Aplikacje i serwisy intranetowe w chmurze publicznej - transkrypt webinarium IDG

Andrzej Biesiekirski, Prezes Zarządu Fild.NET

Andrzej Baruch, programista aplikacji internetowych w Fild.NET, w tym aplikacji pod platformę SharePoint w technologii MVC.

Tematem czwartego webinarium Microsoft z cyklu Chmura publicz-na w scenariuszach biznesowych są aplikacje i serwisy intranetowe w chmurze publicznej.

Spotkanie rozpoczniemy od merytorycznego wprowadzenia do tematu projektowania i programowania aplikacji i serwisów internetowych dla chmury publicznej. W wielu miejscach odwoływać będziemy się do praktycznych przykładów, bazujących na doświadczeniu pracowników firmy Fild.NET, realizującej wdrożenia aplikacji w ramach lokalnej infrastruktury i chmury.

Prelegenci

Cykl webinariów

Agendaspotkania

1.

Fild.NET zajmuje się wdrażaniem rozwiązań informatycznych dla przedsiębiorstw w oparciu o chmurę Microsoft i Office 365. Firma pomaga klientom w migracji systemów IT oraz tworzeniu aplikacji intranetowych, w tym serwisów opartych o usługi Office 365.

Do omówienia mamy trzy scenariusze biznesowe. Pierwszy dotyczy komunikacji intranetowej i ekstranetowej z wykorzystaniem dostępnych obecnie na rynku technologii i narzędzi Microsoft.

Kolejny scenariusz związany jest z obsługą procesów biznesowych. W trakcie webinarium spróbujemy przekonać słuchaczy, aby wykorzystać platformę Microsoft do odzwierciedlenia tych procesów w systemach informatycznych. Pokażemy tutaj sposoby i narzędzia realizacji tych scenariuszy w praktyce.

Trzeci scenariusz dotyczy wykorzystania SharePoint Online i Azure jako platformy aplikacyjnej, poprowadzi go Andrzej Baruch z firmy Fild.NET, który posiada bogate doświadczenia programistyczne z zakresu wykorzystania narzędzi i usług Microsoft m.in. SharePoint Online oraz Windows Azure jako platformy aplikacyjnej do pisania i uruchamiania aplikacji biznesowych.

Zwróćmy uwagę, że seminaria to tylko jeden z elementów oferty przygotowanej przez Microsoft. Osoby zainteresowane zapraszamy do uczestnictwa w warsztatach, w szczególności w spotkaniu poświęconemu projektowaniu i programowaniu aplikacji. To doskonała okazja, aby pracownicy działów IT mogli zapoznać się z narzędziami, które umożliwiają tworzenie aplikacji w technologiach Microsoft. Zachęcamy również do udziału we wdrożeniach pilotażowych obejmujących fragment wymagań z Państwa organizacji.

Webinarium microsoftProwadzący: Adam Dolega, Microsoft

Spotkanie czwarte: Aplikacje i serwisy intranetowe w chmurze publicznej

2.

W trakcie przygotowań do spotkania zajrzeliśmy do Wikipedii, gdzie natknęliśmy się na kilka ciekawych spostrzeżeń. W tym miejscu nie będziemy tłumaczyć, czym jest intranet. Hasło to przez dłuższy czas kojarzone było z rozwiązaniem wyłącznie dla osób pracujących bezpośrednio w siedzibie firmy.

Koncepcja ta wpisuje się trend określany przez Garnera mianem „mobility”, a który jest doskonale odczuwany przez nas wszystkich. Musimy mieć dostęp do swojej poczty, kalendarzy i różnych syste-mów wewnętrznych niezależnie od miejsca, w którym pracujemy.

W dalszej części seminarium będziemy mówić o ekstranecie. Pokażemy, czym różni się intranet od ekstranetu, a o czym nie wszyscy wiedzą. Ekstranet jest to miejsce, które umożliwia nam współpracę nie tylko z osobami zatrudnionymi w firmie, ale rów-nież z jej współpracownikami. Przykładem takich relacji może być współpraca z kontrahentami, biurem prawnym (np. przy tworzeniu umów) i innego rodzaju kooperantami. Ważne jest, że nie są to przy-padkowe osoby, które np. oglądają naszą publiczną stronę inter-netową. Doskonale wiemy do kogo adresowane są treści i zasoby udostępniane w ekstranecie.

Scenariusz 1. Komunikacja intranetowa i ekstranetowa

Dostęp mobilny

Intranet wychodzi poza firmę

Z drugiej strony, od wielu lat pytano nas, w jaki sposób możemy dawać dostęp do zasobów firmowego intranetu pracownikom z zewnątrz, który są poza biurem na spotkaniach z klientem lub pracują z domu. Przez cały ten czas, w firmach wprowadzane były różnego rodzaju rozwiązania, które zapew-niały pracownikom mobilnym zdalny dostęp do tych zasobów.

To, co zaintrygowało nas w definicji słowa internet zamieszczonej w Wikipedii, i czym warto się po-dzielić ze słuchaczami to to, że intranet coraz częściej wychodzi poza firmę. Intranet zapewnia dostęp do zasobów firmy również tym pracownikom, którzy pracują spoza jej głównej siedziby.

Kluczowym jest zrozumienie, że wszystkie systemy, które dostarczamy jako dział IT lub dostawca usług dla biznesu, muszą być mobilne. Wynika to ze zmieniającego się charakteru pracy. Coraz rzadziej jesteśmy przypisani do biurka. Musimy mieć dostęp do systemów aplikacji i danych także wtedy, kiedy jesteśmy w podróży. Tylko wówczas możemy być efektywni, tylko wtedy organizacja może być konkurencyjna i efektywna.

Wyraźnie można zauważyć tutaj potrzebę wydzielenia jednego miejsca, w którym można było-by przechowywać i współdzielić różnego rodzaju dokumenty, dostępne dla pracowników różnych działów, ale również zewnętrznych współpracowników firmy. Podejście to pozwala rozwiązać szereg problemów wynikających z przesyłania dokumentów pocztą e-mail oraz trudności z ich odnajdywa-niem, dostępem i aktualnością.



Spróbujmy dowiedzieć się, w jaki sposób takie rozwiązania można zaimplementować w organizacji przy użyciu technologii Microsoft. Najbardziej tradycyjny model, dobrze znany wielu osobom, zakłada instalację usług SharePoint w lokalnym centrum danych. Najnowsza wersja serwera, który umożliwia dostarczanie usług intranetu i eks-tranetu, to Microsoft SharePoint 2013. Oprogramowanie to zainstalu-jemy we własnej serwerowni.

Firma posiada kilka oddziałów rozsianych w różnych lokalizacjach. Wiele podróżujemy, nie tylko po Polsce, ale i Europie. Jeszcze kilka lat temu, aby uzyskać dostęp do swoich aplikacji i danych, pracow-nicy musieli zestawiać połączenia VPN do sieci firmowej. Faktem jest, że metoda ta nie zawsze działała w hotelach czy u klientów, których odwiedzaliśmy.

W momencie, kiedy na rynku pojawiły się rozwiązania oparte na chmurze publicznej, wdrożenie ekstranetu stało się możliwe do zre-alizowania w bardzo szybki sposób, i to przy niewielkich kosztach. W ubiegłym roku Fild.NET zrealizowała projekt, który z założenia miał dotyczyć kilkunastu osób, a docelowo objął ponad 300 pracow-ników, zaangażowanych w to przedsięwzięcie.

Modele wdrożeń intranetu

Fild.NET potrzebuje zdalnego dostępu

Przykłady wdrożeń

3.

Celem webinarium jest próba przekonania widzów skorzystania z innego modelu, który zakłada wy-niesienie usług intranetu i ekstranetu do chmury publicznej. Aby udowodnić, że warto, odnieśmy się do osobistych doświadczeń pracowników Fild.NET.

Wiele problemów z zestawianiem połączeń VPN napotkaliśmy w trakcie realizacji wdrożeń z wyko-rzystaniem platformy SharePoint 2003. W tym kontekście warto wymienić projekt, który nie doszedł do skutku. Zakładał on wzmocnienie współpracy z działem prawnym. Dużym i skomplikowanym wyzwaniem okazała realizacja tradycyjnych połączeń VPN.

Microsoft już w tamtych czasach miał w ofercie rozwiązania do budowy ekstranetu w siedzibie przedsiębiorstwa. Ich implementacja wiązała się jednak z koniecznością ponoszenia wysokich nakładów na zakup serwerów udostępnianych w internecie, konfigurację zapory sieciowej oraz utrzymanie i zapewnienie bezpieczeństwa całego systemu, w tym na monitorowanie serwerów pod kątem ataków z zewnątrz.

