Księga Jakoś Urzę w · PDF fileSTANOWISKO S ŁUŻBOWE DATA ... 8.2.2 Audit wewnętrzny......

URZĄD GMINY

W KLESZCZOWIE SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ

WG NORMY ISO 9001:2000

Nr edycji: 1 Zmiana: 0 Strona: 1 Stron: 92 KSIĘGA JAKOŚCI Data: 02.08.2005

Księga Jakości Urzędu Gminy w Kleszczowie

EGZEMPLARZ Nr …….

IMIĘ I NAZWISKO

STANOWISKO

SŁUŻBOWE

DATA

PODPIS

OPRACOWAŁ

Anna Dróżdż

Pełnomocnik ds. SZJ

20.07.2005

ZATWIERDZIŁ

Kazimiera Tarkowska

Wójt

02.08.2005

URZĄD GMINY




Spis treści

CZĘŚĆ I

Zatwierdzenie Księgi Jakości …………………………………………………. 5

CZĘŚĆ II

Wprowadzenie ………………………………………………………………… 6

1. Prezentacja ogólna

Gminy Kleszczów i Urzędu Gminy w Kleszczowie……………………6

2. Deklaracja Polityki Jakości……………………………………………..28

CZĘŚĆ III

System Zarządzania Jakością w Urzędzie Gminy w Kleszczowie

1. Przedmiot i zakres stosowania normy…………………………………. 31

1.1. Zastosowanie i dopuszczalne wykluczenia…………………… 31

2. Norma powołana……………………………………………………….. 33

3. Terminy…………..……………………………………………………... 34

4. Wymagania Systemu Zarządzania Jakością ………………………… .36

4.1 Wymagania ogólne………………………………………………. …36

4.2 Dokumentacja Systemu Zarządzania Jakością……………….......42

4.2.1 Cel i postanowienia ogólne………………………………….42

4.2.2 Księga Jakości……………………………………………….44

4.2.3 Nadzór nad dokumentami…………………………………...46

4.2.4 Nadzór nad zapisami………………………………………...49

5. Odpowiedzialność kierownictwa………………………………………..50

5.1 Zaangażowanie kierownictwa. …………………………………….50

5.2 Orientacja na klienta……………………………………………….51

5.3 Wdrożenie Polityki Jakości………………………………………...53

5.4 Planowanie Jakości………………………………………………... 54

URZĄD GMINY




5.4.1 Cele jakościowe……………………………………………… 54

5.4.2 Planowanie dotyczące systemu zarządzania jakością……….. 56

5.5 Odpowiedzialność, uprawnienia i komunikacja……………………… 56

5.5.1 Podstawy odpowiedzialności i uprawnień …………………. 56

pracowników Urzędu Gminy w Kleszczowie.

5.5.2 Przedstawiciel kierownictwa…………………………………. 61

5.5.3 Komunikacja wewnętrzna…………………………………… 62

5.6 Przegląd zarządzania…………………………………………………... 64

5.6.1 Cel i postanowienia ogólne. ………………………………….. 64

5.6.2 Dane wejściowe do przeglądu………………………………... 64

5.6.3 Dane wyjściowe z przeglądu…………………………………. 65

6. Zarządzanie zasobami……………………………………………………….. 66

6.1 Zapewnienie zasobów…………………………………………………... 66

6.2 Zasoby ludzkie………………………………………………………….. 67

6.2.1 Personel Urzędu Gminy w Kleszczowie……………………... 67

6.2.2 Kompetencje, świadomość,

szkolenie personelu Urzędu Gminy w Kleszczowie……….. 68

6.3 Infrastruktura…………………………………………………………... 70

6.4 Środowisko pracy……………………………………………………….. 72

7. Realizacja zadań………………………………………………………………. 73

7.1 Realizacja zadań samorządu gminy……………………………………. 73

7.1.1 Planowanie realizacji usługi …………………………………. 74

7.2 Procesy związane z klientem……………………………………………. 74

7.2.1 Określenie wymagań dotyczących wyrobu…………………… 74

7.2.2 Przegląd wymagań dotyczących wyrobu………………........ 75

7.2.3 Komunikacja z klientem……………………………………… 76

7.3 Projektowanie i rozwój…………………………………………………...78

URZĄD GMINY




7.4 Zakupy……………………………………………………………….. 79

7.4.1 Proces zakupu……………………………………………… 79

7.4.2 Informacje dotyczące zakupów……………………………. 80

7.4.3 Weryfikacja zakupionego wyrobu…………………………. 80

7.5 Dostarczanie usług……………………………………………………. 81

7.5.1 Nadzorowanie dostarczania usług…………………………...81

7.5.2 Walidacja …………………………………………………….82

7.5.3 Identyfikacja i identyfikowalność…………………………... 82

7.5.4 Własność klienta……………………………………………. .83

7.5.5 Zabezpieczenie wyrobu…………………………………….. 84

7.6 Nadzorowanie wyposażenia do monitorowania i pomiarów. ……… 84

8. Pomiary, analiza i doskonalenie…………………………………………… 85

8.1 Postanowienia ogólne………………………………………………… 85

8.2 Monitorowanie i pomiary……………………………………………. 85

8.2.1 Zadowolenie klienta………………………………………… 85

8.2.2 Audit wewnętrzny…………………………………………... 86

8.2.3 Monitorowanie i pomiary procesów………………………... 87

8.2.4 Monitorowanie i pomiary wyrobu …………………………. 87

8.3 Nadzór nad wyrobem niezgodnym…………………………………. 88

8.4 Analiza danych……………………………………………………….. 89

8.5 Doskonalenie………………………………………………………….. 90

8.5.1 Ciągłe doskonalenie. ………………………………………...90

8.5.2 Działania korygujące…………………………………………91

8.5.3 Działania zapobiegawcze…………………………………… 92

URZĄD GMINY




Część I

ZATWIERDZENIE KSIĘGI JAKOŚCI

Księga Jakości dla Urzędu Gminy w Kleszczowie zawiera Politykę Jakości i opisuje System

Zarządzania Jakością zgodnie z normą PN - EN ISO 9001:2001 Systemy Zarządzania jakością –

wymagania, została zatwierdzona przez Wójta Gminy w Kleszczowie w dniu 2 sierpnia 2005 roku.

Polityka Jakości obowiązująca w Urzędzie Gminy w Kleszczowie określona została

w Zarządzeniu Nr 0152/15/04 Wójta Gminy Kleszczów z dnia 23 grudnia 2004 roku i z tym też

Zarządzeniem pracownicy Urzędu zostali zapoznani i zobowiązani do jej realizacji.

Zobowiązuję wszystkich pracowników Urzędu Gminy w Kleszczowie do stosowania zasad

wynikających z dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością.

Nadzór nad realizacją Polityki Jakości oraz Systemem Zarządzania Jakością w Urzędzie Gminy

w Kleszczowie przejmuję osobiście.

WÓJT

GMINY KLESZCZÓW

URZĄD GMINY




Część II

WPROWADZENIE

1. Prezentacja ogólna Gminy Kleszczów i Urzędu Gminy w Kleszczowie.

Gmina Kleszczów położona jest w centralnej części Polski, na terenie województwa

łódzkiego, w obrębie powiatu bełchatowskiego. W jej skład wchodzi 10 sołectw: Antonówka,

Czyżów, Dębina , Kamień , Kleszczów, Łękińsko, Łuszczanowice, Rogowiec, Wolica, Żłobnica.

Graniczy z gminami: Kluki – powiat bełchatowski, Bełchatów - powiat bełchatowski,

Szczerców – powiat bełchatowski, Sulmierzyce – powiat bełchatowski, Lgota Wielka – powiat

radomszczański, Dobryszyce - powiat radomszczański, Kamieńsk - powiat radomszczański.

Kleszczów zlokalizowany jest w odległości 75 km od Łodzi, 175 km od Krakowa i tyleż

samo od Warszawy. Miejscowość ma dogodne połączenia komunikacyjne we wszystkich

kierunkach, ponieważ w odległości 20 km przebiega droga krajowa A1 – Katowice - Gdańsk, w

odległości 25 km przebiega droga krajowa E8 – Warszawa – Wrocław.

Na terenie gminy znajduje się jeden akwen wody stojącej - „Słok”, który służy celom

rekreacyjnym. Powierzchnia użytków rolnych wynosi 52 km², natomiast powierzchnia lasów –

3 389 ha. Dla większości odwiedzających gminę najbardziej atrakcyjnymi obiektami są te, które

pojawiły się w płaskim do 1975 r. krajobrazie za sprawą działalności przemysłowej. Są to: rozległa,

licząca ponad 250 m głębokości odkrywka oraz kompleks kilku budowli tworzących największą z

polskich elektrowni. Ważnym elementem krajobrazowym jest 40 - hektarowy kompleks leśny

położony w południowych krańcach gminy w Łuszczanowicach. Jedynym zabytkiem istniejącym

dziś na terenie gminy jest zbudowany w latach 1817 – 1822 kościół we wsi Łękińsko.

Samorząd dysponuje bogatą bazą kulturalną, oświatową i opieki zdrowotnej . Szkoły

posiadają pełnowymiarowe sale gimnastyczne i boiska . Ponadto funkcjonuje kompleks

rekreacyjno – sportowy: stadion, sauna, siłownia, kort tenisowy. Planuje się budowę kompleksu

rekreacyjno – sportowego z krytą pływalnią. Gmina stworzyła warunki do uprawniania turystyki

rowerowej. Dobrze funkcjonuje baza hotelowo – konferencyjna.

Oblicze gospodarcze gminy Kleszczów kształtuje przemysł górniczy i energetyczny, zwiany

z budową i rozwojem kopalni oraz elektrowni, które zajmują ponad 30% obszaru gminy.

URZĄD GMINY




Gmina oferuje uzbrojone strefy przemysłowe dla inwestorów o łącznej pow. 300 ha,

konkurencyjne ceny gruntów, zwolnienia podatkowe. Korzystna sytuacja finansowa budżetu gminy

umożliwiła realizację tak ważnych dla dalszego rozwoju gminy przedsięwzięć jak: samodzielna

rozbudowa sieci drogowej wraz z budową obwodnicy łącząca docelowo tereny stref

przemysłowych z planowaną autostradą A-1, budowa sieci telekomunikacyjnej, magistrali i

sieci gazowej oraz magistrali energetycznej, dzięki której odbiorcy z terenu gminu zaopatrywani są

w tańszą energię kupowaną bezpośrednio z BOT Elektrowni Bełchatów. Gmina gwarantuje

mieszkańcom i inwestorom stabilność polityki cenowej w zakresie usług komunalnych będąc

właścicielem sieci gazowych, telekomunikacyjnych i energetycznych.

W 1996 r. Gmina Kleszczów zdobyła tytułu najlepszej gminy w rankingu tygodnika

"WPROST". W 1999 roku Gmina Kleszczów została zaliczona do grona 43 najlepszych

samorządów III Rzeczypospolitej. W 2002 roku Kleszczów zajął 7 miejsce wśród gmin wiejskich

w rankingu „Profesjonalna Gmina, przyjazna inwestorom”. W tym samym roku w rankingu

podsumowującym kadencję 1998 – 2002 opracowanym przez Europejski Instytut Rozwoju

Regionalnego i Lokalnego Uniwersytetu Warszawskiego Kleszczów zajął I miejsce wśród gmin

wiejskich 2002 r. W 2003 i 2004 roku w zbiorach gminy znalazły się najbardziej prestiżowe z

dotychczasowych nagród - trzy statuetki i certyfikat „Gmina Fair Play” - Certyfikowana

Lokalizacja Inwestycji. W tych samych latach gmina uzyskała statuetkę im. Kazimierza Wielkiego

jako I nagrodę w kategorii gmin wiejskich, które zrealizowały najwięcej inwestycji

infrastrukturalnych w przeliczeniu na głowę mieszkańca w latach 1999 – 2003 r. Ranking

organizowany był przez pismo samorządowe „Wspólnota”. W 2004 roku kilka prestiżowych

wyróżnień uzyskała Wójt Gminy, tj. tytuł i statuetkę „Człowieka Roku 2004” w konkursie „Liderzy

Świata Energii” za niekonwencjonalne rozwiązania wprowadzone przez Gminę Kleszczów w

zakresie energetyki komunalnej, specjalne wyróżnienie - puchar prezesa Towarzystwa Inicjatyw

Gospodarczych i Edukacyjnych w ogólnopolskim plebiscycie na „Najlepszego Samorządowca

Roku 2004. W przeprowadzonym przez dziennik Rzeczpospolita w 2005 roku rankingu

samorządów Gminy Kleszczów zajęła I miejsca i zdobyła tytuł Najlepszej Gminy w dziedzinach:

rozwoju inwestycji i inwestycji w ochronę środowiska. W 2005 r. Urząd Gminy w Kleszczowie

otrzymał dyplom w ramach konkursu „Najbardziej przyjazny Urząd Samorządowy Województwa

Łódzkiego.

URZĄD GMINY




Organizację i zasady funkcjonowania Urzędu określa Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy

w Kleszczowie przyjęty Zarządzeniem Nr 0152/22/05 z dnia 2 sierpnia 2005r, w sprawie nadania

Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Kleszczowie,.

Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy w Kleszczowie reguluje w szczególności:

- zasady kierowania pracą urzędu, w tym zadania Wójta, Zastępcy Wójta, Sekretarza, Skarbnika,

Kierowników Referatów i samodzielnych stanowisk,

- zadania referatów,

- zasady świadczenia pracy w urzędzie,

- zasady oraz tryb opracowywania i wydawania aktów pranych,

- zasady załatwiania wniosków,

- zasady podpisywania pism i dokumentów,

- tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania indywidualnych spraw mieszkańców,

- organizację działalności kontrolnej w Urzędzie.

W skład Urzędu wchodzą następujące referaty: - Referat Organizacyjny, w którym funkcjonują wyodrębnione komórki organizacyjne:

1) Gminne Centrum Informacji,

2) Gminny Ośrodek Informacji o Unii Europejskiej,

- Referat Budżetu, Finansów i Majątku Gminy, w którym funkcjonuje wyodrębniona komórka

organizacyjna:

1) Zespół ds. Majątku Gminy

- Referat Podatków i Opłat Lokalnych,

- Referat Inwestycji i Zamówień Publicznych,

- Referat Ochrony Środowiska i Gospodarki Gruntami,

- Referat Spraw Ogólnych i Gospodarczych,

oraz samodzielne stanowiska:

- Urząd Stanu Cywilnego,

- Pion Ochrony,

- Samodzielne Stanowisko ds. Kontroli i Audytu Wewnętrznego,

- Biuro Prawne,

- Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością.

URZĄD GMINY




Referaty realizują zdania należące do samorządu gminnego, określone przepisami prawa,

porozumieniami i umowami w zakresie ustalonym w Regulaminie.

Do wspólnych zadań referatów Urzędu należą:

1) przygotowywanie projektów aktów prawnych oraz projektów uchwał i innych materiałów

wnoszonych pod obrady sesji Rady Gminy oraz dla potrzeb Wójta,

2) realizacja zadań wynikających z postanowień uchwał Rady,

3) współpraca z komisjami Rady w zakresie kompetencji Referatów,

4) przygotowywanie projektów odpowiedzi na interpelacje, wnioski i zapytania radnych, wnioski

komisji Rady i postulaty mieszkańców oraz prowadzenie ewidencji w tym zakresie,

5) realizacja wniosków Komisji oraz wniosków i zapytań Radnych,

6) rozpatrywanie skarg i wniosków według właściwości,

7) prowadzenie postępowania administracyjnego i przygotowanie decyzji w indywidualnych

sprawach z zakresu administracji publicznej, merytoryczny nadzór nad realizacją wydanych

decyzji, zawartych umów i porozumień,

8) przygotowywanie okresowych ocen, analiz, informacji i sprawozdań dla potrzeb Wójta, Rady i

jej komisji,

9) organizowanie i podejmowanie niezbędnych przedsięwzięć w celu zachowania tajemnicy

państwowej i służbowej,

10) ponoszenie odpowiedzialności za prawidłowość realizowanych zamówień publicznych

zgodnie z obowiązującym stanem prawnym,

11) sporządzanie dokumentów służących rozwojowi Gminy, takich jak strategie, plany rozwoju

Gminy,

12) przygotowywanie informacji o działalności Referatów,

13) współdziałanie w sprawach wymagających uzgodnień między Referatami,

14) współdziałanie z gminnymi jednostkami organizacyjnymi,

15) współdziałanie z organami administracji publicznej,

16) współdziałanie z Gminnym Ośrodkiem Informacji o Unii Europejskiej przy realizacji zadań

z wykorzystaniem funduszy strukturalnych Unii Europejskiej oraz innych Funduszy

Zewnętrznych przeznaczonych na realizację inwestycji gminnych,

URZĄD GMINY




17) prowadzenie ewidencji uchwał Rady dotyczących merytorycznie Referatu ich realizacja

oraz składanie okresowych sprawozdań w tym zakresie,

18) przygotowywanie informacji wymaganej przez Biuletyn Informacji Publicznej w części

dotyczącej Referatu, a także kontrola nad realizacją tego obowiązku przez jednostki podległe,

19) przestrzeganie przepisów k.p.a., instrukcji kancelaryjnej, przepisów bhp, ustawy o ochronie

danych osobowych, ustawie o ochronie informacji niejawnych, ustawy prawo zamówień

publicznych, ustawy o finansach publicznych, oraz przepisów o pomocy publicznej dla

przedsiębiorców,

Zadania Referatów przedstawiają się następująco:

Referat ORGANIZACYJNY :

1. współdziałanie z referatami w celu zapewnienia właściwej organizacji pracy Referatów,

2. zgłaszanie inicjatyw i formułowanie wniosków mających na celu usprawnienie i podniesienie

jakości procesu realizacji zarządzeń Wójta,

3. upowszechnianie i wdrażanie w życie nowoczesnych metod organizacji pracy w Urzędzie,

4. opracowywanie projektu Regulaminu Organizacyjnego Urzędu oraz innych wewnętrznych

unormowań prawnych, współudział w przygotowywaniu programów i planów pracy Urzędu,

5. zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentów,

6. prowadzenie spraw z zakresu kontroli zewnętrznej i wewnętrznej,

7. koordynowanie sprawozdawczości w zakresie działania Urzędu,

8. prowadzenie kancelarii ogólnej i sekretariatu,

9. zapewnienie prawidłowego obiegu korespondencji w Urzędzie,

10. organizowanie nadzoru i koordynowanie działań w zakresie załatwiania indywidualnych

spraw mieszkańców , w tym skarg, wniosków i interwencji,

11. prowadzenie centralnych rejestrów i zbiorów: skarg i wniosków, upoważnień i

pełnomocnictw, uchwał Rady Gminy, Zarządzeń Wójta, interpelacji oraz wniosków komisji

i radnych,

12. organizacyjne i techniczne zabezpieczenie narad i spotkań zwoływanych przez Wójta,

13. obsługa kancelaryjno-biurowa Rady Gminy i jej komisji,

14. organizacja i obsługa zebrań wiejskich,

15. organizacja i koordynacja narad z sołtysami i radami sołeckimi,

URZĄD GMINY




16. wykonywanie zadań związanych z wyborami do Sejmu i Senatu RP, Prezydenta RP, rady

powiatu, gminy, referendum i samorządu mieszkańców wsi,

17. organizacja praktyk studenckich i uczniowskich oraz współpraca z organami zatrudnienia

w zakresie organizacji robót publicznych i prac interwencyjnych,

18. realizacja polityki kadrowej - przygotowywanie dokumentacji związanej z zawieraniem umów

o pracę z pracownikami Urzędu, udzielaniem urlopów i zwolnień od pracy, awansowaniem,

nagradzaniem oraz występowaniem z wnioskami o przyznanie nagród jubileuszowych,

19. prowadzeniem akt osobowych pracowników, list obecności, rejestru delegacji służbowych,

kontrolki zwolnień lekarskich, ewidencji odpracowywania wyjść,

20. opracowywanie projektów planów urlopów wypoczynkowych oraz prowadzenie ewidencji ich

wykorzystania,

21. przygotowywanie techniczne zakresów obowiązków dla kierowników Referatów,

22. prowadzenie ewidencji upoważnień do załatwiania spraw i wydawania decyzji

administracyjnych oraz pełnomocnictw,

23. realizacja zapisów ustawy antykorupcyjnej,

24. wydawanie legitymacji służbowych oraz świadectw pracy i zaświadczeń dotyczących stosunku

pracy,

25. organizowanie szkoleń dla pracowników Urzędu, prowadzenie spraw z zakresu doskonalenia

zawodowego pracowników i monitorowanie ich realizacji,

26. zapewnienie właściwej informacji wizualnej dotyczącej czasu pracy Urzędu, godzin

przyjmowania w sprawach skarg i wniosków, rozmieszczenia Referatów i stanowisk pracy,

zakresu załatwiania spraw interesantów,

27. zamawiania i prowadzenia ewidencji pieczęci urzędowych, ustalanie treści pieczęci

urzędowych, ich zakup oraz prowadzenie ewidencji i likwidacja pieczęci urzędowych,

28. zamawianie dzienników urzędowych, książek oraz wydawnictw fachowych, prenumerata

biuletynów i czasopism, prowadzenie ewidencji zakupionych pozycji księgowych,

29. przyjmowanie i wysyłanie korespondencji,

30. współpraca z mediami, prowadzenie i koordynowanie ustalonej polityki informacyjnej w celu

kreowania pozytywnego wizerunku Urzędu oraz redagowanie prasy lokalnej i prowadzenie

kroniki Gminy,

31. promocja Gminy,

URZĄD GMINY




32. prowadzenie Punktu Obsługi Klienta,

33. redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej,

34. obsługa i ochrona sieci informatycznej w Urzędzie Gminy, prowadzenie spraw z zakresu

informatyki i komputeryzacji Urzędu,

35. obsługa Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,

36. współpraca z organami jednostek samorządu terytorialnego i ich organizacjami w zakresie

działań podejmowanych przez Wójta Gminy,

37. zaopatrzenie i gospodarka środkami rzeczowymi, środkami czystości, materiałami biurowymi,

drukami, formularzami oraz prowadzenie magazynu materiałów biurowo-gospodarczych,

38. zapewnienie obsługi prawnej dla organów gminy i Urzędu Gminy,

39. zaopatrywanie pracowników w środki czystości, kawę, herbatę raz na pół roku oraz w napoje

chłodzące w okresie letnim,

40. realizacja Gminnego Centrum Informacji, do zadań którego należy:

1) ukierunkowanie na aktualizację ludzi młodych oraz społeczności lokalnych i

ożywienie lokalnego rynku poprzez zapewnienie bezpłatnego dostępu do

nowoczesny technologii przekazu informacji,

2) tworzenie i aktualizacja bazy zawierającej zarówno oferty osób bezrobotnych

poszukujących pracy jak i oferty pracy od lokalnych przedsiębiorstw,

41. realizacja Gminnego Centrum Informacji o Unii Europejskiego, do zadań którego należy:

1) realizacja działań związanych z informacją mieszkańców na temat Unii Europejskiej,

współpraca z instytucjami i organizacjami działającymi na rzecz integracji

Europejskiej oraz pozyskiwania funduszy unijnych,

2) współpraca z organami i agendami Unii Europejskiej w zakresie polityki – społeczno

gospodarczej, a także w zakresie pozyskiwania dodatkowych funduszy dla budżetu

Gminy,

3) współpraca z Gminnym Centrum Informacji w zakresie tworzenia i realizacji

projektów pro-społecznych i informacyjnych,

4) odpowiedzialność za koordynację prac przy sporządzaniu wniosków na pozyskiwanie

funduszy zewnętrznych dla budżetu gminy,

5) współpraca ze właściwymi merytorycznie referatami przy pozyskiwaniu funduszy

zewnętrznych na realizowane zadania inwestycyjne,

URZĄD GMINY




6) przygotowywanie projektów do Funduszy Zewnętrznych, a w tym:

a) występowanie do Referatów o przekazanie potrzebnych materiałów i informacji,

b) odpowiednie opracowanie materiałów i informacji przekazanych przez Referaty,

c) wypełnianie formularzy wniosków do Funduszy Zewnętrznych,

d) sporządzanie harmonogramu realizacji przedsięwzięcia,

e) sporządzanie studium wykonalności do zgłaszanych przedsięwzięć,

7) zgłaszanie projektów do właściwych instytucji, w tym dbanie o nieprzekraczalność

wyznaczanych terminów,

8) dostarczanie informacji potrzebnych do przygotowania umowy z wykonawcą

i specyfikacji w zakresie dotyczącym wymogów stawianych przez Unię Europejską,

9) przygotowywanie materiałów informacyjnych i organizacja szkoleń dla rolników

i lokalnych przedsiębiorców dotyczących możliwości pozyskania funduszy unijnych

,

10) pomoc rolnikom z terenu gminy w wypełnianiu wniosków na dopłaty bezpośrednie,

42. koordynowanie prac związanych z funkcjonowaniem, doskonaleniem skuteczności Systemu

Zarządzania Jakością zgodnego z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001:2001,

43. prowadzenie i aktualizowanie oficjalnej strony gminnej w Internecie,

44. współpraca z inwestorami w zakresie opiniowania i przygotowania porozumień o współpracy.

