FAQ W ZAKRESIE KWALIFIKOWALNOŚCI WYDATKÓW W RAMACH REGIONALNEGO PROGRAMU OPERACYJNEGO WOJEWÓDZTWA ŚLĄSKIEGO NA LATA 2014-2020

Szanowni Państwo,

Niniejszym przedstawiamy Państwu zestaw pytań i odpowiedzi w zakresie kwalifikowalności wydatków ponoszonych w ramach projektów współfinansowanych z EFS w ramach RPO WSL 2014-2020, wdrażanych przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego (IZ RPO WSL 2014-2020). Są to ogólne interpretacje Instytucji Zarządzającej, nie stanowiące wytycznych, które nie uwzględniają specyficznych uwarunkowań poszczególnych projektów realizowanych w ramach Programu.

Odpowiedzi zostały przygotowane na podstawie najczęściej kierowanych do Instytucji Zarządzającej pytań dotyczących interpretacji zapisów Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.

Spis treści

I. ZAGADNIENIA OGÓLNE..............................................................................................................2

II. PERSONEL PROJEKTU..................................................................................................................8

III. ŚRODKI TRWAŁE I CROSS – FINANCING....................................................................................10

IV. KOSZTY POŚREDNIE..................................................................................................................12

V. UPROSZCZONE METODY ROZLICZANIA.....................................................................................14

VI. WKŁAD WŁASNY.......................................................................................................................15

VII. ZASADA KONKURENCYJNOŚCI..................................................................................................19

VIII. PROJEKTY PARTNERSKIE...........................................................................................................22

1

I. ZAGADNIENIA OGÓLNE

1. Czy aby zawnioskować o kolejną transzę dofinansowania, należy rozliczyć 70% otrzymanych dotychczas transz?

Zgodnie z zapisami Umowy o dofinansowanie projektu, kolejne transze dofinansowania są przekazywane po złożeniu wniosku o płatność rozliczającego pierwszą transzę, jego zweryfikowaniu przez IZ oraz spełnieniu następujących warunków:

a) wykazaniu w tym wniosku o płatność wydatków kwalifikowalnych rozliczających co najmniej 70% łącznej kwoty I transzy dofinansowania otrzymanej na dzień odsyłania do poprawy wniosku i wydatki w tej wysokości nie wymagają składania przez Beneficjenta dalszych wyjaśnień;

b) niestwierdzeniu okoliczności, skutkujących rozwiązaniem umowy o dofinansowanie projektu.

Ponadto, kolejne transze dofinansowania są przekazywane również po spełnieniu warunków określonych w umowie o dofinansowanie, tj.:

a) zatwierdzeniu wniosku o płatność rozliczającego przedostatnią transzę ;

b) złożeniu przez Beneficjenta i zweryfikowaniu przez IZ pierwszej wersji wniosku o płatność rozliczającego ostatnią transzę , w którym wykazano wydatki kwalifikowalne w wysokości co najmniej 70% łącznej kwoty transz dofinansowania otrzymanych na dzień odsyłania do poprawy wniosku i wydatki w tej wysokości nie wymagają składania przez Beneficjenta dalszych wyjaśnień;

c) niestwierdzeniu okoliczności, skutkujących rozwiązaniem umowy o dofinansowanie.

Przy czym, należy mieć na uwadze, iż przekazanie transzy środków na dofinansowanie projektu, może nastąpić albo po zatwierdzeniu wniosku o płatność (w przypadku gdy wniosek o płatność jest prawidłowy) albo po odesłaniu Beneficjentowi wniosku do poprawy (w przypadku gdy wniosek o płatność wymaga dalszych korekt), przy spełnieniu warunków określonych w umowie.

Ponadto, nie jest możliwe przekazanie kolejnej transzy dofinansowania w przypadku braku zatwierdzenia wniosku o płatność za poprzedni okres rozliczeniowy.

Jednocześnie należy zauważyć, że limit 70 % dofinansowania rozpatrywany jest kumulatywnie. IZ dokonuje porównania rozliczonych dotychczas w ramach projektu wydatków, biorąc pod uwagę wydatki w zatwierdzonych uprzednio wnioskach o płatność, pomniejszonych o stwierdzone wydatki niekwalifikowalne/nieprawidłowości.

2. Jak zawnioskować o pierwszą transzę?

Zgodnie z Umową o dofinansowanie projektu, pierwsza transza dofinansowania przekazywana jest na podstawie złożonego wniosku o płatność w wysokości i terminie określonym w harmonogramie płatności, pod warunkiem wniesienia zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy (jeśli dotyczy). Maksymalna wysokość pierwszej transzy jest ustalana indywidualnie dla każdego projektu przez IZ.

3. Czy subkonto dla projektu musi być ponownie utworzone, czy może to być konto, które służyło w projekcie realizowanym do 30.06.2015 r.?

Jeżeli na rachunku projektu zakończone są wszystkie operacje finansowe związane z wcześniej realizowanym projektem, a tym samym nie mają miejsca już żadne przepływy finansowe, to nie ma przeciwwskazań do ponownego wykorzystania istniejącego rachunku na rzecz nowego projektu.

2

4. Czy wydatki w ramach projektu mogą być ponoszone z własnego konta?

Wydatki w ramach projektu powinny być ponoszone z rachunku projektu, który został wskazany w Umowie o dofinansowanie projektu.

5. Jaki jest podział procentowy dofinansowania otrzymywanego w ramach Poddziałania 9.1.6?

W ramach konkursu nr RPSL.09.01.06-IZ.01-24-012/15 poziom dofinansowania wynosi 85 % ( w tym 100% środki europejskie) oraz poziom wkładu własnego 15 %.

6. Czy jeżeli istnieje możliwość doskonalenia nauczycieli w zakresie zgodnym ze wsparciem udzielanym na rzecz ucznia, można potem zatrudnić ich do prowadzenia zajęć w ramach projektu bez ogłaszania konkursu?

W przypadku, gdy Wnioskodawca skieruje do nauczycieli wsparcie, to po ich przeszkoleniu jest zobligowany do stosowania prawa krajowego, w tym do przestrzegania zapisów Ustawy o systemie oświaty i Karty Nauczyciela, gdzie określono warunki, na których można zatrudniać nauczycieli do projektu. Wnioskodawca musi także przestrzegać zapisów zamieszczonych w Podrozdziale 6.16 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.

7. Jeżeli projekt kończy się zadaniem stricte merytorycznym, to kiedy będzie czas na jego rozliczenie? Przykład: Ostatnie zajęcia dla uczniów odbędą się 27 czerwca i wtedy też nastąpi koniec projektu. Co w takim przypadku z rozliczeniem projektu?

Zgodnie z zapisami Umowy o dofinansowanie, niezależnie od tego, na jakich zasadach jest rozliczany projekt, końcowy wniosek o płatność przy jednoczesnym zwrocie niewykorzystanych transz dofinansowania na rachunek IZ, składany jest w terminie do 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia okresu realizacji projektu. Jednocześnie, zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, możliwe jest ponoszenie wydatków po okresie kwalifikowalności wydatków określonym w umowie o dofinansowanie, pod warunkiem, że wydatki te odnoszą się do okresu realizacji projektu, zostaną poniesione do 31 grudnia 2023 r. oraz zostaną uwzględnione we wniosku o płatność końcową. W takim przypadku wydatki te mogą zostać uznane za kwalifikowalne, o ile spełniają pozostałe warunki kwalifikowalności określone w Wytycznych.

W związku z powyższym, tak jak w przypadku projektów rozliczanych w ramach PO KL, po zakończeniu realizacji projektu możliwe jest kwalifikowanie wydatków poniesionych po dniu wskazanym jako dzień zakończenia realizacji projektu, o ile wydatki te odnoszą się do zadań realizowanych w okresie wdrażania projektu oraz zostały poniesione przed złożeniem końcowego wniosku o płatność i w nim wykazane.

8. Czy szkoła, której organem prowadzącym jest Urząd Marszałkowski, może być Beneficjentem projektu/Partnerem projektu w ramach konkursu 11.1.4?

Taka szkoła może złożyć wniosek w ramach przedmiotowego konkursu. Pamiętać należy jednak, iż jeżeli organem prowadzącym dla tej szkoły jest Zarząd Województwa Śląskiego to wniosek powinien zostać złożony przez Zarząd lub przez osobę reprezentującą Szkołę (jeżeli ta będzie posiadać odpowiednie pełnomocnictwo do złożenia wniosku).

9. Czy w projekcie, realizowanym w ramach Poddziałania 11.1.4 Poprawa efektywności kształcenia ogólnego RPO WSL 2014-2020 wsparciem mogą być objęci uczniowie np. z wadami postawy, którzy potrzebują zajęć z gimnastyki korekcyjnej?

3

W 3 typie operacji Poddziałania 11.1.4 RPO WSL 2014-2020, jako uzupełnienie działań, może być realizowana gimnastyka korekcyjna.

10. Czy w ramach konkursu nr RPSL.11.01.04-IZ.01-24-002/15 szkoły zawodowe mogą tworzyć oraz doposażać pracownie przedmiotów zawodowych?

W ramach tego konkursu szkoły zawodowe mogą jedynie objąć wsparciem w ramach typu 3 ucznia z niepełnosprawnością i wtedy mogą doposażyć pracownie z przedmiotów przyrodniczych lub matematyki. W innym przypadku w ogóle nie mogą aplikować o środki w ramach przedmiotowego konkursu.