Po dokonaniu krótkiej analizy nakładów, klient zdecydował się na rozwiązanie chmurowe, którego utrzymanie kosztuje wielokrotnie mniej niż systemów implementowanych w tradycyjnym modelu. Co więcej, od momentu podjęcia decyzji o wdrożeniu ekstranetu w firmie, do jego startu produkcyj-nego minęło raptem dwa tygodnie. W ramach projektu wykorzystano usługę SharePoint w chmu-rze. Etap implementacji systemu objął konfigurację bibliotek dokumentów, ustalenie zasad komu-nikacji między pracownikami oraz ich uprawnień do zasobów firmy. Co ciekawe, koszt zakupu usług



Kolejnym mitem, który pojawia się w kontekście chmury jest ogra-niczona funkcjonalność. Rozwiązania chmurowe z samej swojej natury są nieco inne, choćby z uwagi na to, że jest to część infra-struktury publicznej.

Na rynku zauważyć można obawy klientów przed chmurą. Czy to jest bezpieczne? Czy chmura pozwala spełnić wymagania GIODO odnośnie ochrony danych osobowych? Czy w chmurze można uru-chamiać poważne aplikacje i co z ich wydajnością? Okazuje się, że tak i mamy na to odpowiedź.

Ograniczenia chmury

Chmura zgodna z wytycznymi GIODO

4.

Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych opublikował „dekalog chmuroluba”, w którym zwraca uwagę na kwestie związane z przenoszeniem aplikacji i danych do chmury oraz stosowania technologii cloud computingu w organizacji. Dokument ten jest do pobrania ze strony http://www.giodo.gov.pl/259/id_art/6271/j/pl.

Programiści dobrze znają ograniczenia fizycznych serwerów. Jednak przy zrozumieniu modelu i zasad jakimi rządzi się cloud computing, istnieje możliwość wdrażania dowolnie skomplikowanych aplikacji w chmurze. W dalszej części webinarium omówimy kilka takich modeli, aż po model, w którym chmura całkowicie odzwierciedla środowisko zainstalowane lokalnie.



wdrożeniowych zamknął się w kwocie 10 tysięcy złotych i kilku euro miesięcznie za użytkownika, za dostęp do usługi SharePoint Online.

Inny ciekawy projekt, który zrealizowaliśmy, polegał na stworzeniu rozwiązania ekstranetowego dla dużej firmy z branży energetycznej. Firma zdecydowała się na wdrożenie systemu u siebie, pomimo że koszty jego implementacji wyniosły kilkaset tysięcy złotych. Wpływ na taką decyzję miały dwie przesłanki. Okazało się, że duże przedsiębiorstwo stać na ponoszenie tego typu wydatków. Z drugiej strony firma posiadała już swoją infrastrukturę, politykę bezpieczeństwa oraz specjalistów, którzy mogli zająć się utrzymaniem lokalnego ekstranetu.

Wniosek z tych przykładów nasuwa się jeden. Zawsze mamy do wyboru dwa modele wdrożenia, przy czym pewnikiem jest to, że chmura pozwala większej liczbie firm implementować u siebie rozwiązania klasy korporacyjnej.

Trzecim modelem, o którym do tej pory nie wspominaliśmy, a którym także warto się zaintereso-wać, jest wynajem infrastruktury u dostawcy hostingu. W tym zakresie Microsoft oferuje platformę Windows Azure, która pozwala przenieść fizyczne serwery do chmury. Do tego dochodzą różnego rodzaju scenariusze hybrydowe np. implementacja systemów ekstranetowych w oparciu o chmu-rę przy jednoczesnym pozostawieniu i integracji istniejącego rozwiązania SharePoint w lokalnym centrum danych.

5.

Wdrożenie systemu komunikacji intranetowej i ekstranetowej w chmurze przynosi szereg korzyści. Do najważniejszych należą brak kosztów początkowych związanych z zakupem sprzętu i licencji na oprogramowanie oraz budową i utrzymaniem infrastruktury IT. Chmura rozwiązuje kwestie dostępu do systemów przedsiębiorstwa z zewnątrz. I po trzecie – backup. Chmura daje nam to zupełnie au-tomatycznie i zwalnia nas z odpowiedzialności za wykonywanie kopii zapasowych. W Windows Azure zastosowano zabezpieczenia naj-wyższej klasy, które chronią systemy i dane setek tysięcy klientów. Microsoft dba o to, aby wszystkie usługi były w bezpieczny sposób wystawione na zewnątrz.

Wróćmy jeszcze do projektu szybkiego i niskobudżetowego wdro-żenia usługi SharePoint u jednego z klientów. W trakcie planowania systemu wiele wątpliwości budziły kwestie związane z kierunkiem wdrożenia oraz wyboru technologii. Zaproponowane przez nas roz-wiązanie polegało na użyciu 30-dniowej wersji próbnej usługi Office 365, na której firma zaczęła pracować. Podejście to nie wiązało się z żadnymi kosztami zakupu infrastruktury. Instalacja testowa zajęła tydzień czasu, a podjęcie decyzji o wyborze lub porzuceniu danej platformy, okazało się dużo prostsze niż gdyby tych testów nie prze-prowadzono. Docelowo firma zdecydowała się na wdrożenie ekstra-netu w oparciu o platformę SharePoint Online.

Korzyści z chmury

Jaki kierunek wybrać?

Do tego dochodzi duża elastyczność w implementacji i rozwoju samego systemu. Wiele projektów zaczyna się od bardzo małego grona osób. W późniejszym czasie projekty te mogą być w łatwy sposób skalowane. Nie ma potrzeby planowania i wdrażania infrastruktury IT pod dany projekt z wyprzedzeniem. Kolejni użytkownicy systemu mogą być w łatwy sposób dołączani do projektu. Wszystko to dzięki elastyczności chmury, której to cechy nie da się przypisać wdrożeniom realizo-wanym lokalnie.

Z naszych doświadczeń wynika, że dla firm ważna jest możliwość szybkiego osiągania celów, nawet jeśli nie jest to opcja najtańsza. W tradycyjnym modelu czas potrzebny na uruchomienie projektu, czyli prace związane z zagwarantowaniem budżetu, zaplanowaniem aplikacji i danych, które będą wystawiane na zewnątrz, wdrożenie infrastruktury oraz mechanizmów zabezpieczeń zajmuje ok. 3 miesiące. W wielu przypadkach okres ten nierzadko przeciąga się do 6 miesięcy lub na kolejny rok budżetowy.

Chmura dostarcza rozwiązanie, które może zostać zaimplementowane w organizacji za pomocą kilku kliknięć myszą, a usługi te dostępne są bez zobowiązań finansowych przez pierwsze 30 dni. Wykonane na wersji testowe wdrożenie może stanowić argument za zakupem i implementacją systemu w przedsiębiorstwie.



6.

Wszystkie prezentacje pokazywane w trakcie webinarium odbywają się w środowisku chmurowym z wykorzystaniem usługi Office 365. Na początek spróbujmy zastanowić się, od czego zacząć decydując się na wypróbowanie i wdrożenie systemu SharePoint Online w organizacji.

Witryna udostępnia bibliotekę dokumentów, która umożliwia prze-chowywanie różnego rodzaju dokumentów, umów i innego rodza-ju plików. Biblioteka ma wbudowane funkcje śledzenia zmian w plikach (kto modyfikował), wersjonowania, oceniania oraz podglądu dokumentów w czasie rzeczywistym (live).

Taki podgląd warto wykorzystać np. w trakcie przygotowywania i prowadzenia prezentacji. W warunkach korporacyjnych jest to bar-dzo wygodne, gdyż nierzadko rozmiar prezentacji przekracza 100 MB. Gdy szukamy jakiejś informacji w portalu intranetowym ważne jest, aby przed pobraniem dokumentu na dysk lokalny móc zajrzeć do jego środka. Funkcja podglądu dokumentów skraca czas dostępu do informacji, eliminuje problem z zaśmiecaniem dysku komputera niepotrzebnymi plikami oraz ogranicza poziom wykorzystania łączy sieciowych. Podgląd dokumentów odbywa się bezpośrednio w oknie przeglądarki internetowej.

Kolejnym elementem witryny SharePoint jest kalendarz, w którym umieszczamy informacje o wydarzeniach istotnych z perspektywy firmy. Tym, na co warto zwrócić uwagę jest oprócz biblioteki doku-mentów i kalendarza, ankieta umożliwiająca zadawanie pytań, które od razu dostępne są w ramach portalu intranetowego.

