eARCH Podręcznik Użytkownika 1 01 -...

eARCHIWISTA

wersja 1.01

Podręcznik użytkownika

Nazwa projektu: eARCHIWISTA Ref: EARCH-PU

Nazwa dokumentu: Podręcznik użytkownika wersja: 1.01

strona 2/45

Metryka

Projekt eARCHIWISTA Wykonawca SKG S.A. Produkt Podręcznik użytkownika Opis Dokument zawiera instrukcję użytkowania programu eARCHIWISTA, służącego do

zarządzania archiwum dokumentów elektronicznych i plików z możliwością opisu zawartości przy pomocy definiowalnego zestawu metadanych.

Autorzy Marek Michalak (MM), Róża Szwarga (RSz)

Plik eARCH_PUZT_1_01.doc Liczba stron 45

Historia zmian dokumentu

Edycja Rewizja Data wydania

Opis Akcja (*)

Rozdziały (**)

Autorzy (***)

Data KJ

1 00 25.03.2013 Pierwsza wersja dokumentu W W MM, RSz, BL

(*) Akcje: W = Wstaw, Z = Zamień, We = Weryfikuj, N = Nowy (**) Rozdziały: W = Wszystkie (***) Autorzy: MM– Marek Michalak, RSz-Róża Szwarga, BL – Bogdan Lipiński



strona 3/45

Spis treści

1. Wstęp ....................................................................................................... 6

1.1. Co to jest eArchiwista?................................................................................................................. 6

1.2. Jakie warunki musi spełniać środowisko do instalacji systemu?.............................................. 6

1.3. W jaki sposób zarządzane są dokumenty w archiwum? ............................................................ 7

1.4. Jakie są role użytkowników? ....................................................................................................... 8

2. Start systemu ........................................................................................... 9

2.5. Pierwsze uruchomienie programu .............................................................................................. 9

2.6. Logowanie do systemu............................................................................................................... 10

3. Administracja..........................................................................................12

3.1. Zarządzanie użytkownikami.......................................................................................................12

3.1.1. Dodanie nowego użytkownika ...............................................................................................13

3.1.2. Modyfikacja danych użytkownika..........................................................................................15

3.1.3. Zmiana hasła użytkownika .....................................................................................................15

3.1.4. Usuwanie użytkownika...........................................................................................................16

3.2. Definiowanie metki dokumentu.................................................................................................16

3.2.1. Definiowanie nowej pozycji metki ........................................................................................ 18

3.2.2. Zarządzanie słownikami .........................................................................................................21

3.3. Pozostałe funkcje administracyjne............................................................................................ 25

3.3.1. Import danych z programu ECSView ................................................................................... 25

3.3.2. Aktywacja licencji .................................................................................................................. 27

4. Dokumenty............................................................................................. 28

4.1. Lista dokumentów w archiwum ................................................................................................ 29

4.2. Dodawanie dokumentu do archiwum.......................................................................................30

4.2.1. Dodawanie do archiwum komunikatów XML z systemów celnych.................................... 33

4.3. Wyszukiwanie proste ................................................................................................................. 35

4.4. Wyszukiwanie złożone ............................................................................................................... 37

4.5. Podgląd i modyfikacja dokumentu w archiwum. .....................................................................40

4.5.1. Operacja „Edytuj” ...................................................................................................................41

4.5.2. Operacja „Otwórz’” ................................................................................................................ 42

4.5.3. Operacje „Podgląd” i „Wydruk” ............................................................................................ 42

4.6. Usuwanie dokumentu z archiwum............................................................................................ 42

5. Dodatkowe operacje na listach ............................................................... 43

5.7. Sortowanie.................................................................................................................................. 43

5.8. Wyszukiwanie............................................................................................................................. 44

6. Pomoc SKG SA ....................................................................................... 45



strona 4/45

Spis rysunków

Rysunek 1. Przykład "metki" dokumentu................................................................................................. 7

Rysunek 2. Dostęp do programu z menu Start ....................................................................................... 9

Rysunek 3. Aktywacja licencji ................................................................................................................. 9

Rysunek 4. Okno logowania do programu eArchiwista......................................................................... 10

Rysunek 5. Moduły systemu eArchiwista.............................................................................................. 11

Rysunek 6. Moduł Dokumenty .............................................................................................................. 11

Rysunek 7. Uruchomienie modułu Administracja.................................................................................. 12

Rysunek 8. Zmiana modułu................................................................................................................... 12

Rysunek 9. Otwarcie listy użytkowników............................................................................................... 13

Rysunek 10. Okno z listą użytkowników systemu - stan po instalacji systemu .................................... 13

Rysunek 11. Lista użytkowników systemu – menu Edycja ................................................................... 13

Rysunek 12. Lista użytkowników systemu - menu kontekstowe - Dopisz ............................................ 14

Rysunek 13. Okno edycji danych użytkownika .................................................................................... 14

Rysunek 14. Okno definiowania lub zmiany hasła................................................................................ 15

Rysunek 15. Lista użytkowników systemu - menu kontekstowe - Modyfikuj ........................................ 15

Rysunek 16. Zmiana hasła w module Dokumenty - wybór z menu ...................................................... 15

Rysunek 17. Potwierdzenie usunięcia wybranej pozycji z listy............................................................. 16

Rysunek 18. Przykładowa metka dokumentu ....................................................................................... 17

Rysunek 19. Definicja metki dokumentu - pola systemowe.................................................................. 17

Rysunek 20. Menu listy pozycji metki dokumentu................................................................................ 19

Rysunek 21. Definiowanie nowej pozycji metki..................................................................................... 19

Rysunek 22. Typy edycji dla pola metki ................................................................................................ 20

Rysunek 23.Definiowanie nowej pozycji metki - informacje systemowe............................................... 20

Rysunek 24. Metka dokumentu - ograniczona edycja pól systemowych.............................................. 21

Rysunek 25. Dostęp do listy słowników - wybór z menu....................................................................... 22

Rysunek 26. Menu listy rodzajów słowników - Dopisz .......................................................................... 22

Rysunek 27. Definiowanie nowego słownika ........................................................................................ 22

Rysunek 28. Definiowanie wartości słowników - wybór z menu ........................................................... 23

Rysunek 29. Edycja zawartości słowników ........................................................................................... 23

Rysunek 30. Dodanie nowej wartości do słownika ............................................................................... 24

Rysunek 31. Powiązanie pozycji metki ze słownikiem.......................................................................... 25

Rysunek 32. Import z ECSView - wybór z menu .................................................................................. 25

Rysunek 33. Import z ECSView - informacja dla użytkownika.............................................................. 26

Rysunek 34. Import z ECSView - brak dostępności bazy danych ........................................................ 26

Rysunek 35. Import z ECSView - parametry importu............................................................................ 26

Rysunek 36. Import z ECSView - potwierdzenie................................................................................... 27

Rysunek 37. Import z ECSView – koniec importu................................................................................. 27

Rysunek 38. Uruchomienie modułu Dokumenty przez Administratora................................................. 28

Rysunek 39. Okno z listą dokumentów w archiwum. ............................................................................ 29

Rysunek 40. Zawartość listy dokumentów ............................................................................................ 29

Rysunek 41. Dodawanie dokumentu do archiwum - wybór funkcji w menu ........................................ 30

Rysunek 42. Edycja metki dokumentu .................................................................................................. 31

