Funkcje UNIFIED MESSAGING:FAX / IMAP / 2-WAY RECORDING

NS1000

Spis1.0 Wprowadzenie

1.1 Integracja Fax Serwera1.2 Instalacja wymaganych Kluczy Aktywacyjnych1.3 Tworzenie skrzynek pocztowych1.4 Konfiguracja UM Class Of Service dla FAXu1.5 Automatyczny Transfer FAXu (Automatic Fax Transfer)1.6 UM Floating Extension Group Number1.7 Dostęp do Wiadomości i Wiadomości Faxu1.8 Wysyłanie FAXu z komputera (Sterownik dla FAXu)

2.1 Przegląd IMAP2.2 Instalacja wymaganych Kluczy Aktywacyjnych2.3 Konfiguracja UM Class Of Service dla IMAP2.4 Tworzenie konta IMAP dla Outlook2.5 Praca w trybie Offline (Outlook / IMAP)

3.1 2-Way Recording (Manager Control)3.2 Instalacja niezbędnych Kluczy Aktywacyjnych3.3 Supervisor - Tworzenie profilu użytkownika3.4 Włączanie funkcji 2-Way Recording (Manager Control)3.5 Zarządzanie Nagraniami

Activation Keys• 2 channel / 4 channel• IMAP4 / email / Fax• 2 way recording• 2 way recording control

Email Server(IMAP/POP3)

Built-in • Voice Mail• Auto Attendant and IVR

function/features

UnifiedVoice, FAX,

Email

Fax to email as a .TIFF attachment for incoming faxes*.

Print to Fax directly from your PC applications*

Outlook

*Using Optional FAX Interface

WprowadzeniePrzegląd Funkcji UM Wbudowany system Unified Messaging (UM) przejmuje funkcje dotychczasowego systemu przetwarzania głosu jakim jest TVM.Fax Server, Integracja IMAP4 i funkcje „2-way Recording control” są wbudowane w system Unified Messaging.

UNIFIED MESSAGINGIntegracja Fax Serwera

Integracja Fax SerweraIstnieje wiele możliwości aby Odbierać FAX za pomocą NS1000.Możliwe jest:• Odebranie FAXu bezpośrednio do twojej Osobistej skrzynki pocztowej UM (Personal).• Odbieranie FAXu automatycznie przez Skrzynkę UM (Central Mailbox)• Kierowanie przychodzącego FAXu do wybranego urządzenia FAX za pomocą usługi DISA

NS1000 (Master)

FAXUT SeriesNT Series (Optional)

PC

Router / Switch

LAN

SLT Port Connection

Można również wydrukować / wysłać FAX w następujący sposób:• Wysłać wiadomość FAX otrzymaną w twojej skrzynce pocztowej do podłączonego urządzenia FAX,dzięki

czemu może być wydrukowana.• Wysłać FAX do żądanej lokalizacji bezpośrednio za pomocą komputera PC

Instalacja wymaganych A/KInstalacja wymaganych Kluczy AktywacyjnychUM Email Client (Aby umożliwić FAX / Email) , 1 na użytkownika.

Nie ma specjalnych ustawień dla typu „Port / Trunk Service” niezbędnych do portów UM.Tylko instalacja karty FAX Server jest wymagane.

Settings -> UM Configuration -> 1. Mailbox Settings

Add Mailbox

Tworzenie skrzynek pocztowychZa pomocą WebMC, dodaj pożądaną liczbę Skrzynek pocztowych.

Enter:1. The Mailbox Number2. The Extension Number (If required)3. Mailbox Password4. Message Client Password (For Fax Driver)

Click ‘OK’

Skonfiguruj podstawowe ustawienia skrzynki pocztowej

Tworzenie skrzynek pocztowych

Wprowadź Hasło dla Skrzynki pocztowej i Hasła Klienta Wiadomości (Message Client Passwords)

Hasło Skrzynki pocztowej (Mailbox Password) jest wymagane aby umożliwić użytkownikowi dostęp do jego Skrzynki Pocztowej. Message Client Password jest wymagane aby używać oprogramowania Sterownika Faxu, by umożliwić wysyłanie FAXU na PC. Zalecane jest stosowanie mocnych haseł.

