydatki w ujęciu strukturalnym i możliwością: − zdefiniowania wielu budżetów np. dla konta, jednostki

organizacyjnej, centrum kosztowego, − podziału budżetu na globalne i częściowe zgodnie ze strukturą

organizacyjną, − ujęcia w nim struktury planowania z uwzględnieniem planów

podległych jednostek organizacyjnych, − generowania w podziale na dowolne okresy, − wykorzystania danych z roku bieżącego lub lat poprzednich.

1

WF-24 Definiowanie prowizorium budżetowego i tworzenie planu rzeczowo finansowego.

2

WF-25 Definiowanie budżetów (przychody i koszty) w układzie komórek organizacyjnych oraz jednostek organizacyjnych na poziomie poszczególnych jednostek organizacyjnych.

1


125

ID Opis Priorytet

WF-26 Planowanie budżetu w podległych jednostkach organizacyjnych i UM z uwzględnieniem specyfiki jednostek (w oparciu o zestandaryzowane formularze dla np. grup jednostek typu oświata): a) możliwość definiowania w obrębie projektu planu (potrzeb)

dowolnej ilości obszarów (grup) planowania posiadających różną strukturę planistyczną (np. obszar wydatków bieżących, majątkowych, płacowych, IT, obszar dochodów w poszczególnych komórkach);

b) dostarczenie narzędzi typu BI korzystających z: − danych historycznych, − wyników symulacji - np. płac wg wartości nominalnych z

angaży z uwzględnieniem wzrostów dodatków stażowych, innych składników zależnych np. od płacy minimalnej, mnożników,

− mechanizmu analizowania zawartych umów i ich harmonogramów (tzw. zaangażowanie lat przyszłych);

c) zapisywanie komentarzy dotyczących zarówno fragmentów projektu planu jak i pojedynczych wprowadzonych wartości;

d) możliwość definiowania dodatkowych wskaźników, które powiązane formułami matematycznymi wspomagałyby proces opracowywania wybranego fragmentu projektu planu, np.: mając do zaplanowania koszt związany z zakupem materiału A można wspomóc proces planowania wiedząc, jaka jest cena jednostkowa towaru (wskaźnik pomocniczy 1) oraz ile szt. towaru chcemy kupić (wskaźnik pomocniczy 2); nasz koszt jest iloczynem wskaźnika pomocniczego 1 i 2;

e) wstępne/ostateczne zatwierdzanie projektu planu przez kierownika jednostki z możliwością korekty poszczególnych pozycji obszarowych;

f) przekazanie projektu planu wspomaganie procesu transformacji projektu planu i planu do układu analitycznego (wg paragrafów);

g) mechanizmy transformacji planu z układu paragrafowego na zadaniowy;

h) wersjonowanie planu.Planowanie i realizacja budżetu tradycyjnego oraz budżetu zadaniowego.

1

WF-27 Budżetowanie operacyjne 2

WF-28 Dostęp do danych przeniesionych do archiwum. 1

WF-29 Kalkulowanie budżetu globalnego oraz szczegółowego. 1

WF-30 Automatyzacja procedury akceptacji planu budżetu rocznego (workflow).

1

Proces – Planowanie Wieloletniej Prognozy Finansowej Miasta


126

ID Opis Priorytet

WF-31 Tworzenie i modyfikacja Wieloletniej Prognozy Finansowej w zadanym okresie czasu.

1

WF-32 Modyfikacja budżetu rocznego i WPF. Zmiana struktury budżetu podczas trwającego okresu budżetowego ze względu np. na zmianę struktury organizacyjnej, prawa, struktury wydatków, nowych przedsięwzięć, rzeczywistych wydatków.

1

WF-33 Automatyzacja procedury akceptacji planu budżetu wieloletniego (workflow).

1

Proces – Realizacja budżetu

WF-34 a) realizacja dochodów i wydatków zgodnie z planem i harmonogramem;

b) obsługa zmian własnych w planie, w granicach przyznanych kompetencji (np. w określonych paragrafach) z zapamiętaniem ich historii – wprowadzane zmiany są widoczne w czasie rzeczywistym w budżecie Miasta;

c) wnioskowanie do UM o dokonanie zmian w planie (rejestrowane); wzór wniosku definiowany przez użytkownika; rejestr wniosków; sformalizowana decyzja dysponenta (akcept, częściowy akcept, odrzucenie, zawieszenie wniosku); dla budżetu zadaniowego zabezpieczenie definicji mierników i nazw mierników i ich wielkości planowanych oraz zrealizowanych;

d) zatwierdzanie/odrzucanie (całkowite/częściowe) przez UM wniosków o zmiany w planie;

e) kontrola zgodności budżetu tradycyjnego (paragrafowego) i zadaniowego (plan i realizacja);

f) kontrola dokonywania zmian w planie z zastosowaniem mechanizmów weryfikujących: − dopuszczalność zmian w określonych pozycjach planu − dopuszczalność zmian w granicach wolnych środków w

planie − bilansowanie się zmian.

1

WF-35 Możliwość rezerwowania środków w ramach budżetu dla realizacji określonych zadań/umów.

1

WF-36 Obsługa planów zakupowych:

• w odniesieniu do źródeł finansowania,

• wg rodzajów kosztów i grup budżetowych.

1


127

ID Opis Priorytet

WF-37 Korekta kosztów i podatku VAT zgodnie z aktualnie obowiązującymi ustawami.

1

WF-38 Szczegółowa alokacja kosztów ogólnych jednostki (do poszczególnych obiektów, zespołów funkcjonalnych).

1

WF-39 Automatyczne odzwierciedlanie wpływu planu rocznego i zmian planu na plan wieloletni.

1

Proces – Monitorowanie wykonania i sprawozdawczość budżetowa.

WF-40 • Kontrola i monitoring: • kwot budżetu (blokada przekroczeń, z możliwością

autoryzacji wymaganych deficytów),

• realizacji budżetu w odniesieniu do powiązanych dokumentów (m.in. faktur, zapłat, stanu kont),

• Możliwość analiz realizacji budżetu w podziale na jednostki organizacyjne i w odniesieniu do źródeł wydatków i finansowania,

• Zestawienie wartości wykonania budżetu za okres w różnych układach (organizacyjnym, rodzaju budżetu),

• Możliwość tworzenia raportów wartości odchyleń od planowanych budżetów w dowolnym momencie.

1

WF-41 Eksport danych z zakresu sprawozdawczości oraz planów budżetowych do systemu Besti@.

1

WF-42 Możliwość powiązania zapisów z określonymi paragrafami budżetowymi.

1

WF-43 Automatyczne przypisanie grupy operacji do kwot (dochód/wpływ, wydatek/koszt/zaangażowanie, środki pieniężne).

1

WF-44 Tworzenie raportów umożliwiających analizę zapisów w odpowiedni sposób, zarówno od strony dokumentów i kont księgowych, jak i od strony pozycji klasyfikacji budżetowych.

1

WF-45 Możliwość tworzenia własnych raportów dotyczących danych budżetowych

1

Tabela 35: Opis wymagań obszaru „Budżet i Sprawozdawczość”


128

4.7.5. Opis wymagań obszaru „Finanse i Księgowość”

ID Opis Priorytet

RACHUNKOWOŚĆ

WF-46 Rejestrowanie struktury:

• przychodów i kosztów,

• dochodów i wydatków,

w podziale na poszczególne jednostki organizacyjne.

1

WF-47 Odzwierciedlenie założeń i struktury budżetu jednostki organizacyjnej, w tym struktury dla: • Księgi Głównej i Ksiąg Pomocniczych Budżetu

• Księgi Głównej i Ksiąg Pomocniczych Jednostek Budżetowych (w tym Urzędu Miasta) i Zakładów Budżetowych.

1

WF-48 Definiowanie wielu ksiąg głównych i pomocniczych. 1

WF-49 Definiowanie jednoczesne dla wszystkich ksiąg głównych i/lub pomocniczych (łącznie/oddzielnie) lub dla wybranych.

2

WF-50 Księgowanie w nowym roku obrachunkowym przed zamknięciem starego.

1

WF-51 Księgowanie równolegle w kilku okresach obrachunkowych (ubiegły – bieżący miesiąc, stary – nowy rok). Obsługa zadeklarowanej liczby okresów obliczeniowych.

1

WF-52 Definiowanie statusu okresu obrachunkowego (otwarty, zamknięty).

1

WF-53 Zapewnienie ciągłości danych w kolejnych latach obrachunkowych (zgodność bilansu zamknięcia – BZ starego roku i bilansu otwarcia – BO nowego roku). Automatyczne otwierania BO dla nowego roku na podstawie zapisów w księgach roku starego z uwzględnieniem korekt powstających na skutek księgowania w okresach specjalnych (np. miesiące 13-16 dla roku starego). Możliwość dokonywania ręcznych korekt BO i BZ.

1

WF-54 Bezpośrednie przejście od danych sumarycznych konta do odpowiednich zapisów księgowych i dokumentów źródłowych (np. poprzez metodę „drill-down” – rozwijania danych zagregowanych do danych szczegółowych).

1


129

ID Opis Priorytet

WF-55 Wyszukiwanie danych na kontach wg różnych kryteriów m.in.: numeru konta, wartości transakcji, okresu księgowania, danych klasyfikacji budżetowej, sposobu finansowania - np.: zadania własne gminy/powiatu, zadania zlecone: gminie/ powiatowi/dysponentowi, itp.

1

WF-56 Dostęp do obrotów, bilansu i zapisów na kontach w różnych zakresach m.in.: danych aktualnych, danych historycznych, danych budżetowych, pojedynczego okresu, wielu okresów.

1

WF-57 Definiowanie różnych zestawień zapisów księgowych m.in.: według numeru konta, dat, treści, numeru dziennika.

1

WF-58 Definiowanie różnych zestawień dowodów: np. według symbolu, numeru, daty, kontrahenta, jednostek, definiowalnych grup jednostek.

1

WF-59 Definiowanie różnych zestawień obrotów i sald: np. na określony dzień, od początku roku, dla dowolnego miesiąca.

1

WF-60 Wykaz kont z saldem zerowym, z obrotami zerowymi w dowolnym okresie.

1

WF-61 Zestawienie obrotów miesięcznie, narastająco, w okresie od – do, w zakresach: od konta do konta, sumarycznie dla grupy kont/maski konta, jednostek, definiowalnych grup jednostek, itp.

1

WF-62 Możliwość generowania różnych zapytań dotyczących płatności np.: wyszukiwanie na podstawie rozliczonych płatności.

1

WF-63 Automatyzacja procesu akceptacji wybranych czynności (potrzeb) lub operacji księgowych w zakresie określonych (przepisami prawa i uregulowaniami wewnętrznymi jednostki) kompetencji (workflow).

1

PLAN KONT

WF-64 Dowolne określenie formatu konta (długość, liczba segmentów, struktura, opis). Możliwość budowania planu kont z uwzględnieniem dowolnej liczby poziomów analityki lub możliwością prowadzenia wielowymiarowej analityki do kont syntetycznych.

1

WF-65 Automatyczne rozliczanie kosztów (dokonywanie przeksięgowań) według określonych przez użytkownika algorytmów. Dynamiczne obliczanie kluczy podziałowych na bazie kont analitycznych.

1


130

ID Opis Priorytet

WF-66 Podczas księgowania: wyświetlanie dokumentów, możliwość wyszukiwania kont wg różnych parametrów: wg nazwy, nr konta, wybranych kilku znaków, możliwość stosowania przy wyszukiwaniu znaków zastępujących (jeden lub ciąg znaków).

1

WF-67 Definiowanie i konfigurowanie kont ze względu na:

− charakter i rodzaj (syntetyczne/analityczne),

− zapisy (jednostronne/dwustronne),

− typ: rozrachunkowy, wynikowy, bilansowy, pozabilansowy,

− sposób powstawania zapisów:

a) automatyczny (np. poprzez przeniesienie z innych modułów ewidencyjnych lub systemów zewnętrznych),

b) ręczny,

itp.

1

WF-68 Dodawanie konta w planie kont w dowolnym czasie, na dowolnym poziomie struktury organizacyjnej (dostępność do tej funkcji tylko dla wybranej grupy użytkowników).

1

WF-69 Wybór dowolnego sposobu zamknięcia konta: przeniesienie salda, przeniesienie nierozliczonych zapisów.

1

WF-70 Możliwość blokady księgowania na wybranych kontach. 1

WF-71 Centralny rejestr danych słownikowych, np.: konta, adresy budżetowe (rozdziały, paragrafy, kontrahenci, banki, stawki VAT, rodzaje dokumentów księgowych, dekretacji księgowych, itp. dla wszystkich jednostek organizacyjnych.

1

WF-72 Definiowanie wspólnego (obligatoryjnego) dla danej grupy jednostek organizacyjnych (np. jednostki oświatowe) planu kont i reguł księgowania w celu utrzymania homogeniczności ewidencyjno-sprawozdawczej.

1

WF-73 Automatyczna dostępność zapisów dla kont syntetycznych i analitycznych wyższych szczebli na podstawie zapisów z kont odpowiadających im analityk szczebli niższych (mechanizm tzw. ewidencji równoległej).

1

KSIĘGOWANIE


131

ID Opis Priorytet

WF-74 Ewidencja księgowa zdarzeń gospodarczych, w tym operacji gospodarczych lub otrzymanie informacji (dokumentu źródłowego lub transmisji przelewów z systemu bankowego) o wystąpieniu takiego zdarzenia lub operacji, z którym związany jest obowiązek prawny, lub dla którego ustalono obowiązek zapisu w księgach rachunkowych poszczególnych jednostek zgodnie z ZPK i wymogami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…. (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 289 ze zmianami), zwłaszcza z obowiązkiem prowadzenia ewidencji szczegółowej do konta 130 w szczegółowości planu finansowego dochodów i wydatków budżetowych, w szczególności obejmująca:

− uznania (w tym wpływów kasowych), − obciążenia (w tym obciążenia kasowe), − zobowiązania, − należności, − korekty, − inwestycje, − wartości niematerialne i prawne, − wynagrodzenia, − zapasy magazynowe, − udziały i akcje.

Dokumenty księgowe w systemie muszą obejmować kompletne zaewidencjonowanie nie tylko w obszarze rachunkowości finansowej (konta Księgi Głównej) ale również tam, gdzie jest to wymagane, w obszarze rachunkowości budżetowej (co najmniej: działy, rozdziały, paragrafy, zadania, wydatki strukturalne) w sposób gwarantujący ujęcie memoriałowe (koszt/przychód) i kasowe (wydatek/dochód) i raportowanie sprawozdawcze z wydatków/dochodów w odpowiednim układzie:

− Plan − Zaangażowanie − Wydatki/Dochody − Zobowiązania (w tym wymagalne)/Należności (w tym

wymagalne/ długoterminowe)

1

WF-75 Unikalny numer dowodu. 1

WF-76 Dziennik zapisów księgowych w układzie chronologicznym. 1


132

ID Opis Priorytet

WF-77 Usuwanie błędnych dokumentów wprowadzonych do ewidencji przed ich ostateczną akceptacją (z zaewidencjonowaniem historii obiegu dokumentu przed usunięciem).

1

WF-78 Rejestrowanie wszelkich zapisów i zmian zapisów z jednoznacznym identyfikowaniem operatora dokonującego zmian.

1

WF-79 Zbiory robocze dla każdego użytkownika (księgowanie paczkami). 1

WF-80 Poprawa dekretów w zbiorach roboczych przed zaksięgowaniem. 1

WF-81 Symbole dowodów zdefiniowane przez użytkownika. 1

WF-82 Opis dowodu. 1

WF-83 Opis każdej pozycji w dowodzie (uzależnione od rodzaju dowodu, możliwość podziału dowodu).

1

WF-84 Podpowiedź stanu konta (dla wybranych kont i wskazanych użytkowników).

1

WF-85 Wyświetlanie nazwy konta przy księgowaniu. 1

WF-86 Kontrola poprawności dowodu pod względem: występowania konta w planie kont, sumy kontrolnej rejestru dowodów itp. na etapie rejestracji, dekretacji i księgowania. Możliwość ustawienia trybu akceptacji dowodu księgowego przed wpisaniem do księgi (dwuetapowość zapisu dowodów księgowych) z obligatoryjnym buforowaniem dowodów niezaksięgowanych (np. zapamiętanie/zaksięgowanie).zapamiętanie/zaksięgowanie).

1

WF-87 Księgowanie w dowolnym momencie. 1

WF-88 System powinien pozwalać na powtórne rozliczenie i zamknięcie okresu bez konieczności dokonywania korekty.

1

WF-89 Automatyczne księgowanie na różnych kontach podczas wprowadzania transakcji.

1

WF-90 Stornowanie zaksięgowanych dekretów (storno czarne i czerwone). 1

WF-91 Ułatwienia wyszukiwania dowodów poprzez np.: nr dowodu, symbol dowodu, nr dziennika, datę księgowania, datę systemową, osobę która zaksięgowała dowód, klasyfikację budżetową, sposób finansowania: zadania własne gminy/powiatu/ dysponenta, zlecone gminie/powiatowi/ dysponentowi, itp.

1


133

ID Opis Priorytet

WF-92 Definiowalne i konfigurowalne automatyczne księgowanie dowodów (operacji) z innych obszarów systemu: ewidencji majątku (w tym amortyzacji), gospodarki materiałowej, zakupów, sprzedaży z różnych obszarów działalności Urzędu i poszczególnych jednostek podległych, ewidencji i naliczania płac, jak również z/do systemów zewnętrznych, zarówno na poziomie wymiany plików jak i usług w klasie webservice.

1

WF-93 Możliwość zdefiniowania mechanizmu importu dokumentów księgowych do systemu ERP w celu załadowania ich do systemu (np. faktury flotowe dla samochodów służbowych, usługi telekomunikacyjne, itp.) – zarówno na poziomie wymiany plików jak i interfejsów usług sieciowych (web services).

1

WF-94 Rejestracja dokumentu, w tym dokumentu zaangażowania (np. umowa cywilno-prawna, faktura, przepis, inne zobowiązanie).

1

WF-95 Automatyczna kontrola zgodności rejestrowanych dokumentów finansowych/zobowiązań z planem i zapisem na kontach zaangażowania oraz z poszczególnymi dokumentami zaangażowania w celu uniemożliwienia zaksięgowania kosztu/wydatku powyżej konkretnego zaangażowania (np. kwoty wynikającej z umowy).

2

WF-96 Wszystkie rejestry są prowadzone zgodnie z przepisami prawnymi (np. zasady zaokrąglania).

1

WF-97 Możliwość planowania, księgowania, rozliczania i sprawozdawania programów finansowanych z udziałem środków europejskich oraz innych środków ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi.

1

WF-98 Możliwość definiowania i kontrolowania księgowania budżetowego, co najmniej w układzie tradycyjnym i zadaniowym poprzez np. tworzenie dla każdej jednostki organizacyjnej (jednostki budżetowej, zakładu budżetowego) odrębnej listy tzw. adresów budżetowych (np.: źródło finansowania, rozdział, paragraf, zadanie) dozwolonych do księgowania planu i jego realizacji.

2

WIELOWALUTOWOŚĆ

WF-99 Możliwość wprowadzania i księgowania dokumentów w walutach obcych (księgowanie dokumentu w walucie obcej z jednoczesnym przeliczeniem po odpowiednim kursie w zależności po operacji).

2

WF-100 Wystawianie faktur w walutach obcych. 2


134

ID Opis Priorytet

WF-101 Rejestrowanie faktur obcych, zagranicznych. 2

WF-102 Rozliczanie transakcji w walutach obcych, z jednoczesnym automatycznym wyliczaniem i księgowaniem zrealizowanych różnic kursowych, od płatności częściowej oraz rozliczenia całkowitego.

2

WF-103 Automatyczna obsługa niezrealizowanych różnic kursowych od niezapłaconych faktur w czasie sporządzania bilansu.

2

WF-104 Analiza rozrachunków i kont wg struktury walutowej. 2

WF-105 Obsługa słownika walut. 2

WF-106 Definiowanie walut. 2

WF-107 Interfejs do systemów bankowych służący do zasilenia systemu ERP tabelami kursów.

2

WF-108 Obsługa historycznych danych o zmianach kursów. 2

WF-109 Generowanie przelewów walutowych, import do systemu wyciągów walutowych

2

NALEŻNOŚCI

WF-110 Ewidencja księgowa dochodów, w tym:

• księgowanie na podstawie przyjmowanych danych od komórek merytorycznych (przez system informatyczny wewnętrzny lub zewnętrzny bądź wprowadzane na podstawie dokumentacji papierowej),

• księgowanie na podstawie wpływów środków,

• sporządzanie płatności w zakresie dochodów budżetowych,

• zgłaszanie przedpłat do podatku VAT,

• rozliczanie podatku VAT.

1

WF-111 Obsługa e-faktur wystawionych przez UMK oraz JO. 1

WF-112 Ewidencja planowanych należności: umów, faktur oraz informacji dotyczących środków pieniężnych.

1

WF-113 Automatyczne naliczanie odsetek: na dany dzień, według zmiennego w czasie wskaźnika.

1

WF-114 Definiowanie wskaźnika odsetek oraz ręcznego wprowadzania odsetek na podstawie umowy.

1


135

ID Opis Priorytet

WF-115 Definiowanie liczby dni w miesiącu i roku dla potrzeb naliczania odsetek.

1

WF-116 Generowanie wezwań do zapłaty, monitów, przelewów, not odsetkowych, potwierdzeń sald. Możliwość wysyłania korespondencji windykacyjnej na adresy mailowe zapisane w kartotekach kontrahentów. Umieszczanie na dokumentach windykacyjnych stanu zadłużenia i odsetek na dowolny dzień wg wskazania w dokumencie.

1

WF-117 Rejestrowanie w systemie wysłanych wezwań do zapłaty, wydanych monitów, przelewów, not odsetkowych, potwierdzeń sald. Możliwość generowania monitów z wykorzystaniem komunikacji elektronicznej (SEKAP, ePUAP, e-mail, sms)

1

WF-118 Możliwość wyliczenia kwoty odsetek na wygenerowanym monicie, wezwaniu do zapłaty, obowiązującej w dniu wygenerowania monitu, wezwania

1

WF-119 Możliwość wsparcia procesu windykacyjnego przez skonfigurowanie w systemie procesu WorkflowworkflowWorkflow, pozwalającego na definiowanie różnych przebiegów procesu w zależności np. od typu kontrahenta, wielkości zadłużenia, itp.

2

WF-120 Anulowanie odsetek. 1

WF-121 Zestawienie należności: za dowolny okres, powyżej kwoty. 1

WF-122 Wychwytywanie opóźniających się płatności. 1

WF-123 Prowadzenie windykacji należności budżetowych, w tym obsługa rozłożeń spłaty kwot należnych na raty. Konfiguracja systemu powinna umożliwiać prowadzenie windykacji jednostkowej i scentralizowanej (dane dłużnika i wszystkie jego zobowiązania wobec UM i jednostek podległych są dostępne zarówno w jednostce, w której powstał tytuł dłużny jak i np. w centrum windykacyjnym). Możliwość zdefiniowania procesów workflow dla prowadzenia windykacji.

1

WF-124 Analiza należności zapłaconych wg terminu zapłaty (przed terminem zapłaty, w terminie zapłaty, przeterminowane pogrupowane w okresy przeterminowania definiowalne z poziomu użytkownika np. 10, 30, 60, 90 dni).

1


136

ID Opis Priorytet

WF-125 Analiza należności niezapłaconych wg terminu zapłaty (przed terminem zapłaty, w terminie zapłaty, przeterminowane pogrupowane w okresy przeterminowania definiowalne z poziomu użytkownika np. 10, 30, 60, 90 dni).

1

ZOBOWIĄZANIA

WF-126 Ewidencja księgowa wydatków, w tym:

− weryfikacja i księgowanie, na podstawie przyjmowanych danych od komórek merytorycznych (przez system informatyczny wewnętrzny lub zewnętrzny i otrzymanych w wersji papierowej) sprawdzonych pod względem merytorycznym i formalnorachunkowym, zatwierdzonych do wypłaty przez głównego księgowego i przez dysponenta środków,

− weryfikacja umów i przekładanie do akceptacji Głównemu Księgowemu,

− sporządzanie płatności z planu wydatków budżetowych w zakresie: • zakupu towarów i usług, w tym: usług budowlano-

montażowych, składników majątkowych i zapasów magazynowych,

• udzielania dotacji budżetowych i ich rozliczania, • naliczania i wypłaty wynagrodzeń, • rozliczania delegacji krajowych i zagranicznych, • rozliczania zaliczek dla pracowników, • wnoszenia aportów od spółek prawa handlowego, • realizacja innych wydatków zgodnie z przepisami prawa.

1

WF-127 Ewidencja planowanych zobowiązań: umów, faktur oraz informacji dotyczących środków pieniężnych.

1

WF-128 Możliwość ustawiania (wyliczania) terminu realizacji danej płatności z zapamiętaniem terminu pierwotnego wynikającego z dokumentu. Wyliczanie na podstawie danych stałych będących cechą danego kontrahenta (automatycznie: najpóźniej jak ustalono z dostawcą) z możliwością ręcznej zmiany tego terminu.

1

WF-129 Możliwość dokonywania płatności częściowych. 1

WF-130 Lista wymaganych płatności na dany dzień. 1

WF-131 Informowanie o zaległych płatnościach: dla obecnego okresu, od daty do daty, dla dostawcy.

1


137

ID Opis Priorytet

WF-132 Przypisanie zobowiązania do działu, rozdziału, paragrafu klasyfikacji budżetowej, konta, inwestycji.

1

WF-133 Wybór sposobu płatności: wszystkie płatności od daty, według priorytetu, według nazwy dostawcy.

1

WF-134 Zestawienie zobowiązań: za dowolny okres, powyżej kwoty, dla kontrahenta.

1

WF-135 Grupowanie zobowiązań wg różnych kryteriów: walutowe, krajowe, pracownicy, wg rejonów, rodzajów rozrachunku.

1

WF-136 Możliwość blokowania faktury do płatności ze wskazaniem przyczyny blokady.

1

WF-137 Zarządzanie płynnością finansową poszczególnych jednostek poprzez deklarowanie (ustawianie) kwot środków dostępnych na wydatki na poszczególne dni (np. dekady, miesiąca, kwartału, roku) – tzw. harmonogram wydatków i bieżące, automatyczne kontrolowanie przez system kolejnych dokumentów zobowiązań dopisywanych do planowanych do zapłaty na konkretny dzień lub okres przypadający w harmonogramie wydatków.

2

WF-138 Zarządzanie płynnością budżetu na poziomie UM poprzez np. raportowanie potrzebnych na poszczególne dni/okresy środków na podstawie danych z poszczególnych jednostek.

2

WF-139 Obsługa e-faktur wychodzących i przychodzących. 1

OBSŁUGA PODATKU VAT

WF-140 Konfigurowalna tabela stawek podatkowych z uwzględnieniem okresów ich obowiązywania.

1

WF-141 Tworzenie nowych i modyfikacja istniejących stawek podatkowych VAT wraz z określaniem parametrów automatów księgujących bez ingerencji programistycznej.

1

WF-142 Wystawianie faktur i faktur korygujących. 1

WF-143 Automatyczny rejestr faktur VAT (zakupu i sprzedaży). 1

WF-144 Rejestr faktur korygujących. 1

WF-145 Kwalifikacja faktur VAT do dowolnego okresu. 1

WF-146 Wydruk rejestru faktur VAT wg wskazanych warunków. 1


138

ID Opis Priorytet

WF-147 Rozliczenie VAT na poziomie miasta na podstawie danych w zakresie VAT wprowadzanych przez jednostki.

1

OPERACJE BANKOWE

WF-148 Generowanie przelewów i segregowanie ich w „paczki” do wysłania do systemu bankowego, na podstawie terminów płatności dokumentów.

1

WF-149 Ewidencja przelewów. 1

WF-150 Obsługa połączenia z systemem bankowym, możliwość realizacji płatności własnych w formie przelewów elektronicznych oraz księgowania wyciągów obcych.

1

WF-151 Dostępność standardowych interfejsów do systemów bankowych oraz możliwość modyfikowania interfejsów i definiowania nowych. Możliwość konfiguracji połączeń z systemami bankowymi poprzez interfejsy klasy B2B z wykorzystaniem funkcjonalności mikrorachunków.

1

WF-152 Automatyczne przyporządkowywanie zapłat do dokumentów należności i zobowiązań. Automatyczne rozliczanie pozycji wyciągów bankowych z dowodami zobowiązań i należności (w tym przede wszystkim z obszaru płac) z uwzględnieniem funkcjonalności mikrorachunków.

1

WF-153 Kilka rachunków bankowych dla jednego odbiorcy. 2

WF-154 Generowanie zapotrzebowania na gotówkę z programu FK do systemu bankowego.

2

WF-155 Prowadzenie kartoteki przedsiębiorców wnoszących należyte zabezpieczenie umowy w wersji papierowej i pieniężnej, odrębnie dla każdej umowy z terminem obowiązywania zabezpieczenia.

1

WF-156 Automatyczne wyliczenie odsetek bankowych zarejestrowanych w systemie (zgodnie z zawartą umową z bankiem finansującym) w celu naliczania odsetek od wniesionych kaucji, wadiów.

1

WF-157 Obsługa przelewów zagranicznych. 2

WF-158 Obsługa przekazów pocztowych i współpraca z systemami elektronicznych przekazów udostępnianych przez operatorów pocztowych.

1

SPRAWOZDAWCZOŚĆ


139

ID Opis Priorytet

WF-159 Generowanie sprawozdań (na poziomie jednostki, grup jednostek, własnych UM oraz zbiorczych UM i jednostek) na podstawie danych zgromadzonych w systemie, zakres:

• sprawozdawczość finansowa, w tym:

• bilans,

• rachunek zysków i strat,

• zestawienie zmian w funduszu.

• sprawozdawczość w zakresie operacji finansowych (długu sektora finansów publicznych),

• sprawozdawczość budżetowa w tym:

• dochody,

• wydatki,

• sprawozdawczość z wydatków strukturalnych,

• sprawozdawczość do budżetu zadaniowego,

• sprawozdania rzeczowo-finansowe, w tym:

• realizacja zadań społeczno-gospodarczych,

• realizacja wieloletniego programu gospodarowania zasobem lokalowym,

• rozliczeń z GUS,

• rozliczeń z ZUS,

• rozliczeń z Urzędem Skarbowym,

• rozliczeń POL-on,

• rozliczeń PFRON (z możliwością eksportu danych do systemu SODIR),

• rozliczeń ZFŚS,

• rozliczania VAT przez Gminę,

• sprawozdania inwentaryzacji mienia.

1

WF-160 Automatyzacja procedury akceptacji sprawozdań (workflow). 1

Tabela 36: Opis wymagań obszaru „Finanse i Księgowość”


140

4.7.6. Opis wymagań obszaru „Zarządzanie Zasobami Ludzkimi i Obsługa Płac”

ID Opis Priorytet

Planowanie zatrudnienia

WF-161 Tworzenie i zarządzanie strukturą organizacyjną i zatrudnienia w UM, tworzenie komórek organizacyjnych, stanowisk pracy z przyporządkowaniem im zadań i kompetencji wymaganych na tym stanowisku, podległości, przypisywanie osób, pełnionych funkcji, warunków i statusu zatrudnienia (zdefiniowanie i wprowadzenie słowników w obszarze kadr i płac). Zdefiniowana struktura organizacyjna jestdostępna we wszystkich modułów systemu ERP.

1

WF-162 Tworzenie i zarządzanie strukturą organizacyjną i zatrudnienia w każdej z Jednostek Organizacyjnych (objętych wdrożeniem), tworzenie komórek organizacyjnych, stanowisk pracy z przyporządkowaniem im zadań i kompetencji wymaganych na tym stanowisku, podległości, przypisywanie osób, pełnionych funkcji, warunków i statusu zatrudnienia (zdefiniowanie i wprowadzenie słowników w obszarze kadr i płac).

2

WF-163 Odwzorowanie struktury organizacyjnej i zatrudnienia w każdej z Jednostek Organizacyjnych (objętych wdrożeniem) (zdefiniowanie i wprowadzenie słowników w obszarze kadr i płac).