Rysunek 43. Okno wyboru pliku do archiwizacji ................................................................................... 31

Rysunek 44. Przykład wypełnienia metki dokumentu ........................................................................... 32

Rysunek 45.Metka dokumentu po zapisie do archiwum....................................................................... 33

Rysunek 46. Nowy Segregator / Teczka............................................................................................... 33

Rysunek 47. Uruchomienie wyszukiwania prostego............................................................................. 35

Rysunek 48. Wyszukiwanie proste - kryteria ........................................................................................ 36

Rysunek 49. Wyszukiwanie proste - wybór wartości ze słownika......................................................... 36

Rysunek 50. Pasek stanu listy dokumentów......................................................................................... 37

Rysunek 51. Wynik wyszukiwania prostego ......................................................................................... 37

Rysunek 52. Uruchomienie wyszukiwania złożonego .......................................................................... 38

Rysunek 53. Wyszukiwanie złożone - okno definiowania kryteriów ..................................................... 38



strona 5/45

Rysunek 54. Wyszukiwanie złożone - wybór pola metki....................................................................... 38

Rysunek 55. Wyszukiwanie złożone - wybór operatora........................................................................ 39

Rysunek 56. Wyszukiwanie złożone - przykładowe kryteria ................................................................. 39

Rysunek 57. Wynik wyszukiwania złożonego ....................................................................................... 39

Rysunek 58. Podgląd dokumentu w archiwum - wybór z menu listy "Dokumenty" .............................. 40

Rysunek 59. Metka dokumentu - podgląd............................................................................................. 40

Rysunek 60. Metka dokumentu – edycja .............................................................................................. 41

Rysunek 61. Uruchomienie funkcji sortowania ..................................................................................... 43

Rysunek 62. Definiowanie kolejności sortowania ................................................................................. 43

Rysunek 63. Wyszukiwanie na liście dokumentów ............................................................................... 44



strona 6/45

1. Wstęp

W działalności każdego podmiotu występuje konieczność wymiany informacji. Odbywa się to poprzez korespondencję z innymi podmiotami (kontrahenci, urzędy, instytucje), coraz częściej w formie elektronicznej. Również gromadzenie dokumentów w tradycyjnej formie zastępowane jest często formą elektroniczną poprzez skanowanie i zapisywanie na nośnikach cyfrowych. Dzięki temu ogranicza się fizyczną objętość archiwum oraz umożliwia się jego zabezpieczanie i kopiowanie na wypadek niekorzystnych zdarzeń losowych.

Archiwum dokumentów wtedy jest użyteczne, kiedy, poza gromadzeniem, umożliwia łatwe zlokalizowanie szukanego dokumentu i szybkie udostępnienie jego treści. Każda firma posiada własne zasady identyfikacji, opisu i porządkowania dokumentów w archiwum. Odzwierciedlają one specyfikę działalności, strukturę organizacyjną, główne strumienie obiegu dokumentów w firmie itp. Archiwum elektroniczne wtedy spełnia swoją rolę, kiedy możliwe jest dostosowanie go do tych zasad – wówczas może stanowić lepsze rozwiązanie od archiwum tradycyjnego.

1.1. Co to jest eArchiwista?

Program eArchiwista to narzędzie służące do gromadzenia, przechowywania w bezpieczny sposób oraz efektywnego wyszukiwania dokumentów w formie elektronicznej, w tym komunikatów XML otrzymywanych z systemów celnych (CELINA, ECS, NCTS i innych) oraz skanów dokumentów „papierowych”.

1.2. Jakie warunki musi spełniać środowisko do

instalacji systemu?

System eArchiwista został napisany w technologii klient–serwer. Składa się z dwóch komponentów: bazy danych, w której przechowywane są dokumenty oraz programu eArchiwista.

Program eArchiwista działa poprawnie w systemach operacyjnych: Windows XP, Windows 7, Windows Serwer 2003, Windows Serwer 2008 zarówno 32- jak 64-bitowych.

System korzysta z relacyjnej bazy danych opartej na serwerze Microsoft SQL Server w wersji 2005 lub wyższej.

Dostarczane programy instalacyjne pozwalają na instalację systemu w trzech krokach:

1. Instalacja serwera bazy danych Microsoft SQL 2008 R2 Express

2. Instalacja bazy danych eArchiwista

3. Instalacja aplikacji eArchiwista.

Dla każdego z tych kroków przygotowano odrębne instalki oraz szczegółową instrukcję instalacji. Są one dostępne na stronie inetrnetowej http://earchiwista.pl. W instrukcji zostały dokładnie określone wymagania dotyczące środowiska uruchomieniowego.



strona 7/45

Serwer bazy danych i aplikacja mogą być instalowane na wspólnym stanowisku lub na odrębnych komputerach. W celu współdzielenia danych w organizacji konieczne jest korzystanie z jednej bazy danych przez wszystkich użytkowników eArchiwisty.

1.3. W jaki sposób zarządzane są dokumenty w

archiwum?

Każdy dokument, jako plik elektroniczny (cyfrowy), zapamiętywany jest w bazie danych wraz z „metką”, będącą zbiorem dowolnej ilości właściwości opisujących dokument. O zawartości metki decyduje sam użytkownik – musi ona zawierać informacje umożliwiające łatwe i szybkie wyszukanie dokumentu w archiwum. Metka zawiera również podstawowe dane systemowe wypełniane automatycznie, takie jak nazwa rodzaj i data pliku, data zapisu do archiwum itd. Dokładny opis metki znajduje się w rozdziale 3.2 podręcznika.

Rysunek 1. Przykład "metki" dokumentu

Wszystkie pola metki mogą być wykorzystane do wyszukania dokumentu. Zakres danych, znajdujących się w metce dokumentu może być modyfikowany przez administratora systemu.

Modyfikacja metki, usunięcie dokumentu z archiwum oraz jego zamiana są dostępne tylko dla właściciela dokumentu tj. użytkownika zapisującego dokument. Z tego względu ważne jest utworzenie na starcie programu odrębnego konta dla każdej osoby, korzystającej z systemu.

Podstawową formą uporządkowania dokumentów w archiwum jest dwupoziomowa struktura Segregatorów i Teczek.

Mechanizmy wyszukiwania i filtrowania zawartości archiwum według dowolnych danych z metki umożliwiają łatwe zlokalizowanie i udostępnienie użytkownikowi treści poszukiwanego dokumentu.

Dokumenty przechowywane są w bazie danych, do której dostęp uzyskuje się z dowolnej stacji roboczej po uruchomieniu aplikacji i zalogowaniu loginem użytkownika i hasłem. Mechanizm definiowania uprawnień pozwala na ograniczenie dostępu do dokumentów według kompetencji użytkowników.



strona 8/45

1.4. Jakie są role użytkowników?

Osoba, korzystająca z programu eArchiwista może być przyporządkowana do jednej z dwóch ról, zaimplementowanych w systemie: Użytkownik lub Administrator.

Użytkownik programu eArchiwista jest uprawniony do:

• Dodawania dokumentów do archiwum,

• Przeglądania zarejestrowanych dokumentów - wszystkich lub tylko ze swojego oddziału, – zależnie od uprawnień nadanych przez Administratora,

• Edycji metki dokumentu, którego jest właścicielem,

• Usuwania oraz aktualizowania dokumentów, których jest właścicielem.

