DZIAŁ WDRAŻANIA XIII OSI PRIORYTETOWEJ PO IiŚ

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 200901

DZIAŁ WDRAŻANIA XIII OSI PRIORYTETOWEJDZIAŁ WDRAŻANIA XIII OSI PRIORYTETOWEJPO IiŚPO IiŚ

SZKOLENIE Z PRZYGOTOWANIA WNIOSKÓW O SZKOLENIE Z PRZYGOTOWANIA WNIOSKÓW O PŁATNOŚĆ W RAMACH DZIAŁANIA 13.1PŁATNOŚĆ W RAMACH DZIAŁANIA 13.1

PROGRAMU OPERACYJNEGO INFRASTRUKTURA I PROGRAMU OPERACYJNEGO INFRASTRUKTURA I ŚRODOWISKOŚRODOWISKO

15 KWIETNIA 2009r.15 KWIETNIA 2009r.

Szkolenie jest finansowane z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i budżetu państwa w ramach pomocy

technicznej Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko


1.Podstawa – dokumenty

-Wytyczne w zakresie sprawozdawczości Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko z dnia 04.02.2009r., obowiązujące od 24.02.2009r. (dostępne między innymi na stronach www.poiis.gov.pl, www.mrr.gov.pl)

- Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości

- Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ

- Wytyczne w zakresie kontroli realizacji programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko


http://www.poiis.gov.pl/

http://www.mrr.gov.pl/

2. Ogólne zasady sprawozdawczości

a) Dokumenty sprawozdawcze Beneficjenci przekazują w wersji papierowej oraz elektronicznej (obie wersje muszą być zgodne)

b) Beneficjenci zobowiązani są do składania następujących dokumentów:

- Wniosek o płatność (wzór stanowi załącznik 1 do Wytycznych w zakresie sprawozdawczości PO IiŚ) wraz z niezbędną dokumentacją składany nie rzadziej niż raz na kwartał, zgodnie z harmonogramem przedstawionym przez Beneficjenta, stanowiącym załącznik do umowy/decyzji o dofinansowaniu, biorąc pod uwagę datę podpisania umowy/decyzji o dofinansowaniu.

- Raporty z osiągniętych efektów (wzór stanowi załącznik 4 do Wytycznych w zakresie sprawozdawczości PO IiŚ)


2. Ogólne zasady sprawozdawczości – cd.

Wniosek o płatność powinien kończyć się ostatniego dnia miesiąca i powinien być składany w terminie 14 dni kalendarzowych od zakończenia okresu sprawozdawczego (lub w innym terminie określonym w umowie o dofinansowanie).

Pierwszy wniosek o płatność Beneficjent ma obowiązek złożyć w terminie 3 miesięcy od dnia podpisania umowy o dofinansowanie.

Brak wydatków po stronie Beneficjenta nie zwalnia go z obowiązku przedkładania

wniosków o płatność z wypełnioną częścią dotyczącą postępu rzeczowo-finansowego projektu.



Wniosek o płatność pełni rolę sprawozdania Beneficjenta. Łączy informacje natemat wydatków poniesionych w ramach projektu wraz z opisem rodzaju działań podjętych w ramach realizacji projektu.

Instytucja Wdrażająca w trakcie weryfikacji wniosku o płatność może zgłosićswoje uwagi pisemnie lub w formie elektronicznej, w terminie określonym w umowie

o dofinansowanie.Na wezwanie Instytucji Wdrażającej Beneficjent jest zobowiązany do złożenia

poprawionego dokumentu w terminie określonym w umowie o dofinansowanie.Poprawiony wniosek jest ponownie weryfikowany przez Instytucję Wdrażającą w

terminie określonym w umowie o dofinansowanie.



Dodatkowo Beneficjent ma obowiązek sporządzenia 4. raportów z osiągniętych efektów w ciągu 5 lat po zakończeniu realizacji projektu. Beneficjent przekazuje raporty z osiągniętych efektów do IP II do 5 lutego danego roku.

Pierwszy raport przekazuje do 5 lutego roku następującego po roku, w którym projekt nie był już realizowany. Zatem pierwszy raport Beneficjent składa stosując zasadę n+2,

gdzie:n – rok, w którym zakończono realizację projektu


Wniosek o płatność należy wypełnić zgodnie z Załącznikiem 3a Instrukcja do wniosku beneficjenta o płatność do Wytycznych w

zakresie sprawozdawczości Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko.


