Excel y la web

Publicación en Internet con Microsoft OfficeSevilla, junio de 2004

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Excel y la web

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Introducción

Creación de páginas web a partir de datos Excel

Agregar información Excel a una página web

Abrir un libro en una intranet o internet en Excel

Hipervínculos en Excel

Formularios web en Excel

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Introducción

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Excel permite generar páginas web con información de libros Excel

Se puede usar Excel para abrir libros en una intranet o en internet

Es posible usar hipervínculos que nos remitan a zonas dentro de una misma hoja de cálculo o a otras zonas de internet

No es necesario conocer HTML para realizar estas tareas con Excel

Excel Creación de páginas web a partir de datos Excel

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Excel dispone de un asistente para crear una página web a partir de los datos de una hoja o un gráfico

El asistente está instalado si aparece la opción Guardar como HTML en el menú Archivo. En caso contrario, debe instalarse, a partir de Herramientas > Complementos

Al generar un gráfico Excel para añadir a una página web con el asistente, se debe crear como un objeto dentro de la hoja de cálculo

Excel Creación de páginas web a partir de datos Excel

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Para generar una página web a partir de un libro Excel:

2 seleccionar Archivo > Guardar como HTML

1 seleccionar los datos a convertir a formato HTML

Excel Creación de páginas web a partir de datos Excel

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3 especificar los rangos de las celdas y los gráficos, así como el orden de inserción, mediante los controles Agregar, Quitar y Mover. Pulsar en Siguiente

Excel Creación de páginas web a partir de datos Excel

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4 escoger la opciónCrear un documento HTML independiente ... y pulsar en Siguiente

Excel Creación de páginas web a partir de datos Excel

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5 se puede escoger título y encabezado para la página, insertar líneas horizontales y otros datos de identidad, dirección de correo electrónico y fecha de última actualización

Excel Creación de páginas web a partir de datos Excel

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6 en el último cuadro, seleccionar el código de página, Guardar el resultado como un archivo HTML e indicar la Ruta del archivo. Hacer clic en Terminar

Excel Creación de páginas web a partir de datos Excel

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Vista de la página web resultante:

Excel Agregar información Excel a una página web

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Para insertar información Excel en una página web ya existente: 1 en Internet Explorer

abrir el fichero (Archivo > Abrir), y seleccionar Ver > Código fuente

2 en la posición donde se desee que aparezcan los datos Excel insertar una línea con el texto:<!--##Table##-->que usará el asistente web de Excel

Excel Agregar información Excel a una página web

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3 una vez guardado y cerrado el fichero html modificada, seguir los pasos descritos del asistente; en el paso 2 se escogerá la opción Insertar los datos convertidos en un archivo HTML existente

Excel Agregar información Excel a una página web

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4 en el paso 3 escoger la opción Abrir el archivo directamente y escribir el nombre del fichero html existente sobre el que se van a añadir los datos Excel

Excel Agregar información Excel a una página web

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5 el ultimo paso es similar a como ya se describió; sólo hay que tener la precaución de dar un nombre para el archivo que se genere diferente al original

Excel Agregar información Excel a una página web

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Excel Abir un libro en una intranet o internet en Excel

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Excel permite abrir libros que estén ubicados en una intranet corporativa o incluso en internet. Bastará con que al abrirlo, se indique la dirección completa:

c:\ventas\libro.xls (disco local) http://ventas/libro.xls (intranet) http://www.sitio.dom/usu/libro.xls

(internet)

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Hipervínculos en Excel

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En Excel se pueden usar hipervínculos para abrir documentos externos, que pueden estar situados en un servidor de red intranet o internet

Los hipervínculos también pueden enlazar con zonas del mismo libro Excel

Se puede insertar un hipervínculo a un libro Excel: a partir del texto de una celda a partir de un gráfico mediante la función Hipervínculo en una celda

Excel Crear un hipervínculo a partir del texto de una celda

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1 escribir el texto del hipervínculo

2 seleccionar la celda o celdas que contengan el texto

3 seleccionar Insertar > Hipervínculo o pulsar en

4 si no se ha guardado el libro, un cuadro informativo lo pedirá antes de que salga el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo

Excel Crear un hipervínculo a partir del texto de una celda

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5 escribir la dirección del archivo de destino en el cuadro Vincular al archivo o dirección URL

6 para saltar a una ubicación específica dentro del archivo de destino, escribirla en el cuadro Ubicación dentro del archivo

