Podręcznik Użytkownika Oprogramowanie Integra 7 Moduły ... · odpowiednich dokumentów takich...

Instrukcja Integra 7 (moduły podstawowe) - ver. 4.03 [2012-01-31] / Copyright by Integra Software 1

Podręcznik Użytkownika Oprogramowanie Integra 7

Moduły podstawowe

1 Spis treści

1 SPIS TREŚCI .......................................................................................... 1

2 INTEGRA 7, INFORMACJE OGÓLNE................................................... 4

2.1 PRZEZNACZENIE PROGRAMU .............................................................. 4 2.2 BUDOWA PROGRAMU ......................................................................... 4

3 INSTALACJA ........................................................................................ 10

3.1 INSTALACJA AUTOMATYCZNA (PEŁNA WERSJA) ................................... 11 3.2 INSTALACJA ZAAWANSOWANA ........................................................... 12 3.3 PROCES INSTALACJI PLIKÓW PROGRAMU ........................................... 14 3.4 AKTUALIZACJA. ODINSTALOWANIE PROGRAMU ................................... 16

4 URUCHOMIENIE PROGRAMU ............................................................ 17

4.1 ODBLOKOWANIE PROGRAMU ............................................................. 17 4.2 LOGOWANIE DO PROGRAMU.............................................................. 19

5 PORUSZANIE SIĘ W SYSTEMIE INTEGRA 7 .................................... 20

5.1 OPIS GŁÓWNEGO OKNA PROGRAMU .................................................. 20 5.2 OPIS MENU GŁÓWNEGO PROGRAMU .................................................. 23 5.3 FILTROWANIE – WYSZUKIWANIE DANYCH ........................................... 26

6 KONFIGURACJA PROGRAMU ........................................................... 27

6.1 KREATOR PIERWSZEGO URUCHOMIENIA ............................................ 27 6.2 PARAMETRY PROGRAMU – EDYCJA DANYCH FIRMY............................. 29 6.3 KONFIGURACJA SKRÓTÓW KLAWIATUROWYCH ................................... 30 6.4 ARCHIWIZACJA DANYCH .................................................................... 31 6.5 KONFIGURACJA DRUKARKI FISKALNEJ ................................................ 33 6.6 ZMIANA BAZY DANYCH ...................................................................... 33 6.7 KONFIGURACJA PARAMETRÓW SPRZĘTOWYCH .................................. 34 6.8 DODAWANIE UŻYTKOWNIKÓW I MODYFIKACJA UPRAWNIEŃ .................. 34 6.9 KONFIGURACJA MAGAZYNÓW............................................................ 35 6.10 KONFIGURACJA REJESTRÓW SPRZEDAŻY .......................................... 37 6.11 KONFIGURACJA MODUŁU KASA ......................................................... 37 6.12 KONFIGURACJA PUNKTÓW SPRZEDAŻY .............................................. 39 6.13 KONFIGURACJA PARAMETRÓW FINANSOWYCH ................................... 44

2

7 KARTOTEKI SYSTEMU INTEGRA 7 .................................................. 47

7.1 KONTRAHENCI ................................................................................. 47 7.2 POJAZDY ......................................................................................... 49 7.3 SPRZĘTY ......................................................................................... 50 7.4 TOWARY ......................................................................................... 50 7.5 USŁUGI ........................................................................................... 51 7.6 KONFIGURACJA KARTOTEK PROGRAMU ............................................. 52 7.7 GRUPOWA ZMIANA PARAMETRÓW KARTOTEK. ................................... 77 7.8 EKSPORT KARTOTEK I LIST DO PLIKU *.XLS ........................................ 80 7.9 SCALANIE KARTOTEK ....................................................................... 82 7.10 KONFIGURACJA GRUP CENOWYCH .................................................... 84 7.11 KONFIGURACJA GRUP RABATOWYCH ................................................ 85

8 PRACA Z PROGRAMEM ..................................................................... 86

OBSŁUGA SERWISU POJAZDÓW .............................................................. 86 8.1 TERMINARZ – PLANOWANIE PRACY SERWISU ..................................... 86 8.2 WYSTAWIANIE ZLECEŃ ..................................................................... 92 8.3 KOSZTORYSY NAPRAW ................................................................... 111 OBSŁUGA SERWISU SPRZĘTU ............................................................... 114 8.4 TERMINARZ – PLANOWANIE PRACY SERWISU ................................... 114 8.5 WYSTAWIANIE ZLECEŃ ................................................................... 115 OBSŁUGA SPRZEDAŻY I MAGAZYNU ...................................................... 118 8.6 WYSTAWIANIE DOKUMENTÓW SPRZEDAŻY ....................................... 118 8.7 WYSTAWIANIE DOKUMENTÓW MAGAZYNOWYCH............................... 124 8.8 WYSTAWIANIE DOKUMENTÓW KASOWYCH ....................................... 167

9 RAPORTY I REJESTRY .................................................................... 174

9.1 RAPORTY SERWISOWE ................................................................... 174 9.2 RAPORT ZAKUPU ........................................................................... 180 9.3 RAPORTY SPRZEDAŻY .................................................................... 181 9.4 REJESTRY DOKUMENTÓW .............................................................. 185 9.5 RAPORTY MAGAZYNOWE ................................................................ 186 9.6 RAPORTY KASOWE ........................................................................ 188

10 MODUŁ FINANSE .............................................................................. 189

10.1 WYSTAWIENIE FAKTURY ZAKUPU (TOWARY NA MAGAZYN) ................ 189 10.2 WYSTAWIENIE FAKTURY ZAKUPU (KOSZTY FIRMY) ............................ 191 10.3 WYSTAWIENIE FAKTURY ZAKUPU KORYGUJĄCEJ (FZK) .................... 193 10.4 WYSTAWIENIE FAKTURY ZAKUPU (WNT) ......................................... 195 10.5 WYSTAWIENIE KOREKTY FAKTURY ZAKUPU (WNTK) ........................ 197 10.6 DOKUMENTY KASOWE (DOSTĘPNE W MODULE FINANSE) .................. 199 10.7 WINDYKACJA PRZETERMINOWANYCH PŁATNOŚCI ............................. 202

3

Od autorów

Dziękujemy za podjęcie decyzji o wyborze naszego oprogramowania. Mamy nadzieję, że program

Integra 7 pozwoli sprawniej, wygodniej i w sposób bardziej ekonomiczny prowadzić działalność

Państwa firmy, oraz że wpłynie on na wzrost rentowności i efektywności Państwa działań.

Program Integra 7 został zaprojektowany przez zespół osób od lat związanych z branżą

motoryzacyjną, dzięki czemu jego funkcje odpowiadają faktycznym oczekiwaniom rynku. Ergonomia

i łatwość obsługi były jednymi z podstawowych założeń podczas procesu jego tworzenia.

Gorąco zachęcamy do przeczytania niniejszej instrukcji obsługi. Została ona napisana, aby ułatwić

Państwu rozpoczęcie pracy z programem oraz pomóc w wykorzystywaniu bardziej złożonych funkcji.

Dołożyliśmy wszelkich starań, aby informacje zawarte w tej publikacji przedstawione były w sposób

przejrzysty i czytelny oraz przyczyniały się do coraz lepszego poznania funkcjonalności

oprogramowania. Użytkowanie systemu Integra 7 pozwoli Państwu usprawnić i przyspieszyć

czynności związane zarówno z codzienną obsługą klienta jak i funkcjonowaniem całej firmy oraz

przyczyni się do odniesienia kolejnych sukcesów.

Jednocześnie zachęcamy do korzystania z zasobów witryny internetowej firmy Integra Software

(www.integra.com.pl), gdzie są publikowane dodatkowe opisy, narzędzia, filmy instruktażowe i inne

przydatne materiały, dzięki którym można jeszcze lepiej poznać i wykorzystać oprogramowanie Integra

7.

Uwaga:

Mimo, iż zespół redakcyjny firmy Integra dołożył wszelkich starań, aby informacje zawarte

w instrukcji odpowiadały funkcjom programu, ze względu na stały i dynamiczny rozwój oferowanych

systemów niniejsza instrukcja może zawierać w niektórych obszarach treść niezgodną z najnowszą

wersją oprogramowania.

Dostępność poszczególnych modułów czy funkcji programu jest uzależniona od zakupionej licencji.

Zespół Redakcyjny Integra 7.

Koszalin, 31 styczeń 2012

4

2 Integra 7, informacje ogólne

2.1 Przeznaczenie programu

Wykorzystując doświadczenie w branży motoryzacyjnej oraz osiągnięcia na polu kreowania rozwiązań

informatycznych dla sektora auto-moto, stworzyliśmy kompletny system wspomagający

funkcjonowanie przedsiębiorstw prowadzących działalność w tym sektorze oraz w sektorze

technicznym.

Integra 7 może znaleźć zastosowanie praktycznie w każdej firmie będącej podmiotem o profilu

motoryzacyjnym czy technicznym. Dotyczy to zarówno małych sklepów czy warsztatów wyposażonych

w jedno stanowisko do obsługi klientów, jak i dużych kompleksów o złożonej strukturze organizacyjnej

i kadrowej oraz mocno rozwiniętej infrastrukturze informatycznej.

Dzięki wykorzystaniu najnowszych rozwiązań programistycznych, technologii .NET oraz serwerów

SQL firmy Microsoft stworzyliśmy program mocno zintegrowany ze środowiskiem MS Windows. Dzięki

temu jest on łatwy w obsłudze; charakteryzuje się przyjaznym interfejsem użytkownika obsługiwanym

w sposób intuicyjny, a co za tym idzie nie wymaga czasochłonnych szkoleń pracowników. Takie

ukształtowanie programu pozwala na zwiększenie wydajności pracy, przyspieszenie często

wykonywanych czynności i w efekcie podniesienie jakości świadczonych przez firmę usług. Wiąże się

z tym budowanie dobrej opinii i wizerunku przedsiębiorstwa i w efekcie zwiększenie satysfakcji klienta.

Poszczególne programy serii Integra 7 są przeznaczone dla:

- Integra Firma 7-sklepów oraz lokalnych dystrybutorów części i akcesoriów samochodowych

- Integra Car 7 - serwisów pojazdów osobowych oraz dostawczych

- Integra Truck 7 - serwisów pojazdów ciężarowych, dostawczych i osobowych

- Integra Serwis 7 - firm oferujących usługi serwisowe w branżach technicznych, m.in. AGD, RTV,

GSM, elektrotechniki motoryzacyjnej, elektronarzędzi, urządzeń diagnostycznych, linii produkcyjnych,

sprzętu biurowego itp.

Uwaga! Klienci nie posiadający w programie modułów serwisowych mogą pominąć opisy dotyczące

serwisu.

2.2 Budowa programu

Integra 7 charakteryzuje się modułową budową i jest skonstruowany w taki sposób, że każdy

z elementów oprogramowania może pracować niezależnie od innych. Każdy moduł jest wydzielonym

logicznie, samodzielnym programem w obrębie jednej aplikacji. Dzięki temu odbiorca systemu nie

musi posiadać w programie elementów, które go nie dotyczą lub nie leżą w kręgu jego zainteresowań.

Moduły można dowolnie łączyć zgodnie z zapotrzebowaniem na wymagane funkcje. Oczywiście kiedy

chcemy wiernie odwzorować strukturę organizacyjną firmy moduły stają się zależne od siebie i często

te związki wymuszają instalację dodatkowych elementów środowiska.

5

Program Integra 7 składa się z następujących modułów:

Serwis pojazdów osobowych

Moduł ten jest odpowiedzialny za obsługę serwisową klienta zlecającego naprawę pojazdu

osobowego. Dzięki licznym mechanizmom ułatwiającym wystawienie zlecenia, czynności

z tym związane są realizowane znacznie szybciej i sprawniej. Dodawanie do zlecenia usług, części i

materiałów jest oparte o kartotekę magazynu oraz dostępne słowniki usterek i usług. Wydrukowanie

odpowiednich dokumentów takich jak zlecenie, karta serwisowa oraz potwierdzenie przyjęcia pojazdu

jest bardzo proste. Moduł zapewnia wgląd w pełną historię pojazdu, a także pozwala na kontrolę

dokumentów magazynowych oraz finansowych związanych ze zleceniem.

Serwis pojazdów ciężarowych

Moduł ten jest odpowiedzialny za obsługę serwisową klienta zlecającego naprawę pojazdów

ciężarowych. Dzięki licznym mechanizmom ułatwiającym wystawienie zlecenia, czynności






Serwis podzespołów

Moduł ten jest odpowiedzialny za obsługę serwisową klienta zlecającego serwis, naprawę czy

regeneracje podzespołów (np. pomp Diesel, alternatorów, rozruszników, automatycznych skrzyń

biegów). Dzięki licznym mechanizmom ułatwiającym wystawienie zlecenia, czynności






Serwis urządzeń


regeneracje urządzeń (np. urządzeń diagnostycznych, urządzeń pomiarowych, linii produkcyjnych).

Dzięki licznym mechanizmom ułatwiającym wystawienie zlecenia, czynności






6

Serwis sprzętu


regeneracje sprzętu (np. radioodtwarzaczy samochodowych, elektronarzędzi, elektroniki użytkowej –

AGD/RTV/GSM). Dzięki licznym mechanizmom ułatwiającym wystawienie zlecenia, czynności z tym

związane są realizowane znacznie szybciej i sprawniej. Dodawanie do zlecenia usług, części i





Przechowalnia opon

Moduł ten zawiera funkcje zapewniające sprawną obsługę serwisów opon. Karty przechowalni

pozwalają prowadzić ewidencję w zakresie przyjmowania i wydawania opon klientów serwisu oraz

mogą być powiązane ze zleceniami napraw dot. wymiany opon. Podczas przyjęcia opon, drukowana

jest specjalna karta z potwierdzeniem przekazania opon do przechowalni.

Sprzedaż detaliczna

Środowisko Integra 7 posiada również element umożliwiający prowadzenie sprzedaży towarów i usług.

Moduł ten umożliwia wystawianie faktur, paragonów i rozliczeń wewnętrznych. W przypadku

współpracy z modułami Magazyn i Kasa automatycznie generowane są dokumenty magazynowe i

kasowe związane z procesem sprzedaży.

Magazyn

Sprawną i funkcjonalną gospodarkę magazynową realizuje moduł Magazyn. Pozwala on na

przechowywanie w kartotece, danych dot. towarów oraz na generowanie dokumentów

magazynowych. Dzięki niemu mamy pełną kontrolę nad kolejkowaniem wejść i wyjść towarów oraz

posiadamy informację o ich stanach, lokalizacjach i cenach.

Kasa

Kasa jest modułem gwarantującym poprawną obsługę rozliczeń gotówkowych

i bezgotówkowych z klientami. Pozwala na generowanie dokumentów KP i KW oraz ich

odpowiedników w przypadku płatności przelewem bankowym. Rozliczanie zaliczek, raporty kasowe

oraz możliwość powiązania dokumentów kasowych z dokumentami sprzedaży pozwala na pełną

kontrolę finansów firmy.

CRM/Zadania

Przypominają o okresowych naprawach oraz o wymianie eksploatacyjnych części np., filtrów, oleju,

płynu hamulcowego., świec, pasków, wycieraczek, opon itp. Przypomnienia są wyświetlane przy

otwieraniu zleceń oraz na liście CRM, która umożliwia grupowe wysyłanie przypomnień do wielu

klientów za pomocą wiadomości SMS. Funkcję powiadomień SMS można również wykorzystać dla

przekazania klientom innych ważnych informacji np. o zakupie nowego sprzętu i rozszerzeniu

działalności oraz akcjach typu "przegląd zimowy". Za pomocą tej funkcji można też informować klienta

o zakończeniu naprawy. System również zawiera funkcje dot. przydzielania i kontroli realizacji zadań

przez pracowników firmy.

7

Finanse

Jest to moduł pozwalający na ewidencję zarówno zakupów na magazyn jak i kosztów firmy typu płace,

media, telefony, środki BHP itp. Dokumenty typu KW, KP, BW, BP, KM oraz raporty kasowe,

należności i zobowiązań zapewniają kontrolę przepływu gotówki, a także orientacyjnie ustalają

dochody i podatek VAT. Moduł ten ściśle współpracuje z Interfejsem systemów F-K oraz modułem

Home Banking.

Raporty / Analizy

Zaawansowane raporty i statystyki to część systemu najbardziej przydatna dla właścicieli firm

i kierowników działów. Przy pomocy tego modułu osoby kontrolujące funkcjonowanie firmy mają

możliwość oceny: rentowności działań, wyników finansowych, przerobu stanowisk serwisowych,

wydajności pracowników. Można również na podstawie określonych raportów analizować pod

względem ilościowym i jakościowym obsługiwane przez serwis marki pojazdów. Dzięki temu

budżetowanie, uzgadnianie zakupów narzędzi, tworzenie asortymentu części oraz planowanie

inwestycji staje się znacznie prostsze i skuteczniejsze. Moduł Raporty / Analizy oferuje również

możliwość tworzenia różnego rodzaju wykresów oraz ich eksport, wraz z danymi źródłowymi, do

programów zewnętrznych w celu poddania ich dalszej obróbce.

Menadżer

Moduł Menadżer jest swojego rodzaju centrum dowodzenia, przeznaczonym dla właścicieli firm i

administratorów systemu. Z jego poziomu możliwy jest dostęp do wszystkich kartotek środowiska

Integra 7. Przy wykorzystaniu tego modułu konfiguruje się program, ustawia parametry pracy i

uprawnienia poszczególnych pracowników. Dzięki Menadżerowi konfiguruje się również pracę z

programami zewnętrznymi.

Home Banking

Moduł umożliwiający import operacji wygenerowanych w systemie bankowym (m.in. BOŚ, BPH

Sezam, BZWBK, ING Bank Śląski, mBank, PKO BP Inteligo, PKO BP iPKO, PekaoBIZNES24,

Pekao24, Spółdzielcza Grupa Bankowa). Dzięki takiemu rozwiązaniu podczas importu w programie

Integra 7 generowane są dokumenty kasowe, które automatycznie są podpinane do dokumentów

zakupu/sprzedaży. W ten prosty i szybki sposób można wykonać rozliczenie kasowe w/w

dokumentów.

Interfejs systemów F-K

Moduł ten umożliwia eksport dokumentów sprzedaży, magazynowych, kasowych i zakupu do

zewnętrznych systemów F-K. Dzięki takiemu rozwiązaniu czas potrzebny na wprowadzenie do

systemu F-K dokumentów wygenerowanych w programie Integra 7 został ograniczony do minimum.

Terminarz

Terminarz pozwala lepszą organizację pracy serwisu. W module tym nie tylko istnieje możliwość

zarezerwowania terminu, ale również określenia zakresu naprawy i wstępnych kosztów. Dzięki

współpracy z modułem SMS możliwe jest wysyłanie do klientów krótkich wiadomości tekstowych z

ustalonym terminem i zakresem naprawy. Moduł umożliwia kontrolę wykorzystania poszczególnych

stanowisk serwisowych zarówno na dzień bieżący jak również na najbliższy tydzień. To wszystko

sprawia, że funkcjonujące w serwisie stanowiska naprawcze mogą być optymalne wykorzystane.

8

Interfejs systemów SKP

Moduł ten pozwala na importowanie z systemu SKP do programu Integra 7 informacji o

przeprowadzonym badaniu technicznym. Umożliwia to wystawienie w programie Integra 7 dokumentu

sprzedaży za przeprowadzone badanie. Na podstawie zaimportowanych informacji generowane są

również przypomnienia dotyczące daty następnego badania technicznego (w module CRM/Zadania).

Gromadzone w ten sposób informacje można w przyszłości wykorzystać w celu powiadomienia

klientów o zbliżającym się terminie wykonania kolejnego badania technicznego.

Interfejs systemów serwisowych

Moduł ten umożliwia komunikację programu Integra 7 z branżowymi systemami serwisowymi. Pozwala

wygodny i szybki dostęp do informacji zawartych w takich programach jak: WorkshopCD (Vivid),

AutoData, ESI[tronic] (Bosch), AIS (AuDaCon), TecDoc . Baza pojazdów w systemie Integra 7 posiada

specjalne identyfikatory, umożliwiające automatyczny wybór pojazdu w systemach serwisowych.

Moduł uszkodzeń – samochody osobowe

Serwisy, warsztaty pojazdów osobowych i dostawczych mogą korzystać ze specjalnego modułu z

graficznym interfejsem do szybkiego opisu uszkodzeń zewnętrznych podczas przyjęcia pojazdu do

naprawy. Moduł zawiera wiele schematów z różnymi typami nadwozi pojazdów osobowych i

dostawczych.

Moduł uszkodzeń – samochody ciężarowe

Serwisy, warsztaty pojazdów ciężarowych mogą korzystać ze specjalnego modułu

z graficznym interfejsem do szybkiego opisu uszkodzeń zewnętrznych podczas przyjęcia pojazdu do

naprawy. Moduł zawiera wiele schematów z różnymi typami nadwozi pojazdów ciężarowych.

Czasy napraw – samochody osobowe

Dane umożliwiające przygotowanie szybkiej wyceny naprawy w oparciu o dane producenta pojazdu.

Pomyłki przy podawaniu cen dotyczących wykonania danej usługi, powodują konkretne straty dla

każdego serwisu. Aby zapobiec takim zdarzeniom potrzebne są sprawdzone informacje niezbędne do

poprawnej kalkulacji prac warsztatowych. Wszystkie zawarte w module czasy napraw są zgodne z

informacjami producentów samochodów osobowych i uwzględniają indywidualne opcje i wyposażenie

pojazdu. Wiarygodna wycena usługi ma bardzo duży wpływ na profesjonalna obsługę klientów

serwisu. Baza czasów napraw jest objęta licencją abonamentową.

Czasy napraw – samochody ciężarowe

Dane umożliwiające przygotowanie szybkiej wyceny naprawy w oparciu o dane producenta pojazdu.

Pomyłki przy podawaniu cen dotyczących wykonania danej usługi, powodują konkretne straty dla

każdego serwisu. Aby zapobiec takim zdarzeniom potrzebne są sprawdzone informacje niezbędne do

poprawnej kalkulacji prac warsztatowych. Wszystkie zawarte w module czasy napraw są zgodne z

informacjami producentów samochodów ciężarowych i uwzględniają indywidualne opcje i wyposażenie

pojazdu. Wiarygodna wycena usługi ma bardzo duży wpływ na profesjonalna obsługę klientów

serwisu. Baza czasów napraw jest objęta licencją abonamentową.

9

Moduł SMS

Wiadomości SMS można wysyłać grupowo na życzenie klientów (jednocześnie nawet kilka tysięcy).

Wybór odbiorców można przygotować wg roczników, adresu zamieszkania oraz informacji dot.

wykonywania okresowych usług serwisowych i wymiany eksploatacyjnych części. Funkcję SMS

można również wykorzystać dla przekazania klientom innych ważnych informacji np. o zakupie

nowego sprzętu i rozszerzeniu działalności oraz akcjach promocyjnych typu "przegląd zimowy",

wyprzedaż części, itp. Moduł ten oferuje możliwość wprowadzenia własnych szablonów sms lub edycji

już istniejących.

Rys. 2-1 przedstawia zakres modułów podstawowych wchodzących w skład zakupionego programu.

Przedstawiono również możliwość rozszerzenia programu o dodatkową funkcjonalność wykorzystując

w tym celu moduły opcjonalne. Pola ze znakiem * oznaczają brak możliwości dołączenia modułu do

wybranej wersji systemu Integra 7 .

Moduł

Inte

gra

Fir

ma

7

Inte

gra

Ca

r 7

Inte

gra

Tru

ck

7

Inte

gra

Se

rwis

7

Mo

du

ły

po

ds

taw

ow

e

Menadżer X X X X

Sprzedaż detaliczna X X X X

Magazyn X X X X

Kasa/Bank X X X X

Terminarz X X X

Serwis sam. osobowych X X

Serwis sam. ciężarowych X

Mo

du

ły d

od

atk

ow

e (

op

cjo

na

lne)

Finanse

Interfejs systemów F-K

Home Banking

Raporty/Analizy

CRM/Zadania

Serwis podzespołów X

Serwis urządzeń

Serwis sprzętów

Przechowalnia opon

Moduł SMS

Interfejs systemów serwisowych * *

Interfejs systemów SKP * *

Moduł uszkodzeń - sam. osobowe * *

Czasy napraw - sam. osobowe * *

Moduł uszkodzeń - sam. ciężarowe * * *

Czasy napraw - sam. ciężarowe * * *

Rys. 2-1 Moduły wchodzące w skład poszczególnych programów systemu Integra 7

10

3 Instalacja

Wersja instalacyjna programu Integra 7 znajduje się na płycie CD-ROM. Po włożeniu płyty do napędu

nastąpi automatyczne uruchomienie programu instalacyjnego. Jeżeli to nie nastąpi, należy ręcznie

uruchomić znajdujący się na płycie plik o nazwie „SystemCheck.exe”. Po jego uruchomieniu pojawia

się okno Sprawdzanie systemu (Rys. 3-1). Program ten służy do kontroli parametrów komputera z

wymaganiami programu Integra 7. W celu sprawdzenia zgodności, należy wybrać przycisk Testuj.

Jeśli komputer spełnia wymagania, wówczas będzie możliwa kontynuacja instalacji (wybrać przycisk

Dalej).

Rys. 3-1 Okno programu do kontroli zasobów komputera

Okno powitalne (rys. 3-2), zawiera informacje o wersji programu Integra 7. Aby kontynuować instalację

programu, należy wybrać przycisk Dalej.

Rys. 3-2 Okno powitalne instalatora

Okno Rodzaj instalacji (Rys. 3-3) pozwala na wybór sposobu instalacji (automatyczna lub

zaawansowana). Instalacja automatyczna spowoduje zainstalowanie programu z zalecanymi

11

ustawieniami. Wybór instalacji zaawansowanej umożliwi zainstalowanie programu lokalnie lub

sieciowo. W dalszym etapie można będzie wybrać lokalizację dla plików programu oraz dla bazy

danych. Po wyborze wymaganego sposobu instalacji należy wcisnąć Dalej.

Rys. 3-3 Wybór rodzaju instalacji

3.1 Instalacja automatyczna (pełna wersja)

Program instalacyjny sprawdzi obecność instancji Integra Serwera SQL (MSDE), wymaganego do

działania programu (Rys. 3-4). W przypadku braku instancji serwera pojawi się odpowiedni komunikat,

a wybór przycisku Dalej spowoduje rozpoczęcie instalacji serwera.

Rys. 3-4 Weryfikacja obecności instancji Integra i instalacja serwera

Po instalacji środowiska MSDE nastąpi instalacja plików programu (patrz p. 3.3).

12

3.2 Instalacja zaawansowana

3.2.1 Instalacja lokalna

Program instalacyjny sprawdzi obecność instancji Integra Serwera SQL (Rys. 3-5), wymaganego do

prawidłowego działania programu. W przypadku jego braku rozpocznie się instalacja Serwera SQL

(patrz p. 3.1).

Rys. 3-5 Weryfikacja obecności instancji Integra i wybór rodzaju instalacji

W następnym kroku (rys. 3-6) mamy możliwość wyboru miejsca instalacji plików programu. Aby

zmienić miejsce instalacji plików programu, należy wybrać przycisk Zmień... i wskazać nową ścieżkę

(docelowe miejsce instalacji programu). Po aktualizacji ustawień w oknie Wybierz parametry instalacji

programu, należy wybrać przycisk Dalej w celu kontynuowania instalacji.

Rys. 3-6 Okno zmiany parametrów instalacji

13

3.2.2 Instalacja sieciowa

Instalacja sieciowa dotyczy stanowisk, które będą łączyć się z bazą danych umieszczoną na innym

komputerze (np. na serwerze dedykowanym). W celu wyboru lokalizacji serwera należy wcisnąć

przycisk Szukaj (Rys. 3-7), a następnie wskazać właściwe miejsce sieciowe.

Rys. 3-7 Okno wyboru lokalizacji serwera bazy danych w sieci

Można też ręcznie wpisać lokalizację serwera podając jego nazwę oraz dodając \INTEGRA,

a następnie wcisnąć Połącz (Rys. 3-8).

Po ustaleniu zdalnego serwera należy wcisnąć Dalej. Wyświetli się wówczas okno Wybierz parametry

instalacji programu (patrz Rys. 3-6)). Po zaznaczeniu parametrów należy wcisnąć Dalej, aby

kontynuować instalację.

Rys. 3-8 Okno lokalizacji serwera bazy danych w sieci

14

3.3 Proces instalacji plików programu

W kolejnym etapie zostaną zainstalowanie pliki programu oraz bazy danych. W oknie Gotowy do

rozpoczęcia instalacji (Rys. 3-9) należy wcisnąć przycisk Instaluj, a następnie potwierdzić rozpoczęcie

instalacji za pomocą przycisku Tak. Uruchomi się wówczas proces instalacji programu.

Rys. 3-9 Uruchomienie instalacji plików programu

Postęp instalacji będzie uwidoczniony za pomocą skali procentowej oraz pasków postępu (Rys. 3-10).

Czas instalacji potrwa kilka minut. Będzie on uzależniony od dostępnych zasobów komputera (pamięć,

procesor, dysk twardy).

Rys. 3-10 Proces instalacji plików programu

15

Na końcu instalacji wyświetla się komunikat informujący o możliwości obejrzenia wykonanych

czynności (Rys. 3-11).

Rys. 3-11 Wybór zapisu czynności instalacyjnych

Okno Zakończono instalację (Rys. 3-12) umożliwia uruchomienie programu bezpośrednio po

wyłączeniu instalatora oraz przeczytanie pliku z informacjami dodatkowymi.

Rys. 3-12 Komunikat informujący o poprawnym zakończeniu instalacji programu Integra 7

16

3.4 Aktualizacja. Odinstalowanie programu

Przed wykonaniem aktualizacji programu do nowszej

wersji zaleca się wykonanie na każdym stanowisku

archiwizacji ustawień programu (dot. m.in.:

widoczności modułów, konfiguracji filtrów i kolumn na

listach, itp.).

W tym celu należy z menu Program->Archiwizacja

danych uruchomić funkcję Archiwizacja danych, a

następnie wybrać przycisk Zapisz ustawienia

programu. W ten sposób zostanie utworzony plik z

rozszerzeniem *.reg, który będzie zawierał informacje

o ustawieniach programu na stanowisku, z którego

został utworzony (Rys. 3-13). W celu przywrócenia

ustawień programu sprzed aktualizacji wystarczy uruchomić ten plik.

Rys. 3-13 Okno archiwizacja – Zapisz ustawienia programu

Po włożeniu płyty instalacyjnej do napędu i uruchomieniu instalatora, pojawi się okno umożliwiające

wykonanie aktualizacji programu (Rys. 3-14). Należy wtedy zaznaczyć opcję Aktualizacja

automatyczna i nacisnąć przycisk Dalej.

Z tego miejsca można także odinstalować program z komputera, zaznaczając Odinstaluj program i

wciskając Dalej. Odinstalowanie programu oraz bazy danych można również wykonać z poziomu

Panelu Sterowania systemu operacyjnego Windows poprzez Dodaj lub usuń programy.

Rys. 3-14 Okno wyboru aktualizacji lub odinstalowania

17

4 Uruchomienie programu

Skrót uruchamiający program znajduje się na pulpicie oraz w Menu Start. Start Programy Integra

7 Integra 7.

W trakcie uruchamiania program wyświetla

okno powitalne zawierające m.in. informacje o:

wersji programu i bazy danych,

użytkowniku posiadającym licencję na

produkt.

Rys. 4-1 Okno powitalne systemu Integra 7

4.1 Odblokowanie programu

System jest odblokowywany indywidualnie na każde stanowisko komputerowe. Po instalacji zostanie

wyświetlone okno odblokowania (Rys. 4-2), gdzie wpisujemy dane firmy, numer i opis stanowiska, a

następnie wciskamy przycisk Formularz odbl.

