Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 4

Zrób coś tak, żeby to zrobić!

e-kurs profilu Giełda Prac Dyplomowych

www.facebook.com/gieldapracdyplomowych

(c) zespół PR-GPD 2014

Jak czytać slajdy?

W przypadku wyświetlania filmu, slajdy będą się zmieniały automatycznie w tempie dostosowanym do ilości informacji na slajdzie. W każdej chwili możesz zatrzymać animację i poświęcić na dany slajd więcej czasu lub wrócić do wcześniejszego slajdu.

Jak czytać slajdy?

To jest tekst materiału, który chcemy Wam przekazać.

Będzie się pojawiał w różnych kolorach i rozmiarach, w zależności od potrzeb.

To byście zobaczyli napisane na tablicy w czasie szkolenia.

W ten sposób będziemy oznaczać proste zadania, które pozwolą Ci jeszcze lepiej wykorzystać czas kursu. Zadania są przeznaczone dla chętnych i nieobowiązkowe..

Gdyby to było normalne szkolenie, przy slajdzie moglibyście usłyszeć taką dygresję lub komentarz.

Literatura źródłowa

D. Allen, „Getting Things Done: sztuka bezstresowej efektywności”

www.helion.pl

Plan kursu

Dlaczego to może się udać?

Jak i co planować?

Dlaczego warto zbierać sprawy?

Twój system GTD.

Analiza i przegląd spraw.

Zrób to TERAZ!

Zrób coś tak, żeby to zrobić!

e-kurs profilu Giełda Prac Dyplomowych

www.facebook.com/gieldapracdyplomowych

(c) zespół PR-GPD 2014

Analiza i przegląd spraw

Podsumowanie poprzedniej prezentacji

Poprzednio poznałaś/eś proces zbierania spraw, w którym świat zewnętrzny spotyka się z Twoim systemem GTD.

Kluczowym, dla procesu zbierania spraw, elementem systemu GTD jest skrzynka spraw

przychodzących (lub kilka takich skrzynek). To w niej Twoje sprawy oczekują, nie rozpraszając Cię, aż

będziesz miała/miał czas je przeanalizować.

Skrzynką spraw przychodzących może być fizyczne miejsce, program komputerowy lub skrzynka e-mail. Musi to być jednak miejsce wyraźnie oddzielone od

reszty systemu.

Ważne jest, aby do skrzynki spraw przychodzących zebrać absolutnie wszystkie sprawy związane z

Twoim życiem oraz aby utrzymywać liczbę skrzynek spraw przychodzących na minimalnym poziomie

potrzebnym do funkcjonowania systemu.

Teraz Twoje sprawy czekają bezpiecznie, aż je przeanalizujesz. Dzisiaj zajmiemy się ich analizą, uporządkowaniem i przeglądaniem.

Analiza – miejsce w systemie

Analiza jest procesem, w którym opróżniasz Twoją skrzynkę spraw przychodzących i decydujesz, co należy zrobić z poszczególnymi

sprawami.



sprawami.

Generalną zasadą jest, że sprawa raz wyjęta ze skrzynki spraw

przychodzących nie może tam wrócić – analiza jest drogą w jedną stronę!



sprawami.



W wyniku analizy, Twoje sprawy zostaną podzielone na siedem kategorii:

1. śmieci,2. sprawy „kiedyś/może”,

3. do odniesienia się,4. do zrobienia natychmiast,

5. do oddelegowania,6. do wpisania do kalendarza,

7. na listę najbliższych działań.



sprawami.



W tej prezentacji dowiesz się, jak zakwalifikować sprawę do odpowiedniej kategorii i zacząć ją realizować!

W wyniku analizy, Twoje sprawy zostaną podzielone na siedem kategorii:

1. śmieci,2. sprawy „kiedyś/może”,

3. do odniesienia się,4. do zrobienia natychmiast,

5. do oddelegowania,6. do wpisania do kalendarza,

7. na listę najbliższych działań.

Kiedy wykonać analizę spraw

Prawdopodobnie w Twojej skrzynce spraw przychodzących znajduje się teraz – po pierwszym

zbieraniu – dużo spraw i obawiasz się, że ich analiza zajmie dużo czasu.




Cóż… może to być prawda. W takim przypadku nie musisz jednak wykonać analizy wszystkich spraw w jednej sesji – możesz rozdzielić ją na kilka krótszych

(chociaż jest to mniej efektywne).






Na szczęście, taka sytuacja występuje tylko przy inicjacji Twojego systemu GTD. W czasie codziennej

pracy w Twojej skrzynce spraw przychodzących będzie lądowało mniej spraw (zapewne kilkanaście

dziennie), więc ich analiza będzie kwestią kilku-kilkunastu minut.






Na szczęście, taka sytuacja występuje tylko przy inicjacji Twojego systemu GTD. W czasie codziennej

pracy w Twojej skrzynce spraw przychodzących będzie lądowało mniej spraw (zapewne kilkanaście

dziennie), więc ich analiza będzie kwestią kilku-kilkunastu minut.

Właściwym czasem na analizę na co dzień jest każda kilkuminutowa przerwa, w której widzisz, że w Twojej skrzynce spraw przychodzących pojawiły się

nowe sprawy i w której nie chcesz (np. przez brak sił) wykonać żadnego z zadań zamieszczonych na

liście najbliższych działań.

Jak opróżniać skrzynkę spraw przychodzących

W czasie analizy opróżnisz swoją skrzynkę spraw przychodzących. Aby zoptymalizować ten proces,

zastosuj się do trzech prostych rad:




Obowiązuje ruch jednokierunkowy – jeśli wyciągnęłaś/eś coś ze skrzynki spraw

przychodzących, to nie może to wrócić tam z powrotem.

W praktyce oznacza to, że po wyciągnięciu czegoś ze skrzynki spraw przychodzących musisz określić,

czym to jest i co należy z tym zrobić.

Nic nie może wrócić do skrzynki spraw przychodzących




Obowiązuje ruch jednokierunkowy – jeśli wyciągnęłaś/eś coś ze skrzynki spraw

przychodzących, to nie może to wrócić tam z powrotem.

W praktyce oznacza to, że po wyciągnięciu czegoś ze skrzynki spraw przychodzących musisz określić,

czym to jest i co należy z tym zrobić.

Tak, ta informacja pojawiła się na wcześniejszym slajdzie, ale „powtarzanie jest matką nauki”, a pewnie też będziesz miała/miał problem z wprowadzeniem takiego nawyku.





Analizuj tylko jedną sprawę na raz


W danej chwili analizuj tylko jedną sprawę i nie myśl o tym, co jeszcze czeka w skrzynce lub o

sprawie, którą analizowałaś/eś przed chwilą. Skup się tylko na tej jednej sprawie, którą masz przed

sobą. Pamiętasz, że wtedy pracujesz najefektywniej?

