Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

63
Zrób coś tak, żeby to zrobić! e-kurs profilu Giełda Prac Dyplomowych www.facebook.com/ gieldapracdyplomowych (c) zespół PR-GPD 2014

description

Piąta - przedostatnia - prezentacja z kursu zarządzania działaniem według metody Getting Things Done. Prezentacja przedstawia praktyczne przykłady zastosowania metody oraz zasady prowadzenia systemu. E-kurs zorganizowany przez sekcję PR konferencji Giełda Prac Dyplomowych.

Transcript of Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Page 1: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Zrób coś tak, żeby to zrobić!

e-kurs profilu Giełda Prac Dyplomowych

www.facebook.com/gieldapracdyplomowych

(c) zespół PR-GPD 2014

Page 2: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Jak czytać slajdy?

W przypadku wyświetlania filmu, slajdy będą się zmieniały automatycznie w tempie dostosowanym do ilości informacji na slajdzie. W każdej chwili możesz zatrzymać animację i poświęcić na dany slajd więcej czasu lub wrócić do wcześniejszego slajdu.

Page 3: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Jak czytać slajdy?

To jest tekst materiału, który chcemy Wam przekazać.

Będzie się pojawiał w różnych kolorach i rozmiarach, w zależności od potrzeb.

To byście zobaczyli napisane na tablicy w czasie szkolenia.

W ten sposób będziemy oznaczać proste zadania, które pozwolą Ci jeszcze lepiej wykorzystać czas kursu. Zadania są przeznaczone dla chętnych i nieobowiązkowe..

Gdyby to było normalne szkolenie, przy slajdzie moglibyście usłyszeć taką dygresję lub komentarz.

Page 4: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Literatura źródłowa

D. Allen, „Getting Things Done: sztuka bezstresowej efektywności”

www.helion.pl

Page 5: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Plan kursu

Dlaczego to może się udać?

Jak i co planować?

Dlaczego warto zbierać sprawy?

Twój system GTD.

Analiza i przegląd spraw.

Zrób to TERAZ!

Page 6: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Zrób coś tak, żeby to zrobić!

e-kurs profilu Giełda Prac Dyplomowych

www.facebook.com/gieldapracdyplomowych

(c) zespół PR-GPD 2014

Twój system GTD

Page 7: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Podsumowanie poprzedniej prezentacji

W poprzedniej prezentacji zapoznałaś/eś się z procesem analizy spraw, w czasie którego opróżnisz

swoją skrzynkę spraw przychodzących i zdecydujesz, co należy zrobić ze sprawami, które

się tam pojawiły.

Sprawy, które nie wymagają Twojej aktywności, trafią do śmieci, archiwum lub na listę spraw na

kiedyś/może.Ta ostatnia lista kryje w sobie Twój potencjał!

Sprawy, które wymagają podjęcia przez Ciebie działań są realizowane od razu, jeśli działania te nie

zajmują więcej niż dwie minuty.W innym przypadku działanie trafia do kalendarza

lub na listę najbliższych działań.Możesz też oddelegować takie działanie, aby

zrealizował je ktoś inny.

Wiesz też już, że musisz regularnie przeprowadzać przeglądy całego Twojego systemu GTD z różnych

pułapów – perspektyw czasowych.

Znasz już wszystkie elementy potrzebne do wdrożenia Twojego systemu GTD! W tej prezentacji zajmiemy się praktyczną implementacją systemu i pokażemy

Ci kilka propozycji, jak może on wyglądać w praktyce.

Page 8: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Schemat traktowania spraw

Dla przypomnienia, przedstawimy całościowy algorytm traktowania spraw w metodzie GTD, o którym była mowa w czasie ostatnich dwóch prezentacji.

„SPRAWY”

Czy coś trzeba z tym zrobić?

Skrzynka spraw przychodzących

Co to jest?

NIE

śmieci

archiwum

sprawy na kiedyś/może

TAK

Najbliższe działanie

Page 9: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Schemat traktowania spraw

Dla przypomnienia, przedstawimy całościowy algorytm traktowania spraw w metodzie GTD, o którym była mowa w czasie ostatnich dwóch prezentacji.

Najbliższe działanie

Czy zajmie to mniej niż 2 minuty? TAK Zrób to

NIE

Deleguj to

Odłóż na później Kalendarz

Listy najbliższych

działań

Page 10: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Implementacja systemu GTD

W tej prezentacji pokażemy Ci kilka propozycji zorganizowania Twojego systemu GTD.

Page 11: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Implementacja systemu GTD

W tej prezentacji pokażemy Ci kilka propozycji zorganizowania Twojego systemu GTD.

Ważne jest, abyś cały czas miała/ł świadomość, że jest to Twój i tylko Twój system i nikt inny nie może

się wtrącać do tego, jak on wygląda.