Tworzenie skrzynek pocztowych

UM Configuration -> 2. Class Of Service -> General, set FAX OPTION to ‘YES’

Click ‘OK’

Konfiguracja UM Class Of Service dla FAXuAby umożliwić skrzynce pocztowej odbieranie faxu, wysyłanie faxu do urządzania FAX lub aby korzystać z oprogramowania sterownika FAX, opcja faxu „FAX OPTION” musi być ustawiony na „YES" w zakładce UM Class of Service.

Wskazówka: Jeśli korzystasz z Centralnej skrzynki (Central Maiblox) (bez numeru wewnętrznego), ustaw Tutorial -> „None„ (Brak)

UM

DISA

Automatyczny Transfer FAXu (Automatic Fax Transfer) (1)

Incoming Fax Calls can be handled by the UM or DISA systems of the NS1000Przychodzące połączenia faksowe mogą być obsługiwane przez UM lub systemy DISA NS1000.

Poprzez skonfigurowanie odpowiednich ustawień DDI, połączenia faksowe mogą być przekierowane do UM lub systemów DISA.

UMEnter the Transfer Mode (FAX Ext or Mailbox) and the destination

Automatyczny Transfer FAXu (Automatic Fax Transfer) (2)

Ustawienie UM dla Automatycznego Transferu FAXu (Automatic Fax Transfer)

This section sets how the incoming FAX call should be handled by the UM System (Transfer to FAX Extension or Mailbox)

Poprzez skonfigurowanie odpowiednich ustawień DDI, połączenia faksowe mogą być przekierowane do UM lub systemów DISA.

DISA

Enter the desired Fax Extensions (Main/Alternate), the Fax Answer time and other settings as required.

Automatyczny Transfer FAXu(Automatic Fax Transfer) (3)

Ustawienie DISA dla Automatycznego Transferu FAXu (Automatic Fax Transfer)

Poprzez skonfigurowanie odpowiednich ustawień DDI, połączenia faksowe mogą być przekierowane do UM lub systemów DISA.

Specify the System Fax SERVER Name and Number, Retry and re-transmission options here. The System Number will appear on outgoing Faxes sent by the FAX Server.

Specify the Answer Time, Cover-page information and Full/Busy options here.If the FAX Server is Full/Busy, the incoming FAX can be transferred to a FAX Extension

Automatyczny Transfer FAXu (Automatic Fax Transfer) (4)

Właściwości FaxuWłaściwości Systemu FAX (Serwer), strona okładki (Cover-page) oraz opcje Full / Busy mogą być ustawione w tym miejscu.

Uwaga: Więcej szczegółowych informacji znajduje się w instrukcji „PC Programming manual”

PBX Configuration -> 3. Group -> 7. UM Group -> Unit Settings

Master System UM Floating Extension Number is 500 (default)(Each Distributed UM will have their own Floating Ext Number)

UM Floating Extension (Group) Number (1)System UM może być dostępny za pomocą „Floating Extension number” (Domyślnie:500)Używając numeru „Floating”, CO i połączenia zewnętrzne mogą być łatwo przekierowane do systemu UM.

Dla przykłądu: Jeżeli użytownik numeru wewnt. chce przekierować połączenia (FWD Calls) to jego skrzynki, powinien ustawić C-FWD do ‘500’.

PBX Configuration -> 10. CO & Incoming Call-> 3. DDI Table

DDI Destination can be set for each Time Mode

UM Floating Extension (Group) Number (2)Przez ustawienie tabeli docelowej DDI (DDI Destination Table ) do numeru UM ‘Floating’ Extension number (domyślnie: 500); Połączenia CO mogą być może być przekierowywane do Systemu UM.

Uwaga: Po ustawienie odpowiednich Destination DDI, rozmowy mogą dojść do UM lub Systemów DISA, ICD-G lub numerów wewnt., (ext), w oparciu o ustawienie Trybu Czasu (Time Mode).

