Erasmus+Szkolnictwo wyższe

Spotkanie informacyjne dla pracowników kwestur i działów finansowych szkół wyższych

Rok akademicki 2014/15

Warszawa, 20 kwietnia 2015 r.

Erasmus+2014-2020

Erasmus+ podstawowe informacje

• Czas trwania: 2014-2020 (2020/21 – ostatni rok akademicki objęty programem);

• Zakres: kompleksowe podejście do edukacji, szkoleń, kształcenia w różnych obszarach (sektorach), w różnych kontekstach (kształcenie formalne, nieformalne, pozaformalne);

• Podstawy prawne: Rozporządzenie nr 1288/2013 Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej z dnia 11 grudnia 2013 r. ustanawiające Program Erasmus+”: unijny program na rzecz kształcenia, szkolenia, młodzieży i sportu

• Budżet: 14,7 mld € (wzrost 40% w stosunku do okresu 2007-2013);

• Podstawowy dokument – „Przewodnik po programie Erasmus+”.

Uczestnicy programu Erasmus+

Kraje programu (programme countries):

Kraje partnerskie (partner countries):

28 państw członkowskich UE;

kraje EFTA-EEA (Islandia, Liechtenstein, Norwegia);

kraje kandydujące (Turcja, Była Jugosłowiańska Republika Macedonii);

kraje sąsiadujące z UE (podzielone na 4 regiony):

- Partnerstwo Wschodnie, Basen Morza Śródziemnego,

Bałkany Zachodnie, Rosja;

pozostałe kraje – udział uzależniony od akcji i obszaru (sektora).

oraz 2 rodzaje działań „specjalnych” zarządzanych centralnie: Jean Monnet i Sport

E R A S M U S +Edukacja szkolna, szkolnictwo i kształcenie zawodowe, szkolnictwo wyższe, edukacja

dorosłych, młodzież

AKCJA 1 AKCJA 2 AKCJA 3

Wyjazdy w celach

edukacyjnych

Współpraca na rzecz innowacji

i dobrych praktyk

Wsparcie dla reform w obszarze edukacji

2014–2020

Trzy główne typy akcji-Szkolnictwo wyższe

KA1 - wyjazdy w celach edukacyjnych

KA2 - współpraca na rzecz innowacji i wymiany dobrych praktyk

KA3 - wsparciedla reform w obszarze

edukacji

• Mobilność- wyjazdy studentów, (absolwentów) i pracowników

• Erasmus Mundus Joint Master Degrees

• Master Student Loan Guarantee

• Partnerstwa strategiczne pomiędzy instytucjami edukacyjnymi, szkoleniowymi, młodzieżowymi i innymi właściwymi podmiotami

• Współpraca na dużą skalę między instytucjami edukacyjnymi i szkoleniowymi a sektorem prywatnym:

Knowledge Alliances (sojusze na rzecz wiedzy)

Sector Skills Alliances(sojusze na rzecz umiejętności sektorowych)

• Budowanie potencjału w szkolnictwie wyższym w krajach partnerskich - Capacity Building inHigher Education (CBHE)

• EuropejskiObszar Szkolnictwa Wyższego

• Narzędzia ułatwiające uznawalność

• Jakość i atrakcyjność europejskiego szkolnictwa wyższego

Rodzaje projektów (działań) E+ regulowanych umowami finansowymi pomiędzy FRSE (NA) i Uczelnią (Beneficjentem)

Rok 2014/15:

- Mobilność edukacyjna z krajami programu

- Partnerstwa strategiczne

Rok 2015/16:

- Mobilność edukacyjna z krajami programu

- Mobilność edukacyjna z krajami partnerskimi

- Partnerstwa strategiczne

Inne rodzaje projektów podlegają bezpośredniemu nadzorowi Agencji Wykonawczej w Brukseli (EACEA)

Rodzaje mobilności (wyjazdów) w ramach umów Erasmus+ realizowanych w roku 2014/15

Wyjazdy studentów na studia (SMS)

Wyjazdy studentów na praktykę (SMP)

Osoby posiadające status studenta w czasie całego pobytu

Osoby zrekrutowane na ostatnim roku studiów i realizujące wyjazd jako absolwenci (recent graduate)

Wyjazdy nauczycieli akademickich w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych i przyjazdy ekspertów z przedsiębiorstw w celu prowadzenia zajęć dla studentów polskiej uczelni (STA)

Wyjazdy pracowników w celach szkoleniowych (STT)

Powiązanie projektów i umów w programie E+ i PO WER

Projekt „Zagraniczna mobilność studentów niepełnosprawnych oraz znajdujących się w trudnej

sytuacji materialnej”

Program Operacyjny Wiedza, Edukacja, Rozwój 2014-2020 - OŚ IV – Innowacje społeczne i współpraca ponadnarodowa

Studenci niepełnosprawni oraz studenci wyjeżdżający na studia z prawem do „dodatku socjalnego” – status wyjazdu z dofinansowaniem „0” w E+ i finansowanie z PO WER.