Page 12: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Implementacja systemu GTD

W tej prezentacji pokażemy Ci kilka propozycji zorganizowania Twojego systemu GTD.

Ważne jest, abyś cały czas miała/ł świadomość, że jest to Twój i tylko Twój system i nikt inny nie może

się wtrącać do tego, jak on wygląda.

Ważne jest przestrzeganie pewnych zasad, które uproszczą korzystanie z Twojego systemu. Ale sam

wygląd i kształt systemu – zależy od Ciebie i ma służyć temu, żeby korzystanie z systemu było dla

Ciebie przyjemnością.

Page 13: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Implementacja systemu GTD

W tej prezentacji pokażemy Ci kilka propozycji zorganizowania Twojego systemu GTD.

Ważne jest, abyś cały czas miała/ł świadomość, że jest to Twój i tylko Twój system i nikt inny nie może

się wtrącać do tego, jak on wygląda.

Ważne jest przestrzeganie pewnych zasad, które uproszczą korzystanie z Twojego systemu. Ale sam

wygląd i kształt systemu – zależy od Ciebie i ma służyć temu, żeby korzystanie z systemu było dla

Ciebie przyjemnością.

Używanie metody GTD ma Cię bawić, a nie dodawać Ci stresu. Jeśli opracujesz system, z którego nie

będziesz chciała/ł korzystać, będzie to bez sensu.

Page 14: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Zasady tworzenia systemu GTD

Poniżej prezentujemy parę porad, które umożliwią Ci zorganizowanie Twojego systemu GTD tak, aby

służył on Twojej efektywności.

Page 15: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Zasady tworzenia systemu GTD

Poniżej prezentujemy parę porad, które umożliwią Ci zorganizowanie Twojego systemu GTD tak, aby

służył on Twojej efektywności.

Każdy element Twojego systemu GTD musi być osobnym miejscem – fizycznym lub w programie.

Ustal wyraźne granice pomiędzy poszczególnymi elementami systemu: skrzynką spraw przychodzących, kalendarzem, listami najbliższych działań, dokumentami w obiegu, dokumentami do

przeglądnięcia, listą projektów, listą spraw na kiedyś/może, archiwum i wszystkimi dodatkowymi elementami.

Gdy bierzesz kartkę z danego miejsca lub otwierasz plik nie możesz się zastanawiać, czy jest to sprawa przychodząca, działanie

delegowane dla kogoś, czy dokument zarchiwizowany.

Page 16: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Zasady tworzenia systemu GTD

Poniżej prezentujemy parę porad, które umożliwią Ci zorganizowanie Twojego systemu GTD tak, aby

służył on Twojej efektywności.

Każdy element Twojego systemu GTD musi być osobnym miejscem – fizycznym lub w programie.

Ustal wyraźne granice pomiędzy poszczególnymi elementami systemu: skrzynką spraw przychodzących, kalendarzem, listami najbliższych działań, dokumentami w obiegu, dokumentami do

przeglądnięcia, listą projektów, listą spraw na kiedyś/może, archiwum i wszystkimi dodatkowymi elementami.

Gdy bierzesz kartkę z danego miejsca lub otwierasz plik nie możesz się zastanawiać, czy jest to sprawa przychodząca, działanie

delegowane dla kogoś, czy dokument zarchiwizowany.

Umieść skrzynkę spraw przychodzących w każdym miejscu, w którym mogą spływać do Ciebie sprawy, ale jednocześnie prowadź tylko tyle

skrzynek spraw przychodzących, ile naprawdę potrzebujesz.

W czasie miesięcznego przeglądu zawsze zastanów się, czy masz odpowiednią i minimalną liczbę skrzynek spraw przychodzących.

Page 17: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Zasady tworzenia systemu GTD

Poniżej prezentujemy parę porad, które umożliwią Ci zorganizowanie Twojego systemu GTD tak, aby

służył on Twojej efektywności.

Jeśli dowolny element Twojego systemu budzi Twój sprzeciw lub niechęć do używania – zmień go!

System, który zbudujesz na początku, będzie się nieustannie zmieniał – będziesz go optymalizowała/ł tak, aby jeszcze bardziej zwiększyć

swoją efektywność. Nie bój się zmian i eksperymentowania!

Page 18: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Zasady tworzenia systemu GTD

Poniżej prezentujemy parę porad, które umożliwią Ci zorganizowanie Twojego systemu GTD tak, aby

służył on Twojej efektywności.

Jeśli dowolny element Twojego systemu budzi Twój sprzeciw lub niechęć do używania – zmień go!

System, który zbudujesz na początku, będzie się nieustannie zmieniał – będziesz go optymalizowała/ł tak, aby jeszcze bardziej zwiększyć

swoją efektywność. Nie bój się zmian i eksperymentowania!