Referat BUDŻETU, FINANSÓW I MAJĄTKU GMINY:

1) prowadzenie ewidencji i rozliczeń dochodów i wydatków budżetowych gminy oraz

dokonywanie zmian w tym zakresie,

2) przygotowania projektów uchwał i zarządzeń wynikających z zadań Referatu,

3) sporządzanie sprawozdawczości budżetowej,

4) prowadzenie ewidencji majątku gminy,

5) finansowe rozliczanie prowadzonych przez gminę inwestycji,

6) prowadzenie ksiąg obiektów oraz rozliczanie inwentaryzacji,

7) prowadzenie księgowości syntetycznej,

8) uzgadnianie obrotów i sald, ewidencja zaangażowania wydatków bieżących oraz

przygotowanie bilansu,

9) prowadzenie księgowości analitycznej,

URZĄD GMINY




10) uzgadnianie kont analitycznych z syntetyką, prowadzenie obrotów i sald oraz dokonywanie

potwierdzenia sald,

11) prowadzenie ewidencji lokat terminowych,

12) prowadzenie ewidencji gwarancji bankowych,

13) ewidencja i rozliczanie funduszy: ZFŚS i GFOŚiGW,

14) bieżące rozliczanie prowadzonych inwestycji oraz ewidencja analityczna poszczególnych

zadań inwestycyjnych,

15) ewidencja zaangażowania środków w zakresie zadań inwestycyjnych,

16) ewidencja ilościowa materiałów,

17) prowadzenie spraw płacowych pracowników Urzędu,

18) prowadzenie spraw z zakresu ubezpieczenia pracowników i spraw socjalnych,

19) wykonywanie czynności z zakresu podatku dochodowego od płac, umów zleceń i rozliczanie

się z organami podatkowymi,

20) obsługa kasowa Urzędu,

21) ewidencja i gospodarka drukami ścisłego zarachowania,

22) ewidencja znaków skarbowych,

23) organizowanie prawidłowego obiegu dokumentacji niezbędnej dla rachunkowości,

24) współpraca z Referatem Podatków i Opłat Lokalnych,

25) współdziałanie z organami finansowymi i bankowymi,

26) nadzory nad gospodarką finansową jednostek organizacyjnych gminy,

27) realizacja zadań Zespołu ds. Majątku Gminy, do których należy:

1. kompleksowy nadzór nad mieniem komunalnym Gminy oraz prowadzenie

właściwej gospodarki majątkiem gminy,

2. prowadzenie ewidencji i dokumentacji majątku komunalnego gminy z podziałem

na:

- majątek użytkowy przez poszczególne jednostki organizacyjne gminy,

- majątek dzierżawiony, wynajmowany bądź użytkowany przez inne podmioty niż

jednostki organizacyjne gminy,

3. dokonywanie na bieżąco wszelkich zmian w ewidencji majątku gminy,

4. terminowe obciążanie za dzierżawę, najem bądź użytkowanie mienia

komunalnego,

URZĄD GMINY




5. oznakowanie majątku gminy oraz dokonywanie przeglądów okresowych w tym

zakresie,

6. podejmowanie czynności związanych z likwidacją środków trwałych oraz

uczestnictwo w komisjach dotyczących gospodarki majątkiem gminnym,

7. przygotowywanie regulaminów gospodarowania zasobami mieszkaniowymi

Gminy oraz stawek czynszu za najem lokali mieszkalnych i gospodarczych,

obciążanie najemców i dzierżawców oraz rozliczanie bieżące dokonywanych

wpłat,

8. prowadzenie spraw dotyczących lokali mieszkalnych i gospodarczych nie

przekazanych w dzierżawę bądź najem,

9. regulowanie uprawnień do lokalu osób pozostałych w nim po śmierci najemcy,

10. usunięcia sprawcy samowolnie zajętego komunalnego lokalu praz prowadzenie

egzekucji w świetle przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji,

11. opiniowanie wniosków o wykup lokalu komunalnego,

12. dokonywanie przeglądów obiektów komunalnych i ustalanie zakresu remontów

wraz z ich harmonogramem,

13. kontrola prowadzonych robót na nieruchomościach będących własnością gminy

oraz udział w komisjach odbiorczych wykonywanych remontów,

14. prowadzenie rozliczeń za wykonane usługi remontowe,

15. prowadzenie ewidencji posiadanych przez Gminę akcji i udziałów i dokonywanie

na bieżąco wszelkich zmian w tym zakresie,

16. prowadzenie ewidencji lokat i wszystkich form lokowanych wolnych środków

finansowych oraz dokonywanie zmian w tym zakresie,

17. dokonywanie ubezpieczenia majątku gminy zgodnie z obowiązującym prawem,

18. ścisła współpraca z Referatami Urzędu Gminy oraz gminnymi jednostkami

organizacyjnymi w zakresie gospodarki mieniem komunalnym,

19. opracowanie informacji i analiz o stanie mienia komunalnego dla Wójta, Rady i

jej organów,

20. przygotowanie okresowych i rocznych sprawozdań z zakresu mienia komunalnego

Gminy i współdziałanie przy ich opracowaniu z Referatami, jednostkami

podległymi i innymi podmiotami posiadającymi majątek gminy.

URZĄD GMINY




Referat PODATKÓW I OPŁAT LOKALNYCH:

1) przygotowywanie projektów uchwał wynikających z zadań Referatu,

2) prowadzenie spraw z zakresu wymiaru podatków dla osób fizycznych i dla osób prawnych,

3) ewidencja i rozliczanie podatku VAT,

4) rozliczanie podatku od nieruchomości,

5) rozliczanie podatku rolnego i leśnego,

6) rozliczanie podatku od środków transportowych,

7) ewidencja opłaty skarbowej,

8) rozliczanie opłaty targowej,

9) przygotowywanie decyzji w zakresie prowadzonych opłat i podatków,

10) prowadzenie czynności egzekucyjnych,

11) prowadzenie spraw z zakresu pomocy publicznej dla przedsiębiorców,

12) wydawanie zaświadczeń o stanie majątkowym oraz innych zaświadczeń przewidzianych

w ordynacji podatkowej.

Referat INWESTYCJI I ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH:

1. Prowadzenie zadań i spraw z zakresu planowania przestrzennego,

2. Realizacja zadań wynikających z ustawy – prawo budowlane,

3. Realizacja zadań wynikających z przepisów o drogach publicznych,

4. W zakresie nadzoru urbanistyczno – budowlanego nad inwestycjami realizowanymi przez

Gminę, tj.:

1) przygotowanie harmonogramów finansowych i rzeczowych realizacji inwestycji i spraw

dotyczących terenów planowanej inwestycji, opracowanie map do celów projektowych,

wykonywanie badań gruntów pod przyszłe inwestycje,

2) przygotowywanie i odpowiedzialność za przeprowadzenie przetargów do wyłonienia

wykonawcy realizowanych zadań inwestycyjnych,

3) zaopiniowanie dokumentacji przed przekazaniem jej do realizacji przez Radę Gminy,

Radę Sołecką,

4) przygotowanie materiałów technicznych do przetargu na realizację zadań inwestycyjnych

(zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych),

URZĄD GMINY




5) przygotowanie kosztorysów inwestorskich,

6) przygotowanie projektów umów na wykonanie robót budowlano – montażowych, prac

projektowych, dostaw, sprzedaży, nadzoru, obsługi i innych,

7) przygotowanie przetargów na wybór wykonawcy dokumentacji projektowej,

inspektorów budowlanych, branżowych,

8) przekazywanie placów budowy wyłonionym w drodze przetargu wykonawcom,

9) zapewnienie nadzoru autorskiego i inwestorskiego oraz bieżąca współpraca z

branżowymi inspektorami nadzoru nad realizacją inwestycji gminnych,

10) udział w pracach komisji odbiorczych,

11) udział w odbiorach technicznych inwestycji,

12) przekazywanie inwestycji przyszłemu użytkownikowi,

13) prowadzenie ewidencji i sprawozdawczości z ruchu budowlanego,

5. Realizacja inwestycji sieciowych: energetycznych, gazowych, telekomunikacyjnych, wodno –

kanalizacyjnych oraz realizacja inwestycji drogowych i kubaturowych.

6. Planowanie inwestycji i infrastruktury komunalnej.

7. Prowadzenie, ewidencjonowanie i realizowanie zadań wynikających z ustawy o zamówieniach

publicznych i przepisów wykonawczych, a w tym:

1) prowadzenie spraw organizacyjno – prawnych związanych z ogłoszeniem

przeprowadzeniem oraz zakończeniem postępowania przetargowego prowadzonego

zgodnie z ustawą prawo zamówień publicznych, dla potrzeb Urzędu Gminy,

2) kompletowanie i powielanie materiałów przetargowych przekazywanych przez komórki

organizacyjne wnioskujące o przeprowadzenie przetargu,

3) sporządzanie i archiwizowanie zgodnie z obowiązującymi przepisami wszystkich

dokumentów prawnych związanych z przeprowadzonymi przetargami,

4) prowadzenie spraw związanych z ogłaszaniem i przesyłaniem informacji dotyczących

rozpoczęcia przetargu i rozstrzygnięć postępowań przetargowych zgodnie z wymogami

aktualnych przepisów,

5) wydawanie materiałów przetargowych,

6) branie udziału w pracach komisji przetargowych w zakresie obsługi organizacyjno -

prawnej, gwarantującej prawidłowość i zgodność prowadzonego postępowania

z wymogami aktualnych przepisów,

URZĄD GMINY




7) załatwianie spraw związanych z wnoszeniem i zwrotem wadiów,

8) reprezentowanie Urzędu przed Zespołem Arbitrów przy Urzędzie Zamówień

Publicznych,

9) ponoszenie odpowiedzialności za prawidłowość realizowanych przez Urząd Gminy

zamówień publicznych zgodnie z obowiązującym stanem prawnym,

8. Prowadzenie archiwum zakładowego.

Referat OCHRONY ŚRODOWISKA I GOSPODARKI GRUNTAMI:

1. W zakresie ochrony środowiska:

1) opiniowanie projektów lokalizacji inwestycji w tym inwestycji celu publicznego

na terenie gminy,

2) wydawanie decyzji na usuwanie drzew i krzewów z terenu nieruchomości oraz ustalanie

i pobieranie opłat z tego tytułu,

3) współpraca z instytucjami naukowo – badawczymi oraz Państwową Inspekcją Ochrony

Środowiska w zakresie działań dla poprawy stanu środowiska naturalnego na terenie

gminy,

4) inicjowanie i propagowanie różnych form działalności dla poprawy estetyki gminy,

5) odpowiedzialność za gospodarkę odpadami oraz likwidowanie nielegalnych wysypisk

odpadów,

6) przygotowanie informacji o środowisku i jego ochronie na warunkach określonych

aktualnie obowiązującymi przepisami,

7) urządzanie i utrzymanie terenów zielonych, ochrona przyrody,

8) edukacja ekologiczna.

2. W zakresie rolnictwa i gospodarki żywnościowej:

1) współudział w organizacji rozrodu trzody chlewnej, bydła i owiec na terenie gminy,

2) realizacja obowiązków w zakresie ochrony zwierząt,

3) wprowadzenie nowych odmian zbóż, ziemniaków, racjonalnego nawożenia i nowych

technologii upraw.

3. W zakresie leśnictwa:

1) współudział w zakresie dolesień i organizacji gospodarki lasami prywatnymi,

2) sprawowanie administracji w zakresie łowiectwa,

URZĄD GMINY




3) wnioskowanie o wyłączenie gruntów leśnych pod inwestycje realizowane przez gminę,

4) przygotowanie wniosków o uzyskanie zgody na zmianę przeznaczenia gruntów leśnych na

inne cele.

4. W zakresie gospodarki gruntami i geodezji:

1) gospodarowanie gruntami stanowiącymi własność gminy poprzez:

a) wykup i nabywanie gruntów (komunalizacja),

b) sprzedaż w drodze przetargu,

c) zawieranie umów dzierżawnych,

d) przekazywanie gruntów w użytkowanie wieczyste,

e) zmianę gruntów (podziały, scalenia, rozgraniczenia),

f) przygotowywanie przetargów na nieruchomości gminne.

2) składanie wniosków o wpis do ksiąg wieczystych wraz z niezbędną dokumentacją,

3) wprowadzanie nazewnictwa ulic i numeracji porządkowej nieruchomości,

4) wdrażanie i stosowanie cyfrowej mapy gminy w zakresie topografii, uzbrojenia i

ewidencji gruntów,

5) wydawanie decyzji zatwierdzającej podział działek,

6) komunalizacja mienia Skarbu Państwa,

7) aktualizacja gminnej ewidencji gruntów,

8) współpraca z Ośrodkiem Dokumentacji Geodezyjnej,

9) wydawanie decyzji zezwalającej na wejście na teren sąsiedniej nieruchomości do

budynku lub lokalu w celu wykonania robót budowlanych.

5. Nadzór nad Zakładem Komunalnym Kleszczów Sp. z o.o. w zakresie gospodarki cieplnej,

wodnej, ściekowej, gospodarki odpadami i gospodarki rolnej.

6. Zimowe i letnie utrzymanie dróg na terenie gminy.

Referat SPRAW OGÓLNYCH I GOSPODARCZYCH:

1. W zakresie ewidencji ludności, tj.:

1) prowadzenie spraw meldunkowych (prowadzenie kart KOM i rejestrów alfabetek),

2) zawiadamianie WKU o osobach zameldowanych,

3) współpraca z Terenowym Bankiem Danych,

4) przygotowanie i analizowanie rejestru wyborców i sporządzanie spisów,

URZĄD GMINY




5) przygotowywanie i wystawianie decyzji o wymeldowaniu,

6) wydawanie poświadczeń miejsca zamieszkania,

7) prowadzenie książek osób zameldowanych na pobyt czasowy do 2 miesięcy i obcokrajowców,

8) wydawanie dowodów osobistych i wszelkiej dokumentacji z tym związanej,

9) prowadzenie rejestracji przedpoborowych i aktualizacji rejestru przedpoborowych.

2. W zakresie zarządzania kryzysowego, spraw obronnych i wojskowych, tj.:

1) przygotowanie ludności i mienia komunalnego na wypadek wojny oraz wykonywanie innych

zadań w ramach powszechnego obowiązku obrony, określonych w ustawach,

2) kierowanie oraz koordynowanie realizacji przedsięwzięć OC przez instytucje, podmioty

gospodarcze i jednostki organizacyjne oraz organizacje społeczne działające na terenie Gminy,

3) przygotowywanie i zapewnianie działania elementów systemu wykrywania i alarmowania

oraz systemu wczesnego ostrzegania,

4) tworzenie i kierowanie formacjami obrony cywilnej,

5) opracowywanie planu obrony cywilnej Gminy,

6) planowanie i nadzorowanie realizacji szkoleń i ćwiczeń z kadrą Urzędu,

7) przygotowywanie ewakuacji ludności,

8) planowanie świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obrony cywilnej,

9) wydawanie decyzji dotyczących zajęcia na cele przejściowego zakwaterowania sił zbrojnych,

budynków, pomieszczeń i terenów oraz wydawanie decyzji o odszkodowaniu w tych sprawach,

10) organizowanie i koordynowanie działań Gminnego Zespołu Reagowania Kryzysowego w celu

prowadzenia akcji ratunkowych oraz likwidacji skutków katastrof, klęsk żywiołowych i

zagrożeń środowiska,

11) współpraca z Ochotniczą Strażą Pożarną w zakresie opracowywania zasad systemu

ratowniczo-gaśniczego,

12) prowadzenie magazynku OC,

13) wykonywanie czynności związanych z wykonywaniem powszechnego obowiązku obrony

oraz współdziałanie w tych sprawach z organami wojskowymi,

14) udział w przygotowaniu poboru i jego przeprowadzeniu,

URZĄD GMINY




15) wykonywanie czynności związanych z wydawaniem decyzji o uznaniu poborowego (żołnierza)

za jedynego żywiciela rodziny oraz o przedterminowym zwolnieniu żołnierza z zasadniczej

służby wojskowej,

16) wykonywanie czynności związanych z wydawaniem decyzji o uznaniu poborowego (żołnierza)

za bezpośredniego opiekuna nad członkiem rodziny, zgodnie z aktualnymi przepisami,

17) prowadzenie ewidencji cmentarzy,

18) prowadzenie spraw repatriantów.

3. Sprawy p.poż. i bhp:

W zakresie bezpieczeństwa przeciwpożarowego:

1) sprawowanie nadzoru nad ochroną p.poż. w stosunku do jednostek podporządkowanych

Gminie,

2) współpraca ze służbami komunalnymi Gminy w zakresie zapewnienia zasobów wody

do gaszenia pożarów oraz w zakresie przeciwdziałania skutkom klęsk żywiołowych,

3) dokonywanie okresowych analiz stanu bezpieczeństwa p.poż.,

4) uwzględnianie w planach finansowych środków budżetowych na realizację zadań z zakresu

ochrony p.poż.,

5) współpraca z komendantem gminnym w zakresie koordynacji i organizowania społecznych

sił i środków na rzecz bezpieczeństwa p.poż.,

6) współpraca z inspektorem d)s obrony cywilnej oraz z właściwymi organami i instytucjami

państwowymi w tej dziedzinie,

7) sprawowanie nadzoru nad ochotniczymi strażami pożarniczymi w zakresie ich działalności

podstawowej (koordynacja działań poszczególnych jednostek, rozliczanie wykorzystanych

materiałów pędnych, akcesoriów itp. oraz odpowiedniego wykorzystania powierzonego

sprzętu pożarniczego),

8) zapewnienie odpowiedniego sprzętu i materiałów jednostkom OSP niezbędnego

do wykonywania zadań podstawowych przez te jednostki – uwzględnianie potrzeb w planie

finansowych Gminy,

9) zawieranie umów zleceń z kierowcami samochodów pożarniczych,

10) miesięczne rozliczanie w/w kierowców z wykonywania zadań, w tym przygotowywanie

odpowiednich dokumentów do naliczania wynagrodzeń,

URZĄD GMINY




11) nadzorowanie stanowisk pracy kierowców w zakresie odpowiedniego ich przeszkolenia,

12) udzielanie pomocy zarządom jednostek OSP w zakresie ich działalności statutowej.

4. Czynności inspektora bhp.:

1) nadzór nad warunkami pracy w Urzędzie poprzez uczestnictwo w pracach komisji d)s

warunków bhp oraz komisji wypadkowej,

2) współpraca ze społecznym inspektorem pracy,

3) bieżące informowanie Wójta o stwierdzonych nieprawidłowościach w zakresie bhp

z uwzględnieniem obowiązujących przepisów,

4) udział w opracowywaniu wewnętrznych zarządzeń, regulaminów i instrukcji bhp oraz

współpraca w tym zakresie ze służbą pracowniczą,

5) prowadzenie szkoleń pracowników nowoprzyjętych (szkolenie podstawowe),

6) współpraca z kierownikami referatów w zakresie przestrzegania przepisów bhp przez

pracowników.

5. W zakresie działalności gospodarczej, tj.:

1) załatwiania spraw związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej (ewidencja,

wykreślania, zmiany),

2) wydawanie i cofanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,

3) nadzór nad targowiskiem.

6. W zakresie zdrowia publicznego i opieki społecznej:

1) inicjowanie i prowadzenie działań na rzecz poprawy stanu zdrowotnego mieszkańców gminy,

2) organizowanie badań profilaktycznych,

3) zakup sprzętu medycznego i leków zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych,

4) obsługa administracyjna Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych,

5) nadzór ogólny nad Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej,

6) współpraca z Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej w celu rozwiązywania problemów

społecznych.

7. W zakresie oświaty:

1) prowadzenie spraw związanych z nadzorem nad placówkami oświatowymi – z tworzeniem,

likwidacją oraz reorganizacją placówek oświatowych,

URZĄD GMINY




2) prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem konkursów na dyrektorów szkół

i przedszkoli oraz spraw związanych z awansem zawodowym,

3) sporządzanie sprawozdań,

4) organizacja dowozu dzieci do szkół,

5) przygotowanie koncepcji uchwał i ich realizacji w sprawach uzyskiwania przez nauczycieli

stopni awansu zawodowego,

6) współpraca z Kuratorium Oświaty,

7) współpraca ze związkami zawodowymi nauczycieli,

8) prowadzenie bazy danych oświatowych wymaganych przepisami prawa oświatowego,

9) prowadzenie spraw w zakresie przyznawania przez Gminę stypendiów dla uczniów

i studentów,

8. W zakresie kultury, sportu i rekreacji:

1) nadzór ogólny nad Gminnym Ośrodkiem Kultury Sportu i Rekreacji,

2) nadzór nad Gminnym Ośrodkiem Kultury Sportu i Rekreacji w przygotowaniach gminnych

imprez kulturalnych i sportowych oraz w organizacji wypoczynku letniego i zimowego dla

dzieci i młodzieży,

3) nadzór nad realizacją zadań w zakresie kultury fizycznej i sportu oraz utrzymanie urządzeń

sportowych.