W polityce rachunkowości należy opisać wyodrębnioną dla potrzeb projektu ewidencję księgową oraz podać metodologię ustalania wydatków ogólnych, które mogą być zakwalifikowane do sfinansowania ze środków pomocy zagranicznej

W przypadku faktur lub innych dowodów księgowych, które tylko w części dotyczą realizowanego projektu, ustalony klucz podziału z uzasadnieniem stanowi obowiązkową dokumentację pomocniczą. Utrata dokumentów pomocniczych pomimo posiadania odpowiedniej faktury i wyciągu bankowego może być powodem zakwestionowania wydatku.


Dowód księgowy powinien zawierać między innymi:

1) Określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego

2) Określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej

3) Opis operacji oraz jej wartość

4) Datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inna datą - także datę sporządzenia dowodu


Dowód zapłaty stanowi:1) wyciąg bankowy potwierdzający dokonanie wypłaty, lub tzw. historia rachunku

2) polecenia przelewu, przyjęte przez bank do realizacji – jako dokument uzupełniający do wyciągu bankowego, jeżeli na wyciągu nie podano szczegółów płatności

3) w przypadku płatności na konto komornika – „Zajęcie wierzytelności”

4) w przypadku płatności gotówkowych jako dokument potwierdzający dokonanie płatności gotówkowej można przedstawić:

- fakturę lub dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej z oznaczeniem „zapłacono gotówką”


Dowód zapłaty cd.

- dokumenty KP, KW

Dowody zapłaty sporządzane w postaci wydruku elektronicznego opatrzonego formułą „Wygenerowane elektronicznie potwierdzenie przelewu. Dokument sporządzony na podstawie art. 7 Ustawy Prawo Bankowe (Dz.U. Nr 140 z 1997 r., poz. 939 z późniejszymi zmianami). Nie wymaga podpisu ani stempla” uznawane są za oryginały i nie ma konieczności ich potwierdzania za zgodność z oryginałem.


Opis faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej powinien zawierać:1)krótki opis zamówienia, którego dotyczył wydatek2)numer lub datę (opcjonalnie tylko datę/jeśli brak jest numeru) zawarcia kontraktu/umowy z Wykonawcą3)numer umowy o dofinansowanie/decyzji oraz nazwę i numer projektu4)nazwę Programu Operacyjnego, numer priorytetu i działania5)źródło finansowania6)kategorię wydatku zgodnie z listą kategorii (przy zastosowaniu maksymalnego poziomu szczegółowości)7)Nr protokołu odbioru oraz datę sporządzenia8)Kwotę wydatków kwalifikowalnych z wyszczególnieniem VAT9)W przypadku faktur wyrażonych w walucie innej niż PLN należy podać kurs, po którym przeliczono jej wartość


Opis powinien być zamieszczony na odwrocie faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, co najmniej w zakresie, o którym mowa w punktach 2 – 5 oraz 9.

Faktura powinna zostać sprawdzona pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym oraz zatwierdzona przez upoważnioną osobę.

Opis faktury powinien zawierać zapis o zgodności realizacji wydatku z zakresem zamówień publicznych

Opis faktury


Dokumenty powinny zostać potwierdzone za zgodność przez upoważnioną osobę

1.Kopia faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej z niezbędnym opisem faktury (z nadanym numerem ewidencyjnym !)

2.Protokół odbioru usługi/towaru

3.Umowa z Wykonawcą

4.W przypadku wydatków dotyczących zakupów dokonanych:-bez obowiązku stosowania ustawy Pzp -z zastosowaniem art. 4 ust. 8 ustawy Pzp

dokumentacja potwierdzająca, że wydatek został poniesiony z zachowaniem

osiągnięcia najlepszego efektu przy możliwie najniższych kosztach (dokumenty

potwierdzające rozeznanie rynku oraz dokument wewnętrzny potwierdzający wybór

najkorzystniejszej oferty – jeśli przepisy wewnętrzne przewidują taki dokument)


5.W przypadku stosowania ustawy dla wydatków powyżej 14.000 euro druk ZP-1, bądź ZP-2

6.Wyciąg bankowy (z nadanym numerem ewidencyjnym !) + polecenie przelewu, jeśli na wyciągu bankowym brak szczegółów płatności.