Trzymaj swoje archiwum w zasięgu ręki od miejsca, w którym pracujesz.

Jeśli przy każdej archiwizacji dokumentu będziesz musiała/ł wstać i zanieść go gdzieś – choćby do szafy stojącej dwa metry dalej –

prawdopodobnie po jakimś czasie porzucisz pomysł archiwizacji i materiały referencyjne stworzą dużą, nieuporządkowaną stertę

papierów na Twoim biurku.

Page 19: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Zasady tworzenia systemu GTD

Poniżej prezentujemy parę porad, które umożliwią Ci zorganizowanie Twojego systemu GTD tak, aby

służył on Twojej efektywności.

Pamiętaj o regularnym przeglądaniu swojego systemu GTD.

Przeglądaj Twój system GTD tak często, jak tylko potrzebujesz do utrzymania jego funkcjonalności. Pamiętaj, żeby prowadzić przeglądy

zarówno z niskich, jak i wysokich pułapów.Szczególnie pamiętaj o przeglądach tygodniowych, które pozwolą Ci na rozpoczynanie poszczególnych projektów, kiedy przyjdzie na to

czas, i zminimalizuje ryzyko opóźnień w Twojej pracy.

Page 20: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Zasady tworzenia systemu GTD

Poniżej prezentujemy parę porad, które umożliwią Ci zorganizowanie Twojego systemu GTD tak, aby

służył on Twojej efektywności.

Pamiętaj o regularnym przeglądaniu swojego systemu GTD.

Przeglądaj Twój system GTD tak często, jak tylko potrzebujesz do utrzymania jego funkcjonalności. Pamiętaj, żeby prowadzić przeglądy

zarówno z niskich, jak i wysokich pułapów.Szczególnie pamiętaj o przeglądach tygodniowych, które pozwolą Ci na rozpoczynanie poszczególnych projektów, kiedy przyjdzie na to

czas, i zminimalizuje ryzyko opóźnień w Twojej pracy.

Nie dyskryminuj spraw i pomysłów w czasie ich zbierania i planowania.

Na etapie zbierania spraw oraz podczas burzy mózgów (w planowaniu zgodnym z Modelem Naturalnego Planowania) pamiętaj, że nie ma złych lub głupich pomysłów! Dopiero potem, podczas ich analizy,

możesz ocenić ich wartość i niektóre odrzucić.Pamiętaj, że kilka razy do roku wpadasz na pomysł, który może

uczynić Cię milionerką/milionerem!.

Page 21: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Zasady tworzenia systemu GTD

Poniżej prezentujemy parę porad, które umożliwią Ci zorganizowanie Twojego systemu GTD tak, aby

służył on Twojej efektywności.

Jeśli tego potrzebujesz, stosuj dodatkowe narzędzia poprawiające Twoją kreatywność i planowanie.

Jeśli tego potrzebujesz – zapisz się na trening twórczości lub warsztaty zarządzania sobą w czasie. Na pewno poznasz tam metody,

które wspomogą Twoją kreatywność i umiejętności planowania.Dodatkowe metody – np. macierz Eisenhowera, diagramy Gannta –

mogą uzupełnić Twój system GTD, jeśli tylko tego chcesz.

Page 22: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Zasady tworzenia systemu GTD

Poniżej prezentujemy parę porad, które umożliwią Ci zorganizowanie Twojego systemu GTD tak, aby

służył on Twojej efektywności.

Jeśli tego potrzebujesz, stosuj dodatkowe narzędzia poprawiające Twoją kreatywność i planowanie.

Jeśli tego potrzebujesz – zapisz się na trening twórczości lub warsztaty zarządzania sobą w czasie. Na pewno poznasz tam metody,

które wspomogą Twoją kreatywność i umiejętności planowania.Dodatkowe metody – np. macierz Eisenhowera, diagramy Gannta –

mogą uzupełnić Twój system GTD, jeśli tylko tego chcesz.

Pamiętaj, że możesz za darmo uczestniczyć w takim kursie zorganizowanym przez Biura Karier i Promocji Wydziału Chemii UJ lub Wydziału Fizyki, Astronomii i Informatyki Stosowanej UJ:-).

Page 23: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Najprostsza implementacja systemu

Na kolejnych slajdach zaproponujemy Ci bardzo prostą implementację systemu GTD, opartą na skrzynce e-mail, Twoim notatniku i systemie

kartonowych teczek.

Page 24: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Najprostsza implementacja systemu

Na kolejnych slajdach zaproponujemy Ci bardzo prostą implementację systemu GTD, opartą na skrzynce e-mail, Twoim notatniku i systemie

kartonowych teczek.

