PI portal informacyjny pracownikw UJ: Wniosek o urlop wypoczynkowy

Strona 1

Wprowadzenie:

Niniejsza instrukcja opisuje proces wnioskowania o nieobecno z wykorzystaniem PI portalu informacyjnego pracownikw UJ.

Istotne zaoenia:

Wnioski elektroniczne odnosz si jedynie do urlopu wypoczynkowego. Wnioskowanie o inny rodzaj nieobecnoci odbywa si w tradycyjny sposb (w oparciu o wnioski papierowe).

Zaleca si wykorzystywanie przegldarki Internet Explorer w wersji 7.0 , 8.0, 9.0 (dla wersji 8 i 9 naley wczy tryb zgodnoci instrukcja: http://www.sapiens.uj.edu.pl/instrukcje_video.php?id=32 ) albo

Mozilla FireFox 3.6

Ze wzgldu na wpyw nieobecnoci na naliczenia wynagrodzenia, modyfikacja lub usunicie zaakceptowanej ju nieobecnoci moliwa jest jedynie poprzez Dzia Spraw Osobowych. System nie zezwala na takie operacje.

Przebieg procesu:

Na oglny przebieg procesu skadaj si nastpujce etapy:

A. Wskazanie zastpujcego. Wnioskujcy moe wskaza osob, ktra bdzie go zastpowa w czasie jego nieobecnoci. Wskazanie takiej osoby skutkuje tym, e jako pierwsza bdzie ona musiaa zaakceptowa wniosek i tym samym zgodzi si na przyjcie zastpstwa.

B. Wypenienie i wysanie wniosku. Wnioskujcy podaje daty kracowe nieobecnoci i przesya do akceptacji zastpujcego (jeli by podany) / przeoonego.

C. Akceptacja zastpujcego (jeli wskazano go we wczeniejszym etapie). Osoba zastpujca moe odrzuci wniosek, ktry ju dalej nie bdzie przetwarzany.

D. Akceptacja bezporedniego przeoonego. Bezporedni przeoony moe zaakceptowa lub odrzuci wniosek. W przypadku odrzucenia wniosek nie jest dalej przetwarzany.

E. (opcjonalnie) Akceptacja przeoonego wyszego poziomu (np. dziekana). W niektrych jednostkach moe wystpowa jeszcze druga akceptacja przeoonego wyszego poziomu. Brak akceptacji wniosku na tym poziomie powoduje, i nie jest on dalej przetwarzany.

Niniejsza instrukcja omawia etap A oraz B.

EElleekkttrroonniicczznnyy wwnniioosseekk oo uurrlloopp wwyyppoocczzyynnkkoowwyy kkrrookk ppoo kkrrookkuu

PI portal informacyjny pracownikw UJ: Wniosek o urlop wypoczynkowy

Strona 2

A. Wskazanie zastpujcego

Opis kroku:

W tym kroku opisano sposb wywoania funkcjonalnoci wnioskowania o urlop wypoczynkowy na portalu (A.1)

Opisano take sposb zdefiniowania osoby zastpujcego, ktra ma przej obowizki na czas nieobecnoci (A.2). Wskazanie takiej osoby skutkowa bdzie tym, e jako pierwsza bdzie ona musiaa elektronicznie zaakceptowa wniosek zgadzajc si tym samym na zastpstwo. Moe ona oczywicie take odrzuci taki wniosek.

A.1 Wywoanie funkcjonalnoci wnioskowania

W menu naley wybra System samoobsugi pracowniczej, za w podmenu - Przegld. Nastpnie naley wybra Wiosek o nieobecno.

Wniosek mona zoy ze wskazaniem zastpujcego lub bez takiego wskazania. System sugeruje jako zastpujcego osob wskazan w poprzednio wypenionym wniosku.

Jeli uytkownik chce zmieni / usun wskazanie osoby zastujcej powinien wcisn przycisk Zmie (A.2).

Jeli wnioskujcy nie chce zmienia wyboru osoby zastpujcej, powinien przej do etapu wypeniania wniosku wciskajc przycisk Z wniosek (B.1).

PI portal informacyjny pracownikw UJ: Wniosek o urlop wypoczynkowy

Strona 3

A.2 Wybr osoby zastpujcej

Wcinicie przycisku Zmie pozwala wybra osob zastpujc spord pracownikw Uczelni.

Aby wyszuka pracownika naley wpisa jego nazwisko (lub cz) w polu i wcisn przycisk Szukaj. Wywietlona zostanie lista pracownikw wraz z numerami osobowymi oraz przynalenoci do jednostki.

Naley wskaza na licie waciw osob i wcisn przycisk Wybierz.

Wybranie osoby uwidocznione zostanie na ekranie.

W celu przejcia do etapu wypeniania wniosku naley wcisn Z wniosek.

