DT\630543SV.doc PE 378.644v01-00

SV SV

EUROPAPARLAMENTET2004 «

«««

«««««

««

« 2009

Budgetkontrollutskottet

27.11.2006

ARBETSDOKUMENTom tjänstebilar vid Europeiska unionens institutioner

Budgetkontrollutskottet

Föredragande: Ingeborg Gräßle

PE 378.644v01-00 2/39 DT\630543SV.doc

SV

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

A. Föredragandens kommentarer

B. Institutionernas svar

1. Parlamentet

2. Rådet

3. Kommissionen

4. Domstolen

5. Revisionsrätten

6. Ekonomiska och sociala kommittén

7. Regionkommittén

8. Ombudsmannen

9. Europeiska datatillsynsmannen

DT\630543SV.doc 3/39 PE 378.644v01-00

SV

A. Föredragandens kommentarer

De senaste åren har debatterna kring ansvarsfrihet för andra institutioner kretsat kring reglerna för när ledamöter vid vissa institutioner får utnyttja tjänstebilar privat. Syftet med detta arbetsdokument är att granska regler och rutiner för användningen av tjänstebilar vid alla institutioner. För detta ändamål har föredraganden skickat ut en enkät med tio frågor till varje institution. De fullständiga svaren finns i del B i arbetsdokumentet.

Parlamentet

Talmannen, ordförandena för de politiska grupperna, generalsekreteraren och den biträdande generalsekreteraren har var sin bil med chaufför för tjänsteresor. Tjänsten som chaufför för en ordförande för en politisk grupp innehas antingen av en tjänsteman eller, om gruppens ordförande så önskar, av en person som han utser och som då är tillfälligt anställd.

Enligt svaren från administrationen har parlamentet 23 bilar, 2 bussar och 4 minibussar. Därutöver kan parlamentet via kontakter med externa tjänsteföretag ha mellan 10 och 60 bilar med chaufförer i drift beroende på tid och dag.

Kostnaderna för hyrbilar med chaufför för ledamöternas resor har ökat med 300 procent mellan 1997 och 2006 (ökningen är alltså avsevärt större än ökningen av antalet ledamöter under denna period) och kommer att öka igen under 2007 till 3,98 miljoner euro. Parlamentets totala fordonsbudget för 2006 är 5 009 000 euro, varav generaldirektoratet för infrastruktur och tolkning står för 4 959 000 och generaldirektoratet för information för 50 000 euro.

Enligt artikel 4 i bestämmelserna för ledamöternas användning av tjänstebilar (konsoliderade av presidiet den 3 maj 2004) får ledamöterna åka taxi och begära ersättning för kostnaderna genom ledamöternas kassa inom en övre gräns på 37 euro för en resa mellan parlamentet och flygplatsen och 13 euro för en resa mellan parlamentet och järnvägsstationen; detta för att begränsa antalet tjänstebilar och hyrbilar.

Dessutom får ledamöterna mot uppvisande av kvitto ansöka om ytterligare ersättning för utlagda kostnader upp till ett tak på 50 euro per arbets- eller valkretsvecka för taxiresor som gjorts i samband med utövandet av ledamöternas mandat i en av parlamentets arbetsorter.

Rådet

Rådet vill inte svara på frågor om sina interna rutiner och hänvisar till det muntliga avtalet (Gentleman's Agreement) av den 22 april 1970.

Anslagen för inköp och ersättning av fordon och för hyrbilar uppgick i 2006 års budget till 304 000 euro.

PE 378.644v01-00 4/39 DT\630543SV.doc

SV

Kommissionen

Varje ledamot av kommissionen har ständigt tillgång till en chaufför (ordföranden har två) och en tjänstebil. De 26 generaldirektörerna har varsin tjänstebil. Ledamöterna och generaldirektörerna har tillgång till tjänstebil dygnet runt och hur dessa används är deras eget ansvar. Alla generaldirektörer bidrar emellertid till kostnaderna för användning av tjänstebilar för andra ändamål än arbetsrelaterade eller representation. De skall betala 28 procent av de genomsnittliga rörliga kostnaderna (service, bensin och vägavgifter).

Det verkar inte finnas några liknande bestämmelser för kommissionsledamöternas privata användning.

Den totala årsbudgeten för tjänstebilar i Bryssel (exklusive chaufförslöner) ligger på ca 1,75 miljoner euro för 2006 och i Luxemburg på 295 000 euro.

I Bryssel äger kommissionen 65 bilar och leasar 62. Dessutom äger kommissionen 8 bilar och leasar 18 i Luxemburg (totalt: 153).

Domstolen

Enligt svaren från domstolen har varje ledamot en tjänstebil och en chaufför. Vid förstainstansrätten har ledamöterna tillgång till en chaufförspool, och ordföranden för förstainstansrätten har en egen chaufför.

Chaufförer som arbetar för ledamöterna kan tidvis utföra andra administrativa arbetsuppgifter vid kabinettet.

I punkt 13 i sin resolution av den 27 april 2006 om ansvarsfrihet för budgetåret 2004 påminde parlamentet om sin tidigare resolution av den 27 oktober 2005 där man uppmanade domstolen att före den 1 november 2005 ändra sitt förvaltningsbeslut av den 31 mars 2004 så att privat bruk av tjänstebilar inte längre skulle vara möjligt.

På fråga 8 i enkäten svarar domstolen följande:

Domstolen tar endast över kostnader för resor som ledamöterna gör i tjänsten (dvs. tjänsteresor eller andra resor i samband med utförandet av arbetsuppgifter enligt en schablonmässig beräkning på 15 000 kilometer). Ledamöterna måste själva stå för kostnader för privat användning av tjänstebilen från och med den första kilometern.

Domstolens bilbudget för 2006 är på 1 037 000 euro. Domstolen har 50 chaufförer varav 24 är tjänstemän, 6 tillfälligt anställda och 20 kontraktsanställda. Även om det inte anges uttryckligen i svaren kan man anta att antalet domare och generaladvokater (inklusive den nya personaldomstolen) som har rätt till tjänstebil sammanlagt uppgår till 65 tjänstebilar.

DT\630543SV.doc 5/39 PE 378.644v01-00

SV

Revisionsrätten

Revisionsrättens ordförande, ledamöter och generalsekreterare har tillgång till tjänstebil. Ledamöterna och generalsekreteraren kan välja bilens märke, modell och utrustning inom ramen för ett leasingavtal som högst får kosta 980 euro i månaden.

En chaufför är knuten till varje ledamots privata kontor. Budgeten för tjänstebilar uppgår 2006 till 470 000 euro och årskostnaden per bil håller på att sjunka efter det att man gått över från att köpa bilar till leasing.

I sin resolution av den 27 april 2006 påminde parlamentet om sin tidigare resolution av den 27 oktober 2005 där man uppmanade revisionsrätten att före den 1 november 2005 ändra sitt förvaltningsbeslut av den 15 juni 2004 så att privat bruk av tjänstebilar inte längre skulle vara möjligt.

