KASIA – MODUŁ KATALOGOWANIA

Autor programu:

Mirosław Domański

Opracowanie instrukcji:

Marcin Oyrzanowski

Dotyczy wersji: 1.15.12D

WARSZAWA 2008

Spis treści

Wstęp ................................................................................................................................. 2

1. Akcesja ...................................................................................................................... 3

1.1. Import faktury ............................................................................................................. 3

1.2. Zapis faktury i uproszczona edycja egzemplarzy ....................................................... 5

1.3. Nowa faktura ............................................................................................................ 12

1.4. Edycja faktury .......................................................................................................... 13

2. Pozyskiwanie opisów ............................................................................................... 15

2.1.1. Przeszukiwanie centralnej bazy opisów i baz lokalnych .......................................... 15

2.1.2. Przeszukiwanie baz zewnętrznych .......................................................................... 17

2.2. Edycja ...................................................................................................................... 21

2.2.1. Wypełnianie LDR, 008 ............................................................................................. 23

2.2.2. Edycja pól powiązanych z CKHW ............................................................................ 25

2.2.3. Edycja podpól powiązanych z KHW oraz wskaźników ............................................. 26

2.2.4. Edycja podpól powiązanych ze słownikiem ............................................................. 27

2.2.5. Tworzenie słowników i modyfikacja ich ustawień ..................................................... 30

2.2.6. Wprowadzanie obcych znaków ................................................................................ 32

2.2.7. Dodatkowe funkcje ................................................................................................... 32

2.2.8. Zapisywanie opisu ................................................................................................... 38

2.2.9. Obsługa egzemplarzy .............................................................................................. 40

3. Klient Z39.50 ............................................................................................................ 46

3.1 Ustawienia modułu ................................................................................................... 50

3.2 Dodatkowe możliwości wyszukiwawcze .................................................................. 52

4. Katalog ..................................................................................................................... 55

4.1. Usuwanie elementów bazy przeciwstawnej i rozbijanie opisów ............................... 58

4.2. Tworzenie i zapis listy opisów .................................................................................. 60

4.3. Dodatkowa edycja egzemplarzy i tematyki .............................................................. 62

4.4. Uwagi do opisów ...................................................................................................... 67

4.5. Karty katalogowe ..................................................................................................... 68

5. Księga inwentarzowa ............................................................................................... 69

5.1. Kody, Wydruk i wartość inwentarza ......................................................................... 71

6. Import ....................................................................................................................... 76

6.1. Import do centralnej bazy ......................................................................................... 78

7. Skanowanie ............................................................................................................. 80

7.1. Rozpoczęcie procesu skanowania ........................................................................... 81

7.2. Zapisywanie obrazów bez zastosowania numeru ISBN .......................................... 84

8. Administracja ........................................................................................................... 85

8.1. Konwersja Kasia > Mateusz ..................................................................................... 86

8.2. Dowiązania baz........................................................................................................ 90

8.3. Kontrola wypełnienia ................................................................................................ 92

8.4. Główne ..................................................................................................................... 93

8.5. Zestawienie akcesji .................................................................................................. 95

8.6. Budżet .................................................................................................................... 100

8.7. Operacje grupowe .................................................................................................. 102

8.7.1. Zmiana dostępności ............................................................................................... 103

8.7.2. Zmiana sygnatury .................................................................................................. 103

8.7.3. Przydzielanie akcesji .............................................................................................. 105

8.7.4. Zmiana numerów inwentarzowych ......................................................................... 105

8.7.5. Zmiana dostępności pozycji z wybranej akcesji ..................................................... 106

9. Scalanie ................................................................................................................. 107

9.1. Scalanie z zastosowaniem listy zdublowanych ISBN ............................................. 110

9.2. Scalanie z opisem pozyskanym z baz lokalnych i inne funkcje .............................. 112

10. Obsługa list ............................................................................................................ 115

11. Statystyka .............................................................................................................. 119

str. 2

Wstęp Moduł Katalogowania SB Mateusz umożliwia kompleksową i zintegrowaną obsługę

wszystkich czynności związanych z opracowywaniem zbiorów. Zaawansowane funkcje programu zaimplementowane są w taki sposób by ich obsługa była prosta i intuicyjna, a czas potrzebny na ich wykonanie był najkrótszy. Oprócz tego szereg mechanizmów kontrolnych i zabezpieczających dba o bezpieczeństwo i poprawność danych wprowadzonych przez użytkownika.

Do podstawowych cech, możliwości programu należą:

• Pełna zgodność z formatem MARC21 • Wprowadzanie i edycja opisów w szablonach dla różnych typów dokumentów • Obsługa i edycja faktur elektronicznych • Wydruk księgi inwentarzowej • Zintegrowany z programem moduł skanowania okładek • Wprowadzanie spisu treści i informacji o zawartości / treści książki • Automatyczne pozyskiwanie opisów z baz zewnętrznych • Pozyskiwanie opisów z plików *.mrc w formacie iso • Pozyskiwanie opisów poprzez protokół Z39.50 (możliwość pełnej edycji, konfiguracji bazy

przeszukiwanych serwerów) • Tworzenie baz dla serwerów Z39.50 danej biblioteki • Używanie kartotek wzorcowych w tym CKHW NUKAT • Stosowanie słowników (pełna kontrola nad ich zawartością i tworzeniem) • Scalanie opisów (wg Tytułu, ISBN – zaimplementowano również specjalne mechanizmy

kontrolujące poprawność scalania) • Prezentacja pełnych zestawień akcesji, łącznie z strukturą zakupów • Katalog modułu umożliwiający wszechstronne przeszukiwanie (wg standardowych kryteriów

oraz specjalnych np. (dostępności, nr faktury, nr akcesji, Wprowadzone w dniu etc)

Ponadto program umożliwia:

• Dokładne określanie uprawnień poszczególnych operatorów • Kontrolę wydatków w zakładce Budżet • Intuicyjne wprowadzanie "obcych" znaków • Komunikację między placówkami umożliwiającą dopisywanie zewnętrznych uwag do opisów • Dodawanie dodatkowych haseł wyszukiwawczych związanych z opisem • Kontrolę wypełniania podpól • Pełne przeszukiwanie centralnej bazy opisów wg zawartości podpól formatu MARC21 • Tworzenie bibliografii załącznikowej • Wydruk kart katalogowych • Import baz lokalnych (np. PB) • Kontrolę poprawności faktur/akcesji • Przeprowadzanie operacji grupowych • Prezentację danych statystycznych dotyczących modułu katalogowania

str. 3

1. Akcesja Moduł akcesja umożliwia tworzenie i modyfikacje elektronicznej wersji faktur zakupionych dokumentów. Dzięki niemu można również znacząco uprościć edycję egzemplarzy. Należy go stosować, jeśli dostawca książek (innych dokumentów) udostępnia fakturę w wersji elektronicznej. 1.1. Import faktury Nową fakturę program może pobrać z zewnętrznego pliku typu dBASE (*.dbf). Należy w tym celu kliknąć przycisk IMPORT w prawym górnym roku ekranu. Następnie trzeba w wyświetlonym okienku zlokalizować i wskazać kliknięciem plik zawierający dane, które chcemy zaimportować do programu, następnie klikamy OTWÓRZ. Elektroniczna wersja faktury wyświetli się wtedy w głównym oknie modułu. Istnieje również możliwość pozyskania danych drogą elektroniczną z hurtowni Azymut. Wymagane jest oczywiście wcześniejsze wypełnienie tabeli haseł dla poszczególnych placówek biblioteki, lub jednego zestawu w przypadku zakupów centralnych. Tabela haseł wyświetla się po kliknięciu przycisku HASŁA DOSTĘP.

W tabeli edycji haseł kliknięciem myszki podświetlamy nazwę wybranej placówki, następnie wypełniamy pola Login i Hasło. Wprowadzone hasło i login zatwierdzamy klikając przycisk ZAPISZ ZMIANY, lub rezygnujemy ze zmian klikając przycisk ANULUJ.

str. 4

Ściągnięcie faktury i wyświetlenie jej w głównym oknie modułu nastąpi kliknięciu przycisku NOWA FAKTURA i wypełnieniu pól Faktura numer i Z dnia, wybraniu nazwy placówki z rozwijanej listy w polu Wybierz placówkę i kliknięciu przycisku POBIERZ.

Po chwili wyświetli się pobrana elektroniczna wersja faktury.

str. 5

1.2. Zapis faktury i uproszczona edycja egzemplarzy Po wprowadzeniu bądź pozyskaniu drogą elektroniczną faktury i sprawdzeniu jej poprawności należy powiązać z nią właściwe numery inwentarzowe. W górnej części ekranu znajduje się pole Nr akcesji. Składa się ono z trzech części. W pierwszej podajemy numer zakupu (kliknięcie przycisku oznaczonego „AK” spowoduje wpisanie pierwszego wolnego numeru dla danego katalogu), w drugiej datę roczną, a w trzeciej wybieramy z rozwijanej listy katalog placówki, dla której jest przeznaczona wprowadzana faktura.

Po wybraniu katalogu/bazy każdy wprowadzony wiersz otrzymuje automatycznie kolejny numer inwentarzowy (pierwszy wolny w danej bazie). Numer pierwszej pozycji na fakturze wyświetla się w znajdującym się na dole ekranu polu Nr inwent. Strzałkami z lewej strony pola można zmieniać ten numer, przesunie się wtedy również numeracja całej faktury.

str. 6

Jeśli chcemy znacząco zmienić numerację całej faktury, program umożliwia modyfikację liczby, o którą przesunie się wartość pierwszego numeru na danej fakturze (domyślnie o jeden). W tym celu należy kliknąć strzałki prawym przyciskiem myszki. Wyświetli się wtedy informacja o aktualnej (zmienionej kliknięciem) wartości „skoku”, klikając kolejny raz znów zmieniamy tę wartość (dostępne liczby 1, 10, 100, 1000). Od tego momentu kliknięcie strzałek lewym przyciskiem myszki zmienia wartość pola Nr inwent. o ustawioną liczbę.

Przycisk ZAPISZ FAKTURĘ zapisuje fakturę na serwerze centralnym. Od tego momentu

program umożliwia jej swobodną edycję/korektę. Można zmieniać wypisane wartości podświetlając wybrany wiersz kliknięciem myszki i edytując pola Tytuł pozycji, ISBN, Cena jedn. Klawiszem ENTER potwierdzamy/zatwierdzamy każdą modyfikacje. Jeśli istnieje taka konieczność można również usunąć wiersz z faktury, rozbić go na dwie lub więcej pozycji, dodać nową pozycję (patrz/porównaj 1.4. Edycja faktury).

Jeśli faktura nie wymaga modyfikacji albo zostały już one wprowadzone klikamy

przycisk ZABLOKUJ, który rezerwuje dla niej wybrany wcześniej zakres numerów (zastosowanie blokady trzeba jeszcze potwierdzić klikając TAK w okienku, które wyświetli się po chwili).

Zawartość faktury potwierdzamy jeszcze raz przyciskiem ZAPISZ ZMIANY (który

wyświetla się po pierwszym zapisaniu faktury). Jeśli podczas tych operacji pojawi się dodatkowe okienko informujące o możliwości utraty niezapisanych danych klikamy TAK.

str. 7

Dla dalszej pracy z fakturą, konieczne będzie w tej sytuacji wybranie jej z listy widocznej po kliknięciu przycisku ROZWIŃ (znajdującym się w górnym lewym rogu ekranu). Na liście znajdują się numery opracowywanych poprzez moduł faktur. Dodatkowo obok każdego z nich wyświetlana jest informacja o przyporządkowanym danej fakturze numerze akcesji, roku oraz nazwie katalogu placówki. Dane faktur, które nie zostały jeszcze w pełni opracowane (nie wszystkim pozycjom przyporządkowano opisy) podświetlone zostają żółtym kolorem. Postawienie znacznika w polu Wszystkie spowoduje wyświetlenie na liście każdej pozyskanej przez moduł faktury. Zdjęcie znacznika ogranicza listę do ostatnich 25 pozycji.

Możliwe jest również wybranie z listy, jako aktywnej innej faktury niż aktualna. Listę zwijamy przyciskiem ZWIŃ.

Od momentu zapisania zablokowanej faktury nie jest już możliwa jej modyfikacja w

tym trybie (oba przyciski są od tego momentu nieaktywne, zmienione zostaje również zastosowanie pola ISBN - patrz niżej).

str. 8

Dalszym etapem może być wykorzystanie faktury do nadawania egzemplarzy odpowiednim opisom. W tym celu należy kliknąć pole ISBN i sczytać kod kreskowy opracowywanej książki. Program wyszuka ją na fakturze i podświetli właściwy wiersz (możliwe jest również wybranie odpowiedniego wiersza kliknięciem myszki).

Po kliknięciu przycisku NA POSZUKIWANIA OPISU otworzony zostanie moduł pozyskiwania opisów, z wpisanym już numerem ISBN danej pozycji. Można rozpocząć poszukiwanie właściwego opisu w centralnej bazie opisów, bazach lokalnych i zewnętrznych.

Niezależnie od tego, w jaki sposób opis został odnaleziony/pozyskany albo wprowadzony bezpośrednio przez operatora (patrz 2.2.1 – 2.2.8.) program „pamięta” wartości przypisane do tej pozycji i przy nadawaniu rekordu egzemplarza „wprowadzi” prawidłowe dane o cenie, akcesji, numerze inwentarzowym (porównaj 2.2.9.). Operator przyciskiem WPROWADŹ zatwierdza dane proponowane przez system.

str. 9

Po wprowadzeniu danej pozycji i ponownym wybraniu modułu Akcesja program wyświetli bieżąco opracowywaną fakturę. Należy wtedy sczytać numer ISBN następnej opracowywanej pozycji i znów pozyskać/wprowadzić opis, a następnie rekord egzemplarza. Pozycje na fakturze, do których przyporządkowano już opis posiadają w kolumnie Opis numer powiązanego z nimi rekordu.

U góry ekranu obok przycisku NA POSZUKIWANIE OPISU wyświetlana jest liczba już opracowanych pozycji z aktualnej faktury.

Po opracowaniu całej faktury wyświetli się w tym miejscu odpowiednia informacja.

Przycisk SKASUJ! umożliwia usunięcie zablokowanej i zapisanej faktury, nie jest to jednak możliwe, jeśli dowiązane są do niej opisy, (kiedy przynajmniej jedno pole Opis jest wypełnione przycisk jest nieaktywny).

Przycisk DRUKUJ ZESTAW umożliwia wydrukowanie bieżącego zestawienia. W kolumnie Opis podany jest standardowo numer opisu przyporządkowanego do danego numeru inwentarzowego. Jeśli chcemy dokładnie sprawdzić poprawność dowiązania

str. 10

opisów do danego egzemplarza, musimy zaznaczyć wskaźnikiem pole Tytuły pozycji i następnie jeszcze raz wybrać fakturę na liście. Po chwili w kolumnie Opis zamiast numerów pojawia się fragmenty tytułu dowiązanych opisów.

Dodatkowo po naciśnięciu (i przytrzymaniu) prawym przyciskiem myszki nagłówku danej kolumny można tymczasowo przesunąć go na inne miejsce.

Również szerokość danej kolumny można zmienić, przez kliknięcie (i przytrzymanie) prawym przyciskiem myszki miejsca łączenia sąsiednich nagłówków i przesunięcie w bok.

Jeśli w polu Nr akcesji wybierzemy katalog centralny (obsługa zakupu centralnego), wtedy w uaktywnionym polu Do inwentarza wybieramy z listy nazwę

str. 11

placówki, dla której przeznaczona jest dana pozycja. Obok w polu Nr Inwent. wyświetli się wtedy proponowany numer inwentarzowy (pierwszy wolny w danej bazie). Strzałkami z lewej strony pola można zmieniać ten numer. Klikając przycisk PRZYDZIEL przydzielamy dany egzemplarz wybranej placówce. W ten sposób postępujemy z całą fakturą.

str. 12

1.3. Nowa faktura Jeśli dostawca nie udostępnia elektronicznej wersji faktur, program umożliwia ich wprowadzenie przez operatora. Nową fakturę tworzymy klikając przycisk NOWA FAKTURA. Najpierw należy wypełnić pola Faktura numer, Z dnia, Sprzedawca. W polu Sprzedawca można wybrać z rozwijanej listy jedną z używanych wcześniej wartości. Kliknięcie przycisku EDYTUJ umożliwia natomiast edycje danych wybranego z listy sprzedawcy. Na ekranie wyświetli się wtedy okienko z polami do wypełnienia/modyfikacji:

� Nazwa Firmy, � NIP, � telefon (dwa pola), � fax, � opiekun, � email, � Adres:

Kod pocztowy Miasto Ulica, numer domu,

� Adres do korespondencji: Kod pocztowy Miasto Ulica, numer domu.

Poprawione dane należy zatwierdzić przyciskiem NANIEŚ POPRAWKI.

W sytuacji, kiedy chcemy wprowadzić do bazy dane nowego sprzedawcy klikamy przycisk NOWY. Wprowadzone dane zatwierdzamy przyciskiem WPROWADŹ DO BAZY.

str. 13

Usunięcie danych sprzedawcy z bazy umożliwia przycisk USUŃ (nie można usunąć z bazy danych sprzedawcy, jeśli wprowadzono już faktury z jego udziałem). 1.4. Edycja faktury

Edycja nowej faktury wymaga wypełnienia dla każdej pozycji następujących pól:

� Tytuł pozycji, � ISBN (wpisujemy lub sczytujemy czytnikiem kod kreskowy), � Cena jedn. (cena jednej pozycji na fakturze), � Ilość egz. (ilość identycznych egzemplarzy na fakturze).

