PH N VẦ  

Microsoft PROJECT 

73

Ph n I: Gi i thi u chung Microsoft Projectầ ớ ệ

1. M c đích chung và các yêu c u c a Microsoft Projectụ ầ ủMicrosoft Project là m t ch ng trình chuyên dùng đ qu n lý các d án, là ch ngộ ươ ể ả ự ươ

trình có nh ng công c m nh và thu n ti n. V i Microsoft Project b n có th làm vi c v iữ ụ ạ ậ ệ ớ ạ ể ệ ớ nhi u ch đ , nhi u công c , ch c năng tinh vi đ th c hi n các thao tác t o l p và hi uề ế ộ ề ụ ứ ể ự ệ ạ ậ ệ ch nh trên d án đ ng th i ti t ki m th i gian và ti n b c cho b n.ỉ ự ồ ờ ế ệ ờ ề ạ ạ

M c đích chung c a Microsoft Project 2007 g m:ụ ủ ồ• T ch c l p k ho ch và qu n lý d án.ổ ứ ậ ế ạ ả ự• Lên l ch công tác.ị• Ch đ nh các tài nguyên và chi phí cho các công vi c trong d án.ỉ ị ệ ự• Đi u ch nh k ho ch đ thích ng v i các đi u ki n ràng bu c.ề ỉ ế ạ ể ứ ớ ề ệ ộ• Chu n b các báo bi u c n thi t cho d án.ẩ ị ể ầ ế ự• D trù các tác đ ng đ n ti n đ c a d án khi x y ra nh ng thay đ i có nh h ngự ộ ế ế ộ ủ ự ả ữ ổ ả ưở

l n đ n d án.ớ ế ự• Xem xét l i d án đ đ i phó v i các tình hu ng ng u nhiên.ạ ự ể ố ớ ố ẫ• Đánh giá tài chính chung c a d án.ủ ự• In n các báo bi u ph c v d án.ấ ể ụ ụ ự• Làm vi c và qu n lý theo nhóm.ệ ả• Rút kinh nghi m trong khi th c hi n d án. ệ ự ệ ựĐ ch y Microsoft Project 2007 ph n c ng t i thi u c a máy tính là:ể ạ ầ ứ ố ể ủ− B vi x a lý 1.2Gb tr lênộ ử ở− 128 Mb RAM− Window XP− c ng >100 MbỔ ứVà b n c n có các ph n m m sau:ạ ầ ầ ề− Ph n m m Microsoft Project 2007ầ ề− B gõ ti ng Vi t ộ ế ệLà m t ng i b t đ u s d ng ch ng trình Microsoft Project, b n ch c h n có r tộ ườ ắ ầ ử ụ ươ ạ ắ ẳ ấ

nhi u th c m c v vi c t o và qu n lý m t d án. Cu n sách này s cung c p cho b nề ắ ắ ề ệ ạ ả ộ ự ố ẽ ấ ạ nh ng khái ni m c b n trong Microsoft Project đ qu n lý d án, sau đó b n s cùng t o,ữ ệ ơ ả ể ả ự ạ ẽ ạ qu n lý các thay đ i d án thông qua các bài gi ng c a cu n sách. M i bài gi ng là nh ngả ổ ự ả ủ ố ỗ ả ữ h ng d n c th t ng b c trong vi c t o m i d án, theo dõi ho t đ ng và qu n lý dướ ẫ ụ ể ừ ướ ệ ạ ớ ự ạ ộ ả ự án.2. Qu n lý d án là gì?ả ự

Qu n lý d án là m t quá trình l p k ho ch, t ch c, theo dõi và qu n lý các côngả ự ộ ậ ế ạ ổ ứ ả vi c và ngu n l c đ hoàn thành các m c tiêu đ t ra v i nhi u ràng bu c v th i gian, chiệ ồ ự ể ụ ặ ớ ề ộ ề ờ phí và tài nguyên. K ho ch c a d án có th ch là đ n gi n, ví d nh m t t p h p nhế ạ ủ ự ể ỉ ơ ả ụ ư ộ ậ ợ ỏ các công vi c cùng th i gian b t đ u và k t thúc, cũng có th ph c t p g m hàng nghìnệ ờ ắ ầ ế ể ứ ạ ồ các công vi c và tài nguyên v i chi phí hàng t đôlla.ệ ớ ỷ

H u h t các d án đ u có nh ng đi m chung bao g m vi c phân chia d án thành cácầ ế ự ề ữ ể ồ ệ ự công vi c nh d dàng qu n lý, l p l ch th c hi n các công vi c, trao đ i v i nhóm vàệ ỏ ễ ả ậ ị ự ệ ệ ổ ớ theo dõi các ti n trình th c hi n công vi c. M i d án đ u bao g m ba pha chính sau:ế ự ệ ệ ọ ự ề ồ

− L p k ho ch d ánậ ế ạ ự

74

− Theo dõi các thay đ i và qu n lý d ánổ ả ự− K t thúc d án.ế ựCác pha này càng đ c th c hi n t t bao nhiêu, kh năng thành công c a d án càngượ ự ệ ố ả ủ ự

nhi u b y nhiêu.ề ấ3. Các nhân t chính t o nên m t d ánố ạ ộ ự

D án c a b n ch có th thành công n u b n hi u rõ đ c 3 nhân t hình thành nênự ủ ạ ỉ ể ế ạ ể ượ ố m i d án, đó là:ỗ ự

− Th i gianờ : G m th i gian đ hoàn thành t ng công vi c trong m i m t giai đo n.ồ ờ ể ừ ệ ỗ ộ ạ− Ti n b cề ạ : G m các chi phí tài nguyên: nhân l c, thi t b , nguyên v t li u đ hoànồ ự ế ị ậ ệ ể

thành các công vi c.ệ− M c đíchụ : M c đích c a các công vi c và k ho ch đ hoàn thành chúng.ụ ủ ệ ế ạ ểTh i gian, ti n b c và m c đích là chi c ki ng ba chân đ a d án đ n thành công, m iờ ề ạ ụ ế ề ư ự ế ỗ

m t thành ph n đ u có nh h ng đ n hai ph n còn l i. Ba thành ph n này là r t quanộ ầ ề ả ưở ế ầ ạ ầ ấ tr ng và tr c ti p nh h ng đ n d án, m i quan h gi a ba thành ph n này là khác nhauọ ự ế ả ưở ế ự ố ệ ữ ầ đ i v i m i d án và nó quy t đ nh t i nh ng v n đ và cách th c th c hi n d án. ố ớ ỗ ự ế ị ớ ữ ấ ề ứ ự ệ ự4. C s d li u c a Microsoft Project 2007ơ ở ữ ệ ủ

Là m t nhà qu n lý d án, b n s có r t nhi u công vi c đ làm. V y thì Microsoftộ ả ự ạ ẽ ấ ề ệ ể ậ Project có th giúp gì cho b n? Tr c h t, nó l u tr thông tin chi ti t v d án c a b nể ạ ướ ế ư ữ ế ề ự ủ ạ trong c s d li u và s d ng các thông tin này đ tính toán, theo dõi ti n trình, chi phíơ ở ữ ệ ử ụ ể ế c a d án và các thành ph n khác đ ng th i t o ra m t k ho ch cho d án c a b n. Càngủ ự ầ ồ ờ ạ ộ ế ạ ự ủ ạ nhi u thông tin v d án mà b n cung c p, d án càng đ c th c hi n chính xác b yề ề ự ạ ấ ự ượ ự ệ ấ nhiêu.

Gi ng nh m t b ng tính, Microsoft Project th hi n k t qu ngay sau các tính toán.ố ư ộ ả ể ệ ế ả Tuy nhiên k ho ch c a d án s không đ c l p cho đ n khi b n hoàn thành các thôngế ạ ủ ự ẽ ượ ậ ế ạ tin quan tr ng c a các công vi c.ọ ủ ệ

Microsoft Project l u gi thông tin b n nh p và thông tin nó tính toán trong các tr ngư ữ ạ ậ ườ nh tên công vi c hay kho ng th i gian th c hi n. Trong Microsoft Project, m i tr ngư ệ ả ờ ự ệ ỗ ườ đ c th hi n trong m t c t. ượ ể ệ ộ ộ5. Xem xét d li u b n c nữ ệ ạ ầ

B n có th xem xét th i gian k t thúc c a các công vi c trong hôm nay, ngày mai b nạ ể ờ ế ủ ệ ạ l i mu n xem xét chi phí công vi c. C s d li u d án ch a đ ng r t nhi u thông tinạ ố ệ ơ ở ữ ệ ự ứ ự ấ ề nh ng t i m t th i đi m b n có th ch c n m t ph n thông tin. Đ làm đ c đi uư ạ ộ ờ ể ạ ể ỉ ầ ộ ầ ể ượ ề Microsoft Project cung c p m t s d ng th hi n sau:ấ ộ ố ạ ể ệ

− Các khung nhìn: Th hi n m t t p con c a các thông tin đã đ c đ nh d ng. Víể ệ ộ ậ ủ ượ ị ạ d s đ Gantt th hi n thông tin v các công vi c.ụ ơ ồ ể ệ ề ệ

− Các b ngả : G m các thông tin đ c đ nh nghĩa ngay ban đ u.ồ ượ ị ầ− Các thông tin ch n l cọ ọ : cho phép b n ch n l c các thông tin v công vi c hay tàiạ ọ ọ ề ệ

nguyên.6. H th ng l ch làm vi c c a Microsoft Projectệ ố ị ệ ủ

Cách th c Microsoft Project s d ng h th ng th i gian b t đ u và k t thúc các côngứ ử ụ ệ ố ờ ắ ầ ế vi c nh th nào? Đi u này đ c tính toán theo các nhân t nh m c đ đ c l p c a côngệ ư ế ề ượ ố ư ứ ộ ộ ậ ủ vi c, các ràng bu c liên quan, các kho ng th i gian đ t đo n cũng nh các ngày ngh , ngàyệ ộ ả ờ ứ ạ ư ỉ l .ễ

75

7. M t s t khoá trong Microsoft Project ộ ố ừ 2007

Task Công vi c, nhi m vệ ệ ụDuration Th i gian th c hi n công vi cờ ự ệ ệStart Ngày b t đ uắ ầFinish Ngày k t thúcếPredecessors Công vi c làm tr cệ ướSuccessors Công vi c k ti pệ ế ếTask list Danh sách các công vi cệResource Tài nguyên hay nhân l c, máy móc th c hi n các công vi c c a d ánự ự ệ ệ ủ ựWork S gi công đ c gán đ th c hi n công vi cố ờ ượ ể ự ệ ệUnit Kh năng lao d ng c a tài nguyênả ộ ủMilestone Lo i công vi c đ c bi t (đi m m c) có Duration=0, dùng đ k t thúcạ ệ ặ ệ ể ố ể ế

các đo n trong d ánạ ựRecurring Task Công vi c đ nh kỳ, l p đi l p l i nhi u l n theo chu kỳ trong th i gianệ ị ặ ặ ạ ề ầ ờ

th c hi n d án. Ví d các bu i h p giao ban đ u tu nự ệ ự ụ ổ ọ ầ ầShedule L ch trình c a d ánị ủ ựStd. Rate Giá chu nẩOvr. Rate Giá ngoài giờCost/use Phí s d ng tài nguyênử ụBaseline Theo k ho chế ạActual cost Chi phí đã s d ng t i th i đi m hi n t iử ụ ớ ờ ể ệ ạCurrent cost Chi phí đã s d ng t i th i đi m hi n t i + Chi phí còn l i theo th iử ụ ớ ờ ể ệ ạ ạ ờ

đi m hi n t iể ệ ạRemaining cost Chi phí c n có đ ti p t c th c hi n d án.ầ ể ế ụ ự ệ ựSummary Task Công vi c tóm l c: Công vi c mà ch c năng duy nh t c a nó là ch aệ ượ ệ ứ ấ ủ ứ

đ ng và tóm l c th i kho ng, công vi c và chi phí c a các công vi cự ượ ờ ả ệ ủ ệ khác.

76

Ph n II: T o m t d ánầ ạ ộ ựTh i gian b n xác đinh đ c rõ m c đích c a d án và v ch ra đ c các giai đo nờ ạ ượ ụ ủ ự ạ ượ ạ

chính c a d án cũng chính là lúc b n c n t o ra m t k ho ch cho d án.ủ ự ạ ầ ạ ộ ế ạ ựTr c h t, nh p và t ch c các công vi c và kho ng th i gian đ th c hi n chúng.ướ ế ậ ổ ứ ệ ả ờ ể ự ệ

Sau đó kh i t o nhân l c, thi t b , nguyên v t li u và chi phí cho các công vi c. V i nh ngở ạ ự ế ị ậ ệ ệ ớ ữ thông tin này, Microsoft Project s t o ra m t k ho ch làm vi c, b n ch c n ki m tra l iẽ ạ ộ ế ạ ệ ạ ỉ ầ ể ạ k ho ch và đi u ch nh khi c n thi t. Ph n này s h ng d n b n t o l p k ho ch dế ạ ề ỉ ầ ế ầ ẽ ướ ẫ ạ ạ ậ ế ạ ự án bao g m các bài sau đây:ồ

Bài 1: Thi t l p m t d án m i.ế ậ ộ ự ớBài 2: Cách th c nh p và t ch c các công vi c.ứ ậ ổ ứ ệBài 3: Th i gian b t đ u và th i gian k t thúc công vi c.ờ ắ ầ ờ ế ệBài 4: Kh i t o tài nguyên, nhân l c cho công vi c. ở ạ ự ệBài 5: Chi phí cho d án.ựBài 6: Xem xét h th ng công vi cệ ố ệBài 7: Cách th c l u d ánứ ư ự

Bài 1: Thi t l p m t d án m iế ậ ộ ự ớ

B c đ u tiên đ t o k ho ch làm vi c là t o ra m t file d li u m i, thi t l p th iướ ầ ể ạ ế ạ ệ ạ ộ ữ ệ ớ ế ậ ờ gian b t đ u, th i gian k t thúc và nh p các thông tin chung v d án. Sau khi h c xongắ ầ ờ ế ậ ề ự ọ bài này, b n s có m t file d li u Microsoft Project ch a đ ng tên d án, ngày d ki nạ ẽ ộ ữ ệ ứ ự ự ự ế b t đ u, ngày d ki n k t thúc, k ho ch d án cũng nh các thông tin khác v d án. Bàiắ ầ ự ế ế ế ạ ự ư ề ự này g m có 3 đi m chính sau:ồ ể

− T o m i m t d ánạ ớ ộ ự− Nh p các thông tin quan tr ng v d ánậ ọ ề ự− Thi t l p h th ng th i gian trong d ánế ậ ệ ố ờ ự

1. T o m i 1 d ánạ ớ ựKhi b n b t đ u v i 1 d án m i v i Microsoft Project, b n ch có th nh p th i gianạ ắ ầ ớ ự ớ ớ ạ ỉ ể ậ ờ

b t đ u hay th i gian k t thúc c a d án. Microsoft cũng khuyên r ng chúng ta ch nh pắ ầ ờ ế ủ ự ằ ỉ ậ th i gian b t đ u c a d án và đ t nó tính th i đi m k t thúc sau khi b n đã nh p cácờ ắ ầ ủ ự ể ự ờ ể ế ạ ậ thông tin v th i gian c a t ng công vi c.ề ờ ủ ừ ệClick nút New trên thanh công c hay trong menu ụ File, ch n ọ New

.

