Wymagania w zakresie sporządzania

załączników do wniosku beneficjenta o płatność

w ramach priorytetu 1, 3 i 4 ZPORR

wykaz załączników do wniosku beneficjenta o płatność:

1. Poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną

do reprezentowania beneficjenta kopie faktur i/lub innych dokumentów

księgowych o równoważnej wartości dowodowej, potwierdzających

dokonanie wydatków kwalifikowalnych,

2. Poświadczone za zgodność z oryginałem j.w. kopie dokumentów

potwierdzających odbiór urządzeń lub wykonanie prac,

3. W przypadku zakupu urządzeń, które nie zostały zamontowane-

potwierdzone j.w. kopie protokołów odbioru urządzeń lub przyjęcia

materiałów z podaniem miejsca ich składowania,

wykaz załączników do wniosku beneficjenta o płatność:

.4. Poświadczone j.w. i oznaczone datą kopie wyciągów z rachunku

bankowego Beneficjenta/kopie przelewów bankowych

potwierdzających poniesienie wydatków,

5. Poświadczone j.w. kopie innych dokumentów potwierdzających i

uzasadniających prawidłową realizację projektu, zgodnie z

harmonogramem rzeczowym realizacji projektu ( np. umowy z

wykonawcą , kosztorys ofertowy, dot. zamówień publicznych, inne

dokumenty niezbędne do udokumentowania poniesionych

wydatków)

6. harmonogram płatności dla projektu na dwa kolejne kwartały,

Wymóg załączania harmonogramu płatności dotyczy tych beneficjentów, którzy zawarli umowę o dofinansowanie projektu zgodnie ze wzorem zawartym w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 14 października 2004r. w sprawie wzorów umów o dofinansowanie projektów realizowanych w ramach ZPORR (Dz.U. Nr 225, poz. 2285).

Przykładowe dokumenty księgowe:

1. Faktury VAT,

2. Inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej:

- Dokumenty potwierdzające koszty zatrudnienia: Lista Płac i ZUS DRA

- rachunki

Dowód księgowy:

Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

art. 21 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz.694 z późn. zm.):

1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w

jednostkach naturalnych,

4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą

– także datę sporządzenia dowodu,

Dowód księgowy:

5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której

przyjęto składniki aktywów,

6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w

księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu

ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby

odpowiedzialnej za te wskazania.

Wymagany opis dowodu księgowego:

1. Art. 35 Ustawy o finansach publicznych ( Dz. U. z 2003 r. Nr 15,

poz.148 z późn. zm.):

- Informacja o poprawności merytorycznej,

- Informacja o poprawności formalno – rachunkowej.

2. W przypadku dokumentów księgowych podlegających ustawie z dnia

29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19,

poz.177 z późn. zm.) – wskazanie podstawy prawnej z ustawy.

3. Jeżeli projekt nie jest realizowany w oparciu o ustawę PZP należy podać zapis w ustawie, na podstawie którego do projektu (wydatku) nie stosuje się ww. ustawy. Jeżeli projekt jest realizowany zgodnie z Procedurą Uproszczoną, należy to również opisać.

Wymagany opis dowodu księgowego:

1. Numer umowy /decyzji o dofinansowanie w ramach ZPORR,

2. Nazwę projektu,

3. Odniesienie do pozycji w harmonogramie rzeczowym złożonym we

wniosku o dofinansowanie - opisać w sposób nie budzący wątpliwości

związek wydatku z projektem – zaznaczyć w opisie faktury, do której

kategorii wydatku przedstawionego we wniosku aplikacyjnym odnosi się

wydatek opisany fakturą. W przypadku załączania do wniosku o

płatność kilku faktur w opisie należy podać kwoty przy poszczególnych

kategoriach wydatków.

4. Nr księgowy lub ewidencyjny dokumentu, pod jakim został

zarejestrowany (nr umieszczony w prawym górnym rogu dokumentu)

Wymagany opis dowodu księgowego:

5. Faktury/inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej powinny być

opatrzone adnotacją : Projekt jest współfinansowany ze środków

Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz ze środków

budżetu państwa.” W przypadku, gdy projekt nie jest współfinansowany z

budżetu państwa, zwrot „oraz z budżetu państwa” nie jest zamieszczany.