Po ich wypełnieniu klikamy przycisk DODAJ. Z lewej strony przycisku DODAJ znajduje się pole, w którym określamy, czy nowa pozycja ma być dopisana na końcu faktury, czy ewentualnie poniżej podświetlonego wiersza (wartość domyślna to „na końcu faktury”).

Jeśli na fakturze jest kilka identycznych egzemplarzy opisanych w jednej pozycji (wartość w rubryce ilość egz. > 1) program wyświetli je osobno w kolejnych wierszach, ale z tym samym numerem pozycji (rubryka „L. p.”). W rubryce „Egz.” podana będzie w tym przypadku ich łączna ilość. W ten sposób należy wprowadzić całą fakturę.

str. 14

Kliknięcie przycisku USUŃ umożliwia likwidację błędnego wiersza (wybranego wcześniej kliknięciem myszki). Po kliknięciu przycisku ROZBIJ program dzieli podświetloną kliknięciem pozycję na fakturze na dwie nowe (konieczne w przypadku sprzedawanych np. trójpaków) kontrolując przy tym, aby wartość faktury nie uległa zmianie (nawet o przysłowiowy grosz). Ceny tych pozycji po zsumowaniu dają wartość pozycji przed rozbiciem. Jeśli rozbiliśmy pozycję na kilka wierszy (np., na 3), ale chcemy cofnąć te zmiany (np. na 2) to podświetlamy kliknięciem myszki zbędny wiersz i klikamy przycisk USUŃ (jeśli był umieszczony znacznik „Koryguj cenę” program skoryguje cenę tak, że wartość łączna nie ulegnie zmianie). Identyczne zasady edycji obowiązują przy modyfikacji faktury już istniejącej (np. pozyskanej drogą elektroniczną i zapisanej w bazie). Dane każdego podświetlonego wiersza można w pełni edytować zmieniając zawartość pól: Tytuł, ISBN, Cena jedn. Naciskając klawisz ENTER wprowadzamy modyfikacje do faktury.

Klikając przycisk z ikonką dyskietki zapisujemy fakturę na dysku lokalnym. Ponieważ praca odbywa się „na bazie centralnej” w celu zabezpieczenia można ustawić częstotliwość robionych lokalnie backupów edytowanej faktury.

Przycisk z ikonką koła ratunkowego włącz/wyłącza automatyczne zapisywanie przez program kopii faktury. Częstotliwość zapisu określamy po kliknięciu tej ikonki prawym klawiszem myszki i wpisując liczbę określającą minutowe odstępy, w których program zapisywać ma dane. Zatwierdzamy przyciskiem OK.

Kliknięcie następnego z tej grupy przycisków umożliwia otworzenie zapisanych wcześniej kopii faktury. (Jeśli pracowaliśmy w tym momencie nad jakąś fakturą wyświetli się zapytanie, czy chcemy kontynuować nadpisanie bieżącej tabeli danymi pobranymi z zapisanej na dysk kopii. Potwierdzamy klikając przycisk TAK). Po kliknięciu ikonki wyświetli się okienko, w którym należy zlokalizować i wskazać kliknięciem plik zawierający dane faktury, którą chcemy odczytać, następnie klikamy przycisk OTWÓRZ.

str. 15

2. Pozyskiwanie opisów 2.1.1. Przeszukiwanie centralnej bazy opisów i baz lokalnych Po uruchomieniu modułu pozyskiwania opisów wyświetli się komunikat informujący o sposobie rozpoczęcia pracy w tym module. Należy sczytać czytnikiem kod kreskowy z książki (albo wpisać numer ISBN w pole ISBN i kliknąć przycisk SZUKAJ). Obecność znacznika obok pola ISBN oznacza, że poszukujemy wg ISBN-13, brak znacznika oznacza poszukiwanie wg ISBN-10.

Program sprawdzi najpierw czy opis dokumentu o podanym numerze ISBN znajduje się już w centralnej bazie opisów i/lub bazach lokalnych. Jeśli rekord taki zostanie odnaleziony wyświetlona zostanie tabela Znalezione opisy, w przeciwnym przypadku rozpocznie się przeszukiwanie baz zewnętrznych (patrz 2.1.2.). W tabeli podany jest tytuł dokumentu oraz informacja, z jakiej bazy opis pochodzi. Jeśli w tabeli znajduje się jedna pozycja w okienku obok będzie widoczny jej podgląd w formacie MARC 21. W innym przypadku w okienku widoczny będzie podgląd pierwszej pozycji na liście (zmiana aktywnej pozycji kliknięciem myszki). Należy dokładnie sprawdzić czy któryś z wyświetlanych rekordów odpowiada opisywanej pozycji. Jeśli jest to rekord pochodzący z centralnej bazy opisów, powinien być uzupełniony o dane kolejnego egzemplarza. W tym celu należy z rozwijanej listy na dole ekranu

str. 16

wybrać wartość - dodajemy egzemplarz, a następnie kliknąć przycisk PRZEJDŹ DO EDYCJI (patrz. 2.2. Edycja). Istnieje również możliwość wyboru opcji - zapisujemy jako nowy (np. w sytuacji, w której opis różni się nieznacznie i prościej skopiować go w ten sposób i zmodyfikować niż wprowadzać od początku).

Dla opisów pochodzących z baz lokalnych opcja dodajemy egzemplarz nie jest aktywna. Klikniecie przycisku PRZEJDŹ DO EDYCJI oznacza wybranie opcji zapisujemy, jako nowy (j. w.).

Jeśli żaden z rekordów nie odpowiada opisywanej pozycji należy kliknąć przycisk SZUKAJ DALEJ, rozpocznie się wtedy przeszukiwanie baz zewnętrznych.

str. 17

2.1.2. Przeszukiwanie baz zewnętrznych

Przeszukiwanie baz zewnętrznych powinno się zakończyć pobraniem i wyświetleniem opisu. Nazwa biblioteki, której baza jest właśnie przeszukiwana wyświetla się w okienku Przeszukiwanie baz zewnętrznych. Jeśli w bazie danej biblioteki znajdują się dwa lub więcej opisy o tym samym numerze ISBN, aktywowane zostaną klawisze < > które pozwalają wybrać jeden z nich do pobrania i wyświetlenia. Kliknięcie przycisku DALEJ powoduje kontynuowanie poszukiwań w następnych bazach.

Program przeszukuje bazy, zgodnie z ustawieniami profilu wybranego z rozwijanej listy w polu znajdującym się z prawej strony pola ISBN. Jest tam wypisanych osiem profili: standard, książka dziecięca, książka do czytelni, książka obcojęzyczna, nowość – przegląd, nowość – wybór własny, dokument muzyczny, multimedia. Profil wybrany przez operatora zostaje profilem domyślnym również przy następnym uruchomieniu modułu.

str. 18

Edycja ustawień wybranego profilu możliwa jest po kliknięciu przycisku KARO (dla baz udostępnianych przez KARO) oraz MATEUSZ (dotyczy bibliotek pracujących w SB MATEUSZ). Po wybraniu przycisku KARO wyświetli się okienko Baza Bibliotek zawierające listę baz bibliotecznych ułożoną w kolejności przeszukiwania. Kliknięciem podświetlamy wybrany wiersz i w polach poniżej możemy zmienić ustawienia dotyczące danej bazy. Do wypełnienia są następujące pola:

� Pobieramy dane z - zawierające nazwę danej biblioteki, � Symbol biblioteki - zawierające symbol jej bazy katalogowej, � Kodowanie znaków – pole, w którym można wybrać z rozwijanej listy sposób

kodowania znaków (do wyboru UTF-8, ALA, ISO6937/2, MARC8).

str. 19

Znacznikiem znajdującym się obok można włączyć/wyłączyć pobieranie danych przez KARO. Bazę biblioteki, której nazwę podświetlimy można usunąć z profilu przeszukiwania klikając przycisk USUŃ. Kliknięcie przycisku DODAJ spowoduje utworzenie nowej pozycji na liście poniżej podświetlonego wiersza. Należy teraz podświetlić nowy pusty wiersz i wprowadzić w pola na dole okienka dane nowej biblioteki. Istnieje również możliwość wyłączenia bazy w danych profilu bez usuwania jej z listy (np. w sytuacji, kiedy program zbyt długo czeka na odpowiedź z serwera danej biblioteki), należy wtedy usunąć kliknięciem myszki znacznik znajdujący się w kolumnie KARO obok nazwy biblioteki. Kliknięcie przycisku ANULUJ powoduje zamknięcie okna i powrót do starych ustawień, przyciskiem ZAPISZ zatwierdzamy wszystkie zmiany. Po wybraniu przycisku MATEUSZ wyświetli się lista, na której powinny znajdować się dane bibliotek pracujących i udostępniających swoje opisy w SB MATEUSZ. Wprowadzanie, edycja, usuwanie wpisów działa identycznie jak dla tabeli bibliotek KARO. Do wypełnienia jest jednak inny zestaw pól:

� Pobieramy dane z - zawierające nazwę danej biblioteki, � Adres WWW - zawierające adres skryptu Z93, � Hasło – hasło dostępu.

Opis po odnalezieniu jest importowany do wybranego szablonu zgodnie z ustawieniami wybranymi z rozwijanej listy w polu znajdującym się poniżej pola ISBN.

str. 20

Standardowo do wyboru są następujące szablony:

� książka – poziom 1, � książka – poziom 2, � książka – poziom 3, � książka – poziom 4, � książka mówiona, � czasopismo, � film, � CD/DVD audio, � program komputerowy.

Pola niewystępujące w szablonie są pomijane. Informacja o polach, które nie znajdują się w wybranym szablonie, ale były w pozyskiwanym dokumencie wyświetli się z prawej górnej strony okna edycji.

Jeśli program nie znajdzie opisu w przeszukiwanych bazach, operator może klikając przycisk WPROWADŹ RĘCZNIE utworzyć nowy rekord i samemu wprowadzić pełny opis katalogowanego dokumentu. Rekord zawierał będzie pola i podpola zdefiniowane w szablonie wybranym przez operatora z rozwijanej listy. Szablony „startowe” programu są zgodne z MARC 21. Program umożliwia również pozyskiwanie rekordu MARC bezpośrednio z pliku w formacie iso (rozszerzenie .mrc, pobranego np. z katalogu Biblioteki Narodowej). Należy kliknąć przycisk MRC i w wyświetlonym okienku zlokalizować i wskazać kliknięciem plik zawierający opis, który chcemy zaimportować do programu, następnie klikamy OTWÓRZ. Pobrany rekord wyświetli się do edycji.

str. 21

2.2. Edycja Z prawej strony głównego okna modułu wyświetli się podgląd pobranego lub tworzonego opisu. Możemy dowolnie zmieniać ten opis poruszając się w okienku szablonu wprowadzania z lewej strony ekranu. Przy edycji, (podczas której nie musimy „dotykać” myszki!) mamy do dyspozycji klawisze funkcyjne. Informacja z opisem ich działania wyświetli się po naciśnięciu klawisza F1. Powrót do podglądu opisu po kliknięciu przycisku UKRYJ, lub kolejnym naciśnięciu klawisza F1.

Wewnątrz okienka edycji poruszamy się klikając wybrane pole, podpole. Zostanie ono wtedy uaktywnione i podświetlone żółtym tłem. Ten sam efekt osiągniemy przemieszczając się za pomocą kursorów. W podobny sposób wyróżnić można nazwy (znaczniki) pól, podpól, wskaźników. Po naciśnięciu klawisza F7 w górnej części ekranu wyświetli się okienko Skocz do pola, w które należy wpisać numer wybranego pola i klawiszem ENTER potwierdzić wybór. Po chwili kursor ustawi się w właściwym miejscu, uaktywniając wybrane pole opisu. W przypadku wprowadzenia numeru, którego nie ma w wyświetlonym wykazie kursor ustawi się na ostatnim polu szablonu, a okienko Skocz do pola pozostanie aktywne.

str. 22

Na dole z lewej strony ekranu wyświetla się nazwa aktywnego podpola zapisana w formie trzycyfrowej etykiety oraz identyfikator podpola (np. „100a”). Poniżej wyświetla się słowna nazwa podpola (np. „Nazwa osobowa”). W umieszczonych obok symbolach zakodowana jest informacja o powtarzalności pola, podpola:

� PP - pole powtarzalne, � PN - pole niepowtarzalne, � P - podpole powtarzalne, � N - podpole niepowtarzalne.

Jeśli w danym szablonie wypełnienie danego podpola jest obowiązkowe wyświetla się jeszcze podświetlony na czerwono symbol:

� K. WYP. - konieczność wypełnienia. Klawisze funkcyjne powtarzają wyróżnione (podświetlone na żółto) pole, podpole. W podobny sposób działa kasowanie powtórzonego podpola. Jeśli kasujemy pole, kursor musi być ustawiony na jego znaczniku. Naciśnięcie klawisza ENTER powoduje przejście do edycji wyróżnionego podpola. Na dole ekranu uaktywni się wtedy okno wprowadzania (jego rozmiar możemy zmienić kombinacją klawiszy CTRL + \).

Wypełniamy (albo modyfikujemy, jeśli jest to opis przejęty) podpole zgodnie z zasadami opisu bibliograficznego i akceptujemy zawartość podpola naciskając klawisz ENTER. Podświetlone zostanie wtedy podpole poniżej. Przechodzimy do następnego podpola, które chcemy wypełnić i w ten sposób tworzymy cały opis.

Klikając przycisk z ikonką dyskietki zapisujemy kopie wprowadzanego właśnie opisu na dysku lokalnym (Ikona aktywuje się podczas wprowadzania opisu). Poszczególne opisy zapisywane są w plikach zawierających w nazwie numer szablonu oraz pierwszą część tytułu i datę, czas zapisania - np. 2_ Pole mieczy. (20081204214223).

Klikając ten przycisk otwieramy do edycji zapisane wcześniej lokalnie kopie opisów. Wyświetli się wtedy okienko, w którym należy zlokalizować i wskazać kliknięciem plik zawierający zapisany wcześniej opis, który chcemy odczytać. Następnie klikamy przycisk OTWÓRZ. Dla ułatwienia opisy zapisywane są w katalogach tworzonych automatycznie, co miesiąc (np. 2008_12).

Klikając ten przycisk zmieniamy aktualny szablon, w którym wyświetlany jest opis na szablon umożliwiający wprowadzanie bardziej szczegółowego opisu (zmiana następuje o jeden poziom, dotyczy tylko szablonów - książka poziom 1-3).

str. 23

2.2.1. Wypełnianie LDR, 008 Podświetlenie pola LDR oraz naciśniecie klawisza ENTER powoduje wyświetlenie tablicy edycji etykiety rekordu. Każda pozycja znakowa ma na tej tablicy osobne pole, w które należy wpisać odpowiednią wartość zgodnie z zasadami opisu (przechodzenie do kolejnych pól umożliwia klawisz Tab, cofanie się - kombinacja klawiszy Shift Tab). Pola wypełniane automatycznie przez system nie są aktywne i możliwe do edycji. W pozostałe operator może wpisać wartości zgodne z ich przeznaczeniem (pola dla ułatwienia edycji są oznaczone krótkim opisem słownym). W nowo tworzonych opisach wpisane są do części pól domyślne wartości ustawione w wybranym szablonie, (ale oczywiście z możliwością edycji). Pozostałe pola są puste.

str. 24

W opisach pobranych poprzez moduł Pozyskiwania opisów (albo poprzez Klienta Z39.50 lub pochodzących z katalogu) domyślnymi wartościami w tablicy edycji są dane z LDR danego rekordu. Naciśnięcie klawisza ENTER zatwierdza zmiany i wprowadza dane do opisu. Identyczne zasady wypełniania dotyczą tablicy edycji pola 008. Dodatkowo dla tego pola dostępna jest pomoc kontekstowa dla wypełnianych pozycji znakowych włączana klawiszem F1. Wyświetla się wtedy okienko zawierające informacje ułatwiające prawidłowe wypełnienie pola, okienko ukrywamy klikając OK. Dla pozycji 15-17 (kod miejsca wydania) oraz 35-37 (kod języka) okienka pomocy są bardziej rozbudowane. (zawierają pełną listę kodów). Okienka wyłączamy klikając przycisk UKRYJ.

str. 25

2.2.2. Edycja pól powiązanych z CKHW Pola 100, 700, 710, 800 powiązane są z CKHW. Umożliwia to pobieranie do tych podpól haseł ujednoliconych. Po wyróżnieniu podpola „a” tych pól i przejściu klawiszem ENTER do ich edycji (wymagane jest również wprowadzenie do pola edycji początku hasła - minimum jednego znaku), operator naciskając klawisz F6 przywołuje okno KHW. W Pole Szukany należy wprowadzić poszukiwane hasło osobowe lub jego fragment i potwierdzić klawiszem ENTER. Program wyświetli hasła osobowe o podanym początku (hasła wyróżnione kolorem szarym stanowią właściwe hasła odpowiednich rekordów, pozostałe formy stanowią odrzucone warianty haseł). Następnie należy wybrać kliknięciem myszki poszukiwane hasło z listy. W polu Wybrany wyświetli się wtedy jego właściwa wzorcowa forma. W polu Notka i Twórczość informacje dodatkowe pomocne w poprawnej identyfikacji hasła. Klikając przycisk DALEJ pobieramy hasło wzorcowe do pola opisu. Jeśli nie odnajdziemy właściwego hasła możemy przyciskiem ANULUJ zrezygnować z użycia CKHW.

str. 26

2.2.3. Edycja podpól powiązanych z KHW oraz wskaźników Po przejściu do edycji niektórych podpól wyświetli się informacja o powiązaniu ich zawartości z KHW. W takiej sytuacji operator ma możliwość wybrania w oknie wprowadzania jednego z dopuszczalnych wyrażeń. Wybór następuje przez rozwinięcie listy kliknięciem myszki i wskazanie przejmowanej treści (listę można również rozwinąć naciskając klawisz F4). Wyboru można również dokonać klawiszami „strzałka w górę” „strzałka w dół”.

