polsko-angielsko-niemiecki

MINIS£OWNICZEK

PLU

S

Usprawnij swoj¹ organizacjê pracy

Zawsze znajduj czas na to,

co najwa¿niejsze

Skróæ do minimum czas potrzebny

na rutynowe czynnoœci

Osi¹gnij maksymaln¹

wydajnoϾ

Patrick Forsyth

Efektywnezarz¹dzanieczasem. eBook

Niniejsza darmowa publikacja zawiera jedynie fragmentpełnej wersji całej publikacji.

Aby przeczytać ten tytuł w pełnej wersji kliknij tutaj.

Niniejsza publikacja może być kopiowana, oraz dowolnierozprowadzana tylko i wyłącznie w formie dostarczonej przezNetPress Digital Sp. z o.o., operatora sklepu na którym możnanabyć niniejszy tytuł w pełnej wersji. Zabronione sąjakiekolwiek zmiany w zawartości publikacji bez pisemnej zgodyNetPress oraz wydawcy niniejszej publikacji. Zabrania się jej od-sprzedaży, zgodnie z regulaminem serwisu.

Pełna wersja niniejszej publikacji jest do nabycia w sklepieinternetowym Kiosk za rogiem.

Tytu orygina u: Successful Time Management

T umaczenie: Daria Kuczy ska-Szymala

ISBN: 978-83-246-1309-09

© Patrick Forsyth, 2003Kogan Page Limited

Polish edition copyright 2004 by Wydawnictwo Helion.All Rights Reserved.

All rights reserved. No part of this book may be reproduced or transmittedin any form or by any means, electronic or mechanical, including photocopying,recording or by any information storage retrieval system, without permissionfrom the Publisher.

Wszelkie prawa zastrze one. Nieautoryzowane rozpowszechnianie ca o cilub fragmentu niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci jest zabronione.Kopiowanie ca o ci lub jakiegokolwiek fragmentu publikacji na dowolnympolu eksploatacji, w tym m.in. no niku cyfrowym, filmowym, magnetycznym,a tak e wykonywanie kopii metod kserograficzn , fotograficznlub inn powoduje naruszenie praw autorskich niniejszej publikacji.

Wszystkie znaki wyst puj ce w tek cie s zastrze onymi znakami firmowymib d towarowymi ich w a cicieli.

Autor oraz Wydawnictwo HELION do o yli wszelkich stara , by zawartew tej ksi ce informacje by y kompletne i rzetelne. Nie bior jednak adnejodpowiedzialno ci ani za ich wykorzystanie, ani za zwi zane z tym ewentualnenaruszenie praw patentowych lub autorskich. Autor oraz Wydawnictwo HELIONnie ponosz równie adnej odpowiedzialno ci za ewentualne szkody wynik ez wykorzystania informacji zawartych w ksi ce.

Drogi Czytelniku!Je eli chcesz oceni t ksi k , zajrzyj pod adreshttp://onepress.pl/user/opinie?ezaczeMo esz tam wpisa swoje uwagi, spostrze enia, recenzj .

Wydawnictwo HELIONul. Ko ciuszki 1c, 44-100 GLIWICEtel. 032 231 22 19, 032 230 98 63e-mail: onepress@onepress.plWWW: http://onepress.pl

Printed in Poland.

Spis tre ci

Wst p 7

1. Czas — kluczowy zasób. Mo liwo ci i trudno ci 9Jak to robi ? ......................................................................................10Indywidualne podej cie ..................................................................12Zwi kszona wydajno ....................................................................13Inwestuj czas .....................................................................................14Czas idealny......................................................................................15

2. Pierwsze kroki na drodzedo efektywnego zarz dzania czasem 17Twoja praca.......................................................................................18Oce swój obecny styl pracy ..........................................................19Zaplanuj prac ................................................................................. 22Jaki system wybra ?......................................................................... 24Wyznaczaj jasne cele....................................................................... 25My l perspektywicznie................................................................... 27Zainwestuj czas, by go oszcz dzi ................................................ 29Nie a uj czasu na my lenie........................................................... 29Naucz si mówi „nie”................................................................... 30By czy nie by (idea em)................................................................31Nie pracuj d u ej, a m drzej.......................................................... 32Nagradzaj samego siebie.................................................................33

3. Dobra organizacja pracy 35Opracuj plan ....................................................................................36Podziel zadania na grupy............................................................... 37Efektywnie korzystaj z kalendarza ............................................... 38

