Organizacja i Zarządzanie

Organizacja w ujęciu podmiotowym

(wykład 04ns)

© dr Adam SALOMON, KTiL AM w Gdyni

2

Plan wykładu 04ns

1. Człowiek w organizacji

2. Znaczenie umiejętności i funkcji kierowniczych w organizacji

3. Planowanie jako funkcja kierownicza

4. Pobudzanie: nakazywanie, harmonizowanie i motywowanie jako funkcje kierownicze

5. Kontrolowanie jako funkcja kierownicza

OiZ wykład 04 dr Adam Salomon

3

Organizacja w ujęciu podmiotowym

• Organizacja w ujęciu podmiotowym dotyczy ludzi i zachodzących pomiędzy nimi relacji poziomych (relacje interpersonalne) oraz relacji pionowych (rozumianych jako funkcje kierownicze: planowanie, pobudzanie i kontrolowanie).

OiZ wykład 04 dr Adam Salomon

4

Człowiek w organizacji

1. główny element strategiczny organizacji;

2. „zasoby ludzkie” jako najważniejsza część zasobów niematerialnych organizacji;

3. konieczność osiągania synergii celów jednostkowych z celami organizacji;

4. ogromna rola właściwych stosunków i relacji interpersonalnych;

5. znaczenie umiejętności kierowniczych (funkcje kierownicze).

OiZ wykład 04 dr Adam Salomon

5

Charakter wiedzy kierowniczej

• specjalistyczna;

• ogólnokierownicza:

– umiejętności społeczne (zdolność współdziałania z ludźmi, motywowania, koordynowania i kontrolowania);

– umiejętności organizatorskie (strategiczne) (zdolność postrzegania organizacji jako całości, generowanie i realizacja strategii na poziomie zintegrowanym).

OiZ wykład 04 dr Adam Salomon

6

Implikacje wiedzy kierowniczej na sprawność kierowania

na różnych szczeblach

szczebel kierowniczy

Niższy

dozór

Średnie

kierownictwo

Naczelne

kierownictwo

Sprawność

kierowanego

obszaru

umiejętności

ogólnokierownicze

umiejętności

specjalistyczne

OiZ wykład 04 dr Adam Salomon

7

Planowanie jako funkcja kierownicza

• planowanie:

1. informacyjne przygotowanie realizacji funkcji celu;

2. przewidywanie i prognozowanie przyszłości;

3. proces etapowy (sekwencyjny) tworzący rodzaj systemu prognostyczno-planistycznego;

4. ustalenie harmonogramu działania dla organizacji, komórek i pojedynczych pracowników, a w nim: ustalenie zasobów oraz kolejności, czasu i sposobu działania (zastosowanie jednego z możliwych wariantów).

OiZ wykład 04 dr Adam Salomon

8

Proces planowania

1. sprecyzowanie celu:

– głównego;

– pomocniczych.

2. określenie zasobów (ludzi, rzeczy, informacji, czasu);

3. ustalenie kolejności działań;

4. podjęcie decyzji wykonawczych (świadomy, racjonalny, kompleksowy, określony czasowo, elastyczny i wykonalny wariant działania).

OiZ wykład 04 dr Adam Salomon

9

System planowania w organizacji

PROGRAMOWANIE PLANOWANIE PROGNOZOWANIE

•prognozy •koncepcje

•programy •plany •harmonogramy •cyklizatory

OiZ wykład 04 dr Adam Salomon

10

Prognozowanie

• Prognozowanie jest naukową projekcją przyszłości zawierającą informacje o prawdopodobnym przebiegu zjawisk opatrzoną pewnym błędem – marginesem niepewności.

• prognozy proste (jedno zjawisko) i złożone;

• metody opracowania prognoz złożonych: – prosta ekstrapolacja;

– złożona ekstrapolacja;

– korygowana ekstrapolacja;

– metoda intuicyjna (delficka i „burza mózgów”;

– kolejnych przybliżeń;

– prostej analogii;

– statystyczno- matematyczne (budowa modeli).