Ze skrzynki spraw przychodzących wyjmij jedną sprawę i nie przechodź do następnej, dopóki nie zdecydujesz, co trzeba z nią zrobić. Nawet, jeśli chwilowo nie wiesz, co trzeba zrobić i określenie

tego zabierze Ci chwilę czasu.




Analizuj tylko jedną sprawę na razTutaj może zdarzyć się wyjątek – jeśli pracując w takim trybie zaczniesz odczuwać dyskomfort, możliwe, że jesteś typem „wielozadaniowca”. Wtedy analizuj po 3-4 sprawy na raz tak, jak będzie Ci się to robiło najlepiej.Pamiętaj jednak, że „wielozadaniowość” to wyjątek! Naprawdę, spróbuj najpierw popracować w trybie jednej sprawy na raz.


W danej chwili analizuj tylko jedną sprawę i nie myśl o tym, co jeszcze czeka w skrzynce lub o

sprawie, którą analizowałaś/eś przed chwilą. Skup się tylko na tej jednej sprawie, którą masz przed

sobą. Pamiętasz, że wtedy pracujesz najefektywniej?

Ze skrzynki spraw przychodzących wyjmij jedną sprawę i nie przechodź do następnej, dopóki nie zdecydujesz, co trzeba z nią zrobić. Nawet, jeśli chwilowo nie wiesz, co trzeba zrobić i określenie

tego zabierze Ci chwilę czasu.




Zawsze bierz pierwszą sprawę z wierzchu (zasada LIFO).

W procesie analizy w krótkim czasie i tak przeglądniesz wszystkie sprawy ze skrzynki spraw przychodzących, więc nie ma znaczenia od której zaczniesz. I tak wszystkie zostaną zanalizowane i znajdą się w odpowiednich miejscach w Twoim

systemie GTD.



Analizuj pierwszą sprawę z brzegu




Zawsze bierz pierwszą sprawę z wierzchu (zasada LIFO).

W procesie analizy w krótkim czasie i tak przeglądniesz wszystkie sprawy ze skrzynki spraw przychodzących, więc nie ma znaczenia od której zaczniesz. I tak wszystkie zostaną zanalizowane i znajdą się w odpowiednich miejscach w Twoim

systemie GTD.




Pamiętasz analogię do zlewu z poprzedniej prezentacji?

Co przygotować przed analizą

Pamiętasz z poprzedniej prezentacji listę rzeczy, które mogą być przydatne w procesie pierwszego gromadzenia spraw? Dokładnie te same przybory

przydadzą Ci się w etapie analizy:




luźne kartki papieru

przybory do pisania

karteczki samoprzylepne


kalendarz

kosz na śmieci





przybory do pisania

karteczki samoprzylepne


kalendarz

kosz na śmieci

Kluczowy będzie Twój notatnik – ten wybrany w czasie pierwszej

prezentacji.

Algorytm analizy spraw

Weź pierwszą sprawę, którą widzisz w skrzynce spraw przychodzących. Skup się tylko na niej i zadaj

sobie kluczowe pytanie:




Czy coś trzeba z tym zrobić?





To, że coś trafiło do Twojej skrzynki spraw przychodzących nie oznacza, że to wymaga działania. Może wcale to nie jest sprawa, a

jedynie materiał, który może Ci być przydatny (lub też nie) do rozwiązania innych spraw albo coś całkowicie niepotrzebnego.

Teraz zajmiemy się przypadkiem, jeśli na tak zadane pytanie odpowiedziałaś/eś:

TAK!





To, że coś trafiło do Twojej skrzynki spraw przychodzących nie oznacza, że to wymaga działania. Może wcale to nie jest sprawa, a

jedynie materiał, który może Ci być przydatny (lub też nie) do rozwiązania innych spraw albo coś całkowicie niepotrzebnego.

Teraz zajmiemy się przypadkiem, jeśli na tak zadane pytanie odpowiedziałaś/eś:

TAK!

W takiej sytuacji podstawową rzeczą, jaką musisz zrobić, jest określenie, co trzeba zrobić – wyznaczenie najbliższego działania.

Czym jest najbliższe działanie?

Przypomnimy, że najbliższe działanie to konkretna, fizyczna czynność którą trzeba wykonać, aby daną sprawę przybliżyć do

ostatecznego rozwiązania.




Najbliższe działanie jest czynnością:

® konkretną – po jego zdefiniowaniu nie musisz się zastanawiać dłużej, co musisz zrobić,

® fizyczną – zajmuje pewien czas i przybliża Cię do realizacji projektu,

® osadzoną w kontekście – ma zdefiniowane środowisko, w którym możesz ją wykonać.








Zazwyczaj – za chwilę powiemy także o działaniach bez kontekstu.








W wielu przypadkach od razu po zobaczeniu sprawy będziesz wiedziała/ł, jakie jest najbliższe działanie

dotyczące danej sprawy.

Jeżeli tak nie jest, zastosuj do tej sprawy (lub już projektu) znany Ci z poprzednich prezentacji Model

Naturalnego Planowania.








W wielu przypadkach od razu po zobaczeniu sprawy będziesz wiedziała/ł, jakie jest najbliższe działanie

dotyczące danej sprawy.

Jeżeli tak nie jest, zastosuj do tej sprawy (lub już projektu) znany Ci z poprzednich prezentacji Model

Naturalnego Planowania.

Jeśli znasz najbliższe działanie dotyczące danej sprawy, jesteś już na prostej drodze do sukcesu!

Kontekst najbliższego działania

Niektóre czynności mogą, do ich realizacji, wymagać określonego fizycznego środowiska lub zasobów i nie mogą być zrealizowane bez nich. To środowisko nazywamy kontekstem najbliższego

działania.



działania.

Ponieważ ta definicja może brzmieć skomplikowanie, pokażemy kontekst na przykładach:



działania.


czynność kontekst

zadzwonić do serwisu (11-222-33-44) i umówić się na wymianę opon na zimowe telefon

sprawdzić, ile kosztuje nowy śpiwór w różnych sklepach komputer

oddać promotorowi część literaturową pracy magisterskiej do korekty promotor

przygotować listę sukcesów do rozmowy z kierownikiem o podwyżce

miejsce pracy

kupić chleb i masło sklep



działania.


czynność kontekst

zadzwonić do serwisu (11-222-33-44) i umówić się na wymianę opon na zimowe telefon

sprawdzić, ile kosztuje nowy śpiwór w różnych sklepach komputer

oddać promotorowi część literaturową pracy magisterskiej do korekty promotor

przygotować listę sukcesów do rozmowy z kierownikiem o podwyżce

miejsce pracy

kupić chleb i masło sklepKontekstem może być:® konkretna osoba,

® miejsce geograficzne,® urządzenie techniczne.



działania.

Mogą zdarzyć się także czynności, które możesz wykonać wszędzie i nie wymagają zdefiniowania

kontekstu – nie szukaj go wtedy na siłę!Przykłady takich czynności to:



działania.