77

Trong h p tho i ộ ạ Project Information, nh p th i gian b t đ u hay k t thúc t i m cậ ờ ắ ầ ế ạ ụ Start date hay Finish date cho d án c a b n, và sau đó Click nút ự ủ ạ OK.

Click nút Save hay trong menu File, ch nọ m c ụ Save đ l u gi thông tin d án.ể ư ữ ự

Chú ý B n có th thay đ i thông tin v d án c a b n b t c th i đi m nào b ngạ ể ổ ề ự ủ ạ ấ ứ ờ ể ằ cách ch n m c ọ ụ Project Information trên menu Project

78

2. Nh p các thông tin quan tr ng cho d ánậ ọ ựM i m t d án đ u có m t s thành ph n đ c tr ng nh các công vi c có liên quan,ỗ ộ ự ề ộ ố ầ ặ ư ư ệ

m t s v ng m c s g p ph i khi th c hi n, ng i th c hi n chúng và m c đích c a dộ ố ướ ắ ẽ ặ ả ự ệ ườ ự ệ ụ ủ ự án. Đ b n có th nh và theo dõi đ c các thông tin này khi c n thi t hãy th c hi n theoể ạ ể ớ ượ ầ ế ự ệ các b c sauướ

Trên menu File, Click Properties, và sau đó Click tab SummaryTrong Tab Summary, nh p nh ngậ ữ

thông tin liên quan đ n d án, nhế ự ư ng i l p và qu n lý file d án, m cườ ậ ả ự ụ đích c a d án, hay b t c đi u gì cóủ ự ấ ứ ề th gây khó khăn trong quá trình th cể ự hi n d ánệ ự

Click OK

3. Thi t l p h th ng l ch làm vi cế ậ ệ ố ị ệ cho d ánự

B n có th thay đ i th i gian làmạ ể ổ ờ vi c c a d án đ ph n ánh s ngàyệ ủ ự ể ả ố cũng nh s gi làm vi c c a m iư ố ờ ệ ủ ỗ ng i trong d án. Microsoft Projectườ ự thi t l p m c đ nh th i gian làm vi cế ậ ặ ị ờ ệ cho d án t th 2 đ n th 6, b t đ uự ừ ứ ế ứ ắ ầ từ 8 gi sáng đ n 5 gi chi u.ờ ế ờ ề

B n có th xác đ nh th i gian nghạ ể ị ờ ỉ nh cu i tu n và các bu i t i cũngư ố ầ ổ ố nh ngày l hay th i gian đi ngh mát.ư ễ ờ ỉ

Trên menu View, Click Gantt Chart.

Trên menu Tools, Click Change Working Time.

Trên h p tho i ộ ạ Chage Working Time, ch n l ch làm vi c.ọ ị ệ

• Đ thay đ i th i gian làm vi c c aể ổ ờ ệ ủ m t ngày trong tu n trong toàn b d án,ộ ầ ộ ự ch n ngày c n thay đ i, sau đó ch n l aọ ầ ổ ọ ự ch n ọ Default Working Time và ch nh l iỉ ạ th i gian làm vi c c a ngày đó. Ví d b nờ ệ ủ ụ ạ mu n ngày th 6 hàng tu n đ u k t thúcố ứ ầ ề ế vào 4 gi ch ng h n.ờ ẳ ạ

Đ thay đ i th i gian làm vi c c a m t s ngày, ví d nh t th 3 đ n th 6 đ uể ổ ờ ệ ủ ộ ố ụ ư ừ ứ ế ứ ề làm vi c lúc 9 gi , b n ch c n Click chu t vào ngày th 3, sau đó gi phím Shift vàệ ờ ạ ỉ ầ ộ ứ ữ Click chu t đ n th 6. Công vi c ti p theo c a b n là thay đ i th i gian làm vi c ộ ế ứ ệ ế ủ ạ ổ ờ ệ

Click Nonworking time đ i v i nh ng ngày ngh , hay ố ớ ữ ỉ Nondefault working time đ ểthay đ i th i gian làm vi c c a m t ngày nào đóổ ờ ệ ủ ộ

79

Bài 2: Cách th c nh p và t ch c các công vi cứ ậ ổ ứ ệĐ u tiên b n hãy li t kê các b c đ hoàn thành d án, b t đ u v i t ng kh i côngầ ạ ệ ướ ể ự ắ ầ ớ ừ ố

vi c và chia nh nh ng kh i công vi c thành nh ng kh i nh h n. C nh v y cho t i khiệ ỏ ữ ố ệ ữ ố ỏ ơ ứ ư ậ ớ nó đ c chia thành nh ng công vi c nh có th phân giao c th đ c. Cu i cùng nh pượ ữ ệ ỏ ể ụ ể ượ ố ậ các kho ng th i gian thi t l p cho t ng công vi c.ả ờ ế ậ ừ ệ

Sau khi b n hoàn thành bài này, b n s có m t t p h p các công vi c đ c t ch cạ ạ ẽ ộ ậ ợ ệ ượ ổ ứ m t cách h th ng và thông tin chi ti t v nh ng công vi c này.ộ ệ ố ế ề ữ ệ

Bài này có 5 đi m chính sau:ể− Nh p công vi c và th i gian th c hi n.ậ ệ ờ ự ệ− T o nh ng m c đánh d u.ạ ữ ố ấ− T o nh ng công vi c đ nh kỳ.ạ ữ ệ ị− Phân c p công vi c. ấ ệ− Hi u ch nh h th ng công vi c.ệ ỉ ệ ố ệ

1. Nh p các công vi c và th i gian th c hi nậ ệ ờ ự ệM t d án là m t chu i nh ng công vi c có liên quan t i nhau. M t công vi c sộ ự ộ ỗ ữ ệ ớ ộ ệ ẽ

chi m gi m t kho ng th i gian và chúng s đ c theo dõi ti n trình th c hi n. M t côngế ữ ộ ả ờ ẽ ượ ế ự ệ ộ vi c có th đ c th c hi n trong m t ngày hay nhi u tu n.ệ ể ượ ự ệ ộ ề ầ

B n hãy nh p các công vi c theo th t mà chúng x y ra, sau đó c tính s th i gianạ ậ ệ ứ ự ả ướ ố ờ đ th c hi n công vi c đó.ể ự ệ ệ

Chú ý: B n không nên nh p ngày b t đ u và k t thúc trong các tr ng ạ ậ ắ ầ ế ườ Start và Finish đ i v i m i công vi c. Microsoft Project tính toán th i gian b t đ u và th i gian k t thúcố ớ ỗ ệ ờ ắ ầ ờ ế

80

• K t lu nế ậ : Qua bài này b n có th n m b t đ c cách th c t o m i m t d án,ạ ể ắ ắ ượ ứ ạ ớ ộ ự nh p các thông tin quan tr ng và thi t l p h th ng l ch làm vi c cho d án. Đó làậ ọ ế ậ ệ ố ị ệ ự nh ng b c đ u tiên đ trong quá trình th c hi n d án m t cách hi u qu . Bài ti pữ ướ ầ ể ự ệ ự ộ ệ ả ế theo s cho b n bi t cách th c nh p và t ch c các công vi c.ẽ ạ ế ứ ậ ổ ứ ệ

d a trên m i quan h gi a các công vi c, d a trên các thông tin b n nh p vào. Ph n nàyự ố ệ ữ ệ ự ạ ậ ầ s đ c nói rõ trong bài sau.ẽ ượ

Trên menu View, Click Gantt Chart.

Trong c t ộ Task Name, đánh tên công vi c, và sau đó nh n phím TAB. ệ ấ

Microsoft Project t đ ng nh p th i gian c tính cho công vi c là m t ngày cùngự ộ ậ ờ ướ ệ ộ v i d u ?ớ ấ

Trong c t ộ Duration, nh p th i gian th c hi n công vi c theo tháng, tu n, ngày, giậ ờ ự ệ ệ ầ ờ hay phút. B n có th s d ng các d u t t sau: ạ ể ử ụ ấ ắ

tháng = mo, tu n = w, ngày = d, gi = h, phút = mầ ờChú ý: Đ ch ra đây là th i gian c tính, đánh thêm d u h i sau kho ng th i gianể ỉ ờ ướ ấ ỏ ả ờ th c hi n.ự ệChú ý: B n có th thêm m t chú thích cho m i công vi c. Trong c t ạ ể ộ ỗ ệ ộ Task Name ,

ch n tên công vi c c n thêm chú thích, sau đó Click nút ọ ệ ầ Task Notes. Nh p thông tin chúậ thích trong h p tho i ộ ạ Notes, sau đó Click nút OK.

81

2. T o m c d ánạ ố ựT o m c d án là m t vi c r t có ý nghĩa trong k ho ch th c hi n d án, ví d nhạ ố ự ộ ệ ấ ế ạ ự ệ ự ụ ư

vi c hoàn thành m t pha chính c a d án. Khi b n nh p kho ng th i gian cho 1 công vi cệ ộ ủ ự ạ ậ ả ờ ệ là 0 ngày Microsoft Project th hi n 1 bi u t ng m c d án ể ệ ể ượ ố ự trên bi u đ Gantt t i th iể ồ ạ ờ gian b t đ u công vi c.ắ ầ ệ

B1B2

Trong c t ộ Duration c a công vi c c n t o m c nh p 0 .ủ ệ ầ ạ ố ậNh n phím ấ ENTER

Chú ý: Đ hi n th t t c các đi m m c trong khung nhìn, ch n ki u hi n th trongể ể ị ấ ả ể ố ọ ể ể ị danh sách là Milestones. Đ hi n th l i toàn b các công vi c trong d án, ch n ể ể ị ạ ộ ệ ự ọ All task trong danh sách ki u hi n th .ể ể ị

3. T o các công vi c đ nh kỳạ ệ ịCông vi c đ nh kỳ là nh ng công vi c th ng xuyên l p đi l p l i, ví d nh 1 bu iệ ị ữ ệ ườ ặ ặ ạ ụ ư ổ

h p giao ban th hai hàng tu n. Công vi c đ nh kỳ có th x y ra hàng ngày, hàng tu n,ọ ứ ầ ệ ị ể ả ầ hàng tháng hay hàng năm. B n có th xác đ nh kho ng th i gian th c hi n đ i v i m i l nạ ể ị ả ờ ự ệ ố ớ ỗ ầ công vi c xu t hi n hay th i gian nào nó s x y ra.ệ ấ ệ ờ ẽ ả

B1B2

Trong c t ộ Task Name, ch n n i b n mu n công vi c đ nh kỳ x y raọ ơ ạ ố ệ ị ảTrong menu Insert, ch n ọ Recurring Task.

B3 Trong h p tho i ộ ạ Recurring Task Information, đánh tên công vi cệ

B4 Trong ph n ầ Duration, nh p th i gian th c hi n công vi c khi công vi c x y ra.ậ ờ ự ệ ệ ệ ảB5 D i ướ Recurrence pattern, Click Daily, Weekly, Monthly, hay Yearly đ ch nể ọ

ki u xu t hi n c a công vi c theo hàng ngày, hàng tu n, hàng tháng hay hàng nămể ấ ệ ủ ệ ầ .B6 Phía bên ph i ả Daily, Weekly, Monthly, hay Yearly, xác đ nh t n xu t côngị ầ ấ

vi c x y ra. Ví d n u nh m t công vi c đ nh kỳ xu t hi n vào th hai hàng tu n.ệ ả ụ ế ư ộ ệ ị ấ ệ ứ ầB7 D i ướ Range of recurrence, nh p ngày b t đ u và sau đó ch n ngày k t thúcậ ắ ầ ọ ế

sau m t s l n x y ra (m c ộ ố ầ ả ụ End After) hay công vi c s đ c k t thúc vào th iệ ẽ ượ ế ờ gian nào (End By).

• N u b n ch n ế ạ ọ End after, ch n s l n công vi c x y ra. ọ ố ầ ệ ả• N u b n ch n ế ạ ọ End by, nh p ngày b n mu n công vi c này k t thúc. ậ ạ ố ệ ế

82

Chú ý: Đ xem t t c các ph n c a công vi c đ nh kỳ, Click vào d u + g n công vi cể ấ ả ầ ủ ệ ị ấ ầ ệ đinh kỳ.

