Zespół Wsparcia Rozwiązań Informatycznych Aplikacja Microsoft Teams – dla studentów i doktorantów

1 Warszawa, 7 maj 2020 r.

Instrukcja dla studentów i doktorantów

Spis treści

1. Pobieranie i instalowanie aplikacji Microsoft Teams ...................................................................... 2

2. Przygotowanie sprzętu do spotkań online (mikrofon, kamera, głośność)...................................... 2

3. Zespoły w MS Teams ....................................................................................................................... 3

3.1. Dołączanie do Zespołu za pomocą kodu zespołu.................................................................... 4

3.2. Zespoły założone automatycznie przez CTI............................................................................. 4

Widok studenta ............................................................................................................... 4

3.3. Kanały w zespołach ................................................................................................................. 5

Kanał prywatny ............................................................................................................... 6

Wyszukiwanie kanałów ................................................................................................... 6

Powiadomienia o aktywności na kanale ......................................................................... 7

4. Dołączanie do spotkania/zajęć ....................................................................................................... 8

4.1. Spotkanie zaplanowane w kalendarzu – zaproszenie w mailu ............................................... 9

4.2. Dostęp do spotkania z poziomu kalendarza ........................................................................... 9

4.3. Dostęp do spotkania z poziomu kanału ................................................................................ 10

4.4. Wywoływanie na spotkanie .................................................................................................. 10

5. Dodatkowe funkcjonalności .......................................................................................................... 11

5.1. Lista obecności ...................................................................................................................... 11

5.2. Zadania w aplikacji MS Teams .............................................................................................. 11

5.3. Czat w aplikacji MS Teams, poza spotkaniem ....................................................................... 12

Wersja 0.1

Historia zmian dokumentu

Wersja Data Treść/Zmiana

0.1 28.04.2020 Utworzenie dokumentu, dodanie rozdziałów 1, 2, 3, 4, 5

Zespół Wsparcia Rozwiązań Informatycznych Aplikacja Microsoft Teams – dla studentów i doktorantów

2 Warszawa, 7 maj 2020 r.

1. Pobieranie i instalowanie aplikacji Microsoft Teams Na prywatne komputery można pobrać aplikację Microsoft Teams ze strony

https://teams.microsoft.com/downloads

Aplikacja MS Teams jest dostępna na komputery (Windows, Linux, MacOS), laptopy i smartfony.

Do aplikacji studenci powinni logować się kontem SGH – konto to posiada licencję Microsoft, która

daje dostęp do wielu dodatkowych funkcji. Dane do logowania:

adres e-mail: login@student.sgh.waw.pl lub login@doktorant.sgh.waw.pl – w miejscu „login” należy

wpisać swój login do konta SGH (składa się z inicjałów i nr albumu)

hasło: hasło do konta SGH – hasło można ustawić za pomocą strony:

admin.sgh.waw.pl/konto/odzysk, w polu Użytkownik należy wpisać swój login do konta SGH

2. Przygotowanie sprzętu do spotkań online (mikrofon, kamera,

głośność) Aby spotkania odbyły się bez problemu, należy najpierw sprawdzić sprzęt: głośniki, mikrofon i

kamerę. W celu sprawdzenia sprzętu należy:

1. W prawym górnym rogu kliknąć w awatar (z inicjałami lub zdjęciem, które ustawiliśmy)

2. Następnie wybrać Ustawienia

Zespół Wsparcia Rozwiązań Informatycznych Aplikacja Microsoft Teams – dla studentów i doktorantów

3 Warszawa, 7 maj 2020 r.

W oknie, które nam się pojawi, należy kliknąć Urządzenia

3. Tutaj należy skorzystać z opcji Przeprowadź rozmowę testową. Automatycznie rozpocznie

rozmowę z programem Echo, który poprowadzi nas przez rozmowę testową wydając

polecenia głosowe. Na koniec rozmowy testowej wyświetli się podsumowanie.