Dostęp do Wiadomości i Wiadomości FaxuDostęp do skrzynek pocztowych UM i Zarządzanie wiadomościami Fax

Wiadomości odebrane w "Centralnej" skrzynce pocztowej mogą być dostępne z numeru wewn. w następujący sposób:•Zadzwoń na UM Floating Extension Number (500)•Podczas wiadomości powitalnej wybierz "#6* + Numer skrzynki pocztowej” •Wpisz hasło skrzynki centralnej podczas podpowiedzi (prompt)

Wiadomości odebrane bezpośrednio w skrzynce pocztowej numeru wewnt mogą być dostępne poprzez dzwonienie na numer „ UM Floating Extension Number(500)”, a następnie wpisanie hasła.Aby zarządzać wiadomościami Fax:•Wybierz pożądaną MBX (skrzynkę) •Wybierz opcję, aby odsłuchać wiadomości ('1 'dla nowych, '3' dla starych)•Wysłuchaj FAX Message Envelope - Wciśnij '2 '•W razie potrzeby, postępuj zgodnie ze wskazówkami•Wciśnij '5 ‘ aby przenieść Fax•Naciśnij '7 ', aby wydrukować Fax za pomocą podłączonego urządzenia FAX

3. Wprowadź adres IP PBX-a4. Wprowadx Numer Skrzynki w polu ‘User ID’5. Wprowadź Message Client Password

(Nie Mailbox Password!)6. Kliknij OK

Wysyłanie FAXu z komputera (Sterownik dla FAXu)

Możliwe jest wysłanie FAXu z komputera, używając sterownika NS1000 FAX Driver s/w.1.Zainstaluj oprogramowanie sterownika FAX dla PC 2.Wybierz Tools -> Options

3

4

5

6

2

Następnie otwórz dokument, który chcesz przefaksować.

Uwaga: Powyższy widok może się różnić, w zależność od wersji oprogramowania M/S Office i użytych aplikacji.

1. Select ‘Print’

2. Select ‘NS1000’ FAX Driver

3. Click ‘OK’

Wysyłanie FAXu z komputera (Sterownik dla FAXu)

1. Click ‘Add’ to enter a new destination.

Po otwarciu oprogramowania sterownika FAX, można wybrać pożądane miejsce przeznaczenia, za pomocą ksiązki adresowej lub poprzez dodanie Destination Number.

2. Enter the Destination Details

Wysyłanie FAXu z komputera (Sterownik dla FAXu)

3. Click ‘Send’

4. Click ‘OK’ 5. Transmission process will start through FAX Server

(Kontynuacja z poprzedniego Slajdu)

6. Transmission success will be confirmed, Click ‘OK’

Wysyłanie FAXu z komputera (Sterownik dla FAXu)

UNIFIED MESSAGINGIMAP / OUTLOOK INTEGRATION

Przegląd IMAPWbudowana funkcja UM obsługuje protokoł IMAP4 i pracuje jako voice i fax IMAP4 Serwer.Użytkownik może pobrać, usuwać, przenosić, odpowiadać i wysyłać wiadomości za pomocą wspólnego klienta poczty, który obsługuje protokół IMAP4 (np. Outlook, Lotus Notes itp.).Użytkownicy UM muszą jedynie dodać dodatkowe konto e-mail IMAP4 do ich klienta poczty, aby móc korzystać z funkcji UM.Nie ma konieczność instalowania dodatkowego oprogramowania.

Wymaganay jest Klucz aktywacyjny - UM Email Client (Aby umożliwić FAX / Email ), 1 na użytkownika.

Uwaga: Outlook 2010 jest obecnie nieobsługiwany

Email Server

IMAP 4 / POP3

PC with Email Client(e.g. Lotus Notes)

IMAP 4

IMAP 4 Server

NS1000

Instalacja wymaganych Kluczy AktywacyjnychZainstaluj wymagany A/K:•UM Email Client (Aby umożliwić FAX / Email ), 1 na użytkownika.

