Opis wdrożenia

Sopocki dostawca kompleksowych rozwiązań informatycznych Atena Usługi Informatyczne i Finansowe Sp. z o.o. rezygnuje z różnorodnych narzędzi do zarządzania projektami na rzecz kompleksowej platformy Microsoft® Project Server 2010.

Informacje ogólne:Kraj lub region: PolskaSektor: usługi informatyczne

Informacje o kliencieAtena Usługi Informatyczne i Finansowe Sp. z o.o. (Atena) z Sopotu działa od ponad 20 lat. Firma należy do liderów rynku rozwiązań informatycznych dla branży ubezpieczeniowej i finansowej. Atena tworzy także oprogramowanie na zamówienie i oferuje usługi wsparcia merytorycznego i narzędziowego PMO u klientów. Firma zatrudnia ok. 350 osób, a jej roczne przychody sięgają 90 mln zł.

SytuacjaAtena zarządza portfelem kilkudziesięciu programów i projektów realizowanych na rzecz dużych firm, głównie z sektora ubezpieczeniowego i finansowego. Gdy coraz więcej prowadzonych przez firmę projektów zaczęło mieć charakter współzależny, zarząd postanowił udoskonalić sposób zarządzania portfelem projektów i organizacji pracy zespołów. W konsekwencji pojawiła się potrzeba wdrożenia nowych narzędzi, wspierających zarządzanie portfelem oraz projektami na poziomie operacyjnym oraz nadzorowanie ich pod względem biznesowym.

RozwiązanieWbrew wieloletniej tradycji, Atena nie stworzyła potrzebnych narzędzi samodzielnie, lecz zdecydowała się wdrożyć pakiet gotowego oprogramowania. Po analizie potrzeb i możliwości, Atena wybrała platformę Enterprise Project Management, w skład której wchodzi Microsoft Project Server 2010.

Korzyści jasne zasady budowanie portfela projektów, spójne

informacje na temat wszystkich aspektów portfela, programów i projektów w jednym środowisku;

jednolity, spójny i aktualny obraz sytuacji całego portfela projektów, każdego programu i projektu dla wszystkich zaangażowanych osób;

ścisła kontrola i egzekwowanie przydziałów zadań, w szczególności dla zasobów zaangażowanych w kilka projektów toczących się równolegle;

zmniejszenie zależności od szacunków na rzecz wiarygodnych informacji;

eliminacja uciążliwego konsolidowania danych i każdorazowego tworzenia nowych raportów;

możliwość formalizacji procesów okołoprojektowych i wszelkich inicjatyw biznesowych, bez konieczności wdrażania dedykowanych rozwiązań typu workflow.

„Narzędzia do zarządzania portfelem projektów wbudowane w Project Server 2010 mogą wspierać formalny proces oceny wszelkich inicjatyw biznesowych. Zamierzamy to wykorzystać do optymalnego doboru projektów realizowanych na rzecz naszych klientów”

Tomasz Pszczółka , Wiceprezes Zarządu w Atena Usługi Informatyczne i Finansowe Sp. z o.o.

Zarządzanie portfelem projektów wymaga realizmu w ocenie sytuacji: kosztów, terminów, zasobów i ryzyka oraz rzeczywistej realizacji podjętych planów. Gdy projekty są dla firmy podstawową formą prowadzenia działalności, instynkt i zapobiegliwość kierownika projektu powinny się objawiać także na poziomie całej organizacji. Takim instynktem wykazał się zarząd sopockiej firmy informatycznej Atena, prowadzącej rocznie dziesiątki projektów, angażujących kiludziesięciosobowe zespoły na rzecz klientów z sektora finansowego.

„Nasze procedury wewnętrzne oraz wykorzystywane przez nas oprogramowanie do raportowania wykonanych zadań powstały w czasie, gdy koordynowanie wielu projektów nie było aż tak istotne. Nic jednak nie stoi w miejscu. Liczba i skala prowadzonych przez nas projektów wzrosła, a jednocześnie narastała ich wzajemna współzależność. Zdaliśmy sobie sprawę, że potrzebujemy lepszej koordynacji zadań i zasobów, a także lepszego planowania” – mówi Jacek Szymański, Dyrektor Biura Rozwiązań Biznesowych w Atena Usługi Informatyczne i Finansowe Sp. z o.o.