Mogą zdarzyć się także czynności, które możesz wykonać wszędzie i nie wymagają zdefiniowania

kontekstu – nie szukaj go wtedy na siłę!Przykłady takich czynności to:

® czekam na rozliczenie PIT od pracodawcy,® przeglądnę notatki z ostatniego wykładu i

wynotować, co trzeba zrobić,® przeglądnę nowy numer tygodnika i zaznaczyć

artykuły do przeczytania,® zrobię trening biegowy.

Jeśli masz w zwyczaju nosić notatki ze sobą lub kupujesz tygodnik w drodze na uczelnię, to nie musisz ich wyszczególniać w kontekście, bo i tak je masz ze sobą – ważne jest jedynie znalezienie czasu, w którym wykonasz daną czynność.

Co zrobić po zdefiniowaniu najbliższego działania?

Jeśli zdefiniowałaś/eś już najbliższe działanie dotyczące projektu, możesz postąpić z nim na trzy

sposoby:

wykonaj terazwyznacz kogoś,

kto to zrobi

wpisz na listę najbliższych

działańlub lub



sposoby:


kto to zrobi


działańlub lub

Jeżeli wykonanie najbliższego działania w danym projekcie

nie zajmie Ci dłużej niż 2 minuty – wykonaj je od razu po

jego zdefiniowaniu, zanim przejdziesz do analizy kolejnej

sprawy ze skrzynki spraw przychodzących.

Po wdrożeniu w życie ‚zasady 2 minut” zauważysz znaczący wzrost Twojej efektywności –

wiele osób nie jest świadomych, jak wiele ze

swoich projektów może pchnąć do przodu w zaledwie dwie

minuty!



sposoby:


kto to zrobi


działańlub lub

Nie wszystko musisz wykonać osobiście!

Jeśli dane działanie może być wykonane przez kogoś innego – ktoś może lepiej się na tym

znać albo być bardziej kompetentną do tego osobą –

deleguj to zadanie.

W takim przypadku, opatrz projekt odpowiednią notatką i,

przy najbliższej okazji, zleć wybranej osobie to zadanie i

egzekwuj jego wykonanie.



sposoby:


kto to zrobi


działańlub lub

Lista najbliższych działań jest bardzo ważnym elementem

Twojego systemu GTD. Przechowujesz na niej

najbliższe działania, które muszą zostać wykonane tak

szybko, jak to możliwe.

Pamiętaj, aby na liście zapisać konkretne działanie, jego

kontekst i wszystkie potrzebne do jego realizacji informacje

(np. numer telefonu, pod który musisz zadzwonić), żebyś mogła/mógł wykonywać działania jedynie na jej

podstawie.

Przykładowa lista najbliższych działań

działanie projekt sprawa kontekst

powtórzyć obliczenia dla atomu wodoru studia

chemia teoretyczna dom [ ]

zarezerwować aparaturę na pomiar studia

miniprojekt badawczy uczelnia [ ]

sprawdzić w internecie ceny

śpiworów

wypad w góry

zakupy komputer [ ]

zadzwonić do kina (12 1111111)i

zarezerwować bilety

wyjście do kina ze znajomymi

- telefon [ ]

sprawdzić na forach w internecie, na jaki kurs pierwszej pomocy

warto iść

wolontariat - komputer [ ]

przeczytać „Hobbita” - - - [ ]

Pamiętaj, aby na liście najbliższych działań zapisać wszystkie konieczne najbliższe działania wraz z ich kontekstem – tak, abyś mogła/mógł jak

najszybciej odnaleźć zadanie, które chcesz wykonać w określonej chwili.

Nie zapomnij wykreślić zadania z listy, gdy je zrealizujesz:-).

Jak oznaczyć kontekst działania?

Tabelka na poprzednim slajdzie jest przykładem najprostszej – czysto tekstowej – listy najbliższych

działań.

Forma tej listy zależy jednak tylko od Twojej inwencji i kreatywności – pamiętaj, że lista

najbliższych działań powinna być taka, że będzie Ci się chciało do niej zaglądać!



działań.



Rzeczą, którą szczególnie warto dopracować „pod siebie” jest zaznaczanie kontekstu działania.Jest to ważne, ponieważ wyraźne oddzielenie

spraw, które możesz wykonać w danym kontekście, pozwoli Ci na szybsze i bardziej efektywne

wybranie działania, które w danej chwili chcesz wykonać.



działań.



Rzeczą, którą szczególnie warto dopracować „pod siebie” jest zaznaczanie kontekstu działania.Jest to ważne, ponieważ wyraźne oddzielenie

spraw, które możesz wykonać w danym kontekście, pozwoli Ci na szybsze i bardziej efektywne

wybranie działania, które w danej chwili chcesz wykonać.

Na kolejnym slajdzie przedstawimy parę pomysłów, które mogą Cię zainspirować.


Oto kilka pomysłów, które mogą Ci przypaść do gustu albo zainspirować Cię do opracowania

własnego sposobu na listy najbliższych działań:


Oto kilka pomysłów, które mogą Ci przypaść do gustu albo zainspirować Cię do opracowania

własnego sposobu na listy najbliższych działań:

Możesz dla każdego kontekstu sporządzić osobną listę najbliższych działań. Nie noś takich list ze sobą

– niech każda leży w miejscu, w którym możesz wykonać zadania na niej umieszczone (chyba, że

sam kontekst jest mobilny).

Możesz zadania dla każdego kontekstu zapisywać innym kolorem. W miejscu, do którego odnosi się

ten kontekst (komputer, biurko w pracy, telefon itp.) naklej kropkę w kolorze odpowiadającym

kontekstowi.

Możesz kontekst oznaczyć graficznie, przez umieszczenie odpowiedniego rysunku przy każdym

z zadań. Sprawi to, że Twoje listy najbliższych działań będą „lżejsze” dla Twojego umysłu.

Czy tylko lista najbliższych działań?

Teoretycznie lista najbliższych działań jest jedynym narzędziem, którego potrzebujesz, aby

zorganizować wszystkie swoje nadchodzące działania.

Dobrym pomysłem jest jednak uzupełnienie Twojego systemu GTD o jeszcze jedno narzędzie, o

którym wspomnieliśmy wcześniej.






Twój kalendarz.






Twój kalendarz.

Kalendarz jest dobrym miejscem na zapisanie zadań, które muszą być wykonane w konkretnym czasie.

Zwykle dotyczy to dwóch sytuacji:






Twój kalendarz.



Czynności, które możesz wykonać tylko w określonym czasie, na przykład:

® uczestnictwo w spotkaniu lub zebraniu,® wizyta u lekarza.






Twój kalendarz.





Czynności, które musisz wykonać do określonego terminu, na przykład:

® oddanie sprawozdania,® opłacenie rachunku.






Twój kalendarz.