De nuvarande bestämmelserna infördes den 15 juni 2004 och lyder som följer:

Artikel 4

Utöver hyreskostnader skall kostnader för ledamöternas och generalsekreterarens användning av bilen under tjänsteutövandet betalas av domstolen.

Följande skall anses vara tjänsteresor:

– Resor för vilka ett reseförordnande har utfärdats.

– Övriga resor som görs under tjänsteutövandet, enligt en schablonmässig beräkning på 15 000 km per år.

Artikel 5

Om ledamöterna eller generalsekreteraren använder tjänstebil för andra resor än de som avses i artikel 4, skall de stå för eventuella kostnader (vägavgifter, bränslekostnader och eventuella tillkommande hyreskostnader på grund av att den i ramavtalet fastställda totalsiffran 45 000 kilometer per år överskrids).

Ekonomiska och sociala kommittén

Ordföranden och generalsekreteraren har tillgång till en bil och en chaufför för tjänsteresor. Ledamöterna använder i allmänhet inte tjänstebilar enligt EESK:s svar.

Generalsekreteraren får använda en tjänstebil privat mot ett fast pris per månad, på samma sätt som sker enligt gällande regler vid kommissionen.

EESK och Regionkommittén har fyra chaufförer var, dvs. åtta sammanlagt.

EESK:s bilbudget har sjunkit från 24 000 euro 2002 till 17 000 euro 2006.

PE 378.644v01-00 6/39 DT\630543SV.doc

SV

Regionkommittén

Ordföranden och generalsekreteraren har tillgång till en bil och en chaufför för tjänsteresor. Vice ordförande, utskottsordförande, ordförande för de politiska grupperna och ordinarie ledamöter har inte rätt till tjänstebil, med undantag för mycket speciella omständigheter som i förväg godkänts av generalsekreteraren eller ordföranden. I stället får ledamöterna ersättning av kommittén för resor till möten, seminarier, konferenser, kongresser osv.

Ordföranden och generalsekreteraren har rätt att använda tjänstebil utan chaufför. Ibland använder generalsekreteraren tjänstebilen efter arbetstid för tjänsteärenden utan chaufför för att undvika kostnader för chaufförens övertidsersättning.

Varken Regionkommitténs ordförande eller generalsekreterare har använt tjänstebil för privata resor enligt svaren från Regionkommittén.

Chaufförstjänsten som delas med EESK består av åtta chaufförer.

Europeiska ombudsmannen och Europeiska datatillsynsmannen

Mot bakgrund av enkätsvaren och Europeiska ombudsmannens och Europeiska datatillsynsmannens mycket begränsade budget krävs inga kommentarer.

DT\630543SV.doc 7/39 PE 378.644v01-00

SV

B. Institutionernas svar

PARLAMENTET

PE 378.644v01-00 8/39 DT\630543SV.doc

SV

1. Vilka regler gäller för användningen av tjänstebilar inom din institution? Var god översänd de gällande reglerna i fullständig version.

”Bestämmelser för ledamöternas användning av tjänstebilar, konsoliderade av presidiet den 3 maj 2004” (se presidiets hemsida – Samlade bestämmelser).

2. Vilka rättigheter har (i förekommande fall) talmannen, de vice talmännen, utskottens ordförande respektive vanliga ledamöter?

Talmannen, de politiska gruppernas ordförande, generalsekreteraren och den biträdande generalsekreteraren har tillgång till var sin bil med chaufför som endast får användas för resor i tjänsten. Övriga ledamöter kan boka bil genom chaufförstjänsten.

3. Hur många tjänstemän har rätt att använda tjänstebil? Hur många tjänstemän har ständig tillgång till tjänstebil för personligt bruk?

Generaldirektörerna kan begära tjänstebil med chaufför för resor i tjänsten mellan de tre arbetsorterna. Begäran kan bara beviljas om en bil finns tillgänglig. Inga tjänstemän har tillgång till tjänstebil för personligt bruk.

4. Mellan vilka klockslag och hur många dagar i veckan kan chaufförstjänsten kontaktas?

Chaufförstjänsten har öppet kl. 7.30–22.00 måndag-torsdag, kl. 7.30–13.00 korta fredagar och kl. 7.30–17.30 långa fredagar, dvs. fredag före en sammanträdesperiod i Strasbourg. Tjänsten har dock öppet en timme efter det att institutionens sista officiella sammanträde har avslutats. Att arbetstiden förlängs efter kl. 22.00 beror normalt på sena möten under sammanträdesperioderna i Strasbourg.

5. Finns en särskild chaufför knuten till varje ledamot av din institution? Vilka uppgifter har chauffören? Hjälper chauffören ledamoten med några andra uppgifter än transport?

Chaufförerna under punkt 2 är knutna till en viss funktion och ingår inte i chaufförspoolen. Om en politisk grupp byter ordförande återgår chauffören till poolen. En chaufförs uppgift är att köra bilen på uppdrag av samordnarna/gruppordförandena/talmannen/generalsekreteraren. Chaufförerna har inga andra uppgifter än att köra.

6. Äger institutionen sina tjänstebilar eller använder den även leasingbilar?

Parlamentet äger totalt 23 bilar, två bussar och fyra minibussar. Dessutom används nio leasingbilar. I Bryssel och Strasbourg anlitas externa leverantörer. Antalet fordon som ställs till förfogande varierar mellan 10 och 60 beroende på tidpunkt och dag.

DT\630543SV.doc 9/39 PE 378.644v01-00

SV

7. Har institutionen rätt till diplomatregistrering?

Ja.

8. Finns någon regel om att tjänstebilarna bara får användas i tjänsten? Hur kontrolleras i så fall att regeln följs? Om inte, vilka (eventuella) bestämmelser finns för att se till att institutionen ersätts när tjänstebilar används privat?

Parlamentets bilpark används bara i tjänsten. Alla resor bokas genom chaufförstjänsten och kontroller görs med jämna mellanrum.

9. Finns någon övre gräns för hur långa bilresor som får göras i tjänsten? Vem godkänner chaufförernas uppdrag utanför den ordinarie arbetsorten? Måste övertidsersättning betalas till chaufförerna?

Parlamentets bilar får användas för resor upp till 20 km från arbetsorten. Järnvägsstationen i Offenburg är ett undantag eftersom Offenburg fungerar som arbetsort. Alla resor som är längre än 20 km måste godkännas av kvestorerna.

Alla chaufförer får varje månad en klumpsumma för övertiden.

10. Vilken är den totala årskostnaden för tjänstebilarna och hur har den förändrats under de senaste tio åren? Ingår chaufförslönerna i den kostnaden? Hur hög är annars kostnaden för chaufförernas löner? Är chaufförerna fast anställda tjänstemän (fonctionnaires)?

Chaufförernas löner ingår inte i budgeten.