Rys. 4-2 Okno odblokowania programu

18

Wyświetli się wówczas Formularz odblokowania programu (przykład na Rys. 4-3), w którym należy uzupełnić:

dane teleadresowe firmy (przede wszystkim pola oznaczone znakiem „*”),

ilość zakupionych stanowisk,

numer stanowiska,

opis stanowiska,

nazwa użytkownika,

uwagi (np. numer dokumentu zakupu licencji programu).

Rys. 4-3 Przykładowy formularz odblokowania programu

Po uzupełnieniu danych należy przesłać formularz do firmy Integra Software przez Internet (wciskając

przycisk Wyślij).

Kod odblokowujący zostanie wygenerowany przez firmę Integra Software i przekazany klientowi. Po

wygenerowaniu kodu odblokowującego przez firmę Integra Software, należy go pobrać z systemu

licencyjnego przyciskiem Odblokuj w oknie odblokowania programu. (rys. 4-4).

19

Rys. 4-4 Wpisanie kodu odblokowującego w oknie odblokowania programu

4.2 Logowanie do programu

Po odblokowaniu i przy kolejnych uruchomieniach zostanie wyświetlone okno logowania (Rys. 4-5), w

którym należy podać swój login oraz hasło, a następnie nacisnąć Loguj lub przycisk ‘Enter’ na

klawiaturze.

Przy pierwszym logowaniu podajemy:

Login: admin

Hasło: admin

Ze względów bezpieczeństwa dostępu do funkcji programu zaleca się zmianę hasła administratora w

karcie pracownika (opis w p.6.8 Dodawanie użytkowników i modyfikacja uprawnień).

Rys. 4-5 Okno logowania

20

5 Poruszanie się w systemie Integra 7

5.1 Opis głównego okna programu

W celu ułatwienia obsługi programu, okno główne podzielono na kilka obszarów (Rys. 5-1):

1. Pasek ikon - umożliwia szybkie wywołanie przypisanej funkcji.

2. Obszar menu głównego - udostępnia wszystkie funkcje modułów (6) w postaci tekstowej.

3. Obszar zawierający przyciski konfiguracyjne – umożliwia zarządzanie filtrami oraz widokiem okna

programu.

4. Obszar drzewa dokumentów i kartotek (Zawartość).

5. Obszar paska filtrów - służy do wyszukiwania dokumentów i kartotek wg różnych kryteriów. Wyniki

wyszukiwania są wyświetlane w obszarze (7).

6. Obszar wyboru modułów – umożliwia szybkie nawigowanie między poszczególnymi modułami.

7. Obszar prezentacji listy dokumentów i kartotek.

8. Pasek informacyjny – prezentuje ilość pozycji wyświetlanych w oknie głównym i nazwę serwera

bazy danych.

9. Obszar szczegółów kartoteki – pokazuje szczegóły aktualnie zaznaczonej pozycji na liście

dokumentów i kartotek.

Rys. 5-1 Główne okno programu

21

5.1.1 Obszar menu

Na obszar menu aplikacji składa się:

menu główne (opisane w punkcie 5.2),

menu modyfikacji dokumentów, kartotek oraz zgłaszania uwag – cztery pierwsze ikony służą do

przeprowadzania podstawowych operacji na wybranej pozycji z listy, ikona Uwagi służy do

zgłaszania uwag do programu, ikona Kolumny pozwala na automatyczne dopasowanie

szerokości kolumn wyświetlanej listy, ikona pomoc pozwala na połączenie online z działem

pomocy technicznej firmy Integra Software,

Rys. 5-2 Menu modyfikacji dokumentów, kartotek oraz zgłaszania uwag

menu funkcyjne modułu - zmienia się w zależności od tego, jaki moduł Integra 7 jest aktywny i

pozwala na dostęp, do najważniejszych funkcji. Menu modułu zmienia się

w zależności od tego, jaki moduł Integra 7 jest aktywny.

Rys. 5-3 Pasek ikon funkcyjnych dla modułu Serwis

5.1.2 Drzewo dokumentów i kartotek

W lewej części okna programu znajduje się okno Zawartość (Rys. 5-4). Jest w nim widoczne „drzewo”

kartotek i dokumentów które zapewnia szybsze i łatwiejsze wyszukiwanie oraz wyświetlanie

potrzebnych danych.

Rys. 5-4 Obszar drzewa dokumentów i kartotek (Zawartość)

22

Za pomocą podwójnego kliknięcia, albo używając znaku „+”, można rozwijać poszczególne gałęzie

drzewa i przechodzić do niższych jego poziomów.

5.1.3 Obszar podglądu dokumentów i kartotek

Obszar prezentacji listy dokumentów i kartotek stanowi największą część okna głównego Integra 7. Na

Rys. 5-1 jest on oznaczony numerem (7) i wypełniony towarami. Każdy

z towarów zajmuje jeden wiersz. Podwójne kliknięcie na wybranym towarze powoduje otwarcie jego

kartoteki do edycji.

5.1.4 Obszar szczegółów kartoteki

Obszar szczegółów kartoteki oznaczony jest numerem (9) na Rys. 5-1. Na zakładce Podgląd

wyświetlane są dodatkowe informacje o wybranej pozycji: np. szczegóły dotyczące lokalizacji towaru,

jego stanu (minimalnego, zalecanego i maksymalnego), bieżącej ceny sprzedaży netto/brutto, rotacji.

Na innych zakładkach znajdziemy zamienniki, ceny zakupu, grupy cenowe jak i bieżące rezerwacje.

Typ i wygląd informacji wyświetlanych w obszarze szczegółów jest uzależniony od rodzaju kartoteki.

5.1.5 Menu podręczne

Pojedyncze kliknięcie prawym klawiszem myszy w obszarze prezentacji listy dokumentów

i kartotek (7), powoduje wyświetlenie menu podręcznego (przykład na Rys. 5-5).

Rys. 5-5 Menu podręczne w kartotece towarów

Menu podręczne zawiera te same funkcje co pasek przycisków edycyjnych. Umożliwia dodawanie i

usuwanie danych w kartotekach, a także ich wyświetlanie i modyfikację. Pozycja Konfiguracja kolumn

pozwala na zmianę ilości i kolejności wyświetlanych kolumn aktywnej listy, natomiast Konfiguracja

menu pozwala odpowiednio dopasować zawartość menu podręcznego. W zależności od rodzaju

kartoteki menu podręczne udostępnia także szereg innych, przydatnych funkcji.

23

5.2 Opis menu głównego programu

Na poniższym rysunku przedstawione zostało menu główne programu Integra 7.

Rys. 5-6 Menu główne systemu Integra 7

Znajdują się w nim następujące pozycje:

Program,

Edycja,

Kartoteki,

Dokumenty,

Raporty,

Administracja,

Pomoc.

5.2.1 Program

Menu Program (Rys. 5-7) pozwala m.in. na zmianę zalogowanego pracownika, wybór odpowiedniego

modułu, ustawienie parametrów drukarki fiskalnej, archiwizację danych i aktualizację programu.

Uwaga! Opis funkcji menu Program został umieszczony w rozdziale 6 Konfiguracja programu.

Zachęcamy do zapoznania się z tym opisem.

Rys. 5-7 Menu Program

24

5.2.2 Edycja

Menu Edycja (Rys. 5-8) pozwala na modyfikowanie, tworzenie, przeglądanie i usuwanie pozycji

aktywnej kartoteki. Wybranie opcji Dodaj, Modyfikuj i Pokaż powoduje wyświetlenie dodatkowego

okna, które umożliwia odpowiednio dodanie, modyfikację lub podgląd wybranej pozycji. Wciśnięcie

Usuń spowoduje wyświetlenie komunikatu wymagającego potwierdzenia chęć usunięcia kartoteki.

Rys. 5-8 Menu umożliwiające edycję kartotek

5.2.3 Kartoteki

Menu Kartoteki (Rys. 5-9) pozwala na dostęp m.in. do kartotek: kontrahentów, usług, towarów. Dostęp

ten jest uzależniony od aktualnie włączonego modułu.

Rys. 5-9 Menu umożliwiające dostęp do kartotek w module Menadżer

Dostęp do kartotek zgromadzonych w programie możliwy jest także z opisanego wcześniej drzewa

dokumentów i kartotek.

25

5.2.4 Dokumenty

Dokumenty wygenerowane w programie można przeglądać z menu Dokumenty (Rys. 5-10).

Zawartość jest uzależniona od aktualnie aktywnego modułu.

Rys. 5-10 Menu umożliwiające dostęp do dokumentów

5.2.5 Administracja

Menu Administracja ( Rys. 5-11) umożliwia zmianę konfiguracji programu. Za pomocą tego menu

można m.in. ustalić grupy cenowe, dodać nowego pracownika, utworzyć nowy magazyn, punkt

sprzedaży itp. Uwaga! Dostęp do menu Administracja jest możliwy tylko z poziomu modułu

Menadżer.

Rys. 5-11 Menu Administracja

26

5.3 Filtrowanie – wyszukiwanie danych

Filtry umożliwiają wyświetlenie w obszarze prezentacji listy dokumentów i kartotek tylko tych

elementów, które spełniają ustawione kryteria (np. nr rejestracyjny, okres czasu, marka

i model pojazdu itp). Wyszukiwanie uruchamia się za pomocą przycisku . Przycisk czyści

ustawione kryteria wyszukiwania.

Rys. 5-12 Obszar filtrów – zakładka Podstawowy

Na Rys. 5-13 zobrazowano wyniki wyszukania zleceń dla pojazdu VW Golf III (1H1).

Rys. 5-13 Wyniki wyszukania przy pomocy filtrów (zakładka Dodatkowy)

27

6 Konfiguracja programu

Po instalacji i uruchomieniu programu Integra 7, można przystąpić do jego skonfigurowania. Czynności

konfiguracyjne należy przeprowadzić bezpośrednio po zainstalowaniu programu. Prawidłowe

ustawienie wszystkich parametrów na początku pracy z programem prawdopodobnie pozwoli już do

tego nie wracać w przyszłości. Wszystkie czynności związane z konfiguracją programu powinna

wykonywać osoba posiadająca uprawnienia administratora.

6.1 Kreator pierwszego uruchomienia

Kreator pierwszego uruchomienia pomaga użytkownikowi skonfigurować program krok po kroku i

dostosować do specyfiki firmy (konfiguracja magazynów, punktów sprzedaży, pracowników itd.).

Kreator uruchomi się automatycznie po pierwszym zalogowaniu do programu (logując się pierwszy

raz należy wpisać login: admin, hasło: admin). Kreatora można również wywołać korzystając z menu

Administracja (Rys. 6-1).

Rys. 6-1 Menu Administracja, kreator pierwszego uruchomienia

Zostanie uruchomione okno Kreatora pierwszego uruchomienia programu, które w siedmiu krokach

pozwoli na przystosowanie programu do potrzeb firmy (Rys. 6-2).

28

Rys. 6-2 Kreator pierwszego uruchomienia, krok 1

Po uzupełnieniu danych firmy wciskamy przycisk Dalej i przechodzimy do konfiguracji magazynu (Rys. 6-3).

Rys. 6-3 Kreator pierwszego uruchomienia, krok 2

Kreator proponuje dodanie domyślnego magazynu o nazwie Magazyn główny. Przy pomocy

przycisków edycyjnych możemy dodać nowy magazyn (przycisk Dodaj), obejrzeć szczegóły

29

istniejącego (przycisk Info) oraz edytować istniejący magazyn (przycisk Edytuj). Po wpisaniu nazwy

magazynu oraz symbolu wciskamy przycisk Zapisz (Rys. 6-4).

Rys. 6-4 Okno dodawania nowego magazynu

Nowy magazyn będzie prezentowany jako moduł Magazyn opon w obszarze wyboru modułów

(Rys. 6-5). W dalszych krokach (po wciśnięciu przycisku Dalej) możemy w podobny sposób

skonfigurować kasy, punkty sprzedaży (serwisy), użytkowników oraz kasę fiskalną.

Rys. 6-5 Widok nowego magazynu w obszarze wyboru modułów

6.2 Parametry programu – edycja danych firmy

Aby rozpocząć ustawianie parametrów programu trzeba się zalogować jako administrator

i przejść do modułu Menadżer. W module tym, korzystając z menu Administracja należy wybrać

Parametry programu (Rys. 6-6).

Rys. 6-6 Menu Administracja, opcja Parametry programu

Okno Parametry programu (rys. 6-7) pozwoli na edycję danych firmy. Można w nim również sprawdzić

szczegóły posiadanej licencji. Po wprowadzeniu danych należy wcisnąć przycisk Zapisz w celu

30

zachowania tych informacji w systemie. Dane te można w każdej chwili poprawić ponownie wykonując

wyżej opisane czynności.

Rys. 6-7 Okno – Parametry programu

6.3 Konfiguracja skrótów klawiaturowych

System Integra 7 zawiera ułatwienia obsługi w postaci skrótów klawiaturowych. Użytkownik ma wpływ

na konfigurację skrótów klawiaturowych wg własnych preferencji czy przyzwyczajeń nabytych w innych

programach.

Sposób zmiany konfiguracji (Rys. 6-8):

1. Wybieramy z menu Program -> Ustawienia indywidualne -> Konfiguracja klawiatury,

2. Zaznaczamy wybraną funkcję na liście modułów,

3. Ustawiamy kursor myszy w polu skrótu i wciskamy na klawiaturze nowy skrót. Po

wprowadzeniu modyfikacji wciskamy przycisk OK.

31

Rys. 6-8 Konfiguracja skrótów klawiaturowych

6.4 Archiwizacja danych

System Integra 7 posiada wbudowane mechanizmy ułatwiające wykonywanie kopii bezpieczeństwa

danych, będących zabezpieczeniem na wypadek ich utraty. Zalecamy, aby archiwizować dane

codziennie (np. po zakończeniu pracy), a pliki kopii zapisywać dodatkowo na niezależnym nośniku (np.

płycie, dysku sieciowym, pamięci zewnętrznej itp.).

Uwaga! Archiwizacja może zostać wykonana tylko na stanowisku, na którym jest zainstalowany

serwer bazy danych.

6.4.1 Ręczna kopia zapasowa (Rys. 6-9)

otworzyć menu Program -> Archiwizacja danych -> Archiwizacja danych,

wskazać lokalizację dla archiwum przyciskiem ,

dodatkowo można zabezpieczyć archiwum hasłem (opcja Użyj hasła),

zatwierdzić przyciskiem OK.

Rys. 6-9 Archiwizacja ręczna

32

6.4.2 Automatyczna kopia zapasowa (Rys. 6-10)

otworzyć menu Program -> Archiwizacja danych -> Konfiguracja,

wskazać lokalizację dla archiwum przyciskiem ,

ustawić czas wykonywania się kopii (można ustawić dwie różne pory),

dodatkowo można zabezpieczyć archiwum hasłem (opcja "Użyj hasła"),

wprowadzić dodatkową lokalizację dla plików archiwum,


Rys. 6-10 Archiwizacja automatyczna

6.4.3 Odzyskiwanie danych z kopii (Rys. 6-11)

otworzyć menu Program -> Archiwizacja danych -> Odtwarzanie danych,

wskazać lokalizację pliku archiwum przyciskiem ,


Rys. 6-11 Odtwarzanie archiwum

Uwaga! Odzyskanie danych będzie możliwe tylko w ramach tej samej wersji bazy danych. W

przypadku konieczności odtworzenia z innej wersji bazy, prosimy o kontakt z działem

technicznym firmy Integra.

33

6.5 Konfiguracja drukarki fiskalnej

System Integra 7 współpracuje z szeroką gamą drukarek fiskalnych. Konfiguracja drukarki fiskalnej

odbywa się w menu Program -> Drukarka fiskalna. W oknie konfiguracji należy wybrać z listy

posiadaną drukarkę oraz port komputera, do którego jest podłączona (Rys. 6-12).

Uwaga! Jeśli nie posiadamy drukarki fiskalnej, a paragony wystawiamy na kasie fiskalnej,

wówczas wybieramy z listy pozycję Zewnętrzna kasa fiskalna.

Rys. 6-12 Konfiguracja drukarki fiskalnej

6.6 Zmiana bazy danych

W przypadku konieczności przełączenia się na inną bazę danych (np. demonstracyjną), wybieramy

Program -> Zmiana bazy, a następnie wybieramy wymaganą bazę z listy i potwierdzamy przyciskiem

OK (Rys. 6-13). Po tej czynności należy ponownie uruchomić program Integra.

Rys. 6-13 Odtwarzanie archiwum

34

6.7 Konfiguracja parametrów sprzętowych

System Integra 7 posiada możliwość konfiguracji w zależności od parametrów sprzętowych

komputera, dzięki czemu może lepiej funkcjonować na słabszych komputerach.

W celu zmiany parametrów sprzętowych wybieramy menu Program -> Parametry sprzętowe

komputera (Rys. 6-14) i ustawiamy parametry minimalne lub zalecane (w zależności od posiadanej

konfiguracji komputera). Można także ustawić rozdzielczość ekranu. Posiadaną konfigurację można

sprawdzić funkcją Sprawdź konfigurację komputera.

Rys. 6-14 Zmiana parametrów sprzętowych

6.8 Dodawanie użytkowników i modyfikacja uprawnień

Aby dodać nowych pracowników i nadać im uprawnienia lub zmienić uprawnienia wpisanego już

pracownika, należy przejść do modułu Menadżer i wybrać menu Administracja -> Pracownicy.

Z poziomu wyświetlonej listy można dodać, usunąć lub edytować kartę pracownika wraz z jego

uprawnieniami. Aby dodać nowego pracownika należy wybrać z paska przycisków edycji lub z menu

podręcznego przycisk Dodaj. Kartę do wprowadzenia danych użytkownika przedstawia Rys. 6-15.

Rys. 6-15 Karta pracownika

35

W tej karcie wprowadza się kolejno:

Login, Imię, Nazwisko, Stanowisko, ew. oddział firmy w którym pracownik pracuje.

Następnie poprzez zaznaczenie odpowiednich pól wyboru określić, czy jest to osoba obsługująca

program, pracownik serwisu i czy ma funkcjonować w module CRM/Zadania. Po wprowadzeniu

danych podstawowych można ustawić takiemu pracownikowi hasło przy pomocy przycisku Zmiana

hasła oraz wprowadzić dodatkowe informacje ułatwiające kontakt z pracownikiem (np. telefony, email).

Ponadto każdemu z pracowników można przypisać udział procentowy w sprzedaży towarów

i usług, a także wprowadzić stawkę godzinową i kod kreskowy (potrzebny do autoryzacji zleceń w

module Rejestracji Czasu Pracy Serwisanta). Jeśli założony użytkownik ma uprawnienia do sprzedaży

towarów i usług, możemy mu ustalić maksymalny rabat jaki może przyznać klientowi jak i

dopuszczalny termin płatności. Informacje te pomogą w przyszłości w prowizyjnym rozliczaniu lub

premiowaniu pracowników. Istnieje możliwość kopiowania uprawnień z wcześniej zdefiniowanych

profilów (przycisk Kopiuj uprawnienia).

Gdy informacje podstawowe są już uzupełnione można przejść na zakładkę Uprawnienia, którą

przedstawia Rys. 6-16. Za pomocą przycisków Zezwalaj i Zabroń określamy jakie czynności w

programie może wykonywać dany pracownik. Uprawnienia są konfigurowane dla poszczególnych

modułów programu, zatem należy wybrać odpowiedni moduł z listy rozwijalnej w górnej części okna.

Rys. 6-16 Pracownik, uprawnienia

6.9 Konfiguracja magazynów

Po zakończeniu dodawania użytkowników systemu oraz modyfikacji ich uprawnień należy utworzyć

oraz skonfigurować magazyny. Aby tego dokonać postępuje się podobnie jak

w przypadku pracowników. Mianowicie pozostając w module Menadżer z drzewa kartotek należy

36

wybrać gałąź Administracja -> Magazyny. Gdy wyświetli się lista magazynów, w obszarze podglądu

kartotek, można podobnie jak w przypadku pracowników skorzystać z menu podręcznego lub paska

ikon i wybierając przycisk Dodaj wyświetlić kartę Magazyn – Nowy.

Rys. 6-17 Karta Magazyn – Nowy

W karcie tej uzupełnia się następujące dane:

Nazwa - nazwa magazynu,

Symbol - stanowi identyfikator w nr dokumentów magazynowych,

Obsługa zamówień i dostaw pojazdów – dot. współpracy magazynu z modułem sprzedaży poj.,

Aktywny – pole wyboru dzięki któremu możemy aktywować magazyn.

W dalszej kolejności uzupełnia się dane drukowane na dokumentach magazynowych: Dane firmy,

Nazwa magazynu, Nr kat. towaru, Nr zlecenia, Nr dok. sprzedaży/zakupu, Cena towaru, Wartość

towaru/dokument, itp.

Należy również wprowadzić, o ile nie jest to początek roku, nr dokumentów, które mają być

wystawione jako następne. Z tego miejsca również ustalamy ilość drukowanych kopii dokumentów,

marginesy oraz cykl numeracji, od którego zależy identyfikator numeru dokumentu.

Po wprowadzeniu wszystkich danych należy zachować informacje i zamknąć kartę przy użyciu

klawisza Zapisz. Aby dodać kolejne magazyny całą operację trzeba powtórzyć. Należy zwrócić uwagę,

aby nazwy i symbole były różne dla każdego z magazynów.

Uwaga!

Użytkownicy, którzy pragną przyspieszyć pracę na liście kartotek towarowych, mogą

skorzystać z opcji Nie wyświetlaj pozycji po otwarciu listy towarów... Zaznaczenie pola

powoduje, że lista towarów domyślnie jest pusta - zarówno z poziomu dokumentów jak i

kartoteki towarów.

37

6.10 Konfiguracja rejestrów sprzedaży

Gdy wszystkie magazyny są już skonfigurowane należy wprowadzić i ustawić parametry rejestrów

sprzedaży. Aby wykonać tę operację postępuje się analogicznie do punktów opisanych powyżej.

Wybierając kolejno Administracja -> Rejestry Sprzedaży z menu podręcznego lub paska edycji

należy wcisnąć przycisk Dodaj. Wyświetli się karta Rejestr Sprzedaży – Nowy (Rys. 6-18).

W karcie tej uzupełnia się następujące dane:

Nazwa – nazwa rejestru,

Symbol - stanowi identyfikator w nr dokumentów,

Aktywny - pole wyboru dzięki któremu możemy

aktywować dany rejestr,

Cykl numeracji – roczny lub miesięczny,

Schemat numeracji – mamy do wyboru roczny,

miesięczny lub określany samodzielnie (własny –

przycisk ? pozwala zapoznać się z zasadami

tworzenia własnych schematów numeracji),

Numery kolejne - kolejne nr dokumentów

sprzedaży i dokumentów korygujących.

Rys. 6-18 Karta Rejestr Sprzedaży – Nowy

Po ustawieniu parametrów należy kliknąć Zapisz w celu zachowania informacji i zamknięcia karty.

Rejestrów sprzedaży można również wprowadzić kilka, tak jak było to w przypadku magazynów. Może

to pomóc w rozdzieleniu dokumentów sprzedaży pochodzących z różnych punktów sprzedaży i

przyczynić się do tworzenia bardziej czytelnych dla księgowości eksportów tychże rejestrów.

6.11 Konfiguracja modułu Kasa

Aby dodać nową kasę i ją skonfigurować należy wybrać menu Administracja -> Kasy po czym dodać

nową kasę. Po wyświetleniu karty Kasa, przedstawionej na Rys. 6-19, można ustawić następujące

parametry:

Nazwa – nazwa, pod jaką będzie identyfikowana kasa (np.: Kasa główna, Kasa serwis, Kasa-Bank,

Kasa 3 itp.);

38

Symbol – krótkie oznaczenie kasy, wykorzystywane później jako wyróżnik w nazwie dokumentów

kasowych (np.: KG, KS, KB, K3 itp.) ;

Typ kasy – określenie stosowanej formy płatności w danej kasie:

- gotówkowa – obsługa transakcji gotówkowych; wystawiane dokumenty to KP (kasa przyjmie) i KW

(kasa wyda);

- bankowa – obsługa transakcji przelewów bankowych; wystawiane dokumenty to BP (bank przyjmie) i

BW (bank wyda);

- karty kredytowe – obsługa transakcji dokonywanych kartami płatniczymi; wystawiane dokumenty to

BP (bank przyjmie) i BW (bank wyda);

Numery kolejne dokumentów – możliwość ręcznego wpisania od jakiego numeru będą wystawiane

dokumenty kasowe;

Blokada edycji dokumentów – blokada edycji dokumentów kasowych zgodnie z ustawionymi

parametrami (dodatkowo należy wyłączyć pracownikowi uprawnienie do edycji dok. kasowych powyżej

daty granicznej);

Drukowane informacje - możliwość ustalenia drukowanych informacji tj. logo, danych firmy, nazwy

kasy, nr dokumentu sprzedaży lub zakupu;

Logo – możliwość dodania pliku graficznego, które będzie drukowane na dok. kasowych;

Liczba drukowanych kopii dok. kasowych - jeśli wprowadzimy „0” dokumenty kasowe nie będą

drukowane;

Marginesy – możliwość dopasowania wydruku np. do papieru firmowego;

Cykl numeracji –numerowanie dok. kasowych w cyklu miesięcznym lub rocznym.

Wyświetl przed wydrukiem okno z wyborem drukarki – możliwość wyboru drukarki przed wydrukiem

dokumentu kasowego

Drukuj automatycznie KP podczas generowania KP z dok. Sprzedaży/zlecenia

Rys. 6-19 Karta Kasa – nowy

39

6.12 Konfiguracja punktów sprzedaży

W systemie Integra 7 funkcjonują cztery typy punktów sprzedaży, na podstawie, których można

tworzyć nowe punkty sprzedaży:

Serwis pojazdów,

Serwis sprzętowy,

Sprzedaż detaliczna,

Sprzedaż hurtowa.

Postępując podobnie jak w wyżej opisanych przypadkach, aby dodać nowy punkt sprzedaży, należy

wybrać Administracja -> Serwisy / Punkty Sprzedaży po czym dodać i wybrać jeden

z punktów sprzedaży. Z chwilą wyświetlenia listy punktów sprzedaży danego typu, korzystając z paska

przycisków edycji lub menu podręcznego dodajemy nowy punkt sprzedaży.

Rys. 6-20 Karta Serwis samochodowy – Nowy

Jeżeli został wybrany typ punktu Serwis pojazdów ustawia się dla niego następujące parametry:

Nazwa – nazwa punktu serwisowego/sprzedaży,

Symbol - pełni rolę infiksu w nr zlecenia naprawy,

Aktywny - pole wyboru dzięki któremu możemy aktywować punkt sprzedaży,

Ikona - wybór ikony,

40

Moduł magazynowy - określenie czy punkt ma współpracować z magazynem (którym) oraz czy ma

tworzyć i wystawiać dokumenty magazynowe,

Moduł kasowy - określenie czy punkt ma współpracować z kasą (którą) oraz czy ma tworzyć i

wystawiać dokumenty kasowe,

Terminarz (Edytuj) - Wprowadzenie stanowisk obsługi serwisowej wraz z godzinami ich pracy (będą

one widoczne m.in. w terminarzu napraw),

System olejowy – konfiguracja współpracy z systemem olejowym (dodatkowy moduł),

Wystawiane dokumenty - określenie z którym rejestrem sprzedaży współpracuje dany punkt sprzedaży

i jakie dokumenty można z niego wystawiać,

Stosowane ceny - rodzaj cen wykorzystywanych podczas dodawania pozycji do dokumentów

Sposób liczenia podatku VAT - określenie sposobu naliczania podatku VAT,

Cykl numeracji - wybór w jakim cyklu mają być tworzone dokumenty,

Czasy napraw – określenie stawki za 1 rbh oraz współczynnika dla katalogowych czasów napraw firmy

AuDaCon AG wbudowanych w program Integra 7 (wymagany dodatkowy moduł),

Numery kolejne dokumentów - wprowadzenie kolejnych nr dokumentów (zlecenie, kosztorys,

protokół),

Blokada edycji dokumentów – możliwość zablokowania edycji wystawionych dokumentów zgodnie z

wprowadzonymi w tym miejscu parametrami.

Na drugiej zakładce zatytułowanej Wydruki znajdują się pola wyboru, dzięki którym można

skonfigurować wydruk dokumentów i zleceń (Rys. 6-21).

Rys. 6-21 Karta Serwis Samochodowy- Nowy, zakładka Wydruki

Na tej zakładce można określić sposób drukowania daty, liczbę drukowanych egzemplarzy

dokumentów, wielkość marginesów, drukowane dwa załączniki do zlecenia (np. warunki gwarancji czy

41

formularz bezpłatnego przeglądu) oraz standardowe informacje umieszczane w stopkach

dokumentów. Zaznaczenie opcji Kod EAN w sekcji Drukowane informacje spowoduje umieszczenie

kodu kreskowego na wydruku dokumentów sprzedaży oraz zleceń. Skanowanie kodu kreskowego na

dokumencie pozwala w szybki sposób odszukanie go w programie. Do dołączenia załączników

drukowanych wraz z zleceniem wystarczy kliknąć w przycisk Edytuj i wprowadzić/wkleić tekst. W

bardzo łatwy sposób można z tego miejsca na stronie dodać logo firmy. Klikając na tekst niebieską

czcionką (Pole def. 1-3) możemy wprowadzić nazwy pól definiowanych widocznych na karcie zleceń

oraz dokumentach sprzedaży. Więcej informacji na temat samych pól można znaleźć w p.8.2.2.1.

Ostatnią zakładką przy konfiguracji punktu sprzedaży typu serwis jest zakładka ustawień domyślnych

dla dokumentów (Rys. 6-22). W zakładce tej znajdują się między innymi parametry domyślne dla nowo

otwieranych zleceń:

Typ – płatne lub gwarancyjne;

Ustawienia statusów – wybór innej nazwy dla bieżących statusów systemowych,

Ustaw datę i godz. odbioru – zaznaczenie pola i wprowadzenie wartości (np. 4) spowoduje, że przy

otwarciu zlecenia pojawi się informacja że pojazd można odebrać za cztery godziny,

Kontrola stanu licznika – zaznaczając pole i wybierając jednostkę, program będzie kontrolował stan

licznika przy kolejnej wizycie pojazdu w warsztacie,

Grupa kontrahentów – w tym polu określamy domyślną grupę kontrahentów,

Województwo – domyślne województwo, z którego pochodzi większość klientów serwisu.

Rys. 6-22 Karta Serwis samochodowy – Nowy, zakładka Domyślne

42

Na tej karcie możemy zaznaczyć możliwość automatycznego rozpoczęcia zlecenia po dołączeniu

towaru/usługi. Opcja ta umożliwia automatyczną zmianę statusu zlecenia z Oczekującego na

Rozpoczęte po dodaniu przynajmniej jednej z pozycji do zlecenia.

Poza tym można na zakładce tej zamieścić:

domyślne uwagi dodatkowe do zlecenia,

dowolny tekst pisany drobnym drukiem (np. zgoda na przetwarzanie danych osobowych),

uwagi dodatkowe odbierającego,

uwagi serwisanta,

uwagi dodatkowe drukowane na potwierdzeniu przyjęcia

pojazdu.

Dodatkowo pod przyciskiem Ustawienia statusów możemy

zmienić domyślne statusy systemowe na inne jak to widać na

rysunku 6-23.(Nowe statusy wprowadzamy z poziomu

Dokumenty -> Zlecenia - Inne -> Statusy zleceń.)

Rys. 6-23 Okno Domyślne statusy zleceń

Jeżeli poza serwisem samochodowym w firmie znajduje się np. sklep z częściami, można założyć

punkt sprzedaży detalicznej (Rys. 6-24).