Nowy rodzaj projektu (i umowy) – rok 2015/16

Mobilność edukacyjna z krajami partnerskimi

Rodzaje mobilności objęte umową: Przyjazdy i wyjazdy studentów na studia (SMS)

Przyjazdy i wyjazdy nauczycieli akademickich w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych (STA)

Przyjazdy i wyjazdy pracowników w celach szkoleniowych (STT)

W roku 2014/15 uczelnia może realizować max. 2 projekty (umowy)

W roku 2015/16 uczelnia będzie mogła realizować max. 3 projekty (umowy)

W programie LLP-Erasmusrzeczywisty koszt projektu = kwota z budżetu programu + kwota dofinansowania z innych

źródeł

W programie Erasmus+

rzeczywisty koszty projektu ≠ budżet projektu

nie określa się kwoty dofinansowania z innych źródeł

Kategorie budżetowe w umowie finansowej – mobilność z krajami programu – program Erasmus+

Wsparcie organizacyjne Wsparcie indywidualne i podróż:

Studentów wyjeżdżających na studia – tylko wsparcie indywidualne (stypendium)

Studentów wyjeżdżających na praktykę – tylko wsparcie indywidualne (stypendium)

Pracowników – wsparcie indywidualne i podróż

Wsparcie organizacyjne, wsparcie indywidualne. podróż –kwoty ryczałtowe uzależnione od: Wsparcie organizacyjne – liczby zrealizowanych mobilności

Wsparcie indywidualne – kraju docelowego, czasu trwania

Podróż – odległości pomiędzy miejscem rozpoczęcia i zakończenia podróży wyliczanej przez kalkulator programu E+

Kategorie budżetowe w umowie finansowej –mobilność z krajami programu - program Erasmus+ (2)

Uzależnione od rodzaju mobilności, o jaką uczelnia wnioskowała, a NA przyznała dofinansowanie

Wysokość każdej składowej budżetu obliczana na podstawie „Zasad alokacji” http://erasmusplus.org.pl/dokumenty/szkolnictwo-wyzsze/

Wydatkowanie każdej kategorii regulowane zasadami umowy finansowej

Kategorie budżetowe w umowie finansowej –mobilność z krajami programu - program Erasmus+ (3)

Zawiłości terminologiczne

Wyrażenia w umowie finansowej, które powinny być rozumiane jako „stypendium:

- Wsparcie indywidualne;

- Ryczałt na koszty utrzymania;

- Ryczałt na koszty podróży;

- Dofinansowanie kosztów pobytu i podróży

Przeznaczenie środków – dofinansowanie kosztów związanych z wyjazdem i pobytem w kraju docelowym. Celem wyjazdu jest podnoszenie własnych kompetencji (nauka).

Zawiłości terminologiczne (2)

w treści rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 1288/2013 z dnia 11 grudnia 2013 r. ustanawiającego „Erasmus+”: unijny program na rzecz kształcenia, szkolenia, młodzieży i sportu, mówi się o stypendiach, jakie będą otrzymywać z budżetu programu Erasmus+ studenci i pracownicy (patrz pkt. 40; rozporządzenie jest dostępne na stronie: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/PDF/?uri=CELEX:32013R1288&from=PL )

z uwagi na to, iż rozporządzenie to jest aktem wyższego rzędu niż Przewodnik po Programie Erasmus+ oraz umowa finansowa wraz z załącznikami, uznaje się, że zastosowane w Przewodniku i umowie finansowej wyrażenia „wsparcie indywidualne” lub „dofinansowanie” są równoznaczne z wyrażeniem „stypendium” zastosowanym w rozporządzeniu.