4 EF E K T Y W N E Z A R Z D Z A N I E C Z A S E M

Ostro nie planuj spotkania .......................................................... 40Porz dek na biurku .........................................................................41Systematyczno ............................................................................. 42Korzystaj z serwisów....................................................................... 42Internet............................................................................................. 43Zaznacz, co najwa niejsze ............................................................. 44Stawiaj na jako ............................................................................. 44Dzia aj albo inwestuj czas.............................................................. 45Dobra sekretarka............................................................................. 46Przechowalnia dokumentów ........................................................ 48Checklisty ........................................................................................ 50Od technik do efektów ...................................................................51Zrób sobie przerw ......................................................................... 52

4. Nie marnuj czasu 55G ówny winowajca.......................................................................... 56Kto jeszcze ci przeszkadza? .......................................................... 59Zb dne rozmowy telefoniczne ..................................................... 62Nie czekaj bezu ytecznie na po czenie ...................................... 64Klarowny system przekazywania wiadomo ci ........................... 65E-maile.............................................................................................. 66W podró y ....................................................................................... 67

5. Priorytety 71Zasada Pareto ...................................................................................71Stawiaj drobiazgi na pierwszym miejscu..................................... 73Planuj od ko ca .............................................................................. 74Terminy............................................................................................ 75Sposoby wykonywania zada ....................................................... 76Unikaj robienia rzeczy niepotrzebnych ...................................... 78Uwaga — niebezpiecze stwo!....................................................... 79Wierz w swoje priorytety................................................................ 80

6. Kontrola ilo ci papierów 83Zmniejsz ilo papierów ................................................................ 84B d zwi z y .................................................................................... 85Krótkie memoranda....................................................................... 86Zminimalizuj obieg dokumentów............................................... 87

SP I S T R E C I 5

Nie tra czasu na archiwizacj ...................................................... 88Utrzymuj porz dek w papierach ...................................................91Ostro nie korzystaj z komputera..................................................91Nie powielaj niepotrzebnie informacji ....................................... 93Nie produkuj zb dnych informacji ............................................. 93Nie pisz bez potrzeby ..................................................................... 95Pisz szybciej ..................................................................................... 96KNP — najlepszy pomocnik w oszcz dzaniu czasu ................. 96

7. Praca z lud mi 99Rozmowy towarzyskie ................................................................. 100Kontakty nieformalne ..................................................................101Lunch w interesach....................................................................... 102Inne spotkania ...............................................................................103Unikaj konfliktów ........................................................................ 104Odpowiedni ludzie........................................................................106Jasne instrukcje ..............................................................................106Nie rób wszystkiego sam.............................................................. 107Wymieniaj si z innymi ................................................................ 113Wspomagaj rozwój swoich podw adnych..................................114Szczególne pytanie......................................................................... 115Nie stój nad nimi...........................................................................117Motywuj pracowników .................................................................118Pomó podw adnym w zarz dzaniu czasem .............................118Ustal niepodwa alne regu y .........................................................119Spotkania — szansa czy zagro enie?...........................................121

8. S owo ko cowe 127

Wst p

Dzie jest niesko czenie d ugi dla tego,kto potrafi go doceni i wykorzysta .

Goethe

Je li ci gle jeste zapracowany, to znaczy, e wszystko z tob w po-rz dku. Dzi praca nigdy si nie ko czy, a terminy, tempo (a je lina to pozwolisz, równie i stres) oraz lawiny e-maili to codzien-no . Bez w tpienia oceniany jeste wed ug tego, co robisz, wed ugefektów, jakie osi gasz. By przetrwa i osi gn sukces, musisz bywydajny i skuteczny. Zarz dzanie czasem polega na aktywnymdzia aniu na rzecz wydajno ci i skuteczno ci, tak aby u atwi sobieosi ganie zamierzonych celów. Sukces nie jest spraw przypadku,zale y od ciebie. To samo dotyczy sposobu, w jaki pracujesz — toty tworzysz swój styl pracy i robisz to albo dobrze, albo le.