11. Czy jest możliwość objęcia wsparciem w projekcie innych grup docelowych, np. w roku 2016 i 2017?

Tak, jest to możliwe. Na przykład można podać wsparcie dla uczniów młodszych, którzy np. w roku 2016 będą w I klasie szkoły podstawowej, a w roku 2017 nie będą już mogli zostać objęci wsparciem jako uczniowie młodsi. W związku z tym Wnioskodawca będzie musiał w roku 2017 objąć wsparciem kolejną grupę docelową pierwszoklasistów. Diagnoza oraz opis grupy docelowej muszą obejmować cały okres realizacji projektu.

12. Czy w ramach konkursu nr RPSL.11.01.04-IZ.01-24-002/15, typu operacji nr 3, skierowanego do klasy I (uruchamianej w roku szkolnym 2015/16) integracyjnej w gimnazjum – oprócz szerokiego wsparcia wynikającego z diagnozy potrzeb można otworzyć tę klasę jako oddział o ukierunkowaniu matematyczno-informatycznym i w ramach dofinansowania zakupić wyposażenie pracowni komputerowej dedykowanej tej klasie, w tym sprzęt i oprogramowanie dla uczniów niepełnosprawnych, dodatkowe zajęcia matematyczno-informatyczne, autorskie programy nauczania innych przedmiotów z wykorzystaniem zakupionego sprzętu?

Realizacja wsparcia w ramach typu operacji nr 3 ma na celu m.in. przygotowanie szkół/placówek systemu oświaty do realizacji działań ukierunkowanych na wspieranie rozwoju ucznia młodszego w procesie przekraczania tzw. progu edukacyjnego. Kompleksowy program wspomagający szkołę/placówkę w procesie indywidualizacji pracy z uczniem ze specjalnymi potrzebami edukacyjnymi (w tym wsparcia ucznia młodszego) obejmuje m.in. doposażenie szkół w pomoce dydaktyczne i specjalistyczny sprzęt oraz realizację zajęć specjalistycznych, dydaktyczno-wyrównawczych itp. W związku z powyższym w trzecim typie operacji Beneficjent ma możliwość zakupu wyposażenia dla klasopracowni. Należy przy tym pamiętać, że w ramach konkursu nr RPSL.11.01.04-IZ.01-24-002/15 limit wydatków kwalifikowalnych poniesionych na zakup środków trwałych oraz cross-financing wynosi 20% wartości projektu. Natomiast kwestia otwarcia klasy jako oddziału pozostaje w gestii Beneficjenta. Nie powinno być to powiązane z realizacją projektu ze środków unijnych.

13. Czy w ramach realizacji 3 typu projektu w ramach Poddziałania 11.1.4 RPO WSL 2014-2020 (Realizacja kompleksowych programów...) kwalifikowalne będą wydatki na zakup materiałów w wersji papierowej (pozycje książkowe) np. poradniki, ćwiczenia grafomotoryczne w formie szlaczków, ćwiczenia terapeutyczne, testy, czy też bajki dla dyslektyków.

Zgodnie z zapisami pkt. 2.1.17 Regulaminu konkursu możliwy jest zakup materiałów w formie papierowej.

14. Czy w ramach projektu możliwy jest zakup dzienników elektronicznych w placówkach oświatowych?

Dzienniki, jako podstawowe narzędzie pracy dokumentujące postępy ucznia, powinny być zapewnione przez organ prowadzący szkołę. Zmiana formy prowadzenia dokumentacji pracy z uczniem nie niesie za sobą szczególnych przesłanek, by uznać aby wydatek ten mógł być kwalifikowalny. Możliwość finansowania zajęć szkolnych z EFS, nie jest powodem by przy tej okazji zmieniać formę dokumentowania wyników/ocen uczniów.

4

15. Czy w ramach Poddziałania 11.1.4 RPO WSL 2014-2020 w zakresie kompetencji kluczowych uczniów można przeprowadzić egzamin językowy np. FCE bądź komputerowy np. ECDL, i czy koszty te będą kwalifikowalne?

Przeprowadzenie egzaminu językowego np. FCE bądź komputerowego np. ECDL nie będzie kosztem kwalifikowalnym w ramach konkursu 11.1.4.

16. Czy w ramach Poddziałania 11.1.4 RPO WSL 2014-2020 w zakresie kompetencji kluczowych uczniów można zaplanować wyjazd studyjny na uczelnię i czy koszt ten będzie kwalifikowalny?

Tak, wyjazdy studyjne będą kosztami kwalifikowalnymi, o ile wynikają z przeprowadzonej przez Wnioskodawcę diagnozy i przyczynią się do zrealizowania celów oraz wskaźników projektu.

17. Czy w ramach 3 typu operacji Poddziałania 11.1.4 RPO WSL 2014-2020 istnieje możliwość realizacji wsparcia ucznia ze szczególnymi uzdolnieniami sportowymi oraz w zakresie przedmiotów matematycznych i języków obcych uczących się w szkołach państwowych i niepublicznych o profilu sportowym?

Zajęcia sportowe dla uczniów szczególnie uzdolnionych sportowo nie będą możliwe do zrealizowania, gdyż zgodnie z definicją ucznia ze specjalnymi potrzebami edukacyjnymi, uczniowie zdolni mogą zostać objęci wsparciem tylko w ramach kompetencji kluczowych czyli z przedmiotów takich jak matematyka, przyroda, informatyka, języki obce.

18. Czy jest możliwość otrzymania podobnego opisu, jak w przypadku konkursów prowadzonych przez NCBIR (Narodowe Centrum Badań i Rozwoju) ze wskazaniem jak otrzymane fundusze mogą być wydatkowane?

Do wydatków bezpośrednich nie został sporządzony katalog kosztów kwalifikowalnych, ponieważ nie ma możliwości zidentyfikowania wszystkich wydatków, jakie będą potrzebne i niezbędne do realizacji przedsięwzięć, które są bardzo zindywidualizowane ze względu na rodzaj wsparcia. Ocena kwalifikowalności wydatków jest wieloetapowym procesem, poczynając od oceny wniosku o dofinasowanie poprzez weryfikację wniosków o płatność, a kończąc na kontroli przez uprawnione do tego organy. Należy jednak pamiętać przy planowaniu wydatków we wniosku o dofinansowanie, że zaplanowany wydatek kwalifikowalny musi spełniać łącznie warunki określone w podrozdziale 6.2 pkt. 3 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.

19. W jaki sposób należy traktować produkty wytworzone/opracowane w ramach Poddziałania 11.1.4 RPO WSL 2014-2020 w wyniku prac projektowych - czy jest dopuszczona/wymagana ich późniejsza komercjalizacja? Czy na etapie projektu i okresu trwałości ma powstać demonstrator technologii/prototyp itp.? Jak może wyglądać przekazanie prototypów dla partnera, którym jest na przykład szkoła?

Przedmiotem konkursu nr RPSL.11.01.04-IZ.01-24-002/15 jest wybór projektów do dofinansowania, których celem jest poprawa efektywności kształcenia ogólnego. Utwory wytworzone w ramach ww. projektów będą stanowiły zasoby edukacyjne, np. podręczniki, programy nauczania itp. Kwestie dotyczące praw autorskich do ww. utworów, zostały uregulowane zapisami zawartymi we wzorze Umowy o dofinansowanie projektu, stanowiącym Załącznik nr 3 do ww. Regulaminu konkursu. Zgodnie z tymi zapisami Beneficjent zobowiązuje się do zawarcia z wykonawcą stosownej umowy o przeniesieniu autorskich praw majątkowych do utworu (w rozumieniu art. 1 ust. 2 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych Dz. U. z 2006r., Nr 90, poz.631 z późn. zm.) wytworzonego w ramach projektu, aby potem Beneficjent mógł w ramach odrębnej umowy przenieść te autorskie prawa majątkowe na IZ. IZ w ramach tej samej umowy udzieli jednocześnie (w zależności od potrzeby) Beneficjentowi w tym również Partnerowi/Realizatorowi licencji niewyłącznej do korzystania z ww. utworu.

5

20. Czy studia podyplomowe będą kosztem kwalifikowalnym w projekcie realizowanym w ramach Poddziałania 11.1.4 RPO WSL 2014-2020?

Tak, studia podyplomowe są kosztem kwalifikowalnym.

21. Jak jest liczony okres kwalifikowalności wydatków, czy są jakieś limity co do okresu od kiedy dany wydatek będzie traktowany jako kwalifikowalny?

Początkiem okresu kwalifikowalności jest 1 stycznia 2014 r., natomiast końcową datą kwalifikowalności wydatków jest 31 grudnia 2023 r. Okres kwalifikowalności wydatków w ramach danego projektu określony jest w umowie o dofinansowanie, przy czym okres ten nie może wykraczać poza wskazane wyżej daty graniczne.

22. Na czym polega mechanizm racjonalnych usprawnień?

Zgodnie z Wytycznymi w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014-2020 mechanizm racjonalnych usprawnień to konieczne i odpowiednie zmiany oraz dostosowania, nienakładające nieproporcjonalnego lub nadmiernego obciążenia, rozpatrywane osobno dla każdego konkretnego przypadku, w celu zapewnienia osobom z niepełnosprawnościami możliwości korzystania z wszelkich praw człowieka i podstawowych wolności oraz ich wykonywania na zasadzie równości z innymi osobami.