Rys. 6-24 Karta Punkt sprzedaży detalicznej – nowy, zakładka Podstawowe

43

W parametrach punktu sprzedaży detalicznej konfiguruje się:

Nazwa – nazwa punktu sprzedaży detalicznej,

Symbol - pełni rolę infiksu w dokumentach sprzedaży wystawionych z danego punktu,

Aktywny - pole wyboru dzięki któremu możemy aktywować punkt sprzedaży,

Moduł magazynowy - określenie czy punkt ma współpracować z magazynem (którym) oraz czy ma

tworzyć i wystawiać dokumenty magazynowe,

Moduł kasowy - określenie czy punkt ma współpracować z kasą (którą) oraz czy ma tworzyć i

wystawiać dokumenty kasowe,

Sprzedaż pojazdów – konfiguracja w przypadku sprzedaży pojazdów (wymagany moduł DMS),

Wystawiane dokumenty - Rodzaj wystawianych dokumentów i powiązanie ich z wybranym rejestrem

sprzedaży,

Rejestr dokumentów sprzedaży - określenie z którym rejestrem sprzedaży współpracuje dany punkt

sprzedaży i jakie dokumenty można z niego wystawiać,

Stosowane ceny - typ stosowanych cen (Netto, Brutto),

Sposób liczenia podatku VAT - określenie sposobu naliczania podatku.

Ponadto podobnie jak w przypadku punktu serwisowego, można sterować danymi drukowanymi na

dokumentach sprzedaży co pokazuje Rys 6-23.

Dzięki temu można ustawić:

Drukowanie informacje - dokumenty (Dane firmy, Nazwa punktu sprzedaży itp.),

Drukowana data sprzed. - sposób drukowania daty sprzedaży,

Marginesy – wielkość marginesu górnego i dolnego,

Liczba drukowanych egzemplarzy – dokumentu sprzedaży i polecenia przelewu,

Stopka dokumentu kredytowego - Zawartość stopki dokumentu kredytowego,

Stopka - Zawartość stopki gotówkowych dokumentów sprzedaży,

Uwagi dodatkowe/Wystawienie dokumentu – zawartość będzie drukowana na dokumentach

sprzedaży,

Drukowane inf. – Sprzedaż pojazdów – konfigurowane w przypadku sprzedaży pojazdów (wymagany

moduł DMS).

W zasadzie po zakończeniu wykonywania czynności omówionych do tej pory w rozdziale szóstym

można zacząć pracę z programem. Aby jednak ułatwić sobie ją w przyszłości dobrze byłoby pokusić

się o ustawienie wstępnych parametrów finansowych systemu Integra 7.

44

Rys. 6-23 Karta Punkt sprzedaży detalicznej, zakładka Wydruki

6.13 Konfiguracja parametrów finansowych

Parametry finansowe w systemie Integra 7 są wstępnie ustalone i po instalacji nie trzeba ich

koniecznie modyfikować. Można jednak to zrobić jeżeli firma ma wypracowane standardy obsługi

stałych klientów, przydzielania rabatów oraz określoną politykę co do stosowanych form płatności. Do

parametrów finansowych w Integra 7 należą:

6.13.1 Stawki VAT

Standardowo wprowadzone są trzy poziomy tego podatku: 0%,

8% oraz 23%. W przypadku konieczności zmiany lub dodania

nowej stawki należy wybrać z menu Administracja → Stawki

VAT (Rys. 6-26). W tym oknie można ustawić kod, nazwę,

stawkę procentową, kod PTU oraz Indeks obcy (określający

stawkę VAT dla programów zewnętrznych - może to być 1, 2

lub G w zależności od tego jakie oznaczenie ma dana stawka w

programie zewnętrznym).

Rys. 6-26 Stawka VAT

45

6.13.2 Grupy cenowe

Kolejnym elementem finansowym jakim należy się zająć to grupy cenowe. Pozwalają one na

przypisanie kontrahenta do konkretnego przedziału cenowego, w którym można określić standardowe

narzuty na towary i rabaty na usługi. Aby wyświetlić okno z grupą cenową (Rys. 6-27) należy wybrać

menu Administracja → Grupy cenowe. W celu konfiguracji grupy cenowej należy podać jej nazwę,

narzut na towary (ustalić czy narzucamy go od cen sprzedaży/cen zakupu), narzut na usługi oraz

określić typ punktu sprzedaży w jakim grupa ta obowiązuje. Istnieje możliwość zdefiniowania

odrębnych narzutów na grupy towarowe. W przypadku przedstawionym na Rys. 6-27 detaliczna cena

sprzedaży towaru będzie uzależniona od tego do jakiej grupy będzie należał. W przypadku, gdy będą

to tarcze BREMBO, sprzedaż towaru będzie z upustem 20% od bazowej ceny sprzedaży. Jeśli

producentem będzie TRW, to upust będzie równy 25% a w przypadku producenta TEXTAR sprzedaż

odbędzie się z upustem 30% od bazowej ceny sprzedaży. W przypadku sprzedaży np. filtrów będzie

zastosowany ogólny upust 10%. Pole Zezwalaj na zmianę grupy w trakcie sprzedaży pozwoli nam

zmienić grupę cenową na wystawionym dokumencie sprzedaży, a w przypadku serwisu przejść na

inną grupę na trwającym zleceniu lub już zamkniętym.

Rys. 6-27 Grupa cenowa

6.13.3 Formy płatności

W przypadku form płatności do słownika wprowadzone są domyślnie jej podstawowe typy. Są to:

płatność gotówką, przelewem, kartą kredytową i czekiem. Mogą one określać typ dla innych form

płatności zdefiniowanych indywidualnie. Aby dodać nową formę płatności należy

z menu wybrać Administracja → Formy płatności (Rys. 6-28). Dodatkowo, istnieje możliwość

wyliczania opłaty dodatkowej (przydatne dla kard kredytowych) jak i ustawienia indeksu obcego,

46

wymaganego do komunikacji z programami zewnętrznymi, np. CDN Optima. Indeks zależy od

konfiguracji programu zewnętrznego, z którym system Integra 7 ma wymieniać dane. W celu

uzyskania szczegółowej informacji, należy skontaktować się z działem technicznym firmy Integra

Software.

Rys. 6-28 Forma płatności

6.13.4 Rabaty

Okno dodawania rabatów oraz ich modyfikacji wyświetlamy podobnie jak było to w przypadku

parametrów omawianych w grupach cenowych (Administracja → Rabaty). Z chwilą wyświetlenia okna

(Rys. 6-29) definiując rabat, można wprowadzić tam następujące dane: nazwę rabatu, rabat na towary

procentowo, rabat na usługi procentowo, typ punktu sprzedaży do którego przypisany jest dany rabat.

Po zaznaczeniu opcji Indywidualny rabat klienta, będzie można go przypisać na karcie kontrahenta

jako rabat domyślny. Rabat zdefiniowany jak na Rys. 6-29 będzie ustalał ceny wg następujących

priorytetów: na filtr Bosch rabat 20%, na pozostałe towary Bosch 15%, na towary NGK 5%, na

wszystkie pozostałe towary oraz usługi 10%. Zapisując dane w tym oknie kończy się ustawianie

parametrów i można przystąpić do pracy w programie.

Rys. 6-29 Rabat

47

7 Kartoteki systemu Integra 7

Informacje i wszelkie dane zapisywane w systemie Integra 7 przechowywane są

w kartotekach. Kartoteki pełnią funkcję widzianej przez wszystkie moduły biblioteki danych. Dzięki

współdzieleniu zbioru kartotek nie ma konieczności wielokrotnego wprowadzania tych samych

informacji. Środowisko Integra 7 posiada pięć podstawowych kartotek: Kontrahenci, Pojazdy, Sprzęty,

Towary i Usługi. Każda z kartotek posiada swoją kartę, służącą do uzupełniania danych. Karta taka

składa się z dwóch zakładek: Podstawowej, gdzie zapisywane są informacje najbardziej przydatne

oraz Dodatkowej, gdzie mieszczą się dane uzupełniające. Zbiór danych, jakim są kartoteki służy do

wykonywania operacji na dokumentach. Przy jego wykorzystaniu pracownik jest w stanie poprawnie

wprowadzić dane do: zlecenia, dokumentów sprzedaży, dokumentów magazynowych czy kasowych.

W każdej z kartotek możliwe jest skonfigurowanie ustawień domyślnych, tzn. takich, które będą

przypisywane każdej nowej pozycji (pojazd, kontrahent itp.) - patrz r.7.6.

7.1 Kontrahenci

Ta kartoteka gromadzi dane o wszystkich kontrahentach firmy. Bez względu na to, czy jest to klient

serwisu lub sklepu, czy odbiorca lub dostawca części, czy też wreszcie osoba prywatna lub osoba

prowadząca działalność, jeżeli miała kontakt z firmą musi trafić na listę kontrahentów. Raz zapisany

kontrahent może być wykorzystywany wielokrotnie w procesach wystawiania zlecenia, sprzedaży,

dostawy itp. Figuruje on na stałe w bazie danych firmy. Kartoteka służąca do wprowadzania danych

przedstawiona jest na Rys. 7-1.

Rys. 7-1 Kartoteka kontrahenta

48

Na zakładce Podstawowe jak sama nazwa wskazuje zamieszczone są podstawowe dane

identyfikujące i opisujące kontrahenta. Informacje pogrupowane są w kilku przedziałach.

Druga zakładka zatytułowana Dodatkowe zawiera informacje uzupełniające o kontrahencie (m.in.

Cechy własne). Nie są to informacje wymagane, ale często okazują się bardzo przydatne.

Warto zwrócić uwagę na możliwość wyboru jednego z numerów (NIP lub PESEL) , który będzie

drukowany na fakturach.

W zakładce CRM prezentowane są informacje (przypomnienia) przechowywane w dodatkowym

module CRM.

49

7.2 Pojazdy

Kolejną kartoteką systemu Integra 7 jest kartoteka pojazdów. Gromadzi ona wszelkie dane dotyczące

naprawianych na serwisie pojazdów. Wiąże ona również pojazd z kontrahentem. Kartoteka do

wprowadzania i edycji danych pojazdu przedstawiona została na rysunku poniżej.

R ys . 7 - 2 K a r t a P o j a zd - zak ł a dk a P od s t a wo we

W sekcji Pojazd umieszczone zostały 3 pola, których nazwy można dostosować do własnych potrzeb.

Możliwa jest zmiana nazwy pól: Nr silnika, Kod wyp. oraz Pole def. 3. W celu zmiany nazwy pola

należy wybrać menu Kartoteki -> Pojazdy Inne -> Ustawienia domyślne i klikając w nazwę pola

zmienić ją.

Oprócz danych podstawowych można uzupełnić też inne informacje o pojeździe do czego

przeznaczona jest zakładka Dodatkowe. Zakładka Salon/Komis dostępna jest po wykupieniu modułu

DMS służącego do sprzedaży pojazdów. W zakładce CRM-przypomnienia prezentowane są

informacje przechowywane w dodatkowym module CRM.

50

7.3 Sprzęty

Kartoteka sprzętów przechowuje dane dotyczące naprawianych w serwisie urządzeń/sprzętów

(alternatorów, rozruszników, pomp wtryskowych itp.). Serwisowane sprzęty są przypisane do

kontrahentów.

7.4 Towary

Kartoteka towarów w obsłudze jest bardzo podobna do wcześniej omówionych kartotek kontrahentów i

pojazdów. Tak jak i one posiada swoją kartę do edycji i dodawania danych (Rys. 7-3). Istnieje

możliwość zmiana nazwy niektórych pól widocznych na kartotece (Nr kat., Nr fabr., Nr OE, Nr

dostawcy). W celu zmiany nazwy pola należy wybrać menu Kartoteki -> Towary Inne -> Ustawienia

domyślne i klikając w nazwę pola zmienić ją.

Rys. 7-3 Karta Towar - Edycja, zakładka Podstawowe

Na zakładkach danych dodatkowych tak jak w wyżej omawianych kartach znajdują się informacje

uzupełniające.

51

7.5 Usługi

Kartoteka ta gromadzi informacje na temat usług oferowanych przez serwis. Identycznie jak we

wszystkich omówionych wyżej przypadkach do wprowadzania i edycji danych służy odpowiednia karta

(Rys. 7-4). Cena usługi może być wyliczana na podstawie przypisanej ilości rbh oraz stawki za 1 rbh

(ustawiona jednostka rbh oraz wybrana stawka w polu Rodzaj usług). W przypadku, gdy wykonanie

usługi wiąże się z dodatkowymi pracami, można je wprowadzić w pole Zakres Usługi. Ostateczna cena

usługi będzie sumą kosztów poszczególnych prac. Istnieje również możliwość określenia ceny usługi

ręcznie - należy ustawić odpowiednią jednostkę usługi np. operacja – oper oraz wprowadzić cenę

usługi do pól cena netto/cena brutto. Pola te będą aktywne, gdy wybrana jednostka miary usługi nie

będzie w konfiguracji miała zaznaczonej opcji.

Rys. 7-4 Karta Usługi - zakładka Podstawowe

Na zakładce Dodatkowe można wprowadzić m.in. dodatkowe jednostki miary, które będą

wykorzystywane podczas przyjęcia towaru na magazyn (np. zakup beczki oleju 208l, który będzie

sprzedawany na litry). Zakładka Współczynniki pozwala zdefiniować dla tej samej usługi różne ceny w

zależności od marki i modelu pojazdu.

52

7.6 Konfiguracja kartotek programu

W programie Integra 7 można ustawić domyślne parametry nowo tworzonych kartotek oraz

wystawianych dokumentów. Poniżej opisano najczęściej stosowane konfiguracje. Konfiguracja

domyślna spowoduje, że nowo tworzone kartoteki bądź dokumenty będą miały od razu wypełnione

pewne dane, co zaoszczędzi czas przy pracy z programem.

7.6.1 Konfiguracja grup i podgrup kartotek

Grupy towarów (rys. 7-5)

(Menu programu -> Kartoteki -> Towary - Inne -> Grupy).

Rys. 7-5 Karta Grupa towarów

Podgrupy towarów (rys. 7-6)

(Menu programu -> Kartoteki -> Towary - Inne ->

Podgrupy).

1. Podgrupa – określenie nazwy podgrupy towarów.

2. Niezależna numeracja w obrębie podgrupy – określa, czy

indeks identyfikujący pozycję towarową ma być

generowany oddzielnie dla każdej podgrupy towarów

(zaznaczone Niezależna numeracja w obrębie grupy), czy

nie.

Rys. 7-6 Karta Podgrupa towarów - Nowy

Grupy usług (rys. 7-7)

(Menu programu -> Kartoteki -> Usługi - Inne -> Grupy)

1. Grupa – Określenie nazwy grupy usług.

Rys. 7-7 Karta Grupa usług - Nowy

53

Podgrupy usług (rys. 7-8)

(Menu programu -> Kartoteki -> Usługi - Inne ->

Podgrupy).

1. Podgrupa – określenie nazwy podgrupy usług.

2. Niezależna numeracja w obrębie podgrupy –

określa, indeks identyfikujący usługę ma być

generowany oddzielnie dla każdej podgrupy usług

(zaznaczone Niezależna numeracja), czy nie.

Rys. 7-8 Karta Podgrupa usług - Nowy

Grupy kontrahentów (rys. 7-9)

(Menu programu -> Kartoteki -> Kontrahenci - Inne ->

Grupy)

1. Grupa – Określenie nazwy grupy kontrahentów.

2. Niezależna numeracja w obrębie grupy – określa,

czy indeks ma być generowany oddzielnie dla każdej

grupy kontrahentów (zaznaczenie Niezależna

numeracja w obrębie grupy), czy nie.

Rys. 7-9 Karta Grupa kontrahentów

54

7.6.2 Kontrahenci – ustawienia domyślne

(Menu programu -> Kartoteki -> Kontrahenci - Inne -> Ustawienia domyślne).

Rys. 7-10 Karta Kontrahent – Ustawienia domyślne, zakładka Podstawowe

1. Grupa kontrahenta – przyporządkowanie nowych kontrahentów do z góry określonej grupy,

zazwyczaj Odbiorcy.

2. Województwo i kraj – jeżeli większość kontrahentów pochodzi z jednego regionu można

ustawić domyślne województwo dla nowo tworzonych kontrahentów.

3. Forma i warunki płatności – domyślne ustawienia dot. formy i terminu płatności oraz kredytu

kupieckiego.

4. Grupa cenowa – parametr (narzut lub upust) określający obliczanie cen sprzedaży dla klienta.

5. Rabat – domyślny rabat dla sprzedaży towarów i usług.

6. IBAN – format numeru konta, w chwili obecnej wszystkie numery kont muszą go spełniać, więc

należy domyślnie zaznaczać opcję.

7. Typ kontrahenta – określa, w jakim obszarze będzie dostępny kontrahent (tzn. sprzedaż,

serwis, zakupy, gwarancje). Domyślnie klient serwisu oraz detalu.

8. Rodzaj kontrahenta – umożliwia podział kontrahentów na firmy oraz osoby prywatne.

Informacja wymagana przy wystawianiu paragonów do faktur sprzedaży.

55

Rys. 7-11 Karta Kontrahent – Ustawienia domyślne, zakładka Dodatkowe

1. Drukuj na FV – konfiguracja domyślnie drukowanego na dokumentach sprzedaży numeru

ewidencyjnego (NIP lub PESEL)

2. Cechy własne – dodatkowe informacje specyficzne dla kontrahentów. Konfiguracja nazw cech

własnych została przedstawiona w p.7.6.7 Nazwy cech własnych. Cechy można wykorzystać

podczas raportowania np. wartości sprzedaży wśród stałych klientów (posiadających kartę

rabatową).

3. Dostawy/Rezerwacje – w polu Dodaj automatycznie dostawcę w dok. PZ istnieje możliwość

przyporządkowania odpowiedniego formatu faktur elektronicznych, które będą importowane na

dok. PZ. Dzięki temu podczas importu faktury elektronicznej kontrahent będzie automatycznie

ustawiany na karcie dok. PZ.

56

7.6.3 Towary – ustawienia domyślne

(Menu programu -> Kartoteki -> Towary - Inne -> Ustawienia domyślne).

Rys. 7-12 Karta Towar – Ustawienia domyślne, zakładka Podstawowe

1. Grupa towaru – przyporządkowanie towaru w kartotece do określonej grupy, (przydatne, jeżeli

tworzymy grupę jednakowych części, np. świec, wycieraczek itp.).

2. Podgrupa towaru – przyporządkowanie towaru do podgrupy (przydatne, jeżeli tworzymy grupę

jednakowych części, np. świec, wycieraczek itp.).

3. Jednostka miary – domyślnie ustawiono „sztuki”.

4. Parametry określające ilość całkowitą towaru, aktywność (czy nowo utworzone towary mają być

od razu widoczne w kartotece), numer seryjny (czy dana sztuka towaru posiada indywidualny

numer seryjny). Domyślnie zaznaczone pole Aktywny.

5. Obliczanie cen towaru – określamy parametry cenowe towaru, narzut oraz bazową cenę

sprzedaży.

6. Stawki VAT na zakup i sprzedaż towaru. Domyślnie należy pozostawić 23% w obu przypadkach.

7. Marża minimalna – domyślna minimalna marża z jaką towar może zostać sprzedany.

57

Rys. 7-13 Karta Towar – Ustawienia domyślne, zakładka Dodatkowe 1

1. Stany kontrolne towaru w magazynie – określamy stany minimalne, zalecane oraz maksymalne

dla nowo tworzonego towaru w magazynie. Stany kontrolne można wykorzystywać przy

zamówieniach towaru u dostawców.

2. Funkcje przypominające o wymianie towaru po określonym czasie lub przebiegu.

3. Aktualizacja cen zakupu i sprzedaży. W przypadku dostaw towaru w różnych cenach zalecane

jest ustawienie tych parametrów. Decydują one o aktualizacji cen do sprzedaży.

4. Cechy własne towarów –zostały umieszczone na zakładce Dodatkowe 2 – zawierają dodatkowe

informacje specyficzne dla towaru. Konfiguracja nazw cech własnych została przedstawiona w

rozdziale p.7.6.7 Nazwy cech własnych.

58

7.6.4 Usługi – ustawienia domyślne

(Menu programu -> Kartoteki -> Usługi - Inne -> Ustawienia domyślne).

Rys. 7-14 Karta Usługa – Ustawienia domyślne, zakładka Podstawowe

1. Grupa usługi – przyporządkowanie usługi w kartotece do określonej grupy.

2. Podgrupa usługi – przyporządkowanie usługi do podgrupy (przydatne, jeżeli tworzymy grupę

jednakowych usług, np. Mechanika-> Wymiana paska rozrządu, Mechanika-> Wymiana płynu

chłodzącego itp.).

3. Jednostka pracy – domyślna jednostka usługi.

4. Stawka VAT – stawka dla sprzedaży.

5. Obszar funkcjonowania usługi – czy usługa ma być domyślne tworzona dla wszystkich punktów

sprzedaży, czy np. tylko dla serwisu.

6. Rodzaj usług – wycena jednej RBH wg zdefiniowanego stawki.

7. Aktywna – czy usługa po utworzeniu ma być od razu widoczna w kartotece. Domyślnie

zaznaczone.

59

Rys. 7-15 Karta Usługa – Ustawienia domyślne, zakładka Dodatkowe

1. Zalecenie wykonania po – w tym polu można określić po jakim przebiegu lub czasie usługa

powinna być ponownie wykonana. Zaznaczenie opcji Przypomnij pozwoli automatycznie

wygenerować odpowiednie przypomnienie w module CRM, jeśli taka usługa była dodana do

zlecenia naprawy samochodu. Zaznaczenie opcji Wyświetl przy zleceniu spowoduje wyświetlenie

przypomnienia podczas otwierania nowego zlecenia na samochód (oczywiście, jeśli wcześniej w

tym samochodzie usługa została przynajmniej raz wykonana oraz nadszedł czas na wykonanie

jej ponownie).

2. Cechy własne usługi - dodatkowe informacje specyficzne dla usługi. Konfiguracja nazw cech

własnych zostanie przedstawiona w p.7.6.7 Nazwy cech własnych.

60

7.6.5 Pojazdy – ustawienia domyślne

(Menu programu -> Kartoteki -> Pojazdy - Inne -> Ustawienia domyślne).

Rys. 7-16 Kara Pojazd – Ustawienia domyślne, zakładka Podstawowe

1. Aktywny – czy po utworzeniu nowego pojazdu ma on być od razu widoczny w kartotece.

Domyślne zaznaczone.

2. Przepisz – określa, czy dla nowego pojazdu użytkownik jest jednocześnie właścicielem

(przepisuje dane użytkownika do sekcji Właściciel).

61

Rys. 7-17 Kara Pojazd – Ustawienia domyślne, zakładka Dodatkowe

1. Dane dodatkowe – informacje dokładniej charakteryzujące nowo tworzony pojazd. Przydatne w

przypadku jeżeli serwis specjalizuje się np. w naprawach silników Diesel – wszystkie nowo

tworzone pojazdy będą miały przypisanie do rodzaju paliwa Diesel.

2. Przeglądy – ustawienia domyślnych cykli między okresowymi przeglądami technicznymi

i serwisowymi pojazdów.

3. Cechy własne pojazdu – dodatkowe informacje specyficzne dla pojazdu. Konfiguracja nazw cech

własnych zostanie przedstawiona w rozdziale Nazwy cech własnych.

62

7.6.6 Sprzęty/Urządzenia/Podzespoły – ustawienia domyślne

(Menu programu -> Kartoteki -> Sprzęty/Podzespoły/Urządzenia - Inne -> Ustawienia domyślne).

Rys. 7-18 Karta Sprzęt – Ustawienia domyślne, zakładka Podstawowe

1. Aktywny – czy po utworzeniu nowego sprzętu ma on być od razu widoczny w kartotece.

Domyślne zaznaczone.

2. Przepisz – określa, czy dla nowego sprzętu użytkownik jest jednocześnie właścicielem

(przepisuje dane użytkownika do sekcji Właściciel).

63

Rys. 7-19 Karta Sprzęt ustawienia - domyślne, zakładka Dodatkowe

1. Cechy własne sprzętu/urządzenia/podzespołu – dodatkowe informacje specyficzne dla tych

kartotek. Konfiguracja nazw cech własnych zostanie przedstawiona poniżej.

2. Przeglądy – ustawienia domyślnych cykli między okresowymi przeglądami serwisowymi

sprzętu/urządzenia/podzespołu.

64

7.6.7 Nazwy cech własnych dla kartotek

(Moduł Menedżer-> Menu programu -> Kartoteki-> Cechy własne).

Konfiguracja nazw cech własnych dla kartotek (rys. 7-20).

Rys. 7-20 Zakładanie nowych cech własnych

1. Wybór kartoteki, dla której ma odbyć się konfiguracja nazw cech własnych.

2. Konfiguracja poszczególnych nagłówków cech własnych.

65

7.6.8 Kasa/Bank – ustawienia domyślne

(Moduł Menedżer-> Menu programu-> Administracja-> Kasy)

Konfigurację parametrów domyślnych należy odbyć dla każdego modułu Kasa lub Bank oddzielnie.

Konfiguracja domyślnych parametrów dokumentów kasowych/bankowych (rys. 7-21).

Rys. 7-21 Karta edycji ustawień domyślnych modułu Kasa, zakładka Podstawowe

1. Dane podstawowe – Konfiguracja modułu jako Kasa, Konto bankowe lub Karty kredytowe.

2. Drukowane informacje – wybór, jakie dane mają się drukować na dokumentach wystawianych w

modułu Kasa/Bank.

3. Liczba drukowanych kopii – konfiguracja ilości drukowanych kopii dokumentów

kasowych/bankowych podczas automatycznego wystawienia.

4. Logo – logo w nagłówku wydrukowanych dokumentów kasowych/bankowych.

5. Marginesy – górny i dolny margines wydruku. Istotne np. kiedy nadruk ma się odbywać na

papierze firmowym zawierającym w nagłówku lub stopce np. dane firmy.

6. Numeracja dokumentów – określa, czy numeracja ma zaczynać się od początku po upływie

miesiąca, czy roku.

7. Drukuj automatycznie KP podczas generowania KP z dok. sprzedaży/zlecenia – konfiguracja

pozwalająca na automatyczny wydruk dokumentu kasowego podczas sprzedaży bez

potwierdzenia ze strony użytkownika programu.

66

7.6.9 Magazyn ustawienia domyślne.

(Moduł Menedżer-> Menu programu-> Administracja-> Magazyny)

Konfigurację parametrów domyślnych należy odbyć dla każdego modułu Magazyn oddzielnie.

Rys. 7-22 Ustawienia domyślne magazynu

1. Dane podstawowe– konfiguracja nazwy oraz symbolu magazynu, który będzie drukowany na

dokumentach magazynowych.

2. Drukowane informacje – konfiguracja widocznych informacji na wydrukach dokumentów

magazynowych.

3. Ceny stosowane na WZ/WZK

4. Liczba drukowanych kopii – konfiguracja ilości drukowanych kopii dla poszczególnych dokumentów

magazynowych.

5. Numery kolejne dokumentów – umożliwia ustawienie własnych numerów kolejnych dla

67

dokumentów magazynowych jeżeli użytkownik programu chce zachować ciągłość numeracji z

poprzedniego rozwiązania.

6. Rezerwacje – ustawienie automatycznego anulowania dokumentu RT jeśli nie zostanie w

odpowiednim terminie zrealizowany (w ten sposób towar wróci do ponownej sprzedaży).

7. Import zamówień – Konfiguracja folderu na dysku z którego będą importowane dok. ZA i ZK.

8. Tytuły oraz dodatkowe informacje drukowane na dokumentach - możliwość zdefiniowania tytułów

oraz treści dokumentów drukowanych jako Protokół dostawy (podczas wystawiania PZ) oraz

Zamówienie od klienta (ZK).

9. Marginesy – górny i dolny margines wydruku. Istotne np. kiedy nadruk ma się odbywać na papierze

firmowym zawierającym w nagłówku lub stopce np. dane firmy.

10. Numeracja dokumentów – określa, czy numeracja ma zaczynać się od początku po upływie

miesiąca, czy roku.

11. Zaznaczenie opcji:

Wyświetl przed wydrukiem okno z wyborem drukarki – pozwala przed wydrukiem dok.

magazynowych wybrać drukarkę,

Nie wyświetlaj pozycji po otwarciu listy towarów… - po przejściu na listę towarów w programie,

będzie ona pusta. Wyszukiwanie części na magazynie odbywa się przez wprowadzenie

odpowiednich informacji do filtrów znajdujących się w górnej części okna. Włączenie funkcji

zalecane jest w przypadku stwierdzenia długiego czasu wyświetlania listy (zwykle przy bardzo dużej

ilości kartotek),

Wyświetl na liście towarów dok. PZ kolumnę „Upust” zamiast kolumny „Marża”. – pozwala na dok.

PZ, na liście towarów wyświetlać informację dot. upustu zamiast marży. Funkcja przydatna do

kontroli upustu podczas przyjmowania towaru na magazyn (w przypadku, gdy znamy poziom upustu

od cen katalogowych dostawcy wg własnych warunków handlowych i chcemy kontrolować, czy

został on zachowany podczas bieżącej dostawy).

68

7.6.10 Sprzedaż detaliczna – ustawienia domyślne

(Moduł Menedżer-> Menu programu-> Administracja-> Punkty sprzedaży - Inne-> Sprzedaż

detaliczna). Konfigurację parametrów domyślnych należy odbyć dla każdego modułu Sprzedaż

detaliczna oddzielnie (rys. 7-23).

Rys. 7-23 Karta Punkt sprzedaży detalicznej, zakładka Podstawowe

1. Dane podstawowe – konfiguracja nazwy oraz symbolu punktu sprzedaży detalicznej.

2. Współpraca z modułem magazynowym – w przypadku większej ilości skonfigurowanych

magazynów jeden jest ustawiony jako domyślny.

3. Współpraca z modułem kasowym – domyślna kasa, w której mają być rozliczane dokumenty

sprzedaży.

4. Sprzedaż pojazdów – konfiguracja dotyczy modułu DMS (opisany w odrębnej instrukcji)

5. Wystawiane dokumenty – typy dokumentów, które można wystawić w danym punkcie sprzedaży

(np. FV, paragon itd.) oraz ich numeracja (rejestr sprzedaży).

6. Parametry cenowe – stosowane ceny oraz algorytmy obliczania podatku VAT na dokumentach

sprzedaży.

7. Blokada edycji dokumentów – ograniczenie edycji wystawionych dokumentów sprzedaży zgodnie z

datą graniczną.

8. Ustaw kontrahenta Nieokreślony – podczas tworzenia paragonu fiskalnego, będzie on domyślnie

wystawiany na kontrahenta Nieokreślony. Pozostaje jednak możliwość ręcznej podmiany

kontrahenta i wystawienie paragonu imiennego.

69

Zakładka Wydruki (rys. 7-24).

Rys. 7-24 Karta Punkt sprzedaży detalicznej, zakładka Wydruki

1. Drukowane informacje – domyślny zakres danych, które pojawią się na wydruku dokumentu

sprzedaży.

2. Drukowana data sprzedaży – drukowana data sprzedaży na dokumencie sprzedaży. Domyślnie

ustawiona Pełna data.

3. Marginesy – górny i dolny margines wydruku. Istotne kiedy np. nadruk dokumentu sprzedaży ma

się odbywać na papierze firmowym zawierającym w nagłówku lub stopce jakieś dane.

4. Liczba drukowanych egzemplarzy – ilość automatycznie drukowanych egzemplarzy dokumentu

sprzedaży. Jeżeli ustawiona na 2 lub więcej, w nagłówku program na pierwszym egzemplarzu

wydrukuje napis Oryginał, a na drugim i pozostałych Kopia. Jeżeli ilość ustawiona na 1 to program

będzie drukował napis Oryginał/Kopia.

5. Stopka dokumentu kredytowego – dodatkowa informacja drukowana na dokumentach sprzedaży,

na których formą płatności jest przelew. W stopce dok. kredytowego można umieścić numer konta

bankowego, na które powinny trafiać przelewy od klientów.