3. Zespoły w MS Teams Zespoły w Microsoft Teams to grupy użytkowników, którzy pracują razem nad jakimś projektem.

Zespoły mogą służyć również do współpracy w ramach danego wykładu, czy grupy ćwiczeniowej na

studiach I i II stopnia.

Zespoły, do których należymy, dostępne są w zakładce Zespoły w menu po lewej stronie. Tu można

odnaleźć zespoły, utworzyć nowy zespół lub dołączyć do zespołu znając jego kod.

Zespół Wsparcia Rozwiązań Informatycznych Aplikacja Microsoft Teams – dla studentów i doktorantów

4 Warszawa, 7 maj 2020 r.

W sytuacji gdy student nie należy do zespołu zajęciowego, który ma w planie i do którego powinien

być przypisany, powinien zwrócić się do prowadzącego wykład o dodanie go do zespołu.

Wykładowca wyszukuje studenta/doktoranta po loginie lub pełnym adresie email (w domenie

@student.sgh.waw.pl lub @doktorant.sgh.waw.pl). Wykładowca może również udostępnić

studentowi/doktorantowi kod zespołu.

3.1. Dołączanie do Zespołu za pomocą kodu zespołu Właściciel zespołu może wygenerować tzw. kod zespołu, a następnie udostępnić go innym osobom.

Dzięki temu każda osoba posiadająca kod będzie mogła dołączyć do jego zespołu. Ma to szczególne

znaczenie, gdy grupa jest bardzo duża, właściciel nie musi dodawać do zespołu każdego uczestnika

indywidualnie.

Jeśli otrzymaliśmy kod zespołu, do którego mamy dołączyć, należy:

• w aplikacji MS Teams wejść w zakładkę Zespoły w lewym menu

• wybrać Dołącz do zespołu lub utwórz zespół

• wpisać kod zespołu w polu Wpisz kod

3.2. Zespoły założone automatycznie przez CTI Centrum Technologii Informatycznych przygotowało zespoły do każdego przedmiotu na studiach I i II

stopnia z podziałem na grupy ćwiczeniowe i wykłady. Zespoły te nie są automatycznie aktywowane.

Każdy prowadzący może zdecydować, czy aktywować zespół i prowadzić zajęcia używając aplikacji

MS Team, czy nie. Do zespołów zostali dodani studenci, którzy na dzień tworzenia zespołów byli

dodani do grup w systemie dziekanatowym i mieli wpisane zaliczenie semestru zimowego. Studenci

nie dostaną powiadomienia o istnieniu zespołu, dopóki nie zostanie on aktywowany. Właścicielem

zespołu jest wykładowca wpisany do oferty dydaktycznej, jednak można edytować uprawnienia i

dodać kolejnego właściciela (prowadzącego) zespołu. Jeśli w grupie brakuje studentów, wykładowca

może dodać ich ręcznie lub wysłać im kod zespołu.

Widok studenta Po aktywowaniu zespołu przez wykładowcę student otrzyma powiadomienie w zakładce Aktywność

w aplikacji MS Teams. Student nie dostanie wiadomości mailowej o aktywowaniu zespołu.

Zespół Wsparcia Rozwiązań Informatycznych Aplikacja Microsoft Teams – dla studentów i doktorantów

5 Warszawa, 7 maj 2020 r.

Powiadomienie w zakładce Aktywność:

Po kliknięciu w powiadomienie student zostanie przeniesiony do zespołu. Zespół pojawi się u

studenta wśród jego zespołów w zakładce Zespoły.

3.3. Kanały w zespołach Po wybraniu zespołu dostępne są dodatkowe zakładki nazywane kanałami. W każdym zespole

dostępny jest co najmniej jeden kanał o nazwie Ogólny. Na nim dostępne są Ogłoszenia (tablica,

czat), Pliki oraz inne zakładki w zależności od typu zespołu oraz ustawień właściciela zespołu.