Uwaga: Max liczba jednoczesnych połączeń IMAP do NS1000 wynosi 24. Jeśli jest więcej niż 24 użytkowników IMAP, wtedy każdy z użytkwoników powinien używać Outlooka w trybie „Offline”

UM Configuration -> 2. Class Of Service -> General, set DESKTOP MESSAGING to ‘YES’

Click ‘OK’

Konfiguracja UM Class Of Service dla IMAPAby uaktywnić IMAP / OUTLOOK integration z istniejącą skrzynką UM , opcja ‘Desktop Messaging’ musi być ustawiona na ‘YES’ w zakładce UM Class of Service.

1. Select ‘Tools’ -> ‘Account Settings’

2. Open the ‘Email’ Tab and Click ‘New’

Tworzenie konta IMAP dla OutlookAby integracja z NS1000 była możliwa, nięzbędne jest dodanie dodatkowego konta email. Otwórz program Open ‘Outlook’

Uwaga: Powyższy widok może się różnić, w zależność od wersji oprogramowania M/S Office.

3. Select the IMAP Option and click ‘Next’

4. Select the option to Manually configure the Sever Settings and click ‘Next’

5. Select the Internet Email Option and click ‘Next’

Szczegóły konfiguracji konta IMAP

Tworzenie konta IMAP dla Outlook

6. Enter the Users Mailbox Number and their email address (Mailbox@PBX_IP_Address)

7. Enter the Account Type (IMAP) and the Server Location (PBX_IP_Address)

8. Enter the User Name (Mailbox) and Message Client Password – Click ‘Next’

10. Click ‘Finish’9. New ‘IMAP’ Account will be created

Szczegóły konfiguracji konta IMAP (Users Mailbox)

Tworzenie konta IMAP dla Outlook

The new IMAP Account is created and Messages can be seen in the viewing pane

Voice Messages are in .wav format and can be opened with Windows Media Player.

Codec: CCITT A-law, 64kbps, 8kHz, 8bit, Mono

Voice Messages are in .tif format and can be opened in Windows Picture/Fax

Viewer.

Dostęp do wiadomośc głosowcyh / FAX

Gdy wiadomość zostanie przeczytana ‘Read’, lampka „Message Waiting Lamp” w telefonie wyłączy się.

Tworzenie konta IMAP dla Outlook

1. Select the required IMAP Inbox

2. Select ‘File’, the ‘Work Ofline’

Praca w trybie Offline (Outlook / IMAP)NS1000 wspiera maksymalnie 24 jednoczesnych sesji IMAP.Dodatkowo, gdy użytkownik ma otwartą sesji IMAP (przez Outlook), nie będzie mógł uzyskać dostępu do swojej skrzynki za pośrednictwem telefonu (PT).Aby uzyskać dostęp do swojej skrzynki, użytkownik musi najpierw zamknąć sesję IMAP. Jest to możliwe poprzez czasowe przełączenie skrzynki odbiorczej protokołu IMAP w tryb "Offline„.

Uwaga: Jeśli użytkownik próbuje uzyskać dostęp do swojej skrzynki za pomocą telefonu (PT), podczas gdy nie ma aktywnej sesji IMAP, otrzyma wiadomość “Sorry – This mailbox is in use.”

2-Way Recording (Manager Control)

Unified Messaging - PrzeglądFunkcja ta pozwala Managerowi / Supervisorowi automatycznie nagrywać rozmowy wybranych użytkowników numerów wewnętrznych.

Nagrania mogą być dostępne za pośrednictwem listy nagrań i odtwarzane za pomocą PT lub komputera.

Instalacja niezbędnych Kluczy AktywacyjnychZainstaluj wymagane A/Ks:•UM Two Way Recording Manager Control, 1 na NS1000 (Master/Slave)

From the ‘Settings’ Menu, select ‘Users’ -> ‘Add User’

In the ‘User Information’ Tab, a First Name MUST be set.

Supervisor - Tworzenie profilu użytkownikaAby włączyć ustawienie i sterowanie funkcją 2-Way Recording Control, Supervisor / Manager musi posiadać odpowiedni profil użytkownika.Określ nazwę użytkownika (Imię jest wymagane)

In the ‘Contact’ Tab, specify the Supervisors Ext Number.