6. Stopka dokumentu – dodatkowa informacja drukowana na każdym dokumencie sprzedaży. Może

zawierać klauzulę z podziękowaniami lub informację o obsłudze reklamacji sprzedaży.

7. Stopka (dane rejestrowe firmy) – miejsce na dane rejestrowe firmy.

8. Uwagi dodatkowe – dodatkowe informacje drukowane na dokumencie sprzedaży

9. Logo – wybór graficznego logo dla dokumentów sprzedaży oraz jego konfiguracja na wydruku.

10. Szablon wydruku dok. (F, P, FP, FUE, N) – pozwala na zmianę szablonu wydruku dla

dokumentów faktury, paragonu, faktury pro forma, faktury unijnej i dokumentów wewnętrznych.

70

7.6.11 Serwis pojazdów – ustawienia domyślne

(Moduł Menedżer-> Menu programu-> Administracja-> Punkty sprzedaży - Inne-> Serwis pojazdów)

Konfigurację parametrów domyślnych należy odbyć dla każdego modułu Serwis pojazdów oddzielnie.

Rys. 7-25 Karta Serwis samochodowy, zakładka Podstawowe

1. Dane podstawowe – konfiguracja nazwy, symbolu oraz typu (ciężarowy czy osobowy) modułu

serwis pojazdów.

2. Ikona – umożliwia wybór własnej ikony serwisu widocznej na bocznym pasku modułów.




sprzedaży oraz zlecenia.

5. Terminarz – konfiguracja stanowisk terminarza dla modułu serwis pojazdów.

6. System olejowy – konfiguracja współpracy z systemami olejowymi (Almar, Lube Master) –

wymagany dodatkowy moduł Interfejs Systemów Olejowych.



8. Parametry cenowe – stosowane ceny oraz algorytmy obliczania podatku VAT na dok. sprzedaży.

9. Cykl numeracji zleceń – określa, czy numeracja ma zaczynać się od początku po upływie

każdego miesiąca, czy po upływie roku.

10. Czasy napraw – parametr wykorzystywany do obliczeń cen usług przy korzystaniu z bazy danych

71

Czasy napraw firmy AuDaCon AG – wymagany dodatkowy moduł Czasy napraw.

11. Numery kolejne dokumentów – umożliwia ustawienie własnych numerów kolejnych dla zleceń i

kosztorysów jeżeli użytkownik programu chce zachować ciągłość numeracji z poprzedniego

rozwiązania.

12. Blokada edycji dokumentów - ograniczenie edycji wystawionych dokumentów zgodnie z datą

graniczną.

Rys. 7-26 Karta Serwis samochodowy, zakładka Wydruki


sprzedaży. Pole def.1, Pole def.2, Pole def.3 są to pola definiowane. Zmiana nazwy pola odbywa

się przez podwójne kliknięcie myszą. Jeśli zawartość takiego pola ma być drukowana na

dokumencie sprzedaży, należy je zaznaczyć podobnie jak pozostałe drukowane informacje.

2. Drukowane informacje na zleceniach – domyślny zakres danych, który pojawia się na wydruku

zleceń naprawy. W tym miejscu możemy do dyspozycji 3 pola definiowane, którym można nadać

dowolną nazwę (podwójnie klikając na nie myszą), a następnie wyświetlać oraz drukować na

zleceniu (w tym przypadku są to pola: Nr umowy, Nr autoryzacji oraz Poj. zastęp).

3. Zlecenia – num. ewidencyjne – funkcja pozwala na wprowadzenie dodatkowych numerów (np.

sygnatur ISO), które będą drukowane na zleceniu naprawy, potwierdzeniu przyjęcia i karcie

serwisowej.



72



wydrukuje napis Oryginał a na drugim i pozostałych Kopia. Jeżeli ilość ustawiona na 1 to program




7. Drukowane załączniki – dodatkowe dokumenty (format txt) drukowane przy zleceniu (np. warunki

gwarancji, check lista przeglądu samochodu) ich drukowanie można dodatkowo ustalić z poziomu

karty zlecenia.


na których formą płatności jest Przelew. W stopce dok. kredytowego można umieścić numer

konta bankowego, na które powinny trafiać przelewy od klientów.

9. Stopka dokumentu – dodatkowa informacja drukowana na każdym dokumencie sprzedaży. Może

zawierać klauzulę z podziękowaniami lub informację o obsłudze reklamacji sprzedaży.


11. Logo – wybór graficznego logo dla dokumentów sprzedaży oraz jego konfiguracja na wydruku.

Rys. 7-27 Karta Serwis samochodowy, zakładka Domyślne

73

1. Typ i ustawienia statusów –Typ określa, czy jest to zlecenie płatne, czy gwarancyjne. Domyślne

statusy zleceń pozwalają dla konkretnego stanu systemowego (Oczekujące, Rozpoczęte,

Wstrzymane, Zakończone) zmienić wyświetlaną nazwę statusu.

2. Data i godzina odbioru – ustawia datę i godzinę odbioru pojazdu; w konfiguracji należy podać

opóźnienie w godzinach.

3. Dane odbiorcy – ustawienie domyślnej grupy i województwa dla kontrahentów tworzonych na

zleceniach.

4. Kontrola stanu licznika – zaznaczenie opcji nie pozwoli wystawić zlecenia naprawy bez podania

stanu licznika pojazdu.

5. Automatyczne rozpoczynanie zlecenia… - Po wystawieniu zlecenia, otrzymuje ono status

Oczekujące. Po zaznaczeniu opcji status zlecenia automatycznie zmieni się na Rozpoczęte jeśli

do zlecenia zostanie dodany Towar lub Usługa.

6. Automatycznie dołączaj zlecenia zerowe….. – funkcja pozwala podłączyć zlecenie zerowe do

dok. PZ jako dodatkowy koszt zakupu (Stosowane w dodatkowym module DMS przy sprzedaży

samochodów).

7. Uwagi dodatkowe dla zlecenia – domyślny tekst, który jest drukowany na zleceniu naprawy. Może

zawierać np. dodatkowe uniwersalne uwagi i zapisy dot. obsługi zlecenia.

8. Dodatkowe informacje do zlecenia (drobny druk) – domyślny tekst, który jest drukowany małą

czcionką na zleceniu naprawy. Może zawierać np. informacje o pozwoleniu na przetwarzanie

danych osobowych.

9. Uwagi dodatkowe odbierającego – domyślny tekst, który jest drukowany na potwierdzeniu

pozostawienia pojazdu do naprawy.

10. Uwagi serwisanta – domyślny tekst, który jest drukowany na karcie serwisowej przekazywanej

serwisantowi z opisem czynności do wykonania.

11. Uwagi dodatkowe dla potwierdzenia – domyślny tekst, który jest drukowany na potwierdzeniu

pozostawienia pojazdu w serwisie do naprawy. Może zawierać np. informację o braku

odpowiedzialności zleceniobiorcy za rzeczy pozostawione w samochodzie na czas naprawy.

74

7.6.12 Serwis sprzętu – ustawienia domyślne

(Moduł Menedżer-> Menu programu-> Administracja-> Punkty sprzedaży - Inne-> Serwisy sprzętowe)

Konfigurację parametrów domyślnych należy odbyć dla każdego modułu Serwis sprzętowy oddzielnie.

Rys. 7-28 Karta Serwis sprzętowy, zakładka Podstawowe

1. Dane podstawowe – konfiguracja nazwy, typu (sprzęt, urządzenia, podzespoły) oraz symbolu

modułu serwis sprzętowy.




sprzedaży oraz zlecenia.

4. Terminarz – konfiguracja stanowisk terminarza dla modułu serwis sprzętowy.

5. Cykl numeracji zleceń oraz numery kolejne zleceń – określa, czy numeracja ma zaczynać się od

początku po upływie każdego miesiąca, czy po upływie roku.

6. Numery kolejne dokumentów – możliwe ustawienie własnych numerów kolejnych



8. Parametry cenowe – stosowane ceny oraz algorytmy obliczania podatku VAT na dok. sprzedaży.

9. Blokada edycji dokumentów - ograniczenie edycji wystawionych dokumentów zgodnie z datą

graniczną.

75

Rys. 7-29 Karta Serwis sprzętowy, zakładka Wydruki


sprzedaży.

2. Drukowane informacje na zleceniach – domyślny zakres danych, który pojawia się na wydruku

zleceń naprawy.







wydrukuje napis Oryginał a na drugim i pozostałych Kopia. Jeżeli ilość ustawiona na 1 to program



na których formą płatności jest „przelew”. W stopce dok. kredytowego można umieścić numer

konta bankowego, na które powinny trafiać przelewy od klientów.

7. Stopka – dodatkowa informacja drukowana na każdym dokumencie sprzedaży. Może zawierać

klauzulę z podziękowaniami lub informację o obsłudze reklamacji sprzedaży.


9. Logo – wybór graficznego logo dla dokumentów sprzedaży oraz jego konfiguracja na stronie.

76

Rys. 7-30 Karta Serwis sprzętowy, zakładka Domyślne

1. Typ i ustawienia statusów –Typ określa, czy jest to zlecenie płatne, czy gwarancyjne.

Domyślne statusy zleceń pozwalają dla konkretnego stanu systemowego (Oczekujące,

Rozpoczęte, Wstrzymane, Zakończone) zmienić wyświetlaną nazwę statusu.

2. Data i godzina odbioru – ustawia datę i godzinę odbioru sprzętu; w konfiguracji należy podać

opóźnienie w godzinach.

3. Dane odbiorcy – ustawienie domyślnej grupy i województwa dla kontrahentów tworzonych

na zleceniach.

4. Uwagi dodatkowe dla zlecenia – domyślny tekst, który jest drukowany na zleceniu naprawy.

Może zawierać np. dodatkowe uniwersalne uwagi i zapisy dot. obsługi zlecenia.

5. Uwagi dodatkowe dla odbierającego – domyślny tekst, który jest drukowany na

potwierdzeniu pozostawienia pojazdu do naprawy.

6. Uwagi serwisanta – domyślny tekst, który jest drukowany na karcie serwisowej

przekazywanej serwisantowi z opisem czynności do wykonania.

7. Uwagi dodatkowe dla potwierdzenia – domyślny tekst, który jest drukowany na

potwierdzeniu pozostawienia sprzętu w serwisie do naprawy.

77

7.7 Grupowa zmiana parametrów kartotek.

Grupowa zmiana parametrów towarów i usług umożliwia posegregowanie i uporządkowanie kartoteki

towarów/usług. Grupowa zmiana parametrów w połączeniu z modułem CRM/Zadania pozwala na

uaktualnienie przypomnień do wykonanych już usług lub sprzedanych towarów (może to być istotne w

przypadku np. dokupienia modułu CRM, kiedy chcemy, aby wykonane do tej pory naprawy, czy

okresowe przeglądy zostały umieszczone na liście przypomnień dla klientów).

Uwaga! Przed użyciem tej funkcji zalecane jest utworzenie archiwum bazy danych (rozdz. 6.4).

7.7.1 Grupowa zmiana parametrów kartoteki towarów.

Aby uruchomić funkcję należy przejść w module Menedżer do Kartoteki-> Grupowa zmiana

parametrów towarów.

Rys. 7-31 Karta Grupowa zmiana parametrów towarów, zakładka Podstawowe

1. Wybór towarów - sekcja odpowiedzialna za odfiltrowanie zakresu towarów, który chcemy poddać

grupowej zmianie parametrów. (na rys. 7-31wybrano cały asortyment z grupy Filtry, którego

dostawcą jest Hurtownia Motoryzacyjna). Przycisk Wyświetl wybrane towary pozwala sprawdzić,

które kartoteki zostaną zmienione zgodnie z zaznaczonymi parametrami.

2. Zmień parametry podstawowe - sekcja parametrów możliwych do zmiany (na rys. 7-31 wybrano

zmianę dostawcy na firmę Auto Partner) .

UWAGA! Wybór przycisku Zapisz uruchamia proces zmiany parametrów

78

Rys. 7-32 Karta Grupowa zmiana parametrów towarów, zakładka Cenowe

Na zakładce Cenowe znajdują się parametry cenowe kartotek, które możemy zmieniać (np.

w celu uruchomienia promocji na dany asortyment, bądź aktualizację cen dla danej grupy

kontrahentów powiązanych z grupami cenowymi). Parametry są zmieniane dla zakresu towarów

odfiltrowanych na zakładce Podstawowe (rys.7-31).

7.7.2 Grupowa zmiana parametrów kartoteki usług.

Aby uruchomić funkcję należy przejść w module Menedżer do menu Kartoteki-> Grupowa zmiana

parametrów usług.

Zakładka Podstawowe (rys. 7-33).

1. Usługi - sekcja odpowiedzialna za odfiltrowanie zakresu usług, który chcemy poddać grupowej

zmianie parametrów.

2. Zmień parametry podstawowe - sekcja podstawowych parametrów możliwych do zmiany (np.

zmiana jednostki lub przypisania usługi do określonego rodzaju punktu sprzedaży).

3. Zmień parametry CRM – sekcja parametrów umożliwiających grupową zmianę parametrów na

kartach usług odpowiadających za generowanie przypomnień w module CRM.

79

Rys. 7-33 Karta Grupowa zmiana parametrów usług, zakładka Podstawowe

Rys. 7-34 Karta Grupowa zmiana parametrów usług, zakładka Cenowe

Na zakładce Cenowe znajdują się parametry cenowe kartotek usług, które możemy zmieniać (np. w

celu uruchomienia promocji na dany rodzaj usług, bądź aktualizację cen dla danej grupy kontrahentów

powiązanych z grupami cenowymi). Parametry są zmieniane dla zakresu usług odfiltrowanych na

zakładce Podstawowe rys. 7-33.

80

7.8 Eksport kartotek i list do pliku *.xls

Program Integra 7 umożliwia eksportowanie kartotek (np. kontrahentów, towarów) oraz list programu

(np. zleceń, dok. sprzedaży) do formatu xls obsługiwanego przez program Microsoft Excel. Przed

przeprowadzeniem eksportu musimy najpierw ustalić jaki zakres danych chcemy wyeksportować. W

tym celu klikamy prawym przyciskiem myszy np. na liście kartotek, wybieramy Konfiguracja kolumn

(rys. 7-35) i określamy zakres wyświetlanych kolumn. Po ustaleniu które kolumny mają się wyświetlać,

a zarazem eksportować, ponownie klikamy prawym przyciskiem myszy na liście towarów i wciskamy

przycisk Eksportuj (rys 7-35).

Rys. 7-35 Eksport kartoteki pojazdów do programu MS Excel

81

Analogicznie, można wyeksportować inne listy z programu (np. listę zleceń widoczną na rysunku

7-36). W przypadku zleceń mamy w tej sposób możliwość przygotowania szeregu zestawień, w

zależności od tego wg jakich parametrów jest prezentowana lista zleceń np. status zlecenia, serwisant

itp. - takie pozycje zostaną umieszczone w eksportowanym pliku.

Rys. 7-36 Eksport listy zleceń do programu Microsoft Excel

UWAGA!

Eksportowanie list jest uzależnione

od posiadania odpowiedniego

uprawnienia w module Menadżer !

Rys. 7-37 Uprawnienie do eksportu list

82

7.9 Scalanie kartotek

Funkcja scalania kartotek umożliwia łączenie dwóch i więcej kartotek w jedną w celu uporządkowania

danych znajdujących się w programie. Przy pomocy tej funkcji możliwe jest np. połączenie w jedną

dwóch kartotek założonych na tego samego kontrahenta.

Rys. 7-38 przedstawia dwie kartoteki założone na tego samego kontrahenta. Do każdej kartoteki

dołączony jest dokument sprzedaży.

Rys. 7-38 Dwie kartoteki założone na tego samego kontrahenta

W celu scalenia tych kartotek w jedną należy zaznaczyć myszą kartotekę, która po scaleniu ma zostać

usunięta, a następnie prawym przyciskiem z menu podręcznego wybrać funkcję Porządkowanie

(scalanie) powielonych kartotek (Rys. 7-39).

Rys. 7-39 Menu podręczne

83

W oknie scalania kartotek (Rys. 7-40) w sekcji(1) wprowadzona została kartoteka, która będzie po

scaleniu usunięta. W sekcji (2) za pomocą przycisku Wybierz należy wskazać kartotekę, która po

scaleniu pozostanie w bazie. Do tej kartoteki zostaną podłączone wszystkie dokumenty powiązane z

usuniętą kartoteką.

W celu scalenia wybranych kartotek, należy zatwierdzić przyciskiem Scal.

Rys. 7-40 Okno scalania powielonych kartotek

Kartoteka, która po scaleniu pozostała w bazie posiada powiązania ze wszystkimi dokumentami , które

były przedtem powiązane z kartoteką usuniętą (Rys. 7-41).

Rys. 7-41 Scalona kartoteka z powiązanymi dokumentami sprzedaży

UWAGA!

Opisaną funkcję scalania można wykorzystywać do wszystkich kartotek w programie

(kontrahenci, towary, usługi, pojazdy, sprzęty).

84

7.10 Konfiguracja grup cenowych

Grupy cenowe służą do przygotowania wielu schematów wyliczania cen sprzedaży dla towarów i

usług. Każdy klient powinien być przypisany do jednej z grup cenowych. Dzięki takiemu zabiegowi

program automatycznie przypisze odpowiedni poziom cen dla klienta na zleceniu i dokumencie

sprzedaży.

Konfigurację grup cenowych przeprowadza się w module

Menadżer w menu Administracja -> Grupy cenowe.

Rys. 7-42 Menu Grupy cenowe

Konfiguracja nowej grupy cenowej została przedstawiona na Rys. 7-43.

Zgodnie z przykładową konfiguracją w grupie Stały klient ceny towarów i usług zostaną wyliczone z

upustem 10%. Wyjątek będą stanowiły towary z grupy Oleje, smary, dla których będzie obowiązywał

upust 5% oraz towary z grupy Filtry z upustem 15%, których producentem jest firma Bosch.

Rys. 7-43 Konfiguracja grupy cenowej

Tak przygotowaną grupę cenową można przypisać do danego klienta w kartotece kontrahenta.

85

7.11 Konfiguracja grup rabatowych

Grupy rabatowe służą podobnie jak grupy cenowe do przygotowania wielu schematów wyliczania cen

sprzedaży dla towarów i usług. W ten sposób można przygotować schemat warunków handlowych,

który następnie będzie przypisany do odpowiedniego kontrahenta.

Konfigurację grup rabatowych przeprowadza się w module Menadżer

w menu Administracja -> Rabaty.

Rys. 7-44 Menu Rabaty

Konfiguracja nowej grupy rabatowej została przedstawiona na Rys. 7-45.

Zgodnie z przykładową konfiguracją indywidualnego rabatu dla klienta Jan Kowalski wszystkie ceny

usług zostaną objęte 20% rabatem, natomiast ogólny rabat dla towarów został ustalony na poziomie

15%. Wyjątek będą stanowiły towary z grupy Oleje, smary, dla których będzie obowiązywał rabat 5%

oraz towary , których producentem jest firma Bosch. W tym przypadku Filtry zostaną objęte rabatem

10%, natomiast paski napędowe rabatem 20%.

Rys. 7-45 Konfiguracja grupy cenowej

Tak przygotowaną grupę rabatową można przypisać do danego klienta w kartotece kontrahenta.

UWAGA!

Przypisanie kontrahenta jednocześnie do grupy cenowej i grupy rabatowej powoduje

sumowanie rabatów z obydwu grup.

86

8 Praca z programem

Informacje zawarte w poprzednich rozdziałach będą bardzo pomocne w dalszej pracy, która nie opiera

się wyłącznie na tworzeniu nowych towarów, usług czy też wprowadzaniu kontrahentów i ich

pojazdów. Głównym elementem programu jest możliwość tworzenia zleceń naprawy, dokumentów

sprzedaży, dokumentów magazynowych oraz dokumentów kasowych.

OBSŁUGA SERWISU POJAZDÓW

8.1 Terminarz – planowanie pracy serwisu

Bardzo ważnym elementem pracy każdego serwisu jest odpowiednie zaplanowanie pracy

w celu pełnego wykorzystania możliwości firmy w zakresie wykonywania napraw.

W systemie Integra 7 dostępny jest Terminarz napraw, służący do planowania pracy na

poszczególnych stanowiskach naprawczych w serwisie. Dzięki temu możliwe jest poprawienie

organizacji firmy, zwiększenie wydajności serwisu z jednoczesnym obniżeniem kosztów, a co za tym

idzie – zwiększeniem obrotów.

Terminarz jest dostępny w module Serwis i można go uruchomić na dwa sposoby:

wybierając pozycję Terminarz w obszarze wyboru modułów,

wybierając ikonę Terminarza z paska ikon.

Terminarz umożliwia wyświetlenie widoku jednego dnia (zakładka Dzień), jak również całego tygodnia

roboczego. Dzięki takiemu rozwiązaniu, umawiając klienta na naprawę mamy pełny podgląd aktualnej

sytuacji w serwisie. Ustalając datę i godzinę naprawy możemy zaplanować godziny pracy

indywidualnie dla każdego stanowiska naprawczego oraz przydzielić naprawy poszczególnym

serwisantom. Ponadto system po wprowadzeniu pojazdu do terminarza może wysyłać wiadomość

SMS z ustalonym terminem i zakresem naprawy, a także przypominać klientowi o umówionym

terminie na godzinę przed naprawą.

Rys. 8-1 przedstawia widok zakładek Dzień i Tydzień Terminarza.

87

Rys. 8-1 Planowanie pracy w Terminarzu

Konfigurację poszczególnych stanowisk Terminarza wraz z godzinami pracy można przeprowadzić

poprzez menu Administracja – Ustawienia (w module Terminarz).

Rys. 8-2 Konfiguracja stanowisk Terminarza

88

1. Dodaj/Edytuj/Usuń - Przyciski odpowiadające za edycję stanowisk z terminarza.

2. Soboty pracujące – pole włączające na terminarzu możliwość rezerwowania terminów w soboty.

3. Dodawaj przypomnienia w module CRM – zaznaczając to pole przypomnienia do zapisywanego

terminu w terminarzu będą się dodawały automatycznie.

4. Kontroluj czas napraw – zaznaczając pole program będzie kontrolował zarezerwowany termin z

czasem wynikającym z dodanych na terminie usług.

8.1.1 Utworzenie nowego wpisu w terminarzu

- Z poziomu modułu Terminarz dodajemy nowy termin.

- Zaznaczamy zakres czasu dla odpowiedniego stanowiska. Po czym klikamy prawym przyciskiem

myszy i wybieramy Rezerwuj termin (Rys. 8-3).

Rys. 8-3 Rezerwacja terminu na stanowisku naprawczym

- Wypełniamy kartę Zapis w terminarzu (Rys. 8-4).

Rys. 8-4 Zapis w terminarzu

89

1. Przypisanie serwisanta poprzez wciśnięcie przycisku.

2. Dodanie przypomnienia w module CRM.

Okno pośrednie dodawania daty przypomnienia w CRM (rys 8-5) pozwala określić czas

przypomnienia, zmienić tytuł czy też zmodyfikować opis widoczny w systemie CRM. Aby je wyłączyć

możliwość określenia daty przypomnienia trzeba zaznaczyć opcje Nie pokazuj okna z ustawieniem

godziny przypomnienia i zapisać termin.

Rys. 8-5 Okno pośrednie z możliwością określenia daty przypomnienia

Uwaga! Jeśli z poziomu Terminarza wejdziemy w menu Administracja -> Ustawienia

i włączymy Dodawaj przypomnienia w module CRM to przycisk (2) będzie wyszarzony,

a przypomnienia do zapisu w terminarzu będą dodawane automatycznie.

3. Ustalenie zakresu zlecenia:

Wybór usterki ze słownika (przycisk Usterki),

Wybór usługi ze słownika (przycisk Usługi),

Dodanie nowej usterki (przycisk D).

4. Uzupełnienie danych pojazdu i zleceniodawcy (wpisanie nowego, lub wybór z listy).

W przypadku dodania nowego, dane zostaną zapisane do odpowiednich karotek.

5. Dodanie dodatkowych uwag dotyczących wpisu w terminarzu.

6. Zaznaczenie pól Wyślij SMS spowoduje, że klient otrzyma wiadomość SMS dot. terminu i

zakresu naprawy (ew. z podaniem wstępnego kosztu) oraz przypomnienie o naprawie na godzinę

przed umówionym terminem.

90

8.1.1.1 Funkcje terminarza

- Przypisanie kosztorysu do terminu bezpośrednio z poziomu terminarza.

Za pomocą przycisku Kosztorys (u dołu okna terminarza – Rys. 8-6) można przypisać utworzony

wcześniej kosztorys do terminu, dzięki czemu dane pojazdu, kontrahenta, usterki i usługi zostaną

przeniesione do terminarza. Takie rozwiązanie znacznie skraca czas potrzebny na umówienie klienta

na naprawę (jeśli wcześniej przygotowano dla niego kosztorys naprawy).

Rys. 8-6 Wystawienie kosztorysu z terminarza

- Tworzenie zlecenia bezpośrednio z poziomu terminarza

Za pomocą przycisku Dodaj zlec. (u dołu okna terminarza – Rys. 8-7) można otworzyć zlecenie,

automatycznie przenosząc do niego wszystkie dane wprowadzone podczas umawiania klienta na

naprawę. Takie rozwiązanie znacznie ułatwia pracę i skraca czas obsługi klienta.

Z poziomu terminarza można także podejrzeć wystawione zlecenie (przycisk Info Zlec.) albo edytować

(przycisk Edytuj Zlec.)

Rys. 8-7 Wystawienie zlecenia z terminarza

91

- Rezerwacja towarów z poziomu terminarza

Do wpisu w terminarzu można wykonać rezerwację towarów, aby nie zostały zużyte do innych napraw.

W tym celu wciskamy prawy przycisk myszy na wybranym terminie i wybieramy Rezerwuj towary (Rys.

8-8). Zostanie wyświetlony nowy dokument RT, w którym wpisujemy towary do rezerwacji.

Rys. 8-8 Rezerwacja towarów z terminarza

- Przenoszenie wpisów na inny termin

W tym celu wciskamy prawy przycisk myszy na wybranym terminie i wybieramy Wytnij. Następnie

zaznaczamy obszar w innym terminie i wybieramy Wklej .

Rys. 8-9 Przenoszenie wpisów na inny termin

92

8.2 Wystawianie zleceń

Zlecenie jest wystawiane w chwili przybycia klienta do serwisu i zamieszczane są w nim szczegółowe

informacje dotyczące zleceniodawcy, naprawianego pojazdu, zakresu czynności do wykonania, oraz

dodatkowe uwagi. Zlecenia w programie Integra 7 zaprojektowane są w taki sposób, aby skutecznie

wspomagały proces naprawy i gwarantowały szybki dostęp do niezbędnych informacji.

Zlecenia naprawy dostępne są w module Serwis. Nowe zlecenie można otworzyć na 4 sposoby:

za pomocą ikony Nowe zlecenie

wybierając Dodaj z paska edycji

wybierając Dodaj z menu podręcznego (prawy klawisz myszy).

przy użyciu czytnika kodów 2D

Wszystkie aktualnie realizowane zlecenia naprawy są widoczne na liście zleceń (Rys. 8-10).

Z poziomu listy możemy skonfigurować zakres wyświetlanych kolumn, a sama lista pozwala na

kontrolowanie bieżącej sytuacji i nadzorowanie pracy serwisu. Domyślnie wyświetlane są otwarte

zlecenia, natomiast w każdej chwili można wyświetlić listę wszystkich zleceń (także zamkniętych),

odznaczając opcję Otwarte.

Rys. 8-10 Lista zleceń z widoczną kolumną Nr nadwozia VIN

Jedną z funkcji programu dostępnych z poziomu tego okna jest wyszukiwanie w polu szukania

złożonego po numerze VIN (Rys. 8-10). To czy program będzie wyszukiwał po numerze VIN czy nie,

ustalamy klikając na zaznaczoną w prawym górnym rogu ikonę (Rys. 8-10).

93

8.2.1 Szybkie zlecenie

Program Integra 7 umożliwia otwarcie szybkiego zlecenia, które zawiera tylko podstawowe dane

niezbędne do rozpoczęcia naprawy, natomiast pozostałe informacje uzupełniane są w dogodnym dla

klienta momencie. Dzięki temu można szybko i sprawnie obsłużyć klientów, którzy się spieszą. Przy

tworzeniu tego rodzaju zleceń można korzystać z bazy kontrahentów i pojazdów oraz z gotowych

słowników usterek i usług. Na zleceniu widoczny jest wstępny koszt usługi. Czas wystawienia

szybkiego zlecenia to około 30 sekund.

Szybkie zlecenia wykorzystywane są np. przy usługach: wymiany oleju, regulacji świateł, wymiany

wycieraczek itp.

Rys. 8-11 Karta szybkiego zlecenia

94

8.2.2 Zlecenie pełne

8.2.2.1 Zakładka Zlecenie

Jeżeli klient naprawiał już pojazd w danym serwisie można wprowadzić nr rejestracyjny lub jego część

i pozostałe dane na temat pojazdu i kontrahenta zostaną uzupełnione automatycznie. Niezależnie od

tego czy już naprawiał pojazd czy nie, zawsze można sczytać dane klienta wraz z pojazdem z nowego

dowodu rejestracyjnego za pomocą czytnika 2D (rys. 8-12), co nie tylko oszczędza czas, ale eliminuje

błędy np. w danych teleadresowych, czy numerze VIN.

Opis funkcji sczytywania danych z dowodu rej.

W trakcie sczytywania czytnikiem priorytetowym polem identyfikacyjnym jest numer rejestracyjny

pojazdu, w przypadku braku pojazdu o takim numerze rej. sprawdzane jest czy w bazie występuje

kontrahent o numerze pesel lub regon odpowiadający sczytanemu z dowodu rej. Jeśli kontrahent

nie zostanie zidentyfikowany po tych numerach, sprawdzana jest następnie nazwa kontrahenta.

Jeśli program zidentyfikuje go w bazie kontrahentów, których nazwa odpowiada temu z dowodu

rej., wyświetli ich w postaci listy, z której można wybrać odpowiedniego kontrahenta. Jeśli żaden z

nich nie jest właścicielem pojazdu wprowadzonym w dowodzie rej., zamknięcie listy spowoduje

pobranie danych kontrahenta z dowodu rejestracyjnego.

Uwaga!

Sczytywania za pomocą czytnika dokonujemy z dowolnego miejsca w module serwis pojazdów.

W programie wprowadzono możliwość przepisania danych pojazdu i kontrahenta sczytanych

z dowodu rejestracyjnego do bazy programu Integra. Do tego celu służy przycisk P (rys. 8-13).

Przycisk ten dostępne jest tylko po operacji sczytania danych z dowodu.

Rys. 8-12 Sczytywanie danych za pomocą czytnika 2D

95

Rys. 8-13 Karta zlecenia po sczytaniu pojazdu za pomocą czytnika

W przypadku ręcznego wprowadzania danych możemy wykorzystać specjalny formularz dowodu

rejestracyjnego (przycisk Dow. Rej.) lub też wypełniać dane z poziomu karty zlecenia (rys. 8-14). W

ramce można ustalić czy program ma drukować załączniki tekstowe dołączane do zlecenia. Ich

ustawienie zostało opisane w r.6.12.

Rys. 8-14 Karta zlecenia pełnego

96

Po wprowadzeniu danych kontrahenta i pojazdu, kolejny krok to określenie Zakresu zlecenia (Rys. 8-

14), który można uzupełnić przy pomocy dostępnego w programie słownika usterek i usług oraz

katalogu czasów napraw (moduł dodatkowy). Czasy napraw to baza czynności serwisowych

wyrażonych w rbh przygotowana przez firmę AuDaCon AG na podstawie danych producentów

samochodów. Istnieje również możliwość dodania do zakresu zlecenia części zamiennych łącznie z

cenami. W tym celu należy przy wciśniętym na klawiaturze klawiszu CTRL wybrać przycisk Towary

(zastąpi przycisk Usługi w zakresie zlecenia). Wstępny zakres naprawy jest automatycznie

przenoszony do zakresu usług na zakładce Towary/Usługi. Dzięki temu, że widoczny jest koszt

poszczególnych usług, można przedstawić klientowi wstępną informację dotyczącą kosztów naprawy.