Wszystkie funkcje systemu, dostępne dla Użytkownika zostały opisane w rozdziale 3.Dokumenty.

Każdy użytkownik programu jest przypisany do oddziału. Zależnie od uprawnień może mieć dostęp do dokumentów zarejestrowanych na swoim oddziale lub do wszystkich. Taki podział pozwala na wydzielenie w ramach jednego archiwum odrębnych grup dokumentów dla oddziałów, działów lub placówek firmy i przypisanie do tych grup uprawnionych użytkowników.

Administrator posiada wszystkie uprawnienia użytkownika oraz jest dodatkowo uprawniony do:

• Definiowania i nadawania uprawnień użytkownikom systemu,

• Modyfikacji zawartości metki dokumentu,

• Importu danych z programu ECSView

oraz innych funkcji administracyjnych, opisanych w rozdziale 4.Administracja.



strona 9/45

2. Start systemu

Podczas instalacji na pulpicie umieszczana jest ikona skrótu do pliku

wykonywalnego:

Oraz sekcja programy w menu Start->Programy->SKG->eArchiwista:

Rysunek 2. Dostęp do programu z menu Start

Domyślnie program eArchiwista instalowany jest w folderze c:\Program Files\SKG\eArchiwista.

Plikiem wykonywalnym jest repository.exe.

Program korzysta z pliku konfiguracyjnego usr.ini.

2.5. Pierwsze uruchomienie programu

Po dwukrotnym kliknięciu na ikonę otwiera się okno aktywowania licencji programu:

Rysunek 3. Aktywacja licencji

Do pola kod należy wkopiować klucz licencyjny programu otrzymany po jego zakupie oraz potwierdzić akceptację umowy licencyjnej – system poprosi o ponowne uruchomienie.



strona 10/45

Można anulować żądanie podania klucza licencji przyciskiem „Anuluj” – wówczas system pozwoli na kontynuowanie pracy w trybie demonstracyjnym i zapisanie do archiwum do 15-tu dokumentów.

Tryb demonstracyjny jest dostępny do czasu aktywowania pierwszej licencji dla danej bazy danych.

2.6. Logowanie do systemu

Każdorazowo, po uruchomieniu programu wyświetlane jest okno logowania:

Rysunek 4. Okno logowania do programu eArchiwista

Do pierwszego logowania należy użyć następujących danych:

• Użytkownik: earchiwista

• Hasło: Sasasa#1

Użytkownik earchiwista posiada uprawnienia administratora systemu.

Po pierwszym logowaniu należy zmienić hasło, żeby nikt nieuprawniony nie miał możliwości dostępu do bazy dokumentów. Sposób zmiany hasła opisany jest w rozdziale 3.1.3.

Po zalogowaniu zawartość ekranu jest zależna od uprawnień użytkownika:

• Dla użytkownika o roli administratora systemu wyświetlane jest okno wyboru modułu:



strona 11/45

Rysunek 5. Moduły systemu eArchiwista

• Dla użytkownika bez uprawnień administratora następuje przejście od razu do modułu Dokumenty:

Rysunek 6. Moduł Dokumenty

Instalowana baza zawiera jeden dokument - podręcznik użytkownika.

Przed rozpoczęciem archiwizacji dokumentów zalecane jest przeprowadzenie następujących prac administracyjnych:

• Utworzenie kont dla użytkowników korzystających z systemu – odrębne konto dla każdego użytkownika.

• Weryfikacja zawartości metki pliku oraz dodanie niezbędnych danych np. identyfikatora klienta.

Opis tych funkcji znajduje się w następnym rozdziale.



strona 12/45

3. Administracja

Moduł Administracja zawiera funkcje niezbędne do zarządzania systemem eArchiwista. Jest dostępny tylko dla użytkowników o uprawnieniach administratora.

Dostęp do modułu Administracja jest możliwy z okna wyboru modułu:

Rysunek 7. Uruchomienie modułu Administracja

Okno jest otwierane na ekranie po zalogowaniu się do systemu użytkownika o uprawnieniach administratora oraz w trakcie pracy programu, po wyborze przycisku opcji „Zmień moduł” ma pasku narzędzi:

Rysunek 8. Zmiana modułu

Podstawowe funkcje modułu Administracja to zarządzanie użytkownikami oraz definiowanie metki programu.

3.1. Zarządzanie użytkownikami

Zarządzanie użytkownikami możliwe jest z poziomu listy użytkowników, do której uzyskuje się dostęp za pomocą menu "System -> Użytkownicy systemu".



strona 13/45

Rysunek 9. Otwarcie listy użytkowników

Po wybraniu opcji menu na ekranie wyświetlane jest okno z listą zarejestrowanych użytkowników systemu. Wszystkie dalej opisane czynności możliwe są z menu tego okna.

Rysunek 10. Okno z listą użytkowników systemu - stan po instalacji systemu

3.1.1. Dodanie nowego użytkownika

Nowego użytkownika dodaje się używając przycisku na pasku narzędzi lub polecenia menu "Edycja" -> "Dopisz":

Rysunek 11. Lista użytkowników systemu – menu Edycja

…lub opcji menu kontekstowego, dostępnego pod prawym przyciskiem myszy:



strona 14/45

Rysunek 12. Lista użytkowników systemu - menu kontekstowe - Dopisz

Na ekranie wyświetlane jest okno, umożliwiające wpisanie danych nowego użytkownika, określenie jego roli, przypisanie do oddziału oraz wskazanie zakresu dokumentów, do których będzie miał dostęp.

Rysunek 13. Okno edycji danych użytkownika

Do pola "Identyfikator" wpisujemy login użytkownika.

Pole "Rodzaj" decyduje o uprawnieniach. Możliwe wartości tego pola to "Administrator" i "Użytkownik".

Dalej podajemy dane personalne użytkownika, przypisujemy go do oddziału, określamy dostęp do dokumentów (należy wskazać oddział lub wszystkie dokumenty w systemie) oraz (opcjonalnie) numer telefonu.

System pozwala na wydzielenie w ramach jednego archiwum odrębnych

grup dokumentów dla oddziałów, działów lub placówek firmy i

przypisanie do tych grup uprawnionych użytkowników. Definiowanie

oddziałów jest dostępne w module Administracja, pozycja w menu

Definicje -> Zawartość słowników (patrz rozdział 3.2.2.4). Dokument

zapisany przez użytkownika jest automatycznie przypisany do jego

oddziału i udostępniany użytkownikom tego oddziału oraz innym,

posiadającym dostęp do wszystkich dokumentów.

Po wybraniu operacji "Zapisz" następuje zapytanie o hasło:



strona 15/45

Rysunek 14. Okno definiowania lub zmiany hasła

Należy podać i powtórzyć nowe hasło

Hasło nadane przez administratora powinno zostać zmienione przez użytkownika po pierwszym logowaniu.

3.1.2. Modyfikacja danych użytkownika

Klikając dwukrotnie na wiersz z danymi wybranego użytkownika, używając

przycisku lub wybierając opcję "Modyfikuj" z menu kontekstowego, otwieramy okno edycji danych podświetlonego użytkownika. Zmiany można wprowadzać we wszystkich polach, poza identyfikatorem (loginem).

