Nowoczesne technologie w inwentaryzacji

Metody przeprowadzania inwentaryzacji

2 | SmartMedia

To, w jaki sposób i jaką metodą przeprowadzana jest inwentaryzacja środków trwałych w organizacji wynika z Ustawy o rachunkowości oraz z wewnętrznych instrukcji inwentaryzacyjnych. Wyróżnia się jednak dwie główne metody, którymi dokonywać można spisu: metodę tradycyjną oraz metodę wykorzystującą nowoczesne technologie.

Tradycyjna metoda inwentaryzacji

3 | SmartMedia

Cały proces inwentaryzacji (przede wszystkim spis z natury) można prowadzić w sposób tradycyjny, począwszy od powołania komisji spisowej, przeprowadzenia spisu inwentarza, po jego rozliczenie. Pod pojęciem „tradycyjny” rozumiemy wykorzystanie pospolitego oznakowania środków trwałych i wyposażenia poprzez napisanie numeru inwentarzowego na danym składniku majątku, następnie ręczne spisywanie wszystkich składników w trakcie spisu oraz opracowanie i rozliczenie tak przygotowanego materiału w postaci papierowych arkuszy spisowych. Na ogół jest to proces dość mozolny, czaso- i pracochłonny.

Tradycyjna inwentaryzacja – najczęstsze problemy

4 | SmartMedia

Do najczęściej spotykanych problemów podczas inwentaryzacji należą:

nieczytelne numery inwentarzowe zapisane często zwykłym flamastrem na środkach trwałych lub wyposażeniu

pomijanie niektórych składników w trakcie spisu z natury, czy błędnie opisane składniki majątku np.: różnice w nazwie składnika w stosunku do tego co zostało zaewidencjonowane na podstawie faktury

długi czas prowadzenia inwentaryzacji oraz duża liczba osób w nią zaangażowana.

Nowe technologie jako rozwiązanie problemów tradycyjnej inwentaryzacji

5 | SmartMedia

Alternatywą dla tradycyjnej metody przeprowadzania spisu jest wykorzystanie w całym procesie odpowiedniego oprogramowania, połączonego z technologiami kodów kreskowych (1D) lub dwuwymiarowych (2D). Tego typu rozwiązania pozwalająna znaczną automatyzację i przyspieszenie inwentaryzacji.

Nowoczesna inwentaryzacja - dlaczego warto?

6 | SmartMedia

Dzięki nowym technologiom istnieje możliwość wykorzystania etykiet z kodami 1D i 2D do oznakowania składników majątku,co pozwala na ich trwałe oznaczenie, a następnie łatwe sczytywanie

przy pomocy dedykowanych temu urządzeń, takich jak czytniki, czy mobilne kolektory danych. Eliminuje to pomyłki związane ze złym odczytaniem numeru inwentarzowego, nie wymaga ręcznego przepisywania na specjalne arkusze spisywanych składników – jest to czynione automatycznie dzięki wykorzystaniu odpowiedniego sprzętu, jak i oprogramowania. Cały proces kończy się generowaniem odpowiednich dokumentów poinwentaryzacyjnych w dogodnych formatach. Dzięki temu proces przebiega bezbłędnie, ale przede wszystkim szybciej.

Zalety nowoczesnej inwentaryzacji

7 | SmartMedia

Nowoczesne technologie dają także możliwość łatwego porównania stanu rzeczywistego z zapisem księgowym, dzięki wykorzystaniu oprogramowania. Eliminuje to konieczność „ręcznego” porównywania spisanych składników z zapisami w księgach, tym samym łatwo znajdujemy nadwyżki i niedobory, dzięki czemu możemy szybciej podejmować decyzje o koniecznych dalszych działaniach z tym związanych. Oprogramowanie również automatycznie wyceni pozycje na dokumentach inwentaryzacyjnych na podstawie informacji z ewidencji.

Zalety nowoczesnej inwentaryzacji

8 | SmartMedia

Automatyzacja działań związanych z inwentaryzacją wpływa na ograniczenie ilości osób, które uczestniczą w spisach z natury, a samym prowadzącym inwentaryzację znacznie ułatwia pracę. Skrócenie czasu wykonywania takich działań przekłada się także na redukcję kosztów z tym związanych – prowadzone przez nas badania wykazały, że przy wykorzystaniu odpowiedniego sprzętu i oprogramowania do zarządzania majątkiem oraz inwentaryzacji można obniżyć koszty związane z inwentaryzacją nawet o 83%. Oczywiście oszczędność jest tym większa im więcej składników majątku ma dana organizacja.

www.smartmedia.com.pl