9. W zakresie spraw gospodarczych:

1) utrzymanie i zapewnienie czystości w budynku Urzędu i przed Urzędem oraz dozorowanie

budynku wraz z wyposażeniem,

2) nadzór nad utrzymaniem właściwego stanu technicznego i sanitarnego w Urzędzie,

3) nadzór, planowanie i organizowanie pracy pracowników obsługi, kierowcy i dozorców,

4) konserwacja maszyn, urządzeń i sprzętu biurowego oraz obsługa kserokopiarek,

5) obsługa rozliczania kierowcy oraz paliwa do samochodów służbowych,

6) gospodarka odzieżą ochronną i środkami czystości, tj. proszkiem do prania i pastą bhp.

10. Wykonywanie zadań należących do gminy, a określonych w przepisach szczególnych z

zakresu ochrony dóbr kultury i współpraca w zakresie zabytków z Wojewódzkim

Konserwatorem Zabytków.

11. Współpraca z organami Policji w zakresie bezpieczeństwa publicznego.

12. Wydawanie decyzji w sprawie organizacji imprez publicznych, masowych i zbiórek publicznych.

URZĄD GMINY




URZĄD STANU CYWILNEGO

1) Załatwianie wszelkich spraw związanych z rejestracją urodzeń i prowadzenie dokumentacji z

tym związanej.

2) Załatwianie wszelkich spraw związanych z zawieraniem małżeństw i prowadzenie

dokumentacji.

3) Załatwianie wszelkich spraw związanych z rejestracją zgonów i prowadzenie dokumentacji.

4) Przechowywanie i konserwacja ksiąg stanu cywilnego, wydawanie odpisów, przekazywanie

ksiąg 100 letnich do Państwowego Archiwum.

5) Tłumaczenie akt stanu cywilnego w językach rosyjskim i niemieckim oraz wystawianie

odpisów z tych ksiąg.

6) Organizacja jubileuszy z okazji 50-lecia pożycia małżeńskiego oraz 100-lecia urodzin.

7) Wydawanie decyzji dotyczących ustalania i odtworzenia treści aktu stanu cywilnego bądź

unieważnienia aktu, stwierdzającego to samo zdarzenie.

8) Sporządzanie sprawozdań statystycznych dla GUS.

9) Sporządzanie testamentów.

10) Wykonywanie czynności związanych z ochroną danych osobowych w Urzędzie.

11) Wydawanie decyzji w sprawie zmiany imion i nazwisk.

PION OCHRONY:

1) Zapewnienie przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych oraz współdziałanie

z innymi Referatami w zakresie ich przestrzegania,

2) Zapewnienie ochrony informacji niejawnych oraz kontrola obiegu dokumentów i materiałów

objętych klauzulą tajności,

3) Nadzór nad organizacją ochrony fizycznej w pomieszczeniach Urzędu,

4) Opracowywanie planu ochrony i nadzorowanie jego realizacji,

5) Szkolenie pracowników dopuszczonych do dokumentów oznaczonych klauzulą niejawności

wg zasad określonych w ustawie,

6) Właściwe rejestrowanie, przechowywanie, obieg i wydawanie dokumentów zawierających

informacje niejawne oznaczone klauzulą „poufne”.

URZĄD GMINY




Samodzielne Stanowisko ds. KONTROLI I AUDYTU WEWNĘTRZNEGO:

1. Opracowywanie i realizacja planów kontroli wobec:

1) jednostek budżetowych gminy,

2) poszczególnych Referatów Urzędu Gminy.

2. Kontrola w zakresie realizacji niektórych obowiązujących ustaw w jednoosobowych spółkach

gminy.

3. Dokonywanie analiz prawidłowości sporządzanych sprawozdań przez jednostki budżetowe.

4. Kontrola celowości i sposobu wydatkowania zadań przez inne jednostki organizacyjne.

5. Analiza naliczanych odsetek od lokat i kontrola terminowości przekazywania ich na konto Urzędu

Gminy.

6. Przegląd ustanowionych mechanizmów kontroli wewnętrznej.

7. Ocena przestrzegania przepisów prawa oraz regulacji wewnętrznych jednostki.

8. Ocena systemu pobierania i gromadzenia środków publicznych oraz dysponowania nimi.

9. Badanie zgodności z przepisami prawa zasad i trybu udzielania zamówień publicznych.

10. Ocena efektywności i gospodarności wykorzystania zasobów jednostki.

11. Kontrola działalności finansowej jednostek organizacyjnych, poprzez badanie dowodów

księgowych oraz zapisów w księgach rachunkowych.

12. Sporządzanie sprawozdań zawierających ustalenia i wnioski poczynione w trakcie audytu

wewnętrznego.

13. Opracowywanie rocznego planu audytu audytu wewnętrznego i sprawozdania z wykonania

planu.

14. Współpraca z audytorami zewnętrznymi, w tym w szczególności z kontrolerami Najwyższej

Izby Kontroli, Regionalnej Izby Obrachunkowej i innym instytucjami kontrolnymi.

15. Analiza i ocena przedkładanych sprawozdań, bilansów finansowych przez Fundację Rozwoju

Gminy Kleszczów oraz przez spółki z udziałem Gminy.

BIURO PRAWNE:

1. Sprawdzanie i opiniowanie pod względem formalno-prawnym:

1) projektów uchwał kierowanych pod obrady Rady Gminy,

2) zarządzeń i decyzji Wójta,

3) umów cywilnoprawnych oraz porozumień administracyjnych zawieranych przez Wójta,

URZĄD GMINY




4) umów i specyfikacji przetargowych.

2. Udzielanie opinii, porad prawnych oraz wyjaśnień w zakresie stosowania prawa:

1) Radzie Gminy i jej Komisjom,

2) Wójtowi Gminy i jego Zastępcy,

3) Sekretarzowi i Skarbnikowi Gminy,

4) pracownikom Urzędu,

5) jednostkom organizacyjnym Gminy,

6) w szczególnych przypadkach – interesantom Urzędu.

3. Wykonywanie zastępstwa procesowego w zakresie udzielonych pełnomocnictw oraz

przedstawianie Wójtowi wniosku co do zabezpieczenia roszczeń i celowości wszczęcia

właściwych kroków sądowych i egzekucyjnych.

4. Nadzór prawny nad egzekucją należności Gminy.

5. Prowadzenie zbioru przepisów prawnych i ich aktualizacja.

6. Opracowywanie i aktualizowanie zbioru obowiązujących przepisów prawa miejscowego.

7. Prowadzenie rejestru spraw sądowych.

8. Informowanie Wójta i jego Zastępcy o uchybieniach w zakresie przestrzegania prawa i skutkach

tych uchybień.

9. Uczestnictwo w rokowaniach, których celem jest zawarcie ugody w sprawach majątkowych.

10. Bieżące informowanie kierowników Referatów Urzędu, według ich właściwości, o zmianach

przepisów prawa.

PEŁNOMOCNIK ds. Systemu Zarządzania Jakością:

1. Zapewnienie, że procesy potrzebne w Systemie Zarządzania Jakością są wdrożone,

utrzymywane i doskonalone.

2. Nadzór nad wdrożeniem oraz funkcjonowaniem Sytemu Zarządzania Jakością i ustalanie celów

jakościowych.

3. Przedstawianie Najwyższemu Kierownictwu sprawozdań z funkcjonowania systemu i

wszelkich potrzeb związanych z doskonaleniem .

4. Nadzór nad auditami Systemu Zarządzania Jakością.

5. Nadzór nad dokumentacją i danymi dotyczącymi Systemu Zarządzania Jakością.

6. Inicjowanie i podejmowanie działań korygujących, zapobiegawczych i doskonalących.

URZĄD GMINY




7. Współpraca ze stronami zewnętrznymi w sprawach dotyczących Systemu Zarządzania Jakością.

8. Pełnomocnik ma prawo wglądu do wszelkich dokumentów oraz oceny wszelkich działań, które

mają związek z wdrożeniem, utrzymaniem i doskonaleniem Systemu Zarządzania Jakością.

9. Pełnomocnik w zakresie utrzymania i doskonalenia skuteczności Systemu Zarządzania

Jakością ma prawo do wydawania poleceń wszystkim pracownikom Urzędu Gminy.

10. W przypadku nieobecności Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością zastępować go

będzie Kierownik Ref. ORG.

Referaty wykonują powierzone im zadania na podstawie:

- ustawy o samorządzie gminnym i innych aktów prawnych,

- uchwał Rady Gminy Kleszczów,

- postulatów zgłoszonych przez klientów – członków wspólnoty samorządowej.

Kierownicy Referatów odpowiadają za terminową realizację zadań i składają Wójtowi Gminy

roczne sprawozdania z ich realizacji.

Dokumenty związane: Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy w Kleszczowie stanowiący załącznik do Zarządzenia Nr 0152/22/05 Wójta Gminy Kleszczów w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Kleszczowie z dnia 2 sierpnia 2005 roku.

URZĄD GMINY




2. Deklaracja Polityki Jakości.

Wójt Gminy Kleszczów , w celu ciągłego doskonalenia sprawności funkcjonowania Urzędu

Gminy w Kleszczowie oraz obsługi klienta, podjął decyzję o realizowaniu przez pracowników

samorządowych zatrudnionych w Urzędzie Gminy w Kleszczowie Polityki Jakości.

Zarządzeniem Nr 0152/15/04 z dnia 23 grudnia 2004 r., ustanowiona została dla Urzędu Gminy

w Kleszczowie Polityka Jakości.

Polityka Jakości jest podstawą do określenia metod, procesów, celów i zadań realizowanych przez

Urząd, jest też podstawą do oceny działania Urzędu przy pomocy mierników procesowych.

Wójt Gminy Kleszczów prowadzi politykę zorientowaną na ciągły rozwój i doskonalenie jakości

pracy Urzędu. Ustanowiona Polityka Jakości oraz wymierne cele jakościowe ukierunkowane są na

spełnienie bieżących i przyszłych wymagań i oczekiwań klientów. Aktywne uczestnictwo

kierownictwa w procesie wdrażania i nieustannego doskonalenia skuteczności Systemu Zarządzania

Jakością przy zapewnieniu niezbędnych zasobów pozwala na realizację celów jakościowych,

wyrażonych w poniższej Polityce Jakości.

URZĄD GMINY




Zarządzenie Nr 0152/15/04 WÓJTA GMINY KLESZCZÓW

z dnia 23 grudnia 2004 roku w sprawie: ustanowienia Polityki Jakości w Urzędzie Gminy w Kleszczowie Na podstawie art. 31 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym ( tj. Dz. U. z 2001 Nr 142 poz. 1591, zm. Dz. U. z 2002 r. Nr 23 poz. 220, Nr 62 poz. 558, Nr 113 poz. 984, Nr 153 poz. 1271, Nr 214 poz. 1806, z 2003 r. Nr 80 poz. 717, Nr 162 poz. 1568, z 2004 r. Nr 102 poz. 1055, Nr 116 poz. 1203) zarządzam co następuje:

§ 1

Z dniem 23 grudnia 2004 roku ustanawiam Politykę Jakości w Urzędzie Gminy w Kleszczowie, stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2

Zobowiązuję wszystkich pracowników Urzędu Gminy w Kleszczowie do stosowania Polityki Jakości

oraz realizacji celów jakościowych.

§ 3

1. Kierownicy Referatów Urzędu Gminy zobowiązani są do przeszkolenia pracowników nadzorowanych referatów w zakresie podstawowych zasad systemu i wymaganych dokumentów Systemu Zarządzania Jakością wg wymagań normy ISO 9001:2000 oraz stosowania Polityki Jakości.

2. Z przeprowadzonego szkolenia należy sporządzić listę obecności.

§ 4 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Wójt Gminy Kleszczów Kazimiera Tarkowska

URZĄD GMINY




POLITYKA JAKOŚCI

URZĘDU GMINY W KLESZCZOWIE

Podstawowym celem Urzędu Gminy w Kleszczowie jest profesjonalna i skuteczna realizacja określonych przepisami prawa zadań publicznych, świadczenie usług administracyjnych o wysokim standardzie jakości – zapewniających kompleksową obsługę klienta, ciągłe doskonalenie poziomu świadczonych usług z uwzględnieniem oczekiwań klientów, a także realizacja zasad samorządności lokalnej, ukierunkowane na stałe podnoszenie poziomu życia mieszkańców i aktywny udział w działaniach na rzecz zrównoważonego rozwoju i promocji gminy.

Powyższe cele realizowane będą w oparciu o: 1. załatwianie spraw w terminie i trybie określonym przepisami prawa i

obowiązujących procedurach, co przyczyniać ma się do zwiększenia poziomu zadowolenia klientów z jakości usług świadczonych przez Urząd Gminy,

2. uwzględnienie potrzeb i oczekiwań klientów poprzez podnoszenie standardów obsługi klientów,

3. szkolenie i podnoszenie kwalifikacji pracowników, 4. usprawnianie wewnętrznego przepływu informacji i prowadzenie właściwej polityki

informacyjnej przy zaangażowaniu wszystkich pracowników na każdym poziomie organizacyjnym,

5. monitorowanie i ciągłe doskonalenie realizowanych procesów.

Realizując ustanowioną politykę zobowiązujemy się do wdrożenia, utrzymania i ciągłego doskonalenia skuteczności Systemu Zarządzania Jakością. Uznając System Zarządzania Jakością, zgodny z wymaganiami normy ISO 9001:2000, za nowoczesne i twórcze podejście do procesu zarządzania deklaruję osobiste zaangażowanie w celu stworzenia odpowiednich warunków i zapewnienia środków dla realizacji ustanowionej Polityki Jakości. Zapewniam, że cele zawarte w Polityce Jakości są realizowane przez wszystkich pracowników Urzędu Gminy.

URZĄD GMINY




Część III

SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ

W URZĘDZIE GMINY W KLESZCZOWIE

1. Przedmiot i zakres stosowania normy. Przedmiot i zakres stosowania normy PN-EN ISO 9001:2001 obejmuje realizację zadań

publicznych uregulowanych przepisami prawa oraz świadczenie usług administracyjnych.

1.1. Zastosowanie i dopuszczalne wykluczenia. System Zarządzania Jakością w Urzędzie Gminy w Kleszczowie został zbudowany o faktycznie

realizowane procesy usługowe, które dostosowano do wymagań określonych w normie PN-EN ISO

9001: 2001 i opisano w dokumentacji Systemu.

System Zarządzania Jakością obejmuje cały zakres organizacyjny Urzędu Gminy Kleszczowie.

Głównym celem tego Systemu jest wprowadzenie i trwałe utrzymywanie takich zasad postępowania,

które gwarantują w sposób ciągły jednakowy poziom świadczonych usług, ku pełnemu zadowoleniu

klientów, a także wprowadzają zasady szybkiego reagowania na występujące niezgodności oraz

elementy ciągłego doskonalenia skuteczności funkcjonowania Systemu Zarządzania Jakością.

Głównym dokumentem Systemu Zarządzania Jakością jest niniejsza Księga Jakości.

Zasady i ustalenia zawarte w tym dokumencie odnoszą się do wszystkich obszarów działania

Urzędu, w których Urząd pełni role służebną w stosunku do klientów.

Wdrożony w Urzędzie System Zarządzania jakością obejmuje swym zakresem wszystkie

referaty Urzędu Gminy wyszczególnione w Regulaminie organizacyjnym Urzędu.

W Urzędzie Gminy w Kleszczowie nie ma zastosowania wymaganie określone w punkcie 7.5.2

normy PN-EN ISO 9001:2001, a dotyczące walidacji procesów. Procesy nie mają charakteru

URZĄD GMINY




procesów specjalnych - w każdym momencie ich realizacji możliwe jest zweryfikowanie

poprawności ich przebiegu i osiąganych wyników. Przebieg poszczególnych procesów jest

uregulowany przepisami prawa, ewentualnie Zarządzeniem Wójta. Każdy przyjęty proces ma

określony cel, parametr, ustalony sposób pomiaru i częstotliwość i w związku z tym jeśli wystąpi

niezgodność, na każdym etapie istnieje możliwość weryfikacji procesu z ustalonym trybem

postępowania i podjęcia działań korygujących. Przebieg pracy, rodzaje zapisów, itp. są monitorowane

poprzez audity wewnętrzne SZJ (oraz audity finansowe), a ich wyniki na bieżąco analizowane przez

Kierowników Referatów i ich pracowników, jak również przez Sekretarza Gminy . W związku z

tym nie ma potrzeby prowadzenia walidacji procesów jako odrębnej czynności.

Z powodu braku wyposażenia w urządzenia służące do monitorowania oraz pomiarów

realizowanych w Urzędzie wyrobów pod kątem ich zgodności z wymaganiami wyłączeniu ulega

także pkt 7.6 - nadzorowanie wyposażenia do monitorowania i pomiarów.

Powyższe wyłączenia nie mają żadnego wpływu na zdolność i odpowiedzialność Urzędu w

zakresie dostarczenia klientom usług, spełniających wymagania.

URZĄD GMINY




2. Norma powołana Niniejsza Księgę Jakości opracowano w oparciu o następujące dokumenty:

- normę PN-EN ISO 9000: 2001 „System Zarządzania Jakością. Podstawy i terminologia”

- normę PN-EN ISO 9001: 2001 „System Zarządzania Jakością. Wymagania”.

- normę PN-EN ISO 9004: 2001 „System Zarządzania Jakością. Wytyczne.”

Księga Jakości opisuje postępowanie obowiązujące w trakcie realizacji zadań w odniesieniu

do każdego z rozdziałów normy PN-EN ISO 9001: 2001

URZĄD GMINY




3. Terminy

Terminologia użyta w Księdze Jakości odpowiada terminom występującym w Normie PN-

EN ISO 9001:2001. Definicje i skróty poniższe zostały użyte w Księdze Jakości, jak również w całej

dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością.

System Zarządzania Jakością – system zarządzania do kierowania Urzędem Gminy w Kleszczowie

i jego nadzorowanie w odniesieniu do jakości.

Polityka Jakości – ogół zamierzeń i ukierunkowanie Urzędu Gminy w Kleszczowie dotyczące jakości

formalnie wyrażone przez najwyższe kierownictwo.

Księga Jakości – dokument, w którym określono System Zarządzania Jakością w Urzędzie Gminy

w Kleszczowie.

Doskonalenie jakości – część zarządzania jakością ukierunkowana na podniesienie możliwości

spełnienia wymagań jakościowych.

Zadowolenie klienta – percepcja klienta dotycząca stopnia w jakim jego wymagania zostały

spełnione.

Proces – zestaw wzajemnie powiązanych lub wzajemnie oddziaływujących działań, które

przekształcają wejścia w wyjścia.

Wyrób – wynik procesu (przedmiot materialny, usługi, wytwór intelektualny, materiały

przetworzone).

Procedura – określony sposób przeprowadzenia działania lub procesu.

Zapis – dokument, w którym przedstawiono uzyskane wyniki lub dowody przeprowadzonych działań.

Zgodność – spełnienie wymagań.

Niezgodność – niespełnienie wymagań.

Działania korygujące – działania podjęte w celu wyeliminowania przyczyn wykrytej niezgodności

lub innej niepożądanej sytuacji.

Działania zapobiegawcze – działania podjęte w celu wyeliminowania przyczyn potencjalnej

niezgodności lub innej potencjalnie niepożądanej sytuacji.

Audit – usystematyzowany, niezależny i udokumentowany proces uzyskania dowodu i obiektywnej

oceny w celu określenia w jakim stopniu spełniono uzgodnione kryteria.

URZĄD GMINY




Walidacja – potwierdzenie poprzez przedstawienie dowodu obiektywnego, że wymagania dotyczące

konkretnego, zamierzonego użycia lub zastosowania zostały spełnione.

Instrukcja kancelaryjna i archiwalna – tryb i zasady tworzenia, ewidencjonowania

i przechowywania dokumentów.

URZĄD GMINY




4. Wymagania Systemu Zarządzania Jakością

4.1. Wymagania ogólne. Urząd Gminy w Kleszczowie ustanowił, udokumentował, wdrożył i utrzymuje oraz będzie

ciągle doskonalił skuteczność wdrożonego Systemu Zarządzania Jakością zgodnego z wymaganiami

normy PN-EN ISO 9001:2001.

Wójt Gminy Kleszczów zarządził proces wdrażania Systemu Zarządzania Jakością

Zarządzeniem Nr 0152/9/04 Wójta Gminy Kleszczów z dnia 30 września 2004 roku. W tym celu

powołał Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością.

Celem wprowadzenia Systemu Zarządzania Jakością jest poprawa i doskonalenie obsługi klienta

oraz jakości zadań realizowanych przez Urząd Gminy w Kleszczowie oraz uzyskanie i utrzymanie

certyfikatu zgodności z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001:2001.

System Zarządzania Jakością obowiązuje w trakcie realizacji zadań własnych i zleconych,

szczegółowo określonych w p.7. niniejszej KJ we wszystkich komórkach organizacyjnych Urzędu.