Zasady obliczenia dofinansowania Rok akademicki 2015/16 - kraje programu

Wniosek: SMS, SMP, STA, STT

Alokacja: SMS, SMP, STA-STT, OS

SMS SMP STA-STT

Uśredniona stawka € (kosztyutrzymania/ wsparcie indywidualne/ stypendium)

400 €/ m-c 500 €/ m-c 105 €/ dzień

Uśredniony czas trwania 6 m-cy 3 m-ce 5 dni

Uśredniona stawka € (koszty podróży)

nie dotyczy nie dotyczy 275 €/ wyjazd

OS - do 100 os: 350 €/osobę, >100 os: 200 €/osobę

Uśrednione stawki z alokacji ≠ stawki stypendialne

Zasady obliczenia dofinansowaniaRok akademicki 2015/16 - kraje programu (2)

1. Etap – ustalenie liczby wyjazdów stanowiących podstawę dalszych obliczeń (dla każdego typu wyjazdów):

Uczelnie z danymi wynikowymi (zrealizowano co najmniej 1 wyjazd):

liczba wyjazdów zrealizowanych w roku 2013/14

Uczelnie bez danych wynikowych (nie zrealizowano żadnego wyjazdu):

zredukowana wnioskowana liczba wyjazdów (prognozowana redukcja 0,67)

Zasady obliczenia dofinansowaniaRok akademicki 2015/16 - kraje programu (3)

2. Etap – ustalenie liczby wyjazdów stanowiących podstawę alokacji środków

Równe traktowanie wszystkich uczelni

Stosowanie współczynnika korygującego liczbę wyjazdów stanowiących podstawę alokacji środków dla każdego typu mobilności

Prognozowana redukcja w roku 2015/16

SMS – wyjazdy studentów na studia – 12,5%

ST (STA i STT) – wyjazdy pracowników – 20%

Zasady obliczenia dofinansowaniaRok akademicki 2015/16 - kraje programu (4)

SMS:

Obliczona liczba wyjazdów x 6 miesięcy x 400 €, np. 10 x 6 x 400 € = 24.000 €

SMP:

Obliczona liczba wyjazdów x 3 miesiące x 500 €, np. 10 x 3 x 500 € = 15.000 €

STA:

(Obliczona liczba wyjazdów x 5 dni x 105 €)+(Obliczona liczba wyjazdów x 275 €);

np. (10 x 5 x 105 €) + (10 x 275 €) = 5.250 + 2.750 = 8.000 €

STT: jw.

OS: pierwsze 100 osób – 350 €, kolejne osoby – 200 €;np. przy ogólnej liczbie obliczonych wyjazdów 150 osób (100 os. x 350 €) + (50 os. x 200 €) = 35.000 € + 10.000 € = 45.000 €

Wnioskowana liczba wyjazdów ≠ liczba wyjazdów,

na jaką uczelnia otrzyma dofinansowanie z NA

Przekazanie należnego stypendium studentowi

Rekrutacja

Przygotowanie do wyjazdu

Podpisanie umowy finansowej określającej wysokość dofinansowania

Wypłata I transzy

Wypłata kolejnej transzy (kolejnych transz)

Rozliczenie merytoryczne studenta z wyjazdu

Rozliczenie finansowe studenta z wyjazdu

Wypłata ostatniej transzy

Suma przekazanych transz = kwota dofinansowania rozliczonego przez uczelnię

Miesięczne stawki stypendialne dla studentów (SMS i SMP) - kraje programu

SMS SMP

Grupa 1 – Austria, Dania, Finlandia, Francja, Irlandia, Lichtenstein, Norwegia, Szwecja, Wielka Brytania, Włochy

500 € 600 €

Grupa 2 – Belgia, Chorwacja, Cypr, Czechy, Grecja, Hiszpania, Holandia, Islandia, Luksemburg, Niemcy, Portugalia, Słowenia, Turcja

400 € 500 €

Grupa 3 – Bułgaria, Estonia, FYROM (Była Jugosłowiańska Republika Macedonii), Litwa, Łotwa, Malta, Rumunia, Słowacja, Węgry

300 € 400 €

Dzienne stawki stypendialne dla pracowników (STA i STT) - kraje programu

<= 14 dni

>14 dni

Grupa 1 – Dania, Holandia, Irlandia, Szwecja, Wielka Brytania

130 € 91 €

Grupa 2 – Austria, Belgia, Bułgaria, Cypr, Czechy, Finlandia, Francja, Grecja, Islandia, Liechtenstein, Luksemburg, Norwegia, Polska, Rumunia, Turcja, Węgry, Włochy

110 € 77 €

Grupa 3 – Hiszpania, Łotwa, Malta, Niemcy, Portugalia, Słowacja, FYROM (Była Jugosłowiańska Republika Macedonii)

100 € 70 €

Grupa 4 – Chorwacja, Estonia, Litwa, Słowenia 80 € 56 €

Koszty podróży – ryczałt wg kalkulatora http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm

Przekazanie należnego dofinansowania pracownikowi lub zapewnienie świadczeń o

porównywalnej jakości

Opcja I

Wypłata dofinansowania w kwocie wynikającej z określonych dla wyjazdów polskich pracowników kwot ryczałtowych