Klawiszem ENTER zatwierdzamy wybór. W podobny sposób wypełniamy wartości wskaźników.

str. 27

2.2.4. Edycja podpól powiązanych ze słownikiem Do podpól powiązanych z KHW, można wprowadzić tylko jedno z dopuszczalnych, określonych dla danego szablonu wyrażeń. W przypadku podpól powiązanych ze słownikami nie ma takich ograniczeń. Dodatkowo można dopisywać nowe wyrażenia do słowników, kasować istniejące wpisy. Słowniki są zapisywane na serwerach lokalnych i dlatego ich zawartość może być w pełni dostosowana do potrzeb danej placówki. Po wybraniu podpola powiązanego ze słownikiem i przejściu klawiszem ENTER do jego edycji wyświetli się okienko podzielone na dwa pola. Kursor ustawi się w górnym polu – polu edycji, w które należy wpisywać poszukiwane w słowniku wyrażenie (albo wpisać nowe). Poniżej wyświetlona zostanie, w kolejności alfabetycznej lista wyrażeń wprowadzonych już do słownika. Program wyświetli fragment listy najbliższy wartości wpisanej w danym momencie do pola edycji. Kliknięciem myszki albo kursorami można w każdej chwili wybrać dowolną pozycje na liście. Wyświetli się wtedy ona również w polu edycji. Klawiszem ENTER wprowadzamy bieżącą wartość pola edycji do opisywanego dokumentu.

Dla zalogowanych użytkowników poziomu 3 i 4 (Kierownik, Administrator) aktywne są dodatkowo dwa przyciski: WPROWADŹ - dodający wyrażenie z pola edycji do słownika, EDYTUJ - wyświetlający okienko edycji słownika. Po kliknięciu przycisku EDYTUJ wyświetli się okienko edycji danego słownika. W okienku tym można przeglądać i usuwać wyrażenia z danego słownika. Wyrażenia do usunięcia zaznaczamy umieszczając znacznik w polu z lewej strony każdej pozycji. Można wybrać wszystkie przyciskiem ZAZNACZ (klikając ponownie odznaczamy). Przyciskiem USUŃ ZAZNACZONE usuwamy wybrane wcześniej pozycje. Przyciskiem WYJDŹ wracamy do głównego okna modułu. W momencie zapisywania opisu do bazy, również inne nowe wyrażenia wprowadzone do powiązanych ze słownikami podpól (niedodane wcześniej przyciskiem WPROWADŹ) zostaną dopisane do odpowiednich słowników (niezależnie od uprawnień zalogowanego użytkownika).

str. 28

Dla obsługi pól przeznaczonych na opis rzeczowy dokumentu sformułowany w postaci haseł przedmiotowych (pola 600, 610, 611, 630, 650, 651) opracowany został specjalny rodzaj słownika. Po wyróżnieniu podpola „a” tych pól i przejściu klawiszem ENTER do ich edycji (wymagane jest również wprowadzenie do pola edycji początku hasła - minimum jednego znaku), operator naciskając klawisz F6 przywołuje okno słownika haseł przedmiotowych. Wyświetlona wtedy zostanie, w kolejności alfabetycznej lista haseł wprowadzonych już do słownika (nowe wartości dodawane są w momencie zapisywania opisu do bazy). Program wyświetli fragment listy najbliższy wartości wpisanej do pola edycji.

str. 29

Następnie należy wybrać kliknięciem myszki poszukiwane hasło z listy. Klikając przycisk DALEJ pobieramy hasło przedmiotowe do pola opisu.

Po wybraniu hasła jego elementy (temat i określniki) zostaną wprowadzone do

odpowiednich podpól danego pola (zgodnie z strukturą formatu MARC 21).

Niezależnie od tego, każde z tych podpól może zostać powiązane ze swoim

własnym zwykłym słownikiem wprowadzonych wartości (możliwa jest dzięki temu wygodna modyfikacja / tworzenie haseł). Jeśli nie odnajdziemy poszukiwanego wpisu, w pole Szukany można wprowadzić inne poszukiwane hasło lub jego fragment i potwierdzić przyciskiem SZUKAJ (lub klawiszem ENTER). Program wyświetli hasła o podanym początku. Jeśli nie odnajdziemy właściwego hasła możemy przyciskiem ANULUJ zrezygnować z użycia słownika. Przycisk EDYCJA SŁOWNIKA umożliwia usuwanie zapisanych już haseł przedmiotowych (na zasadach analogicznych do podstawowej wersji słownika - patrz wyżej).

str. 30

2.2.5. Tworzenie słowników i modyfikacja ich ustawień Do większości podpól w danym szablonie można podwiązać słownik (wyjątkiem podpola powiązane z CKHW oraz KHW). Opcja ta jest dostępna dla zalogowanych użytkowników poziomu 3 i 4 (Kierownik, Administrator).

Po wybraniu danego podpola w polu edycji wyświetla się w przycisk Utwórz słownik - jego kliknięcie spowoduje utworzenie słownika powiązanego z danym podpolem. Słownik ten będzie aktywny przy następnym wejściu do szablonu. Po wybraniu podpola, do którego podwiązany jest słownik można także zmieniać szerokość pola edycji. Należy w tym celu wpisać wybraną wartość w odpowiednie okienko i zatwierdzić znajdującym się obok niego przyciskiem SZEROKOŚĆ. Przycisk WYŁĄCZ powoduje wyłączenie słownika dla danego podpola.

str. 31

Jeśli wartości wpisane już do słownika wyczerpują wszystkie poprawne możliwości dla danego podpola i chcemy zablokować możliwość dodawania nowych, można zamknąć słownik. Służy temu przycisk ZAMKNIJ. Po jego kliknięciu edycja tego podpola będzie możliwa na zasadach identycznych jak dla podpól powiązanych z KHW (patrz 2.2.3. Edycja podpól powiązanych z KHW oraz wskaźników). Przyciskiem OTWÓRZ SŁOWNIK przywracamy możliwość modyfikacji treści i ustawień danego słownika.

str. 32

2.2.6. Wprowadzanie obcych znaków Moduł edycji umożliwia również proste wprowadzanie obcych znaków. Naciskając klawisz F12 włączamy okienko wyboru obcego znaku. Wyświetlony w nim znak ”?” zastępujemy „literą podstawową”.

Poniżej znaki kolejno wprowadzone po wybraniu litery podstawowej „a”.

Zmianę wyświetlanego znaku w obrębie zestawu związanego z „literą podstawową” uzyskujemy naciskając „strzałkę w górę” lub „strzałkę w dół” na klawiaturze.

Naciśnięcie „strzałki w prawo” powoduje wprowadzenie wyświetlonego znaku i zamknięcie okienka wyboru, „strzałka w lewo” zamyka okienko bez wprowadzenia znaku. Możemy również wprowadzać znaki przy pomocy windowsowej tablicy znaków.

2.2.7. Dodatkowe funkcje

Program udostępnia także dodatkowe funkcje ułatwiające opisywanie dokumentów. 1) Nazwy osobowe wymienione w opisie bibliograficznym w polach 245, 250, 490, 500 etc., powtarzane są dla celów wyszukiwawczych w kolejnych wystąpieniach pola 700 w formie haseł dodatkowych. Program umożliwia automatyczną zamianę kolejności elementów skopiowanej z innego pola nazwy osobowej, tak by była zgodna z zasadami wypełniania pola 700. Po wklejeniu nazwy do podpola 700a (np. za pośrednictwem menu

str. 33

kontekstowe systemu WINDOWS) należy wybrać kombinacje klawiszy SHIFT F5. Program automatycznie zamieni miejscami pierwszy i drugi człon nazwy (oddzielając nazwisko od imienia przecinkiem i odstępem). Zmianę zatwierdzamy klikając myszką w pole edycji i następnie naciskając klawisz ENTER.

2) W szablonach występuje dodatkowe podpole 946 a (Tytuł odmienny – uzupełnienie). Można w nim podawać tytuły/słowa, które operator uzna za przydatne do wyszukiwania danej pozycji, ale z przyczyn formalnych nienadające się do umieszczenia w polach formatu MARC21 (np. fragmenty tytułów, tytuły bez rodzajników). Jeśli drugi wskaźnik pola 245 jest inny niż 0 (istnieją znaki na początku tytułu, które należy pominąć w szeregowaniu) program automatycznie dopisze do pola 946 tytuł pozbawiony tych znaków (np. zmiana wskaźnika z 0 na 5 powoduje automatyczne dopisanie do pola 946 zawartości pola 245a bez 5 początkowych znaków). 3) W części szablonów dostępne jest dodatkowo pole 969. W podpole „a” tego pola można wprowadzić spis treści opisywanej pozycji. Dla większej przejrzystości opisu (w podglądzie DUBLIN) tytuł każdego rozdziału powinien znajdować się w nowym wierszu. Dlatego należy tytuły rozdziałów oddzielać od siebie znakami „ * „ (spacja, gwiazdka, spacja). Tak podzielony tekst program wyświetli (w katalogu – podgląd DUBLIN) w sposób przejrzysty dla użytkownika. Dodatkowo możliwe jest za pomocą wskaźnika przy polu określenie, jaki znak ma poprzedzać każdy wiersz (domyślna wartość – 1)

� 0 - brak znaku na początku wiersza, � 1 - znak „○”, � 2 - znak „●”, � 3 - znak „■”, � 4 - kolejny numer, � 5 - kolejna litera alfabetu, � 6 - kolejny numer (zapis cyframi rzymskimi).

str. 34

4) Program obsługuje wartość drugiego wskaźnika dla pola 246. W zależności od wprowadzonej cyfry tytuł odmienny podany w tym polu poprzedzany jest w katalogu odpowiednim wyrażeniem wprowadzającym (np. dla wartości 4 – „Tyt. okł.:”). Dla zapewnienia poprawności wyświetlania w sytuacji, w której w danym opisie wskaźniki nie zostały użyte poprawnie (np. nie zmieniono wartości domyślnej), program nie wygeneruje wyrażenia wprowadzającego, jeśli w podpole „i” pola 246 zostało wypełnione. 5) Funkcja kopiowania zawartości podpól 505a do podpól 740a umożliwiająca automatyczne przenoszenie wyrażeń bez konieczności ich ponownego wpisywania do programu. W tym celu po wprowadzeniu wartości do kolejnych podpól 505a naciskamy klawisz F5. Program wyświetli okienko, w którym należy potwierdzić polecenie klikając myszką przycisk TAK. Po chwili program przekopiuje wartości z każdego wystąpienia podpól 505a do nowo utworzonych podpól 740a. (kopiowane jest każde wyrażenie od początku do momentu pierwszego wystąpienia w nim znaków „/” albo „[” „]”).

6) Program umożliwia także wyświetlanie w opisach (w podglądzie DUBLIN) oznaczeń ogólnoeuropejskiego systemu klasyfikacji gier (PEGI). Do opisywanego dokumentu należy w podpolu „521 a” wpisać symbol odpowiedniego oznaczenia. Pełna lista znaczników i wskazówki dotyczące ich stosowania wyświetlona zostanie po naciśnięciu klawisza F1 (jeżeli podświetlone jest podpole 521 a).

str. 35

Przykładowo, jeśli wpiszemy: <Z>18</Z> to w katalogu (w podglądzie DUBLIN) wyświetli się znacznik:

7) Do każdego z podpól można również wprowadzić wyrażenie zapisane wcześniej w schowku. Okienko schowka uruchamiamy kombinacją klawiszy SHIFT F6. Następnie należy wskazać jedno z zapisanych wyrażeń i potwierdzić wybór klawiszem ENTER. Wyrażenie zostanie wpisane do danego podpola. W dolnym lewym rogu okienka znajduje się przycisk, którego kliknięcie powoduje wyświetlenie pola i przycisków umożliwiających modyfikowanie zawartości schowka. Przycisk ten jest aktywny tylko dla zalogowanych użytkowników poziomu 3 i 4 (Kierownik, Administrator). Nowe wartości dopisujemy w żółtym polu na dole okienka, do schowka wprowadzamy je klikając przycisk DOPISZ. Przyciskiem USUŃ ZAZNACZONY kasujemy z schowka wybrane myszką wyrażenie. Przycisk SCHOWAJ zamyka okienko.

str. 36

8) Dodatkowo program obsługuje skróty klawiaturowe ułatwiające edycję tekstu (szczególnie w polu 970 przeznaczonym dla podawania opisu zawartości książki). Należą do nich:

CTRL-A - zgodne z Windows, zaznaczanie całego tekstu; CTRL-P – zaznaczony tekst zostanie poprzedzony znacznikiem <I> i zakończony

znacznikiem </I> dzięki czemu tekst zostanie „pochylony”; CTRL-D - zaznaczony tekst zostanie napisany wersalikami (program zamieni małe

litery na duże); CTRL-S – zaznaczony tekst zostanie napisany małymi literami (program zamieni

duże litery na małe) CTRL-L - zaznaczony tekst zostanie poprzedzony znacznikiem <URL> i

zakończony znacznikiem </URL>, dzięki czemu tekst w katalogu zostanie wyróżniony, jako działający link.

str. 37

str. 38

2.2.8. Zapisywanie opisu Po całkowitym wprowadzeniu (poprawieniu) opisu należy kliknąć przycisk DALEJ (znajdujący się na dole ekranu).

Program sprawdzi wtedy, czy wypełnione są podpola ustawione w danym szablonie, jako niezbędne. (Zapisać można tylko taki opis, który spełnia ten warunek). Możliwe jest również określenie dodatkowego zestawu podpól, których wypełnienie program będzie kontrolował (patrz 8.3. Kontrola wypełnienia). Program sprawdzi również, czy jest wypełnione podpole „a” w polu 920, oraz czy zawiera prawidłową ilość cyfr. Możliwy jest zapis opisu niezawierającego tego podpola, ale pojawi się wtedy okienko informujące o braku numeru ISBN, jeśli chcemy zapisać mimo to klikamy TAK. Jednocześnie zostanie zapisana lokalnie zapasowa kopia danego opisu, można ja odczytać podobnie jak kopie zapisywane przez operatora podczas tworzenia opisu (patrz 2.2. Edycja) Okienko szablonu wprowadzania zostanie wtedy ukryte. Z lewej strony ekranu wyświetli się informacja, pod jakim numerem zostanie zapisany opis (numer jest niepowtarzalny zawiera w sobie datę i czas zapisu). Jeśli opis zawierał numer ISBN w polu poniżej wyświetli się propozycja numeru obrazu okładki (obok w okienku widać będzie podgląd obrazu), z którym opis może zostać powiązany. Program proponuje obraz okładki zapisany pod takim numerem (w module skanowania), jaki jest numer ISBN bieżącego zapisywanego opisu. Numer powiązanej obrazu okładki można zmienić klikając strzałkami z lewej strony pola. Opis zostanie zapisany do bazy wybranej z rozwijanej listy poniżej.

Klikając przycisk ZAPISZ REKORD

w bazie (został pobrany z katalogu) ZACHOWAJ ZMIANY (nadpisujący w tej sytuacji opis). Uaktywni się również przycisk JAKO NOWY. Po jego kliknięciu program wzorcowy pobrany z katalogu. Wybierając przycisk danego opisu. Przy zapisie nowego rekordu, do pola 995 (podpole „k”) wprowadzone zostaną automatycznie dane zalogowanego operatora (zapisującego/tworzącegoraz symbol placówki z datą i czasem zapisu. Przy modyfikacji (przycisk ZMIANY) analogiczne dane zostaną dopisane do powtórzonego podpola „dniu operator wielokrotnie modyfikował ten sam opis podpole nie jest powtarzane, zmieniany jest tylko poprzedni wpis (aktualizacja czasu zapisu).

Poniżej wyświetla się tabela przypisywania (edycji) egzemplarzy do opisu. Jeśli do wprowadzonego/modyfikowanego opisu do podpól powiązanych z słownikami wprowadzone zostały nowe wartości wodpowiednich słowników.

ZAPISZ REKORD zapisujemy opis w bazie. Jeśli oe (został pobrany z katalogu) zamiast tego przycisku wyświetli się przycisk

(nadpisujący w tej sytuacji opis). Uaktywni się również przycisk . Po jego kliknięciu program utworzy następny nowy opis zamiast modyfikować

wzorcowy pobrany z katalogu. Wybierając przycisk WSTECZ możemy powrócić do edycji danego opisu. Przy zapisie nowego rekordu, do pola 995 (podpole „k”) wprowadzone zostaną automatycznie dane zalogowanego operatora (zapisującego/tworząceg

datą i czasem zapisu. Przy modyfikacji (przycisk ) analogiczne dane zostaną dopisane do powtórzonego podpola „

dniu operator wielokrotnie modyfikował ten sam opis podpole nie jest powtarzane, zmieniany jest tylko poprzedni wpis (aktualizacja czasu zapisu).