Kostnaden har stigit stadigt under de senaste tio åren. Dels har ledamöternas efterfrågan ökat och ökningen hela tiden godkänts av kvestorerna och presidiet, dels har antalet ledamöter ökat.

Alla chaufförer utom en är fast anställda tjänstemän.

Parlamentet har 31 chaufförer. Deras genomsnittliga lönegrad är AST 3/3 och kostnaden för grundlönerna uppgår till 1 202 304 euro per år.

PE 378.644v01-00 10/39 DT\630543SV.doc

SV

Tabell 1: Utgifter för hyrbil med chaufför för transport av ledamöter

1997 1 224 422,33 €1998 1 502 123,15 €1999 2 098 863,50 €2000 2 101 702,00 €2001 1 959 059,71 €2002 2 035 062,92 €2003 2 252 492,00 €2004 2 213 680,00 €2005 2 931 000,00 €2006* 3 765 000,00 €2007 ** 3 984 100,00 €

* Tilldelad budget ** Preliminärt belopp

DT\630543SV.doc 11/39 PE 378.644v01-00

SV

RÅDET

PE 378.644v01-00 12/39 DT\630543SV.doc

SV

Se punkten om rådet i avsnitt A

"Föredragandens kommentarer"

DT\630543SV.doc 13/39 PE 378.644v01-00

SV

KOMMISSIONEN

PE 378.644v01-00 14/39 DT\630543SV.doc

SV

1. Vilka regler gäller för användningen av tjänstebilar inom din institution? Var god översänd de gällande reglerna i fullständig version.

Användningen av tjänstebilar vid kommissionen omfattas av följande dokument:

– ”Arrangements for the Use of Official Cars by the Commission Staff” offentliggjort på Intra Comm,

– ”Tillämpningsbestämmelser för kommissionens beslut av den 29 juli 1996 om användningen av kommissionens bilpark”.

2. Vilka rättigheter har (i förekommande fall) ordföranden, de vice ordförandena, utskottens ordförande respektive vanliga ledamöter?

Alla kommissionsledamöter tilldelas en chaufför (ordföranden två) och har ständig tillgång till tjänstebil.

3. Hur många tjänstemän har rätt att använda tjänstebil? Hur många tjänstemän har ständig tillgång till tjänstebil för personligt bruk?

Alla kommissionens tjänstemän och övriga anställda har rätt att använda tjänstebil i arbetet, inom ramen för de befintliga bestämmelserna för användningen av tjänstebil.

I Bryssel har ledamöterna i kollegiet (25) och 26 generaldirektörer (i dagsläget) egen tjänstebil. Tolv bilar är reserverade för teknik- och säkerhetstjänsterna utan att vara tilldelade någon enskild tjänsteman.

I Luxemburg har två fordon ställts till förfogande som tjänstebilar för generaldirektörerna. En generaldirektör har en bil med chaufför. Åtta bilar är reserverade för teknik- och säkerhetstjänsterna samt catering utan att vara tilldelade någon enskild tjänsteman.

Två fordon används interinstitutionellt för posttjänster.

Två fordon finansieras och används interinstitutionellt av CPE (Centre Polyvalent de l’Enfance).

Tretton bilar är reserverade för kommissionsanställda vid tjänsteresor och för högre tjänstemän som besöker kommissionen.

4. Mellan vilka klockslag och hur många dagar i veckan kan chaufförstjänsten kontaktas?

Kommissionens transporttjänst i Bryssel är tillgänglig dygnet runt året runt i enlighet med bestämmelserna för användningen av tjänstebil.

DT\630543SV.doc 15/39 PE 378.644v01-00

SV

5. Finns en särskild chaufför knuten till varje ledamot av din institution? Vilka uppgifter har chauffören? Hjälper chauffören ledamoten med några andra uppgifter än transport?

Chaufförerna till ledamöterna i kollegiet lyder under Infrastruktur- och logistikbyrån i Bryssel. Varje kommissionsledamot tilldelas en chaufför som efter den maximala arbetstiden ersätts av en särskild chaufför (se tillämpningsbestämmelserna för kommissionens beslut av den 29 juli 1996).

Chaufförerna har mångsidiga uppgifter och kan uppmanas att utföra följande uppgifter:

– Köra ledamöterna i kollegiet och kommissionens anställda både inom och utanför Bryssel; köra högre tjänstemän som är på besök i Bryssel.

– Transportera varor/dokument för kommissionen eller andra institutioner, vid behov (delad transport), både inom och utanför Bryssel (byråer, forskningscentrum i Europa och andra gemenskapsorgan), hantera kansliets in- och utgående dokument.

– Lämna post/dokument till olika kommissionsbyggnader.– Se till att fordonen används korrekt.

Chaufförernas arbetsuppgifter beskrivs i bestämmelserna.Det finns inga planer på att ge dem andra uppgifter.

6. Äger institutionen sina tjänstebilar eller använder den även leasingbilar?

Kommissionen håller systematiskt på att gå över till att använda leasingbilar som tjänstebilar. För närvarande äger kommissionen 65 fordon och leasar 62 i Bryssel, inbegripet alla bilar som tillhör den tekniska tjänsten, säkerhetstjänsten och kurirtjänsten.

I Luxemburg är situationen liknande den i Bryssel. För närvarande ägs 8 fordon och 18 leasas. CPE äger sina två fordon.

7. Har institutionen rätt till diplomatskyltar på tjänstebilarna?

De fordon som står till förfogande för ledamöterna i kollegiet har diplomatskyltar.

I Luxemburg har de två fordon som står till generaldirektörernas förfogande vanliga registreringsskyltar.

Nio tjänstebilar har diplomatskyltar.

8. Finns någon regel om att tjänstebilarna bara får användas i tjänsten? Hur kontrolleras i så fall att regeln följs? Om inte, vilka (eventuella) bestämmelser finns för att se till att institutionen ersätts när tjänstebilar används privat?

Kommissionsledamöterna och generaldirektörerna har tillgång till sina tjänstebilar dygnet runt och har ansvar för att de används korrekt.

PE 378.644v01-00 16/39 DT\630543SV.doc

SV

Alla generaldirektörer bidrar emellertid till kostnaderna när tjänstebilen inte används i tjänsten eller vid representation. Beloppet för detta bidrag har fastställts till 28 procent av de genomsnittliga rörliga kostnaderna (underhåll, bensin, avgifter).

De övriga fordonen får enbart användas för tjänsteutövningen. Efter arbetstid står de parkerade i kommissionens garage.

9. Finns någon övre gräns för hur långa bilresor som får göras i tjänsten? Vem godkänner chaufförernas resor utanför den vanliga arbetsorten? Måste chaufförerna betalas övertidsersättning?

Det finns ingen övre gräns för hur långa bilresor som får göras i tjänsten.

Chaufförernas reseförordnanden skall undertecknas av den ansvarige tjänstemannen.

Chaufförerna får en klumpsumma med övertidsbonus som beräknas i enlighet med artikel 3 i bestämmelserna.