23. Jakiego rodzaju wydatki mogą być sfinansowane w ramach tzw. mechanizmu racjonalnych usprawnień?

W ramach przykładowego katalogu kosztów racjonalnych usprawnień jest możliwe sfinansowanie:

a) kosztów specjalistycznego transportu na miejsce realizacji wsparcia;

b) dostosowania architektonicznego budynków niedostępnych (np. zmiana miejsca realizacji projektu; budowa tymczasowych podjazdów; montaż platform, wind, podnośników; właściwe oznakowanie budynków poprzez wprowadzanie elementów kontrastowych i wypukłych celem właściwego oznakowania dla osób niewidomych i słabowidzących itp.);

c) dostosowania infrastruktury komputerowej (np. wynajęcie lub zakup i instalacja programów powiększających, mówiących, kamer do kontaktu z osobą posługującą się językiem migowym, drukarek materiałów w alfabecie Braille’a);

d) dostosowania akustycznego (wynajęcie lub zakup i montaż systemów wspomagających słyszenie, np. pętli indukcyjnych, systemów FM);

e) asystenta tłumaczącego na język łatwy;

f) asystenta osoby z niepełnosprawnością;

g) tłumacza języka migowego lub tłumacza-przewodnika;

h) przewodnika dla osoby mającej trudności w widzeniu;

i) alternatywnych form przygotowania materiałów projektowych (szkoleniowych, informacyjnych, np. wersje elektroniczne dokumentów, wersje w druku powiększonym, wersje pisane alfabetem Braille’a, wersje w języku łatwym, nagranie tłumaczenia na język migowy na nośniku elektronicznym, itp.);

j) zmiany procedur;

k) wydłużonego czasu wsparcia (wynikającego np. z konieczności wolniejszego tłumaczenia na język migowy, wolnego mówienia, odczytywania komunikatów z ust, stosowania języka łatwego itp.);

6

l) dostosowania posiłków, uwzględniania specyficznych potrzeb żywieniowych wynikających z niepełnosprawności.

24. Czy w ramach projektu są możliwe do realizacji zajęcia pozaszkolne, np. wyjazdy edukacyjne powiązane z zajęciami stacjonarnymi realizowanymi w szkole w ramach planowanego projektu z EFS?

Tak, jeśli są one uzasadnione i niezbędne w ramach przewidzianego dla uczniów wsparcia określonego w oparciu o przeprowadzoną w szkole/placówce oświatowej diagnozę potrzeb.

25. Czy działania ukierunkowane na uczniów mogą być realizowane poza terenem woj. śląskiego – tzn. czy jeżeli planuje się realizację zajęć poza terenem szkoły (wyjazd edukacyjny do miejsc edukacji – centrum nauki, muzeum itp.) to można zaplanować taki wyjazd poza teren woj. śląskiego?

Tak, istnieje możliwość zaplanowania wyjazdu edukacyjnego poza teren woj. śląskiego o ile taki wyjazd jest uzasadniony i odpowiada na potrzeby uczniów, wspomaga ich rozwój.

26. Czy JST jest zobowiązane do zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy w formie weksla in blanco?

Nie, JST nie są zobowiązane do składania zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy w żadnej formie.

27. Czy Biuro projektu może funkcjonować na terenie województwa dopiero od dnia rozpoczęcia działań projektowych wskazanych we wniosku o dofinansowanie? Ewentualnie jaka data rozpoczęcia jego funkcjonowania jest wskazana, jeżeli firma nie posiada swojej siedziby w województwie?

Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 okres kwalifikowalności wydatków w ramach danego projektu określony jest w umowie o dofinansowanie. Jednocześnie zwrócić należy uwagę, iż podczas naboru wniosków aplikacyjnych IZ RPO WSL 2014-2020 określiła, jako jedno z ogólnych kryteriów merytorycznych, których ocena ma postać „0-1”, a więc które musi zostać spełnione, aby dany projekt mógł być przyjęty do dofinansowania, wymóg lokalizacji biura projektu w województwie śląskim w okresie realizacji projektu. Tym samym, aby spełnić wskazane kryterium, biuro projektu winno być prowadzone w województwie śląskim przez cały okres realizacji projektu.

28. Czy jeśli realizacja projektu rozpocznie się od 01.08.2015, to podstawą do kwalifikowania wydatków będzie dzień 01.08.2015, czy też pierwszy dzień podpisania umowy partnerskiej?

Czy w kontekście kwalifikowalności wydatków ma znaczenie, kiedy umowa partnerska będzie podpisana?

Zgodnie z Podrozdziałem 6.1, pkt 7) Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (dalej: Wytyczne) „Okres kwalifikowalności wydatków w ramach danego projektu określony jest w umowie o dofinansowanie(…)”. Jednocześnie załącznikiem do umowy o dofinansowanie jest umowa partnerska (jeśli projekt realizowany jest w partnerstwie). Powyższe implikuje konieczność podpisania umowy partnerskiej przed umową o dofinansowanie.

W świetle zatem przywołanych zapisów Wytycznych wydatki ponoszone przez poszczególnych aktorów partnerstwa przed podpisaniem umowy partnerskiej mogą być kwalifikowalne, o ile są

7

zgodne z jej postanowieniami, w szczególności podziałem zadań oraz, co najważniejsze, dany projekt zostanie wybrany do dofinansowania i podpisana zostanie umowa o jego dofinansowanie.

II. PERSONEL PROJEKTU

1. Czy wypłata dodatkowego wynagrodzenia rocznego tzw. „trzynastki” będzie kwalifikowalna?

Dodatkowe wynagrodzenie roczne personelu projektu jest kwalifikowalne wyłącznie, jeżeli wynika z przepisów prawa pracy i odpowiada proporcji, w której wynagrodzenie zasadnicze będące podstawą jego naliczenia jest rozliczane w ramach danego projektu.

Ponadto, należy pamiętać, iż zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej wynagrodzenie roczne wypłaca się nie później niż w ciągu pierwszych trzech miesięcy roku kalendarzowego następującego po roku, za który przysługuje to wynagrodzenie.

Jednocześnie, należy pamiętać, iż tak jak w PO KL wypłata „trzynastki” w ostatnich dniach roku kalendarzowego, za który przysługuje, z uwagi na niezgodność z przepisami krajowymi jest niekwalifikowalna. („Ustawa z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek strefy budżetowej” Dz. U. z 1997 r. nr 160, poz. 1080 z późn. zm. ).

2. Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach nowej perspektywy str. 70 Rozdział 6.16 Koszty personelu, punkt 13 wskazuję, że „W przypadku projektów partnerskich nie jest dopuszczalne angażowanie jako personel projektu pracowników beneficjenta i odwrotnie”. Czy zatem Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej działający w imieniu Partnera projektu może zostać zatrudniony u Lidera projektu jako Koordynator Projektu finansowany z kosztów pośrednich, które nie są traktowane jako zadanie a tym samym nie obejmuje ich definicja „personelu projektu”.

Wydatki rozliczane uproszczoną metodą są traktowane jako wydatki poniesione. Nie ma obowiązku gromadzenia ani opisywania dokumentów księgowych w ramach projektu na potwierdzenie poniesienia wydatków, które zostały wykazane jako wydatki objęte uproszczoną metodą.

Ponadto, zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, do personelu projektu zaangażowanego w ramach działań/zadań rozliczanych za pomocą uproszczonych metod nie ma zastosowania podrozdział 6.16. Wytycznych.

3. Czy realizator może zatrudnić personel projektu (np. nauczycieli do zajęć wyrównawczych)? Realizator nie jest partnerem/Wnioskodawcą.

Realizator projektu przede wszystkim musi przestrzegać przepisów prawa krajowego. Jeżeli realizatorem projektu jest podmiot, który może zatrudniać pracowników i jest to zgodne z prawodawstwem krajowym to taki realizator może zatrudniać personel projektu.

4. Czy koordynatora projektu (koszt pośredni) dotyczy limit 276 h/m-c? Jeżeli tak, to czy należy opisać to we wniosku?

Zgodnie z Podrozdziałem 8.4 pkt 2) Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 koszty administracyjne związane z obsługą projektu, w tym w szczególności koszty personelu bezpośrednio zaangażowanego w zarządzanie projektem i jego rozliczanie stanowią koszty pośrednie. Jednocześnie w Podrozdziale 8.4 pkt 5) Wytyczne wskazują, iż dla projektów finansowanych z EFS koszty pośrednie rozliczane są wyłącznie z wykorzystaniem stawek ryczałtowych. Stawki ryczałtowe zaś, w świetle zapisów Podrozdziału 6.6 Wytycznych,

8

stanowią jedną z uproszczonych metod rozliczania wydatków w perspektywie finansowej 2014-2020. Z kolei ten sam dokument, w Podrozdziale 8.6 pkt 2) wskazuje, iż do personelu zaangażowanego w ramach działań/zadań rozliczanych za pomocą uproszczonych metod nie ma zastosowania Podrozdział 6.16.

Tym samym, w świetle Wytycznych, limit godzin 276 godzin na miesiąc nie dotyczy koordynatora projektu.