Główną zaletą takiego systemu jest jego prostota – przy niewielkich nakładach finansowych jesteś w stanie w ciągu kilku dni zorganizować wszystkie

elementy potrzebne do funkcjonowania systemu.

Page 25: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Najprostsza implementacja systemu

Na kolejnych slajdach zaproponujemy Ci bardzo prostą implementację systemu GTD, opartą na skrzynce e-mail, Twoim notatniku i systemie

kartonowych teczek.

Główną zaletą takiego systemu jest jego prostota – przy niewielkich nakładach finansowych jesteś w stanie w ciągu kilku dni zorganizować wszystkie

elementy potrzebne do funkcjonowania systemu.

Weź pierwszą teczkę i opisz ją „SPRAWY PRZYCHODZĄCE”. To będzie Twoja skrzynka spraw

przychodzących dla spraw mających postać fizyczną

Jeśli potrzebujesz więcej skrzynek spraw przychodzących, opisz odpowiednią liczbę teczek i

umieść je w odpowiednich miejscach.

Page 26: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Najprostsza implementacja systemu

Na kolejnych slajdach zaproponujemy Ci bardzo prostą implementację systemu GTD, opartą na skrzynce e-mail, Twoim notatniku i systemie

kartonowych teczek.

Główną zaletą takiego systemu jest jego prostota – przy niewielkich nakładach finansowych jesteś w stanie w ciągu kilku dni zorganizować wszystkie

elementy potrzebne do funkcjonowania systemu.

Weź pierwszą teczkę i opisz ją „SPRAWY PRZYCHODZĄCE”. To będzie Twoja skrzynka spraw

przychodzących dla spraw mających postać fizyczną

Jeśli potrzebujesz więcej skrzynek spraw przychodzących, opisz odpowiednią liczbę teczek i

umieść je w odpowiednich miejscach.

Obok, na biurku, możesz umieścić także teczki „SPRAWY W OBIEGU” (delegowane) i „DO

PRZEGLĄDNIĘCIA” (sprawy, w odniesieniu do których najbliższym działaniem jest zapoznanie się

z tekstem), jeśli spodziewasz się, że będą Ci potrzebne.

Page 27: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Najprostsza implementacja systemu

Jeśli zdecydujesz się na używanie osobnego kalendarza – staraj się go zawsze mieć przy sobie

(wraz z czymś do pisania, jeśli jest to kalendarz papierowy).

Page 28: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Najprostsza implementacja systemu

Jeśli zdecydujesz się na używanie osobnego kalendarza – staraj się go zawsze mieć przy sobie

(wraz z czymś do pisania, jeśli jest to kalendarz papierowy).

Weź pudło (może być to samo, które posłużyło jako skrzynka spraw przychodzących w czasie inicjacji

systemu) i poukładaj w nim sprawy zarchiwizowane w kolejności alfabetycznej.

Trzymaj się zasady, że każdą sprawę lub projekt umieszczasz w oddzielnej teczce. Teczki podpisz

czytelnie – o wiele lepiej od opisu ręcznego sprawdzają się tutaj wydrukowane etykiety.

Page 29: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Najprostsza implementacja systemu

Jeśli zdecydujesz się na używanie osobnego kalendarza – staraj się go zawsze mieć przy sobie

(wraz z czymś do pisania, jeśli jest to kalendarz papierowy).

Zapewne przyda Ci się też analogiczne archiwum plików zgromadzonych na dysku twardym Twojego

komputera. Umieść je w określonej lokalizacji.

Każdemu projektowi przypisz jeden folder, w którym umieścisz wszystkie pliki związane z danym

projektem.

Weź pudło (może być to samo, które posłużyło jako skrzynka spraw przychodzących w czasie inicjacji

systemu) i poukładaj w nim sprawy zarchiwizowane w kolejności alfabetycznej.

Trzymaj się zasady, że każdą sprawę lub projekt umieszczasz w oddzielnej teczce. Teczki podpisz

czytelnie – o wiele lepiej od opisu ręcznego sprawdzają się tutaj wydrukowane etykiety.

Page 30: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Najprostsza implementacja systemu

Opisz jedną teczkę „KIEDYŚ/MOŻE” oraz jedną „LISTA PROJEKTÓW”. Umieść je w szufladzie, żeby zbyt często Cię nie rozpraszały w codziennej pracy.

Page 31: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Najprostsza implementacja systemu

Opisz jedną teczkę „KIEDYŚ/MOŻE” oraz jedną „LISTA PROJEKTÓW”. Umieść je w szufladzie, żeby zbyt często Cię nie rozpraszały w codziennej pracy.

Jeśli potrzebujesz jeszcze jakiegoś oddzielnego elementu systemu – przeznacz na niego osobną

teczkę i umieść ją w miejscu, w którym uważasz, że powinna być.