Rysunek 15. Lista użytkowników systemu - menu kontekstowe - Modyfikuj

3.1.3. Zmiana hasła użytkownika

Każdy użytkownik może zmienić swoje hasło. Jeżeli użytkownik posiada uprawnienia administratora, odpowiednią opcję znajdzie w module "Administracja " w menu "Edycja". W przeciwnym wypadku opcja "Zmień hasło" znajduje się w menu "Plik":

Rysunek 16. Zmiana hasła w module Dokumenty - wybór z menu



strona 16/45

Po wybraniu funkcji, w wyświetlonym oknie zmiany hasła (Rysunek 14) - należy podać hasło obowiązujące dotychczas, a następnie dwukrotnie nowe hasło i zatwierdzić przyciskiem "OK".

Dodatkowo możliwość zmiany hasła każdego użytkownika posiada Administrator. W tym celu należy wybrać użytkownika z listy zarejestrowanych użytkowników poprzez podświetlenie właściwego wiersza na liście, a następnie:

• wybrać opcję "Zmień hasło" z menu kontekstowego (Rysunek 15),

• użyć przycisku na pasku narzędzi,

lub

• użyć opcji menu "Edycja -> Zmiana hasła" (Rysunek 11).

3.1.4. Usuwanie użytkownika

W celu usunięcia użytkownika z systemu należy po otwarciu listy (rys. 8) i podświetleniu pozycji do usunięcia

• wybrać opcję "Kasuj" z menu kontekstowego (rys.12),


• użyć opcji menu "Edycja -> Kasuj",

lub

• użyć skrótu klawiaturowego Ctrl + U.

Usunięcie wymaga dodatkowego potwierdzenia przez operatora.

Rysunek 17. Potwierdzenie usunięcia wybranej pozycji z listy

3.2. Definiowanie metki dokumentu

Każdy dokument, przechowywany w systemie eArchiwista opatrzony jest „metką”, czyli zestawem danych (właściwości) umożliwiających jego późniejsze wyszukanie w archiwum oraz dostarczających informacji o pliku źródłowym:



strona 17/45

Rysunek 18. Przykładowa metka dokumentu

Bazowy zestaw pól metki, dostarczany wraz z systemem, jest przedstawiony na rysunku poniżej:

Rysunek 19. Definicja metki dokumentu - pola systemowe

Powyższych pozycji nie można usunąć ani modyfikować, ale można zmienić ich status na nieaktywny – nie będą wówczas widoczne dla użytkowników.

Część danych metki jest wypełniana automatycznie po wskazaniu pliku do wczytania lub zapisie do archiwum. Są to:

• Nazwa, rodzaj i data pliku,

• Data wpisania do archiwum,

• Właściciel,

• Oddział,

• Data modyfikacji, Modyfikował,

• Nr dokumentu, opis, nr ewidencyjny sprawy – te pola są wypełniane automatycznie przy wczytywaniu komunikatów XML, wymienianych z



strona 18/45

systemami ECS i CELINA na podstawie ich zawartości. Dokładny opis sposobu wypełniania tych danych jest opisany w rozdziale 4.2.1.

• System źródłowy, Identyfikator dokumentu w systemie źródłowym – pola wykorzystywane do współpracy eArchiwisty z innymi systemami, np. systemem PLANUS. Na starcie programu są nieaktywne.

System eArchiwista pozwala na zdefiniowanie dowolnej ilości dodatkowych właściwości dokumentu (pól metki), zależnie od potrzeb użytkowników.

Właściwości te mogą przyjmować dowolne wartości, ale w pewnych przypadkach celowe jest ograniczenie ich wartości do określonego zbioru, definiowanego za pomocą słownika. Jeden słownik może być wykorzystywany w kilku polach metki (przykład: pola "Nadawca", "Odbiorca", „Klient” mogą być wypełniane danymi ze wspólnego słownika "Kontrahent").

W programie istnieje jeden słownik systemowy "Oddziały", którego zawartość może być edytowana przez użytkownika, ale słownik ten nie może być usuwany ani nie można zmienić jego nazwy. Użytkownik może założyć dowolną liczbę słowników, w każdym definiując dowolny zbiór dopuszczalnych wartości. Kolejne rozdziały opisują czynności związane z modyfikacją zestawu pól metki oraz słowników.

3.2.1. Definiowanie nowej pozycji metki

Użytkownik może poszerzać zakres danych, opisujących dokumenty, przez dodawanie nowych właściwości do definicji metki.

W tym celu należy:

• wybrać opcję "Dopisz" z menu kontekstowego,


• użyć opcji menu "Edycja -> Dopisz ".



strona 19/45

Rysunek 20. Menu listy pozycji metki dokumentu

Na ekranie zostanie wyświetlone okno edycyjne:

Rysunek 21. Definiowanie nowej pozycji metki

Okno należy wypełniać w następujący sposób:

• Nazwa – nazwa pola, wyświetlana na metce pliku;

• Opis – dodatkowy opis danych, zapisywanych w tym polu

• Indeks – liczba całkowita, wskaźnik określający kolejność pól na metce oraz na liście dokumentów. Na rysunku 18 podano indeks 35, co oznacza, że nowe pole będzie wyświetlane pomiędzy polami „Opis” i „Nr dokumentu” (rys.18).

• Widoczny na liście – pole pozwalające włączyć lub wyłączyć widoczność pola na liście dokumentów;

• Typ wartości – określenie, jakiego typu wartość będzie zapisywana w tym polu: tekst, liczba czy data;

• Typ edycji:

o Edycja - oznacza swobodne wprowadzanie danych przez użytkownika z klawiatury,



strona 20/45

o Słownik – dane będą pochodziły ze słownika (patrz opis w rozdziale 3.2.2 ),

o Słownik + edycja – dane mogą być wybierane ze słownika, ale system dopuszcza dopisanie treści spoza słownika ręcznie,

o System – dane są wypełniane automatycznie przez system podczas rejestracji dokumentu (użytkownik nie może ich zmieniać).

Rysunek 22. Typy edycji dla pola metki

• Status – aktywny lub nieaktywny; Pola w statusie „ Nieaktywny” – nie będą widoczne dla użytkownika. Zmiana statusu zastępuje usunięcie pola metki, co jest niemożliwe, jeżeli chociaż raz zostało wypełnione. Pola systemowe o statusie „Nieaktywny” są nadal wypełniane danymi, choć nie są widoczne dla użytkownika.

Definicja w chwili zapisu uzupełniana jest danymi systemowymi, zawierającymi informację o dacie utworzenia lub modyfikacji definicji oraz loginie osoby, która tego dokonała:

Rysunek 23.Definiowanie nowej pozycji metki - informacje systemowe

Zapis definicji umożliwia jej użycie podczas rejestracji nowego dokumentu w archiwum oraz uzupełnienie informacji dla dokumentów już wcześniej zarejestrowanych.

3.2.1.1. Modyfikacja pozycji metki

W celu modyfikacji pola metki dokumentu celu należy wskazać odpowiednią pozycję na liście (Rysunek 19) a następnie dwukrotnie kliknąć na niej myszą lub :

• wybrać opcję " Modyfikuj " z menu kontekstowego (Rysunek 20),




strona 21/45

• użyć opcji menu "Edycja -> Modyfikuj ".

Po wprowadzeniu zmian należy je zapisać przyciskiem "Zapisz".