Poniżej wyświetla się tabela przypisywania (edycji) egzemplarzy do opisu. Jeśli do wprowadzonego/modyfikowanego opisu do podpól powiązanych z słownikami wprowadzone zostały nowe wartości w momencie zapisywania opisu dodane zostaną do

str. 39

zapisujemy opis w bazie. Jeśli opis już jest zapisany przycisku wyświetli się przycisk

(nadpisujący w tej sytuacji opis). Uaktywni się również przycisk DODAJ zamiast modyfikować

możemy powrócić do edycji danego opisu. Przy zapisie nowego rekordu, do pola 995 (podpole „k”) wprowadzone zostaną automatycznie dane zalogowanego operatora (zapisującego/tworzącego) opis

datą i czasem zapisu. Przy modyfikacji (przycisk ZACHOWAJ ) analogiczne dane zostaną dopisane do powtórzonego podpola „k”. Jeśli w danym

dniu operator wielokrotnie modyfikował ten sam opis podpole nie jest powtarzane,

Poniżej wyświetla się tabela przypisywania (edycji) egzemplarzy do opisu. Jeśli do wprowadzonego/modyfikowanego opisu do podpól powiązanych z słownikami

momencie zapisywania opisu dodane zostaną do

str. 40

2.2.9. Obsługa egzemplarzy Przyciskami obsługi egzemplarzy można przypisywać do wyświetlonego opisu dane egzemplarzy (już przypisane widoczne będą w tabeli przypisywania egzemplarzy):

� DODAJ NOWY - wyświetla do wypełnienia okienko edycji danych nowego egzemplarza,

� EDYTU - wyświetla do wypełnienia okienko edycji danych podświetlonego w tabeli egzemplarza,

� USUŃ BŁĘDNY WPIS - usuwa podświetlony w tabeli wpis,

Okienko edycji danych egzemplarza wyświetlone zostaje na miejscu przycisków obsługi egzemplarzy.

W okienku znajdują się: � Pole Akcesja zbudowane z 3 części. W pierwszej podajemy numer zakupu, w

drugiej datę roczną, a w trzeciej wybieramy z rozwijanej listy katalog placówki, dla której jest przeznaczony dany egzemplarz (domyślnie dostępne są tylko katalogi danej placówki, możliwość dodawania egzemplarzy dla innych katalogów można określić w zakładce Dowiązania baz – patrz 8.2.),

str. 41

� Pole Wpis, w które wprowadzamy właściwą datę (można wybrać termin z podręcznego kalendarza wyświetlanego po kliknięciu symbolu ▼),

� Dostępność (dopuszczalne wartości wybierane z listy), � Nabycie (dopuszczalne wartości wybierane z listy: zakup, dar, ekwiwalent,

przekazanie), � Nr faktury (pole nieaktywne, jeśli w polu Nabycie wybrano wartość -

ekwiwalent), � Cena, � Sygn. (sygnatura pozycji), � Inw. (numer inwentarzowy pozycji).

Przyciskiem ZAPISZ ZMIANY (albo WPROWADŹ jeśli tworzymy nowy wpis) zapisujemy dane do bazy, przyciskiem ANULUJ rezygnujemy z wprowadzonych modyfikacji. Zanim wpis zostanie zapisany program sprawdzi czy wszystkie niezbędne dane zostały wprowadzone. Przycisk WPROWADŹ SKR. umożliwia zapisanie nowego wpisu nawet w sytuacji, w której nie wypełniliśmy wszystkich pól (np. nie mamy wszystkich potrzebnych danych). W ten sposób do każdego opisu można przypisać dane egzemplarzy. Przycisk ODŚWIEŻ umożliwia odświeżenie stanu tablicy egzemplarzy. (Dla faktur wprowadzonych/zaimportowanych poprzez moduł Akcesja możliwa jest również uproszczona edycja egzemplarzy. Dane egzemplarza pobierane są wtedy bezpośrednio przez system z elektronicznej wersji faktury. Operator „tylko” zatwierdza wpisy przyciskiem WPROWADŹ) (patrz/porównaj 2.2.9. Obsługa egzemplarzy)

str. 42

W pola Akcesja, Nr. inwentarza, Nr. faktury dane można wprowadzać tylko przy tworzeniu nowego wpisu (po wybraniu przycisku DODAJ NOWY), po zapisaniu nie jest możliwa ich późniejsza edycja. Jeśli konieczna jest korekta danych zawartych w tych polach, należy skasować cały wpis i wprowadzić od nowa dane egzemplarza. Inne wartości można zmieniać po wybraniu przycisku EDYTUJ. Przy edycji wprowadzonych już wcześniej danych egzemplarzy aktywny jest przycisk ZMIEŃ CSD. Po jego kliknięciu program zapisze bieżące wartości z pól Cena, Sygnatura, Dostępność do rekordu egzemplarza. Nie zostaną zmodyfikowane inne wartości, nie zostanie również sprawdzone czy w tabeli edycji egzemplarza są wypełnione wszystkie pola obowiązkowe (funkcja ta jest przydatna np. w sytuacji edycji niepełnych danych importowanych z innego programu) (patrz 6. Import).

Po zapisaniu danych pierwszego wprowadzonego z danej faktury egzemplarza program przyporządkuje na stałe do siebie wpisane numer akcesji i numer faktury. Po wybraniu tego samego numeru akcesji w następnych pozycjach program wprowadzi w odpowiednie pole przypisany do niego numer faktury. Data wprowadzenia nie może być mniejsza niż najwcześniejsza data wpisana dotychczas przy opisywaniu danej faktury. Nie może ona także być wcześniejsza od daty wpisu pozycji z poprzednim numerem inwentarzowym, oraz późniejsza niż data wpisu pozycji z następnym w kolejności numerem. Dodatkowo dostępne są następujące przyciski:

Kliknięcie tego przycisku spowoduje wprowadzenie do właściwej części pola Akcesja pierwszego wolnego numeru zakupu dostępnego w danym roku, dla wybranego

uprzednio katalogu placówki.

Przyciskiem tym można nadać opisywanej pozycji pierwszy wolny w wybranym wcześniej katalogu numer inwentarzowy.

Po kliknięciu tego przycisku, nad tabelą edycji egzemplarzy wyświetli się podgląd fragmentu księgi inwentarzowej. Wyświetlone zostaną tylko pozycje z opisywanej

właśnie faktury. Podana zostanie również jej wartość. Przyciskiem WSTECZ zamykamy okienko.

Kliknięcie tego przycisku spowoduje wyświetlenie się okienka Sygnatura. W okienku tym można z rozwijanej listy wybrać rodzaj opisywanego materiału (i związany z nim

str. 43

znak) (patrz niżej). Decyzje potwierdzamy przyciskiem ZAPISZ (rezygnujemy ze zmian przyciskiem ANULUJ).

Wybranie tego przycisku spowoduje utworzenie i wpisanie sygnatury w odpowiednie pole tabeli rekordu egzemplarza danego dokumentu. Składać się ona będzie z

numeru inwentarzowego danej pozycji poprzedzonego znakiem oznaczającym wybrany wcześniej w okienku Sygnatura rodzaj materiału (np. A.1370).

Przycisk nadaje danemu egzemplarzowi tę samą dostępność jaką miały wcześniej nadawane egzemplarze. W innym przypadku domyślną wartością jest „H” (ukryj – nie

pokazuj w katalogu). Jeśli w większości przypadków nadajemy tę samą dostępność, nie trzeba dzięki temu za każdym razem ustawiać jej z rozwijanej listy.

Kliknięcie przycisku, powoduje wyświetlenie listy wszystkich używanych sygnatur. Po wybraniu pozycji na liście, dwukrotnym kliknięciem pobieramy ją do pola

Sygnatura rekordu egzemplarza.

str. 44

2.2.10. Opisy wydawnictw ciągłych Specjalny szablon dla wydawnictw ciągłych (czasopisma) umożliwia podawanie bezpośrednio w opisie, informacji o zasobie danego tytułu. Poszczególne placówki dopisują w kolejnych wystąpieniach pola 866 odpowiednie dane. Ograniczona została dodatkowo możliwość usuwania opisów wydawnictw ciągłych. Opcja ta jest dostępna tylko dla użytkownika 4 poziomu – Administratora.

str. 45

str. 46

3. Klient Z39.50 Moduł ten umożliwia pozyskiwanie opisów z serwerów bibliotek udostępniających swoje bazy zgodnie z protokołem Z39.50. W polu Łączymy się z należy wybrać z rozwijanej, ułożonej alfabetycznie listy nazwę biblioteki, z której serwera chcemy pobrać opis. Domyślnie w polu tym ustawiona jest nazwa serwera Biblioteki Narodowej.

Można również skorzystać z podręcznej listy umieszczonej w polu poniżej (dodawanie pozycji do listy - patrz 3.1. Ustawienia modułu)

W polu Kreator zapytania dysponujemy trzema okienkami, w każdym z nich z rozwijanej listy można ustawić jedno z dopuszczalnych kryteriów wyszukiwania: Autor, Data wydania, ISBN, ISSN (Program odczytuje również numer ISSN bezpośrednio po sczytaniu czytnikiem kodu kreskowego umieszczonego na danym dokumencie), Miejsce

str. 47

wydania, Przedmiot, Seria, Tytuł, UKD, Uwaga, Wydawca, Zawartość. Kryteria te można ze sobą połączyć wybieranymi z listy operatorami AND, OR, NOT.

Po wpisaniu poszukiwanych wartości i ustawieniu kryteriów klikamy przycisk SZUKAJ. Program przeszuka wtedy bazę danej biblioteki i wyświetli liczbę znalezionych rekordów spełniających ustawione warunki. Następnie pobierze pierwszy pakiet (jego wielkość zależy od ustawienia ilości pobieranych rekordów w ustawieniach modułu (patrz 3.1. Ustawienia modułu). Lista tytułów odnalezionych opisów wyświetli się w tabelce Odpowiedź z serwera.

Klikając przycisk NASTĘPNE pobieramy kolejny pakiet rekordów.

str. 48

Przyciskiem CZYŚĆ możemy usunąć listę pobranych rekordów Z listy opisów należy wybrać poszukiwaną pozycję kliknięciem myszki. Po wykonaniu tej czynności z prawej stronie ekranu wyświetli się podgląd wybranego rekordu w formacie MARC 21.

Kliknięcie przycisku DO EDYCJI umożliwia edycje wyświetlanego opisu, rekord jest wtedy importowany automatycznie do szablonu wprowadzania. Obok znajduje się pole, w którym z rozwijanej listy można wybrać maskę/szablon, w jakiej otworzy się dokument do edycji. (patrz. 2.2. Edycja).

str. 49

W pełni wszystkich kryteriów wyszukiwawczych możemy używać tylko, jeśli przeszukujemy bazy Z39.50 udostępniane przez biblioteki używające SB Mateusz. W pozostałych przypadkach ich stosowanie zależy tylko od tego czy serwer danej biblioteki obsługuje zaawansowane kryteria.

Przykład zastosowania kryterium Zawartość dla wartości „Brytanii” – program odnalazł podane słowo w 105 opisach, w jednym z nich

widocznym w podglądzie wystąpiło ono w tekście opisującym treść książki (pole 970).

Biblioteki używające SB Mateusz mogą również uruchomić własne serwery Z39.50

i udostępniać w ten sposób własne bazy opisów (dane serwerów działających w ten sposób dostępne są na stronie http://z3950.pl/).

Dzięki temu możliwe jest np. umieszczenie danych bibliotek w bazie wyszukiwarki KaRo (http://karo.umk.pl/Karo/).

str. 50

3.1 Ustawienia modułu Do programu wpisano dane około 250 serwerów Z39.50 z całego świata. Istnieje możliwość rozszerzania/modyfikacji tej listy. W tym celu należy nacisnąć przycisk EDYTUJ, wyświetli się wtedy okno zawierające listę nazw i adresów serwerów (powtórne kliknięcie przycisku – jego nazwa zmieniła się na UKRYJ – spowoduje powrót do głównego okna modułu).

Po podświetleniu kliknięciem myszki wiersza zawierającego dany adres możemy w dolnej części okna edytować pola:

� Nazwa serwera Z39.50, � Adres serwera (IP), � Numer portu, � Nazwa bazy, � Kodowanie znaków (do wyboru ISO6937/2, UTF-8, ALA), � Login, (jeśli wymagane), � Hasło, (jeśli wymagane).

str. 51

Nowe dane wprowadzamy znajdując wcześniej wolny wiersz na końcu listy nazw serwerów, podświetlając go kliknięciem myszki i wpisując odpowiednie wartości w pola. Zmianę danych zatwierdzamy klikając przycisk ZAPISZ ZMIANY. Można również anulować modyfikacje (przycisk ANULUJ albo UKRYJ). Kliknięcie przycisku USUŃ WIERSZ kasuje podświetlony wcześniej kursorem wiersz z listy.

Możemy również dodać dany adres do podręcznej listy umieszczonej głównym oknie modułu. W tym celu z rozwijanej listy wybieramy kolejny numer pozycji na liście i klikamy przycisk USTAW.

Od tego momentu nowa pozycja będzie widoczna na liście.

str. 52

Znajdująca się z lewej dolnej strony ekranu lista Pobranych zostanie rekordów umożliwia określenie ilości opisów pobieranych jednocześnie do wyświetlenia (do wyboru wartości: 5,10,25,50,100,250,500). Ustawienie to dotyczy wszystkich adresów i obowiązuje dla każdego z wyszukiwań w module.

3.2 Dodatkowe możliwości wyszukiwawcze

Moduł umożliwia także przeszukiwanie baz udostępnianych poprzez protokół Z39.50 w formacie SUTRS (np. bazy British Library). W tym celu należy ustawić ten format rekordu znacznikiem (standardowo powinna być ustawiona opcja USMarc) i przeszukać bazę.

Widoczna różnica w prezentacji podglądu rekordu spowodowana jest odmienną strukturą formatu (Simple Unconstructed Text Record Syntax), dlatego też nie jest możliwy import do edycji takiego opisu, odpowiedni przycisk jest nieaktywny.

str. 53

Moduł Z39.50 SB Mateusz umożliwia przeszukiwanie baz wg wielu dodatkowych kategorii. Obsługuje również specjalne atrybuty: TRUNCATION (określające sposób obcinania wartości) oraz COMPLETENESS (określające czy dana wartość jest pełną zawartością przeszukiwanego pola/podpola).

W pełni atrybutów tych możemy używać tylko, jeśli przeszukujemy bazy Z39.50 udostępniane przez biblioteki używające SB Mateusz. W pozostałych przypadkach ich stosowanie zależy tylko od tego czy serwer danej biblioteki umożliwia zadawanie tak szczegółowych pytań.

To czy atrybuty będą uwzględnione przy przeszukiwaniu ustawia się znacznikami w polach obok przycisku SZUKAJ. Program „pamięta” ostatnie ustawienie i stosuje je domyślnie dla kolejnych wyszukiwań.

str. 54

Po uaktywnieniu danego atrybutu wybieramy z rozwijanej listy w polu obok sposób jego zastosowania.

str. 55

4. Katalog Moduł katalog umożliwia przeszukiwanie centralnej bazy opisów (jej nazwa wyświetlona jest domyślnie w polu Wybrany). Z rozwijanej listy można wybrać również utworzone w module import bazy lokalne (patrz 6. Import). W polu poniżej należy wybrać z rozwijanej listy kryterium według którego będzie się odbywało wyszukiwanie.

Ustawione są trzy rodzaje kryteriów: 1) Nie wymagające wypełniania dodatkowych pól. Wynik podawany jest bezpośrednio po wybraniu z listy.

� Przeglądamy nowości (wyświetla listę ostatnio wprowadzonych opisów), � Przeglądamy pozycje bez egzemplarza (wyszukiwane są rekordy, do których nie

dopisano żadnych egzemplarzy – nie dotyczy to opisów czasopism, które z racji swojej specyfiki są pomijane w wynikach niezależnie od tego czy mają dowiązany egzemplarz),

� Przeglądamy pozycje z dopisaną uwagą (patrz 4.4. Uwagi do opisów), � Przeglądamy pozycje z ceną: 0 zł (dla tego kryterium należy dodatkowo wybrać

z rozwijanej listy nazwę bazy, której ma dotyczyć przeszukiwanie), � Przeglądamy opisy wprowadzone w dniu (dla tego kryterium należy dodatkowo

w polu obok ustawić wybraną datę – domyślnie data bieżąca).

str. 56

2) Wymagające podania w dodatkowym polu poszukiwanego wyrazu, symbolu (lub jego fragmentu). Wyszukiwanie rozpocznie się po kliknięciu przycisku SZUKAJ.

