Prawno-administracyjne aspektyrealizacji projektów IAPP

Piotr Bednarek

Krajowy Punkt Kontaktowy Programów Badawczych UEInstytut Podstawowych Problemów Techniki Polskiej Akademii Nauk

Projekty IAPP - Warszawa, 26 lutego 2008 r.

Realizacja każdego badawczego projektu europejskiego - w tym projektu IAPP - składa się z dwu, wzajemnie równoważnych, części:

część merytoryczna,

część administracyjno-prawna:

a. prawne przygotowanie umów,

b. przygotowanie zasad finansowych i księgowych w instytucji,

c. przygotowanie do fizycznej obsługi przyjmowanych obcokrajowców.

Brak przygotowania do realizacji części administracyjno-prawnej może spowodować zablokowanie projektu.

Zasada podstawowa

W instytucji musi istnieć efektywny system koordynacji działań związanych z udziałem w projektach:

Przed przystąpieniem do realizacji projektu zespół badawczy winien porozumieć się z działem prawnym i finansowych w celu ustalenia, czy instytucja gotowa jest do realizacji określonych zasad projektu.

Administracja instytucji nie może być informowana o projekcie w chwili, gdy projekt ten już ma się rozpoczynać w instytucji.

Współpraca pomiędzy działami instytucji musi trwać w całym okresie realizacji projektu.

Podstawy współpracy w instytucji

W przypadku przyjęcia cudzoziemca w Polskiej instytucji:

Wiza dla cudzoziemca

Legalizacja pobytu w Polsce

Najem mieszkania i zameldowanie

Pomoc w pierwszych dniach życia w Polsce (kurs języka, komunikacja, poczta etc.)

Przygotowanie umowy z cudzoziemcem

Wypłata wynagrodzenia

Odprowadzanie składek na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne

Zgłoszenie do II filaru w OFE

Opodatkowanie dochodu z projektu

Pomoc przy rocznym rozliczeniu podatkowym

Obsługa księgowa projektu

Przegląd głównych zagadnień prawno-administracyjnych projektu IAPP - czyli, gdzie kryją się pułapki (I)

W przypadku wyjazdu pracownika z polskiej instytucji:

Forma „wysłania” pracownika (oddelegowanie, urlop bezpłatny, urlop szkoleniowy).

Opłacanie składek na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne i formularz E 101.

Opodatkowanie dochodu z projektu.

Zapewnienie „bezpieczeństwa” wyjeżdżającemu pracownikowi.

Przygotowanie umowy z pracownikiem i instytucją zagraniczną.

Przegląd głównych zagadnień prawno-administracyjnych projektu IAPP - czyli, gdzie kryją się pułapki (II)

W projektach IAPP umowa konsorcjum nie jest formalnym wymogiem realizacji projektu.

Niezależnie od powyższego zaleca się jednak podpisanie stosowanej umowy pomiędzy instytucjami partnerskimi w celu doprecyzowania wzajemnych praw i obowiązków tych instytucji w zakresie realizacji prac badawczych w projekcie, w tym w zakresie obsługi administracyjnej.

Umowa konsorcjum może regulować m.in. takie kwestie jak:

a. zasady rozliczeń finansowych pomiędzy partnerami,

b. zasady przesyłania pracowników naukowych,

c. zasady organizacji pracy pracowników u partnera etc.

Umowa konsorcjum

Obywatele państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) tj. UE + Norwegii, Islandii i Liechtenstein oraz nienależącej do EOG Szwajcarii mogą przyjechać do Polski na podstawie dokumentu podróży (np. paszport) i pracowć bez zezwolenia na pracę.

Z upływem 3 miesięcy pobytu w Polsce obywatele EOG muszą dokonać w Urzędzie Wojewódzkim, zgłoszenia faktu swojego pobytu w Polsce.

Do dokonania w/w zgłoszenia niezbędne będzie zameldowanie.

Rejestracji faktu pobytu dokonuje się w wydziale ds. cudzoziemców urzędu wojewódzkiego (w Warszawie przy ul. Długiej 5).

Wjazd i legalizacja pobytu (I)

Obywatele państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) aby rozpocząć pracę w Polsce muszą przed przyjazdem uzyskać wizę krajową w celu wykonywania pracy.

Przy reazlizacji prac badawczych nie jest w tym wypadku wymagane zezwolenie na pracę.