4. Phân c p các công vi cấ ệVi c phân c p giúp b n t ch c các công vi c thành nh ng kh i d dàng qu n lý, cácệ ấ ạ ổ ứ ệ ữ ố ễ ả

công vi c đ c t o thành m t h th ng phân c p, công vi c này có th là c p con c aệ ượ ạ ộ ệ ố ấ ệ ể ấ ủ công vi c khác nh ng cũng có th là c p cha c a m t s công vi c. Th i gian b t đ u vàệ ư ể ấ ủ ộ ố ệ ờ ắ ầ k t thúc m t công vi c cha đ c tính theo th i gian b t đ u s m nh t và th i gian k tế ộ ệ ượ ờ ắ ầ ớ ấ ờ ế thúc mu n nh t c a các công vi c con c a nó. ộ ấ ủ ệ ủ

Đ t ch c theo ch đ phân c p, s d ng các nút sau:ể ổ ứ ế ộ ấ ử ụ

C p th p h n ấ ấ ơ C p cao h n ấ ơ

Hi n th các công vi c conể ị ệ Không hi n th các công vi c conể ị ệ

Hi n th t t c các công vi c conể ị ấ ả ệ

B1 Trên menu View, ch n s đ ọ ơ ồ Gantt.B2 Ch n công vi c mà b n mu n nó tr thành công vi c con c a công vi c trênọ ệ ạ ố ở ệ ủ ệ B3 Click nút . Công vi c này s tr thành công vi c con.ệ ẽ ở ệ

Chú ý: B n có th chuy n đ i c p c a công vi c b ng cách đ t chu t vào ph n đ uạ ể ể ổ ấ ủ ệ ằ ặ ộ ầ ầ tên công vi c mu n chuy n, khi con tr chuy n sang hình mũi tên hai chi u b n có th kéoệ ố ể ỏ ể ề ạ ể ra ngoài hay vào trong tuỳ theo c p c a công vi c.ấ ủ ệ

5. Hi u ch nh danh sách các công vi cệ ỉ ệNgay khi b n t o danh sách công vi c, b n có th chia nh ng công vi c l n thànhạ ạ ệ ạ ể ữ ệ ớ

nhi u công vi c con và s p x p l i. B n có th mu n sao chép, xoá hay di chuy n cácề ệ ắ ế ạ ạ ể ố ể công vi c trong d án c a b n. ệ ự ủ ạ

B1 Trong c t ộ ID, ch n công vi c b n mu n sao chép, xoá hay di chuy n ọ ệ ạ ố ể• Đ ch n m t hàng, Click vào s ID. ể ọ ộ ố• Đ ch n m t s công vi c li n k nhau, đ t chu t vào công vi c đ u, giể ọ ộ ố ệ ề ề ặ ộ ệ ầ ữ

phím Shift và sau đó kéo chu t đ n công vi c cu i. ộ ế ệ ố• Đ ch n nh ng công vi c không li n k nhau, đ t chu t vào m t công vi cể ọ ữ ệ ề ề ặ ộ ộ ệ

nào đó, sau đó gi phím ữ Ctrl và Click chu t vào các công vi c c n thay đ i. ộ ệ ầ ổB2 Sao chép, di chuy n, hay xoá công vi c. ể ệ

• Đ sao chép công vi c, Click nút ể ệ Copy. trên thanh công c ho c có thụ ặ ể vào menu Edit, ch n ọ Copy Cell.

83

• Đ di chuy n công vi c, Click nút ể ể ệ Cut. trên thanh công c ho c có thụ ặ ể vào menu Edit, ch n ọ Cut Cell.

• Đ xoá công vi c, trong menu ể ệ Edit, ch n ọ Delete .

B3 Đ di chuy n nh ng công vi c đã l a ch n, ch n n i b n mu n di chuy n t i. ể ể ữ ệ ự ọ ọ ơ ạ ố ể ớB4 Click nút Paste . Trên thanh công c hay trong menu ụ Edit, ch n ọ Paste.

Chú ý: Đ thêm m i m t công vi c vào gi a nh ng công vi c đã t n t i, Click vàoể ớ ộ ệ ữ ữ ệ ồ ạ m t s ID nào đó và nh n phím ộ ố ấ INSERT. C t ID c a các công vi c phía sau s t đ ngộ ủ ệ ẽ ự ộ c p nh p l i sau khi b n thêm m i m t công vi c.ậ ậ ạ ạ ớ ộ ệ

− K t lu n: Bài này đ a ra cách th c nh p các công vi c và th i gian th c hi nế ậ ư ứ ậ ệ ờ ự ệ chúng, t o các m c d án, t o các công vi c đ nh kỳ, phân c p cho các công vi c và hi uạ ố ự ạ ệ ị ấ ệ ệ ch nh l i danh sách các công vi c. Sau bài này b n có th hi u đ c cách th c nh p và tỉ ạ ệ ạ ể ể ượ ứ ậ ổ ch c các công vi c. ứ ệ

84

Bài 3: Th i gian b t đ u và th i gian k t thúc công vi cờ ắ ầ ờ ế ệNgay sau khi b n t o và phân c p danh sách các công vi c là th i đi m b n xác đ nhạ ạ ấ ệ ờ ể ạ ị

m i quan h gi a các công vi c và th i gian th c hi n chúng. Các m i liên h gi a cácố ệ ữ ệ ờ ự ệ ố ệ ữ công vi c đ c th hi n b ng các đ ng k t n i. Microsoft t đ ng quy t đ nh th i đi mệ ượ ể ệ ằ ườ ế ố ự ộ ế ị ờ ể b t đ u và th i đi m k t thúc cho m i công vi c n u chúng có liên quan t i công vi cắ ầ ờ ể ế ỗ ệ ế ớ ệ khác. Đ i v i nh ng công vi c th c hi n m t cách đ c l p, b n ph i t xác đ nh th iố ớ ữ ệ ự ệ ộ ộ ậ ạ ả ự ị ờ đi m b t đ u và k t thúc công vi c đó.ể ắ ầ ế ệ

M t đ c đi m thu n l i c a nh ng công vi c có liên k t v i công vi c khác là b t cộ ặ ể ậ ợ ủ ữ ệ ế ớ ệ ấ ứ khi th i gian th c hi n 1 công vi c thay đ i, th i gian th c hi n c a các công vi c có liênờ ự ệ ệ ổ ờ ự ệ ủ ệ quan cũng thay đ i theo. B n có th thay đ i h th ng k ho ch các công vi c b ng cáchổ ạ ể ổ ệ ố ế ạ ệ ằ s d ng các ràng bu c, các công vi c g i lên nhau hay các công vi c b ng t quãng. ử ụ ộ ệ ố ệ ị ắ

Bài này g m 5 đi m chính sau:ồ ể− Thi t l p m i quan h gi a các công vi c.ế ậ ố ệ ữ ệ− Các công vi c g i ch ng lên nhau và các công vi c ng t quãng.ệ ố ồ ệ ắ− Th i gian b t đ u và k t thúc c a m t công vi c.ờ ắ ầ ế ủ ộ ệ− Xác đ nh h n cu i cùng cho 1 công vi c.ị ạ ố ệ− Chia m t công vi c thành nhi u ph n.ộ ệ ề ầ

1. Thi t l p m i quan h gi a các công vi cế ậ ố ệ ữ ệĐ thi t l p m i quan h gi a các công vi c, chúng ta s d ng các đ ng k t n i.ể ế ậ ố ệ ữ ệ ử ụ ườ ế ố

Tr c h t, ch n nh ng công vi c có liên quan, k t n i chúng và sau đó có th thay đ iướ ế ọ ữ ệ ế ố ể ổ ki u k t n i. Công vi c có ngày b t đ u và k t thúc ph thu c vào công vi c khác g i làể ế ố ệ ắ ầ ế ụ ộ ệ ọ công vi c k ti pệ ế ế . Công vi c mà công vi c k ti p ph thu c vào g i là ệ ệ ế ế ụ ộ ọ công vi c làmệ tr cướ . Ví d sau s ch rõ cho các b n th y m i quan h gi a các công vi c, n u b n thi tụ ẽ ỉ ạ ấ ố ệ ữ ệ ế ạ ế l p m i quan h gi a 2 công vi c là treo đ ng h và s n t ng thì công vi c s n t ng sậ ố ệ ữ ệ ồ ồ ơ ườ ệ ơ ườ ẽ là công vi c làm tr c, công vi c treo đ ng h s là công vi c k ti p.ệ ướ ệ ồ ồ ẽ ệ ế ế

Sau khi các công vi c đ c thi t l p m i quan h , vi c thay đ i th i gian b t đ uệ ượ ế ậ ố ệ ệ ổ ờ ắ ầ cũng nh k t thúc c a các công vi c làm tr c s nh h ng đ n th i gian th c hi n c aư ế ủ ệ ướ ẽ ả ưở ế ờ ự ệ ủ các công vi c k ti p. Microsoft Project m c đ nh đ quan h k t thúc- b t đ u (ệ ế ế ặ ị ể ệ ế ắ ầ Finish- to- Start) khi t o các liên k t gi a các công vi c. Trong nhi u tr ng h p, m i quan hạ ế ữ ệ ề ườ ợ ố ệ gi a các công vi c không ph i nh v y, b n có th thay đ i ki u liên k t này theo cácữ ệ ả ư ậ ạ ể ổ ể ế d ng sau đ phù h p v i mô hình d án c a b n: b t đ u- b t đ u (ạ ể ợ ớ ự ủ ạ ắ ầ ắ ầ Start- to- Start), k tế thúc- k t thúc (ế Finish- to-Finish), b t đ u- k t thúc (ắ ầ ế Start- to- Finish)

B1 Trên menu View, ch n s đ ọ ơ ồ Gantt.B2 Trong c t ộ Task Name, ch n hai hay nhi u công vi c b n mu n liên k t v iọ ề ệ ạ ố ế ớ

nhau. Đ liên k t các công vi c liên ti p nhau, gi phím ể ế ệ ế ữ Shift, và sau đó Click chu tộ

vào công vi c đ u tiên và công vi c cu i.ệ ầ ệ ốĐ liên k t các công vi c cách xa nhau, gi phím ể ế ệ ữ CTRL,và sau đó ch n nh ngọ ữ

công vi c b n mu n liên k t v i nhau theo th t công vi c nào ch n tr c s làệ ạ ố ế ớ ứ ự ệ ọ ướ ẽ công vi c làm tr c, công vi c nào ch n sau s là công vi c k ti p.ệ ướ ệ ọ ẽ ệ ế ế

B3 Click nút Link Tasks .B4 Đ thay đ i ki u liên k t, Click đúp vào đ ng liê k t gi a 2 công vi c b nể ổ ể ế ườ ế ữ ệ ạ

đang mu n thay đ i.ố ổ

85

M t h p tho i ộ ộ ạ Task Dependency xu t hi nấ ệ

B5 Trong h p li t kê ộ ệ Type, ch n ki u liên k t mà b n mu n, sau đó Click ọ ể ế ạ ố OK.Chú ý: Đ hu b liên k t gi a các công vi c, ch n các công vi c b n mu n trongể ỷ ỏ ế ữ ệ ọ ệ ạ ố

c t ộ Task Name, và Click nút Unlink Tasks . Các công vi c này s đ c s p x p l iệ ẽ ượ ắ ế ạ d a trên nh ng liên k t và các ràng bu c còn t n t i .ự ữ ế ộ ồ ạ2. Các công vi c g i ch ng lên nhauệ ố ồ

Sau khi các công vi c đã đ c liên k t v i nhau, b n có th g i ch ng hay thêm m tệ ượ ế ớ ạ ể ố ồ ộ kho ng tr th i gian gi a 2 công vi c. Trong Microsoft Project, b n có th nh p kho ngả ễ ờ ữ ệ ạ ể ậ ả th i gian g i ch ng hay th i gian ng t quãng đ i v i các công vi c có liên k t.ờ ố ồ ờ ắ ố ớ ệ ế

B1 Trong c t ộ Task Name, ch n công vi c b n mu n thêm th i gian g i ch ng hayọ ệ ạ ố ờ ố ồ th i gian tr (đây là nh ng công vi c k ti p), và sau đó Click nút ờ ễ ữ ệ ế ế Task Information . B n có th th c hi n thao tác trên b ng cách ch n công vi c vàạ ể ự ệ ằ ọ ệ trong menu Project, ch n m c ọ ụ Task Information

B2 H p tho i ộ ạ Task Information hi n lên, Click Tab ệ Predecessors.

B3 Trong c t ộ Lag, nh p th i gian g i ch ng hay th i gian tr , ậ ờ ố ồ ờ ễ• Nh p th i gian g i ch ng theo s âm (ví d , –2d cho 2 ngày g i ch ng) ậ ờ ố ồ ố ụ ố ồ

86

• Nh p th i gian tr theo s d ng. ậ ờ ễ ố ươ

Chú ý: Đ nhanh chóng đ a th i gian x p ch ng hay th i gian tr cho m t công vi cể ư ờ ế ồ ờ ễ ộ ệ k ti p, Click đúp vào đ ng k t n i gi a công vi c đó và công vi c làm tr c ế ế ườ ế ố ữ ệ ệ ướ Gantt Chart, và sau đó nh p th i gian g i ch ng hay th i gian tr trong h p tho i ậ ờ ố ồ ờ ễ ộ ạ Task Dependency.