Opcja II

Zapewnienie świadczeń o porównywalnej jakości

Opcja III

Wypłata jednej składowej (wsparcie indywidualne lub podróż) przy jednoczesnym zapewnieniu świadczeń o porównywalnej jakości drugiej składowej (podróż lub wsparcie indywidualne)

Opcja I

• Uczestnik otrzyma dofinansowanie w wysokości […] EUR jako Wsparcie Indywidualne (ryczałt na koszty utrzymania) oraz […] EUR jako ryczałt na koszty podróży. Kwota na Wsparcie Indywidualne(ryczałt na koszty utrzymania) wynosi […] EUR na dzień przy pobytach do 14. dnia włącznie oraz […] EUR na dzień od 15. dnia pobytu.

Opcja II

• Uczelnia zapewni Uczestnikowi utrzymanie i podróż albo uczestnik pre-finansuje te koszty, a następnie uczelnia je zrefunduje zgodnie z wewnętrznymi zasadami Uczelni wysyłającej/przyznającej dofinansowanie.

W takim przypadku Uczelnia zapewni odpowiednią jakość i bezpieczeństwo oferowanych usług.

Opcja III

• Uczestnik otrzyma od Uczelni dofinansowanie w wysokości […] EUR na [podróż/Wsparcie Indywidualne] oraz wsparcie w postaci zapewnienia [podróży/utrzymania podczas wyjazdu stypendialnego] lub refundację kosztów podróży/wsparcia indywidualnego. W takim przypadku Uczelnia zapewni odpowiednią jakość i bezpieczeństwo oferowanych usług i są zgodne z jej wewnętrznymi regulacjami

Zalety i „niebezpieczeństwa” związane z wyborem opcji II

Stosujemy standardowe regulacje zgodne z przepisami krajowymi

Unikamy konieczności obliczania czy wypłacona kwota nie przekracza limitów zwalniających z opodatkowania

Rzeczywista kwota przeznaczona na „zapewnienie świadczeń o porównywalnej jakości” może być wyższa od kwoty ryczałtowej, jaka będzie uzyskana z budżetu programu

Kolejne zawiłości terminologiczne: okres mobilności i okres finansowania

Umowa KA103 2014 r. - przykład ST

Wyjazd na 7 dni do Madrytu (ndz-sob: 1+5+1)

…………………………………2 x 100€…………………………………4 x 100€

……………………………….. 4 x 100€ + 360€

……………………………….. 6 x 100€ + 360€

………………………………… 3 x 100€

• naliczenie przez NA kwoty dla uczelni na statystyczny wyjazd ST zgodnie z zasadami alokacji: 750 euro (500 euro + 250 euro)

• naliczenie kwoty WI dla konkretnego wyjazdu: zależne od uczelnianych zasad finansowania, np.:

a) 2 x 100€

b) 5 x 100€ (tylko dni pobytu)

c) 5 x 100€ (jw.)+ 360€

d) 7 x 100€ + 360€

e) 3 x 100 €, itd.

• rozliczenie wyjazdu na podstawie imiennego zaświadczenia o pobycie z instytucji przyjmującej : 1+4+1

Narzędzie sprawozdawczości w programie Erasmus+

Mobility Tool+ (https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility)

Główne narzędzie sprawozdawczości;

Imienna lista uczestników (studentów i pracowników) ze

szczegółami wyjazdu;

Dane wpisywane na bieżąco (zakwalifikowanie uczestnika =

konieczność wpisania danych do MT

Do dostępu wymagane hasło i login.

Raportowanie w Mobility Tool

Przykład 1: 5-dniowy wyjazd do Berlina

• koszty rzeczywiste poniesione przez uczelnię: bilet 345 PLN (~84€), diety i hotel 2337 PLN (~570€),

• w MT raportowane stawki ryczałtowe:- bilet 275 € (ryczałt wg kalkulatora odległości),- utrzymanie 500 € (ryczałt dzienna stawka x liczba dni, tzn. 100€ x 5)

+121 €

Raportowanie w Mobility Tool (2)

Przykład 2: 7-dniowy wyjazd do Porto

• koszty rzeczywiste: bilet 2589 PLN (~630€), diety i hotel 4.100 PLN (~1000€);

• w MT raportowane stawki ryczałtowe:-bilet 375€,-utrzymanie 700€.