10. Vilken är den totala årskostnaden för tjänstebilarna och hur har den förändrats under de senaste tio åren? Ingår chaufförslönerna i den kostnaden? Hur hög är annars kostnaden för chaufförernas löner? Är chaufförerna fast anställda tjänstemän (fonctionnaires)?

Den totala årskostnaden för tjänstebilar i Bryssel, inklusive leasingavgifter, underhåll, försäkring och bensin, beräknas uppgå till 1 750 000 euro för 2006, vilket är en liten minskning jämfört med för tio år sedan (1995) då kostnaden uppgick till 1 896 577 euro.

Denna kostnad omfattar inte chaufförernas löner. Den årliga nettolönekostnaden för en chaufför 2005 var 63 330,52 euro för en vanlig tjänsteman och 22 722,96 euro för en kontraktsanställd tjänsteman.

Transporttjänsten vid Infrastruktur- och logistikbyrån i Bryssel har 80 chaufförer, varav 22 kontraktsanställda. Alla nyrekryteringar sker enligt EPSO:s uttagningsförfarande inom den allmänna ramen för rekrytering av kontraktsanställda.

I Luxemburg beräknas den totala årskostnaden för tjänstebilar, inklusive leasingavtal, underhåll, försäkring och bensin, uppgå till 295 000 euro för 2006.

Denna kostnad omfattar inte chaufförernas löner. Den årliga nettokostnaden för en chaufför 2005 var densamma som i Bryssel (63 330,52 euro).

För närvarande finns det inga kontraktsanställda i Luxemburg men alla nyrekryteringar kommer att ske enligt EPSO:s uttagningsförfarande för rekrytering av kontraktsanställda.

DT\630543SV.doc 17/39 PE 378.644v01-00

SV

EG-DOMSSTOLEN

PE 378.644v01-00 18/39 DT\630543SV.doc

SV

1. Vilka regler gäller för användningen av tjänstebilar inom din institution? Var god översänd de gällande reglerna i fullständig version.

Förvaltningen och användningen av domstolens bilpool omfattas av besluten av den 31 mars 2004 och 7 juli 2004 från domstolens administrativa kommitté.

2. Vilka rättigheter har (i förekommande fall) ordföranden, de vice ordförandena, utskottens ordförande respektive vanliga ledamöter?

Varje ledamot har en tjänstebil.

3. Hur många tjänstemän har rätt att använda tjänstebil? Hur många tjänstemän har ständig tillgång till tjänstebil för personligt bruk?

Inga tjänstemän vid institutionen har tillgång till tjänstebil.

En tjänstebil kan i undantagsfall ställas till förfogande för en direktör, eller en enhetschef efter överenskommelse med direktören, för ett uppdrag utanför landet Luxemburg (vanligtvis till Bryssel).

4. Mellan vilka klockslag och hur många dagar i veckan kan chaufförstjänsten kontaktas?

Chaufförerna är knutna till ledamöternas kabinett och är tillgängliga för ledamöterna vid resor i tjänsten.

Chaufförer som tillhör Interna indelningens pool (som ansvarar för att transportera brev, minibussen osv.) omfattas i princip av domstolens normala arbetstider. Vid behov kan de emellertid kallas in för att arbeta utöver denna arbetstid om det ligger i tjänstens intresse.

5. Finns en särskild chaufför knuten till varje ledamot av din institution? Vilka uppgifter har chauffören? Hjälper chauffören ledamoten med några andra uppgifter än transport?

Varje ledamot av domstolen har en chaufför. Ledamöter av förstainstansrätten har tillgång till en chaufförspool med nio chaufförer. Förstainstansrättens ordförande har en personlig chaufför. Institutionens ledamöter får enbart använda chaufförens tjänster för sina resor i tjänsten. Chaufförernas uppgifter beskrivs i beslutet om bestämmelserna för domstolens ledamöters chaufförer. Chaufförer som tillhör ledamöternas kabinett får ibland utföra andra uppgifter av administrativ karaktär inom kabinettet. Enligt artikel 13 i ovannämnda beslut övervägs att sprida kunskap om denna praxis inom kabinetten och tjänsterna.

DT\630543SV.doc 19/39 PE 378.644v01-00

SV

6. Äger institutionen sina tjänstebilar eller använder den även leasingbilar?

Fram till början av 2004 köpte domstolen tjänstebilar och nyttofordon. Sedan i mars 2004 har domstolen tecknat ett långsiktigt leasingavtal på grundval av ett interinstitutionellt upphandlingsförfarande tillsammans med Europaparlamentet och revisionsrätten. De bilar som ägs av domstolen håller successivt på att ersättas av leasingbilar.

7. Har institutionen rätt till diplomatregistrering av sina tjänstebilar?

Endast ledamöternas tjänstebilar har diplomatskyltar. Andra nyttofordon och fordon som används för internt bruk har vanliga registreringsskyltar.

8. Finns någon regel om att tjänstebilarna bara får användas i tjänsten? Hur kontrolleras i så fall att regeln följs? Om inte, vilka (eventuella) bestämmelser finns för att se till att institutionen ersätts när tjänstebilar används privat?

Domstolen står endast för kostnaderna för ledamöternas resor i tjänsten (dvs. tjänsteresor och andra resor i samband med tjänsteutövandet fastställs schablonmässigt till 15 000 kilometer). Naturligtvis måste ledamöterna stå för kostnaderna för att använda bilen för privat bruk redan från första kilometern.

9. Finns någon övre gräns för hur långa bilresor som får göras i tjänsten? Vem godkänner chaufförernas uppdrag utanför den ordinarie arbetsorten? Måste övertidsersättning betalas till chaufförerna?

Det finns ingen gräns för antalet kilometer vid en ledamots tjänsteresa. Det är emellertid självklart att ledamöterna får använda andra transportmedel om det rör sig om långa avstånd.

Uppdragen för domstolens ledamöters chaufförer signeras av domstolens ledamöter eller dess registrator. Uppdragen för förstainstansrättens ledamöters chaufförer signeras av förstainstansrättens registrator. Uppdragen för administrationens chaufförer signeras av chefen för den interna indelningen.

Chaufförerna får en fast månatlig ersättning för de extratimmar de kallas in för att arbeta.

10. Vilken är den totala årskostnaden för tjänstebilarna och hur har den förändrats under de senaste tio åren? Ingår chaufförslönerna i den kostnaden? Hur hög är annars kostnaden för chaufförernas löner? Är chaufförerna fast anställda tjänstemän (fonctionnaires)?

Kostnaden för institutionens fordon uppgår till 1 037 000 euro för 2006. En jämförelse med kostnaderna över en tioårsperiod är inte relevant, eftersom antalet fordon har ändrats med hänsyn till antalet ledamöter vid institutionen efter de olika utvidgningarna och inrättandet av Europeiska unionens personaldomstol.