Dobre, skuteczne zarz dzanie czasem to podstawowa umie-j tno zawodowa, której potrzebuj wszyscy. Pozwala ona zarów-no lepiej wykonywa obecn prac , jak i stwarza perspektywydalszej kariery. To prawdziwy czynnik ró nicuj cy, który sprawi,

e b dziesz stale osi ga swoje zawodowe cele, i który zapewni ciprzewag nad osobami równie uzdolnionymi, lecz gorzej zorga-nizowanymi i mniej zdyscyplinowanymi. To nie jest kwestia wy-boru. Nie my l o tym, e dobre zarz dzanie czasem by oby „faj-ne” albo „u yteczne”. Jest niezb dne, by osi gn sukces w pracy.

Zasadnicze regu y s bardzo proste. S takie powiedzenia:„Rób to, co wa ne, ignoruj to, co nieistotne” oraz „Sprawy pilneto tylko wa ne rzeczy, które na samym pocz tku nie zosta y komu

8 EF E K T Y W N E Z A R Z D Z A N I E C Z A S E M

zlecone”. To prawda, lecz bardzo uproszczona. By realizowa za-sady dobrego zarz dzania czasem, niezb dna jest praktyka i zaan-ga owanie. Ale to da si zrobi . Po jakim czasie jest atwiej, gdystosowanie regu staje si nawykiem. To nie jest fizyka j drowa.Tak naprawd to przede wszystkim zasady zdrowego rozs dku,jak równie kwestia radzenia sobie z konkretnymi sytuacjami.Zarz dzanie czasem to nie polega na jedna magiczna formu ka,lecz mnóstwo konkretnych przypadków. Ksi ka ta opisuje pod-stawowe metody, przedstawia odpowiednie techniki oraz zawierawiele wskazówek, które poprawi twoj wydajno . Jest to porad-nik, który mo esz wykorzysta w praktyce.

Analiza sposobu, w jaki wykorzystujesz czas, to pierwszy krokna drodze ku lepszej organizacji pracy. Mo esz wprowadzi zmia-ny i b d to zmiany, które ci si spodobaj . Je li b dziesz praco-wa m drzej (a nie po prostu ci ej czy d u ej), osi gniesz wi -cej, a praca oka e si mniej stresuj ca i bardziej satysfakcjonuj ca.

Oczywi cie musisz przeczyta ten poradnik, a to zajmie citroch czasu (cho z definicji dobra ksi ka o zarz dzaniu cza-sem powinna by krótka, tak jak ta). Potraktuj czas sp dzony nalekturze jako inwestycj , po wi chwil , by potem ka dego dniazaoszcz dzi sporo czasu. Masz ju pomys , jak go wykorzystasz?

Czas — kluczowy zasób.Mo liwo ci i trudno ci

Sukces jest procesem, jako ci umys u i sposobem bycia.To yczliwa afirmacja ycia.

Alfred Nobel

Bez wzgl du na to, w jakiej bran y pracujesz, je li zajmujesz mene-d erskie lub kierownicze stanowisko, wykorzystujesz ró nego rodza-ju zasoby. Ludzie, pieni dze, materia y — wszystko to jest wa ne.W poszczególnych przypadkach liczy si cz sto g ównie jeden z tychzasobów. Czas jednak dotyczy wszystkich, a jest to bardzo wymaga-j cy partner. Ka dy z nas miewa trudno ci w zd eniu z wszystkimna czas. Dla niektórych tego rodzaju k opoty s w mniejszym lubwi kszym stopniu czym sta ym. Innym jedynie zdarzaj si takiechwile, jakby wszystko sprzysi g o si , eby nie mogli zd y z wy-konaniem zadania. Nieliczni przyznaj , e yj w stanie perma-nentnego chaosu.

Kto wi c powinien pomy le o zarz dzaniu czasem? Potencjal-nie ka dy mo e skorzysta z analizy, jak efektywnie zarz dza w a-snym czasem. Wiele cech charakterystycznych dla danej instytucjiutrudnia odpowiednie zarz dzanie czasem: hierarchiczna struktu-ra, pracownicy, terminy, praca papierkowa, spotkania, relacje we-wn trz i na zewn trz danej organizacji itd. Wszystko to powodujeutrudnienia.