5. Czy w kontekście zmian przepisów Ustawy o systemie oświaty (Dz. U. 2015 poz. 357) – art. 7e oraz Karty Nauczyciela – art. 30 pkt. 10b istnieje możliwość zatrudnienia nauczycieli do realizacji zajęć zaplanowanych w konkursie z wyłączeniem ustawy Pzp.

W myśl Art. 7e. 1 i 2 Ustawy o systemie oświaty istnieje możliwość zatrudnienia w szkole/placówce systemu oświaty nauczyciela, który nie realizuje w tej szkole/placówce tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć dydaktycznych, na zasadach określonych w Kodeksie pracy (umowa o pracę). W takim przypadku nie stosuje się ustawy PZP.

6. Czy koszty „utrzymania” wolontariuszy są kwalifikowalne (ubezpieczenie, delegacje, itp.)?

Koszty utrzymania wolontariuszy są kwalifikowalne na zasadach dotyczących personelu projektu.

7. Kogo uwzględnia się w bazie personelu, biorąc pod uwagę dane stanowisko, np. kierownik, koordynator projektu w lokalnym systemie informatycznym (LSI)?

W bazie personelu wprowadzane będą dane osób stanowiących personel projektu w świetle Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 czyli osób zaangażowanych do realizacji zadań lub czynności w ramach projektu, które wykonują osobiście, tj. w szczególności osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy lub wykonujące zadania lub czynności w ramach projektu na podstawie umowy cywilnoprawnej, osoby samozatrudnione w rozumieniu sekcji 6.16.3 Wytycznych, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby współpracujące w rozumieniu art. 13 pkt 5 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 1442, z późn. zm.) oraz wolontariuszy wykonujących świadczenia na zasadach określonych w ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2014 r. poz. 1118, z późn. zm.).

Do personelu projektu zaangażowanego w ramach kosztów pośrednich nie mają zastosowania zapisy dotyczące kosztów związanych z angażowaniem personelu (za wyjątkiem pkt. 7 podrozdziału 6.16 Wytycznych).

8. Czy Partner projektu OWES musi przeprowadzić konkurs na stanowiska pracownicze w projekcie OWES? Partner Projektu ma obecnie 2 pracowników, którzy prowadzą Inkubator Społecznej Przedsiębiorczości, zatrudnionych na stanowiskach pomoc administracyjna, finansowanych z budżetu miasta (umowa o pracę). Pracownicy ISP mają zakres obowiązków tożsamy z zakresem z poprzedniego projektu (jeden z pracowników wykonuje zadania dot. doradcy kluczowego, drugi specjalisty ds. ekonomii społecznej). Czy Miasto będzie musiało dokonać wyboru pracowników OWES, którzy będą zatrudnieni w ramach projektu dofinansowanego z Poddziałania 9.3.1 na zasadzie konkursu, czy jest możliwe przedłużenie umów obecnym pracownikom, którzy są zatrudnieni na stanowiskach pomoc administracyjna. Miasto zakłada, że w ramach OWES u Partnera projektu będą zatrudnione 2 osoby: doradca kluczowy oraz specjalista ds. ekonomii społecznej.

9

Zgodnie z Podrozdziałem 6.2 pkt 1) Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (dalej: Wytyczne) „ocena kwalifikowalności wydatku polega na analizie jego poniesienia z obowiązującymi przepisami prawa unijnego i prawa krajowego”. Dalej Wytyczne, w podsekcji 6.16.1 pkt 2) wskazują, iż wynagrodzenie pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę jest kwalifikowalne jeśli m. in. pracownik jest zatrudniony lub oddelegowany w celu realizacji zadań związanych bezpośrednio z realizacją projektu. Powyższe powoduje konieczność udokumentowania zatrudnienia w projekcie postanowieniami umowy o pracę lub zakresem czynności pracownika lub opisem stanowiska pracy.

Z uwagi na powyższe to Beneficjent winien rozstrzygnąć kwestię, czy zaangażowanie osób dotychczas stanowiących personel projektu realizowanego w perspektywie finansowej 2007-2013 wymagać będzie ogłoszenia konkursu w świetle przepisów odrębnych. W tym zakresie bowiem Wytyczne nie zawierają szczegółowych uwarunkowań z zastrzeżeniem konieczności ponoszenia wydatków zgodnie z prawem wspólnotowym i krajowym.

III. ŚRODKI TRWAŁE I CROSS – FINANCING

1. Jak udokumentować zakup środka trwałego w kosztach pośrednich rozliczanych ryczałtem?

Wydatki rozliczane uproszczoną metodą są traktowane jako wydatki poniesione. Nie ma obowiązku gromadzenia ani opisywania dokumentów księgowych w ramach projektu na potwierdzenie poniesienia wydatków, które zostały wykazane jako wydatki objęte uproszczoną metodą. Wydatki poniesione w ramach kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem nie są wykazywane we wniosku o płatność, tym samym nie wliczają się do limitu 10 % określonego dla środków trwałych oraz cross-financingu.

2. Czy zakup komputera jest wydatkiem poniesionym w ramach cross-financingu?

W przypadku projektów współfinansowanych z EFS cross-financing może dotyczyć wyłącznie:

a) zakupu nieruchomości,

b) zakupu infrastruktury, przy czym poprzez infrastrukturę rozumie się elementy nieprzenośne, na stałe przytwierdzone do nieruchomości, np. wykonanie podjazdu do budynku, zainstalowanie windy w budynku,

c) dostosowania lub adaptacji (prace remontowo-wykończeniowe) budynków i pomieszczeń.

Zgodnie z powyższym, zakup komputera nie jest wydatkiem poniesionym w ramach cross-financingu. Niemniej jednak należy pamiętać, iż jest to zakup w ramach środków trwałych, a zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 środki trwałe, ze względu na sposób ich wykorzystania w ramach i na rzecz projektu, dzielą się na:

a) środki trwałe bezpośrednio powiązane z przedmiotem projektu (np. wyposażenie pracowni komputerowych w szkole),

b) środki trwałe wykorzystywane w celu wspomagania procesu wdrażania projektu (np. rzutnik na szkolenia), przy czym, w tym przypadku należy mieć na uwadze fakt, iż wydatki poniesione na zakup wskazanych środków trwałych, mogą być kwalifikowalne wyłącznie w wysokości odpowiadającej odpisom amortyzacyjnym za okres, w którym były one wykorzystywane na rzecz

10

projektu. W takim przypadku rozlicza się odpisy amortyzacyjne, zgodnie z sekcją 6.12.2 Wytycznych.

Ponadto, w ramach projektów współfinansowanych z EFS wartość wydatków poniesionych na zakup środków trwałych o wartości jednostkowej równej i wyższej niż 350 PLN netto w ramach kosztów bezpośrednich projektu oraz wydatków w ramach cross-financingu nie może łącznie przekroczyć 10% wydatków projektu, chyba że inny limit wskazano dla danego typu projektów w PO lub SZOOP. Wydatki ponoszone na zakup środków trwałych oraz cross-financing powyżej dopuszczalnej kwoty określonej w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu są niekwalifikowalne.

3. Czy zakup sprzętu uzupełniającego działania projektowe jest kwalifikowalny? Jeśli tak, to w jakiej wysokości?

Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, sekcją 6.12.1 pkt 1):

„1) Środki trwałe, ze względu na sposób ich wykorzystania w ramach i na rzecz projektu, dzielą się na:

a) Środki trwałe bezpośrednio powiązane z przedmiotem projektu (np. wyposażenie pracowni komputerowych w szkole),

b) Środki trwałe wykorzystywane w celu wspomagania procesu wdrażania projektu (np. rzutnik na szkolenia).

Tym samym, w świetle przywołanych zapisów Wytycznych, zakup sprzętu „wspomagającego” jest kwalifikowalny. Niemniej jednak należy zwrócić uwagę na zapisy sekcji 6.12.1 pkt 4) Wytycznych, zgodnie z którymi „wydatki na zakup środków trwałych, o których mowa w pkt 1) lit b), mogą być kwalifikowalne wyłącznie w wysokości odpowiadającej odpisom amortyzacyjnym za okres, w którym były one wykorzystywane na rzecz projektu. W takim przypadku rozlicza się odpisy amortyzacyjne i stosuje warunki i procedury określone w sekcji 6.12.2”.

Mając na uwadze powyższe, w przypadku zakupienia środka trwałego, stanowiącego jedynie uzupełnienie działań projektowych, nie zaś bezpośrednio powiązanego z przedmiotem projektu, kwalifikowalne w ramach projektu są odpisy amortyzacyjne ww. środka, odnoszące się do okresu, w którym taki artykuł był w projekcie wykorzystywany.

4. Czy można doposażyć stanowisko pracy dla pracownika socjalnego? Jeśli tak to w ramach jakiego zadania?

Zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 rozdział 6.16 pkt 12) koszty związane z wyposażeniem stanowiska pracy personelu projektu, tj. pracowników zatrudnionych w ramach zadań merytorycznych są kwalifikowalne w pełnej wysokości, z zastrzeżeniem sekcji 6.12.1 ww. Wytycznych, wyłącznie w przypadku personelu projektu zatrudnionego na podstawie stosunku pracy w wymiarze co najmniej ½ etatu. W przypadku personelu projektu zaangażowanego na podstawie stosunku pracy w wymiarze poniżej ½ etatu lub na podstawie innych form zaangażowania, koszty związane z wyposażeniem stanowiska pracy personelu projektu są niekwalifikowalne.

