Paweł Gaszyński

Repozytorium prac dyplomowych Uniwersytetu Jagiellońskiego streszczenie wystąpienia

1. Gromadzenie wersji elektronicznych prac dyplomowych Pierwsze regulacje dotyczące elektronicznych wersji pracy dyplomowych tworzonych na Uniwersytecie Jagiellońskim, weszły w życie zarządzeniem Rektora w 2004. Określały one, że oprócz wersji papierowej każdy autor pracy ma ją dodatkowo przekazać na nośniku w formie cyfrowej. Oprócz tego każdy miał do wypełnienia ankietę w której podawał informacje na potrzeby stworzenia bazy prac dyplomowych – były to informacje o miejscu powstania pracy, promotorze, tłumaczenie tytułu na język obcy oraz słowa kluczowe i streszczenie w co najmniej dwóch językach. Dodatkowo każdy mógł wyrazić zgodę na to, żeby jego praca dostępna była w sieci Internet dla każdego zainteresowanego. Zarządzenie to z niewielkimi poprawkami funkcjonowało do roku 2011. Pomimo niewątpliwej korzyści, jaką było posiadanie prac w wersjach cyfrowych zarządzenie niestety w kilku aspektach było nieprecyzyjne. Pierwszym problemem była zgodność wersji elektronicznej z wersją papierową złożoną w sekretariacie bądź dziekanacie. Nikt nie weryfikował tego przeglądając równocześnie obydwie te wersje. Nie było zbytniej możliwości na to, by ta osobą był promotor. Ostatecznie ograniczono się do pisemnego oświadczenia studenta o tej zgodności. Po drugie problem był z nośnikami. Zarówno płyty CD/DVD jak i nawet dyskietki nie są nośnikami zbyt pewnymi i różnie reagują na upływ czasu i warunki przechowywania. Niektóre z płyt po dostarczeniu ich do Archiwum nie były już na tyle sprawne by można z nich było zgrać pliki z pracą. Zdarzało się również, że na płytach nie znajdowała się praca tylko skrót do niej, inne, kompletnie nie związane z nią pliki (jak np. zdjęcia z wakacji) lub tez płyta była nie nagrana w ogóle. Kolejnym problemem było oddawanie prac w formie kilku-kilkunastu plików, które stanowiły części składowe pracy. Bez wersji papierowej niejednokrotnie były niemożliwe do scalenia w jeden plik. Ostatnim z istotnych problemów jakie pojawiały się w trakcie funkcjonowania tego zarządzenia była ściągalność elektronicznych wersji prac. Do dnia dzisiejszego do Archiwum UJ nie trafiło blisko 1/3 płyt z pracami dyplomowymi. Mniej więcej od 2009 r. Archiwum rozpoczęło prace nad wprowadzeniem nowego systemu eliminującego te niedogodności. Po blisko dwóch latach konsultacji udało się wprowadzić nowe zarządzenie Rektora, regulujące przekazywanie prac w wersji elektronicznej. Cały system opiera się na komponencie systemu USOS – Archiwum Prac Dyplomowych. Wraz z wejściem zarządzenia zniknęło przekazywanie prac na pytach CD/DVD. Od tego momentu każdy ze studentów wprowadza pracę do systemu APD. Praca ta musi być w formacie PDF w jednym pliku, dzięki czemu zlikwidowaliśmy kolejną wcześniejszą niedogodność. Praca ta po wprowadzeniu do systemu APD zostaje przez niego zmodyfikowana. Na każdej ze stron pliku PDF nadana zostaje dziesięciocyfrowa losowa suma kontrolna. Dopiero tak zmodyfikowany plik student może wydrukować i złożyć w sekretariacie/dziekanacie. Podczas przyjmowania pracy system USOS na potrzeby pracownika danej jednostki losowo wybiera dwie strony z sumami kontrolnymi do ich weryfikacji. Procedura taka zapewnia stuprocentową ściągalność prac, gdyż praca bez sum kontrolnych nie może być