Poradnik ten ma pomóc w rozwi zywaniu problemów zwi -zanych z zarz dzaniem czasem wszystkim tym, którzy zajmuj

10 EF E K T Y W N E Z A R Z D Z A N I E C Z A S E M

mened erskie lub kierownicze stanowiska i których praca nasta-wiona jest na realizacj zada oraz osi ganie efektów, bez wzgl -du na to, w jakiej instytucji pracuj . Je eli nale ysz do tej kategoriipracowników, to nawet je li w o y e ju ogromny wysi ek w orga-nizacj swojego sposobu pracy, mo esz skorzysta z pomys ów,które pozwol ci osi gn jeszcze wi cej. Je li uwa asz, e masz zadu o obowi zków i za ma o czasu na ich wykonanie, je li zajmo-wanie si nag ymi sprawami uniemo liwia ci wykonanie wa nychplanowych zada , je li chcia by by lepiej zorganizowany i nie bar-dzo wiesz, jak si do tego zabra , to ten poradnik jest w a nie dlaciebie. Je li twoje biurko jest zawalone bez adnymi stosami papie-rów, ci gle kto ci przeszkadza, terminy s nierealne, a ty straci enadziej na z apanie gruntu pod nogami, to ten poradnik zdecy-dowanie jest w a nie dla ciebie.

Zarz dzanie czasem to nie jest kwestia wyboru. To co , nadczym ka dy, kto chce pracowa efektywnie, musi si zastanowi .Tak naprawd prawie wszyscy w jakim stopniu próbuj zarz dzaczasem, pytanie tylko, jak dobrze to robi i jak wp ywa to na ichprac . A jednak zarz dzanie czasem nie jest, jak ju pewnie za-uwa y e , prostym zadaniem. Nie jest to te zadanie, które mo -na by wykona w 100 procentach, nawet bardzo si staraj c. Je liuwa asz, e to raczej zniech caj cy pocz tek poradnika zarz -dzania czasem, wiedz, e to nie wszystko. Brytyjski my liciel G.K.Chesterton pisa : „Idea u chrze cija skiego nie sprawdzono i niewystawiono mu negatywnej oceny. Okaza si trudny i zrezygno-wano z jego sprawdzenia”. To samo dotyczy zarz dzania czasem— poniewa jest trudne, atwiej jest nie wierzy , e mo na co zmie-ni , atwiej jest zrezygnowa , podda si rozwojowi wydarze i —zdaj c si na przypadek — jako sobie radzi . Pokusa ta jest cz -sto bardzo silna.

Jak to robi ?A jednak mo esz co zmieni , a zmiana nie tylko b dzie warta za-chodu, lecz mo e mie ogromny wp yw na twoj prac i karier .W ka dym razie, je li we miesz si za zarz dzanie czasem, mo-

esz osi gn rozmaite efekty. Lepsze zarz dzanie czasem mo e:

CZ A S — K L U C Z O W Y Z A S Ó B . MO L I W O C I I T R U D N O C I 11

Zmieni wydajno i skuteczno . Ju samo podej ciedo zarz dzania czasem jest istotne, bo wp ywa na twojprac nieustannie, dzie po dniu, godzina po godzinie.Zmniejszy presj czasu, która wi e si z ka d prac .Sprawi , by by zauwa any. Zarz dzanie czasem wp yniena sposób, w jaki jeste postrzegany w firmie. Sprawnezarz dzanie czasem to decyduj cy czynnik, który pozwalaoceni osoby równie utalentowane i sprawia, e niektórzyosi gaj wi kszy sukces zawodowy ni inni.

Tak wi c, cho wymaga to b dzie troch czasu, zaanga owanie siw osobisty sposób zarz dzania czasem jest niezwykle istotne. Za-rz dzanie czasem nale y traktowa jako synonim zarz dzania sa-mym sob — wymaga dyscypliny, lecz jest to dyscyplina wspo-magana przez nawyk. Innymi s owy, im d u ej nad tym pracujesz,tym jest atwiej. Dobre nawyki sprawi , e w sposób zorganizowa-ny zaplanujesz i wykonasz prac . Z drugiej strony, z e nawyki —o czym wszyscy wiemy — trudno wyeliminowa . A korekta nawy-ków mo e by w a nie niezb dn zmian , która wyniknie z analizysposobu, w jaki pracujesz.