Czynności, które musisz wykonać do określonego terminu, na przykład:

® oddanie sprawozdania,® opłacenie rachunku.

W przypadku takich czynności dobrze jest także zapisać, kiedy chcesz zacząć je wykonywać, żeby potem nie okazało się, że masz na ich zrobienie jeden dzień.

Współdziałanie kalendarza i listy najbliższych działań

Alternatywą dla używania kalendarza jest zaznaczanie terminów wykonania zadań na liście

najbliższych działań.




Niezależnie od tego, na które rozwiązanie się zdecydujesz – w dalszej części kursu będziemy używać określenia „kalendarz” do tej części Twojego systemu, która będzie przechowywała działania z określonym terminem wykonania.


Jeśli zdecydujesz się na używanie systemu złożonego z kalendarza i listy najbliższych działań,

pamiętaj, że najpierw powinnaś/powinieneś wykonać zadania z kalendarza (mające określony

termin realizacji), a dopiero potem te, które możesz wykonać w dowolnym terminie.




Jeśli zdecydujesz się na używanie systemu złożonego z kalendarza i listy najbliższych działań,

pamiętaj, że najpierw powinnaś/powinieneś wykonać zadania z kalendarza (mające określony

termin realizacji), a dopiero potem te, które możesz wykonać w dowolnym terminie.

Zwróć uwagę na to, że kalendarz powinien przechowywać tylko te działania, które termin

realizacji mają narzucony „z zewnątrz” – wynika on z zewnętrznych uwarunkowań, a nie Twoich

planów i motywacji.

Terminy, które sama/sam sobie narzucasz możesz umieszczać jako komentarze lub notatki przy

działaniach. Powinny się one wyraźnie odróżniać od terminów niezależnych od Ciebie.




Wróćmy do podstawowego pytania, jakie musisz sobie zadać po wyciągnięciu sprawy ze skrzynki

spraw przychodzących i zapoznaniu się z nią:






Jak już wspomnieliśmy, nie wszystko, co trafi do Twojego systemu GTD będzie wymagało podjęcia działań.

Teraz właśnie zajmiemy się sytuacją, w której na postawione wyżej pytanie odpowiedziałaś/eś:

NIE.







NIE.

W takiej sytuacji, możesz zakwalifikować daną rzecz do jednej z trzech kategorii:







NIE.


śmiecimateriały

referencyjnesprawy na

kiedyś/może







NIE.


śmiecimateriały

referencyjnesprawy na

kiedyś/może

Omówimy te kategorie po kolei.

Co powinno trafić do śmieci?

W Twojej skrzynce spraw przychodzących często znajdziesz rzeczy, którym nie chcesz poświęcać

uwagi.



uwagi.

Mogą to być ulotki i foldery reklamowe, z których nie zamierzasz korzystać, artykuły, które jednak nie

zawierają tego, czego się spodziewałaś/eś i podobne rzeczy.



uwagi.

Mogą to być ulotki i foldery reklamowe, z których nie zamierzasz korzystać, artykuły, które jednak nie

zawierają tego, czego się spodziewałaś/eś i podobne rzeczy.

Jeśli po wyciągnięciu sprawy ze skrzynki stwierdzasz, że nie będziesz się nią zajmowała/ł, nie

ma sensu jej także przechowywać.

Wyrzuć ją do śmieci.


Możesz trafić jednak na sprawę, co do której nie jesteś pewna/y, czy powinna trafić do śmieci (dzisiaj

nie chcesz kupować nowych mebli, ale czy ten katalog nie przyda Ci się za parę miesięcy?). Musisz

wtedy zaufać swojej intuicji i zdecydować się na wybór jednego z dwóch rozwiązań:





Jeśli nie masz pewności, wyrzuć do śmieci.

Jeśli nie masz pewności, umieść w archiwum lub jako sprawę na

kiedyś/może.





Jeśli nie masz pewności, wyrzuć do śmieci.

Wybór rozwiązania zależy właśnie od Twojej intuicji i tego, ile przestrzeni (fizycznej lub dyskowej)

możesz przeznaczyć na Twój system GTD.

Prawdopodobnie właśnie to rozwiązanie, na które się zdecydujesz, będzie dobre:-).

Jeśli nie masz pewności, umieść w archiwum lub jako sprawę na

kiedyś/może.

Materiały referencyjne – Twoje archiwum

Wiele spraw, które znajdziesz w swojej skrzynce spraw przychodzących, nie będzie wymagało

Twojego bezpośredniego działania, ale może być Ci przydatne w przyszłości przy realizacji innych

projektów.

Takie sprawy powinny trafić do Twojego archiwum jako materiały referencyjne.




projektów.


Przykłady spraw, które możesz chcieć umieścić w archiwum to:

® ulotki z restauracji, które dowożą jedzenie do Twojego domu,

® artykuły, które chcesz użyć jako źródła w części literaturowej pracy magisterskiej,® polisy ubezpieczeniowe,

® zdobyte przez Ciebie dyplomy i certyfikaty,® dowody opłacenia rachunków,

® notatki z rozmów,® podpisane przez Ciebie umowy.




projektów.







Pamiętaj, że możesz zorganizować osobne archiwum w domu, osobne w miejscu pracy i w każdym innym miejscu, w którym tego potrzebujesz.




projektów.







Ważne jest, aby Twoje archiwum było możliwie proste w obsłudze i dostępne z Twojego miejsca pracy bez wstawania – inaczej nie będziesz chciała/ł z niego

korzystać.Szczegółowo kwestię organizacji archiwum omówimy w następnej prezentacji.

Jak zorganizować archiwum

Bardzo dobrą podstawą do zbudowania Twojego osobistego archiwum będzie pudło, które w czasie

pierwszego zbierania spraw posłużyło Ci za skrzynkę spraw przychodzących.




Im prościej zorganizujesz swoje archiwum, tym lepiej. Będzie szybsze w obsłudze.





Najprostsze rozwiązanie to właśnie kartonowe pudło przechowujące koszulki lub teczki z

poszczególnymi sprawami ułożonymi alfabetycznie.Pamiętaj, aby każdą sprawę w archiwum czytelnie odpisać, abyś mogła/mógł szybko do niej dotrzeć,

nie tracąc czasu na zastanawianie się, co przechowuje dana teczka.








Doświadczenie pokazuje, że lepiej mieć prosty system archiwizacyjny w zasięgu ręki, niż

skomplikowany w innym pokoju.Chodzi o to, żebyś chciała/ł tam umieszczać sprawy.








Doświadczenie pokazuje, że lepiej mieć prosty system archiwizacyjny w zasięgu ręki, niż

skomplikowany w innym pokoju.Chodzi o to, żebyś chciała/ł tam umieszczać sprawy.

Analogicznie, możesz zorganizować cyfrowe archiwum swoich plików, umieszczając je w

odpowiednio opisanych folderach.

Sprawy na kiedyś/może – Twój potencjał i chęci!