� Szukamy autora, osoby, � Szukamy serii, � Szukamy słowa z tytułu, � Szukamy tytułu, � Szukamy tytułu – szersze, � Szukamy w tematyce, � Szukamy w UKD, � Szukamy UKD zaczynające się od, � Szukamy czasopisma o tytule, � Szukamy w zawartości. 3) Wymagające podania w dodatkowym polu poszukiwanej wartości, oraz wybrania z rozwijanej listy nazwy bazy. Przeszukiwanie wybranej bazy rozpocznie się po kliknięciu przycisku SZUKAJ. � Przeglądamy pozycje bez dostępności, � Przeglądamy pozycje z dostępnością (dla tego kryterium należy dodatkowo

wybrać z rozwijanej listy poszukiwane oznaczenie dostępności), � Szukamy egzemplarza o nr inwentarz. (można używać również znaków „<” „>”), � Szukamy egzemplarzy o sygnaturze, � Szukamy egzemplarzy z akcesji nr, � Szukamy egzemplarzy z faktury nr.

str. 57

Obok przycisku SZUKAJ znajduje się przycisk MEM, który aktywuje powtórne ładowanie poprzedniego zapytania. Po jego wciśnięciu program „pamięta” ostatnio ustawione kryteria wyszukiwawcze i ustawia je przy kolejnym wejściu do modułu Katalog. Wyszukane hasła zostaną wyświetlone w polu Wyniki przeszukiwania. Z listy tej należy wybrać żądaną pozycję kliknięciem myszki. Po wykonaniu tej czynności z prawej strony ekranu wyświetli się podgląd odpowiedniego rekordu.

Przycisk ZMIEŃ umożliwia określenie ile maksymalnie pozycji może wyświetlić się w polu Wyniki przeszukiwania (dopuszczalne wartości – 25, 1000, Wszystkie). Wybór zatwierdzamy przyciskiem OK. Obok tego przycisku wyświetla się aktualnie ustawiona wartość oraz liczba rekordów będąca wynikiem danego wyszukiwania (kolor zielony). Podgląd każdego znalezionego rekordu oprócz danych bibliograficznych zawiera w lewym górnym rogu dokładną datę i czas zapisania do bazy. W ostatnim wierszu podana jest informacja o tym, czy do opisu dowiązane są egzemplarze i ile ich jest. Jeśli są dowiązane opisu tego nie można usunąć z bazy. W przeciwnym wypadku przycisk USUŃ OPIS na dole ekranu jest aktywny. (kliknięcie tego przycisku spowoduje wyświetlenie okienka, w którym należy potwierdzić tę decyzję klikając TAK).

Kliknięcie przycisku EDYCJA umożliwia edycje wyświetlanego opisu, rekord jest wtedy importowany automatycznie do szablonu wprowadzania. Obok znajduje się pole, w którym z rozwijanej listy można wybrać maskę/szablon, w jakiej otworzy się dokument do edycji. Domyślnie ustawiona jest maska, w której dany dokument został utworzony/

str. 58

zapisany. (patrz. 2.2. Edycja).

Podgląd rekordu można wyświetlić również w formacie MARC21. W tym celu należy kliknąć przycisk PODGLĄD MARC21. (Powrót do wyświetlania w domyślnej formie po kliknięciu przycisku PODGLĄD DUBLIN). Na dole ekranu znajduje się przycisk WYDRUK odwołujący się do odpowiednich funkcji przeglądarki internetowej i oprogramowania drukarki. 4.1. Usuwanie elementów bazy przeciwstawnej i rozbijanie opisów

Już po utworzeniu bazy przeciwstawnej (patrz 5. Księga inwentarzowa) może się okazać, że nie wszystkie książki zostały wprowadzone do inwentarza danej placówki. W tej sytuacji nie możemy dopisać brakujących egzemplarzy, ponieważ numery inwentarzowe są zajęte przez elementy bazy przeciwstawnej. Rozwiązaniem jest opcja usuwania elementów bazy przeciwstawnej (aktywna dla operatora 4 poziomu – administratora). W tym celu wybieramy odnajdujemy w katalogu (wg numeru Inwentarzowego) właściwą pozycję i klikamy znajdujący się na dole ekranu przycisk „-”. Po chwili wyświetli się okienko, w którym potwierdzamy decyzję o usunięciu ubytku. Opcja ta umożliwia również usuwanie „zwykłych” ubytków (niebędących wynikiem utworzenia bazy przeciwstawnej).

str. 59

Znajdujący się obok przycisk ROZBIJ umożliwia rozdzielenie egzemplarzy

powiązanych z opisem. Jeśli np. do jednego opisu przyporządkowane są dwa egzemplarze, po rozbiciu powstaną dwa identyczne opisy, każdy z jednym egzemplarzem.

Decyzję potwierdzamy klikając TAK w okienku, które pojawi się po chwili.

str. 60

4.2. Tworzenie i zapis listy opisów Listę opisów będącą wynikiem wyszukiwania można zapisać i później odczytać w module obsługi list (patrz 10. Obsługa list). W tym celu klikamy przycisk UTWÓRZ LISTĘ.

Następnie w wyświetlonym okienku potwierdzamy decyzje wybierając przycisk TAK.

Po chwili wyświetli się okienko, w którym możemy wybrać, czy lista ma zawierać wszystkie zwrócone opisy czy tylko opisy zawierające egzemplarze wybranych inwentarzy. Wybór potwierdzamy klikając OK.

W kolejnym okienku wpisujemy nazwę listy (domyślnie tworzy ją data i czas zapisu), przyciskiem OK zapisujemy listę (w katalogu C:\WypMateusz\ZaznaczoneRekordy\).

str. 61

Przycisk DODAJ umożliwia dodawanie pojedynczych opisów (wyróżnionych kliknięciem z

pola Wyniki przeszukiwania) do istniejącej listy lub utworzenie nowej.

Po jego kliknięciu, w następnym okienku wybieramy czy tworzymy nową listę, czy

dopisujemy rekordy do już istniejącej.

Wybór nowej listy powoduje wyświetlenie okienka, w którym podajemy jej nazwę.

Jeśli wybierzemy dopisywanie rekordów do istniejącej listy, po chwili pojawi się okienko, w którym odnajdujemy plik zawierający właściwą listę, następnie klikamy OTWÓRZ. Od tego momentu dodawane opisy dopiszą się do wybranej listy.

Program „pamięta” wybraną/utworzoną listę i do momentu wyjścia z modułu Katalog domyślnie dodaje do niej wybrane kolejne opisy.

str. 62

4.3. Dodatkowa edycja egzemplarzy i tematyki Przycisk EGZEMPLARZE umożliwia zmianę sygnatury i dostępności danego egzemplarza (porównaj 2.2.9. Obsługa egzemplarzy). Po wybraniu poszukiwanego opisu, w tabeli z prawej dolnej strony ekranu wyświetli się lista egzemplarzy dowiązanych do niego. Kliknięciem myszki wybieramy właściwy wiersz, (jeśli jest dowiązany więcej niż jeden egzemplarz). W okienkach poniżej można zmienić/wprowadzić Sygnaturę i Dostępność danej pozycji. Zmiany zatwierdzamy przyciskiem WPROWADŹ ZMIANY, listę egzemplarzy ukrywamy klikając przycisk UKRYJ.

Przycisk UŻYWANE umożliwia wyświetlenie listy stosowanych w danej placówce sygnatur oraz przycisków „Dostępność na skróty”. Podwójne kliknięcie na dowolnej pozycji na liście powoduje wpisanie wybranej wartości do pola Sygnatura. Podobne ułatwienie dostępne jest dla najczęściej stosowanych oznaczeń dostępności. Wystarczy kliknąć przycisk oznaczony danym symbolem (do wyboru C, K, M, N, H), aby został wpisany do pola Dostępność. Zmiany zatwierdzamy przyciskiem WPROWADŹ ZMIANY.

str. 63

str. 64

Program umożliwia również dodatkową edycję tematyki. Po kliknięciu przycisku TEMATYKA wyświetli się okienko podzielone na trzy pola. W górnym polu wyświetli się lista haseł wpisanych już jako tematyka lub hasła przedmiotowe danego opisu, obok każdego z nich znajduje się symbol placówki która dokonała wpisu. Hasło wybieramy kliknięciem myszki. Dla części wpisów aktywny jest przycisk USUŃ ZAZN., umożliwiający jego skasowanie. Symbol CENT oznacza, że dane hasło (funkcjonujące, jako tematyka centralna) zostało wprowadzone bezpośrednio do rekordu (w polach 6?? albo 910) i nie jest możliwe jego usunięcie w ten sposób. W środkowe pole – pole edycji, należy wpisywać poszukiwane w słowniku wyrażenie (albo wpisać nowe). Poniżej wyświetlona zostanie, w kolejności alfabetycznej lista wyrażeń wprowadzonych już do słownika. Program wyświetli fragment listy najbliższy wartości wpisanej w danym momencie do pola edycji. Kliknięciem myszki albo kursorami można w każdej chwili wybrać dowolną pozycje na liście. Wyświetli się wtedy ona również w polu edycji. Klawiszem ENTER wprowadzamy bieżącą wartość pola edycji do górnego okienka.

str. 65

Po kliknięciu przycisku EDYTUJ SŁOWNIK wyświetli się okienko edycji słownika tematyki. W okienku tym można przeglądać i usuwać wyrażenia. Hasła do usunięcia zaznaczamy umieszczając znacznik w polu z lewej strony każdej pozycji. Można wybrać wszystkie przyciskiem ZAZNACZ (klikając ponownie odznaczamy). Przyciskiem USUŃ ZAZNACZONE usuwamy wybrane wcześniej pozycje (porównaj 2.2.4.). Przyciskiem WYJDŹ wracamy do okna TEMATYKA.

Hasła przedmiotowe wpisane w polach 600, 610, 611, 630, 650, 651 wyświetlają się w podglądzie rekordu zawsze. Tematyka ujęta w polu 910 wyświetla się tylko wtedy, kiedy opis nie zawiera haseł przedmiotowych. W tabeli TEMATYKA wyświetlają się hasła zawarte w opisie (oznaczone symbolem CENT - tematyka centralna - wprowadzone bezpośrednio do rekordu w polach 6??, 910) oraz hasła dopisane poprzez katalog (oznaczone symbolem placówki, która dokonała wpisu i traktowane, jako tematyka lokalna). Według wszystkich haseł z tabeli możliwe jest odszukanie zawierającego je dokumentu (poprzez indeks tematyczny katalogu). Hasła przedmiotowe i/lub tematyka zawarte w opisie mogą jednak czasem ulec zmianie (np. zmiana w gramatyce, słownictwie języka haseł przedmiotowych, poprawianie błędu, zmiana stosowanego przez daną bibliotekę języka haseł przedmiotowych, zasad tworzenia tematyki etc). W tej sytuacji zmiana zawartości pól 6??, 910 w opisie powoduje zmianę w tabeli (a więc utracenie możliwości odszukania dokumentu poprzez „stare”

str. 66

hasła). Czasami jednak warto zachować te hasła, jako dodatkową możliwość odszukania dokumentu, (czyli przenieść je do tematyki lokalnej). Program ułatwia taka czynność. Przed zmianami w opisie wystarczy kliknąć przycisk ZAMIEŃ CENTR. NA LOKALNĄ znajdujący się na dole tabeli (oraz ewentualnie wybrać z rozwijanej listy obok symbol placówki) i program wpisze wszystkie istniejące w tabeli hasła, jako tematykę lokalną. Można teraz zmienić hasła i tematykę zawartą w opisie a „stare” hasła pozostaną związane z opisem.

str. 67

4.4. Uwagi do opisów Do każdego rekordu wybranego z listy w polu Wyniki przeszukiwania można dopisać uwagi dotyczące ewentualnych błędów w opisie danego dokumentu. Dzięki temu wszystkie placówki mogą wpływać na jego zawartość, sugerować zmiany. Program umożliwia w ten sposób wymianę informacji, uwag miedzy placówkami a działem opracowań (lub miedzy placówkami, jeśli opracowanie zbiorów jest zdecentralizowane). Klikniecie przycisku TREŚĆ UWAGI spowoduje wyświetlenie się z lewej strony ekranu okienka Uwagi i spostrzeżenia. W okienku tym można wpisać treść uwagi. Przyciskiem PODPISZ dodajemy informacje o dacie i czasie wpisu, nazwę zalogowanego operatora oraz symbol placówki. Przyciskiem USUŃ UWAGĘ kasujemy zawartość okienka. Klikając ZAPISZ wiążemy uwagę z opisem, przyciskiem ZAMKNIJ rezygnujemy ze zmian. Opisy z wprowadzonymi uwagami można odnaleźć w katalogu wybierając w kryteriach wyszukiwania: Przeglądamy pozycje z dopisaną uwagą. Z listy będącej wynikiem wyszukiwania wybieramy kolejne pozycje i klikając przycisk TREŚĆ UWAGI sprawdzamy dopisane informacje. Jeśli dany błąd zostanie usunięty (poprawiono opis) wskazane jest usuwanie uwagi.

str. 68

4.5. Karty katalogowe

Z poziomu katalogu możliwy jest także podgląd i drukowanie kart katalogowych. W tym należy kliknąć przyciski KART. KAT.

Wyświetli się po chwili okienko, w którym zaprezentowany zostanie podgląd karty katalogowej. Z rozwijanej listy na dole ekranu wybieramy właściwy numer inwentarzowy, dla którego ma być wyświetlony podgląd karty (zmiana numeru wymaga odświeżenia podglądu – dwukrotnego kliknięcia przycisku KART. KAT.). Znajdujący się obok przycisk umożliwia wydruk karty. Przycisk TYTUŁOWA zmienia hasło w nagłówku karty na tytułowe.

str. 69

5. Księga inwentarzowa

Moduł ten umożliwia drukowanie i przeglądanie ksiąg inwentarzowych danej biblioteki oraz tworzenie przeciwstawnej bazy ubytków.

Po uruchomieniu modułu należy w polu placówka(filia) wybrać nazwę placówki z

rozwijanej listy. Następnie należy kliknąć przycisk SPRAWDŹ.

Wyświetlą się wtedy wszystkie inwentarze przypisane danej placówce. Dane dotyczące każdego z inwentarzy podane zostaną w osobnym wierszu w polach poniżej. Należą do nich:

� Nazwa inwentarza, � Baza (nazwa bazy), � Denominacja (numer inwentarzowy, od którego wartości są denominowane),

Ewentualne zmiany w wartości tych pól zatwierdzamy przyciskiem WPROWADŹ

ZMIANY. Aktywny inwentarz, którego będą dotyczyły wszystkie przeprowadzane w danym momencie operację wybieramy wstawiając znacznik w okrągłym polu z prawej strony danego wiersza.

str. 70

W dolnej części ekranu znajduje się zestaw pól służących obsłudze bazy przeciwstawnej. Dzięki nim można utworzyć bazę zawierającą informacje o ubytkach. Zawiera ona informacje o egzemplarzach pozycji wycofanych z danego inwentarza, powstaje poprzez powiązanie numerów inwentarzowych - niedowiązanych do żadnego opisu (nieistniejących w bazie) z dostępnością „U” (ubytkowana).

Przycisk SPRAWDZ CZY ISTNIEJE KONIECZNOŚĆ UTWORZENIA BAZY umożliwia kontrolę

stanu bazy pod tym kątem. W polu obok podajemy nr inwentarzowy, do którego ma zostać przeprowadzona kontrola. Poniżej wyświetla się aktualna ilość pozycji ubytkowanych oraz ilość egzemplarzy w bazie.

Kolejne przyciski umożliwiają:

• Utworzenie bazy przeciwstawnej, • Usunięcie z niej rekordów nie zawierających informacji o egzemplarzu – jego

ubytkowaniu, • Przesłanie na serwer centralny uzupełnionych rekordów bazy przeciwstawnej z

serwera lokalnego (uzupełnienie rekordów przeprowadzane jest w module udostępniania SB Mateusz).

str. 71

5.1. Kody, Wydruk i wartość inwentarza

Z prawej strony ekranu znajdują się trzy zakładki aktywowane kliknięciem myszki. 1) Zakładka Kody zawiera informacje określające sposób generowania kodu kreskowego dla każdego inwentarza w danej placówce.

W pierwszym polu znajdują się trzy cyfry stałe w danym inwentarzu, umożliwiające systemowi rozróżnienie dokumentów z różnych placówek i inwentarzy oraz typów dokumentów. Podobne zastosowanie ma następne pole (jedna cyfra).

Trzecim elementem kodu nie podlegającym edycji i zmiennym dla każdej pozycji w inwentarzu jest numer inwentarzowy (składający się z 5-7 cyfr) Ostatnie pole w wierszu przeznaczone jest na określenie cyfr kończących numer kodu. Rozwijana lista dopuszcza następujące wartości na końcu kodu:

� 0; � 00; � 000; � S.K. (jedna cyfra sumy kontrolnej).

Zmiany dokonane w tabeli zatwierdzamy przyciskiem WPROWADŹ ZMIANY (jest on aktywny tylko dla użytkownika 4 poziomu- administratora)

str. 72

2) Zakładka Wydruk inwentarza umożliwia drukowanie inwentarza danej placówki. Jeśli w placówce jest więcej niż jeden rodzaj inwentarza, należy wybrać właściwy klikając okrągły znacznik w odpowiednim wierszu. W pole Nr inw. należy wpisać numer, od którego chcemy drukować księgę inwentarzową. Inną możliwością jest drukowanie od określonej strony inwentarza. Należy wtedy wypełnić pole Od strony. (wartości w nim można zmieniać również przez klikanie trójkątnych strzałek umieszczonych z prawej strony).