SharePoint Online

Biblioteka dokumentów

Podgląd dokumentów

Współdzielony kalendarz

Mamy panel zarządzania usług w chmurze. Przechodzimy do modułu zarządzania SharePoint, gdzie zobaczymy listę witryn usługi. Oczywiście na początku lista ta będzie pusta. Chcemy szybko zainicjować nową witrynę intranetową i rozpocząć współpracę w ramach zespołu. W tym miejscu możemy utworzyć tzw. kolekcję witryn. Wybieramy polski język serwisu, wskazujemy nazwę strony SharePoint, ścieżkę przechowywania dokumentów, nazwę domeny firmowej itd.

Cały proces tworzenia witryny jest w pełni zautomatyzowany za pomocą szablonów. Wybieramy szablon, określamy administratorów oraz przydzielamy zasoby dla witryny (miejsce na listy i doku-menty). W ten prosty i szybki sposób, niejako z pudełka, tworzymy kolekcję witryn..



7.

Jednym z najczęściej używanych narzędzi w SharePoint jest zaawan-sowana wyszukiwarka. Liczba osób, które korzystają z internetu oraz ilość przechowywanych w nim zasobów systematycznie rośnie. SharePoint oferuje skuteczne narzędzie, które umożliwia sprawne wyszukiwanie informacji publikowanych w kolekcji witryn.

W witrynie SharePoint mamy do dyspozycji swoje lokalne miejsce do udostępniania dokumentów. Już teraz większość osób korzysta z dysków sieciowych czy dysków wirtualnych w chmurze. W tym miej-scu zachęcamy do spróbowania dysku SkyDrive (wcześniej OneDrive), który udostępniany jest w ramach usług chmurowych Microsoft.

Wyszukiwarka treści

Udostępnianie dokumentów w SkyDriv

Wygląd strony wyszukiwania można dostosować do własnych potrzeb. Na podstawie określonych kryteriów pewne wyniki wyszukiwania mogą być wyświetlane (promowane) wyżej niż pozostałe. Z tego miejsca mamy również możliwość podglądu dokumentów oraz filtrowania wyników zapy-tania. Załóżmy, że szukamy prezentacji dotyczącej wybranego tematu. W tym celu wybieramy filtr PowerPoint, aby zawęzić listę wyników do plików zawierających prezentacje.

Wyszukiwarka SharePoint przeszukuje nie tylko dokumenty i informacje przechowywane w ramach portalu, ale także dane dotyczące pracowników. Istnieje możliwość wyszukania osoby według spe-cjalności, którą ta się zajmuje. W ten sposób szybko znajdziemy współpracownika, który doskonale zna się na danym temacie. W widoku Osoby pojawi się lista pracowników, którzy spełniają określo-ne przez nas kryteria wyszukiwania.

SkyDrive służy do przechowywania służbowych plików, przy czym istnieje możliwość kontroli, komu i jakie informacje udostępniamy? Na każdym etapie jesteśmy informowani, że wybrane obiekty mogą być przeglądane i pobierane przez inne osoby. Istnieje także możliwość oznaczenia doku-mentów jako prywatne, dzięki czemu nie będą one widoczne dla pozostałych pracowników firmy.

SkyDrive jest profesjonalnym dyskiem sieciowym objętym wsparciem Microsoft, który z powodze-niem może być stosowany w różnej wielkości organizacjach. Usługa ta od razu jest podłączona do profilu użytkownika w Office 365. Innymi słowy, SkyDrive jest produktem gotowym do użycia niejako z pudełka, dzięki czemu w prosty sposób możemy przełączyć się do naszego dysku, aby przechowy-wać lub udostępniać dokumenty swoim współpracownikom.

Warto zwrócić uwagę, że dysk SkyDrive, świadczony w ramach usługi Office 365 dla klientów bizne-sowych, nie jest prywatnym dyskiem użytkownika. Pamiętajmy, ze cały czas poruszamy się w ramach organizacji, gdzie dokumenty umieszczone na dysku mogą podlegać dodatkowym proce-som biznesowym. Wszystkie dane pozostają w organizacji, a firma ma kontrolę nad dyskami swoich pracowników. Jeśli udostępniamy komuś dokument, od razu widzimy listę współpracowników, co istotnie ułatwia współdzielenie plików i wymianę informacji. Funkcji tych nie znajdziemy w usłu-dze SkyDrive skierowanej dla użytkowników indywidualnych.



8.

Każdy pracownik ma swój profil w usłudze Office 365, gdzie opisuje swoje zainteresowania oraz to, czym zajmuje się w ramach organi-zacji. Pracownicy mogą prowadzić swoje prywatne blogi, na którym umieszczają różnego rodzaju istotne informacje.

Ważną funkcją systemu Office 365 jest zagregowany widok, który ułatwia poruszanie się po informacjach zgromadzonych w usłudze. W tym miejscu mamy szybki dostęp do swoich aplikacji, dokumen-tów oraz zadań do wykonania w ramach portalu. Widok ten zapew-nia pełny wgląd w zadania zgromadzone w różnych witrynach w ramach różnych procesów biznesowych. W jednym miejscu mamy zbiorczą informację o sprawach do wykonania, opóźnieniach i zada-niach, którymi warto się zająć w pierwszej kolejności. Innymi słowy, jest to wygodny sposób, aby uzyskać szybki dostęp do wszystkich wymaganych informacji, bez konieczności wchodzenia na każdą z podstron i witryn SharePointa z osobna.

Kolejnym narzędziem dostępnym z pudełka w ramach usługi Office 365 jest firmowa sieć społecznościowa. Portale, takie jak Facebook, zawładnęły umysłami wielu osób. Dzisiaj można spotkać się z opinią, że młode pokolenie, zamiast wysyłać informacje na e-mail, publikuje swoje wpisy na Facebooku.

Blog opinii i wymiany informacji

Zagregowany widok zadań

Komunikacja przez Facebooka



Dostęp do wirtualnego dysku możliwy jest ze swoich prywatnych komputerów i urządzeń mobil-nych. Praca z dyskiem korporacyjnym odbywa się w dokładnie taki sam sposób, jak korzystanie z usługi SkyDrive skierowanej dla użytkowników prywatnych. Do dyspozycji mamy folder w systemie Windows lub aplikację na smartfon i tablet. Folder SkyDrive na dysku komputera umożliwia wy-godne wrzucanie i pobieranie plików z chmury. Cała jego zawartość jest na bieżąco i automatycznie synchronizowana z dyskiem w chmurze Microsoft.

Oczywiście nie jest tak, że w tym momencie powinniśmy czekać, aż do firm wejdzie to nowe poko-lenie i dopiero wtedy zaczniemy dostarczać nowoczesne narzędzia. Faktem jest, że już w tej chwili pracownicy chcą korzystać z tego typu rozwiązań. Użytkowników Facebooka jest na świecie ponad miliard. Nawet jeśli tylko połowa z tych osób aktywnie uczestniczy w życiu społeczności, liczba ta robi ogromne wrażenie. Z sieci społecznościowych korzystają po prostu zwykli użytkownicy.

9.

Z naszych doświadczeń zebranych w trakcie kontaktów z klientami wynika, że rozmowy o nowym wdrożeniu z reguły rozpoczynamy od działu IT. Jednocześnie, żaden projekt informatyczny nie odbywa się dzisiaj bez konsultacji z biznesem.

Wyobraźmy sobie projekt w firmie, w której główny ciężar komuni-kacji przeniesiony został do usługi Yammer. Narzędzie to umożliwia prowadzenie dyskusji wokół danego projektu i eliminuje koniecz-ność przesyłania wiadomości e-mail oraz prowadzenia konwersacji między pracownikami na grupach dyskusyjnych.

Pytanie brzmi, czym te usługi różnią się od Facebooka? Zasadnicza różnica polega na tym, że rozwiązanie Microsoftu adresowane jest stricte dla przedsiębiorstw. W chmurze Microsoft mamy całkowite bezpieczeństwo informacji. Treści publikowane w firmowej sie-ci społecznościowej nie mogą być przez nikogo udostępniane na zewnątrz. Cały czas poruszamy się w swoim firmowym „ogródku”, oczywiście zachowując możliwość dostępu do tych informacji z urządzeń mobilnych. Nikt, kto nie posiada adresu e-mail w dome-nie przedsiębiorstwa i nie został zaproszony do firmowej sieci spo-łecznościowej, nie ma prawa wglądu do publikowanych tutaj treści.