Page 32: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Najprostsza implementacja systemu

Opisz jedną teczkę „KIEDYŚ/MOŻE” oraz jedną „LISTA PROJEKTÓW”. Umieść je w szufladzie, żeby zbyt często Cię nie rozpraszały w codziennej pracy.

Przy prowadzeniu systemu w opisanej wersji, trzymaj się zasady, że każdy projekt, sprawę,

najbliższe działanie itp. spisujesz na oddzielnej kartce.

W przypadku konieczności przeniesienia danego elementu z jednego miejsca w systemie do innego, nie będziesz musiała/ł nic przepisywać i kreślić, a wystarczy, że jedynie przeniesiesz kartkę z teczki

do teczki.

Jeśli potrzebujesz jeszcze jakiegoś oddzielnego elementu systemu – przeznacz na niego osobną

teczkę i umieść ją w miejscu, w którym uważasz, że powinna być.

Page 33: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Najprostsza implementacja systemu

Opisz jedną teczkę „KIEDYŚ/MOŻE” oraz jedną „LISTA PROJEKTÓW”. Umieść je w szufladzie, żeby zbyt często Cię nie rozpraszały w codziennej pracy.

Przy prowadzeniu systemu w opisanej wersji, trzymaj się zasady, że każdy projekt, sprawę,

najbliższe działanie itp. spisujesz na oddzielnej kartce.

W przypadku konieczności przeniesienia danego elementu z jednego miejsca w systemie do innego, nie będziesz musiała/ł nic przepisywać i kreślić, a wystarczy, że jedynie przeniesiesz kartkę z teczki

do teczki.

Jeśli potrzebujesz jeszcze jakiegoś oddzielnego elementu systemu – przeznacz na niego osobną

teczkę i umieść ją w miejscu, w którym uważasz, że powinna być.

Teraz przypatrz się tak skonstruowanemu systemowi i zastanów się, które elementy fizyczne chcesz zastąpić Twoim notatnikiem. Wyrzuć

zbędne elementy.

Pamiętaj o tym, aby każdy element systemu był oddzielony od innych!

Page 34: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Skrzynka e-mail w systemie GTD

Jak wspomnieliśmy w czasie wcześniejszej prezentacji, Twoja skrzynka e-mail może być

elementem systemu GTD przy spełnieniu pewnych warunków.

Page 35: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Skrzynka e-mail w systemie GTD

Jak wspomnieliśmy w czasie wcześniejszej prezentacji, Twoja skrzynka e-mail może być

elementem systemu GTD przy spełnieniu pewnych warunków.

Skrzynka odbiorcza w poczcie może być jedną ze skrzynek spraw przychodzących. Ważne jest jednak

przestrzeganie reguły oddzielenia jej od innych elementów systemu.

Page 36: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Skrzynka e-mail w systemie GTD

Jak wspomnieliśmy w czasie wcześniejszej prezentacji, Twoja skrzynka e-mail może być

elementem systemu GTD przy spełnieniu pewnych warunków.

Skrzynka odbiorcza w poczcie może być jedną ze skrzynek spraw przychodzących. Ważne jest jednak

przestrzeganie reguły oddzielenia jej od innych elementów systemu.

Utwórz w swojej poczcie foldery (np. „DZIAŁANIA” i „ARCHIWUM”), do których będziesz przenosiła/ł

wiadomości, które (odpowiednio) wymagają podjęcia działania oraz nadają się do

zarchiwizowania.

Page 37: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Skrzynka e-mail w systemie GTD

Jak wspomnieliśmy w czasie wcześniejszej prezentacji, Twoja skrzynka e-mail może być

elementem systemu GTD przy spełnieniu pewnych warunków.

Skrzynka odbiorcza w poczcie może być jedną ze skrzynek spraw przychodzących. Ważne jest jednak

przestrzeganie reguły oddzielenia jej od innych elementów systemu.

Utwórz w swojej poczcie foldery (np. „DZIAŁANIA” i „ARCHIWUM”), do których będziesz przenosiła/ł

wiadomości, które (odpowiednio) wymagają podjęcia działania oraz nadają się do

zarchiwizowania.

Możesz także utworzyć folder „KIEDYŚ/MOŻE” i „DO PRZEGLĄDNIĘCIA”, jednak lepiej jest takie maile

przenieść do elementów systemu poza skrzynką e-mail (jako wydruki lub notatki odręczne).

Page 38: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Skrzynka e-mail w systemie GTD

Dokonaj analizy Twojej skrzynki e-mail zgodnie z zasadami podanymi w poprzedniej prezentacji i

przenieś poszczególne wiadomości do odpowiednich folderów.