Okna czasów napraw, usług oraz usterek do wyboru przedstawiono na rysunku poniżej.

Rys. 8-15 Baza czasów napraw, Słowniki usług i usterek

Przy otwieraniu zlecenia dot. pojazdów istnieje możliwość szybkiego opisu

uszkodzeń zewnętrznych pojazdu w Module uszkodzeń, dzięki czemu w

zleceniu znajdują się informacje o ewentualnych uszkodzeniach lub brakach. W

tym celu należy wcisnąć myszą ikonę pojazdu w sekcji Uwagi dodatkowe karty

zlecenia (Rys. 8-16). Moduł uszkodzeń pojazdu opisano w rozdziale 10.

Rys. 8-16 Uruchomienie modułu uszkodzeń z karty zlecenia

97

Jeśli wcześniej określiliśmy pola definiowane (patrz p.6.12), istnieje możliwość wprowadzenia

informacji w te pola. Może to być informacja o numerze: polisy, szkody, zlecenia wewnętrznego,

umowy, autoryzacji, a także o pojeździe zastępczym czy lokalizacji (rys. 8-17).

Rys. 8-17 Pola definiowane

Na rysunku 8-14 warto zwrócić uwagę na pole Wstrzymaj. Zaznaczając je możemy zmienić status

zlecenia na Wstrzymane w związku z zawieszeniem realizacji zlecenia np. z powodu oczekiwania na

dostawę części.

Aplikacja umożliwia również wstawienie nowych statusów oraz edycje już istniejących, co sprawia że

w sposób bardziej naturalny możemy uporządkować listę zleceń oraz mamy dokładniejszą kontrolę

stopnia realizacji naprawy. Konfiguracja statusów została omówiona w r. 6.12.

Warto zwrócić uwagę na funkcję Przywróć zlecenie (rys. 8-18). Można z niej skorzystać, gdy zlecenie

posiada status Zamknięte i nie wystawiono do niego dokumentu sprzedaży. Opcja ta umożliwia powrót

zlecenia do statusu Rozpoczęte.

Rys. 8-18 Menu podręczne, opcja Przywróć zlecenie

98

8.2.2.2 Zakładka Towary / Usługi

Dodawanie towarów do zlecenia

Podczas naprawy pojazdu wprowadzamy do zlecenia pozycje dot. części zamiennych oraz

wykonanych usług. Towary / Usługi wprowadzane są z domyślną ceną (rys. 8-19) dla wybranego

kontrahenta, jednakże podczas dodawania poszczególnych pozycji do zlecenia cena jak i narzut mogą

zostać zmienione (rys. 8-20). Automatycznie są również uwzględniane stałe rabaty przyznane

klientowi oraz przynależność do konkretnej grupy cenowej (np. cena promocyjna, sezonowa itp.),

określona w karcie kontrahenta.

Rys. 8-19 Zlecenie – zakładka Towary/Usługi

Rys. 8-20 Narzut na towarze w trakcie dodawania towaru

99

Szybkie dodawanie towaru

Podczas dodawania towaru do zlecenia można skorzystać z funkcji Szybkiego dodawania towaru

(przycisk „Dodaj tow. >>” dostępny z wciśniętym na klawiaturze przyciskiem Ctrl). Wyświetlone okno

pozwala na wpisanie informacji dot. danego towaru i dodanie go do zlecenia (tzw. dodanie „z ręki”). W

przypadku funkcji szybkiego dodawania nie jest konieczne zakładanie karty towaru w kartotece, co

znacznie przyspiesza proces obsługi zleceń i dokumentów sprzedaży. Funkcja ta jest szczególnie

przydatna dla użytkowników programu, którzy nie prowadzą ścisłej kontroli magazynu.

Uwaga!

W przypadku skonfigurowanej współpracy punktu sprzedaży z magazynem program nie

pozwoli wystawić dok. magazynowego zanim towar nie zostanie przyjęty do magazynu.

Rys. 8-21 Szybkie dodawanie towaru do zlecenia

Po wciśnięciu przycisku Dodaj towar na zakładce zlecenia w obszarze towarów (Rys. 8-19),

wyświetlona zostanie lista towarów (w zależności od ustawień magazynu, patrz r. 6.9) widoczna na

rysunku 8-22. Wybrane pozycje dodajemy do zlecenia za pomocą lewego przycisku myszy i klawisza

Wybierz, lub poprzez podwójne kliknięcie lewym przyciskiem myszy. Możliwy jest również wybór

wielokrotny kilku towarów naraz ( z użyciem przycisku Wybór wielokrotny). W tym przypadku wybrane

z listy towarów pozycje są dodawane do zlecenia (domyślnie po jednej sztuce), bez wyświetlania okna

pośredniego przy każdym towarze. W przypadku, gdy istnieje potrzeba sprawdzenia dostępności

towaru u dostawców należy skorzystać z funkcji Sprawdź stan online (Rys. 8-22) dostępnej z menu

podręcznego wywołanego prawym klawiszem myszy. Wywołane okno prezentuje stany online (w

czasie rzeczywistym) w centrali oraz obsługującej nas fili, u dostawców do których dostęp został

wcześniej skonfigurowany w parametrach programu. Należy zwrócić uwagę na pierwszego dostawcę

na liście. Tylko przy tym dostawcy prezentowane są nie tylko stany, ale również ceny zakupu

wynikające z warunków handlowych.

100

Rys. 8-22 Lista towarów

Po wybraniu towaru, który chcemy dodać do zlecenia, wyświetla się „okno pośrednie”,

w którym określamy ilość towaru dodawanego do zlecenia (Rys. 8-23). Z poziomu tego okna dostępne

są cztery opcje: wybranie innego towaru (przycisk Wybierz…), utworzenie nowej pozycji w

magazynie(przycisk Dodaj), podgląd informacji o towarze (przycisk Info) oraz edycja karty wybranego

towaru (przycisk Edytuj).

Przycisk Pokaż/Ukryj historię dostaw pozwala sprawdzić w jakiej cenie był zakupiony towar podczas

konkretnej dostawy. Klikając dwukrotnie lewym przyciskiem myszy na liście historii dostaw, istnieje

możliwość wyboru dostawy, z której chcemy sprzedać towar (np. ze względu na datę produkcji). W

celu sprawdzenia dotychczasowych cen sprzedaży, należy wybrać przycisk Pokaż historię sprzedaży.

Podobnie jak w przypadku usług, podczas dodawania towaru do zlecenia, można dołączyć do niego

odpowiedniego pracownika, którego chcemy premiować na podstawie sprzedaży części. W tym celu

wybieramy przycisk Dołącz w obszarze Pracownicy.

Z wyświetlonej listy pracowników wybieramy nazwisko pracownika lub pracowników i określamy udział

procentowy. W ten sposób informacja o udziale w sprzedaży części trafi do raportu serwisanta.

101

Rys. 8-23 Okno Towar

Opis funkcji w oknie Towar:

1. Drukuj opis w nowym wierszu – Informacja widoczna w oknie opis zostanie wydrukowana na

dokumencie sprzedaży od nowej linii.

2. W komplecie – dodany towar zostanie automatycznie przypisany do kompletu (patrz dalej opis

Komplety – grupowanie towarów i usług do jednej pozycji).

3. Nr seryjny – w przypadku, gdy towar ma na swojej karcie zaznaczone pole Numery seryjne,

można dodając towar wprowadzić jego numer seryjny (który będzie drukowany na dokumencie

sprzedaży).

Dodawanie usług do zlecenia

Następny krok w obsłudze zlecenia to uzupełnienie listy usług. Po wciśnięciu przycisku Dodaj usługę

w obszarze usług (Rys. 8-19), wyświetlona zostaje lista usług do wyboru (Rys. 8-24). Wybrane pozycje

dodajemy do zlecenia podobnie jak towary: za pomocą lewego przycisku myszy i przycisku Wybierz,

lub poprzez podwójne kliknięcie lewym przyciskiem myszy. Możliwe jest także szybkie dodawanie

usług - podobnie jak w przypadku towarów nie jest wymagane założenie karty usługi w kartotece.

102

Rys. 8-24 Lista usług

Rys. 8-25 Okno Usługa

103

Zwiększanie ilości operacji na usłudze W przypadku, gdy chcemy zwiększyć ilość operacji na usłudze, program oferuje taką funkcjonalność w bardzo prosty sposób. Przykład (Rys. 8-25): Wymiana amortyzatorów przedniej osi (czas pracy 0,7rbh za 1 stronę). Wystarczy wprowadzić w polu (1) ilość rbh przypadających na wymianę 1 amortyzatora (0,7rbh), w polu (2) liczbę operacji do wykonania – 2, a następnie, wcisnąć przycisk „=” . Odpowiednio zaktualizuje się: pole (1) - 1,4 rbh pole (2) – zostanie puste pole (3) – zostanie uzupełnione opisem dotyczącym ilości operacji pole (4) – skorygowane zostają roboczogodziny przypisanych serwisantów.

Również w przypadku usług, można przypisać określony udział procentowy poszczególnym

pracownikom, poprzez wciśnięcie klawisz Dołącz w obszarze Serwisanci (Rys. 8-25, 8-26). Do jednej

usługi można dodać kilku pracowników z różnym udziałem w danej naprawie. Takie informacje

stanowią podstawę do prowizyjnego wynagradzania mechaników.

Rys. 8-26 Dołączanie serwisanta do usługi

Dodatkowo istnieje możliwość importu usług z systemu ESI[tronic] oraz korzystanie z bazy czasów

napraw zaimportowanej do programu z aplikacji AuDaCon (przycisk Czasy napraw rys. 8-27). Atutem

tego rozwiązania jest dużo szybsze załadowanie listy czasów napraw lepsze tłumaczenie pojęć oraz

uwzględnienie tzw. prac zespolonych. Dużym ułatwieniem jest fakt, że usługi wpisane wcześniej w

zakresie zlecenia przenoszone są automatycznie na listę usług w zleceniu. Kolejnym atutem jest

informacja na kosztorysie/fakturze, że koszt naprawy został wyliczony w oparciu o dane przygotowane

przez firmę AuDaCon A.G (rys. 8-28). Dokładny opis współpracy z systemami serwisowymi i

katalogami części opisano w Instrukcji użytkownika cz.2 rozdział 2.

104

Rys. 8-27 Czasy napraw – Praca zespolona

Rys. 8-28 Informacja o sposobie wyliczania kosztu naprawy

105

Komplety – grupowanie towarów i usług do jednej pozycji

Dzięki funkcji Kompletacji w trakcie tworzenia dokumentu można decydować o pozycjach, które

zostaną wydrukowane na rozliczeniu zlecenia lub fakturze czy paragonie. Funkcja ta umożliwi

zastąpienie wielu pozycji wchodzących w zakres danej naprawy czy usługi jedną pozycją, np. Przegląd

pojazdu po 30.000 km, Montaż instalacji gazowej itp. Istnieje możliwość utworzenia 2 kompletów na

jednym dokumencie sprzedaży.

Po zaznaczeniu towarów i usług, które mają stanowić komplet należy z menu podręcznego wybrać

opcję Dołącz zaznaczone do kompletu. Przy wybranych pozycjach na zleceniu pojawi się znacznik K1,

który będzie informował o przypisaniu pozycji do pierwszego kompletu. Następnie w polu Nazwa

kompletu należy wprowadzić nazwę, która na wydruku dokumentu sprzedaży będzie reprezentowała

komplet K1. Nazwę można wprowadzić ręcznie lub skorzystać z gotowego słownika klikając na lupę.

Następnie można zaznaczyć kolejne pozycje i z menu podręcznego wybrać opcję Dołącz zaznaczone

do kompletu 2. Przy wybranych pozycjach na zleceniu pojawi się znacznik K2. Nazwę drugiego

kompletu wprowadzamy w polu oznaczonym etykietą K2 rys 8-29).

Rys. 8-29 Tworzenie kompletów

UWAGA!

Konfiguracja domyślna programu umożliwia utworzenie tylko jednego kompletu. W celu włączenia obsługi dwóch kompletów należy w module Menadżer w menu Administracja -> Parametry programu na zakładce Dodatkowe zaznaczyć opcje Obsługa 2 kompletów na zleceniu/dok. sprzedaży.

106

Zakładka Rozliczenie / Dok. sprzedaży

Kolejna zakładka zlecenia jest związana z rozliczeniem naprawy. Do każdego zlecenia można

wystawić dokument sprzedaży typu: faktura, paragon fiskalny, faktura unijna. Można również rozliczyć

zlecenie wystawiając dokument wewnętrzny (w tym przypadku opcjonalnie może nie być naliczany

podatek VAT; dokument wykorzystywany do wewnętrznych rozliczeń w firmie, np. przy naprawie

samochodu służbowego). Do zlecenia można nie wystawiać dokumentu sprzedaży – taka

funkcjonalność jest przydatna dla firm rozliczających się ryczałtowo lub w przypadku, gdy będzie

wystawiana faktura zbiorcza do kilku zleceń.

Uwaga! Dokument sprzedaży można wystawić do zlecenia jeśli zostało ono zakończone.

Na Rys. 8-30 przedstawiono przykład wypełnienia zakładki Rozliczenie / Dok. sprzedaży

w zleceniu. Jako typ wybrano fakturę VAT. Ustawiono także dwie formy płatności.

W obszarze Drukowane informacje można wybrać informacje, które zostaną umieszczone na wydruku

dok. sprzedaży. Na wydruku znajdzie się także tekst dodatkowy wpisany w polu Uwagi.

Rys. 8-30 Rozliczenie zlecenia

Informacje dotyczące kontrahenta związane z zakończeniem zlecenia (np. grupa cenowa, rabat, forma

i termin płatności) są automatycznie pobierane z karty kontrahenta, co znacznie skraca czas obsługi

zlecenia. Można je w każdej chwili zmienić, np. gdy klient kolejny raz korzysta z usług serwisu i

upomina się o większy rabat.

107

Możliwa jest także zmiana kontrahenta na wystawianym dokumencie sprzedaży, jeżeli ma on być inny

niż w zleceniu (np. gdy naprawę pojazdu zleca użytkownik (kierowca), a dokument sprzedaży ma

zostać wystawiony na firmę właściciela pojazdu).

Rys. 8-31 Zmiana kontrahenta na dokumencie sprzedaży

Jeśli istnieje taka potrzeba, można podzielić należność za wykonanie zlecenia i określić dwie różne

formy oraz dwa terminy płatności. Integra 7 umożliwia także eksport dokumentu sprzedaży do pliku.

Funkcja ta może być wykorzystywana do rozliczeń gwarancyjnych, obsługi flot, czy do wysyłania na

życzenie klienta faktury pocztą elektroniczną. Na zakładce Rozliczenie/Dok. sprzedaży można także

określić które informacje mają być wydrukowane na dokumencie rozliczeniowym, np. dane pojazdu,

udzielony klientowi rabat itp.

Program umożliwia usunięcie faktury z ostatnim wystawionym numerem (rys. 8-32). Operacja ta różni

się tym od anulowania, że w systemie nie zostaje żaden ślad po dokumencie. Funkcja ta wymaga

odpowiednich uprawnień nadanych przez administratora systemu.

Uwaga!

Po usunięciu dokumentu należy przeprowadzić korektę w numeracji dokumentów

z poziomu Administracja -> Rejestry sprzedaży -> Rejestr podstawowy, a następnie Numery

kolejne, pozycja Faktura VAT.

108

Rys. 8-32 Usuwanie dokumentu sprzedaży

Program posiada wbudowane mechanizmy pozwalające automatycznie kontrolować sprzedaż

poszczególnym kontrahentom. Każdy kontrahent może mieć ustaloną domyślną formę płatności,

termin płatności, maksymalny kredyt kupiecki (rys. 8-33). Program kontroluje te parametry podczas

tworzenia dokumentu i w przypadku przekroczenia któregokolwiek z parametrów (np. zbyt długi termin

płatności) możliwe jest zablokowanie sprzedaży.

Rys. 8-33 Karta kontrahenta

109

Dokument sprzedaży wystawiony przy rozliczaniu zlecenia jest z nim ściśle powiązany. Numer

zlecenia jest widoczny na liście dokumentów sprzedaży, a dostęp do zlecenia jest możliwy także z

poziomu dokumentu sprzedaży. Dzięki temu możliwy jest szybki podgląd zlecenia, które zostało

rozliczone danym dokumentem (rys. 8-34).

Rys. 8-34 Powiązanie dokumentu sprzedaży ze zleceniem

8.2.2.3 Zakładka Inne

Ostatnia zakładka Zlecenia to zakładka Inne (Rys. 8-35), z poziomu której możliwa jest m.in. obsługa

dokumentów powiązanych ze zleceniem (dok. kasowych, magazynowych oraz innych, np. kosztorysu

na podstawie którego utworzono zlecenie). W zakresie tych dokumentów program umożliwia ich

dołączanie i odłączanie od zlecenia oraz podgląd i edycję. Na ostatniej zakładce zlecenia znajduje się

także pole Uwagi, w którym można wpisać wszelkie dodatkowe informacje dot. zlecenia (m.in.

naprawy które należałoby wykonać ze względu na stan techniczny pojazdu, a na które klient nie

wyraził zgody, np. wymiana podzespołów układy hamulcowego).

110

Z poziomu zakładki Inne możliwe jest także tworzenie raportów:

Historia pojazdu – wyświetla wszystkie wykonane w danym pojeździe naprawy i użyte do nich części;

takie informacje są przydatne np. przy weryfikacji usterki, zgłaszaniu przez klienta reklamacji itp.

Raport kontrahenta – wyświetla informacje dot. sprzedaży towarów i usług danemu kontrahentowi,

przydatne np. przy ustalaniu rabatu czy innych warunków płatności danego klienta.

Rys. 8-35 Zlecenie – zakładka Inne

111

8.3 Kosztorysy napraw

Tworzenie kosztorysów pozwala na przygotowanie klientom wstępnej wyceny naprawy. Ważne jest,

aby informacja dotycząca kosztów została przekazana klientowi szybko i rzetelnie. Pomyłka związana

z niedoszacowaniem kosztów naprawy może narazić serwis na straty, natomiast zawyżenie ceny

może zniechęcić klienta.

Uzgadniając koszty napraw możemy korzystać z różnych źródeł: w przypadku towarów: Integra

Katalog, Integra WebKatalog, Integra Cennik, TecDoc, ESI[tronic]; natomiast w przypadku usług ze

słownika usterek, usług oraz dostępnych w systemach serwisowych informacji dotyczących czasów

napraw (AuDaCon, Autodata, ESI[tronic], VIVID).

Jeżeli klient zdecyduje się na naprawę, na podstawie wcześniejszych ustaleń zawartych

w kosztorysie można szybko i sprawnie utworzyć zlecenie. W tym przypadku koszty i zakres naprawy

na zleceniu będą zgodne z ustaleniami zawartymi w kosztorysie.

Rys. 8-36 Karta Kosztorysu

112

8.3.1 Kosztorysy wzorcowe

System Integra 7 umożliwia obsługę kosztorysów wzorcowych, tj. kosztorysów do wielokrotnego

użytku dla popularnych napraw (np. montaż autoalarmu, montaż instalacji gazowej czy montaż

ogrzewania postojowego). Główną ich zaletą jest to, że można korzystać z nich wielokrotnie oraz to

przypisać (lub nie) do konkretnej marki/modelu/wersji pojazdu. Spróbujmy stworzyć taki kosztorys dla

instalacji Autoalarmu. Po wybraniu nowego kosztorysu na zakładce Nagłówek wprowadzamy tylko

dane w pole Uwagi/Opis – będzie to przydatne do późniejszego odnalezienia kosztorysu. Resztę pól

pozostawiamy niewypełnione. Można również skorzystać z automatycznego przeliczania wartości

kosztorysu dołączonego do zlecenia naprawy, w przypadku, gdy nastąpi zmiana cen towarów lub

stawek za usługi serwisowe. W tym celu należy zaznaczyć opcję Po dołączeniu aktualizuj ceny

towarów i usług.

Rys. 8-37 Karta kosztorysu wzorcowego, zakładka Nagłówek

Notatka:

Przygotowując kosztorys pod konkretną markę/model/wersję pojazdu trzeba te pola wybrać.

Teraz przechodzimy na pola Towary/Usługi i dopieramy potrzebne komponenty. Po zakończeniu

wciskamy przycisk Zapisz.

113

Rys. 8-38 Karta kosztorysu wzorcowego, zakładka Towary/Usługi

Tak przygotowany kosztorys można już wykorzystać do zlecenia. W tym celu korzystamy

z przycisku K widocznego obok żółtego dymka. Wybieramy kosztorys, towary i usługi zostaną

przeniesione – w zależności od potrzeb możemy zmodyfikować dodane towary/usługi.

Rys. 8-39 Karta zlecenia i przycisk do pobierania danych z kosztorysu

Uwaga! Kosztorys pobrany przez przycisk K można wykorzystywać wielokrotnie. Jeśli

dołączymy go z zakładki Inne, to nie będziemy mogli go więcej wykorzystać.

114

OBSŁUGA SERWISU SPRZĘTU

Moduł serwisu sprzętu jest dedykowany dla firm prowadzących serwis, naprawy i regenerację

w różnych branżach technicznych.

Rodzaje modułów w Serwisie Sprzętu:

Serwis Podzespołów np. pomp Diesel, alternatorów, rozruszników, silników,

automatycznych skrzyni biegów, sterowników, zestawów wskaźników, ogrzewania

postojowego itp.

Serwis Sprzętu np. radioodtwarzaczy samochodowych, elektronarzędzi , elektroniki

użytkowej - (AGD/RTV/GSM), sprzętu biurowego (komputery, drukarki, kserokopiarki, kasy

fiskalne), sprzętu ogrodowego, maszyn budowlanych itp.

Serwis Urządzeń np. urządzeń diagnostycznych, urządzeń pomiarowych, urządzeń

rejestrujących (tachografy), linii produkcyjnych itp.

8.4 Terminarz – planowanie pracy serwisu

Funkcje Terminarza zostały szczegółowo omówione w punkcie 8.1.

Podczas konfiguracji Terminarza należy dodać odpowiednie stanowisko dla serwisu sprzętu, w którym

będzie można planować pracę serwisu sprzętu. Konfigurację poszczególnych stanowisk Terminarza

wraz z godzinami pracy można przeprowadzić poprzez menu Administracja – Ustawienia (w module

Terminarz).

Konfiguracja stanowisk terminarza jest przedstawiona na Rys. 8-40, a widok zaplanowanego dnia

pracy na Rys. 8-41.

Rys. 8-40 Konfiguracja stanowisk serwisu sprzętu w Terminarzu

115

Rys. 8-41 Planowanie pracy w Terminarzu

8.5 Wystawianie zleceń

Zlecenie jest wystawiane w chwili przybycia klienta do serwisu i zamieszczane są w nim szczegółowe

informacje dotyczące zleceniodawcy, naprawianego sprzętu, zakresu czynności do wykonania, oraz

dodatkowe uwagi. Zlecenia w programie Integra 7 zaprojektowane są w taki sposób, aby skutecznie

wspomagały proces naprawy i gwarantowały szybki dostęp do niezbędnych informacji.

Zlecenia naprawy dostępne są w module Serwis. Nowe zlecenie można otworzyć na trzy sposoby:

za pomocą ikony Nowe zlecenie

wybierając Dodaj z paska edycji

wybierając Dodaj z menu podręcznego (prawy klawisz

myszy)

Poniższe rysunki przedstawiają kartę nowego zlecenia dla podzespołów, urządzeń i sprzętu. Jeżeli

klient naprawiał już sprzęt w danym serwisie, można wprowadzić nr fabryczny, seryjny, własny lub

jego część i pozostałe dane na temat sprzętu i kontrahenta zostaną uzupełnione automatycznie.

Informacje o sposobie dodawania towarów i usług, wystawiania dok. sprzedaży ze zlecenia

oraz wystawiania dokumentów magazynowych i kasowych, przedstawiono odpowiednio w p.

8.2.2.

116

8.5.1 Przykład zlecenia w serwisie podzespołów

Rys. 8-42 Zlecenie w serwisie podzespołów

8.5.2 Przykład zlecenia w serwisie urządzeń

Rys. 8-43 Zlecenie w serwisie urządzeń

117

8.5.3 Przykład zlecenia w serwisie sprzętu

Rys. 8-44 Zlecenie w serwisie sprzętu

118

OBSŁUGA SPRZEDAŻY I MAGAZYNU

8.6 Wystawianie dokumentów sprzedaży

Bez względu na rodzaj punktu sprzedaży, z którego będzie wystawiany dokument, karta do jego edycji

pozostaje bez zmian. Nie zmienia się on również w przypadku wystawiania różnego rodzaju

dokumentów (paragon, faktura). Wystawienie faktury z poziomu zlecenia zostało omówione w

poprzednim rozdziale. Można to zrobić również inaczej- wybrać z drzewa gałąź Dokumenty

Sprzedaży (ewentualnie wybrać konkretny typ dokumentu np. paragon, faktura) i wcisnąć przycisk

Dodaj.

Rys. 8-45 Karta Dokumentu sprzedaży

Dane dokumentu

Po wyświetleniu karty można przystąpić do jej uzupełniania. Typ dokumentu może zostać wybrany

automatycznie w dwóch przypadkach: jeżeli wybrany został wcześniej przy edycji rozliczania zlecenia

lub w przypadku wybrania konkretnego dokumentu sprzedaży. Pole to pozostaje puste tylko w

przypadku wybrania dokumentu otwartego. Numer dokumentu generowany jest automatycznie po

zapisaniu dokumentu z zaznaczonym polem wyboru Wystaw. Grupa cenowa i rabat są przejmowane

domyślnie z ustawień kontrahenta (oczywiście można je w każdej chwili dowolnie zmienić). Data

119

sprzedaży i wystawienia dokumentu są ustawiane samoczynnie chyba, że jest konieczność ich

zmiany, można zrobić to ręcznie. Formy płatności, kwoty i terminy płatności są przejmowane z

dokumentu zlecenia lub można je ustawić samodzielnie w przypadku dokumentu sprzedaży nie

związanego ze zleceniem (punkt sprzedaży detalicznej). Wybór kontrahenta odbywa się w ten sam

sposób jak miało to miejsce w przypadku zlecenia naprawy.

Pola definiowane – na karcie dokumentu sprzedaży w sekcji Dane dokumentu zostały umieszczone 3

pola definiowane. W polach tych można umieszczać dodatkowe informacje (np. Nr umowy), których

brakuje w standardowym dokumencie sprzedaży. Zmiana nazwy pola definiowanego jest możliwa w

module Menadżer, menu Administracja -> Punkty sprzedaży .W wybranym do edycji punkcie

sprzedaży na zakładce Wydruki w sekcji Drukowane informacje – dokumenty zmiana nazwy pola

definiowanego odbywa się przez podwójne kliknięcie myszą na nazwie pola (pola w kolorze

niebieskim).

Eksport to funkcja, która eksportuje dokument sprzedaży do wybranego formatu elektronicznego w

celu późniejszego wysłania go i zaimportowania w innym programie u odbiorcy.

Drukowane informacje umożliwiają wybór elementów drukowanych na dokumencie sprzedaży.

Stosowane ceny – istnieje możliwość zmiany stosowanych cen (np. z brutto na netto). Zmiana będzie

obowiązywała wyłącznie na wystawionym dokumencie. Zmiana stosowanych cen jest możliwa przed

dodaniem towarów/usług do dokumentu sprzedaży.

Statusy są polami wyboru uzupełnianymi automatycznie po dokonaniu operacji modyfikujących

dokument sprzedaży. W przypadku wystawienia dokumentu sprzedaży do zlecenia statusy są

dziedziczone.

W polu uwag można wprowadzić dodatkową informację dotyczącą danego dokumentu.

Pola dotyczące tego kto wystawił dokument i kto go odebrał mogą być uzupełniane przez program

(odpowiednio – osoba zalogowana w systemie i imię oraz nazwisko wybranego kontrahenta) lub

wybierane ręcznie w zależności od potrzeb.

Towary/Usługi - dodawanie towarów i usług opisane zostało szczegółowo w rozdziale poświęconym

wystawianiu zleceń tj. 8.2 i 8.5.

Inne - na zakładce Inne (Rys. 8-46) zamieszczone są informacje dotyczące dołączonych dokumentów

magazynowych, kasowych i innych (np. kosztorysów czy faktur pro forma). Można z niej także

wykonać raport kontrahenta, zawierający historię sprzedaży dla kontrahenta oraz anulowanie

dokumentu.

120

Rys. 8-46 Karta dokumentu sprzedaży- zakładka Inne

Uwaga! Istnieje możliwość usunięcia ostatniej faktury VAT. Opis operacji usunięcia faktury znajduje się w r. 8.2.2.3. Notatka: Jeśli wciśniemy przycisk Drukuj (rys. 8-46) znajdujący się w lewym dolnym rogu karty dokumentu sprzedaży, pojawi się możliwość wydruku oryginału, kopii lub duplikatu dokumentu sprzedaży (kolejno pojawiające się komunikaty prezentowane są poniżej).

Rys. 8-47 Drukowanie oryginału, kopii i duplikatu dokumentu sprzedaży

121

8.6.1 Tworzenie dok. sprzedaży z listy towarów

Przydatną funkcją jest możliwość utworzenia dokumentów sprzedaży z listy towarów. W tym celu

wyświetlamy listę towarów, zaznaczamy wybrane towary (trzymając przycisk CTRL na klawiaturze),

klikamy prawym przyciskiem myszy na zaznaczonej pozycji, a następnie wybieramy odpowiednią

opcję z menu podręcznego (Rys. 8-47):

- Dodaj do dok. sprzedaży – jeśli wybrane pozycje mają trafić do zapisanego, lecz niewystawionego

dok. sprzedaży (dokumenty bez numeru).

- Dodaj do nowego dok. sprzedaży - jeśli wybrane pozycje mają trafić do nowego dok. sprzedaży

(pojawi się wówczas nowy dokument do edycji).

Rys. 8-47 Dodawanie towarów do dok. sprzedaży z listy towarów

Uwaga!

Opisana powyżej funkcjonalność dotyczy modułów typu sprzedaż. W przypadku modułów typu serwis

w podobny sposób można dodawać towary i usługi również do zleceń.

122

8.6.2 Podsuwanie wartości dok. sprzedaży

Program umożliwia zaznaczenie od kilku do kilkudziesięciu dokumentów sprzedaży

i skorzystanie z funkcji Podsumowanie wartości dokumentów. Zaznaczone dokumenty zostaną

zsumowane z rozbiciem na wartość brutto / netto oraz towary i usługi rys. 8-48.

Rys. 8-48 Podsumowanie wartości na liście faktur VAT

8.6.3 Dokumenty korygujące

Do każdego dokumentu sprzedaży można wystawić dokument korygujący. Aby tego dokonać należy

wybrać z drzewa gałąź Dokumenty Sprzedaży Korygujące. Następnie przyciskając klawisz Dodaj

wyświetli się lista możliwych dokumentów (Rys. 8-49).

Rys. 8-49 Lista dokumentów korygujących

123

Po wybraniu typu dokumentu wyświetla się lista dokumentów, np. faktur, do których możemy wykonać

korektę. Dzięki tej funkcji można dokonywać zwrotu towarów, anulowania usług lub dodawania tychże

elementów do już wystawionego dokumentu sprzedaży. System Integra 7 dbając o prawidłowy stan

kasy oraz poprawne stany magazynowe wystawia do dokumentu korygującego odpowiednie dla niego

dokumenty kasowe oraz magazynowe. Aby ułatwić obsługę korekt dokumentów, towary i usługi

zostały rozdzielone na dwie zakładki. W oknie znajdującym się w górnej części karty jest stan obecny

towarów lub usług na dokumencie sprzedaży, a w dolnym stan jaki powinien być po korekcie.

Rys. 8-50 Dokument korygujący, zakładka Usługi

Po uzupełnieniu odpowiednich danych można zapisać korektę. Pozostałe zakładki wyglądają tak samo

jak w przypadku standardowego dokumentu sprzedaży.

UWAGA!

Istnieje możliwość utworzenia korekty bezpośrednio z listy dokumentów sprzedaży. Wystarczy

wskazać na liście odpowiedni dokument, a następnie z menu podręcznego wybrać opcję

Wystaw korektę.

124

8.7 Wystawianie dokumentów magazynowych

W większości przypadków dokumenty magazynowe są wystawiane samoczynnie. Ma to zastosowanie

w małych firmach, w których pracuje kilka osób i nie ma pracowników wyznaczonych do kontroli

gospodarki magazynowej. W takiej sytuacji do zleceń i dokumentów sprzedaży automatycznie

dołączane są odpowiednie dokumenty magazynowe. Podobna sytuacja ma miejsce w przypadku

dokumentów korygujących. Ręczne wystawianie dokumentów magazynowych jest wymagane tylko w

przypadku przyjęć magazynowych, przyjęć wewnętrznych lub rozchodów wewnętrznych na potrzeby

własne.

Oczywiście w firmach o rozbudowanej strukturze można wyłączyć automatyczne generowanie

dokumentów magazynowych i przekazać to w ręce pracowników. Pracownik serwisu wystawiając

zlecenie lub dokument sprzedaży może do niego taki istniejący dokument magazynowy dołączyć.

8.7.1 Dokument PZ

Dokumenty typu PZ (przyjęcie zewnętrzne) wystawia się w przypadku wprowadzenia na magazyn

zakupionych towarów. Możliwe jest ręczne wprowadzenie towarów na magazyn, automatyczny import

faktury elektronicznej z pliku oraz import faktur elektronicznych online (Rys. 8-51).

Rys. 8-51 Karta dokumentu PZ

125

Import faktur elektronicznych z pliku

Przycisk Wczytaj faktury (1) w sekcji Faktury elektroniczne - offline (Rys. 8-51) pozwala na

automatyczny import faktury elektronicznej z pliku. Po wyborze tego przycisku wyświetla się

standardowe okno obsługi plików systemu operacyjnego MS Windows, gdzie można wskazać plik z

fakturą elektroniczną otrzymaną od dostawcy (Rys. 8-52).

Rys. 8-52 Wybór pliku z fakturą elektroniczną

Po imporcie takiego pliku wszystkie towary, które były w nim umieszczone są przyjęte na magazyn. W

przypadku, gdy towar jest przyjmowany na magazyn pierwszy raz, zostanie założona dla niego nowa

kartoteka. Jak widać na Rys. 8-53 towary, które znajdowały się na fakturze elektronicznej przeszły na

zakładkę towarów.

Ta funkcja jest bardzo wygodna w przypadku, gdy do wczytania jest bardzo duża ilość towarów.

Normalnie pracownik wprowadzałby je cały dzień. W tym przypadku import trwa kilka sekund, a rola

pracownika ogranicza się jedynie do kontroli poprawności stanów magazynowych i zgodności

asortymentu z listą.

Po wczytaniu towarów z pliku do dok. PZ istnieje możliwość wprowadzenia lokalizacji oraz daty

produkcji przyjmowanego towaru. W tym celu należy wywołać menu podręczne prawym przyciskiem

myszy. Informacja o lokalizacji towaru pojawi się na wydruku dok. PZ, co pozwoli na odpowiednie

rozmieszczenie towaru w magazynie. Informacja o lokalizacji ułatwia również przeprowadzenie

inwentaryzacji magazynu. Wprowadzenie daty produkcji przyjmowanego towaru pozwoli podczas

dodawania części do zlecenia (lub dok. sprzedaży) na wybór towaru z dowolnej dostawy w taki

sposób, aby wydać z magazynu towar ze starszą datą.

126

Dokument PZ może być drukowany w cenach zakupu/sprzedaży w wartościach netto/brutto.

Wystarczy zaznaczyć odpowiednią opcję.

Rys. 8-53 Dokument PZ, zaimportowane towary

Import faktur elektronicznych online

Program umożliwia import faktur elektronicznych online (2) bezpośrednio z systemu dostawcy (Rys. 8-

51). Przycisk Pobierz faktury po wcześniejszym wskazaniu dostawcy pobiera listę faktur dostępnych

online (Rys. 8-54). Po wskazaniu odpowiedniej faktury i wyborze przycisku Pobierz, następuje import

pozycji do dok. PZ w podobny sposób jak w przypadku importu z pliku.

Rys. 8-54 Lista faktur pobrana online z systemu dostawcy

127

Ręczne dodawanie towarów do dokumentu PZ

Ręczne dodawanie towarów do dokumentu PZ jest również możliwe i nie różni się niczym od

dodawania towarów do zleceń lub dokumentów sprzedaży. Na zakładce Towary, po wciśnięciu

klawisza Dodaj… wyświetla się odpowiednia lista, z której można dodać towary do dokumentu.

Niestety w przypadku dodawania ręcznego nie są zakładane automatycznie karty towarów, co

oznacza, że jeżeli przyjmujemy towar, którego wcześniej na magazynie nie było, należy ręcznie

utworzyć jego kartę za pomocą przycisku Dodaj znajdującego się na liście towarów (możliwość

utworzenia karty towaru z pełnymi danymi). Istnieje również możliwość szybkiego utworzenia karty

towaru (z podstawowymi danymi o towarze). W tym celu należy na zakładce Towary należy wybrać

przycisk Dodaj nowy towar.

8.7.1.1 Obsługa dodatkowych jednostek miar

Program Integra 7 podczas wprowadzania towarów do magazynu pozwala na przypisanie dodatkowej

jednostki miary. Ma to zastosowanie np. podczas wprowadzania do magazynu oleju w beczkach,

który ma być sprzedany w litrach; wycieraczek w kompletach, które mają być sprzedane na sztuki itp.

Konfiguracja dodatkowych jednostek odbywa się w kartotece towaru, w zakładce Dodatkowe (Rys.

8-55). Należy wpisać nazwę jednostki, skrót oraz mnożnik (przelicznik jednostki).

Rys. 8-55 Konfiguracja dodatkowych jednostek miar w kartotece towaru

128

Podczas dodawania towaru do PZ można wybrać z listy dodatkową jednostkę miary (Rys. 8-56).

Rys. 8-56 Dodawanie tow. do PZ - wybór dodatkowej jednostki miary

Dzięki funkcjonalności dodatkowych jednostek miar można:

Przyjąć olej w beczkach i sprzedać w litrach,

Przyjąć towar w beczkach i sprzedać w beczkach,

Przyjąć towar w litrach i sprzedać w litrach.

129

8.7.1.2 Drukowanie etykiet towarowych

Etykiety towarowe pozwalają na uporządkowanie towarów na magazynie. Program Integra pozwala na

ich wydruk na zwykłych drukarkach i papierze do etykiet. Do okna umożliwiającego wydruk takich

etykiet możemy przejść z poziomu listy towarów (rys. 8-57) , klikając prawym przyciskiem na towarze –

lub z poziomu listy dokumentów magazynowych (PZ, PW itd.)

W obu przypadkach wybieramy opcje Drukuj etykiety towarowe. Przytrzymując klawisz CTRL/SHIFT

na klawiaturze możemy zaznaczyć dowolną liczbę dokumentów magazynowych lub towarów.

Rys. 8-57 Przejście do drukowania etykiet towarowych

Za pomocą przycisku Ustaw (rys. 8-57) możemy określić liczbę drukowanych etykiet dla

poszczególnego towaru - wyniki wprowadzonych zmian widać w kolumnie Druk. Klawiszem Przepisz

Ilość -> Druk do kolumny Druk możemy przepisać ilość dostępną na magazynie. Klikając w okienko

Szablon możemy wybrać typ szablonu na którym wydrukujemy etykiety – znajdziemy tutaj cztery

zdefiniowane formaty do wyboru. Program oferuje możliwość określenia własnego formatu. W tym celu

wybieramy przycisk z trzema kropkami, a później Dodaj (rys. 8-58). Papier dopasowany do

dostępnych w programie szablonów można zamówić w Dziale Handlowym firmy Integra (tel. 094 348

80 11).

Po ustaleniu liczby drukowanych etykiet jak i wybraniu stosownego szablonu klikając na ikonę lupy

(Podgląd – Rys. 8-59) w ten sposób sprawdzimy rozkład i czytelność etykiet przed wydrukiem. W

przypadku, gdy wydruk etykiet ma odbyć się na arkuszu wcześniej częściowo wykorzystanym, można

określić kolumnę i wiersz etykiety, od której rozpocznie się wydruk. Jeśli brakuje nam kodów

kreskowych, musimy zaznaczyć opcje Uzupełniaj kod kreskowy indeksem i w celu sprawdzenia

wybrać ponownie Podgląd.

130

Rys. 8-58 Przejście do drukowania etykiet towarowych

Rys. 8-59 Podgląd wydruku Etykiet towarowych

Uwaga! Każda drukarka ma inne parametry zadruku strony – zaleca się przeprowadzenie

wydruku testowego.

131

8.7.2 Dokument PW

Dokument PW (Rys. 8-60) służy do wprowadzania towarów na magazyn. Jest to tzw. przyjęcie

wewnętrzne, które można wykorzystać jeżeli firma prowadzi np. działalność produkcyjną. Po

przekazaniu elementów do montażu (dokument RW) można przyjąć już gotowy wyrób dokumentem

PW. Przyjęcie wewnętrzne można też wykorzystać wtedy, gdy posiadamy towar, który powinien

znaleźć się na magazynie, a nie mamy na niego dokumentu zakupu bo zaginął (np. gdy sklep gdzie

towar był kupiony został zlikwidowany i nie można poprosić o duplikat dokumentu sprzedaży).

Rys. 8-60 Dokument PW, przyjęcie wewnętrzne

W tym przypadku towary do dokumentu można dodawać:

Ręcznie (oczywiście, gdy brak karty towaru w programie, musimy stworzyć nową ),

Przyciskiem Importuj - import pozycji towarowych z wcześniej przygotowanego pliku CSV

(format pliku dostępny w Dziale Technicznym firmy Integra Software).

132

8.7.3 Dokument WZ

Dokument WZ (wydanie zewnętrzne) towarzyszy zawsze dokumentom sprzedaży. Jest on najczęściej

generowany automatycznie przy wystawianiu faktury, ale można go przygotować również ręcznie.

Nie dołączaj do dokumentu sprzedaży (1) – zaznaczenie opcji spowoduje, że dok. WZ utworzony

ręcznie, nie będzie automatycznie podpinany do nowego dokumentu sprzedaży wystawianego na tego

samego kontrahenta.

Drukowane informacje (2) – standardowo na wydruku dok. WZ są prezentowane ceny zakupu netto.

Istnieje możliwość wydruku tego dokumentu w cenach brutto oraz w cenach sprzedaży.

Kolektor danych (3) – sekcja ta umożliwia współpracę z kolektorem danych (funkcja dedykowana dla

większych magazynów).

Karta dokumentu WZ jest przedstawiona na Rys. 8-61.

Rys. 8-61 Dokument WZ (wydanie zewnętrzne)

W przypadku, gdy towar wydawany jest z magazynu na podstawie dok. WZ, a dopiero w późniejszym

terminie na jego podstawie wystawiany jest dokument sprzedaży, możliwe jest podczas dodawania

towaru do dokumentu określenie indywidualnej ceny sprzedaży (1) (Rys. 8-62).

133

Rys. 8-62 Dokument WZ – ustalenie indywidualnej ceny sprzedaży

Dokument WZ może być wydrukowany w cenach zakupu lub sprzedaży (2) zgodnie z ustawieniami na

Rys. 8-62.

Rys. 8-63 Wydruk dok. WZ z cenami zakupu i sprzedaży

134

8.7.4 Dokument RW

Dokumenty RW (rozchód wewnętrzny, Rys. 8-64) powiązane są najczęściej zleceniami napraw (pole z

numerem zlecenia) i są przeważnie generowane automatycznie. Można je wystawiać również ręcznie.

Wystawianie ręczne dokumentów RW odbywa się w dwóch przypadkach:

przy prowadzeniu zaawansowanej gospodarki magazynowej obsługiwanej przez wyznaczone do

tego osoby (numer zlecenia, do którego wydawane są części ustawiany jest ręcznie),

gdy dokument wystawiany jest na potrzeby własne firmy - wymaga zaznaczenia opcji Potrzeby

własne (1) (nie jest powiązany ze zleceniem ani dokumentem sprzedaży - np. zużycie płynu do

szyb w samochodach firmowych).

Rys. 8-64 Dokument RW, rozchód wewnętrzny

Istnieje możliwość przypisania do dokumentu osoby, która pobrała towar z magazynu (2)

Kolektor danych (3) – sekcja ta umożliwia współpracę z kolektorem danych (funkcja dedykowana dla

większych magazynów – została opisana w rozdziale 8.7.9.4).

135

8.7.5 Dokument BO

Bilans otwarcia BO jest dokumentem, który wykonuje się zwykle tylko raz na początku pracy

z programem Integra 7 (Rys. 8-65). Utworzenie dokumentu BO polega na dodaniu wszystkich towarów

jakie są w firmie (np. na podstawie przeprowadzonego spisu z natury) i ustalenie ich stanów

początkowych wynikających z inwentaryzacji.

Towary do dokumentu można dodawać:

Ręcznie – przycisk Dodaj (oczywiście, gdy brak karty towaru w programie, musimy stworzyć

nową),

Przyciskiem Importuj (1) - import pozycji towarowych z wcześniej przygotowanego pliku

CSV (format pliku dostępny w Dziale Technicznym firmy Integra Software).

Pole Szukanie złożone (2) służy do szybkiego wyszukiwania pozycji na liście. Możliwe jest szukanie

po nazwie, numerze katalogowym oraz indeksie

Rys. 8-65 Dokument BO, bilans otwarcia

136

8.7.6 Dokument ZA

Dokumenty ZA to zamówienia do dostawców. Generowanie zamówień możliwe jest na 3 sposoby:

Ręczne przygotowanie zamówienia do jednego dostawcy,

Automatyczne przygotowanie zamówienia do jednego dostawcy,

Automatyczne przygotowanie zamówień do wielu dostawców jednocześnie,

Przygotowanie zamówienia do dostawcy na podstawie Zamówienia od klienta.

8.7.6.1 Ręczne przygotowanie zamówienia do jednego dostawcy

Zamówienie tworzy się w module magazyn. Na liście dokumentów ZA z menu podręcznego (prawy

przycisk myszy) należy wybrać funkcję Dodaj (Rys. 8-66). W celu dodania pozycji do zamówienia,

należy przejść na zakładkę Towary i przyciskiem Dodaj wybrać towary z listy).

Rys. 8-66 Dokument ZA tworzony ręcznie

8.7.6.2 Automatyczne tworzenie zamówienia do jednego dostawcy

Istnieje możliwość utworzenia zamówienia na towary w sposób automatyczny (Rys. 8-67). Warunkiem

prawidłowego działania tej funkcji jest uzupełnienie na kartotekach ilości minimalnych, zalecanych i

maksymalnych dla towarów na własnym magazynie (zmiana parametrów opisana w rozdziale 7.7.1).

Tworzenie zamówienia rozpoczyna się identycznie jak w rozdziale 8.7.6.1, z tą różnicą, że do

wprowadzenia pozycji wykorzystuje się przycisk Automatyczne przygotowanie.

Podczas automatycznego przygotowania zamówienia można sprecyzować kryteria wyboru towarów

do zamówienia, tj.: grupę, podgrupę, producenta oraz dostawcę towaru. Dodatkowo można zaznaczyć

ilości, do jakich zostaną uzupełnione stany zamówionych towarów.

137

Rys. 8-67 Dokument ZA tworzony automatycznie do jednego dostawcy

8.7.6.3 Automatyczne przygotowanie zamówień do wielu dostawców jednocześnie

Istnieje możliwość utworzenia automatycznie kilku zamówień do różnych dostawców (Rys. 8-66).

Zamówienia przygotowujemy w module magazyn. Na liście dokumentów ZA z menu podręcznego

(prawy przycisk myszy) należy wybrać funkcję Automatyczne przygotowanie zamówień lub skorzystać

z funkcji dostępnej na pasku ikon (Rys. 8-66). Podczas automatycznego przygotowania zamówienia

można sprecyzować kryteria wyboru towarów do zamówień, np.: grupę, podgrupę, producenta...

Dodatkowo można zaznaczyć ilości, do jakich zostaną uzupełnione stany zamówionych towarów.

Warto zwrócić uwagę na funkcję Uzupełnij stany wg sprzedaży z wybranego zakresu dat, która

umożliwia przygotowanie zamówień na towary, które w zadanym okresie czasu zostały wydane z

magazynu (1).

Warunkiem prawidłowego tworzenia automatycznego zamówienia jest uzupełnienie na kartotekach

towarów informacji o dostawcy, u którego zamawiany będzie towar.

Po automatycznym wprowadzeniu pozycji na kartę zamówienia w kolumnie Dostawca prezentowa jest

nazwa domyślnego dostawcy ustawionego na karcie towaru. Przed wygenerowaniem zamówień

istnieje możliwość sprawdzenia online dostępności towaru u dostawcy. W tym celu należy skorzystać z

przycisku Dostępność (2). Czas sprawdzenia dostępności towarów umieszczonych w zamówieniu

zależy od ilości pozycji oraz liczby dostawców u których dostępność będzie sprawdzana. Po

wykonaniu tej funkcji zostaną wypełnione kolumny Stan (centrala) oraz Stan (filia) z prawej strony

138

okna zamówienia. W prezentowanym na rys. 8-66 przykładzie wyraźnie widać, że filtr powietrza z

przypisanym dostawcą Inter Cars jest dostępny w firmie Auto Partner(zarówno w centrali jak i filii

dostępność tego towaru jest >10). W celu zmiany dostawcy dla tego towaru na zamówieniu należy

wywołać funkcję Sprawdź stan online towaru dostępną z menu podręcznego (3). W wyświetlonym

oknie prezentującym stan online towaru wyraźnie widać, że jest dostępny u wszystkich

skonfigurowanych dostawców. Aby towar trafił na zamówienie do dostawcy, który ma go aktualnie na

stanie magazynowym, należy ustawić dostawcę wybierając przycisk Dla tworzonego zamówienia.

W ten sposób na tworzonym zamówieniu w kolumnie Dostawca nastąpi zamiana firmy u której

będziemy zamawiać towar.

Po wybraniu przycisku Zapisz (4), okno Automatycznego przygotowania zamówień zostanie

podzielone na kilka zamówień do różnych dostawców. O tym, na jakie zamówienie (do jakiego

dostawcy) trafi konkretny towar decyduje przypisanie dostawcy na karcie towaru.

Rys. 8-68 Dokument ZA tworzony automatycznie do wielu dostawców

8.7.6.4 Eksport zamówienia (ZA) do pliku

Przygotowane zamówienie (ZA) można wyeksportować do pliku txt. (Rys. 8-67). Tak utworzony plik

może być wykorzystany przy tworzeniu zamówienia na części w systemie zamówieniowym dostawcy.

Dzięki takiemu rozwiązaniu nie ma potrzeby ręcznego przepisywania zamówienia z Integry do

Katalogu części.

Format Integra Katalog (TXT) umożliwia wygenerowanie pliku, który będzie można wykorzystać przy

tworzeniu zamówień w cennikach dostawców: AP Katalog, Inter-Team Katalog, Fota Katalog, Integra

Katalog Motogama, Integra Katalog FHU Górecki.

Format Inter Cars(txt) umożliwia wygenerowanie pliku, który będzie można wykorzystać przy tworzeniu

zamówień w IC Katalogu.

139

8.7.6.5 Przygotowanie zamówienia do dostawcy na podstawie dok. ZK.

Można utworzyć zamówienie do dostawcy (ZA) na podstawie wcześniej utworzonego zamówienia od

klienta (ZK) (Rys. 8-69). Przygotowanie takiego zamówienia polega na dołączeniu w sekcji

Zamówienia od klientów odpowiedniego dokumentu wskazanego na liście dok. ZK wywołanej

przyciskiem Dodaj. W ten sposób pozycje zamówione przez klienta z dokumentu ZK zostaną

automatycznie przeniesione na kartę dokumentu ZA.

Rys. 8-69 Automatyczne tworzenie zamówienia

140

8.7.7 Inwentaryzacja magazynu

8.7.7.1 INSTRUKCJA INWENTARYZACJI – WSTĘP

Inwentaryzacją nazywamy czynności zmierzające do sporządzenia szczegółowego spisu z natury

stanów magazynowych towaru na określony dzień. Inwentaryzacja polega na ustaleniu za pomocą

spisu faktycznego stanu wszystkich towarów, oraz zweryfikowaniu różnic pomiędzy stanem

stwierdzonym podczas inwentaryzacji (rzeczywistym), a stanem wynikającym z ewidencji przychodów i

rozchodów towarów prowadzonej w programie.

Różnice te mogą wynikać z różnych powodów, m.in.: upływu daty ważności towaru (np. środki

chemiczne, elementy gumowe, itp.), błędów popełnianych podczas przyjmowania i wydawania

towarów z magazynu (pomyłki liczbowe w zapisach dokumentów PZ, PW, WZ, RW, MM, itp),

kradzieże, nadużycia, itp.

Głównym celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu towarów w magazynie.

Zalecane jest przeprowadzenie inwentaryzacji zgodnie z załączonym harmonogramem (Zał. nr 1).

Czynności związane z inwentaryzacją obejmują m.in.:

1. Utworzenie Arkusza spisu (AS) z natury zawierającego listę towarów, które powinny znajdować

się w magazynie. Zazwyczaj przygotowuje się jeden arkusz obejmujący wszystkie towary.

Można także, w przypadku inwentaryzacji częściowej, przygotować arkusz, który będzie zawierał

towary wg określonych grup (np.: Filtry oleju) lub wg lokalizacji (np. Regał 1 Półka 2; Regał 2

Półka 3, itp.).

Jeśli towar w magazynie nie jest pogrupowany wg rodzaju asortymentu zaleca się automatyczny

podział towaru w magazynie na grupy asortymentowe za pomocą funkcji „Grupowa zmiana

parametrów towarów”. Taka operacja nie powinna zająć dużo czasu, a może ułatwić

przeprowadzenie inwentaryzacji. Weryfikacja podziału towaru na grupy asortymentowe może być

wykonana za pomocą dynamicznych raportów magazynowych.

Przed inwentaryzacją zalecane jest wydrukowanie etykiet z kodami kreskowymi dla towarów,

które nie posiadają kodów kreskowych. Znacznie ułatwi to wykonanie inwentaryzacji przy użyciu

czytnika kodów lub kolektora danych. Etykiety można drukować za pomocą funkcji Drukuj

etykiety towarowe dostępnej z poziomu kartoteki towarów.

2. Przygotowanie Arkuszy inwentaryzacyjnych (AI) służących do określenia (spisania) faktycznej

ilości towarów znajdujących się w magazynie. Można przygotować jeden arkusz obejmujący

wszystkie towary lub wiele arkuszy z podziałem towarów na grupy towarowe lub lokalizacje. Taki

podział umożliwi przeprowadzenie inwentaryzacji etapowej bez konieczności blokowania

sprzedaży całego asortymentu znajdującego się w magazynie.

3. Spis rzeczywistych stanów towaru, które aktualnie znajdują się w magazynie. W programie są

dostępne cztery metody spisywania stanów magazynowych:

a) za pomocą papierowych arkuszy AI,

b) z wykorzystaniem czytników kodów kreskowych,

c) przy pomocy bezprzewodowych kolektorów danych,

d) za pomocą etykiet inwentaryzacyjnych.

141

4. Weryfikacja stanów magazynowych zapisanych w programie ze stanem rzeczywistym towarów,

poprzez wprowadzenie spisanych danych o stanie rzeczywistym do arkusza/y

inwentaryzacyjnego w programie – dok. AI.

5. Zakończenie procesu inwentaryzacji na Arkuszu spisu z natury oraz automatyczne wystawienie

dokumentów RI+ oraz RI – obejmujących ewidencje różnic stanów magazynowych dot. braków

jak i nadmiarów towaru w magazynie.

6. Wydruk zakończonego arkusza spisu z natury i jego formalne potwierdzenie przez osoby

wykonujące inwentaryzację.

Uwaga!

Moduł magazyn zawiera funkcje umożliwiające przeprowadzanie inwentaryzacji bez

konieczności przerywania sprzedaży wszystkich towarów – możliwe jest stopniowe wyłączanie

kolejnych spisywanych grup, dzięki czemu możliwa jest w tym czasie sprzedaż pozostałego

asortymentu.

8.7.8 Tworzenie Arkusza Spisu z Natury (AS).

Aby utworzyć arkusz spisu z natury (AS) wybieramy moduł magazynu, w którym będzie

przeprowadzany spis. Następnie z menu Dokumenty->Magazynowe-> Dok. Inwentaryzacyjne

zaznaczamy pozycję AS-Arkusze Spisu z Natury. W celu utworzenia nowego arkusza AS, w głównym

obszarze okna należy wybrać z menu podręcznego (spod prawego klawisza myszy) opcję Dodaj.

Rys. 8-70 Tworzenie Arkusza Spisu z Natury (AS)

142

W polu Opis głównego okna arkusza spisu z natury należy wprowadzić informację pozwalającą łatwo

odszukać dok. AS (Rys.8-71). W górnej części arkusza znajduje się pole Uwagi, w które można

wpisywać uwagi dotyczące danego spisu. Arkusz spisu z natury zawiera wszystkie aktywne towary,

które powinny znajdować się w wybranym magazynie. Należy pamiętać, że na liście towarów dok. AS

domyślnie prezentowane są towary ze stanem większym od zera. Stan magazynowy towarów przed

spisem jest określany na dzień, który został wybrany przy tworzeniu arkusza w polu „Data spisu” Jeśli

spis ma zostać ustalony na inny dzień, należy zmienić datę spisu w dokumencie a następnie nacisnąć

przycisk „Odśwież listę” znajdujący się w dolnej części okna.

Rys. 8-71 Przygotowanie Arkusza Spisu z Natury (AS)

Aby przeprowadzić spis towarów znajdujących się w dok. AS, tworzymy Arkusze inwentaryzacyjne

(AI). Z dokumentów AI drukowane są arkusze, na których pracownicy nanoszą faktyczny stan

magazynowy towarów, a następnie wprowadzają je w programie do dokumentu AI . W systemie

dostępne są różne szablony wydruków AI różniące się od siebie wielkością czcionki i ilością pozycji

towarowych na wydruku. Dokumenty AS powinny być tworzone przez osoby posiadające duży zakres

uprawnień np. właściciel firmy, kierownik magazynu itp.. Dostęp do Arkuszy inwentaryzacyjnych (AI)

powinni mieć pracownicy o mniejszych uprawnieniach np. pracownicy sklepów, działów części, osoby

obsługujące magazyn.

143

8.7.9 Tworzenie Arkusza Inwentaryzacyjnego (AI).

Arkusz AI tworzymy za pomocą przycisku Utwórz arkusz AI (dostępny w dolnej części okna Arkusza

spisu na zakładce podstawowe). Można także utworzyć arkusz AI nie powiązany z dok. AS (z poziomu

listy dok. AI), a następnie dołączyć go do dok. AS za pomocą przycisku Dołącz z poziomu zakładki

Inne w sekcji Dołączone dokumenty.

8.7.9.1 Wprowadzenie towarów do arkusza inwentaryzacyjnego.

Tworząc Arkusz Inwentaryzacyjny AI możemy ustalić, jakie towary mają znaleźć się na tym arkuszu.

Istnieje możliwość utworzenia wielu arkuszy AI zawierających towary wg określonych grup (np.: Filtry

oleju, Świece zapłonowe) lub wg lokalizacji (np. Regał 1, Regał 2, itp). Utworzenie arkuszy z

podziałem na grupy towarowe lub lokalizacje umożliwi wykonanie spisu z natury w kilku etapach, nie

blokując sprzedaży całego asortymentu. Po wyborze opcji Utwórz arkusz AI, dostępnej z poziomu

dokumentu AS, pojawi się okno wyboru towarów (Rys. 8-72).

Rys. 8-72 Okno wyboru towarów na dok. AI

Jeśli nie wybierzemy konkretnej lokalizacji lub grupy/podgrupy, arkusz zostanie utworzony dla całego

asortymentu znajdującego się na magazynie. Opcja „Inwentaryzacja ręczna” powinna być stosowana

w przypadku gdy spisujemy stan rzeczywisty towaru za pomocą papierowych arkuszy AI oraz metek

inwentaryzacyjnych. W tej opcji jest wypełniana kolumna „Stan ze spisu” co zapewnia nam szybszą i

sprawniejszą inwentaryzację, ponieważ przy wpisywaniu stanów rzeczywistych z arkusza papierowego

do programu, edytujemy tylko pozycje, dla których stan magazynowy w programie jest niezgodny z

rzeczywistą ilością towaru.

Jeśli podczas inwentaryzacji stosujemy czytniki kodów kreskowych lub kolektory danych powinna być

stosowana opcja Inwentaryzacja czytnikiem kodów (Rys. 8-73). W tej opcji kolumna Stan ze spisu nie

jest wypełniana ponieważ uzupełniamy te dane na bieżąco podczas spisywania stanów

magazynowych za pomocą czytnika kodów kreskowych.

144

Rys. 8-73 Okno wyboru towarów na dok. AI (opcje dodatkowe)

W opcjach dodatkowych (rozwijanych przyciskiem Opcje dodatkowe) mamy możliwość wybrania

funkcji Uwzględnij towary ze stanem zerowym – uwzględniamy wtedy na arkuszach również te towary,

których nie powinno być na stanie magazynu. W/w funkcja powinna być stosowana tylko przy spisie

małej liczby towarów np. o dużej wartości.

Należy pamiętać, że włączenie tej funkcji może spowodować, że na dokumencie AI pojawi się nam

bardzo duża ilość towarów z pozycjami, które zakupiono i sprzedano tylko jeden raz. np. dla 20 tys.

towarów wydruk takiego dok. AI zajmie około 700 stron A4.

Uwaga!

W przypadku większej liczby kartotek towarowych (pow. 1000), nie zaleca się używania funkcji

Uwzględnij towary ze stanem zerowym ponieważ może to znacznie wydłużyć i utrudnić

inwentaryzację.

W opcjach dodatkowych jest również dostępna funkcja Nie wyświetlaj kolumny ilość początkowa na

liście towarów dok. AI, która pozwala ukryć na liście dokumentu AI stan towarów przed spisem (stan

magazynowy z programu). Stosowanie tej funkcji zalecane jest również tylko w przypadku małej ilości

pozycji na dok. AI, ponieważ weryfikując stany magazynowe w dok. AI będzie wymagana edycja

wszystkich pozycji również tych dla których stan magazynowy na dokumencie AI jest zgodny ze

spisem na wydruku.

Jeżeli utworzono arkusz AI z błędnie wybranym zakresem grup lub lokalizacji, istnieje możliwość

zmiany tego zakresu za pomocą przycisku Zmień zakres AI (Rys. 8-74).

UWAGA !

Wykonanie tej operacji spowoduje usunięcie dotychczas wprowadzonych stanów ze spisu.

145

Rys. 8-74 Okno Arkusza Inwentaryzacyjnego (AI)

8.7.9.2 Wprowadzenie stanów magazynowych do arkusza inwentaryzacyjnego po spisie z natury.

W zależności od wybranej metody przeprowadzenia inwentaryzacji (inwentaryzacja kolektorem

danych, czytnikiem kodów lub inwentaryzacja ręczna) należy wybrać jedną z opcji przy tworzeniu dok.