Atena mogła, jak czyniła to wielokrotnie w przeszłości, stworzyć potrzebne narzędzia samodzielnie. Porównując potrzeby i potencjalne nakłady zarząd firmy uznał jednak, że łatwiej, szybciej a ostatecznie także taniej, będzie wdrożyć gotowe rozwiązanie.

„Jako partner Microsoft mieliśmy dostęp do wczesnych wersji platformy Microsoft Project Server 2010. Po bliższej inspekcji uznaliśmy, że na obecnym etapie rozwoju produkt ten, choć teoretycznie standardowy, spełnia, a być może nawet przekracza nasze oczekiwania funkcjonalne” – tłumaczy Zbigniew Kniżewski, Business Development Director w Atena Usługi Informatyczne i Finansowe Sp. z o.o.

Wdrożenie jeszcze trwa, jednak zasadniczą jego część można uznać za zakończoną. W ciągu kilku miesięcy Atena zyskała spójne środowisko do zarządzanie portfelem oraz planowania i bieżącego raportowania wszelkich aspektów portfela i prowadzonych projektów. Project Server 2010 umożliwił pełny ogląd wszystkich obszarów pojedynczego projektu w ramach jednego raportu – wcześniej planowanie, zarządzanie zasobami i raportowanie odbywało się za pomocą odrębnych narzędzi, co rodziło problemy.

Ponadto, Project Server 2010 umożliwił łatwe koordynowanie zadań między projektami prowadzonymi równolegle na rzecz wielu klientów. Pozwolił także firmie bardziej realistycznie zarządzać pracownikami zaangażowanymi w wiele projektów jednocześnie. Atena zdecydowała się także na wdrożenie funkcji do zarządzania portfelem projektów, widząc w nich szansę na poprawę jakości planowania oraz rzetelności oceny nakładów.

„Koordynacja zadań i zasobów między projektami dały nam natychmiastowe korzyści operacyjne. Zarządzanie portfelem to dziedzina bardziej strategiczna, ale można ją skutecznie wykorzystać także na potrzeby operacyjne. W naszym przypadku funkcje dawnego Project Portfolio Server będą wykorzystane m.in. do poprawy planowania, a także do cyklicznego przeglądu nakładów i efektów projektów” – podkreśla Sebastian Wilczewski, Project Manager w Atena Usługi Informatyczne i Finansowe Sp. z o.o.

SytuacjaAtena Usługi Informatyczne i Finansowe Sp.

z o.o. (Atena) to firma z Sopotu, działająca na

terenie całego kraju, będąc liderem w

dostarczaniu rozwiązań informatycznych dla

ubezpieczeń, wciąż prężnie rozwijająca. Firma

tworzy i wdraża systemy przeznaczone dla

firm z sektora finansowego, w szczególności

towarzystw ubezpieczeniowych. Wśród

oferowanych rozwiązań są m.in. systemy

służące do zarządzania siecią sprzedaży,

zarządzania polisami, likwidacji szkód,

zarządzania dokumentami, wspomagające

współpracę i rozliczenia z partnerami

zewnętrznymi, zarządzania relacjami z

klientami i inne. Atena tworzy także

oprogramowanie na zamówienie oraz oferuje

usługi polegające na wspieraniu

merytorycznym i narzędziowym PMO u

klientów.

Znakomita większość przychodów Ateny

pochodzi z działalności projektowej,

prowadzonej na rzecz dużych i bardzo dużych

klientów. Na przestrzeni lat współpraca z

niektórymi klientami bardzo się zacieśniła. Do

tego stopnia, że w relacjach z niektórymi

Atena występuje obecnie niejako w roli

zewnętrznego działu rozwoju

oprogramowania. Na rzecz jednego klienta

Atena prowadzi niejednokrotnie kilkadziesiąt

równoległych projektów, powiązanych ze sobą

w ramach szerszego programu. Zwiększający

się udział projektów współzależnych w

ogólnej liczbie realizowanych przedsięwzięć

unaocznił zarządowi Ateny potrzebę

udoskonalenia organizacji pracy zespołów

projektowych, a w konsekwencji także

narzędzi służących do operacyjnego

zarządzania projektami i nadzorowania ich na

poziomie biznesowym.