Jednocześnie, należy mieć na uwadze, iż w budżecie projektu, we wniosku o dofinansowanie, w ramach każdego zadania merytorycznego, Beneficjent wykazuje koszty, jakie zamierza ponieść do realizacji zadania.

11

5. Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności rozdział 6.12 pkt. 1 i instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie należy uzasadnić konieczność pozyskania środków trwałych z zastosowaniem najbardziej efektywnej dla danego przypadku metody (zakup, amortyzacja, leasing itp.). Czy w tym zakresie ważny jest wybór właściwego sposobu pozyskania środka trwałego i tylko zakup (jako jeden ze sposobów pozyskania) jest limitowany (wykazywany we wniosku jako pozycja limitowana i wobec tego wliczająca się w określony procent dla cross-financingu i środków trwałych)? Czy w tym przypadku amortyzacja nie jest wliczana do limitów? Czy też może w przypadku amortyzacji/leasingu również należy zaznaczyć kategorię kosztów limitowanych „środki trwałe”?

Zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 pkt 6 podsekcji 6.12.1, w ramach projektów współfinansowanych z EFS wartość wydatków poniesionych na zakup środków trwałych o wartości jednostkowej równej lub wyższej niż 350 PLN netto w ramach kosztów bezpośrednich projektu oraz wydatków w ramach cross-financingu nie może przekroczyć 10% wydatków projektu, chyba że inny limit wskazano dla danego typu projektów w Programie Operacyjnym lub SzOOP.

Z powyższego warunku kwalifikowalności wynika, że koszt amortyzacji środków trwałych nie wlicza się do limitu wydatków, o którym mowa w pkt 6 podsekcji 6.12.1 Wytycznych.

6. Czy zakup sprzętu komputerowego w ramach Poddziałania 11.1.4 RPO WSL 2014-2020 na potrzeby dydaktyczne (TiK) jest traktowany jako zakup środka trwałego i w związku z tym objęty jest limitami wynikającymi z wytycznych i regulaminu konkursu?

Tak, zakup sprzętu komputerowego (TiK) zaliczany jest do środków trwałych. Wydatki w ramach projektu na zakup środków trwałych o wartości jednostkowej równej i wyższej niż 350 PLN netto w ramach kosztów bezpośrednich oraz wydatki w ramach cross-financingu nie mogą łącznie przekroczyć 20% poniesionych wydatków kwalifikowalnych projektu w ramach konkursu nr RPSL.11.01.04-IZ.01-24-002/15. Wydatki objęte cross-financingiem w projekcie nie są wykazywane w ramach kosztów pośrednich i nie mogą przekraczać 10% wartości projektu. Należy pamiętać, iż jeśli wykorzystany jest limit cross-financingu w postaci 10%, wtedy limit środka trwałego wyniesie również 10%. W przypadku, gdy wykorzystany zostanie cross-financing do limitu 5%, wtedy limit środków trwałych zwiększy się do 15%.

IV. KOSZTY POŚREDNIE

1. Gdzie ująć koszty związane z działaniami służącymi promocji przedsiębiorstw społecznych i podmiotów ekonomii społecznej ?

Zgodnie z rozdziałem 8.4 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 działania informacyjno-promocyjne projektu mieszczą się w katalogu kosztów pośrednich. Jednakże dotyczą one wydatków związanych z działaniami informacyjno – promocyjnymi samego projektu (tj. utworzenia i utrzymania strony, ogłoszeń prasowych prezentujących zarys, zakres i cel projektu). Promocja PS i/lub PES służąc rozwojowi ich samych jak również całego sektora ekonomii społecznej, umożliwiająca dotarcie tych podmiotów do większej liczby potencjalnych kontrahentów ze swoją ofertą nie stanowi działań informacyjno – promocyjnych projektu w rozumieniu wytycznych i jest traktowana jako działanie merytoryczne. W związku z powyższym koszty związane z działaniami promocyjnymi dla PS/PES należy ująć w ramach kosztów bezpośrednich poprzez przypisanie ich do konkretnych zadań merytorycznych.

Jednocześnie ocena zasadności będzie dokonywana na etapie oceny merytorycznej.

12

2. Wydatki związane z organizacją i przygotowaniem szkoleń stanowić będą koszty pośrednie czy koszty bezpośrednie ?

Zgodnie z rozdziałem 8.4 W Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 koszty pośrednie stanowią koszty administracyjne związane z obsługą projektu w szczególności:

a) koszty koordynatora lub kierownika projektu oraz innego personelu bezpośrednio zaangażowanego w zarządzanie projektem i jego rozliczanie.

b) koszty zarządu,

c) koszty personelu obsługowego na potrzeby funkcjonowania jednostki,

Tym samym wydatki związane z administracyjną organizacją szkolenia (np. wynagrodzenie osoby której zakres czynności w projekcie polega na organizacji miejsca przeprowadzenia szkolenia, organizacji transportu, wyposażenie szkoleń w materiały szkoleniowe, etc.) będzie stanowić wydatek w ramach kosztów pośrednich.

W ramach tych kosztów nie wskazuje się wydatków związanych z merytoryczną częścią organizacji szkoleń, tj. angażu prelegentów, wykładowców, egzaminatorów opracowywaniu zakresu merytorycznego szkolenia oraz materiałów, wynajęcie sal etc.)

3. Czy w przypadku kosztów pośrednich można wpisać jedną kwotę za całe koszty pośrednie, tj. jeśli wartość projektu wynosi 500 tys. PLN., to zostanie wpisana kwota 125 000 PLN bez podawania kwot cząstkowych np. na koordynatora projektu, biuro projektu itp.?

Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem wyliczają się we wniosku o dofinansowanie automatycznie. Koszty dotyczące koordynatora projektu, biura projektu nie będą wykazywane jako pozycje budżetowe, ponieważ zawierają się one w kosztach pośrednich.

4. Do jakiego wydatku należy zakwalifikować broszury, czy do kosztów pośrednich czy bezpośrednich, gdyż problemem jest klasyfikacja materiałów informacyjno-promocyjnych?

Broszury należy traktować jako koszty pośrednie. Ponadto koszt ogłoszeń w mediach, plakatów i ulotek oraz mailingu (w tym ogłoszenie rekrutacyjne, ogłoszenie informujące o projekcie i jego wynikach) również stanowią koszty pośrednie.

5. Czy materiały szkoleniowe, które zawierają logo są traktowane jako promocja czy rekrutacja uczestników, jak wobec tego należy sklasyfikować niniejszy wydatek?

Materiały szkoleniowe, tj. takie, które są wykorzystywane w trakcie szkoleń, traktowane są jako wydatki merytoryczne, a więc bezpośrednie. Natomiast zwrócić należy uwagę, iż zgodnie z Podrozdziałem 8.4 pkt 2) lit g) Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 do kosztów pośrednich należą wydatki związane z działaniami informacyjno-promocyjnymi. Jednocześnie należy pamiętać, iż to Beneficjent określa charakter wytwarzanych w ramach projektu dokumentów, a więc odpowiada za właściwe ich zaszeregowanie w budżecie i ich rozliczanie.

6. Czy koszty obsługi księgowej czy koszty wynagrodzenia kierownika projektu mogą stanowić koszt bezpośredni w projekcie?

Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (dalej: Wytyczne), Podrozdziałem 8.3 pkt 1), koszty projektu przedstawiane są we

13

wniosku w formie budżetu zadaniowego. Dalej ten sam dokument wskazuje, w pkt 2), iż budżet zadaniowy oznacza przedstawienie kosztów kwalifikowalnych projektu w podziale na zadania merytoryczne w ramach kosztów bezpośrednich oraz koszty pośrednie. Jednocześnie w Podrozdziale 8.4 Wytycznych wskazano jednoznacznie, iż koszty pośrednie stanowią koszty administracyjne związane z obsługą projektu. Wytyczne również zawierają katalog wydatków zaszeregowanych do kategorii kosztów pośrednich, które nie mogą zostać wykazane jako koszty bezpośrednie. Koszty pośrednie obejmują zatem m. in. koszty personelu zaangażowanego w zarządzanie i obsługę projektu. W praktyce dotyczy to czynności takich jak np.:

- koordynowanie i nadzorowanie projektu,

- rozliczanie, w tym monitorowanie,

- organizacja wsparcia w ramach projektu, w tym organizacja szkoleń i doradztwa (ale nie prowadzenie szkoleń i doradztwa),

- prowadzenie rekrutacji w ramach projektu, w szczególności wyszukiwanie i informowanie uczestników projektu i prowadzenie spotkań informacyjnych o projekcie oraz koszt ogłoszeń rekrutacyjnych w mediach, na plakatach (ale nie koszt personelu udzielającego wsparcia identyfikującego potrzeby grupy docelowej przy rekrutacji, np. psychologa, o ile w ogóle koszt taki jest uzasadniony specyfiką danego projektu),

- informowanie o projekcie i jego promocja, w tym prowadzenie strony internetowej o projekcie oraz prawidłowe oznakowanie projektu,

- obsługa kadrowa, księgowa i finansowa,

- obsługa sekretariatu i kancelarii,

- obsługa prawna, w tym w zakresie prowadzenia procedury zamówień publicznych.