Dla pozycji metki predefinowanych w systemie dostępna jest ograniczona edycja - dopuszczalna jest zmiana indeksu, znacznika widoczności na liście dokumentów oraz statusu:

Rysunek 24. Metka dokumentu - ograniczona edycja pól systemowych

3.2.1.2. Usunięcie pozycji metki

Funkcja usunięcia jest dostępna tylko dla pozycji metki, zdefiniowanych przez użytkownika. W tym celu należy po otwarciu listy i zaznaczeniu pozycji do usunięcia:

• wybrać opcję "Kasuj" z menu kontekstowego (Rysunek 20),

• użyć przycisku z graficznego menu listy,


lub



Usunięcie nie jest możliwe dla właściowości systemowych oraz już wypełnionych danymi.

3.2.2. Zarządzanie słownikami

System umożliwia użytkownikowi definiowanie dowolnych zbiorów wartości, służących do wypełniania pól metki dokumentu.

Taki zbiór danych nazywany jest słownikiem. Tworzenie słownika odbywa się w dwóch krokach:

o Utworzenie nowego rodzaju słownika

o Definiowanie wartości (pozycji ) słownika.

Uwaga! Jednym z rodzajów słowników są Oddziały. Ze względu na

specyficzne wykorzystanie, system nie pozwala na jego usunięcie oraz

zmianę nazwy. Nie należy również zmieniać oznaczenia oddziału w

słowniku, jeżeli zostało ono wykorzystane przy zakładaniu kont

użytkowników.



strona 22/45

3.2.2.1. Utworzenie nowego rodzaju słownika

W celu utworzenia nowego słownika należy wybrać w menu programu pozycję "Definicje -> Rodzaje słowników" :

Rysunek 25. Dostęp do listy słowników - wybór z menu

Na wyświetlonej liście „Rodzaje słowników” należy wybrać funkcję dopisania

nowej pozycji poprzez: użycie przycisku na pasku narzędzi lub polecenia menu "Edycja" -> "Dopisz" lub opcji menu kontekstowego "Dopisz":

Rysunek 26. Menu listy rodzajów słowników - Dopisz

Na ekranie zostanie wyświetlone okno, umożliwiające dopisanie nowego rodzaju słownika:

Rysunek 27. Definiowanie nowego słownika

Polecenie "Zapisz" powoduje dodanie nowego słownika w systemie.

3.2.2.2. Modyfikacja nazwy słownika

W celu modyfikacji nazwy słownika, zarejestrowanego w systemie, należy na liście słowników zaznaczyć nazwę do zmiany, a następnie klikając dwukrotnie lub



strona 23/45

używając przycisku lub wybierając opcję "Modyfikuj" z menu kontekstowego otworzyć okno edycji wybranego słownika. Po wprowadzeniu niezbędnych poprawek należy zapisać zmienioną nazwę przyciskiem "Zapisz".

3.2.2.3. Usuwanie słownika z system

W celu usunięcia słownika z listy należy po otwarciu listy i zaznaczeniu nazwy do usunięcia

• wybrać opcję "Kasuj" z menu kontekstowego (Rysunek 26),



lub



Uwaga! Słownik może być usunięty z systemu dopiero po wcześniejszym

skasowaniu wszystkich jego pozycji.

3.2.2.4. Definiowanie zawartości słownika

W celu dopisania pozycji do słownika należy użyć opcji menu "Definicje -> Zawartość słowników":

Rysunek 28. Definiowanie wartości słowników - wybór z menu

Na ekranie zostanie wyświetlone okno edycji zawartości słowników:

Rysunek 29. Edycja zawartości słowników



strona 24/45

Jest ono podzielone na dwie części: w lewej części okna znajdują się zdefiniowane rodzaje słowników, a z prawej widzimy zawartość wybranego (zaznaczonego) słownika. Każdy element słownika posiada dwa pola: wartość, która po wyborze zapisywana jest w polu metki dokumentu oraz opis tej wartości.

W celu dopisania nowej pozycji do słownika należy najpierw zaznaczyć z lewej strony właściwą nazwę słownika, a następnie kliknąć myszką z prawej strony i

użyć ikony , polecenia menu "Edycja" -> "Dopisz" opcji menu kontekstowego "Dopisz" lub „Wstaw”, lub skrótu klawiaturowego Crtl + D.

Rysunek 30. Dodanie nowej wartości do słownika

W prawej części okna zostanie dodany pusty wiersz, do którego można wpisać nową wartość i opis.

Po zakończeniu dopisywania nowych wartości należy użyć polecenia "Plik ->

Zapisz" lub ikony , aby wprowadzone wartości zostały zapamiętane. W przypadku, gdy zmienimy słownik lub zamkniemy okno edycji, program zapyta, czy zapisać zmiany. Odpowiedź "Tak" spowoduje zapisanie nowo wprowadzonych wartości (zapis słownika z usuniętymi wartościami), odpowiedź "Nie" spowoduje wykonanie operacji bez zapisu, a "Anuluj" powrót do edycji słownika.

3.2.2.5. Modyfikacja i usuwanie zawartości słownika

W oknie pokazanym powyżej (Rysunek 29), można zmodyfikować wartości przez edycję tekstu poszczególnych wpisów oraz usuwać pozycje nieaktualne. W celu usunięcia wpisu w słowniku należy podświetlić jego wartość w prawej części okna a następnie:

• wybrać opcję "Kasuj" z menu kontekstowego,



lub


Efekt usunięcia jest natychmiastowy, ale wymaga potwierdzenia podczas zapisu całego słownika po zmianach.

3.2.2.6. Wykorzystanie słownika

Zdefiniowany słownik może być używany do wypełniania metki dokumentu podczas jego zapisu do archiwum. W tym celu podczas definiowania pozycji metki



strona 25/45

należy podać typ edycji = „Słownik” Lub „Słownik + edycja” a następnie wskazać zdefiniowany wcześniej słownik.

Słownik może być rozszerzany o nowe pozycje w dowolnym momencie.

Rysunek 31. Powiązanie pozycji metki ze słownikiem

3.3. Pozostałe funkcje administracyjne

3.3.1. Import danych z programu ECSView

System eArchiwizator wyposażono w mechanizm, umożliwiający automatyczne zaimportowanie komunikatów XML przechowywanych w bazie danych programu ECSView.

Import można przeprowadzić na stacji roboczej, na której zainstalowano programy eArchiwista i ESCView.

Uwaga! Przed uruchomieniem importu należy sprawdzić, czy na

stanowisku, na którym będzie uruchamiany import zainstalowany jest

poprawnie działający program ECSView.

W celu uruchomienia importu należy wybrać w menu pozycję „Plik” -> „Import z ECSView”:

Rysunek 32. Import z ECSView - wybór z menu

System wyświetli informację o konieczności zapewnienia dostępu do bazy danych systemu ECSView:



strona 26/45

Rysunek 33. Import z ECSView - informacja dla użytkownika

Po naciśnięciu przycisku „TAK” , jeżeli system stwierdzi brak dostępu do bazy ECSView, wyświetlona zostanie informacja o błędzie:

Rysunek 34. Import z ECSView - brak dostępności bazy danych

W takim przypadku należy skontaktować się z pomocą SKG na numer podany na końcu podręcznika.

Po udanym podłączeniu do bazy danych systemu ECSView system wyświetli okno, w którym należy określić parametry importu.