Jak zainteresować biznes wdrożeniem?

Dyskusje na Yammerze

Yammer vs. Facebook

Usługa ta dostarcza narzędzia, które pracownicy znają ze swoich prywatnych doświadczeń, czyli możliwość oceniania treści, prowadzenia dyskusji, nagradzania i wyróżniania innych osób itd. Z drugiej strony nie musimy rezygnować z kwestii istotnych z perspektywy organizacji, czyli przede wszystkim bezpieczeństwa.

Oznacza to długą drogę, aby zainteresować projektem ludzi z biznesu, umówić się z nim na spotka-nie i przekonać ich do rozwiązań, które z punktu widzenia IT wydają się być standardowymi. Co in-nego jeśli chodzi o Facebooka, o którym dyrektorzy marketingu czy działów sprzedaży chcą rzeczy-wiście rozmawiać. Warto o tym pamiętać, gdy mówimy o wdrożeniu platformy chmurowej w naszej organizacji. W przypadku usług Microsoftu w chmurze funkcje sieci społecznościowych (Yammer) dostępne są od ręki - z wymienionego już wiele razy pudełka.

Wątki dyskusji przechowywane są w serwisie. Każdy, kto uzyskuje dostęp do grupy projektowej, dostaje jednocześnie dostęp do tych informacji. Może on odszukać starszy post na interesujący go temat, ale również może zadać nowe pytanie, które trafi do wszystkich osób zaangażowanych w projekt.



10.

Drugi przykład – szef sprzedaży zakłada grupę, do której przypisani zostają pracownicy działu han-dlowego. Załóżmy, ze firma rozpoczyna nową kampanię promocyjną. Platforma Yammer pozwala szybko i skutecznie udostępnić handlowcom ulotki oraz broszury z informacjami o nowych produk-tach. Z kolei dział rozwoju produktu mógłby tam zamieszczać swoje materiały.

Spróbujmy teraz przyjrzeć się kilku przykładowym zastosowaniom sieci Yammer. Zacznijmy od najprostszego przypadku. Wyobraź-my sobie, że mamy w firmie dział komunikacji wewnętrznej, który dotychczas rozpowszechniał informacje za pomocą wiadomości e-mail i komunikatów publikowanych w wewnętrznym portalu intranetowym. Yammer może istotnie uprościć dystrybucję tych informacji wśród pracowników przedsiębiorstwa. Wystarczy założyć grupę, do której przypiszemy wszystkie osoby zatrudnione w firmie. Yammer zapewnia wszystkie mechanizmy do sprawnej komunikacji wewnątrz organizacji. W ramach grupy możemy publikować wiado-mości korporacyjne, rozporządzenia zarządu itd.

Zastosowania Yammera



W ramach Yammera tworzymy grupy. Naturalny podział na grupy obejmuje poszczególne działy przedsiębiorstwa, grupy osób tworzone ad-hoc, a skupione wokół danego projektu oraz sieci ze-wnętrzne, aby zapewnić sobie kanał komunikacji z ludźmi spoza organizacji. O sieciach zewnętrz-nych opowiemy szerzej za chwilę.

W usłudze Yammer skupiamy się przede wszystkim na grupie głównej, do której dostęp mają wyłącznie pracownicy firmy. Jeśli chcemy, możemy utworzyć grupę dla danego działu przedsiębior-stwa, z opcją wydzielenia dodatkowej grupy prywatnej, do której dołączymy ściśle określone osoby.

Wyobraźmy sobie dział finansów. Zrozumiałe jest, że nie wszystkie treści publikowane w obrębie tej grupy powinny być dostępne dla wszystkich osób z danego działu. W przypadku Yammera stworze-nie grupy prywatnej jest jak najbardziej możliwe.

Spójrzmy na przykładową listę grup w ramach sieci społecznościowej. Łatwo zauważyć, że część grup oznaczona jest symbolem kłódki. To grupy, do których dostęp jest ściśle kontrolowany. Pracownik może wystąpić o przyłączenie do danej grupy. Z drugiej strony mamy grupy otwarte, do której użytkownicy przystępują bez ograniczeń i konieczności akceptacji przez przełożonych.

11.

W Fild.NET rozwiązanie to jest bardzo często wykorzystywane, aby zasięgnąć opinii pracowników. W praktyce członkowie zarządu i dyrektorzy spotykają się z reguły z menedżerami wyższego szcze-bla. Osoby te nierzadko chciałby jednak poznać opinie pracowników szeregowych. Do tego celu doskonale nadaje się Yammer. Na grupie danego działu publikowana jest informacja – zapytanie. Ulubionym narzędziem dyrektorów są ankiety, które pozwalają w szybki i usystematyzowany sposób zebrać opinie na wybrany temat. Bardzo często wokół ankiet wywiązują się dyskusje.

Kolejną funkcją Yammera jest możliwość publikowania informacji o zbliżających się wydarzeniach w organizacji. Pracownik samo-dzielnie decyduje, czy weźmie udział w tym wydarzeniu, czy też nie.

Ważne opinie pracowników

Wydarzenia i ogłoszenia

Możliwość wyrażania swoich opinii to także doskonała okazja dla pracowników niższego szczebla na wyróżnienie się, pokazanie w organizacji. Ludzie chętnie korzystają z tego typu narzędzi, bo mają one, oczywiście w mniejszym lub większym stopniu, czego teraz nie rozstrzygniemy, wpływ na funk-cjonowanie przedsiębiorstwa.

Narzędzia te warto wykorzystać również do zbierania pomysłów, idei, które mogą usprawnić pro-cesy biznesowe, wpłyną na rozwój produktu lub poprawę bezpieczeństwa. System śledzi historię wpisów. Na każdym etapie widać kto zaangażował się w dyskusję i kiedy. Podejście to pozwala omi-nąć tradycyjne struktury w organizacji, w szczególności w korporacjach, gdzie mamy wiele stopni zarządczych. Ludzie z różnych działów i różnych szczebli nie mają możliwości rozmowy i wymiany opinii między sobą. Yammer ma być tym narzędziem, które da takie możliwości, a które w praktyce doskonale się sprawdza.

Co jeszcze możemy zrobić? Yammer pozwala pochwalić pracownika. W korporacjach często zdarza się, że mamy do czynienia z ludźmi, którzy co prawda nie mają kontaktu z klientem, nie odpowia-dają bezpośrednio za projekt, ale które istotnie przyczyniają się do jego sukcesu. Rolą tych pra-cowników jest opracowywanie zestawień, świadczenie wsparcia technicznego czy organizacyjnego. Yammer może być doskonałym narzędziem, który pozwala wyróżnić osoby, nie będące na świeczni-ku, a mające udział w realizacji zaplanowanych zadań. Na poprawę atmosfery pracy w organizacji wpływa również poczucie pracowników, że ich praca jest zauważona i doceniona, a nie tylko wyko-nują czyjeś polecenia.

Jeśli dyskusja się rozbudowuje, wydawać się może, że każdy temat, wątek i odpowiedź są równie ważne. W rezultacie mamy drzewko dyskusji wokół pewnego tematu. Istnieje możliwość publikowa-nia w ramach grupy ogłoszeń (posty, informacje), które pojawiają się na samej górze naszej strony i zawsze mają wyższy priorytet niż pozostałe tematy dyskusji. Z uwagi na fakt, że każdy uczestnik grupy jest przekonany, że jego wiadomość jest najważniejsza, tylko administrator lub właściciel grupy może takie ogłoszenia publikować.



Dział IT ma pełną kontrolę nad firmową siecią społecznościową. Pamiętajmy o tym, że mamy do dyspozycji panel administracyjny oraz szereg funkcji, które umożliwiają zarządzanie całym syste-mem. W pewnym stopniu możemy również zarządzać wyglądem witryny np. zmienić banner. Inne funkcje obejmują opcje hurtowego dodawania użytkowników, szybkiego blokowania wybranych pra-cowników, tworzenia sieci zewnętrznych, nadawania innym osobom praw do tworzenia grup itd. W tym miejscu znajdziemy również narzędzie, które pozwala wyeksportować dane np. w celu dalszej ich analizy czy wyjaśnień prawnych. Administratorzy, lub wskazane osoby, mogą uzyskiwać dostęp do zawartości wszystkich grup i informacji zawartych w portalu.

Portal umożliwia udostępnianie wybranych treści klientom i partnerom biznesowym. Mechanizm ten nazywa się sieć zewnętrzna. Sieć taka funkcjonuje obok sieci korporacyjnej, do zasobów której mają dostęp wyłącznie pracownicy. Użytkownicy systemu, oczywiście tylko ci którzy mają do tego prawo, mogą utworzyć sieć zewnętrzną, i zapraszać do niej dowolne osoby spoza organizacji.

