© Archiwum UW

� W 1993 roku powstał system informatyczny, który pozwolił na utworzenie bazy danych archiwalnych.

� Informatyzacją zostały objęte teczki:� studentówstudentów� przewodów doktorskich� przewodów habilitacyjnych� nadania profesur

� Kilka lat trwało rejestrowanie fizycznych teczek archiwalnych w bazie danych, których obecnie jest ok. 230 tys.

� Informatyzacja zwykle wymusza porządkowanieprocedur

� Dla studentów studiów dziennych w uczelni istniałalbum z nadawanymi numerami indeksów (w założeniujednostkowymi)

Dla innych form studiów (niestacjonarnych,� Dla innych form studiów (niestacjonarnych,doktoranckich, podyplomowych) nie było jednolitegosystemu numerowania indeksów

� Przewody habilitacyjne i postępowania profesorskiejeszcze dziś nie są rejestrowane w sposób jednolity wuczelni i nie mają nadawanych numerów - w systemieprzewidziano oddzielne numeracje w każdej kategorii

� Opracowany został format sygnatury teczek tak abyuniknąć powtórzeń i ułatwić wyszukiwanie

� Ustalony został sposób numerowania dopływów czylikolejnych przekazywanych partii teczek z jednostekdydaktycznych, z podziałem na kategorie teczek

� Ustalony został zakres danych objętych elektroniczną� Ustalony został zakres danych objętych elektronicznąarchiwizacją

� Utworzono słowniki historyczne:� jednostek dydaktycznych� kierunków, specjalności, dziedzin i dyscyplin� systemów i rodzajów studiów

� Zaprojektowano mechanizm kontroli dla uniknięciaręcznego wprowadzenia duplikatów osób i teczek

� Tytuł – Nazwisko i imię ew. pesel (ostatnio)� Sygnatur ę - w zależności od kategorii teczki postaci:

� Dla studenckiej

<kod symb. jednostki> – <Nr dopływu> <Nr indeksu>[/S]

np. WH-32 123456/S� Dla przewodów doktorskich

<kod symb. jednostki> –dr <Nr dopływu> <Nr przewodu dr>[/D] <kod symb. jednostki> –dr <Nr dopływu> <Nr przewodu dr>[/D]

np. WH-dr 1 345/D� Dla habilitacji

<kod symb. jednostki> –hab <Nr dopływu> <Nr przew. hab> /Hnp. WH-hab 1 45/H

� Dla profesur

<kod symb. jednostki> –prof <Nr dopływu> <Nr nadania prof> /P

np. WH-prof 1 32/P

� W 2008 roku na podstawie doświadczeń pierwszego systemu informatycznego Archiwum, powstał w USOS nowy moduł do obsługi Archiwum, a cała baza danych została zmigrowana do bazy oraclowej USOS.

� Obecnie moduł Archiwum obsługuje 2 zbiory danych:� Obecnie moduł Archiwum obsługuje 2 zbiory danych:

� Archiwum UW obejmujący dane osób, które nie były rejestrowane w USOS, czyli przed rokiem 2002.

� Archiwum USOS dotyczący osób rejestrowanych w USOS (prace są w toku)

� Rejestrowanie teczek archiwalnych studentów, przewodów dr/hab. i profesur spoza USOS

� Archiwizowanie programów studentów USOS-owych � Archiwizowanie przewodów doktorskich w USOS� Automatyczne wydruki spisu zdawczo-odbiorczego� Wyszukiwanie i prezentacja danych wg kryteriów� Raport Karta danych archiwalnych osoby� Raporty – listy teczek wg zadanych kryteriów� Zrzuty danych do plików CSV wg zadanych kryteriów� Statystyki grupy osób na tle szerszej grupy wg kryteriów� Zamawianie teczek do wypożyczenia przez wydziały� Rejestracja wypożyczeń, wycofań i zwrotów� Wysyłanie mailowych przypomnień o zwrot teczek

Teczki osobowe podlegaj ą archiwizacji:� dla studentów studiów stacjonarnych lub

niestacjonarnych pierwszego i drugiego stopnia lubjednolitych magisterskich, immatrykulowanych z nralbumu z puli centralnej lub dawniej lokalnych

� dla studentów studiów trzeciego stopnia –doktoranckich. Nr albumu jest obecnie przydzielany zpuli centralnej. Je śli doktorant był wcze śniejstudentem UW i miał nr albumu z puli centralnej tozachowuje ten nr albumu równie ż jako doktorant.