To, chyba, najprzyjemniejsza część Twojego systemu GTD, do której będziesz wracała/ł z

prawdziwą radością i zapałem.

Tutaj przechowuj sprawy i projekty, na które w tym momencie nie masz zasobów (np. czasu lub

pieniędzy), a które chcesz zrealizować.


To, chyba, najprzyjemniejsza część Twojego systemu GTD, do której będziesz wracała/ł z

prawdziwą radością i zapałem.

Tutaj przechowuj sprawy i projekty, na które w tym momencie nie masz zasobów (np. czasu lub

pieniędzy), a które chcesz zrealizować.

Takimi sprawami mogą być:® zmiana operatora telefonicznego, gdy skończy

Ci się umowa,® wymarzone wakacje,

® zakup lub remont mieszkania,® napisanie książki,

® przeszukanie rynku pracy dla matematyków w małopolsce,

® książki, które chcesz przeczytać,® nauka nowego języka obcego.


Bardzo często są to rzeczy, które wynikają z Twoich marzeń i zajęć niezwiązanych z pracą zawodową

(praca społeczna, hobby, zainteresowania). Zwykle nachodzą Cię same z siebie i czujesz wysoką

motywację do ich realizacji.





Ze względu na to, takie sprawy będą Cię łatwo rozpraszały w wykonywaniu innych zadań – po prostu chcesz o nich myśleć i nie chcesz o nich

zapomnieć.






zapomnieć.

Ile razy myślałaś/eś co zrobisz, jak już zarobisz pierwszy milion złotych?






zapomnieć.

Umieszczenie tych spraw w Twoim systemie GTD (i jego regularne przeglądanie) sprawi, że nie będziesz

musiała/ł się nimi rozpraszać – wiesz, że są w odpowiedniej przegródce w systemie i że

przystąpisz do realizacji tych projektów, gdy tylko będziesz miała/ł do tego warunki.






zapomnieć.




Takie sprawy często są tym, co naprawdę napędza Cię w życiu zawodowym – w końcu musisz na coś

wydać zarobione pieniądze:-).

Oby udało Ci się zrealizować jak najwięcej projektów z tej listy!






zapomnieć.




Takie sprawy często są tym, co naprawdę napędza Cię w życiu zawodowym – w końcu musisz na coś

wydać zarobione pieniądze:-).

Oby udało Ci się zrealizować jak najwięcej projektów z tej listy!

Ale, równocześnie, obyś zawsze mogła/mógł coś nowego do niej dopisać!

Analiza sprawy na przykładzie publikacji

http://www.sciencedirect.com/

Pokażemy teraz przebieg procesu analizy na przykładzie publikacji, którą po szybkim przeczytaniu streszczenia umieściłaś/eś w skrzynce spraw

przychodzących.Taka publikacja może na etapie analizy trafić do:





Śmieci:po przeczytaniu artykułu stwierdziłaś/eś, że jednak nie ma w nim interesujących dla Ciebie informacji.





Archiwum:w publikacji nie ma rzeczy, które możesz teraz wykorzystać, ale będzie dobra do zacytowania w czasie pisania Twojego artykułu.





Spraw na kiedyś/może:jeśli po skończeniu obecnych badań zostanie Ci czas, warto będzie sprawdzić pomysł poddany przez autorów publikacji.





Do kalendarza:w piątek po seminarium przedstawię promotorowi pomysł z publikacji i przedyskutuję, czy spróbować zrobić coś podobnego.





Na listę najbliższych działań:zbiorę odczynniki i szkło potrzebne do powtórzenia syntezy opisanej w publikacji.





Działanie zrealizowane poniżej 2 minut na etapie analizy:przepiszę przepis na syntezę opisany w publikacji.





Do oddelegowania:zlecę szklarzowi wykonanie odpowiedniego szkła laboratoryjnego do powtórzenia pomiarów z publikacji.

Zebranie spraw w projekty

Pamiętasz, jak w czasie drugiej prezentacji mówiliśmy o pułapach, z których możesz

obserwować swoje projekty?




Poznałaś/eś wtedy metodę wyznaczania sobie celów opartą na macierzy posiadania i dążeń.




Poznałaś/eś wtedy metodę wyznaczania sobie celów opartą na macierzy posiadania i dążeń.

Zaznaczyliśmy, że metoda ta najlepiej nadaje się do wyznaczania projektów w długiej perspektywie

czasowej i że w późniejszych prezentacjach powiemy o metodzie zalecanej do projektów do pułapu 6000 m – realizowanych w perspektywie

krótszej, niż rok.

Teraz właśnie nadszedł ten czas.


Najlepszą metodą na wyznaczenie swoich projektów od poziomu pasa startowego do pułapu 6000 m jest

określenie ich na podstawie bieżących spraw i wyznaczonych najbliższych działań.


Przyglądnij się sporządzonym listom najbliższych działań, przeglądnij swój kalendarz i archiwum,

zobacz, jakie sprawy zakwalifikowałaś/eś do kategorii „kiedyś/może’.




Na pewno zauważysz, że wiele z najbliższych działań nie zakończy realizacji sprawy, do której się odnoszą – w takim razie są to elementy większego projektu – zastanów się, jakiego i zapisz go na osobnej liście.











Pamiętaj, żeby projekt zdefiniować zgodnie z zasadą SMART!


Możesz też zauważyć, że niektóre działania i sprawy dążą do realizacji wspólnego celu, a więc też możesz

je zebrać w obrębie jednego projektu. Taki projekt także zapisz na liście.







Możesz też zauważyć, że niektóre działania i sprawy dążą do realizacji wspólnego celu, a więc też możesz

je zebrać w obrębie jednego projektu. Taki projekt także zapisz na liście.






W ten sposób utworzyłaś/eś swoją listę projektów – następny element Twojego systemu GTD!

Lista projektów

Lista projektów jest Twoim narzędziem pomocniczym, pozwalającym określić, iloma

projektami aktualnie się zajmujesz i czy na pewno nie zaniedbujesz żadnego z nich.

Lista projektów



Nie jest to narzędzie codziennej pracy, tak jak kalendarz, lista najbliższych działań i archiwum.

Lista projektów

Forma i sposób organizacji listy projektów zależy głównie od Ciebie –zrób to tak, żeby była dla Ciebie

wygodna w korzystaniu. Ważne jest tylko, żeby obejmowała wszystkie projekty, nad którymi

aktualnie pracujesz.

Jeśli ułatwi Ci to pracę, możesz na liście projektów:




Lista projektów





Wyznaczać w obrębie projektów podprojekty – dzielić złożone projekty na poszczególne wątki.




Spisywać cały plan realizacji projektu – wszystkie działania, które chcesz w odpowiednim momencie wykonać.

Zaznaczać, że najbliższe działanie dotyczące danego projektu jest wpisane w odpowiednim miejscu

Lista projektów





Wyznaczać w obrębie projektów podprojekty – dzielić złożone projekty na poszczególne wątki.