Rysunek 35. Import z ECSView - parametry importu

Parametry określające dokumenty do zaimportowania:

• Rodzaj dokumentu do importu. Należy wybrać z listy rodzaj dokumentów, które będą importowane (jedna operacja importu dotyczy jednego rodzaju dokumentów).



strona 27/45

Na liście dostępne są wszystkie rodzaje dokumentów występujące w bazie ECSView z podaną ilością tych dokumentów;

• Pomijaj zaimportowane. Jeśli opcja jest zaznaczona (wartość domyślna) system nie będzie zapisywał dokumentów, które zostały wcześniej zaimportowane.

Parametry określające sposób zapisu w bazie systemu eArchiwista:

• Właściciel – pole wypełniane z listy użytkowników systemu. Określa użytkownika, któremu zostaną przypisane (zostanie właścicielem) zaimportowane dokumenty;

• Segregator i Teczka, do których zostaną zapisane dokumenty.

Pozostałe (systemowe) pola metki są wypełniane automatycznie podczas importu według takich samych zasad, jak podczas ręcznego dodawania komunikatów XML do archiwum (patrz rozdział 4.2.1).

Po określeniu parametrów należy uruchomić proces importu naciskając przycisk „Importuj”. System wyświetli komunikat:

Rysunek 36. Import z ECSView - potwierdzenie

Po potwierdzeniu przyciskiem „Tak” rozpocznie się import.

Zakończenie procesu jest sygnalizowane komunikatem:

Rysunek 37. Import z ECSView – koniec importu

Uwaga! Operacja importu plików jest czasochłonna. Rzeczywisty czas

importu zależy od ilości i wielkości importowanych dokumentów.

3.3.2. Aktywacja licencji

Funkcja uruchamia okno aktywacji licencji, opisane już wcześniej w rozdziale 2.5 (Pierwsze uruchomienie programu). Funkcja umożliwia aktywację nowego kodu licencji, jego zamianę oraz podgląd kodu licencji dla tego stanowiska.



strona 28/45

4. Dokumenty

Dokumenty to podstawowy moduł programu, umożliwiający dodawanie dokumentów do archiwum, ich wyszukiwanie, pobranie i podgląd.

Moduł jest uruchamiany automatycznie po zalogowaniu użytkownika nie posiadającego roli Administratora.

Administrator wybiera moduł z listy modułów dostępnej po zalogowaniu lub pod

przyciskiem na pasku narzędzi:

Rysunek 38. Uruchomienie modułu Dokumenty przez Administratora

Po uruchomieniu modułu na ekranie wyświetlane jest okno listy dokumentów w archiwum.



strona 29/45

4.1. Lista dokumentów w archiwum

Jest po podstawowe okno programu, z którego dostępne będą wszystkie funkcje obsługi dokumentów.

Rysunek 39. Okno z listą dokumentów w archiwum.

Dokumenty w archiwum rozmieszczone są w dwupoziomowej strukturze-

poziom pierwszy nazywany jest Segregatorem , poziom drugi to Teczka.

Struktura Segregatorów/ Teczek jest wyświetlana w postaci drzewa po lewej stronie okna listy. Liczba w nawiasie wskazuje liczbę dokumentów w danym Segregatorze / Teczce.

Po stronie lewej wyświetlana jest lista dokumentów, spełniających warunek wyszukiwania, przyporządkowanych do wskazanego Segregatora/Teczki.

Warunek wyszukiwania oraz liczba wyszukanych dokumentów są wyświetlane u dołu listy.

Rysunek 40. Zawartość listy dokumentów

Przypisanie dokumentu do Segregatora / Teczki jest wymagane w funkcji zapisu nowego dokumentu. Struktura rozbudowuje się w miarę rejestrowania nowych dokumentów w archiwum.

Każdy z dokumentów zapisywany jest w archiwum wraz z „metką”, będącą zbiorem właściwości, umożliwiających jego późniejsze odszukanie i identyfikację.



strona 30/45

Metka zawiera zarówno dane systemowe, wypełniane automatycznie (w kolorze szarym), jak i dodatkowe informacje podawane ręcznie, umożliwiające w przyszłości każdemu z użytkowników systemu wyszukanie i zidentyfikowanie dokumentu (pola w kolorze białym).

4.2. Dodawanie dokumentu do archiwum

W celu dodania nowego dokumentu elektronicznego (pliku) do archiwum należy:

• wybrać opcję "Dopisz" z menu kontekstowego, dostępnego pod prawym przyciskiem myszy,


• użyć opcji menu "Edycja -> Dopisz ".

Rysunek 41. Dodawanie dokumentu do archiwum - wybór funkcji w menu

Na ekranie zostanie wyświetlone puste okno metki dokumentu:



strona 31/45

Rysunek 42. Edycja metki dokumentu

Po naciśnięciu przycisku „Dołącz” na ekranie wyświetlane jest okno wyboru pliku do archiwizacji:

Rysunek 43. Okno wyboru pliku do archiwizacji

Uwaga! System pozwala na wczytanie plików o maksymalnej wielkości

do 100 Mb.

Nazwa i ścieżka dostępu wybranego pliku są automatycznie wyświetlane na metce dokumentu:



strona 32/45

Rysunek 44. Przykład wypełnienia metki dokumentu

Po dołączeniu dokumentu i wypełnieniu metki należy zapisać:

• Przycisk „Zapisz i zamknij” zapisuje plik wraz z metką bazie danych, a następnie wyświetla zapytanie o kolejny dokument:

Po wybraniu przycisku „Tak” system „czyści” dane metki, pozostawiając wybrane wcześniej Segregator i Teczkę, przycisk „Nie” zamyka metkę i kończy operację dodania.

• Przycisk „Zapisz” kończy edycję danych i wyświetla pełną zawartość metki dokumentu (wraz z danymi wypełnianymi automatycznie przez system:



strona 33/45

Rysunek 45.Metka dokumentu po zapisie do archiwum.

• Przycisk „Anuluj” pozwala na rezygnację z zapisu dokumentu i zamknięcie okna metki.

Jeżeli podano nową nazwę Segregatora lub Teczki, to zostaną one automatycznie utworzone w systemie i dodane do struktury widocznej po lewej stronie listy dokumentów:

Rysunek 46. Nowy Segregator / Teczka

Wszystkie wypełnione metki mogą być wykorzystane do wyszukania dokumentu. Zakres danych zawartych w metce może być modyfikowany przez administratora systemu.

4.2.1. Dodawanie do archiwum komunikatów XML z

systemów celnych

Podczas zapisywania do archiwum komunikatów XML wysyłanych do systemów celnych (CELINA, ECS, NCTS) oraz otrzymywanych zwrotnie, niektóre dane, zawarte w treści tych komunikatów, są automatycznie przenoszone do metki dokumentu.