Co więcej, dotyczy to ww. czynności bez względu na fakt, kto i w jakiej formie je wykonuje. Wobec powyższego wszelkie koszty związane z obsługą administracyjną projektu powinny być obligatoryjnie rozliczane w kosztach pośrednich.

V. UPROSZCZONE METODY ROZLICZANIA

1. Czy w sytuacji rozliczania projektu kwotami ryczałtowymi personel zaangażowany do realizacji projektu w ramach kosztów bezpośrednich będzie wpisywany do LSI, czyli będzie musiała być prowadzona ewidencja czasu pracy i będzie to zarazem podstawa do uznania bądź nie kwalifikowalności wydatków? I jak to się ma do sposobu rozliczania projektu na podstawie kwot ryczałtowych?

Zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (dalej: Wytyczne) wydatki rozliczane uproszczoną metodą są traktowane jako wydatki poniesione. Nie ma obowiązku zbierania ani opisywania dokumentów księgowych w ramach projektu na potwierdzenie poniesienia wydatków, które zostały wykazane jako wydatki objęte uproszczoną metodą.

Jednocześnie zwrócić należy uwagę na fakt, iż obowiązek wprowadzania danych dotyczących personelu projektu do systemu informatycznego wynika z Podrozdziału 6.16 pkt 10) Wytycznych. Natomiast zgodnie z Podrozdziałem 8.6, pkt 2) Wytycznych „do personelu projektu zaangażowanego w ramach działań/zadań rozliczanych za pomocą uproszczonych metod nie ma zastosowania Podrozdział 6.16”. Tym samym, w świetle Wytycznych, nie ma obowiązku

14

wprowadzania danych do LSI personelu zaangażowanego w ramach zadań rozliczanych metodami uproszczonymi.

Niemniej jednak, właściwa instytucja będąca stroną umowy zobowiązuje beneficjenta w umowie o dofinansowanie do przedstawienia dokumentacji potwierdzającej wykonanie rezultatów, produktów lub działań zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu. Zgodnie z powyższym, tak jak w przypadku PO KL Beneficjent będzie rozliczany za wykonanie zadania w ramach określonej kwoty ryczałtowej na podstawie osiągniętych rezultatów, bez konieczności wskazywania jakie wydatki poniósł w ramach danego zadania.

VI. WKŁAD WŁASNY

1. Czy wkład własny może być pokryty w ramach kosztów pośrednich?

Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 wkład własny oznacza środki finansowe lub wkład niepieniężny zabezpieczone przez Beneficjenta, które zostaną przeznaczone na pokrycie wydatków kwalifikowanych i nie zostaną Beneficjentowi przekazane w formie dofinansowania. Wobec powyższego wkład własny może być ponoszony w ramach kosztów pośrednich.

2. Jak ująć wkład własny w ramach kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem ?

W przypadku kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem, zgodnie z obowiązującą stawką ryczałtową wskazaną w Umowie o dofinansowanie, wykazanie wkładu własnego polega na potrąceniu odpowiedniej części kwoty przeznaczonej na koszty pośrednie, którą Beneficjent poniósł ze środków własnych.

3. Czy koszt utrzymania wychowanka w Placówkach Opiekuńczo - Wychowawczych może być kosztem własnym Beneficjenta? Jak dokumentować ww. koszt?

Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 wkład niepieniężny powinien być wnoszony przez Beneficjenta ze składników jego majątku lub z majątku innych podmiotów, jeżeli możliwość taka wynika z przepisów prawa oraz zostanie to ujęte w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie. Wartość wkładu niepieniężnego musi zostać należycie potwierdzona dokumentami o wartości dowodowej równoważnej fakturom.

4. Czy wartość wnoszonego do projektu wkładu własnego musi być liczona proporcjonalnie do wartości wydatków w danym roku budżetowym, czy też możliwym jest, aby wartość wkładu własnego w różnych latach realizacji projektu była na różnym poziomie i na zakończenie projektu odpowiadała założonemu w dokumentacji konkursowej poziomowi?

Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 wkład własny wnoszony jest zgodnie ze stopą dofinansowania dla projektu, rozumianą jako procent dofinansowania wydatków kwalifikowalnych. Powyższe oznacza zatem, iż założony poziom wkładu własnego musi zostać osiągnięty za zakończenie projektu.

5. Czy wkład własny może być wnoszony w postaci pracy woluntarystycznej kadry zaangażowanej w realizację projektu z założeniem, że np. doradca biznesowy, animator, szkoleniowiec czy też pracownik ds. rekrutacji albo koordynator wsparcia szkoleniowo-doradczego będzie zatrudniony np. w wymiarze 100 godzin miesięcznie, z czego np. 20 godzin przepracuje, jako wolontariusz?

Zgodnie z pkt. 6.10 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności

15

na lata 2014-2020 „w ramach wolontariatu nie może być wykonywana nieodpłatna praca dotycząca zadań, które są realizowane przez personel projektu dofinansowany w ramach projektu”.

6. Czy wkład własny musi być wnoszony we wszystkich zadaniach przewidzianych w ramach budżetu projektu, czy też wkład własny można zapewnić, wybierając niektóre zadania (np. cały wkład własny zostanie wniesiony poprzez realizację prac woluntarystycznych doradców, animatorów oraz personelu administracyjnego)?

Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 wkład własny oznacza środki finansowe lub wkład niepieniężny zabezpieczone przez Beneficjenta, które zostaną przeznaczone na pokrycie wydatków kwalifikowanych i nie zostaną Beneficjentowi przekazane w formie dofinansowania. Tym samym wkład własny nie musi być wniesiony we wszystkich zadaniach przewidzianych w ramach budżetu projektu. Decyzja co do formy wniesienia wkładu leży po stronie Beneficjenta.

7. Czy w ramach wkładu własnego można wnieść środki z Funduszu Pracy oraz środków wnoszonych przez stronę trzecią

Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 wkład własny to środki finansowe lub wkład niepieniężny zabezpieczone przez Wnioskodawcę, które zostaną przeznaczone na pokrycie wydatków kwalifikowalnych i nie zostaną wnioskodawcy przekazane w formie dofinansowania. Wytyczne nie ograniczają formy, źródła i sposobu jego wnoszenia. Wkład własny pochodzić może nie tylko ze środków własnych Projektodawcy, ale także m.in. z innych programów/funduszy, z których beneficjent otrzymał środki (o ile programy te nie zabraniają „łączenia” środków), z opłat od uczestników, z dotacji samorządowych. Jeżeli uwzględnione w budżecie projektu koszty finansowane z Funduszu Pracy będą odpowiednio uzasadnione (Wnioskodawca wskaże, iż przyczynią się one do osiągnięcia celów projektu i nie występuje podwójne finansowanie) a zasadność takiego wydatku nie zostanie zakwestionowana na etapie oceny merytorycznej, wówczas wkład własny pochodzący z Funduszu Pracy i/lub innych źródeł będzie wydatkiem kwalifikowalnym. Jednocześnie należy zwrócić uwagę na konieczność odpowiedniego udokumentowania sposobu wnoszenia wkładu własnego do projektu.

8. Czy wkład własny jest rozłożony pomiędzy wszystkich partnerów proporcjonalnie do przyznanych dla nich środków (przypisanych kosztów kwalifikowanych) czy też może on zostać wniesiony przez wybranych partnerów?

Kwestia określenia wkładu własnego pozostaje w gestii Wnioskodawcy, dlatego też poziom/wysokość wkładu własnego wnoszonego przez poszczególnych Partnerów oraz to, który Partner wnosi lub nie wnosi tego wkładu, wynika z ustaleń wewnątrz partnerskich. Należy mieć na uwadze, że wkład własny jest określany w odniesieniu do poszczególnych zadań, za realizację których jest odpowiedzialny dany Partner i nie może przekroczyć kwoty jaka została na to zadanie zaplanowana.

9. W jaki sposób określić wkład własny niepieniężny w formie eksploatacji sal zajęciowych w przypadku kiedy występują szkoły posiadające różne stawki eksploatacyjne (lub wynajmu) ponieważ mają różne organy prowadzące?

Wkład własny niepieniężny w postaci eksploatacji sal zajęciowych w ramach udzielanego wsparcia w projekcie należy określić bazując na stawkach określonych uchwałą rady miasta/powiatu jako organu prowadzącego. Jeżeli jest mowa o projekcie partnerskim, to konstrukcja budżetu powinna umożliwiać wykazanie kwoty wkładu własnego niepieniężnego w podziale na Partnerów z

16

uwzględnieniem indywidualnych stawek mających zastosowanie we wszystkich jednostkach podległych.

10. Czy miasto w projekcie, w którym realizatorem będzie szkoła, może jako wkład własny niepieniężny wykazać koszt wynajmu pomieszczeń lekcyjnych zgodnie z przyjętym przez szkołę i obecnie obowiązującym cennikiem.

Koszt wynajmu pomieszczeń lekcyjnych zgodnie z przyjętym przez szkołę i obecnie obowiązującym cennikiem może być kosztem kwalifikowalnym w ramach wkładu własnego.

11. Na jakim etapie Wnioskodawca powinien zabezpieczyć wkład własny i jak prawidłowo należy oszacować jego wartość?

Wkład własny musi zostać zapewniony na etapie aplikowania o środki unijne. Wnioskodawca jest zobowiązany do wniesienia wkładu własnego na poziomie wymaganym w dokumentacji konkursowej. Na Wnioskodawcy spoczywa obowiązek prawidłowego oszacowania wkładu własnego. Sposób wyliczenia w prawidłowy sposób wkładu własnego jest określony w Instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie w ramach EFS.