6. Wszystkie kopie dokumentów powinny być podpisane za zgodność z

oryginałem przez osobę do tego uprawnioną.

7. Prawidłowo potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia to podpis oraz

data na każdej stronie z zapisem „potwierdzam za zgodność z

oryginałem” lub podpis oraz data na pierwszej stronie z zapisem

„potwierdzam za zgodność z oryginałem od strony …do strony….” –

dokument powinien mieć ponumerowane strony i być spięty, tak aby nie

ulegało wątpliwości, co jest potwierdzane za zgodność z oryginałem.

dokumentowanie wydatków związanych z Personelem:

1. Lista Płac może zostać dołączona do wniosku, gdy zostały zapłacone

jej wszystkie składniki ( wyciągi bankowe z wyodrębnionego rachunku

Beneficjenta potwierdzające przekazanie wynagrodzenia pracownikowi,

odprowadzenie składek pracownika do ZUS oraz podatku

dochodowego do Urzędu Skarbowego, ewentualnie innych potrąceń np.

PZU)

2. ZUS DRA (opisany w taki sposób, aby były wyszczególnione wszystkie

kwoty składek każdego z pracowników zaangażowanych w projekt

(wyciąg bankowy).

3. W tab.(20_) wniosku o płatność dokument ZUS DRA należy umieścić w

wierszu poniżej listy płac.

dokumentowanie wydatków związanych z Personelem:

4. Dokumenty potwierdzające zaangażowanie pracownika w projekt

(umowa o pracę, zakres czynności, karta czasu pracy,

kalkulacja dotycząca wyliczenia stawki godzinowej oraz

wynagrodzenia należnego w ramach realizowanego projektu),

5. Informacja dotycząca rozliczenia należnej kwoty brutto pracownikowi

z wyszczególnieniem poszczególnych składek wynagrodzenia

(Poświadczenie wydatków związanych z kosztami

zatrudnienia za okres od….do…)

dokumentowanie innych wydatków Beneficjenta:

1. W przypadku, jeśli wydatki wykazane na fakturze/innym dokumencie

księgowym o równoważnej wartości dowodowej w 100% nie są

kwalifikowalne, dokument powinien zawierać opis wskazujący ilość

i kwotę kwalifikowalną z wyodrębnieniem kwoty VAT ( np.

zakupiono 20 ryz papieru, natomiast kwalifikowalnych w ramach

projektu jest 5 ryz, wówczas należy wskazać kwalifikowalną ilość (5

ryz papieru ) oraz wartość brutto, z wyszczególnieniem kwoty VAT.

dokumentowanie innych wydatków Beneficjenta:

2. W przypadku, jeśli Beneficjent poniósł wydatek za przeprowadzone

rozmowy telefoniczne, powinien dostarczyć fakturę VAT oraz biling

wskazujący w opisie kwalifikowalne pozycje przeprowadzonych

rozmów oraz ich łączną wartość brutto, w tym kwotę VAT.

dowody zapłaty:

1. Wydatki kwalifikowalne Beneficjenta powinny być ponoszone z

wyodrębnionego rachunku Beneficjenta wskazanego w umowie o

dofinansowanie projektu. Do wniosku o płatność należy załączyć

wyciągi bankowe potwierdzające poniesienie wydatków.

2. Przedstawione dowody zapłaty powinny zostać opisane poprzez

wskazanie numeru i nazwy realizowanego projektu. Ww. opis winien

zostać podpisany przez Beneficjenta lub osobę upoważnioną.

dowody zapłaty:

3. Kserokopie dowodów zapłaty powinny być czytelne, z wyraźną datą

dokonania płatności.

4. W przypadku, jeśli przelew dotyczy kilku faktur, należy dokonać opisu

przelewu poprzez wskazanie kwoty, jaka została przelana na

opłacenie faktury dotyczącej wydatków kwalifikowalnych w ramach

danego projektu.