Nie póżniej niż 45 dni przed końcem wizy należy w urzędzie wojewódzkim złożyć kompletny wniosek o wydani zezwolenia na zaieszkanie na czas oznaczony.

Do wniosku należy dołączyć dowód zameldowania.

Dokumenty składa się w wydziale ds. cudzoziemców urzędu wojewódzkiego (w Warszawie przy ul. Długiej 5).

Wjazd i legalizacja pobytu (II)

Art. 21 ust. 1 pkt 46 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatkudochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity: Dz. U. 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn zm.) stanowi, iż wolne od podatku są dochody otrzymane przez podatnika, jeżeli:

a) pochodzą od rządów państw obcych, organizacji międzynarodowych lub międzynarodowych instytucji finansowych ze środków bezzwrotnej pomocy, w tym ze środków programów ramowych badań, rozwoju technicznego i prezentacji Unii Europejskiej i z programów NATO, przyznanych na podstawie jednostronnej deklaracji lub umów zawartych z tymi państwami, organizacjami lub instytucjami przez Radę Ministrów, właściwego ministra lub agencje rządowe, w tym również w przypadkach, gdy przekazanie tych środków jest dokonywane za pośrednictwem podmiotu upoważnionego do rozdzielania środków bezzwrotnej pomocy oraz

b) podatnik bezpośrednio realizuje cel programu finansowanego z bezzwrotnej pomocy;

zwolnienie nie ma zastosowania do dochodów osób fizycznych, którym podatnik bezpośrednio realizujący cel programu zleca - bez względu na rodzaj umowy - wykonanie określonych czynności w związku z realizowanym przez niego programem.

Zwolnienie podatkowe

1. Wynagrodzenie główne (monthly living allowance)

2. Dodatek z tytułu relokacji (monthly mobility allowance)

3. Dodatek na koszty podróży (travel allowance)

4. Jednorazowy dodatek na rozwój własnej kariery naukowej (career exploratory allowance)

Podstawą wymiaru składek na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne jest tylko wynagrodzenie główne o ile:

a. podpisana zostanie umowa o pracę i

b. wszystkie składniki zostaną wyodrębnione w treści umowy.

Wynagrodzenie pracowników wyjeżdżających pomniejszone zostanie o wartość diet z tytułu podróży służbowej.

Powyższe zasady nie dotyczą umowy cywilnoprawnej.

Podstawa wymiaru składek na obowiązkowe ubezpieczenia spoleczne

Na terytorium państw EOG i w Szwajcarii obowiązuje koordynacja systemów ubezpieczeń społecznych określająca zadady podlegania tym ubezpieczeniom przez pracowników migrujących.

Migrujący pracownik podlega tylko jednemu systemowi ubezpieczeń społecznych nawet kiedy jest delegowany lub ma kilka niezależnych od siebie miejsc pracy.

Jedyną podstawą do zgłoszenia pracownika do zagranicznego ubezpieczenia społecznego jest formularz E 101.

Należy unikać sytuacji, kiedy to zagraniczna instytucja wypłacająca polskiemu pracownikowi wynagrodzenie musiałaby zgłosić się do polskiego sytemu ubezpieczeń społecznych jako płatnik.

Więcej informacji w poradnikach ZUS: www.zus.pl

Koordynacja systemów ubezpieczeń społecznych w Europie

Europejska Karta Ubezpieczenia Społecznego (EKUZ) (ang. EHIC) - uprawnia do korzystania z opieki zdrowotnej za granicą na takich samych zasadach jakie obowiązują obywateli danego państwa, co NIE oznacza, że zawsze uprawnia do darmowej pomocy medycznej.

EKUZ działa w państwach EOG i w Szwajcarii.

Wyjeżdżając na dłuższe pobyty lub na wyjazdy charakteryzujące się większym stopniem ryzyka należy zastanowić się na dodatkowym ubezpieczenim komercyjnym.

Więcej informacji na stronie NFZ: www.nfz.gov.pl

EKUZ

Dziękuję za uwagę

Krajowy Punkt Kontaktowy Programów Badawczych UEInstytut Podstawowych Problemów Techniki Polskiej Akademii Nauk

ul. Żwirki i Wigury 81 02-091 Warszawa

tel: 0 22 828 74 72 fax: 0 22 828 53 70 e-mail: kpk@kpk.gov.pl

Osoba do kontaktu:

Piotr Bednarek

mobility@kpk.gov.pl