Wytyczne do porównywania

skuteczności działania

Benchmarking

EN 15221-7

Facility Management – Część 7

dr hab. prof. US Iwona Foryś

mgr inż. Zbigniew Mazurek

Warszawa

Sierpień 2013

Spis treści

Definicje

Typy, domeny i cele benchmarkingu

Proces

Przykłady

Benchmarking jest częścią procesu, którego celem jest określenie

zakresu i korzyści potencjalnych usprawnień w organizacji poprzez

systematyczne porównywanie jej wyników z inną lub wieloma innymi

organizacjami.

Benchmarking jest często związany z pojęciem "najlepszych praktyk".

Benchmarking może przybierać bardzo różne formy

w zależności od czterech aspektów:

• oczekiwań inicjatora,

• celów benchmarkingu,

• punktu w czasie,

• próbki porównawczej

Benchmarking - definicja

benchmarking

proces porównywania strategii, procesów, parametrów i/lub innych

podmiotów z praktykami tego samego charakteru, w tych samych

okolicznościach i według podobnych miar

punkt odniesienia (punkt referencyjny)

miara ekstremum (skrajny wynik w zbiorze danych), miara tendencji

centralnej (mediana, dominanta) lub dyspersji (rozproszenia)

outlier (wartość skrajna – odstająca)

skrajny wynik w zbiorze danych, o nieproporcjonalnie dużym wpływie na

ustalenie punktów odniesienia

Benchmarking - słownik

workstation (stanowisko pracy)

zaprojektowana przestrzeń, która nadaje się do działań związanych z

wykonywaną pracą, która spełnia wymogi prawne i jest wystarczająca do

ciągłego użytkowania.

FTE (Full Time Eequivalent)

udział czasu pracy w pełnym wymiarze godzin pracy. Można go ustalić,

dzieląc całkowitą liczbę przepracowanych godzin przez liczbę

normalnych godzin pracy w tygodniu pracy (np. praca 32 godziny, gdy

regularne tydzień pracy składa się z 40 godzin wynosi 0,8 FTE)

NFA (Net Floor Area)

Powierzchnia netto, jak określono w EN 15221-6

Benchmarking - słownik

Spis treści

Definicje

Typy, domeny i cele benchmarkingu

Proces

Przykłady

przedmiot

– strategia,

– proces,

– wydajność

miary

– ilościowe

– jakościowe

– mieszane

Typy benchmarkingu

układ odniesienia

– wewnętrzny

– konkurencja

– międzysektorowy

zakres

– lokalne

– narodowe

– międzynarodowe

częstotliwość

– jednorazowe

– cykliczne

– ciągłe

Typy Benchmarkingu z uwagi na:

Domeny benchmarkingu

– finanse

– powierzchnia, dane przestrzenne

– środowisko

– jakość usług

– satysfakcja

– produktywność

– …

Domeny benchmarkingu

Typowe cele benchmarkingu

– Identyfikacja możliwości poprawy

– Decyzje o alokacji zasobów

– Ustalanie obszarów problemowych

– Weryfikacji zgodności prawnej

– Identyfikacja najlepszych praktyk

– Przegląd budżetów i planów

– Dostosowanie do celów korporacyjnych

– Poprawa efektywności procesu

Cele benchmarkingu

Ocena wyników rzeczowych:

– Ocena efektywności kosztów

– Ocena wykorzystania powierzchni

– Ocena oddziaływania na środowisko

– Ocena jakości serwisu (braków, niedoborów)

– Ocena satysfakcji odbiorcy końcowego usługi

– Ocena indywidualnej wydajności

Cele benchmarkingu

Spis treści

Definicje

Typy, domeny i cele benchmarkingu

Proces

Przykłady

Proces benchmarkingu

Przygotowanie

• Ustalenie celów

• Definicja metody

• Wybór partnerów

Porównanie

• Zbieranie i

potwierdzanie

danych

• Normalizacja i

analiza danych

• Ustalenie i

wyjaśnienie różnic

• Publikacja raportu

Ulepszanie

• Opracowanie planu

ulepszenia

• Wdrożenie planu

• Sprawdzanie

realizacji

Ciągłe ulepszanie

Oparty na zasadzie ciągłego ulepszania

-> Cykl Deminga

Ustalenie celów• Jaki jest cel benchmarkingu?