Określ Numer Wewnętrzny Użytkwonika

Supervisor - Tworzenie profilu użytkownika

In the ‘Unified Message’ Tab, specify the UM group and the desired Mailbox Number.(A Mailbox will be created automatically using this Mailbox Number)

Stwórz Skrzynkę dla Supervisor

Supervisor - Tworzenie profilu użytkownika

Set the Login ID and Password for the User Profile. This will allow the Supervisor to Login to their User Profile via the Web MC and make any necessary changes to their User Profile or PT Settings

Określ Login ID i hasło dla Profilu Użytkownika

Supervisor - Tworzenie profilu użytkownika

Uwaga: Max 32 2-Way Record Supervisorów na system (Jednostkę)

1. In the Maintenance Screen, Select ‘Utility’ -> 10. Automatic Two-Way Recording -> 1. Supervisor Setting.

2. Click ‘Add/Delete’

3. Highlight the Supervisor Extension.

4. Click ‘OK’

Włączanie funkcji 2-Way Recording (Manager Control)

Nadaj Supervisorowi uprawnienia do korzystania z Automatically 2-Way Record;

1. In the Maintenance Screen, Select ‘Utility’ -> 10. Automatic Two-Way Recording -> 2. Extension Setting.

2. Select the Supervisor who will receive the recordings.

3. Select the destination Mailbox an UM Group.

4. Select what types of call to record.

Wybierz gdzie będą przechowywane nagrania (Skrzynki - Mailbox) i jakiego rodzaju rozmowy będą nagrywane (Wewnętrzne, Zewnętrzne, ICD-G Tylko Przychodzące)

Uwaga: Gdy wybierasz miejsce docelowe nagrań, utworzona zostanie nowa Skrzynka.

Włączanie funkcji 2-Way Recording (Manager Control)

5. Click ‘Add’ to view the available extension list.

6. Select the desired Extensions and Click ‘OK’

Wybierz, które numery wewnętrzne będą nagrywane.

Uwaga: Nie możliwe wyłączynie numeru wewnt. z bycia nagrywanym, za pomocą programowania Class of Service (TBC)

Włączanie funkcji 2-Way Recording (Manager Control)

7. Click ‘List View’ to confirm the selected extensions, then click ‘OK’.

Potwierdź, które numery wewnętrzne będą nagrywane.

Uwaga: Nagrywany numer wewnt. usłyszy ‘beep’ ton na początku rozmowy, gdy zacznie się nagrywanie.

Włączanie funkcji 2-Way Recording (Manager Control)

8. In the Maintenance Screen, Select ‘Utility’ -> 10. Automatic Two-Way

Recording -> 4. Maintenance.

9. Click ‘Start’ to begin the Automatic Recording Process.

10. It is possible to stop the recording process at a given date/time

Włącz funkcje Automatic 2-Way Recording

Włączanie funkcji 2-Way Recording (Manager Control)

12. Click ‘OK’

11. It is possible to stop the recording process at any Time

Po włączeniu usługi, możliwe jest jej zatrzymanie w dowolny czasie.

Włączanie funkcji 2-Way Recording (Manager Control)

1. Login to the Supervisor User Account

2. Select the Record List.

3. Select the UM Group where the Recording Mailboxes are situated.

Zarządzanie NagraniamiPo zalogowaniu się przez Supervisor do konta użytkownika (User Account), możliwe jest zarządzanie nagraniami użytownika:

4. Select ‘List View’.

5. Select the desired Mailbox

6. Click ‘OK’

Supervisor może przeglądać listę dostępnych skrzynek i wybrać dowolną z nich.

Zarządzanie Nagraniami

8. Select the desired Recording.

9. Select PC or Phone and click the ‘Play’ icon.

7. Click ‘Search’

Możliwe jest określenie, która wiadomość odtworzyć (za pomoca telefonu) lub zapisać na komputer.

Zarządzanie Nagraniami

Via Phone.

Via PC.

Specify the Extension.

When Connected, press ‘Play’

Depending on your Browser, you can select to Download or Play the audio file.

Możliwe jest określenie, która wiadomość odtworzyć (za pomoca telefonu) lub zapisać na komputer.

Zarządzanie Nagraniami

KONIEC