1

WF-164 Wprowadzanie zmian w strukturze organizacyjnej i zatrudnienia poprzez jej zmianę z poziomu użytkownika (bez konieczności ingerencji w kod źródłowy). Przydzielanie, przenoszenie osób / komórek organizacyjnych musi być zrealizowane w sposób zautomatyzowany tj. bez konieczności ręcznego, jednostkowego wprowadzania zmian poszczególnych osób / komórek organizacyjnych. Wprowadzanie zmian z zachowaniem historii zmian o czasie wykonania zmiany oraz informacji o osobie, która dokonała zmiany.

2

WF-165 Ewidencjonowanie zapotrzebowania na zasoby kadrowe, wypełnianie wniosków o przydzielenie etatu, tworzenie zestawień z wnioskowanych i przyznanych etatów w podziale na komórki organizacyjne (np. wydziały, komórki).

2

WF-166 Tworzenie planu etatów dla poszczególnych jednostek organizacyjnych (opcjonalnie z wykorzystaniem informacji z zapotrzebowania).

1


141

ID Opis Priorytet

WF-167 Tworzenie zbiorczych planów etatów z zaewidencjonowanych planów etatów.

2

WF-168 Symulacja wdrożenia planu etatów (zatrudnienia) polegająca na wyliczeniu kosztów osobowych.

2

WF-169 Modyfikacja planów etatów, z ewidencją historii wprowadzonych zmian.

1

WF-170 Możliwość zdefiniowania w systemie dowolnych alertów dla użytkowników na podstawie wprowadzonych do systemu danych, przypominających np. o:

• kończących się badaniach pracowników, • kończących się umowach, • kończącym się dodatku okresowym, • końcu długotrwałego okresu zwolnienia chorobowego, • itp.

1

Rekrutacja

WF-171 Odzwierciedlenie w systemie procedury rekrutacji w formie naboru na stanowiska urzędnicze/kierownicze. Odzwierciedlenie procedury postępowania oraz zakresu gromadzonych danych i dokumentów, z możliwością wyłączenia / zmiany dowolnego z etapów z procedury rekrutacji w zależności od stanowiska jakiego dotyczy rekrutacja lub jednostki, dla której przeprowadzana jest rekrutacja. Implementacja procesu rekrutacji w module Obiegu dokumentów lub workflow.

1

WF-172 Odzwierciedlenie w systemie procedury rekrutacji na stanowiska pomocnicze/merytoryczne. Odzwierciedlenie procedury postępowania oraz zakresu gromadzonych danych i dokumentów, z możliwością wyłączenia każdego z etapów z procedury rekrutacji.

1

WF-173 Odzwierciedlenie w systemie procedury rekrutacji w formie konkursowej. Odzwierciedlenie procedury postępowania oraz zakresu gromadzonych danych i dokumentów, z możliwością wyłączenia każdego z etapów z procedury rekrutacji.

1

WF-174 Zarejestrowanie rekrutacji, poprzez wprowadzenie podstawowych danych dotyczących rekrutacji.

1

WF-175 Rejestracja aplikacji kandydatów z przypisaniem do zarejestrowanej rekrutacji przez użytkownika wewnętrznego.

1


142

ID Opis Priorytet

WF-176 Rejestracja aplikacji kandydatów z przypisaniem do zarejestrowanej rekrutacji, realizowana poprzez wypełnienie formularza aplikacyjnego oraz wczytanie załączników przez osobę aplikującą.

2

WF-177 Rejestracja aplikacji kandydatów poprzez Portal Mieszkańca w ramach usługi eRekrutacja

1

WF-178 Przeprowadzenie weryfikacji aplikacji (pierwszy etap naboru), poprzez możliwość przeglądania, rejestracji wyników weryfikacji aplikacji (w tym oznaczenie aplikacji osób, które przeszły do kolejnego etapu.

2

WF-179 Rejestracja wyników weryfikacji kandydata w drugim etapie naboru: rejestracja wyników egzaminu pisemnego, testów, wyników rozmowy kwalifikacyjnej.

2

WF-180 Zestawienie wyników kwalifikacji do podjęcia decyzji. 2

WF-181 Wybór i oznaczenie rekomendowanego kandydata do zatrudnienia, z możliwością załączenia wydanego dokumentu przez komisję).

2

WF-182 Automatyczne przenoszenie danych pozyskanych w procesie rekrutacji osób zatrudnianych (jednokrotność wprowadzania danych).

1

WF-183 Usunięcie danych z rekrutacji/naboru będzie realizowane automatycznie przez System z możliwością określenia czasu przechowywania lub ręcznie przez użytkownika.

2

WF-184 Informowanie kandydata o aktualnym stanie procesu rekrutacji poprzez środki komunikacji elektronicznej (e-mail, sms) lub przez portal

1

Dane pracownika

WF-185 Objęcie wspólną ewidencją wszystkich pracowników zatrudnionych na umowę o pracę oraz osób fizycznych zatrudnionych w ramach umów zleceń i umów o dzieło.

1


143

ID Opis Priorytet

WF-186 Utworzenie elektronicznych akt pracowniczych (zakres odpowiedni do rodzaju zawartej umowy). Rejestracja wszystkich wymaganych danych dotyczących pracownika, w tym m.in.: z zebranych w słowniku opisów stanowiska pracy, danych osobowych, historii zatrudnienia pracownika, kwalifikacji i doświadczenia, odbytych szkoleniach (wymaganych i dodatkowych), przebiegu służby przygotowawczej, danych o rodzinie, karach i wyrokach, nagrodach i odznaczeniach, odzieży roboczej, innych dodatkowych/niesklasyfikowanych danych.

1

WF-187 Wprowadzanie danych w systemie zgodnie z przebiegiem zdarzeń odwzorowujących określone procesy kadrowe. Zapewnienie mechanizmu wprowadzenia wszystkich niezbędnych danych w określonym procesie (kontrola przez system wprowadzania danych obowiązkowych oraz walidacji danych, w odniesieniu do każdego opisanego w systemie procesu kadrowego). Zachowanie historii zmienianych danych, z informacją o dacie zmiany i użytkowniku modyfikującym, usuwającym lub dodającym nowy rekord do systemu.

1

WF-188 Generowanie druków kadrowych (w tym m.in. umów, aneksów, wypowiedzeń, aktów powołania, aktów powierzających stanowisko dyrektora, porozumień zmieniających, świadectw pracy, zaświadczeń o zatrudnieniu/wynagrodzeniu) z Systemu na podstawie wcześniej zdefiniowanych szablonów, uzupełnionych o dane wprowadzone wcześniej dla pracownika (z elektronicznych akt pracownika), z możliwością ręcznego uzupełnienia/edycji danych.

1

WF-189 Wczytanie plików (zeskanowanych dokumentów) i powiązanie ich z elektronicznymi aktami pracownika (np. zaświadczeń o niekaralności, zaświadczeń od lekarza).

1

WF-190 Wystawianie i rejestr delegacji krajowych i zagranicznych (prowadzenie głównego rejestru delegacji krajowych i zagranicznych); rozliczanie delegacji z uwzględnieniem pobranych zaliczek.

1

WF-191 Wydanie i rejestracja kart obiegowych. 1


144

ID Opis Priorytet

WF-192 Monitorowanie dat w postaci alertu systemowego (przypominanie przez system o upływie terminów wybranych informacji np. czasowe przyznanie dodatków płacowych, konieczności sporządzenia oceny okresowej, szkoleń BHP, kontroli umów terminowych).

1

Płace

WF-193 Automatyczne naliczanie list płac (adekwatnie do warunków i sposobu zatrudnienia w dedykowanych dla list układach), w tym m.in. zawierających: • wynagrodzenie zasadnicze; • wynagrodzenie zasadnicze z prawami autorskimi; • dodatek funkcyjny; • inne dodatki; • wynagrodzenie urlopowe; • ekwiwalent za niewykorzystany urlop; • świadczenia ZUS; • wynagrodzenie za czas choroby; • potrącenia indywidualne oraz wynikające z obowiązujących

przepisów prawnych, • wprowadzanie dodatkowych wynagrodzeń wynikających z

nagród jubileuszowych, • inne dowolne, wymagane w procesie naliczenia list płac w

UMK i podległych JO.

1

WF-194 Automatyczne uwzględnienie w liście płac określonej formy absencji pracownika w trakcie rozliczanego miesiąca m.in.: • urlop wychowawczy, bezpłatny; • nieobecność usprawiedliwiona i nieusprawiedliwiona.

1

WF-195 Naliczanie należności z tytułu umów cywilno - prawnych zawieranych z pracownikami i osobami fizycznymi zatrudnionymi w ramach tych umów. Generowanie w systemie rachunków do umów cywilno-prawnych.

2

WF-196 Naliczanie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa: składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, zaliczki na podatek dochodowy, składki na Fundusz Pracy.

1

WF-197 Naliczanie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa: chorobowego oraz wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy z powodu choroby.

1


145

ID Opis Priorytet

WF-198 Naliczanie list korygujących - rozliczanie wszystkich list płac w związku z koniecznością dokonania wstecznych rozliczeń (np. wyrównanie, korekta) za dowolny okres.

1

WF-199 Obsługa potrąceń pracowniczych z uwzględnieniem kontroli maksymalnej kwoty potrącenia (np. potrącenia komornicze). Możliwość definiowania w systemie dowolnych rodzajów potrąceń, dodatków płacowych z zachowaniem na liście płac informacji z jakiego tytułu nastąpiło potrącenie, wypłata dodatku.

1

WF-200 Automatyczne uwzględnianie ulg i zwolnień podatkowych wynikających z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w trakcie rozliczania list płac (kontrola terminów i kwot), prowadzenie kartoteki podatkowej.

1

WF-201 Automatyczna kontrola przekroczenia kwoty granicznej podstawy ubezpieczeń (zaniechanie naliczania składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe), prowadzenie kartoteki ZUS.

1

WF-202 Naliczanie składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne zgodnie z wymogami programu Płatnik ZUS (prawidłowe zaokrąglenia).

1

WF-203 Powiązanie składników danych płacowych ze składnikami wynagrodzenia oraz przeliczanie kwot zgodnie z systemem wynagrodzeń.

11

WF-204 Możliwość masowej zmiany wartości składnika płacowego, np. zwiększenie wartości o 10%. z określeniem tolerancji (do pełnych złotych, do dziesiątków złotych, itd…)

2

WF-205 W ramach tworzenia list płac określenie formy wypłat wynagrodzeń, w tym:

• podziału kwot na wpłatę w kasie i w formie przelewu, • podziału na więcej niż jedno konto bankowe w podziale

kwotowym lub procentowym,,, • podział procentowy lub stała kwota.

1

WF-206 Prowadzenie rejestru wszystkich list płac z określeniem tytułu oraz źródła finansowania.

1

WF-207 Naliczanie wykonania czynności (zadań) przez pracownika w zadanym okresie czasu wg czasu pracy, stawek i kwot za wykonanie.

2

WF-208 Eksport do programu Płatnik ZUS dokumentów rozliczeniowych za dany miesiąc.

1

WF-209 Automatyczne sporządzanie zestawów korygujących i eksport do programu Płatnik ZUS.

1


146

ID Opis Priorytet

WF-210 Eksport niezbędnych danych kadrowych i płacowych do komponentu realizującego wymagania obszaru finansowo-księgowego.

1

WF-211 Dekretacja list płac zgodnie ze zdefiniowaną strukturą kosztową (Centra Kosztowe, Miejsca Powstawania Kosztów)

1

WF-212 Eksport danych do systemu SODIR 1

Zarządzanie czasem pracy

WF-213 Ewidencja danych oraz nanoszenie zmian w zakresie pełnego przebiegu zatrudnienia, w tym: planowego czasu pracy, stażu pracy, zmian i uzupełnień w zakresie kwalifikacji i doświadczenia, ważności szkoleń BHP i badań, ewidencja delegacji, obecności i absencji, wniosków i informacji urlopowej, zastępstw itp.

1

WF-214 Tworzenie i wykorzystywanie w systemie kalendarzy dla poszczególnych grup pracowników m.in. standardowe (8 godzinne oraz rozliczanie godzin nadliczbowych, nocnych), określenie pracy zmianowej, osób z orzeczoną niepełnosprawnością, matek karmiących, osób pracujących w niepełnym wymiarze godzin. Odwzorowanie kalendarzy w systemie, przypisanie pracownika do kalendarza. Definiowanie w systemie listy świąt i dni ustawowo wolnych od pracy oraz dni wolnych od pracy zarządzonych przez Prezydenta Miasta.

1

WF-215 Automatyczne naliczanie należnego urlopu. Wyliczenie i przypisanie przysługującego wymiaru urlopu wypoczynkowego zgodnie z Kodeksem Pracy (20, 26, 36 dni urlopowych w zależności od rodzaju zatrudnienia), z uwzględnieniem proporcjonalności naliczania oraz terminów nabywania poszczególnych wymiarów urlopów dodatkowych. Ewidencja i rozliczenie zaległych urlopów, średniej urlopowej i wyrównania do poprzedniego miesiąca. Ewidencja i rozliczanie urlopów dodatkowych (np. dla osób niepełnosprawnych).

1

WF-216 Planowanie urlopów zgodnie z przysługującym wymiarem (urlopy wypoczynkowe i dodatkowe) i prowadzenie bieżących korekt terminów urlopów. Ewidencjonowanie wykorzystania urlopu (w tym zaległych) i kontrola zgodności jego wykorzystania z planem.

2


147

ID Opis Priorytet

WF-217 Rejestracja absencji pracowników – różne typy, zgodnie z przepisami prawa (w tym m.in. automatyczna korekta uprawnień urlopowych).

1

WF-218 Kontrola i raportowanie wykorzystania wymiaru określonego typu absencji w danym roku. Uruchomienie alertu systemowego w przypadku próby przekroczenia liczy absencji w danym roku w stosunku do ustawionych limitów.

2

WF-219 Prowadzenie i rozliczanie na bieżąco karty czasu pracy. 1

WF-220 Prowadzenie historii zdarzeń związanych z zarządzaniem czasem pracy, wyliczenie okresu zatrudnienia.

1

WF-221 Możliwość monitorowania stanu zasobów kadrowych w kontekście rzeczywistego czasu pracy i występujących absencji, w celu szybkiego reagowania na bieżące problemy, opóźnienia, zakłócenia w toku pracy.

2

WF-222 Integracja z systemem kart chipowych UM, rejestrującym czas pracy.

1

Bezpieczeństwo i higiena pracy

WF-223 Prowadzenie ewidencji związanej z profilaktycznymi badaniami lekarskimi pracowników z automatycznym informowaniem o kończącej się ważności badania okresowego.

1

WF-224 Prowadzenie ewidencji szkoleń okresowych z zakresu bhp. 1

WF-225 Prowadzenie ewidencji wypadków przy pracy oraz możliwość generowania dokumentacji „wypadkowej” z Systemu.

2

WF-226 Prowadzenie rejestru osób, u których orzeczono stopień niepełnosprawności.

1

Świadczenia socjalne

WF-227 Prowadzenie ewidencji i rozliczanie świadczeń socjalnych przysługujących pracownikom zgodnie z ich statusem zatrudnienia, w zakresie spełnienia obowiązujących przepisów prawnych.

1

WF-228 Tworzenie list na podstawie kartoteki świadczeń socjalnych. 1

WF-229 Rejestracja i rozliczanie przydzielonych dodatkowych świadczeń, nie wymaganych przepisami prawnymi (np.: samochód służbowy, służbowy telefon komórkowy, laptop służbowy, bony towarowo-podarunkowe). Powiązanie wyposażenia pracownika z ewidencją Środków Trwałych.

2


148

ID Opis Priorytet

WF-230 Prowadzenie historii zdarzeń związanych z obsługą działalności socjalnej.

1

Ocena okresowa i szkolenia

WF-231 Rejestracja oceny pracowników w podziale na poszczególne kryteria oceny (na podstawie wypełnianych w systemie kart oceny) z przypisaniem do pracownika, komórki organizacyjnej.

11

WF-232 Monitorowanie (np. poprzez powiadomienie użytkownika) o powtórnej ocenie negatywnej (skutkuje możliwością zwolnienia pracownika).

2

WF-233 Generowanie statystyki (parametryzowanych raportów): - z przeprowadzonej oceny okresowej pracowników, - z historii oceny (zmian oceny)

11

WF-234 Ewidencja terminu powtórnej oceny okresowej w przypadku gdy w aktualnym procesie oceny okresowej pracownik otrzymał ocenę negatywną.

1

WF-235 Rejestracja planu szkoleń pracowników 1

WF-236 Ewidencja potrzeb szkoleniowych pracowników 1

WF-237 Identyfikacja szkoleń i innych form rozwoju pracownika na podstawie wyników oceny okresowej

1

Portal pracownika

WF-238 Podgląd dla pracownika (po zalogowaniu) do kluczowych dla jego stosunku pracy informacji, w tym m.in.: - dane teleadresowe, - urlopy (przysługujący, planowany, wykorzystany), - badania i szkolenia obowiązkowe do wykonania oraz wykonane, - wynagrodzenie w podziale na składniki, status rozliczeń z pracodawcą. - udostępnianie informacji o wynagrodzeniu w postaci formularza RP-7

2

WF-239 Wypełnienie (oraz drukowanie) zestandaryzowanych formularzy (niezbędnych do zatrudnienia i bieżącej obsługi zatrudnienia) bezpośrednio w wydzielonej i dostępnej dla pracowników części systemu (portalu pracownika). Zakres formularzy zostanie ustalony na etapie analizy przedwdrożeniowej. Dane po wprowadzeniu przez pracownika są dostępne dla działu kadr do edycji i zatwierdzenia.

2


149

ID Opis Priorytet

WF-240 Składanie wniosków przez pracownika z poziomu portalu pracownika.

2

WF-241 Pobieranie zestandaryzowanych formularzy (niezbędnych do zatrudnienia i bieżącej obsługi zatrudnienia) i automatyczne wczytanie ich, po wypełnieniu bezpośrednio w portalu pracownika, do systemu.

2

WF-242 Wyświetlanie stanu rozliczeń podmiotu/osoby w jego profilu na portalu.

2

WF-243 Możliwość automatycznego generowania pracownikom powiadomień, np. o nadchodzących terminach badań, szkoleń, kursów, itp. z wykorzystaniem komunikacji elektronicznej (e-mail, sms)

1

Tabela 37: Opis wymagań obszaru „Zarządzanie zasobami ludzkimi i obsługa płac”

4.7.7. Opis wymagań obszaru „Podatki i Opłaty Lokalne”

ID Opis Priorytet

Ustalanie i określanie wymiaru podatku

WF-244 Rejestracja deklaracji podatnika lub informacji (a także ich korekt) związanej z podatkiem lub opłatą. System powinien umożliwiać przyjmowanie dokumentów w formie papierowej i elektronicznej.

1

WF-245 Automatyczna weryfikacja poprawności formalnej składanych deklaracji i informacji przed wprowadzeniem ich do ewidencji, zgodnie z ustalonymi algorytmami walidacji, Możliwe wyłącznie dla deklaracji w postaci elektronicznej.

1

WF-246 Podgląd do informacji / kartotek podatnika w UM, gromadzonych w zakresie obsługi wszystkich modułów Systemu ERP, w tym m.in.:

• dane teleadresowe,

• obowiązujące podatki i opłaty,

• ulgi i zniżki,

• aktualne zobowiązania,

• wykonanie płatności (bilans),

• powiązane z podatnikiem umowy najmu, akty notarialne, umowy dzierżawy, itp.).

1


150

ID Opis Priorytet

WF-247 Przeglądanie w różnych przekrojach informacji o zobowiązanym w tym: numer indywidualnego konta bankowego, przypisane przedmioty opodatkowania wraz z tytułem z którego wynikają (własność, współwłasność i podobne) oraz przypisane przedmioty opłat. Informacja obejmuje także posiadane nieruchomości, środki transportowe, przypisy podatkowe, historię prowadzonych postępowań, stan rozliczeń zobowiązanego oraz inne dostępne dane.

1

WF-248 Przeglądanie w różnych przekrojach informacji o przedmiotach opodatkowania i opłat m.in.: budynki, budowle, grunty, środki transportu i przedmioty opodatkowania i opłat zgodnie z obowiązującymi przepisami.

1

WF-249 Możliwość wprowadzania i aktualizacji stawek dla poszczególnych rodzajów podatków i opłat z możliwością archiwizowania stawek za okresy historyczne.

1

WF-250 Jednoznaczna identyfikacja podatnika na podstawie numerów NIP i/lub PESEL

1

WF-251 Rejestracja i aktualizacja danych podatnika, w tym m.in. zmiana danych osobowych, teleadresowych, zgonu.

1

WF-252 Wyświetlanie informacji o zmianie statusu podmiotu i przedmiotu opodatkowania (wskutek aktualizacji danych).

1

WF-253 Prowadzenie czynności sprawdzających, w tym m.in.: generowanie wezwań do złożenia deklaracji, generowanie wezwań do złożenia wyjaśnień, przeprowadzenie korekty deklaracji podatkowej z urzędu.

1

WF-254 Prowadzenie kontroli podatkowej w tym możliwość generowania dokumentów: zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli, protokół kontroli podatkowej, ustalenia pokontrolne, wezwanie do przedłożenia dokumentów, wezwanie do złożenia wyjaśnień, zawiadomienie o terminie przeprowadzenia oględzin, zawiadomienie o sposobie załatwienia wyjaśnień i zastrzeżeń do protokołu kontroli, pisma przekazujące akta kontroli, wniosek o ukaranie z KKS za utrudnianie kontroli i inne określone przepisami Ordynacji podatkowej.

1


151

ID Opis Priorytet

WF-255 Rejestracja struktury podatków i opłat obsługiwanych/pobieranych przez UM Katowice.

1

WF-256 Obsługa wymiaru podatków i opłat pobieranych przez UM Katowice (zgodnie i w zakresie obowiązujących przepisów prawa), w tym m.in.:

• podatek od nieruchomości (w tym: rozpoznanie obowiązku podatkowego na podstawie dostępnych umów kupna, najmu, dzierżawy, użytkowania wieczystego),

• podatek od środków transportowych,

• podatek rolny,

• podatek leśny,

• czynsze,

• udzielone koncesje,

• opłata za zezwolenia na sprzedaż alkoholu,

• odpady komunalne,

• opłata skarbowa, targowa, miejscowa,

• inne opłaty.

1

WF-257 Przeliczanie kwot podatków i opłat w oparciu o wprowadzone podstawy opodatkowania, w tym jednoczesne przeliczenie wymiaru podatków ze wszystkich przedmiotów podlegających opodatkowaniu dla danego podmiotu.

2

WF-258 Automatyczne wyliczenie wymiaru podatku / wielkości opłaty z uwzględnieniem przyznanych zwolnień, zniżek i ulg.

1

WF-259 Naliczanie grupowe (masowe) opłat i podatków dla definiowalnych grup podmiotów/osób.

1

WF-260 Powiązania podmiotów/osób wg. wskazanej kategorii. 1

WF-261 Prowadzenie postepowaniapostępowaniapostepowania podatkowego w tym generowanie decyzji określających i ustalających dla określonych rodzajów podatków i opłat lokalnych.

1


152

ID Opis Priorytet

WF-262 Prowadzenie postępowania podatkowego w tym generowanie decyzji związanych z ulgami i zwolnieniami (umorzeniem należności głównej i odsetek, rozkładaniem należności na raty, rozkładaniem zaległości na raty, odraczaniem terminów płatności).

1

WF-263 Prowadzenie postępowania zabezpieczającego przed wydaniem decyzji określającej lub ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego oraz decyzji o wysokości zwrotu podatku, w tym generowanie decyzji o zabezpieczeniu.

1

WF-264 Czynności wynikające z decyzji organu II instancji po zakończonym postępowaniu odwoławczym.

1

WF-265 Czynności wynikające z wyroków sądów administracyjnych po zakończonym procesie sądowym.

2

WF-266 Wydawanie indywidualnych interpretacji przepisów prawa podatkowego na wniosek podatnika.

2

Pobór podatków i opłat

WF-267 Rozliczanie wszystkich podatków i opłat pobieranych przez UM Katowice (zgodnie i w zakresie obowiązujących przepisów prawa).

1

WF-268 Rejestracja decyzji podatkowej z przypisaniem do podmiotu/osoby oraz wymiarem opłaty/podatku.

1

WF-269 Rejestracja zwolnień i ulg (np. umorzenie, rozłożenie na raty, odroczenie).

1

WF-270 Rejestracja zniżek (np. w ramach karty nas troje i więcej - dotyczy opłat komunalnych).

1

WF-271 Automatyczne naliczanie odsetek od zaległości podatkowych z uwzględnieniem przerw w naliczaniu odsetek.

1

WF-272 Pełna historia dot. transakcji finansowych podatnika. 1

WF-273 Monitorowanie terminowości wpłat poprzez wyświetlenie komunikatu (oznaczenie) upłynięcia terminu płatności (powstania zaległości).

2

WF-274 Monitorowanie terminowości wpłat poprzez generowanie zestawień zaległości.

1


153

ID Opis Priorytet

WF-275 Rejestracja zobowiązania (opłaty, podatku) ratalnego – podział jednej płatności na raty.

1

WF-276 Rejestracja odwołań od wydanych decyzji. Powiadomienie systemowe w przypadku złożenia odwołania.

1

Windykacja i egzekucja

WF-277 Tworzenie zestawień z danych podmiotu/osoby zarejestrowanej w Systemie (uzyskiwanie informacji od innych komórek):

• Informacje o rachunkach bankowych (Wydział Księgowo-Rachunkowy).

• Informacje o posiadanych nieruchomościach (Wydział Geodezji).

• Informacje o ruchomościach (np. Pojazdy).

1

WF-278 Generowanie wezwań do zapłaty oraz upomnień (pojedynczo i/lub zbiorowo).

1

WF-279 Automatyczne generowanie tytułów wykonawczych. 1

WF-280 Ewidencjonowanie tytułów wykonawczych wraz z możliwością sparametryzowanego przeszukiwania ewidencji (przy użyciu wielu jednoczesnych parametrów).

1

WF-281 Rejestracja planowych i wykonanych czynności egzekucyjnych. 1

WF-282 Generowanie służb poborców oraz ich rozliczanie z uwzględnieniem wykorzystania smartfonów.

1

WF-283 Obsługa prowizji inspektora. 1

WF-284 Tworzenie zestawień z działań windykacji i egzekucji (np. liczba wystawionych tytułów wykonawczych, liczba tytułów przedawniających się, dokonanych czynności, rozliczonych wpłat).

1

WF-285 Obsługa zbiegów z i do innych organów egzekucyjnych. 2

WF-286 Naliczanie i rejestracja wydatków związanych z egzekucją. 2

WF-287 Rejestracja poboru należności i/lub umorzenia postępowania. 2


154

ID Opis Priorytet

WF-288 Generowanie zapytania o podmiocie/osobie do urzędu skarbowego (dane teleadresowe i inne w zakresie płatności podatków), rejestracja odpowiedzi.

2

WF-289 Generowanie zapytań o podmiocie/osobie do ZUS, rejestracja odpowiedzi.

2

WF-290 Generowanie wydruków będących podstawą zastosowania czynności (np. zawiadomień o zajęciu)

1

WF-291 Import tytułów wykonawczych z systemów dziedzinowych (np. poprzez XML)

1

WF-292 Dostęp do danych o wymagalności zaległości posiadanych przez komórki wierzycielskie oraz sygnalizowanie rozbieżności w danych między komórkami wierzycielskimi a egzekucją

2

WF-293 Zautomatyzowane powiadamianie o prowadzonym do danej należności postępowaniu ws. ulgi

2

WF-294 Generowanie przez system podstawowych pism np. wzory postanowień, wzory do korespondencji z komornikami sądowymi, druki uchyleń zajęć, ponagleń etc. Konieczny format edytowalny druków. Wskazany, jednak o niższej istotności, wbudowany edytor takich pism.

1

WF-295 Rozliczanie i ewidencjonowanie przychodzących wpłat z uwzględnieniem wyciągów bankowych oraz ewidencjonowania ponoszonych i otrzymywanych opłat komorniczych

1

WF-296 Sporządzanie zestawień do przelewów wychodzących oraz zautomatyzowane generowanie takich przelewów (np. Multicash PLI)

1

WF-297 Sporządzanie sprawozdań i zestawień dot. realizacji i stanu tytułów wykonawczych zgodnie z wymogami przepisów prawa zakładowego

1

Tabela 38: Opis wymagań obszaru „Podatki i Opłaty Lokalne”


155

4.7.8. Opis wymagań obszaru „Zarządzanie Infrastrukturą i Zasobami” W zakresie zagadnień zarządzania projektami oraz zarządzania inwestycjami obszar będzie wspierany niezależnymi, posiadanymi przez Zamawiającego narzędziami (m.in. MS Project Server), które nie podlega integracji z Systemem ERP.

ID Opis Priorytet

Ewidencjonowanie zasobów materialnych i usług

WF-298 Tworzenie i zarządzanie strukturą wszystkich zasobów materialnych i usług Urzędu, realizowane poprzez utworzenie pierwotnej struktury i jej modyfikację w zakresie: (skategoryzowanego katalogu / klasyfikacji) zasobów materialnych (w tym: materiałów eksploatacyjnych, sprzętu, innych), usług niezbędnych do funkcjonowania Urzędu.

1

WF-299 Tworzenie opisów zasobów materiałowych i usług w zakresie niezbędnym dla danego zasobu adekwatnie dla poszczególnych rodzajów zasobów / usług, w tym dla zasobów materiałowych m.in. kodu, rodzaju, specyfikacji, ilości, lokalizacji oraz dla usług m.in. kodu, rodzaju, wymagania, terminu realizacji.

1

WF-300 Tworzenie powiązań pomiędzy poszczególnymi zasobami materialnymi i usługami.

1

WF-301 Zarejestrowanie minimalnego poziomu zasobów i usług niezbędnych do funkcjonowania Urzędu.

1

WF-302 Obsługa okresowej i ciągłej inwentaryzacja zasobów materialnych, wspierana poprzez formularze (listy sprawdzające) generowane z systemu.

1


156

ID Opis Priorytet

WF-303 Rejestracja zapotrzebowania na zasoby, na potrzeby realizacji zamówień wspólnych, w następujących kategoriach:

• materiały niezbędne do utrzymania nieruchomości (np. oświetlenie, materiały budowlane, środki czystości, inne);

• usługi eksploatacyjne dla potrzeb nieruchomości w zakresie: przeglądy, konserwacja, dostarczanie mediów, sprzątanie, ochrona, recepcja;

• infrastruktura IT (np. komputery, drukarki, wyposażenie serwerowni);

• materiały biurowe (np. papier).

Rejestracja będzie realizowana z poziomu różnych komórek organizacyjnych Urzędu bądź jednostek organizacyjnych.

1

WF-304 Automatyczne utworzenie planu zapotrzebowania na zasoby materiałowe i usługi, na podstawie minimalnego poziomu zasobów i usług oraz zebranego zapotrzebowania. Plan zapotrzebowania posłuży do realizacji zamówień wspólnych.

1

WF-305 Prognozowanie zakupów na podstawie aktualnych stanów, zapotrzebowania oraz tendencji.

2

WF-306 Ewidencjonowanie dostawców zamówień i usług realizowanych dla Urzędu. Katalog dostawców powinien być powiązany ze strukturą wszystkich zasobów materialnych i usług Urzędu.

2

WF-307 Rejestracja zamówień do zatwierdzenia (na podstawie planu zapotrzebowania na zasoby materiałowe i usługi).

2

WF-308 Rejestracja zatwierdzenia zakupów, nabycia usług na podstawie planu zapotrzebowania na zasoby materiałowe i usługi.

1

WF-309 Ewidencjonowanie zakupionych zasobów materiałowych i usług na etapie dostawy lub podpisania umowy. Ewidencja minimum zakupu/zawarcia umowy, dostawy/wykonania usług, rozliczeń zakupu/usługi, dokumentacji (np. formularze zamówień, umowy, protokoły, faktury).

1

WF-310 Monitorowanie wykonania planu zakupów, nabywania usług - ilościowe i wartościowe.

2

WF-311 Ewidencjonowanie rozchodu zasobów. 1

WF-312 Monitorowanie zużycia zasobów i wykonania usług. 1


157

ID Opis Priorytet

WF-313 Ewidencjonowanie składowanych zużytych materiałów, z informacją o miejscu składowania, oznaczenia sposobu zbycia i utylizacji.