3. Thi t l p th i gian b t đ u và th i gian k t thúc c a công vi cế ậ ờ ắ ầ ờ ế ủ ệB n có th l p k ho ch th c hi n các công vi c hi u qu b ng cách nh p kho ngạ ể ậ ế ạ ự ệ ệ ệ ả ằ ậ ả

th i gian, t o các liên k t gi a các công vi c và sau đó đ Microsoft Project tính toán th iờ ạ ế ữ ệ ể ờ gian b t đ u và k t thúc cho các công vi c có liên quan. Tuy nhiên b n ph i xác đ nh th iắ ầ ế ệ ạ ả ị ờ gian b t đ u và th i gian k t thúc cho m t s công vi c.ắ ầ ờ ế ộ ố ệ

Nh ng ràng bu c v th i gian b t đ u hay k t thúc đ i v i m t công vi c đ c g i làữ ộ ề ờ ắ ầ ế ố ớ ộ ệ ượ ọ nh ng ràng bu c c ng. Do Microsoft tính toán h th ng k ho ch c a b n d a c trênữ ộ ứ ệ ố ế ạ ủ ạ ự ả nh ng ràng bu c này do đó ch s d ng khi công vi c b ràng bu c v th i gian b t đ uữ ộ ỉ ử ụ ệ ị ộ ề ờ ắ ầ hay k t thúc. ế

B1 Trong c t ộ Task Name, ch n công vi c mà b n mu n xác đ nh th i đi mọ ệ ạ ố ị ờ ể b t đ u và k t thúc, sau đó Click ắ ầ ế Task Information .

B2 Ch n Tab ọ Advanced.B3 Trong h p tho i ộ ạ Task Information , m c ụ Constraint type, ch n ki u ràngọ ể

bu c.ộ

4 Ch n ngày trong ọ Constraint date, và Click OK

Chú ý: Sau đây là b ng li t kê các ki u ràng bu c:ả ệ ể ộ

Ki u ràng bu cể ộ Ý nghĩaAs soon as possible Công vi c không b ràng bu cệ ị ộAs Late as possible Công vi c này ph i b trì ho n càng lâu càngệ ả ị ạ t t.ốFinish No Earlier than Công vi c ph i k t thúc sau ngày tháng chệ ả ế ỉ đ nh.ịFinish No Later than Công vi c ph i k t thúc vào ngày ho c s mệ ả ế ặ ơ h n ngày tháng ch đ nh.ơ ỉ ịMust Finish On Công vi c ph i k t thúc chính xác vào ngàyệ ả ế

87

tháng đã đ nh.ịMust Start On Công vi c ph i k t thúc vào ngày tháng đã đ nhệ ả ế ịStart No Earlier than Công vi c b t đ u vào ngày tháng ho c mu nệ ắ ầ ặ ộ h n ngày tháng ch đ nh.ơ ỉ ịStart No Later than Công vi c ph i b t đ u tr c ngày tháng chệ ả ắ ầ ướ ỉ đ nh.ị

4. Xác đ nh h n cu i cho 1 công vi cị ạ ố ệKhi b n thi t l p m t h n cu i cho 1 công vi c, Microssoft Project s th hi n m tạ ế ậ ộ ạ ố ệ ẽ ể ệ ộ

d u hi u thông báo n u công vi c trong k ho ch là k t thúc sau th i h n cu i. ấ ệ ế ệ ế ạ ế ờ ạ ố

Vi c thi t l p m t h n đ nh cho 1 công vi c không nh h ng nhi u đ n k ho chệ ế ậ ộ ạ ị ệ ả ưở ề ế ế ạ công vi c v . Đó là cách Microsoft Project thông báo cho b n bi t r ng công vi c đó sệ ề ạ ế ằ ệ ẽ k t thúc mà v t quá th i gian h n đ nh đ b n có th đi u ch nh k ho ch h p lý h n.ế ượ ờ ạ ị ể ạ ể ề ỉ ế ạ ợ ơ

B1 Trên menu View, ch n khung nhìn ọ Gantt.B2 Trong c t ộ Task Name, ch n công vi c b n mu n thi t l p h n đ nh th iọ ệ ạ ố ế ậ ạ ị ờ

gian.B3 Ch n nút ọ Task Information và sau đó ch n Tab ọ Advanced.

B4 Trong ph n ầ Deadline, ch n ngày h n đ nh và Click ọ ạ ị OK.

5. Chia m t công vi c thành nh ng ph n nhộ ệ ữ ầ ỏB n có th chia nh m t công vi c n u th i gian cho công vi c bạ ể ỏ ộ ệ ế ờ ệ ị

ng t quãng. Đi u này r t có ích, ví d s có th i gian b n t m th iắ ề ấ ụ ẽ ờ ạ ạ ờ d ng công vi c đang làm đ chuy n sang m t công vi c khác. B n cóừ ệ ể ể ộ ệ ạ th chia m t công vi c thành nhi u ph n n u c n thi t.ể ộ ệ ề ầ ế ầ ế

Cũng ph i chú ý thêm r ng vi c chia nh 1 công vi c thành nhi uả ằ ệ ỏ ệ ề ph n không gi ng nh nh ng công vi c đ nh kỳ mà b n đã đ c bi t trong nh ng bàiầ ố ư ữ ệ ị ạ ượ ế ữ tr c.ướ

88

B1 Trên menu View, ch n khung nhìn ọ Gantt .B2 Click nút Split Task hay trong menu Edit ch n m c ọ ụ Split Task.

B3 Trên thanh ngang bi u di n công vi c, Click vào ngày b n mu n chia côngể ễ ệ ạ ố vi c, sau đó kéo ph n còn l i t i ngày b n mu n công vi c l i b t đ u ti p t cệ ầ ạ ớ ạ ố ệ ạ ắ ầ ế ụ

Chú ý B n có th ghép l i các ph n b ng cách kéo các ph n công vi c ch m vào nhau.ạ ể ạ ầ ằ ầ ệ ạK t lu nế ậ : Qua bài này b n có th thi t l p m i quan h gi a các công vi c, hi uạ ể ế ậ ố ệ ữ ệ ể

đ c th nào là công vi c g i ch ng hay ng t quãng, thi t l p th i gian b t đ u và th iượ ế ệ ố ồ ắ ế ậ ờ ắ ầ ờ gian k t thúc c a công vi c, xác đ nh h n cu i cho 1 công vi c và cách chia m t công vi cế ủ ệ ị ạ ố ệ ộ ệ thành nh ng ph n nh . Bài ti p theo s đ a ra cách kh i t o tài nguyên, nhân l c cho côngữ ầ ỏ ế ẽ ư ở ạ ự vi c. ệ

Bài 4: Kh i t o tài nguyên, nhân l c cho công vi cở ạ ự ệB n nên kh i t o tài nguyên cho các công vi c trong d án đ :ạ ở ạ ệ ự ể− Theo dõi m c đ s d ng tài nguyên trong d ánứ ộ ử ụ ự− Theo dõi đ c chi phí cho tài nguyênượBài này bao g m các đi m chính sau:ồ ể1. T o danh sách các tài nguyênạ2. Thay đ i th i gian làm vi c cho nhân viên hay máy mócổ ờ ệ3. Kh i t o các tài nguyên cho công vi cở ạ ệ4. S a đ i kho ng th i gian th c hi n công vi cử ổ ả ờ ự ệ ệ5. Ki m tra hi u ch nh vi c kh i t o tài nguyênể ệ ỉ ệ ở ạ

1. T o danh sách tài nguyênạB n có th s d ng khung nhìn ạ ể ử ụ Resource Sheet trong Microsoft Project đ t o m tể ạ ộ

danh sách các tài nguyên s d ng trong d án nh nhân công, thi t b , nguyên v t li u. Cácử ụ ự ư ế ị ậ ệ tài nguyên bao g m tài nguyên công vi c và tài nguyên v t li u. Tài nguyên công vi c baoồ ệ ậ ệ ệ g m con ng i và máy móc, tài nguyên v t li u nh bê tông, g , đinh,.... ồ ườ ậ ệ ư ỗ

B1 Trên menu View, ch n khung nhìn ọ Resource Sheet.

89

B2 Trên menu View, ch t i ỉ ớ Table, và sau đó Click Entry.

B3 Trong c t ộ Resource Name, đánh tên tài nguyên.

B4 Đ ch đ nh nhóm tài nguyên, trong c t ể ỉ ị ộ Group, đánh tên nhóm.B5 Trong c t ộ Type, xác đ nh ki u tài nguyên: ị ể

• V i nh ng tài nguyên là nhân l c hay máy móc, ch n ki u là ớ ữ ự ọ ể Work. • V i nh ng tài nguyên nh nguyên, nhiên v t li u, ch n ki u là ớ ữ ư ậ ệ ọ ể Material

B6 V i m i m t ki u tài nguyên công vi c (ng i và máy móc, thi t b ), nh pớ ố ộ ể ệ ườ ế ị ậ đ n v t i c t ơ ị ạ ộ Max. V i ki u tài nguyên này đ n v s d ng đ c tính theo tớ ể ơ ị ử ụ ượ ỷ l ph n trăm c a giá tr max. Ví d , nh p 100% có nghĩa là th i gian s d ngệ ầ ủ ị ụ ậ ờ ử ụ toàn b th i gian làm vi c đ i v i m i tài nguyên nào đó. ộ ờ ệ ố ớ ỗ

B7 V i m i ki u tài nguyên nh nguyên, nhiên v t li u, trong c t ớ ỗ ể ư ậ ệ ộ Material Label, nh p đ n v đo cho tài nguyên này, ví d nh đ n v t n.ậ ơ ị ụ ư ơ ị ấ

Chú ý:• Nhóm tài nguyên đ c dùng đ s p x p, l c hay nhóm các công vi c, ví d nhượ ể ắ ế ọ ệ ụ ư

b n có th xem danh sách nhân viên thu c m t phòng nào đó.ạ ể ộ ộ• B n không th kh i t o nhóm tài nguyên cho 1 công vi c nào đóạ ể ở ạ ệ

2. Thay đ i th i gian làm vi c cho nhân viên hay máy mócổ ờ ệH th ng th i gian làm vi c trong bài h c tr c đ c kh i t o cho t t c các tàiệ ố ờ ệ ọ ướ ượ ở ạ ấ ả

nguyên nh con ng i và máy móc, thi t b . Tuy nhiên b n có th đ nh nghĩa th i gian làmư ườ ế ị ạ ể ị ờ vi c cho m t nhân viên hay máy móc nào đó đ thích ng v i d án c a b n. L y m t víệ ộ ể ứ ớ ự ủ ạ ấ ộ d r t đ n gi n nh sau, m t nhân viên A có th i gian ngh mát t i tháng 6 nh ng nhânụ ấ ơ ả ư ộ ờ ỉ ạ ư

90

viên B l i là tháng 7 vì v y c n ph i có nh ng th i gian bi u khác nhau đ i v i t ng nhânạ ậ ầ ả ữ ờ ể ố ớ ừ viên. M t ví d khác n a là máy móc s d ng cũng c n có th i gian b o d ng trong quáộ ụ ữ ử ụ ầ ờ ả ưỡ trình ho t đ ng.ạ ộ

B1 Trên menu View, ch n ọ Resource Sheet, và sau đó ch n tài nguyên b nọ ạ mu n thay đ i th i gian làm vi c.ố ổ ờ ệ

B2 Trong menu Project, ch n ọ Resource Information, và ch n tab ọ General

B3 Trong Tab Resource Information, t i h th ng l ch làm vi c, ch n ngày b nạ ệ ố ị ệ ọ ạ mu n thay đ i. ố ổ

B4 Ch n ki u ọ ể Use default, Nonworking time, hay Nondefault . Khi b n ch n ạ ọ Use default, th i gian làm vi c c a ngày ch n s l y theoờ ệ ủ ọ ẽ ấ

th i gian m c đ nh c a h th ng Microsoft Project.ờ ặ ị ủ ệ ốB5 N u b n ch n ế ạ ọ Nondefault t i b cạ ướ 4, nh p th i gian b t đ u vào m cậ ờ ắ ầ ụ

91

From và th i gian k t thúc vào m c ờ ế ụ To.

Chú ý: N u 1 nhóm tài nguyên có cùng th i gian làm vi c và ngh gi ng nhau, b n cóế ờ ệ ỉ ố ạ th t o m t l ch làm vi c m i cho chúng. Trên menu ể ạ ộ ị ệ ớ Tools, ch n ọ Change Working Time. Click New và nh p tên cho h th ng l ch làm vi c m i.ậ ệ ố ị ệ ớ3. Kh i t o các tài nguyên cho công vi cở ạ ệ

B n có th kh i t o b t c m t tài nguyên nào cho b t kỳ công vi c nào, b n có thạ ể ở ạ ấ ứ ộ ấ ệ ạ ể kh i t o nhi u h n 1 tài nguyên cho m t công vi c và xác đ nh tài nguyên đó đ c sở ạ ề ơ ộ ệ ị ượ ử d ng toàn th i gian hay bán th i gian. N u s kh i t o th i gian s d ng tài nguyên v tụ ờ ờ ế ố ở ạ ờ ử ụ ượ quá th i gian cho phép (đã đ c thi t l p trong h th ng l ch s d ng tài nguyên),ờ ượ ế ậ ệ ố ị ử ụ Microsoft Project th hi n m c đ s d ng quá t i tài nguyên đó b ng màu đ trong khungể ệ ứ ộ ử ụ ả ằ ỏ nhìn Resouce View.

B1 Trong menu View, ch n ọ Gantt Chart.B2 Trong c t ộ Task Name, ch n công vi c b n mu n kh i t o tài nguyên, vàọ ệ ạ ố ở ạ

sau đó Click Assign Resources hay trong menu Tools, ch n ọ Assign Resources .