- 555 €

Powiązanie projektów i umów w programie E+ i PO WER

Wyjazdy studentów na studia z prawem do „dodatku socjalnego” oraz studentów niepełnosprawnych (studia i praktyki) – status „z dofinansowaniem zerowym” w programie E+

Wyjazd finansowany z umowy z PO WER

Zasady naliczania wysokości dofinansowania i rozliczenia (merytorycznego i finansowego) – jak w programie E+

Inne stawki ryczałtowe na WI; waluta PLN

erasmusplus.org.pl/power

Stawki w projekcie „Zagraniczna mobilność….” PO WER

A. Studenci znajdujący się w trudnej sytuacji materialnej

erasmusplus.org.pl/power

Stawki w projekcie „Zagraniczna mobilność….” PO WER

B. Studenci niepełnosprawni

+ wydatki bezpośrednio związane z niepełnosprawnością rozliczane jako koszty rzeczywiste

Mobilność edukacyjna: programy E+ oraz PO WER -Kiedy stosujemy koszty rzeczywiste?

Jedynie w przypadku dodatkowego dofinansowania

dla osób niepełnosprawnych

Ogólna kwota stypendium dla osoby niepełnosprawnej

=

Kwota ryczałtowa (na koszty utrzymania)

+

Dodatkowa kwota określana indywidualnie dla każdej osoby bezpośrednio związana z

niepełnosprawnością rozliczana na podstawie dowodów finansowych

Wniosek niepełnosprawnego stypendystyPO WER - HE

Rodzaj kosztu:

Koszty podróży uczestnika mobilności do i z uczelni/ instytucji przyjmującej (jeżeli dotyczy)

Koszty podróży osoby towarzyszącej i wspierającej uczestnika mobilności podczas pobytu w uczelni/ instytucji przyjmującej (jeżeli dotyczy)

Koszty pobytu (utrzymanie, zakwaterowanie) osoby towarzyszącej i wspierającej uczestnika mobilności podczas pobytu w uczelni/ instytucji przyjmującej (jeżeli dotyczy)

Koszty wynagrodzenia profesjonalnego opiekuna miejscowego, wspierającego uczestnika mobilności (jeżeli dotyczy)

Koszty specjalnych materiałów dydaktycznych dla uczestnika mobilności, np. materiały w brajlu, specjalnie powiększone kopie (jeżeli dotyczy)

Koszty specjalnego ubezpieczania dla uczestnika mobilności (jeżeli dotyczy)

Inne koszty wnioskowane przez uczestnika mobilności, jeżeli są zalecone w orzeczeniu o niepełnosprawności lub przez lekarza prowadzącego

Wniosek niepełnosprawnego stypendystyPO WER – HE (2)

Narzędzie sprawozdawczości w programie PO WER HE

Raport finansowo-statystyczny składany w systemie OnLine FRSE (https://online.frse.org.pl/);

Imienna lista uczestników (studentów) ze szczegółami wyjazdu wpisana do Mobility Tool+ (https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility)

Dodatkowe dane o uczestnikach mobilności składane w systemie OnLine FRSE

Rola kwestur/ działów finansowych

Współpraca Kwestura – BWZ:

Uczelniane zasady finansowania wyjazdów w programie E+;

Bieżąca realizacja umowy finansowej (zaliczki i rozliczenie uczestników);

Raport przejściowy:

Kwota wykorzystana (i planowana do wykorzystania);

wniosek o kolejną płatność zaliczkową.

Raport końcowy:

liczba wyjazdów, kwota wykorzystana i kwota niewykorzystana

Zasady finansowania – mobilność z krajami partnerskimi

Wsparcie indywidualne (dofinansowaniekosztów utrzymania związanych z pobytem

w kraju docelowym)

Przyjazdy studentów z krajów partnerskich do Polski

750 € na miesiąc

Wyjazdy studentów z Polski do krajów partnerskich

650 € na miesiąc

Przyjazdy pracowników z krajów partnerskich do Polski

140 € na dzień dla pobytu nie przekraczającego 14 dni i

98 € na dzień od 15. dnia pobytu

Wyjazdy pracowników z Polski do krajów partnerskich

160 € na dzień dla pobytu nie przekraczającego 14 dni

i 112 € na dzień od 15. dnia pobytu

Koszty podróży – ryczałt wg kalkulatoraOS – ryczałt na każdą osobę mobilną (dla zrealizowanego wyjazdu)

Erasmus+ a podatki

Art. 21 ust. 1 pkt. 23a lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: wolna od podatku dochodowego jest część dochodów osób przebywających czasowo za granicą i uzyskujących dochody z tytułu stypendiów w wysokości stanowiącej równowartość diety z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju, określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności określonych w rozporządzeniu MPiPS z dnia 29 stycznia 2013r. (Dz. U. z 2013 r. poz. 167).

Art. 21 ust. 1 pkt. 16: wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności na czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej