Szanowni Państwo, W związku z rozpoczęciem realizacji Projektu przez Animatorów w różnych terminach wprowadziliśmy możliwość rozliczenia godzin od daty ustalonej we wniosku oraz umowie z Operatorem. W związku z licznymi pytaniami informujemy, że zarezerwowane środki finansowe na wypłaty dla Animatorów za zaległe miesiące są niezagrożone. W systemie wprowadzamy wszystkie godziny przepracowane w Projekcie Lokalny Animator Sportu, zarówno te płatne ze środków JST/AO, jak i te płatne ze środków Ministerstwa Sportu. Oznacza to że Animator ewidencjonuje zrealizowane godziny wynikające z obu umów – z JST/AO, oraz z Operatorem Projektu – Instytutem Sportu. Po zalogowaniu się na swoim profilu wszyscy, którzy ukończyli procedurę podpisywania umowy (status „11. Umowa została podpisana”) oraz podpisana została umowa pomiędzy JST/AO a Instytutem Sportu na stronie www.system.projektorlik.pl dostępne mają dwie nowe zakładki: Wydarzenia oraz Raporty.

1. WSTĘP

Aby rozpocząć rozliczanie godzin w Projekcie, wybieramy z bocznego menu zakładkę „Wydarzenia”.

Wydarzeniami w systemie nazywamy wszystkie godziny realizacji pracy w ramach Projektu. Dla zachowania chronologii rozliczamy na początek zaległe okresy w kolejności od najstarszego. W kolejnych, przyszłych miesiącach, zajęcia w systemie należy wprowadzać z wyprzedzeniem, planując je na koniec poprzedzającego, bądź początek bieżącego miesiąca. Aby wprowadzić wydarzenie, klikamy w wybranej wcześniej zakładce przycisk „Dodaj wydarzenie” znajdujący się u góry ekranu.

2. WYDARZENIA

W kolejnym oknie uzupełniamy szczegóły dotyczące Wydarzenia.

W ten sposób wprowadzić należy wszystkie godziny zrealizowane w Projekcie Lokalny Animator Sportu wynikające z umowy z Operatorem Projektu oraz JST/AO. U góry ekranu w zakładce „Rozliczenia” możemy przełączać widok konkretnego miesiąca. Pod zakładką miesiąca znajduje się licznik godzin. Wskazuje on limit godzin do przepracowania w danym miesiącu dla IS oraz sumę wszystkich wprowadzonych godzin. Wszystkie wprowadzone godziny dzielone są na pół, a w momencie przekroczenia limitu godzin dla IS liczone jako przepracowane JST.

Wprowadzone zajęcia można edytować. W tym celu na liście wydarzeń klikamy w przycisk „Edytuj” znajdujący się po prawej stronie ekranu w kolumnie „Akcje”.

Możemy edytować dowolne pole, a po zmianie danych należy kliknąć w niebieski przycisk „Zapisz” znajdujący się u dołu ekranu.

Po wprowadzeniu wszystkich godzin w danym miejscu należy uzupełnić obecność we wszystkich wydarzeniach.

Potwierdzeniem odbycia się zajęć, oraz ostatnim krokiem przed rozliczeniem danego miesiąca jest uzupełnienie obecności w wydarzeniach.

Aby uzupełnić obecność, w zakładce „Wydarzenia” klikamy w przycisk znajdujący się po prawej stronie ekranu, osobno przy każdym wprowadzonym wcześniej wydarzeniu.

W nowym oknie uzupełniamy obecność w podziale na płeć oraz kategorię wiekową (zaznaczone wcześniej w szczegółach wydarzenia).

Po wprowadzeniu obecności potwierdzamy klikając „Zapisz”.

Wskazaną procedurę należy zastosować do każdego wydarzenia w miesiącu.

Jeżeli chcemy zmienić płeć lub kategorię przy uzupełnianiu obecności, należy edytować całe wydarzenie, klikając w zakładce „Wydarzenia” znajdujący się po prawej stronie żółty przycisk „Edytuj”.

3. UZUPEŁNIENIE OBECNOŚCI

Po wprowadzeniu wszystkich godzin przepracowanych w danym okresie rozliczeniowym oraz uzupełnieniu obecności należy jeszcze raz zweryfikować poprawność wprowadzonych danych.

Jeżeli liczba godzin, liczba zajęć, obecności i inne dane się zgadzają, możemy przejść do wygenerowania raportu.

W tym celu wchodzimy w znajdującą się w bocznym menu zakładkę „Raporty”.

Aby wygenerować raport, klikamy w wybranej wcześniej zakładce przycisk „Wygeneruj nowy raport” znajdujący się u góry ekranu.

W nowym oknie wybieramy miesiąc, którego dotyczyć ma raport oraz uzupełniamy sekcję „Regularni użytkownicy Orlika”, uwzględniając odpowiednie kategorie wiekowe i płeć i niepełnosprawność. Jeśli w danym miesiącu odbywały się dodatkowe aktywności (np. imprezy sportowe) lub wizytacje, należy to opisać w oknach poniżej.

4. GENEROWANIE RAPORTU

Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych danych klikamy w przycisk „Generuj”. Jeżeli wszystkie dane zostały dodane poprawnie, po wygenerowaniu raportu otrzymamy następujący komunikat:

W każdej chwili możemy podejrzeć zawartość raportu. W tym celu klikamy w przycisk „Podgląd” znajdujący się z prawej strony ekranu w kolumnie „Akcje”.

W podglądzie raportu znajduje się liczba godzin przepracowanych w Projekcie Lokalny Animator Sportu w podziale na: - godziny płatne ze środków Ministerstwa Sportu oraz JST/AO, - typ rozliczanej pracy (animacja, trening, imprezy, udostępnienie Orlika), - dostępność animacji (zajęcia otwarte, na zapisy i zamknięte). Po prawej stronie znajdują się dane związane ze statystykami Regularnych użytkowników Orlika. Liczba uczestników wszystkich wydarzeń nie jest sumowana, aby nie liczyć jednej osoby wielokrotnie. Wskazane liczby należy podać szacunkowo podczas generowania raportu miesięcznego.

Wygenerowany przez Animatora raport musi zostać zaakceptowany ze strony JST/AO oraz Operatora Projektu.

Po pozytywnej weryfikacji raportu z obu stron będzie możliwe przejście do wygenerowania rachunku. W przeciwnym razie raport trzeba będzie poprawić zgodnie z wytycznymi jednostki która odrzuci raport.

O zaakceptowaniu lub odrzuceniu raportu informować będzie zmiana statusu.

W kolumnie „Akcje” pojawi się możliwość wystawienia rachunku.

5. AKCEPTACJA RAPORTU