Event marketingteoria i praktyka

1. Garść teorii

Czym jest EVENT?

To może dziwnie brzmieć, ale event to przede wszystkim...

> produkt> narzędzie służące celom marketingowym lub PR-owym

i

Do eventów zaliczamy:(klasyczny podział wg PR)

institutional events (wydarzenia społeczne organizowane przez władze publiczne, skierowane do obywateli, wyborców i organizacji, np. jubileusze, sympozja naukowe, obchody)

business events (wydarzenia służące poprawie komunikacji w ramach struktur wewnętrznych z pracownikami i partnerami biznesowymi, np. konferencje, targi, kongresy, uroczystości świąteczne itp.)

incentives (wydarzenia slużące podniesieniu motywacji pracowników wewnętrznych oraz osób współpracujących z firmą, np. wycieczki, szkolenia, zwiedzanie przedsiębiorstw z branży, nagrody i wyróżnienia)

special events (wydarzenia specalne, imprezy niecodzienne, służące głównie poprawie komunikacji z klientem, np. happeningi, imprezy sportowe, koncerty itp.)

Ale to nie wszystko!

pokazy mody

barmański show

premiery filmowe

pokazy kulinarne

turniejeperformance

imprezy multimedialne

seminariai konferencje

biesiady

pokazy pirotechniczne

prezentacje

wernisaże

akcje charytatywne

kampanie społeczne

imprezykulturalne

Wydarzenia możemy również podzielić ze względu na:

dostępność (imprezy zamknięte i otwarte)

miejsce (imprezy w pomieszczeniach i w plenerze)

powtarzalność (imprezy cykliczne, jednorazowe, rozbudowane akcje i kampanie)

charakter (imprezy rozrywkowe, edukacyjne, kulturalne, artystyczne, dobroczynne)

cel (imprezy sprzedażowe, wizerunkowe, ideowe)

Wartość eventów

ukierunkowanie na konkretnego odbiorcę

dwukierunkowy przepływ informacji

długofalowy wydźwięk

2. Eventy w praktyce

Krok 1MIEJ CEL!

> zastanów się, PO CO to robisz> zdefiniuj grupy docelowe> zdefiniuj efekty, jakie chcesz uzyskać za pomocą wydarzenia> mierz siły na zamiary - nie każdy event, nawet jeśli okaże się sukcesem organizacyjnym, będzie miał przełożenie na realne korzyści

PYTANIEJakie cele mogą mieć: a) imprezy firmowe, b) konferencje, c) kampanie społeczne, d) spotkania z mediami?

Krok 2Zaplanuj budżet

1. Wstępnie oszacuj wydatki i przychody2. Zrób „plan mininum”, uwzglednij w nim wszystkie elementy, które decydują o powodzeniu wydarzenia3. Zrób „plan maksimum”, popuść wodze fantazji i zastanów się, jak najlepiej „dopieścić” wydarzenie4. Znajdź złoty środek

ZADANIEMasz zorganizować imprezę z okazji jubileuszu firmy. Co jest konieczne do zorganizowania takiego wydarzenia, a co można uznać jedynie za uatrakcyjniający je dodatek?

Krok 3Terminy

> Zaplanuj termin, który umożliwi Ci swobodne działanie i nie będzie z niczym kolidował> Weź pod uwagę pracę całego zespołu i jego możliwości> Pamiętaj o buforach czasowych> Sporządź harmonogram, zaznacz kamienie milowe i trzymaj się planu!> Bądź elastyczny!

ZADANIEJesteś Specjalistą ds. Eventów w małej agencji PR-owej. Jest wrzesień. Masz zorganizować konferencję employer-brandingową na uczelni dla współpracującego Partnera. Jaki termin wydarzenia będzie najlepszy? Zaplanuj podstawowe działania.

Krok 4Location, location, location

> Charakter wydarzenia to jedna z głównych determinant w momencie wyboru miejsca> Istotne są również: wygoda w poruszaniu się po wybranym miejscu, odległość od parkingu, odległość od najbliższego miejsca, w którym można zjeść posiłek, wiek (!) uczestników wydarzenia i wiele innych> Nie przesadź z patosem - nie zawsze im więcej, tym lepiej> W przypadku wydarzeń organizowanych w plenerze - weź pod uwagę warunki atmosferyczne i zabezpiecz się na wypadek ich nagłej zmiany> Pamiętaj o wyposażeniu

Krok 5Logistyka

Ludzie pamiętają o drobiazgach - jako organizator nie możesz o nich zapominać.

> zaproszenia> prąd> nagłośnienie> identyfikatory> ozdoby> catering (!)> druk

Krok 6Prawa Murphy’ego, czyli przygotuj się na najgorsze

> Jeśli ktoś może popełnić błąd, to go popełni> Jeśli coś może się nie udać, to się nie uda> Jeśli wiesz, że coś może pójść źle i podejmiesz stosowne środki zapobiegawcze, to źle pójdzie coś innego.

+ kilka przykładów z życia wziętych

Krok 7Promocja, czyli temat-rzeka

> media relations> sponsorzy> social media> outdoor> gadżety> promocja bezpośrednia

Krok 8Chwal się - raportuj!

Finałowi każdego wydarzenia powinna towarzyszyć refleksja, podsumowanie i wyciągnięcie wniosków. Warto zebrać owocy całej pracy w formie zbiorczego raportu i potraktować jako pretekst do wywołania post-popularności, czyli zainteresowania minionym wydarzeniem (działanie szczególnie przydatne w przypadku eventów cyklicznych).

Słowo o pseudoeventach

> pseudoevent i pseudospecjalista> cel i znaczenie> zagrożenia

Case studies Mafia dla psa

Case studiesGołębie, śnieg i dramat w tle

Case studiesHop!

Case studiesBiedronka robi szał

Kilka sympatycznych książek

> Jakub J. Bączek, Psychologia eventów> Judy Allen, Organizacja imprez. Najlepszy przewodnik dla organizatorów> red. Adam Grzegorczyk, Event marketing jako nowa forma organizacji procesów komunikacyjnych> Krystyna Wojcik, Public Relations od A do Z

Dziękujęza uwagę

Anna RakoczyCareer EXPO Polandanna.rakoczy@careerexpo.pl784 370 990