1

WF-314 Monitorowanie aktualnego stanu zasobów i stopnia realizacji usług względem aktualnych potrzeb, poprzez ustawienie alertów systemowych np.:

• w przypadku bliskiego terminu zakończenia umowy na wykonaną usługę (ochrona, sprzątanie),

• terminów wykonania przeglądów okresowych,

• wyczerpania materiałów eksploatacyjnych,

• zakończenia okresu ubezpieczenia.

1

Gospodarowanie infrastrukturą

WF-315 Ewidencja nieruchomości własnych (własność, użytkowanie wieczyste, najem) Urzędu, w tym m.in.: gruntów, budynków. Integracja z ewidencją środków trwałych.

1

WF-316 Ewidencja majątku ruchomego (floty samochodów). Integracja z ewidencją środków trwałych.

1

WF-317 Ewidencja dzierżawionych budynków i pomieszczeń. 1

WF-318 Tworzenie planu przeglądów okresowych nieruchomości. 1

WF-319 Ewidencja wykonania planu przeglądów okresowych, z rejestracją minimum faktu wykonania, terminu, zakresu prac, wyników pokontrolnych, wykonania działań pokontrolnych.

1

WF-320 Monitorowanie wykonania planu, poprzez ustawienie alertów systemowych, przypominających o bliskich terminach przeglądów (zgodnie z planem).

1

WF-321 Tworzenie planu rzeczowego i finansowego remontów i prac konserwacyjnych.

1

WF-322 Ewidencja wykonania rzeczowego i finansowego remontów i prac konserwacyjnych(w tym kosztów konserwacji).

1

WF-323 Monitorowanie wykonania planu, poprzez ustawienie alertów systemowych, przypominających o bliskich terminach remontów i prac konserwacyjnych (zgodnie z planem).

2

WF-324 Zgłoszenie bieżącej potrzeby konserwacji/naprawy. 2


158

ID Opis Priorytet

WF-325 Weryfikacja zgłoszenia bieżącej potrzeby konserwacji/naprawy z planem remontów i prac konserwacyjnych, celem wydania decyzji o wykonaniu.

2

WF-326 Ewidencjonowanie ubezpieczeń majątku trwałego. 1

WF-327 Ewidencja wynajmowanych sal nieruchomości własnych oraz miejsc parkingowych.

1

WF-328 Realizacja wynajmu sal nieruchomości własnych oraz miejsc parkingowych (rejestracja obłożenia sal i miejsc parkingowych).

1

WF-329 Ewidencja wynajmowanych lokali mieszkalnych. 1

WF-330 Wynajem lokali mieszkalnych (rejestracja obłożenia lokali). 1

Raportowanie, integracja

WF-331 Pełna integracja z komponentem finansowo-księgowym dostarczanego systemu ERP, w tym m.in. w zakresie zakupów zasobów materiałowych, płatności, sprzedaży.

1

WF-332 Pełna integracja z komponentem w ramach, którego obsługiwane są środki trwałe.

1

Gospodarka Magazynowa

WF-333 Obsługa dowolnej ilości magazynów. 1

WF-334 Generowanie dokumentów obrotu magazynowego. 1

WF-335 Generowanie sprawozdawczości na potrzeby GUS. 1

WF-336 Eksport dokumentów obrotowych do podsystemu finansowo-księgowego i ich księgowanie na podstawie uprzednio zdefiniowanego wzorca dekretacji.

1

WF-337 Inwentaryzacja magazynowa w trybie okresowym, obejmująca wszystkie pozycje wskazanych magazynów lub w trybie ciągłym, poprzez wybór określonej liczby pozycji materiałowych ze wskazanego magazynu.

1


159

ID Opis Priorytet

WF-338 Możliwość przeprowadzenia wyceny następującymi metodami:

• FIFO;

• LIFO;

• AVCO (średnie ważone);

• QUAN (okresowe naliczanie kosztu własnego z zachowaniem chronologii dostaw zgodnie z wybraną metodą).

• własnego z zachowaniem chronologii dostaw zgodnie z wybraną metodą).

1

WF-339 Obrót ewidencjonowanymi materiałami za pomocą dowodów (PZ, RW, ZW, WZ itp.).

1

WF-340 Rezerwowanie towaru dla wybranego klienta/podmiotu. 1

WF-341 Tworzenie dokumentów zakupowych na podstawie zamówienia (Faktura Zakupu, Przyjęcie Zewnętrzne)

1

WF-342 Przypisanie towaru do wielu grup magazynowych oraz nadanie specjalnych atrybutów opisujące dany towar.

2

WF-343 System zarządzania kodami kreskowymi, obejmujący współpracę z przemysłową drukarką etykiet, czytnikami kodów kreskowych PC i/lub QR oraz urządzeń mobilnych wyposażonych w aparat cyfrowy.

2

WF-344 Śledzenie przebiegu towaru od dostawcy przez magazynowanie do wysyłki.

2

WF-345 Lokalizacja towaru i monitorowania w czasie przewozów. 2

WF-346 Śledzenie stanów zapasów i przekazywania danych do komórki odpowiedzialnej za ich uzupełnienie.

1

Tabela 39: Opis wymagań obszaru „Zarządzanie Infrastrukturą i Zasobami”

4.7.9. Opis wymagań obszaru „Raportowanie i Analizy Zarządcze”

ID Opis Priorytet

WF-347 Możliwość samodzielnego definiowania pulpitu menadżerskiego (rodzaj i rozmieszczenie elementów) za pomocą GUI (nie wymagająca wiedzy programistycznej).

1


160

ID Opis Priorytet

WF-348 Przechowywanie danych raportów na podstawie kostek - struktur wielowymiarowych. Kategorie danych: Budżet, Przychody, Koszty, Przepływy Finansowe, Rozliczenia Magazynowe, Kadry i Płace, Infrastruktura.

1

WF-349 Wyświetlanie danych pulpitu menadżerskiego.

Główny pulpit zawierać będzie między innymi następujące informacje:

• Poziom wykonania budżetu względem planu;

• Poziom efektywności realizowanych przy pomocy systemu spraw;

• Ilość spraw opóźnionych;

• Ilość spraw rozwiązanych / nierozwiązanych;

• Statystyka dokumentacji (ilość dokumentów, kanał rejestracji);

• Średni czas załatwienia określonej sprawy.

1

WF-350 Możliwość samodzielnego definiowania raportów w oparciu o wybrane dane (kategorii, okresu czasu, rodzaju jednostki). Definiowanie raportów nie wymaga od użytkownika znajomości języka programowania, tj. budowania zapytań w postaci SQL.

1

WF-351 Tworzenie raportów na podstawie wyników wyszukiwania wielokryterialnego.

1

WF-352 Wizualizacja wskaźników finansowych w postaci wykresów (wybór wykresu: kolumnowy, kołowy, liniowy).

1

WF-353 Możliwość definiowania Kluczowych Wskaźników Wydajności (KPI). 1

WF-354 Wersja pulpitu menadżerskiego dedykowana (dostosowana) na urządzenia mobilne (w zakresie wyświetlania/prezentacji danych).

1

WF-355 Możliwość generowania raportów ad hoc przez użytkownika systemu

1

Tabela 40: Opis wymagań obszaru „Raportowanie i Analizy Zarządcze”


161

4.7.10. Opis wymagań obszaru „Zarządzanie Obiegiem Dokumentów”

Uwaga: UM Katowice zakłada wykorzystanie posiadanych licencji na system FINN, jednakże jednocześnie dopuszcza dostarczenie nowego systemu obiegu dokumentów, spełniającego wymagania zdefiniowane w niniejszym rozdziale.

ID Opis Priorytet

WF-356 Definiowanie przebiegów na co najmniej trzech pierwszych poziomach:

• Interakcja z obywatelem – zeznania podatkowe, podatki i opłaty lokalne, wnioski i formularze, rozpoczęcie sprawy przez obywatela

• Przebiegi pomiędzy różnymi JO oraz UMK

• Przebiegi w ramach JO

• Przebiegi w komórkach organizacyjnych poszczególnych JO

1

WF-357 Wprowadzenie struktury organizacyjnej z poziomu użytkownika, za pomocą GUI.

1

WF-358 Definiowanie przebiegów (procesów pracy) spraw i dokumentów w systemie. Z uwzględnieniem definiowania przekazywania pomiędzy komórkami, dekretowanie przez wskazane osoby lub grupy, uprawnień dostępu. W przypadku, kiedy dokument trafia do grupy osób – wybranie przez dowolną osobę sprawa lub dokument jest niewidoczna dla pozostałych.

1

WF-359 Widok spraw dla pracownika lub grupy. Pracownik w jednym miejscu widzi wszystkie sprawy przypisane do niego lub grup (do których jest przypisany) – może je podjąć lub przekierować zgodnie z uprawnieniami.

1

WF-360 Edytowanie i tworzenie nowych przebiegów (procesów pracy) na podstawie już istniejących w systemie.

1

WF-361 Nadawanie automatyczne unikalnych (przez system po uprzednim zdefiniowaniu wzoru) numerów spraw i dokumentów, w tym możliwość definiowania schematu nadawania numerów.

1

WF-362 Zarządzanie przebiegami (procesami pracy, kolejnymi krokami) sprawy, tj. zmiana aktualnej wersji, czasu obowiązywania, wycofywania nieaktualnych.

1


162

ID Opis Priorytet

WF-363 Ustalanie czasu reakcji, np. odpowiedzi dla poszczególnych czynności przebiegu, ustawienie „przypominaczy” czasowych.

1

WF-364 Dołączanie zeskanowanych plików do obiegu sprawy lub dokumentu.

1

WF-365 Importowanie dokumentów z faksów lub e-maili. 2

WF-366 Edytowanie danych sprawy i treści dokumentu przez wiele osób jednocześnie i śledzenie zmian.

2

WF-367 Dodawanie komentarzy do spraw lub dokumentów. 1

WF-368 Możliwość integracji z systemem skanowania i dodawania kodów kreskowych, identyfikacji miejsca składowania wersji papierowej oraz korespondencji wychodzącej.

2

WF-369 „Wypożyczanie” oryginałów dokumentów – rejestrowanie osoby pobierającej dokumenty (np. ze składu chronologicznego).

1

WF-370 Zmiana statusów dokumentów zgodnie z zaprojektowanym przebiegiem, także zmiana wsteczna dla uprawnionych użytkowników.

1

WF-371 Monitorowanie statusu spraw – na jakim etapie znajduje się sprawa, czy określone terminy nie zostały przekroczone.

1

WF-372 Rejestrowanie dokumentów przychodzących i wychodzących. 1

WF-373 Oznaczanie spraw, jako przeniesione do archiwum. 1

WF-374 Określanie terminu archiwizacji na podstawie rodzaju sprawy (JRWA).

1

WF-375 Wyszukiwanie dokumentów i spraw wg nadanych cech, także z zakresu spraw wpieranych systemem i zakończonych.

1

WF-376 Łączenie spraw, dopinanie dokumentów z repozytorium dokumentów na dowolnym etapie sprawy.

1

WF-377 Raportowanie, np. o czasie obsługi spraw, liczby spraw dla pracownika.

1

WF-378 Oznaczenie o konieczności przekazania do Archiwum Państwowego. 2

WF-379 Lista dokumentów przetwarzanych w systemie znajduje się w załącznikach do dokumentu OPZ.

1


163

ID Opis Priorytet

WF-380 Zachowanie pełnej ścieżka audytu - pełna historia operacji na dokumencie.

1

WF-381 Potwierdzanie i weryfikacja kwalifikowanych podpisów elektronicznych na dokumentach.

1

WF-382 Integracja z ePUAP. 1

WF-383 Integracja z SEKAP. 1

WF-384 Integracja z Portalem Mieszkańca/Portalem Pracownika 1

WF-385 Integracja z systemem kancelaryjnym (systemem obiegu dokumentów) – m.in. automatyczny eksport do systemu FK danych o kontrahencie, numerze FV, kwocie transakcji.

1

Tabela 41: Opis wymagań obszaru „Zarządzanie Obiegiem Dokumentów”

4.8. Specyfikacja wymagań niefunkcjonalnych

4.8.1. Wymagania organizacyjno-prawne Wszystkie wymagania organizacyjno-prawne są obligatoryjne.

Lp. Nazwa aktu

WN-1

Zgodność z regulaminami wewnętrznymi UM Katowice, w tym z instrukcją obiegu dokumentów (dopuszcza się dostosowanie przepisów wewnętrznych w wyniku wdrożenia Systemu, jednakże zmiany muszą być uzgodnione i zaakceptowane przez UM Katowice).

WN-2 Ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (j.t. Dz.U. z 2006 r. Nr 90, poz. 631 z późn. zmianami).

WN-3 Ustawa o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 roku (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1182 z późn. zmianami).

WN-4 Ustawa z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 849 z późn. zmianami).

WN-5 Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja pPodatkowa (j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 613 z późn. zmianami)

WN-6 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 czerwca 2013 r. w sprawie określenia rodzajów deklaracji, które mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej (Dz.U. z 2013 r. poz. 669 z późn. zmianami).


164

Lp. Nazwa aktu

WN-7 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2012 r. w sprawie sposobu przesyłania deklaracji i podań oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone (j.t. Dz. U. z 2015 r. poz. 407 z późn. zmianami).

WN-8 Ustawa z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 1381 z późn. zmianami).

WN-9 Ustawa z dnia 30 października 2002r. o podatku leśnym (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 465).

WN-10 Ustawa z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (j.t. Dz.U. poz. 1619 z późn. zmianami).

WN-11 Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zmianami).

WN-12 Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zmianami).

WN-13 Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zmianami).

WN-14 Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 851 z późn. zmianami).

WN-15

WN-16 Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zmianami).

WN-17 Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1053 z późn. zmianami)

WN-18 Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. z 2014 poz. 119 z późn. zmianami).

WN-19 Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 z późn. zmianami).

WN-20 Ustawa z dnia 20 czerwca 1997 r. Prawo o ruchu drogowym (j.t. Dz.U. z 2012 r. poz. 1137 z późn. zmianami).

WN-21 Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 267 z późn. zmianami)


165

Lp. Nazwa aktu

WN-22 Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 1515)

WN-23 Ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 1445).

WN-24 Ustawa z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (j.t. Dz.U. z 2012 r. poz. 1314 z późn. zmianami).

WN-25 Ustawa o umorzeniu należności powstałych z tytułu nieopłaconych składek przez osoby prowadzące pozarolniczą działalność z dnia 9.11.2012 r.

WN-26 Ustawa o pomocy osobom uprawnionym do alimentów z dnia 7.09.2007 r.

WN-27 Ustawa o gospodarce finansowej przedsiębiorstw państwowych z dnia 31.01.1989 r. (Dz.U.1992.6.27 ze zm.)

WN-28 Ustawa o udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz o ocenach oddziaływania na środowisko z dnia 3.10.2008 r.

WN-29 Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych z dnia 13.10.1998 r. (Dz.U.2015.121 ze zm.)

WN-30 Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

WN-31 Rozporządzenie Ministra Kultury w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

WN-32 Ustawa o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne.

WN-33 Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych I Administracji w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi.

WN-34 Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych.

WN-35 Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych1).


166

Lp. Nazwa aktu

WN-36 Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie sposobu, zakresu i trybu udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze publicznym

WN-37 Rozporządzenie Ministra Nauki I Informatyzacji w sprawie testów akceptacyjnych oraz badania oprogramowania interfejsowego i weryfikacji tego badania

WN-38 Rozporządzenie Ministra Pracy I Polityki Społecznej w sprawie systemów teleinformatycznych stosowanych w jednostkach organizacyjnych pomocy społecznej

WN-39 Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych I Administracji w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych

WN-40 Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych I Administracji w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych

WN-41 Ustawa o ochronie baz danych.

Tabela 42: Wymagania organizacyjno-prawne

4.8.2. Wymagania techniczne

ID Opis Priorytet

WN-42 Architektura wielowarstwowa (z dedykowanym serwerem aplikacji i dedykowanym serwerem bazy danych).

1

WN-43 Wykorzystanie następujących rodzajów aplikacji klienckich: klient RIA, klient webowy.

1

WN-44 Zastosowanie posiadanych licencji baz danych Oracle i/lub MS SQL Server.

1

WN-45 Zastosowanie mechanizmów wirtualizacji (VMWare) lub równoważnych (współpracujących z posiadanymi przez UM Katowice zasobami infrastruktury IT).

1

WN-46 System zapewni kodowanie znaków zgodne z Unicode UTF-8 (ISO 10646-1:2000).

1

WN-47 Pełna obsługa polskich znaków w interfejsie użytkownika i bazie danych.

1


167

ID Opis Priorytet

WN-48 System powinien być zbudowany w architekturze klient-serwer dla wszystkich komponentów. Klient-serwer w rozumieniu szerokim tzn. klasyczny 2 lub o większej liczbie warstw.

1

WN-49 Definicje interfejsów, protokołów i formatów danych muszą być opracowane w taki sposób, by dowolny podmiot zewnętrzny był w stanie w prosty sposób stworzyć własne komponenty komunikujące się z Systemem, z zachowaniem wymogów bezpieczeństwa. Wszystkie zewnętrzne interfejsy Systemu muszą wykorzystywać standardowe formaty danych i protokoły, przez co rozumie się: • W obszarach stosowalności standardów wymienionych

w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 roku w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. 2005 nr 212 poz. 1766), stosowane są te standardy,

• W obszarach nie objętych rozporządzeniem, dla których istnieją powszechnie akceptowane otwarte standardy stosowane są te standardy,

• W obszarach, gdzie nie ma powszechnie akceptowanych otwartych standardów:

o stosowane są komercyjne de-facto standardy (powszechnie stosowane specyfikacje) pod warunkiem, że ich właściciele udostępniają publicznie specyfikacje niezbędne dla implementacji standardu i nie nakładają żadnych ograniczeń, ani nie pobierają opłat za ich wykorzystanie i implementacje, lub

o stosowane są specyfikacje specyficzne (własne) spełniające warunek określony powyżej, rozszerzony również o brak ograniczeń i opłat dotyczących modyfikacji i rozszerzania tych specyfikacji.

W żadnym wypadku nie mogą być stosowane specyfikacje, które stanowią tajemnicę (nie zostały i nie mogą być podane do publicznej wiadomości) lub których wykorzystanie oraz implementacja podlega ograniczeniom lub opłatom związanym z prawami autorskimi lub pokrewnymi.

2

Tabela 43: Wymagania techniczne


168

4.8.3. Wymagania bezpieczeństwa i ochrony

ID Opis Priorytet

WN-50 Zastosowanie rozwiązań wysokiej dostępności (klastra bezpieczeństwa).

1

WN-51 System musi zapewniać mechanizmy kontroli uprawnień oparte na rolach, umożliwiające kontrolę poziomu dostępu do Systemu każdego użytkownika zarówno w zakresie dostępu do danych przetwarzanych w Systemie jak i korzystania z jego funkcjonalności. System uprawnień musi umożliwić ograniczenie dostępu wyłącznie do takich danych oraz takiego zakresu funkcji, jaki jest niezbędny użytkownikowi.

1

WN-52 Autoryzacja SSO dla wszystkich modułów systemu ERP. 1

WN-53 Integracja z posiadanym przez UM Katowice Active Directory. 1

WN-54 Możliwość przypisywania uprawnień do konta, do grupy kont dla każdego użytkownika.

1

WN-55 Zgodność z normą ISO 27001 w zakresie systemowego zabezpieczenia dostępu do dokumentów.

2

WN-56 Kontrolowanie zmian parametrów systemowych – automatyczne prowadzenie dziennika systemu bazy danych.

1

WN-57 Audyt systemowy - udokumentowanie historii czynności związanych z zasobami i dostępów do zasobów – tj. monitorowanie nieautoryzowanego dostępu. Włączona klasa ochrony C2 [TCSEC] (śledzenie dostępu, identyfikacja użytkownika, kontrola dystrybucji uprawnień).

2

WN-58 Rewizja tj. ślad nadzoru (historia operacji, logi transakcji, historia dostępów do aplikacji i danych) dla wszystkich lub wybranych ról.

1

WN-59 Monitorowanie i detekcja ataków sieciowych - monitorowanie zdarzeń bezpieczeństwa i powiadamianie – minimum analiza logów systemowych, aplikacji, poprzez skrypty opracowane przez administratorów.

2

WN-60 Bezpieczne połączenie zdalnych użytkowników z użyciem protokołów SSL / TLS.

1

WN-61 System będzie zapewniał automatyczne tworzenie kopii zapasowych umożliwiających odtwarzanie wszystkich danych i transakcji przetwarzanych w systemie.

1


169

Tabela 44: Wymagania bezpieczeństwa i ochrony

4.8.4. Wymagania wydajnościowe

ID Opis Priorytet

WN-62 Wymagana obsługa minimlanej liczby użytkowników z obszaru ERP: UK Katowice: • 85 użytkowników - Moduł Finanse i Księgowość

• 30 użytkowników - Moduł Kadry i Płace

• 40 użytkowników - Moduł Windykacja i Egzekucja

• 60 użytkowników - Moduł Infrastruktura i Zasoby

• 170 użytkowników - Moduł Raporty i Analizy Zarządcze

• 60 użytkowników - Moduł Budżet i Sprawozdawczość

• 300 użytkowników - Moduł Podatki i Opłaty Lokalne

• 1250 użytkowników - System Obiegu Dokumentów

Jednostki Organizacyjne (łącznie):

• 590 użytkowników - Moduł Finanse i Księgowość

• 590 użytkowników - Moduł Kadry i Płace

• 399 użytkowników - Moduł Infrastruktura i Zasoby

• 249 użytkowników - Moduł Raporty i Analizy Zarządcze

• 221 użytkowników - Moduł Budżet i Sprawozdawczość

Docelowa liczba użytkowników systemu ERP zostanie określona na etapie Planowania Centrum Usług Wspólnych.

1

WN-63 Liczba użytkowników pracujących równocześnie odpowiada 90% w stosunku do liczby licencji modułów ERP.

1

WN-64 Liczba pracowników UM Katowice obsługiwanych przez System min. 1500 pracowników.

1

WN-65 Liczba pracowników Jednostek Organizacyjnych obsługiwanych przez System min. 1000 pracowników na JO.

1

WN-66 Liczba podmiotów (mieszkańców, firm) korzystających i obsługiwanych przez System min. 300 000.

1


170

ID Opis Priorytet

WN-67 Brak istotnych technologicznych ograniczeń na ilość danych gromadzonych w Systemie (skalowalność Systemu) - wydajna obsługa zdefiniowanej liczby użytkowników Systemu.

1

WN-68 Brak technologicznych ograniczeń dotyczących liczby jednocześnie pracujących użytkowników (skalowalność Systemu).

1

WN-69 Brak ograniczeń na ilość danych gromadzonych w Systemie (skalowalność Systemu).

1

WN-70 Średni czas odpowiedzi: 95% prostych transakcji (np. zapis formularza, wyświetlenie odszukanej listy rekordów, wyświetlenie danych o udzielonym prawie lub o zgłoszeniu) powinno być ukończonych w ciągu maksymalnie 1 sekundy.

1

WN-71 Czas odpowiedzi systemu na zapytanie użytkownika przy funkcjonalności nie wymagającej tworzenia raportów - poniżej 5 sekund.

1

WN-72 W przypadku wybranych czynności mogących trwać dłużej niż 10 sekund wymagane jest pojawienie się wskaźnika postępu realizacji lub innej informacji informującej dla czynności lub innej informacji informującej użytkownika o przetwarzaniu danych przez System

1

WN-73 Czas odpowiedzi Systemu na wybrane akcje użytkownika bez pojawienia się wskaźnika postępu realizacji czynności lub innej informacji informującej użytkownika o przetwarzaniu danych przez System, w tym wyszukiwanie – poniżej 10 sekund

1

Tabela 45: Wymagania wydajnościowe

4.8.5. Wymagania dostępności

ID Opis Priorytet

WN-74 Interfejs użytkownika systemu (GUI) dostępny w języku polskim. 1

WN-75 Wszystkie komunikaty o błędach i nieprawidłowościach pracy generowane przez System muszą być wyświetlane w języku polskim i sformułowane w sposób zrozumiały dla użytkownika.

1

WN-76 System musi mieć możliwość technicznego rozszerzania na inne podmioty/jednostki.

1

WN-77 Brak ograniczeń na rozbudowę i modyfikację Systemu – 1


171

umożliwienie potencjalnym wykonawcom innym niż Wykonawca (świadczącym usługi rozwoju i serwisu oprogramowania) na modyfikację oraz rozwój Systemu.

WN-78 W przypadku, gdy System lub jego część nie jest publicznie dostępna lub gdy licencja nie dopuszcza dokonywania modyfikacji niezbędnych do wprowadzenia nowej funkcjonalności, Wykonawca gwarantuje, że udzielenie Zamawiającemu licencji na używanie oprogramowania nastąpi na następujących polach eksploatacji:

• wykonywanie praw zależnych w zakresie modyfikacji i rozszerzenia funkcjonalności oprogramowania stanowiącego przedmiot zamówienia udostępniania kodu źródłowego do oprogramowania podmiotom trzecim w celu dokonania modyfikacji oprogramowania,

• wprowadzanie i zapisywanie w pamięci komputerów, instalowanie i deinstalowanie oprogramowania, przekazywanie, przechowywanie, utrwalanie, wyświetlanie, stosowanie,

• zwielokrotniania kodu, tłumaczenia jego formy, modyfikacji i kompilacji kodów źródłowych, testowania, wdrożenia i używania,

• używania do stworzenia utworu zależnego będącego rozszerzeniem oprogramowania stanowiącego przedmiot zamówienia tłumaczenia, przystosowywania oraz zmieniania układu lub wprowadzania innych zmian.

1

WN-79 W przypadku, gdy do modyfikacji Systemu konieczna będzie modyfikacja oprogramowania gotowego (na które Wykonawca udzielił licencji) Wykonawca przekaże Zamawiającemu bez dodatkowych opłat, w ramach wynagrodzenia, kody źródłowe oprogramowania oraz dokumentację techniczną oprogramowania.

2

WN-80 Ciągły dostęp do wszystkich danych gromadzonych w Systemie, w okresie jego eksploatacji zgodnie z prawami dostępu.

1

WN-81 Wykorzystanie mechanizmów wspomagających pracę Systemu (np. cache’owanie danych).

1

WN-82 Praca Systemu w trybie ciągłym, minimum 10 godzin/dobę (od 7 rano do 17) - 5dni/tydzień (od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy). W przypadku Portalu Mieszkańca praca w trybie ciągłym 24/7.

1

WN-83 Wykonawca gwarantuje usunięcie wszystkich wad tj. uszkodzeń, błędów i nieprawidłowości w funkcjonowaniu Systemu,

1


172

polegających w szczególności na tym, że:

System (i jego interfejsy) nie pracuje prawidłowo w środowisku informatycznym Zamawiającego,

System (i jego interfejsy) nie stanowi kompletnego, zintegrowanego rozwiązania, spełniającego wymagania określone w dokumentacji zamówienia, w tym z zapewnieniem funkcjonalności i wydajności tam określonej,

System (i jego interfejsy) nie jest dostosowany do wymagań określonych przez obowiązujące przepisy prawne i inne dokumenty wskazane przez Zamawiającego lub wykazuje uszkodzenia powstałe w czasie poprawnego, zgodnego z instrukcją jego używania, powstałe z przyczyn tkwiących w oprogramowaniu,

Dokumentacja Systemu (i jego interfejsów) nie jest zgodna z jego stanem faktycznym.

WN-84 Zamawiający wymaga, aby wszelkie zgłoszenia wad, tj. uszkodzeń, błędów i nieprawidłowości w Systemie, Wykonawca rejestrował, a także aktualizował ich status w aplikacji (ewidencji zgłoszeń) dostarczonej przez wykonawcę, która powinna zawierać co najmniej poniższe dane:

wersję oprogramowania,

numer kolejny zgłoszenia,

datę i godzinę zgłoszenia,

wskazanie osoby i jednostki organizacyjnej, która go zgłosiła,

skrótowe określenie zgłaszanej wady,

datę i godzinę przystąpienia do usunięcia wady,

opis usunięcia wady,

opis zmian w stosunku do poprzedniej wersji Systemu (jeżeli dotyczy),

datę i godzinę usunięcia wady,

imię i nazwisko osoby usuwającej wadę.

1

WN-85 Wykonawca zobowiązany jest do usunięcia wad, tj. uszkodzeń, błędów i nieprawidłowości w Systemie, w terminie zależnym od


173

kategorii błędu, zgodnie z poniższym:

Awaria - Wykonawca zobowiązuje się usunąć błąd w terminie 8 godzin od zgłoszenia, przy czym Strony dopuszczają zastosowanie przez Wykonawcę rozwiązania zastępczego umożliwiającego prawidłowe działanie Systemu. W przypadku zastosowania rozwiązania zastępczego Wykonawca zobowiązuje się usunąć Awarię w terminie uzgodnionym z Zamawiającym, nie później jednak niż w ciągu 10 dni roboczych od chwili zgłoszenia Awarii;

Błąd Blokujący - Wykonawca zobowiązuje się usunąć błąd w terminie 24 godzin od zgłoszenia, przy czym Strony dopuszczają zastosowanie przez Wykonawcę rozwiązania zastępczego umożliwiającego prawidłowe działanie Systemu. W przypadku zastosowania rozwiązania zastępczego Wykonawca zobowiązuje się usunąć Błąd Blokujący w terminie uzgodnionym z Zamawiającym, nie później jednak niż w ciągu 12 dni roboczych od chwili jego zgłoszenia;

Błąd Poważny - Wykonawca zobowiązuje się usunąć błąd w terminie 48 godzin od zgłoszenia, przy czym Strony dopuszczają zastosowanie przez Wykonawcę rozwiązania zastępczego umożliwiającego prawidłowe działanie Systemu. W przypadku zastosowania rozwiązania zastępczego Wykonawca zobowiązuje się usunąć Błąd Poważny w terminie uzgodnionym z Zamawiającym, nie później jednak niż w ciągu 16 dni roboczych od chwili jego zgłoszenia;

Błąd Średni - Wykonawca zobowiązuje się usunąć go w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia zgłoszenia;

Błąd Drobny - Wykonawca zobowiązuje się usunąć go w terminie 24 dni kalendarzowych od dnia zgłoszenia.

WN-86 Prawidłowe wykonanie naprawy, tj. usunięcie wady, uszkodzenia, błędu i nieprawidłowości, musi zostać zweryfikowane w testach obejmujących dokonane zmiany, udokumentowanych w zbiorczym raporcie z testów i potwierdzone odbiorem jakościowym w formie protokołu akceptacji, podpisanym przez umocowanych przedstawicieli obu Stron.

1


174

WN-87 Wykonawca będzie dokonywał wstępnej oceny kategorii błędu, co będzie każdorazowo weryfikowane przez Zamawiającego – w przypadku kwestii spornych przyjmuje się, jako właściwą kategorię przedstawioną przez Zamawiającego. Opis kategorii błędów:

Awaria - problem uniemożliwiający działanie Systemu spowodowany błędami w oprogramowaniu Systemu; awaria powoduje niefunkcjonowanie całego oprogramowania lub jednego z jego komponentów,

Błąd Blokujący - problem w oprogramowaniu Systemu, który uniemożliwia w ogóle wykonanie funkcjonalności programu, lub niedziałająca funkcjonalność Systemu powoduje niemożność wykonywania przez Zamawiającego i jednostki przezeń nadzorowane, obowiązków wynikających z przepisów prawa polskiego i UE za pośrednictwem Systemu oraz innych działań wspierających wykonywanie tych obowiązków, lub problem polegający na wystąpieniu błędu replikacji danych, komunikacji między usługami oraz innego rozwiązania technicznego zaimplementowanego w Systemie, który powoduje utratę spójności danych w Systemie.

Błąd Poważny - problem w oprogramowaniu Systemu uniemożliwiający w sposób bezpośredni wykonanie funkcji programu wymuszający na użytkownikach/administratorach Systemu jakąkolwiek zmianę, niezgodną z dokumentacją sposobu korzystania z Systemu.

Błąd Średni - problem w oprogramowaniu Systemu, który nie stanowi zagrożenia wykonania funkcji programu, ale utrudnia wykonanie pojedynczych operacji w Systemie, bądź powoduje konieczność wykonania dodatkowych czynności w celu wykonania funkcjonalności programu, lub problem nieprawidłowego wyświetlania danych.