PE 378.644v01-00 20/39 DT\630543SV.doc

SV

Chaufförernas löner är inte inkluderade i den kostnaden. Grundlönen för en chaufför som har rekryterats som kontraktsanställd i enlighet med de nya tjänsteföreskrifterna är 1 666,02 euro.

Institutionens 50 chaufförer har olika status. De som innehade en tjänst före den 1 maj 2004 (det datum då bestämmelserna i de nya tjänsteföreskrifterna trädde i kraft) är tjänstemän (24) eller tillfälligt anställda (6). De 20 chaufförer som har anställts efter den 1 maj 2004 är kontraktsanställda. Tjänstemännen och de tillfälligt anställda kommer när de slutar successivt att ersättas av kontraktsanställd personal och motsvarande budgetposter kommer att tas bort från tjänsteförteckningen.

DT\630543SV.doc 21/39 PE 378.644v01-00

SV

EUROPEISKA REVISIONSRÄTTEN

PE 378.644v01-00 22/39 DT\630543SV.doc

SV

1. Vilka regler gäller för användningen av tjänstebilar inom din institution? Var god översänd de gällande reglerna i fullständig version.

Vänligen se beslut 33-2004 om förvaltning och användning av Europeiska revisionsrättens bilpark.

2. Vilka rättigheter har (i förekommande fall) ordföranden, de vice ordförandena, utskottens ordförande respektive vanliga ledamöter?

Enligt revisionsrättens föreskrifter (se fråga 1) står tjänstebilarna till förfogande för ordföranden, ledamöterna och generalsekreteraren.

3. Hur många tjänstemän har rätt att använda tjänstebil? Hur många tjänstemän har ständig tillgång till tjänstebil för personligt bruk?

Inga tjänstemän har tjänstebilförmån eller rätt att använda tjänstebil för privat bruk. Alla tjänstemän uppmuntras dock att använda de fordon som kör i pendeltrafik mellan revisionsrättens fastigheter. Vid sidan om detta kan tjänstemän i undantagsfall tillåtas använda tjänstebil för resor som strikt sammanhänger med tjänsten.

4. Mellan vilka klockslag och hur många dagar i veckan kan chaufförstjänsten kontaktas?

Eftersom chaufförerna är knutna till ledamöternas privata kabinett (se fråga 5 nedan) så har revisionsrätten ingen chaufförstjänst.

5. Finns en särskild chaufför knuten till varje ledamot av din institution? Vilka uppgifter har chauffören? Hjälper chauffören ledamoten med några andra uppgifter än transport?

Efter en utfästelse i samband med budgetförfarandet 2005 har revisionsrätten endast kontraktsanställda chaufförer. De fyra fasta och sju tillfälliga tjänster som chaufförer som återstår i tjänsteförteckningen kommer att dras in i takt med att de blir lediga och i stället för tidigare tjänsteinnehavare kommer chaufförer att kontraktsanställas.

En chaufför är anknuten till varje ledamots kabinett.

Chaufförernas huvudsakliga uppgift är att skjutsa ledamöterna när dessa utför sina tjänste-eller representationsplikter. När chaufförerna inte har körningar utför de ett flertal administrativa åligganden, både i ledamöternas kabinett och inom förvaltningen (personalavdelningen, tjänsten för externa förbindelser, säkerhetsavdelningen, kontoret för tjänsteresor, avdelningen för informations- och kommunikationsteknik, tekniska tjänsten och så vidare).

DT\630543SV.doc 23/39 PE 378.644v01-00

SV

6. Äger institutionen sina tjänstebilar eller använder den även leasingbilar?

Revisionsrätten innehar ett antal tjänstefordon. Under 2004 undertecknade revisionsrätten ett hyreskontrakt efter en interinstitutionell anbudsinfordran tillsammans med Europaparlamentet, kommissionen och domstolen. I takt med att fordon ersätts hyrs det nya fordon i enlighet med detta kontrakt.

7. Har institutionen rätt till diplomatregistrering?

Alla tjänstefordon är diplomatskyltade (CD).

8. Finns någon regel om att tjänstebilarna bara får användas i tjänsten? Hur kontrolleras i så fall att regeln följs? Om inte, vilka (eventuella) bestämmelser finns för att se till att institutionen ersätts när tjänstebilar används privat?

Alla tjänstebilar har en körjournal och av den framgår klart varje kilometer som körts i samband med ett tjänsteuppdrag. Ledamöterna har rätt att köra 1 500 mil årligen i tjänsten utan att direkta tjänsteuppdrag utfärdats. Varje kilometer som körs utöver denna gräns dras sedan direkt på lönen till ledamoten i fråga. På det sättet skapas garantier för att eventuell privatkörning inte får några konsekvenser för budgeten.

Detta är föremål för en ingående intern kontroll som utförs av revisionsrättens administration. Här ingår en granskning av körjournalerna mot bakgrund av de anteckningar som gjorts om tjänsteuppdragen och dessutom dubbelkontrolleras handlingarna av den tjänsteenhet som hos revisionsrätten svarar för förhandsövervakningen.

9. Finns någon övre gräns för hur långa bilresor som får göras i tjänsten? Vem godkänner chaufförernas uppdrag utanför den ordinarie arbetsorten? Måste övertidsersättning betalas till chaufförerna?

I princip finns det ingen gräns för hur långa tjänsteresor med bil maximalt får vara. Ledamöterna tar dock hänsyn till kostnaderna för och nyttan med andra transportmedel.

Eftersom chaufförerna är anknutna till de privata kabinetten är det de berörda ledamöterna eller vederbörandes kabinettschefer som undertecknar reseförordnandena.

Såsom det påpekats i svaret på fråga 5 ovan består chaufförernas huvudsakliga uppgift av att skjutsa ledamöterna när dessa utför sina tjänste- eller representationsplikter. Eftersom detta ofta innebär arbete utanför normal kontorstid får chaufförerna övertidsersättning i form av en klumpsumma som motsvarar 25 timmar övertid per månad.

PE 378.644v01-00 24/39 DT\630543SV.doc

SV

10. Vilken är den totala årskostnaden för tjänstebilarna och hur har den förändrats under de senaste tio åren? Ingår chaufförslönerna i den kostnaden? Hur hög är annars kostnaden för chaufförernas löner? Är chaufförerna fast anställda tjänstemän (fonctionnaires)?

Den årliga budgeten för tjänstebilarna uppgår till 470 000 euro under 2006 (mot 487 000 euro under 2005). Efter övergången från ägda bilar till hyrbilar har trenden i budgeten varit att de årliga kostnaderna per fordon sjunkit. Efter utvidgningen 2004 har revisionsrätten dock en större bilpark med de konsekvenser detta innebär för budgeten som helhet.

I budgeten ingår inte kostnaderna för lönerna till chaufförerna. I medeltal och om alla tillägg räknas med uppgår de månatliga kostnaderna för en fast eller tillfälligt anställd tjänsteman till omkring 4 713,83 euro, medan motsvarande kostnader för en kontraktsanställd är omkring 3 371,50 euro. Denna kostnad varierar givetvis sedan i vart och ett enskilt fall, beroende på den anställdes familjeförhållanden, tjänstegrad o. dyl.