Listę tych danych oraz pola metki, do których są przenoszone prezentuje poniższa tabela:



strona 34/45

Rodzaj komuni-katu

Pole metki dokumentu

Wskaźnik do atrybutu

Nr dokumentu /PZC/ZwolnienieDoProcedury/@NrWlasny Nr sprawy /PZC/ZwolnienieDoProcedury/@NrCelina

PZC

Opis Lista numerów faktur, podanych w atrybutacjch : /PZC/ZwolnienieDoProcedury/Towar/ DokumentWymagany/@Nr dla kodów N380 i N935

Nr dokumentu /POD/PowiadomienieODlugu/@NrWlasny POD Nr sprawy /POD/PowiadomienieODlugu/@NrCelina Nr dokumentu /SAD/Zgloszenie/@NrWlasny SAD Opis Lista numerów faktur, podanych w atrybutacjch :

/SAD/Zgloszenie/Towar/DokumentWymagany/@Nr dla kodów N380 i N935

DS Nr dokumentu /DS/DeklaracjaSkrocona/@NrWlasny

PWD Nr dokumentu /PWD/Powiadomienie/@NrWlasny

Nr dokumentu /WOU/WniosekOUniewaznienie/@NrWlasny WOU Nr sprawy /WOU/WniosekOUniewaznienie/ @UniewaznianyNrCelina Nr dokumentu /CLNE/Przyjecie/@NrWlasny CLNE Nr sprawy /CLNE/Przyjecie/@NrCelina Nr dokumentu /CLNR/DecyzjaOKontroli/@NrWlasny CLNR Nr sprawy /CLNR/DecyzjaOKontroli/@NrCelina Nr dokumentu /IE507/@NrWlasny IE507 Nr sprawy /IE507/ZawiadomienieOPrzybyciu/@MRN Nr dokumentu /IE513/@NrWlasny

/IE513B/@NrWlasny /IE513C/@NrWlasny

Nr sprawy /IE513/SprostowanieZgloszenia/@MRN /IE513B/SprostowanieZgloszenia/@MRN /IE513C/SprostowanieZgloszenia/@MRN

IE513,

IE513B,

IE513C

Opis Lista numerów faktur, podanych w atrybutacjch : /IE513/SprostowanieZgloszenia/Towar/ DokumentWymagany/@Nr /IE513B/SprostowanieZgloszenia/Towar/ DokumentWymagany/@Nr /IE513C/SprostowanieZgloszenia/Towar/ DokumentWymagany/@Nr dla kodów N380 i N935

Nr dokumentu /IE514/@NrWlasny IE514 Nr sprawy /IE514/WniosekOUniewaznienie/@MRN Nr dokumentu /IE515/@NrWlasny

/IE515B/@NrWlasny /IE515C/@NrWlasny /IE515XY/@NrWlasny

IE515,

IE515B,

IE515C, IE515XY Opis Lista numerów faktur, podanych w atrybutacjch :

/IE515/Zgloszenie/Towar/DokumentWymagany/@Nr /IE515B/Zgloszenie/Towar/DokumentWymagany/@Nr /IE515C/Zgloszenie/Towar/DokumentWymagany/@Nr /IE515XY/Zgloszenie/Towar/DokumentWymagany/@Nr dla kodów N380 i N935

Nr dokumentu /IE528/NadanieNumeruEwidencyjnego/@NrWlasny IE528 Nr sprawy /IE528/NadanieNumeruEwidencyjnego/@MRN Nr dokumentu /IE529/Zwolnienie/@NrWlasny IE529 Nr sprawy /IE529/Zwolnienie/@MRN

IE547 Nr dokumentu /IE547/@NrWlasny

Nr dokumentu /IE599/PotwierdzenieWywozu/@NrWlasny IE599 Nr sprawy /IE599/PotwierdzenieWywozu/@MRN

Opis Lista numerów faktur, podanych w atrybutacjch: /IE599/PotwierdzenieWywozu/Towar/ DokumentWymagany/@Nr dla kodów N380 i N935



strona 35/45

IE15 Nr dokumentu /IE15/Zgloszenie/@NrWlasny

IE28 Nr dokumentu /IE28/NadanieNumeruEwidencyjnego/@NrWlasny

Nr sprawy /IE28/NadanieNumeruEwidencyjnego/@MRN

IE29 Nr dokumentu /IE29/ZwolnienieDoProcedury/@NrWlasny

Nr sprawy /IE29/ZwolnienieDoProcedury/@MRN

IE45 Nr sprawy /IE45/ZamkniecieTranzytu/@MRN

4.3. Wyszukiwanie proste

Wyszukiwanie proste polega na odszukaniu w systemie i wyświetleniu na liście dokumentów, spełniających jeden lub kilka prostych warunków. Kryteria wyszukiwania można budować w prosty sposób w oparciu o zawartość metki dokumentu.

Funkcja wyszukiwania jest dostępna na wyświetlonej liście dokumentów po wybraniu :

• Pozycji „Wyszukiwanie” -> „Proste” w menu programu

lub

• Przycisku na pasku narzędzi.

Rysunek 47. Uruchomienie wyszukiwania prostego

Po uruchomieniu funkcji na oknie wyświetlone zostanie okno pozwalające na podanie kryteriów wyszukiwania:



strona 36/45

Rysunek 48. Wyszukiwanie proste - kryteria

W wyświetlonym oknie należy podać wyszukiwane wartości dla dowolnych pól metki:

• Jeżeli pole jest liczbowe, w kryterium wpisuje się wartość liczbową.

• Jeżeli pole jest typu daty, w kryterium należy umieścić konkretną datę.

• Dla pola tekstowego można podać całą wartość, początek lub dowolny fragment tekstu. System domyślnie szuka wartości rozpoczynających się od wpisanego tekstu. Jeżeli system ma wyszukać wszystkie wystąpienia podanego ciągu znaków w dowolnym miejscu pola, to należy zaznaczyć znacznik "Zawiera" z prawej strony okna. System nie rozróżnia w tekście małych i dużych liter.

Dla pól "Segregator” i "Teczka" dostępne są podpowiedzi na rozwijalnych listach:

Rysunek 49. Wyszukiwanie proste - wybór wartości ze słownika



strona 37/45

Po wypełnieniu wymaganych kryteriów przyciskiem "OK" uruchamia się proces wyszukiwania.

Warunek, według którego zostały wyszukane dokumenty, oraz łączna ich liczba są wyświetlane na dole okna listy:

Rysunek 50. Pasek stanu listy dokumentów

Na liście zostają wyświetlone te dokumenty, które spełniają wszystkie podane warunki.

Na „drzewie” po lewej stronie okna zostają wyświetlone te Segregatory/Teczki, które zawierają wyszukane dokumenty, wraz z liczbą pozycji:

Rysunek 51. Wynik wyszukiwania prostego

4.4. Wyszukiwanie złożone

Wyszukiwanie złożone pozwala na definiowanie bardziej rozbudowanych warunków wyszukiwania dokumentów poprzez budowanie wyrażeń logicznych, zawierających wiele kryteriów powiązanych operatorami logicznymi "I" i "LUB”.

Funkcja wyszukiwania złożonego jest dostępna na wyświetlonej liście dokumentów po wybraniu :

• Pozycji „Wyszukiwanie” -> „Złożone” w menu programu

lub

• Przycisku na pasku narzędzi:



strona 38/45

Rysunek 52. Uruchomienie wyszukiwania złożonego

Po uruchomieniu funkcji na oknie wyświetlone zostanie okno umożliwiające na definiowanie kryteriów wyszukiwania:

Rysunek 53. Wyszukiwanie złożone - okno definiowania kryteriów

Pojedyncze kryterium wyszukiwania definiujemy następująco:

• w kolumnie „Pole” wybieramy jedno z pól metki:

Rysunek 54. Wyszukiwanie złożone - wybór pola metki



strona 39/45

• a następnie wybieramy operator i wpisujemy wartość:

Rysunek 55. Wyszukiwanie złożone - wybór operatora

• kolejne kryteria dodajemy przyciskiem „Dopisz” i łączymy wyrażeniem logicznym „I” lub „LUB”:

Rysunek 56. Wyszukiwanie złożone - przykładowe kryteria

Przycisk "Usuń" kasuje jeden wskazany wiersz, a "Wyczyść" usuwa całe wyrażenie złożone.