W zespole może być więcej niż 1 kanał Ogólny, w zależności od potrzeb danej grupy.

Dla każdego kanału tworzy się odrębna przestrzeń z Ogłoszeniami i Plikami. Stosownie do potrzeb

prowadzącego mogą pojawić się dodatkowe zakładki (w każdym kanale odrębne).

Zespół Wsparcia Rozwiązań Informatycznych Aplikacja Microsoft Teams – dla studentów i doktorantów

6 Warszawa, 7 maj 2020 r.

W każdym kanale można prowadzić niezależne spotkania online.

Kanał prywatny Ikona kłódki przy kanale oznacza kanał prywatny – tj. dostęp do jego zawartości mają w ramach

zespołu tylko określone przez właściciela osoby z zespołu.

Wyszukiwanie kanałów Łatwe wyszukiwanie zespołów i kanałów możliwe jest za pomocą filtrowania (widok listy*).

Wybieramy zakładkę Zespoły z lewego menu, a następnie opcję filtrowania (2) lub skrót klawiszowy:

Ctrl+Shift+F

W aktywnym polu można wyszukać zespół lub kanał po fragmencie nazwy. Wyświetlą się zespoły

i kanały, do których mamy dostęp.

Zespół Wsparcia Rozwiązań Informatycznych Aplikacja Microsoft Teams – dla studentów i doktorantów

7 Warszawa, 7 maj 2020 r.

* Jest to widok zespołów w formie listy (lista wyświetli się w pasku z lewej strony ekranu). Aby ustawić widok listy, należy wejść do zakładki Zespoły, wybrać Ustawienia w prawym górnym rogu (koło zębate), następnie Przełącz widok. W nowo otwartym oknie w części „Układ” należy wybrać „Lista”.

Powiadomienia o aktywności na kanale

Zalecamy ustawienie powiadomień kanału zarówno przez nauczycieli, jak i studentów.

Jeśli wykładowca doda ogłoszenie na kanale, rozpocznie spotkanie, czy doda plik lub inną informację,

możemy być o tym poinformowani komunikatem w Teams – w zakładce Aktywność.

Aby otrzymywać powiadomienia o wszystkich aktywnościach na kanale, należy zmienić ustawienia w

Teams:

• wybrać zakładkę Zespoły, a następnie kanał w wybranym zespole, z którego mają

przychodzić powiadomienia (jeśli nie jest on widoczny, proszę wybrać „Ukryte zespoły” i po

wybraniu menu – trzech kropek – należy wybrać „Pokaż” – trafi on do „Twoich zespołów”)

• po wejściu do wybranego zespołu w prawym górnym rogu wybrać menu – trzy kropki –

i „Powiadomienia kanału”

• następnie proszę zaznaczyć „Uwzględnij wszystkie odpowiedzi” i „Baner i kanał

informacyjny”

Zespół Wsparcia Rozwiązań Informatycznych Aplikacja Microsoft Teams – dla studentów i doktorantów

8 Warszawa, 7 maj 2020 r.

• Na końcu klikamy „Zapisz”

Po takim zaznaczeniu przychodzić będą powiadomienia o wpisie na tym kanale – przy otwartej

aplikacji powiadomienia pokazywać się będą na bieżąco w prawym dolnym rogu oraz pojawi się na

czerwono informacja z liczbą nowych powiadomień w lewym menu:

Gdy nie korzystamy z aplikacji (jest wyłączona), na maila raz dziennie przyjdzie informacja

o aktywności na kanale:

Uwaga: powiadomienia ustawia się osobno do każdego kanału. Nie ustawia się powiadomień do

aktywności całego Zespołu (wszystkich kanałów).

4. Dołączanie do spotkania/zajęć Do spotkania/zajęć można dołączyć na kilka sposobów, w zależności od tego, w jaki sposób zostało

ono zorganizowane.