W celu wprowadzenia SZJ zgodnego z normą PN-EN ISO 9001:2001 oraz istotą funkcjonowania

Urzędu Gminy przeprowadzono następujące działania:

a) zidentyfikowano procesy, ich sekwencję, procedury istotne z punktu widzenia zarządzania

jakością. Procesy, ich wzajemne powiązania zostały zorganizowane w taki sposób, aby wymagania

klientów były spełnione na każdym etapie. Powiązania procesów, ich sekwencję, jak również ich

wzajemne oddziaływanie przedstawia poniższy model:

URZĄD GMINY




NADZÓR I CIĄGŁE DOSKONALENIE SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ URZĘDU GMINY w KlESZCZOWIE

INFORMACJA,

ZASOBY

REALIZACJA USŁUG SPOŁECZNYCH

KLIENT

ZADOWOLENIE

KLIENT

ZADANIA

WYMAGANIA REALIZACJA

ZADAŃ

ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNICTWA

POMIARY, MONITOROWANIE,

OCENA

WYRÓB

WEJŚCIE

WYJŚCIE

KLIENT - ocena

zadowolenia,

badanie

opinii

WYJŚCIE

URZĄD GMINY




Zestawienie i identyfikacja procesów ich wzajemnych powiązań w Systemie Zarządzania Jakością w

Urzędzie Gminy w Kleszczowie przedstawia się następująco:

Element normy

Nazwa procesu Rodzaj dokumentu

Osoba / komórka odpowiedzialna

∗∗∗∗ I. Nadzorowanie systemu zarządzania jakością

4.2.3 Nadzór nad dokumentacją i danymi Systemu Zarządzania Jakością

PS 4.2.3-01 Pełnomocnik ds. SZJ

4.2.3 Opracowywanie procedur i instrukcji IS 4.2.3-01-01 Pełnomocnik ds. SZJ

4.2.3 Przekazywanie akt do archiwum zakładowego w Urzędzie Gminy w Kleszczowie

IS 4.2.3-01-02 Pełnomocnik ds. SZJ

4.2.3 Wewnętrzny Obieg Dokumentów KOP 4.2.3-02 ORG

4.2.4 Nadzór nad zapisami Systemu Zarządzania Jakością PS 4.2.4-01 Pełnomocnik ds. SZJ

5.6 Przegląd zarządzania KOP 5.6-01 Wójt II. Zaangażowanie kierownictwa

4.1 Wymagania ogólne zapis w KJ Wójt 5.1. 5.5

Zaangażowanie kierownictwa Odpowiedzialność i uprawnienia

zapis w KJ Wójt

5.2 Orientacja na klienta zapis w KJ Wójt 5.3 5.4

Polityka Jakości, Cele jakościowe

Zarządzenie Wójta, zapis w KJ

Wójt

5.4; 7.1; 8.1

Strategia Rozwoju Gminy kleszczów Uchwała Rady Gminy

Wójt

5.4; 7.1; 8.1

Plany Wieloletnie Uchwały Rady Gminy

Wójt

5.5.3 Komunikacja wewnętrzna zapis w KJ Wójt 6.1 Planowanie i zapewnienie zasobów zapis w KJ Wójt 7.1, 8.1 Planowanie realizacji zadań zapis w KJ Wójt 8.1 Planowanie procesów monitorowania, pomiarów, analizy

i doskonalenia zapis w KJ Wójt

III. Zarządzanie zasobami

Kompetencje i odpowiedzialność personelu Wykaz wymagań na stanowiskach pracy, zakresy czynności

Wójt 6.2

Zatrudnianie pracowników do Urzędu Gminy w Kleszczowie

KOP 6.2.2-01 Wójt

URZĄD GMINY




Podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników poprzez kształcenie w szkołach wyższych, dokształcanie i doskonalenie w formach pozaszkolnych

KP 6.2.2-02 ORG

6.3 Zarządzanie wyposażeniem Urzędu KOP 6.3-01 ORG 6.4 Środowisko pracy zapis w KJ SOG

IV. Określenie wymagań klienta

Badanie zadowolenie klienta zapis w KJ 8.2.1 Organizacja przyjmowania, rozpatrywania i załatwianie skarg i wniosków

zapis w KJ, IS 8.2.1-01

7.2 Procesy związane z klientem Komunikacja z klientem – informowanie klienta o sposobie załatwienia sprawy

zapis w KJ

Właściciele procesów wg właściwości

V. Zakupy towarów i usług

Zakupy poniżej 6000 euro KOP 7.4-01 Ocena i wybór dostawców KOP 7.4-01-01

7.4

Przygotowywanie i przeprowadzanie postępowań dotyczących udzielenia zamówień publicznych

Zapis w KJ Zarządzenie

IZP

7.5 VI. Realizacja zadań

7.3 Projektowanie Księga Jakości-punkt 7.3; KOP 7.5-38

IZP

1. Egzekucja zobowiązań podatkowych KP 7.5-01 2. Wymiar podatków lokalnych KOP 7.5-02 3. Wymiar podatków od osób prawnych i środków

transportowych KOP 7.5-03

POL

4.

Wydanie zezwolenia na sprzedaż alkoholu KOP 7.5-04

5. Wydanie decyzji o wygaśnięciu zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych

KOP 7.5-05

6. Wydanie decyzji o wykreśleniu wpisu z ewidencji działalności gospodarczej

KOP 7.5-06

7. Wydanie zaświadczenia o zmianie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej

KOP 7.5-07

8. Wydanie zaświadczenia o dokonaniu wpisu do ewidencji działalności gospodarczej

KOP 7.5-08

9. Wydanie zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej

KOP 7.5-09

10. Zarządzanie bezpieczeństwem KP 7.5-10 11. Wydanie decyzji przyznającej stypendium Wójta Gminy

Kleszczów dla uczniów szkół ponadgimnazjalnych i studentów szkół wyższych

KOP 7.5-11

12. Edukacja, kultura, sport KP 7.5-12

SOG

URZĄD GMINY




13. Ewidencja ludności (zgłoszenie zameldowania) KOP 7.5-13 14. Rejestracja małżeństw KOP 7.5-14 15. Rejestracja urodzeń KOP 7.5-15 16. Rejestracja zgonów KOP 7.5-16 17. Wydanie dowodu osobistego KOP 7.5-17

USC

18. Przyznanie lokalu mieszkalnego z zasobów Gminy KOP 7.5-18 19. Przyznanie lokalu użytkowego z zasobów Gminy KOP 7.5-19

BFM

20. Wydanie zaświadczenia o treści żądanej KOP 7.5-20 ORG, BFM, POL, SOG

21. Rozgraniczanie nieruchomości KOP 7.5-21 22. Zatwierdzenie projektu podziału nieruchomości KOP 7.5-22 23. Dzierżawa nieruchomości KOP 7.5-23 24. Nabycie nieruchomości KOP 7.5-24 25. Sprzedaż nieruchomości KOP 7.5-25 26. Wydanie decyzji na wycinkę drzew i krzewów z terenu

nieruchomości KOP 7.5-26

27. Wydanie postanowienia opiniującego wniosek o wydanie decyzji zatwierdzającej program gospodarki odpadami niebezpiecznymi

KOP 7.5-27

28. Wydanie zawiadomienia o nadaniu numeru porządkowego dla nieruchomości

KOP 7.5-28

29. Wydanie opinii w sprawie kierunku rekultywacji gruntów KOP 7.5-29 30. Wydanie decyzji zezwalającej na utrzymywanie psa rasy

agresywnej KOP 7.5-30

31. Wydanie opinii w sprawie zdjęcia i wykorzystania wierzchniej warstwy próchniczej z gruntów

KOP 7.5-31

OŚG

32. Promocja Gminy i współpraca z mediami KP 7.5-32 33. Sporządzanie i publikacja uchwał organów Gminy i

zarządzeń Wójta KOP 7.5-33

ORG

34. Wydanie decyzji o warunkach zabudowy KOP 7.5-34 35. Wydanie decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu

publicznego KOP 7.5-35

36. Wydanie wypisu i wyrysu z Planu zagospodarowania przestrzennego Gminy Kleszczów

KOP 7.5-36

37. Uchwalenie lub zmiana studium i Planu zagospodarowania przestrzennego Gminy Kleszczów

KP 7.5-37

38. Inwestycje gminne – prace projektowe KOP 7.5-38 39. Inwestycje gminne – realizacja inwestycji KOP 7.5-39 40. Budowa przyłączy wodno – kanalizacyjnych KOP 7.5-40 41. Drogi gminne – zgoda na lokalizację zjazdu z drogi

gminnej KOP 7.5-41

42. Drogi gminne – zgoda na zajęcie pasa drogi gminnej KOP 7.5-42 43. Wydanie zaświadczenia o przeznaczeniu działki w Planie

zagospodarowania przestrzennego Gminy Kleszczów KOP 7.5-43

IZP

URZĄD GMINY




VII. Doskonalenie, pomiary i monitorowanie

8.2.2 Audity wewnętrzne SZJ PS 8.2.2-01 Pełnomocnik ds. SZJ

8.2.4 Monitorowanie i pomiary usług Zapis w KJ Wójt 8.2.3,

Monitorowanie i pomiary procesów oraz wyrobów zapis w KJ Pełnomocnik ds. SZJ

8.3 Nadzór nad niezgodnością PS 8.3-01 Pełnomocnik ds. SZJ

8.4 Analiza danych zapis w KJ Pełnomocnik ds. SZJ

8.5.1 Ciągłe doskonalenie zapis w KJ Pełnomocnik ds. SZJ

8.5.2, 8.5.3

Działania korygujące i zapobiegawcze PS 8.5.2-01 Pełnomocnik ds. SZJ

∗∗∗∗ odpowiada za osiągnięcie celu, monitorowanie procesu i inicjowanie doskonalenia procesu - opracowano dla nich procedury, karty procesu lub karty opisu procesu oraz instrukcje,

z uwzględnieniem zapisów dot. kryteriów i metod potrzebnych do zapewnienia skuteczności

zarówno przebiegu , jak i nadzorowania tych procesów,

- zapewniono dostępność zasobów i informacji niezbędnych do wspomagania przebiegu

i monitorowania procesów,

- prowadzony jest monitoring, pomiary i analizy wykonywanych procesów

- są wdrażane wszystkie działania mające na celu osiągnięcie zaplanowanych wyników i ciągłe

doskonalenie,

- wprowadzono również zasady uaktualniania procesów, procedur i nadzoru nad dokumentacją,

zapewniające usuwanie niezgodności stwierdzonych w funkcjonującym systemie na każdym jego

etapie,

- wprowadzone zostały procesy mające na celu usprawnienie systemów zarządzania zasobami,

określono wymagane kwalifikacje pracowników Urzędu, monitorowania wymagań klientów i

stopnia ich zaspokajania, wprowadzono procesy zapewniające zapobieganie wystąpieniu

nieprawidłowości w systemie oraz działania korygujące przy stwierdzeniu niezgodności.

Wójt Gminy Kleszczów mając na uwadze właściwe zarządzanie wprowadzonym w Urzędzie

Gminy w Kleszczowie Systemem Zarządzania Jakością, ciągłym doskonaleniem jego organizacyjnej

sprawności i skuteczności ustanowił odpowiedzialnym za jego funkcjonowanie Pełnomocnika

ds. Sytemu Zarządzania Jakością.

URZĄD GMINY




W przypadku zlecenia realizacji procesu mającego wpływ na jakość końcową realizowanego

zadania na zewnątrz, zapewnia się nadzór nad jego realizacją zgodnie z ustanowioną procedurą

„Zakupy poniżej 6.000 euro” - KOP-7.4-01 oraz poprzez zapisy umowne czy zawarte w specyfikacji

istotnych warunków zamówienia.

Dostawcy zewnętrzni są wybierani, oceniani i weryfikowani na zgodność z kryteriami zawartymi

w Ankietach oceny dostawców lub w wyniku przeprowadzonego postępowania zgodnie z Ustawą

Prawo zamówień publicznych.

Zawarta umowa na wykonanie usługi zewnętrznej zostaje opracowana przez osobę merytorycznie

odpowiedzialną, sprawdzona przez bezpośredniego przełożonego, zaopiniowana pod względem

formalno-prawnym przez pracownika Biura Prawnego oraz w razie konieczności przez Skarbnika

Gminy. Po podpisaniu przez Wójta Gminy zostaje przedstawiona wykonawcy.

Osoby wymienione w umowach / zleceniach na wykonanie procesu zewnętrznego prowadzą

monitoring prawidłowości przebiegu w odniesieniu do wymagań, co dokumentują stosownymi

zapisami.

Weryfikacja usługi i jej odbiór końcowy następuje na podstawie pozytywnego wyniku spełnienia

założeń umownych oraz Protokołu końcowego.

W przypadku zaistnienia nieprawidłowości podejmowane jest postępowania wg PS 8.3-01 „Nadzór

nad niezgodnością”.

4.2. Dokumentacja Systemu Zarządzania Jakością. 4.2.1. Cel i postanowienia ogólne. Przyjęty w Urzędzie Gminy w Kleszczowie System Zarządzania Jakością został

udokumentowany zgodnie z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001:2001.

Na dokumentację Systemu Zarządzania Jakością składają się:

1) udokumentowana deklaracja Polityki Jakości i celów jakościowych,

2) Księga Jakości,

3) ustanowione procedury systemowe gwarantujące spełnienie wymagań normy,

4) dokumenty zapewniające skuteczne planowanie, przebieg i nadzór nad procesami,

URZĄD GMINY




5) zapisy potwierdzające zgodność postępowania z niniejszą normą.

Udokumentowane procedury i procesy Systemu Zarządzania Jakością dla Urzędu Gminy Kleszczowie

przedstawia wykaz procedur i procesów w rozdziale 4.1.

Wszystkie dokumenty Systemu Zarządzania Jakością są opracowywane, przeglądane, zatwierdzane,

wydawane i aktualizowane przez osoby upoważnione, zgodnie z udokumentowaną procedurą

PS 4.2.3 – 01 „Nadzór nad dokumentacją i danymi Systemu Zarządzania Jakością”.

Dokumentacja Systemu Zarządzania Jakością uwzględnia:

1) wymagania normy PN-EN ISO 9001:2001,

2) wymagania obowiązujących aktów prawnych,

3) wymagania aktów prawa miejscowego i wewnętrznego ustanowione przez Radę Gminy (w formie

uchwał) i Wójta Gminy (w formie Zarządzeń),

4) wymagania klientów,

5) potrzeby Urzędu Gminy właściwe dla zapewnienia sprawności jego działania i sterowania

przebiegiem procesów.

Cała dokumentacja Systemu Zarządzania Jakością jest na bieżąco nadzorowana, analizowana

i aktualizowana przez Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością, a zatwierdzana przez Wójta

Gminy.

Katalog dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością wraz ze zmianami prowadzony jest przez osobę

na stanowisku ds. Systemu Zarządzania Jakością w Referacie Organizacyjnym.

Dokumentacja jest rejestrowana, przechowywana i archiwizowana zgodnie z instrukcją kancelaryjną

oraz KOP 4.2.3-02 „Wewnętrzny obieg dokumentów”.

Aktualna dokumentacja może być udostępniona osobom zainteresowanym za zgodą Pełnomocnika

ds. Systemu Zarządzania Jakością.

URZĄD GMINY




4.2.2 Księga Jakości .

Księgę Jakości zatwierdził w drodze Zarządzenia Nr 0152/23/05 Wójt, a całościowy nadzór

nad jej opracowaniem, właściwym oznakowaniem, ewidencjonowaniem, dystrybucją, aktualizacją

oraz archiwizacją sprawuje Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością.

Przegląd aktualności, odpowiedniości i kompletności Pełnomocnik dokonuje co najmniej jeden raz

w roku, przed Przeglądem Zarządzania, co dokumentuje zapisem w Protokole z Przeglądu.

Księga Jakości jest głównym dokumentem Systemu Zarządzania Jakością według wymagań normy

PN-EN ISO 9001:2001 prezentującym go w Urzędzie i na zewnątrz. Stanowi kompendium wiedzy

na temat Systemu Zarządzania Jakością wdrożonego w Urzędzie Gminy w Kleszczowie.

Opisuje System Zarządzania Jakością w Urzędzie, tj.: jego zakres, omówienie wyłączeń wraz

z uzasadnieniem, opis i sposób wdrożenia w Urzędzie poszczególnych elementów normy.

Zawiera udokumentowane procedury (lub powołanie się na nie) ustanowione dla Systemu

Zarządzania Jakością oraz opis wzajemnych powiązań między procesami w punkcie 4.1.

Nadzorowane kopie Księgi Jakości Urzędu zostały rozpowszechnione przez Pełnomocnika dla Wójta

Gminy, Skarbnika, Kierowników Referatów, Audytora Wewnętrznego, Stanowiska ds. obsługi SZJ

oraz jednostki certyfikującej. Księga została umieszczona również na stronie internetowej Urzędu

Gminy.

Księga Jakości adresowana jest do wszystkich pracowników Urzędu, klientów oraz innych

zainteresowanych stron.

Celem istnienia Księgi jest zagwarantowanie świadczenia usług administracyjnych o najwyższej

jakości na rzecz każdego klienta, przy jednoczesnym stworzeniu możliwości weryfikacji

i doskonalenia funkcjonującego w Urzędzie Systemu Zarządzania Jakością.

Zmiany w Księdze Jakości mogą być przeprowadzane w wyniku:

• przeprowadzonego przeglądu aktualności treści Księgi Jakości,

• przeglądów Systemu Zarządzania Jakością przeprowadzanych przez kierownictwo,

• auditów Systemu Zarządzania Jakością: wewnętrznych oraz zewnętrznych ,

• wyników działań korygujących i zapobiegawczych,

• zmian organizacyjnych,

• zmian w Systemie Zarządzania Jakością,

• zmian w procesach,

URZĄD GMINY




• zmian w metodach prowadzonych kontroli i audytów.

Osoby zainteresowane pisemnie informują Pełnomocnika o potrzebie wprowadzenia zmiany do

Księgi. Pełnomocnik, po przeprowadzeniu analizy stosowności i zgodności z wymaganiami normy

PN-EN ISO 9001:2001 podejmuje decyzję co do zasadności wniosku. Po jego akceptacji przedstawia

wniosek Wójtowi Gminy do zatwierdzenia.

Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością odnotowuje fakt wprowadzenia zmian i poprawek

w Rejestrze zmian - F 4.2.3-01-04 Karta wprowadzonych zmian w dokumencie, a następnie

rozpowszechnia zmianę zgodnie z rozdzielnikiem za potwierdzeniem odbioru i jednocześnie

wycofuje nieaktualne wydanie zgodnie z F 4.2.3-01-06 Rejestr dokumentów SZJ wycofanych.

Posiadacze Księgi Jakości są zobowiązani do dokonywania aktualizacji Księgi Jakości w swoim

egzemplarzu, a w przypadku nowego wydania za zwrot zdezaktualizowanego egzemplarza

do Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością.

W przypadku znaczących zmian Pełnomocnik ds. SZJ podejmuje decyzję o opracowywaniu nowego

wydania Księgi Jakości.

Zmiany o mniejszym zakresie, wprowadza się poprzez wydanie zmienionego rozdziału lub

wprowadzenie nowego rozdziału . Wraz ze zmianą rozdziału wydawany jest nowy spis treści.

Oryginały nieaktualnych wydań Księgi Jakości i jej rozdziałów przechowywane są (przez 3 lata)

u Pełnomocnika, a kopie podlegają zniszczeniu.

URZĄD GMINY




4.2.3 Nadzór nad dokumentacją i danymi SZJ.

Wszystkie dokumenty wymagane i stosowane w Systemie Zarządzania Jakością w Urzędzie

Gminy w Kleszczowie są nadzorowane zgodnie z udokumentowana procedurą PS 4.2.3 - 01 „Nadzór

nad dokumentacją i danymi SZJ”.

Nadzór nad dokumentacją obejmuje zarówno dokumentację i dane wewnętrzne związane

z Systemem, usługami i procesami jak również dokumenty zewnętrzne zgodnie z Wykazem

dokumentów nadzorowanych. Określono postępowanie związane z opracowywaniem,

sprawdzaniem, zatwierdzaniem, oznaczaniem, ewidencjonowaniem, rozpowszechnianiem,

przechowywaniem, archiwizacją oraz przeglądem aktualności i wprowadzeniem zmian do

poszczególnych dokumentów Systemu Zarządzania Jakością.

Za zabezpieczenie przed zniszczeniem, zagubieniem bądź przekazaniem dokumentów osobom

nieuprawnionym, odpowiedzialność ponosi każdy użytkownik dokumentów.

Nadzór nad dokumentami Systemu Zarządzania Jakością sprawuje Pełnomocnik ds. Systemu

Zarządzania Jakością.

Szczegółowy opis postępowania dla poszczególnych dokumentów, formy ich przekazywania

określony jest w zależności od potrzeb w procedurach, kartach opisu procesu, kartach procesu lub

instrukcjach.

W procedurze ujęto wykazy dokumentów nadzorowanych w ramach Systemu Zarządzania Jakością,

wskazano osoby odpowiedzialne za ich opracowanie, sprawdzenie, zatwierdzanie, aktualizację oraz

miejsce i okres ich przechowywania.

Ustanowiona procedura ma na celu zapewnienie, że dokumenty Systemu Zarządzania Jakością

są aktualne i dostępne w miejscu ich stosowania. Procedura obejmuje:

• opracowanie, zatwierdzanie i wydawanie dokumentów

Dokumenty i dane Systemu Zarządzania Jakością opracowywane są przez osoby wyznaczone przez

Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością. Każdy opracowywany i przygotowany do

wdrożenia dokument, przed jego wydaniem jest sprawdzany przez Kierownika Referatu oraz

parafowany przez Biuro Prawne , celem sprawdzenia i zagwarantowania jego kompletności,

URZĄD GMINY




prawidłowości i zgodności. Przed podpisaniem przez Wójta dokumenty są opiniowane przez

Pełnomocnika pod kątem ich zgodności z wymaganiami normy.

W celu uniknięcia stosowania nieważnych i nieaktualnych dokumentów są sporządzane wykazy

dla poszczególnych rodzajów dokumentów. Wykazy te identyfikują aktualny status i są

przekazywane do zainteresowanych komórek organizacyjnych. Dodatkowo dokumenty

nieaktualne oznakowane są napisem „NIEAKTUALNE” lub przekreśleniem i tym napisem

oraz przechowywane oddzielnie celem uniknięcia nieumyślnego użycia.

• okresowe przeglądy dokumentacji

Minimum raz na rok przeprowadzany jest przegląd dokumentacji wymaganej w Systemie

Zarządzania Jakością. W przypadku nieaktualności dokumentów, osoby przeprowadzające przegląd

wnioskują o wprowadzenie zmian, natomiast wydania nieaktualne są wycofywane.

Dokumenty pochodzenia zewnętrznego przeglądane są przez osoby wyznaczone do ich

nadzorowania. Z przeprowadzonych przeglądów sporządza się zapisy.

• dystrybucja

Wszystkie dokumenty systemowe rejestrowane są przez Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania

Jakością. Miejsce użytkowania dokumentów ustalane są przez Pełnomocnika na podstawie:

- zakresu obwiązywania dokumentu,

- schematu organizacyjnego i zakresu kompetencji.

Wyznaczone zostały osoby uprawnione do nadzorowania dokumentów mających wpływ na jakość.

Osoby te są odpowiedzialne za to, aby odpowiednie dokumenty w aktualnej wersji były dostępne

w miejscach ich stosowania.

Dokumenty są przekazywane za potwierdzeniem odbioru i według rozdzielnika, co zapewnia, że:

- nieaktualne dokumenty będą natychmiast usunięte ze wszystkich miejsc, w których były wydane

i stosowane czy przynajmniej zabezpieczone przed ich przypadkowym wykorzystaniem,

URZĄD GMINY




- nieaktualne dokumenty są niszczone lub przechowywane przez ustalony okres wynikający

z wymagań prawnych, w celu zachowania zawartych w nich informacji. Nieaktualne dokumenty

są oznaczone napisem „dokument nieaktualny” oraz umieszczane w odrębnych zbiorach.

• oznaczenie

Dokumenty nadzorowane oznaczone są: nazwą, numerem identyfikacyjnym, datą wydania oraz datą

nowelizacji i jeśli jest to wymagane numerem wydania oraz numerem egzemplarza.

• zmiany dokumentów i danych

Zmiany do dokumentów i danych są poddawane przeglądom i zatwierdzane przez te same

komórki organizacyjne, które dokonały pierwszego przeglądu i zatwierdzenia.

Pracownicy, którzy dokonują przeglądu mają zapewniony dostęp do odpowiednich informacji

źródłowych będących podstawą do dokonania przeglądu. Charakter i status zmiany jest

przedstawiony w dokumencie lub odpowiednich załącznikach. Funkcjonowanie nadzoru nad

dokumentami i przegląd przestrzegania dokumentów Systemu Zarządzania Jakością sprawdzane jest

w ramach auditów wewnętrznych i zewnętrznych.

• identyfikacja dokumentów zewnętrznych

Biorąc pod uwagę szczególne znaczenie stosowania przez Urząd przepisów prawa powszechnie

obowiązującego Kierownicy Referatów są odpowiedzialni za pełnienie nadzoru nad dostępem

do aktualnych aktów prawnych.

Szczegółowo sposób postępowania w tym zakresie opisany jest w punkcie 7.2.1

• przechowywanie i zabezpieczanie przed utratą

Obowiązującą formą dokumentów są zarówno wydruki na papierze jak i dokumenty na nośnikach

elektronicznych. W przypadku stosowania nośników elektronicznych stosowane są ustalone kody

URZĄD GMINY




dostępu i odpowiednie systemy zabezpieczeń przed utratą danych, co zostało uregulowane w

procedurze.