„Nasze procedury wewnętrzne oraz

wykorzystywane przez nas oprogramowanie do

raportowania wykonanych zadań powstały w

czasie, gdy koordynowanie wielu projektów nie

było aż tak istotne. Nic jednak nie stoi w

miejscu. Liczba i skala prowadzonych przez nas

projektów wzrosła, a jednocześnie narastała ich

wzajemna współzależność. Zdaliśmy sobie

sprawę, że potrzebujemy lepszej koordynacji

zadań i zasobów, a także lepszego planowania”

– mówi Jacek Szymański, Dyrektor Biura

Rozwiązań Biznesowych w Atena Usługi

Informatyczne i Finansowe Sp. z o.o.

RozwiązanieDobry standard jednak wystarczy

W ramach analizy potrzeb kierownicy

projektów i menedżerowie przekazali

dedykowanemu zespołowi uwagi na temat

istniejących systemów do planowania i

raportowania postępu i czasu prac i

wykorzystania budżetów. Opinie i postulaty

zostały oszacowane pod względem czasu i

środków potrzebnych do ich wdrożenia.

Okazało się jednak, że oczekiwania były

ambitne i w efekcie czas dostarczenia

oczekiwanego rozwiązania własnym sumptem

byłby długi, gdy tymczasem potrzeba

usprawnienia została uznana za pilną. Wbrew

dotychczasowej tradycji, Atena zrezygnowała

więc z samodzielnego tworzenia rozwiązania

na rzecz gotowego pakietu oprogramowania.

„Jako partner Microsoft mieliśmy dostęp do

wczesnych wersji platformy Microsoft Project

26

„Jako partner Microsoft

mieliśmy dostęp do wczesnych

wersji platformy Microsoft

Project Server 2010. Po bliższej

inspekcji uznaliśmy, że na

obecnym etapie rozwoju

produkt ten, choć teoretycznie

standardowy, spełnia, a być

może nawet przekracza nasze

oczekiwania funkcjonalne”

Zbigniew Kniżewski, Business Development Director

Server 2010. Po bliższej inspekcji uznaliśmy, że

na obecnym etapie rozwoju produkt ten, choć

teoretycznie standardowy, spełnia, a być może

nawet przekracza nasze oczekiwania

funkcjonalne” – tłumaczy Zbigniew Kniżewski,

Business Development Director w Atena

Usługi Informatyczne i Finansowe Sp. z o.o.

Faktem jest, że od swojej pierwotnej

inkarnacji Project Server przeszedł długą

drogę. Po wielu latach zbierania doświadczeń

u klientów Microsoft wzbogacił platformę o

bardzo wiele nowych funkcji, efektem czego

był Project Server 2007. W wersji 2010

platforma została dalej rozbudowana, a także

zintegrowana z systemem do zarządzania

portfelem projektów, występującym

dotychczas pod nazwą Microsoft Office

Project Portfolio Server 2007, oraz platformą

portalową Microsoft SharePoint Server 2010.

Planowanie zasobów: bez złudzeń

Wzrost skali i współzależności projektów

sprawił, że szacunki dotyczące zasobów trzeba

było zastąpić pewnikami lub przynajmniej

szacunkami opartymi na pewniejszych

ustaleniach. Dotyczyło to w szczególności tych

projektów, w których część osób występowała

w niepełnym wymiarze czasu.

„Gdy jedna osoba jest angażowana w kilka

projektów jednocześnie, każdemu z nich może

poświęcić określoną ilość czasu tygodniowo. W

dotychczasowym systemie pracy zaplanowanie,

a tym bardziej egzekwowanie ustalonego

podziału czasu pracy takich osób było bardzo

trudne. Project Server 2010 to zmienił. Po

pierwsze, ustalenia dotyczące zasobów są

dzięki niemu wiążące dla kierowników i

uczestników projektów, a jednocześnie

widoczne dla kadry menedżerskiej. Po drugie,

jeśli faktycznie zaistnieje potrzeba zmian,

odbywa się to pod pełną kontrolą. Po trzecie,

uczestnicy projektów mają większą pewność co

do faktycznego planu swojej pracy, co zawsze

służy efektom” – mówi Jacek Szymański.