Społeczności pod kontrolą

Sieć zewnętrzna

Inną ciekawą funkcją panelu administracyjnego są statystyki aktywności użytkowników. Osoby odpo-wiedzialne za projekt sieci społecznościowych, przy użyciu raportów i zestawień, mogą śledzić poziom zainteresowania pracowników portalem, albo to, z jakich urządzeń najczęściej oni korzystają. Dane te są niezwykle istotne w fazie uruchamiania portalu intranetowego, kiedy chcemy sprawić, aby jak najszybciej zaczął on funkcjonować w organizacji.

Mechanizmy te wykorzystamy np. w trakcie prowadzenia projektu marketingowego, który wymaga ścisłych kontaktów z zewnętrzna agencją reklamy. Sieci zewnętrzne mogą być zakładane ad-hoc np. do współpracy z firmami zewnętrznymi w ramach realizowanych projektów. Taka sieć pozwala wygodnie wymieniać się dokumentami i informacjami między każdą ze stron.

12.



Przykładowo, dział IT ma swoją grupę, a publikowane w niej ogłoszenia dotyczą najbardziej istot-nych kwestii związanych z funkcjonowaniem tej komórki. To tutaj pojawiają się ogłoszenia – in-formacje o usunięciu awarii, rozwiązaniu problemu, znalezionej luce bezpieczeństwa, pojawieniu się nowej inicjatywy albo przerwie w działaniu systemu. Celem publikowania ogłoszeń jest to, aby zawarte w nim informacje, bez przeszkód dotarły do wszystkich osób.

Z jednej strony, wątki w dyskusji dzielone są między grupy i projekty. Z drugiej mamy dostęp do wyszukiwarki. Gdyby nie działał mechanizm wyszukiwania, ciężko byłoby nam odnaleźć się w gąsz-czu wszystkich opublikowanych informacji. Wystarczy wpisać jedno lub kilka słów kluczowych, aby odnaleźć potrzebne dokumenty, grupy, użytkowników.

W kolejnej części webinarium chcielibyśmy pokazać, jak może wyglądać budowa tradycyjnego ekstranetu w oparciu o chmurę. Wbrew pozorom, jest to bardzo proste. Jeśli chcielibyśmy wybraną stronę opublikować na zewnątrz, wszystko co musimy zrobić, to skorzystać z funkcji udostępniania.

Zauważyć da się tutaj trzy powody, dla których firmy chcą optyma-lizować procesy biznesowe przy udziale IT. Wydaje się, że najważ-niejszym z nich jest wizja firmy bez papieru. Nieco żartem dodajmy, że 20 lat temu jedna z firm analitycznych powiedziała, że wcześniej doczekamy się toalet bez papieru, niż firm. Faktem jest, że toalety pojawiły się wcześniej.

W kolejnej części webinarium zajmiemy się omówieniem obsłu-gi procesów biznesowych z wykorzystaniem platformy Microsoft. Spróbujemy odpowiedzieć na pytanie, dlaczego firmy decydują się na optymalizację procesów przy użyciu narzędzi informatycznych oraz jakie typowe rozwiązania stosowne są w przedsiębiorstwach?

Ekstranet w chmurze

Firma bez papieru

Scenariusz 2. Obsługa procesów biznesowych

Na tym etapie decydujemy, czy w ramach danej kolekcji witryn pracownicy będą mieli możliwość udostępniania treści, dokumentów i podwitryn na zewnątrz. Standardowo, mechanizm ten jest wy-łączony. Dobrą praktyką jest to, aby dla sieci ekstranetowej dedykować osobną kolekcję witryn wraz z przypisanymi im oddzielnymi zasadami udostępniania. Wtedy mamy pewność, że żadne poufne dane firmowe nie zostaną przekazane na zewnątrz.

To wszystko, co należy zrobić, aby udostępniać treści ekstranetu na zewnątrz. Nie potrzebujemy zestawiać połączeń VPN, wdrażać zapór sieciowych, kupować dodatkowych serwerów i licencji oraz zatrudniać osoby, które będą zajmować się bezpieczeństwem. Za te wszystkie obszary odpowiada Microsoft. Każdy kto kupi jakikolwiek plan SharePoint lub SharePoint Online w ramach Office 365 otrzymuje te wszystkie usługi i narzędzia w pakiecie.

13.



Przykładem takiej sieci może być równie dobrze witryna dla klientów, których zaprosimy do współ-pracy i wymiany opinii. Proces dołączania do społeczności polega na wysłaniu klientom zaproszenia do grupy. Po jego zaakceptowaniu, klient zakłada swój profil użytkownika, po czym może umieszczać w witrynie swoje opinie i przemyślenia na temat firmy i współpracy z nią. Zebrane w ten sposób opinie mogą pomóc firmie w staniu się lepszą od konkurencji, byciu bardziej innowacyjną, która wprowadza na rynek lepsze produkty.

Kolejna obserwacja jest taka, że jeszcze kilka lat temu było widać wyraźne zainteresowanie wdrażaniem intranetów w firmach. Działy marketingu lub komunikacji wewnętrznej chciały zrobić intranet. Efektem tych działań było wdrożenie kompletnej infrastruktury, roz-wiązań i narzędzi, które nigdy nie były wykorzystywane w stopniu, w jakim powinny być. Po początkowym entuzjazmie tego typu pro-jektami, zainteresowanie pracowników intranetem malało do zera.

Mimo, że brzmi to jak przewrotna strategia, w wielu aspektach warto zacząć od opublikowania w intranecie przydatnych i potrzeb-nych rzeczy takich jak wniosek urlopowy, menu z kafeterii, a nawet informacji, jak zamówić taksówkę?

Moda na intranet

Intranet dla pracowników, a nie na odwrót

Obecnie obserwuje się inny trend. Warunkiem, aby intranet „żył w firmie”, jest umieszczenie w nim treści, które pozwolą pracownikom załatwiać pewne sprawy lub znaleźć rozwiązanie. W żadnym przypadku wdrożenie nie może być narzucone przez zarząd firmy, dział marketingu itd.

Tak długo, jak w intranecie nie znajdą się treści związane z biznesem, które przynoszą namacalną wartość, intranet nigdy nie wzbudzi zainteresowania pracowników. Zamiast mówić o procesach biznesowych (samo to hasło brzmi już niezwykle magicznie), które są wykonywane w systemach in-tranetowych, lepiej zakomunikować użytkownikom, że znajdą oni w nim pomoc, porady i informacje, które ułatwią ich pracę. Taki system może pokazywać ile dni urlopu pozostało pracownikowi do wykorzystania. Albo, jaki jest numer telefonu do głównego księgowego?

Osoba, która zajrzy do intranetu w poszukiwaniu wniosku urlopowego, jednocześnie zauważy ogło-szenie opublikowane przez dział marketingu. Celem takich działań jest próba przyciągnięcia pra-cowników do intranetu. Warto o tym pamiętać decydując się na wdrożenie tego typu systemu w swojej organizacji.

14.



Przekładając to na praktykę, weźmy na tapetę dział kadr z wnioskami urlopowymi. Dział kadr mówi: toniemy w papierach, mamy dużo spraw do załatwienia, najwięcej czasu zajmuje przetwa-rzanie dokumentów, musimy robić całe mnóstwo zestawień, a wszystkie te operacje zajmują kilku osobom w dziale coraz więcej czasu. Widzimy tutaj wyraźne wołanie o pomoc.

Warto przekonać pracowników, że w intranecie znajdą nie tylko informacje, mniej lub bardziej dla nich istotne, ale będą mogli zała-twić w nim jakąś sprawę. Wyobraźmy sobie następujący scenariusz. W witrynie SharePoint mamy dokument, który chcemy aby został zaopiniowany przez kolegę z innego działu. Pojawia się pytanie, jak zrobić, aby druga osoba wiedziała, że wskazany dokument czeka na zaopiniowanie i jednocześnie uzyskać informację, że zostało to zrobione. Firmowy intranet daje takie możliwości, bez potrzeby przesyłania między sobą wiadomości e-mail.