Dokumenty związane:

1. PS 4.2.3-01 „Nadzór nad dokumentacją i danymi Systemu Zarządzania Jakością” 2. IS 4.2.3-01-01 „Opracowywanie procedur i instrukcji” 3. IS 4.2.3-01-02 „Przekazywanie akt do archiwum zakładowego w Urzędzie Gminy

w Kleszczowie” 4. KOP 4.2.3-02 „ Wewnętrzny obieg dokumentów”

4.2.4. Nadzór nad zapisami.

Nadzór nad zapisami jest prowadzony w oparciu o udokumentowaną procedurę, która przewiduje, że:

• zapisy jakości są jednoznacznie identyfikowane, gromadzone, oznaczane, porządkowane,

przechowywane i archiwizowane w sposób zapewniający dostęp uprawnionych do ich

wykorzystania oraz dysponowania nimi,

• zapisy sporządzają upoważnieni pracownicy, zgodnie z założeniami stosownych procedur,

z zachowaniem odpowiedniej formy – na przewidzianych formularzach czy drukach

(ewentualnie wg określonych wytycznych),

• zapisy jakości są utrzymywane w celu wykazania zgodności z określonymi wymaganiami oraz

w celu wykazania skuteczności Systemu Zarządzania Jakością,

• wszystkie zapisy są sporządzane czytelnie oraz są przechowywane i zachowywane tak, aby

były łatwe do odszukania w warunkach zabezpieczających przez zniszczeniem, utratą,

uszkodzeniem lub dostępem osób nieupoważnionych,

• ustalone są okresy, miejsca przechowywania i sposoby likwidacji,

• zapisy prowadzone na nośnikach elektronicznych są zabezpieczane przed ich utratą,

wprowadzeniem zmian oraz dostępem dla osób niepowołanych, poprzez określenie praw

dostępu i sposobów archiwizowania,

• prawidłowość prowadzenia zapisów dotyczących jakości sprawdzana jest w ramach auditów

wewnętrznych.

Dokumenty związane: PS 4.2.4-01 - „Nadzór nad zapisami SZJ”

URZĄD GMINY




5. Odpowiedzialność kierownictwa.

5.1 Zaangażowanie kierownictwa.

Wójt przekonany o tym , że Urząd, a przede wszystkim zatrudnieni w nim pracownicy

samorządowi, są gotowi i są w stanie spełnić wymagania Systemu Zarządzania Jakością wg normy

PN-EN ISO 9001:2001, podjął decyzję o wdrażaniu w/w Systemu.

Kierownictwo Urzędu stworzyło odpowiednie warunki organizacyjne, zapewniło środki finansowe,

zabiega o odpowiednie warunki pracy i wyposażenie techniczne Urzędu, sprzyja podnoszeniu

kwalifikacji pracowników. Kierownictwo Urzędu stworzyło system współpracy, współdziałania,

wymiany informacji oraz bieżącego nadzoru nad realizacją zadań i obsługą klienta, zgodny

z wymaganiami Systemu Zarządzania Jakością.

Przede wszystkim Wójt Gminy w ramach sprawnego nadzoru monitorował osobiście prace

przygotowawcze i wdrożeniowe zmierzające do spełnienia wymagań normy, a szczególnie

do realizacji przyjętej Polityki Jakości.

Wójt powołał Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością, któremu powierzył m.in. zadania

związane z wprowadzeniem, doskonaleniem i efektywnym funkcjonowaniem w Urzędzie Systemu

Zarządzania Jakością zgodnego z wymaganiami PN-EN ISO 9001:2001.

Ponadto Wójt Gminy dając wyraz swojego zaangażowania w zapewnienie sprawnego wdrożenia,

funkcjonowania i ciągłego doskonalenia skuteczności Systemu Zarządzania Jakością wraz z

Najwyższym Kierownictwem bierze odpowiedzialność za realizacje postanowień Polityki Jakości.

Zaangażowanie Najwyższego Kierownictwa przejawia się w:

1. zakomunikowaniu w Urzędzie znaczenia spełnienia wymagań klienta jak również wymagań

prawnych i wewnętrznych,

2. ustanowieniu Polityki Jakości,

3. ustanowieniu mierzalnych celów jakościowych,

4. zapewnieniu dostępności zasobów niezbędnych do realizacji zadań Urzędu i funkcjonowania

Systemu Zarządzania Jakością ,

5. systematycznym przeprowadzaniu przeglądów zarządzania.

URZĄD GMINY




5.2. Orientacja na klienta.

Kierownictwo Urzędu przywiązuje dużą wagę do stałego podnoszenia sprawności

funkcjonowania Urzędu w celu pełnej i skutecznej realizacji zadań oraz systematycznego

zwiększania zadowolenia klienta, jak również zapewnienia, że wymagania i oczekiwania

klientów są i będą odpowiednio określone i spełnione. Nie bez znaczenia ma budowanie wśród

pracowników świadomości, że opinia o urzędzie tworzona jest przez codzienny

kontakt urzędnika z klientem. Orientacja na klienta w Urzędzie znajduje w szczególności

odzwierciedlenie w następujących obszarach:

− organizacja pracy urzędu - wprowadzenie dwa razy w tygodniu godzin pracy Urzędu w

godzinach popołudniowych tj. do godz. 17.00,

− Punkt Obsługi Klienta - służy informacją i radą wszystkim, którzy Urząd odwiedzają,

− Biuletyn Informacji Publicznej - umożliwia klientowi pozyskanie informacji o działalności

Urzędu oraz dostęp do aktualnych formularzy,

− w przypadku zastrzeżeń, skarg i wniosków ze strony klienta postępowanie reguluje Instrukcja

IS 8.2.1-01 „Przyjmowanie i rozpatrywanie skarg i wniosków” (szczegółowy opis w punkcie

7.2.3). W Referacie Organizacyjnym prowadzony jest centralny Rejestr skarg i wniosków

wpływających do Urzędu. Skargi i wnioski rozpatrywane są i załatwiane zgodnie z

właściwością tj. przez bezpośrednich przełożonych,

− każdorazowo prowadzone jest przez pracowników Urzędu rozeznanie potrzeb i oczekiwań

klientów (punkt 7.2.1 KJ) przy uwzględnieniu wymagań prawnych i wewnętrznych,

− prowadzona jest ocena stopnia spełnienia określonych wymagań - punkt. 8.2,

− realizowane są zadania, programy i strategie, uwzględniające potrzeby i postulaty

mieszkańców oraz mające na celu zaspokojenie potrzeb społeczności lokalnej,

− organizowane są co roczne spotkania Wójta Gminy z mieszkańcami poprzez zebrania wiejskie

w każdym sołectwie,

− prowadzone są szeroko zakrojone konsultacje społeczne przy uchwalaniu ważnych planów

czy strategii dla gminy,

− utworzono Gminne Centrum Informacji w Kleszczowie, które jest czynne sześć dni w

tygodniu w godz. od 8.00 do 20.00. GCI świadczy bezpłatne usługi w zakresie m.in.

korzystania z systemu Windows, pakietu Office (Word, Excel), Internetu, udziela pomocy

URZĄD GMINY




przy pisaniu podań i listów motywacyjnych, życiorysów, umożliwia korzystanie z zasobów

takich jak kserokopiarka, drukarka, fax, skaner.

W Regulaminie Organizacyjnym Urzędu znajduje się rozdział dot. załatwiania indywidualnych

spraw z zakresu administracji publicznej.

Pracownicy rozpatrując indywidualną sprawę kierują się przepisami prawa oraz zasadami

bezstronności, rzetelności i uczciwości. Odpowiedzialność za terminowe i należyte załatwianie

spraw indywidualnych ponoszą kierownicy oraz pracownicy w ramach zakresu obowiązków.

Pracownicy zobowiązani zostali do prowadzenia postępowania administracyjnego bezstronnie,

wnikliwie, do załatwiania spraw szybko, uprzejmie, bez zbędnej zwłoki.

Zgodnie z zasadami procedury administracyjnej klienci Urzędu na każdym etapie załatwiania

sprawy informowani są o tym co dzieje się z ich sprawą i mają wgląd do akt sprawy.

Kierownictwo Urzędu na bieżąco analizuje stopień zadowolenia klientów, załatwiających

swoje sprawy w Urzędzie. Każda krytyka przekazana za pośrednictwem środków masowego

przekazu jest analizowana i formułowane są wnioski eliminujące stwierdzone nieprawidłowości.

Wyniki kontroli zewnętrznych i wewnętrznych omawiane są na naradach Wójta z

Kierownikami referatów i Kierowników z pracownikami w referatach . Realizowane są wnioski i

zalecenia z nich wynikające, które wpłyną na poprawę zadowolenia klientów.

Dla potrzeb badania i analizowania stopnia zadowolenia klientów opracowane zostały ankiety,

w których każdy może wyrazić swoją opinię o pracy Urzędu i jego pracownikach. W Punkcie

Obsługi Klienta w Urzędzie można wrzucić do skrzynki wypełnioną ankietę bądź przesłać ją

pocztą, faxem, i pocztą e-mailową.

Dokumenty związane: 1. Zarządzenie Nr 0152/15/05 Wójta Gminy Kleszczów z dnia 15 czerwca 2005 roku w sprawie:

wprowadzenia Instrukcji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków w Urzędzie Gminy w Kleszczowie.

IS 8.2.1-01 „Przyjmowanie i rozpatrywanie skarg i wniosków” 2. Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy w Kleszczowie stanowiący załącznik do Zarządzenia

Nr 0152/22/05 Wójta Gminy Kleszczów w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Kleszczowie z dnia 2 sierpnia 2005 roku.

URZĄD GMINY




5.3 Wdrożenie Polityki Jakości

Wójt Gminy Kleszczów ustanowił Politykę Jakości Zarządzeniem Nr 0152/15/04 z dnia 23

grudnia 2004 roku o następującej treści:

Podstawowym celem Urzędu Gminy w Kleszczowie jest profesjonalna i skuteczna realizacja

określonych przepisami prawa zadań publicznych, świadczenie usług administracyjnych o wysokim

standardzie jakości – zapewniających kompleksową obsługę klienta, ciągłe doskonalenie poziomu

świadczonych usług z uwzględnieniem oczekiwań klientów, a także realizacja zasad samorządności

lokalnej, ukierunkowane na stałe podnoszenie poziomu życia mieszkańców i aktywny udział w

działaniach na rzecz zrównoważonego rozwoju i promocji gminy.

Powyższe cele realizowane będą w oparciu o: 1. załatwianie spraw w terminie i trybie określonym przepisami prawa i

obowiązujących procedurach, co przyczyniać ma się do zwiększenia poziomu zadowolenia klientów

z jakości usług świadczonych przez Urząd Gminy,

2. uwzględnienie potrzeb i oczekiwań klientów poprzez podnoszenie standardów obsługi klientów,

3. szkolenie i podnoszenie kwalifikacji pracowników,

4. usprawnianie wewnętrznego przepływu informacji i prowadzenie właściwej polityki informacyjnej

przy zaangażowaniu wszystkich pracowników na każdym poziomie organizacyjnym,

5. monitorowanie i ciągłe doskonalenie realizowanych procesów.

Realizując ustanowioną politykę zobowiązujemy się do wdrożenia, utrzymania i ciągłego

doskonalenia skuteczności Systemu Zarządzania Jakością.

Uznając System Zarządzania Jakością, zgodny z wymaganiami normy ISO 9001:2000, za

nowoczesne i twórcze podejście do procesu zarządzania deklaruję osobiste zaangażowanie w celu

stworzenia odpowiednich warunków i zapewnienia środków dla realizacji ustanowionej Polityki

Jakości.

Zapewniam, że cele zawarte w Polityce Jakości są realizowane przez wszystkich pracowników

Urzędu Gminy.

W Zarządzeniu Wójta wprowadzającym Politykę Jakości wszyscy pracownicy Urzędu Gminy

w Kleszczowie zobowiązani zostali do jej realizacji.

URZĄD GMINY




Z Polityką Jakości zapoznani zostali wszyscy pracownicy Urzędu na spotkaniu pracowników

z Wójtem, co potwierdzili własnoręcznym podpisem na liście obecności. Polityka Jakości

wywieszona została we wszystkich kluczowych pomieszczeniach Urzędu. Polityka Jakości jest

również prezentowana na stronie internetowej Urzędu.

Przynajmniej jeden raz w roku Polityka Jakości oraz realizowane zadania Urzędu poddane

zostają ocenie pod względem ich aktualności i realizacji celów w nich określonych.

5.4 Planowanie Jakości.

5.4.1 Cele jakościowe

Cele jakościowe są ustalane dla odpowiednich funkcji i poziomów zarządzania Urzędem zgodnie

z zasadą zachowania mierzalności i spójności z Polityką Jakości oraz zobowiązaniem do ciągłego

doskonalenia skuteczności Systemu.

Integralną część celów jakościowych stanowią cele niezbędne do spełniania wymagań jakościowych

dotyczących prowadzonych zadań i ustanowione na Przeglądzie zarządzania przez Kierownictwo.

W zakres ustalanych i realizowanych celów jakościowych wchodzą:

-cele ogólne określone w Polityce Jakości

-cele operacyjne określone dla poszczególnych procesów, w tym dla wykonywanych zadań.

Dokumenty, w których określone są cele i zadania niezbędne dla ich osiągnięcia, są następujące:

- Polityka jakości: cele ogólne

- Regulamin organizacyjny Urzędu i ramowe zadania dla komórek organizacyjnych: cele ogólne

i zadania dla poszczególnych komórek organizacyjnych (wg pkt.5.5.1 niniejszej księgi),

- Procedury, karty opisu procesu, karty procesu i instrukcje oraz dokumenty z nimi związane

(harmonogramy, plany, programy działań doskonalących, wykazy, zestawienia itp.): cele ogólne i/lub

szczegółowe dotyczące przedmiotowych procesów i działań w Systemie Zarządzania Jakością,

- Plany realizacji celów ustalane zawsze jako dane wyjściowe z procesu Przeglądu Systemu

przeprowadzanego przez Kierownictwo (wg KOP 5.6-01 „Przegląd zarządzania) lub ustalane doraźnie

w miarę potrzeb.

Z przyjętej i wdrożonej Polityki Jakości wynikają cele jakości dla odpowiednich komórek

organizacyjnych Urzędu.

URZĄD GMINY




Wójt Gminy określił pracowników odpowiedzialnych za realizację poszczególnych celów

jakości. Cele jakościowe podlegają regularnym przeglądom. Zaangażowanie najwyższego

kierownictwa Urzędu w ciągłe doskonalenie Systemu Zarządzania Jakością jest gwarancją

właściwego ustalania celów jakości dla Urzędu Gminy w Kleszczowie.

Lp. Cel Jakości Odpowiedzialni za realizację Wskaźnik Jakości

1 Kształtowanie

pozytywnego wizerunku

urzędnika

samorządowego.

Wszyscy

pracownicy Urzędu

skargi i wniosków,

krytyka prasowa,

negatywne opinie w

ankietach.

2 Stałe podnoszenie

poziomu kwalifikacji

pracowników.

Wójt Gminy Ukończone studia, odbyte

szkolenie, uzyskane

uprawnienia, certyfikaty.

3 Polepszenie warunków

organizacyjnych i

technicznych,

zmierzających do

zwiększenia zadowolenia

klientów.

Wójt Gminy

Sekretarz gminy

Opinie, skargi i wnioski,

ankiety badające

zadowolenie klientów.

4 Monitorowanie

realizowanych procesów,

identyfikowanie obszarów

do poprawy i ciągłe ich

doskonalenie.

Pełnomocnik ds. Systemu

Zarządzania Jakością,

Kierownicy Referatów

Wyniki monitorowania

procesów, działania

podjęte w wyniku

monitorowania.

Na podstawie ustalonych celów Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością opracowuje

Plan realizacji celów jakościowych, w którym określa mierniki, osoby odpowiedzialne za realizację

oraz terminy realizacji. Plan zatwierdza Wójt.

Cele dotyczące jakości oraz stopień wykonania Planu realizacji celów jakościowych

są analizowane i weryfikowane przez właścicieli procesów i przedstawiane na naradach Najwyższemu

Kierownictwu. W razie potrzeby następuje weryfikacja i aktualizacja zaplanowanych celów.

URZĄD GMINY




Podsumowanie realizacji celów jakościowych następuje na Przeglądzie zarządzania.

Dokumenty związane: Plan realizacji celów jakościowych w Urzędzie Gminy w Kleszczowie.

5.4.2 Planowanie dotyczące Systemu Zarządzania Jakością.

Planowanie w Systemie Zarządzania Jakością przeprowadza się zarówno w celu spełnienia wymagań

podanych w pkt. 4.1 jak też spełnienia celów dotyczących jakości. Wynikiem planowania są

dokumenty przedstawione w pkt. 5.4.1.

Wszelkie zmiany odnoszące się do planowania jakości są przeprowadzone w sposób nadzorowany

oraz zapewniający integralność Systemu.

5.5. Odpowiedzialność, uprawnienia i komunikacja.

5.5.1. Podstawy odpowiedzialności i uprawnień pracowników Urzędu Gminy w Kleszczowie.

Podstawy odpowiedzialności i uprawnień pracowników regulują następujące dokumenty:

Ustawa o pracownikach samorządowych, Regulamin organizacyjny Urzędu, Rozporządzenie Rady

Ministrów w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników

samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach

marszałkowskich, zakresy czynności pracowników, upoważnienia i pełnomocnictwa wydawane przez

Wójta Gminy Kleszczów.

Kierownikiem Urzędu Gminy w Kleszczowie jest Wójt Gminy Kleszczów. Wójt Gminy kieruje pracą

Urzędu na zasadzie jednoosobowego urzędu przy pomocy Zastępcy Wójta i Sekretarza Gminy.

Wójt z mocy prawa jest organem wykonawczym Gminy. Wójt realizuje swoje zadania i

kompetencje przy pomocy Urzędu oraz jednostek organizacyjnych gminy.

Wójt Gminy zgodnie ze swoimi kompetencjami wprowadził Regulamin Organizacyjny

Urzędu, określający organizację i zasady funkcjonowania tego Urzędu.

Ustalając Regulamin Wójt, mając na uwadze sprawność funkcjonowania organizacji

ukierunkowaną na realizację zadań na rzecz klientów Urzędu, spełnienie ich oczekiwań i stałe

podnoszenie poziomu ich zadowolenia, określił strukturę organizacyjną Urzędu, podział zadań

URZĄD GMINY




i kompetencji, podział nadzoru, zasady organizacji pracy i obsługi klientów oraz zasady załatwiania

indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej.

Wdrożone zostały procesy, a w nich mechanizmy zapewniające stałe doskonalenie wdrożonego

Systemu i bieżące jego aktualizowanie.

Regulamin Organizacyjny Urzędu stanowi o utworzonych referatach, ich zakresie działania,

kompetencjach Wójta, Zastępcy Wójta, Sekretarza, Skarbnika oraz o zasadach funkcjonowania

Urzędu. Schemat organizacyjny Urzędu (stanowiący załącznik do regulaminu organizacyjnego)

określa organizację - czyli wzajemne powiązania organizacyjne i funkcjonalne referatów Urzędu ,

hierarchię i podległość służbową.

Na podstawie aktów prawnych zewnętrznych (ustaw i rozporządzeń) ustalane są kompetencje

pracowników przyjmowanych do pracy, z uwzględnieniem ich poziomu wykształcenia oraz

wymaganego na danym stanowisku pracy doświadczenia zawodowego.

Kolejne podstawy odpowiedzialności i uprawnień pracowników Urzędu - zakresy czynności

sporządzane są przez bezpośrednich przełożonych dla każdego pracownika na podstawie Regulaminu

organizacyjnego i innych przepisów z uwzględnieniem kompetencji pracownika i posiadanej przez

niego wiedzy.

W Urzędzie (w Referacie Organizacyjnym ) prowadzony jest rejestr wydanych upoważnień

i pełnomocnictw Wójta Gminy dla pracowników Urzędu.

Wójt Gminy jest kierownikiem Urzędu Gminy w Kleszczowie oraz zwierzchnikiem

służbowym pracowników Urzędu.

Wójt Gminy jest organem administracji publicznej i wydaje decyzje w I instancji, w sprawach

z zakresu administracji publicznej.

Na podstawie wydanego przez Wójta upoważnienia decyzje administracyjne wydaje również:

Sekretarz Gminy, Skarbnik Gminy, Kierownik Referatu Inwestycji i Zamówień Publicznych,

Kierownik Referatu Ochrony Środowiska i Gospodarki Gruntami, Kierownik Urzędu Stanu

Cywilnego.

Z-ca Wójta i Sekretarz działają w zakresie spraw powierzonych im przez Wójta i ponoszą

przed nim odpowiedzialność. Wykonując wyznaczone zadania zapewniają kompleksowe

rozwiązywanie problemów wynikających z zadań gminy i nadzorują działalność referatów oraz innych

jednostek organizacyjnych Urzędu.

URZĄD GMINY




Sekretarz Gminy w zakresie ustalonym przez Wójta zapewnia sprawne funkcjonowanie Urzędu i

warunki jego działania, a także właściwą organizację pracy biurowej w Urzędzie.

Skarbnik Gminy jako główny księgowy budżetu gminy sprawuje nadzór i kontrolę nad gospodarką

finansową Urzędu Gminy.

Kierownicy referatów są odpowiedzialni za organizację pracy kierowanych referatów, ustalają

szczegółowe zakresy czynności pracowników, kontrolują realizację zadań i ponoszą

odpowiedzialność za realizację przypisanych im zadań.

WÓJT koordynuje zadania w zakresie ważniejszych problemów społeczno – gospodarczych i

kulturalnych gminy.

W szczególności do zadań i kompetencji WÓJTA należą:

1) reprezentowanie gminy na zewnątrz,

2) nawiązywanie i rozwiązywanie z pracownikami samorządowymi stosunków pracy,

3) przedkładanie Regionalnej Izbie Obrachunkowej uchwał i zarządzeń podlegających nadzorowi

Izby,

4) przedkładanie Wojewodzie uchwał Rady i zarządzeń Wójta,

5) ogłaszanie uchwały budżetowej i sprawozdania z jej wykonania oraz przekazywanie

Wojewodzie aktów prawa miejscowego celem ich publikacji,

6) kierowanie bieżącymi sprawami gminy,

7) wydawanie decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji

publicznej,

8) kierowanie i koordynowanie realizacji przedsięwzięć z zakresu obowiązku powszechnej

obrony cywilnej,

9) nadzorowanie ochrony informacji niejawnych i danych osobowych,

10) sprawowanie zwierzchnictwa służbowego nad kierownikami gminnych jednostek

organizacyjnych,

11) rozporządzanie majątkiem gminy oraz zaciąganie zobowiązań w zakresie ustalonym przez

Radę Gminy.