Przegląd postępów: nareszcie na bieżąco

Z punktu widzenia menedżerów

odpowiedzialnych przed klientami za projekty

lub grupy projektów, uzyskanie spójnego,

całościowego obrazu sytuacji wymagało

dotychczas ręcznego integrowania danych z

kilku systemów.

„Postęp prac i czas pracy należało

zaimportować z jednego wewnętrznego

systemu, zaś stan wykorzystania budżetów z

drugiego. Często występowała potrzeba

sięgania do arkuszy kalkulacyjnych i

desktopowych aplikacji Microsoft Office Project.

Wskutek tego spotkania przeglądowe z

konieczności trwały niekiedy bardzo długo” –

mówi Jacek Szymański.

Wdrożenie Project Server 2010

zlikwidowało problem niejako automatycznie.

Platforma ta rejestruje i udostępnia komplet

informacji na temat projektów. Spotkania

przeglądowe, odbywają się nadal, ale i bez

nich menedżerowie wiedzą, jak wygląda

sytuacja. Atena zamierza jeszcze bardziej

zautomatyzować przekazywanie informacji o

stanie projektów na wyższe szczeble

zarządzania.

„Kluczowa funkcjonalność, jaką chcemy

wykorzystać we wdrażanym rozwiązaniu, to

oceny każdego projektu w 5 obszarach

projektowych - kondycji budżetów, terminów,

36

„Gdy jedna osoba jest

angażowana w kilka projektów

jednocześnie, każdemu z nich

może poświęcić określoną ilość

czasu tygodniowo. W

dotychczasowym systemie

pracy zaplanowanie, a tym

bardziej egzekwowanie

ustalonego podziału czasu

pracy takich osób było bardzo

trudne. Project Server 2010 to

zmienił. Po pierwsze, ustalenia

dotyczące zasobów są dzięki

niemu wiążące dla

kierowników i uczestników

projektów, a jednocześnie

widoczne dla kadry

menedżerskiej. Po drugie, jeśli

faktycznie zaistnieje potrzeba

zmian, odbywa się to pod

pełną kontrolą. Po trzecie,

uczestnicy projektów mają

większą pewność co do

faktycznego planu swojej

pracy, co zawsze służy

efektom”

postępu prac, ryzyka i zasobów. Celem jest

oczywiście wczesne wykrywanie problemów w

projektach, zanim staną się kłopotem dla całej

firmy. Widząc pięć zielonych światełek

menedżer będzie wiedział, że wszystko jest w

porządku. Jeśli choć jedno będzie czerwone,

będzie to sygnał, że projektem należy się

zainteresować” – wyjaśnia Tomasz Pszczółka,

Wiceprezes Zarządu w Atena Usługi

Informatyczne i Finansowe Sp. z o.o.

Raporty? Z przyjemnością!

Kłopotliwe raportowanie projektowe w

dotychczasowej praktyce Ateny nie wynikało

wyłącznie z tego, że informacje trzeba było

konsolidować z wielu źródeł. Problemem była

także konieczność każdorazowego

powtarzania tej czynności. Pod tym względem

Project Server 2010 stanowił dla firmy zmianę

naprawdę fundamentalną. Nowa platforma

zawiera w sobie Report Builder 3.0 – bardzo

wygodne środowisko do tworzenia i

udostępniania raportów, wywodzące się z SQL

Server 2008 R2.

„Report Builder 3.0 niweluje wiele naszych

problemów. Raporty raz przygotowane można

zapisać online i udostępniać innym

użytkownikom. Wygoda polega m.in. na tym,

że istniejący raport każdy z użytkowników

może dostosować do swoich potrzeb.