Zespół Wsparcia Rozwiązań Informatycznych Aplikacja Microsoft Teams – dla studentów i doktorantów

9 Warszawa, 7 maj 2020 r.

4.1. Spotkanie zaplanowane w kalendarzu – zaproszenie w mailu W zależności od tego, czy spotkanie zostało zaplanowane na kanale, czy jest to zwykłe spotkanie,

dostępne ono będzie w kalendarzu, a uczestnicy powinni otrzymać zaproszenie na maila z linkiem do

spotkania.

Jeśli otrzymaliśmy zaproszenie na spotkanie mailem, z otrzymanej wiadomości należy wejść w link

„Dołącz do spotkania w aplikacji Microsoft Teams”:

Link przekieruje uczestników do przeglądarki. W przeglądarce wyświetli się komunikat1:

a) Aby dołączyć do spotkania w aplikacji Teams, należy kliknąć „Pobierz aplikację dla systemu

X” (w przypadku kiedy nie mamy jeszcze zainstalowanej aplikacji) lub „Uruchom teraz”

(w przypadku kiedy mamy już zainstalowaną aplikację Teams).

b) Aby dołączyć do wideokonferencji bez logowania, należy wybrać „Zamiast tego dołącz

w przeglądarce”2

4.2. Spotkania zaplanowane w kalendarzu - dostęp z poziomu kalendarza Spotkanie dostępne będzie w kalendarzu, a gdy się rozpocznie, pojawi się przycisk „Dołącz”,

za pomocą którego możemy dołączyć do spotkania:

1 Zalecane jest otwieranie linku w przeglądarce Microsoft Edge 2 Gdy dołączamy do spotkania bez logowania (w oknie przeglądarki, z linku w zaproszeniu), oczekujemy w poczekalni na wpuszczenie na spotkanie przez prowadzącego, a podczas spotkania nie ma np. opcji czatu. Zalecamy korzystanie z aplikacji MS Teams. Jeśli nie jest możliwe pobranie aplikacji, można otworzyć Teamsy w przeglądarce przez stronę: https://teams.microsoft.com/, preferowaną przeglądarką jest Microsoft Edge.

Zespół Wsparcia Rozwiązań Informatycznych Aplikacja Microsoft Teams – dla studentów i doktorantów

10 Warszawa, 7 maj 2020 r.

4.3. Spotkania niezaplanowane w kalendarzu – utworzenie spotkania z poziomu

kanału Spotkania można rozpocząć również bezpośrednio na kanale. Aby do niego dołączyć, należy wejść w

Zespoły, następnie wybrać kanał, na którym prowadzone jest spotkanie i kliknąć „Dołącz”:

Jeśli obecnie prowadzone jest spotkanie na dostępnym dla nas kanale, pokaże nam się kamerka przy

danym kanale:

Tak utworzone spotkania nie będą widoczne z poziomu kalendarza, dostęp do nich będzie z poziomu

kanału.

4.4. Wywoływanie na spotkanie Gdy mamy uruchomione Teamsy, możemy zostać wywołani na spotkanie przez organizatora lub

innego uczestnika spotkania, nawet jeśli nie byliśmy na nie wcześniej zaproszeni. Pojawi się

komunikat w prawym dolnym rogu, że jesteśmy zaproszeni na spotkanie. Z tego poziomu możemy

dołączyć do spotkania.

Zespół Wsparcia Rozwiązań Informatycznych Aplikacja Microsoft Teams – dla studentów i doktorantów

11 Warszawa, 7 maj 2020 r.

5. Dodatkowe funkcjonalności

5.1. Lista obecności Wykładowca może sprawdzić listę obecności np. za pomocą szybkiej ankiety MS Forms. Wtedy

w Ogłoszeniach na kanale, na którym w danej chwili prowadzone jest spotkanie, pojawi się do

wypełnienia szybka ankieta:

Jeśli studenci dodani są do Zespołu w Teams za pomocą konta SGH, po przesłaniu swojego „głosu”

autor ankiety zobaczy imienne odpowiedzi, dostępne tylko dla wykładowcy, studenci nie będą

widzieli, kto zaznaczył odpowiedź.