� dla słuchaczy studiów podyplomowych. Nr albumujest obecnie nadawany z odr ębnej puli numerów dlastudiów podyplomowych.

Teczki studentów studiuj ących czasowo nie s ą

archiwizowane:� dla studentów zagranicznych studiuj ących czasowo na

UW w ramach wymiany w projekcie ERASMUS.Studenci nie mają na UW nr albumu, a w USOSStudenci nie mają na UW nr albumu, a w USOSsztucznie maj ą nadany nr indeksu z tzw . puli dlastudentów krótkoterminowych.

� dla studentów polskich studiuj ących czasowo (semestrlub rok) na UW w ramach wymiany w systemie MOST(Program Mobilno ści Studentów).

Uniwersytet Warszawski nie jest dla tych studentówuczelni ą macierzyst ą

� Osoba mo że mieć wiele teczek studenckich,związanych z ró żnymi numerami albumu i ró żnymijednostkami prowadz ącymi programy studiów .

� W jednej teczce studenckiej mog ą się znajdowa ćdane dotycz ące wielu programów studiówdane dotycz ące wielu programów studiówrozpocz ętych przez studenta, a prowadzonych przeztę samą jednostk ę lub jednostk ę podrz ędną (np.programy studiów 1-szego stopnia, 2-iego stopnia,stacjonarne i niestacjonarne).

� W ramach jednego programu studiów może być kilkadyplomów, a jako dat ę ukończenia programu przyj ętodatę ostatniego (chronologicznie) dyplomu.

� Studia 3-ciego stopnia (doktoranckie) archiwizowanesą w osobnych teczkach studenckich.

� Studia podyplomowe z racji osobnej numeracjiindeksów archiwizowane s ą w osobnych teczkachstudenckich .studenckich .

� Teczka studenta powinna by ć zarchiwizowana iprzekazana do Archiwum Uniwersytetu po 3 latach odukończenia studiów lub skre ślenia, je śli student niewznowił studiów lub nie rozpocz ął nowych w ramachjednostki.

� Teczki s ą przekazywane partiami w kolejno ścinumerów indeksów .

� Każda partia teczek jednorazowo przekazywana doArchiwum UW jest opatrzona Numerem dopływu iudokumentowana ” Spisem zdawczo odbiorczym” .

� Nr dopływu jest nadawany wg wytycznych dyrektora� Nr dopływu jest nadawany wg wytycznych dyrektoraArchiwum UW. Jest to kolejny numer partii teczek wramach jednostki archiwizuj ącej.

� W partii teczek mog ą się znaleźć teczki osóbzarejestrowanych w USOS b ądź takich, którestudiowały jeszcze przed wdro żeniem systemu USOSi nie zostały tam zarejestrowane. Teczki osóbistniej ących w USOS, powinny mie ć napis ‘USOS’.

� W jednej teczce studenckiej powinny znajdowa ć sięinformacje i dokumenty dotycz ące wszystkichprogramów studiów rozpocz ętych przez studenta wramach jednego nr albumu (indeksu), prowadzonychramach jednego nr albumu (indeksu), prowadzonychprzez wydział lub przez jego jednostki podrz ędne np.instytuty (oprócz studiów doktoranckich ipodyplomowych).

� Dopuszcza si ę archiwizowanie teczek studenckich wramach instytutów .

� Dla osób, których programy studiów s ą zarejestrowane w systemie USOS przekazanie teczki z programami powinno by ć dokonane przez jednostki dydaktyczne po zarchiwizowaniu programów w USOS na formularzu Archiwizowanie programów osóbArchiwizowanie programów osób

� Ostatni ą czynno ścią wykonywan ą przed przekazaniem fizycznych teczek do Archiwum UW jest powi ązanie teczek w wi ązki po 4 do 6, tak aby mie ściły si ę na półkach w magazynie i opisaniu ka żdej wi ązki z podaniem kodu symbolicznego jednostki, nr dopływu i zakresu numerów albumu (najmniejszy - najwi ększy).