• koncepcja – rozszerzenie i uszczegółowienie prognozy, wariantowość.

OiZ wykład 04 dr Adam Salomon

11

Programowanie

• PROGRAMOWANIE = zbiór czynności prowadzący do uzyskania sformalizowanego opisu celów oraz określenia optymalnych sił i środków do ich realizacji.

• program = dalsze uszczegółowienie koncepcji (prognozy);

• najbardziej rozbudowana wersja programu - etapowy model procesu osiągania funkcji celu (terminy, działania, wydzielone siły i środki);

• charakter programu:

– algorytmiczny;

– sekwencyjny (niealgorytmiczny).

OiZ wykład 04 dr Adam Salomon

12

Planowanie

• PLANOWANIE = działanie zmierzające do ustalenia szczegółowych harmonogramów działania dla organizacji, komórek i pojedynczych pracowników, polegających na wskazaniu zaangażowanych zasobów oraz kolejności, czasu i sposobu działania.

• plany = ostateczne (końcowe) uszczegółowienie programów;

• harmonogramy = dokumenty planistyczne o charakterze koordynacyjnym (forma graficzna, wyeksponowane nieprzekraczalne terminy);

• cyklizatory = dokumenty koordynacyjne zgrywające zadania powtarzalne (rozkład dnia, tygodnia itp.).

OiZ wykład 04 dr Adam Salomon

13

Pobudzanie jako funkcja kierownicza

• POBUDZANIE = oddziaływanie regulacyjne przełożonego na podwładnego za pomocą dostępnego mu spektrum narzędzi (zlecenia, plany, bodźce motywacyjne) zmierzające do wywarcia określonego wpływu i realizacji funkcji celu organizacji jako całości.

OiZ wykład 04 dr Adam Salomon

NAKAZYWANIE

ZLECENIA

MOTYWOWANIE

BODŹCE MATERIALNE

BODŹCE NIEMATERIALNE

POBUDZANIE

HARMONIZOWANIE

KOORDYNACJA

SYNCHRONIZACJA

14

Elementy pobudzania

OiZ wykład 04 dr Adam Salomon

15

Nakazywanie

• wykorzystuje istnienie sytuacji przymusowych (struktura hierarchiczna);

• opiera się o zlecenia:

– rozkaz;

– polecenie;

– zalecenie;

– rada.

OiZ wykład 04 dr Adam Salomon

16

Harmonizowanie

HARMONIZOWANIE = uporządkowanie zdarzeń w odpowiedniej ilości, jakości i we właściwym czasie.

• wyniki harmonizowania:

– wymierne (ekonomiczne);

– niewymierne (estetyczne).

• koordynacja = harmonizacja uwzględniająca jedynie efekty wymierne;

• synchronizacja = harmonizacja działań wielopodmiotowych - zespołowych wysoce skomplikowanych i złożonych w czasie i przestrzeni.

OiZ wykład 04 dr Adam Salomon

17

Narzędzia harmonizacji

• harmonogramy;

• wykresy Gantt’a;

• metody sieciowe;

• esogramy Rytla;

• metoda linii równowagi.

OiZ wykład 04 dr Adam Salomon

18

Harmonogramy (wg K. Adamieckiego)

• harmonizowane elementy organizacji: ludzie,

urządzenia i stanowiska;

• powiązanie czynności i czasów ich wykonania;

• chronometraż – pomiar czasu czynności

poprzedzający wykonanie harmonogramu.

OiZ wykład 04 dr Adam Salomon

19

Harmonogram procesu pracy

OiZ wykład 04 dr Adam Salomon

20

Wykresy Gantt’a

• odpowiednio skumulowane informacje o działaniach planowych i zaawansowaniu ich wykonania w ustalonej jednostce czasu;

• ocena zaawansowania odbywa się na bazie tzw. punktów zwrotnych – kluczowe momenty realizacji.