Page 39: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Skrzynka e-mail w systemie GTD

Dokonaj analizy Twojej skrzynki e-mail zgodnie z zasadami podanymi w poprzedniej prezentacji i

przenieś poszczególne wiadomości do odpowiednich folderów.

W zależności od dynamiki Twojego życia i pracy, możesz przyjąć, że analizie poddasz jedynie

wiadomości, które przyszły w ostatnim czasie (tydzień, miesiąc, rok – musisz zaufać intuicji).

Starsze wiadomości automatycznie (bez poddawania analizie) przenieś do archiwum.

Page 40: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Skrzynka e-mail w systemie GTD

W ten sposób w Twojej skrzynce odbiorczej pozostaną jedynie wiadomości, co do których

musisz podjąć decyzję, czy należy coś z nimi zrobić.

Dokonaj analizy Twojej skrzynki e-mail zgodnie z zasadami podanymi w poprzedniej prezentacji i

przenieś poszczególne wiadomości do odpowiednich folderów.

W zależności od dynamiki Twojego życia i pracy, możesz przyjąć, że analizie poddasz jedynie

wiadomości, które przyszły w ostatnim czasie (tydzień, miesiąc, rok – musisz zaufać intuicji).

Starsze wiadomości automatycznie (bez poddawania analizie) przenieś do archiwum.

Page 41: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Skrzynka e-mail w systemie GTD

W ten sposób w Twojej skrzynce odbiorczej pozostaną jedynie wiadomości, co do których

musisz podjąć decyzję, czy należy coś z nimi zrobić.

Wszystkie takie wiadomości (oraz te, które dopiero otrzymasz) potraktuj tak, jak inne sprawy w

skrzynce spraw przychodzących – w odpowiednim momencie dokonaj ich analizy i przenieś w

odpowiednie miejsce w Twoim systemie GTD.

Dokonaj analizy Twojej skrzynki e-mail zgodnie z zasadami podanymi w poprzedniej prezentacji i

przenieś poszczególne wiadomości do odpowiednich folderów.

W zależności od dynamiki Twojego życia i pracy, możesz przyjąć, że analizie poddasz jedynie

wiadomości, które przyszły w ostatnim czasie (tydzień, miesiąc, rok – musisz zaufać intuicji).

Starsze wiadomości automatycznie (bez poddawania analizie) przenieś do archiwum.

Page 42: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Pomysły na implementację systemu

Nie bój się wykorzystać swojej kreatywności podczas tworzenia Twojego systemu GTD!

Page 43: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Pomysły na implementację systemu

Nie bój się wykorzystać swojej kreatywności podczas tworzenia Twojego systemu GTD!

Dozwolone są wszystkie chwyty, które zachęcą Cię do korzystania z systemu, umieszczania w nim

spraw i regularnego przeglądania całego systemu.

Page 44: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Pomysły na implementację systemu

Nie bój się wykorzystać swojej kreatywności podczas tworzenia Twojego systemu GTD!

Dozwolone są wszystkie chwyty, które zachęcą Cię do korzystania z systemu, umieszczania w nim

spraw i regularnego przeglądania całego systemu.

Twój system może być szary lub kolorowy, papierowy lub elektroniczny, tekstowy lub graficzny,

ciężki lub lekki…

Page 45: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Pomysły na implementację systemu

Nie bój się wykorzystać swojej kreatywności podczas tworzenia Twojego systemu GTD!

Dozwolone są wszystkie chwyty, które zachęcą Cię do korzystania z systemu, umieszczania w nim

spraw i regularnego przeglądania całego systemu.

Twój system może być szary lub kolorowy, papierowy lub elektroniczny, tekstowy lub graficzny,

ciężki lub lekki…

Twoja pomysłowość i kreatywność jest Twoim jedynym ograniczeniem.

Page 46: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Pomysły na implementację systemu

Poniżej przedstawiamy kilka propozycji personalizacji Twojego systemu, które mogą Cię

zainspirować.

Page 47: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Pomysły na implementację systemu

Lubisz gry RPG? Zorganizuj swój system w formie dziennika misji (zawierającego najbliższe działania) i

karty postaci (zawierającej Twoje projekty do realizacji).

Poniżej przedstawiamy kilka propozycji personalizacji Twojego systemu, które mogą Cię

zainspirować.

Twoją pasją jest żeglowanie? Rozrysuj swoje projekty jako mapę, na której wytyczysz punkty

nawigacyjne – „kamienie milowe”, które będą Cię przybliżały do realizacji projektu i osiągnięcia celu.

Jesteś maniakiem gadżetów elektronicznych? Wykorzystaj ich potęgę w tworzeniu Twojego

systemu przez stosowanie odpowiednich programów.