Jednocześnie układ raportu stworzonego do

analizy jednego projektu można łatwo

zastosować do analizy innego. W dziedzinie

raportowania elastyczność przydaje się w

każdych ilościach” – mówi Sebastian

Wilczewski

Portfel, rzecz cenna

Zarządzanie portfelem projektów było

wymieniane wprost wśród kluczowych potrzeb

menedżerów Ateny. Ich oczekiwania

koncentrowały się wokół spraw operacyjnych,

ale perspektywa strategiczna była równie

ważna.

Atena ma już kilka pomysłów, które nie

ograniczają się wyłącznie do działalności

stricte projektowej. Ostatecznie, workflow to

pewna abstrakcja, którą można interpretować

wg potrzeb.

„Narzędzia do zarządzania portfelem

projektów wbudowane w Project Server 2010

mogą wspierać formalny proces oceny

wszelkich inicjatyw biznesowych. Można to

wykorzystać, np. do opiniowania propozycji

zmian w naszych produktach, propozycji zmian

w ofercie usługowej lub wejścia na nowe rynki”

– mówi Zbigniew Kniżewski.

Atena zdefiniowała workflow, który

odzwierciedla proces planowania inicjatyw na

kolejny rok. Poszczególne etapy przepływu

odzwierciedlają kolejne spotkania, na których

propozycje poddawane są ocenie, a następnie

układane wg priorytetów – wyrażonych przez

klientów oraz przez zarząd.

„Workflow służy do tego, aby w sposób

systematyczny odsiać inicjatywy strategiczne

od tych, które nie mieszczą się w strategii, a

także wyeliminować projekty niosące

potencjalnie zbyt duże ryzyko” – mówi

Sebastian Wilczewski.

Późniejsza ocena projektów już

uruchomionych odbywa się już na bieżąco na

podstawie raportów, a także w ramach

cyklicznych spotkań kierownictwa z

kierownikami projektów.

46

KorzyściPo kilku miesiącach wdrożenia z Project Server

2010 korzysta w Atenie ok. 300 osób. Nie

wszystkie funkcje zostały jeszcze uruchomione

i skonfigurowane, niemniej niektóre korzyści z

wdrożenia już teraz są oczywiste. Oto one:

możliwość optymalnego budowania

portfela projektów uwzględniającego

korzyści klientów i wykonawcy;

jednolity, spójny i aktualny obraz sytuacji

każdego projektu dla wszystkich

zaangażowanych (i uprawnionych) osób;

informacje na temat wszystkich aspektów

projektów zgromadzone w jednym

środowisku;

możliwość formalizacji procesów

okołoprojektowych, a także wszelkich

inicjatyw biznesowych, bez konieczności

wdrażania dedykowanych rozwiązań typu

workflow;

eliminacja uciążliwego konsolidowania

danych i każdorazowego tworzenia

nowych raportów podczas spotkań

przeglądowych;

zmniejszenie zależności od szacunków na

rzecz wiarygodnych informacji;

możliwość ścisłej kontroli i

egzekwowania przydziału zadań, w

szczególności dla zasobów

zaangażowanych w kilka projektów

toczących się równolegle;

brak konieczności samodzielnego

rozwijania dotychczasowych systemów

dziedzinowych i zastąpienie ich

rozwiązaniem standardowym;

ułatwienie pracownikom Ateny

prezentowania klientom aktualnego

stanu projektów prowadzonych na ich

rzecz

56

„Kluczowa funkcjonalność, jaką

chcemy wykorzystać we

wdrażanym rozwiązaniu, to

oceny każdego projektu w 5

obszarach projektowych -

kondycji budżetów, terminów,

postępu prac, ryzyka i

zasobów. Celem jest oczywiście

wczesne wykrywanie

problemów w projektach,

zanim staną się kłopotem dla

całej firmy. Widząc pięć

zielonych światełek menedżer

będzie wiedział, że wszystko

jest w porządku. Jeśli choć

jedno będzie czerwone, będzie

to sygnał, że projektem należy

się zainteresować”

Tomasz Pszczółka, Wiceprezes Zarządu w Atena Usługi Informatyczne i Finansowe Sp. z o.o.

66