Spisywać cały plan realizacji projektu – wszystkie działania, które chcesz w odpowiednim momencie wykonać.

Zaznaczać, że najbliższe działanie dotyczące danego projektu jest wpisane w odpowiednim miejscu

Nie zapomnij na liście projektów umieścić wyznaczonych wcześniej projektów z wysokich pułapów!

Podsumowanie – analiza i uporządkowanie spraw

Proces analizy pozwoli Ci na opróżnienie Twojej skrzynki spraw przychodzących i zdecydowanie, z

którymi sprawami trzeba coś zrobić, a z którymi nie.




W wyniku analizy porządkujesz swoje sprawy i przydzielasz każdą z nich do odpowiedniego

elementu Twojego systemu GTD.






Sprawy, które nie wymagają Twojej aktywności, trafią do śmieci, archiwum albo zbioru spraw na

kiedyś/może.







kiedyś/może.

Jeśli dana sprawa wymaga Twojej aktywności, w procesie analizy wyznaczysz dla niej najbliższe

działanie.

Jeśli działanie to zajmie mniej niż dwie minuty, wykonasz je od razu.

Jeśli zajmie więcej – oddelegujesz je, wpiszesz do kalendarza lub na listę najbliższych działań.







kiedyś/może.

Jeśli dana sprawa wymaga Twojej aktywności, w procesie analizy wyznaczysz dla niej najbliższe

działanie.

Jeśli działanie to zajmie mniej niż dwie minuty, wykonasz je od razu.

Jeśli zajmie więcej – oddelegujesz je, wpiszesz do kalendarza lub na listę najbliższych działań.

W praktyce zobaczysz, że analiza większości spraw zajmie Ci tylko kilka sekund – bo intuicyjnie będziesz

wiedziała/wiedział, co trzeba z nimi zrobić.

Podsumowanie – analiza i porządkowanie spraw

Teraz możesz dokonać analizy wszystkich spraw, które znalazły się w Twojej skrzynce spraw przychodzących w czasie inicjacji Twojego systemu GTD.

Gdy ją wykonasz, napisz w komentarzu pod prezentacją na naszym profilu na Facebooku, ile spraw udało Ci się zakwalifikować do poszczególnych elementów systemu GTD:® archiwum,® sprawy na kiedyś/może,® działania wykonywane od razu,® lista najbliższych działań,® kalendarz,® sprawy delegowane innym.

Awaryjne przeglądanie skrzynki spraw przychodzących

W szczególnych sytuacjach, możesz pozwolić sobie na „awaryjne przeglądnięcie” skrzynki spraw

przychodzących.



przychodzących.

Na przykład, gdy chcesz na szybko przed spotkaniem zobaczyć, czy nie wpłynęła do Ciebie

sprawa z nim związana, możesz przeglądnąć skrzynkę spraw przychodzących w poszukiwaniu

spraw związanych z tym spotkaniem i zapoznać się z nimi, nie analizując ich i pomijając sprawy, które

nie są związane ze spotkaniem.



przychodzących.





Pamiętaj jednak, że takie przeglądnięcie nie może zastąpić etapu analizy spraw – sprawy, które

przeglądnąłeś awaryjnie, powinny trafić z powrotem do skrzynki spraw przychodzących i potem zostać zanalizowane razem z resztą jej zawartości, według

podanych wcześniej reguł.



przychodzących.





Pamiętaj jednak, że takie przeglądnięcie nie może zastąpić etapu analizy spraw – sprawy, które

przeglądnąłeś awaryjnie, powinny trafić z powrotem do skrzynki spraw przychodzących i potem zostać zanalizowane razem z resztą jej zawartości, według

podanych wcześniej reguł.

Staraj się też nie robić takiego przeglądania skrzynki spraw przychodzących zbyt często, gdyż może doprowadzić to do wyrobienia u Ciebie złych nawyków, które obniżą Twoją efektywność.

Co zrobić w danej chwili?

Jeśli przeprowadziłaś/eś zbieranie i analizę spraw rzetelnie, zapewne najpierw zapełniłaś/eś swoją skrzynkę spraw przychodzących, a potem dość

dużo z tych spraw ruszyło z miejsca, bo ich najbliższe działanie zajmowało nie więcej, niż 2

minuty.




minuty.

Z pewnością też wiele zadań trafiło na Twoją listę najbliższych działań i do Twojego kalendarza.

Zapewne teraz zastanawiasz się, za które z nich powinnaś/powinieneś się zabrać.

Przedstawimy teraz metody, dzięki którym w codziennym życiu będziesz potrafiła/ł wybrać

odpowiednie działanie do danej chwili.




minuty.

Z pewnością też wiele zadań trafiło na Twoją listę najbliższych działań i do Twojego kalendarza.

Zapewne teraz zastanawiasz się, za które z nich powinnaś/powinieneś się zabrać.

Przedstawimy teraz metody, dzięki którym w codziennym życiu będziesz potrafiła/ł wybrać

odpowiednie działanie do danej chwili.

Kluczem do sukcesu jest regularne przeglądanie Twojego systemu zarządzania działaniem. Z różną

częstotliwością będziesz przeglądała/ł różne elementy Twojego systemu.

Zaczniemy od tego, jak używać systemu GTD na co dzień.

Zacznij dzień z kalendarzem!

Przede wszystkim, codziennie zacznij od przeglądnięcia Twojego kalendarza. Działania tam

zapisane muszą być wykonane w konkretnym czasie, więc stanowią one ramy Twojego dnia – w

przerwach pomiędzy tymi działaniami możesz wykonać inne działania.





Zadania z listy najbliższych działań wykonuj w każdej wolnej chwili, w której chcesz pracować.

Staraj się też, aby najbliższe działania nie leżały na liście zbyt długo – realizuj je jak najszybciej, aby nie

generować opóźnień w swojej pracy.





Zadania z listy najbliższych działań wykonuj w każdej wolnej chwili, w której chcesz pracować.

Staraj się też, aby najbliższe działania nie leżały na liście zbyt długo – realizuj je jak najszybciej, aby nie

generować opóźnień w swojej pracy.

Prawdopodobnie złym pomysłem byłoby realizowanie najbliższych działań zgodnie z kolejnością, w której są zapisane na liście.

Zawsze dobieraj odpowiednie działanie do danej chwili. W wyborze tym pomoże Ci czterokryteriowy

model wyboru działań.

Czterokryteriowy model wyboru działań

W danej chwili wybierz działanie do realizacji zgodnie z następującymi kryteriami:



Zachowaj kolejność kryteriów!



1. KontekstNa początek – odrzuć wszystkie zadania, których nie możesz zrealizować w kontekście, w którym

aktualnie się znajdujesz.

Skup się tylko na tym, co możesz zrobić w miejscu i przy zasobach, które aktualnie posiadasz.