Błąd Drobny - problem w oprogramowaniu Systemu, który nie stanowi zagrożenia wykonania funkcji programu, istnieje jego obejście poprzez skorzystanie z innych funkcji, ale utrudnia to jej wykonanie i wpływa negatywnie na komfort pracy użytkownika, związany z interfejsem

1


175

użytkownika, kolejnością wykonania operacji, rozmiarem, kolorem ekranu i czcionki, a także inne błędy nie powodujące powstawania wyników o cechach niezgodnych z opisanymi w instrukcji użytkownika.

Tabela 46: Wymagania dostępności

4.9. Założenia w zakresie integracji danych

4.9.1. Koncepcja współdzielenia i separacji danych jednostek w systemie ERP. Koncepcja konsolidacji danych jednostek na poziomie UM Katowice (ujednolicone rejestry)

Koncepcja współdzielenia, separacji danych jednostek w systemie ERP oraz konsolidacji danych jednostek na poziomie UM Katowice została przedstawiona z perspektywy pojedynczych jednostek i UMK jako jednostki centralnej.

Na poniższym diagramie przedstawiono jak zachowują się dane w poszczególnych obszarach:

• niebieskie – dane separowane,

• pomarańczowe – dane współdzielone,

• zielone – dane agregowane,

• szare – nie obejmuje.

Rysunek 34: Koncepcja współdzielenia i separacji danych

W tabeli poniżej przedstawiono zakres danych, które podlegają współdzieleniu, separowaniu i konsolidacji.


176

Obszar Dane współdzielone Dane separowane

Konsolidacja danych na poziomie UMK

ERP „klasyczny” Słowniki – klasyfikacji budżetowej, planu kont.

Ewidencja pracowników (dane adresowe, identyfikacyjne).

Słownik kontrahentów.

Struktura organizacyjna.

Dane gromadzone na poziomie jednostki (faktury, rozliczanie z pracownikami)

Jednolity rejestr mieszkańców i firm z ograniczonym dostępem do widoku transakcji w ramach jednostki


Dostęp do danych ogólnych jednostki z poziomu UMK

Układ planu i budżetu

Dane szczegółowe jednostek

Agregowanie danych na poziomie UMK


Dostęp do danych ogólnych jednostki z poziomu UMK

Jednolite szablony raportów – zarządzane z poziomu UMK

Dane szczegółowe jednostek

Agregowanie danych na poziomie UMK

System Zarządzania Treścią

Brak Dane zarządzane tylko UMK

n/d

System Obiegu Dokumentów Obieg dokumentów pomiędzy jednostkami

Szablony formularzy

Obieg dokumentów wewnętrznych

Projekty przebiegów dokumentów

n/d

Tabela 47: Charakterystyka danych współdzielonych i separowanych

4.9.2. Specyfikacja zbiorów danych używanych w istniejących systemach zarządzania, które muszą zostać przeniesione do systemu ERP

Kluczowy aspekt w zakresie planowanego wdrożenia dotyczy zrównoważonej integracji bądź zastąpienia obecnie wykorzystywanych rozwiązań. Na podstawie wymagań użytkowników oraz dla potrzeb realizacji funkcjonalności wymagających integracji danych z rozwiązaniem, zidentyfikowano 3 rodzaje działań:

• Zalecana migracja danych oraz zastąpienie;

• Zalecana integracja;

• System samodzielny.


177

Zalecono migrację danych oraz zastąpienie obecnie wdrożonych systemów dla tych obszarów, w których integracja danych ma kluczowe znaczenie dla sprawnej realizacji funkcjonalności zintegrowanego systemu oraz w obszarach, które funkcjonalnie są identyczne we wszystkich jednostkach (FK, Kadry/Płace, Gospodarka magazynowa, itp.). Obecne rozwiązania cechuje rozproszenie fizyczne oraz logiczne danych oraz duża różnorodność systemów informatycznych, co uniemożliwia automatyzację znacznej ilości usług oraz stwarza trudności przy agregacji danych, a także podnosi koszty związane z opłatami licencyjnymi i opłatami za utrzymanie systemów.

Zalecono integrację danych dla tych systemów, których główna część funkcjonalności nie będzie realizowana przez zintegrowany system ERP, lecz wymagana jest współpraca pomiędzy systemami. Wyjątkiem od tej reguły jest system FINN, odpowiedzialny za obieg dokumentów – Wykonawca ma do wyboru: integrację obecnie działającego rozwiązania lub dostarczenie innego rozwiązania zintegrowanego z innymi modułami ERP.

Zalecono, aby część systemów pozostawić jako samodzielne, ze względu na rozbieżność przetwarzanych danych / rozbieżność funkcjonalności lub ze względu na to, że systemy te zostaną zastąpione innymi systemami.

Poniżej znajduje się lista systemów UMK wraz z propozycją integracji lub migracji i zastąpienia istniejących systemów dziedzinowych Urzędu Miasta Katowice.

System

Zalecana migracja

danych oraz zastąpienie

Zalecana integracja

System samodzieln

y

System Ratusz, Moduły: BUDŻET, FAKTURA, FK, Odpady, Rejestr umów dochodowych, FK Gminy, Kasa, Pojazd, Dysponent, Egzekucje, ELTD, Rejestr opłat, JGU Księgowość, POSESJA-WYMIAR, POSESJA-KSIĘGOWOŚĆ, JGU-WYMIAR, POSESJA-KSIĘGOWOŚĆ, POSESJA-WYMIAR, Rejestr Opłaty Skarbowej, Środki Trwałe, INWENT, MAGAZYN, Zarządzanie Dokumentami, Kady-Obce, Kadry, LIDER, PKZP, RCP.

X

LBPP X

ODO REJESTR_SKARG_I_WNIOSKÓW X

Analiza ISO X


178

KSAT2000 - moduł Alkohole X

ODPN X

PABS X

UniKD X

E-LOKAL X

E-Rejestry X

Płatnik X

MIDAS II X

AA_USC X

CEIDG X

SELWIN - System Ewidencji Ludności X

System Informacji Oświatowej X

ŹRÓDŁO X

Besti@ X

System Obsługi Obywatela - Dowody Osobiste X

SMSAPI X

FINN X

Kataster WZ X

Rejestr skarg X

Rejestr Spadku X

Wybory X

PZP X

PIA - Portal Informacyjny Administracji X

KSAT2000 - moduł EDG X

LEGITYMACJE_DLA_OSOB_NIEPELNOSPRAWNYCH

X

REPERTORIUM_SPRAWY_PROWADZONE_PRZEZ_RADCOW_PRAWNYCH

X


179

SODIR X

Tabela 48: Integracja / zastąpienie istniejących systemów UMK

4.9.3. Specyfikacja wymagań związanych z rozmiarem danych, które będą przechowywane w Systemie ERP

W zakresie wymiarowania rozmiaru danych, jako podstawę przyjęto informacje pozyskane w zakresie inwentaryzacji. W tabeli przedstawiono średnie ilości danych oraz szacowany ich przyrost. Przyjęta

(uśredniona) ilość danych (GB)

Roczny przyrost danych (%)

Roczny przyrost danych (GB)

Ilość danych w perspektywie 10 lat

UM Katowice 450GB 100% 450GB 4,5TB

Jednostka średnia 20GB 10% 2GB 40GB

Jednostki łącznie 208x20GB 10% 208x2GB 8,76TB

RAZEM 4,6TB 866GB 13,26TB

Tabela 49: Wyliczenie wymiaru danych

Wysoki przyrost danych w UM Katowice wynika przede wszystkim z zastosowania Systemu Obiegu Dokumentów i załączanie skanowanych dokumentów w postaci map bitowych. Z 450 GB, 400GB stanowić będą dane SOD, a tylko pozostałe 50GB stanowić będą dane wszystkich innych modułów łącznie. Powyższe wielkości wymiaru danych należy traktować szacunkowo ze względu na różny sposób zapisywania danych w aktualnie dostępnych na rynku systemach ERP oraz nie uwzględnienie w szacunkach efektów integracji tych samych danych pochodzących z różnych systemów eksploatowanych obecnie przez UMK i JO.

4.10. Koncepcja współpracy biznesowej systemu ERP z istniejącymi systemami informatycznymi w UM Katowice W zakresie modułu Systemu Obiegu Dokumentów, istnieją dwie możliwości realizacji wymaganej funkcjonalności:

1. Poprzez integrację proponowanego rozwiązania z obecnie wykorzystywanym

oprogramowaniem FINN 8.0 SQL;


180

2. Poprzez zastąpienie całości funkcjonalności dedykowanym rozwiązaniem, wraz z pełną migracją istniejących danych w postaci elektronicznej.

Zarządzanie tożsamością (w tym autentykacją, autoryzacją oraz zarządzanie uprawnieniami) odbywać się będzie za pomocą usług katalogowych Active Directory wykorzystując obecne rozwiązania UM Katowice.

Dane dotyczące ewidencji ludności znajdujące się w systemie SELWIN ( zawierający dane dotyczące meldunkowe, Karty Osobowej Mieszkańca, dowodów osobistych, dane urzędu cywilnego: urodzenia, zgony, itd.) zostaną zintegrowane z systemem ERP.

Docelowo, system powinien być zintegrowany z centralnym rejestrem ewidencji ludności i stanu cywilnego w zakresie ewidencji ludności, wydawanie dowodów osobistych oraz aktów stanu cywilnego.

Integracja z rejestrem CEIDG w zakresie importu/eksportu/weryfikacji danych podmiotów gospodarczych.

Integracja z rejestrem REGON w zakresie eksportu/importu danych podmiotów gospodarczych.

Integracja z systemem MSZ KIIP oraz MIDAS II w zakresie opłat z tyt. dzierżaw i użytkowania nieruchomości oraz naliczania i windykacji opłat związanych z nieruchomościami.

ZUS (integracja z systemem Płatnik), w tym:

• sporządzanie korekt ZUS;

• sporządzanie dokumentów RP-7;

• sporządzanie Świadectw Pracy;

• dostęp do danych zapisanych w bazach programu ZUS Płatnik.

NFZ elektronicznej wymiany danych z NFZ (Komunikaty sprawozdawcze, np.: komunikaty dla świadczeniodawców, Komunikat DI, itd.).

PFRON (SODIR) (automatyczne generowanie danych do deklaracji).

Integracja z systemem CEPIK w zakresie zapytań o właściciela/użytkownika pojazdu, zapytanie dot. pojazdu, zapytanie o kierowcę lub importu danych.

4.11. Kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) Kluczowe wskaźniki wydajności (KPI), które powinien wyznaczać wdrażany System, przedstawiono dla zidentyfikowanych obszarów biznesowych. W poniższej tabeli zestawiono listę proponowanych wskaźników, dla których monitorowania zostanie zapewnione wsparcie Systemu.


181

Lp. Opis wskaźnika Zarządzanie Katalogiem Usług dla Obywateli

1. Liczba zrealizowanych usług wg rodzaju, komórki organizacyjnej. 2. Liczba usług z pozytywnym wynikiem realizacji w stosunku do usług z negatywnym

wynikiem realizacji. 3. Czas od terminu zarejestrowania dokumentu do terminu wykonania (zakończenia)

realizacji usługi wg rodzaju, komórki organizacyjnej. 4. Czasy wykonania poszczególnych usług. 5. Liczba zarejestrowanych i zrealizowanych usług w podziale na kanały komunikacji

(dokument papierowy, dokument elektroniczny, elektroniczna usługa – Portal Mieszkańca).

Budżet i Sprawozdawczość 6. Terminy przekazania projektów planów budżetowych poszczególnych jednostek. 7. Terminy przekazania zmian i/lub akceptacji planów budżetów poszczególnych

jednostek. 8. Czas od dnia rejestracji dowodu księgowego do dnia wypłaty należności lub wpłaty.

9. Liczba przekroczonych terminów wypłat i wpłat należności.

10. Czas i liczba wykonania poszczególnych czynności administracyjnych w zakresie operacji finansowo-księgowych.

11. Liczba przekazanych sprawozdań wg rodzaju sprawozdania.

12. Terminy przekazania sprawozdań.

13. Liczba dni przekroczenia terminu przekazania sprawozdania. Zarządzanie Zasobami Ludzkimi i Obsługa Płac

14. Czas od określenia zapotrzebowania do uzyskania decyzji odnośnie liczby przyznanych etatów.

15. Liczba ogłaszanych naborów i rekrutacji. 16. Liczba aplikacji wpływających na dane stanowisko i rodzaj stanowiska ogółem. 17. Liczba aplikacji pozytywnie zweryfikowanych. 18. Liczba przyjętych osób na dane stanowisko i na rodzaj stanowiska ogółem. 19. Udział procentowy zatrudnionych w stosunku do liczby ogłoszonych naborów i

rekrutacji. 20. Czas trwania procedury naboru i rekrutacji na dane stanowisko. 21. Czas od dnia określenia zapotrzebowania na pracownika do dnia jego zatrudnienia. 22. Czas i liczba wykonania poszczególnych czynności administracyjnych w zakresie operacji

kadrowo-płacowych. 23. Czas od dnia wyznaczenia terminu oceny pracownika do dnia wydania oceny. 24. Czas od dnia ewidencji zaangażowania etatowego do dnia utworzenia listy płac i


182

płatności. 25. Liczba pracowników, dla których utworzono imienne karty wynagrodzeń. 26. Udział procentowy nagród i dodatków w całkowitym wynagrodzeniu. 27. Liczba przeprowadzonych szkoleń na jednego pracownika w podziale na stanowiska. 28. Czas wszystkich zrealizowanych szkoleń.

Zarządzanie Infrastrukturą i Zasobami 29. Liczba zleconych usług i dostaw. 30. Czas przygotowania postępowania od dnia zidentyfikowania potrzeby dostarczenia

usługi lub dostawy do dnia ogłoszenia postępowania przetargowego. 31. Czas od dnia ogłoszenia postępowania do dnia podpisania umowy z wykonawcą

w podziale na progi udzielanych zamówień. 32. Terminy przekazania projektów planów budżetowych poszczególnych jednostek. 33. Terminy przekazania zmian i/lub akceptacji planów budżetów poszczególnych

jednostek. Podatki i Opłaty Lokalne

34. Liczba i wartość zarejestrowanych podatków i opłat wg rodzaju. 35. Procent i wartość podatków i opłat zapłaconych w stosunku do zobowiązań wg

rodzaju. 36. Liczba skutecznych procedur egzekucyjnych i windykacyjnych.

Tabela 50: Lista proponowanych wskaźników wydajności (KPI)

Koncepcja wdrożenia systemu ERP w Urzędzie Miasta Katowice i jednostkach organizacyjnych Miasta Katowice Koncepcja rozwiązań technicznych

183

5. KONCEPCJA ROZWIĄZAŃ TECHNICZNYCH

Wybrany system ERP powinien być systemem klasy „Enterprise” posiadającym już wdrożenia w innych instytucjach. Rozwiązanie musi umożliwiać w przyszłości elastyczną jego modyfikację i dostosowanie do zmieniających się potrzeb. W związku z tym, że system ten będzie kluczowym systemem obsługującym wiele jednostek UMK musi być on wyposażony w interfejsy integracyjne, umożliwiające współpracę z różnymi systemami IT. Wybrane rozwiązanie musi wspierać standard SOA. Powinno być to rozwiązanie typu COTS, które w ramach realiozwanego przez UMK projektu zostanie jedynie dostosowane do potrzeb Zamawiającego. Architektura systemu ERP powinna być wielowarstwowa. Warstwa składowania danych powinna wykorzystywać centralną bazę danych. Warstwa prezentacji danych systemu ERP powinna wykorzystywać rozwiązania tzw. „cienkiego klienta”, nie wymagające przeprowadzania indywidualnej instalacji dedykowanego oprogramowania na każdej stacji klienckiej. Poniżej przedstawiono koncepcyjny schemat warstw systemu:

Rysunek 35: Warstwy systemu ERP

Niezależnie od wybranego wariantu sposobu realizacji usługi, architektura systemu powinna uwzględniać następujące podstawowe zasady: • wdrażane rozwiązanie będzie wykorzystywało komponenty techniczne posiadane przez

Zamawiającego,

Warstwa Pierwsza

Warstwa Druga

Warstwa Trzecia

Interfejs użytkownika / aplikacja kliencka

Logika biznesowa / serwer aplikacji

Zarządzanie danymi / serwer bazy danych


184

• systems ERP będzie administrowany centralnie przez uprawnionych administratorów; • systems ERP będzie działał w architekturze z centralną bazą danych; • komunikacja w ramach systemu ERP odbywać się będzie z wykorzystaniem sieci

SilesiaNET, dostęp z sieci publicznej odbywać się będzie za pomocą protokołów szyfrowanych;

• minimalna przepustowość sieci do Jednostek Organizacyjnych wynosi 40 Mb/s.; • minimalna przepustowość sieci do Urzędu Miasta Katowice wynosić będzie 100 Mb/s.; • w przypadku wykorzystania obecnych zasobów UMK, system będzie uruchomiony w

środowisku zwirtualizowanym; • przewidywane są trzy szczególne przypadki, kiedy obciążenie systemu będzie wyższe:

o okres wrzesień-październik, ze względu na przygotowywanie projektu planu budżetu na kolejny rok,

o okres grudzień-styczeń, ze względu na zamykanie roku, o okres styczeń-luty: ze względu na przygotowywanie decyzji wymiarowych się,

• dodatkowo, system będzie dobowo obciążony nierównomiernie: o Wysokie obciążenie – godziny pracy: 7-16; o Niskie obciążenie: 16-7.

Poniższy rysunek podglądowy przedstawia przewidzianą architekturę fizyczną systemu:

Rysunek 36: przewidywana architektura fizyczna systemu ERP

Jednostki Organizacyjne Miasta Katowice

Serwer systemów dziedzinowych (Aplikacje, Internet)

Urząd Miasta Katowice

Internet Łącze do Internetu

Użytkownik wewnętrzny

macierzdyskowa

Serwery Zarządzania UMK (Aplikacje, Intranet, użytkownicy wewnętrzni)

Serwery systemu zarządzania wiedzą (Baza Danych)

bibliotekataśmowa

Serwery Bazy Danych (BD)

Serwery zapasowe

Użytkownik zewnętrzny(HTTP, HTTPS, VPN)

Switch - serwery dostępne z zewnątrz

Firewallzewnętrzny

Switch - serwery dostępne z wewnątrz

Firewallwewnętrzny

Firewallwewnętrzny

Router dostępowy


185

Oprogramowanie techniczne bezpośrednio wspierające składniki fizyczne składać się będzie z następujących komponentów (oznaczono znakiem + te składniki, które mogą skorzystać z istniejących zasobów):

• System zarządzania infrastrukturą i oprogramowaniem (+); • System zarządzania tożsamością i uprawnień użytkowników (+); • System zarządzania komponentami systemu ERP; • System zarządzania środowiskami wirtualnym (+); • System tworzenia kopii zapasowych (+); • System automatyzacji zarządzania środowisk IT; • System zarządzania incydentami i problemami; • Ochrona antymalware (+).

Poniżej znajduje się opis obecnie posiadanych składników infrastruktury oraz założeń dotyczących wykorzystanie tych składników: • Obecnie Urząd Miasta Katowice posiada 3 serwerownie rozproszone geograficznie, które

można wykorzystać dla celów ERP; mogą one wymagać modernizacji; • Zamawiający w ramach tworzonego CPD musi zaplanować systemy zabezpieczenia

danych: a. archiwizacji danych, (przechowywania danych źródłowych dla celów ich

wykorzystania w przyszłości, np. należy przewidzieć archiwizację danych księgowych w zakresie i okresie dostępności wymaganym przez ustawę o rachunkowości,

b. backupu (zabezpieczenie danych wynikające z obowiązującej w organizacji polityki bezpieczeństwa danych).

• W przypadku mechanizmów przechowywania danych archiwalnych oraz ich odtwarzania, istnieje możliwość wykorzystania istniejących mechanizmów backupu, w tym:

a. Bibliotekę LTO5 Quantum; b. System do backupu Symantec NetBackup. Wykorzystywany jest w trzech

lokalizacjach; c. VTL IBM 3500, protectTIER.

• W przypadku usług uwierzytelniania, należy wykorzystać obecnie zaimplementowane usługi katalogowe Active Directory, w tym serwery certyfikatów CA Serwer.

• Istnieje możliwość wykorzystania istniejących rozwiązań wirtualizacji zrealizowanych z pomocą VMWare ESX. UMK posiada licencję na 20 procesorów oraz w ramach licencji ESX posiada licencje na 16 procesorów MS Server Data Center 2012. W momencie opracowania niniejszej koncepcji, utylizacja procesora wynosi średnio 3%. Utylizacja pamięci wynosi ok. 30%. Utylizacja sieci wynosi ok. 1%.


186

• Licencje na MS SQL Server Standard Core 2012 na 8 rdzeni. (ok. 40 baz danych). Utylizacja mocy obliczeniowej w momencie tworzenia niniejszej koncepcji wynosi ok. 10%.

• UMK posiada licencje bazy danych Oracle Database Enterprise na 4 rdzenie. Obecnie baza danych zasila systemy: Kataster, MIDAS, SDE. Systemy te zostaną zintegrowane z Systemem ERP. Utylizacja mocy obliczeniowej wynosi ok. 60%.

Szczegółowy wybór technologii oraz decyzje dotyczące wykorzystania lub zastąpienia dotychczasowo stosowanych technologii powinny się znaleźć w Projekcie Technicznym opracowanym przez Wykonawcę Systemu.

5.1. Wielowariantowa koncepcja sposobu udostępnienia usług systemu ERP Analiza wariantów ma na celu przedstawienie koncepcji poszczególnych możliwych opcji udostępniania usług systemu ERP. Wyodrębniono następujące cztery podstawowe warianty:

• Wykorzystanie Centrum Przetwarzania Danych UM Katowice;

• Wykorzystanie zewnętrznego, komercyjnego Centrum Przetwarzania Danych w modelu IaaS;

• Wykorzystanie Regionalnego Centrum Przetwarzania Danych Samorządowych (projekt Województwa Śląskiego/ŚCSI) i/lub Chmury obliczeniowej Administracji Publicznej (projekt MAC/CPI);

• Wykorzystanie zewnętrznego, komercyjnego Centrum Przetwarzania Danych w modelu SaaS.

Pominięto w porównaniu zastosowanie samodzielnej oceny wariantu wykorzystania PaaS (Platform as a Service) – uwzględniono taki model jako możliwość wariantu 2b. Wykorzystanie komercyjnej chmury w modelu PaaS nie zostało uwzględnione w opracowaniu, gdyż głównym uzasadnieniem dla model PaaS jest umożliwienie budowy i modyfikacji oprogramowania bez uruchamiania własnej infrastruktury programowo-sprzętowej – w tym przypadku Wykonawca wykona stosowne modyfikacje oprogramowania. Dodatkowo, w polskiej administracji w praktyce nie jest stosowany ten model, istnieją także ryzyka związane z separacją odpowiedzialności za awarię (np. w przypadku awarii systemu nie można określić, kto ponosi za nią odpowiedzialność) oraz bezpieczeństwem (np. odpowiedzialność w przypadku utraty danych). Ponadto UMK posiada licencje na oprogramowanie bazodanowe, więc nie jest uzasadnione pozyskania go w formie usługi. Poniżej przedstawiono analizę każdego z wariantów wraz z wadami oraz zaletami.


187

5.1.1. Wariant 1 - wykorzystanie Centrum Przetwarzania Danych UM Katowice

Podstawowa koncepcja sposobu udostępniania usług systemu ERP polega na wykorzystaniu Centrum Przetwarzania danych UM Katowice. UM Katowice posiada infrastrukturę informatyczną w trzech różnych lokalizacjach. Obecnie rozbudowywany jest ośrodek przetwarzania danych w budynku przy ulicy Młyńskiej 4. Będzie istniała możliwość wykorzystania obudów typu BLADE oraz niewykorzystanej infrastruktury do wspomagania działania systemu. Jednakże, dla zachowania jednolitości w standardach zarządzania infrastrukturą Systemu ERP, rekomendowane jest, aby w ramach zamówienia dostarczyć własne rozwiązania dla systemu. Ze względu na mnogość architektur oraz sposób konfiguracji sprzętu i oprogramowania technicznego w zależności od rodzaju oprogramowania systemu ERP, w przypadku wyboru tego wariantu istnieje możliwość zaproponowania szczegółowego rozwiązania przez Wykonawcę pod warunkiem, że spełni wymagania techniczne, (w tym przede wszystkim wymagania wydajnościowe) określone w niniejszym dokumencie.


Wew

nętr

zne

• Zmniejszone uzależnienie od Wykonawcy. Zmniejszenie ryzyka wystąpienia zjawiska Vendor Lock-In.

• Zmniejszenie kosztów długoterminowych.

• Rozszerzenie wykwalifikowanej kadry w zakresie systemów IT. Osoby obsługujące system mogą być pomocne przy innych projektach/inicjatywach UM Katowice.

• Zwiększenie możliwości świadczenia własnych usług wsparcia.

• Wymagane jest zatrudnienie większej liczby pracowników do obsługi infrastruktury.

• Konieczność wprowadzenia dojrzałych mechanizmów zapewnienia ciągłości działania infrastruktury.

• Konieczność ciągłej modernizacji infrastruktury.

• Większe koszty krótkoterminowe.

Szanse Zagrożenia

Zew

nętr

zne

• Możliwość finansowania zakupu potrzebnego sprzętu z funduszy europejskich.

• Możliwość pozyskania doświadczeń z podobnych projektów rozbudowy centrów przetwarzania.


• Konieczność utrzymania wysoko kwalifikowanej kadry inżynierskiej, w tym trudność zatrudnienia wysokospecjalizowanej obsługi technicznej za wynagrodzenie oferowane przez UMK.

• Zwiększona bezpośrednia odpowiedzialność za zapewnienie bezpieczeństwa teleinformatycznego.

Tabela 51. Analiza SWOT wykorzystania centrum przetwarzania danych UM Katowice


188

5.1.2. Wariant 2a. Wykorzystanie zewnętrznego, komercyjnego Centrum Przetwarzania Danych w modelu IaaS

Istnieje coraz popularniejsza opcja, polegająca na dzierżawieniu mocy obliczeniowej, wraz z odpowiednim zabezpieczeniem fizycznym środowiska przetwarzającego dane, dostarczający odpowiedni (wcześniej ustalonym) poziom usług infrastruktury IT.

W modelu tym, znanym także poprzez skrót IaaS, zamawiana jest zewnętrzna usługa (outsourcing) polegająca na dostarczaniu infrastruktury informatycznej w odróżnieniu od modelu wewnętrznego wymagającego początkowych inwestycji kapitału na stworzenie tej infrastruktury. Zamawiający, zamiast nabywania serwerów, macierzy, wyposażenia sieciowego, dbania o bieżące backup’y, zabezpieczenia i dostępność określonych funkcji we własnej infrastrukturze, wykupuje usługę dostarczenia IaaS. Dbanie o sprawność jej działania leży po stronie podmiotu dostarczającego IaaS, od którego usługa została nabyta.

Poniżej przedstawiono analizę SWOT rozwiązania:


Wew

nętr

zne

• Brak potrzeby zwiększenia zatrudnienia pracowników do obsługi infrastruktury.

• Brak konieczności wprowadzenia dojrzałych mechanizmów zapewnienia ciągłości działania infrastruktury.

• Brak konieczności ciągłej modernizacji infrastruktury.

• Możliwość precyzyjnego zakupu mocy obliczeniowej i jej skalowalność według potrzeb – brak potrzeby inwestowania w zapasową moc obliczeniową.

• Zmniejszenie kosztów obsługi IT • Możliwość egzekwowania odpowiedniego

poziomu świadczonych usług.

• Zmniejszone wykorzystanie obecnie istniejących i dostępnych zasobów UM Katowice.

• Zwiększone ryzyko bezpieczeństwa, w tym m. in.: ryzyko, że zabezpieczenia separujące poszczególnych klientów zawiodą, wówczas istnieje możliwość ujawnienia wewnętrznych danych osobom postronnym. Ponadto dostęp do danych jest teoretycznie możliwy przez samego usługodawcę.

• Przesunięcie wydatków IT z budżetu inwestycyjnego (CAPEX) do budżetu operacyjnego (OPEX).

Szanse Zagrożenia

Zew

nętr

zne

• Rozwój technologii doprowadzi do zwiększenia jakości usług przy jednoczesnym utrzymaniu lub obniżeniu ceny.


• Zmniejszona niezależność technologiczna (zwiększona możliwość uzależnienia od zewnętrznego dostawcy).


189

Tabela 52. Analiza SWOT wykorzystania zewnętrznego, komercyjnego Centrum Przetwarzania Danych

5.1.3. Wariant 2b. Wykorzystanie Regionalnego Centrum Przetwarzania Danych Samorządowych (projekt Województwa Śląskiego/ŚCSI) i/lub Chmury obliczeniowej Administracji Publicznej (projekt MAC/CPI).

Uwzględniając obecne plany centralnej oraz regionalnej administracji rządowej dotyczącej tworzenia dedykowanych centrów przetwarzania danych istnieje duże ryzyko związane z tym, że rozwiązania te nie zostaną wdrożone w perspektywie czasowej wdrożenia niniejszego systemu. W niniejszym wariancie może być świadczony model IaaS lub PaaS (Infrastruktura plus oprogramowanie bazodanowe, aplikacyjne i narzędziowe, lecz bez aplikacji).

Poniżej przedstawiono główne wady i zalety rozwiązania:


Wew

nętr

zne




• Możliwość precyzyjnego zakupu mocy obliczeniowej i jej skalowalność według potrzeb – brak potrzeby inwestowania w zapasową moc obliczeniową.

• Zmniejszenie kosztów obsługi IT.

• Zmniejszone wykorzystanie obecnie istniejących zasobów UM Katowice.

• Zwiększona zależność od niezależnego podmiotu.

• Ryzyko braku możliwości egzekwowania odpowiedniego poziomu świadczonych usług. Przesunięcie wydatków IT z budżetu inwestycyjnego (CAPEX) do budżetu operacyjnego (OPEX).

Szanse Zagrożenia

Zew

nętr

zne

• Możliwość finansowania z funduszy europejskich.

• Wykorzystanie centralnej infrastruktury państwowej bądź samorządowej (korzyści skali, zapewnienia zgodności z prawem).

• Możliwe zmiany polityczne wpływające na dostarczanie usług.

• Brak skutecznych form egzekwowania SLA (np. kar finansowych).

• Niewystarczająca przepustowość pomiędzy UMK a centrami.

Tabela 53. Analiza SWOT wykorzystania Regionalnego Centrum Przetwarzania Danych Samorządowych i / lub Chmury obliczeniowej Administracji Publicznej

5.1.4. Wariant 3. Wykorzystanie zewnętrznego, komercyjnego Centrum Przetwarzania Danych w modelu SaaS

W modelu tym, znanym także poprzez skrót SaaS, zamawiana jest zewnętrzna usługa (outsourcing) dostarczenia Klientowi potrzebnych mu funkcji oprogramowania. Zamawiający ma zapewniony dostęp do potrzebnych mu funkcjonalnych narzędzi – niekoniecznie połączonych ze sobą jednolitym interfejsem. Wszystkie programy działają na serwerze dostawcy. Klient płaci za każdorazowe korzystanie z usługi lub ryczałtem za okres


190

korzystania, a dostęp do usługi uzyskiwany jest na żądanie. Aplikacje SaaS są nazywane zamiennie oprogramowaniem z sieci, oprogramowaniem na żądanie lub oprogramowaniem hostowym.


Wew

nętr

zne




• Zmniejszenie kosztów obsługi IT. • Większa możliwość egzekwowania

odpowiedniego poziomu świadczonych usług.

• Zmniejszone wykorzystanie obecnie istniejących zasobów UM Katowice.

• Zwiększona zależność od niezależnego podmiotu.

• Zmniejszona kontrola dostępu danych objętych ochroną prawną do niepowołanych podmiotów lub osób.

• Przesunięcie wydatków IT z budżetu inwestycyjnego (CAPEX) do budżetu operacyjnego (OPEX).

Szanse Zagrożenia

Zew

nętr

zne • Rozwój technologii doprowadzi do zwiększenia

jakości usług przy jednoczesnym utrzymaniu lub obniżeniu ceny.

• Możliwość obniżenia kosztów obsługi technicznej.