Procesy biznesowe modelujemy przy użyciu programu Microsoft Visio, czyli dobrze znanego wielu osobom narzędzia do tworze-nia diagramów. Alternatywą dla Visio, które pozwala rozszerzyć te modele, jest bezpłatna aplikacja SharePoint Designer. W tym temacie możemy sięgnąć także po narzędzie Visual Studio prze-znaczone dla programistów. Gama produktów Microsoft do mode-lowania procesów obejmuje więc aplikacje skierowane dla anali-tyków biznesowych, czy pracowników działów IT znających procesy biznesowe, po narzędzia dla deweloperów, które pozwalają na budowanie złożonych przepływów danych np. takich, które wymie-niają dane z innymi systemami.

Zanim omówimy poszczególne narzędzia, spróbujmy zapoznać się z pewnym procesem biznesowym. Na potrzeby tego webina-rium przygotowaliśmy proces obejmujący obsługę wniosków o rabat handlowy, który zamodelowaliśmy z wykorzystaniem Visio i SharePoint Designer, bez sięgania po aplikację Visual Studio. Proces ten może zostać opisany przez każdego, kto poznał wcześniej te narzędzia.

Sposób na załatwienie sprawy

Modelowanie procesów SharePoint

Przykładowy proces: obsługa wniosków rabatowych

Na platformie SharePoint można odwzorować niemal dowolny proces biznesowy - obieg wniosków urlopowych, proces zatrudniania nowego pracownika itd. W ramach platformy intranetowej może-my integrować dane pochodzące z zewnętrznych systemów takich jak katalog pracowników, lista kontaktów, baza CRM, które mogą być istotne z punktu widzenia obsługi procesu. W ten sposób nie musimy duplikować danych i rozwiązań, które w firmie już po prostu są od dawien dawna.

Na ekranie widzimy typowy widok listy SharePoint zawierający dane dotyczące wniosków o rabat, które możemy dowolnie filtrować. Zwróćmy uwagę, że w witrynie widzimy tylko wnioski, które zo-stały przez nas utworzone. Z tego poziomu nie mamy dostępu do wniosków złożonych przez pozo-stałych pracowników.

15.



W ramach procesu użytkownikom przydzielane są zadania. Infor-macja o tym zdarzeniu wysyłana jest na adres e-mail, dzięki czemu pracownik nie musi śledzić swojej witryny SharePoint, czy nie poja-wiło się na nim nowe zadanie do wykonania. W treści e-mail znaj-dziemy odnośnik, który umożliwia zapoznanie się z treścią zadania, sugerowaną datą jego ukończenia oraz przyciskiem akceptacji.

Powiadomienie o nowym zadaniu

Funkcjonalność ta stosowana jest przede wszystkim w pierwszej fazie pracy z systemem. W póź-niejszym czasie wiele osób rezygnuje z otrzymywania powiadomień na e-mail, a wszystkie czyn-ności związane z obsługą procesów biznesowych, w tym śledzenie nowych zadań do wykonania, realizowane są bezpośrednio w portalu SharePoint. Mechanizmy powiadomień mogą zostać skonfi-gurowane zgodnie z potrzebami organizacji, pracowników i realizowanych przez nich procesów.

16.



Z zestawienia wyraźnie widzimy, że część wniosków jest w trakcie akceptacji, a pozostałe zostały zatwierdzone. Wystarczy kliknąć, aby zobaczyć więcej szczegółów na temat samego procesu akcep-tacji. Z tego poziomu uzyskamy informacje, kiedy wniosek został wprowadzony do systemu oraz jaki jest jego aktualny stan.

SharePoint rejestruje wszystkie zadania związane z procesem oraz pozwala wyświetlić jego prze-bieg (historię). Analiza tych informacji pozwala stwierdzić, że zatwierdzenie wniosku wymagało dwustopniowej akceptacji, najpierw przez bezpośredniego przełożonego, a później przez dyrekto-ra handlowego. Proces ten został tak zaprojektowany, że jeśli osoba na niższym szczeblu odrzuci wniosek, zostaje on zamknięty i nie trafia do akceptacji na wyższy szczebel.

Historia procesu daje pełny obraz tego, jak przebiegają procesy w organizacji. Z tego miejsca za-uważyć da się zadania, które z jakiegoś powodu są opóźnione. Sytuacja ta może wynikać z faktu, że dana osoba ma zbyt dużo pracy związanej z obsługą danego procesu, czy czynności. Akceptacja wniosku wymaga weryfikacji podanych w nim danych, a nie tylko mechanicznego klik-nięcia przycisku „zatwierdź”. Moduł historii pozwala bliżej przyjrzeć się procesowi i wprowadzić potrzebne w nim zmiany organizacyjne np. zatrudnić dodatkową osobę do rozpatrywania wniosków rabatowych lub też zmotywować pracownika do bardziej efektywnej pracy, dając mu podwyżkę. Wszystkie te zmiany wpłyną na to, że ten proces będzie przebiegał sprawniej, a pracownik będzie mógł szybciej wykonywać powierzone mu zadania.

Spróbujmy zastanowić się teraz, jak wygląda cały ten proces z perspektywy osoby, która wprowadza wnioski oraz użytkownika, który je akceptuje. W tym celu uruchamiamy program pocztowy. Na wskazany adres e-mail, pracownik dostaje powiadomienie, że w systemie pojawił się nowy wniosek. Po kliknięciu zawartego w nim odnośnika, otwarta zostanie strona portalu SharePoint, która pozwala zatwierdzić lub odrzucić prośbę o rabat.

Jak już zostało wcześniej nadmienione, do modelowania procesów w SharePoint wykorzystujemy dwa narzędzia – Microsoft Visio oraz SharePoint Designer. Wybór aplikacji zależy od preferencji osoby, która zajmuje się projektowaniem i opieką portalu Share-Point w organizacji.

SharePoint Designer

SharePoint Designer jest edytorem tekstowym, który umożliwia edycję przepływów pracy dla modelowanych procesów biznesowych. W obrębie programu posługujemy się blokami, definiując różnego rodzaju atrybuty (artefakty) takie jak warunki, akcje, ustawienia konfiguracji. SharePoint Designer nie wymaga umiejętności programowania.

Praca z SharePoint Designer przypomina nieco korzystanie z kreatora reguł wiadomości w pro-gramie Microsoft Outlook. Aplikacja pozwala nakreślić przepływy zadań (jeśli się coś wydarzy, po-dejmij stosowną akcje), zaprojektować treść wiadomości przesyłanych pracownikom czy wskazać akcje, możliwe do podjęcia w przypadku zajścia zdarzenia (drzewo decyzyjne). Wbrew pozorom, SharePoint Designer jest funkcjonalnym programem, który pozwala modelować złożone, wielo-etapowe procesy biznesowe w ramach platformy SharePoint.

Z tego miejsca szybko przejdziemy do środowiska graficznego w programie Visio. Projektant może łatwo przełączać się między edytowaniem procesu w trybie tekstowym (SharePoint Desi-gner), a trybem graficznym (Visio). Zmiany wprowadzone w jednym programie są automatycznie odzwierciedlane w widoku procesu modelowanego w drugiej aplikacji.

Podsumujmy to, co zostało powiedziane do tej pory. W ramach platformy SharePoint mamy dostęp do narzędzi projektowania i modelowania przepływów pracy, które są stosunkowo proste w użyciu oraz nie wymagają posiadania wiedzy programistycznej. Modelowanie procesów może być prowadzone w trybie tekstowym (SharePoint Designer) lub graficznym (Visio). Oba narzędzia pozwalają na odwzorowanie złożonych procesów biznesowych, włącznie z takimi, które wymagają pobierania danych z zewnętrznych systemów. Z kolei programiści mają do dyspozycji narzędzia z rodziny Visual Studio.

Zwróćmy jeszcze na jeden aspekt związany ze zdalnym dostępem do zasobów firmy. Użytkownicy są coraz bardziej mobilni, a ich aktywność nie ogranicza się wyłącznie do korzystania z komputera. Witryna SharePoint oraz Yammer umożliwia zdalną pracę z poziomu urządzeń dotykowych (smartfony, tablety). Wszystkie interfejsy zostały dostosowane do działania za pomocą urządzeń mobilnych. Na rynku dostępna jest także aplikacja dla Yammer do zainstalowania w systemie Windows Phone.

17.



W tej części webinarium spróbujemy scharakteryzować usługi SharePoint i Windows Azure jako platformę do wdrażania i uru-chamiania aplikacji biznesowych. Platforma aplikacyjna pozwala programistom na pisanie zaawansowanych aplikacji SharePoint, a użytkownikom ułatwia pracę w chmurze, ze względu na pośred-ni dostęp do dokumentów, list, bibliotek itd. Z poziomu aplikacji pracownicy mają pełny dostęp do wszystkich zasobów przechowy-wanych w usłudze SharePoint z dowolnego urządzenia połączonego z internetem.

