Brief projektu dla Działu IT

Czyli jak skutecznie komunikować cele projektu, założenia i ograniczenia od biznesu do IT

1. Cel strategiczny projektuGłówny cel biznesowy projektu, przyczyny dla których podejmujemy ten projekt.

Jaki główny cel chcemy osiągnąć poprzez realizację tego projektu?

2. Profil UżytkownikaSegmenty użytkowników-Jakie segmenty użytkowników mają korzystać z rozwiązania? Czy są to użytkownicy wewnętrzni firmy czy zewnętrzni? Jaki jest kontekst wykonywanych przez nich zadań w systemie?

-Jaki byłby podział na segmenty klientów z punktu widzenia Ux (przykład młody inżynier vs starsza wiekiem osoba z podstawowym wykształceniem)

Opisz poszczególne segmenty dzieląc potencjalnych użytkowników uwzględniając sposób korzystania z rozwiązania, zadania jakie za jego pomocą będą realizować, korzyści jakie chcą uzyskać lub problemy jakie za jego pomocą chcą rozwiązać. Upewnij się, że dla użytkowników w danym segmencie kontekst ich pracy będzie taki sam.

Korzyści- Co jest dla nich najbardziej istotne z biznesowego punktu widzenia ? Na jakich korzyściach koncentrują się podczas swojej pracy? Jakie korzyści musi firma dostarczyć swoim klientom?

- Jakie korzyści chcą osiągnąć poszczególne segmenty klientów używając funkcji systemu?

Problemy do rozwiązania- Z jakimi niedogodnościami lub problemami stykają się użytkownicy podczas swojej pracy? Na jakie zasadnicze ryzyka sa narażeni? Jakie bariery lub problemy utrudniają im wykonywanie obowiązków?

- Które z tych problemów są najistotniejsze?

- Które z tych problemów chcieliby rozwiązać lub uniknąć korzystając z funkcji systemu?

3. Mapa WartościFunkcje i zadania- Jakie funkcje ma wykonywać gotowe rozwiązanie dla poszczególnych segmentów użytkowników?

- Z jakich zadań wykonywanych przez użytkownika ma się składać każda z funkcji?

- Czy funkcje tak opisane dostarczą dla użytkownika spodziewanych korzyści lub rozwiążą jego główne problemy?

Opisz każdą funkcję tak jakby ją wykonywał użytkownik w gotowym systemie – traktując system jak czarną skrzynkę. Opis powinien wykorzystywać naturalny język biznesowy użytkownika bez wnikania

w szczegóły realizacji. Następnie podziel każdą funkcję na zadania składowe jakie wykonuje użytkownik (lub wykonują poszczególne segmenty użytkowników ? )

Otoczenie i kontekst projektu- z jakimi innymi systemami nasze rozwiązanie będzie wymieniało dane lub będzie musiało współpracować?

- czy są to systemy zewnętrzne czy wewnętrzne?

- jakie jeszcze inne projekty będą miały wpływ na opisywany projekt (biznesowe, techniczne, sprzedażowe etc) ?

4. OgraniczeniaCzy i jakie ograniczenia ze strony biznesu da się na tym etapie projektu określić:

Ograniczenia czasowe – do kiedy dane funkcje/ moduły musza być zrealizowane?

- w jakich terminach bussines będzie z różnych powodów niedostępny?

Ograniczenia ilościowe- jaka będzie przewidywana liczna obsługiwanych użytkowników?

- jakie będą pozostałe ograniczenia ilościowe np. ilość obsługiwanych transakcji magazynowych, kampanii marketingowych

Ograniczenia budżetowe- jaki mamy budżet na realizację projektu?

Bezpieczeństwo- czy rozwiązanie będzie przechowywało dane poufne lub takie do których dostęp ma być ograniczony?

5. Wytyczne i kryteria wyboruW przypadku konfliktu interesów, funkcji lub innego rodzaju konfliktów w projekcie jakie kryteria rozstrzygające można sformułować?

Typowym przykładem takich konfliktów jest rosnący stopień skomplikowania projektu vs przewidziany budżet lub ograniczenia czasowe? Jakie generalne zasady możemy sformułować żeby taki konflikt rozwiązać? Co jest dla nas najważniejsze? Co jest dla nas nieprzekraczalne?

6. Słownik terminówKrótki słownik terminów biznesowych wyjaśniający w przystępny sposób Działom IT ich znaczenie. Każdy termin użyty w powyższych punktach co do którego możemy mieć podejrzenie, że pracownik IT może go nie zrozumieć lub zrozumieć inaczej niż jest to rozumiane w biznesie lub który jest wieloznaczny powinien zostać tutaj umieszczony i opisany jednym, dwoma zdaniami lub opatrzony odsyłaczem do dostępnych źródeł.