AI oraz przyjąć odpowiedni sposób spisywania stanów magazynowych do arkusza AI.

Ręczny spis stanów magazynowych – wykorzystujemy w przypadku braku kodów kreskowych

EAN na towarach znajdujących się w magazynie.

Spis stanów magazynowych przy użyciu czytnika kodów kreskowych - wykorzystujemy w

przypadku, gdy na towarach znajdujących się w magazynie oraz na kartotekach towarów w

programie, są dostępne kody kreskowe EAN i firma posiada czytnik w/w kodów.

Spis stanów magazynowych za pomocą kolektora danych - wykorzystujemy w przypadku

gdy na towarach znajdujących się w magazynie oraz na kartotekach towarów w programie , są

dostępne kody kreskowe EAN i firma posiada w/w kolektor danych .

Ręczny spis stanów magazynowych przy częściowym użyciu czytnika kodów kreskowych

lub kolektorów danych – wykorzystujemy w przypadku, gdy kody kreskowe EAN są dostępne

tylko na części towarów znajdujących się w magazynie.

146

Spis stanów magazynowych za pomocą etykiet inwentaryzacyjnych – Spis towarów za

pomocą etykiet inwentaryzacyjnych jest najbardziej dokładną, a zarazem najbardziej

czasochłonną metodą inwentaryzacji. Ta metoda jest zalecana dla spisu towarów o wysokiej

wartości, gdzie wymagana jest bardzo duża dokładność przeprowadzanej inwentaryzacji.

8.7.9.3 Ręczny spis stanów magazynowych.

Po utworzeniu w programie Arkusza inwentaryzacyjnego należy go wydrukować (Rys. 8-75). W

systemie są dostępne różne szablony wydruków dokumentów AI, różniących się wielkością czcionki i

ilością pozycji towarowych, które mieszczą się na jednej stronie kartki A4.

Rys. 8-75 Wybór szablonu wydruku arkusza inwentaryzacyjnego

147

Po wydrukowaniu AI należy przystąpić do ręcznego spisywania towarów znajdujących się w

magazynie. Po wypełnieniu wydrukowanego arkusza AI rzeczywistymi stanami towarów na

magazynie, należy uzupełnić w programie ilości dla towarów w arkuszu AI przez wypełnienie kolumny

Ilość ze spisu (Rys. 8-76). Aby wpisać właściwą ilość danego towaru z wypełnionego wydruku arkusza

inwentaryzacyjnego, należy dwukrotnie na nią kliknąć. Wyświetli się okno pośrednie z możliwością

wprowadzenia rzeczywistego stanu magazynowego dla danej pozycji.

Rys. 8-76 Uzupełnienie kolumny Ilość ze spisu

Po potwierdzeniu wpisanej ilości przyciskiem ENTER program automatycznie przejdzie do następnej

pozycji arkusza inwentaryzacyjnego. Ponowne wciśnięcie przycisku ENTER wyświetli okno pośrednie

dla kolejnej pozycji. W ten sposób możemy szybko edytować po kolei wszystkie pozycje arkusza

inwentaryzacyjnego.

W mniejszych firmach z niewielką ilością towarów i w sytuacji, gdy np. spis sporządza właściciel firmy

można wydrukować na Arkuszu Inwentaryzacyjnym ilość początkową towaru. W takich przypadkach

nie ma konieczności wpisywania ilości dla pozycji, w których stan rzeczywisty towaru w magazynie

zgadza się z ilością początkową towaru zapisaną w programie.

Uwaga!

Aby spisujący stan magazynowy nie sugerował się tym, jaka powinna być ilość towaru, tylko

wprowadzał ilość rzeczywistą towaru znajdującego się w magazynie, nie zaleca się drukowania

stanu początkowego na Arkuszu AI.

148

8.7.9.4 Spis stanów magazynowych przy użyciu czytnika kodów kreskowych

W przypadku, gdy kartoteki towarów posiadają wprowadzone

kody EAN (kody kreskowe), możliwe jest bardzo szybkie

ustalenie rzeczywistych stanów magazynowych przy użyciu

czytnika kodów kreskowych. W takim przypadku podczas

tworzenia dokumentu AI wybieramy opcję Inwentaryzacja

czytnikiem kodów (Rys. 8-77).

Rys. 8-77 Wybór metody wprowadzania pozycji do arkusza

Przy otwartym oknie Arkusza Inwentaryzacyjnego odczytujemy czytnikiem kody z towarów.

Zeskanowanie kodu kreskowego automatycznie edytuje pozycję z towarem na dokumencie AI

ustalając ilość spisywanego towaru na 1. Kolejne skanowanie tego samego kodu kreskowego

powiększa ilość tego towaru na dok. AI. Po zeskanowaniu kodu odpowiednią ilość razy

(odpowiadającą ilości towaru na magazynie), skanujemy następny towar, a program automatycznie

przechodzi do odpowiedniej pozycji towarowej na arkuszu.

142

Po wprowadzeniu wszystkich pozycji na AI, należy zapisać dane wciskając przycisk Zapisz (Rys. 8-78).

Rys. 8-78 Zapisanie dok. AI po wprowadzeniu danych

143

8.7.9.5 Spis stanów magazynowych za pomocą kolektora danych (Motorola / Symbol MC 30xx)

W przypadku, gdy do inwentaryzacji wykorzystywany jest kolektor danych, podczas tworzenia arkusza

AI należy wybrać opcję Inwentaryzacja czytnikiem kodów oraz ewentualnie wskazać lokalizację lub

grupę towarową, która będzie spisywana.

Istotne jest, aby do takiego arkusza wprowadzone zostały tylko towary zawierające kod EAN (kod

kreskowy) (Rys. 8-79). Dla towarów bez kodów EAN wymagane będzie utworzenie odrębnych arkuszy

spisowych i przeprowadzenie ręcznego spisu tych towarów.

Rys. 8-79 Zapisanie dok. AI po wprowadzeniu danych

Po utworzeniu arkusza AI należy wykonać eksport pozycji w nim zawartych do interfejsu kolektora

danych. W tym celu należy nacisnąć przycisk Eksportuj (Rys. 8-80) i wskazać lokalizację w której ma

być zapisany plik eksportu.

Tak wyeksportowany plik można zaimportować do interfejsu obsługującego kolektor danych.

144

Rys. 8-80 Eksport pozycji z dok. AI

Aby wprowadzić do kolektora kartoteki towarowe ze stanami magazynowymi z danego dok. AI, należy

wybrać przycisk Interfejs Kolektora (Rys. 8-80), a następnie w interfejsie opcję Eksport do skanera

(Rys. 8-81) i wskazać właściwy plik wyeksportowany z dok. AI.

Spowoduje to zapisanie w pamięci kolektora kartotek towarowych i umożliwi przeprowadzenie spisu

towarów znajdujących się w magazynie. Ilość spisanych towarów jest przechowywana w pamięci

kolektora.

Po zakończeniu spisu należy zaimportować spisane ilości z pamięci kolektora do dok. AI wykorzystując

przycisk „Import ze skanera”. Podczas tej operacji tworzony jest automatycznie plik z danymi, który

należy zaimportować do danego dok. AI.

W arkuszu inwentaryzacyjnym AI import spisanych towarów nastąpi po naciśnięciu przycisku Importuj

oraz wskazaniu odpowiedniej lokalizacji pliku.

Na podstawie informacji zawartych w pliku, do dokumentu AI zostaną wprowadzone, ustalone podczas

spisu stany znajdujących się w magazynie towarów.

145

Rys. 8-81 Eksport pozycji do skanera (kolektora)

8.7.9.6 Spis stanów magazynowych za pomocą etykiet inwentaryzacyjnych.

W programie Integra 7 została wprowadzona możliwość drukowania etykiet dla kartotek towarowych. W

celu przeprowadzenia spisu z wykorzystaniem etykiet, należy je wydrukować dla poszczególnych

towarów w ilościach takich jakie znajdują się w programie. W tym celu należy z poziomu listy

dokumentów AI, dla danego dokumentu przy użyciu prawego przycisku myszy, uruchomić funkcję:

Drukuj etykiety towarowe (Rys.8-82).

Po wykonaniu tej czynności pojawi się okno pośrednie, w którym domyślnie są już ustawione ilości

drukowanych etykiet zgodne ze stanem magazynowym w programie (Rys. 8-83).

Przed rozpoczęciem wydruku należy wybrać szablon odpowiadający rozmiarowi etykiet

samoprzylepnych, za pomocą których zostanie przeprowadzona inwentaryzacja.

Wydrukowane w ten sposób etykiety należy umieścić na każdym spisywanym towarze w magazynie.

Jeśli po wykonaniu tej operacji pozostaną jeszcze wolne etykiety, będzie to wskazywało na braki w

magazynie. Jeśli zabraknie wydrukowanych etykiet, będzie to oznaczało, że stan rzeczywisty na

magazynie jest większy niż stan tych towarów w komputerze.

Takie nadmiarowe pozycje należy zapisać w wydrukowanym wcześniej Wykazie nadwyżek

magazynowych, a następnie wprowadzić do dokumentu AI poprzez funkcję Dodaj. W/w rejestr można

wydrukować z poziomu zakładki Inne w dok. AS (Rys. 8-84).

146

Rys. 8-82 Wydruk etykiet towarowych dla towarów znajdujących się na dok. AI


147


8.7.9.7 Zakończenie spisu towaru w arkuszu inwentaryzacyjnym AI

Po zakończeniu spisu stanów towarowych w magazynie i wprowadzeniu tych stanów do arkuszy AI,

należy zamienić jego status na zakończony. Zmianę statusu wykonuje się poprzez naciśnięcie

przycisku Zakończ (Rys. 8-85). Zakończenie arkusza AI oznacza, że spisano wszystkie towary

znajdujące się na tym arkuszu i że nie będzie on już edytowany.

Jeśli spis stanów towarowych w magazynie był przeprowadzony z wykorzystaniem kodów kreskowych

(inwentaryzacja czytnikiem kodów lub kolektorem danych), wówczas przed zakończeniem arkusza

inwentaryzacyjnego należy „wyzerować” stan magazynowy dla brakujących pozycji. Aby wykonać taką

operację należy nacisnąć przycisk Wyzeruj niewypełnione (Rys. 8-82). W efekcie dla niewypełnionych

pozycji w kolumnie Ilość ze spisu zostanie wprowadzona wartość 0.

Uwaga!

Zakończenie arkusza AI w sytuacji, gdy nie wypełniono stanu ze spisu (z magazynu) dla

wszystkich znajdujących się na nim pozycji nie jest możliwe (Rys. 8-86).

148

Rys. 8-85 Zakończenie spisu towarów na dok. AI

Rys. 8-86 Komunikat informujący o braku możliwości zakończenia dok. AI

Program dzięki wbudowanemu systemowi uprawnień pozwala regulować dostęp do arkuszy AI o

statusie zakończony tylko wybranym pracownikom firmy.

Należy zwrócić uwagę, że zakończenie arkusza AI nie powoduje zmiany stanów magazynowych

spisywanych towarów w programie.

Po zakończeniu arkusza AI spisany stan magazynowy towarów jest wprowadzany na arkusz spisu z

natury i to poprzez ten arkusz (AS) ustalane są stany magazynowe w programie.

149

Istotne jest również zwrócenie uwagi na fakt, że towary znajdujące się na arkuszu AI zostaną

odblokowane dopiero po zakończeniu całej inwentaryzacji (zakończeniu arkusza AS), do tego momentu

sprzedaż i dostawa tych towarów jest zablokowana.

Rys. 8-87 Komunikat informujący o braku możliwości zakończenia dok. AI

Na arkuszu inwentaryzacyjnym dostępna jest funkcja umożliwiająca sprawdzenie ilości spisanych sztuk

oraz porównanie tej wartości z ilością sztuk przed inwentaryzacją (Rys. 8-86, 8-87)

Określenie ilości sztuk może pozwolić na zaplanowanie czasu potrzebnego na wykonanie

inwentaryzacji.

150

8.7.10 Zakończenie inwentaryzacji - wystawienie dokumentu AS

Po przeprowadzeniu spisu stanów magazynowych oraz zakończeniu wszystkich arkuszy AI zaleca się

sprawdzenie różnic powstałych podczas spisu.

Rys. 8-88 Raport różnic inwentaryzacyjnych

Taką kontrolę umożliwia raport różnic inwentaryzacyjnych dostępny na zakładce Inne arkusza AS (Rys.

8-88). Kontrola różnic przed zakończeniem inwentaryzacji pozwala osobie koordynującej proces

inwentaryzacji na szybki dostęp do informacji jakie zmiany stanów magazynowych zostaną

wprowadzone po zakończeniu inwentaryzacji.

Wyświetlenie tego raportu pozwala również zidentyfikować nieprawidłowości powstałe w trakcie spisu.

W przypadku dużych różnic między stanem magazynowym w programie, a stanem spisanym z

magazynu, można wykonać ponowną dokładną kontrolę pozycji, których stan faktyczny jest znacząco

różny od tego, który jest zapisany w programie.

151

Kolejnym elementem, który zaleca się wykonać przed zakończeniem inwentaryzacji jest Wykaz różnic

dla pozycji niewypełnionych (Rys.8-88, 8-89).

Wykaz ten umożliwia skontrolowanie, czy spisano wszystkie towary znajdujące się na arkuszu spisu z

natury. Innymi słowy, czy dla wszystkich towarów zostały utworzone arkusze inwentaryzacyjne.

Sytuacja taka może wystąpić, gdy omyłkowo nie został utworzony arkusz inwentaryzacyjny np. na jedną

z grup towarowych lub lokalizację.

Rys. 8-89 Raport różnic inwentaryzacyjnych

Należy zwrócić uwagę na to, że proces inwentaryzacji może być zakończony jedynie w sytuacji, gdy

wszystkie towary znajdujące się na arkuszu spisu z natury (AS) zostały spisane za pomocą arkuszy AI

(został ustalony ich faktyczny stan w magazynie). Ponadto wszystkie utworzone podczas inwentaryzacji

arkusze AI zostały zakończone i dołączone do Arkusza Spisu z Natury (AS).

152

Zakończenie inwentaryzacji wykonuje się poprzez naciśnięcie przycisku Zakończ inwentaryzację (Rys.

8-90). Zakończenie inwentaryzacji spowoduje wprowadzenie dla inwentaryzowanego magazynu

blokady na edycję dokumentów magazynowych wystawionych przed datą spisu. Dostęp do

dokumentów wystawionych przed tą datą regulowany jest odpowiednimi uprawnieniami.

Rys. 8-90 Zakończenie inwentaryzacji

Po zakończeniu inwentaryzacji zostaną skorygowane stany magazynowe i automatycznie

wygenerowane dokumenty RI+ oraz RI- (dla tych pozycji, których stan towaru w programie jest

niezgodny z rzeczywistym stanem towaru w magazynie, ustalonym podczas inwentaryzacji).

Należy zwrócić uwagę na to, iż towary wprowadzone na magazyn poprzez dok. RI+ będą domyślnie

wprowadzone w ostatniej cenie zakupu. Istnieje możliwość zmiany domyślnej ceny dla wprowadzanych

towarów na bazową cenę zakupu lub średnią cenę zakupu (Rys. 8-91).

Dokumenty RI+ zostaną wygenerowane w przypadku, gdy ilość towaru spisana podczas inwentaryzacji

przekracza stan magazynowy towaru zapisany w programie (Rys. 8-92).

Dokumenty RI- generowane są w sytuacji, gdy ilość towaru spisana podczas inwentaryzacji jest

mniejsza niż stan magazynowy towaru zapisany w programie. Dokumenty RI są wystawiane

automatycznie podczas zakończenia Arkusza Spisu z Natury (AS). Po wystawieniu dokumentów

RI+/RI-, stan magazynu jest korygowany.

153

Rys. 8-91 Zakończenie inwentaryzacji – wybór domyślnej ceny zakupu dla dok. RI+

Rys. 8-92 Automatycznie wygenerowany dok. RI+ oraz jego wydruk

154

8.7.11 Wydruk arkusza spisu z natury

Wraz z zakończeniem inwentaryzacji możliwy jest wydruk arkusza spisu z natury (Rys. 8-93, 8-94). Na

podstawie wydruku arkusza spisu z natury ustalana jest wartość towaru znajdującego się w magazynie.

Przypominamy, że inwentaryzację należy przeprowadzić jak najdokładniej ponieważ wysokość zapasów

magazynowych ma wpływ na zobowiązania podatkowe firmy.

Rys. 8-93 Drukowanie Arkusza Spisu z Natury

Uwaga!

Jeśli w programie skonfigurowanych jest kilka magazynów, dla każdego z nich należy

przeprowadzić niezależną inwentaryzacje i wydrukować odpowiedni arkusz spisu z natury.

155

Rys. 8-94 Wydruk Arkusza Spisu z Natury

156

8.7.12 Dodatkowe funkcje w arkuszach AS i AI

8.7.12.1 Wykaz nadwyżek magazynowych

Służy do wydrukowania arkusza, na którym można odręcznie wprowadzić informację o wszelkich

nadwyżkach magazynowych, które zostały zaewidencjonowane podczas spisu. Na podstawie

wypełnionego ręcznie wykazu można dodać nadwyżki do arkusza inwentaryzacyjnego AI, aby po

zakończeniu dok. AS został zwiększony stan tych towarów na magazynie.

Rys. 8-95 Wykaz nadwyżek magazynowych

157

8.7.12.2 Funkcja kontrolująca powtarzające się towary na arkuszach AI

W przypadku, gdy na tworzonym arkuszu AI znajdują się towary występujące na wcześniej utworzonym

innym arkuszu AI program wyświetla komunikat z ostrzeżeniem o takich towarach oraz umożliwia

wydruk zestawienia z powtarzającymi się towarami (Rys. 8-96).

Rys. 8-96 Wykaz powtarzających się towarów

158

8.7.12.3 Sortowanie pozycji na dokumencie AI wg numerów katalogowych

Domyślnie program sortuje pozycje w arkuszu AI według indeksu towaru. W celu sprawnego

przeprowadzenia spisu towarów takie sortownie jest najbardziej optymalne, pod warunkiem ze towary

posiadają naklejone etykiety z w/w indeksem i są układane na półkach w kolejności zgodnej z w/w

indeksami. W przypadku, gdy spisywany towar jest poukładany na półkach wg nr katalogowych,

pozycje na dokumencie AI powinny być posortowane wg nr katalogowych. (Rys. 8-97)

Rys. 8-97 Sortowanie pozycji na Arkuszu Inwentaryzacyjnym wg nr katalogowych

159

8.7.12.4 Sortowanie pozycji w dok. AI wg nr użytkowych (tzw. skrótów lub oznaczeń handlowych np. WR7DC)

Domyślnie program sortuje pozycje w arkuszu AI według indeksu towaru. W celu sprawnego

przeprowadzenia spisu towarów takie sortownie jest najbardziej optymalne, pod warunkiem ze towary

posiadają naklejone etykiety z w/w indeksem i są układane na półkach w kolejności zgodnej z w/w

indeksami.

W przypadku, gdy spisywany towar jest poukładany na półkach wg skrótów tzw. oznaczeń handlowych

(nr użytkowych) np. WR7DC, P3355, 5PK980, WVA20687, pozycje na dokumencie AI powinny być

posortowane wg nr w/w skrótów. Oznaczenia skrótów są zazwyczaj ściśle powiązane z nr

katalogowymi i są bardzo wygodne w identyfikowaniu części zamiennych podczas spisu.

Rys. 8-98 Sortowanie pozycji na Arkuszu Inwentaryzacyjnym wg skrótów

Uwaga!

Aby zapewnić sprawne wprowadzenie spisanego towaru z wydruku do dok. AI, pozycje na

wydruku arkusza AI powinny być zawsze tak samo posortowane jak towary na arkuszu AI w

programie.

160

8.7.12.5 Wydruki różnic z AI i AS.

W systemie z poziomu dokumentów Arkusza Spisu i Arkusza Inwentaryzacyjnego dostępne są wydruki

pokazujące niezgodności inwentaryzacyjne.

Wykaz różnic dla pozycji niewypełnionych generowany jest z poziomu AS (zakładka: Inne), i pokazuje

towary, które nie zostały jeszcze przeliczone – dla nich kolumna Ilość ze spisu nie została wypełniona

(Rys. 8-99). Dostępna jest opcja wygenerowania Arkusza Inwentaryzacyjnego dla tych pozycji w

momencie zatwierdzania AS.

Rys. 8-99 Wykaz różnic dla pozycji niewypełnionych

161

8.7.12.6 Wykaz różnic inwentaryzacyjnych

Na Wykazie różnic inwentaryzacyjnych, który jest dostępny z poziomu dokumentu Arkusza spisu

(zakładka: Inne), znajdują się zaewidencjonowane podczas spisu nadwyżki i niedobory (Rys. 8-100). W

momencie zatwierdzania dokumentu AS automatycznie generowane dokumenty RI+/- skorygują

widniejące na tym zestawieniu różnice magazynowe.

Wydruk różnic dostępny jest również z poziomu dokumentu Arkusza inwentaryzacyjnego.

Rys. 8-100 Wykaz różnic inwentaryzacyjnych

162

8.7.12.7 Automatyczna weryfikacja towarów posiadających wiele lokalizacji

W sytuacji gdy, te same towary znajdują się w różnych lokalizacjach magazynu i mają określoną w

karcie towaru lokalizację, przed rozpoczęciem odczytu należy włączyć parametr programu Podczas

inwentaryzacji ustalaj stan towaru w lokalizacjach (Rys. 8-101).

Rys. 8-101 Ustalanie stanu towarów w lokalizacjach

Włączenie tej opcji spowoduje, że dla towarów, które znajdują się na więcej niż jednej lokalizacji,

system będzie wyświetlał okno z możliwością wyboru odpowiedniego miejsca składowania towaru.

UWAGA !

Jeżeli parametr Podczas inwentaryzacji ustalaj stan towaru w lokalizacjach nie zostanie

zaznaczony, wówczas odczytany stan będzie wprowadzany dla pierwszej pozycji (lokalizacji)

Arkusza inwentaryzacyjnego z tym towarem.

163

8.7.13 Zestawienie angaży czasowych z próbnej inwentaryzacji.

Poniżej przedstawiamy porównanie czasów przeprowadzenia próbnej inwentaryzacji, za pomocą

papierowych arkuszy i czytnika kodów kreskowych.

Inwentaryzację wykonano w małym sklepie motoryzacyjnym, spis towarów wykonywały 2 osoby.

Przykładowe angaże czasowe podczas inwentaryzacji w sklepie.

Różnica: około 15 godzin !!!!

Jak widać w w/w tabeli, inwentaryzacja za pomocą czytnika kodów kreskowych zajęła prawie o 15

godzin mniej niż spis na papierowych arkuszach. Również dokładność inwentaryzacji za pomocą

czytników jest znacznie większa.

Najszybszą metodą inwentaryzacji jest spis towarów za pomocą kolektora danych. Umożliwia on bardzo

szybkie przeprowadzenie spisu przy udziale nawet jednej osoby. Ponadto nie jesteśmy ograniczeni

odległością od stanowiska z komp. PC ponieważ pozycje towarowe mamy bezpośrednio dostępne w

kolektorze danych, które są na bieżąco uzupełniane ilościami spisywanych towarów. Ma to szczególnie

duże znaczenie kiedy spis wykonujemy w większym sklepie lub pomieszczeniach magazynowych.

Spis towarów za pomocą etykiet inwentaryzacyjnych jest najbardziej dokładną, a zarazem najbardziej

czasochłonną metodą inwentaryzacji. Ta metoda jest zalecana dla spisu towarów o wysokiej wartości,

gdzie wymagana jest bardzo duża dokładność przeprowadzanej inwentaryzacji.

LP Grupa towarów Ilość sztuk

Papierowe arkusze

Czytnik kodów kreskowych

11

Wycieraczki 360 130 min 22 min

22

Filtry 2730 260 min 102 min

33

Paski napędowe 860 280 min 87 min

44

Świece zapłonowe 1020 250 min 55 min

55

Przewody zapłonowe 750 230 min 60 min

Razem:

1180 min 20 godzin

326 min 5,5 godziny

164

Załącznik nr 1

Przykładowy Harmonogram Inwentaryzacji

dla Magazynu ____________________

1. Ustalenie terminu i czasu trwania inwentaryzacji.

Planowana data rozpoczęcia spisu_________________ godz. ___________

Planowana data zakończenia spisu _________________godz. ___________

2. Wyznaczenie osób obecnych przy spisie:

Przewodniczący(osoba odpowiedzialna za inwentaryzację):

__________________________________________________________ Pozostałe osoby uczestniczące w spisie:

1.__________________________ 3. ________________________

2. _________________________ 4. _________________________

3. Uzupełnienie etykiet z kodami kreskowymi, dla towarów które ich nie posiadają.

4. Przygotowanie dokumentów inwentaryzacyjnych - termin realizacji: …………..………….

a. Utworzenie AS (Arkusza Spisu).

b. Wybór metody przeprowadzenia spisu.

c. Utworzenie dokumentów AI (Arkusz Inwentaryzacyjny):

- wydruk AI dla metody spisu za pomocą papierowych arkuszy;

- eksport danych do kolektora dla metody z wykorzystaniem

kolektorów danych;

d. Przygotowanie druków „Wykazu nadwyżek magazynowych”

(Załącznik nr 2).

e. Przygotowanie druków „Rejestru towarów wydanych w trakcie

inwentaryzacji” (Załącznik nr 3)

f. Przekazanie w/w wydruków dla osób obecnych przy spisie.

5. Przeprowadzenie spisu z natury wybraną metodą Termin realizacji.

165

6. Wprowadzenie danych do systemu Integra 7

- termin realizacji: …………..………….

a. Wprowadzenie pozycji do dokumentu AI.

- ręczne wprowadzenie danych dla metody papierowych arkuszy;

- import danych z kolektora do systemu;

b. Wprowadzenie do dokumentu AI pozycji z „Wykazu nadwyżek

magazynowych”

c. Wyzerowanie niewypełnionych pozycji w arkuszach AI.

d. Zakończenie AI.

7. Rozliczenie inwentaryzacji - termin realizacji: …………..………….

a. Określenie ilościowe i wartościowe różnic inwentaryzacyjnych –

Wydruk „Wykazu różnic inwentaryzacyjnych”.

b. Wyjaśnienie różnic z osobami odpowiedzialnymi materialnie za

towar znajdujący się w sklepie lub magazynie i ewentualne

uzupełnienie stanów odnalezionych towarów w poszczególnych

dok. AI

c. Utworzenie dokumentów RI+/RI- (ustalenie faktycznego stanu

magazynowego).

8. Zakończenie inwentaryzacji - termin realizacji: …………..………….

a. Zakończenie dokumentu AS

b. Wydruk zakończonego arkusza spisu z natury i jego formalne

potwierdzenie przez osoby wykonujące inwentaryzację.

Przygotował/a:

…………………..

166

Załącznik nr 2 ________________ data

Wykaz nadwyżek magazynowych nr ……………………

L

LP

Nazwa

Nr katalogowy

Indeks

Stan mag.

JM

11

22

33

44

55

66

77

88

99

110

111

112

113

114

115

Uwagi:………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

167

8.8 Wystawianie dokumentów kasowych

System Integra 7 umożliwia wystawianie dokumentów kasowych zarówno do transakcji gotówkowych

jak i bezgotówkowych (przelewy bankowe, płatności kartami płatniczymi). Są to dokumenty KP i KW

(kasa przyjmie i kasa wyda) dla rozliczeń gotówkowych oraz BP i BW (bank przyjmie i bank wyda) dla

rozliczeń bezgotówkowych.

Dokumenty KP i KW mogą być tworzone i/lub wystawiane automatycznie w chwili wystawiania zleceń,

dok. sprzedaży, dokumentów zakupu czy korekt (decydują o tym ustawienia danego punktu sprzedaży)

lub mogą być przygotowywane ręcznie, a następnie dołączane do odpowiednich dokumentów (zlecenie,

dokument sprzedaży, dokument zakupu, korekta).

Do transakcji bezgotówkowych należy utworzyć dedykowaną kasę typu „bank” lub „karty kredytowe”,

gdzie będziemy wystawiać dokumenty BP (bank przyjmie) i BW (bank wyda) do zleceń, dokumentów

sprzedaży, dokumentów zakupu, korekt.

Szczegóły dot. tworzenia i konfiguracji kas można znaleźć w punkcie 6.11

Aby ręcznie utworzyć dokument kasowy należy przejść do modułu Kasa i wybrać z drzewa gałąź

Dokumenty Kasowe po czym wcisnąć przycisk Dodaj z paska edycji lub wybrać odpowiadającą mu

opcję z menu podręcznego. Powinno wyświetlić się okienko z możliwością wyboru interesującego nas

dokumentu kasowego (Rys. 8-102)

Rys. 8-102 Wybór dokumentu kasowego

Jeśli w ustawieniach punktu sprzedaży zaznaczono pozycje dot. tworzenia i/lub wystawiania dok.

kasowych (Rys. 8-103), to podczas wystawiania dokumentu sprzedaży, zakupu czy korekty z opcją

płatności „gotówka”, program zaproponuje automatyczne wygenerowanie lub wystawienie dok.

kasowego (KP lub KW).

Rys. 8-103 Konfiguracja współpracy punktu sprzedaży z modułem kasowym

168

Dokumenty sprzedaży / zakupu są rozliczone kasowo jeśli posiadają dołączone dok. kasowe na łączną

kwotę, na którą opiewają. Ręczne rozliczenie polega na:

dołączeniu dokumentów kasowych do dokumentu sprzedaży czy zakupu w zakładce Inne (Rys.

8-104),

Rys. 8-104 Dołączanie dok. kasowych do faktury

dołączeniu dokumentów sprzedaży czy zakupu do dokumentu kasowego w obszarze Rozliczenie

(Rys. 8-105),

Rys. 8-105 Dołączanie dok. sprzedaży do dok. kasowego

wciśnięciu prawego przycisku myszy na dokumencie nierozliczonym kasowo, wyborze pozycji

Rozlicz kasowo (Rys. 8-106). Program automatycznie poda kwotę rozliczenia w karcie rozliczania

dokumentu (Rys. 8-107). Można ręcznie zmienić tę kwotę, a także wybrać formę płatności, kasę

oraz datę rozliczenia.

169

Rys. 8-106 Rozliczanie kasowe nierozliczonych dokumentów z poziomu listy dokumentów

Rys. 8-107 Karta rozliczania dokumentu

170

8.8.1 Dokument KP (kasa przyjmie)

Dokumenty KP umożliwiają rozliczanie kasowe dokumentów sprzedaży oraz zleceń naprawy przy

płatnościach gotówką. Ponadto są wystawiane w przypadku dopłat gotówki związanych

z korektami dok. sprzedaży. Z chwilą wystawiania dokumentu sprzedaży, zlecenia lub korekty system

pyta się czy wystawić dokument kasowy na kwotę opiewającą na dokumencie sprzedaży (chyba, że

ustawiono inaczej – patrz opis powyżej). Jeżeli zostanie wybrana opcja Tak dokument kasowy zostanie

utworzony i/lub wystawiony oraz dołączony do dokumentu sprzedaży lub zlecenia.

Rys. 8-108 Dokument KP (kasa przyjmie)

8.8.2 Dokument KW (kasa wyda)

Dokumenty KW umożliwiają rozliczanie kasowe dokumentów zakupu przy płatnościach gotówką.

Wystawia się je wówczas, gdy z kasy wypłacana jest gotówka na poczet zakupów czy zwrotów klientom

(np. z tytułu korekt dok. sprzedaży).

W przypadku, gdy firma przekazuje pracownikowi zaliczkę na poczet zakupów, zaznaczamy opcję

Zaliczka w obszarze Status (Rys. 8-109).