Jako ciekawostkę podajmy, że Fild.NET jest pierwszą firmą na świe-cie, która stworzyła rozwiązanie wspomagające pracę działów HR w ramach platformy SharePoint. Projekt ten powstał we współpracy z Microsoft Polska. W trakcie pracy nad projektem zaprocentowa-ły wcześniejsze lata doświadczeń Fild.NET w pisaniu aplikacji dla chmury i SharePoint. Projekt ten otworzył dla Fild.NET dostęp do nowych rynków, która zdobyła klientów ze Stanów Zjednoczonych, Hong-Kongu czy Australii.

Zanim pokażemy, jak poruszać się po sklepie SharePoint, spró-bujmy obalić mit związany z ograniczeniami usługi SharePoint w chmurze. W dalszej części webinarium opowiemy natomiast, w jaki sposób infrastruktura Azure może być łączona z usługami chmury Office 365.

Scenariusz 3. SharePoint jako platforma aplikacyjna

Aplikacje Fild.NET w sklepie

(Bez) ograniczeń chmury

Interfejs użytkownika osadzony jest w platformie SharePoint. Programiści mogą korzystać z me-chanizmów uwierzytelniania usług Microsoft, w tym mechanizmu pojedynczego logowania do systemów w chmurze. W ten sam sposób przejdziemy do sklepu SharePoint, gdzie możemy prze-glądać i kupować produkty, podobnie jak ma to miejsce w przypadku sklepów z aplikacjami.

Z kolei dla firm, które zdecydowały się zainwestować w chmurę, platforma SharePoint daje możli-wość korzystania z aplikacji przygotowywanych przez programistów z całego świata. Mamy tutaj do czynienia z wyraźną zmianą zasad gry na tym rynku. Okazuje się, że konsekwentne inwestowanie przez Fild.NET w rozwiązania chmurowe, a więc podążanie za wizją Microsoft, przekłada się bez-pośrednio na zdobywanie nowych rynków, klientów oraz podnoszenie jakości oferty. Rozwiązania, które proponujemy obecnie charakteryzują się większą funkcjonalnością przy niższej cenie z uwagi na większą liczbę klientów, którzy współfinansują rozwój tych produktów. Chmura przynosi korzyści obu stronom – dla Fild.NET, bo wykorzystują rozwiązanie, które wcześniej zostało zrobione, a dla klienta, bo nie jest jedynym podmiotem, który je zamówił.

18.



Okazuje się, że środowisko to oferuje wiele modeli wdrożeń i umoż-liwia uruchamianie dowolnie skomplikowanych aplikacji, tylko należy wiedzieć jak to zrobić. Pierwszy model wdrożeń nazywa się SharePoint Hosted.

Aplikacje pisane w tym modelu charakteryzują się tym, że w trakcie ich instalacji w chmurze tworzona jest dedykowana instancja serwera pod witryny, na której umieszczone zostają wszystkie zasoby Share-Point potrzebne do prawidłowego funkcjonowania tych aplikacji.

Przykładem takich rozwiązań są stworzone przez Fild.NET aplikacje Question Box oraz Aukcje Lite, które omówimy szerzej w dalszej części webinarium. Aplikacje te pisane są w standardowych technologiach webowych takich jak HTML, CSS, JavaScript, REST oraz format JSON, który służy do pobierania informacji (bibliotek, list, dokumentów) przechowywanych na platformie SharePoint. Wykorzystywane tutaj języki programowania, protokoły, formaty czy narzędzia są dobrze znane de-weloperom webowym. Model ten całkowicie bazuje na instalacji SharePoint, zarówno w przypadku tradycyjnej instalacji na lokalnym serwerze lub w usłudze SharePoint Online.

Warto mieć na uwadze, że w modelu SharePoint Hosted kod aplikacji uruchamiany jest po stro-nie klienta. Podejście to gwarantuje wyższe bezpieczeństwo, ale ogranicza możliwość stosowania bardziej zaawansowanych technologii programistycznych. Dodajmy, że cały model aplikacyjny, bez względu na scenariusz, z którego korzystamy, opiera się na imperatywie, aby nie destabilizować produkcyjnej instalacji SharePoint w przedsiębiorstwie.

Z naszych doświadczeń wynika, że model SharePoint Hosted warto stosować w przypadku prostych aplikacji, które z uwagi na to, że kod jest wykonywany w przeglądarce po stronie klienta, nie wyma-gają prowadzenia zbyt wielu złożonych obliczeń. Warto pamiętać, że wpływ na wydajność takiego kodu ma również typ komputera, na którym uruchamiana jest dana aplikacja.

Modele wdrożeń SharePoint

SharePoint Hosted

Na rynku panuje obiegowa opinia, że platforma SharePoint ogranicza pisanie złożonych aplikacji webowych. Aby zobrazować potencjał technologii Microsoft dodajmy, że firma SAP certyfikowała swój system R3 do pracy w środowisku Windows Azure. Wiedza ta pozwala twierdzić, że chmura Microsoft może być wykorzystywana uruchamiania najbardziej zaawansowanych aplikacji bizneso-wych, również tych projektowanych na indywidualne zamówienie klienta.

19.



Drugim modelem tworzenia i uruchamiania aplikacji w ramach plat-formy SharePoint jest model Auto Hosted. W tym wariancie kod może być wykonywany po stronie serwera, co daje nam możliwość korzysta-nia z technologii i języków programowania obsługiwanych w chmurze Windows Azure, czyli w praktyce wszystkich technologii Microsoft.

Trzeci, najbardziej zaawansowany model dostarczania aplikacji na platformie SharePoint, nazywa się Provider Hosted i ma wiele wspólnych cech z modelem Auto Hosted. Tym co wyróżnia model Provider Hosted jest konieczność samodzielnego zadbania o infra-strukturę uruchamiania aplikacji, w tym instancje wirtualne oraz serwer baz danych.

SharePoint Auto Hosted

SharePoint Provider Hosted

Zwróćmy uwagę, że aplikacje Auto Hosted mogą być instalowane wyłączenie w środowisku Office 365. Wynika to faktu, że w trakcie uruchamiania usług SharePoint, aplikacja wraz z bazą danych jest automatycznie wgrywana do instancji Windows Azure. Innymi słowy, wraz z Office 365 klient otrzymuje do dyspozycji instancję w chmurze Azure, za którą nie ponosi dodatkowej opłaty.

Od strony technologicznej, aplikacje użytkownika hostowane są w chmurze Azure, w ramach za-mkniętego kontenera, który nie wpływa negatywnie na wydajność pozostałych aplikacji, intranetu i ekstranetu zbudowanych w oparciu o Office 365.

Instancja wirtualna dla aplikacji oferuje dodatkowe możliwości m.in. bazę danych SQL oraz nowe mechanizmy komunikowania się z usługą SharePoint. Zamiast odwołań do list SharePoint, możemy tutaj odwoływać się bezpośrednio do schematu bazy danych za pomocą interfejsu programistyczne-go przygotowanego dla konkretnej aplikacji.

Z punktu widzenia użytkownika, rozdzielenie tych ról jest całkowicie przezroczyste. Klient, który ku-puje aplikację w sklepie, nie musi zajmować się przydzielaniem zasobów, tworzeniem bazy danych czy konfiguracją samego programu. Wszystkie te czynności wykonywane są automatycznie, w tle.

Wniosek z tego nasuwa się taki, że model SharePoint Auto Hosted dostarcza zdecydowanie więcej możliwości, bez dodatkowej komplikacji utrzymania infrastruktury oraz konieczności wdrażania indywidualnych mechanizmów backupu. Po raz kolejny to Microsoft odpowiada za udostępnienie kompletnego środowiska do uruchamiania naszych aplikacji.

W modelu SharePoint Auto Hosted firma Fild.NET wdraża m.in. aplikację HR o nazwie TimeOFF Enteprise, która jest następcą programu TimeOFF Pro. Przesłanką do wyboru tego modelu była możliwość udostępnienia aplikacji dużej liczbie użytkowników (do 6 tysięcy osób) przy zachowaniu pożądanej wydajności z szybkim dostępem do bazy danych oraz łatwej w instalacji dla klientów.

W tym celu korzystamy z Windows Azure, aby uruchomić w chmurze instancję serwera webowego oraz serwer SQL. Podejście to daje nam pełną elastyczność i kontrolę nad bazą danych, do której możemy się odwoływać bezpośrednio, a nie tylko od strony aplikacji. Model ten daje nam gwarancje

20.