B3 Trong c t ộ Name, ch n tài nguyên b n mu n kh i t o cho công vi c.ọ ạ ố ở ạ ệB4 N u ch s d ng tài nguyên bán th i gian, nh p s ph n trăm s d ngế ỉ ử ụ ờ ậ ố ầ ử ụ

• Đ kh i t o m t s tài nguyên, gi phím CTRL và sau đó Click vào tênể ở ạ ộ ố ữ c a các tài nguyên. ủ

• Đ s d ng nhi u tài nguyên gi ng nhau (ví d 2 máy xúc), b n nh pể ử ụ ề ố ụ ạ ậ ph n trăm trong c t Units l n h n 100.ầ ộ ớ ơ

B5 Click Assign.B6 Click Close.

Chú ý: B n có th thay th tài nguyên này b ng tài nguyên khác. Ch n công vi c cóạ ể ế ằ ọ ệ ngu n tài nguyên b n mu n thay th . Trong h p tho i ồ ạ ố ế ộ ạ Assign Resources, ch n tên tàiọ nguyên và Click Replace.4. S a đ i kho ng th i gian th c hi n công vi cử ổ ả ờ ự ệ ệ

Khi b n kh i t o nhi u tài nguyên cho m t công vi c, Microsoft Project t đ ng gi mạ ở ạ ề ộ ệ ự ộ ả kho ng th i gian th c hi n công vi c. Ví d m t công vi c do 1 nhân viên th c hi n trongả ờ ự ệ ệ ụ ộ ệ ự ệ m t ngày thì s ch m t n a ngày đ th c hi n n u hai nhân viên cùng th c hi n. N u b nộ ẽ ỉ ấ ử ể ự ệ ế ự ệ ế ạ mu n gi kho ng th i gian th c hi n cho công vi c đó là nh cũ trong khi v n có thêm tàiố ữ ả ờ ự ệ ệ ư ẫ nguyên s d ng cho công vi c đó, b n th c hi n nh sau. ử ụ ệ ạ ự ệ ư

B1 Trên menu View, Click khung nhìn Gantt.

92

B2 Trong c t ộ Task Name, ch n tên công vi c. ọ ệB3 Click nút Task Information trên thanh công c hay trong menu ụ Project

ch n m c ọ ụ Task Information.

Và sau đó chuy n sang Tab ể Advanced.4 Trong h p tho i ộ ạ Task Information xoá b d u ki m trong m c ỏ ấ ể ụ Effort

driven, và sau đó Click OK.

Bây gi khi b n kh i t o thêm tài nguyên cho công vi c, kho ng th i gianờ ạ ở ạ ệ ả ờ th c hi n s không thay đ i.ự ệ ẽ ổ

Chú ý: B n có th làm cho t t c các công vi c m i s t o ra khi thêm tài nguyên thìạ ể ấ ả ệ ớ ẽ ạ th i gian th c hi n s không gi m b ng cách trong menu ờ ự ệ ẽ ả ằ Tools, ch n m c ọ ụ Options, Click tab Schedule và sau đó b d u ki m t i m c ỏ ấ ể ạ ụ New tasks are effort driven.

5. Ki m tra hi u ch nh vi c kh i t o tài nguyênể ệ ỉ ệ ở ạKhung nhìn Resource Usage th hi n t t c các tài nguyên s d ng trong d án. V iể ệ ấ ả ử ụ ự ớ

khung nhìn này, b n có th th y r ng ngu n tài nguyên đ c s d ng nh th nào, nh ngạ ể ấ ằ ồ ượ ử ụ ư ế ữ ngu n tài nguyên nào có th s d ng đ c ti p, ngu n tài nguyên nào đang b quá t iồ ể ử ụ ượ ế ồ ị ả

93

B1 Trong menu View, ch n ọ Resource Usage.

Đ có nhi u thông tin h n v vi c s d ng tài nguyên, trong menu ể ề ơ ề ệ ử ụ View, m c ụ Table, Click vào b ng b n mu n hi n th trong khung nhìn ả ạ ố ể ị Resource Usage.

B2 Trong c t ộ Resource Name, xem l i các công vi c s d ng ngu n tài nguyênạ ệ ử ụ ồ B3 Đ chuy n đ i ngu n tài nguyên cho m t công vi c, ch n hàng ch a côngể ể ổ ồ ộ ệ ọ ứ

vi c đó và sau đó kéo lên ph n tài nguyên c n chuy n đ i.ệ ầ ầ ể ổChú ý• Vi c thêm các b ng thông tin hi n th trên không làm thay đ i thông tin v d li uệ ả ể ị ổ ề ữ ệ

mà ch là thay đ i cách th hi n.ỉ ổ ể ệ• N u m t tài nguyên màu đ và đ m, tài nguyên đó đang b s d ng quá t i. ế ộ ỏ ậ ị ử ụ ảK t lu nế ậ : Bài này ch cho b n cách t o danh sách tài nguyên, thay đ i h th ng l mỉ ạ ạ ổ ệ ố ầ

vi c cho m t nhân viên hay máy móc, gán tìa nguyên cho công vi c, s a đ i kho ng th iệ ộ ệ ử ổ ả ờ gian th c hi n công vi c và ki m tra hi u ch nh vi c kh i t o tài nguyên. Bài ti p theo sự ệ ệ ể ệ ỉ ệ ở ạ ế ẽ bàn v v n đ chi phí th c hi n d án.ề ấ ề ự ệ ự

Bài 5: Chi phí th c hi n d ánự ệ ự

Bài này g m các đi m chính sau:ồ ể− Kh i t o chi phí cho tài nguyênở ạ− Thi t l p giá tr n cho m t công vi cế ậ ầ ộ ệ− Chi phí đ c tính khi nàoượ− Xem xét giá c a công vi c và c a tài nguyênủ ệ ủ− Xem xét giá c a toàn b d ánủ ộ ự

1. Kh i t o chi phí cho tài nguyênở ạMicrosoft Project cho phép b n kh i t o giá v nhân công và các tài nguyên khác đạ ở ạ ề ể

b n có th qu n lý d án m t cách chính xác nh t. b n có th kh i t o các phí chu n, phíạ ể ả ự ộ ấ ạ ể ở ạ ẩ khoán, phí ngoài gi .ờ

B1 Trên menu View, ch n khung nhìn ọ Resource Sheet.

94

B2 Trên menu View, ch t i ỉ ớ Table, và sau đó ch n ọ Entry

B3 Trong c t ộ Resource Name, ch n tài nguyên đ đ nh giá.ọ ể ịB4 Trong c t ộ Type, ch n ọ Work

n u tài nguyên là ng i hay màế ườ máy móc, hay ch n ọ Material n u tài nguyên là các nguyên v tế ậ li u.ệ

B5 V i tài nguyên con ng i hay máy móc, trong c t ớ ườ ộ Std. Rate ( phí chu n)ẩ , Ovt. Rate (phí ngoài gi )ờ , hay Cost/Use (phí khoán) , nh p phí s d ng tàiậ ử ụ nguyên.

V i ngu n tài nguyên là nguyên v t li u, nh p đ n v đo c a tài nguyên này,ớ ồ ậ ệ ậ ơ ị ủ ví d nh t n và sau đó trong các c t ụ ư ấ ộ Std.Rate (phí chu n) hay ẩ Cost/Use (phí khoán) nh p phí s d ng.ậ ử ụ

B6 Nh n ấ ENTER.Chú ý: B n có th thi t l p phí chu n và phí ngoài gi m c đ nh khi thêm b t c tàiạ ể ế ậ ẩ ờ ặ ị ấ ứ

nguyên m i nào. Trong menu ớ Tools, ch n ọ Option và sau đó ch n ọ Tab General. Trong các m c ụ Default standard rate và Default overtime rate , nh p giá m i. N u b n mu n l uậ ớ ế ạ ố ư gi nh ng giá tr này làm giá tr m c đ nh cho các d án v sau thì ch n nút ữ ữ ị ị ặ ị ự ề ọ Set as Default.

95

N u giá s d ng tài nguyên thay đ i trong quá trình d án, ch n ế ử ụ ổ ự ọ Resource Sheet trong menu View. Trong c t ộ Resource Name, ch n tài nguyên và sau đó Click ọ Resource Information . Sau đó nh p thông tin trong Tab ậ Costs.

2. Thi t l p giá tr n cho m t công vi cế ậ ầ ộ ệKhi b n bi t chính xác chi phí cho m t công vi c nào đó, b n có th nh p giá tr n choạ ế ộ ệ ạ ể ậ ầ

công vi c đó.ệ

B1B2B3

Trong menu View, ch n khung nhìn ọ GanttTrong menu View, m c ụ Table, ch n ọ CostTrong c t ộ Fixed Cost , nh p giá cho công vi c. - Nh n ậ ệ ấ ENTER.

3. Chi phí đ c tính khi nàoượTrong Microsoft Project, chi phí cho tài nguyên m c đ nh là đ c tính theo ph n trămặ ị ượ ầ

hoàn thành công vi c. Tuy nhiên, b n có th thay đ i ph ng th c tính chi phí tài nguyênệ ạ ể ổ ươ ứ khi b t đ u s d ng hay khi k t thúc. ắ ầ ử ụ ế

B1 Trong menu View, ch n ọ Resource Sheet.

B2 Trong menu View, m c ụ Table, ch n ọ Entry.

96

B3 Trong c t ộ Accrue At, ch n ki u b n mu n s d ng.ọ ể ạ ố ử ụ

4. Xem xét chí phí c a công vi c và c a tài nguyênủ ệ ủSau khi b n kh i t o chi phí t i các tài nguyên hay chi phí c đ nh cho các công vi c,ạ ở ạ ớ ố ị ệ

b n có th mu n xem l i t ng chi phí xem có theo d ki n không. N u t ng chi phí cho tàiạ ể ố ạ ổ ự ế ế ổ nguyên hay công vi c v t quá kh năng tài chính, b n c n ki m tra và đi u ch nh l i chiệ ượ ả ạ ầ ể ề ỉ ạ phí c a m i công vi c và chi phí cho m i ngu n tài nguyên. ủ ỗ ệ ỗ ồ

B1 Đ xem chi phí cho công vi c, trên menu ể ệ View, Click More Views, và sau đó ch n ọ Task Sheet.

Đ xem chi phí tài nguyên, trên menu ể View, ch n ọ Resource Sheet.

B2 Trên menu View, m c ụ Table, ch n ọ Cost.

Chú ý:• B n cũng có th xem quá trình chi phí trong m i công vi c trong khung nhìn ạ ể ỗ ệ Task

Usage. Trên menu View, ch n ọ Task Usage. Trong menu Format, m c ụ Details, ch n ọ Cost.• B n cũng có th xem chi ti t các chi phí cho tài nguyên trong khung nhìn ạ ể ế Resource

Usage. Trên menu View, ch n m c ọ ụ Resource Usage. Trong menu Format, m c ụ Details, ch n ọ Cost.

5. Xem xét chi phí c a toàn b d ánủ ộ ựB n có th xem chi phí cho d án khi l p, khi d án đi vào ho t đ ng và chi phí đ ti pạ ể ự ậ ự ạ ộ ể ế

t c th c hi n d án. Trên c s đó b n s nhìn nh n đ c qu tài chính hi n t i c a b nụ ự ệ ự ơ ở ạ ẽ ậ ượ ỹ ệ ạ ủ ạ cho d án là bao nhiêu.ự

B1 Trong menu Project, ch n ọ Project Information.

97

B2 Ch n ọ Statistics.

B3 B n s th y đ c chi phí c a d ánạ ẽ ấ ượ ủ ự

Chú ý• B n có th so sánh chi phí t i th i đi m ban đ u và th i đi m hi n t i.ạ ể ạ ờ ể ầ ờ ể ệ ạ• B n có th xem chi phí th c hi n d án còn l i đ đi u ch nh ho t đ ng c a dạ ể ự ệ ự ạ ể ề ỉ ạ ộ ủ ự

án.

98

K t lu nế ậ : Trong bài này chúng ta có th th y đ c cách th c kh i t o cho phí cho tàiể ấ ượ ứ ở ạ nguyên, thi t l p giá tr n cho m t công vi c, thay đ i cách th c chi phí đ c tính, xem xétế ậ ầ ộ ệ ổ ứ ượ chi phí c a công vi c, c a tài nguyên cũng nh c a toàn b d án. Trong bài sau chúng taủ ệ ủ ư ủ ộ ự s cùng xem xét l i toàn b h th ng công vi c mà chúng ta đã l p k ho ch.ẽ ạ ộ ệ ố ệ ậ ế ạ

Bài 6: Xem xét h th ng công vi cệ ố ệ

Sau khi b n nh p h t nh ng thông tin v d án, hãy xem xét l i xem chúng có phù h pạ ậ ế ữ ề ự ạ ợ v i d tính c a b n hay không. N u không hãy ki m tra l i quá trình th c hi n các côngớ ự ủ ạ ế ể ạ ự ệ vi c. Bài này bao g m các đi m chính sau:ệ ồ ể

− Xem xét toàn b d ánộ ự− Ki m tra ngày b t đ u và k t thúc c a d ánể ắ ầ ế ủ ự− Xác đ nh đ ng găng c a d ánị ườ ủ ự− Chuy n đ i gi a các khung nhìnể ổ ữ− Xem xét các c t khác nhau trong m t khung nhìnộ ộ− Th hi n thông tin có ch n l cể ệ ọ ọ− S p x p thông tin trong m t khung nhìnắ ế ộ− Nhóm thông tin trong m t khung nhìnộ

1. Xem xét toàn b d ánộ ựB n có th quan sát th i gian b t đ u, k t thúc d án và th i gian nh ng pha chính x yạ ể ờ ắ ầ ế ự ờ ữ ả

ra trên khung nhìn Gantt.

B1 Trên menu View, ch n ọ Gantt Chart.B2 On the View menu, click Zoom, click Entire project, and then click OK.