12) przyjmowanie mieszkańców gminy w sprawach skarg i wniosków,

13) wykonywanie innych zadań przewidzianych odrębnymi przepisami prawa

URZĄD GMINY




Do zadań ZASTĘPCY WÓJTA należy w szczególności:

1) wykonywanie zadań powierzonych w drodze zarządzenia przez Wójta,

2) reprezentowanie gminy na zewnątrz i kierowanie bieżącymi sprawami gminy w razie

choroby, urlopu lub innej nieobecności Wójta,

3) nadzorowanie spraw z zakresu ochrony środowiska i gospodarki gruntami,

4) nadzór nad Referatem Spraw Ogólnych i Gospodarczych.

2. Realizując powierzone zadania Zastępca Wójta upoważniony jest do wydawania poleceń

Kierownikom Referatów.

Do zadań SEKRETARZA należy w szczególności:

1) nadzór nad przygotowywaniem projektów uchwał Rady, ich realizacją, składaniem

wyjaśnień dotyczących wniosków Komisji Rady Gminy, interpelacji, wniosków i zapytań

Radnych oraz opracowywaniem materiałów sprawozdawczych w tym zakresie,

2) nadzór nad realizacją zarządzeń Wójta oraz kontrola przestrzegania postanowień

Regulaminu Organizacyjnego Urzędu,

3) prowadzenie centralnego rejestru zarządzeń Wójta i przekazywanie odpowiednim

Referatom Urzędu zarządzeń do wiadomości i stosowania,

4) prowadzenie spraw związanych ze strukturą organizacyjną Urzędu,

5) realizowanie przy współudziale Wójta polityki kadrowej i płacowej w Urzędzie,

6) współpraca ze skarbnikiem Gminy mająca na celu racjonalne gospodarowanie środkami

osobowymi i rzeczowym Urzędu,

7) zapewnienie dla Urzędu warunków lokalowych, wyposażenia technicznego, biurowego i

środków łączności oraz nadzór nad komputeryzacją urzędu,

8) nadzór nad przestrzeganiem zasad instrukcji kancelaryjnej, przepisów o archiwizacji akt,

kodeksu postępowania administracyjnego, organizacji dyscypliny pracy,

9) załatwianie i rozstrzyganie spraw organizacyjnych, szkoleniowych i osobowych

pracowników Urzędu.

Realizując powierzone zadania Sekretarz Gminy upoważniony jest do wydawania poleceń

Kierownikom Referatów.

URZĄD GMINY




Do zadań SKARBNIKA należy w szczególności:

1) opracowywanie projektu budżetu gminy,

2) ekonomiczna analiza planów finansowych gminnych jednostek organizacyjnych,

3) nadzór nad prawidłowymi i terminowymi rozliczeniami jednostek i organizacji

otrzymujących środki z budżetu gminy,

4) prowadzenie rachunkowości zgodnie z obowiązującymi przepisami,

5) wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi zgodnie z obowiązującymi przepisami,

6) zapewnienie pod względem finansowym prawidłowości zawierania umów,

7) sprawowanie nadzoru nad wymiarem podatków i opłat lokalnych,

8) zapewnienie terminowego ściągania należności i dochodzenia roszczeń spornych oraz

spłaty zobowiązań,

9) nadzór nad opracowywaniem sprawozdań okresowych i rocznych z wykonywania budżetu

gminy,

10) nadzór nad ewidencjonowaniem majątku gminy,

11) opracowywanie projektów zarządzeń wewnętrznych wydawanych przez Wójta,

dotyczących prowadzenia rachunkowości i obiegu dokumentów finansowych, a w

szczególności: instrukcji obiegu dokumentów finansowych, zakładowego planu kont,

instrukcji kasowej, zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji,

12) wykonywanie innych zadań przewidzianych w przepisach szczególnych,

13) podejmowanie przedsięwzięć i inicjatyw w celu pozyskiwania środków do budżetu gminy,

14) współdziałanie z bankami – przedkładanie informacji wójtowi o ich bieżącej kondycji

finansowej i o proponowanych lokatach.

Przyjęte zasady podziału obowiązków w najwyższym kierownictwie Urzędu dają gwarancję

utrzymania poziomu realizacji zadań Urzędu na rzecz Gminy Kleszczów i ciągłego

doskonalenia pracy Urzędu i obsługi klientów.

Struktura Organizacyjna Urzędu Gminy w Kleszczowie przedstawia załączony do niniejszej

księgi schemat organizacyjny.

URZĄD GMINY




Dokumenty związane: Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy w Kleszczowie stanowiący załącznik do Zarządzenia Nr 0152/22/05 Wójta Gminy Kleszczów w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Kleszczowie z dnia 2 sierpnia 2005 roku. 5.5.2 Przedstawiciel kierownictwa.

Funkcję Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością pełni Sekretarz Gminy, zgodnie z

Zarządzeniem Nr 0154/9/04 Wójta Gminy Kleszczów z dnia 30 września 2004 r. w sprawie:

rozpoczęcia prac nad tworzeniem Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Gminy w Kleszczowie.

Funkcję tę Sekretarz Gminy pełni niezależnie od innych obowiązków przypisanych temu stanowisku

w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu.

Do zadań Pełnomocnika należy:

1. Zapewnienie, że procesy potrzebne w Systemie Zarządzania Jakością są wdrożone,

utrzymywane i doskonalone.

2. Nadzór nad wdrożeniem oraz funkcjonowaniem Systemu Zarządzania Jakością i ustalanie

celów jakościowych.

3. Przedstawianie Najwyższemu Kierownictwu sprawozdań z funkcjonowania systemu i

wszelkich potrzeb związanych z doskonaleniem .

4. Nadzór nad auditami Systemu Zarządzania Jakością.

5. Nadzór nad dokumentacją i danymi dotyczącymi Systemu Zarządzania Jakością.

6. Inicjowanie i podejmowanie działań korygujących, zapobiegawczych i doskonalących.

7. Współpraca ze stronami zewnętrznymi w sprawach dotyczących Systemu Zarządzania

Jakością.

8. Pełnomocnik ma prawo wglądu do wszelkich dokumentów oraz oceny wszelkich działań,

które mają związek z wdrożeniem, utrzymaniem i doskonaleniem Systemu Zarządzania

Jakością .

9. Pełnomocnik w zakresie utrzymania i doskonalenia skuteczności Systemu Zarządzania

Jakością ma prawo do wydawania poleceń wszystkim pracownikom Urzędu Gminy.

10. popularyzacja wymagań normy PN-EN ISO 9001:2001 i zasad funkcjonowania systemu

zarządzania jakością wśród pracowników Urzędu oraz uświadamianie znaczenia spełnienia

wymagań klienta

URZĄD GMINY




11. systematyczna analiza zapisów dotyczących jakości w celu identyfikowania i eliminowania

zagrożeń jakości oraz ich przyczyn dla skutecznego funkcjonowania systemu zarządzania

jakością,

12. organizowanie spotkań służących omówieniu i ocenie jakościowej realizowanych procesów

i świadczonych usług

5.5.3 Komunikacja wewnętrzna.

Ze względu na specyficzna rolę, którą ma do spełnienia Urząd Gminy w Kleszczowie niezmiernie

istotna jest dla realizacji przypisanych mu zadań i komunikowania się ze społecznością lokalną -

komunikacja wewnętrzna.

Wszystkie informacje wpływające do Urzędu, niezwłocznie przekazywane są według

właściwości i podziału zadań do ich odbiorców.

Komunikacja wewnętrzna opiera się na następujących narzędziach:

- sieć telefoniczna i faxowa,

- poczta internetowa,

- obieg korespondencji na zasadach wynikających z instrukcji kancelaryjnej,

a ponadto w ramach: bieżących kontaktów kierownictwa z podwładnymi pracownikami, szkoleń

wewnętrznych i narad.

Wójt Gminy jak również Zastępca Wójta oraz Sekretarz i Skarbnik organizują okresowe narady

z udziałem: Kierowników Referatów jeden raz w miesiącu lub w zależności od potrzeb.

Przedmiotem narad mogą być:

− uzgodnienia współdziałania i przekazywania informacji o podejmowanych ważniejszych

zadaniach i kierunkach działania,

− przekazywanie do realizacji zadań i ustaleń organów gminy

− przekazywanie informacji i zadań pomiędzy referatami a najwyższym kierownictwem,

− ustalenie zasad realizacji zadań,

− doskonalenie pracy Urzędu.

Każdy pracownik ma możliwość przeprowadzenia rozmowy z najwyższym kierownictwem

w sprawach związanych z funkcjonowaniem Urzędu. Narady z pracownikami referatów organizują

kierownicy w miarę potrzeb.

URZĄD GMINY




Bieżąca współpraca między Referatami Urzędu polega na:

− przekazywaniu informacji, które może odbywać się ustnie, telefonicznie lub na piśmie

w zależności od potrzeb,

− terminowym przygotowywaniu okresowych analiz i sprawozdań dla zainteresowanych

Referatów

Współpraca ta powinna zapewnić prawidłową obsługę klientów przez Urząd.

W przypadku, gdy postępowanie administracyjne dot. kilku referatów wówczas osoby merytorycznie

odpowiedzialne za realizację danego zadania współpracują ze sobą, przekazując sobie informacje,

dokonują uzgodnień co do dalszego toku postępowania, odpowiedzialne są za terminowe zakończenie

sprawy.

Ponadto w Urzędzie funkcjonują tablice ogłoszeń oraz sieć wewnętrzna i poczta elektroniczna

wykorzystywana również przez wydziały na potrzeby komunikacji wewnętrznej.

Powyższe procesy komunikacji wewnętrznej zapewniają właściwy obieg informacji z udziałem

wszystkich komórek organizacyjnych Urzędu i gwarantują skuteczność Systemu Zarządzania Jakością.

Dokumenty związane: KOP 4.2.3-02 – „Wewnętrzny Obieg Dokumentów”

URZĄD GMINY




5.6 Przegląd zarządzania.

5.6.1 Cel i postanowienie ogólne.

W celu zapewnienia systematycznej oceny funkcjonowania Systemu Zarządzania Jakością i

ciągłego jego doskonalenia Wójt Gminy Kleszczów zarządza raz w roku przegląd Systemu

Zarządzania Jakością. W szczególnych przypadkach, w uzgodnieniu z Pełnomocnikiem ds. SZJ może

być przeprowadzony przegląd dodatkowy.

Przegląd ma na celu:

- ocenę przydatności, odpowiedzialności i skuteczności Systemu Zarządzania Jakością,

- wskazanie możliwości doskonalenia,

- wykrycie słabych punktów Systemu Zarządzania Jakością oraz zobowiązanie do podjęcia działań

korygujących i zapobiegawczych,

- ocenę stanu wdrożenia i funkcjonowania poszczególnych elementów w odniesieniu do wymagań

normy PN-EN ISO 9001:2001, Polityki Jakości i celów jakościowych,

- ocenę potrzeby wprowadzenia zmian w Systemie Zarządzania Jakością (w szczególności aktualność

Polityki Jakości wobec zmieniających się warunków otoczenia), jak również czy w związku ze

zmieniającymi się warunkami zewnętrznymi i wewnętrznymi kierunki określane w Polityce jakości

są ciągle aktualne.

Przeglądy prowadzone są w zakresie wszystkich elementów Systemu Zarządzania Jakością.

Termin, zakres oraz listę uczestników Przeglądu określa każdorazowo Wójta Gminy w wydanym

zarządzeniu.

5.6.2 Dane wejściowe do przeglądu.

Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością przygotowuje dane, które stanowią podstawę dla

przeglądu dokonywanego przez najwyższe kierownictwo Urzędu:

- ocenę realizacji zaleceń z poprzednich przeglądów,

- analizę wyników auditów wewnętrznych, klientów, dostawców oraz jednostki certyfikującej,

- wyniki kontroli zewnętrznej i wewnętrznej,

- informacje zwrotne od klientów,

- bieżące informacje przedkładane Pełnomocnikowi ds. SZJ dot. funkcjonowania procesów w

Urzędzie oraz świadczonych usług,

URZĄD GMINY




- raporty kierowników z oceny realizacji procesów,

- wyniki analizy niezgodności,

- sprawozdanie z działań korygujących i zapobiegawczych,

- ocenę stopnia realizacji celów jakościowych,

- ocenę organizacji pracy,

- ogólną analizę zmian zewnętrznych i wewnętrznych mogących wpłynąć na System (m.in. warunki

finansowe, środowiskowe, zmiany w obowiązujących przepisach).

- zalecenia dotyczące doskonalenia

Wyniki dokonywanych przeglądów są zapisywane, sprawozdania z przeglądów są przedstawiane

Wójtowi Gminy. Sprawozdania są przechowywane na stanowisku ds. Systemu Zarządzania Jakością.

5.6.3 Dane wyjściowe z przeglądu.

Przegląd Systemu udokumentowany jest Protokołem, stanowiącym zapis nadzorowany.

Protokół zawiera zadania i zalecenia odnoszące się do:

- doskonalenia skuteczności Systemu Zarządzania Jakością i jego procesów,

- doskonalenia usług związanych z wymaganiami klienta,

- potrzeb w zakresie zasobów.

Bieżące zagadnienia dotyczące osiąganej jakości są włączane do porządku spotkań

kierownictwa, na których podejmuje się wnioski i decyzje odnośnie dalszych działań.

Dla realizacji celów długofalowych sporządza się Plan doskonalenia, zawierający przedmiot

zamierzenia, program wykonania, osobę odpowiedzialną, przewidywane środki oraz termin realizacji.

Kierownicy Referatów zgłaszają propozycje w zakresie nowych założeń do doskonalenia do

Pełnomocnika, który po zaopiniowaniu go przez Skarbnika Gminy przedstawia Plan do akceptacji

Wójtowi.

Pełnomocnik monitoruje realizację Planu doskonalenia przez osoby odpowiedzialne i dokonuje

jego podsumowania na Przeglądzie Zarządzania. W razie takiej konieczności Plan doskonalenia jest

aktualizowany przez Pełnomocnika.

Dokumenty związane: KOP 5.6-01 „Przegląd zarządzania” Plan doskonalenia

URZĄD GMINY




6. Zarządzanie zasobami. 6.1 Zapewnienie zasobów.

Urząd Gminy określa i zapewnia zasoby niezbędne do:

- wdrożenia i utrzymywania SZJ,

- ciągłego doskonalenia skuteczności systemu zarządzania jakością

- dążenia do zwiększenia zadowolenia klienta poprzez lepsze spełnianie jego potrzeb i oczekiwań.

W Urzędzie zasoby te obejmują:

− zasoby ludzkie,

− środki finansowe,

− odpowiednie wyposażenie stanowisk pracy,

− infrastrukturę niezbędną do fachowej, sprawnej obsługi klienta

− środowisko pracy, w którym realizują zadanie urzędnicy samorządowi

− inne środki niezbędne dla realizacji zadań i osiągnięcia celów

Powyższe zasoby zapewnia Najwyższe Kierownictwo Urzędu poprzez odpowiednie planowanie

zakupów materiałów, sprzętu i usług, właściwą realizację budżetu Urzędu oraz odpowiedni dobór

kadr.

Podejmowane są kroki do pozyskiwania środków zewnętrznych oraz racjonalnego gospodarowania

nimi.

Podstawą planowania budżetu w Urzędzie jest planowanie budżetów w poszczególnych referatach.

Planowanie budżetu odbywa się w oparciu o przepisy Ustawy o finansach publicznych oraz Uchwałę

Rady Gminy w sprawie procedury opracowywania i uchwalania budżetu Gminy Kleszczów. Uchwała

ta dokładnie określa procedurę, terminy oraz elementy, które powinien zawierać projekt planu

budżetu. W uchwale tej uwzględniona też jest możliwość składania propozycji do projektu budżetu

przez radnych, mieszkańców i organizacje społeczne. Przy planowaniu budżetu uwzględnia się

przyjęte programy i strategie. Nieodzownym elementem planu budżetu są wieloletnie programy

inwestycyjne.

Z uwagi na nowe zadania nakładane na gminy oraz ograniczanie przyznawanych środków na ich

realizację poszukujemy nowych źródeł pozyskiwania środków.

URZĄD GMINY




W Urzędzie Gminy w Kleszczowie funkcjonują odpowiednie procedury zapewniające

odpowiedni poziom zasobów niezbędny dla utrzymania coraz ciągłego doskonalenia skuteczności

Systemu Zarządzania Jakością, a w konsekwencji zapewniający zwiększenie zadowolenia klienta

przez spełnienie jego wymagań.

6.2 Zasoby ludzkie.

6.2.1 Personel Urzędu Gminy w Kleszczowie

Wójt Gminy Kleszczów dużą uwagę przywiązuje do tego aby pracownicy samorządowi

zatrudnieni w Urzędzie, którzy wykonują pracę zgodnie z zakresami czynności, wpływającą na jakość

usług Urzędu byli kompetentni i przestrzegali przepisów prawnych i innych wymagań. Ogromne

znaczenie ma dbałość o wyszkolenie pracowników, ułatwianie podnoszenia kwalifikacji zawodowych

i umiejętności, podkreślanie wagi wysokiej kultury osobistej, szybkiego, sprawnego i bezstronnego

wykonywania zadań oraz doświadczenie.

Ustalony został Wykaz kryteriów wymaganych na stanowiskach pracy w Urzędzie Gminy, który

obejmuje określenie stanowiska z wyszczególnieniem żądanego wykształcenia, doświadczenia,

posiadanych umiejętności zawodowych i interpersonalnych, uprawnień i ukończonych kursów.

Stanowi on postawę do wymagań stawianych kandydatom na pracowników Urzędu oraz do

podnoszenia kwalifikacji zatrudnionych pracowników.

Wykaz kryteriów wymaganych na stanowiskach pracy Urzędu został wprowadzony Zarządzeniem Nr

0152/24/05 Wójta Gminy Kleszczów z dnia 2 sierpnia 2005 roku. Jest monitorowany i nadzorowany

przez Sekretarza Gminy.

Dokumenty związane: Zarządzenie Nr 0152/24/05 Wójta Gminy Kleszczów z dnia 2 sierpnia 2005 roku w sprawie: wprowadzenia Wykazu kryteriów wymaganych na stanowiskach pracy w Urzędzie Gminy w Kleszczowie.

URZĄD GMINY




6.2.2 Kompetencje, świadomość, szkolenie personelu Urzędu Gminy Kleszczowie

Utworzone w Urzędzie stanowiska pracy, posiadają określone kompetencje i wymagania, jakie

zostają pracownikowi przedstawione w zakresie czynności przy dokonywaniu zatrudnienia. Pracownik

musi być świadomy wykonując swoje czynności i zadania, że jego kompetencje i umiejętności oraz

doświadczenie zawodowe wpływają w znaczący sposób na jakość usług i wyrobów Urzędu.

Aby pracownicy byli świadomi istoty ważności czynności, jakich dokonują i tego, że poprawność

merytoryczna wykonywanych usług wpływa na jakość pracy urząd zapewnia pracownikom możliwość

podnoszenia swoich kwalifikacji zawodowych poprzez szkolenia, kursy, studia przede wszystkim

podyplomowe, jak również poprzez zakup i prenumeratę czasopism fachowych.

Wójt Gminy Kleszczów jako kierownik Urzędu zapewnił zatrudnienie w Urzędzie

wysokokwalifikowanej kadry urzędników samorządowych.

Pracownicy Urzędu Gminy w Kleszczowie są najważniejszym elementem organizacji, i są ciągle

doskonaleni. Mają oni zasadniczy wpływ na realizację celów jakościowych i poziom zadowolenia

klienta.

Realizowana polityka zatrudnienia oparta jest na systemie planowania, rekrutacji, zatrudnienia w

celu optymalnego obsadzania stanowisk pracy.

Rekrutacja pracowników odbywa się w pierwszej kolejności spośród już zatrudnionych

pracowników w Urzędzie, spełniających określone wymagania dla wolnego stanowiska pracy.

Nabór pracowników z zewnątrz odbywa się poprzez analizę prowadzonej w Referacie

Organizacyjnym bazy danych osób, które złożyły swoją ofertę pracy w Urzędzie, ogłoszenia w

środkach masowego przekazu i na stronach internetowych Urzędu o poszukiwaniu pracowników,

którzy spełniają określone kryteria i konkursie złożonych ofert.

Kierownictwo Urzędu przywiązuje ogromną wagę do dokształcania pracowników w ramach

szkolenia wewnętrznego oraz dokształcanie w formach szkolnych i pozaszkolnych.

Co roku w budżecie Urzędu przewiduje się środki finansowe na dokształcanie pracowników,

umożliwiające na podstawie zawartej umowy uzupełnienie wykształcenia na studiach wyższych

pracowników. Odpowiednie środki przewidziane są również na dokształcanie wewnętrzne i na

zewnętrznych szkoleniach, konferencjach, seminariach.

URZĄD GMINY




Opracowywany na rok budżetowy plan szkoleń uwzględnia wnioski kierowników referatów w

zakresie tematyki szkoleń, niezbędnej do wykonywania zadań Urzędu w związku m.in.: z organizacją

pracy, ze zmieniającymi się przepisami prawa, przejmowaniem nowych zadań, przygotowywaniem

pracowników do absorpcji funduszy strukturalnych Unii Europejskiej, zapewnieniem w Urzędzie

bezpieczeństwa i higieny pracy.

Wszyscy pracownicy są regularnie szkoleni z Systemu Zarządzania Jakością, a przede wszystkim

pod kątem ciągłego doskonalenia skuteczności tego systemu oraz osiągania zadowolenia klienta przy

jednoczesnym przestrzeganiu przepisów obowiązującego prawa.

Udział pracowników w szkoleniach objętych planem szkoleń jest obowiązkowy.

Jednostki szkolące oceniane są przez pracowników biorących udział w szkoleniach, zgodnie z

kryteriami oceny opisanymi w ankietach. Ponadto skuteczność szkoleń oceniana jest przez

uczestników zgodnie z zasadami przyjętej procedury. Zapisy dotyczące szkoleń są prowadzone na

stosownych formularzach i przechowywane w sposób nadzorowany.

Zapisy dotyczące wykształcenia, kwalifikacji przechowywane są w aktach osobowych

pracowników oraz dokumentacji szkoleń, kursów i studiów w postaci dyplomów, zaświadczeń,

wyróżnień .

Dokumenty związane: 1. Zarządzenie Nr 0152/24/05 Wójta Gminy Kleszczów z dnia 2 sierpnia 2005 roku w sprawie: wprowadzenia Wykazu kryteriów wymaganych na stanowiskach pracy w Urzędzie Gminy w Kleszczowie. 2. Zarządzenie Nr 0152/16/05 Wójta Gminy Kleszczów z dnia 22 czerwca 2005 roku w sprawie: wprowadzenia w Urzędzie Gminy w Kleszczowie Planu szkoleń na 2005 rok. 3.Ankieta oceny skuteczności szkolenia

URZĄD GMINY




6.3 Infrastruktura

Mając na uwadze osiągnięcie celów opisanych w Polityce Jakości Urząd określił i zarządza

infrastrukturą, która obejmuje:

- budynki, pomieszczenia, przestrzeń do pracy, instalacje

- sprzęt techniczny, komputerowy, oprogramowanie,

- transport i łączność.

Zakupy sprzętu i koniecznego wyposażenia dokonywane są na podstawie zapotrzebowań składanych

przez kierowników referatów.

Poszczególne elementy infrastruktury Urzędu są na bieżąco doposażane i modernizowane,

celem polepszania warunków organizacyjnych i technicznych obsługi interesantów.

