MS Outlook – Jak zarządzać swoją pocztą?

Zarządzanie pocztą

MS Outlook – jak zarządzać swoją pocztą?

Wiadomości e-mail, współcześnie to forma komunikacji nie tylko

prywatnej, ale i zawodowej. W firmie służą one zarówno jako

wewnętrzny jak i zewnętrzny kanał komunikacyjny. E-maile

wysyłamy i otrzymujemy od wszystkich: szefa,

współpracowników, partnerów biznesowych, klientów czy też firm

zewnętrznych itd. Ich treść nie kiedy jest istotna, nie kiedy mało

ważna, ale zgodnie z biznesowym savoir vivre odpisać należało y

kazdemu.

Odpisywanie to nie rzadko zajmuje nam wiele czasu, chcąc

ograniczyć ten czas zapraszamy Was do zapoznania się z

prezentacja, które pokaże jak skutecznie zarządzać swoją

skrzynką e-mail.

Kurs Excel

MS Outlook – jak zarządzać swoją pocztą?

Chcąc efektywnie zarządzać wiadomościami e-

mail naszym pierwszym krokiem powinno być ustalenie

czasu, kiedy będziemy na nie odpowiadać odpowiadać.

Możemy ustalić, że robimy to np. 3 lub 4 razy dziennie;

o ustalonych godzinach. Poinformujmy o tym naszych

współpracowników, aby ważny e-mail nie czekał długo

na odpowiedź – poprośmy, żeby w ważnych sprawach

kontaktowali się z nami telefonicznie.

Kurs Excel

MS Outlook – tworzenie folderów

Kolejnym krokiem jest utworzenie odpowiednich

folderów. Przychodząc wiadomości e-mail

możemy wtedy przyporządkować do konkretnego

folderu – automatycznie albo ręcznie.

Podejmując pracę z folderami możemy też

skorzystać z: filtrów i autoodpowiedzi.

Ich działanie omówimy na kolejnych slajdach.

Kurs Excel

MS Outlook – tworzenie folderów

Chcąc uporządkować wiadomości powinniśmy stworzyć foldery, w których będziemy je przechowywać.

Poniżej przedstawiamy jedną z możliwości pogrupowania wiadomości w folderach.

Pamiętaj jednak, że nazwy oraz ilość folderów jest dowolna, najważniejsze jest to, aby to użytkownik poczty mógł z nich łatwo skorzystać i wiedział, który e-mail jest przyporządkowany do danego folderu.

Oprócz poniższego podziału folderów polecamy również podział listów elektronicznych np. wg tematyki sprawy której dotyczą lub nazwiska nadawcy.

Kurs Excel

MS Outlook – foldery w skrzynce elektronicznej

Przykładowy podział folderów:

1. Działanie – przyporządkujmy do niego maile wymagające dłuższego zastanowienia się nad odpowiedzią;

2. Przekierowane – zapisujmy w nim wiadomości dotyczące spraw i zadań które delegowaliśmy innym, a my czuwamy tylko nad ich realizacją;

3. Do przeczytania – w folderze tym przechowujmy te maile, z którymi nie zapoznaliśmy się od razu; pilnujmy jednak, żeby folder ten nie rozrósł się nam do monstrualnych rozmiarów i czytajmy wiadomości regularnie;

4. Archiwum – umieszczany w nim wszystkie te listy, które chcemy zarchiwizować.

Kurs Excel

MS Outlook – ustawianie filtrów

Filtry w MS Outlook to bardzo pomocne i niezbędne

narzędzie kiedy otrzymujemy liczną korespondencję.

Pozwala nam ono m.in. na automatycznie

przekierowywanie przychodzących wiadomości

do danego folderu lub nadawcy.

Dzięki temu w naszej skrzynce elektronicznej panuje

porządek.

Kurs Excel

MS Outlook – autoodpowiedź

Kolejnym narządzaniem, które możemy wykorzystać, aby

skutecznie zarządzać poczta e –mail są autoodpowedzi.

Z narzędzia tego polecamy korzystać na co dzień, a nie

tylko wtedy, gdy planujemy dłuższą nie obecność w pracy.

Korzystając z niego mamy możliwość wysłanie

automatycznych odpowiedzi do wybranych osób lub do

wszystkich, którzy przysyłają nam wiadomości e-mail.

Treść odpowiedzi możemy ustalić indywidualnie.

Kurs Excel

MS Outlook wysyłanie wiadomości do wielu odbiorców

Przydatnym narzędziem jest także możliwość wysyłania

odpowiedzi do wielu odbiorców. Pomocne jest to szczególnie

wtedy gdy wiele osób wysyła do nas maile dotyczące jednej

sprawy czy jednego zadania.

Chcąc zastosować tzw. wiadomość grupowa należy w polu DO

wpisać adresy wszystkich osób, dla których przeznaczona jest

wiadomość, albo też chroniąc dane osobowe wybrać

odpowiedź przez UDW (do ukrytej wiadomości).

Kurs Excel

MS Outlook - wysyłanie wiadomości UDW

Z pola do ukrytej wiadomości należy skorzystać

głownie wtedy, gdy wysyłamy odpowiedź do

obiorców reprezentujących różne podmioty czy

firmy – adres e-mail jest chroniony jako jeden z

elementów danych osobowych.

Kurs Excel

Po więcej informacji ta temat zarządzania wiadomościami e-mail oraz możliwości skrzynki Outlook zapraszamy do Cognity na:

• Kurs Outlook

• Kurs Zarządzanie Czasem z wykorzystaniem MS Outlook

• Kurs Perfekcyjna Asystentka

Zainteresowanym tym jak chronić dane osobowe w mailach polecamy:

• Kurs Ochrona Danych Osobowych w Administracji Publicznej

• Kurs Przetwarzających Dane osobowe

• Kurs Aspekty Prawne związane z handlem elektronicznym. Prowadzenie serwisów internetowych.

Kurs Excel

MS Outlook – Jak zarządzać swoją pocztą?

Kurs Excel

Zapraszamy również na bloga Strefa Wiedzy

Cognity, gdzie przygotowaliśmy dla Was więcej

artykułów z tego tematu .

MS Outlook – Jak zarządzać swoją pocztą?