12. Fundacja zamierza realizować projekt we współpracy z zespołem szkół. W ramach wkładu własnego szkoła chce wnieść sale szkoleniowe przeznaczone na realizację zajęć. Czy taki wkład może być wniesiony, jeśli szkoła podlega jednostce samorządu terytorialnego i czy nie istnieje tu zagrożenie podwójnym finansowaniem.

Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (dalej: Wytyczne), Podrozdziałem 6.10 pkt 2):

„Wkład niepieniężny powinien być wnoszony przez Beneficjenta ze składników jego majątku lub z majątku innych podmiotów, jeżeli możliwość taka wynika z przepisów prawa(…)”. Tym samym, w świetle Wytycznych, istnieje możliwość wniesienia wkładu własnego w postaci sal szkoleniowych przez szkoły, których uczniowie są adresatami wsparcia w projekcie, jeśli obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej.

W odniesieniu do kwestii podwójnego finansowania, należy zwrócić uwagę na zapis Podrozdziału 6.7, pkt 2) lit h) Wytycznych, zgodnie z którym z podwójnym finansowaniem mamy do czynienia w sytuacji, „w której Beneficjent jako wkład własny wnosi do projektu wkład niepieniężny, który w ciągu 7 poprzednich lat (10 lat dla nieruchomości) był współfinansowany ze środków unijnych lub/oraz dotacji z krajowych środków publicznych”. Przepis ten obowiązuje również podmiot wnoszący dany wkład własny, a więc w tym przypadku szkoły. Jeśli ww. okoliczności nie występują w tym przypadku, wówczas nie mamy do czynienia z podwójnym finansowaniem.

13. Jak należy skalkulować wkład własny niepieniężny w sytuacji, gdy Beneficjentem projektu jest stowarzyszenie, a szkoła w tym projekcie uczestniczy i udostępnia swoje sale na potrzeby jego realizacji. Czy kalkulacja wkładu własnego może zawierać zysk tzn. być ceną wynajmu za który szkoła wynajmuje pomieszczenia stowarzyszeniu czy jednak, jako że to uczniowie tej szkoły będą uczestniczyć w projekcie należy skalkulować wkład niepieniężny po kosztach użyczenia czyli uwzględniających jedynie koszty utrzymania pomieszczeń nie powiększonych o zysk.

Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (dalej: Wytyczne), Podrozdziałem 6.10, pkt 3):

„Warunki kwalifikowalności wkładu niepieniężnego są następujące:

17

a) wkład niepieniężny polega na wniesieniu (wykorzystaniu na rzecz projektu) nieruchomości, urządzeń, materiałów (surowców), wartości niematerialnych i prawnych, ekspertyz lub nieodpłatnej pracy wykonywanej przez wolontariuszy na podstawie ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie,

b) wartość wkładu niepieniężnego została należycie potwierdzona dokumentami o wartości dowodowej równoważnej fakturom,

c) wartość przypisana wkładowi niepieniężnemu nie przekracza stawek rynkowych,

d) wartość i dostarczenie wkładu niepieniężnego mogą być poddane niezależnej ocenie i weryfikacji,

e) w przypadku wykorzystania nieruchomości na rzecz projektu jej wartość nie przekracza wartości rynkowej55; ponadto wartość nieruchomości jest potwierdzona operatem szacunkowym sporządzonym przez uprawnionego rzeczoznawcę zgodnie z przepisami ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2014 r. poz. 518, z późn. zm.) – aktualnym w momencie złożenia rozliczającego go wniosku o płatność (…)”.

Jednocześnie zgodnie z przypisem nr 55 „wkładem własnym nie zawsze jest cała nieruchomość; mogą być to np. sale, których wartość wycenia się jako koszt eksploatacji/utrzymania danego metrażu(…)”.

Tym samym z Wytycznych jednoznacznie wynika, iż wartość wkładu niepieniężnego wniesionego w postaci sal szkolnych winna zostać skalkulowana bez uwzględnienia zysku z tytułu ich użyczenia a jedynie w oparciu o koszt ich utrzymania.

14. Czy jedna i ta sama osoba fizyczna - nauczyciel prowadzący w ramach projektu zajęcia pozalekcyjne może część tych zajęć prowadzić odpłatnie (na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilno-prawnej) a część jako wolontariusz (na podstawie odrębnej umowy, z której jednoznacznie będzie wynikać, że:

a. wolontariusz jest świadomy charakteru swojego udziału w realizacji projektu (udział nieodpłatny),

b. zostanie zdefiniowany rodzaj wykonywanej przez wolontariusza nieodpłatnej pracy (stanowisko w projekcie), zadania wykonywane i wykazywane przez wolontariusza muszą być zgodne z tytułem jego nieodpłatnej pracy (stanowiska),

c. w ramach wolontariatu nie będzie wykonywana nieodpłatna praca dotycząca zadań, które są realizowane przez personel projektu dofinansowany w ramach projektu,

d. wartość wkładu niepieniężnego w przypadku nieodpłatnej pracy wykonywanej przez wolontariusza określona zostanie z uwzględnieniem ilości czasu poświęconego na jej wykonanie oraz średniej wysokości wynagrodzenia (wg. stawki godzinowej lub dziennej) za dany rodzaj pracy obowiązującej u danego pracodawcy lub w danym regionie, lub płacy minimalnej,

e. wycena nieodpłatnej dobrowolnej pracy uwzględni wszystkie koszty, które zostałyby poniesione w przypadku jej odpłatnego wykonywania przez podmiot działający na zasadach rynkowych (np. koszt składek na ubezpieczenia społeczne).

Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (dalej: Wytyczne), Podrozdziałem 6.10 pkt 6):

18

„W przypadku nieodpłatnej pracy wykonywanej przez wolontariuszy, powinny zostać spełnione łącznie następujące warunki:

(…)

c) w ramach wolontariatu nie może być wykonywana nieodpłatna praca dotycząca zadań, które są realizowane przez personel projektu dofinansowany w ramach projektu,

(…)”.

Zwrócić należy uwagę, iż warunek określony w lit c) w opisanym przypadku nie zostanie spełniony, bowiem sytuacja, w której ten sam nauczyciel prowadzić będzie część zajęć pozalekcyjnych za wynagrodzeniem, część zaś w ramach wolontariatu, stanowi sytuację, w której wykonywana jest nieodpłatna praca dotycząca zadań, które są realizowane przez personel projektu dofinansowany w ramach projektu. Tym samym, w świetle zapisów Wytycznych, nie jest możliwe, aby nauczyciel prowadził część zajęć pozalekcyjnych odpłatnie, a część w ramach wolontariatu.

15. Co może stanowić wkład własny niepieniężny?

Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, Podrozdziałem 6.10, pkt 3) lit a) „wkład niepieniężny polega na wniesieniu (wykorzystaniu na rzecz projektu) nieruchomości, urządzeń, materiałów (surowców), wartości niematerialnych i prawnych, ekspertyz lub nieodpłatnej pracy wykonywanej przez wolontariusza (…)”. Tym samym katalog kosztów stanowiących wkład niepieniężny nie jest katalogiem zamkniętym. Istotne jest, iż wkład niepieniężny powinien być wnoszony ze składników majątku Beneficjenta lub innych podmiotów, jeżeli taka możliwość wynika z przepisów prawa. Mogą to być np. sale szkolne, niezbędne narzędzia lub urządzenia etc.

VII. ZASADA KONKURENCYJNOŚCI

1. Na podstawie Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz FS na lata 2014-2020 jst. musi stosować zasadę konkurencyjności dla zamówień między 50 tys. PLN netto a 30 tys. euro. Jak zapisy wytycznych należy stosować w przypadku zamówień poniżej tej kwoty oraz w przypadku zamówień poniżej 20 tys. PLN netto?

Zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 podstawową zasadą kwalifikowania wydatków jest ich zgodność z przepisami prawa krajowego i unijnego. Ponadto, w przypadku zamówień, których nie dotyczą zapisy ustawy Prawo zamówień publicznych oraz zasada konkurencyjności, tj. o wartości do 20 tys. PLN netto włącznie (bez podatku od towarów i usług VAT) Beneficjent zobligowany jest do stosowania obowiązujących u siebie procedur wewnętrznych. Natomiast, w przypadku zakupu usługi lub towaru o wartości od 20 tys. PLN do 50 tys. PLN, istnieje obowiązek dokonania i udokumentowania rozeznania rynku co najmniej poprzez upublicznienie zapytania ofertowego na stronie internetowej beneficjenta lub innej powszechnie dostępnej stronie przeznaczonej do umieszczania zapytań ofertowych w celu wybrania najkorzystniejszej oferty.

2. Jeżeli Projektodawca, będący jst, w projekcie przewidział zamówienia publiczne np. na kwotę powyżej 30 tys. euro netto, między 50 tys. PLN netto a 30 tys. euro netto, a także zamówienie na poziomie 2 000,00 PLN netto, czy może wówczas stosować kwotę ryczałtową, skoro nie wszystkich zamówień dokonuje na zasadach z zastosowaniem trybu określonego w podrozdziale 6.5?