OiZ wykład 04 dr Adam Salomon

21

Metody sieciowe • METODY SIECIOWE przedstawiają graficznie logiczny

przebieg przedsięwzięcia (czynności i zdarzenia);

• metody sieciowe wykorzystują teorię grafów (elementy rysunkowe i algebra grafów);

• rodzaje metod sieciowych: – CPM critical path method = ścieżki krytycznej;

opracował koncern Du Pont (1957), sieć czynności (następna może zacząć się po zakończeniu poprzedniej, czas całkowity od zdarzenia początkowego do końcowego);

– PERT program evaluation and reviev technique powstała w Biurze Projektów Specjalnych MW USA (1958), koordynacja sieci 3 tys. podwykonawców i dostawców – procesy, dostawy i technologie.

OiZ wykład 04 dr Adam Salomon

22

Graf metody sieciowej

a+d = 5+10 = 15 b+c = 8+15 = 23 a+e+c = 5+10+15 = 30

OiZ wykład 04 dr Adam Salomon

23

Zasady metod sieciowych

1. pomiędzy dwoma zdarzeniami może wystąpić tylko jedna czynność

2. czynność następna może rozpocząć się po zakończeniu czynności poprzedzającej

3. nie należy krzyżować czynności

4. nie mogą występować pętle

5. każdorazowo dla sieci powinna zostać określona ścieżka krytyczna

OiZ wykład 04 dr Adam Salomon

24

Esogramy Rytla

• powiązanie czasu i nasilenia działalności w czasie realizacji zadań zespołowych (kolejne – sekwencyjne włączanie się komórek i ludzi do działania);

• powstaje plan działania (wzorcowy), a w procesie działania porównuje się go z wynikami rzeczywistymi – ocena efektywności w oparciu o ustalone okresy nasilenia w jednostkach czasu;

• esogram – graficzne przedstawienie nasilenia pracy.

OiZ wykład 04 dr Adam Salomon

25

Esogram z planowanym i rzeczywistym

nasileniem pracy

pracochłonność

czas

rzeczywiste

planowane

OiZ wykład 04 dr Adam Salomon

26

Rzeczywisty esogram budowy statku

OiZ wykład 04 dr Adam Salomon

27

Metoda linii równowagi

(Line of Balance)

• Stanowi ona narzędzie kontroli i koordynacji złożonych procesów pracy, głównie produkcyjnej.

• Cechą charakterystyczną metody jest wykorzystanie zasady zarządzania przez wyjątki.

• Sprowadza się to do ustalenia w zbiorze czynności składających się na proces tych spośród nich, które mają szczególne znaczenie z punktu widzenia kontroli i koordynacji.

OiZ wykład 04 dr Adam Salomon

28

Zastosowanie techniki LOB wymaga

przyjęcia następujących założeń:

1. w realizacji projektu muszą występować wyodrębnione, identyfikowalne fazy, nad którymi jest możliwa kontrola kierownicza;

2. czasy realizacji poszczególnych faz muszą być znane;

3. znany jest harmonogram dostaw;

4. zasoby wykorzystywane przy realizacji projektów są nieograniczone.

Technika LOB znajduje najczęściej zastosowanie podczas budowy domów szeregowych, wytwarzania określonej linii produktów (np. samochodów, komputerów) oraz produkcji pojedynczej partii wyrobu o dużym znaczeniu dla przedsiębiorstwa.

OiZ wykład 04 dr Adam Salomon

29

Diagram wyprzedzeń (LOB)

OiZ wykład 04 dr Adam Salomon

30

Graficzne wyznaczenie linii równowagi

OiZ wykład 04 dr Adam Salomon

31

Motywowanie

• MOTYWOWANIE = wpływanie na zachowanie podwładnego za pośrednictwem bodźców (motywatorów) przekształcanych w motywy działania.

• motyw = pragnienie, chęć, zamiar celowego zachowania się;

• motywacja = zintegrowany zespół motywów;

• motywowanie uzależnione jest od indywidualnych cech osobniczych i modelowego podejścia do natury ludzkiej:

1. model świadomego działania ( teoria treści);

2. model działania jako procesu ( teoria oczekiwań).

