Zarządzenie nr 38/14

Głównego Inspektora Pracy

z dnia 19 grudnia 2014 r.

w sprawie ustalenia zasad korzystania z telefonów służbowych, smartfonów,

modemów oraz tabletów przez pracowników Państwowej Inspekcji Pracy

Na podstawie § 2 ust. 2 Statutu Państwowej Inspekcji Pracy, stanowiącego załącznik do

zarządzenia Marszałka Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 27 sierpnia 2007 r. w sprawie

nadania statutu Państwowej Inspekcji Pracy (M. P. Nr 58, poz. 657, z późn. zm.1) zarządza się, co

następuje:

§ 1. 1. Telefony służbowe, smartfony, modemy oraz tablety służą do efektywnego wykonywania

obowiązków służbowych.

2. Wykorzystywanie telefonów służbowych, smartfonów, modemów oraz tabletów przez

pracowników do celów prywatnych jest dozwolone pod warunkiem zwrotu poniesionych przez

pracodawcę z tego tytułu kosztów.

§ 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) administratorze systemu antywirusowego – rozumie się przez to pracownika zajmującego

się zarządzaniem systemem antywirusowym i odpowiadającego za jego sprawne i ciągłe

działanie;

2) informacji wrażliwej – rozumie się przez to informację prawnie chronioną oraz każdą

informację, której utrata, ujawnienie lub udostepnienie osobie/podmiotowi nieuprawnionemu

mogłaby spowodować szkodę materialną/niematerialną Państwowej Inspekcji Pracy lub

naruszyć prawnie chroniony interes innych osób/podmiotów;

3) nieznanej sieci bezprzewodowej - rozumie się przez to sieć inną niż sieć bezprzewodowa

administrowana przez jednostki organizacyjne Państwowej Inspekcji Pracy.

§ 3. 1. Zasady korzystania z telefonów służbowych, smartfonów, modemów oraz tabletów przez

pracowników Głównego Inspektoratu Pracy, określa załącznik nr 1 do zarządzenia.

2. Główny Inspektor Pracy może wyłączyć lub ograniczyć stosowanie przepisów zarządzenia

w stosunku do:

1) pracowników zajmujących kierownicze stanowiska w Państwowej Inspekcji Pracy;

1 Zmiany wymienionego zarządzenia zostały ogłoszone w M. P. z 2009 r. Nr 8, poz. 76 oraz z 2011 r. Nr 2, poz. 19 i Nr 83, poz. 851.

2

2) pracowników – na wniosek właściwego kierownika komórki/jednostki organizacyjnej

Państwowej Inspekcji Pracy.

3. Telefonem wypadkowym w jednostkach organizacyjnych Państwowej Inspekcji Pracy nie

powinien być smartfon, tylko klasyczny telefon komórkowy;

4. Zasady korzystania z telefonów służbowych, smartfonów, modemów oraz tabletów przez

pracowników jednostek organizacyjnych Państwowej Inspekcji Pracy ustalą odpowiednio okręgowi

inspektorzy pracy/dyrektor Ośrodka Szkolenia Państwowej Inspekcji Pracy im. Profesora Jana

Rosnera we Wrocławiu w terminie 30 dni od dnia wejścia zarządzenia w życie.

5. Wzór oświadczenia o znajomości zasad korzystania z telefonu służbowego/

smartfonu/modemu/tabletu określa załącznik nr 2 do zarządzenia.

§ 4. 1. Na użytkowniku telefonu służbowego, smartfonu, modemu lub tabletu spoczywa obowiązek

jego ochrony.

2. Zabrania się pozostawiania telefonu służbowego, smartfonu, modemu lub tabletu bez

opieki w miejscach, gdzie użytkownik nie ma możliwości sprawowania nad nimi skutecznego

nadzoru.

3. Zabrania się użytkownikowi gromadzenia i przechowywania na niezaszyfrowanych

telefonach komórkowych, smartfonach lub tabletach informacji wrażliwych.

4. Wszystkie smartfony oraz tablety powinny być zabezpieczane systemem antywirusowym,

stosowanym w Państwowej Inspekcji Pracy. Jeśli obecny system antywirusowy stosowany w

Państwowej Inspekcji Pracy nie posiada takiej funkcjonalności, dopuszcza się stosowanie

oprogramowania wskazanego w ust. 9, pod warunkiem, że jego modyfikacja/deinstalacja będzie

chroniona hasłem znanym tylko administratorowi systemu antywirusowego.

5. Za instalację i konfigurowanie oprogramowania antywirusowego odpowiedzialny jest

administrator systemu antywirusowego w każdej jednostce organizacyjnej Państwowej Inspekcji

Pracy.