99

2. Ki m tra ngày b t đ u và k t thúc c a d ánể ắ ầ ế ủ ựB n có th xem l i thông tin v ngày k t thúc d án xem có đúng mong đ i c a b nạ ể ạ ề ế ự ợ ủ ạ

hay không.Trong menu Project, ch n ọ Project Information và Click Statistics, ngày b t đ u vàắ ầ

k t thúc d án s đ c hi n th .ế ự ẽ ượ ể ị3. Xác đ nh đ ng găng c a d ánị ườ ủ ự

Đ ng găng là m t t p h p các công vi c ph i đ c th c hi n đúng ti n đ , nh ngườ ộ ậ ợ ệ ả ượ ự ệ ế ộ ữ công vi c này s nh h ng l n đ n s thành công c a d án n u có s trì hoãn côngệ ẽ ả ưở ớ ế ự ủ ự ế ự vi c.ệ

B1 Trên menu View, ch n khung nhìn ọ Gantt.B2 Click nút GanttChartWizard hay trong menu Format, ch nọ

GanttChartWizard.

B3 Theo h ng d n c a ướ ẫ ủ GanttChartWizard đ hình thành đ ng găng c aể ườ ủ các công vi c.ệ

4. Chuy n đ i gi a các khung nhìnể ổ ữB n có th th y đ c d án c a b n qua các khung nhìn khác nhau nh : ạ ể ấ ượ ự ủ ạ ư Calendar,

Network Diagram, Task Usage, Resource Usage, Resource Graph...Trên menu View, ch n khung nhìn mà b n mu n quan sát. ọ ạ ốN u khung nhìn b n mu n quan sát hi n th i không có trong menu ế ạ ố ệ ờ View, Click vào

m c ụ More Views đ có nhi u l a ch n. Ch n 1 ki u khung nhìn trong b ng li t kê ể ề ự ọ ọ ể ả ệ Views, sau đó ch n ọ Apply.

Chú ý: Thay đ i khung nhìn không làm nh h ng đ n d li u thông tin d án, nó chổ ả ưở ế ữ ệ ự ỉ thay đ i cách nhìn v d án.ổ ề ự

100

D i đây là 8 khung nhìn thông d ng nh t:ướ ụ ấ

Tên khung nhìn N i dungộCalendar L ch hàng tháng ch ra các công vi c và khă năngị ỉ ệ

hoàn thành nó.Gantt Chart Di n t các công vi c và các thông tin có liên quan,ễ ả ệ

m t bi u đ (bi u đ ngang) th hi n các công vi c vàộ ể ồ ể ồ ể ệ ệ th i gian hoàn thành chúng.ờ

Network Diagram Th hi n d i d ng l i các công tác (s đ m ng)ể ệ ướ ạ ướ ơ ồ ạ và s ph thu c gi a chúng. Dùng khung nhìn này đ cóự ụ ộ ữ ể m t cái nhìn bao quát v các công vi c.ộ ề ệ

Task Usage Th hi n danh sách các công vi c đã đ c gán tàiể ệ ệ ượ nguyên. Dùng khung nhìn này đ th y ngu n tài nguyênể ấ ồ nào đã đ c gán cho m t công vi c c thượ ộ ệ ụ ể

Tracking Gantt Th hi n danh sách c a công vi c và thông tin cóể ệ ủ ệ liên quan. Dùng khung nhìn này đ theo dõi ti n trình c aể ế ủ d án.ự

Resource Graph Th hi n bi u đ phân ph i tài nguyên. Dùng khungể ệ ể ồ ố nhìn này đ th hi n thông tin v m t tài nguyên d iể ể ệ ề ộ ướ các tiêu chí khác nhau.

Resource Sheet Danh sách tài nguyên và thông tin liên quan. Dùng khung nhìn này đ nh p và hi u ch nh các thông tin vể ậ ệ ỉ ề tài nguyên.

Resource Usage Th hi n danh sách gán tài nguyên cho công vi cể ệ ệ đ c nhóm d i m i ngu n tài nguyên. Dùng khungượ ướ ỗ ồ nhìn này đ th hi n chi phí ho c phân ph i gi côngể ể ệ ặ ố ờ ngoài gi .ờ

More View Cho phép l a ch n các khung nhìn khác c a ch ngự ọ ủ ươ trình.

5. Xem xét các c t khác nhau trong m t khung nhìnộ ộTrong khi l p và theo dõi d án, r t h u ích n u chúng ta có th xem xét thêm nhi u tậ ự ấ ữ ế ể ề ổ

h p các thông tin trong m t khung nhìn. Microsoft Project cung c p m t t p h p các tợ ộ ấ ộ ậ ợ ổ h p thông tin đ i v i m i khung nhìn:ợ ố ớ ỗ

B1 Trong menu View, ch n khung nhìn b n mu n quan sát. ọ ạ ốB2 Trên menu View, m c ụ Table, ch n b ng b n mu n xu t hi n trong khungọ ả ạ ố ấ ệ

nhìn. Đ thêm nh ng b ng không n m trong m c ể ữ ả ằ ụ Table, ch n ọ More Tables,

ch n b ng b n mu n thêm, và sau đó ch n ọ ả ạ ố ọ Apply.

6. Th hi n thông tin có ch n l cể ệ ọ ọĐôi khi, b n c n theo dõi ch m t s công vi c xác đ nh nào đó, Microsoft cho phépạ ầ ỉ ộ ố ệ ị

b n l c thông tin trong toàn d án đ có đ c nh ng thông tin c n thi t.ạ ọ ự ể ượ ữ ầ ế

B1 Trên menu Project, m c ụ Filtered for, sau đó ch n ki u l c. ọ ể ọĐ nh p ki u l c hi n th i không n m trong m c ể ậ ể ọ ệ ờ ằ ụ Filtered for, ch n m cọ ụ

More Filters.B2 Ch n ọ Apply đ xác đ nh ki u l c.ể ị ể ọ

101

B3 Đ th hi n t t c các công vi c tr l i, trên menu ể ể ệ ấ ả ệ ở ạ Project và sau đó ch nọ All Tasks hay All Resources.

Chú ý: B n không th l c các công vi c trong khung nhìn ạ ể ọ ệ Resource hay l c các tàiọ nguyên trong khung nhìn Task.

7. S p x p thông tin trong m t khung nhìnắ ế ộB n có th s p x p các công vi c hay tài nguyên theo m t đi u ki n nào đó nh tênạ ể ắ ế ệ ộ ề ệ ư

công vi c, ngày k t thúc, tên tài nguyên. Vi c s p s là r t h u ích khi b n mu n theo dõiệ ế ệ ắ ẽ ấ ữ ạ ố các công vi c theo th t . Ví d b n có th xem xét công vi c nào nên b t đ u hay k tệ ứ ự ụ ạ ể ệ ắ ầ ế thúc s m h n.ớ ơ

Vi c s p x p v n đ c duy trì khi b n chuy n đ i gi a các khung nhìn cũng nh đóngệ ắ ế ẫ ượ ạ ể ổ ữ ư hay l u d án.ư ự

B1 Trên menu View, ch n ọ Gantt Chart.B2 Trên menu Project, m c ụ Sort, và ch n ki u s p x p mà b n mu n.ọ ể ắ ế ạ ố

B3 Đ ti n l i trong quá trình s p x p, Microsoft Project cung c p m t ch cể ệ ợ ắ ế ấ ộ ứ năng tuỳ bi n khi s p x p. Trong menu ế ắ ế Project, m c ụ Sort, và ch n ọ Sort by.

B4 Trong h p tho i ộ ạ Sort by, ch n nh ng c t b n mu n s p x p, và ch nọ ữ ộ ạ ố ắ ế ọ Ascending hay Descending đ xác đ nh ki u s p x p là tăng d n hay gi m d n.ể ị ể ắ ế ầ ả ầ

8. Nhóm thông tin trong m t khung nhìnộTrong m t s khung nhìn, b n có th nhóm các công vi c hay tài nguyên theo m t đi uộ ố ạ ể ệ ộ ề

kiên nào đó. Ví d , b n có th xem xét t t c nh ng công vi c có cùng m t kho ng th iụ ạ ể ấ ả ữ ệ ộ ả ờ gian th c hi n.ự ệ

B1 Đ nhóm thông tin v công vi c, trên menu ể ề ệ View, ch n m c ọ ụ More Views, và sau đó ch n ọ Task Sheet.

Đ nhóm thông tin v tài nguyên, trên menu ể ề View, ch n ọ Resource Sheet.

102

B2 Trong menu Project, m c ụ Group by, và ch n nhóm . ọĐ ch n m t nhóm không n m trong m c ể ọ ộ ằ ụ Group by, Click More Groups.

B3 Đ tr l i tr ng thái ban đ u, trên menu ể ở ạ ạ ầ Project, m c ụ Group by và ch nọ No Group.

K t lu nế ậ : Bài này chúng ta xem xét l i toàn b h th ng công vi c trong d án, ki mạ ộ ệ ố ệ ự ể tra ngày b t đ u, ngày k t thúc, xác đ nh đ ng găng c a d án, chuy n đ i gi a cácắ ầ ế ị ườ ủ ự ể ổ ữ khung nhìn, th hi n các thông tin đ c ch n l c, s p x p và nhóm thông tin trong m tể ệ ượ ọ ọ ắ ế ộ khung nhìn. Trong bài sau chúng ta cùng xem cách th c l u tr và m m t file d án.ứ ư ữ ở ộ ự

Bài 7: Cách th c l u và m k ho chứ ư ở ế ạ

Sau khi đã nh p toàn b các thông tin v công vi c, v tài nguyên, thông tin v chi phíậ ộ ề ệ ề ề cho d án, b n có th l u gi nó nh là m t k ho ch ban đ u (baseline).ự ạ ể ư ữ ư ộ ế ạ ầ

Đ l u l i nh ng thông tin v d án t i m t th i đi m th c hi n d án, b n có thể ư ạ ữ ề ự ạ ộ ờ ể ự ệ ự ạ ể l u gi thông tin d ng th i gian chuy n ti p (Interim) và có th so sánh thông tin t i th iư ữ ở ạ ờ ể ế ể ạ ờ đi m chuy n ti p này v i thông tin d án ban đ u.ể ể ế ớ ự ầ

Trong quá trình th c hi n d án, b n có th so sanh nh ng thông tin hi n t i và thôngự ệ ự ạ ể ữ ệ ạ tin khi l p k ho ch cho d án.ậ ế ạ ự

Bài này bao g m các đi m chính sau:ồ ể− L u tr m t k ho chư ữ ộ ế ạ− L u gi t i nh ng th i đi m chuy n ti pư ữ ạ ữ ờ ể ể ế− M 1 file d ánở ự−

1. L u tr m t k ho chư ữ ộ ế ạKhi b n đã nh p t t c các thông tin d án và s n sàng đ th c hi n d án, b n có thạ ậ ấ ả ự ẵ ể ự ệ ự ạ ể

l u tr thông tin này nh là thông tin kh i t o k ho ch cho d án. Chính t thông tin kư ữ ư ở ạ ế ạ ự ừ ế ho ch này b n có th so sánh v i thông tin khi th c hi n d án, và t đó đ đi u ch nhạ ạ ể ớ ự ệ ự ừ ể ề ỉ h p lý.ợ

B1 Trên menu Tools, m c ụ Tracking, và ch n ọ Set Baseline.

103

B2 Ch n ọ Entire project hay Selected tasks đ l u gi toàn b d án hay chể ư ữ ộ ự ỉ nh ng công vi c đã ch n.ữ ệ ọ

2. L u gi t i nh ng th i đi m chuy n ti pư ữ ạ ữ ờ ể ể ếSau khi b n l u tr m t k ho ch cho d án, b n có th l u gi thông tin t i nh ngạ ư ữ ộ ế ạ ự ạ ể ư ữ ạ ữ

th i đi m chuy n ti p. Microsoft Project cho phép b n l u theo ki u chuy n ti p 10 l n.ờ ể ể ế ạ ư ể ể ế ầ

B1 Trên menu Tools menu, m c ụ Tracking, và sau đó Click Save Baseline.Ch n ọ Save Interim plan.

B3 Trong m c ụ Copy box, ch n tên c a k ho ch t i th i đi m chuy n ti pọ ủ ế ạ ạ ờ ể ể ế hi n t i.ệ ạ

B4

B5

Trong m c ụ Into box, ch n tên c a k ho ch t i th i đi m chuy n ti p ti pọ ủ ế ạ ạ ờ ể ể ế ế theo.