Skuteczne zarz dzanie czasem zale y od dwóch kluczowychczynników: od tego, jak planujesz prac , i od tego, jak realizujeszszczegó y. Planowanie, omówione w pierwszej cz ci poradnika, topodstawa dalszej pracy. Realizacja szczegó ów obejmuje rozmaiteczynniki, praktyki i metody, które mog mie pozytywny wp ywna sposób, w jaki pracujesz. Czynniki te mog oznacza comiesznie prostego — na przyk ad spogl danie na zegarek od cza-

su do czasu spowoduje, e go cie nie b d przed u a wizyty,zw aszcza je li towarzyszy mu b dzie zatroskany wyraz twarzy.Mog to te by bardziej skomplikowane elementy, na przyk addobrze zorganizowany system archiwizacji oszcz dza czas, umo -liwiaj c szybk i dok adn lokalizacj dokumentów. Niektóreczynniki mog nawet mie sekretny charakter, jak na przyk adumówiony sygna , na który sekretarka przerywa spotkanie wia-domo ci o czym niezwykle pilnym, wymagaj cym natychmia-stowego zako czenia spotkania lub opuszczenia go przez ciebie.

Efekty dzia ania wszystkich tych czynników kumuluj si .Oznacza to, e im wi cej odpowiadaj cych ci sposobów stosujesz,tym efektywniej wykorzystujesz czas. Jest to proces, który ka dy

12 EF E K T Y W N E Z A R Z D Z A N I E C Z A S E M

mo e ci gle rozbudowywa i kontynuowa wraz z rozwojem ka-riery. O ile wi c nie jeste wzorem cnót pod wzgl dem efektywne-go wykorzystania czasu, sprawdzenie, czy pracujesz w mo liwienajlepszy sposób, jest niemal zawsze warte zachodu. Tak napraw-d warto powtarza tak analiz w trakcie ca ej kariery zawodo-wej. Najlepiej, by sta a si nawykiem.

Indywidualne podej ciePoniewa na zarz dzanie czasem wp ywa wiele elementów, ró no-rodne pomys y sprawdzaj si u ró nych osób czy w rozmaitychsytuacjach zawodowych. Niektóre idee, które znajdziesz w tymporadniku, uznasz za przydatne i w czysz je do swych zawodo-wych nawyków. Niektóre b d stanowi y dla ciebie nowo , a in-ne b dziesz zna , lecz nie b dziesz stosowa tak efektywnie, jak tomo liwe. Jeszcze inne b d jedynie stanowi podstaw czego , coci odpowiada. B d wymaga y dostosowania do twoich potrzeb,dopasowania do okoliczno ci, w jakich pracujesz. Nale y zawszepami ta o tej mo liwo ci, zanim odrzucisz jakikolwiek pomys .

B d uwa ny i nie odrzucaj z góry niczego, co mo e by u y-teczne po wprowadzeniu zmian. Ka dy drobny czynnik mo ezwi kszy twoj ca kowit wydajno . Oczywi cie niektóre pomys yzupe nie nie b d ci odpowiada . Ile by przy nich nie majstrowa ,nie stworzysz z nich niczego, co mo na by wykorzysta przy two-im sposobie pracy. Trudno. Twoim celem jest dok adne przeana-lizowanie oraz zastosowanie ka dego mo liwego sposobu pod-niesienia efektywno ci pracy. Liczy si osi gni cie takiego stanu,kiedy po zbadaniu mo liwo ci dzia ania wybra e , zaadaptowa ei z satysfakcj wykorzysta e w praktyce wszystkie metody, którepasowa y do stylu twojej pracy i mog y poprawi twoj wydajno .Ostatecznie liczysz si ty, a nie jakie regu y. Jednak pami taj, ewszystko, naprawd wszystko, co mo e by u yteczne, powinnozosta rozwa one i zastosowane w praktyce zawodowej, chyba emia oby na ni negatywny wp yw. Dobre zarz dzanie polega nasprawdzeniu ka dej mo liwo ci.

Niniejsza darmowa publikacja zawiera jedynie fragmentpełnej wersji całej publikacji.

Aby przeczytać ten tytuł w pełnej wersji kliknij tutaj.

Niniejsza publikacja może być kopiowana, oraz dowolnierozprowadzana tylko i wyłącznie w formie dostarczonej przezNetPress Digital Sp. z o.o., operatora sklepu na którym możnanabyć niniejszy tytuł w pełnej wersji. Zabronione sąjakiekolwiek zmiany w zawartości publikacji bez pisemnej zgodyNetPress oraz wydawcy niniejszej publikacji. Zabrania się jej od-sprzedaży, zgodnie z regulaminem serwisu.

Pełna wersja niniejszej publikacji jest do nabycia w sklepieinternetowym Kiosk za rogiem.