1. KontekstNa początek – odrzuć wszystkie zadania, których nie możesz zrealizować w kontekście, w którym

aktualnie się znajdujesz.

Skup się tylko na tym, co możesz zrobić w miejscu i przy zasobach, które aktualnie posiadasz.

2. Dostępny czasByć może rano zabierasz się do pracy i masz cały

dzień na jej zagospodarowanie. Może właśnie wróciłaś/eś ze spotkania i masz jeszcze pół

godziny przed końcem pracy i pójściem do domu. Może właśnie masz 15 minut przerwy pomiędzy

zajęciami.

Wybierz takie działanie z listy najbliższych działań, które będziesz mogła/mógł wykonać w dostępnym

czasie.



3. Dostępna energiaMasz określony dobowy cykl pracy, dostosowany do Twojego organizmu. Czasami na pewno jesteś

zmęczona/y, a czasami czujesz, że możesz pracować bez końca.

Nawet jeśli czujesz, że nie masz siły, możesz wykonać pewne czynności – zarchiwizować dane,

podlać kwiatki, przekartkować czasopismo do przeczytania – które i tak zajęłyby Ci czas.

Realizując je w chwilach, w których brakuje Ci energii, zyskujesz poczucie efektywnego

wykorzystania czasu i oszczędzasz energię na zadania, które wymagają jej więcej.









4. PriorytetySpośród działań, które możesz wykonać w

kontekście, w którym się aktualnie znajdujesz, w czasie, którym dysponujesz i na które masz siłę

wybierz to, które ma najwyższy dla Ciebie priorytet.

Tylko Ty wiesz, co jest dla Ciebie priorytetem!









4. PriorytetySpośród działań, które możesz wykonać w

kontekście, w którym się aktualnie znajdujesz, w czasie, którym dysponujesz i na które masz siłę

wybierz to, które ma najwyższy dla Ciebie priorytet.

Tylko Ty wiesz, co jest dla Ciebie priorytetem!

Zwróć uwagę, że priorytety pojawiają się w tym modelu dopiero na ostatnim miejscu!

Nie stresuj się, jeśli masz ważne zadanie, ale nie masz w danej chwili na nie czasu lub energii – jest to bezcelowe.



1. Kontekst.

2. Dostępny czas.

3. Dostępna energia.

4. Priorytety.



1. Kontekst.

2. Dostępny czas.


4. Priorytety.

Przyznaj, że kiedyś pojawiła się u Ciebie myśl „Rety, muszę to zrobić, a przecież nie mam czasu!”.

Jeśli zastosujesz podany model wyboru działań, zlikwidujesz w sobie takie myślenie i poczucie winy.



1. Kontekst.

2. Dostępny czas.


4. Priorytety.

Czterokryteriowy model wyboru działań pozwoli Ci na efektywne realizowanie spraw z Twojej listy najbliższych działań.

Chociaż na początku może być to trudne, pracuj nad tym, żeby wybierać swoje działania właśnie w oparciu o te kryteria ułożone w odpowiedniej

kolejności. W ten sposób w najlepszy sposób wykorzystasz dostępny Ci czas, środki i swoją energię.



1. Kontekst.

2. Dostępny czas.


4. Priorytety.

Czterokryteriowy model wyboru działań pozwoli Ci na efektywne realizowanie spraw z Twojej listy najbliższych działań.

Chociaż na początku może być to trudne, pracuj nad tym, żeby wybierać swoje działania właśnie w oparciu o te kryteria ułożone w odpowiedniej

kolejności. W ten sposób w najlepszy sposób wykorzystasz dostępny Ci czas, środki i swoją energię.

Wiesz już, jak zbierać i analizować swojej sprawy oraz jak wybierać aktualne działania, aby oczyścić Twoją listę najbliższych działań. Teraz pozostał nam

jeszcze jeden ważny element systemu GPD do opanowania:

Przegląd – aby niczego nie zgubić

Przegląd jest elementem Twojego systemu GTD, dzięki któremu będziesz wiedziała/ł:

® czy na pewno żadna sprawa nie umknęła Twojej uwadze,

® czy nie przyszedł czas na realizację nowych projektów,

® czy Twój system GTD jest szczelny, aktualny i godny Twojego zaufania.

Przegląd – aby niczego nie zgubić

Przegląd jest elementem Twojego systemu GTD, dzięki któremu będziesz wiedziała/ł:

® czy na pewno żadna sprawa nie umknęła Twojej uwadze,

® czy nie przyszedł czas na realizację nowych projektów,

® czy Twój system GTD jest szczelny, aktualny i godny Twojego zaufania.

Przeglądaj Twój system GTD tak często, jak tylko tego potrzebujesz, aby utrzymać jego funkcjonalność i mieć do niego zaufanie.

Przegląd może przybierać jednak różne formy i obejmować różne zakresy Twojego systemu:

® kilka razy dziennie przeglądniesz Twój kalendarz i listy najbliższych działań,

® raz na tydzień warto poświęcić chwilę, aby przeglądnąć wszystkie bieżące projekty

® raz na kilka miesięcy warto się zastanowić, czy nie czas na rozpoczęcie nowego projektu z listy spraw na kiedyś/może,

® raz do roku warto oczyścić i zaktualizować swoje archiwum,® co jakiś czas warto sprawdzić, czy Twoje działania zmierzają do

realizacji celów, które sobie wyznaczyłaś/eś.

Przegląd codzienny

Jeśli zastosujesz się do podanych wcześniej zasad, w nawyk wejdzie Ci regularna analiza skrzynki

spraw przychodzących oraz opieranie się o kalendarz i listę najbliższych działań w ustalaniu

planu dnia pracy.

Przegląd codzienny



planu dnia pracy.

Pamiętaj, aby codziennie rano przeglądać kalendarz i uchwycić rzeczy, które musisz zrobić w danym dniu.

Przegląd codzienny



planu dnia pracy.


Listę najbliższych działań przeglądaj zawsze wtedy, gdy masz niezagospodarowaną chwilę, w której

chcesz coś zrobić.

Przegląd codzienny



planu dnia pracy.


Listę najbliższych działań przeglądaj zawsze wtedy, gdy masz niezagospodarowaną chwilę, w której

chcesz coś zrobić.

Jeśli masz wolną chwilę, ale nie masz już energii na żadne działania – wykorzystaj ją na analizę skrzynki spraw przychodzących. Możesz też przyjąć zasadę, że nie wychodzisz z pracy, dopóki nie zanalizujesz i

opróżnisz całej skrzynki spraw przychodzących.

Przegląd tygodniowy

Przegląd tygodniowy jest kluczowym przeglądem, pozwalającym Ci na bieżąco orientować się w Twoich projektach i działaniach, które w nich

podejmujesz.

Najlepiej, jeśli znajdziesz stały czas (np. w piątek popołudniu lub poniedziałek rano), w którym

dokonujesz przeglądu tygodniowego Twojego systemu GTD.