• Możliwa upadłość dostawcy usługi. • Zmiana przepisów prawnych (ew. podniesienie

kosztów lub brak spełnienia warunków przez Wykonawcę).

Tabela 54. Analiza SWOT wykorzystania zewnętrznego, komercyjnego Centrum Przetwarzania Danych w modelu SaaS

5.2. Podsumowanie i rekomendacja Rekomendowany jest wariant 1. Podyktowane jest to głównie uzyskaniem niezależności technologicznej przez UMK, w tym zmniejszenie ryzyka uzależnienia od zewnętrznego dostawcy/dostawców, co w ostateczności obniża całkowity koszt posiadania infrastruktury teleinformatycznej na dłuższą metę. Ponadto przeprowadzona analiza kosztów różnych wariantów zapewnienia infrastruktury IT wskazuje na najniższe koszty rekomendowanego wariantu (wariant nr 1).

5.3. Docelowy stan zasobów IT UMK i JO Docelowy stan zasobów IT UMK i JO zależy od podjętych decyzji, w tym m. in wariantów kolokacji oraz praktycznych efektów wdrożeń rozwiązań (np. sieci SilesiaNet). W ramach zarządzania infrastrukturą zostaną świadczone usługi wspierające infrastrukturę techniczną systemu, wyszczególnione poniżej.

W zależności od przyjętego wariantu przedstawionego w poprzednim rozdziale (patrz rozdział 5.1 Wielowariantowa koncepcja sposobu udostępnienia usług systemu ERP, poniżej przedstawiono wymagania dotyczące infrastruktury technicznej związane z każdym z nich.

Wymagania dotyczące wariantu 1.


191

Poniżej przedstawiono wymagania sprzętowe do: szaf i serwerowni, długoterminowych warunków wilgotnościowych i temperaturowych, specyfikacji energetycznej sprzętu (pobór energii oraz wydzielenie ciepła), interfejsy fizyczne.

W obecnym etapie brak możliwości określenia szczegółowego stanu technicznego planowanej serwerowni.

ID Opis

Wytyczne dla serwerowni

WT-1 Odporność budowlana

Pomieszczenie serwerowni powinno mieć odpowiednią odporność budowlaną. Poziom odporności budowlanej określa się poprzez zdefiniowanie wymaganej nośności stropu budynku. Zalecana nośność dla pomieszczeń serwerowni to 1610 kg/m2 i więcej.

WT-2 Zabezpieczenia mechaniczne

Pomieszczenie serwerowni powinno być wyposażone w elementy infrastruktury, które zabezpieczą je mechanicznie. Przy adaptacji pomieszczenia powinny zostać uwzględnione w szczególności wymagania dotyczące ochrony przed włamaniami oraz ochrony przeciwpożarowej.

Zabezpieczenie pomieszczeń serwerowni przed włamaniem w kontekście infrastruktury wymaga realizacji działań tj.:

• wzmocnienia ścian do odporności klasy minimum P3, np. poprzez wybudowanie ścianki z profili i szkła,

• wyposażenie pomieszczenia w okna antywłamaniowe (szyby budowlane o zwiększonej odporności na włamanie, okucia antywłamaniowe) - klasa minimum P3,

• wyposażenie pomieszczenia w rolety antywłamaniowe lub kraty,

• oklejenie okien folią antywłamaniową,

• wyposażenie pomieszczenia w drzwi antywłamaniowe klasy C z zamkami klasy C.

WT-3 Zabezpieczenia przeciwpożarowe

Zabezpieczenie pomieszczeń serwerowni ze względu na ochronę przeciwpożarową w kontekście infrastruktury wymaga realizacji działań tj.:

• drzwi o podwyższonej odporności ogniowej,

• pokrycie podłogi posadzką o podwyższonej odporności ogniowej lub parkietu lakierem posiadającym atest na odporność ogniową,

• wykonanie technicznego sufitu podwieszanego z materiałów posiadających odporność ogniową.

• system automatycznego gaszenia zarzewia pożaru.

WT-4 Podłoga techniczna, sufit podwieszany

Jednym z ważnych elementów infrastruktury serwerowni jest podłoga techniczna i sufit podwieszany, które montowane są w pewnej odległości od podłogi i sufitu a powstała w ten sposób przestrzeń umożliwia poprowadzenie okablowania zasilania energetycznego, sieci komputerowej, alarmowej, ppoż. a także kanałów wentylacyjnych i gaśniczych. Do stojących w serwerowni urządzeń komputerowych wiązki przewodów dochodzą albo z dołu (poprzez otwory w podłodze) lub z góry (poprzez otwory w suficie).


192

WT-5 Okablowanie

Dla zapewnienia fizycznej ochrony okablowania należy zastosować następujące wymagania:

• zdefiniowany standard okablowania strukturalnego,

• wszystkie fizyczne przyłącza do sieci i gniazda sieci zlokalizowane w pomieszczeniach znajdujących się wyłącznie na terenie organizacji,

• opracowanie zasad identyfikacji przyłączy i gniazd sieci,

• położenie okablowania w wydzielonych kanałach, które spełniają wymagania klimatyczne, elektromagnetyczne i przeciwpożarowe,

• fizycznie odseparowane kanały okablowania strukturalnego i energetycznego,

• w celu monitorowania uszkodzeń oraz ochrony przed podsłuchem kanały okablowania sieciowego powinny być zaopatrzone w system monitorowania fizycznego dostępu (podciśnienie /impedancja opancerzenie) oraz podlegać stałym i okresowym przeglądom,

• należy opracować dokumentację okablowania (topologia, architektura, identyfikacja, standardy, normy procedury, instrukcje i inne), która jest następnie zarządzana i aktualizowana,

• przeprowadzanie regularnych prac konserwatorskich, wszystkie modyfikacje sieci transmisyjnych, jako skutek prac konserwacyjnych, opisywane powinny być w dzienniku wraz z danymi osoby odpowiedzialnej i osób uczestniczących w pracach, datą ich wykonania, przyczynami prac i ewentualnymi uwagami.

WT-6 Zasilanie awaryjne

W skład systemu zasilania wchodzą:

• wydzielone dla potrzeb systemów informatycznych linie zasilania elektrycznego,

• agregaty prądotwórcze wraz z zapasem paliwa,

• układy podtrzymania napięcia,

• systemy stabilizujące parametry zasilania oraz układy ochrony przed przepięciami.

Podstawowym elementem zasilania awaryjnego są zasilacze bezprzerwowe UPS (Uninterruptible Power Supply). Zasilacz UPS zapewnia nieprzerwaną pracę systemu w przypadku krótkotrwałych awarii (ok. 20 – 40 min.) oraz chroni urządzenia przed zbyt wysokim napięciem.

Kolejnym elementem systemu zasilania awaryjnego są agregaty prądotwórcze, które pozwalają na podtrzymywanie pracy urządzeń w przypadku wystąpienia długotrwałych awarii. W odróżnieniu od zasilaczy UPS, które wykorzystują energię dostarczaną poprzez sieć elektryczną, agregat sam wytwarza prąd z wykorzystaniem silnika spalinowego.

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest zapewnienie dla potrzeb urządzeń serwerowni zasilania z dwóch niezależnych przyłączy energetycznych. Jedno z przyłączy pełni funkcję podstawowego, a drugie zapasowego. W przypadku awarii następuje automatyczne przełączenie źródła zasilania z łącza podstawowego na zapasowe. Po usunięciu awarii sytuacja wraca do stanu wyjściowego.


193

WT-7 Środowisko (klimatyzacja i wentylacja)

Dla zapewnienia niezawodności działania sprzętu w serwerowni wymagane jest zagwarantowanie odpowiedniej temperatury i wilgotności środowiska pracy. Odpowiednie warunki środowiskowe uzyskuje się poprzez zainstalowanie w serwerowni precyzyjnie skonfigurowanych urządzeń klimatyzacyjnych i wentylacyjnych.

Optymalne parametry powietrza wewnątrz serwerowni są następujące:

• temperatura: 22°C ± 2°C,

• wilgotność: od 40% do 50%,

• klasa czystości powietrza: filtry klasy minimum EU-3, optymalnie EU-5,

• utrzymanie nadciśnienia w serwerowni.

Dla zapewnienia większej niezawodności istnieje możliwość zagwarantowania redundantnego systemu klimatyzacji (zapewnienie rezerwy mocy chłodniczej). W tym przypadku awaria lub ewentualne przeglądy jednej jednostki nie powodują przestoju systemów.

Systemy środowiskowe (klimatyzacyjne i wentylacyjne) powinny dodatkowo umożliwiać:

• monitorowanie ciągłości utrzymania warunków w serwerowni poprzez umieszczenie czujników temperatury, wilgotności, zalania w różnych miejscach serwerowni,

• powiadamianie o sytuacjach krytycznych w otoczeniu (powiadamianie poprzez sms, email, komunikator internetowy),

• utrzymanie wymuszonych systemów wentylacyjnych.

WT-8 Dodatkowo dla zwiększenia bezpieczeństwa fizycznego serwerowni można rozważyć wdrożenie:

• systemu kontroli dostępu,

• systemu alarmowego,

• systemu telewizji przemysłowej (monitoring, ochrona).

Wymagania dot. długoterminowych warunków wilgotnościowych i temperaturowych

WT-9 Dla elementów architektury fizycznej wymagana jest nieprzerwana praca zakupionych urządzeń:

• przy wilgotności względnej od 10% do 90%,

• w temperaturze od 5 do 35 C.

WT-10 Obciążenia termiczne maksymalnie 51200 BTU/h w szafie 600mm x 1200mm x 1998mm.

Wytyczne dla interfejsów fizycznych

WT-11 Zastosowanie kart sieciowych na wszystkich urządzeniach.

WT-12 Połączenia LAN min. 10 Gbps między serwerami a switchem.

WT-13 Interfejsy Fibre-Channel do połączenia macierzy SAN o prędkości min. 8Gb/sek.

Tabela 55. Wymagania sprzętowe do szaf i serwerowni, długoterminowych warunków wilgotnościowych i temperaturowych, specyfikacji energetycznej sprzętu, interfejsów fizycznych wewnętrznej serwerowni


194

ID Opis

WT-14 Podstawowe usługi sieciowe: DHCP oraz DNS wspierający DNSSEC

WT-15 Usługi katalogowe oparte o LDAP i pozwalające na uwierzytelnianie użytkowników stacji roboczych, bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania na tych stacjach, pozwalające na zarządzanie zasobami w sieci (użytkownicy, komputery, drukarki, udziały sieciowe), z możliwością wykorzystania następujących funkcji:

a. Podłączenie do domeny w trybie offline – bez dostępnego połączenia sieciowego z domeną,

b. Ustanawianie praw dostępu do zasobów domeny na bazie sposobu logowania użytkownika – na przykład typu certyfikatu użytego do logowania,

c. Odzyskiwanie przypadkowo skasowanych obiektów usługi katalogowej z mechanizmu kosza.

d. Bezpieczny mechanizm dołączania do domeny uprawnionych użytkowników prywatnych urządzeń mobilnych.

WT-16 Praca zdalna na serwerze z wykorzystaniem terminala (cienkiego klienta) lub odpowiednio skonfigurowanej stacji roboczej

WT-17 Centrum Certyfikatów (CA), obsługa klucza publicznego i prywatnego) umożliwiające:

a. Dystrybucję certyfikatów poprzez http

b. Konsolidację CA dla wielu lasów domeny,

c. Automatyczne rejestrowania certyfikatów pomiędzy różnymi lasami domen,

d. Automatyczne występowanie i używanie (wystawianie) certyfikatów PKI X.509.

WT-18 Szyfrowanie plików i folderów.

WT-19 Szyfrowanie połączeń sieciowych pomiędzy serwerami oraz serwerami i stacjami roboczymi (IPSec).

WT-20 Możliwość tworzenia systemów wysokiej dostępności (klastry typu fail-over) oraz rozłożenia obciążenia serwerów.

WT-21 Wsparcie dla protokołu IP w wersji 6 (IPv6).

WT-22 Wbudowane usługi VPN pozwalające na zestawienie nielimitowanej liczby równoczesnych połączeń.


195

WT-23 Wbudowane mechanizmy wirtualizacji (Hypervisor) pozwalające na uruchamianie do 1000 aktywnych środowisk wirtualnych systemów operacyjnych. Wirtualne maszyny w trakcie pracy i bez zauważalnego zmniejszenia ich dostępności mogą być przenoszone pomiędzy serwerami klastra typu failover z jednoczesnym zachowaniem pozostałej funkcjonalności. Mechanizmy wirtualizacji mają zapewnić wsparcie dla:

a. Dynamicznego podłączania zasobów dyskowych typu hot-plug do maszyn wirtualnych,

b. Obsługi ramek typu jumbo frames dla maszyn wirtualnych.

c. Obsługi 4-KB sektorów dysków

d. Nielimitowanej liczby jednocześnie przenoszonych maszyn wirtualnych pomiędzy węzłami klastra

e. Możliwości wirtualizacji sieci z zastosowaniem przełącznika, którego funkcjonalność może być rozszerzana jednocześnie poprzez oprogramowanie kilku innych dostawców poprzez otwarty interfejs API.

f. Możliwości kierowania ruchu sieciowego z wielu sieci VLAN bezpośrednio do pojedynczej karty sieciowej maszyny wirtualnej (tzw. trunk mode).

WT-24 Możliwość automatycznej aktualizacji w oparciu o poprawki publikowane przez producenta wraz z dostępnością bezpłatnego rozwiązania producenta serwerowego systemu operacyjnego umożliwiającego lokalną dystrybucję poprawek zatwierdzonych przez administratora, bez połączenia z siecią Internet.

WT-25 Wsparcie dostępu do zasobu dyskowego poprzez wiele ścieżek (Multipath).

WT-26 Możliwość instalacji poprawek poprzez wgranie ich do obrazu instalacyjnego.

WT-27 Mechanizmy zdalnej administracji oraz mechanizmy (również działające zdalnie) administracji przez skrypty.

WT-28 Możliwość zarządzania przez wbudowane mechanizmy zgodne ze standardami WBEM oraz WS-Management organizacji DMTF.

WT-29 System zarządzania środowiskiem wirtualnym powinien składać się z:

- serwera zarządzającego, - relacyjnej bazy danych przechowującej informacje o zarządzanych elementach, - konsoli, instalowanej na komputerach operatorów, - portalu self-service (konsoli webowej) dla operatorów „departamentowych”, - biblioteki, przechowującej komponenty niezbędne do budowy maszyn

wirtualnych, - agenta instalowanego na zarządzanych hostach wirtualizacyjnych, - „konektora” do systemu monitorującego pracę hostów i maszyn wirtualnych.


196

WT-30 System musi mieć możliwość tworzenia konfiguracji wysokiej dostępności (klaster typu fail-over) z wykorzystaniem mechanizmu równoważenia obciążenia (Load Balancing). Powinna zostać zapewniona redundancja połączeń serwerów z sieciami komputerowymi, zasilania, połączenia z zasobami dyskowymi (macierzami), w tym pełna redundancja elementów samej macierzy (kontrolerów, zasilaczy, połączeń z serwerami). Dodatkowo, maszyna wirtualna powinna pracować na pierwszym hoście, natomiast na drugim system wirtualizacji tworzy kopię tej maszyny i cały czas na bieżąco synchronizuje stan tej maszyny ze stanem oryginału, aby zapewnić ciągły dostęp do wirtualnej maszyny, nawet w przypadku awarii hosta.

Tabela 56. Dodatkowe wymagania techniczne

Wymagania dotyczące wariantu IIa, IIb, oraz III.

ID Opis

WTK-1 Spełnienie wymagań TIER 3 wg. normy TIA-942, tzn. systemy podstawowe oraz systemy redundantne. Redundancja polega na zapewnieniu systemu rezerwowego gotowego do pracy w każdej chwili. Możliwość bardzo krótkich przerw w działaniu systemu, związany z obsługą i konserwacją. Poziom dostępności systemu wynosi 99,982%.

Podmiot oferujący usługi kolokacji musi przedstawić szczegółowe zestawienie na zgodność z wymaganiami normy.

Tabela 57. Wymagania dot. kolokacji – warianty IIa, IIb, III.

5.4. Techniczna koncepcja integracji oraz migracji danych z istniejących systemów informatycznych do systemu ERP

5.4.1. Techniczna koncepcja integracji W zakresie wdrożenia Systemu ERP przewidziana jest integracja oraz migracja danych przez Wykonawcę. Integracja danych będzie polegać na wykorzystaniu istniejących interfejsów istniejącego oprogramowania UMK w celu zsynchronizowania potrzebnych danych bądź zbudowanie potrzebnych mechanizmów importu danych na podstawie dostępnych formatów eksportu/łączności istniejących systemów UMK.

Tam gdzie jest to możliwe, systemy powinny być integrowane za pomocą interfejsów webowych (web-services) bez konieczności wymiany plików. Tam gdzie jest to wskazane ze względów wydajnościowych (przy braku przeciwwskazań prawnych), istnieje możliwość tworzenia replikacji danych (np. raz na dobę).

W tabeli poniżej przedstawiono listę systemów, których dane wymagają integracji wraz z ogólnym opisem specyfiki integracji danych poszczególnych systemów.


197

System Zakres informacyjny lub rodzaj integrowanych

danych

Płatnik

Wymiana danych w zakresie obsługi dokumentów ubezpieczeniowych i wymianę informacji z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych – w tym wszystkich formularzy wymaganych przez KSI-ZUS.

MIDAS II

Informacje dotyczące naliczania i windykacji opłat związanych z nieruchomościami. System użytkowany jest przez Wydział Księgowo-Rachunkowy, Wydział Gospodarki Mieniem i Biuro Zasobu Skarbu Państwa. Zawiera główne moduły (funkcjonalności): Użytkowanie wieczyste, Dzierżawy, Odszkodowania, Obrót (sprzedaż ratalna) oraz Windykacja. System Midas II jest zintegrowany z systemem Kataster WZ. Została zaimplementowana funkcja w aplikacji pozwalająca na dokonywanie sprawdzania integralności danych występujących w obu systemach. Integracja z innymi systemami planowana jest w późniejszym terminie

AA_USC

Integracja w zakresie obsługi zgłoszeń Urodzeń, Małżeństw, Zgonów w zakresie rejestracji, drukowania aktów i wydawania odpisów, zarządzanie obiegiem dokumentów w USC. Dodatkowo, wysyłane są dane statystycznych do GUS, wysyłka powiadomień do Ewidencji Ludności i Dowodów Osobistych.

CEIDG

Integracja w zakresie Obsługi wniosków przedsiębiorców w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Rejestracja działalności gospodarczej, wprowadzanie danych nt.: działalność regulowana w zakresie transportu drogowego i ośrodków szkolenia kierowców, działalność regulowana w zakresie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych. Aplikacja internetowa na stronie http://prod.ceidg.gov.pl/

SELWIN - System Ewidencji Ludności Integracja informacji znajdujących się w Karcie Osobowej Mieszkańca (KOM). Obsługa interesanta:


198

meldowanie na pobyt czasowy/stały, wymeldowanie i wydawanie dowodów tożsamości. Obsługa korespondencji, tzn. rejestrowanie urodzenia, zgonu, zmian w stanie cywilnym oraz prowadzenie weryfikacji danych ewidencyjnych aktualnych i archiwalnych. Archiwum także zawiera dane o wszelkich dokonanych zmianach.

System Informacji Oświatowej

Integracja danych znajdujących się w modułach: - moduł dotyczący składania i rozpatrywania wniosków o upoważnienie do dostępu do bazy danych SIO; - moduł dotyczący Rejestru Szkół i Placówek Oświatowych; - moduł dotyczący przekazywania i pozyskiwania danych dziedzinowych Dodatkowe informacje znajdują się w art. 120 – 124 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej.

ŹRÓDŁO Integracja danych w zakresie ewidencji ludności, wydawanie dowodów osobistych oraz aktów stanu cywilnego. Planowany termin uruchomienia: -2015

Besti@ Integracja danych w zakresie zarządzania budżetami jednostek samorządu terytorialnego, w tym planowania i modyfikacji budżetu.

System Obsługi Obywatela - Dowody Osobiste

Integracja w zakresie informacji dot. wydawania dowodów osobistych mieszkańcom.

SMSAPI Integracja w zakresie informacji dot. masowej wysyłki wiadomości SMS.

FINN

W zależności od propozycji Wykonawcy – integracja z tymczasowym rozwiązaniem lub zastąpienie nowym rozwiązaniem. Zakres informacyjny: zarządzanie dokumentami UM Katowice, Kontrola dekretacji pism – automatyzacja obsługi work-flow zawartych w wymaganiach (np. dekretacja budżetu). Dostępne kanały integracyjne za pomocą Web Service.

Kataster WZ

Integracja w zakresie zbiorów danych przestrzennych infrastruktury informacji przestrzennej oraz inne zbiory i usługi danych. Obecna jest integracja z SELWIN, SOD, - poprzez


199

dedykowane interfejsy. Także projekt MSZKIIP - w trakcie wdrażania jest częściowa integracja z programem FK firmy Rekord. Dane obecnie przechowywane są w Oracle Spatial.

UniKD

Integracja scentralizowanego zarządzania systemem kontroli dostępu. Oprogramowanie jest przeznaczone do współpracy z urządzeniami oferowanymi przez UNICARD SA.

SODIR Wymiana danych dotyczących dofinansowania do wynagrodzenia dla osób niepełnosprawnych.

Tabela 58. Przewidziany zakres informacyjny integrowanych danych

5.4.2. Techniczna koncepcja migracji Migracja danych będzie polegać na przeniesieniu do Systemu ERP Miasta Katowice wszystkich wymaganych przez Zamawiającego danych niezbędnych do uruchomienia Systemu. W tabeli poniżej przedstawiono listę systemów, których dane wymagają migracji wraz z ogólnym opisem specyfiki migracji danych z poszczególnych systemów.

System Zakres informacyjny lub rodzaj

migrowanych danych

System Ratusz, Moduły: BUDŻET, FAKTURA, FK, Odpady, Rejestr umów dochodowych, FK Gminy, Kasa, Pojazd, Dysponent, Egzekucje, ELTD, Rejestr opłat, JGU Księgowość, POSESJA-WYMIAR, POSESJA-KSIĘGOWOŚĆ, JGU-WYMIAR, POSESJA-KSIĘGOWOŚĆ, POSESJA-WYMIAR, Rejestr Opłaty Skarbowej, Środki Trwałe, INWENT, MAGAZYN, Zarządzanie Dokumentami, Kady-Obce, Kadry, LIDER, PKZP, RCP.

Wymagana jest migracja wszelkich danych finansowo księgowych obecnie wdrożonych modułów systemu Ratusz. Dane przechowywane są w bazie danych Firebird.

Obecnie eksport danych większości modułów odbywa się poprzez generowanie plików XLS,PDF.

LBPP

Migracja danych dotyczących planowania zadaniowego oraz budowy wieloletnich prognoz finansowych dla Miasta Katowice jednostek organizacyjnych (z wyłączeniem jednostek oświatowych). Obecnie istnieje możliwość eksportu danych do następujących formatów: XLS, XML, PDF,


200

CSV, TXT.

ODO REJESTR_SKARG_I_WNIOSKÓW Migracja danych rejestru skarg i wniosków z bazy danych MS Access.

Analiza ISO Migracja danych dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001 z bazy danych Borland.

KSAT2000 - moduł Alkohole

Migracja ewidencji zezwoleń na sprzedaż alkoholu. (Wpis danych o miejscu sprzedawania, o przedsiębiorcy, spółce, o formie sprzedaży ( na wynos, na miejscu), o rodzaju alkoholu, generowanie przypisów i rejestracja opłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholu /wydanie lub przedłużenie zezwolenia/, rejestracja decyzji o wygaszeniu lub cofnięciu zezwolenia). Do zmigrowania są dane dodatkowe, których nie ma w CEiDG.

ODPN

Migracja danych dot. rejestru szkół i obsługa dotacji dla placówek niepublicznych oraz publicznych prowadzonych przez osoby inne niż Miasto Katowice. Naliczenie dotacji, zbieranie danych o frekwencji w szkołach ponadgimnazjalnych, rozliczanie wykorzystanej dotacji. Cześć serwerowa wykonana w technologii ASP.NET na bazie danych MS SQL 2008. Możliwość eksportu pdf, xls.

PABS

Migracja danych systemu wspomagania zarządzania jednostkami oświatowymi

Działa na bazie danych PostgreSQL.

Możliwość eksportu danych XLS, XML, PDF.

E-LOKAL

Migracja danych w zakresie obsługi formularzy lokalowych wraz z prowadzeniem bazy wniosków i generowanie zestawień o przydział lokalu mieszkalnego. W oparciu o bazę danych MySQL.

E-Rejestry

Migracja danych dot. stacji kontroli pojazdów, rejestr ośrodków szkolenia kierowców. W oparciu o bazę danych MySQL.


201

Tabela 59. Przewidziany zakres informacyjny migrowanych danych

Proces migracji danych powinien zostać przeprowadzony wielokrotnie:

1. W celach testowania poprawności migracji,

2. Na potrzeby wdrożenia pilotażowego,

3. Na potrzeby wdrożenia końcowego.

Plan migracji danych zostanie przygotowany przez Wykonawcę dla każdego z wykorzystywanych systemów, z którego przeprowadzona będzie migracja danych do Systemu ERP.

Proces migracji danych będzie podlegał weryfikacji kompletności, poprawności wykonania od strony technicznej oraz funkcjonalnej.

W ramach procesu migracji Wykonawca dokona integracji danych pochodzących z różnych systemów Zamawiającego, danych które w nowym systemie będą stanowiły jeden zbiór, np. kartoteka kontrahentów.

Proces migracji danych zostanie zainicjowany na zlecenie Zamawiającego i potwierdzony Protokołem Odbioru – bez zastrzeżeń.

Migracja danych odbędzie się w następujących krokach:

1. przygotowanie testów dla wdrożenia, w tym przygotowanie scenariuszy testowych oraz organizacja i przeszkolenie zespołu testującego,

2. przygotowanie testów rozwiązań konwersji i migracji danych,

3. przygotowanie reprezentatywnych danych pozwalających przetestować procesy konwersji i migracji danych,

4. przeprowadzenie testów dla systemu oraz migracji danych,

5. zmodyfikowanie systemu oraz rozwiązań konwersji i migracji danych na podstawie wyników testów.

6. Przewidywane są następujące rodzaje testów:

• modułowe,

• integracyjne,

• uprawnień,

• obciążeniowe / wydajnościowe,

• techniczne.

Kroki te zostaną przeprowadzone zarówno dla wdrożenia pilotażowego, jak dla końcowego wdrożenia produkcyjnego.

Migracja danych

Migracja danych Obejmuje przeprowadzenie przez Wykonawcę przeniesienia danych,

kontrolę ich jakości i spójności. Migracja danych w tej fazie obejmie przeniesienie danych


202

podstawowych i danych transakcyjnych możliwych do zmigrowania przed startem,

niezbędnych do kontynuowania procesów biznesowych UMK i JO w nowym systemie ERP.

Plan Migracji powinien określać wszystkie kroki i działania w odpowiedniej kolejności, by

zapewnić kompletność przygotowania do Startu systemu produkcyjnego. Plan przejścia na

system produkcyjny będzie stopniowo uszczegółowiany, uzyskując największą dokładność na

kilka dni przed startem.

Zakres dokumentu Planu Migracji obejmuje m. in.:

1) harmonogram wykonania migracji danych na System Produkcyjny,

2) określenie, jakiego typu (automatyczna i manualna) i w jakiej kolejności będzie

przeprowadzana migracja danych,

3) określenie szacunkowego czasu trwania migracji oraz szczegółowego harmonogramu

jej wykonania,

4) procedury wykonania kopii zapasowej i odtworzenia podczas wykonywania migracji,

5) plan dostępności zasobów i wsparcia podczas startu produkcyjnego (lokalizacje,

numery telefonów itp.),

6) procedury zakończenia pracy z poprzednio używanym systemem.

Techniczne przygotowanie systemu do migracji oraz integracji danych

Ostateczne zakończenie przygotowań do startu produkcyjnego Systemu obejmieo

następujące działania:

1) przeniesienie danych podstawowych i danych transakcyjnych zgodnie z ustaloną

procedurą migracji oraz ręczne wprowadzenie innych danych, które z różnych względów

nie są wprowadzane automatycznie,

2) integracja Systemu w jednostkach organizacyjnych Zamawiającego objętych wdrożeniem

z systemami informatycznymi objętymi procesem integracji,

3) ostateczna weryfikacja poprawności działania Systemu Produktowego oraz jego

bezpieczeństwa oraz podjęcie decyzji o starcie produkcyjnym Systemu.

W ramach projektu migracji oraz integracji, należy opracować:

1. Zdefiniowany zakres migracji:

• Zdefiniowana architektura docelowa danych;

• Zakończone mapowanie danych;

2. Wymagania migracyjne (Podejście dla poszczególnych systemów);

3. Wymagania integracji (podejście dla poszczególnych systemów);


203

4. Określenie produktów migracji (podział zakresu na produkty);

5. Określenie produktów integracji (podział zakresu na produkty);

6. „Zamrożenie danych” w poszczególnych systemach (brak zmian);

7. Środowisko migracyjne (przygotowane środowiska techniczne dla poszczególnych produktów migracji);

8. Określenie i uzgodnienie poziomu jakości danych.

Poniżej znajduje się proponowany format opisu sposobu migracji tabeli danych:

TABELA: <<Nazwa Tabeli>>

Opis tabeli: Tabela zawiera wykaz <<….>>

Nr pola Opis System Pierwotny System Docelowy 1.

Nazwa pola w tablicy

Typ i długość pola

Opis biznesowy:

Nazwa słownika i wartości w słowniku:

Czy wartość wprowadzana automatycznie

Biznesowe reguły wyboru wartości w polu

Opis zastosowanej transformacji danych

Mapa dokonywanych transformacji powinna zawierać następujące informacje:

• Z jakiej aplikacji mapowane są dane;

• Rodzaj bazy danych;

• Rodzaj/typ transformacji (ETL czy bezpośrednia);

• Zakres migrowanych danych;

• Moment zamrożenia danych w systemie i nie wprowadzania nowych danych;

• Wymagania techniczne interfejsu migracji, lub konfiguracji narzędzi, sposobu migracji.

Dopuszczane są następujące typy migracji: Bezpośrednia (od celu do celu), Trzystopniowa migracja, uwzględniająca pośrednie środowisko migracyjne.

Transformacja od celu do celu zawierać powinna następujące kroki:

• Krok 1: Ekstrakcja (i Transformacja);


204

• Krok 2: (Transformacja i) Ładowanie;

• Transformacja może być dokonana zarówno w systemie źródłowym jak i docelowym.

Dopuszczalne są następujące rodzaje testów migracji danych:

• MDT – Migrated Data Test (Walidacja poprawności zmigrowanych danych za pomocą narzędzia transformacyjnego).

• BIT – Business Integration Test (Walidacja typu end-to-end (od początku do końca) poprawności działania krytycznych procesów wykorzystując zmigrowane dane.

• TT – Time Travel Test (Walidacja poprawności działania krytycznych procesów wykorzystując zmigrowane dane: na koniec dnia, na koniec miesiąca, na koniec roku, przy zdarzeniach sterowanych czasem.)

• MDR – Mass Data Reconciliation (Walidacja poprawności działania systemu (jego parametrów) na wskroś. Np.: Poprawność obliczeń dot. obiektów w systemie (Czy liczba podmiotów wewnątrz obszaru/grupy/cech jest poprawna).

• LR – Left Right Test (Porównanie raportów opartych o ten sam zestaw danych w systemie źródłowym i docelowym: te same raporty muszą dać identyczne wyniki).

• PT – Performance Test (Test wydajności systemu docelowego – sprawdzenie jak wolumen zmigrowanych danych wpływa na wydajność systemu).