Excel

Crear un hipervínculo a partir de un gráfico

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Sólo se puede añadir un hipervínculo a un gráfico si se trata de un dibujo creado con la barra de

herramientas Dibujo es una imagen insertada con Insertar > Imagen

Para crear un hipervínculo a partir de un gráfico:

1 seleccionar el gráfico haciendo clic en el mismo para que aparezcan los controles

2 seguir los pasos 3 a 6 del caso anterior

Excel Crear un hipervínculo utilizando una función de hoja de cálculo

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1 seleccionar la celda que se desee que contenga el hipervínculo

Se puede usar la función HIPERVINCULO escribiendo la función en una celda

=HIPERVINCULO(Ubicación;nombre_descriptivo) o usando el asistente de funciones:

2 seleccionar Insertar > Función o hacer clic sobre el botón Pegar función

Excel Crear un hipervínculo utilizando una función de hoja de cálculo

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3 en el cuadro Pegar función, seleccionar en Categoría de función: Búsqueda y referencia, y en Nombre de la función: HIPERVINCULO

4 indicar la ruta y nombre del archivo de destino (Ubicación_del_vínculo) y el contenido de la celda (Nombre_descriptivo)

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Cambiar el destino de un hipervínculo

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1 seleccionar las celdas o el gráfico del hipervínculo:

para hipervínculos de texto, utilizar las flechas de dirección para moverse por las celdas

para gráficos, mantener pulsada la tecla <Control> y hacer clic en el gráfico2 selecionar Insertar > Hipervínculo

3 si se solicita, guardar el libro

4 modificar el cuadro Insertar hipervínculo como se indicó

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Cambiar el destino de un hipervínculo

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1a si el hipervínculo se creó utilizando la función HIPERVINCULO, seleccionar la celda usando las teclas de dirección y hacer clic en la barra de fórmulas para modificarla

Excel Cambiar el texto o el gráfico de un hipervínculo

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1 seleccionar las celdas o el gráfico del hipervínculo

2 para cambiar el texto, editarlo en la barra de fórmulas

3 para modificar un gráfico, usar la barra de herramientas Dibujo o Imagen

4 para cambiar la imagen de hipervínculo, insertar la imagen y convertirla en un hipervínculo con el mismo destino; después, eliminar la imagen anterior

Excel Cambiar el aspecto del texto de un hipervínculo

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1 seleccionar Formato > Estilo

2 seleccionar de la lista Nombre del estilo la opción Hipervínculo o Hipervínculo visitado

3 hacer clic en Modificar y cambiar el formato en el cuadro de diálogo Formato de celdas

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Formularios web en Excel

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Mediante el asistente Formulario de web de Excel se puede establecer un sistema de recopilación de datos Excel (hoja de cálculo)

El formulario puede disponer de celdas para la introducción de datos, e incluir controles que faciliten esa tarea

El servidor puede usar dos interfaces para recibir los datos de los usuarios: IDC o CGI

Los usuarios deberán tener instalado Excel

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Formularios web en Excel

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Excel Emplear celdas de una hoja de cálculo para utilizarlas como formulario

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Las celdas deben formatearse para dar el aspecto y comportamiento deseados, mediante la opción Formato > Celdas

Se puede restringir el tipo de datos que el usuario introduzcaen la celda mediante la opción Datos > Validación, en donde también pueden seleccionarse mensajes indicativos y de error asociados a las celdas

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Insertar controles en los formularios

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1 hacer clic en el control deseado en la barra de herramientas Formularios

Debe estar activada la barra de herramientas Formularios (seleccionar Ver > Barra de herramientas > Formularios). Para insertar un control:

2 hacer clic en la posición del formulario donde se desee insertar

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Insertar controles en los formularios

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Tipos de controles: Etiqueta: permite insertar un texto para proporcionar

información de un control, de la hoja o del formulario Cuadro de grupo: un borde y un rótulo que agrupa

los controles relacionados (botones de opción, casillas de verificación)

Botón de acción: ejecuta una macro al pulsarlo

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Insertar controles en los formularios

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Casilla de verificación: activa o desactiva una opción; puede activarse más de una a la vez en una hoja o en un grupo

Botón de opción: selecciona una opción de un grupo de posibles

Cuadro de lista: lista de elementos que pueden seleccionarse

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Insertar controles en los formularios

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Cuadro combinado: cuadro con lista desplega-ble, en donde la opción seleccionada aparece en el cuadro de texto

Barra de desplazamiento: para desplazarse a través de una lista de valores

Botón de número: botón con una flecha hacia arriba y otra hacia abajo que puede adjuntarse a una celda; la flecha arriba aumenta el valor de la celda y la flecha abajo lo disminuye

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Propiedades de los controles