Wolisz słuchać, niż pisać? Zorganizuj swój system w oparciu o notatki głosowe w dyktafonie lub telefonie.

Page 48: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Pomysły na implementację systemu

Lubisz gry RPG? Zorganizuj swój system w formie dziennika misji (zawierającego najbliższe działania) i

karty postaci (zawierającej Twoje projekty do realizacji).

Poniżej przedstawiamy kilka propozycji personalizacji Twojego systemu, które mogą Cię

zainspirować.

Twoją pasją jest żeglowanie? Rozrysuj swoje projekty jako mapę, na której wytyczysz punkty

nawigacyjne – „kamienie milowe”, które będą Cię przybliżały do realizacji projektu i osiągnięcia celu.

Jesteś maniakiem gadżetów elektronicznych? Wykorzystaj ich potęgę w tworzeniu Twojego

systemu przez stosowanie odpowiednich programów.

Wolisz słuchać, niż pisać? Zorganizuj swój system w oparciu o notatki głosowe w dyktafonie lub telefonie.

Masz inny pomysł na ciekawą organizację systemu? Wpisz ją w komentarzu na stronie kursu!

Page 49: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Programy do metody GTD

Ze względu na popularność metody Getting Things Done, powstało wiele programów opracowanych

specjalnie pod tę metodę.

Page 50: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Programy do metody GTD

Ze względu na popularność metody Getting Things Done, powstało wiele programów opracowanych

specjalnie pod tę metodę.

Programy te są bardzo dobre na początek – do nauki i wdrożenia systemu GTD. Są dostępne na

wiele platform (Windows, Linux, Android, iOS, Windows Phone) i często pozwalają na

zorganizowanie zintegrowanego systemu zarządzania działaniem, obejmującego wszystkie

Twoje urządzenia komputerowe.

Page 51: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Programy do metody GTD

Ze względu na popularność metody Getting Things Done, powstało wiele programów opracowanych

specjalnie pod tę metodę.

Programy te są bardzo dobre na początek – do nauki i wdrożenia systemu GTD. Są dostępne na

wiele platform (Windows, Linux, Android, iOS, Windows Phone) i często pozwalają na

zorganizowanie zintegrowanego systemu zarządzania działaniem, obejmującego wszystkie

Twoje urządzenia komputerowe.

Odpowiedni program zapewni Ci wszystkie elementy konieczne do prowadzenia systemu GTD, ułatwi przepływ spraw pomiędzy elementami systemu i

zorganizuje Twój kalendarz i Twoje listy najbliższych działań.

Page 52: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Programy do metody GTD

Ze względu na popularność metody Getting Things Done, powstało wiele programów opracowanych

specjalnie pod tę metodę.

Programy te są bardzo dobre na początek – do nauki i wdrożenia systemu GTD. Są dostępne na

wiele platform (Windows, Linux, Android, iOS, Windows Phone) i często pozwalają na

zorganizowanie zintegrowanego systemu zarządzania działaniem, obejmującego wszystkie

Twoje urządzenia komputerowe.

Odpowiedni program zapewni Ci wszystkie elementy konieczne do prowadzenia systemu GTD, ułatwi przepływ spraw pomiędzy elementami systemu i

zorganizuje Twój kalendarz i Twoje listy najbliższych działań.

Prawda jest jednak taka, że po pewnym czasie korzystania z zaawansowanego programu (za który często musisz dodatkowo zapłacić) stwierdzisz, że

dałabyś/dałbyś radę prowadzić taki sam (lub lepszy) system za pomocą notatnika, który wybrałaś/eś w

czasie pierwszej prezentacji.

Page 53: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Przed wyborem programu – popatrz na licencję!

Aby przeszukać listę dostępnych programów, wpisz w dowolnej wyszukiwarce (lub w sklepie

dostosowanym do Twojej platformy) „GTD” lub „Getting Things Done”.

Page 54: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Przed wyborem programu – popatrz na licencję!

Aby przeszukać listę dostępnych programów, wpisz w dowolnej wyszukiwarce (lub w sklepie

dostosowanym do Twojej platformy) „GTD” lub „Getting Things Done”.

Przed instalacją zwróć jednak uwagę, na jakiej licencji jest udostępniony program – najlepiej na

stronie domowej programu.

Wiele programów jest udostępnionych w ograniczonej wersji bezpłatnej oraz w wersji

płatnej o pełnej funkcjonalności.Ograniczenia mogą dotyczyć liczby prowadzonych

projektów, częstości synchronizacji pomiędzy poszczególnymi urządzeniami, konfiguracji

interfejsu programu.Często są to istotne rzeczy, których brak znacząco

obniży funkcjonalność Twojego systemu!

Page 55: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Przed wyborem programu – popatrz na licencję!