Po wstawieniu znacznika w pole Drukuj inwentarz w poniższym zakresie można w uaktywnionych polach poniżej sprecyzować zakres drukowania (podać najniższy i najwyższy numer inwentarzowy). Wydrukowany zostanie wtedy zakres między nimi włącznie. Pozycje z poza niego nie zostaną uwzględnione nawet, jeśli znajdują się na tej samej stronie.

str. 73

Wstawiając znacznik w pole Zeruj wartość z przeniesienia możemy ustawić

wartość początkową drukowanego zakresu na 0 zł. W polu Drukowany numer strony ustawiamy początkowy numer drukowanego zakresu (tzn, np. jeśli drukujemy strony od, 5 do 10 ale ustawimy początkowy numer na 15 to strony wydrukują się z numeracją od 15 do 20 – domyślna wartość 1) W polu Drukuj strony ustawiamy sposób wydruku stron (z rozwijanej listy: kolejno, parzyste, nieparzyste). Pole Drukuj stron przeznaczone jest do określenia ilości kolejnych stron, które chcemy wydrukować (licząc od wybranej wcześniej strony lub numeru inwentarzowego). W polu poniżej możemy również określić liczbę drukowanych egzemplarzy.

W polu Proszę wybrać drukarkę wybieramy z listy drukarkę, następnie klikamy przycisk DRUKUJ. Po kliknięciu przycisku PODGLĄD program wyświetli wybraną stronę księgi inwentarzowej, klikając < > przeglądamy kolejne strony. Powrót do zakładki Wydruk inwentarza umożliwia przycisk UKRYJ.

Dla większej przejrzystości nazwy wydrukowanych wydawnictw zostały skrócone (np. „Wydawnictwo” - „Wydaw.”). Dodatkowo, jeśli w opisach wypełnione zostało podpole 960 b (zawierające skróconą nazwę wydawcy) program w wydruku przejmie nazwy wydawcy z tego pola (pomijając zawartość podpola 260 b).

3) Zakładka Wartość

numeru inwentarzowego. W pierwszym polu podajemy numer inwentarzowy, w kolejnym całą wartość inwentarza do tego numeru, w polu obok ustawiamy odpowiednią datę. Bieżąca wartość księgozbioru (podawana w księdzeakcesji) zależy od wpisanych tu wartości. Korzystne jest żeby podane tu informacje dotyczyły ostatnich rozliczonych i sprawdzonych danych sprzed całkowitego przejścia na obsługiwanie danego inwentarza przez powinno się ich modyfikować bez wyraźnej potrzeby. Wprowadzone wartości można zapisać (przyciskiem WPROWADŹ ZMIANYpoziomu – administrator).

umożliwia ustawienie wartości księgozbioru do danego numeru inwentarzowego. W pierwszym polu podajemy numer inwentarzowy, w kolejnym całą wartość inwentarza do tego numeru, w polu obok ustawiamy odpowiednią datę. Bieżąca wartość księgozbioru (podawana w księdze inwentarzowej akcesji) zależy od wpisanych tu wartości. Korzystne jest żeby podane tu informacje dotyczyły ostatnich rozliczonych i sprawdzonych danych sprzed całkowitego przejścia na obsługiwanie danego inwentarza przez SB Mateusz. Pola te wystarczy wypełnić raz i nie powinno się ich modyfikować bez wyraźnej potrzeby. Wprowadzone wartości można

WPROWADŹ ZMIANY) tylko wtedy, kiedy zalogowany jest operator 4

str. 74

wia ustawienie wartości księgozbioru do danego numeru inwentarzowego. W pierwszym polu podajemy numer inwentarzowy, w kolejnym całą wartość inwentarza do tego numeru, w polu obok ustawiamy odpowiednią datę.

inwentarzowej oraz zestawieniach akcesji) zależy od wpisanych tu wartości. Korzystne jest żeby podane tu informacje dotyczyły ostatnich rozliczonych i sprawdzonych danych sprzed całkowitego przejścia na

a te wystarczy wypełnić raz i nie powinno się ich modyfikować bez wyraźnej potrzeby. Wprowadzone wartości można

zalogowany jest operator 4

str. 75

Dla administratora aktywny jest również znajdujący się obok przycisk STRUKTURA ZBIORÓW umożliwiający wprowadzenie wartości początkowych dla każdego inwentarza. Dzięki temu możliwe jest poprawne drukowanie zestawień statystycznych.

str. 76

6. Import

Moduł umożliwia podwiązywanie baz zewnętrznych do programu, dzięki temu mogą być one wykorzystywane, jako źródło opisów. W ten sposób mogą być zastosowane np. bazy Przewodnika Bibliograficznego BN oraz różnorodne bazy pomocnicze.

Moduł Import jest dostępny dla zalogowanych użytkowników poziomu 3 i 4 (Kierownik, Administrator). Umożliwia import danych do lokalnych katalogów z plików w formacie iso. Należy kliknąć przycisk OTWÓRZ i w wyświetlonym okienku zlokalizować i wskazać kliknięciem plik zawierający dane, które chcemy zaimportować do programu, następnie klikamy OTWÓRZ. Pierwszy z pobranych opisów wyświetli się w okienku podglądu rekordu. Poniżej przycisku OTWÓRZ wyświetlana jest liczba opisów zawartych w pliku, w polu Wyświetlany opis podany jest numer opisu wyświetlanego w tym momencie w okienku podglądu rekordu (domyślnie 1). Zmieniamy go klikając trójkątne strzałki umieszczone z prawej strony pola. Opcja ta umożliwia przejrzenie opisów przed importem. W polu Konwersja wybieramy z rozwijanej listy system kodowania znaków ( do wyboru CP852, UTF-8, ISO6937/2, Mazowia, ISO8859-2, Win1250). Zmiana kodowania od razu widoczna jest w podglądanym opisie.

Następnym krokiem jest wybór bazy docelowej i sposobu importu. Kliknięciem myszki ustawiamy jedną z dostępnych opcji: 1) Zaimportowane opisy zostaną wprowadzone do istniejącej bazy lokalnej (opisy

str. 77

znajdujące się bazie pozostaną). Bazę wybieramy z rozwijanej listy. 2) Zaimportowane opisy zostaną wprowadzone do istniejącej bazy lokalnej (opisy

znajdujące się bazie zostaną usunięte). Bazę wybieramy z rozwijanej listy. 3) Zaimportowane opisy zostaną wprowadzone do nowej bazy (należy wtedy w kolejnych

polach podać nazwę bazy, folder okładek oraz wyświetlany opis słowny, w polu rodzaj należy wybrać z rozwijanej listy jedną z wartości: filmy, książki, multimedia, muzyczne).

Znacznik w polu poniżej oznacza, że obce znaki w importowanych dokumentach są kodowane zgodnie z zasadami przyjętymi w programie MAK.

Następny znacznik stosujemy dla dokumentów, w których brakuje LDR albo jest on nieprawidłowy. Należy wtedy również wybrać z rozwijanej listy właściwy typ importowanych dokumentów. (do wyboru: czasopismo, film, książka, książka mówiona, muzyka, program komputerowy). Dodatkowo trzeba z rozwijanej listy w lewym dolnym rogu ekranu wybrać domyślną maskę/szablon, w którym dokumenty te będą domyślnie

str. 78

otwierane do edycji. Import rozpoczynamy klikając przycisk ROZPOCZNIJ IMPORT. W każdej chwili można przerwać ten proces klikając przycisk PRZERWIJ.

Oprócz importowania całych rekordów do centralnej bazy, istnieje także opcja importu samych wartości z pól przeznaczonych na hasła przedmiotowe. Wartości te zostaną wprowadzone do słowników odpowiednich podpól. (np. określniki występujące w podpolu 600x zostaną wprowadzone do powiązanego z tym podpolem słownika - porównaj 2.2.5. Tworzenie słowników i modyfikacja ich ustawień) Import ten rozpoczynamy klikając przycisk SŁOWNIK 6XX. Program umożliwia również usuwanie wybranych baz lokalnych. Należy w tym celu wybrać w polu Usuwanie baz pomocniczych właściwą bazę z rozwijanej listy. Kliknięcie przycisku USUŃ spowoduje wyświetlenie okienka, w którym należy potwierdzić tę decyzję klikając TAK. 6.1. Import do centralnej bazy

Istnieje również możliwość importu danych bezpośrednio do centralnej bazy opisów.

Najpierw należy wybrać bazę do importu (przycisk OTWÓRZ), system kodowania znaków, ustawić domyślną maskę, ewentualnie ustawić LDR odpowiedni do dokumentów w bazie (analogicznie jak dla importu do baz lokalnych patrz 6. Import).

str. 79

Program umożliwia przejęcie danych inwentarzowych z dokumentów pochodzących z programu MAK. Dane te pobierane są z pola 923. Po kliknięciu przycisku WIĘCEJ znajdującego się na dole ekranu rozwinie się okienko zawierające zestaw pól kolejno:

� Data wpisu, � Sposób nabycia, � Dostępność, � Akcesja nr, � Akcesja rok, � Pozycja na fakturze, � Inwentarz nr, � Cena, � Sygnatura.

Wartości każdego z tych pól należy wybrać z rozwijanej listy. Oznaczają one symbol podpola w polu 923, z którego pobierane mają zostać dane do rekordu egzemplarza. Zmiany zatwierdzane są kliknięciem przycisku ZAPISZ. W polu Inwentarz wybieramy z rozwijanej listy nazwę właściwej bazy. W polu poniżej ustawiamy datę wpisu dla wszystkich importowanych rekordów. Opisane poniżej funkcje związane z importem do centralnej bazy opisów wymagają podania w polu Klucz specjalnego hasła/klucza. Jego brak lub błędne wpisanie blokuje ich działanie. Po kliknięciu przycisku IMPORT DO CENTRALNEJ BAZY dotychczasowa zawartość tej bazy zostaje przesunięta do bazy tymczasowej (ze względów bezpieczeństwa opisy nie są importowane bezpośrednio). Nowe rekordy importowane są do pustej teraz bazy centralnej. Po zakończeniu importu można przejrzeć w katalogu zawartość tej bazy (zawierającą w tym momencie tylko zaimportowane przed chwilą opisy), jeśli uznamy, że proces przebiegł właściwie, przyciskiem SCAL BAZĘ łączymy centralną bazę opisów z bazą tymczasową. W przeciwnym wypadku wybieramy przycisk COFNIJ IMPORT (przywracający pierwotny stan centralnej bazy opisów). Na dole ekranu znajdują się dodatkowo przyciski ZRÓB KOPIĘ (umożliwiający utworzenie zapasowej kopii centralnej bazy opisów), oraz PRZYWRÓĆ Z KOPII.

str. 80

7. Skanowanie

Moduł umożliwia współprace programu ze skanerem podłączonym do komputera. Dzięki modułowi można pobrać ze skanera skanowany obraz okładki książki i po edycji zapisać w sposób umożliwiający wyświetlanie okładek w katalogu komputerowym. Obrazy okładek książek zapisywane są pod nazwami zawierającymi ich numer ISBN. W polu Katalog ISBN należy wpisać nazwę i ścieżkę dostępu do katalogu, w którym program ma zapisywać skanowany obraz. Każda wpisana wartość staje się wartością domyślną. (Przykładowa wartość O:\ISBN\) W polu Rozdzielczość określamy rozdzielczość skanowania (domyślnie 300 dpi) zmieniamy ją klikając trójkątne strzałki umieszczone z prawej strony pola. Źródło skanu określamy po naciśnięciu przycisku WYBÓR. Wyświetla się wtedy lista obsługiwanych skanerów. Właściwy wybieramy klikając myszką na jego nazwę i zatwierdzając przyciskiem WYBIERZ, staje się on domyślnym źródłem skanu. Poniżej pola ROZDZIELCZOŚĆ znajduje się kwadrat z zielonym znacznikiem v. Usunięcie tego znacznika kliknięciem myszki powoduje wyświetlanie oryginalnego panelu oprogramowania skanera (domyślnie panel nie jest wyświetlany w celu przyśpieszenia procesu skanowania).

str. 81

W polu Powiększenie określamy rozmiar obrazu wyświetlanego w głównym oknie modułu (domyślnie 60 % rozmiaru oryginalnego). Rozmiar zmieniamy klikając trójkątne strzałki umieszczone z prawej strony pola. (w zakresie 10% - 100%). 7.1. Rozpoczęcie procesu skanowania Po wybraniu kliknięciem myszki modułu skanowania program automatycznie ustawia kursor w polu do wpisywania numeru ISBN. Sczytujemy czytnikiem kodu kreskowego kod z książki, której okładkę chcemy zeskanować albo wprowadzamy numer ISBN tej książki z klawiatury w postaci bez kresek rozdzielających (np 8324700854 lub 9788324700851). Następnie wybieramy przycisk SZUKAJ. Program przeszuka wtedy bazę skanów i jeśli odnajdzie skan przypisany do tego numeru wyświetli go w głównym oknie modułu. Odkładamy wtedy książkę i sczytujemy kod kreskowy z następnej. Jeśli nie odnajdzie skanu to wyświetli tam obraz kontrolny. Należy wtedy kliknąć przycisk SKANUJ i poczekać na zeskanowanie okładki książki przez dołączony do komputera skaner. Zeskanowany obraz wyświetli się w głównym oknie modułu. Istnieje również możliwość przejmowania obrazów do głównego okna modułu z innych źródeł:

1) Pobieranie obrazu z pliku.

Po wprowadzeniu lub sczytaniu numeru ISBN klikamy przycisk Z PLIKU i w wyświetlonym okienku wybieramy ścieżkę dostępu do pliku graficznego, zaznaczamy właściwy plik, następnie klikamy przycisk OTWÓRZ. Obraz pojawi się wtedy w głównym oknie modułu. 2) Pobieranie obrazu z internetu.

Po wprowadzeniu lub sczytaniu numeru ISBN uruchamiamy przeglądarkę internetową i znajdujemy właściwy obraz na stronie www i wybieramy z menu kontekstowego przeglądarki internetowej polecenie kopiuj obraz. Wracamy do programu Mateusz i następnie klikamy przycisk Z INTERNETU Obraz pojawi się wtedy w głównym oknie modułu. Po uzyskaniu obrazu skanu w głównym oknie modułu (niezależnie od metody pozyskania) należy zaznaczyć część wyświetlonego obrazu, którą chcemy przypisać do numeru ISBN (obcinamy w ten sposób tło skanu). W tym celu należy kliknąć lewym klawiszem myszy w rogu obrazka i trzymając klawisz zaznaczyć wyświetloną ramką obszar, który chcemy zapisać, jako obraz skanu dokumentu, następnie puszczamy przycisk i klikając prawy klawisz myszy zatwierdzamy obszar skanu. Później wybieramy myszką przycisk ZAPISZ. Podczas zapisywania następuje automatyczne przeskalowanie do wymaganych przez program rozmiarów (inny do internetu, inny do pracy w sieci lokalnej). Proces skanowania i zapisu tej okładki zostaje zakończony, możemy powtórzyć cała operację dla następnego dokumentu.

str. 82

str. 83

Jeśli zapisany obraz skanu, nie jest poprawny graficznie, można ponownie kliknąć przycisk SKANUJ i powtórzyć skanowanie. Po zaznaczeniu wybranej części wyświetlonego obrazu i kliknięciu przycisku ZAPISZ wyświetli się komunikat informujący o istnieniu w bazie okładki przyporządkowanej do tego numeru ISBN i pytanie, czy chcemy ja zastąpić. Wybieramy klikając lewym przyciskiem myszki na TAK. Program umożliwia również zmianę numeru, pod którym mają zostać zapisane skany. Jest to szczególnie przydatne w sytuacji, w której okładki książek różnią się mimo posiadania takiego samego numeru ISBN (następne wydania danego tytułu, ISBN wspólny dla różnych części książki etc.) W takiej sytuacji należy przewinąć strzałkami ostatnią cyfrę numeru ISBN wyświetloną w okienku w prawym dolnym rogu ekranu.

W okienko to można wpisać także nowy numer, pod którym zapisze się obraz z głównego okna modułu. (np. w sytuacji, kiedy różne wydania książki, z różnymi numerami ISBN mają identyczną okładkę).

str. 84

7.2. Zapisywanie obrazów bez zastosowania numeru ISBN Istnieje również możliwość zapisywania obrazów skanów dokumentów inny sposób niż z zastosowaniem numeru ISBN. W prawym dolnym rogu ekranu znajduje się kwadrat z czarnym znacznikiem v. (znacznikiem zapisu z zastosowaniem numeracji ISBN). Usunięcie tego znacznika kliknięciem myszki powoduje uaktywnienie pola Katalog. W pole to należy wpisać nazwę i ścieżkę dostępu do katalogu, w którym program ma zapisywać skanowany obraz. Każda wpisana wartość staje się wartością domyślną. (Przykładowa wartość c:\okładki\filmy\). W pole poniżej należy wpisać nazwę bazy inwentarzowej, do której przypisane są skanowane dokumenty.