OiZ wykład 04 dr Adam Salomon

32

Model świadomego działania

OiZ wykład 04 dr Adam Salomon

33

Model zachowania wg teorii oczekiwań

OiZ wykład 04 dr Adam Salomon

34

Narzędzia motywacji

• warunki motywacyjne („czynniki higieny”, warunki bhp, poziom świadczeń socjalnych, klimat organizacji i jej kultura, human relations, porządek ogólnoorganizacyjny);

• perswazja (przekonywanie, uświadamianie, nakłanianie, dawanie przykładu osobistego itp.);

• bodźce (motywatory).

OiZ wykład 04 dr Adam Salomon

35

Typologia motywatorów

OiZ wykład 04 dr Adam Salomon

BODŹCE PŁACOWE

BODŹCE POZAPŁACOWE

płace stałe (zasadnicze)

płace ruchome

dotyczące wykonawcy

dotyczące pracy

•dodatki •nagrody •premie

•partycypacja •autonomia •udział w zarzą- dzaniu •podział zadań •wzbogacenie pracy

•afiliacyjne •współ- zawodnictwo •oceny efektów •system wyróżnień

36

Bodźce płacowe

• płaca – pieniężna rekompensata za pracę na rzecz organizacji;

• funkcja bodźcowa płacy obok kosztowej, dochodowej i socjalnej;

• płaca stała – pobudza do realizacji zadań na poziomie pożądanym (akceptowanym);

• płaca ruchoma – mobilizuje do ponadprzeciętnego dodatkowego wysiłku dla najlepszej realizacji zadań.

OiZ wykład 04 dr Adam Salomon

37 OiZ wykład 04 dr Adam Salomon

38

Bodźce pozapłacowe

związane z wykonawcą

• odpowiadają na potrzeby afiliacyjne pracownika (uznania, uwagi, niezależności, prestiżu);

• grupy bodźców związane są z: 1. sprawiedliwą oceną pracy (jednolitość kryteriów);

2. współzawodnictwem – propagowanie pożądanych postaw, awans stanowiskowy;

3. publiczną oceną efektów – podziękowania, zakres uwagi poświęcanej podwładnym;

4. systemem wyróżnień i kar – system pochwał, wyróżnień i odznaczeń, system wyrażania dezaprobaty, kary nagany i upomnienia.

OiZ wykład 04 dr Adam Salomon

39

Bodźce pozapłacowe związane z pracą

• mają sprawić, że praca przestaje być przykrą koniecznością;

• grupy bodźców związane z rozszerzeniem sfery i swobody działania:

– partycypacją – współudział w zarządzaniu, delegowanie uprawnień, poczucie pozycji stanowiska, zakresu kompetencji,współodpowiedzialności

– autonomią – ograniczenie kontroli, poczucie zaufania, niezależności i swobody w wykonywaniu zadań,

– wzbogaceniem pracy – task variety, task signification, task identity, job rotation, job enlargement, job enrichment

OiZ wykład 04 dr Adam Salomon

40

Wzbogacanie pracy (1)

• Wzbogacanie pracy to metoda wprowadzona przez Fredericka Herzberga (1950), w celu eliminacji nadmiernego podziału pracy, a dziś nabiera ona na znaczeniu jako narzędzie pozwalające dostosować pracę do poziomu kompetencji pracowników.

• Wzbogacanie pracy opiera się na sześciu założeniach.

OiZ wykład 04 dr Adam Salomon

41

Wzbogacanie pracy (założenia) (1)

1. pracownik powinien wykonywać cały produkt (detal), by wziąć na siebie odpowiedzialność za pracę, by mógł identyfikować się z produktem;

2. do zadań pracownika należy włączyć czynności przygotowawcze i kontrolne, takie jak prace konserwacyjne, planowanie rozmieszczenia materiałów na stanowisku (5xS = selekcja, systematyczność, sprzątanie,

standaryzacja, samodyscyplina) co pozwala pracownikowi na wykazanie się swoimi kwalifikacjami a także ich poszerzenia;