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Una vez insertados los controles en el formulario, se pueden ajustar sus propiedades mediante el menú Formato de control que se activa a través del menú contextual que se abre seleccionando el control y pulsando el botón derecho del ratón

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Propiedades de los controles

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Las fichas Tamaño, Proteger y Propiedades son comunes a todos los controles

En los controles de tipo botón aparecen las fichas Fuente, Alineación y Márgenes

En los botones de casilla de verificación se pueden modificar el color de fondo y las líneas del control en las fichas Colores y Líneas

En todos los controles, excepto en Botón y Etiqueta, la ficha Control permite ajustar las propiedades específicas de cada control

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Propiedades de los controles

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Algunas opciones en la ficha Control: Valor: indica el estado de la casilla de verificación o botón de

opción Vincular con la celda: asocia la selección de una opción con el

contenido de una celda Rango de entrada: celdas que contienen la lista de opciones para

los cuadros de lista y combinado Valores actual, mínimo y máximo, incremento: relativos al valor

asociado a las barras de desplazamiento y botón de número

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Asignar una macro a un control

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Se puede asignar una macro a diversos controles.Una macro genera una serie de operaciones que Excel ejecuta automáticamente cuando se activa

1 seleccionar Herramientas > Macro > Grabar nueva macro

2 dar un nombre a la macro y pulsar Aceptar

3 realizar las tareas a automatizar y pulsar en Detener grabación

Para grabar la macro:

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Asignar una macro a un control

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1 hacer clic sobre el control con el botón derecho del ratón y seleccionar Asignar macro

2 en el cuadro de diálogo Asignar macro, seleccionar la macro que se creó

Para asignar una macro a un control:

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Publicar formularios web con Excel

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El Asistente de formularios puede generar dos tipos de ficheros: CGI (Common Gateway Interface)

el servidor debe tener in intérprete Perl instalado, ya que el asistente genera un programa Perl (.pl)

los datos que envíe el formulario se almacenarán en un fichero de texto (.txt)

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Publicar formularios web con Excel

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IDC (Internet Database Connector) el servidor web debe ser Windows NT, Windows

95 o posterior debe estar instalado un controlador ODBC (Open

Database Connectivity) para acceder a la base de datos Access

los datos que envíe el formulario se almacenarán en un fichero de bases de datos Access (.mdf)

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Publicar un formulario con CGI

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1 seleccionar Herramientas > Asistente > Formulario de Web (si no aparece en el menú, hay que instalarlo seleccionando Herramientas > Complementos)

2 en el primer paso del asistente, hacer clic en Siguiente

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Publicar un formulario con CGI

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3 especificar los controles y celdas que se usarán para la entrada de datos (usar las opciones Agregar una celda, Quitar y Cambiar nombre) y hacer clic en Siguiente

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Publicar un formulario con CGI

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4 elegir la opción Servidor de Web compatible con CGI y pulsar Siguiente

5 elegir la opción Guardar el resultado como archivo Excel y escribir la ruta del fichero; pulsar Siguiente

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Publicar un formulario con CGI

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6 especificar el mensaje que se desee enviar al usuario después de registrar los datos e indicar la dirección URL del fichero Perl

7 en el último paso del asistente, hacer clic en Terminar

8 guardar los archivos generados (.pl, .txt, .xls) en el servidor web

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Publicar un formulario con IDC

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Los pasos a seguir en el asistente son similares a los correspondientes a CGI, excepto:

en el paso 3 de 6 elegir la opción Servidor de información de Internet de Microsoft

los archivos generados tienen extensiones .idc, .htx, .mdb y.xls

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Proteger un formulario en Excel

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Para evitar que el usuario modifique o altere el formulario creado: 1 abrir el libro con el

formulario creado

2 seleccionar las celdas de entrada de datos

3 seleccionar Formato > Celdas

4 en la solapa Proteger, desactivar las opciones Bloqueada y Oculta

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Proteger un formulario en Excel

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5 seleccionar Herramientas > Proteger > Proteger hoja

6 en el cuadro Proteger hoja, activar las opciones Contenido, Objetos y Escenarios

Si de desea desproteger la hoja, seleccionar Herramientas > Proteger > Desproteger hoja

Excel Cómo acceder al formulario Excel para introducir información

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1 abrir en el navegador el formulario creado por el asistente (debe estar instalado Excel)

2 antes de abrirlo, el navega-dor muestra un aviso sobre el uso de macros; para que el formulario pueda enviar información al servidor, permitir el uso de macros

3 introducir la informa-ción en el formulario y hacer clic en Enviar