Następnie należy zeskanować obraz okładki, który chcemy zapisać i podobnie jak w przypadku materiałów zapisywanych z zastosowaniem numeru ISBN wybrać obszar obrazu do zapisu. Pole z lewej strony przycisku ZAPISZ służy do wpisywania numeru inwentarzowego skanowanej pozycji (zamiast numeru ISBN). Zapisujemy obraz klikając przycisk ZAPISZ. Tak zapisane obrazy można przeglądać wpisując numery inwentarzowe dokumentów, albo klikając trójkątne strzałki umieszczone z prawej strony pola.

str. 85

8. Administracja Po wybraniu ikonki modułu wyświetli się zakładka Kontroli Spójności.

Umożliwia ona sprawdzenie poprawności baz danych. Kontrolowane są wpisy w tabelach: Egzemplarze, Autorzy, Serie, Tematyka/hasła, ISBN, odnajdywane są również rekordy bez dowiązanego egzemplarza. Kategorie te sprawdzane są osobno po kliknięciu odpowiedniego przycisku ROZPOCZNIJ. W okienku obok wyświetlana jest lista odnalezionych błędnych wpisów (podawane są tam informacje o nazwie inwentarza, w którym odnaleziono dany wpis, numerze inwentarzowym pozycji i dacie jej zapisu). Wstawienie znacznika w pole znajdujące się w górnej części zakładki spowoduje, że program dodatkowo naprawi (usunie) odnalezione błędne wpisy. Operacja ta jest dostępna tylko dla użytkownika 4 poziomu - Administratora.

str. 86

8.1. Konwersja Kasia > Mateusz Opisy wprowadzone do programu znajdują się w bazie centralnej. Tam też znajdują się informacje o rekordzie egzemplarzy. Zapewnia to bezpieczeństwo i sprawną dystrybucję danych, (co ma znaczenie szczególnie w sytuacji, kiedy program obsługuje kilka różnych baz). Zakładka Kasia > Mateusz umożliwia tworzenie aktualnych lokalnych kopii katalogów oraz wysyłanie aktualizacji (zakładka dostępna dla zalogowanych użytkowników poziomu 3 i 4 - Kierownik, Administrator). Nowe dokumenty opracowane w module katalogowania zanim ich opisy będą widoczne w lokalnym katalogu danej placówki (w module udostępniania) oraz będzie możliwe ich wypożyczanie muszą zostać pobrane z katalogu centralnego. Każda placówka może w ten sposób aktualizować swój katalog (do wypożyczania i przeglądania zbiorów, dokonywania rezerwacji) oraz znajdujące się na jej serwerze kopie katalogów innych placówek (do przeglądania zbiorów i dokonywania rezerwacji). Klikając przycisk ROZPOCZNIJ znajdujący się w lewej części ekranu inicjujemy proces pobierania wszystkich opisów (oraz dowiązanych do nich informacji o rekordzie egzemplarza) zapisanych w bazie centralnej. Powyżej wyświetlana jest liczba rekordów oraz data i czas poprzedniej konwersji. Wciśnięcie przycisku Pobierz XML i ISO powoduje, że pobierane są dodatkowo dane w tych formatach (w związku, z czym cały proces trwa dłużej). Podczas pobierania rekordów wyświetlane są paski ilustrujące procentowy stan tego procesu.

str. 87

Kiedy wszystkie opisy zostaną pobrane należy zaznaczyć na liście lokalną bazę (w rubryce Etap 1), którą chcemy zaktualizować. W polu poniżej wyświetli się wtedy jej nazwa. (zaznaczenie większej ilości baz wymaga podania w tym polu nazwy zbiorczej – dodatkowo możemy wtedy znacznikiem umieszczonym poniżej spowodować dołączenie do nr inwentarzowych skróconych nazw placówek) Przycisk Konwertuj CZASOPISMA wybiera bazę czasopism. (wspólna dla całej biblioteki) wciśnięcie przycisku Dowiąż odsyłacze uaktywnia sprawdzanie rekordów w bazie odsyłaczowej. Przyciskiem ROZPOCZNIJ znajdującym się obok rozpoczynamy proces (Etap 1).

Po skończonej konwersji powstaje lokalna kopia wybranej wcześniej bazy. Uaktywnia się wtedy następny przycisk ROZPOCZNIJ (Etap 2). Dopiero jego kliknięcie zastąpi „starą” bazę jej „nowszą” zaktualizowaną wersją. Oddzielenie procesu konwersji od zastępowania „starej” bazy zwiększa bezpieczeństwo danych.

Etap 1 i etap 2 potarzamy dla wszystkich baz, które chcemy zaktualizować. Jeśli

aktualizujemy te bazy jednego dnia (lub stan centralnej bazy opisów nie zmienił się od ostatniej aktualizacji) to nie należy ponowne pobierać wszystkich opisów z centralnej bazy.

Zakładka umożliwia również utworzenie pliku aktualizującego dane na serwerze centralnym. Przesłanie tego pliku umożliwia aktualizacje katalogu internetowego danej placówki. W tym celu należy pobrać opisy z bazy centralnej (patrz wyżej), potem wybrać z rozwijanej listy lokalną bazę, której aktualizacje na serwerze centralnym chcemy przeprowadzić. Następnie należy klikając odpowiednie przyciski ROZPOCZNIJ skonwertować bazę (Etap 1) oraz zastąpić jej starszą wersję (Etap 2).

str. 88

Kolejnym etapem jest utworzenie pliku aktualizującego serwer centralny (Etap 3). Z rozwijanej listy w prawym dolnym rogu ekranu wybieramy najpierw cyfrę, którą program umieści w nazwie pliku (służy to uniknięciu sytuacji, w której aktualizacje różnych baz mają taką samą nazwę). Cyfra ta powinna być stała dla danej bazy, dlatego warto ją zanotować w okienku znajdującym się na dole ekranu.

Obok znajduje się pole oznaczone „Dołącz instrukcję: set character set cp1250” W zależności od ustawień kodowania bazy na serwerze centralnym należy umieścić w nim znacznik. (wymagany dla kodowania UTF 8_polish_ci). Następnie klikamy przycisk ROZPOCZNIJ znajdujący się na dole z prawej strony ekranu. Program utworzy wtedy plik aktualizacyjny w katalogu C:\WypMateusz\DoWysłania\.

W zakładce znajduje się również przycisk ZRÓB PEŁNĄ KOPIĘ CENTRALNEJ BAZY

OPISÓW, jego kliknięcie spowoduje pobranie i utworzenie na dysku lokalnym komputera (w folderze C:\WypMateusz\Backup\ ) pliku zawierającego kopię tej bazy.

Przycisk ZRZUĆ OPISY DO .ISO umożliwia utworzenie bazy w formacie ISO zawierającej kopie wszystkich opisów znajdujących się w centralnej bazie danej biblioteki. W okienku, które wyświetli się po chwili potwierdzamy decyzje i wybieramy czy eksportujemy wszystkie opisy, czy tylko opisy z ostatniego miesiąca. Plik, który zostanie umożliwia aktualizację danych serwera Z39.50 (jeśli dana biblioteka udostępnia poprzez ten protokół swoje bazy).

Na środku ekranu w tabelce Stan katalogów wyświetlane są informacje o dacie

ostatniej aktualizacji poszczególnych baz na serwerze centralnym i lokalnym. Jeśli data aktualizacji na serwerze lokalnym jest wcześniejsza od tej na serwerze centralnym wiersz jest podświetlony żółtym kolorem. Oznacza to, że warto przeprowadzić aktualizację takiej

str. 89

bazy, gdyż są w niej nowe dane, których jeszcze nie widać w naszej lokalnej bazie, (czyli czytelnicy i pracownicy nie mogą takich pozycji – nowości pochodzących z innych wypożyczalni odnaleźć w katalogu „naszej” placówki).

Przycisk OTWÓRZ znajdujący się na dole ekranu umożliwia zaimportowanie do

programu nowej zaktualizowanej bazy CKHW. W wyświetlonym okienku należy odnaleźć właściwy plik i kliknięciem OTWÓRZ rozpocząć import nowej bazy.

str. 90

8.2. Dowiązania baz Po wybraniu zakładki na ekranie wyświetlają się informacje o dowiązanych lokalnie bazach (zakładka dostępna tylko dla użytkownika poziomu 4 – Administratora). Po podświetleniu kliknięciem myszki wybranego wiersza możemy w dolnej części okna edytować pola:

� Nazwa wyświetlana, � Baza, � Placówka (wypełnienie tego pola powoduje ustawienie danej bazy, jako

startowej podczas włączania katalogu), � L.p., � Folder okładek, � Rodzaj zbiorów (wybór z rozwijanej listy - zmienia wartość w kolumnie „M” tabeli).

Kliknięcie przycisku USUŃ WIERSZ kasuje podświetlony wcześniej kursorem wiersz z listy. Zmianę danych zatwierdzamy klikając przycisk ZAPISZ ZMIANY. Nowe dane wprowadzamy znajdując wcześniej wolny wiersz na końcu listy. Podświetlając go kliknięciem myszki i wpisując odpowiednie wartości w pola. (j.w.)

str. 91

Resztę ustawień edytujemy wstawiając znacznik w odpowiedniej kolumnie wybranego wiersza:

� Znacznik w kolumnie „I” oznacza, że okładki wyszukiwane są wg numeru ISBN, brak znacznika – wyszukiwane wg numeru inwentarzowego,

� Znacznik w kolumnie „U” powoduje, że dana baza nie jest widoczna w katalogu dostępnym lokalnie dla czytelników, brak znacznika – baza jest widoczna,

� Znacznik w kolumnie „E” oznacza, że lokalnie jest możliwa edycja rekordu egzemplarza dla danej bazy, brak znacznika uniemożliwia edycję.

� Znacznik w kolumnie „Br” oznacza, że istnieje baza broszur danej placówki i możliwe jest dodawanie do niej egzemplarzy (na liście wyboru katalogu - w polu Akcesja tabeli edycji egzemplarzy pojawia się do wyboru baza broszur danej placówki).

str. 92

8.3. Kontrola wypełnienia Po całkowitym wprowadzeniu (poprawieniu) opisu program sprawdza, czy wypełnione są podpola ustawione w danym szablonie, jako niezbędne. (Zapisać można tylko taki opis, który spełnia ten warunek - Patrz 2.2.8. Zapisywanie opisu) Można również określić dodatkowy zestaw podpól, których wypełnienie program będzie kontrolował. Niewypełnienie tych podpól spowoduje wyświetlenie odpowiedniego komunikatu. Możliwe jednak będzie zapisanie takiego opisu do centralnej bazy.

Zestaw podpól określamy w zakładce Kontrola wypełnienia (zakładka dostępna tylko dla użytkownika poziomu 4 – Administratora). W tym celu należy z rozwijanej listy w polu Materiał/poziom wybrać szablon, którego ma dotyczyć kontrola (dane ustawienia dotyczą tylko wybranego szablonu).

W głównym polu zakładki wyświetla się w kolejnych wierszach zestaw podpól wchodzących w skład danego szablonu (W kolejnych kolumnach: liczba porządkowa,

str. 93

nazwa aktywnego podpola zapisana w formie trzycyfrowej etykiety, identyfikator podpola, słowna nazwa podpola). Z prawej strony każdego wiersza należy wstawić znacznik, jeśli chcemy, aby program kontrolował wypełnienie tego podpola. Ustawienia zatwierdzamy przyciskiem ZAPISZ ZMIANY. Przycisk ODZNACZ WSZYSTKIE zdejmuje znaczniki z wszystkich podpól danego szablonu. W polu Zaznaczonych wyświetlają się etykiety wybranych podpól i ich łączna ilość.

8.4. Główne Zakładka ta umożliwia dokładne określenie uprawnień poszczególnych operatorów (zakładka dostępna tylko dla użytkownika poziomu 4 – Administratora). W tabeli Edycja operatorów wyświetlana jest lista nazwisk. Dane nowych operatorów wprowadzamy znajdując pierwszy wolny wiersz w tabeli i wypełniając pole Imię, nazwisko operatora. Kliknięcie przycisku USUŃ WIERSZ kasuje podświetlony wcześniej kursorem wiersz z listy. Przycisk WYKONAJ umożliwia wprowadzenie do tabeli danych wszystkich operatorów z danej placówki. Zmianę danych zatwierdzamy klikając przycisk ZAPISZ ZMIANY.

str. 94

Uprawnienia edytujemy wstawiając znacznik w odpowiedniej kolumnie wybranego wiersza:

� Znacznik w kolumnie „O” - operator może wprowadzać nowe oraz edytować istniejące w centralnej bazie opisy,

� Znacznik w kolumnie „E” - operator może dodawać, usuwać, edytować egzemplarze zgodnie z statusem placówki (określonym w kolumnie „E” zakładki Dowiązania baz),

� Znacznik w kolumnie „T” - operator może wprowadzać i usuwać tematykę zewnętrzną,

� Znacznik w kolumnie „W” - operator niezależnie od statusu placówki (określonego w kolumnie „E” zakładki Dowiązania baz - patrz 8.2.) posiada pełny dostęp do katalogów wszystkich placówek, edycji egzemplarzy i tematyki,

� Znacznik w kolumnie „S” - operator otrzymuje dostęp do modułu Scalania, � Znacznik w kolumnie „B” blokuje konto operatora.

Przycisk ZABLOKUJ WSZYSTKIE KONTA umożliwia zablokowanie uprawnień wszystkich operatorów z listy. Jego ponowne kliknięcie zdejmuje blokadę.

str. 95

8.5. Zestawienie akcesji Kontrola wprowadzonych danych dotyczących rekordu egzemplarza możliwa jest po wybraniu zakładki Zestawienie akcesji (zakładka dostępna dla zalogowanych użytkowników poziomu 3 i 4 - Kierownik, Administrator). Wyświetli się wtedy dodatkowy panel. W dolnej jego części w polu Inwentarz należy wybrać z rozwijanej listy odpowiednią bazę, w polu obok ustawiamy wybrany rok. W kolejnym polu możemy ustawić miesiąc, do którego chcemy wydrukować zestawienie (domyślnie ustawiona jest liczba 12). Przyciskiem POKAŻ zatwierdzamy wybór. Po chwili wyświetli się lista akcesji.

Na liście widoczne są również faktury wprowadzone i zablokowane w module Akcesja.

str. 96

Dane podawane przy każdej akcesji w kolumnach:

� Akcesja (numer zakupu dla wybranej placówki w danym roku), � Data wpisu, � Nr faktury, � Wartość (faktury), � Egz. (ilość pozycji), � Nr inwentarzowy OD, � Nr inwentarzowy DO.

Dane podawane przy akcesji kończącej dany miesiąc:

� Sumarycznie wartość (akcesji w danym miesiącu), � Egzemplarze sumarycznie (w kolumnach – Ogółem, Literatura piękna dla dzieci,

Literatura piękna dla dorosłych, Nie beletrystyczna)

Na końcu tabeli podana jest sumaryczna wartość i ilość pozycji dla danego roku. Wartości w tabeli Egzemplarze sumarycznie obliczane są na podstawie nadanych egzemplarzom sygnatur. Dodatkowo program umożliwia określenie, do której kolumny (dla dzieci lub dorosłych w zależności od preferencji i profilu danej biblioteki) trafią pozycje z sygnaturą „IV”. Możliwe jest również ustawienie ilości początkowych pomijanych znaków w sygnaturze (przydatne w sytuacji, w której dana placówka sygnatury poprzedza dodatkowym znakiem).

Program ułatwia również odnalezienie ewentualnych błędów, niewpisanych egzemplarzy:

� Jeśli ostatni numer inwentarzowy przyporządkowany do danej akcesji niższy jest od pierwszego numeru inwentarzowego następnej akcesji, oba numery wyświetlone są w kolorze czerwonym.

� Jeśli liczba numerów inwentarzowych zawartych (włącznie) między pierwszym a

ostatnim numerem inwentarzowym wchodzącym w skład danej faktury różna jest od ilości faktycznie wprowadzonych egzemplarzy (kolumna Il. poz.) numer akcesji danej faktury wyświetlony jest w kolorze czerwonym.

str. 97

Akcesje na liście wybieramy kliknięciem myszki, odpowiednia linijka zostanie wtedy podświetlona. Klikając przycisk AKCESJĘ możemy wyświetlić dokładne jej zestawienie.

Przyciskiem ZAMKNIJ powracamy do głównego okna zakładki (wydruk zestawienia – przycisk DRUKUJ).

W podobny sposób można również wyświetlić/wydrukować zestawienie akcesji za dany okres (przycisk ZESTAWIENIE). Zestawienie to podaje również informację o narastającej, co miesiąc wartości księgozbioru. Strukturę zakupów (uwzględniającą zbiory specjalne np. filmy, książki mówione, programy komputerowe, płyty audio) wyświetlimy przyciskiem STRUK. ZAKUPÓW.

str. 98

str. 99

Datę wpisu, nr faktury oraz sposób nabycia danej faktury (do wyboru: zakup, dar, ekwiwalent, przekazanie) można zmienić dzięki grupie pól ZMIEŃ GRUPOWO. Po wybraniu na liście tej akcesji, której dane chcemy zmodyfikować, wprowadzamy właściwe wartości w powyższe pola, i klikamy przycisk ZMIEŃ. W okienku, które wyświetli się po chwili potwierdzamy decyzję przyciskiem TAK.

str. 100

8.6. Budżet

W zakładce Budżet znajduje się zestawienie kwot wydanych przez poszczególne placówki danej biblioteki na zakup zbiorów. Dane prezentowane są w kolumnach:

� Nazwa placówki, � Inwentarze (dana placówka może mieć kilka inwentarzy w związku z

zróżnicowaniem zbiorów), � Przydzielona - kwoty przydzielone na zakup zbiorów (właściwą wartość należy

wpisać dla każdego inwentarza danej placówki), � Akcesje (wartość zakupionych zbiorów – będąca sumą wartości

wprowadzonych do programu akcesji), � Zamówienia (właściwą wartość należy wpisać dla każdego inwentarza danej

placówki), � Pozostało (program podaje wysokość kwoty, która pozostała do wydania po

odjęciu wartości akcesji i zamówień), � Wykonanie (procentowe wykonanie przydzielonego budżetu).