Koncepcja wdrożenia systemu ERP w Urzędzie Miasta Katowice i jednostkach organizacyjnych Miasta Katowice Koncepcja wdrożenia Systemu

205

6. KONCEPCJA WDROŻENIA SYSTEMU

6.1. Organizacja zespołu projektowego i zarządzanie projektem

Ważnym elementem prowadzenia projektu tej wielkości i złożoności jest jego organizacja. Na bazie doświadczenia naszych konsultantów oraz obserwacji projektów IT prowadzonych w administracji publicznej proponujemy oprzeć zarządzanie projektem o metodykę Prince2. Mimo dużego obciążenia uczestników projektu zadaniami zarządczymi związanym ze stosowaniem metodyki Prince2, zalecamy ją i proponujemy w ramach przygotowania do projektu powołać formalną strukturę projektową przedstawioną na następującym rysunku:

Rysunek 37: Propozycja struktury projektowej

Struktura projektowa zgodnie z powyższą ilustracją będzie składać się z dwóch części, a mianowicie stałego składu projektowego oraz osób i zespołów, którzy będą czasowo zaangażowani w realizację projektu w zależności od aktualnych potrzeb lub danej fazy realizacji projektu. W skład stałego zespołu projektowego liczącego 16 osób wchodzą:

1. Komitet Sterujący (6 osób), 2. Kierownik Projektu (1 osoba), 3. Pracownik Biura Projektów (1 osoba), 4. Zespół Realizacyjny (8 osób odpowiedzialnych za 8 obszarów merytorycznych).


206

Jako zasoby dodatkowe do realizacji projektu, wykorzystywane będą: 1. Komisja przetargowa 2. Konsultanci merytoryczni z obszarów 3. Zespół wdrożeniowy (w fazie pilotażowej i wdrożeniowej)

Zadaniem Komisji przetargowej składającej się z minimum 3 osób będzie sprawne przeprowadzenie postępowania na wybór dostawcy systemu klasy ERP oraz realizacja zadań w obszarze zamówień publicznych. Prace komisji przetargowej wspierać będą osoby z zespołu realizacyjnego, które będą odpowiedzialne za merytoryczne zagadnienia w trakcie przeprowadzania postępowania (np. w tworzenie OPZ, odpowiadanie na zapytania oferentów itp.).

Zadaniem konsultantów merytorycznych (przewidywana liczba 19 konsultantów), będzie wsparcie zespołu dostawcy zewnętrznego w przeprowadzeniu analizy oraz przygotowaniu projektu technicznego uwzględniającego wszystkie specyfiki UMK oraz JO, a także procesów, które będą wspierane przez wdrażane narzędzie.

Zadaniem zespołów wdrożeniowych będzie przygotowanie, zaprojektowanie oraz nadzór nad wdrażaniem w poszczególnych lokalizacjach modułów systemu ERP, weryfikacja poprawności migracji danych oraz wsparcie procesu przeprowadania testów UAT (testy akceptacyjne użytkownika końcowego). Zależnie od etapu, zespół wdrożeniowy po stronie UMK będzie liczyć od 40 osób (etap II – Wykonanie i przeprowadzenie Pilotażu Systemu) do 105 osób (etap III – Wdrożenie Systemu).

Za poprawne, efektywne i zgodne z założeniami projektowymi zrealizowanie wdrożenia odpowiedzialny będzie Kierownik Projektu. Do sprawnej realizacji, Kierownik Projektu będzie wykorzystywać kilka narzędzi. Pierwszym z nich będzie formalnie powołana struktura z określonymi zadaniami i uprawnieniami Kierownika Projektu. Drugim narzędziem będzie powołane Biuro projektu z pracownikiem, którego zadaniem będzie koordynowanie działań formalno-prawnych oraz odciążenie Kierownika Projektu od realizacji zadań natury administracyjnej. Dodatkowym zadaniem Biura Projektu będzie dbanie o komunikację w projekcie, a także koordynowanie działań promocyjnych projektu.

Kolejnym narzędziem wspierającym efektywne realizowanie zadań w projekcie powinno być ustanowienie funduszu premiowego dla projektu, którego rekomendowanym dysponentem powinien być Kierownik Projektu. Premie z funduszu premiowego będą bazować na liscieliścieliscie celów i ich priorytetów, co oznacza, że wysokość powinna być zależna od terminowości zrealizowanych zadań oraz ich priorytetów dla projektu.


207

6.2. Harmonogram wdrożenia Przedmiotem wdrożenia jest System ERP dla UM Katowice oraz jednostek organizacyjnych miasta. Zakres usług wdrożeniowych obejmuje w szczególności:

1. Dostosowanie systemu ERP (oferowanego przez Wykonawcę) i wykonanie dodatkowych modułów/elementów Systemu, według założeń, opisu procesów i wymagań funkcjonalnych oraz niefunkcjonalnych, określonych w niniejszym dokumencie oraz zgodnie z dokumentacją techniczną opracowaną przez Wykonawcę i zatwierdzoną przez Zamawiającego;

2. Dostarczenie i instalacja niezbędnych do prawidłowego i efektywnego działania elementów infrastruktury technicznej;

3. Migrację danych do Systemu ERP na podstawie przygotowanego przez Wykonawcę projektu migracji danych zatwierdzonego przez Zamawiającego;

4. Integrację Systemu ERP z systemami: SMSAPI, Kataster WZ, Płatnik, MIDAS II, AA_USC, CEIDG, SELWIN - System Ewidencji Ludności, System Informacji Oświatowej, ŹRÓDŁO, Besti@, System Obsługi Obywatela - Dowody Osobiste.

5. Wdrożenie Pilotażowe Systemu w UM Katowice oraz wybranych jednostkach organizacyjnych miasta, na podstawie przygotowanego przez Wykonawcę planu pilota, zatwierdzonego przez Zamawiającego.

Zaangażowanie reprezentatywnej grupy jednostek w pilotażu ma na celu weryfikację mechanizmów integracyjnych, współdzielenia i wymiany danych pomiędzy jednostką organizacyjną a UM Katowice.

Zakłada się, że wdrożenie pilotażowe będzie realizowane w pierwszej kolejności w wydziałach UM Katowice, a następnie po osiągnięciu odpowiedniego zaawansowania prac (w tym np. zaprojektowaniu interfejsów do wymiany danych) również w jednostkach organizacyjnych. Dla przyspieszenia prac zakłada się częściowe zrównoleglenie działań wdrożeniowych.

Wykonawca powinien tak zaplanować wdrożenie w UM Katowice oraz jednostkach, aby zminimalizować okres równoległego funkcjonowania obecnych systemów i wdrażanego Systemu ERP.

6. Wdrożenie właściwe Systemu w pozostałych jednostkach organizacyjnych miasta, po wprowadzeniu zmian i akceptacji Wdrożenia Pilotażowego przez Zamawiającego.

W przypadku wdrożenia w jednostkach zakładać należy równoległe prace wdrożeniowe w wielu jednostkach, tak aby okres zaplanowany na wdrożenie we wszystkich jednostkach (Etap III) był wystarczający oraz aby zapewnić wymagany, adekwatny do wielkości i złożoności (potrzeb) jednostki, czas na wdrożenie.


208

Kolejności wdrażania obszarów biznesowych Systemu ERP powinna być podyktowana zminimalizowaniem ryzyka zakłócenia lub przerwania ciągłości działania UM Katowice i jednostek organizacyjnych Miasta. Kluczem, jaki przyjęto do kolejności wdrożenia, jest rodzaj i wrażliwość danych przetwarzanych w zakresie modułów. Zaleca się następującą kolejność wdrożenia modułów ERP (zalecenie dotyczy zarówno UM Katowice jak i poszczególnych jednostek organizacyjnych Miasta):

1. Dane dotyczące podmiotu i rejestracja działań oraz rozliczeń z nim związanych:

1.1. Moduł Kadry i Płace

2. Dane finansowe, związane z planowaniem budżetu i rozliczeniami:

2.1. Moduł Finanse i Księgowość

2.2. Moduł Budżet i Sprawozdawczość

3. Dane dot. podatków i opłat (powiązanie danych podmiotu i finansowych, w zakresie rozliczeń)

3.1. Moduł Podatki i Opłaty Lokalne

4. Dane uzupełniające:

4.1. Moduł Windykacja i Egzekucja

4.2. Moduł Infrastruktura i Zasoby

5. Dane dot. monitorowania i sprawozdawczości:

5.1. Moduł Raporty i Analizy Zarządcze

Zakłada się, że przedmiot zamówienia będzie realizowany w podziale na etapy oraz zadania w zakresie wdrożenia. Terminy dotyczące etapów są obligatoryjne dla wykonawcy, terminy określone w ramach etapów mogą być modyfikowane, w wyniku przygotowania Planu danego Etapu przez Wykonawcę, uzgodnionego i zatwierdzonego przez Zamawiającego.

Harmonogram ogólny wdrożenia Systemu ERP przedstawia poniższa tabela:


(w miesiącach)


umowy)

I Etap I – Analiza i projekt techniczny Systemu 10 miesięcy 10 miesięcy

II Etap II – Wykonanie i przeprowadzenie Pilotażu Systemu 14 miesięcy 24 miesiące


209


(w miesiącach)


umowy)

III Etap III - Wdrożenie Systemu 24 miesiące 48 miesięcy

IV Etap IV – Eksploatacja Systemu 24 miesiące 72 miesięcy

Termin wykonania zamówienia 4 lata

Okres świadczenia usług gwarancyjnych i wsparcia utrzymania

2 lata

Tabela 60. Ogólny harmonogram wdrożenia

Harmonogram szczegółowy wdrożenia Systemu ERP przedstawia poniższa tabela. Miesiące przedstawiają termin wykonania od rozpoczęcia danego etapu tj. maksymalna czas dla Wykonawcy na skuteczną (bez wad) realizację danego elementu/zadania zamówienia.

Lp. Nazwa etapu/zadania lub kamienia milowego Termin wykonania (w miesiącach)

I Etap I – Analiza i projekt techniczny Systemu 10 miesięcy (od 1 do 10 miesiąca od podpisania

Umowy)

I.1 Opracowanie Planu Projektu 1

I.2 Opracowanie Specyfikacji Analitycznej Systemu 4

I.3 Opracowanie Projektu Technicznego Systemu 6

I.4 Opracowanie specyfikacji infrastruktury technicznej niezbędnej do prawidłowego funkcjonowania Systemu (specyfikacja elementów infrastruktury niezbędnych do zakupienia, uzupełniających zasoby posiadane przez UM Katowice)

6

I.5 Opracowanie planu migracji danych z dotychczas wykorzystywanych (zastępowanych) systemów, w zakresie Pilotażu Systemu

7


210


I.6 Opracowanie planu i specyfikacji testów systemowych i akceptacyjnych

8

I.7 Opracowanie szczegółowego planu wdrożenia Pilotażu Systemu

10

I.8 Opracowanie planu szkoleń 10

I.9 Gotowa dokumentacja Systemu (kamień milowy) 10

II Etap II – Dostosowanie oprogramowania i przeprowadzenie Pilotażu Systemu

14 miesięcy (od 11 do 24 miesiąca od

podpisania Umowy)

II.1 Dostosowanie oprogramowania i przygotowanie Pilotażowej wersji Systemu, w tym budowa interfejsów do systemów zewnętrznych

6

II.2 Dostarczenie infrastruktury technicznej niezbędnej do prawidłowego funkcjonowania Systemu

6

II.3 Instalacja i konfiguracja platformy sprzętowej 6

II.4 Przeprowadzenie testów systemowych Systemu ERP 7

II.5 Dostawa dokumentacji dla Pilotażu Systemu 7

II.6 Przeprowadzenie testów akceptacyjnych 9

II.7 Zatwierdzenie wersji Pilotażowej Systemu (kamień milowy) 9

II.8 Migracja danych i wdrożenie Pilotażu Systemu - UM Katowice oraz 5 wybranych jednostek organizacyjnych (rozwiązanie pilotażowe będzie funkcjonowało równolegle z obecnie wykorzystywanymi systemami, co podyktowane jest zminimalizowaniem ryzyka przerwania/zakłócenia ciągłości działania organizacji)

13

II.9 Przeprowadzenie szkolenia dla administratorów i użytkowników w zakresie niezbędnym do wdrożenia Pilotażu Systemu

13


211


II.10 Wnioski po Pilotażu i wprowadzenie zmian w Systemie i dokumentacji (po zakończeniu Pilota Zamawiający dokona analizy wniosków z wdrożenia pilotażowego, na podstawie tych wniosków zastrzega sobie prawo do zgłoszenia zmian w Systemie (w oprogramowaniu i dokumentacji), planie wdrożenia i migracji przed rozpoczęciem wdrożenia właściwego)

14

II.11 Testy systemowe i akceptacyjne wprowadzonych zmian Systemu

14

II.12 Migracja danych i wdrożenie Systemu w zakresie wprowadzonych zmian - UM Katowice i jednostki biorące udział w Pilotażu

14

II.13 Odbiór Systemu po zmianach - zakończenie równoległego funkcjonowania obecnie wykorzystywanych systemów i wdrażanego Systemu ERP, zgoda na realizację wdrożenia właściwego Systemu (kamień milowy)

14

III Etap III - Wdrożenie Systemu 24 miesięcy (od 25 do 48 miesiąca od

podpisania Umowy)

III.1 Opracowanie szczegółowego planu wdrożenia Systemu 2

III.2 Analiza przedwdrożeniowa, migracja danych i wdrożenie Systemu - pozostałe jednostki organizacyjne miasta oraz UM Katowice w zakresie konieczności wdrożenia zmian, w tym spowodowanych wdrożeniami w kolejnych jednostkach

22

III.3 Przeprowadzenie szkolenia dla administratorów i użytkowników

22

III.4 Wdrożony System ERP (kamień milowy) 22

III.5 Dostarczenie dokumentacji powykonawczej (w tym projektowej, szkoleniowej, użytkownika, procedur, instrukcji, regulaminów)

24


212


III.6 Uruchomienie świadczenia usług gwarancyjnych i wsparcia utrzymania

24

III.7 Zgoda na eksploatację Systemu ERP (kamień milowy) 24

IV Etap IV – Eksploatacja Systemu 24 miesiące (od 49 do 72 miesiąca od

podpisania Umowy)

IV.1 Świadczenie usług w okresie gwarancji 24

IV.2 Wsparcie utrzymania Systemu 24

IV.3 Świadczenie usług rozwojowych 24

Tabela 61. Harmonogram wdrożeni


213 / 259

6.3. Zaprojektowanie i wdrożenie Systemu W ramach prac projektowych Wykonawca opracuje w szczególności:

1. Plan Projektu, zawierający harmonogram prac w podziale na etapy zarządcze, strukturę organizacyjną projektu, procedury:

o komunikacji,

o zarządzania ryzykiem,

o zarządzania zagadnieniami,

o zarządzania zmianą,

o monitorowania i raportowania,

o zarządzania dokumentacją;

2. Plany Etapów dla każdego z etapów zarządczych, w tym szczegółowy harmonogram etapu, specyfikację produktów danego etapu, kryteria jakości dla produktów;

3. Specyfikacja Analityczna Systemu (realizacji wymagań funkcjonalnych oraz niefunkcjonalnych) na podstawie uzgodnionego sposobu modelowania wymagań (np. z wykorzystaniem notacji UML), przygotowane w ustalonym narzędziu do zarządzania nimi (np. Enterprise Architect);

4. Projekt Techniczny Systemu, w których Wykonawca przedstawi m.in.:

o wymagania dla platformy sprzętowej umożliwiające spełnienie wymogów poprawnego działania systemu oraz wymagania techniczne dla platformy produkcyjnej i testowej,

o sposób i zasady konfiguracji (w tym integracji) komponentów systemu,

o specyfikację interfejsów do systemów zewnętrznych;

5. Plan wdrożenia, który będzie zawierał opis sposobu (metodykę) wdrożenia Systemu, w tym m.in.:

o udział i obciążenie pracą komórek organizacyjnych UM Katowice oraz poszczególnych jednostek organizacyjnych Miasta,

o szczegółowy plan szkoleń;

6. Plan migracji danych, zawierający specyfikację zbiorów danych podlegających migracji, model docelowej struktury danych, metodykę i narzędzia, które zostaną wykorzystane w zakresie migracji danych;


214 / 259

7. Plan testów na podstawie uzgodnionych standardów opisywania przypadków testowych i ich zakresu.

W ramach prac wdrożeniowych Wykonawca zrealizuje m.in. następujące zadania:

1. Wykonanie Systemu ERP oraz jego interfejsów zgodnie z dokumentacją techniczną zatwierdzoną przez Zamawiającego;

2. Dostarczenie i instalacja niezbędnych do prawidłowego i efektywnego (w zdefiniowanych w wymaganiach parametrach) elementów infrastruktury technicznej;

3. Uruchomienie środowiska testowego i produkcyjnego na platformie sprzętowej;

4. Konfiguracja platformy sprzętowej oraz instalacja oprogramowania niezbędnego dla produkcyjnego działania Systemu ERP;

5. Instalacja Systemu ERP na udostępnionej przez Zamawiającego i dostarczonej przez Wykonawcę platformie sprzętowej, konfiguracja zainstalowanego oprogramowania;

6. Integracja z innymi systemami informatycznymi, zgodnie z założeniami i wymaganiami opisanymi w niniejszym dokumencie;

7. Migracja danych (dla potrzeb testów);

8. Przeprowadzenie Testów Systemowych;

9. Przeprowadzenie Testów Akceptacyjnych;

10. Migracja danych (dla potrzeb Pilota oraz systemu docelowego);

11. Przeprowadzenie wdrożenia pilotażowego Systemu;

12. Uruchomienie Systemu ERP we wszystkich jednostkach organizacyjnych miasta (roll out);

13. Wsparcie techniczne w okresie uruchomienia Systemu;

14. Optymalizacja oprogramowania i środowiska produkcyjnego i testowego.

W wyniku realizacji powyższych prac Wykonawca opracuje dokumentację powdrożeniową, eksploatacyjną zawierającą:

1. procedury wykonywania okresowych kopii bezpieczeństwa i ich przechowywania,

2. procedury zarządzania grupami użytkowników,

3. procedury modyfikacji oprogramowania i sprzętu,

4. procedury odtwarzania danych i Systemu po awarii,

5. procedura kontroli zdarzeń dotyczących bezpieczeństwa,


215 / 259

6. schemat i opis zaimplementowanego modelu danych,

7. instrukcje dla użytkowników i administratorów,

8. opis interfejsów wykorzystywanych do integracji.

6.4. Wytyczne dotyczące sposobu roll-out’u Systemu Wykonawca zobowiązuje się przeprowadzić wdrożenie w jednostkach organizacyjnych miasta zgodnie z przedstawionymi ramowymi wytycznymi.

Dla każdej jednostki wytypowanej do wdrożenie Systemu ERP Wykonawca:

1. Zaimplementuje procedury migracji danych

2. Przygotuje plan migracji danych.

3. Przeprowadzi testy poprawności migracji danych.

4. Przeprowadzi wdrożenie produkcyjne systemu.

Lp. Fazy wdrożenia Termin

I Faza I – Wdrożenie pilotażowe Systemu od 1 do 24 miesiąca

I.1 Opracowanie Specyfikacji Analitycznej Systemu od 1 do 4 miesiąca

I.2 Wdrożenie w 5 wybranych jednostkach organizacyjnych, reprezentacyjnych dla specyfiki świadczonych przez jednostki usług

od 20 do 24 miesiąca

II Faza II – Wdrożenie właściwe Systemu od 26 do 46 miesiąca

II.1 Wdrożenie w pozostałych jednostkach organizacyjnych, których systemy nie podlegają integracji

j.w.

II.2 Integracja Systemu ERP z dziedzinowymi systemami jednostek j.w.

Tabela 62. Wytyczne roll-out’u dla Systemu

6.5. Propozycja wyboru jednostek do wdrożenia pilotażowego Przy wyborze jednostek organizacyjnych Miasta do wdrożenia pilotażowego należy się kierować w szczególności następującymi przesłankami:


216 / 259

• reprezentatywność w stosunku do specyfiki świadczonych przez wszystkie jednostki organizacyjne usług,

• możliwość zweryfikowania działania mechanizmów integracyjnych, współdzielenia i wymiany danych pomiędzy jednostką organizacyjną a UM Katowice.

Dodatkowo przy wyborze jednostek istotne są również:

• zdolność organizacyjna i możliwość przypisania dedykowanych do współpracy zasobów,

• doświadczenia jednostki i pracowników we wdrażaniu systemów informatycznych.

Biorąc pod uwagę w szczególności przesłanki wyszczególnione w pierwszych dwóch podpunktach powyżej, rekomendowanymi do udziału we wdrożeniu pilotażowym są:

• Zakład Obsługi Jednostek Oświatowych,

• Zespół Szkolno-Przedszkolny Nr 1 (lub inna wybrana, duża jednostka oświatowa, posiadająca w strukturze komórki na różnym poziomie nauczania),

• Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej (lub inna wybrana jednostka świadcząca usługi pomocy społecznej na rzecz mieszkańców),

• Miejska Biblioteka Publiczna (lub inna wybrana, duża instytucja kultury),

• Zakład Targowisk Miejskich w Katowicach (lub inna jednostka pobierająca opłaty lub podatki od mieszkańców lub przedsiębiorców).

6.6. Testy Systemu W ramach testów Systemu Wykonawca zrealizuje, co najmniej następujące zadania:

1. Uruchomienie środowisk testowych na udostępnionej przez Zamawiającego platformie sprzętowej, środowiska testowe umożliwią wcześniejsze testowanie Systemu oraz w dalszej perspektywie wprowadzanie zmian bez naruszania integralności środowiska produkcyjnego.

2. Przed dostawą oprogramowania Wykonawca przeprowadzi testy na własnym środowisku testowym i każdorazowo przekaże Zamawiającemu protokół z testów.

3. Konfiguracja platformy sprzętowej oraz instalacja oprogramowania niezbędnego dla działania Systemu ERP.

4. Instalacja Systemu ERP na dostarczonej przez Zamawiającego platformie sprzętowej, konfiguracja zainstalowanego oprogramowania.


217 / 259

5. Przygotowanie założeń i propozycji scenariuszy testów systemowych, które zostaną zaakceptowane przez Zamawiającego, przeprowadzenie testów na platformie sprzętowej Zamawiającego, opracowanie rezultatów wykonanych testów w formie wypełnionych arkuszy testowych. W przypadku wystąpienia błędów Wykonawca poprawi oprogramowanie i przeprowadzi ponownie proces testowania według scenariuszy testowych.

6. Przygotowanie założeń i propozycji scenariuszy testów , które zostaną zaakceptowane przez Zamawiającego, przeprowadzenie testów na platformie sprzętowej wskazanej przez Zamawiającego. W przypadku wystąpienia błędów Wykonawca poprawi oprogramowanie i umożliwi ponowne przeprowadzenie procesu testowania, według scenariuszy testowych.

7. Wszystkie testy zostaną przeprowadzone zgodnie z zaakceptowanym przez Zamawiającego Planem testów. Plan testów będzie zawierał m.in.:

o etapy testów,

o przedmiot, zakres i rodzaje wykorzystywanych testów w poszczególnych etapach,

o miejsce oraz harmonogram testów,

o środowisko testowe, narzędzia wykorzystywane do testowania, przebieg testów,

o wagi błędów i kryteria oceny rezultatów testów.

Koncepcja testowania Systemu zakłada, że zakres testów (systemowych i akceptacyjnych) obejmie następujące zagadnienia:

1. Funkcjonalne,

2. Niefunkcjonalne (obciążenie, wydajności, uprawnień i dostępu),

3. Migracji,

4. Integracji (współpracy z innymi systemami, współpracy między komponentami oprogramowania zgodnie z wymaganiami),

5. Bezpieczeństwa.

Wykonawca gwarantuje, że System jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa na dzień jego odbioru. Wykonawca ponadto zobowiązany będzie do wykazania zgodności Systemu z wymaganiami formalno-prawnymi, poprzez testy funkcjonalne elementów systemu wynikających wprost z wymagań prawa oraz listy kontrolne, przygotowane i wypełnione przez Wykonawcę, potwierdzające spełnienie wymagań formalno-prawnych w ramach przepisów określonych w niniejszym dokumencie.


218 / 259

Wyniki testów winny być dokumentowane w arkuszach testowych wypełnianych przez testerów Zamawiającego. Arkusze testowe będą podstawą do przygotowania na zakończenie testów zbiorczego raportu z testów warunkującego odbiór jakościowy (akceptację) Systemu ERP.

Środowisko testowe podlegać będzie zarządzaniu konfiguracją, które posłuży do identyfikacji wersji systemu oraz dokumentacji, nadzoru nad nimi, zapisywania zmian, śledzenia relacji między artefaktami testowymi oraz relacji między nimi a przedmiotem testu, w celu utrzymania kontroli nad przeprowadzonymi zmianami w trakcie całego procesu testowania.

Zarządzanie konfiguracją umożliwia testerom jednoznaczne zidentyfikowanie i odtworzenie testowanego wymagania.

6.7. Migracja danych W zakresie budowy i wdrożenia Systemu ERP przewidziana jest migracja danych. Migracja danych będzie polegać na przeniesieniu do Systemu ERP wszystkich wymaganych przez Zamawiającego danych, migrowanych z zastępowanych Systemów UM Katowice oraz jednostek organizacyjnych miasta, w szczególności w zakresie:

danych finansowo-księgowych,

danych kadrowo-placowych,

danych dotyczących planowania i rozliczania budżetu,

danych dotyczących infrastruktury i zasobów,

danych dotyczących podatków i opłat,

niezbędnych do uruchomienia Pilota Systemu ERP, a następnie właściwego wdrożenia środowiska produkcyjnego (w ramach pełnego wdrożenia w jednostkach organizacyjnych).

Przed wykonaniem tego procesu Wykonawca przygotuje plan migracji danych, poprzedzony analizą, który umożliwi sprawną migrację.

Plan migracji danych zostanie przygotowany dla każdego z systemów UM Katowice oraz jednostek organizacyjnych miasta, z których przeprowadzona będzie migracja danych do systemu centralnego.

Nie jest przewidywana „migracja” danych papierowych. Zasilenie systemu danymi, które obecnie są w postaci papierowej będzie w gestii jednostek / Urzędu Miasta.

Proces migracji danych będzie podlegał weryfikacji kompletności, poprawności wykonania od strony technicznej oraz funkcjonalnej.

Proces migracji danych zostanie zainicjowany na zlecenie Zamawiającego i potwierdzony Protokołem Odbioru – bez zastrzeżeń.


219 / 259

6.8. Szkolenia W ramach realizacji projektu Wykonawca zorganizuje i przeprowadzi szkolenia dla Administratorów i Użytkowników.

Wykonawca przeprowadzi szkolenia dla następujących grup szkoleniowych:

Administratorzy Systemu – 11 osób w dwóch grupach, szkolenia zostaną zrealizowane w siedzibie Zamawiającego w UM Katowice, w sali udostępnionej przez Zamawiającego. Szkolenie Administratorów będzie obejmowało minimum 160 godzin (szacunkowo 10 dni po 8 godzin dla każdej grupy). Szkolenia zakończą się uzyskaniem powszechnie znanego i dostępnego certyfikatu, wydanego przez producenta oprogramowania i potwierdzającego wiedzę i umiejętności w zakresie administrowania oferowanym systemem ERP (w przypadku, gdy uzyskanie certyfikatu wiąże się z koniecznością zdania egzaminu, Wykonawca pokryje koszt jednokrotnego udziału uczestnika szkolenia w egzaminie). Szkolenia będą odbywały się w języku polskim. Zamawiający zapewni salę, a Wykonawca - niezbędny do przeprowadzenia szkolenia sprzęt komputerowy wraz z dostępem do środowiska szkoleniowego materiały szkoleniowe i wyżywieniem uczestników szkolenia. Wykonawca pokryje koszty związane z dojazdem, pobytem oraz wyżywieniem Wykładowców;

Użytkownicy (szkolenie zaawansowane) – 260 pracowników z UM Katowice i jednostek organizacyjnych. Szkolenia będą trwały minimum 1040 godzin (szacowane 10 dni po 8 godzin dla każdej z grup - 13 grup po maksimum 20 osób). Szkolenia będą odbywały się w języku polskim w Katowicach. Szkolenia użytkowników powinny odbywać się w grupach obejmujących poszczególne moduły systemu ERP. Liczba grup powinna być uzależniona od liczby modułów obejmujących poszczególne obszary funkcjonalne i liczby uczestników biorących udział w szkoleniu z danego zakresu funkcjonalnego przy założeniu, że grupa nie może być liczniejsza niż 20 osób. Wykonawca zapewni salę, niezbędny do przeprowadzenia szkolenia sprzęt komputerowy wraz z dostępem do środowiska szkoleniowego oraz pokryje koszty związane z wyżywieniem uczestników szkolenia oraz zapewni materiały szkoleniowe. Wykonawca pokryje koszty związane z dojazdem, pobytem oraz wyżywieniem Wykładowców. Szkolenia zostaną przeprowadzone z uwzględnieniem metody „train the trainers” – szkolenia dla wybranej grupy osób, które posiądą umiejętności i wiedzę do wsparcia użytkowników w bieżącej obsłudze Systemu oraz przeszkolenia nowych użytkowników (po zakończeniu Umowy z wykonawcą). Szkolenia zakończą się uzyskaniem powszechnie znanego i dostępnego certyfikatu, wydanego przez producenta oprogramowania i potwierdzającego wiedzę i umiejętności w zakresie obsługi oferowanego systemu ERP (w przypadku, gdy uzyskanie certyfikatu wiąże się


220 / 259

z koniecznością zdania egzaminu, Wykonawca pokryje koszt jednokrotnego udziału uczestnika szkolenia w egzaminie).

Użytkownicy (szkolenie podstawowe) – 1740 pracowników z UM Katowice i jednostek organizacyjnych. Szkolenia będą trwały minimum 6960 godzin (szacowane 10 dni po 8 godzin dla każdej z grup - 87 grup po maksimum 20 osób). Szkolenia będą odbywały się w języku polskim w Katowicach. Szkolenia użytkowników powinny odbywać się w grupach obejmujących poszczególne moduły systemu ERP. Liczba grup powinna być uzależniona od liczby modułów obejmujących poszczególne obszary funkcjonalne i liczby uczestników biorących udział w szkoleniu z danego zakresu funkcjonalnego przy założeniu, że grupa nie może być liczniejsza niż 20 osób. Wykonawca zapewni salę, niezbędny do przeprowadzenia szkolenia sprzęt komputerowy wraz z dostępem do środowiska szkoleniowego oraz pokryje koszty związane z wyżywieniem uczestników szkolenia oraz zapewni materiały szkoleniowe. Wykonawca pokryje koszty związane z dojazdem, pobytem oraz wyżywieniem Wykładowców.

Wykonawca opracuje harmonogram szkolenia zawierający:

cel i projektowany zakres szkoleń,

informacje o zakresie tematycznym poszczególnych szkoleń,

metodę i formę szkoleń,

czas trwania poszczególnych szkoleń z podziałem merytorycznym na poszczególne moduły,

Wykładowców skierowanych do przeprowadzenia poszczególnych szkoleń,

miejscu przeprowadzenia poszczególnych szkoleń (w przypadku szkoleń dla Użytkowników ta część zostanie opracowana w porozumieniu i po akceptacji Kierownika Projektu ze strony Zamawiającego).

Ostateczny harmonogram szkoleń Wykonawca przedstawi do akceptacji Zamawiającemu, na co najmniej 30 dni przed rozpoczęciem szkoleń. Wykonawca zobowiązany będzie do przeprowadzenia szkoleń zgodnie z zatwierdzonym harmonogramem szkoleń. Zamawiający zastrzega sobie prawo do modyfikacji harmonogramu, wytypowania na szkolenie mniejszej liczby uczestników oraz prawo do ostatecznego ustalenia liczby godzin szkoleń i ich zakresu. Terminy poszczególnych szkoleń zostaną dostosowane do planowanego cyklu realizacji wdrożenia Systemu.

Po akceptacji harmonogramu przez Zamawiającego, Wykonawca dostarczy każdemu uczestnikowi: agendę szkolenia, materiały szkoleniowe w języku polskim w formie elektronicznej (format .docx) i papierowej, ankietę przekazaną Wykonawcy przez Zamawiającego oraz podręczniki Użytkownika i Administratora Systemu w wersji zaktualizowanej do wersji aplikacji użytej do szkolenia. Na koniec każdego szkolenia


221 / 259

Wykonawca przygotuje test sprawdzający wiedzę zdobytą w trakcie szkolenia. Po przeprowadzeniu analizy ankiet wypełnionych po szkoleniach przez uczestników, Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu zbiorczej informacji z ankiet oraz poprawienia ewentualnych błędów w podręcznikach i ich dostarczenia w formie papierowej i elektronicznej do uczestników szkoleń.