Ch n toàn b d án hay ch m t ph n các công vi c đã đ c ch n b ng cácọ ộ ự ỉ ộ ầ ệ ượ ọ ằ l a ch n ự ọ Entire project hay Selected tasks. - OK

104

Ph n Iầ II: Theo dõi và qu n lý d ánả ựGi i thi uớ ệ

Là m t nhà qu n lý d án, b n c n ph i n m b t và đi u khi n đ c các thành ph nộ ả ự ạ ầ ả ắ ắ ể ể ượ ầ c t lõi c a d án: th i gian, ti n b c và m c tiêu. Vi c đi u ch nh m t thành ph n này số ủ ự ờ ề ạ ụ ệ ề ỉ ộ ầ ẽ

nh h ng tr c ti p t i hai thành ph n còn l i. N u b n có đ c nh ng thông tin luônả ưở ự ế ớ ầ ạ ế ạ ượ ữ đ c c p nh p, b n s th y đ c tr ng thái hi n t i c a d án và s m có nh ng đi uượ ậ ậ ạ ẽ ấ ượ ạ ệ ạ ủ ự ớ ữ ề ch nh c n thi t và h p lý. Ph n này s cho b n th y cách th c theo dõi và qu n lý côngỉ ầ ế ợ ầ ẽ ạ ấ ứ ả vi c trong d án c a b n.ệ ự ủ ạ

Ph n theo dõi và qu n lý d án g m các bài sau:ầ ả ự ồBài 8: Theo dõi quá trình th c hi n các công vi c trong d án.ự ệ ệ ựBài 9: Theo dõi m c đ s d ng tài nguyên.ứ ộ ử ụBài 10: Theo dõi chi phí hi n t i và kh năng tài chính.ệ ạ ả

Bài 8: Theo dõi quá trình th c hi n các công vi c trong d ánự ệ ệ ự

Ngay sau khi vi c l p k ho ch k t thúc, công vi c b t đ u đi vào quá trình th c hi n,ệ ậ ế ạ ế ệ ắ ầ ự ệ b n có th theo dõi th i gian th c t b t đ u cũng nh k t thúc, t l ph n trăm công vi cạ ể ờ ự ế ắ ầ ư ế ỷ ệ ầ ệ đ c hoàn thành, s gi th c t th c hi n công vi c. Vi c theo dõi các quá trình th c tượ ố ờ ự ế ự ệ ệ ệ ự ế cho phép b n đi u ch nh các công vi c m t cách chính xác và k p th i. ạ ề ỉ ệ ộ ị ờ

Bài này bao g m các đi m chính sau:ồ ể− Ki m tra công vi c có đ c th c hi n đúng k ho ch hay không.ể ệ ượ ự ệ ế ạ− Nh p th i gian b t đ u và k t thúc th c t cho m i công vi c.ậ ờ ắ ầ ế ự ế ỗ ệ− Nh p kho ng th i gian th c hi n th c t cho công vi c.ậ ả ờ ự ệ ự ế ệ− C p nh p ti n đ th c hi n công vi c theo t l ph n trăm hoàn thành.ậ ậ ế ộ ự ệ ệ ỷ ệ ầ− So sánh gi a th i gian th c t th c hi n và k ho ch đ i v i m i công vi c.ữ ờ ự ế ự ệ ế ạ ố ớ ỗ ệ− So sánh thông tin công vi c th c t và k ho ch.ệ ự ế ế ạ−

1. Ki m tra công vi c có đ c th c hi n đúng k ho ch hay khôngể ệ ượ ự ệ ế ạĐ d án đ c th c đúng ti n đ , ph i đ m b o các công vi c ph i đ c b t đ u vàể ự ượ ự ế ộ ả ả ả ệ ả ượ ắ ầ

k t thúc đúng k ho ch. Khung nhìn ế ế ạ Tracking Gantt cho phép b n th y đ c nh ngạ ấ ượ ữ đi m, nh ng công vi c th c hi n th c t là khác v i k ho ch. B n c n ph i đi u ch nhể ữ ệ ự ệ ự ế ớ ế ạ ạ ầ ả ể ỉ nh ng công vi c có liên quan, đ a thêm tài nguyên hay b b t nh ng công vi c ch a c nữ ệ ư ỏ ớ ữ ệ ư ầ thi t đ k p nh ng th i đi m h n đ nh.ế ể ị ữ ờ ể ạ ị

Trong khung nhìn Tracking Gantt, m i m t công vi c đ c th hi n b ng hai đ ng,ỗ ộ ệ ượ ể ệ ằ ườ 1 đ ng th hi n ti n đ th c t , 1 đ ng th hi n ti n đ theo k ho ch. Tr c khi b nườ ể ệ ế ộ ự ế ườ ể ệ ế ộ ế ạ ướ ạ nh p d li u th c t v công vi c, hai đ ng này có chung th i gian b t đ u và th i gianậ ữ ệ ự ế ề ệ ườ ờ ắ ầ ờ k t thúc. ế

Khi b n nh p d li u, đ ng th hi n công vi c th c t thay đ i theoạ ậ ữ ệ ườ ể ệ ệ ự ế ổ

B1 Trên menu View, ch n ọ Tracking Gantt.B2 Đ thay đ i nh ng tr ng thay đ i, trên menu ể ổ ữ ườ ổ View, m c ụ Table, và sau đó

Click Variance.

105

2. Nh p th i gian b t đ u và k t thúc th c t cho m i công vi cậ ờ ắ ầ ế ự ế ỗ ệ

Nh ng công vi c b t đ u và k t thúc mu n s nh h ng t i ti n đ th c hi n c aữ ệ ắ ầ ế ộ ẽ ả ưở ớ ế ộ ự ệ ủ nh ng công vi c khác. Ng c l i nh ng công vi c k t thúc s m s gi i phóng nh ng tàiữ ệ ượ ạ ữ ệ ế ớ ẽ ả ữ nguyên mà nó đang s d ng đ ng th i ti n đ d án cũng đ c hoàn thành tr c kử ụ ồ ờ ế ộ ự ượ ướ ế ho ch. Microsoft Project s d ng nh ng giá tr th c t đ h th ng l i ti n đ th c hi nạ ử ụ ữ ị ự ế ể ệ ố ạ ế ộ ự ệ nh ng công vi c còn l i c a d án:ữ ệ ạ ủ ự

B1 Trên menu View, ch n khung nhìn ọ Gantt Chart.B2 Trên menu View, m c ụ Toolbars, ch n ọ Tracking.B3 Trong c t ộ Task Name, ch n nh ng công vi c b n mu n c p nh p ti n đ . ọ ữ ệ ạ ố ậ ậ ế ộ

Đ ch n nhi u công vi c không đ ng k nhau, b m phím ể ọ ề ệ ứ ề ấ CTRL, sau đó ch n các công vi c. Đ ch n nhi u công vi c đ ng k nhau, b m phímọ ệ ể ọ ề ệ ứ ề ấ SHIFT, sau đó ch n công vi c đ u và công vi c cu i b n mu n c p nh p.ọ ệ ầ ệ ố ạ ố ậ ậ

B4 Click nút Update Tasks trên thanh công c hay trong menu ụ Tools, m cụ Tracking, ch n ọ Update Task .

B5 H p tho i ộ ạ Update Task hi n lên.ệ

106

Trong ph n ầ Actual, Ch n ngày b t đ u và k t thúc trong m c ọ ắ ầ ế ụ Start and Finish .

N u b n nh p ngày k t thúc c a công vi c, đ m b o công vi c đó đã đ cế ạ ậ ế ủ ệ ả ả ệ ượ k t thúc 100%; Microsoft Project s hi u ch nh l i ti n đ th c hi n d án.ế ẽ ệ ỉ ạ ế ộ ự ệ ự

B6 Ch n ọ OK.Chú ý: Vi c nh p ti n đ th c t c a m t công vi c s nh h ng t i ti n đ th cệ ậ ế ộ ự ế ủ ộ ệ ẽ ả ưở ớ ế ộ ự

t c a các công vi c khác. Tuy nhiên, ti n đ th c hi n theo k ho ch là không b thayế ủ ệ ế ộ ự ệ ế ạ ị đ i. ổ

3. Nh p kho ng th i gian th c hi n th c t cho công vi cậ ả ờ ự ệ ự ế ệKhi b n nh p kho ng th i gian th c t th c hi n m t công vi c, Microsoft Project c pạ ậ ả ờ ự ế ự ệ ộ ệ ậ

nh p ngày th c t b t đ u, t l ph n trăm hoàn thành công vi c và kho ng th i gian cònậ ự ế ắ ầ ỷ ệ ầ ệ ả ờ l i đ th c hi n n t công vi c đó.ạ ể ự ệ ố ệ

B1 Trên menu View, Click Gantt Chart.B2 Trong c t ộ Task Name, ch n công vi c b n mu n nh p kho ng th i gianọ ệ ạ ố ậ ả ờ

th c t đã th c hi n công vi c.ự ế ự ệ ệB3 Trên menu Tools, m c ụ Tracking, và Click Update Tasks.B4 Trong m c ụ Actual dur, đánh s th i gian đã th c hi n công vi c.ố ờ ự ệ ệB5 Ch n ọ OK.

Chú ý: N u b n nghĩ r ng công vi c này s đ c k t thúc s m h n so v i k ho chế ạ ằ ệ ẽ ượ ế ớ ơ ớ ế ạ ban đ u đ nh ra, b n có th nh p m t giá tr m i vào tr ng ầ ị ạ ể ậ ộ ị ớ ườ Remaining dur.

4. C p nh p ti n đ th c hi n công vi c theo t l ph n trăm hoàn thànhậ ậ ế ộ ự ệ ệ ỷ ệ ầB n cũng có th di n t ti n đ th c hi n c a công vi c theo m c đ hoàn thành:ạ ể ễ ả ế ộ ự ệ ủ ệ ứ ộ

B1 Trên menu View, ch n ọ Gantt ChartB2 Trong c t tên công vi c ộ ệ Task Name, ch n công vi c b n mu n c p nh pọ ệ ạ ố ậ ậ

ti n đ . Ch n ế ộ ọ Task Information , và sau đó ch n Tab ọ General.B3 Trong m c ph n trăm hoàn thành công vi c ụ ầ ệ Percent complete, nh p sậ ố

ph n trăm hoàn thành.ầ

107

Chú ý: B n cũng có th s d ng các b c sau đ c p nh p ti n đ hoàn thành côngạ ể ử ụ ướ ể ậ ậ ế ộ vi c theo t l ph n trăm. Trong menu ệ ỷ ệ ầ Tool, m c ụ Tracking, ch n ọ Update Tasks và sau đó nh p s ph n trăm công vi c đã đ c hoàn thành.ậ ố ầ ệ ượ

5. So sánh gi a th i gian th c t th c hi n và k ho ch đ i v i m i công vi cữ ờ ự ế ự ệ ế ạ ố ớ ỗ ệTrong Microsoft Project b n có th so sánh th i gian th c hi n công vi c th c t và kạ ể ờ ự ệ ệ ự ế ế

ho ch. M t công vi c có th k t thúc s m h n so v i k ho ch hay cũng có th ph i kéoạ ộ ệ ể ế ớ ơ ớ ế ạ ể ả dài h n.ơ

B1 Trên menu View, Click Gantt Chart.B2 Trên menu View, m c ụ Table, ch n ọ Work.B3 So sánh các giá tr trong các c t ị ộ Work, Baseline, and Actual.

Giá tr trong c t ị ộ Variance ch ra s khác nhau gi a ti n đ hi n t i và ti nỉ ự ữ ế ộ ệ ạ ế đ đ c l p trong k ho ch ộ ượ ậ ế ạ

Ý nghĩa các c t trong b ng:ộ ảWork: Th i gian th c hi n theo th c t .ờ ự ệ ự ếBaseline: Th i gian th c hi n công vi c theo k ho ch.ờ ự ệ ệ ế ạVariance: Kho ng th i gian thay đ i gi a th c t và k ho ch.ả ờ ổ ữ ự ế ế ạActual: Th i gian th c t đã th c hi n đ c.ờ ự ế ự ệ ượRemaining: Th i gian th c t còn l i.ờ ự ế ạ%W. Coml: S ph n trăm công vi c đã th c hi nố ầ ệ ự ệ

6. So sánh thông tin công vi c th c t và k ho chệ ự ế ế ạĐ d án đ c th c hi n đúng ti n đ , b n c n bi t đ c nh ng thay đ i, phát sinhể ự ượ ự ệ ế ộ ạ ầ ế ượ ữ ổ

trong khi th c hi n d án. Microsoft Project cung c p m t ch c năng đ th c hi n đi uự ệ ự ấ ộ ứ ể ự ệ ề này. Ch c năng này cho b n th y nh ng thay đ i c a công vi c đ b n có th đi u ch nhứ ạ ấ ữ ổ ủ ệ ể ạ ể ề ỉ các công vi c có liên quan t i chúng, đi u ch nh l i ngu n tài nguyên s d ng hay l c bệ ớ ề ỉ ạ ồ ử ụ ượ ỏ b t nh ng công vi c không c n thi t đ hoàn thành công vi c đó đúng th i h n.ớ ữ ệ ầ ế ể ệ ờ ạ

B1 Trên menu View, ch n khung nhìn ọ Tracking Gantt. Khung nhìn Tracking Gantt th hi n s thay đ i theo d ng đ h a, đi uể ệ ự ổ ạ ồ ọ ề

này làm vi c quan sát c a chúng ta d dàng h n.ệ ủ ễ ơB2 Trên menu View, m c ụ Table, và Click Variance.