6. Zabrania się za pomocą służbowych telefonów komórkowych, smartfonów oraz tabletów

transferu danych z sieci Internet, chyba, że użytkownik uzyska zgodę Zastępcy Głównego

Inspektora Pracy kierującego pionem organizacji na połączenie i wykupienie dodatkowego pakietu

na transfer danych. W przypadku naruszenia zakazu stosuje się odpowiednio postanowienie § 1

ust. 2.

7. Aktualizacja programu antywirusowego i baza sygnatur wirusów na smartfonach oraz

tabletach przebiega automatycznie przy podłączeniu ich do sieci Internet.

8. Na smartfonach oraz tabletach może być użytkowane tylko autoryzowane

oprogramowanie tj. oprogramowanie, które zostało oficjalnie zakupione albo przekazane

Państwowej Inspekcji Pracy do nieodpłatnego użytkowania i wprowadzone do rejestru wartości

materialnych i prawnych oraz oprogramowanie, o którym mowa w ust. 9,

3

9. Kierownik komórki właściwej ds. informatyki może dopuścić do stosowania programy z

darmową licencją, np. Licencję Wolnego Oprogramowania, na podstawie pisemnego wniosku, pod

warunkiem, że:

1) oprogramowanie wykorzystywane będzie tylko do celów służbowych;

2) dokonano dokładnego przeanalizowania potrzeby zainstalowania tego oprogramowania

na służbowym sprzęcie pracownika oraz możliwości jego nieodpłatnego użytkowania w

jednostce sektora finansów publicznych (wraz z zasadami korzystania z takiego

oprogramowania/licencji).

Instalacja takiego oprogramowania musi uzyskać uprzednią, pozytywną opinię lokalnego

administratora bezpieczeństwa informacji.

10. Na telefonach komórkowych (klasycznych i smartfonach) oraz tabletach należy stosować

blokadę dostępu do urządzenia hasłem lub kodem PIN.

11. Zabrania się:

1) wchodzenia na podejrzane, nieznane strony www (strony zawierające niebezpieczne

treści);

2) pobierania plików oraz załączników e-mail, których pochodzenie lub zawartość budzi

wątpliwości;

3) podłączania telefonów komórkowych (klasycznych i smartfonów) oraz tabletów do

nieznanych sieci bezprzewodowych i publicznie dostępnych (np. darmowy Hotspot).

12. Połączenia bezprzewodowe typu Wi-Fi, Bluetooth, IrDa, powinny być wyłączane w

czasie bezczynności przez użytkownika.

§ 5. Uchyla się zarządzenie nr 8/10 Głównego Inspektora Pracy z dnia 27 kwietnia 2010 r. w

sprawie ustalenia zasad korzystania z telefonów służbowych oraz modemów przez pracowników

Państwowej Inspekcji Pracy.

§ 6. Zarządzenie wchodzi w życie w terminie 30 dni od dnia jego podpisania.

GŁÓWNY INSPEKTOR PRACY

IWONA HICKIEWICZ

4

Załącznik nr 1

do zarządzenia nr 38/14 GIP

z dnia 19 grudnia 2014 r.

Zasady korzystania z telefonów służbowych, smartfonów, modemów oraz tabletów

przez pracowników Głównego Inspektoratu Pracy

§ 1. 1. Telefony służbowe, smartfony, modemy oraz tablety przyznawane są według poniższych

zasad:

1) telefony komórkowe, smartfony, modemy oraz tablety – przyznaje Główny

Inspektor Pracy lub jego zastępca właściwy w sprawach organizacji;

2) telefony stacjonarne – zastępca Głównego Inspektora Pracy właściwy

w sprawach organizacji, na wniosek Dyrektora Departamentu Organizacyjnego.

2. Pracownik, któremu przyznano telefon służbowy i/lub smartfon i/lub modem i/lub tablet,

obowiązany jest każdorazowo złożyć oświadczenie, którego wzór ustala załącznik nr 2 do

zarządzenia.

3. Oświadczenie, o którym mowa w ust. 2, pracownik przekazuje do Departamentu

Organizacyjnego.

§ 2. 1. Gospodarkę telefonami służbowymi, smartfonami, modemami oraz tabletami (prowadzenie

ewidencji, przyjmowanie i wydawanie) prowadzi Sekcja Administracyjno-Gospodarcza.

2. Billingi połączeń dokonywanych z telefonów stacjonarnych i komórkowych oraz

smartfonów przechowywane są przez Sekcję Administracyjno-Gospodarczą nie krócej niż przez

okres 3 miesięcy i nie dłużej niż przez okres 6 miesięcy od daty ich wystawienia.