Aplikacje Aukcje Lite oraz TimeOFF dostępne są w sklepie Share-Point. Z poziomu witryny SharePoint wchodzimy w okno ustawień, gdzie możemy instalować dodatkowe aplikacje. Widok listy podzie-lono na aplikacje bezpłatne oraz wszystkie.

Aukcje Lite to aplikacja biznesowa, która usprawnia proces wykupu wewnątrz organizacji poprzez zarządzanie nim oraz jego automaty-zację. Program ten działa jako firmowa strona z aukcjami, na której pracownicy mogą licytować wystawiony do sprzedaży sprzęt. Apli-kacja ta dostępna jest w wersji Lite, choć firma tworzy również jej bardziej zaawansowaną wersję w modelu Auto Hosted MVC.

Sklep z aplikacjami SharePoint

Aukcje Lite

Baza sklepu może być przeglądana według kategorii aplikacji. W tym miejscu widzimy opis aplika-cji, jej zrzuty ekranu oraz recenzje i oceny innych użytkowników. Jeśli szukamy konkretnego pro-gramu warto skorzystać z wbudowanej wyszukiwarki, aby w łatwy sposób odnaleźć go w gąszczu pozostałych programów.

Tylko osoba (administrator), która ma uprawnienia do witryny może instalować aplikacje. Zwykli użytkownicy mogą składać wniosek o zakup/instalację wskazanych przez nich programów. Do dys-pozycji mamy formularz, który pozwala wygodnie złożyć takie zamówienie na aplikację.

Z poziomu aplikacji użytkownik może przeglądać listę dostępnych aukcji, zapoznać się z jej szcze-gółami (czego dotyczy, kiedy się kończy) oraz podbić ofertę. Interfejs programu został zaprojekto-wany również do obsługi z poziomu ekranów dotykowych (tablety). Dodajmy, że wszystkie aplikacje Fild.NET cechują się przejrzystym, czytelnym i intuicyjnym w obsłudze interfejsem użytkownika.

21.



uruchamiania w SharePoint dowolnie złożonych aplikacji, przy jednoczesnym zachowaniu interfejsu i mechanizmów np. uwierzytelniania, udostępnianych w ramach tej platformy.

W tym miejscu możemy wyobrazić sobie klienta, który chce rozbudować aplikację TimeOFF Enter-prise o dodatkowe funkcjonalności lub włączyć ją do swoich pozostałych systemów. W tym celu na-leżałoby zainstalować aplikację w modelu Auto Provider w chmurze Windows Azure, która zagwa-rantuje pełen dostęp do niej, a która dla klienta z zewnątrz, z perspektywy stosowanych interfejsów, będzie wyglądać tak samo, jak wdrożona w każdym innym modelu.

TimeOFF to aplikacja zaprojektowana z myślą o działach HR, która usprawnia procesy związane ze składaniem i zatwierdzaniem wnio-sków urlopowych. Aplikacja ta wydaje się być banalnie prosta. Ktoś wypełnia formatkę, ktoś inny akceptuje ją lub odrzuca. Wcale tak jednak nie musi być.

Usługa SharePoint dostępna jest w dwóch planach (wersjach), które pojawiają się w różnych edycjach usługi Office 365. Wśród najważniej-szych różnic w obu wersjach warto wymienić mechanizmy pobierania danych z systemów zewnętrznych oraz funkcje integracji z rozwią-zaniami BI z Office 365 dostępne są w SharePoint Online w planie drugim. Dobra wiadomość jest taka, że firmowa sieć społecznościo-wa Yammer udostępniana jest w ramach obu tych pakietów.

TimeOFF

Dwie wersje SharePoint Online

Do firmy Fild.NET zgłosił się klient, który zażyczył sobie wprowadzenia ok. 130 zmian w stosunku do aplikacji TimeOFF udostępnianej w sklepie SharePoint. Klientem tym okazała się korporacja działająca w kilkunastu krajach i zatrudniająca ponad 6000 pracowników, która chciała zautoma-tyzować proces obsługi wniosków urlopowych. Na życzenie tego klienta firma Fild.NET wprowadzi do aplikacji szereg nowych funkcjonalności, w tym możliwość zdefiniowania weekendu od piątku do soboty, obsługę stref czasowych, opcje zarządzania wnioskami z podziałem na region, kraj, depar-tament, oraz nowe definicje świąt publicznych, wersji wniosków czy form zatrudnienia.

Aplikacja TimeOFF prezentuje kalendarz nieobecności z wyróżnieniem dni ustawowo wolnych. Z tego miejsca widzimy zaplanowane urlopy oraz wnioski oczekujące na zatwierdzenie. Widok pod-sumowania zawieraja informacje o dostępnych dniach urlopowych oraz dniach wolnych (świętach) w danym roku. Dział HR jest od razu informowany o złożonych i zaakceptowanych wnioskach. W chwili obecnej, TimeOFF działa w obrębie usług Office 365. Firma Fild.NET przygotowuje jej wersję mobilną dla urządzeń typu smartfon i tablet, która ma zapewnić jeszcze większą swobodę, szyb-kość i elastyczność w składaniu wniosków o urlop.

Od strony konfiguracji, aplikacja TimeOFF pozwala zdefiniować listę pracowników upoważnionych do składania wniosków elektronicznych, strukturę podległościową (przełożeni, asystenci) obo-wiązującą w organizacji, listę zastępstw oraz reguły powiadomień e-mail. W aplikacji znajdziemy wbudowany edytor, który pozwala zmodyfikować treść wysyłanych powiadomień, dostosowując je do potrzeb danej firmy. Z kolei moduł dni wolne pozwala samodzielnie definiować listę świąt. W wersji Enteprise Fild.NET zamierza wprowadzić dodatkowy mechanizm ról, który pozwoli przypi-sać pracowników do grup menedżerów, członków zespołu HR itd.

Każdy, kto korzysta z wykupionej usługi Office 365 lub chciałby ją zamówić na 30-dniowy okres próbny, może zainstalować aplikację TimeOFF w swojej firmie. Opłata za TimeOFF wnoszona jest w formie jednorazowej płatności. Istnieje możliwość negocjacji ceny w przypadku zakupu programu dla 50 pracowników i więcej. W przyszłym miesiącu firma Fild.NET wprowadzi płatności miesięcz-ne. Aplikacje Fild.NET publikowane w sklepie SharePoint są przejrzyste i intuicyjne. Dobrze współ-pracują z urządzeniami mobilnymi.

22.



Microsoft jest zaufanym dostawcą dobrze znanej, i obecnego na rynku od 2001 roku, oprogramowania SharePoint przeznaczonego do budowy lokalnych intranetów i ekstranetów. Usługi w chmurze na platformie Windows Azure świadczone są od 3-4 lat.

Osoby, które chciałby dowiedzieć się więcej na ten temat zapraszamy na strony Microsoft, gdzie znajdziemy również informacje o dostępnych szkoleniach i ścieżkach certyfikacji.

Microsoft pozostawia swobodę w wyborze modelu wdrożenia. Fild.NET jest firmą, która w dal-szym ciągu prowadzi integrację systemów SharePoint w środowisku lokalnym. W trakcie webi-narium staraliśmy się pokazać, że warto rozważyć instalację intranetu i ekstranetu w chmurze, korzystając jednocześnie ze wszystkich zalet jakie niesie ze sobą usługa Office 365 w połączeniu z Windows Azure w wybranych scenariuszach.

SharePoint nie jest wyłącznie platformą do tworzenia aplikacji. To także kompletne rozwiązanie, które udostępnia szereg gotowych do użycia komponentów intranetowych. Przykładowo, stwo-rzenie nowej witryny dla współpracy w grupie wymaga jedynie kilku kliknięć myszą.

Nie bez znaczenia jest również szeroki dostęp do certyfikowanych programistów SharePoint, doświadczonych partnerów biznesowych takich jak Fild.NET oraz bogatej oferty gotowych do użycia aplikacji w sklepie SharePoint. Dodajmy, że firma Fild.NET pracuje nad rozwojem kolej-nych aplikacji dla tej platformy, w tym programów wspierających procesy nauczania na odległość (e-learning), obsługę kancelarii prawnej oraz pracę działów HR. Aplikacje te rozwijane są ściśle we współpracy z klientami.

Podsumowanie webinarium

23.



Aplikacje i serwisy intranetowe w chmurze publicznej - transkrypt webinarium IDG

Technology

Transcript of Aplikacje i serwisy intranetowe w chmurze publicznej - transkrypt webinarium IDG