Gerald Stanisław Abramczyk

jerrypoland@yahoo.com

0600 484 038

Wyprawa myślowa

Zarządzenie komunikacją

Ministerstwo Rozwoju Regionalnego 13 czerwca 2006

Polityczna PR jest strategią

a nie działaniem

Rozważanie ustalenia strategii komunikacji

Prezentacja strategiczna

Cel:

umożliwienie profesjonalistom stanie się bardziej

biegłymi i efektywnymi

• Biegłość - jak powiedzieć to, co chcecie powiedzieć

• Efektywność - jak osiągnąć zrozumienie tego, co powiecie

Zadanie komunikatora:

Przekazać przesłanie, żebyotrzymane było po drugiej stronie.

Informacja, która jest zrozumiała, interesująca i mająca wspólne znaczenie.

Gerald Stanisław Abramczyk

Przewodnikdo

dyskusji

informacja jest wytworem komunikacji,

a porozumienie jest jej produktem

Prezentacja strategiczna

sukces wpływu wymaga trzech kluczowych

umiejętności:• połączenia z innymi

• ocenienia punktów widzenia innych

• przekonującej prezentacji

Zarządzanie komunikacją jest procesem 6 działań:

• identyfikacji

• zbierania

• organizowania

• znaczenia

• udzielania

• adaptacji-aplikacji

Gerald Stanisław Abramczyk

Plan komunikacji strategicznej

• analiza środowiska

• rozważenie opcji: kanały, źródło, czas

• wybór i zorganizowanie informacji

• wygłoszenie przesłania

• ocena sprzężenia zwrotnego dla dalszego

rozwoju

Analiza środowiska• Zdefiniowanie sytuacji

• Zdefiniowanie słuchaczy• identyfikowanie wszystkich potencjalnych odbiorców• poznanie każdego odbiorcy

• Zdefiniowanie Twoich celów dla poszczególnych odbiorców

Zdefiniowanie sytuacji

• Zawężenie problemu• Ocena klimatu zewnętrznego• Ocena kultury organizacji

Zdefiniowanie wszystkich potencjalnych odbiorców

• Główni - aktualni

• Ukryci - silni

• Podejmujący decyzje -opierający się na informacjach z drugiej ręki

Poznanie każdego odbiorcy

• Zbieranie faktów zawodowych i osobistych• Bądź świadomy nastawienia:

Twojego, Twojego tematu, u słuchaczy

• Postawienie wymagań słuchaczy ponad Twoimi• Rozpoznanie niepokojów słuchaczy

Zdefiniowanie Twoich celów

• Objęcie celu od wstępnego oświadczenia

• Szczególny cel prezentacji

• Twoje „tajne” zamierzenia

Rozważenie opcji

• Kanały - w jaki sposób przesłanie jest wysłane

• Źródło - kto ogłasza przesłanie

• Czas - kiedy następuje otrzymanie przesłania

Wybór i zorganizowanie informacji

• Przegląd sytuacji, odbiorców i analiza celów

• Planowanie: wstęp, rozwinięcie, konkluzja

• Skupienie się na korzyściach

• Ograniczenie informacji

• Wzmocnienie prezentacji pomocami wizualnymi, przykładami, grafiką

Trójkąt komunikacyjny

Gerald Stanisław Abramczyk

75%

15%

10% liderzy

opiniotwórcy ipoinformowani

bierni

„Pojemniki prezentacji przesłania”

Gerald Stanisław Abramczyk

Przesłanie wstępne - Co się dzieje? - storyline

Przesłanie konkluzyjne - Co to znaczy? - frame

temat agenda

treścifaktów

treścifaktów

treścifaktów

podsumo-wania

co mam zamiarWam powiedzieć

naszpunkt widzenia

to, co Wam mówię,w oparciu o wybrane

fakty

to, co właśniepowiedziałem

10 sposobów przekazania informacji

porównanie kontrast opisywanie oszacowanie wyjaśnienie

wyliczenie zdefiniowanie dyskutowanie krytyka ułożenie diagramu

1. zdefiniowanie i zawężenie problemu

100 problemówgospodarczych, społecznych,finansowych, politycznych

99 innychproblemów

3 problemy które ...

2. ustalenie listy kryteriów3. identyfikowanie możliwych rozwiązań4. ocena rozwiązań na podstawie kryteriów5. wybór najlepszego rozwiązania

Format decyzyjny

Format „złych wiadomości”

• wstępne przygotowanie słuchaczy

• budowanie pomostu

• przekaz złych wiadomości

• wyjaśnienie powodów

• propozycje alternatywne

• odbudowa dobrych stosunków

Format STARR

• zdefiniowanie sytuacji• opisywanie zadania• wyjaśnienie działania• pokazywanie wyników• złożenie rekomendacji

STARR: Situation, Task, Action, Results, Recommendations

Dopasowanieśrodków wizualnych do

słów

• stosowność

• wyrazistość

• zgodność

• dynamiczność

dobre środki wizualne

Slajdy są pomocne przez:

• uproszczenie kompleksowych materiałów

• dodanie różnorodności

• zastąpienie notatek

• wyjaśnienie pewnych punktów

• obniżenie czasu potrzebnego na prezentację trudnych tematów

• podniesienie zdolności zapamiętywania

Gerald Stanisław Abramczyk

Slajdy mogą obniżyć efektywność

• za często używane• bałamutne• naszpikowane słowami• zbyt „gęste”• bezbarwne• nudne• nie zsynchronizowane z potrzebami słuchaczy• będące tylko dokładnym odczytaniem słów• pełne męczących wskaźników, statystyki, danych

Gerald Stanisław Abramczyk

Szkic podstawowy

• Wstęp - przyciągnięcie uwagi, cel, plan, korzyści

• Rozwinięcie prezentacji

• Konkluzja - podsumowanie, specyficzne działania, końcowe twierdzenie

Ocena samego siebie:test wiarygodności

• Dobra wola: skupić się i zadbać

• Kompetencje: wiedza, wykształcenie, doświadczenie

• Siła: status, prestiż, sukcesy

• Pewność siebie: komunikacja werbalna i niewerbalna

Wygłoszenie przesłania

• Udoskonalenie umiejętności werbalnych i niewerbalnych

• Poznanie materiałów

• Wyrażenie pewności

• Bycie sobą

Udoskonalenie Twoich umiejętności werbalnych

• mówienie jasno- wymowa, artykulacja, głośność, ton

• mówienie wyraziste- emfaza, rytm, czas, pauzy

Udoskonalenie Twoich umiejętności

niewerbalnych• Odpowiedni strój• Okazanie fizycznego opanowania - twarzy, rąk, nóg, orientacji miejsca

• Przede wszystkim okazuj entuzjazm

Poznanie materiałów

• Ćwicz prezentację w częściach

• Dyskretnie korzystaj z notatek

• Stosuj swobodnie pomoce wizualne

• Przejmuj pytania zwięźle- odpowiedz na pytania- poprzyj je faktem (jednym)

- na tym zakończ

Wyrażenie pewności

• W Twoim argumencie

• W Twojej organizacji

• Samym sobą - techniką anty-tremową

- trikami

• W nagłym niepowodzeniu

TY

Bądź sobą

• Jesteś ekspertem

• Jesteś tym, kogo poproszono o wystąpienie

Osiągniesz sukces

• analizuj środowisko

• rozważaj opcje

• dobieraj i porządkuj informacje

• głoś swoje przesłanie

• poproś i oceń sprzężenie zwrotne dla dalszego rozwoju

Ocena sprzężenia zwrotnego

• Dać je

• Poprosić o nie

• Otrzymać je

• Ocenić siebie:test wiarygodności

Udzielenie sprzężenia zwrotnego• Opisanie czegoś pozytywnego

• Konstruktywne wyrażenie krytyki w I os.• Podanie szczególnego przykładu• Sugerowanie opcji rozwiązania• Zakończenie pozytywnym stwierdzeniem

Prośba o sprzężenie zwrotne

• Krąg ludzi którym ufasz

• Poproś ich o ocenę

• Określ specyficzne obszary

Otrzymanie sprzężenia zwrotnego

• Rozwiń otwarte nastawienie

• Słuchaj uważnie - notuj

• Pytaj o szczegóły

• Weź odpowiedzialność

• Skoryguj bez nadmiernej reakcji

• Znajdź prawdę w ich percepcji

• Podziękuj

Spektrum komunikacyjne perswazji

uzależnienie odumiejętności i

zdolności menadżera

uzależnienie odkompetencji i

zdolności menadżera

wymaganiadla

ustalenia kierunku

wymagania dlakomunikacjiperswazyjnej

stylopowiadania,

polecenie

konsultacja

współtworzeniestylu

komunikacji

Charakterystyka stylu menadżerówautokrata

• nacisk na pracę techniczną

• zorganizowanie pracy wokół osobowości

• scentralizowane decyzji

• komunikacja w jednym kierunku

• kontrola przez inspekcję

• promowanie osobistego interesu

Charakterystyka stylu menadżerówdemokrata

• nacisk na pracę zarządzającą

• zorganizowanie pracy dla osiągnięcia celu

• zdecentralizowane decyzji

• komunikacja w dwie strony

• kontrola wyrywkowo

• promowanie interesuprzedsięwzięcia i zespołu

konflikt

• konflikt celów - - co robimy?

• konflikt ról - - kto co robi?

• konflikt proceduralny - jak to zrobimy?

• konflikt strukturalny - fizyczna odległość

• konflikt interpersonalny - siła i słabości ludzi

Gerald Stanisław Abramczyk

Sposoby rozwiązania różnic

rozpoznanie innychpunktów widzenia

rozwiązanie

„nasz” sposób„Mój” sposóbwymagający

„Twój” sposóbpoddanie się

Ustawienie krzeseł na spotkania