§ 3. 1. Główny Inspektorat Pracy pokrywa koszty:

1) zakupu i aktywacji telefonu służbowego, smartfonu, modemu oraz tabletu;

2) abonamentu;

3) służbowych połączeń telefonicznych;

4) transferu danych za pośrednictwem telefonu komórkowego, smartfonu, modemu oraz

tabletu wykorzystywanego do celów służbowych;

5) napraw, jeżeli uszkodzenie telefonu, smartfonu, modemu lub tabletu nie powstało z

winy pracownika.

2. Pracownik ponosi koszty związane z:

1) zawinioną utratą lub uszkodzeniem telefonu, smartfonu, modemu, tabletu lub karty

SIM;

5

2) wykorzystywaniem telefonu, smartfonu, modemu, tabletu do celów prywatnych.

§ 4. W przypadku utraty telefonu komórkowego i/lub smartfonu i/lub modemu i/lub tabletu pracownik

jest zobowiązany do niezwłocznego zawiadomienia:

1) operatora sieci - w celu zablokowania karty SIM utraconego telefonu

komórkowego/smartfonu/modemu/tabletu;

2) kierownika Sekcji Administracyjno-Gospodarczej lub Dyrektora Departamentu

Organizacyjnego;

3) administratora bezpieczeństwa informacji

a w przypadku kradzieży również Policję.

§ 5. Pracownik jest zobowiązany zdać niezwłocznie telefon komórkowy i/lub smartfon i/lub modem

i/lub tablet do odpowiednio Sekcji Administracyjno-Gospodarczej lub Sekcji Infrastruktury

Teleinformatycznej w przypadku:

1) ustania stosunku pracy;

2) odwołania z zajmowanego stanowiska;

3) cofnięcia przydziału telefonu komórkowego i/lub smartfonu i/lub modemu i/lub tabletu.

§ 6. Rozliczanie telefonów służbowych, smartfonów, modemów oraz tabletów następuje w okresach

miesięcznych na podstawie faktycznie poniesionych przez pracodawcę kosztów, potwierdzonych

wykazami wykonanych połączeń i usług (billingów).

§ 7. 1. Pracownik jest zobowiązany do niezwłocznego opisania przedstawionego mu przez

pracodawcę billingu poprzez wskazanie rozmów lub usług prywatnych.

2. Opisane billingi, o których mowa w ust. 1, stanowią dla Departamentu Organizacyjnego

podstawę do obliczenia należności za korzystanie z telefonów służbowych i/lub smartfonów i/lub

modemów i/lub tabletów do celów prywatnych.

3. Należności za używanie telefonów i/lub smartfonów i/lub modemów i/lub tabletów do

celów prywatnych pracownik jest zobowiązany uiścić w formie gotówkowej lub przelewem (na

rachunek bankowy wskazany przez Departament Budżetu i Finansów) w terminie do 15 dnia

miesiąca następnego po miesiącu, w którym pracownik otrzymał billing do opisania.

4. Okresową, wyrywkową kontrolę sposobu rozliczania się pracowników z korzystania z

telefonów służbowych, smartfonów, modemów oraz tabletów prowadzi Sekcja Administracyjno-

Gospodarcza.

5. Dochodzenie od pracownika należności, o których mowa w ust. 2, na podstawie

dokumentów przekazanych przez Departament Organizacyjny, należy do właściwości

Departamentu Budżetu i Finansów.

6

Załącznik nr 2

do zarządzenia nr 38/14 GIP

z dnia 19 grudnia 2014 r.

WZÓR

..........................................................

Nazwa jednostki organizacyjnej

.........................................................

Nazwa komórki organizacyjnej

........................................................

Imię i nazwisko

OŚWIADCZENIE

dotyczące zasad korzystania z telefonu służbowego/smartfonu/modemu/tabletu

Przyjmuję

1) telefon stacjonarny o numerze abonenckim - ……………………………………….

2) telefon komórkowy o numerze abonenckim - ……………………………………….

3) modem o numerze abonenckim - ……………………………………….

4) tablet o numerze abonenckim -………………………………………….,

którego abonament opłacany jest przez Państwową Inspekcję Pracy – Główny Inspektorat

Pracy/Okręgowy Inspektorat Pracy w ...............................................

Jednocześnie oświadczam, że:

1) zapoznałem/am się i będę przestrzegał/a postanowień zarządzenia Głównego Inspektora

Pracy w sprawie ustalenia zasad korzystania z telefonów służbowych, smartfonów,

modemów oraz tabletów przez pracowników Państwowej Inspekcji Pracy;

2) terminowo i zgodnie ze stanem faktycznym będę przedkładał/a pracodawcy informacje o

wykorzystaniu telefonu służbowego i/lub smartfonu i/lub modemu i/lub tabletu do celów

prywatnych.

................................., dnia........................

.....................................................................

(podpis)

niepotrzebne skreślić