Dokumenty potwierdzające odbiór urządzeń lub wykonanie prac:

1. Protokół odbioru.

2. W przypadku zakupu urządzeń, które nie zostały zamontowane

kopie protokołów odbioru urządzeń, przyjęcia na magazyn z

podaniem ich miejsca składowania,

3. W uzasadnionych przypadkach dokumentem potwierdzającym

odbiór może być oświadczenie Beneficjenta wskazujące fakt

dokonania odbioru i jego przedmiot.

Inne załączniki do wniosku:

Harmonogram płatności na dwa kolejne kwartały.

Wzór harmonogramu stanowi załącznik Nr 2 do Instrukcji do

„Wniosku beneficjenta o płatność” dla projektu finansowanego z

EFRR.

W harmonogramie w kol. „Planowane wydatki” należy wskazać

kwoty wydatków kwalifikowalnych, jakie beneficjent zamierza

ponieść na realizację projektu w kolejnych dwóch kwartałach

kalendarzowych.

Harmonogram płatności na dwa kolejne kwartały

W części tabeli „Planowana kwota wnioskowana wraz z

odpowiadającym jej współfinansowaniem krajowym” należy ujmować

kwoty wydatków kwalifikowalnych w podziale na docelowe źródła

finansowania.

W poszczególnych kolumnach należy ująć kwoty, o jakie beneficjent

zamierza wystąpić we wnioskach o płatność, które planuje złożyć w

ciągu dwóch kolejnych kwartałów w podziale na miesiące.

Inne uwagi:

1. Do umieszczania paraf oraz podpisów na załącznikach należy używać

tuszu niebieskiego,

2. Wszystkie załączniki muszą być poświadczone za zgodność z

oryginałem ( data, podpis i pieczęć beneficjenta lub osoby

upoważnionej),

3. Wszystkie załączniki muszą być opisane poprzez podanie nr i nazwy

projektu,

4. Wszystkie opisy na załącznikach muszą być podpisane przez

beneficjenta lub osobę upoważnioną,

Inne uwagi:

5. Beneficjent powinien opisać wszystkie dokumenty księgowe

wskazując kwotę brutto, w tym wysokość podatku VAT, poniesionych

wydatków kwalifikowalnych na potrzeby realizacji projektu ( jeśli nie

wszystkie pozycje na dokumencie są kwalifikowalne),

6. Faktury/inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej

załączone do wniosku o płatność powinny zostać opisane i

podpisane przez Beneficjenta/osobę upoważnioną do

reprezentowania Beneficjenta na oryginale, a następnie z oryginału

należy sporządzić kserokopię.

Inne uwagi:

7. Na fakturach/innych dokumentach o równoważnej wartości

dowodowej beneficjent powinien umieścić w prawym górnym rogu

numer księgowy lub ewidencyjny dokumentu, pod jakim został

zarejestrowany.

8. Na wniosku o płatność nie należy wstawiać logo ZPORR i UE.

9. Dokumenty księgowe załączone do wniosku muszą być w całości

opłacone.

10.W przypadku ujęcia we wniosku o płatność faktur z poprzednich

okresów należy je ująć na końcu w tab.(20_). Informację o tym fakcie

z uzasadnieniem należy ująć w piśmie przewodnim przekazującym

wniosek o płatność.

Inne uwagi:

11. Wnioski o płatność należy składać z pismem przewodnim.

12.Wszystkie pola we wniosku o płatność muszą być wypełnione.

13.Wzór wniosku został przyjęty Rozporządzeniem MGiP i dlatego nic w

nim nie można zmieniać.

14.Do wniosku o płatność należy dołączyć zestawienie dotyczące

postępów realizacji projektu - wg załączonego wzoru.

15.Beneficjent, zgodnie z umową o dofinansowanie, powinien sporządzić

szczegółowe zestawienie poniesionych wydatków, z

wyszczególnieniem kosztów kwalifikowalnych.

16. Każdy z załączników musi być parafowany na każdej ze stron przez

osobę do tego upoważnioną oraz opatrzony pieczęcią imienną , w

przypadku, gdy nie jest potwierdzany za zgodność z oryginałem.

Dziękujemy Państwu za uwagę

Podlaski Urząd Wojewódzki

Biuro Zarządzania Funduszami Europejskimi

Oddział Weryfikacji i Potwierdzania Płatności

Tel./085/ 74-39-423, 74-39-326