171

Rys. 8-109 Dokument KW (kasa wyda)

8.8.3 Dokument BP (bank przyjmie)

Dokumenty BP służą do rozliczania kasowego dokumentów sprzedaży oraz zleceń naprawy przy

płatnościach przelewem lub kartą płatniczą. Ponadto są wystawiane w przypadku bezgotówkowych

dopłat związanych z korektami dok. sprzedaży.

Rys. 8-110 Dokument BP (bank przyjmie)

172

8.8.4 Dokument BW (bank wyda)

Dokument BW czyli Bank Wyda ma zastosowanie przy płatnościach przelewem za m. in.:

zobowiązania firmy: zakupy u dostawców, media (gaz, energia, telefon), z tytułu wypłaty

wynagrodzeń, transport itp.

Rys. 8-111 Dokument BW (bank wyda)

173

8.8.5 Dokument KM (kompensata)

Dokument KM czyli kompensata ma na celu uregulowanie wzajemnych zobowiązań

z kontrahentem. W pierwszym kroku musimy wybrać kontrahenta, a następnie dołączamy zarówno po

stronie należności, jak i zobowiązań dokumenty, które chcemy skompensować (rys. 8-112).

Rys. 8-112 Karta Kompensata - Nowy

Zależnie od tego czy chcemy rozliczyć się zupełnie z kontrahentem, czy tylko rozliczyć kwotę

wynikającą z różnicy, możemy wykonać dwie operacje:

1. Aby ustalić kwotę rozliczenia, wciskamy przycisk (1) Ustal wartość i przycisk Zapisz. W ten sposób

rozliczymy różnicę wynikającą z dołączonych dokumentów.

2. W przypadku, gdy chcemy rozliczyć się zupełnie z kontrahentem, musimy zaznaczyć opcję (2)

Utwórz dok. kasowy i przycisk Zapisz. W tym momencie zostanie wystawiony dodatkowo do

dokumentu KM dokument KP/KW, który rozliczy do końca wszystkie dokumenty.

Notatka: Do wydrukowania dokumentu KM musimy zaznaczyć pole Drukuj.

174

9 Raporty i rejestry

Program Integra 7 daje użytkownikom możliwość generowania różnego rodzaju raportów

i zestawień na podstawie zgromadzonych danych. Raporty pozwalają na bieżącą analizę osiąganych

wyników i ułatwiają podejmowanie decyzji związanych z prowadzeniem działalności. Znajdują się one w

menu głównym – pozycja Raporty i są uzależnione od aktywnego modułu.

Rys. 9-1 Menu Raporty

9.1 Raporty serwisowe

9.1.1 Historia pojazdu

Raport Historia pojazdu pozwala wyświetlić wszystkie naprawy wykonane w wybranym pojeździe, oraz

zużyte do tych napraw części zamienne. Interesujący nas samochód wybieramy z listy pojazdów (Rys.

9-2) poprzez dwukrotne kliknięcie lub za pomocą przycisku Wybierz.

Rys. 9-2 Lista pojazdów

175

Następnie ustawiamy parametry raportu. Okno służące do ustawiania parametrów raportu wygląda

następująco (Rys. 9-3):

zakres dat – okres, z którego dane mają być wzięte pod uwagę przy tworzeniu raportu,

szczegóły dotyczące wyświetlanych informacji – czy mają być wyszczególnione zużyte części i

wykonane usługi.

Uwagi, wprowadzone do zlecenia na zakładce Rozliczenie/Dok. sprzedaży.

Rys. 9-3 Ustawienia raportu Historia pojazdu

W utworzonym w ten sposób raporcie znajdują się:

podstawowe informacje na temat danego pojazdu i jego właściciela,

numery kolejnych zleceń oraz utworzonych do nich dok. sprzedaży wraz z datą,

wykonane usługi, uwagi i użyte do tego części oraz szczegółowe informacje na ich temat (indeks, nr

katalogowy, ilość, jednostka, rabat, wartość netto oraz ilość rbh).

Raport zawiera podsumowanie wartości netto z podziałem na towary i usługi oraz łączną sumę netto.

Przykładowy raport przedstawia Rys. 9-4.

176

Rys. 9-4 Raport Historia pojazdu

177

9.1.2 Raport serwisantów

Raport ten pozwala zapoznać się z wynikami pracy poszczególnych serwisantów. Jest to

wyszczególnienie wykonanych przez pracowników usług (wartość i liczba roboczogodzin) oraz użytych

towarów. Po wybraniu tego raportu z listy należy ustawić jego parametry, czyli:

Zakres dat – okres, z którego dane mają być wzięte pod uwagę przy tworzeniu raportu uwzględnienie

serwisantów (tylko aktywni, tylko z obrotem > 0, obrót nie przydzielony). Dodatkowo można ustawić

parametry prezentacji graficznej raportu w postaci wykresu.

Rys. 9-5 Ustawienia Raportu serwisantów

Takie zestawienie informacji pozwala na ocenę efektywności pracy poszczególnych serwisantów i

premiowanie ich na podstawie faktycznie osiągniętych wyników. W raporcie znajduje się także

podsumowanie wykonanych w danym okresie usług (wartość i liczba roboczogodzin) oraz użytych

towarów, co pozwala na ocenę efektywności całego serwisu. Przykład Raportu serwisantów

przedstawia Rys. 9-6.

Rys. 9-6 Raport serwisantów

178

9.1.3 Raport serwisanta

Raport ten pełni podobną funkcję jak raport serwisantów, z tą różnicą że jest tworzony dla jednego,

wybranego pracownika. Serwisant wybierany jest z listy pracowników poprzez dwukrotne kliknięcie lub

użycie przycisku Wybierz.

Rys. 9-7 Lista pracowników

Kolejnym krokiem przy tworzeniu raportu serwisanta jest wybranie okresu z którego dane mają być

wzięte pod uwagę przy tworzeniu raportu (wybór serwisu i ustawienie zakresu dat). Okno służące do

ustawiania parametrów do raportu serwisanta wygląda następująco:

Rys. 9-8 Ustawienia Raportu serwisanta

Raport serwisanta zawiera szczegółowe informacje na temat wykonanych przez niego usług

i użytych do tego części (nazwa, indeks, nr katalogowy, ilość, jednostka, rabat, wartość netto oraz ilość

roboczogodzin). Informacje te są pogrupowane w porządku chronologicznym,

z podziałem na poszczególne zlecenia i utworzone do tych zleceń dokumenty sprzedaży.

179

W raporcie znajduje się podsumowanie wykonanych w danym okresie usług (wartość i liczba

roboczogodzin) oraz użytych towarów.

Rys. 9-9 Przykładowy Raport serwisanta

9.1.4 Raporty gwarancyjne

Pozwalają na wyświetlenie zestawienia napraw gwarancyjnych w zależności od kontrahenta (gwaranta)

oraz pojazdu.

180

9.2 Raport zakupu

9.2.1 Raport zakupu sumaryczny

Prezentuje łączną

wartość zakupów

(netto, VAT, brutto) za

dany okres czasu.

Rys. 9-10 Raport zakupu sumaryczny

9.2.2 Raport zakupu/sprzedaży sumaryczny

Prezentuje łączną

wartość zakupów,

sprzedaży oraz

różnicę między nimi

(netto, VAT, brutto)

za dany okres czasu.

Rys. 9-11 Raport zakupu/sprzedaży sumaryczny

181

9.3 Raporty sprzedaży

Drugi rodzaj raportów dostępnych w systemie Integra 7 to raporty sprzedaży. Pozwalają one na

zestawienie danych dotyczących sprzedaży zarówno towarów, jak i usług w wybranym okresie czasu.

Rys. 9-12 Dostępne raporty sprzedaży

9.3.1 Raport sprzedaży towarów

Tworzymy go wybierając z listy raportów sprzedaży pozycję Raport sprzedaży towarów. Następnie

wybieramy zakres dat, zaznaczając w ten sposób okres czasu, z którego dane mają zostać pobrane do

raportu.

Rys. 9-13 Ustawienia Raportu sprzedaży towarów

W utworzonym w ten sposób raporcie wyszczególnione są następujące informacje dotyczące

sprzedanych towarów: nazwa, indeks, numer katalogowy, ilość oraz wartość netto i brutto.

Poszczególne pozycje towarów są podzielone na grupy główne i podgrupy, w obrębie których

podsumowane są wartości sprzedaży netto i brutto. Raport zawiera także łączną wartość towarów

sprzedanych w danym okresie czasu. Przykładowy raport przedstawiono na Rys. 9-10.

182

Rys. 9-10 Przykładowy Raport sprzedaży towarów

9.3.2 Raport sprzedaży towaru

Przedstawia listę dok. sprzedaży, na których znalazł się wybrany przez nas towar oraz w ramach

każdego dok. informacje o: ilości, udzielonym rabacie, cenie zakupu netto, marży netto, wartości netto i

wartości brutto wybranego towaru.

183

9.3.3 Raport sprzedaży usług

Tworzymy go wybierając z listy raportów sprzedaży pozycję Raport sprzedaży usług. Podobnie jak w

przypadku innych raportów rozpoczynamy od ustawienia zakresu dat (Rys. 9-11)

Rys. 9-11 Ustawienia raportu sprzedaży usług

Sposób tworzenia i budowa tego raportu jest podobne jak w przypadku raportu sprzedaży towarów.

Poszczególne pozycje usług są podzielone na grupy główne i podgrupy, w obrębie których

podsumowane są wartości sprzedaży netto i brutto. Raport zawiera także łączną wartość usług

sprzedanych w danym okresie czasu. Przykładowy raport sprzedaży usług przedstawiono na Rys. 9-12.

Rys. 9-12 Przykładowy Raport sprzedaży usług

184

9.3.4 Raport sprzedaży usługi

Przedstawia listę dok. sprzedaży, na których znalazła się wybrana przez nas usługa oraz w ramach

każdego dok. informacje o: ilości, udzielonym rabacie, wartości netto i wartości brutto wybranej usługi.

9.3.5 Raport sprzedaży sumaryczny

Prezentuje podsumowanie wartości sprzedaży w zadanym okresie. Otrzymujemy w nim informację o:

wartości netto, kwocie VAT i wartości brutto sprzedaży. Dodatkowo powyższe informacje przedstawione

są w rozbiciu na różne stawki podatku VAT (o ile wystąpiły).

Rys. 9-13 Przykładowy Raport sprzedaży usług

9.3.6 Raport kontrahenta

Przedstawia listę dokumentów sprzedaży wystawionych danemu kontrahentowi wraz z listą ujętych w

nich towarów i usług. Przy towarach znajdziemy informację o: ilości, jednostkach miary, rabatach,

wartościach netto i wartościach brutto. Dodatkowo jest pokazane podsumowanie z: wartością netto i

brutto sprzedanych towarów, wartością netto i brutto sprzedanych usług, a także wartość łączna

sprzedaży.

185

9.4 Rejestry dokumentów

Rys. 9-14 Rejestry dokumentów

System Integra 7 zawiera następujące rejestry dokumentów:

Rejestr dokumentów sprzedaży,

Rejestr paragonów fiskalnych,

Rejestr faktur VAT,

Rejestr faktur VAT Marża,

Rejestr faktur zaliczkowych,

Rejestr dok. wewnętrznych,

Rejestr paragonów fiskalnych korygujących,

Rejestr faktur VAT korygujących,

Rejestr faktur zaliczkowych korygujących,

Rejestr dok. wewnętrznych korygujących,

Rejestr dokumentów WNT.

Rejestry dokumentów sprzedaży można wyeksportować do pliku w celu wykorzystania

w programach finansowo-księgowych lub zaimportować z programów finansowo-księgowych. Służy do

tego Interfejs Systemów Finansowo-Księgowych, opisany w Instrukcji użytkownika cz.2 rozdział 3.

186

9.5 Raporty magazynowe

Raporty te umożliwiają sprawną gospodarkę magazynową i są pomocne przy tworzeniu zamówień.

\

Rys. 9-15 Raporty magazynowe

9.5.1 Stany magazynowe

Raport ten pozwala na wyświetlenie listy towarów wraz z ich stanami magazynowymi. Aby go utworzyć

wybieramy pozycję Stany magazynowe z listy raportów magazynowych i ewentualnie ustalamy zakres

grup i podgrup towarów do raportu. Jeśli raport ma być wykonany dla wybranego magazynu,

zaznaczamy jego nazwę przy pomocy myszy.

Rys. 9-16 Ustawienia raportu Stany magazynowe

W raporcie znajdują się następujące informacje szczegółowe: numer katalogowy, indeks, nazwa towaru

oraz jego ilość znajdująca się w magazynie. Przykładowy raport dla wybranej grupy Filtry i podgrupy

Powietrza przedstawiono na Rys. 9-17.

187

Rys. 9-17 Przykładowy raport stanów magazynowych

9.5.2 Stany magazynowe z cenami

Raport ten tworzymy wybierając z listy raportów magazynowych pozycję Stany magazynowe z cenami.

Następnie ustawiamy kryteria podobnie jak w poprzednim raporcie magazynowym.

Budowa tego raportu jest podobna do poprzedniego - znajdują się w nim następujące informacje

szczegółowe: numer katalogowy, indeks, nazwa towaru oraz ilość znajdująca się

w magazynie, a także cena netto i wartość danego towaru.

9.5.3 Pozostałe raporty magazynowe:

Raport dostaw / zobowiązań – przedstawia listę dostaw wraz z prezentacją dokumentu

zakupu, daty operacji, wartości netto, wartości brutto oraz informacją czy dokument został

rozliczony.

Raport zarezerwowanych towarów – przedstawia listę towarów zarezerwowanych

z prezentacją ilości rezerwacji, stanu w magazynie oraz różnicy między stanem,

a rezerwacją.

Raport przekroczeń stanów kontrolnych – prezentuje listę towarów w zależności od różnic

między stanem w magazynie, a stanem minimalnym lub zalecanym lub maksymalnym. Stany

kontrolne ustala się w kartotece towaru (zakładka Dodatkowe).

Historia towaru – przedstawia ilości przychodów i rozchodów wybranego towaru

w zadanym okresie z jednoczesną prezentacją dokumentów magazynowych.

Historyczne stany magazynowe z cenami – prezentuje stany magazynowe na zadany dzień.

188

9.6 Raporty kasowe

System Integra 7 udostępnia użytkownikowi następujące raporty związane z kasą:

Raporty dostępne z menu głównego

(Rys. 9-18):

Rys. 9-18 Menu Raporty kasowe

Raport kasowy – pokazuje listę dok. kasowych z wartościami przychodu i rozchodu w

zadanym okresie czasu oraz podsumowanie: przychód, rozchód, zmianę stanu, stan

początkowy i stan końcowy kasy (raport po wygenerowaniu może być wydrukowany, ale nie

zostaje zapisany w bazie w formie dokumentu).

Raport dostaw / zobowiązań – lista kontrahentów, którym zalegamy z płatnościami. Raport

jest generowany na podstawie dok. PZ. Można go wykonać dla konkretnego kontrahenta, za

dany okres.

Raport zaliczek – raport wykonywany na podstawie dokumentów KW (kasa wyda)

i BW (bank wyda), które mają zaznaczoną opcję Zaliczka (są wystawiane na poczet zakupów).

W raporcie znajdziemy listę tych dokumentów wraz z kwotą i kwotą pozostałą po rozliczeniu

nimi faktury zakupu w module Finanse.

Raport dostępny z drzewa dokumentów (Rys. 9-19):

Raport kasowy z numeracją – pozwala wygenerować listę dok. kasowych z wartościami

przychodu i rozchodu w zadanym okresie czasu oraz podsumowanie: przychód, rozchód,

zmianę stanu, stan początkowy i stan końcowy kasy. Różnica między Raportem kasowym i

Raportem kasowym z numeracją polega na tym, że ten ostatni otrzymuje własny numer i

zostaje zapisany w bazie. Należy zwrócić uwagę, że okres za jaki zostanie wygenerowany

Raport kasowy z numeracją zostanie zablokowany. Nie będzie możliwości wystawienia

dokumentów kasowych z datą pokrywającą się z zakresem dat raportu kasowego.

189

10 Moduł Finanse

Moduł Finanse pozwala na ewidencję kosztów firmy takich jak: płace, energia, telefony, czynsz oraz

innych bieżących wydatków wprowadzanych do systemu na podstawie dokumentów zakupu. Koszty

firmy można podzielić na różne kategorie, które można wykorzystać przy analizowaniu wydatków firmy.

Dzięki temu możemy np. porównać jak wyglądały opłaty za telefony, czy energię elektryczną w

ostatnich kilku miesiącach.

Z dokumentów zakupu można także korzystać w przypadku ewidencji zakupów części zamiennych. W

przypadku zwrotu części mamy możliwość wystawienia korekty dok. zakupu, a nawet wystawienia kilku

korekt w przypadku, gdy dokument zakupu korygowany jest wielokrotnie. Moduł zapewnia obsługę dok.

typu KW, KP, BW, BP, KM oraz zawiera wiele raportów dot. należności i zobowiązań firmy, które

zapewniają kontrolę przepływu gotówki, a także pozwalają orientacyjnie ustalić dochody firmy oraz

podatek VAT. Opcjonalnie jest możliwa współpraca z programami Finansowo Księgowymi i systemami

bankowymi (np. BOŚ, BPH, BZWBK, ING Bank Śląski, mBank, PEKAO SA, PKO BP, Inteligo,

Spółdzielcza Grupa Bankowa).

10.1 Wystawienie faktury zakupu (towary na magazyn)

Dodajemy nową fakturę zakupu.

Uzupełniamy zakładkę Podstawowe - nr dok. zakupu, formy płatności, datę zakupu, datę

wystawienia, terminy płatności, dane kontrahenta. Kwota faktury zakupu zostanie automatycznie

obliczona na podstawie dołączonych dokumentów PZ oraz wartości wprowadzonych w sekcji

Koszty.

W polu Opis zaleca się wpisywać zawartość faktury zakupu.

W polu Uwagi można wprowadzić dodatkową informację dla danego dokumentu.

Pola dotyczące pracownika wystawiającego i odbierającego dokument mogą być uzupełniane przez

program lub wybierane ręcznie w zależności od potrzeb.

Wybieramy odpowiednią kategorię w sekcji Towary na magazyn (np. Zakupy towaru na magazyn).

Jeśli brakuje odpowiedniej kategorii, można ją dodać przyciskiem […].

Tworzymy dok. przyjęcia zewnętrznego PZ (przycisk Utwórz PZ). W przypadku, gdy dok. PZ został

przygotowany wcześniej, istnieje możliwość dołączenia go do FZ (zakładka Dodatkowe przycisk

Dołącz w sekcji Dołączone dokumenty magazynowe – Rys. 10-2).

W przypadku, gdy faktura zakupu zawiera pozycje kosztowe (np. koszty transportu), należy

wypełnić sekcję Koszty. Wybieramy odpowiednią kategorię kosztów (jeśli brakuje odpowiedniej

kategorii, można ją dodać przyciskiem […].

Istnieje możliwość rejestracji ponoszonych kosztów, które nie są potwierdzone dokumentem

zakupu. W tym celu należy wypełnić sekcję Koszty bez zaznaczenia opcji Koszty księgowe.

Wystawiamy dokument przyciskiem Zapisz.

Przykład wypełnienia zakładki „Podstawowe” przedstawia Rys. 10-1. Przykład wypełnienia zakładki „Dodatkowe” przedstawia Rys. 10-2.

190

Rys. 10-1 Przykład wypełnienia faktury zakupu – zakładka „Podstawowe"

Rys. 10-2 Przykład wypełnienia faktury zakupu – zakładka „Dodatkowe"

191

10.2 Wystawienie faktury zakupu (koszty firmy)


Uzupełniamy zakładkę Podstawowe - nr dok. zakupu, formy płatności, datę zakupu, datę

wystawienia, terminy płatności, dane kontrahenta. Kwoty zostaną obliczone na podstawie wpisów w

sekcji Koszty.


Wybieramy odpowiednią kategorię w sekcji Koszty (np. art. BHP, odzież robocza, energia

elektryczna, czynsz, wynagrodzenia, usługi transportowe itp.). Jeśli brakuje odpowiedniej kategorii,

można ją dodać przyciskiem […].

Można również przypisać udział w kosztach do różnych punktów sprzedaży. W tym celu wciskamy

Dodaj w sekcji Udział w kosztach na zakładce Dodatkowe, a następnie wybieramy punkt sprzedaży

i przypisujemy do niego udział procentowy (Rys. 10-4).

W polu Uwagi można wprowadzić dodatkową informację dotyczącą danego dokumentu.




Przykład wypełnienia zakładki Podstawowe faktury zakupu dot. kosztów przedstawiono na Rys. 10-3.

Rys. 10-3 Przykład wypełnienia faktury zakupu – zakładka Podstawowe

Przykład wypełnienia zakładki Dodatkowe faktury zakupu dot. kosztów przedstawia Rys. 10-4.

192

Rys. 10-4 Przykład wypełnienia faktury zakupu – zakładka Dodatkowe

Na Rys. 10-5 przedstawiono listę faktur zakupu

Rys. 10-5 Przykładowa lista faktur zakupu

193

10.3 Wystawienie faktury zakupu korygującej (FZK)

W momencie otrzymania faktury korygującej na zakupione towary czy usługi, należy wykonać korektę

odpowiedniej faktury zakupu.

Wystawiamy dokument FZK, wciskając prawy przycisk myszy na dokumencie, który chcemy

skorygować i wybieramy Utwórz korektę, albo dodajemy nowy dokument z poziomu Faktur Zakupu

Korygujących (Rys. 10-6).

Rys. 10-6 Sposób dodania korekty faktury zakupu

Wypełniamy zakładkę Podstawowe (nr dok. zakupu, data korekty, wystawienia i terminu płatności,

uwagi (Rys. 10-7).

Dla faktur zakupu dot. towarów na magazyn tworzymy dok. PZK (przyjęcie zewnętrzne korygujące)

za pomocą przycisku Utwórz PZK (Rys. 10-7) lub dołączamy przyciskiem Dołącz w sekcji

Dołączone dokumenty magazynowe na zakładce Dodatkowe, jeśli PZK utworzono wcześniej

(Rys.16-8).

Dla faktur zakupu dot. kosztów wpisujemy kwotę, o którą zmniejszono lub zwiększono wartość

dokumentu (Rys. 10-8).


194

Rys. 10-7 Przykład wypełnienia korekty faktury zakupu – zakładka Podstawowe

Rys. 10-8 Wpisanie kwoty korekty dotyczącej kosztów

195

10.4 Wystawienie faktury zakupu (WNT)

Faktury zakupu WNT stosuje się w przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towaru.


Pobieramy aktualne kursy walut potwierdzając wyświetlony komunikat

Zakładka Dane dokumentu

Uzupełniamy zakładkę Dane dokumentu - nr dok. zakupu, datę zakupu z rach. oraz datę wystawienia

WNT, formy i terminy płatności, dane kontrahenta, rodzaj waluty (korzystając z przycisku Pobierz kurs

można pobrać aktualny kurs waluty z NBP, po którym zostanie przeliczona wartość zakupu na

złotówki). Kwota faktury zakupu zostanie automatycznie obliczona na podstawie wprowadzonych

pozycji na zakładce Towary oraz wartości wprowadzonych w sekcji Koszty.


W polu Uwagi można wprowadzić dodatkową informację dla danego dokumentu.



Wybieramy odpowiednią kategorię w sekcji Towary na magazyn (np. Zakupy towaru na magazyn).

Jeśli brakuje odpowiedniej kategorii, można ją dodać przyciskiem […].

W przypadku, gdy faktura zakupu zawiera pozycje kosztowe (np. koszty transportu), należy

wypełnić sekcję Koszty. Wybieramy odpowiednią kategorię kosztów (jeśli brakuje odpowiedniej

kategorii, można ją dodać przyciskiem […].

Zakładka Towary

Dodajemy pozycje towarowe do dokumentu wykorzystując przyciski Dodaj… . W oknie pośrednim

określamy ilość zakupionego towaru oraz cenę jednostkową w walucie, w której została wystawiona

faktura zakupu (np. EUR)


Przykład wypełnienia zakładki Dane dokumentu przedstawia Rys. 10-9. Przykład wypełnienia zakładki Towary przedstawia Rys. 10-10.

196

Rys. 10-9 Przykład wypełnienia faktury zakupu WNT – zakładka Dane dokumentu

Rys. 10-10 Przykład wypełnienia faktury zakupu WNT – zakładka Towary

197

10.5 Wystawienie korekty faktury zakupu (WNTK)

W momencie otrzymania faktury korygującej na zakupione towary czy usługi, należy wykonać korektę

odpowiedniej faktury zakupu.

Wystawiamy dokument FZK, wciskając prawy przycisk myszy na dokumencie, który chcemy

skorygować i wybieramy Utwórz korektę, albo dodajemy nowy dokument z poziomu Faktur Zakupu

Korygujących (Rys. 10-6).

Rys. 10-6 Sposób dodania korekty faktury zakupu

Zakładka Dane dokumentu

Wypełniamy zakładkę Dane dokumentu (nr dok. zakupu, opis, data korekty z rach oraz data wyst.

WNTK, forma i termin płatności, uwagi (Rys. 10-7).

Dla faktur zakupu dot. kosztów wpisujemy kwotę, o którą zmniejszono lub zwiększono wartość

dokumentu.

Zakładka Towary

Na zakładce Towary w sekcji Powinno być korygujemy ilość lub cenę jednostkową wybranej pozycji.

(Rys. 10-7).


198

Rys. 10-11 Przykład wypełnienia korekty faktury zakupu WNTK – zakładka Dane dokumentu

Rys. 10-12 Przykład wypełnienia korekty faktury zakupu WNTK – zakładka Towary

199

10.6 Dokumenty kasowe (dostępne w module Finanse)

Standardowe dokumenty kasowe KP, KW, BP i BW zostały opisane w rozdziale 8.8.

10.6.1 Dokument KM (kompensata)

Kompensata jest dokumentem, który ułatwia rozliczenia z kontrahentami. Wystawia się go wówczas,

gdy mamy należności oraz zobowiązania we wzajemnych transakcjach z danym kontrahentem.

Kompensaty pozwalają na ograniczenie ilości czynności wykonywanych w programie Integra 7.

Rys. 10-9 przedstawia kartę kompensaty. W obszarze „Należności” dołączamy dokumenty, które są

zobowiązaniami kontrahenta wobec naszej firmy, a w obszarze „Zobowiązania” dołączamy dokumenty,

które są naszym zobowiązaniem wobec tego samego kontrahenta.

Dokument KM można zakończyć na 2 sposoby:

3. Utworzenie wyłącznie kompensaty (dokumenty zostaną rozliczone do kwoty wspólnej dla

zobowiązań i należności).

W celu utworzenia wyłącznie kompensaty, która rozliczy zobowiązania i należności w części

wspólnej, należy przed wystawieniem dokumentu KM wybrać przycisk Ustal wartość (Rys. 10-13).

4. Utworzenie kompensaty z całkowitym rozliczeniem kasowym

W przypadku, gdy dokumenty zobowiązań i należności mają zostać całkowicie rozliczone kasowo,

należy przed wystawieniem dokumentu KM zaznaczyć opcję Utwórz dok. kasowy (Rys. 10-9). W

konsekwencji program obliczy wartości kwot i wystawi odpowiednie dokumenty kasowe:

KP bądź BP w przypadku, gdy należności przekraczają wartość zobowiązań,

KW bądź BW jeśli wartość zobowiązań jest większa niż należności.

200

Rys. 10-13 Dokument KM (kompensata)

10.6.2 Dokument RD (rozliczenia dodatkowe)

Dokument RD jest szczególnym rodzajem dokumentu kasowego. W programie został wprowadzony do

rozliczeń dokonywanymi kartami płatniczymi, ponieważ właśnie wtedy pojawia się problem z

prawidłowym rozliczeniem dokumentów sprzedaży. Zastosowanie tego dokumentu zostanie

przedstawione na przykładzie:

Przykład:

1. Wystawiono fakturę sprzedaży na kwotę 1200zł. Klient dokonuje płatności kartą.

2. Z tytułu obsłużonej płatności kartą na konto firmy wpływa kwota 1164,00zł, która jest

pomniejszona o prowizję firmy obsługującej terminal. W programie Integra 7 wystawiono dok.

kasowy BP na kwotę 1164zł.

3. Firma obsługująca terminal wystawiła za swoje usługi fakturę na kwotę 36zł. Faktura zakupu

została zarejestrowana w programie Integra 7 (Rys. 10-14).

W celu prawidłowego rozliczenia kasowego dokumentu sprzedaży należy wystawić dokument RD

(Rys. 10-15), do którego podłączamy odpowiednio dok. BP (1), fakturę sprzedaży (2) oraz fakturę

zakupu (3). Tak wystawiony dokument RD całkowicie rozliczy wszystkie dołączone do niego

dokumenty.

201

Rys. 10-14 Wystawione dokumenty FV, BP, FZ

Rys. 10-15 Rozliczenie kasowe dokumentów FV i FZ za pomocą dokumentu RD

202

10.7 Windykacja przeterminowanych płatności

Funkcje umożliwiają wysłanie wiadomości SMS oraz wystawienie dokumentu Wezwania do zapłaty dla

kontrahentów, którzy nie wywiązali się ze zobowiązań wobec naszej firmy (Rys. 10-16, Rys. 10-17).

Rys. 10-16 Wybór opcji Wezwanie do zapłaty z listy dok. sprzedaży

10-17 Wybór opcji Wezwanie do zapłaty z listy kontrahentów

203

10.7.1 SMS dot. przeterminowanych płatności

Funkcja dostępna jest na liście dokumentów sprzedaży w module Finanse w menu podręcznym (prawy

przycisk myszy) (Rys. 10-16).

W celu odfiltrowania przeterminowanych płatności na liście dokumentów sprzedaży należy ustalić

graniczne daty płatności oraz zaznaczyć opcję Nierozliczone kasowo (Rys. 10-16). Następnie należy

wybrać funkcję Wyślij SMS dot. zapłaty lub Wyślij SMS dot. zapłaty (nr i kwota) (Rys. 10-16).

Automatycznie przygotowane okna z wiadomościami przygotowanymi do wysłania prezentuje Rys. 10-

18.

10-18 Okna wiadomości Wyślij SMS dot. zapłaty oraz Wyślij SMS dot. zapłaty (nr i kwota)

10.7.2 Wezwania do zapłaty

Tworzenie wezwań do zapłaty odbywa się w module Finanse oraz Kasa bezpośrednio z listy

dokumentów sprzedaży (Rys. 10-16) oraz z listy kontrahentów (Rys. 10-17). Należy wcisnąć prawy

przycisk myszy, a następnie wybrać pozycję Wezwanie do zapłaty.

Karta Wezwanie do zapłaty (Rys. 10-19) umożliwia dołączenie nierozliczonych dokumentów, dzięki

czemu zostanie obliczona wartość zobowiązań klienta wobec naszej firmy. Ponadto można ustalić datę

płatności zaległych kwot, a także wysokość odsetek za zwłokę. Do wyboru jest kilka wzorów ponagleń,

które zostaną umieszczone na wydruku.

204

10-19 Wezwanie do zapłaty

Wydruk wezwania do zapłaty (Rys. 10-20) będzie zawierał dane wystawiającego oraz dłużnika,

informacje dot. nierozliczonych dokumentów, a także tekst wezwania (zgodnie z wybranym wcześniej

wzorem ponaglenia).

205

Rys. 10-20 Wydruk wezwania do zapłaty (różne wzory)

206

NOTATKI

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

207

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

208

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

209

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

7.4.40.8

Podręcznik Użytkownika Oprogramowanie Integra 7 Moduły ... · odpowiednich dokumentów takich...

Documents

Transcript of Podręcznik Użytkownika Oprogramowanie Integra 7 Moduły ... · odpowiednich dokumentów takich...