Przegląd tygodniowy jest kluczowym przeglądem, pozwalającym Ci na bieżąco orientować się w Twoich projektach i działaniach, które w nich

podejmujesz.

Najlepiej, jeśli znajdziesz stały czas (np. w piątek popołudniu lub poniedziałek rano), w którym

dokonujesz przeglądu tygodniowego Twojego systemu GTD.

O ile przegląd codzienny pozwala Ci stwierdzić, co robisz, przegląd tygodniowy podniesie Twój

komfort psychiczny. Po tym przeglądzie powinnaś/powinieneś mieć poczucie „Wiem

dokładnie, czego nie robię, ale co mogłabym/mógłbym robić, gdybym podjęła/podjął

taką decyzję”.Przegląd tygodniowy zwiększa także Twoje

zaufanie do systemu GTD.


W czasie przeglądu tygodniowego podejmij następujące działania:



Wszystkie notatki, luźne kartki i inne rzeczy, które mogą zawierać sprawy, które pojawiły się po ostatnim przeglądzie tygodniowym i nie

zostały jeszcze zanalizowane, umieść w swojej skrzynce spraw przychodzących.





Przejrzyj swój kalendarz.Wynotuj wszystkie rzeczy z poprzedniego tygodnia, które

powinnaś/powinieneś zrobić, ale nie zdążyłaś/eś. Umieść takie sprawy w skrzynce spraw przychodzących.

Przeglądnij też nadchodzący tydzień z kalendarza. Jeśli jakieś wydarzenia, które Cię czekają, wymagają przygotowań – umieść je w

skrzynce spraw przychodzących.









Umieść w skrzynce spraw przychodzących wszystkie swoje myśli, pomysły i inne sprawy, które pojawiły się w poprzednim tygodniu, a

jeszcze nie umieściłaś/eś ich w swoim systemie.









Umieść w skrzynce spraw przychodzących wszystkie swoje myśli, pomysły i inne sprawy, które pojawiły się w poprzednim tygodniu, a

jeszcze nie umieściłaś/eś ich w swoim systemie.

Przejrzyj swoje listy projektów.Oceń stan realizacji wszystkich Twoich projektów. Sprawdź też, czy dla

każdego projektu masz wyznaczone najbliższe działanie.



Przeglądnij listę spraw na kiedyś/może.Być może nadszedł już czas na realizację któregoś z zapisanych tam projektów? Jeśli tak – umieść go w skrzynce spraw przychodzących.

A może, chociaż się tym nie zajmowałaś/eś, któryś projekt udało Ci się mimochodem zrealizować albo przestał Cię interesować i trzeba go

wykreślić z tej listy?






Sprawdź, czy na bieżąco kontrolujesz realizację spraw, które oddelegowałaś/eś do wykonania komuś innemu.







Zastanów się, czy po głowie nie chodzi Ci jeszcze jakiś pomysł, którego wcześniej nie umieściłaś/eś w skrzynce spraw

przychodzących.Pamiętaj, że nie ma głupich pomysłów i może właśnie to, czego boisz

się umieścić w swoim systemie, będzie najlepszym projektem Twojego życia!

Jeśli znalazłaś/eś taki projekt – umieść go w skrzynce spraw przychodzących.







Zastanów się, czy po głowie nie chodzi Ci jeszcze jakiś pomysł, którego wcześniej nie umieściłaś/eś w skrzynce spraw

przychodzących.Pamiętaj, że nie ma głupich pomysłów i może właśnie to, czego boisz

się umieścić w swoim systemie, będzie najlepszym projektem Twojego życia!

Jeśli znalazłaś/eś taki projekt – umieść go w skrzynce spraw przychodzących.

Na koniec – przeanalizuj swoją skrzynkę spraw przychodzących.

Przeglądy z wyższych pułapów

Pamiętaj, aby przeprowadzać przeglądy miesięczne, roczne i z dalszymi perspektywami czasowymi,

analogiczne do przeglądów tygodniowych. Pozwoli Ci to kontrolować, czy na pewno dążysz do

realizacji Twoich celów.





W czasie przeglądu miesięcznego i rocznego przeglądnij swój kalendarz w poszukiwaniu

projektów, które musisz w nadchodzącym okresie zrealizować i co do których możesz już podjąć

jakieś działania.







jakieś działania.

Przy okazji przeglądu rocznego możesz także przeglądnąć swoje archiwum i wyrzucić z niego

rzeczy, które jednak nie mają dla Ciebie znaczenia jako materiały odniesienia.

W czasie przeglądu archiwum może także Ci się nasunąć pomysł na jakiś nowy projekt!







jakieś działania.

Przy okazji przeglądu rocznego możesz także przeglądnąć swoje archiwum i wyrzucić z niego

rzeczy, które jednak nie mają dla Ciebie znaczenia jako materiały odniesienia.

W czasie przeglądu archiwum może także Ci się nasunąć pomysł na jakiś nowy projekt!

Przy przeglądach z najwyższych pułapów – perspektywy kilku lat i życia – kontroluj, jak

realizujesz wyznaczone sobie cele i plany życiowe.

Podsumowanie

W tej prezentacji zapoznałaś/eś się z procesem analizy spraw, w czasie którego opróżnisz swoją

skrzynkę spraw przychodzących i zdecydujesz, co należy zrobić ze sprawami, które się tam pojawiły.

Sprawy, które nie wymagają Twojej aktywności, trafią do śmieci, archiwum lub na listę spraw na

kiedyś/może.Ta ostatnia lista kryje w sobie Twój potencjał!

Sprawy, które wymagają podjęcia przez Ciebie działań są realizowane od razu, jeśli działania te nie

zajmują więcej niż dwie minuty.W innym przypadku działanie trafia do kalendarza

lub na listę najbliższych działań.Możesz też oddelegować takie działanie, aby

zrealizował je ktoś inny.

Wiesz też już, że musisz regularnie przeprowadzać przeglądy całego Twojego systemu GTD z różnych

pułapów – perspektyw czasowych.

Znasz już wszystkie elementy potrzebne do wdrożenia Twojego systemu GTD! W następnej prezentacji zajmiemy się praktyczną implementacją systemu i

pokażemy Ci kilka propozycji, jak może on wyglądać w praktyce.

Zadania z tej prezentacji

Napisz w komentarzu pod prezentacją na naszym profilu na Facebooku:

Ile spraw udało Ci się zakwalifikować do poszczególnych elementów systemu GTD:® archiwum,® sprawy na kiedyś/może,® działania wykonywane od razu,® lista najbliższych działań,® kalendarz,® sprawy delegowane innym.

Do zobaczenia w następnej prezentacji!

Masz pytania lub uwagi? Napisz do nas poprzez prywatną wiadomość na profilu

www.facebook.com/gieldapracdyplomowych lub w komentarzu pod prezentacją na naszym profilu!

Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 4

Education

Transcript of Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 4