Oszacowanie kosztów wdrożenia i utrzymania systemu ERP

222 / 259

7. OSZACOWANIE KOSZTÓW WDROŻENIA I UTRZYMANIA

SYSTEMU ERP

7.1. Zastrzeżenia szacowania Oszacowanie kosztów wdrożenia i utrzymania systemu ERP ma na celu wyliczenie prawdopodobnych kosztów wdrożenia nowego systemu ERP UM Katowice oraz jednostek organizacyjnych miasta, a nie przewidywanie kwoty ofert przetargowych.

Należy pamiętać, że dostawca szacuje koszty wdrożenia systemu tak, aby wygrać przetarg, nie istnieje więc prosta zależność pomiędzy kosztem wdrożenia oprogramowania a przedstawioną ofertą. Istnieje zatem ryzyko, że wynikająca z oferty cena będzie niższa lub wyższa od rzeczywistego kosztu wdrożenia oprogramowania. Powodów takiego działania może być kilka:

przewidywanie uzyskania korzyści w dłuższej perspektywie czasowej;

uzyskania renomy dostawcy oprogramowanie dla administracji samorządowej na najwyższym szczeblu;

szeroko pojęte powody organizacyjne, ekonomiczne czy biznesowe.

7.2. Estymacja kosztów wykonania (dostosowania) Systemu Przeprowadzona ekspercka estymacja kosztów wykonania (dostosowania) systemu ERP składała się z dwóch zasadniczych części. Szacowania kosztów analizy (w podziale na poszczególne komponenty Systemu), a następnie na podstawie uzyskanych danych i standardów związanych z podziałem kosztów wykonania systemu, na oszacowaniu wartości usług dla wykonania całego systemu. Pomimo założenia dostarczenia Systemu opartego o istniejące oprogramowanie klasy ERP należy mieć na uwadze, że konieczne będzie wykonanie szeregu zadań (usług) przez wykonawcę, adekwatnych jak w przypadku wytwarzania oprogramowania od podstaw. UM Katowice zakłada wdrożenie systemu dedykowanego, ale opartego o standardowe rozwiązanie tzw. COTS. W ramach projektu zostaną wykonane także moduły dostosowane do specyficznych potrzeb Urzędu i jednostek organizacyjnych Miasta, Doświadczenia autorów niniejszego opracowania wskazują, że koszty licencji w takim przypadku, są niższe lub co najwyżej równe kosztom ponoszonym na zakup usług wdrożeniowych.

7.2.1. Szacowanie kosztów analizy Szacowanie kosztów analizy oparto o przedstawione w niniejszym dokumencie wymagania systemu ERP wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne. Dla każdego z modułów określono artefakty, będące wynikiem analizy i zaprojektowania przez Wykonawcę tj.: okna (ekrany), UC (przypadku użycia), model danych (obiekty), raporty.



223 / 259

Przyjęte wielkości pracochłonności wykonania elementów analizy r-d [roboczodzień] zostały oszacowane z uwzględnieniem złożoności systemu, warunków środowiskowo-organizacyjnych pracy na podstawie doświadczenia ekspertów biorących udział w szacowaniu.

Rodzaj wymagania Szacowana liczba artefaktów (okien, UC, obiektów bazy danych, raportów)

Pracochłonność Łącznie (iloczyn liczby artefaktów i pracochłonności) [roboczodzień]

Moduł Raporty i Analizy Zarządcze Okna

15 0,33 4,95 [wymagania typu GUI] UC

20 0,5 10 [przypadki użycia] Model danych

50 0,33 16,5 [logiczny model danych] Raporty 20 4 80 Suma 111,45 Moduł Budżet i Sprawozdawczość Okna



20 0,33 6,6 [logiczny model danych] Raporty 10 4 40 Suma 78,20 Moduł Finanse i Księgowość Okna



60 0,33 19,8 [logiczny model danych] Raporty 10 4 40 Suma 259,30 Moduł Windykacja i Egzekucja Okna


80 0,5 40 [przypadki użycia]



224 / 259

Model danych 10 0,33 3,3

[logiczny model danych] Raporty 20 4 80 Suma 129,90 Moduł Kadry i Płace Okna



80 0,33 26,4 [logiczny model danych] Raporty 10 4 40 Suma 322,5 Podatki i Opłaty Lokalne Okna



150150 0,33 4949,5 [logiczny model danych] Raporty 10 4 40 Suma 239 Moduł Infrastruktura i Zasoby Okna


30 0,5 15,00 [przypadki użycia] Model danych

20 0,33 6,60 [logiczny model danych] Raporty 5 4 20 48,20 System Obiegu Dokumentów Okna



20 0,33 6,60 [logiczny model danych] Raporty 5 4 20 51,55 Portale



225 / 259

Okna 10010 0,33 3333

[wymagania typu GUI] UC


10 0,33 3,30 [logiczny model danych] Raporty 5 4 20 81,30 Integracja – analiza połączeń z systemami zewnętrznymi Usługi

24 7 168,00 [interfejsy do innych systemów] Suma 168,00 Razem 1 489,40

Tabela 63. Pracochłonność przeprowadzenia analizy

W tabeli poniżej uwzględniono również dodatkowe nakłady pracy związane z migracją danych z obecnych systemów UM Katowice oraz jednostek organizacyjnych.

W zakresie migracji uwzględniono wskazane w poprzedniej tabeli (powyżej) pracochłonności analizy komponentów z wyłączeniem:

• Modułu Raporty i Analizy Zarządcze,

• Systemu Obiegu Dokumentów,

• Portali,

• Integracja.

Nazwa komponentu Migracja [r-d] Moduł Raporty i Analizy Zarządcze 0 Moduł Budżet i Sprawozdawczość 9,55 Moduł Finanse i Księgowość 54,83 Moduł Windykacja i Egzekucja 12,48 Moduł Kadry i Płace 70,63 Podatki i Opłaty Lokalne 19,10 Moduł Infrastruktura i Zasoby 7,05 System Obiegu Dokumentów 0 Portale 0 Wspólne 0 Razem 173,64



226 / 259

Tabela 64. Czasochłonność analizy w zakresie migracji danych w podziale na komponenty

Rodzaj wymagania Wielkość Łącznie

Migracja danych 25% 173,64

Tabela 65. Czasochłonność analizy w zakresie migracji danych

Do dalszej estymacji kosztów przyjęto następującą średnią stawkę pracy analityka:

Stawki analityczne Godzina (w zł) Dzień (w zł)

Analiza 125,001 1 000,00

Tabela 66. Stawki analityczne brutto

Łączny koszt przeprowadzenia analizy dla Systemu ERP został ujęty w tabeli poniżej.

1 Kwota brutto

Koncepcja wdrożenia systemu ERP w Urzędzie Miasta Katowice i jednostkach organizacyjnych Miasta Katowice Oszacowanie kosztów wdrożenia i utrzymania systemu ERP

227 / 259

Analiza całkowita Analiza [r-d] Stawka [zł/r-d] Łącznie [zł] Uwagi

Moduł Raporty i Analizy Zarządcze 111,45 1 000 111 450 Z wyłączeniem migracji danych

Moduł Budżet i Sprawozdawczość 7878,20 1 000 78 200 Moduł Finanse i Księgowość 259259,30 1 000 259 300 Moduł Windykacja i Egzekucja 129129,00 1 000 129 000 Moduł Kadry i Płace 322322,50 1 000 322 500 Podatki i Opłaty Lokalne 239239,00 1 000 239 000 Moduł Infrastruktura i Zasoby 4848,20 1 000 48 200

System Obiegu Dokumentów 5151,55 1 000 51 550 Z wyłączeniem migracji danych

Portale 8181,30 1 000 81 300 Z wyłączeniem migracji danych

Wspólne (integracja) 168,000 1 000 168 000 Z wyłączeniem migracji danych

Razem 11 489,40 Nd 1 489 400

Tabela 67. Koszty brutto przeprowadzenia analizy w podziale na komponenty

Szacowana sumas kosztów usług związanych z analizą wynosi w ok.ok. 1 490 000 zł brutto, uwzględniając że są to koszty szacunkowe proponujemy przyjąć założenie, że koszty analizy dla projektu Miejskie Centrum Usług Wspólnych w Katowicach wyniesie 1,69 mln zł brutto. Szacowana kwota została zwiększona o 0,2 mln zł na budżet zmian wymagań biznesowych jakie mogą pojawić się w czasie realizacji projektu. Jest to bardzo konserwatywne szacowanie uwzględniające duży poziom ryzyka w tego typu projektach.

Koncepcja wdrożenia systemu ERP w Urzędzie Miasta Katowice i jednostkach organizacyjnych Miasta Katowice Oszacowanie kosztów wdrożenia i

utrzymania systemu ERP

228 / 259

7.2.2. Podział kosztów dostarczenia oprogramowania Podział kosztów2 dostarczenia oprogramowania zawiera ogólne elementy wdrażania każdego systemu informatycznego. Powyższe oszacowanie kosztów analizy wraz z uwzględnieniem kosztów zakupu licencji i oprogramowania pozwoliło nam oszacować całkowity koszt dostarczenia Systemu ERP.

Koszty analizy w zależności od złożoności systemu informatycznego, technologii na której się opiera i innych zmiennych środowiskowych wahają się średnio w zakresie 15-25%, na potrzeby naszej estymacji przyjęliśmy wartość 20%.

Podział kosztów Udział procentowy Wartość (brutto)

Analiza 20% 1 690 000 zł

Projektowanie i architektura 6% 507 090 zł

Development (programowanie i integracja) 40% 3 380 600 zł

Testowanie 10% 845 150 zł

Dokumentacja powykonawcza 2% 169 000 zł

Zarządzanie projektem 6% 507 090 zł

Szkolenia 2% (przyjęto 0% - wyliczone niezależnie) 0 zł

Wdrożenie w tym migracja 14% 1 238 000 zł

Razem 98% 8 336 930 zł

Tabela 68. Założenia podziału i przewidywanych kosztów usług

W poniższej tabeli przedstawiono wyniki estymacji kosztów zaprojektowania, wykonania i wdrożenia Systemu ERP w UM Katowice oraz jednostkach organizacyjnych Miasta.

2 Rodzaje kosztów przyjęto zgodnie z Ian Somerville „Software Engineering” - za wyjątkiem pozycji związanej ze szkoleniem

użytkowników, która została oszacowana oddzielnie zgodnie z przyjętymi założeniami odnośnie szkoleń

Koncepcja wdrożenia systemu ERP w Urzędzie Miasta Katowice i jednostkach organizacyjnych Miasta Katowice Oszacowanie kosztów wdrożenia i utrzymania systemu ERP

229 / 259

Podział kosztów Analiza

Projektowanie i

architektura

Development

(programowanie i

integracja)

Testowanie

Dokumentacja

powykonawcza

Zarządzanie

projektem Szkolenia

Wdrożenie w tym

migracja

Suma poszczegól

nych komponent

ów Udział procentowy 20% 6% 40% 10% 2% 6% 0% 14% Moduł Raporty i Analizy Zarządcze 111 450 33 435 222 900 55 725 11 145 33 435 - 78 015 546 105

Moduł Budżet i Sprawozdawczość 78 200 23 460 156 400 39 100 7 820 23 460 - 54 740 383 180

Moduł Finanse i Księgowość 259 300 77 790 518 600 129 650 25 930 77 790 - 236 340 1 325 400

Moduł Windykacja i Egzekucja 129 900 38 970 259 800 64 950 12 990 38 970 - 90 930 636 510

Moduł Kadry i Płace 322 500 96 750 645 000 161 250 32 250 96 750 - 225 750 1 580 250 Podatki i Opłaty Lokalne 239 000 71 700 478 000 119 500 23 900 71 700 - 167 300 1 171 100

Moduł Infrastruktura i Zasoby 48 200 14 460 96 400 24 100 4 820 14 460 - 33 740 236 180

System Obiegu Dokumentów 51 500 15 465 103 100 25 775 5 155 15 465 - 36 085 252 595

Portale 81 300 24 390 162 600 40 650 8 130 24 390 - 56 910 398 370 Wspólne 368 900 110 670 737 800 184 450 36 890 110110 670 - 258 230 1 807 610 Razem 1 690 300 507507 090 33 380 600 845 150 169 030 507 090 - 11 238 040 8 337 300

Tabela 69. Koszty dostarczenia Systemu ERP

Łączny szacowany koszt usług analizy, wykonania (dostosowania) i wdrożenia szacujemy na ok. 8,4 mln zł brutto. Według naszej wiedzy oraz informacji rynkowych odchylenie tego szacowania nie przekracza +/- 10%.



230 / 259

Rozkład kosztów usług analizy i wdrożenia jest zależny od przewidzianych umową płatności za poszczególne etapy prac. Dla zachowania spójności przyjęto podział adekwatny do podziału kosztów w powyższej tabeli. Rzeczywisty udział procentowy płatności za etap w umowie powinien zostać zweryfikowany pod kątem efektywności wykonania prac przez dostawcę i odbiorów produktów/etapów umowy. Opracowując harmonogram płatności za realizację projektu proponujemy, aby każda z patności była ściśle powiązana z oddaniem określonych produktów do użytkowania Zamawiającemu.

Realizacja zamówienia przewidziana jest na 3 lata, jednakże należy zakładać, że umowa zostanie zawarta w trakcie roku i tym samym płatności rozłożą się na 4 lata kalendarzowe.

Tabela 70. Koszty usług analizy i wdrożenia/zarządzania w podziale na lata

7.3. Estymacja rynkowych kosztów zakupu licencji Jednym z rekomendowanych założeń wdrożenia systemu ERP jest oparcie rozwiązania na systemie typu COTS. Zamawiający zamierza wdrożyć rozwiązanie sprawdzone i już funkcjonujące w innych podmiotach. W ramach realizowanego projektu zostanie ono jedynie dostosowane do specyficznych potrzeb UMK i JO biorących udział w projekcie. Takie podejście do projektu determinuje, iż podstawowymkosztem zakupu rozwiązania jest koszy zakup licencji. Licencje na oprogramowanie mogą być nabywane w różnych modealch. Ze względu na złożoność projektu oraz jego specyfikę rekomendujemy, aby w OPZ zawrzeć zapis, że Zamawiający oczekuje dostawy licencji typu „floating”.”.”. Jednocześnie, aby nie zamykać producentom oprogramowania, którzy tego typu licencji nie mają w swojej ofercie proponujemy, aby ten typ licencji był oceniany punktami i dawał znaczącą liczbę punktów potencjalnemu oferentowi.

Do wyliczenia wartości licencji wykorzystano metodę estymacji rynkowych kosztów zakupu licencji. Metoda ta w sposób oczywisty jest podstawą szacowania klasycznych modułów Systemu ERP, które zostaną dostosowane zgodnie z wymaganiami, przedstawionymi w niniejszym dokumencie. Oprogramowanie typu COTS, pokryje większość funkcjonalności systemu ERP UM Katowice. Do kosztu zakupu licencji dodano koszt wsparcia oprogramowania COTS w okresie 2 lat po zakończeniu projektu. Koszt wsparcia dla tego typu oprogramowania jest szacowany na poziomie od 10 do 25 % kosztów zakupu licencji.

Kwota zakupu licencji została oszacowana na podstawie danych rynkowych dostawców, przy uwzględnieniu upustów dla zamówień podobnej skali i złożoności systemu. Do szacowania kosztów licencji wzięto pod uwagę oprogramowanie producentów klasy Enterprise.

1 rok 2 rok 3 rok 4 rok Suma Koszt analizy i wdrożenia/zarządzania [zł]

2 460 000 1 230 000 1 845 000 2 835 150 8 370 150



231 / 259

Należy mieć na uwadze, że koszt wartości procentowej licencji w całkowitej kwocie zamówienia będzie zależny od strategii cenowej danego dostawcy oraz sposobu licencjonowania (np. na użytkownika zarejestrowanego, na liczbę jednoczesnych użytkowników, na serwer, na procesor, na komponent).

Doświadczenia autorów niemniejszego opracowania wskazują, że udział procentowy koszów licencji w stosunku do całkowitej kwoty postępowania może się różnić nawet w zakresie ofert złożonych do jednego postępowania przetargowego. Najczęściej wartość ta mieści się w przedziale od 20% do 60% wartości zamówienia.

Poniższa tabela przedstawia przybliżone koszty zakupu licencji na użytkownika z UM Katowice oraz jednostek organizacyjnych. Do oszacowania kosztów licencji wykorzystano wyliczoną w poprzednich rozdziałach liczbę użytkowników w podziale na poszczególne moduły.

Koszty przedstawiono w podziale na poszczególne moduły, uśredniając koszt licencji niezależnie od przydzielonego poziomu uprawnień (pełne uprawnienia, przeglądanie, funkcje raportowe). Powyższe założenie przyjęto z uwagi na:

• podział licencji i ich koszt nie jest najczęściej zależny od poziomu uprawnień,

• pełne licencje stanowią zdecydowaną większość tj. 80% wszystkich szacowanych licencji,

• licencje obejmujące funkcje raportowe to jedynie ok. 6% wszystkich szacowanych licencji.

W zestawieniu nie uwzględniono:

• kosztów licencji na system CMS, gdyż wśród obecnych rozwiązań na rynku istnieje wiele darmowych rozwiązań, które spełniają wymagania określone dla portali (Portalu Mieszkańca, Portalu Pracownika).

Finanse i Księgowość

Kadry i Płace







UM Katowice 85 30 40 60 170 60 300 1000 Jednostki Organizacyjne 590 590 0 399 249 221 0

250

RAZEM 675 620 40 459 419 281 300 1250

Tabela 71. Przewidywana liczba licencji

Łączny szacowany koszt licencji wynosi w przybliżeniu ok. 7 mln zł.

Jednocześnie z informacji jakie uzyskane zostały w trakcie analizy od potencjalnych wykonawców wynika, że koszt licencji dla tego projektu wacha się w przedziale od 5,15 mln zł do 8,6 mln zł.



232 / 259

Do szacowania wartości projektu proponujemy przyjąć wartość zakupu licencji na poziomie 6 967 000 zł. Rekomendujemy UMK jednocześnie zakup tych licencji z wsparciem producenta oprogramowania na okres dwóch lat po zakończeniu projektu. Przy tym założeniu całkowity koszt zakupu oprogramowania brutto wyniesie: 12 295 080zł.

Założenia harmonogramu wskazują, że licencje będą finansowane w zakresie II oraz III Etapu realizacji umowy. Zakłada się, że wydatki poniesione na zakup licencji zostaną poniesione w stosunku 1/22 w zakresie realizacji Etapu II oraz 1/212 w zakresie realizacji Etapu III. Przewidywany podział kosztów przedstawiono w poniższej tabeli.

3 rok 4 rok Suma

Koszt zakupu licencji 6 151 538 6 151 538 12 303 076

Tabela 72. Koszty zakupu licencji w podziale na lata [zł] brutto

7.4. Szkolenia Zgodnie z przyjętym modelem szkolenia, liczba przeszkolonych przez dostawcę rozwiązania użytkowników (założono szkolenia wyjazdowe) to:

Liczba osób Liczba szkoleń

Administratorzy 11 Minimum 160 godzin (szacunkowo 10 dni po

8 godzin dla każdej grupy)

Użytkownicy (szkolenie zaawansowane)

260 Minimum 1040 godzin (szacowane 10 dni po 8 godzin dla każdej z

grup - 13 grup po maksimum 20 osób).

Użytkownicy (szkolenie podstawowe)

1740 Minimum 6960 godzin (szacowane 10 dni po 8 godzin dla każdej z

grup - 87 grup po maksimum 20 osób)

Tabela 73. Przewidywana liczba użytkowników objętych szkoleniem organizowanym przez dostawcę rozwiązania

W związku z ogólnie przyjętymi zasadami szkoleniowymi mówiącymi o optymalizacji grup szkoleniowych do 5-20 osób przyjmiemy, że:

• dla grupy Administratorzy będą wykonywane w 2 cyklach (2 grupy),

• dla grupy Użytkownicy (szkolenie zaawansowane) będą wykonane w 13 cyklach (13 grup),



233 / 259

• dla grupy Użytkownicy (szkolenie podstawowe) będą wykonane w 87 cyklach (87 grup).

Poprzez szkolenia dla grupy (cykle szkoleniowe) rozumiemy zestaw szkoleń potrzebny do przekazania całokształtu wiedzy potrzebnej do zapoznania się z dostarczonym rozwiązaniem. Zakłada się, że możliwe jest zrównoleglenie wykonania cykli szkoleń, jednakże szkolenia musza być dostosowane do harmonogramu wdrażania modułów Systemu w Urzędzie oraz jednostkach organizacyjnych.

Szacunkowy koszt będzie różny w zależności od wybranego rozwiązania i metodyki szkoleń proponowanej przez określonego dostawcę.

Na potrzeby szacunków przyjęto, że koszt 10 dni po 8 jednostek szkoleniowych dla optymalnej grupy szkoleniowej wyniesie 60 000 zł.

Do kosztów szkolenia dla Administratorów oraz Użytkowników (szkolenie zaawansowane) dodano dodatkowy koszt egzaminu w wysokości 2 tyś zł brutto na osobę.

Dla szkoleń na poziomie podstawowym przyjęto obniżoną stawkę, z uwagi na niższy poziom zaawansowania szkolenia (możliwość wykorzystania tańszych zasobów) oraz powtarzalność szkolenia, przyjęto 20 000 zł (10 dni po 8 jednostek szkoleniowych).

Użytkownicy Kwota brutto (w zł)

Administratorzy 124 000

Użytkownicy (szkolenie zaawansowane)

806 000

Użytkownicy (szkolenie podstawowe)

1 659 000

Suma 2 583 000

Tabela 74. Koszt przeprowadzenia szkoleń [zł] brutto

Ze względu na stosunkowo dużą niezależność terminu realizacji szkoleń w stosunku do czasu realizacji roll-out’u, proponowany charakter podziału kwot szkoleniowych wynika z proporcjonalnego założenia, że w okresie Pilotażu Systemu zostaną przeszkoleni Administratorzy oraz 10% spośród Użytkowników (szkolenie zaawansowane) oraz 10% spośród Użytkowników (szkolenie podstawowe). W okresie realizacji Etapu III (wdrożenia w jednostkach) koszty podzielono proporcjonalnie na 2 lata realizacji (2018 r. i 2019 r.).

2 rok 3 rok 4 rok Suma

Łączny koszt szkoleń 369 000 1 230 000 984 000 2 583 000

Tabela 75. Koszt przeprowadzenia szkoleń w podziale na lata [zł] brutto



234 / 259

7.5. Zakup sprzętu Możliwe rozwiązania w zakresie zapewnienia infrastruktury technicznej na potrzeby funkcjonowania Systemu przeanalizowano i opisano w analizie opcji w rozdziale „Koncepcja rozwiązań technicznych”.

Zalecanym wariantem jest rozwój obecnej infrastruktury UM Katowice (wariant 1 „Wykorzystanie Centrum Przetwarzania Danych UM Katowice”) obejmującym m.in. zakup dodatkowych serwerów czy pamięci masowej. Szczegółowy zakres i parametry niezbędnej infrastruktury będzie zależny od rozwiązań proponowanych przez dostawcę systemu.

Na elementy infrastruktury przypuszczalnie składać się będą:

Nazwa elementu Opis pozycji Szacunkowa cena

Macierz dyskowa Macierz dyskowa, wraz z pamięcią masową (dyskami) 1 091 000

Serwery

Farma ok. 15 serwerów, w tym: serwery aplikacyjne,

serwery bazy danych, serwery backupu, serwery zapasowe, wraz z dodatkową obudową

kasetową dla serwerów

700 000

Biblioteka taśmowa Biblioteka taśmowa do wykonywania kopii

bezpieczeństwa, wraz z taśmami

80 000

Pozostałe elementy infrastruktury

Dodatkowe elementy infrastruktury technicznej

i sieciowej (np. switche) 120 000

Oprogramowanie narzędziowe

Oprogramowanie służące do zarządzania infrastruktura

techniczną i sieciową 100 000

Razem 2 091 000

Tabela 76. Koszt zakupu elementów infrastruktury [zł] brutto

Na podstawie podobnych rozwiązań oraz analizy obecnych zasobów szacuje się, że wydatki na dodatkową infrastrukturę nie powinny przekroczyć 2 mln zł brutto.

Wydatki na zakup dodatkowej infrastruktury poniesione zostaną w trzecim roku realizacji zamówienia na System ERP.



235 / 259

Wybór wariantu „Wykorzystanie Centrum Przetwarzania Danych UM Katowice” skutkować będzie ponadto dodatkowymi kosztami dostosowania serwerowni (m.in. pozyskania poświadczeń odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa, zakup dodatkowych zabezpieczeń środowiskowych).

Bez względu na wybór wariantu, konieczne jest zapewnienie przez UM Katowice końcówek klienckich (stacji roboczych) dla jednostek organizacyjnych miasta.

Analiza obecnych zasobów sprzętu komputerowego oraz oprogramowania jednostek (na podstawie inwentaryzacji) wskazuje na następujące dane:

• w przybliżeniu 5% (245 sztuk) stacji roboczych wymaga wymiany z uwagi na parametr techniczne,

• w przybliżeniu 66% (3232 sztuk) posiada system operacyjny nie posiadający wsparcia producenta oprogramowania (dotyczy Windows XP oraz niższych wersji).

Powyższe przekłada się na dodatkowe koszty związane z:

• zapewnieniem odpowiedniej wydajności tj. zakup 245 sztuk nowych komputerów, co daje szacunkowy koszt 857 500 zł brutto (245 x 3500 zł brutto),

• zapewnianie wysokiego poziomu bezpieczeństwa, poprzez (3 możliwe warianty):

o zakup 3232 sztuk nowych komputerów z oprogramowaniem systemowym posiadającym wsparcie producenta (np. Windows 7 lub wyższe), co daje szacunkowy koszt 11 312 000 zł brutto (3232 x 3500 zł brutto),

o zakup 3232 sztuk licencji na oprogramowanie systemowe posiadające wsparcie producenta (np. Windows 7 lub wyższe), co daje szacunkowy koszt 969 600 zł brutto (3232 x 300 zł brutto),

o zakup oprogramowania wirtualizacyjnego tj. modułu wirtualizacji systemów operacyjnych dla 3232 końcówek klienckich, szacunkowy koszt licencji to 150 000 zł brutto (licencje na oprogramowanie do wirtualizacji np. WMware, Citrix oraz system operacyjny np. Windows Server), jednakże rozwiązanie wymaga zakupu dodatkowych elementów infrastruktury, co przełoży się na łączny koszt wariantu w przybliżeniu 1 500 000 zł brutto.

Powyższe koszty nie są ujęte w zakresie zamówienia na System ERP i w związku zostały wyodrębnione z szacowania kosztów wdrożenia Systemu. Rekomendowanym wariantem jest zakup licencji na oprogramowanie systemowe posiadające wsparcie producenta (np. Windows 7 lub wyższe).

Ponadto należy mieć na uwadze konieczność zapewnienia łączy o parametrach zapewniających sprawną obsługę Systemu. Zapewnienie łączy jest również poza zakresem zamówienia na System ERP.



236 / 259

Dodatkowe warianty zapewnienia i utrzymania infrastruktury oszacowano w ramach kosztów utrzymania, dotyczy wariantów:

• wykorzystanie zewnętrznego, komercyjnego Centrum Przetwarzania Danych w modelu IaaS,

• wykorzystanie Regionalnego Centrum Przetwarzania Danych Samorządowych (projekt Województwa Śląskiego/ŚCSI) i/lub Chmury obliczeniowej Administracji Publicznej (projekt MAC/CPI),

• wykorzystanie zewnętrznego, komercyjnego Centrum Przetwarzania Danych w modelu SaaS.

7.6. Koszty utrzymania

7.6.1. Utrzymanie i rozwój oprogramowania Utrzymanie/serwis i rozwój oprogramowania szacuje się na 10-25% całkowitych kosztów jego dostarczenia. Na potrzeby niniejszego dokumentu, zostanie przyjęty próg 15% po zakończeniu realizacji umowy (pełnego wdrożenia Systemu).

Jako koszt utrzymania i rozwoju rozumiane są wszystkie koszty związane z dostosowaniem oprogramowania do zmiany warunków prawnych, koszt gwarancji, usuwania błędów a także wszystkie koszty związane z przeprowadzeniem całego procesu wytwórczego od analizy poczynając, na testach i wdrożeniu kończąc. W koszt utrzymania wliczona jest również opłata serwisowo-licencyjna.

Koszty utrzymania rozpoczną się w trakcie trwania realizacji zamówienia po zakończeniu Etapu II realizacji umowy z dostawcą tj. „Wykonanie i przeprowadzenie Pilotażu Systemu”. Dla tego okresu od terminu zakończenia Etapu II do terminu zakończenia realizacji umowy przyjęto obniżony próg 5% kosztów dostarczenia rozwiązania.

3 rok 4 rok 5 rok 6 rok

Suma (do 2 lat po realizacji

umowy)

Koszt utrzymania i rozwoju oprogramowania

779 000 779 000 1 889 000 1 889 000 5 336 000

Tabela 77. Koszt utrzymania/serwisu i rozwoju w podziale na lata [zł] brutto

Łączne koszty utrzymania i rozwoju oprogramowania szacuje się na ok. 5,3 mln zł brutto w przeciągu 2 lat po wdrożeniu Systemu (w zakresie obowiązywania umowy z dostawcą).

Prezentując te koszty informujemy jednocześnie, że wartość ta została zawarta w kosztach inwestycyjnych projektu – pozycja zakup licencji



237 / 259

7.6.2. Wewnętrzne koszty utrzymania Wewnętrzne, pozostałe koszty utrzymania Systemu obejmują wynagrodzenia personelu odpowiedzialnego za utrzymanierozwiązania. Przewidziano, że na potrzeby utrzymania wdrożonego rozwiązanie niezbędne będzie zatrudnienie 11 pracowników do obsługi. Oszacowano koszty wewnętrzne dla przyjętego wynagrodzenia brutto (z narzutami) 7 tyś zł (na podstawie Ogólnopolskie Badanie Wynagrodzeń (OBW) przeprowadzone przez Sedlak & Sedlak w 2013 roku). Założono zatrudnienie w 2 roku realizacji zamówienia oraz w kolejnych latach przez 12 miesięcy.

2 rok 3 rok 4 rok 5 rok 6 rok

Suma (do 2 lat po realizacji umowy)

Koszt brutto wynagrodzenia administratorów

924 000 924 000 924 000 924 000 924 000 4 620 000

Tabela 78. Wewnętrzne koszty brutto utrzymania

7.6.3. Utrzymanie infrastruktury sprzętowej – wariant CPD UM Katowice

Serwis infrastruktury sprzętowej szacuje się na 3-10% całkowitych kosztów jego zakupu. Na potrzeby niniejszego szacowania przyjęto próg 5% po dostawie elementów infrastruktury (w 2 roku realizacji zamówienia).

Koszty utrzymania obecnej infrastruktury pozostaną bez zmian i nie zostały ujęte w szacowaniu kosztów wdrożenia i utrzymania nowego rozwiązania. Przedstawione w tabeli koszty utrzymania zwiększą aktualną kwotę utrzymania infrastruktury w UMK.

3 rok 4 rok 5 rok 6 rok


Koszt utrzymania infrastruktury sprzętowej

100 000 100 000 100 000 100 000 400 000

Tabela 79. Koszt utrzymania/serwisu nowej infrastruktury sprzętowej w podziale na lata [zł] brutto



238 / 259

7.6.4. Utrzymanie infrastruktury sprzętowej – wariant wykorzystania zewnętrznych CPD

Utrzymanie infrastruktury sprzętowej w wariancie wykorzystania zewnętrznych CPD, w modelu IaaS dotyczy wariantów:

• wykorzystanie zewnętrznego, komercyjnego Centrum Przetwarzania Danych w modelu IaaS,

• wykorzystanie Regionalnego Centrum Przetwarzania Danych Samorządowych (projekt Województwa Śląskiego/ŚCSI) i/lub Chmury obliczeniowej Administracji Publicznej (projekt MAC/CPI).

Do szacowania kosztów dla wariantów wzięto pod uwagę w szczególności:

• wielkość i złożoność całości zamówienia,

• potencjalną ilość i rodzaj elementów infrastruktury docelowo potrzebnej do sprawnego funkcjonowania Systemu (zajętość CPD).