För svar på frågan om huruvida chaufförerna är fast anställda tjänstemän hänvisas till svaret på fråga 5 ovan.

DT\630543SV.doc 25/39 PE 378.644v01-00

SV

EUROPEISKA EKONOMISKA OCH SOCIALA KOMMITTÉN

PE 378.644v01-00 26/39 DT\630543SV.doc

SV

1. Vilka regler gäller för användningen av tjänstebilar inom din institution? Var god översänd de gällande reglerna i fullständig version.

Användningen av Europeiska ekonomiska och sociala kommitténs tjänstebilar styrs genom tillämpning av kommissionens beslut av den 29 juli 1996 om användning av kommissionens tjänstebilar.

2. Vilka rättigheter har (i förekommande fall) talmannen, de vice talmännen, utskottens ordförande respektive vanliga ledamöter?

I allmänhet har ordföranden och generalsekreteraren tillgång till tjänstebil och chaufför för resor i tjänsten. Noteras bör att ledamöterna, efter att artikel 235/2002 tillkommit, inte använder tjänstebil, utom i begränsad skala och efter generalsekreterarens eller ordförandens förhandsgodkännande. Ledamöterna får ersättning för resor till möten, seminarier, konferenser, kongresser osv., som de gör för kommitténs räkning.

I fråga om Europeiska ekonomiska och sociala kommitténs generalsekreterare har kommitténs ordförande beslutat att privatkörning skall vara tillåten, utgående från en fast månadsavgift som beräknats på de månatliga hyreskostnaderna. Detta beslut har sin upprinnelse i kommissionens system. Tjänstebil utan chaufför finns till förfogande för ordföranden eller generalsekreteraren när som helst.

3. Hur många tjänstemän har rätt att använda tjänstebil? Hur många tjänstemän har ständig tillgång till tjänstebil för personligt bruk?

Åtta chaufförer samt Europeiska ekonomiska och sociala kommitténs ordförande och generalsekreterare har rätt att använda tjänstebil, på de villkor som angivits ovan.

4. Mellan vilka klockslag och hur många dagar i veckan kan chaufförstjänsten kontaktas?

Chaufförstjänsten finns att tillgå måndagar 9.00–17.00, tisdagar till och med torsdagar 08.30–17.00 och fredagar 8.30–15.30. Vid behov kan dock chaufförerna anlitas vilken veckodag som helst, också lördagar och söndagar.

5. Finns en särskild chaufför knuten till varje ledamot av din institution? Vilka uppgifter har chauffören? Hjälper chauffören ledamoten med några andra uppgifter än transport?

Chaufförstjänsterna är inte knutna till någon ledamot.

DT\630543SV.doc 27/39 PE 378.644v01-00

SV

En chaufför har följande arbetsuppgifter:– Köra tjänstebilar för att sköta transporten av personer och dokument (om och när så

begärs).– Se till att bilarna underhålls.– En chaufför sköter inga andra uppgifter för ledamöterna än att transportera dem.

6. Äger institutionen sina tjänstebilar eller använder den även leasingbilar?

Europeiska ekonomiska och sociala kommittén äger ett fordon (EUR 101) och hyr två bilar, en för ordföranden (CDB 444) och en för generalsekreteraren (CDH 898).

7. Har institutionen rätt till diplomatregistrering?

Europeiska ekonomiska och sociala kommittén har två diplomatskyltade bilar.

8. Finns någon regel om att tjänstebilarna bara får användas i tjänsten? Hur kontrolleras i så fall att regeln följs? Om inte, vilka (eventuella) bestämmelser finns för att se till att institutionen ersätts när tjänstebilar används privat?

Tjänstebilarna står till tjänstemäns och övriga anställdas förfogande endast för resor i tjänsten, med undantag för ordföranden och generalsekreteraren, såsom det påpekades i punkt 2. Alla tjänstemän och övriga anställda som vill anlita tjänstebil skall skriftligen ansöka om detta hos chefen för enheten, som sedan kontrollerar destination och anledningen bakom ansökan och avger sitt svar utgående från om det finns fordon disponibla. Efter varje körning antecknar chauffören i körjournalen hur länge körningen varat.

9. Finns någon övre gräns för hur långa bilresor som får göras i tjänsten? Vem godkänner chaufförernas uppdrag utanför den ordinarie arbetsorten? Måste övertidsersättning betalas till chaufförerna?

Det finns inga övre gränser inom Bryssel, men alla tjänsteresor utanför Bryssel måste godkännas av chefen för transporttjänsten.

– Någon övertidsersättning behöver inte betalas ut åt chaufförerna eftersom de får ett särskilt fast belopp som ersättning för övertid upp till 150 timmar per halvår.

– En chaufför som arbetat mer än 150 övertidstimmar får kompensationsledigt.

PE 378.644v01-00 28/39 DT\630543SV.doc

SV

10. Vilken är den totala årskostnaden för tjänstebilarna och hur har den förändrats under de senaste tio åren? Ingår chaufförslönerna i den kostnaden? Hur hög är annars kostnaden för chaufförernas löner? Är chaufförerna fast anställda tjänstemän (fonctionnaires)?

Trenderna under de senaste sex åren:

Budgetpost2232

Procentuell ökning jämfört med

föregående år Budgetpost 2233

Procentuell ökning jämfört med

föregående år2001 27,500 22,5002002 34,200 0 24,000 6.67%2003 43,000 25.73% 23,250 -3.13%2004 80,000 86.05% 17,000 -26.88%2005 80,800 1.00% 17,000 0.00%2006 78,300 -3.09% 17,000 0.00%

I budgeten ingår inte kostnaderna för lönerna till chaufförerna. Dessa lönekostnader uppgår till 1 662 euro för de kontraktsanställda och 3 118 euro för den enda chauffören som har ställning som tjänsteman.

DT\630543SV.doc 29/39 PE 378.644v01-00

SV

REGIONKOMMITTEN

PE 378.644v01-00 30/39 DT\630543SV.doc

SV

1. Vilka regler gäller för användningen av tjänstebilar inom din institution? Var god översänd de gällande reglerna i fullständig version.

Användningen av tjänstebilar i Regionkommittén regleras i analogi med kommissionens beslut av den 29 juli 1996 om användning av kommissionens tjänstebilar.

2. Vilka rättigheter har (i förekommande fall) ordföranden, de vice ordförandena, utskottens ordförande respektive övriga ledamöter?

Ordföranden och generalsekreteraren kan använda en bil och en chaufför för sina tjänstebehov. Vice ordförande, utskottsordförande, de politiska gruppernas ordförande och övriga ledamöter har inte rätt att använda tjänstebilar utom under väldigt begränsade omständigheter som först godkänts av generalsekreteraren eller ordföranden. I stället får de ersättning för sina kostnader för resor till kommitténs sammanträden, seminarier, konferenser, kongresser etc.