Szczególne przypadki opisane zostały w Załączniku 3a Instrukcja do wniosku beneficjenta o płatność do Wytycznych w zakresie sprawozdawczości PO IiŚ


1.Regulamin Wynagradzania - NOWE

2.Lista stanowisk pracy w odniesieniu do których deklarowane są wydatki, ze wskazaniem w jakiej proporcji pracownik na danym stanowisku poświęca swój czas na realizację zadań związanych z wdrażaniem działania 13.1 PO IiŚ (Wzór listy stanowisk pracy)

3.Opisy stanowisk pracowników, bądź zakres zadań jakie wykonują w ramach realizacji projektu.

4.Lista płac w przypadku, gdy możliwe jest wygenerowanie listy z uwzględnieniem jedynie kosztów przypadających na projekt realizowany w ramach działania 13.1 PO IiŚ

5.Lista płac + (Zbiorcza karta rozliczenia czasu pracy – NOWE w wersji papierowej i elektronicznej), w przypadku gdy lista płac generuje informacje dotyczące 100% kosztów wynagrodzenia pracownika


6. Oświadczenie o kwalifikowalności wynagrodzeń – zgodnie ze wzorem z Załącznika 3a Instrukcja do wniosku beneficjenta o płatność

7. Wyciąg bankowy potwierdzający kwotę przelewu dla pracownika

8.Wyciąg bankowy potwierdzający opłacone składki (np. PZU) wraz z Oświadczeniem1

9.Wyciąg bankowy potwierdzający opłacenie zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych wraz z Oświadczeniem2

10.Wyciąg bankowy potwierdzający opłacenie składki ZUS wraz z Oświadczeniem3


W przypadku, gdy wynagrodzenia przedstawiane są we wniosku opłatność jako koszty kwalifikowalne, jako dokumentację potwierdzającą poniesione wydatki należy załączyć wypełnione wszystkie wymienione w punktach dokumenty.

W przypadku, gdy wynagrodzenia przedstawiane są we wniosku opłatność jako koszty niekwalifikowalne, jako dokumentację potwierdzającą poniesione wydatki należy załączyć wypełnione wszystkie wymienione w punktach dokumenty, z wyjątkiem Oświadczenia o którym mowa w punkcie 6.


1. Do pierwszego wniosku o płatność Beneficjent składa Kartę wzorów podpisów, zgodnie ze wzorem Karta wzorów podpisu wraz z niezbędnymi upoważnieniami.

2. Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki – NOWE powinno znajdować się bezpośrednio przed przedmiotową dokumentacją. Zestawienie należy przekazać Instytucji Wdrażającej również w formie elektronicznej.

Dokumentacja powinna zostać podzielona na dwie części:

I - dotyczącą wydatków kwalifikowalnych w ramach projektu

II - dotyczące wydatków niekwalifikowalnych w ramach projektuW ramach zarówno I jak i II części wydatki powinny zostać przedstawione przy zachowaniu metody kasowej, z podziałem na kwartały kalendarzowe.


3. Należy przyjąć jednolitą metodę numerowania stron podczas potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem

4. Ogólnie przyjęta kolejność pieczętowania jest następująca: Pieczątka instytucji Pieczątka „za zgodność” Pieczątka uprawnionej do podpisu osoby

5. Na dokumentach należy w górnym prawym rogu zaznaczyć pod jaką pozycją w zestawieniu znajduje się dany dokument

6. Opis faktury (na odwrocie dokumentu) powinien być zrobiony w sposób czytelny i umożliwiający dokonanie niezbędnej weryfikacji


7. W przypadku, gdy zapisy umowy z Wykonawcą przewidują więcej niż jedną płatność (np. roboty budowlane odbierane protokołami częściowymi), Beneficjent do dokumentacji załącza jedną kopię umowy potwierdzoną za zgodność z oryginałem wraz z wypełnioną tabelą. Umowy wraz z zestawieniem powinny zostać oddzielone od pozostałej dokumentacji (np. za pomocą przekładki)

8. Przekazując wniosek o płatność wraz z niezbędną dokumentacją należy przekazać Instytucji Wdrażającej wyciąg z Polityki rachunkowości dotyczący wyodrębnionej dla potrzeb projektu ewidencji księgowej, wraz ze zwięzłym, ale treściwym wskazaniem klucza pozwalającego na jednoznaczne i nie budzące wątpliwości przyporządkowanie dokumentu do realizowanego projektu – NOWE.