Zakłada się, że koszty dla obu wariantów będą porównywalne, z uwagi na konieczność zapewnienie identycznych warunków i parametrów usługi, gdyż dla obu wariantów dostawca będzie zobowiązany jedynie dostarczyć moc obliczeniową. Różny jedynie będzie możliwy sposób rozliczeń (z firmą rynkową lub w zakresie administracji publicznej).



Koszt zakupu usługi – model IaaS

200 000 400 000 400 000 400 000 400 000 1 800 000

Tabela 80. Koszt utrzymania infrastruktury sprzętowej z wykorzystaniem zewnętrznych CPD (IaaS) w podziale na lata [zł] brutto

W przypadku wariantu „Wykorzystanie zewnętrznego, komercyjnego Centrum Przetwarzania Danych w modelu SaaS” koszt będzie znacznie wyższy z uwagi na konieczność zakupienia dodatkowych usług (pracy) wykwalifikowanych specjalistów, którzy będą administrować i utrzymywać infrastrukturę.

Do szacowania kosztów dla wariantu wzięto pod uwagę w szczególności:

• zakładane parametry SLA, godne z wymaganiami dostępności,

• koszty zapewnienia stałych, dedykowanych zasobów osobowych do obsługi.



239 / 259



Koszt zakupu usługi – model SaaS

400 000 800 000 800 000 800 000 800 000 3 600 000

Tabela 81. Koszt utrzymania infrastruktury sprzętowej z wykorzystaniem zewnętrznych CPD (SaaS) w podziale na lata [zł] brutto

7.7. Podsumowanie szacowania kosztów

7.7.1. Koszty realizacji Całkowity szacunkowy koszt dostarczenia Systemu ERP dla UM Katowice oraz jednostek organizacyjnych Miasta to 28 346 296zł brutto.



240 / 259

Kwota (w zł) Kategoria wg UE

Przygotowanie projektu 490 770 Usługi związane z przygotowaniem projektu

Koszt analizy i zarządzania 88 370 150 Usługi związane z wdrożeniem i utrzymaniem systemów



Szkolenia 2 583 000 Koszty szkoleń

Wydatki niekwalifikowane 1 758 000 Koszty osobowe i niekwalifikowane koszty promocji.

Łącznie 2828 346 295 N/D

Tabela 82. Całkowity koszt realizacji [zł] brutto



241 / 259

Tabela 83. Rozkład kosztów w zakresie dostarczenia Systemu w ujęciu rocznym [zł] brutto

1 rok 2 rok 3 rok 4 rok 5 rok 6 rok Przygotowanie projektu 490 770,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 490 770,00 zł

Koszt analizy i zarządzania 0,00 2 460 000,00 1 230 000,00 1 845 000,00 2 835 150,00 0,00 8 370 150,00 zł

Zakup licencji 0,00 0,00 6 151 538,00 6 151 538,00 0,00 0,00 12 303 076,00 zł Zakup sprzętu 0,00 0,00 2 091 000,00 0,00 0,00 0,00 2 091 000,00 zł

8 370 150 zł

12 303 000 zł

2 091 000 zł 2 583 000 zł

Koszt analizyi zarządzania

Zakup licencji Zakupsprzętu

Szkolenia



242 / 259

Szkolenia 0,00 0,00 369 000,00 1 230 000,00 984 000,00 0,00 2 583 000,00 zł Obsługa projektu 0,00 184 500,00 184 500,00 196 800,00 184 500,00 0,00 750 300,00 zł Wydatki niekwalifikowane 0,00 125 000,00 290 000,00 510 000,00 833 000,00 0,00 1 758 000,00 zł

Łączny koszt dostarczenia 490 770,00 2 769 500,00 8 225 000,00 5 872 800,00 10 988 150,00 0,00 28 346 296,00 zł

Tabela 84: Koszt w podziale na czas trwania projekt



243 / 259

7.7.2. Koszty dodatkowe Dodatkowym kosztem, poza zakresem wdrożenia Systemu ERP jest zapewnienie końcówek klienckich (stacji roboczych) dla jednostek organizacyjnych miasta.

Powyższe przekłada się na dodatkowe koszty związane z:

• zapewnieniem odpowiedniej wydajności tj. zakup 245 sztuk nowych komputerów, co daje szacunkowy koszt 857 500 zł brutto (245 x 3500 zł brutto),

• zapewnianie wysokiego poziomu bezpieczeństwa, poprzez (3 możliwe warianty):

o zakup 3232 sztuk nowych komputerów z oprogramowaniem systemowym posiadającym wsparcie producenta (np. Windows 7 lub wyższe), co daje szacunkowy koszt 11 312 000 zł brutto (3232 x 3500 zł brutto),

o zakup 3232 sztuk licencji na oprogramowanie systemowe posiadające wsparcie producenta (np. Windows 7 lub wyższe), co daje szacunkowy koszt 969 600 zł brutto (3232 x 300 zł brutto),

o zakup oprogramowania witalizacyjnego tj. modułu wirtualizacji systemów operacyjnych dla 3232 końcówek klienckich, szacunkowy koszt licencji to 150 000 zł brutto (licencje na oprogramowanie do wirtualizacji np. WMware, Citrix oraz system operacyjny np. Windows Server), jednakże rozwiązanie wymaga zakupu dodatkowych elementów infrastruktury, co przełoży się na łączny koszt wariantu w przybliżeniu 1 500 000 zł brutto.

Powyższe koszty nie są ujęte w zakresie zamówienia na System ERP i w związku zostały wyodrębnione z szacowania kosztów wdrożenia Systemu. Rekomendowanym wariantem jest zakup licencji na oprogramowanie systemowe posiadające wsparcie producenta (np. Windows 7 lub wyższe).



244 / 259

7.7.3. Koszty utrzymania Łączny szacunkowy koszt utrzymania w okresie do 2 lat od wdrożenia Systemu (obowiązywania umowy z dostawcą) to 55 020 000 zł brutto. Do posumowania przyjęto wariant rekomendowany wykorzystania CPD UM Katowice.

Należy pamiętać, że zwłaszcza koszty utrzymania i rozwoju systemu w zależności od sformułowań SIWZ jak i innych czynników mogą zostać przeniesione przez oferenta na inne elementy wyceny.

Ponadto w długofalowych kosztach utrzymania należy uwzględnić koszty amortyzacji sprzętu oraz jego wymiany w przypadku zużycia.

Dodatkowym kosztem nieujętym w szacowaniu jest dostosowanie/doposażenie obecnej serwerowni lub uruchomienie nowej, spełniającej wysokie wymagania bezpieczeństwa. Przy wykorzystaniu własnego CPD UM Katowice należy dodatkowo rozważyć koszt utworzenia centrum zapasowego.

Kategoria 2 rok 3 rok 4 rok 5 rok 6 rok

Utrzymanie infrastruktury sprzętowej (usługi obce)

Usługi serwisu sprzętu komputerowego

100 000 100 000 100 000 100 000

Wewnętrzne koszty utrzymania

Wynagrodzenia 924 000 924 000 924 000 924 000 924 000

Łączny koszt utrzymania N/D 924 000 1 024 000 1 024 000 000 1 024 000 1 024 000

Tabela 85. Łączny koszt utrzymania w ujęciu rocznym [zł] brutto

.



245 / 259

Rysunek 38: Szacunkowa wartość usług utrzymania w okresie do 2 lat od wdrożenia Systemu – błąd

szacowania

7.7.4. Koszty realizacji i utrzymania – pilotaż Na podstawie przeprowadzonego szacowania wyliczono całkowite koszty wdrożenia i utrzymania systemu ERP w UM Katowice i wybranych jednostkach organizacyjnych miasta Katowice (w zakresie pilotażu) zgodnie z zaproponowanym harmonogramem szczegółowym wdrożenia i w podziale na lata. Poza kosztami funkcjonowania rozwiązania docelowego Zamawiający będzie ponosił także koszty utrzymania rozwiązania dotychczas funkcjonującego. Dużą niedogodnością pilotażu będzie także funkcjonowania dwóch systemów i konieczność wprowadzania danych do obu systemów.

zł7 236 438

10 337 769 zł

zł13 439 100

zł0

zł2 000 000

zł4 000 000

zł6 000 000

zł8 000 000

zł10 000 000

zł12 000 000

zł14 000 000

zł16 000 000

Dolna wartość Wartość bazowa Górna wartość



246 / 259

Kwota (w zł) Założenia 1 rok 2 rok 3 rok 4 rok Koszt analizy i wdrożenia/zarządzania

3 690 000 4545% całkowitych kosztów Systemu

22 460 000 1 230 000

Zakup licencji 66 151 500 1/22 kosztów licencji

6 151 500

Zakup sprzętu 1 000 000 50% zakładanych zasobów dodatkowej infrastruktury

1 000 000

Szkolenia 369369 000 Koszty szkoleń Administratorów oraz 10% Użytkowników

369369 000

Łączny koszt wytworzenia

1010 110 500 N/D 33 829 000

7 381 500 -

Koszty utrzymania


100 000 Adekwatnie do kosztów zakupu

50 000 50 000


2 268 000 Wynagrodzenia dla 9 administratorów

756 000 756 000 756 000

Łączny koszt utrzymania

22 368 000 N/D 756 000 806806 000

806806 000

Tabela 86. Rozkład kosztów w zakresie wdrożenie i utrzymania Systemu (w zakresie pilotażu) w ujęciu rocznym [zł] brutto

7.7.5. Koszty realizacji i utrzymania – na jednostkę Podanie kosztów realizacji projektu na jednostkę jest bardzo trudne. Prosty podział kosztów na 208 JO biorących udział w projekcie wydaje się mocno zniekształcony i nie odpowiada realnym warunkom funkcjonowania JO. JO biorące udział w projekcie są różnej wielkości i w różnym stopniu wykorzystują systemy informatyczne do wsparcia swojej działalności. Jednym z założeń projektu jest utworzenie CUW Miasta Katowice dlatego też proponujemy aby wszystkie koszty, w pierwszej kolejności, były alokowane na to CUW, a dopiero w kolejnym kroku były one alokowane na jednostki organizacyjne korzystające z usług tej jednostki.



247 / 259

Na tym etapie projektu podanie ogólnego kosztu wdrożenia oraz funkcjonowania rozwiązania uważamy za wystarczający. Do celów rozliczenia JO z kosztów funkcjonowania centralnego systemu ERP rekomendujemy przyjęcie modelu usługowego, który będzie alokował na każdą z JO koszty w zależności od liczby wykorzystywanych usług CUW.

Koncepcja wdrożenia systemu ERP w Urzędzie Miasta Katowice i jednostkach organizacyjnych Miasta Katowice Korzyści wynikające z wdrożenia systemu ERP

248 / 259

8. KORZYŚCI WYNIKAJĄCE Z WDROŻENIA SYSTEMU ERP

8.1. Rola Systemu w organizacji Wprowadzenie jednolitego i spójnego systemu dla UM Katowice oraz jednostek organizacyjnych miasta Katowice służy ujednoliceniu oraz znacznej automatyzacji procesów biznesowych. Jednocześnie jeden system spajający procesy pozwoli na ich znaczną optymalizację.

Wprowadzenie zintegrowanego systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie kluczowymi obszarami działania miasta umożliwi lepsze zarządzanie zasobami, kosztami, przychodami i wdrożenie profesjonalnego controlingu finansowego, a w pozostałych obszarach znacznie usprawni czynności związane z bieżącą obsługą mieszkańców, podnoszeniem poziomu jakości świadczonych usług, gromadzeniem informacji oraz jej rozpowszechnianiem.

System zapewni również bieżącą komunikację z otoczeniem zewnętrznym, co pozwoli na ciągłą synchronizację m.in. oczekiwań mieszkańców oraz spełnienia zobowiązań statutowych i prawnych.

8.2. Korzyści pozafinansowe wynikające z wdrożenia Systemu ERP Wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania, systemu klasy ERP (ang. Enterprise Resource Planning), w UM Katowice oraz jednostkach organizacyjnych Miasta przyniesie szereg korzyści dla mieszkańców oraz przedsiębiorców, korzystających z usług administracji samorządowej w obrębie miasta Katowice.

Analiza obecnej sytuacji i doświadczenia z innych regionów kraju oraz dużych miast Unii Europejskiej wskazują, że wdrożenie zintegrowane systemu zarządzania, wspieranego system klasy ERP, jest warunkiem koniecznym dla podniesienia jakości usług miasta i jego zrównoważonego rozwoju.

Do kluczowych korzyści wynikających z wdrożenia Systemu ERP należy zaliczyć:

• podniesienie poziomu jakości świadczenia usług na rzecz mieszkańców oraz przedsiębiorców (klientów urzędu oraz jednostek organizacyjnych miasta), m.in. poprzez:

o standaryzację procesów biznesowych,


249 / 259

o zwiększenie dostępności, jakości i aktualności danych gromadzonych i przetwarzanych przez UK Katowice i jednostki organizacyjne miasta,

o zmniejszenie ryzyka podejmowania niewłaściwych (nieoptymalnych) decyzji przez osoby decyzyjne,

• zwiększenie efektywności realizacji świadczonych usług na rzecz mieszkańców oraz przedsiębiorców, poprzez

o usprawnienie procesów wewnętrznych UMK i jednostek organizacyjnych,

o usprawnienie wymiany i obiegu informacji pomiędzy urzędem, a jednostkami organizacyjnymi miasta,

o zwiększenie automatyzacji realizowanych w UM Katowice i jednostkach organizacyjnych miasta procesów biznesowych,

• zapewnienie dostępności do skonsolidowanej informacji na temat prowadzonej działalności oraz mieszkańca,

• obniżenie kosztów operacyjnych działalności UMK, poprzez eliminację ręcznie wykonywanych powtarzalnych i nadmiarowych czynności,

W długiej perspektywie czasowej można także oczekiwać optymalizacji kosztów posiadania rozwiązań informatycznych. Wykorzystanie efektu synergii i skali rozwiązania powinno pozwolić na lepsze wykorzystanie środków przeznaczonych na IT.

Powyższe korzyści w dłuższej perspektywie skutkować będą:

• podniesieniem jakości życia mieszkańców,

• rozwojem przedsiębiorczości i efektowności finansowej przedsiębiorców,

• zwiększeniem konkurencyjności Katowic wśród miast w Polsce oraz UE, co może przełożyć się na wzrost liczby mieszkańców oraz zwiększenie liczby i skali inwestycji w Mieście i jego otoczeniu.


250 / 259

8.3. Korzyści finansowe wynikające z wdrożenia Systemu ERP

8.3.1. Korzyści społeczne z wdrożenia Systemu ERP Kluczowe korzyści z wdrożenia Systemu ERP, wyszczególnione w poprzednim rozdziale, są trudno policzalne. Nie wszystkie z wymienionych korzyści dają się zmierzyć ilościowo oraz w wartościach pieniężnych.

Najważniejsze korzyści społeczne o charakterze mierzalnym, powstałe dzięki wdrożeniu Systemu ERP będą związane ze skróceniem czasu przepływu oraz pozyskania informacji oraz efektywnością świadczenia usług przez UM Katowice oraz jednostki organizacyjne Miasta.

Ze względu na rozległy zakres korzyści, jakie niesie za sobą wdrożenie Systemu ERP oraz szeroki zakres zastosowania produktów przedsięwzięcia, precyzyjne wyliczenie wszystkich korzyści jest bardzo trudne do oszacowania.

Do analizy przyjęto więc tylko niektóre, możliwe do wyliczenia, kluczowe wskaźniki, mające największy wpływ na obliczenia.

Dla potrzeb wyliczenia wartości pieniężnej przewidywanych korzyści zidentyfikowano następujące składniki:

• zmniejszenie kosztów pozyskania informacji przez mieszkańców i przedsiębiorców,

• zmniejszenie efektywności (pracochłonności) świadczenia usług (wykonywania zadań).

Zmniejszenie kosztów pozyskania informacji przez mieszkańców i przedsiębiorców

Do wyliczeń korzyści przyjęto, że:

• jeden na 10 mieszkańców Katowic w wieku produkcyjnym będzie miał potrzebę pozyskania informacji z Urzędu lub jednostki organizacyjnej Miasta,

• jeden na 10 przedsiębiorców z Katowic będzie miał potrzebę pozyskania informacji z Urzędu lub jednostki organizacyjnej Miasta,

• osoba lub przedsiębiorca będą chcieli pozyskać informację jednokrotnie w jednym roku kalendarzowym.

Oszczędność czasu oszacowano na 4 godzin dla każdej pozyskiwanej informacji.

Lp. Opis pozycji J.m. Wartość

1 Liczba ludności Katowic w wieku produkcyjnym (GUS, stan z czerwca 2013)

Osób 188 572


251 / 259

2 Liczba osób potrzebujących pozyskać informację (1 osoba na 10 mieszkańców)

Osób 18 857

3 Liczba zarejestrowanych przedsiębiorców (GUS) Osób 48 000

4 Liczba przedsiębiorców potrzebujących pozyskać informację (1 przedsiębiorca na 10)

Osób 4 800

5 Łączna liczba mieszkańców i przedsiębiorców potrzebujących pozyskać informację

Osób 23 657

6 Zaoszczędzony czas na pozyskanie informacji Godziny 4

7 Przeciętne miesięczne wynagrodzenie z narzutami w gospodarce narodowej (GUS, II kw 2013)

PLN 3 613

8 Przeciętna wartość 1 godziny pracy PLN 23

9 Wartość oszczędności rocznie PLN 2 176 444

Tabela 87. Założenia ilościowe oraz oszacowania wartości dla korzyści „Zmniejszenie kosztów pozyskania informacji przez mieszkańców i przedsiębiorców”

Oszacowanie wartości dla korzyści „Zmniejszenie kosztów pozyskania informacji przez mieszkańców i przedsiębiorców” dokonano poprzez przemnożenie łącznej liczby osób i przedsiębiorców potrzebujących pozyskać informację przez zaoszczędzony czas na pozyskanie informacji oraz przeciętną wartość 1 godziny pracy.

Wartość oszczędności oszacowano na ok. 2,2 mln zł rocznie.

W perspektywie 3 lat od wdrożenia wartość ta wyniesie ok. 6,5 mln zł.

Zwiększenie efektywności świadczenia usług

Do wyliczeń korzyści przyjęto, że:

• liczba pracowników UM Katowice oraz jednostek organizacyjnych, której efektywność wzrośnie, dzięki wdrożeniu Systemu ERP, to 1 000 osób (co stanowi jedynie cześć pracowników, którzy będą korzystali z Systemu),

• jeden pracownik dzięki automatyzacji czynności zaoszczędzi średnio pół godziny z całego dnia pracy.

Lp. Opis pozycji J.m. Wartość

1 Liczba pracowników UM Katowice oraz jednostek organizacyjnych, której efektywność wzrośnie, dzięki wdrożeniu Systemu ERP

Osób 1000


252 / 259

2 Liczba dni pracy w ciągu roku (wymiar czasu pracy na rok 2014)

Dni 250

3 Zaoszczędzony czas w ciągu dnia pracy Godz. 1/2

4 Przeciętne miesięczne wynagrodzenie z narzutami w gospodarce narodowej (GUS, II kw 2013)

PLN 3613

5 Przeciętna wartość 1 godziny pracy PLN 23

6 Wartość oszczędności rocznie PLN 2 875 000

Tabela 88. Założenia ilościowe oraz oszacowania wartości dla korzyści „Zmniejszenie efektywności (pracochłonności) świadczenia usług (wykonywania zadań)”

Oszacowanie wartości dla korzyści „Zmniejszenie efektywności (pracochłonności) świadczenia usług (wykonywania zadań)” dokonano poprzez przemnożenie łącznej liczby pracowników, które efektywność wzrośnie przez zaoszczędzony czas dziennie, liczbę dni pracy w roku oraz przeciętną wartość 1 godziny pracy.

Wartość oszczędności oszacowano na ok. 2,9 mln zł rocznie.

W perspektywie 3 lat od wdrożenia wartość ta wyniesie ok. 8,6 mln zł.

8.4. Analiza wariantowa osiągnięcia stanu docelowego

8.4.1. Założenia dla wariantów Korzyści wynikające z wdrożenia opisanej koncepcji będą rozpatrywane przez pryzmat możliwych wariantów osiągnięcia stanu docelowego tj. objęcia wdrożeniem systemem wspomagania zarządzania.

Rozpatrujemy trzy możliwe warianty:

Wariant „0” - zakłada „naturalny” postęp informatyzacji jednostek we własnym zakresie. Nie będzie tworzony CUW.

Zalety Wady

• Najniższe koszty • Dostosowanie rozwiązania do

specyficznych potrzeb każdej z JO.

• Stan docelowy może nie zostanie osiągnięty tj. objęcie UM i jednostek jednolitym systemem świadczeniaświadczenia usług IT.

• Nieoptymalnie alokowane zasoby finansowe.

• Brak integracji. • Te same procesy biznesowe są


253 / 259

wielokrotnie definiowane i implementowane w różnych systemach IT i jednostkach. • Pogarszająca się z czasem jakość

realizowanych usług przez miasto i jego jednostki.

• Niska konkurencyjność Katowic w stosunku do innych miast. • Mała elastyczność dostosowania

do nowych potrzeb mieszkańców Katowic.

Tabela 89. Wariant „0” – cechy wdrożenia

Wariant „1” - zakłada rozwój niezależnych systemów JO z ich integracją z systemem ERP wdrożonym w UM Katowice.

Zalety Wady

• Dopasowanie do potrzeb poszczególnych jednostek (zachowanie niezależności).).

• Koszty zakupu inwestycji rozłożone w czasie.

• Stosunkowo nieduża złożoność projektu. • Krótki czas wdrożenia.

• Konieczność integracji wielu jednostek na wielu poziomach (zachowanie spójności danych, jednolite słowniki) – ryzyko utraty integralności danych.

• Dodatkowe koszty integracji i zachowania spójności. • Te same procesy biznesowe są

wielokrotnie definiowane i implementowane w różnych systemach IT i jednostkach.

• Brak kontroli nad procesem dochodzenia do stanu docelowego. • Najwyższe koszty wdrożenia i

utrzymania. • Redundancja danych i elementów

infrastruktury technicznej.

Tabela 90. Wariant „1” – cechy wdrożeniaWariant „2” - zakłada wdrożeniei utrzymanie jednolitego systemu (opisywana koncepcja) we wszystkich podmiotach biorących udział w projekcie.


254 / 259

Zalety Wady

• Jednolity system ERP we wszystkich jednostkach.

• Prosty i szybki dostęp do danych zarządczych (wspieranie podejmowania decyzji)

• ).). • Standaryzacja procesów biznesowych

i możliwość ich porównania w różnych JO.

• Niższe koszty integracji (integracja jedynie z systemami specjalistycznymi)

•

• Wysoki (w porównaniu do pozostałych wariantów) koszt zakupu ponoszony w krótkim okresie czasu.

• Konieczność dostosowania jednostek do jednolitego systemu (utrata części niezależności).).

• Duża zmiana organizacyjna. • Złożony proces wdrożenia. • Długi czas wdrożenia.

Tabela 91. Wariant „2” – cechy wdrożenia

Wariant „0” niepowinien być rozpatrywany ponieważ nie zakłada realizacji inwestycji oraz nie gwarantuje osiągnięcia stanu docelowego (centralny system ERP nie zostanie wdrożony).

Analiza korzyści wdrożenia systemu ERP będzie rozpatrywana pomiędzy wariantami „1” i „2”.

8.4.2. Oszacowanie korzyści finansowych Analiza jedynie korzyści finansowych z wdrożenia centralnego systemu ERP jest niewystarczająca. Elementem, który musi być wzięty pod uwagę jest adekwatność wybranego rozwiązania dla CUW Miasta Katowice.

Oszacowanie korzyści finansowych należy rozpatrywać poprzez porównanie wariantów „1” oraz „2” w celu określeniaokreślenia, który z wariantówgeneruje większe korzyści (niższe koszty wytworzenia i utrzymania).

Kwoty przyjęte do szacowania wariantu „2” są identyczne z wyliczonymi w rozdziale 7 Oszacowanie kosztów wdrożenia i utrzymania systemu ERP Zestawienie kosztów dla wariantu „2” przedstawiono w poniższej tabeli.


255 / 259

Kwota (w zł) Kategoria 1 rok 2 rok 3 rok 4 rok 5 rok 6 rok 7 rok 8 rok 9 rok

Koszt analizy i wdrożenia/zarządzania

8 370 150

Usługi związane z przygotowaniem, wdrożeniem i utrzymaniem systemów

00 2 460 00 1 230 000 1 845 000 2 835 150


6 151 500 6 151 500


2 091 000

Szkolenia 2 583 000 Koszty szkoleń 369 000 1 230 000 984 000


25 347 150 N/D 00 2 460 000 1 599 000 11 317 500 9 970 650

Kwota (w zł) Kategoria 1 rok 2 rok 3 rok 4 rok 5 rok 6 rok 7 rok 8 rok 9 rok

Utrzymanie i rozwój oprogramowania (usługi obce)

5 667 000 Usługi związane z utrzymaniem systemów.

1 889 000 1 889 000 1 889 000


700 000 Usługi serwisu sprzętu komputerowego

100 000 100 000 100 000 100 000 100 000 100 000 100 000 100 000 100 000


7 392 000 Wynagrodzenia 924 000 924 000 924 000 924 000 924 000 924 000 924 000 924 000

Łączny koszt utrzymania 13 759 000 N/D 100 000

1 024 000 1 024 000

1 024 000

1 024 000

1 024 000

2 913 000 2 913 000

2 913 000

Tabela 92. Zestawienie kosztów wytworzenia i utrzymania dla wariantu „2”


Korzyści wynikające z wdrożenia systemu ERP

256 / 259

Koszty wariantu „1” oszacowano przy uwzględnieniu następujących założeń:

• koszty wdrożeń niezależnych w poszczególnych jednostkach będą wyższe w stosunku do wdrożenia jednolitego systemu, również z uwagi na dodatkowe koszty integracji i zachowania spójności, przewiduje się zwiększenie kosztów od 50% do 100% wartości usług, dla potrzeb analizy przyjęto zwiększenie kosztów o 50%,

• koszty zakupu licencji będą większe z uwagi na rozdrobnienie zamówień i brak upustów dostawców związanych z jednokrotnym zakupem większej liczby licencji, przyjęto zwiększenie kosztów o 25%,

• koszty wdrożenia będą rozłożone w dłuższej perspektywie czasu oraz będą zależne od liczby jednostek przeprowadzających wdrożenie w danym roku, przyjęto jednolity rozkład kosztów w okresie 6 lat,

• przy założeniu instalacji oprogramowania na stacjach klienckich i rozproszonej architektury systemu, niezbędne jest doposażenie każdej jednostki w infrastrukturę, przewidywany minimalny koszt na jednostkę wyniesie 20 tyś zł,

• szkolenia będą wykonywane niezależnie dla każdej jednostki w zakresie wdrożenia, co przełoży się na indywidulany koszt szkolenia w wysokości 30 tyś. zł (koszt 5 dni po 8 jednostek szkoleniowych dla optymalnej grupy szkoleniowej),

• koszty utrzymania i rozwój oprogramowania wyliczono adekwatnie do szacowania kosztów wariantu „2”, przyjęto 15% wartości wdrożonego oprogramowania,

• koszty serwisu infrastruktury technicznej wyliczono adekwatnie do szacowania kosztów wariantu „2”, przyjęto 5% wartości zakupu sprzętu,

• wewnętrzne koszty utrzymania oszacowano z założeniem, że każda z jednostek będzie musiała zatrudnić minimum jednego administratora, w obu wariantach koszt zatrudnienia jednego administratora wynosi 7 tyś. zł brutto (na podstawie Ogólnopolskie Badanie Wynagrodzeń (OBW) przeprowadzone przez Sedlak & Sedlak w 2013 roku).


257 / 259

Kwota (w zł) Uśredniony koszt na jednostkę

1 rok 2 rok 3 rok 4 rok 5 rok 6 rok 7 rok 8 rok 9 rok

Koszt analizy i wdrożenia/zarządzania

8 849 584 42 343 1 474 931 1 474 931 1 474 931 1 474 931 1 474 931 1 474 931

Zakup licencji 5 905 875 28 258 984 313 984 313 984 313 984 313 984 313 984 313

Zakup sprzętu 4 180 000 20 000 696 667 696 667 696 667 696 667 696 667 696 667

Szkolenia 6 270 000 30 000 1 045 000 1 045 000 1 045 000 1 045 000 1 045 000 1 045 000


25 205 459 120 600 4 200 910 4 200 910 4 200 910 4 200 910 4 200 910 4 200 910

Utrzymanie i rozwój oprogramowania (usługi obce)

17 346 003 82 995 525 636 1 051 273 1 576 909 2 102 546 2 628 182 3 153 819 3 153 819 3 153 819


4 754 750 22 750 104 500 261 250 418 000 574 750 731 500 888 250 888 250 888 250


97 020 000 84 402 2 940 000 5 880 000 8 820 000 11 760 000 14 700 000 17 640 000 17 640 000 17 640 000

Łączny koszt utrzymania 119 120 753 190 147 - 3 570 136 7 192 523 10 814 909 14 437 296 18 059 682 21 682 069 21 682 069 21 682 069

Tabela 93. Zestawienie kosztów wytworzenia i utrzymania dla wariantu „1”

Kwota (w zł) 1 rok 2 rok 3 rok 4 rok 5 rok 6 rok 7 rok 8 rok 9 rok

Różnica kosztów wariantów 1 i 2 - wytworzenie

9 911 036 2 635 677 -619 488 179 963 -686 935 4 200 910 4 200 910 - - -

Różnica kosztów wariantów 1 i 2 - utrzymanie

99 728 494 - 2 646 136 5 503 802 9 126 188 11 419 133 15 041 519 18 663 905 18 663 905 18 663 905

Suma 109 639 531 2 635 677 2 026 648 5 683 765 8 439 253 15 620 042 19 242 429 18 663 905 18 663 905 18 663 905

Tabela 94. Różnica kosztów wariantów „1” i „2”

Powyższe zestawienie wskazuje, że koszty wytworzenia Systemu (rozwiązania) w wariancie „2” będzie o ok. 10 mln niższy od kosztów wariantu „1”.


258 / 259

Ponadto różnica kosztów utrzymania jest 6 razy wyższa w przypadku wariantu „1”.

Wyliczenia wskazują na znaczną opłacalność (korzyści finansowe) wariantu „2” tj. wdrożenia i utrzymania jednolitego Systemu ERP UM Katowice oraz jednostek organizacyjnych miasta, zarówno w ujęciu rocznym oraz trzech lat.

Koncepcja realizacji projektu w wariancie „2” jest jednocześnie zgodna z koncepcją budowy Centrum Usług Wspólnych dla Miasta Katowice. Parametry opisujące wymagania biznesowe, funkcjonalne i niefunkcjonalne jednoznacznie wskazują, że wybrane rozwiązanie musi być klasy Enterprice i spełniać wymagania wszystkich JO biorących udział w projekcie.

Koniec dokumentu


Metryka dokumentu

259 / 259

METRYKA DOKUMENTU Projekt:

Przeprowadzenie analizy, wykonanie koncepcji systemu ERP dla Miasta Katowice

Nazwa: Koncepcja wdrożenia systemu ERP w Urzędzie Miasta Katowice i jednostkach organizacyjnych Miasta Katowice

Wersja: 2.30 Autor: Zespół 4pi sp. z o.o.

Stron: 259 (włącznie z historią zmian dokumentu)

Data: 20.05.2014

Plik: SIWZ-Załącznik 10 - Koncepcja_v05022016

HISTORIA ZMIAN DOKUMENTU Nr wersji Data Autor zmiany Opis zmiany

3.00 23.05.2014 4 pi Wprowadzenie zmian w dokumencie, przekazanie kolejnej wersji Zamawiającemu

4.0 03.09.2015 Zespół Red Ocean Uaktualnienie dokumentu zgodnie z założeniami projektowymi

5.0 26.10.2015 Zespół Red Ocean Wprowadzenie zmian w dokumencie, przekazanie Zamawiającemu

Projekt: Przeprowadzenie analizy, wykonanie koncepcji systemu · Projekt: Przeprowadzenie analizy,...

Documents

Transcript of Projekt: Przeprowadzenie analizy, wykonanie koncepcji systemu · Projekt: Przeprowadzenie analizy,...