Dla zapewnienia dobrego stanu technicznego budynku Urzędu corocznie planowane i realizowane

są niezbędne remonty, adaptacje pomieszczeń, modernizowane są urządzenia oraz wzbogacane

stanowiska pracy o nowy sprzęt. Zadania dotyczące infrastruktury Urzędu za wyjątkiem remontów

kapitalnych budynku urzędu należą do zadań własnych Referatu Organizacyjnego i Referatu Spraw

Ogólnych i Gospodarczych.

Zadania należące do Referatu Organizacyjnego to:

1. zaopatrzenie materiałowo- techniczne

2. zaopatrzenie w druki, formularze i pieczęcie urzędowe

3. zaopatrzenie w wodę, energię elektryczną

4. wyposażenie biurowe

5. utrzymywanie łączności oraz usług pocztowych

6. prowadzenie magazynu artykułów biurowych i środków czystości

7. prowadzenie księgozbioru urzędu

8. administracji siecią informatyczną i telefoniczną oraz bazami danych w Urzędzie,

z uwzględnieniem ochrony zasobów przed nieuprawnionym dostępem,

9. prowadzenia analizy eksploatowanych systemów informatycznych i telefonicznych,

10. wdrażania systemów informatycznych oraz współpraca z autorami eksploatowanych

systemów,

11. zakupy sprzętu: komputerowego, teletransmisyjnego, telekomunikacyjnego, kserograficznego

oraz innych niezbędnych materiałów eksploatacyjnych,

URZĄD GMINY




12. zapewnienia prawidłowego działania oraz przeprowadzanie drobnych konserwacji w/w sprzętu

z wyjątkiem kserograficznego

13. obsługa centrali telefonicznej

14. dokonywania konfiguracji stanowisk komputerowych na potrzeby konkretnego użytkownika

pod kątem sprzętowym i programowym,

15. poprawnego działania centrali telefonicznej Urzędu,

16. czuwania nad prawidłowością działania wydzielonej sieci energetycznej eksploatowane na

potrzeby sieci teleinformatycznej,

Zadania należące do Referatu Spraw Ogólnych i Gospodarczych:

1. utrzymywania należytej czystości w budynku urzędu

2. eksploatacji samochodów służbowych

3. nadzorowania właściwej eksploatacji sprzętu kserograficznego i zapewnienie

jego konserwacji.

4. prowadzenie książki obiektu, zawierające zapisy z zakresu przeglądu

obiektu.

Urząd czyni przygotowania do wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów.

Co roku w budżecie Urzędu zapewnione są środki na:

- wymianę sprzętu komputerowego, wymianę bądź uzupełnienie programów

- uzupełnianie i wyposażanie w sprzęt biurowy, w nowe środki łączności i środki transportu

zapewniające właściwą komunikację wewnętrzną i zewnętrzną.

Na bieżąco analizowana jest infrastruktura, a wnioski z niej wynikające znajdują swoje

odzwierciedlenie w planie wydatków budżetowych.

Dokumenty związane: KOP 6.3-01 „Zarządzanie wyposażeniem Urzędu”

URZĄD GMINY




6.4 Środowisko pracy

Urząd Gminy w Kleszczowie określił, zapewnia i zarządza środowiskiem pracy potrzebnym do

osiągnięcia zgodności z wymaganiami dotyczącymi wyrobu.

Polityka bezpieczeństwa i higieny pracy Urzędu wyraża się jako zobowiązanie do podejmowania

działań w celu dążenia do stałej poprawy stanu bezpieczeństwa i higieny pracy.

Wytycznymi są przepisy działu X Kodeksu pracy, a zwłaszcza art. 207 § 2 Kodeksu pracy, który

nakłada na pracodawcę obowiązek ochrony zdrowia i życia pracowników poprzez zapewnienie

bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki

i techniki. Podstawą do tworzenia szczegółowych celów zarządzania bezpieczeństwem są natomiast

ogólne zasady prewencji określone w rozporządzeniu w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa

i higieny pracy.

Wymagania dotyczące środowiska pracy Urzędu Gminy zawarte zostały w Regulaminie Pracy,

który szczegółowo określa warunki, w jakich może odbywać się praca.

W zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przeprowadzane są systematyczne przeglądy przez

Inspektora ds. BHP, stanowiące narzędzie do oceny rzeczywistego poziomu bezpieczeństwa

i komfortu na stanowiskach pracy. Uzyskane wnioski wykorzystywane są do modernizacji

pomieszczeń biurowych, jak również do polepszenia warunków pracy.

Opracowana została dla celów bezpieczeństwa Ocena ryzyka zawodowego dla stanowisk Urzędu

Gminy.

URZĄD GMINY




7. Realizacja zadań. 7.1 Realizacja zadań samorządu gminy.

Urząd Gminy w Kleszczowie realizuje zadania Samorządu Gminy Kleszczów na rzecz i w celu

zaspokojenia zbiorowych potrzeb jej mieszkańców.

Urząd Gminy w Kleszczowie realizuje zadania własne przypisane ustawowo organowi

wykonawczemu Samorządu Gminy tj. Wójtowi Gminy Kleszczów.

Urząd prowadzi również obsługę organu stanowiąco - kontrolnego gminy tj. Rady Gminy

Kleszczów.

Na mocy ustaw Urząd Gminy w Kleszczowie realizuje zadania z zakresu administracji

rządowej, jako zadania zlecone.

Zadania realizowane przez Urząd to zadania przypisane samorządowi gminy, wśród których

najważniejsze to:

1) edukacja publiczna,

2) promocja i ochrona zdrowia,

3) kultura i ochrona zabytków,

4) pomoc społeczna,

5) polityka prorodzinna,

6) modernizacja terenów wiejskich,

7) zagospodarowanie przestrzenne,

8) ochrona środowiska,

9) gospodarka wodna, w tym ochrona przeciwpowodziowa, a w szczególności wyposażenia i

utrzymania wojewódzkich magazynów przeciwpowodziowych,

10) transport zbiorowy i drogi publiczne,

11) kultura fizyczna i turystyka,

12) ochrona praw konsumentów,

13) obronność,

14) bezpieczeństwo publiczne,

15) przeciwdziałanie bezrobociu i aktywizacja lokalnego rynku pracy.

URZĄD GMINY




Urząd sporządza projekty aktów prawa miejscowego, rozstrzygnięcia w formie uchwał,

decyzji administracyjnych i postanowień, zarządza majątkiem gminy.

7.1.1 Planowanie realizacji usługi

Urząd Gminy zaplanował i opracował procesy niezbędne do realizacji zadań własnych i

zleconych. Planowanie to spójne jest ze wszystkimi zadanymi wymaganiami.

Przebieg poszczególnych procesów jest planowany i nadzorowany przez właścicieli procesów.

Przy planowaniu realizacji usług określone zostały:

- cele dotyczące jakości i parametry dla oceny skuteczności procesu wraz z dokumentacją

gwarantującą zgodność usługi z wymaganiami,

- potrzeby dotyczące ustanowienia koniecznych procesów, dokumentów oraz zasobów specyficznych

dla realizowanego zadania,

- działania dotyczące weryfikacji, monitorowania i kontroli – specyficzne dla danej usługi, względem

ustalonych kryteriów przyjęcia,

- zapisy konieczne do przedstawienia dowodów na to, że procesy realizacyjne i usługi będące

ich wynikiem spełniają wymagania.

7.2 Procesy związane z klientem.

7.2.1 Określenie wymagań dotyczących wyrobu.

Urząd Gminy w Kleszczowie realizuje zadania na rzecz klientów indywidualnych – osób

fizycznych i osób prawnych.

Urząd określa:

a) wymaganie stawiane przez klientów,

b) wymagania konieczne dla rodzaju prowadzonego zdania,

c) wymagania wynikające z obowiązującego prawa,

d) wymagania wewnętrzne.

Celem lepszego spełnienia wymagań prawnych opracowany został wykaz aktów prawnych dla

poszczególnych Referatów wykonujących zadania przypisane im Regulaminem Organizacyjnym.

URZĄD GMINY




Za bieżące śledzenie zmian zachodzących w aktach prawnych i za informowanie o nich swoich

pracowników odpowiada Kierownik Referatu.

W celu zapobieżenia stosowanie nieaktualnych przepisów:

- raz na miesiąc Kierownicy referatów otrzymują informację prawną obejmującą wydane w skali

miesiąca dzienniki ustaw. O zmianach z godnie z przedstawioną informacją Kierownicy informują

właściwie merytorycznych pracowników.

- wszystkie referaty otrzymują kserokopie pierwszych stron Dzienników Ustaw i Monitorów

Polskich w dniu wpływu tych publikatorów do kancelarii Urzędu.

- wszystkie referaty Urzędu mają dostęp do programu informacji prawnej LEX oraz dostęp do

internetowego serwisu prawnego na stronie sejmowej,

- w biurze Prawnym gromadzone są zbiory Dzienników Ustaw i Monitorów Polskich, dostępne

wszystkim pracownikom.

Zgodnie z zasadami ogólnymi kodeksu postępowania administracyjnego w Urzędzie stosowana jest

przede wszystkim zasada załatwiania spraw w formie pisemnej.

Sprawy mogą być załatwiane ustnie, gdy przemawia za tym interes strony, a przepis prawny

nie stoi temu na przeszkodzie. Treść oraz istotne motywy takiego załatwiania powinny być utrwalone

w formie protokołu lub podpisanej przez stronę adnotacji.

7.2.2. Przegląd wymagań dotyczących wyrobu

Urząd przeprowadza przegląd wymagań związanych z prowadzonymi usługami. Przegląd

zapewnia, że określone zostały wymagania dotyczące prowadzonej usługi, rozwiązano rozbieżności

pomiędzy wymaganiami postawionymi a określonymi wcześniej oraz Urząd jest zdolny spełnić

określone wymagania.

Większość wymagań, określonych dla spraw załatwianych w Urzędzie, zawartych zostało

w odpowiednich drukach wniosków i formularzy, co ma zasadniczo usprawnić obsługę klienta.

Każdy dokument wejściowy (pismo, podanie, wniosek, dokumentacja techniczna) jest poddawany

wstępnej weryfikacji w Sekretariacie Urzędu Gminy polegającej miedzy innymi na ocenie

kompletności dokumentów i prawidłowości zaadresowania.

URZĄD GMINY




W dalszej kolejności dokumentacja wejściowa oceniana jest przez pracownika merytorycznego –

załatwiającego daną sprawę – pod kątem spełnienia wymagań określonych w przepisach prawa.

W przypadku stwierdzonych braków formalnych, pracownik merytoryczny wzywa wnoszącego

podanie do usunięcia braków lub pozostawia podanie bez rozpoznania, gromadząc odpowiednie zapisy

w aktach sprawy.

W przypadku bezpośredniego kontaktu z interesantem wszelkich informacji o stwierdzonych

niezgodnościach pracownicy Urzędu udzielają ustnie.

Na każdym etapie wykonywania danej usługi przeprowadzany jest przegląd wyspecyfikowanych

dla niej wymagań, a także sporządzane są zapisy przedstawiające uzyskane wyniki lub dowody

przeprowadzonych działań.

Urząd zapewnia nadzór nad zmianami wprowadzonymi w wymaganiach dotyczących rozpoczętej

usługi (np. dotyczącymi przepisów, danych klienta, itp.). Informacja ta jest weryfikowana przez osoby

upoważnione, odpowiednie dokumenty podlegają zmianom a następnie przekazywane są osobom

zainteresowanym.

7.2.3 Komunikacja z klientem

Ustalone i wdrożone zostało postępowanie w sprawie wymiany informacji i wniosków składanych

przez klientów dotyczących poziomu świadczenia usług, jakości obsługi i sposobu załatwiania ich

spraw.

Nadzór nad aktualnością informacji sprawują osoby merytorycznie odpowiedzialne wg kompetencji.

Wszystkie ważne dla klientów informacje są im przekazywane w sposób zwyczajowo przyjęty, w

formie ogólnodostępnych ogłoszeń, obwieszczeń, (umieszczonych na tablicach w UG oraz

Sołectwach), artykułów i informacji prasowych

Kompleksowych informacji dotyczących obowiązujących procedur i sposobów załatwiania spraw

(opisanych w Kartach Opisu Procesów i Kartach Procesów) udzielają pracownicy Urzędu na każdym

stanowisku pracy oraz w Punkcie Obsługi Klienta.

Dodatkowo informacje zamieszczane są na stronie Biuletynu Informacji Publicznej.

URZĄD GMINY




Załatwianie indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej reguluje kodeks

postępowania administracyjnego, z którego wynikają ogólne i szczegółowe zasady dot. tego

postępowania.

Zatrudnieni w Urzędzie pracownicy zobligowani są do przestrzegania norm wynikających z

kodeksu postępowania administracyjnego, a w szczególności zasad dotyczących:

- udziału stron w postępowaniu

- prawa wglądu do dokumentacji

- informowania stron o toczącym się postępowaniu w sprawie.

W przypadku uchwalania ważnych dla Gminy Planów prowadzone są konsultacje społeczne z

mieszkańcami zainteresowanych terenów. Wnioski z konsultacji rozpatrywane są na posiedzeniach

Komisji RG.

Urząd redaguje i wydaje systematycznie biuletyn informacyjny – „Informator Kleszczowski” będący

sposobem przekazu informacji o działalności Rady Gminy, Wójta, Urzędu do wiadomości publicznej.

Aby ułatwić załatwienie sprawy w UG wydano Praktyczny Przewodnik Interesanta, który zawiera

informacje istotne dla klientów w zakresie właściwości merytorycznej Referatów (znajduje się na

również stronie internetowej: www.kleszczow.pl ).

Ponadto klienci mogą zgłaszać swoje uwagi i wnioski bezpośrednio w Urzędzie w godzinach pracy lub

pocztą, telefonicznie, za pośrednictwem poczty elektronicznej wg wskazań zawartych w Poradniku)

Dla klientów niezadowolonych z poziomu świadczenia usług, jakości obsługi i sposobu

załatwiania ich spraw przewidziano tryb odwoławczy i skargowy, który jest uregulowany poprzez

kodeks postępowania administracyjnego, rozporządzenie Rady Ministrów oraz Zarządzenie Wójta w

sprawie przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków.

Przeprowadzane są, w miarę potrzeby, postępowania wyjaśniające mające ustalić przede

wszystkim zasadność zarzutów zawartych w skargach. Na ich podstawie skarga jest kwalifikowana

jako uzasadniona lub nieuzasadniona. Skargi uzasadnione poddawane są wnikliwej analizie, z której to

wynikają wnioski dot. podejmowanych działań korekcyjnych, korygujących i zapobiegawczych.

URZĄD GMINY




7.3 Projektowanie i rozwój.

Ze względu na charakter zadań wykonywanych przez Urząd Gminy nie prowadzi się

projektowania i rozwoju zadań wynikających z działalności.

Jednak ze względu, że Urząd nadzoruje wykonanie dokumentacji projektowej zleconej

kwalifikowanym dostawcom usług zgodnie z zasadami procedury KOP 7.4-01 „Zakupy poniżej 6 000

euro” proces ten został uregulowany w Karcie Opisu procesu.

Dodatkowo nadzór nad dostawcami prowadzony jest poprzez zapisy w zawartej umowie oraz nadzór

osoby uprawnionej w ramach jej realizacji

Kierownik Referatu IZP prowadzi pełny nadzór nad tym procesem .

Urząd uczestniczy w planowaniu procesu projektowania:

-określone są etapy projektowania,

-sposoby przeglądów, weryfikacji i walidacji (odpowiednie dla wyznaczonych etapów)

-oraz odpowiedzialności i uprawnienia oraz zarządza powiązaniami grup biorących udział w

projektowaniu.

Wszystkie założenia do dokumentacji projektowej są gromadzone na zbiorczym formularzu

(Karcie Projektu), a następnie przeglądane i akceptowane podpisem przez osoby kompetentne pod

kątem spełnienia zadanych wymagań.

W trakcie projektowania, w ramach planowanych i systematycznych przeglądów, w których biorą

udział przedstawiciele Urzędu śledzony jest postęp zadania. Stosowne zapisy powstają w Karcie.

Gotowa dokumentacja projektowa podlega weryfikacji oraz walidacji przez osoby kompetentne, co

dokumentowane jest odpowiednimi zapisami w Karcie. Walidacja w zależności od wielkości

przedsięwzięcia prowadzona jest wieloetapowo, wszelkie ustalenia stron znajdują odzwierciedlenie

także w Protokołach odbioru.

Wszelkie zmiany w projektowaniu są jednoznacznie zidentyfikowane oraz dokumentowane.

Odpowiednio podlegają przeglądowi, weryfikacji i walidacji oraz zatwierdzeniu przez osoby

kompetentne, co jest dokumentowane stosownymi zapisami w Karcie Projektu.

Dokumenty związane: KOP 7.5-38 „Inwestycje Gminne – Prace projektowe”

URZĄD GMINY




7.4 Zakupy.

7.4.1. Proces zakupu.

Procesy zakupów wyrobów i usług w Urzędzie Gminy w Kleszczowie są planowane,

nadzorowane i monitorowane.

Urząd Gminy w Kleszczowie jako jednostka budżetowa sektora finansów publicznych zobowiązany

jest do dokonywania wszelkich zakupów wyrobów i usług zgodnie z obowiązującymi przepisami

prawa, a przede wszystkim:

- ustawą o finansach publicznych,

- ustawą Prawo Zamówień Publicznych.

Aby zapewnić spełnienie wymagań stawianych zakupywanym wyrobom i usługom, mającym istotny

wpływ na jakość końcową realizowanych zadań, procesy zakupów zostały uregulowane poprzez:

a) Kartę Opisu Procesu Zakupy 7.4-01 – dla zakupów nie przekraczających kwoty 6 000 euro,

b) w przypadku zakupów przewyższających wymienioną kwotę postępowanie reguluje szczegółowo

Ustawa Prawo Zamówień Publicznych.

W zależności od wagi wpływu zakupu na jakość końcową usługi oraz zdolność do spełnienia

wymagań stawianych przez Urząd, Kierownicy Referatów prowadzą nadzór nad dostawcami poprzez:

1. ocenę jakości wykonania zapisów umowy/zamówienia,

2. dobór na podstawie listy kwalifikowanych dostawców oraz kryteriów oceny zawartych w

ankietach,

3. okresową weryfikację listy i kryteriów oceny dostawców.

Kierownicy Referatów prowadzą stosowne zapisy w ankietach wyboru i oceny dostawców oraz

Listach kwalifikowanych dostawców.

URZĄD GMINY




7.4.2 Informacje dotyczące zakupów

Informacje i wyspecyfikowane wymagania dotyczące zakupów, wynikające z uchwalonego na

dany rok budżetowy planu finansowo-rzeczowego Urzędu, znajdują się w zawartych umowach /

zamówieniach bądź w specyfikacji istotnych warunków zamówienia i projekcie umowy.

Informacje dotyczące zakupu szczegółowo określają wyrób/usługę, który ma być zakupiony i jeżeli

jest to stosowne obejmują wymagania dot. zatwierdzenia wyrobu, procedur, procesów i wyposażenia,

wymagania dot. kwalifikacji personelu i wymagania dot. SZJ.

Przed wysłaniem umowy do dostawcy, jest ona przeglądana pod kątem formalno-prawnym przez

osoby upoważnione (Kierowników i pracowników Biura Prawnego) i zatwierdzana przez Wójta.

7.4.3 Weryfikacja zakupionego wyrobu.

Weryfikacja zakupionego wyrobu / usługi odbywa się zgodnie z wymaganiami zawartymi w

umowie/zamówieniu oraz zgodnie z przyjętym zakresem zadań i obowiązków upoważnionych w

Urzędzie osób do zaciągania zobowiązań finansowych.

Każdorazowo dla specyficznego wyrobu/usługi są określane i wdrażane działania kontrolne,

zapewniające, że zakupiony wyrób/usługa spełnia wcześniej wyspecyfikowane przez Urząd

wymagania dotyczące zakupu.

Zatwierdzenia końcowego odbioru – wykonania przedmiotu umowy dokonuje kierujący komórką

organizacyjną lub upoważniony pracownik.

W razie potrzeby jest prowadzona weryfikacja u dostawców w formie np. auditu mająca na

celu ocenę procesów i metod zwalniania wyrobów.

Dokumenty związane: Zarządzenie nr 0152/27/05 w sprawie przyjęcia regulaminu pracy Komisji Przetargowej. KOP 7.4 - 01 „Zakupy poniżej 6 000 euro”,

URZĄD GMINY




7.5. Dostarczanie usług.

7.5.1. Nadzorowanie i dostarczanie usług

Urząd Gminy w Kleszczowie świadczy usługi poprzez realizację zadań i kompetencji

przyporządkowanych poszczególnym referatom Urzędu w Regulaminie Organizacyjnym i w

udzielonych indywidualnych upoważnieniach. Realizacja zadań jest planowana i prowadzona w

warunkach nadzorowanych.

Pracownicy Urzędu realizując przypisane im zadania zobowiązani są przestrzegać

obowiązujących norm prawa, ustanowionego Systemu Zarządzania Jakością i obowiązujących

procedur.

Wójt, Skarbnik, Sekretarz i kierownicy referatów (jako właściciele procesów) pełnią nadzór nad

realizacją zadań przez podległych pracowników. Szczegółowe regulacje zawarte są w Regulaminie

Organizacyjnym Urzędu Gminy Kleszczów i przydzielonych zakresach czynności oraz stosownych

dokumentach Systemu Zarządzania Jakością.

Zakresy czynności regulują kwestie przypisanych zadań, uprawnień i odpowiedzialności.

Regulamin Organizacyjny Urzędu określa obowiązki pracowników Urzędu w zakresie procedury

załatwiania indywidualnych spraw klientów, powierzając nadzór w tym zakresie Wójtowi. Wszystkie

obowiązujące w Urzędzie procedury m.in. związane ze świadczeniem usług znane są wszystkim

pracownikom Urzędu i omawiane w ramach kształcenia i doskonalenia.

Zarządzenia dotyczące obowiązujących procedur i instrukcji zawierają zapisy dotyczące nadzoru nad

ich stosowaniem.

Formy nadzoru i monitorowania realizacji zadań i świadczenia usług w Urzędzie na rzecz jego

klientów określone zostały w opracowanych i zatwierdzonych procedurach, Kartach Opisu procesu i

kartach procesu.

Pracownicy Urzędu wykonujący zadania są zobowiązani do samokontroli w trakcie prowadzonych

działań. Nadzór nad prawidłowością powierzony został bezpośrednim przełożonym (właścicielom

procesu). W razie zaistnienia takiej konieczności oceny pod względem formalno – prawnym dokonuje

pracownik Biura Prawnego.

Urząd zapewnia dostęp do sprawnego, o właściwym stanie technicznym wyposażenia biurowego.

Szczegółowo postępowanie uregulowane zostało w KOP 6.3-01 Zarządzanie wyposażeniem. Osoba

URZĄD GMINY




odpowiedzialna – informatyk, administrator systemu bezpieczeństwa. Prowadzi planowane przeglądy

wyposażenia, co dokumentuje zapisem w Kartach sprzętu.