(ocena wydajności nieruchomości,

możliwości poprawy wyników, sprawdzenie

wydajności procesów, …)

• Jaki jest zakres benchmarkingu?

(pomiary, wielkości, dziedzina, częstotliwości

pomiarów, wewnętrzny/zewnętrzny,

pojedynczy/ciągły, …)

Proces benchmarkingu - Przygotowanie

Definicja metody• Precyzyjne określenie wskaźników

(np. koszt na etat, emisja CO2 na m2,

…)

• Precyzyjne określenie wielkości

(minimum, maksimum, średnia,

mediana, …)

Wybór partnerów• Wszyscy partnerzy powinni odnaleźć

korzyści (sytuacja WIN-WIN)

• Dobrą praktyką może być wspólne

opracowanie Kodeksu Postępowania

(przykład – European Benchmarking

Code of Conduct of EFQM)

Zbieranie i potwierdzanie danych• Ocena dostępności danych u wszystkich

partnerów i wybór najlepszych metod ich

zbierania

• Potwierdzanie zebranych danych

Normalizacja i analiza danych• Szczególnie istotne przy porównaniach

międzynarodowych

Proces benchmarkingu - Porównanie

Ustalenie i wyjaśnienie różnic• Przy dużych odchyleniach wyników indywidualnych – ustalenie przyczyn

Publikacja raportu• Rezultaty powinny być przesłane do wszystkich partnerów. Raport ogólnie

dostępny może być opublikowany po dyskusji pomiędzy partnerami

Proces benchmarkingu - Ulepszanie

Sprawdzanie realizacji procesu• Przy benchmarkingu okresowym szczególnie istotne jest sprawdzenie

procesu w całości i dostosowanie go do zmieniających się warunków zewnętrznych

Opracowanie planu ulepszenia• Po identyfikacji odchyleń należy opracować

plan ich wyeliminowania lub zmniejszenia

(określić cele, etapy, czas realizacji, osoby

odpowiedzialne,…)

Wdrożenie planu• Kontrola wyników na poszczególnych

etapach planu

• Gdy oczekiwane wyniki nie są osiągnięte na

poszczególnych etapach, należy

odpowiednio dostosować plan

Spis treści

Definicje

Typy, domeny i cele benchmarkingu

Proces

Przykłady

Przykłady

Finanse

• Koszt FM na etat

• Koszt FM na stanowisko pracy

• Koszt FM na m2 pow. netto

Środowisko

• Emisja CO2 całkowita

• Emisja CO2 na etat

• Emisja CO2 na m2 pow. netto

Dane przestrzenne

• m2 pow. netto na etat

• m2 pow. netto na osobę

• m2 pow. netto na stanowisko pracy

Jakość usług

• Jakość FM

• Jakość sprzątania

• Jakość ochrony

• Jakość kantyny

• Jakość recepcjiProduktywność

• Godziny pracy FM

• Punktualność

• Nieobecności

• Rotacja personelu

0

1000

2000

3000

4000

5000

6000

7000

2006 2007 2008 2008 2010

Przestrzeń

Tereny zewnętrzne

Sprzątanie

Miejsce pracy

BHP

Usługi hotelarskie

Telekomunikacja

Logistyka

Wsparce zarządzania

Przykłady

0 5 10 15 20 25

Wlk. Brytania

Holandia

Hiszpania

Niemcy

Dania

Austria

Konkurent 2

Konkurent 1

Nasza firma

0

1

2

3

4

5Zarządzanie

Zdrowie

Energia

Transport

WodaMateriały

Śmieci

Tereny

Zanieczyszczenia

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Nasza firma

Doradztwofinasowe

Pośrednicynieruchomości

Admiinistratcjapubliczna

Przykłady

FMBenchmarking

Przykłady

Dziękujemy za uwagę

dr hab. prof. US Iwona Foryś

mgr inż. Zbigniew Mazurek

Warszawa

Sierpień 2013