Aby przeszukać listę dostępnych programów, wpisz w dowolnej wyszukiwarce (lub w sklepie

dostosowanym do Twojej platformy) „GTD” lub „Getting Things Done”.

Przed instalacją zwróć jednak uwagę, na jakiej licencji jest udostępniony program – najlepiej na

stronie domowej programu.

Wiele programów jest udostępnionych w ograniczonej wersji bezpłatnej oraz w wersji

płatnej o pełnej funkcjonalności.Ograniczenia mogą dotyczyć liczby prowadzonych

projektów, częstości synchronizacji pomiędzy poszczególnymi urządzeniami, konfiguracji

interfejsu programu.Często są to istotne rzeczy, których brak znacząco

obniży funkcjonalność Twojego systemu!

Jeśli zdecydujesz się na program płatny zwróć uwagę na to, jakie są warunki licencji!

Wiele programów pozwala jedynie na wykupienie licencji czasowej (zwykle na rok)– decydując się na

nie, będziesz musiała/ł odnawiać subskrypcję licencji.

Page 56: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Na co zwrócić uwagę przy wyborze programu?

Zanim zdecydujesz się na konkretny program, zwróć uwagę na następujące rzeczy:

Page 57: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Na co zwrócić uwagę przy wyborze programu?

Zanim zdecydujesz się na konkretny program, zwróć uwagę na następujące rzeczy:

Jak często można synchronizować zadania pomiędzy urządzeniami?

Na jakiej licencji jest dostępny program i ile kosztuje?

Czy program pozwala ustawiać przypomnienia dzienne i godzinne?

Czy program pozwala na zdefiniowanie projektów i podprojektów?

Czy program pozwala na przeglądanie zadań według projektu, kontekstu, daty wykonania?

Czy interfejs programu przypadł Ci do gustu?

Na ilu urządzeniach możesz korzystać z tego programu?

Co sądzą inni użytkownicy o programie?

Czy program umożliwia eksport systemu do formatów innych programów?

Czy program współpracuje z programami, których obecnie używasz?

Page 58: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Przykłady programów do metody GTD

Przykładowe programy, które możesz zastosować, to:

Page 59: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Przykłady programów do metody GTD

Przykładowe programy, które możesz zastosować, to:

Due Today

DGT GTD & Task List

Remember The Milk

ToodleDo

ToDoist

Wunderlist

Do It (Tomorrow)

GTD Task Manager

Get Things Done

Page 60: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Przykłady programów do metody GTD

Przykładowe programy, które możesz zastosować, to:

Due Today

DGT GTD & Task List

Remember The Milk

ToodleDo

ToDoist

Wunderlist

Do It (Tomorrow)

GTD Task Manager

Get Things Done

Spróbuj jednak najpierw sama/sam zorganizować swój system w oparciu o ulubiony notatnik, a dopiero w razie problemów wykorzystaj któreś z proponowanych rozwiązań.

Page 61: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Podsumowanie

W tej prezentacji poznałaś/eś kilka zasad, które pozwolą Ci na efektywne prowadzenie Twojego

systemu GTD oraz przykłady systemów, na których możesz się wzorować.

Pamiętaj, aby Twój system GTD był naprawdę Twój – zastosuj w nim takie rozwiązania i narzędzia, z

którymi będzie Ci się dobrze pracowało.

Najprostszą implementacją systemu jest użycie kartonowych teczek – opisany w prezentacji system jest bardzo dobrym punktem wyjścia do utworzenia

Twojego systemu GTD.Możesz także zastosować jeden z wielu dostępnych

programów napisanych pod metodę GTD.

W każdym momencie możesz zmienić dowolny element Twojego systemu GTD. Nie bój się zmian i

eksperymentów – w ten sposób opracujesz najlepszy system, jaki może być!

Po przepracowaniu wszystkich prezentacji masz już wszystkie informacje potrzebne do używania systemu GTD! W następnej prezentacji podsumujemy

najważniejsze rzeczy z całego kursu.

Page 62: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Zadania z tej prezentacji

1. Masz pomysł na ciekawą organizację systemu GTD? Wpisz ją w komentarzu na stronie kursu! (nie znaczy to od razu, że chcesz system w takiej formie zastosować – po prostu zainspiruj innych)

2. Stworzyłaś/eś już Twój system GTD lub jego zalążki? W komentarzu pod postem z prezentacją na naszym profilu na Facebooku umieść jego zdjęcie (w aktualnej wersji). Niech inni zobaczą, że już zmieniasz swoje życie!

Page 63: Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 5

Do zobaczenia w następnej prezentacji!

Masz pytania lub uwagi? Napisz do nas poprzez prywatną wiadomość na profilu

www.facebook.com/gieldapracdyplomowych lub w komentarzu pod prezentacją na naszym profilu!