19

W przypadku, gdy wszystkie działania/zadania projektu są realizowane wyłącznie z zastosowaniem zasady konkurencyjności lub zgodnie z ustawą Pzp, działania/zadania dotyczące wykonania robót budowlanych, dostawy towarów lub świadczenia usług rozliczać można wyłącznie na podstawie faktycznie ponoszonych wydatków. Jeżeli jednak tylko część działań/zadań projektu realizowanych jest zgodnie z zasadą konkurencyjności lub zgodnie z ustawą Pzp w ramach projektu mogą być stosowane uproszczone metody rozliczania wydatków.

3. Kto w przypadku projektów partnerskich realizuje zamówienia, czy tylko Lider, czy Partner i Lider osobno, każdy w ramach swoich zadań?

Zarówno Lider jak i Partner, zgodnie z zawartą Umową partnerską jest odpowiedzialny za prawidłową realizację danego zadania, a tym samym stosowanie przepisów unijnych, prawodawstwa krajowego, w szczególności Ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, w tym zasady konkurencyjności.

4. Czy organizacje pozarządowe, które obowiązuje zasada konkurencyjności, mogą zatrudniać nauczycieli bez ogłaszania konkursu (dotyczy wydatków poniżej 50 tys. PLN netto)?

Organizacje pozarządowe są zobowiązane do przestrzegania zasady konkurencyjności, o której jest mowa w punkcie 6.5.3 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 oraz do stosowania przepisów prawa krajowego.

5. W poprzedniej perspektywie (POKL) były sprecyzowane zapisy dot. zasady konkurencyjności:

Zasady konkurencyjności nie stosuje się do:

a) zamówień dotyczących zadań wykonywanych przez personel zarządzający projektu;b) zamówień dotyczących zadań wykonywanych przez personel projektu, z którym

Beneficjent w okresie co najmniej jednego roku przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu współpracował w sposób ciągły lub powtarzalny.

W obecnym brzmieniu wyłączeń od zasady konkurencyjności nie ma powyższego zapisu – czy wobec powyższego każdy personel musi być wybierany w drodze zasady konkurencyjności (przy przekraczaniu progów kwotowych)? Czy w przypadku umów o pracę nie ma konieczności przeprowadzania postępowania w ramach zasady konkurencyjności?

Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (dalej: Wytyczne), Podrozdziałem 6.5 pkt 2) udzielanie zamówienia publicznego w ramach projektu, w przypadku Beneficjenta nie będącego podmiotem zobowiązanym do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku – Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2013.907 z późn. zm., dalej: ustawa), następuje zgodnie z zasadą konkurencyjności w przypadku zamówień publicznych przekraczających wartość 50 tys. PLN netto.

Tym samym będzie miała ona zastosowanie do zamówień przekraczających wskazaną powyżej kwotę, niezależnie, czy dotyczyć one będą zadań wykonywanych przez personel projektu, z którym Beneficjent w okresie co najmniej jednego roku przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu współpracował w sposób ciągły i powtarzalny.

Niemniej, zgodnie z Podrozdziałem 6.5, podsekcją 6.5.3 pkt 1) Wytycznych zasady konkurencyjności nie stosuje się do zamówień publicznych, których przedmiotem są dostawy i usługi określone w art. 4 ustawy, z wyjątkiem dostaw określonych w art., 4 pkt 8. ustawy. Ponadto, zgodnie z Wytycznymi, zasady konkurencyjności nie stosuje się do wydatków rozliczanych uproszczoną metodą, o których mowa w Podrozdziale 6.6 i 8.6 Wytycznych.

20

Zwrócić należy uwagę, iż zgodnie z art. 4 pkt 4) ustawy, nie ma ona zastosowania do „umów z zakresu prawa pracy”. W świetle powyższego zaangażowanie personelu projektu na podstawie umowy o pracę nie wymaga uprzedniego zastosowania zasady konkurencyjności.

Z kolei w odniesieniu do personelu zarządzającego projektem należy mieć na uwadze, iż zgodnie z Podrozdziałem 8.4 pkt 2) Wytycznych koszty administracyjne związane z obsługą projektu, w tym w szczególności koszty personelu bezpośrednio zaangażowanego w zarządzanie projektem i jego rozliczanie stanowią koszty pośrednie. Jednocześnie w Podrozdziale 8.4 pkt 5) Wytyczne wskazują, iż dla projektów finansowanych z EFS koszty pośrednie rozliczane są wyłącznie z wykorzystaniem stawek ryczałtowych. Stawki ryczałtowe zaś, w świetle zapisów Podrozdziału 6.6 Wytycznych, stanowią jedną z uproszczonych metod rozliczania wydatków w perspektywie finansowej 2014-2020.

Tym samym, zgodnie z Wytycznymi, zasady konkurencyjności nie stosuje się do wydatków stanowiących koszty pośrednie projektu, w tym również personelu zarządzającego projektem.

6. Jednym z najważniejszych elementów podlegających ocenie podczas procesu akredytacji OWES była kadra kluczowa oraz kadra kierownicza OWES. W związku z powyższym, czy w przypadku zatrudniania osób wchodzących w skład kadry kluczowej oraz kadry kierowniczej OWES na umowy cywilnoprawne organizacja pozarządowa jest zobowiązana do stosowania zasady konkurencyjności?

W przypadku konieczności zastosowania zasady konkurencyjności istnieje bardzo duże prawdopodobieństwo, iż do pracy w projekcie będą musiały zostać zatrudnione nowe, nieakredytowane osoby. Powyższe rozwiązanie będzie niezgodne z procesem akredytacji, a tym samym może skutkować negatywnymi konsekwencjami w zakresie możliwości utrzymania akredytacji ośrodka OWES.

Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (dalej: Wytyczne), Podrozdziałem 6.5 pkt 2) udzielanie zamówienia publicznego w ramach projektu, w przypadku Beneficjenta nie będącego podmiotem zobowiązanym do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku – Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2013.907 z późn. zm., dalej: ustawa), następuje zgodnie z zasadą konkurencyjności w przypadku zamówień publicznych przekraczających wartość 50 tys. PLN netto.

Tym samym będzie miała ona zastosowanie do zamówień przekraczających wskazaną powyżej kwotę, niezależnie, czy dotyczyć one będą zadań wykonywanych przez personel projektu, z którym Beneficjent w okresie co najmniej jednego roku przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu współpracował w sposób ciągły i powtarzalny.

Zwrócić należy przy tym uwagę, iż zgodnie z zapisami podsekcji 6.5.3 pkt 5) Wytycznych zapytanie ofertowe winno zawierać co najmniej:

- „opis przedmiotu zamówienia publicznego, który nie powinien odnosić się do określonego wyrobu lub źródła lub znaków towarowych, patentów, rodzajów lub specyficznego pochodzenia, chyba że takie odniesienie jest uzasadnione przedmiotem zamówienia publicznego i został określony zakres równoważności (…),

- warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania, przy czym stawianie warunków nie jest obowiązkowe,

- kryteria oceny oferty,

- informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny oferty,

21

- opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty(…)”.

W świetle powyższego Beneficjent, przy ogłoszeniu zamówienia publicznego, ma możliwość takiego sformułowania zapytania ofertowego, na podstawie którego wybrani zostaną wykonawcy spełniający wymogi wynikające z akredytacji OWES.

VIII. PROJEKTY PARTNERSKIE

1. Czy w projekcie partnerskim, skoro partnerami są ośrodki pomocy społecznej i CIS, istnieje możliwość włączania do CIS wszystkich podopiecznych, których skieruje dany OPS? Czy ośrodki nie będą musiały już ogłaszać przetargów na realizację aktywizacji społeczno- zawodowej w ramach CIS?

Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (dalej: Wytyczne), Podrozdziałem 8.5, pkt 1):

„Zlecenie usługi merytorycznej w ramach projektu oznacza powierzenie wykonawcom zewnętrznym, nie będącym personelem projektu, realizacji działań merytorycznych przewidzianych w ramach danego projektu(…)”.

Dalej, zgodnie z ustawą z dnia 11 lipca 2014 roku o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020, partnerstwo oznacza wniesienie przez aktorów partnerstwa zasobów ludzkich, organizacyjnych, technicznych lub finansowych oraz wspólną realizację projektu (art. 33 ust. 1 ustawy). Oznacza to, iż nie jest zasadne zlecenie usługi merytorycznej wykonawcy zewnętrznemu, jeśli jeden z partnerów posiada zasoby pozwalające na realizację danej usługi.

Tym samym nie jest możliwe zlecenie usługi merytorycznej podmiotowi zewnętrznemu, jeśli w ramach projektu jeden z partnerów posiada odpowiednie zasoby, pozwalające na realizację takiej usługi.

2. Czy partner w ramach kosztów pośrednich dysponuje określonym udziałem w przedmiotowych kosztach? ma z wydzielonych środków własne koszty pośrednie?

Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 koszty pośrednie rozliczane są ściśle określonymi stawkami ryczałtowymi, właściwymi dla danej wartości projektu. Powyższe oznacza, iż w ramach tej kwoty mogą znaleźć się również koszty administracyjne partnerów projektu, przy czym suma kosztów nie może przekroczyć ściśle określonej stawki ryczałtowej. Ponadto udział partnerów w ww. kosztach stanowi kwestię do rozstrzygnięcia przez aktorów partnerstwa.

22