Dodatkowo w zakładce podawana jest łączna kwota przeznaczona na zakup

zbiorów i łączna suma wydatków na ten cel, oraz łączny procent wykonania budżetu.

str. 101

str. 102

8.7. Operacje grupowe Dzięki tej zakładce możliwe są (tylko dla użytkownika poziomu 4 – Administratora) poszerzone operacje na tabeli egzemplarzy dotyczące zmiany dostępności, numerów inwentarzowych, sygnatury oraz akcesji. Przed operacją zmieniającą grupowo dane należy, jako dodatkowe zabezpieczenie wykonać kopie tabeli zawierającej dane egzemplarzy. Kopie wykonujemy klikając przycisk WYKONAJ znajdujący się w górnej części ekranu. Po chwili wyświetli się okienko, w którym kliknięciem potwierdzamy polecenie.

Po wykonaniu kopii wyświetlone zostanie okienko informujące o ilości zabezpieczonych rekordów.

str. 103

8.7.1. Zmiana dostępności Należy z rozwijanej listy w polu Egzemplarzy z dostępnością wybrać poszukiwaną wartość. Następnie w polu poniżej wybrać inwentarz, którego dotyczy operacja.

Po kliknięciu przycisku PRZESZUKAJ program sprawdzi bazę i wyświetli informację o ilości odnalezionych egzemplarzy z daną dostępnością. Następnie należy z rozwijanej listy w polu Nowa dostępność wybrać wartość, na którą chcemy zmienić odszukane wpisy i przyciskiem ZAMIEŃ ! rozpoczynamy operacje.

8.7.2. Zmiana sygnatury Należy z rozwijanej listy w polu Egzemplarzy z sygnaturą wybrać poszukiwaną wartość. Następnie w polu poniżej wybrać inwentarz, którego dotyczy operacja. Po kliknięciu przycisku PRZESZUKAJ program sprawdzi bazę i wyświetli informację o ilości odnalezionych egzemplarzy z daną sygnaturą.

Poniżej należy wybrać stawiając znacznik w odpowiednim miejscu rodzaj operacji. Do wyboru są opcje:

� Zamiany sygnatury na nową, � Poprzedzenia istniejącej sygnatury ciągiem znaków, � Dopisania na końcu istniejącej sygnatury ciągu znaków.

Następnie należy w pole poniżej wprowadzić właściwą wartość (zgodnie z oznaczeniem wskaźnika) i przyciskiem ZAMIEŃ ! rozpoczynamy operacje.

str. 104

Kliknięcie przycisku POKAŻ WSZYSTKIE powoduje wyświetlenie listy występujących w danej bazie sygnatur, oraz ilości opisów zawierających każdą sygnaturę. Zamknięcie okienka przyciskiem UKRYJ OKNO.

str. 105

8.7.3. Przydzielanie akcesji Opcja umożliwia przydzielenie wybranemu zakresowi numerów inwentarzowych danych akcesji. W tym celu należy wpisać w odpowiednie pola właściwy zakres (zakres obejmuje wpisane numery), następnie w polu poniżej trzeba wybrać z rozwijanej listy inwentarz, którego dotyczy operacja.

Później wypełniamy pola Numer akcesji (rok akcesji wybieramy z rozwijanej listy) i Numer faktury wartościami, które mają być przydzielone wybranym pozycjom, oraz wybieramy z rozwijanych list roczną datę akcesji i datę wprowadzenia. Przyciskiem PRZYDZIEL rozpoczynamy operację.

8.7.4. Zmiana numerów inwentarzowych Zmiana (przesunięcie) numerów inwentarzowych wymaga wypełnienia pól określających zakres podlegający modyfikacji (obejmuje wpisane numery). Następnie w polu poniżej należy wybrać z rozwijanej listy inwentarz, którego dotyczy operacja. W polu Zmień numery inwentarzowe o należy używając strzałek z boku pola ustawić liczbę, o jaką chcemy przenieść numery inwentarzowe. Dostępne są wartości dodatnie i ujemne.

Przyciskiem ZAMIEŃ ! rozpoczynamy operację.

str. 106

8.7.5. Zmiana dostępności pozycji z wybranej akcesji Opcja ta umożliwia grupową zmianę dostępności pozycji wchodzących w skład wybranej akcesji. Najpierw należy wypełnić pole Numer akcesji (rok akcesji wybieramy z rozwijanej listy), następnie w polu poniżej wybrać z rozwijanej listy inwentarz, którego dotyczy operacja. Po chwili program wyświetli zakres numerów podlegających zmianie. Przyciskiem ZAMIEŃ ! rozpoczynamy operację.

str. 107

9. Scalanie Moduł ten umożliwia scalanie rekordów znajdujących się w centralnej bazie opisów. Wyszukiwanie dokumentów do scalania możliwe jest wg indeksu tytułowego lub indeksu numerów ISBN. Z prawej strony ekranu (obok przycisku SZUKAJ) znajduje się pole, w którym można z rozwijanej listy wybrać maksymalną ilość rekordów, która wyświetlona zostanie, jako wynik w okienku Przeszukiwanie bazy (dopuszczalne wartości na liście: 20, 100, 500, 1000).

W polu znajdującym się powyżej wybieramy z rozwijanej listy właściwy indeks (TYTUŁ lub ISBN). Następnie wpisujemy poszukiwaną wartość (W przypadku tytułu często wystarczy jej początek) i klikamy przycisk SZUKAJ. (jeśli sczytujemy kod kreskowy z książki nie trzeba wybierać indeksu, ani klikać tego przycisku – program „sam” rozpocznie wyszukiwanie wg numerów, ISBN). Wyszukane tytuły zostaną wyświetlone w polu Przeszukiwanie bazy. Jeśli ilość wyników jest większa niż wybrana z rozwijanej listy maksymalna liczba wyświetli się tylko pierwsza część odnalezionych opisów. Podana zostanie również ogólna ilość wyników.

str. 108

W celu wyświetlenia następnej partii należy kliknąć przycisk znajdujący się poniżej. W ten sposób można przeglądać (w obie strony) kolejne partie wyników.

Poszukujemy na wyświetlonej liście opisów tych samych dokumentów. Po odnalezieniu wybieramy jeden z nich kliknięciem myszki. W górnej części ekranu znajdują się dwa sąsiadujące okienka, jedno z nich jest zaznaczone kolorowym obramowaniem. Jest to okienko aktywne, po wybraniu myszką tytułu z listy w polu Przeszukiwanie bazy wyświetli się w nim podgląd wybranego rekordu.

str. 109

Po kliknięciu (uaktywnieniu) myszką drugiego okienka, należy wybrać z listy wyświetlonej w polu Przeszukiwanie bazy drugi opis. W okienku tym wyświetli się jego podgląd.

Następnie należy dokładnie porównać oba opisy. W obu okienkach wyświetlone zostały numery rekordów oraz ilość egzemplarzy powiązanych z każdym z nich, widoczna jest także wyróżniona data wydania (dla opisów dokumentów innych niż książka, także typ dokumentu np. CD-ROM, FILM etc), oraz jeśli jest w danych opisach - oznaczenie wydania. Wyświetlana jest także informacja o tym czy dany opis ma pozostać rekordem wynikowym, czy ma zostać usunięty w procesie scalania. Klikając myszką pole „LIKWIDOWANY” w jednym z okienek zmieniamy je na „WYNIKOWY”. W ten sposób możemy wybrać, który z opisów ma pozostać w bazie. Jeśli uznamy, że opisy dotyczą tego samego tytułu należy kliknąć przycisk SCAL ZAZNACZONE OPISY. Rekord oznaczony, jako „LIKWIDOWANY” zostanie usunięty z bazy natomiast egzemplarze dowiązane do niego zostaną dowiązane do rekordu oznaczonego, jako „WYNIKOWY”. Tematyka lokalna (dopisana poprzez katalog patrz 4.4.) usuniętego rekordu również zostanie zachowana w rekordzie wynikowym (za wyjątkiem haseł identycznych w obu opisach). Dodatkowym zabezpieczeniem jest automatyczna kontrola czy numery ISBN, rok wydania oraz ewentualnie oznaczenie wydania są identyczne (i identycznie zapisane) w obu scalanych rekordach. Jeśli nie są - wyświetli się okienko z informacją o różnicach i zapytaniem czy mimo tego chcemy scalić rekordy.

str. 110

9.1. Scalanie z zastosowaniem listy zdublowanych ISBN Dodatkowym ułatwieniem przy scalaniu rekordów jest możliwość przeglądania listy zdublowanych ISBN. Po kliknięciu przycisku ISBN wyświetli się odpowiednia tabelka. Wybranie dowolnego wiersza z tabelki spowoduje podanie w polu Przeszukiwanie bazy tytułów opisów zawierających dany ISBN. Z wynikami w tym polu postępujemy podobnie jak przy standardowym wyszukiwaniu i scalaniu.

Jeśli ten sam ISBN posiadają opisy różnych książek (kolejne tomy, wydania etc) istnieje możliwość usunięcia takich opisów z listy. W tym celu klikamy na odpowiednim wierszu prawym przyciskiem myszki. Wszystkie zaznaczone w ten sposób ISBN zostaną przeniesione z tej listy po następnym kliknięciu przycisku ISBN (do tego czasu podświetlone są żółtym kolorem). W nagłówku tabeli podana jest ogólna ilość zdublowanych ISBN oraz ilość opisów odrzuconych.

str. 111

Lista odrzuconych („niescalalnych”) opisów dostępną jest w każdej chwili po kliknięciu przycisku Z. Dodatkowo z zawartością tej listy można postępować analogicznie jak z podstawową – scalać opisy, (jeśli jednak okaże się to słuszne) i kliknięciem prawego przycisku myszki przenosić do listy zdublowanych ISBN.

str. 112

9.2. Scalanie z opisem pozyskanym z baz lokalnych i inne funkcje

Scalając opisy wybieramy „ten najlepszy”, może się jednak okazać, że również on nie jest wystarczająco dobrej, jakości. W tej sytuacji możemy kliknąć przycisk Poszukaj opisu, program sprawdzi wtedy czy w podwiązanych bazach (np. bazie Przewodnika Bibliograficznego BN – opis podwiązywania bazy - patrz 6. Import) znajduje się rekord zawierający dany ISBN. Jeśli tak jest wyświetlone zostanie dodatkowe okienko Znalezione opisy, w którym zaznaczamy dany opis i gdy jego podgląd w formacie MARC21 wyświetli się w aktywnym okienku, możemy potraktować go, jaki opis wynikowy w procesie scalania.

Kliknięcie przycisku EDYCJA WYNIKOWEGO umożliwia edycje opisu, który pozostał w

bazie po procesie scalania. Obok znajduje się pole, w którym z rozwijanej listy można wybrać maskę/szablon, w jakiej otworzy się on do edycji. Domyślnie ustawiona jest maska, w której dany dokument został utworzony/zapisany. (patrz 2.2. Edycja).

str. 113

Każdy wynik wyszukiwania w module scalania możemy także zapisać lokalnie w postaci listy opisów. W tym cele klikamy myszką znacznik w polu Obsługa list. Po chwili uaktywni się pole poniżej.

Należy podać w nim nazwę listy i kliknąć przycisk ZAPISZ.

Listę można odczytać po uaktywnieniu obsługi list (j. w.) i kliknięciu przycisku WCZYTAJ. W wyświetlonym okienku należy znaleźć właściwy plik (o takiej nazwie jak lista) i kliknąć przycisk OTWÓRZ. Można również odczytać w ten sposób inne listy utworzone przez program (np. listy zapisane poprzez moduł Katalog).

str. 114

Przycisk WYŚWIETL EGZEMPLARZE umożliwia skontrolowanie danych egzemplarzy dopisanych do danego opisu oraz ujednolicenie sygnatur. Po jego kliknięciu wyświetli się tabelka z informacjami o inwentarzu, numerze inwentarzowym, dostępności, sygnaturze, numerze akcesji oraz cenie danej pozycji. Po podświetlenie wiersza w tabeli możemy zmienić sygnaturę wybranej w ten sposób pozycji. W tym celu w pole poniżej wprowadzamy nową wartość i potwierdzamy przyciskiem WPROWADŹ ZMIANY.

str. 115

10. Obsługa list Moduł ten umożliwia przeszukiwanie centralnej bazy opisów. W górnej części okienka należy wpisać numer pola, symbol podpola oraz ustawić dla nich wybierane z rozwijanej listy odpowiednie kryterium wyszukiwania:

� rozpoczyna się od:, � kończy się na:, � zawiera w treści:, � nie zawiera tekstu:. � nie występuje, � występuje, � występuje > 1.

W zależności od ustawionego kryterium, wypełniamy lub nie następne pole w wierszu. Dla bardziej złożonych poszukiwań, można wypełnić dwa kolejne wiersze i ustawione dla nich kryteria połączyć wybieranymi z listy operatorami AND, OR, NOT. Następnie klikamy przycisk SZUKAJ. Program przeszuka wtedy centralną bazę opisów i wyświetli listę rekordów, których pola, podpola spełniają ustawione warunki. Po wybraniu myszką dowolnej pozycji na liście, z prawej stronie ekranu wyświetli się jej podgląd w formacie MARC 21.

str. 116

Klikając przycisk ZAPISZ zapisujemy listę w katalogu C:\WypMateusz\ZaznaczoneRekordy\. Nazwa listy określana jest w polu obok (domyślnie tworzy ją data i czas zapisu). Znacznik w kolumnie obok tytułu danej pozycji na liście oznacza, że ma ona zostać zapisana (domyślnie wszystkie wyszukane pozycje mają znacznik). Kliknięcie przycisku EDYCJA umożliwia edycję (np. poprawienie błędów) wyświetlanego opisu, rekord jest wtedy importowany automatycznie do szablonu wprowadzania (w masce wybranej z rozwijanej listy w polu obok) (patrz. 2.2. Edycja) Po zakończonej edycji, można ponownie wybrać moduł obsługi list. Domyślnie będzie widoczna w nim lista, z której pochodzi edytowany przed chwilą opis. Można, więc z niej wybrać następny opis do edycji. Dla ułatwienia tego rodzaju operacji, domyślnie ustawiana jest opcja usuwania edytowanego już rekordu z danej listy (znacznik w polu na dole okienka). Zapisaną listę można odczytać klikając przycisk WCZYTAJ (również jeśli została utworzona w module Katalog). Wyświetli się wtedy okienko w którym należy zlokalizować i wskazać kliknięciem plik zawierający dane listy, następnie klikamy przycisk OTWÓRZ.

Jeżeli na wczytanej liście znajdują się rekordy usunięte już z centralnej bazy opisów, wybór jednego z nich spowoduje wyświetlenie okienka z pytaniem czy usunąć opis z listy. Sortowanie zestawienia umożliwia znajdujący się w górnej części ekranu przycisk SORTUJ. Przycisk DRUKUJ umożliwia wydrukowanie utworzonej listy (po jego kliknięciu dostępne są opcje: PODGLĄD, ZAMKNIJ, DRUKUJ).

str. 117

str. 118

Wybrana lista może również zostać wydrukowana w formie bibliografii załącznikowej. Umożliwia to przycisk BIBL. ZAŁĄCZ.

str. 119

11. Statystyka Moduł Statystyka udostępnia informację dotyczące ilości utworzonych/zapisanych opisów oraz pobranych rekordów przez inne biblioteki katalogujące w SB Mateusz. Prezentuje również informacje dotyczące ilości scalonych rekordów i ogólne zestawienie ilości egzemplarzy w każdej z baz. Po wybraniu zakładki Nowe opisy należy wybrać z rozwijanych list rodzaj skali (liniowa albo logarytmiczna), oraz okres (Rok i/lub Miesiąc), którego ma dotyczyć wyświetlany wykres. Wybranie odpowiedniego przycisku (Wyświetl roczny lub Wyświetl miesięczny) spowoduje wyświetlenie graficznej prezentacji ilustrującej ilość nowych wprowadzonych/zapisanych opisów w danym okresie. Przycisk DRUKUJ WYKRESY umożliwia wydrukowanie wybranego zestawienia. Poniżej w rubryce Info prezentowane są informację o liczbie opisów w bazie centralnej, liczbie rekordów egzemplarzy oraz pozycji ubytkowanych przez SB Mateusz.

Rekordy wprowadzone do centralnej bazy opisów mogą zostać udostępnione innym bibliotekom pracującym SB MATEUSZ. (porównaj 2.1.2. Przeszukiwanie baz zewnętrznych). Zakładka Udostępniliśmy przedstawia informację o ilości rekordów odnalezionych w centralnej bazie opisów przez inne instytucje (nie oznacza to jednak, że wszystkie z nich zostały wykorzystane/wprowadzone do baz tych bibliotek).

str. 120

Zakładka Scalanie rekordów przedstawia informację o ilości scalonych opisów przez każdego z operatorów używającego tej funkcji.

str. 121

Zakładka Skatalogowane pozycje zawiera zestawienie łączne dotyczące wszystkich inwentarzy w danej bibliotece. W każdym wierszu podane są informacje dla innej bazy, dotyczą one:

• Nazwy bazy/inwentarza; • Ostatniego numeru inwentarzowego; • Ilości dostępnych egzemplarzy (tzn. niebędących ubytkami – dostępność inna niż

„U”); • Ilości ukrytych egzemplarzy (nie widocznych dla czytelnika – dostępność „H”); • Ilości ubytków.