Wyszukiwanie uruchamia się przez użycie przycisku "OK".

W przykładzie pokazanym na rysunku wyszukane zostaną wszystkie komunikaty XML IE528 dodane do archiwum w okresie od 1 stycznia do 31 marca 2013 roku.

Analogicznie, jak przy wyszukiwaniu prostym, warunek wyszukiwania jest wyświetlany na dole listy:

Rysunek 57. Wynik wyszukiwania złożonego



strona 40/45

4.5. Podgląd i modyfikacja dokumentu w

archiwum.

Wszystkie operacje dla dokumentu przechowywanego w archiwum są dostępne z okna metki. W celu jego otwarcia na ekranie należy:

• dwukrotnie kliknąć w wybrany wiersz na liście dokumentów;

• użyć opcji "Podglądaj" w menu kontekstowym;

• użyć opcji menu "Edycja" -> "Podglądaj"

lub

• użyć skrótu klawiaturowego Ctrl + G.

Rysunek 58. Podgląd dokumentu w archiwum - wybór z menu listy "Dokumenty"

Po wykonaniu jednej z powyższych czynności na ekranie wyświetlane jest okno podglądu „metki” dokumentu:

Rysunek 59. Metka dokumentu - podgląd



strona 41/45

w którym widoczne są zarejestrowane dane opisujące dokument oraz przyciski dodatkowych operacji:

• "Zapisz i zamknij" – przycisk aktywny w trybie edycji, uruchamia zapis zmian wprowadzonych w zawartości metki i zamyka okno na ekranie;

• "Zapisz" – przycisk aktywny w trybie edycji, uruchamia zapis wprowadzonych zmian i przywraca tryb podglądu okna;

• "Anuluj" – powoduje zamknięcie podglądu metki z zaniechaniem ewentualnych zmian w opisie, dokonanych w trybie edycji;

• „Dołącz” – operacja umożliwiająca wskazanie na dysku pliku do zapisania w archiwum, aktywna wyłącznie podczas dodawania nowego pliku do archiwum;

• „Pobierz” - umożliwia pobranie i zapisanie w lokalnych zasobach komputera kopii dokumentu z archiwum. Po uruchomieniu funkcji system wyświetli standardowe okno „Zapisz jako” systemu Windows.

Pozostałe akcje są opisane w kolejnych podrozdziałach podręcznika.

4.5.1. Operacja „Edytuj”

Przycisk „Edytuj" przestawia okno w tryb edycyjny umożliwiając modyfikację danych metki dokumentu.

Operacja jest dostępna wyłącznie dla właściciela dokumentu.

W trybie edycyjnym wyświetlane są tylko te pola metki, które są dostępne do modyfikacji - nie są wyświetlane nieedytowalne właściwości pliku wypełniane automatycznie przez system.

Rysunek 60. Metka dokumentu – edycja

W trybie edycji jest udostępniany przycisk „Zastąp”, który pozwala zamienić plik przechowywany w archiwum na inny, np. na nowszą wersję dokumentu elektronicznego.



strona 42/45

4.5.2. Operacja „Otwórz’”

Operacja umożliwia odczyt pliku z archiwum i wyświetlenie jego zawartości w programie zewnętrznym, obsługującym dany format pliku (zgodnie z zapisem w polu „Typ pliku”).

Aby zapewnić bezpieczeństwo użytkownikom systemu, operacja jest ograniczona do plików w formatach: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, CSV, XML, TXT, JPG, JPEG, GIF.

Plik nie zostanie otwarty, jeżeli na komputerze użytkownika nie zainstalowano żadnej aplikacji pozwalającej na jego podgląd.

4.5.3. Operacje „Podgląd” i „Wydruk”

Operacje te są dostępne dla wybranych komunikatów XML wymienianych z systemami celnymi. W obecnej wersji systemu są to: SAD i PZC z systemu CELINA oraz IE507, IE513, IE515, IE529, IE547, IE599 z systemu ECS.

4.6. Usuwanie dokumentu z archiwum

Usunięcia dokumentu z archiwum może dokonać wyłącznie jego właściciel, czyli użytkownik, który wcześniej go zarejestrował. W celu usunięcia dokumentu należy zaznaczyć go na liście dokumentów w przeglądarce, a następnie:

• wybrać opcję "Kasuj" z menu kontekstowego,



lub





strona 43/45

5. Dodatkowe operacje na listach

Wszystkie listy w systemie eArchiwista, takie jak lista dokumentów, lista użytkowników, definicja metki itp. wyposażono w funkcje ułatwiające ich przeglądanie takie jak sortowanie danych i wyszukiwanie wiersza, zawierającego określone dane.

5.7. Sortowanie

Funkcja „Sortuj” jest dostępna w menu listy „Edycja” -> „Sortuj” , pod

przyciskiem Na pasku narzędzi lub skrótem klawiszowym Ctrl + S:

Rysunek 61. Uruchomienie funkcji sortowania

Po uruchomieniu funkcji system wyświetla okno do definiowania kolejności sortowania:

Rysunek 62. Definiowanie kolejności sortowania

W celu przesunięcia kolumny z listy dostępnych na listę kolejności sortowania lub odwrotnie należy „złapać” ją myszą i przesunąć na drugą stronę okna.

Dane na liście zostaną posortowane po naciśnięciu przycisku „OK”.



strona 44/45

5.8. Wyszukiwanie

Funkcja „Szukaj ” jest dostępna z menu listy „Edycja” -> „Szukaj” , pod

przyciskiem , lub po użyciu klawisza F3.

Pozwala na wyszukanie na liście wierszy, zawierających określony ciąg znaków.

Po wybraniu funkcji na ekranie otwierane jest okno, w którym trzeba:

• wybrać nazwę kolumny,

• wpisać poszukiwany ciąg znaków,

• określić kierunek poszukiwania w stosunku do aktualnie zaznaczonego wiersza.

Rysunek 63. Wyszukiwanie na liście dokumentów

Przycisk "Znajdź następny" przesuwa zaznaczenie do pierwszego/ kolejnego wiersza, spełniającego warunek wyszukiwania.



strona 45/45

6. Pomoc SKG SA

Dla potrzeb użytkowników systemu eArchwista uruchomiona została strona internetowa http://earchiwista.pl. Na tej stronie dostępne są:

• Programy instalacyjne systemu

• Instrukcja instalacji

• Warunki licencji

• Podręcznik użytkownika

• Aktualizacje

W sprawie zakupu pełnej licencji programu prosimy o kontakt:

• telefoniczny: +48 (033) 8281100

• poprzez pocztę elektroniczną na adres: [email protected]

Dodatkową pomoc techniczną i merytoryczną można uzyskać pod numerem telefonu +48 (33) 8281 129 lub za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem [email protected]

eARCH Podręcznik Użytkownika 1 01 -...

Documents

Transcript of eARCH Podręcznik Użytkownika 1 01 -...