Beneficjent jest zobowiązany do prawidłowej realizacji pełnego zakresuprojektu, zgodnie z postanowieniami umowy, w szczególności zgodnie zHarmonogramem Realizacji Projektu. Zatem spoczywa na nim obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i przychodów lub stosowania w ramach istniejącego systemu informatycznego systemu ewidencji księgowej odrębnego kodu księgowego umożliwiającego identyfikację wszystkich transakcji i poszczególnych operacji bankowych związanych z projektem, oraz dokonywania księgowania środków zgodnie z obowiązującymi przepisami


W ramach weryfikacji wniosków o płatność w zakresie wydatków niekwalifikowalnych Instytucja Wdrażająca będzie weryfikować:

- faktyczność poniesienia wydatków

- prawidłowość ewidencjonowania wydatków.


FORMULARZ WNIOSKU O PŁATNOŚĆ


Punkt wniosku

Rodzaj uchybienia

1 Nieprawidłowa data w polu „od”

2 Niepełne uzupełnienie pola DANE BENEFICJENTA

9 Nieprawidłowe ujmowanie w tabeli wydatków osobowych

12 Ujmowanie w tabeli jedynie realizowanych zadań/kontraktów

12, 13 Stosowanie nazewnictwa zadań/kontraktów niezgodne z Harmonogramem Realizacji Projektu

17 Niezgodność planowanych wydatków kwalifikowalnych z Planem wystąpień o środki dotacji rozwojowej przy jednoczesnym braku informacji na temat przewidywanych problemów w realizacji projektu

DOKUMENTACJA DOTYCZĄCA WNIOSKU O PŁATNOŚĆ


Lp. Rodzaj uchybienia

1 Brak oddzielenia dokumentacji dotyczącej poszczególnych pozycji z zestawienia

2 Nie przedstawianie wersji elektronicznych zestawień tabelarycznych dotyczących przede wszystkim wynagrodzeń rozliczanych w ramach realizacji projektu

3 Nie przedstawianie pełnomocnictw

4 Brak informacji na temat stosowanej ewidencji księgowej

5 Brak zalecanej do przedstawiania dokumentacji przetargowej/przeprowadzonego rozeznania rynku

6 Nieprawidłowe potwierdzanie dokumentacji za zgodność z oryginałem

DOKUMENTACJA WNIOSKU O PŁATNOŚĆ – cd.



7 Załączanie do dokumentacji oryginałów opisów do dokumentu

8 Nieprawidłowe obliczanie wkładu unijnego

9 Przedstawianie nieprzejrzystej dokumentacji (umowy, faktury, protokoły przekazania)

10 Nie załączanie do dokumentacji dotyczącej zakupu nieruchomości operatu szacunkowego

11 Przedstawianie niepełnych wyciągów bankowych, bądź przedstawianie potwierdzenia wykonania operacji

12 Na wyciągach bankowych brak odniesienia do umowy z Wykonawcą

DOKUMENTACJA WNIOSKU O PŁATNOŚĆ – cd.



13 Niespójność nazewnictwa kategorii wydatków/zadań (Harmonogram Realizacji projektu, Opis do dokumentu)

14 Brak szczegółowej metodologii wyliczenia kosztów przypadających na projekt w przypadku przedstawiania faktur lub dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej rozliczanych w części w ramach projektu

15 Przedstawianie niepełnej dokumentacji rozliczającej poniesione wydatki osobowe

Dodatkowych informacji udziela:

DZIAŁ WDRAŻANIA XIII OSI PRIORYTETOWEJDZIAŁ WDRAŻANIA XIII OSI PRIORYTETOWEJPO IiŚPO IiŚ

w Ośrodku Przetwarzania Informacjiw Ośrodku Przetwarzania Informacji


DZIAŁ WDRAŻANIA XIII OSI PRIORYTETOWEJ PO IiŚ

Documents

Transcript of DZIAŁ WDRAŻANIA XIII OSI PRIORYTETOWEJ PO IiŚ