� Wydział winien upowa żnić jedną osob ę, która b ędziekoordynowała przydzielanie kolejnych numerówdopływów poszczególnym osobom archiwizuj ącymakta. Jeśli w tym samym czasie maj ą być archiwizowaneróżne partie teczek np. studiów magisterskich ioddzielnie podyplomowych, to osoby archiwizuj ąceoddzielnie podyplomowych, to osoby archiwizuj ącepowinny by ć w kontakcie i czeka ć, aż w USOS pojawisię przydzielony im numer dopływu jako bie żący. Nale żypoinformowa ć o zakończeniu archiwizowania w USOSpartii teczek. Dotyczy to szczególnie wydziałów, wktórych poszczególne instytuty archiwizuj ą swojeprogramy w osobnych partiach teczek, w ramachwydziału.

� Zarządzenie Rektora o obowiązku rejestrowania w USOSprzewodów doktorskich i nostryfikowanych dyplomów –dotyczy wszystkich przewodów otwartych począwszy odpaździernika 2013 roku

� Rejestracji w USOS podlegają:� Rozpoczęte studia doktoranckie - kończą się zaliczeniem

przez studenta wszystkich etapów studiów (uzyskaniemprzez studenta wszystkich etapów studiów (uzyskaniemabsolutorium) lub skreśleniem z listy studentów

� Otwarte przewody doktorskie absolwentów studiówdoktoranckich lub osób z zewnątrz - kończą się nadaniemstopnia doktora lub zamknięciem przewodu doktorskiego

� Otwarte przewody nostryfikacyjne dyplomów doktorskichuzyskanych zagranicą - kończą się zaświadczeniem onostryfikacji lub zamknięciem przewodunostryfikacyjnego.

1. Teczki przewodów doktorskich, które zakończyły sięnadaniem stopnia doktora lub zostały zamknięte wjednostce dydaktycznej UW, są przechowywane wregistraturze jednostki.

2. Raz na 3 lata teczki przewodów powinny być przekazane2. Raz na 3 lata teczki przewodów powinny być przekazanepartiami do Archiwum Uniwersytetu.

3. Każda partia teczek przekazywana do Archiwum UW jestopatrzona Numerem dopływu i udokumentowana ”Spisemzdawczo odbiorczym” .

4. Nr dopływu jest nadawany wg wytycznych dyrektoraArchiwum UW. Jest to kolejny numer w ramach jednostkiarchiwizującej (tylko dla przewodów doktorskich).

5. W jednej teczce powinna znajdować się dokumentacja dotycząca jednego przewodu doktorskiego, ułożona według spisu zawartości teczki.

6. Na teczce powinny się znajdować:� na środku tytuł postaci:

Przewód doktorski <Nazwisko i imię >np. Przewód doktorski Kowalska Annanp. Przewód doktorski Kowalska Anna

� w prawym górnym rogu: kat. A� w lewym górnym rogu znak akt postaci:

<kod symb. jednostki>-<Symbol klasyfikacyjny z wykazu akt>-<Nr przewodu>

np. WH-531-29� po lewej stronie u dołu: <kod symboliczny jednostki> - dr <spacja><Nr dopływu>

np. WH-dr 5 .

7. Dla osób, których przewód doktorski jestzarejestrowany w systemie USOS i nadany zostałnumer przewodu powyżej 2000, przekazanie teczkiz przewodem powinno być odnotowane w USOS.

8. Należy wydrukować Spis zdawczo odbiorczy

9. Powiązać teczki w wiązki, o maksymalnej grubości16-17 cm i opisać każdą wiązkę (obwolutąumieszczoną na krótszym boku) z podaniem kodusymbolicznego wydziału, nr dopływu i poniżejzakresu numerów przewodów (od-do)np. WH-dr 5 i poniżej

2028-2070�

� Informacje o osobie:� nazwisko,� imię, � imię 2-gie, � nazwisko rodowe ,� Pesel,

data urodzenia, � data urodzenia, � miejsce urodzenia, � płeć,� wyznanie (tylko do 1940 r),� obywatelstwo,� imię ojca i matki,� nazwisko panieńskie matki,� nazwa ukończonej szkoły średniej i miejscowość.