108

K t lu nế ậ : Qua bài này chúng ta có th ki m tra đ c công vi c có đ c th c hi nể ể ượ ệ ượ ự ệ theo đúng k ho ch hay không, nh p th i gian b t đ u và k t thúc th c t cũng nhế ạ ậ ờ ắ ầ ế ự ế ư kho ng th i gian th c hi n th c t cho m i công vi c. Bài ti p theo s ch ra cho chúng taả ờ ự ệ ự ế ỗ ệ ế ẽ ỉ cách th c theo dõi m c đ s d ng tài nguyên trong d án.ứ ứ ộ ử ụ ự

Bài 9: Theo dõi m c đ s d ng tài nguyênứ ộ ử ụ

B n có th c n theo dõi m c đ s d ng tài nguyên trong d án đ có th so sánh v iạ ể ầ ứ ộ ử ụ ự ể ể ớ k ho ch đ t ra. Đi u này giúp b n th y đ c hi u qu vi c s d ng tài nguyên và có kế ạ ặ ề ạ ấ ượ ệ ả ệ ử ụ ế ho ch t t h n cho nh ng d án sau này. Bài này bao g m các đi m chính sau:ạ ố ơ ữ ự ồ ể

− Nh p t ng s th i gian th c t s d ng tài nguyên.ậ ổ ố ờ ự ế ử ụ− So sánh vi c s d ng tài nguyên trong th c t và k ho chệ ử ụ ự ế ế ạ

1. Nh p t ng s th i gian th c t s d ng tài nguyênậ ổ ố ờ ự ế ử ụN u k ho ch th c hi n công vi c c a b n đ c xây d ng trên các tài nguyên, vi cế ế ạ ự ệ ệ ủ ạ ượ ự ệ

theo dõi ti n đ d a trên s th i gian hoàn thành công vi c thì b n có th theo dõi đ cế ộ ự ố ờ ệ ạ ể ượ th i gian s d ng ngu n tài nguyên đó.ờ ử ụ ồ

Khi b n nh p thông tin th i gian th c t s d ng tài nguyên, Microsoft Project s tạ ậ ờ ự ế ử ụ ẽ ự đ ng tính l i s th i gian còn l i s d ng ngu n tài nguyên đó.ộ ạ ố ờ ạ ử ụ ồ

Trên menu View, ch n khung nhìn ọ Task Usage.Trên menu View, m c ụ Table, và ch n ọ Work. Trong c t ộ TaskName, c tên công vi c và tài nguyên đ c li t kêả ệ ượ ệ

Đ i v i m i m t tài nguyên, nh p s th i gian th c t s d ng đ th c hi nố ớ ỗ ộ ậ ố ờ ự ế ử ụ ể ự ệ công vi c.ệ

2. So sánh vi c s d ng tài nguyên trong th c t và k ho chệ ử ụ ự ế ế ạB n có th theo dõi vi c s d ng tài nguyên trong th c t và k ho ch. Trong ph nạ ể ệ ử ụ ự ế ế ạ ầ

này b n cũng có th theo dõi đ c s th i gian quá t i đ i v i vi c s d ng tài nguyên.ạ ể ượ ố ờ ả ố ớ ệ ử ụ

B1 Trên menu View, Click Resource Usage.B2 Trên menu View, m c ụ Table, ch n ọ Work. B3 V i m i m t tài nguyên b n có th so sánh chi phí gi a hai c t ớ ỗ ộ ạ ể ữ ộ Baseline và

Actual.B4 Đ m b o r ng các c t ả ả ằ ộ Work và Act. Work đ c th hi n trên khung nhìn.ượ ể ệ

Trên menu Format, m c ụ Details và ch n ọ Work n u nó ch a đ c ch n. Ti pế ư ượ ọ ế t c nh v y đ ch n c t ụ ư ậ ể ọ ộ Actual Work

Ý nghĩa các c t trong b ng:ộ ảWork: Th i gian th c hi n theo th c t .ờ ự ệ ự ếBaseline: Th i gian th c hi n công vi c theo k ho ch.ờ ự ệ ệ ế ạOvertime: Th i gian ngoài gi .ờ ờVariance: Kho ng th i gian thay đ i gi a th c t và k ho ch.ả ờ ổ ữ ự ế ế ạActual: Th i gian th c t đã th c hi n đ c.ờ ự ế ự ệ ượRemaining: Th i gian th c t còn l i.ờ ự ế ạ

109

%W. Coml: S ph n trăm công vi c đã th c hi n. ố ầ ệ ự ệ

K t lu nế ậ : Bài này đ a ra cách nh p t ng s th i gian th c t vi c s d ng tài nguyên,ư ậ ổ ố ờ ự ế ệ ử ụ so sánh vi c s d ng tài nguyên trong th c t và k ho ch. Bài ti p theo s nói rõ choệ ử ụ ự ế ế ạ ế ẽ chúng ta vi c theo dõi chi phí hi n t i và kh năng tài chính c a d án.ệ ệ ạ ả ủ ự

Bài 10. Theo dõi chi phí hi n t i và kh năng tài chínhệ ạ ả

B n có th c n ph i theo dõi các thông tin v chi phí trong nh ng giai đo n nh t đ nhạ ể ầ ả ề ữ ạ ấ ị c a d án đ có nh ng thông tin tài chính m t cách chính xác nh t. Bài này g m các đi mủ ự ể ữ ộ ấ ồ ể chính sau

− Nh p chi phí th c t cho công vi c b ng tayậ ự ế ệ ằ− So sánh chi phí hi n t i và k ho chệ ạ ế ạ− Xem xét chi phí toàn b d ánộ ự− Phân tích tài chính v i b ng Earned Valueớ ả−

1. Nh p chi chí th c t cho công vi c b ng tayậ ự ế ệ ằMicrosoft Project t đ ng c p nh p chi phí th c t cho công vi c d a theo chi phí vự ộ ậ ậ ự ế ệ ự ề

các tài nguyên s d ng trong công vi c và theo quá trình hoàn thành công vi c. Tuy nhiênử ụ ệ ệ b n cũng có th nh p chi phí cho công vi c b ng tay.ạ ể ậ ệ ằ

Tr c h t b n c n t t ch đ t đ ng c p nh p chi phí cho công vi c và sau đó b nướ ế ạ ầ ắ ế ộ ự ộ ậ ậ ệ ạ s nh p chi phí th c t cho công vi c đó.ẽ ậ ự ế ệ

B1 Trên menu Tools, m c ụ Options, và ch n tab ọ Calculation.

B2 Ch n l a ch n ọ ự ọ Manual

B4 Trên menu View menu, ch n ọ Task Usage.

110

B5 Trên menu View, m c ụ Table, ch n ọ Tracking.

B6 M t h p tho i xu t hi n.ộ ộ ạ ấ ệ

B7 Trong c t ộ Act. Cost, nh p chi phí th c t .ậ ự ế

2. So sánh chi phí hi n t i và k ho chệ ạ ế ạChi phí th c hi n d án theo k ho ch có th s khác v i chi phí th c t th c hi n.ự ệ ự ế ạ ể ẽ ớ ự ế ự ệ

Chính vì lý do đó b n c n ph i theo dõi chi phí th c hi n các công vi c trong qúa trìnhạ ầ ả ự ệ ệ th c hi n và đ m b o r ng t ng chi phí th c hi n d án s không n m ngoài d ki n. ự ệ ả ả ằ ổ ự ệ ự ẽ ằ ự ế

B1 Trên menu View, ch n khung nhìn ọ Gantt Chart.

B2 Trên menu View, m c ụ Table, ch n ọ Cost.

111

B3 So sánh các giá tr t i các c t ị ạ ộ Total Cost và Baseline t c là c t t ng chi phíứ ộ ổ th c t và k ho chự ế ế ạ .

3. Xem xét chi phí toàn b d ánộ ựV i Microsoft Project, b n có th th y đ c t ng chi phí theo k ho ch, theo th c t ,ớ ạ ể ấ ượ ổ ế ạ ự ế

chi phí đã s d ng và chi phí còn l i đ th c hi n d ánử ụ ạ ể ự ệ ự

B1 Trên menu Project, ch n m c ọ ụ Project Information.

B2 Ch n ọ Statistics. Chi phí theo k ho ch, th c t và chi phí đ ti p t c th cế ạ ự ế ể ế ụ ự hi n d án đ c hi n th .ệ ự ượ ể ị

4. Phân tích tài chính v i b ng Earned Valueớ ảN u b n mu n so sánh ti n trình th c hi n d án mong đ i v i ti n trình th c t vàoế ạ ố ế ự ệ ự ợ ớ ế ự ế

m t th i đi m nào đó, b n có th s d ng b ng Earned Valueộ ờ ể ạ ể ử ụ ảB n có th s d ng b ng ạ ể ử ụ ả Earned Value đ d đoán li u r ng v i tình hình hi n t iể ự ệ ằ ớ ệ ạ

thì công vi c s k t thúc v i m t chi phí v t quá kh năng cho phép hay không. Ví dệ ẽ ế ớ ộ ượ ả ụ n u m t công vi c đã hoàn thành h n 50% và chi phí th c t là 200$, b n có th th yế ộ ệ ơ ự ế ạ ể ấ đ c 200$ là nhi u h n, ít h n hay b ng so v i vi c th c hiên 50% công vi c này theo kượ ề ơ ơ ằ ớ ệ ự ệ ế ho ch. C t ạ ộ VAC th hi n s khác nhau v chi phí gi a th c t và k ho ch.ể ệ ự ề ữ ự ế ế ạ

B1 Trong menu View, ch n ọ Gantt Chart.B2 Trên menu View, m c ụ Table, và ch n ọ More Tables.B3 M t h p tho i ộ ộ ạ Table hi n raệ

112

Trong danh sách các b ng, ch n b ng ả ọ ả Earned Value, sau đó Click Apply.B4

Chú ý:N u c t VAC là âm thì theo ti n đ th c t này thì qu tài chính d đ nh theo kế ộ ế ộ ự ế ỹ ự ị ế

ho ch s âm. Ng c l i, qu tài chính s d ngạ ẽ ượ ạ ỹ ẽ ươ K t lu nế ậ : Qua bài này chúng ta có th xem xét chi phí toàn b d án, so sánh chi phíể ộ ự

hi n t i và k ho ch, phân tích tài chính cho d án. Bài sau s nói v vi c xem và in cácệ ạ ế ạ ự ẽ ề ệ báo bi u ph c v cho d án.ể ụ ụ ự

Bài 11: Xem và in các báo bi uể

Vi c in n các báo bi u có th theo các d ng sau:ệ ấ ể ể ạo Các báo cáo chu n c a Microsoft Project 2007.ẩ ủo Ti n đ chung c a d án.ế ộ ủ ựo Báo cáo l ch trình các công vi c.ị ệo Báo cáo v vi c s d ng tài nguyên và các công vi c.ề ệ ử ụ ệo Báo cáo v l ch làm vi c theo tu n, quý, tháng. ề ị ệ ầBài này g m các đi m chính sauồ ể Các báo bi u chu n c a Microsoft Projectể ẩ ủThi t l p c u hình trang in.ế ậ ấIn các bi u đ c a d án.ể ồ ủ ự

1. Các báo bi u chu n c a Microsoft Projectể ẩ ủTrong menu Reports ch n m c ọ ụ Reports H p tho i ộ ạ Reports hi n lên:ệ

113

Ý nghĩa c a các b ng l a ch n:ủ ả ự ọ

M cụ Ý nghĩaOverview Các bi u t ng quan v d ánể ổ ề ựCurrent Activities Báo cáo v các công vi cề ệCost Các báo bi u v tài chính c a d ánể ề ủ ựAssignment Báo bi u v phân b tài nguyênể ề ổWorkload Báo bi u v vi c th c hi n công vi c và s d ng ể ề ệ ự ệ ệ ử ụ

tài nguyênCustom Báo bi u đ c thi t l p b i ng i s d ngể ượ ế ậ ở ườ ử ụ

2. In các bi u đ c a d ánể ồ ủ ựBi u đ ti n đ c a d án th ng đ c in d i 2 d ng chính:ể ồ ế ộ ủ ự ườ ượ ướ ạBi u đ Ganttể ồS đ m ng Network Diagramơ ồ ạTrong menu File ch n ọ Print Preview - Khung nhìn Print Preview hi n th :ể ị

3. Thi t l p c u hình trang Inế ậ ấTrong menu File, ch n ọ Page SetupH p tho i ộ ạ Page Setup xu t hi nấ ệTrong h p tho i ộ ạ Page Setup này cho phép thi t l p các tham sế ậ ốPage: Đ t cách nhìn kh gi y cho trang in.ặ ổ ấMargins: Căn l trang in.ềHeader: Các tiêu đ bên trên trang in c a d án.ề ủ ựFooter: Các tiêu đ bên d i trang in c a d án.ề ướ ủ ựLegend: Các hình minh h a cho trang in.ọView: Thi t l p các c u hình cho trang in.ế ậ ấ

114

K t lu nế ậ : Bài này bàn v các báo bi u chu n c a Microsoft Project, thi t l p c u hìnhề ể ẩ ủ ế ậ ấ trang in và in các bi u đ ph c v d án. Đây cũng chính là bài cu i cùng c a cu n sách.ể ồ ụ ụ ự ố ủ ố Hy v ng các b n n m v ng đ c các bài h c và d án c a các b n đ c thành công mọ ạ ắ ữ ượ ọ ự ủ ạ ượ ỹ mãn.

115

Phần I: Giới thiệu chung Microsoft Project1. Mục đích chung và các yêu cầu của Microsoft Project2. Quản lý dự án là gì?3. Các nhân tố chính tạo nên một dự án4. Cơ sở dữ liệu của Microsoft Project 20075. Xem xét dữ liệu bạn cần6. Hệ thống lịch làm việc của Microsoft Project7. Một số từ khoá trong Microsoft Project 2007Bài 1: Thiết lập một dự án mới1. Tạo mới 1 dự án2. Nhập các thông tin quan trọng cho dự án3. Thiết lập hệ thống lịch làm việc cho dự án

Bài 2: Cách thức nhập và tổ chức các công việc1. Nhập các công việc và thời gian thực hiện2. Tạo mốc dự án3. Tạo các công việc định kỳ4. Phân cấp các công việc5. Hiệu chỉnh danh sách các công việc1. Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc2. Các công việc gối chồng lên nhau3. Thiết lập thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của công việc4. Xác định hạn cuối cho 1 công việc5. Chia một công việc thành những phần nhỏ

Bài 4: Khởi tạo tài nguyên, nhân lực cho công việc1. Tạo danh sách tài nguyên2. Thay đổi thời gian làm việc cho nhân viên hay máy móc3. Khởi tạo các tài nguyên cho công việc4. Sửa đổi khoảng thời gian thực hiện công việc5. Kiểm tra hiệu chỉnh việc khởi tạo tài nguyên

Bài 5: Chi phí thực hiện dự án1. Khởi tạo chi phí cho tài nguyên2. Thiết lập giá trần cho một công việc3. Chi phí được tính khi nào4. Xem xét chí phí của công việc và của tài nguyên5. Xem xét chi phí của toàn bộ dự án

Bài 6: Xem xét hệ thống công việc1. Xem xét toàn bộ dự án2. Kiểm tra ngày bắt đầu và kết thúc của dự án3. Xác định đường găng của dự án4. Chuyển đổi giữa các khu