dopuszczona do obrony a także zgodność wersji papierowej z elektroniczną. Oprócz wprowadzenia pracy do systemu każdy ze studentów wpisuje tam wszystkie dodatkowe informacje na potrzeby bazy prac, jak również określa dostępność dla osób trzecich swojej pracy. Przy wprowadzeniu tego zarządzenia jedną z najważniejszych kwestii było znalezienie takiego rozwiązania, by w ramach uczelnianego archiwum funkcjonowała jedynie wersja cyfrowa pracy jako równoważna wersji papierowej. Wiązało się to przede wszystkim z problemami lokalowymi Archiwum, dla którego coroczny napływ blisko 10000 prac przekracza możliwości magazynowania. W toku prac na stroną prawną zarządzenia uzyskaliśmy z Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego interpretację zapisu ustawy mówiącego o przechowywaniu jednego egzemplarza pracy dyplomowej w teczce akt osobowych. Zapis mówiący, że ma to być egzemplarz w formie papierowej oraz elektronicznej oznacza, że to uczelnia sama decyduje, w jakiej formie przechowuje prace. Ostatecznie aktualnie funkcjonującym rozwiązaniem jest to, że w Archiwum przechowujemy jedynie wersje cyfrowe prac, natomiast wersja papierowa, składana przed obroną, nie jest już przekazywana do Archiwum, tylko w momencie wydania dyplomu jest oddawana studentowi. 2. Udostępnianie prac dyplomowych Zarządzenie z roku 2004 po raz pierwszy poruszyło też kwestię udostępniania prac magisterskich i licencjackich. Zgodnie z wykładnią prawa autorskiego jaką otrzymaliśmy, prace licencjackie i magisterskie mogą być udostępnianie osobom trzecim wyłącznie po uzyskaniu zgody autora. Prace te nie mają swojego upublicznienia, obrona odbywa się w sposób niejawny i całość praw do dysponowania pracą jest po stronie autora. W związku z tym działają tutaj przepisy prawa autorskiego mówiące, że dzieło może zostać upublicznione 70 lat po śmierci autora. Zarządzenie z 2004 r. dało tutaj niewielką możliwość na upublicznianie tych prac dając każdemu z autorów możliwość zdecydowania czy chce aby jego praca była dostępna w sieci Internet czy tez nie. Był to system binarny, gdzie z jednej strony był pełny i nieograniczony dostęp do pracy dla każdego, a z drugiej zaś całkowite pozbawienie możliwości korzystania z niej. Mimo wszystko dzięki temu rozwiązaniu ¼ autorów prac, które posiadamy w Archiwum, wyraziło zgodę na upublicznienie swojej pracy. W 2011 roku w nowym zarządzeniu dołożona została opcja pośrednia. Otóż każdy z autorów może wyrazić zgodę na udostępnienie swoje pracy w czytelni Archiwum, ale nie będzie ona dostępna w Internecie. Dodanie tej opcji sprawiło, że przez dwa lata 45% autorów zgodziło się na to, żeby ich praca była w jakikolwiek sposób dostępna dla zainteresowanych. Łącząc czas funkcjonowania obydwu zarządzeń daje to 34% procent prac z 10 lat, które mogą być udostępniane. Na szczęście od momentu wprowadzenia APD ta tendencja jest rosnąca i miejmy nadzieje, że się utrzyma. W przypadku rozpraw doktorskich kwestie udostępniania nie są aż tak rygorystyczne. Każda rozprawa jest wystawiona przed obroną w czytelni do wglądu dla każdego, a jej obrona odbywa się w sposób jawny. W związku z tym, że nastąpiło pierwsze upublicznienie, rozprawy doktorskie są udostępniane w czytelni bez ograniczeń. Dodatkowo każdy autor może wyrazić zgodę na to, by jego praca była dotępna w Internecie. Z roku na rok ilość osób wyrażających na to zgodę rośnie i na tą chwilę łącznie za minione 10 lat 23% rozpraw może być dostępnych on-line. Tendencja jest taka, że im wydział bardziej ścisły, tym więcej autorów wyraża na to zgodę.