� Dane o immatrykulacji� data immatrykulacji � kod wydziału immatrykulacji � system studiów zaczętych (dzienne, wieczorowe,…)

� Tok studiów dla okresu 1915-2001� data zakończenia studiów � kod wydziału ukończenia studiów (pierwszego) � system studiów ukończonych� system studiów ukończonych� kod ukończonego kierunku, specjalności� data dyplomu I stopnia lub magisterskiego przed 1940 r� Nr dyplomu I stopnia lub magisterskiego przed 1940 r� temat pracy dyplomowej I stopnia� data dyplomu mgr lub dr przed 1940 r� Nr dyplomu mgr lub dr przed 1940 r� temat pracy mgr lub dr przed 1940 r � promotor pracy mgr lub dr przed 1940 r

� Tok studiów rejestrowany w USOS w ramachprogramów zaczętych na wydziale, podpiętych do teczki� kod programu studiów, � kod jednostki organizacyjnej programu, � numer indeksu na programie, � data rozpoczęcia, � data zakończenia programu (dyplomu lub skreślenia),� data zakończenia programu (dyplomu lub skreślenia),� etapy studiów w ramach programu� uprawnienia zawodowe nabyte po ukończeniu programu,� informacja o skreśleniach, wznowieniach na programie , � oceny uzyskane � punkty ECTS� dyplomy związane z programem

� Informacje o teczce studenta:� sygnatura teczki� kategoria teczki ( ‘S’ – studencka)� numer indeksu � numer KEM-u (istotne tylko dla przedziału 1915-1940)� numer KEM-u (istotne tylko dla przedziału 1915-1940)� miejsce w magazynie

� Zawartość teczki: � czy jest matura - oryginał lub kopia � czy jest świadectwo urodzenia � czy jest indeks

� Na tle wybranej grupy ile pozycji spełnia zadane kryteriaNp. ilu studentów kierunku Biologia było na studiach dziennych

� Pracownik wydziału zamawia teczk ę w USOS� Pracownik Archiwum sprawdza w USOS list ę zamówie ń i

wyjmuje teczki z magazynu� Po zawiadomieniu przez pracownika Archiwum, że

teczka jest do odbioru pracownik dziekanatu lub osobaupowa żniona odbiera teczk ę zostawiaj ąc wypełnionyrewers (jak dot ąd).rewers (jak dot ąd).

� Pracownik Archiwum wprowadza do USOS dat ęwypo życzenia teczki i planowan ą datę zwrotu, ew . uwagi.

� Kiedy minie planowana data zwrotu teczki, do osobyktóra wypo życzyła teczk ę zostanie skierowany (z USOS)mail przypominaj ący o konieczno ści zwrotu.

� Po zwróceniu teczki do Archiwum, w USOS zostajewpisana faktyczna data zwrotu.

� Data wypo ż. od-do

� Jednostka wypo ż.

� Osoba wypo życzająca

� Osoba na rzecz której wypo życzenie

� Stan wypo życzenia � Niezwrócone� Przetrzymane� Wszystkie� Zamówione

� Sortuj według� Data wypo życzenia � Data zamówienia

� Wycofywanie teczek studentów z Archiwum USOS izwrot po ukończeniu wznowionych studiów

� Archiwizowanie teczek przewodów habilitacyjnych iprofesur w Archiwum USOS

� Raporty wspólne z Archiwum UW i Archiwum USOS

� Statystyki wspólne z Archiwum UW i Archiwum USOS

� Historia zmian w słownikach jednostek, kierunków,specjalności

� Historia zmian nazwiska i innych danych osoby

� moduł dla akt kadrowych

� Stworzenie pełnego systemu elektronicznej ewidencji akt osobowych,

� Elektroniczne archiwizowanie akt zarejestrowanych w USOS,

� Automatyczne sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych,odbiorczych,

� Zautomatyzowanie systemu wypożyczeń i wycofań � Ograniczenie liczby wypożyczanych teczek przez

wydziały - możliwości automatycznego drukowania zaświadczeń z USOS

� Wyszukiwanie potrzebnych danych i sporządzanie plików wyników zapytań i raportów

� Statystyki

Koniec pokazu

DziękujemyDziękujemy

kpilecki@adm.uw.edu.plgrazyna.kurzyna@adm.uw.edu.pl