3. Hur många tjänstemän har rätt att använda tjänstebil? Hur många tjänstemän har ständig tillgång till tjänstebil för personligt bruk?

Endast Regionkommitténs generalsekreterare har rätt att fortlöpande använda tjänstebil. Andra tjänstemän kan ibland åka tjänstebil (t.ex. när de är tillräckligt många kan en minibuss användas för att transportera tjänstemän till sammanträden i Luxemburg).

Ordföranden och generalsekreteraren har rätt att använda bilarna själva, utan chaufför. Utanför chaufförernas arbetstid använder generalsekreteraren ibland bilen själv för officiella syften, utan chaufför, för att undvika övertidskostnader för chauffören.

Vare sig Regionkommitténs ordförande eller generalsekreteraren har någonsin använt en tjänstebil utanför tjänsten.

4. Mellan vilka klockslag och hur många dagar i veckan kan chaufförstjänsten kontaktas?

Chaufförstjänsten (som delas med Europeiska ekonomiska och sociala kommittén och består av åtta chaufförer, varav fyra arbetar för Europeiska ekonomiska och sociala kommittén och fyra för Regionkommittén) har öppet fem dagar i veckan enligt följande:

Måndag: 9.00–17.00Tisdag till torsdag: 8.30–17.00Fredag: 8.30–15.30.

I särskilda undantagsfall kan chaufförstjänsten även anlitas under veckosluten.

DT\630543SV.doc 31/39 PE 378.644v01-00

SV

5. Finns en särskild chaufför knuten till varje ledamot av din institution? Vilka uppgifter har chauffören? Hjälper chauffören ledamoten med några andra uppgifter än transport?

Chaufförernas tjänster är inte knutna till eller förbehållna någon institutionsmedarbetare.

Chaufförernas uppgifter är följande:

– Köra tjänstebilar för att sköta transport av personal och handlingar (på begäran).– Att ansvara för bilarnas underhåll.– Chauffören hjälper inte Regionkommitténs ledamöter med något annat än transporter.

6. Äger institutionen sina tjänstebilar eller använder den även leasingbilar?

Regionkommittén äger två fordon (EUR 3400 och CDF 482) och leasar två bilar för ordföranden och generalsekreteraren.

7. Har institutionen rätt till diplomatregistrering av sina tjänstebilar?

Regionkommittén har tre bilar (av totalt fyra) som är registrerade med diplomatskyltar.

8. Finns någon regel om att tjänstebilarna bara får användas i tjänsten? Hur kontrolleras i så fall att regeln följs? Om inte, vilka (eventuella) bestämmelser finns för att se till att institutionen ersätts när tjänstebilar används privat?

Tjänstebilarna är endast avsedda för officiella syften. Varje begäran om att få disponera ett fordon skall sändas in skriftligen till transportchefen som kontrollerar var och varför fordonet skall användas. Därefter besvaras varje begäran beroende på hur många fordon som står till förfogande.

Efter varje transport fyller chauffören i en loggbok, där det anges hur länge resan pågått. Tjänstebilar används aldrig för personliga syften.

9. Finns någon övre gräns för hur långa bilresor som får göras i tjänsten? Vem godkänner chaufförernas uppdrag utanför den ordinarie arbetsorten? Måste övertidsersättning betalas till chaufförerna?

Det finns ingen begränsning för bilresor inom Brysselområdet, men för alla uppdrag utanför Bryssel måste transporttjänstens chef ge sitt tillstånd.

– Det är inte nödvändigt att betala övertidstillägg till chaufförerna eftersom de får ett fast bidrag som kompensation för 150 övertidstimmar per halvår.

– Om chauffören arbetar mer än 150 timmar övertid per år får han eller hon kompensationsledigt.

PE 378.644v01-00 32/39 DT\630543SV.doc

SV

10. Vilken är den totala årskostnaden för tjänstebilarna och hur har den förändrats under de senaste tio åren? Ingår chaufförslönerna i den kostnaden? Hur hög är annars kostnaden för chaufförernas löner? Är chaufförerna fast anställda tjänstemän?

Utveckling de senaste sex åren

Budget-post 2232

Procentuell ökning jämfört med

föregående år

Budget-post 2233

Procentuell ökning jämfört med föregående

år20012002 34 200 24 5002003 38 000 11,11% 27 250 11,22%2004 68 000 78,95% 17 000 -37,61%2005 71 000 4,41% 16 000 -5,88%2006 63 365 -10,75% 13 000 -18,75%

– Kostnaden omfattar inte chaufförernas löner. Den totala lönekostnaden för chaufförerna är 198 275 euro (inklusive de 36 448 euro som betalas som ett fast kompensationsbidrag för övertidsarbete.

– Regionkommitténs chaufförer är tre fast anställda tjänstemän och en tillfälligt anställd medarbetare (som på sikt kommer att ersättas av en kontraktsanställd).

DT\630543SV.doc 33/39 PE 378.644v01-00

SV

EUROPEISKA OMBUDSMANNEN

PE 378.644v01-00 34/39 DT\630543SV.doc

SV

Bakgrund

Ett nytt samarbetsavtal mellan Europaparlamentet och Europeiska ombudsmannen undertecknades den 15 mars 2006, och i det finns följande bestämmelser om användningen av tjänstebilar:

I Bryssel och, om omständigheterna så kräver, i Luxemburg och Strasbourg, har Europeiska ombudsmannen rätt att personligen använda Europaparlamentets tjänstebilar på samma villkor som Europaparlamentets ledamöter. Europaparlamentet kommer att beställa en extra tjänstebil och ställa den till Europeiska ombudsmannens förfogande i Strasbourg. Europeiska ombudsmannen skall ansvara för samtliga kostnader i samband med användningen av denna tjänstebil.

Samarbetsavtalet trädde i kraft den 1 april 2006 och de särskilda arrangemang som innebär att en av Europaparlamentets tjänstebilar får disponeras av Europeiska ombudsmannen kommer att tillämpas från och med september 2006.

Alla frågor besvaras därför i två delar: (i) enligt den nuvarande situationen (före september 2006) (ii) enligt den nya situationen från och med september 2006 då ombudsmannen kommer att ha tillgång till en tjänstebil.

1. Vilka regler gäller för användningen av tjänstebilar inom din institution? Var god översänd de gällande reglerna i fullständig version.

Hittills har det inte funnits några särskilda regler för ombudsmannens användning av tjänstebilar, eftersom han inte har haft någon. Ombudsmannen har dock haft tillstånd att använda Europaparlamentets tjänstebilar i Bryssel och Strasbourg på exakt samma villkor som parlamentets ledamöter. På särskild begäran och efter tillstånd från parlamentets generaldirektör för infrastruktur och tolkning har ombudsmannen ibland kunnat utnyttja en tjänstebil för sina resor från Strasbourg till Luxemburg.