A.2.1 Usuwanie wyboru osoby zastpujcej

Jeli wnioskujcy chce zoy wniosek bez wskazywania osoby zastpujcej, wwczas powinien usun wskazanie osoby poprzez:

1. Wcinicie przycisku Zmie

2. Wcinicie przycisku Szukaj przy pustym polu wyszukiwania

3. Wcinicie przycisku Wybierz

Wybr zostanie odzwierciedlony na ekranie - przy przycisku Zmie nie wywietlaj si dane osoby zastpujcej.

PI portal informacyjny pracownikw UJ: Wniosek o urlop wypoczynkowy

Strona 4

B. Wypenienie i wysanie wniosku

B.1 Okrelenie dat

Po wciniciu przycisku Z wniosek wywietlony zostanie ekran pozwalajcy zdefiniowa okres urlopu.

Wywietlany jest kalendarz obejmujcy miesic biecy i dwa nastpne z zaznaczonymi nieobecnociami lub zoonymi ju wnioskami.

Wnioskujcy powinien wypeni dat pocztkow urlopu. Jeli urlop jest duszy ni 1 dzie, naley take wskaza dat kocow.

Aby wprowadzi dat naley klikn na ikonie kalendarza z prawej strony pola. Na wywietlonym kalendarzu naley wybra stosowny miesic i wskaza odpowiedni dzie.

Nie ma potrzeby wypeniania innych pl.

Prosz upewni si, e w polu Przetwarzajcy wywietlane jest nazwisko albo osoby zastpujcej (jeli taka bya wskazana) albo przeoonego waciwego do akceptacji wniosku urlopowego.

Na tym etapie uytkownik moe take uzyska dodatkowe informacje dotyczce swoich urlopw.

Klikajc na Wywietlanie Konta czasowe moe odczyta, ile urlopu pozostao mu do wykorzystania.

Klikajc za na Wywietlanie Przegld urlopw moe uzyska informacj o zoonych ju wnioskach urlopowych.

PI portal informacyjny pracownikw UJ: Wniosek o urlop wypoczynkowy

Strona 5

Po zakoczeniu wprowadzania dat naley wcisn przycisk Nastpny krok.

B.2 Weryfikacja danych wniosku i wysanie

W tym kroku wywietlone zostan do weryfikacji dane wprowadzone w poprzednim kroku.

Czas trwania urlopu zostanie automatycznie wyliczony przez system z uwzgldnieniem dni wolnych i wit.

Podana jest take osoba, ktra otrzyma wniosek po jego wysaniu.

Jeeli dane s poprawne naley wcisn przycisk Wysyanie. Spowoduje to wysanie wniosku do kolejnego przetwarzajcego.

Jeli jest konieczne zmodyfikowanie danych naley wycofa si do poprzedniego kroku.

B.2 Zakoczenie

Po wciniciu przycisku Wysyanie wywietlony zostanie ekran potwierdzajcy.

Koczy to proces wnioskowania o urlop.

PI portal informacyjny pracownikw UJ: Wniosek o urlop wypoczynkowy

Strona 6

Co jeszcze warto wiedzie.

Akceptacji lub odrzuceniu wniosku przez przeoonego towarzyszy powiadomienie przesyane przez system do wnioskujcego, na konto pocztowe w domenie uj.edu.pl. Jest to najprostszy sposb zorientowania si, czy wniosek zosta zaakceptowany, odrzucony czy te nic si z nim nie dzieje.

Zoony wniosek podlega akceptacji zastpujcego (jeli by podany), przeoonego oraz (opcjonalnie) wyszego przeoonego.

Jeli na ktrymkolwiek etapie akceptacji wniosek zostanie odrzucony, wnioskujcy otrzyma powiadomienie o odrzuceniu wniosku na adres skrzynki pocztowej w domenie uj.edu.pl.

W przypadku wniosku ostatecznie zaakceptowanego jedyn moliwoci jego skasowania jest kontakt z Dziaem Spraw Osobowych.

W pewnych sytuacjach na ekranie moe pojawi si komunikat o tym, e nieobecno zostanie rozliczona w kolejnym miesicu. Dzieje si tak wwczas, gdy przeprowadzone zostao ju naliczenie pac, na ktre nieobecno ma wpyw. Skutki finansowe nieobecnoci zostan ujte w nastpnym naliczeniu.

Niezbdn umiejtnoci kadego pracownika jest take akceptowanie wniosku urlopowego w sytuacji, gdy jest si wskazanym jako osoba zastpujca.

Dlatego prosz zapozna si z filmem instruktaowym Wniosek urlopowy - akceptacji/odrzucenia zastpstwa dostpnym pod adresem http://www.sapiens.uj.edu.pl/instrukcje_video.php?id=23 .

Wymagana jest autoryzacja login:sap haso:iens