3. pracownik powinien być informowany o wynikach swojej pracy, zarówno o błędach jak i o sukcesach, może być to realizowane poprzez raporty sporządzane przez bezpośrednich przełożonych;

OiZ wykład 04 dr Adam Salomon

42

Wzbogacanie pracy (założenia) (2)

4. stosunki pomiędzy uczestnikami procesu pracy powinny mieć charakter dostawca-klient, co pozwala na dotrzymanie norm jakościowych, a także na stworzenie mechanizmów kooperacji między pracownikami;

5. wykonawca powinien mieć autonomię w zakresie swobody wykonania zadania, co pozwala pracownikowi samemu ustalać tempo wykonywanej pracy, a także decydować o czasie przerwy;

6. styl kierowania musi być zmieniony (wiąże się to z powyższymi założeniami, które mają na celu wspomagać i ułatwiać pracę).

Powyższe warunki (założenia) należy traktować łącznie.

OiZ wykład 04 dr Adam Salomon

43

Wytyczne skutecznego użycia

bodźców

1. jako kierownik utrzymuj swoją motywację na najwyższym poziomie;

2. dostosuj bodźce do oczekiwań podwładnych;

3. skoreluj bodźce z celami organizacji;

4. określ powiązania bodźców z zachowaniami podwładnych - czytelność zasad;

5. dotrzymuj obietnic;

6. skoreluj bodźce z wynikami podwładnego – indywidualizacja;

7. bądź sprawiedliwy;

8. stosuj bodźce bezpośrednio po działaniu.

OiZ wykład 04 dr Adam Salomon

44

Kontrolowanie w organizacji

• KONTROLOWANIE = czynności kontrolne sensu stricto i wszelkie inne oddziaływania kierownicze dotyczące korygowania odchyleń działalności organizacji i jej członków od założonych standardów.

OiZ wykład 04 dr Adam Salomon

45

Kontrolowanie jako funkcja kierownicza i

jako konieczny proces

• kontrolowanie jako funkcja kierownicza – w odróżnieniu od kontroli instytucjonalnej (NIK) i funkcjonalnej (kontrola jakości);

• kontrolowanie jako konieczny proces – doprowadzający do zgodności działalności rzeczywistej z zaplanowanymi działaniami (sprzężony z pozostałymi funkcjami: planowaniem i pobudzaniem).

OiZ wykład 04 dr Adam Salomon

46

Feedback funkcji kontrolnej

OiZ wykład 04 dr Adam Salomon

Feedback polega na udzielaniu informacji zwrotnej pracownikowi na temat efektów jego pracy. Powinna być ona udzielona w sposób bezpośredni i zrozumiały.

47

Rodzaje działalności kontrolnej

• kontrolowanie prospektywne – poprzedzające wykonanie zadania przez pracownika, kontroli podlega proces organizacyjno-decyzyjny, planowanie operacyjne i materiałowo-informacyjne, przygotowanie do podjęcia działania;

• kontrolowanie bieżące (sterujące) – kontrolowanie w trakcie wykonywania zadania, proces technologiczny, jakość, ilość, terminowość, akceptacja stanu aktualnego bądź zmiana;

• kontrolowanie retrospektywne – konfrontacja założonych celów z wynikami, ocena sprawności funkcjonowania organizacji, zarządu i koncepcji, „uczenie się systemu”.

OiZ wykład 04 dr Adam Salomon

48

Pytania do wykładu 04OiZns

1.Jak rozumiesz strategiczną rolę człowieka w organizacji?

2.Jak zmienia się znaczenie umiejętności specjalistycznych i ogólnokierowniczych na różnych szczeblach zarządzania organizacją?

3.Wyjaśnij co składa się na system planowania oraz jak realizowana jest funkcja kierownicza w oparciu o elementy tego systemu.

4. Wymień elementy pobudzania oraz oceń ich przydatność w sprawowaniu funkcji kierowniczych.

5. Na czym polega kontrolowanie jako funkcja kierownicza?

OiZ wykład 04 dr Adam Salomon