Przeprowadzane analizy parametrów procesów, analizy skuteczności podejmowanych działań, wnioski

wypływające ze sprawowanego nadzoru i monitorowania służą Kierownictwu Urzędu i wszystkim

jego pracownikom do wprowadzania zmian i ciągłego doskonalenia Systemu Zarządzania Jakością.

7.5.2 Walidacja.

Działania podejmowane w celu realizacji zadań przez Urząd Gminy w Kleszczowie są na bieżąco

weryfikowane i sprawdzane w ramach sprawowanego nadzoru osób upoważnionych, auditów

wewnętrznych SZJ oraz audytu i kontroli wewnętrznej jak również w ramach administracyjnego toku

postępowania, nadzoru prawnego i kontroli zewnętrznej prowadzonej przez wyspecjalizowane

instytucje kontrolne. Nie zachodzi więc potrzeba dokonywania walidacji usług dostarczanych przez

Urząd.

Wykluczenie zastosowania tego elementu normy PN-EN ISO 9001:2001 nie ma żadnego wpływu na

zdolność i odpowiedzialność Urzędu na dostarczanie klientom usługi zgodnie ze stawianymi

oczekiwaniami oraz wszystkimi wymaganiami.

7.5.3 Identyfikacja i identyfikowalność.

Urząd prowadzi pełną identyfikację i identyfikowalność wykonywanych zadań.

Dokumentacja powstała w trakcie prowadzonych zadań w UG w Kleszczowie jest w identyfikowana.

Zasady te reguluje Instrukcja Kancelaryjna i KOP 4.2.3-02 „Wewnętrzny Obieg Dokumentów”.

Wszyscy pracownicy Urzędu stosują jednolity system identyfikacji dokumentów i spraw, określony w

Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych. Całość korespondencji

trafiającej do Urzędu podlega zaewidencjonowaniu w rejestrze kancelaryjnym, zgodnie z którym

każdy dokument otrzymuje wchodzący numer ewidencyjny, umieszczony w obrębie odciśniętej

pieczęci wpływu.

W komórkach Urzędu obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym

rzeczowym wykazie akt, stanowiącym niezależną od struktury organizacyjnej Urzędu, klasyfikację akt

URZĄD GMINY




powstających w toku jego działalności. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia

i przechowywania akt. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działania Urzędu oznaczone

w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną.

Na poziomie referatów sprawy rejestrowane są w spisach spraw, założonych zgodnie z jednolitym

rzeczowym wykazem akt i opatrywane właściwym znakiem sprawy, będącym jej stałą cechą

rozpoznawczą. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak.

Natomiast dokumentacja finansowo - księgowa jest rejestrowana i identyfikowana zgodnie z

instrukcją obiegu dokumentów finansowo -księgowych.

Instrukcja przekazywania akt do archiwum określa sposób przechowywania akt archiwalnych w

archiwum zakładowym i archiwum państwowym.

Na każdym etapie realizowanego zadania osoby upoważnione identyfikują status dotyczący

monitorowania i pomiarów procesu. Odpowiednie zapisy nanoszone są poprzez adnotacje i podpisy na

tworzonych dokumentach oraz systematycznie w Spisie Spraw, co zapewnia prowadzenie

identyfikowalności zadania.

7.5.4 Własność klienta

Urząd prowadzi nadzór nad własnością klienta w czasie gdy znajduje się ona pod jego nadzorem

lub jest przez niego wykorzystywana.

Dokumenty i dane stanowiące własność klienta włączane do realizacji usługi, są odpowiednio

identyfikowane, weryfikowane, chronione i zabezpieczane.

W toku załatwiania spraw, w tym indywidualnych z zakresu administracji publicznej klienci

przedkładają niezbędne dane i oryginały dokumentów.

W przypadku sytuacji, gdy zachodzi potrzeba, wymagana przepisami, dostarczenia przez interesanta

dokumentów stanowiących jego własność, na podstawie przedłożonego oryginału, sporządzana i

uwierzytelniana jest kopia koniecznego dokumentu, którą następnie dołącza się do akt sprawy, a jego

oryginał zatrzymuje interesant.

Dane osobowe interesantów przetwarzane w procesie realizacji usługi podlegają nadzorowi i

zabezpieczeniu na zasadach określonych w ustawie o ochronie danych osobowych.

URZĄD GMINY




Urzędnicy stosują w tym zakresie powszechnie obowiązujące przepisy prawa, takie jak:

1. ustawa o ochronie danych osobowych,

2. ustawa o ochronie informacji niejawnych,

3. kodeks cywilny,

4. ustawa – Prawo o własności intelektualnej.

Jeżeli przepisy prawa nie stoją temu na przeszkodzie, urzędnicy po przedłożeniu określonych danych i

oryginałów dokumentów do wglądu, sporządzają ich kopie, potwierdzają „za zgodność z oryginałem”

i dołączają do akt sprawy.

W przypadku nieumyślnego zniszczenia lub zagubienia dokumentu czy

danych stanowiących własność klienta, pracownicy Urzędu natychmiast informują o tym fakcie

zainteresowanego oraz sporządzają zapis.

7.5.5 Zabezpieczenie wyrobu

Wszystkie dokumenty i dane towarzyszące procesom realizacji usług są zabezpieczane.

Ich zabezpieczenie polega na właściwej identyfikacji, przechowywaniu w miejscach do tego

przeznaczonych oraz ochronie przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą oraz dostępem osób

nieupoważnionych.

Urząd dostarcza dokumenty klientom za pośrednictwem poczty w odpowiednio zapakowanej i

oznakowanej kopercie lub bezpośrednio.

7.6. Nadzorowanie wyposażenia do monitorowania i pomiarów.

Urząd Gminy w Kleszczowie nie posiada wyposażenia do monitorowania i pomiarów. Nie

ustanowiono więc procesów do jego nadzorowania.

Wykluczenie zastosowania tego elementu normy PN-EN ISO 9001:2001 nie ma żadnego wpływu na

zdolność i odpowiedzialność Urzędu za dostarczanie klientom usługi zgodnie ze stawianymi

oczekiwaniami oraz wszystkimi wymaganiami.

URZĄD GMINY




8. Pomiary, analiza i doskonalenie

8.1. Postanowienia ogólne

Urząd Gminy w Kleszczowie zaplanował i wdrożył zestaw procesów monitorowania, pomiaru i

analizy oraz doskonalenia, zmierzających do;

A) pełnego określenia zgodności zadań lub usług wykonywanych w Urzędzie z przyjętymi

wymaganiami dotyczącymi jakości, ustanowionymi w przepisach obowiązującego prawa, stworzonych

do tego celu procedurach, instrukcjach, kartach opisu procesu i kartach procesu.

B) zapewnienia zgodności Systemu Zarządzania Jakością

C) ciągłego doskonalenia skuteczności Systemu Zarządzania Jakością.

Bieżący nadzór zawierający w sobie elementy pomiaru, analizy i doskonalenia prowadzony jest na

każdym etapie wykonywania usługi na rzecz klienta i dostosowany jest do jego potrzeb. W działaniach

tych bierze udział każdy pracownik uczestniczący w procesie świadczenia usługi jak również

bezpośredni przełożony pracownika.

Bardzo ważnym elementem zawierającym w sobie pierwiastek pomiarów, analizy i doskonalenia jest

kontrola wewnętrzna prowadzona w Urzędzie Gminy w Kleszczowie oraz gminnych jednostkach

organizacyjnych.

8.2. Monitorowanie i pomiary

8.2.1. Zadowolenie klienta

Jednym z najważniejszych mierników efektywności funkcjonowania przyjętego w Urzędzie

Systemu Zarządzania Jakością są wszelkie informacje na podstawie, których najwyższe kierownictwo

może uzyskać dane dotyczące przeświadczenia klienta co do tego, czy i w jakim zakresie działania

podejmowane w Urzędzie należycie służą klientowi, a więc czy spełniają jego wymagania.

Instrumentami stosowanymi w celu uzyskania informacji zawierających opinie klientów Urzędu o jego

działalności są przeprowadzane ankiety tematyczne:

-Ankiety kierowane do przedsiębiorców z terenu Gminy Kleszczów

-Ankiety kierowane bezpośrednio do klientów załatwiających sprawy w Urzędzie Gminy.

Wyniki z analizy Ankiet prezentowane są na Przeglądzie Zarządzania.

URZĄD GMINY




Na bieżąco funkcjonuje Centralny Rejestr Skarg i Wniosków, do którego klienci Urzędu mogą

zgłaszać swoje niezadowolenie z pracy Urzędu.

Urząd Gminy w ramach udziału w Konkursie Gmina Fair Play dysponuje wynikami badania

inwestorów w roku 2004 opracowanym przez Krajową Izbę Gospodarczą i Instytut Badań nad

Demokracją i Przedsiębiorstwem Prywatnym Krajowej Izby Gospodarczej.

8.2.2. Audit wewnętrzny

W celu sprawdzenia czy przyjęty w Urzędzie System Zarządzania Jakością jest zgodny z

zaplanowanymi ustaleniami oraz z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001:2001 i wymaganiami

Systemu Zarządzania Jakością ustalonymi przez najwyższe kierownictwo Urzędu, a także w celu

weryfikacji skutecznego wdrożenia i utrzymywania tego systemu w Urzędzie Gminy prowadzone są

systematycznie co najmniej 1 raz w roku w każdym procesie – audity Systemu Zarządzania Jakością.

Program roczny auditów jest wprowadzany przez Wójta w drodze Zarządzenia.

Ustala on częstotliwość prowadzenia auditów ze względu na ważność procesów dla Systemu

Zarządzania Jakością oraz wyników z poprzednich auditów.

Działania auditowe prowadzone są przez osoby legitymujące się kompetencjami audytorów

wewnętrznych Systemu Zarządzania Jakością, którzy powołani zostali Zarządzeniem Wójta.

Za planowanie auditów i ich koordynację odpowiedzialny jest Pełnomocnik ds. SZJ i on tez

przedstawia Wójtowi raporty i wnioski z przeprowadzonych auditów wraz z propozycjami

dotyczącymi doskonalenia.

Audity prowadzone są w sposób niezależny, obiektywny i bezstronny.

Obszary odpowiedzialności i szczegółowe wymagania dot. planowania i przeprowadzania auditów

oraz przedstawiania i dokumentowania wyników tych auditów określa w sposób szczegółowy odrębna

procedura Audit Wewnętrzny Systemu Zarządzania Jakością PS 8.2.2-01

Kierownictwo, któremu podlega auditowany obszar działalności Urzędu, obowiązane jest podjąć

wszelkie działania poauditowe, zmierzające do usunięcia stwierdzonych podczas auditów

niezgodności i ich przyczyn. Dokonuje się weryfikacji podjętych działań poauditowych, a wyniki są

przedstawiane Najwyższemu Kierownictwu.

URZĄD GMINY




Dokumenty związane: 1. PS 8.2.2 – 01 „Audit Wewnętrzny” 2.Zarządzenie Nr 0152/02/05 Wójta Gminy Kleszczów w sprawie: powołania Zespołu Auditorów Wewnętrznych Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Gminy w Kleszczowie.

8.2.3. Monitorowanie i pomiary procesów

Procesy funkcjonujące w przyjętym Systemie Zarządzania Jakością, a zwłaszcza te związane ze

świadczeniem usługi na rzecz klienta, są monitorowane i mierzone.

W celu wykazania zdolności procesów Systemu Zarządzania Jakością zachodzących w Urzędzie do

spełnienia wymagań ustalone zostały parametry dla oceny skuteczności tych procesów (zawarte w

Kartach Opisu Procesu i Kartach Procesu).

Celem zastosowania każdego z parametrów jest weryfikacja spełnienia założeń zaplanowanych dla

tego procesu.

Monitorowania i pomiarów procesu dokonuje jego właściciel, czyli osoba koordynująca i

odpowiedzialna za realizację celu procesu, monitorowanie i doskonalenie na odpowiednich jego

etapach.

Monitorowanie i pomiary procesów dokonywane są na bieżąco, aby możliwość wykrycia przyczyn

niezgodności i ich usunięcia była jak najbardziej skuteczna.

W przypadku stwierdzenia przez właściciela procesu trudności w osiąganiu celu procesu, podejmuje

on niezwłocznie korekcję oraz jeśli ma to zastosowanie działania korygujące. Wyniki tych działań

są dokumentowane i przedkładane do wiadomości Wójta.

8.2.4. Monitorowanie i pomiary wyrobu

Czynności związane z monitorowaniem i pomiarem usług w Urzędzie Gminy prowadzone są na

bieżąco na każdym etapie wykonywania zadania przez pracowników Urzędu we współpracy z ich

bezpośrednimi przełożonymi.

Ze względu na specyfikę pracy Urzędu, za punkt odniesienia przy określaniu czy dany wyrób spełnia

założone wymagania (w tym klienta), służą powszechnie obowiązujące przepisy prawa oraz norma

PN-EN ISO 9001:2001.

URZĄD GMINY




Spełnienie kryteriów przyjęcia przez daną usługę, potwierdzane jest zapisem przez danego pracownika

oraz przez osobę odpowiedzialną za przygotowanie bądź wykonanie zadania.( w Spisie spraw lub na

kopii przechowywanej)

Nie dopuszcza się sytuacji, w której następuje zwolnienie niespełniającej wymagań prawnych usługi.

8.3. Nadzór nad wyrobem niezgodnym

Urząd zapewnia, że wszelkie powstałe niezgodności z wymaganiami są zidentyfikowane i

nadzorowane.

Niezgodności dotyczące usług świadczonych na rzecz klientów są wykrywane już na etapie

wykonywania danej usługi.

Żadna usługa niespełniająca wymagań nie jest dopuszczona do odbioru przez klienta Urzędu.

W stosunku do postępowania z wyrobem niezgodnym zastosowanie znajduje procedura „Nadzór nad

niezgodnością” PS 8.3-01.

Celem procedury jest zapewnienie, że każda usługa lub jej element nie spełniająca określonych

wymagań nie będzie kontynuowana oraz nie zostanie dostarczona osobie zainteresowanej, a przypadki

wystąpienia niezgodności zostaną zidentyfikowane, oznaczone, zabezpieczone, poddane analizie i

usunięte oraz stanowić będą źródło informacji niezbędnych do podjęcia działań korygujących i

zapobiegawczych.

Do nadzoru nad niezgodnością zobowiązany jest każdy pracownik uczestniczący w procesie realizacji

tej usługi.

Postępowanie z niezgodnością obejmuje:

a) w przypadku zaistnienia niezgodności, po dokonaniu analizy wagi problemu natychmiast

podejmowane są działania (oznaczenie dokumentu, zabezpieczenie i oddzielenie),

b) przeprowadzenie dodatkowych uzgodnień,

c) dokonanie poprawy dokumentu lub zniszczenie,

d) złożenie reklamacji – podczas zakupu towarów i usług u dostawców.

Poprawiona niezgodność jest ponownie weryfikowana co do jej zgodności z przyjętymi wymaganiami.

W przypadku dostarczenia niezgodnej usługi klientowi Urzędu zastosowanie znajdą odpowiednie

przepisy KPA oraz podejmowane są działania odpowiednie ze względu na rodzaj zaistniałej sytuacji.

URZĄD GMINY




Ponadto, na podstawie w/w przepisów klient jest każdorazowo pouczany o możliwości i sposobie

wniesienia odwołania.

8.4. Analiza danych

W Urzędzie Gminy w Kleszczowie są określane, zbierane i analizowane wszelkie dane konieczne

dla określenia przydatności i skuteczności funkcjonowania przyjętego Systemu Zarządzania Jakością,

czyli dane pochodzące z bieżącego monitorowania i pomiarów procesów zachodzących w Urzędzie, a

będące efektem:

- badania zadowolenia klienta oraz z pochodzących od niego informacji zwrotnych w postaci skarg i

wniosków,

- oceny zgodności usług z wymaganiami,

- właściwości i trendów procesów i usług, w tym możliwości podjęcia działań zapobiegawczych

- analizy dostawców.

W związku z powyższym analiza danych służy ocenie możliwości ciągłego doskonalenia skuteczności

przyjętego Systemu Zarządzania Jakością, a co za tym idzie dążenia do osiągnięcia maksymalnego

zadowolenia klienta.

Proces analizy danych dotyczący System Zarządzania Jakością nadzoruje Pełnomocnik.

W analizie danych biorą również udział kierownicy referatów Urzędu, którzy nie rzadziej niż raz w

roku (przed Przeglądem Zarządzania) dokonują analizy procesów, których są właścicielami, a wnioski

wyciągnięte przekazują Pełnomocnikowi do akceptacji i następnie prezentują na Przeglądzie

Zarządzania.

Raz w roku Sekretarz Gminy przeprowadza analizę skarg i wniosków za rok ubiegły, w której

wskazuje źródła powstawania przede wszystkim skarg i wniosków, mające wyeliminować skargi w

przyszłości. Właściciele procesów podejmują w następstwie działania korygujące i zapobiegawcze.

Analiza ta przedstawiana jest Wójtowi Gminy.

Na dany rok Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością ustala podstawowy plan analizy danych

ze wskazaniem zakresu analizy, osób odpowiedzialnych za zbieranie danych, źródła danych, częstości

sporządzania analiz oraz w miarę potrzeby zalecanych metod analizy.

URZĄD GMINY




W przypadku potrzeby uszczegółowienia wyników analiz, wystąpienia zakłóceń w realizacji

zadań, niewłaściwego funkcjonowania Systemu Zarządzania Jakością przeprowadzane są dodatkowe

analizy w oparciu o posiadane lub dodatkowo zabierane dane.

Zgodnie z przyjętym planem, osobą odpowiedzialną za przeprowadzenie analizy danych jest

Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością. Pełnomocnik dokonuje weryfikacji danych, ich

analizy, w miarę możliwości prezentuje wyniki analizy liczbowo i graficznie oraz przedstawia

wnioski.

Wyniki analiz są przedstawiane Wójtowi Gminy i stanowią podstawowe dane wejściowe do:

- natychmiastowych działań korygujących lub zapobiegawczych,

- budowy okresowych planów doskonalenia jakości lub aktualizacji istniejącego planu

doskonalenia, planów inwestycyjnych, zmian w programie realizacji usług, planowaniu

zmian kierunków dostaw itp. ,

- planowania auditów i przeglądów Systemu.

Realizacja przyjętego planu analizy danych jest nadzorowana poprzez rejestrację podstawowych

wskaźników oceniających dany element i opisanie rodzaju podjętych działań. Wyniki analizy danych

są wykorzystywane do identyfikacji obszarów wymagających poprawy i do doskonalenia Systemu

Zarządzania Jakością.

8.5 Doskonalenie

8.5.1 Ciągłe doskonalenie

System Zarządzania Jakością przyjęty w Urzędzie Gminy w Kleszczowie jest ciągle doskonalony pod

względem jego skuteczności i efektywności. Wszelkie informacje, dotyczące funkcjonowania System

Zarządzania Jakością uzyskane w wyniku kontaktu z klientem, przeprowadzanych auditów

wewnętrznych Systemu Zarządzania Jakością oraz kontroli i audytu finansowego, przeglądów

zarządzania, analizy danych wraz z założeniami Polityki Jakości i celami dotyczącymi jakości,

stanowią podstawę do doskonalenia.

Działania doskonalące mogą przyjąć formę korekcji a także działań korygujących lub

zapobiegawczych.

URZĄD GMINY




Wszelkie sugestie dotyczące konieczności podjęcia działań doskonalących są formułowane przez

Kierowników referatów, na podstawie wieloaspektowej analizy informacji dotyczących

funkcjonowania przyjętego Systemu Zarządzania Jakością przez Pełnomocnika i przedkładane do

akceptacji Wójta.

8.5.2. Działania korygujące

W Urzędzie Gminy w Kleszczowie, w miarę istniejącej potrzeby, podejmowane są działania

eliminujące przyczyny wykrytej niezgodności w celu zapobiegania ich powtórnemu wystąpieniu.

Działania korygujące dostosowane są do skutków spowodowanych przez wykrytą niezgodność.

Działania korygujące podejmowane są m.in. w wyniku stwierdzenia niezgodności w trakcie:

- przeglądu Systemu Zarządzania Jakością,

- auditu wewnętrznego lub zewnętrznego,

- monitorowania procesów,

- wykonywania działań przez pracowników Urzędu,

- skarg i zastrzeżeń składanych przez klientów.

Nadzór nad przeprowadzonymi działaniami korygującymi oraz zapisami dotyczącymi tych działań

sprawuje Pełnomocnik.

Pracownicy odpowiedzialni za usunięcie niezgodności przeprowadzają analizę przyczyn niezgodności,

określają wymagane działania korygujące wskazując pracowników odpowiedzialnych za ich

wdrożenie oraz termin realizacji. Przedstawione działania podlegają akceptacji przez bezpośrednich

przełożonych.

Po wdrożeniu działań korygujących osoby wyznaczone przez Pełnomocnika przeprowadzają ocenę ich

skuteczności.

Szczegółowy tryb postępowania w zakresie działań korygujących określa odrębna procedura PS 8.5.2

–01 „Działania korygujące i zapobiegawcze”.

Dokumenty związane: PS 8.5.2 –01 „Działania korygujące i zapobiegawcze”

URZĄD GMINY




8.5.3 Działania zapobiegawcze

W Urzędzie Gminy w Kleszczowie, w miarę istniejącej potrzeby, podejmowane są działania

eliminujące przyczyny potencjalnych niezgodności w celu zapobiegania ich wystąpieniu.

Działania zapobiegawcze dostosowane są do skutków, jakie mogłaby spowodować potencjalna

niezgodność.

Nadzór nad przeprowadzonymi działaniami zapobiegawczymi oraz zapisami dotyczącymi działań

sprawuje Pełnomocnik.

Podstawą działań zapobiegawczych są potencjalne niezgodności, o istnieniu których, możemy

wnioskować na podstawie informacji dostarczanych przez:

- wyniki z Przeglądów Zarządzania,

- wyniki auditów (spostrzeżenia, uwagi),

- analizę danych,

- zapisy dotyczące jakości,

- nadzorowanie dokumentacji,

- wzrost liczby zastrzeżeń i uwag klientów dotyczących jakości realizowanych usług.

Każdy właściciel procesu prowadzi analizę otrzymywanych informacji i podejmuje działania

zapobiegawcze odpowiednio do swoich kompetencji i zakresu działania. Sposób postępowania

od momentu wykrycia potencjalnej niezgodności aż do jej wyeliminowania, a także weryfikacji.

Po wdrożeniu działań zapobiegawczych osoby wyznaczone przez Pełnomocnika przeprowadzają

ocenę ich skuteczności

Szczegółowy tryb postępowania w zakresie działań zapobiegawczych określa odrębna procedura PS

8.5.2 -01 „Działania korygujące i zapobiegawcze”

Dokumenty związane: PS 8.5.2 –01 „Działania korygujące i zapobiegawcze”

Księga Jakoś Urzę w · PDF fileSTANOWISKO S ŁUŻBOWE DATA ... 8.2.2 Audit wewnętrzny......

Documents

Transcript of Księga Jakoś Urzę w · PDF fileSTANOWISKO S ŁUŻBOWE DATA ... 8.2.2 Audit wewnętrzny......