BCC ECM

Prezentacja rozwiązania

Autorskie rozwiązanie BCC wspomagające zarządzanie dokumentami oraz procesami

biznesowymi

BCC ECM – prezentacja rozwiązania

Co to jest ECM?

ECM (enterprise content management) to strategia świadomego zarządzania informacją w

organizacji.

Jej efektem jest przetworzenie informacji rozproszonej w kontrolowalny i zarządzalny

zasób, który wspomaga procesy biznesowe. Dzięki ECM wszelkie informacje jakie

gromadzi i przetwarza firma (niezależnie od źródła pochodzenia i formy ich utrwalenia) są

dostępne, możliwe do odnalezienia i wykorzystania na przestrzeni całej organizacji, na

przestrzeni całego cyklu ich życia, dla wszystkich pracowników i zgodnie z określonymi

politykami bezpieczeństwa.

Technologia ECM pomaga:

skanować dokumenty

przechowywać dokumenty w formie elektronicznej

zarządzać procesami (workflow)

zarządzać wiedzą w organizacji

BCC ECM – prezentacja rozwiązania

BCC ECM – prezentacja rozwiązania

Jakie problemy rozwiązuje BCC ECM?

zagubienia dokumentów i strata czasu na ich

poszukiwanie, chaos w obiegu, przekroczenia terminów w

obsłudze spraw

wielokrotne skanowanie tego samego dokumentu, strata

czasu na przepisywanie tych samych danych

brak kontroli nad wersjami dokumentów

rozproszenie i oderwanie informacji od kontekstu

organizacyjnego

(procesy, operacje w systemach IT, klienci)

pomyłki ludzkie w przetwarzaniu

niebezpieczeństwo dostania się informacji w niepowołane

ręce

przypadkowe skasowanie/usunięcie

brak dostępu do informacji

bałagan w korespondencji

BCC ECM – prezentacja rozwiązania

Kiedy warto rozważyć wdrożenie ECM?

duży stopień rozproszenia informacji w organizacji

(wiele lokalizacji geograficznych, wysoki poziom zatrudnienia, duża skala biznesu)

duża i rosnąca ilość dokumentów w procesach biznesowych

wiele systemów IT gromadzących te same informacje (potrzeba wymiany

dokumentów)

potrzeba zabezpieczenia dokumentów i zapisów (np. na potrzeby kontroli lub

audytów)

szczególne wymagania prawne lub regulacje branżowe w obszarze zarządzania

dokumentami

optymalizacja kosztów realizacji procesów biznesowych

potrzeba kontroli nad przepływem dokumentów

potrzeba skrócenia czasu dostępu do informacji

BCC ECM – prezentacja rozwiązania

Funkcje document management system

Przetworzenie dokumentu tradycyjnego na dokument elektroniczny

skanowanie i rozpoznawanie treści dokumentów, kody kreskowe

Zarządzanie przechowywaniem dokumentów w formie elektronicznej

zabezpieczenie dokumentów przed przypadkowym dostępem

odciążenie systemów IT niestworzonych do archiwizacji dokumentów

Udostępnianie dokumentów w procesach biznesowych

skany dokumentów – dla użytkowników

informacje z dokumentów – dla systemów IT

raportowanie i statystyki

BCC ECM – prezentacja rozwiązania

Funkcje workflow/bpm

graficzne projektowanie aplikacji procesowych

(zgodnie z BPMN)

zarządzanie uprawnieniami i przypisywanie

użytkowników do zadań

dostęp przez przeglądarkę internetową i

urządzenia mobilne

jeden system obsługujący wszystkie procesy

biznesowe

wykorzystywanie zasobów informacyjnych z

wielu źródeł (integracja):content serwer BCC ECMinne systemy IT, np. ERP, CRM, …

BCC ECM – prezentacja rozwiązania

BCC ECM – najważniejsze fakty

BCC ECM nie wymaga wiedzy programistycznej do budowy aplikacji procesowych

inwestycja w BCC ECM to bezpośredni dostęp do kompetencji i doświadczeń producenta

BCC ECM posiada unikalną architekturę, gwarantującą wysoki poziom bezpieczeństwa

wsparcie dla wielojęzycznej obsługi procesów workflow i zarządzania dokumentami

dostęp w modelu usługowym (abonament) lub licencyjnym (opłata jednorazowa)

atrakcyjny model licencjonowania w przypadku tradycyjnych instalacji

praca z dokumentami na urządzeniach mobilnych

niskie koszty utrzymania i rozwoju po stronie IT

integracja z SAP + kompetencje BCC w SAP

BCC ECM – software as a service

Alternatywa dla licencji

BCC ECM – prezentacja rozwiązania

Porównanie licencji z usługą saas

Software as a service (saas) Licencja

Sposób wnoszenia opłaty Abonament miesięczny bez dodatkowych opłat

Opłata jednorazowa+ maintenance, sprzęt IT, administracja

Finansowy próg wejścia w projekt wdrożeniowy (nakład inwestycyjny)

Mniejszy niż dla licencji Większy niż dla saas

Gotowość oprogramowania do rozpoczęcia wdrożenia (czas instalacji)

Kilka godzin Kilka dni

Zarządzanie infrastrukturą IT wymaganą do poprawnej pracy BCC ECM (sieć, serwery, macierze dyskowe, wirtualizacja)

Po stronie BCC – BCC Data Centers

Po stronie Klienta- I linia wsparcia

Utrzymanie i zapewnienie aktualizacji warstwy technicznej BCC ECM (system operacyjny, baza danych, serwer aplikacji, itp.)

BCCPo stronie Klienta- I linia wsparcia

Tworzenie kopii zapasowych i odtwarzanie po awariach BCC Po stronie Klienta

Zapewnienie bezpieczeństwa, wydajności, dostępności ECMBCC

- w oparciu o umowę SLAPodział pomiędzy Klienta a BCC

Maintenance – poprawki, aktualizacje, nowe wersje dla BCC ECM W ramach abonamentu Płatne dodatkowo

Zaangażowanie zasobów osobowych IT Klienta w projekt Minimalne Znaczne

Kompetencje po stronie klienta wymagane do projektu Głównie biznes Biznes i IT w równym stopniu

Zarządzanie/wpływ na koszty organizacji W kosztach bieżących (OpEx) Amortyzacja (CapEx)

Całkowity koszt posiadania (TCO) Niższy niż w przypadku licencji Wyższy niż w przypadku saas

Zarządzanie ryzykami IT dla platformy BCC ECM BCC Klient

BCC ECM – prezentacja rozwiązania

Co można zyskać korzystając z BCC ECM?

dostęp do danych daje możliwość podjęcia szybszej i lepszej decyzji

biznesowej

ograniczamy niekontrolowany przyrostu ilości danych, informacje są

uporządkowane:

kontrola nad informacjami przetwarzanymi w organizacji

aktualność treści przez prosty dostęp do bieżących informacji

zabezpieczenie dokumentów poprzez odpowiednie uprawnienia

ograniczenie ryzyka popełnienia błędów i dezinformacji

prosty i szybki dostęp do dokumentów przy kontrolach lub audytach

pomoc w spełnieniu wymagań prawnych

możliwość analizy nieustrukturyzowanych informacji

www.bcc.com.pl/ecm