5.2. Zadania w aplikacji MS Teams Do przeprowadzania testów lub zadawania zadań do wykonania, można wykorzystać opcję „Zadania”.

Przypisując zadanie studentom lub doktorantom przydzielane jest wirtualne zadanie do wykonania.

Może to być uzupełnienie pliku, napisanie referatu czy wypełnienie testu. Student otrzymuje zadanie

w Teamsach, wykonuje je, a następnie odsyła z powrotem do wykładowcy. Indywidualne odpowiedzi

studentów nie są widoczne dla innych studentów – odesłane z powrotem prace widzi wyłącznie

nauczyciel. Po ocenieniu pracy przez nauczyciela, student zobaczy opinię i punktację na swoim koncie

również w zakładce Zadania.

1. W celu wykonania zadania student wchodzi w zakładkę Zadania, wybiera zadanie, zapoznaje się z instrukcją i np. załącza plik z pracą. Po załączeniu pliku z pracą musi kliknąć Prześlij, aby jego odpowiedź trafiła do nauczyciela.

Zespół Wsparcia Rozwiązań Informatycznych Aplikacja Microsoft Teams – dla studentów i doktorantów

12 Warszawa, 7 maj 2020 r.

Po przesłaniu pracy przez studenta w miejscu przycisku Prześlij pojawi się informacja o dacie

przesłania pracy.

2. Po przesłaniu pracy przez studenta, nauczyciel będzie mógł ją ocenić. 3. Gdy nauczyciel oceni pracę, student dostanie powiadomienie w aplikacji Teams oraz zobaczy

w Zadaniach punkty i opinię

5.3. Czat w aplikacji MS Teams, poza spotkaniem Po wybraniu opcji „Czat” z menu bocznego aplikacji mamy możliwość utworzenia nowego czatu lub

wznowienia wcześniejszych konwersacji z użytkownikami posiadającymi konto SGH. Aby rozpocząć

nowy czat, należy kliknąć w ikonkę wiadomości widoczną po lewej stronie na górnym pasku

aplikacji (1)

Wybierając zakładkę „Kontakty” (2) możemy wybrać użytkownika z wcześniej utworzonej listy,

natomiast po wybraniu opcji filtrowania (3) dostępne jest wyszukiwanie na podstawie fragmentu

tekstu.

Poza wspomnianymi wyżej opcjami możemy wpisać odbiorcę, odbiorców lub grupy bezpośrednio w

polu „Do:” - analogicznie jak przy korzystaniu z poczty mailowej.

Zespół Wsparcia Rozwiązań Informatycznych Aplikacja Microsoft Teams – dla studentów i doktorantów

13 Warszawa, 7 maj 2020 r.

W trakcie trwania czatu na górnym pasku dostępne są także zaznaczone powyżej opcje:

• podgląd plików przesłanych w trakcie trwania czatu (1)

• możliwość rozbudowania okna czatu o nowe aplikacje przypięte do danej rozmowy (2)

• jeśli komputer posiada podłączoną kamerę lub mikrofon, dostępne będą opcje połączeń

video i audio (3 i 4)

• możliwość udostępnienia pulpitu, w trakcie trwania połączenia video/audio lub bez

połączenia (udostępnianie wyłącznie obrazu) (5)

• w każdej chwili można do trwającego czatu dodać nowe osoby (6)

Aby uporządkować widok i hierarchię wszystkich konwersacji, można skorzystać z funkcji

„przypięcia” danego czatu. Po najechaniu myszką na czat i kliknięciu w trzy kropki pojawi się poniższe

menu

Przypięte czaty widoczne będą na stałe (do czasu, kiedy ich nie odepniemy) na górze listy.