I samband med sina uppdrag har ombudsmannen, efter att ha begärt in anbud, hyrt en bil med chaufför på tillfällig basis, normalt för att resa till Frankfurts eller Basels flygplats. Firman Biribin (och dess chaufförer) kör även de tjänstebilar som Europaparlamentet ställer till parlamentsledamöternas förfogande under sammanträdesperioderna i Strasbourg.

Från och med september 2006 kommer ombudsmannen att ha sina egna bestämmelser för användningen av den tjänstebil som Europaparlamentet ställer till hans förfogande. Bestämmelserna förbereds nu och kommer att innebära att tjänstebilen endast får används i tjänstesyfte. När bestämmelserna har antagits kommer ombudsmannen att översända dem för information.

DT\630543SV.doc 35/39 PE 378.644v01-00

SV

2. Vilka rättigheter har (i förekommande fall) ordföranden, de vice ordförandena, utskottens ordförande respektive övriga ledamöter?

Hittills har endast ombudsmannen själv haft rätt att använda inhyrda tjänstebilar. Så kommer det att förbli även i framtiden, utom när ombudsmannen tillåter en mycket viktig gäst vid sitt kontor eller höga tjänstemän vid sitt sekretariat (generalsekreteraren och avdelningscheferna) att använda tjänstebilen. Även gäster eller tjänstemän kommer endast att få använda tjänstebilen för tjänstesyften.

3. Hur många tjänstemän har rätt att använda tjänstebil? Hur många tjänstemän har ständig tillgång till tjänstebil för personligt bruk?

Hittills har inga tjänstemän använt tjänstebilar eller haft ständig tillgång till dem för personligt bruk. I framtiden kommer detta att vara allmän regel. Ombudsmannen får i undantagsfall tillåta viktiga personer som gästar hans kontor eller höga tjänstemän vid sekretariatet (generalsekreteraren och avdelningschefer) att använda tjänstebilen, men det avgörs från fall till fall och bilen får endast användas i tjänstesyfte.

4. Mellan vilka klockslag och hur många dagar i veckan kan chaufförstjänsten kontaktas?

Eftersom tjänstebilen endast skall användas för tjänstesyften kommer chaufförerna endast att anlitas under arbetsdagar. Det kan dock även bli frågan om avresor eller ankomster under lediga dagar (lördagar och söndagar).

5. Finns en särskild chaufför knuten till varje ledamot av din institution? Vilka uppgifter har chauffören? Hjälper chauffören ledamoten med några andra uppgifter än transport?

Ingen chaufförstjänst är knuten till någon enskild medlem av personalen vid ombudsmannens kontor. Ombudsmannens chaufför är en kontraktsanställd medarbetare vid kontoret. Han har allmänna administrativa uppgifter och vaktmästarsysslor som han måste sköta när han inte fungerar som chaufför åt ombudsmannen.

6. Äger institutionen sina tjänstebilar eller använder den även leasingbilar? 7. Har institutionen rätt till diplomatregistrering av sina tjänstebilar?

Hittills har tjänstebilar med chaufför hyrts in från gång till gång för tjänstesyften, oftast för att köra ombudsmannen till och från flygplatser. I framtiden kommer Europaparlamentet att leasa tjänstebilen av en firma och låta ombudsmannen disponera den i enlighet med samarbetsavtalet mellan de båda institutionerna.

Europaparlamentets tjänstebil som kommer att disponeras av ombudsmannen kommer att underställas samma bestämmelser när det gäller registreringsskyltarna som parlamentets övriga tjänstebilar (diplomatskylt).

PE 378.644v01-00 36/39 DT\630543SV.doc

SV

8. Finns någon regel om att tjänstebilarna bara får användas i tjänsten? Hur kontrolleras i så fall att regeln följs? Om inte, vilka (eventuella) bestämmelser finns för att se till att institutionen ersätts när tjänstebilar används privat?

Hittills har kontoret hyrt in en bil när behov funnits och det har inte varit möjligt att använda bilen privat. Enligt de regler som nu utarbetas av ombudsmannens kontor kommer privat användning av tjänstebilen inte att tillåtas.

9. Finns någon övre gräns för hur långa bilresor som får göras i tjänsten? Vem godkänner chaufförernas uppdrag utanför den ordinarie arbetsorten? Måste övertidsersättning betalas till chaufförerna?

Normalt får tjänstebilen användas för resor till platser som ligger högst 500 kilometer från Strasbourg. För längre resor ges tillstånd endast om en lönsamhetskalkyl visar att det är fördelaktigare att använda tjänstebilen än att välja andra alternativ eller transportmedel. När lönsamhetskalkylen görs måste man naturligtvis ta hänsyn till att chauffören eventuellt måste få betalt för övertidsarbete om tjänstebilen används.

10. Vilken är den totala årskostnaden för tjänstebilarna och hur har den förändrats under de senaste tio åren? Ingår chaufförslönerna i den kostnaden? Hur hög är annars kostnaden för chaufförernas löner? Är chaufförerna fast anställda tjänstemän?

Den totala årskostnaden för tjänstebilar under de senaste tio åren framgår av följande tabell:

År 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006* 2007*Summa 0 0 0 0 0 0 8305 10722 8193 7020 16200

* Beräknade kostnader

Den nya lösning som kommer att gälla från september 2006 kommer att medföra en total kostnad på 16 200 euro per år. I de siffrorna ingår inte chaufförens lön. Chauffören är en kontraktsanställd medarbetare (grad 1 i tjänstekategori 1) som har hand om flera vaktmästaruppgifter på kontoret, och i framtiden kommer han att köra tjänstebilen då och då.

DT\630543SV.doc 37/39 PE 378.644v01-00

SV

EUROPEISKA DATATILLSYNSMANNEN

PE 378.644v01-00 38/39 DT\630543SV.doc

SV

Europeiska datatillsynsmannenPeter HustinxDatatillsynsman

Ingeborg GrässleLedamot i budgetkontrollutskottet

Bryssel den 28 juni 2006CEPD/PH/ale/D(06) - 365

Ref. D/29599

Tack för Ert brev om EU-institutionernas användning av tjänstebilar.

Min institution har inga tjänstebilar. Tillsammans med generalsekreterarna från Europaparlamentet, rådet och kommissionen undertecknade jag i juni 2004 ett avtal som ger Europeiska datatillsynsmannen administrativ hjälp. På grundval av detta avtal kan en bil ställas till mitt (och min ställföreträdares) förfogande när det behövs för resor i tjänsten, vilket organiseras genom Europaparlamentets försorg.

Eftersom jag endast i undantagsfall använder mig av denna möjlighet (tre gånger under 2005 och hittills inte alls under 2006) har jag inte antagit några särskilda bestämmelser i detta ämne.

Ni kan kontakta Monique Leens som är ansvarig enhetschef för frågor kring administration och budget, om ytterligare information behövs.

Med vänlig hälsning

Peter Hustinx

DT\630543SV.doc 39/39 PE 378.644v01-00

SV