Post on 08-Apr-2016
description
Pracuję w chmurze, czyli jak zarządzać dokumentami w środowisku wirtualnym
Beata Malentowicz Dolnośląska Biblioteka Pedagogiczna we Wrocławiu
rok 2015
Praca w chmurze – łatwe i bezpieczne zarządzanie dokumentami
Omawiane treści:
Logowanie - adres www: www.live.com Windows Live
Środowisko Google
Dropbox
1
Praca w chmurze – łatwo i bezpiecznie
Poniżej są przedstawione trzy środowiska w chmurze, które pozwalają na łatwą i szybką komunikację
z wybranymi osobami, tworzenie grup i kręgów, tworzenie i gromadzenie dokumentów, dzielenie się
nimi oraz wspólne tworzenie jednego dokumentu.
W zależności od rozwiązania, z jakiego skorzystasz, możesz np.:
► stworzyć ujednolicony system mailowy dla całej szkoły, z adresami mailowymi, wyposażony w filtr
antyspamowy oraz filtrujący niepożądane treści;
► zakładać konta i organizować je w grupy mailowe na dowolnym poziomie;
► tworzyć i utrzymywać szkolne strony internetowe lub strony www dla specjalnych wydarzeń, akcji,
projektów;
► tworzyć dedykowane serwisy społecznościowe (np. w zależności od poziomu edukacyjnego), kółka
zainteresowań, projekty;
► przechowywać swoje zasoby (pocztę, muzykę, zdjęcia, aplikacje, kontakty, kalendarze, dokumenty i inne
materiały) - chmura zadba o ich aktualizację na wszystkich urządzeniach, którymi się posługujesz; gdy treści
zmieniają się na jednym urządzeniu, wszystkie pozostałe będą natychmiast aktualizowane;
► pracować w grupie.
I. Windows Live
1. Logowanie - adres www: www.live.com
Po wejściu na powyższy adres www. należy zalogować się wpisując login i hasło:
Jeżeli nie masz jeszcze konta, musisz je założyć poprzez kliknięcie w Utwórz konto teraz stosując się do
wskazówek.
2
W rubryce Nazwa konta Microsoft należy wpisać propozycję nazwy konta, wprowadzić hasło, które
nie powinno być imieniem czy nazwiskiem. Jeżeli pojawią się czerwone pola, to znaczy że wystąpił
błąd, należy przeczytać komunikat i poprawić wpisywane dane. Na zakończenie trzeba wpisać znaki
zabezpieczające konto i zaakceptować.
3
Należy wpisać takie dane, które chcemy udostępnić. W prawym górnym rogu ekranu należy kliknąć w imię i
nazwisko i rozwinie się okno z możliwościami edycji konta oraz ustawieniami konta. W tym oknie można
również zaznaczyć, czy jesteśmy dostępni w sieci oraz się wylogować.
2. Widok głównych narzędzi Windows Live
Przy edycji profilu kliknięcie w „koło zębate” odkryje
kolejne opcje
4
3. Edytowanie kontaktów
Widok okna: pole do wyszukiwania, kontakty wg alfabetu wprowadzone ręcznie lub dodane z innych
kontaktów.
Można dodać kontakty z portali społecznościowych
Po kliknięciu w Nowy kontakt pojawia się formularz umożliwiający wpisanie nowego kontaktu a opcja
Zarządzaj umożliwia zarządzanie kontaktami.
5
4. Funkcja Kontakty - tworzenie grup.
Grupy można tworzyć z poziomu opcji Kontakty
Tworzenie grup jest bardzo przydatne w pracy z uczniami lub pomiędzy nauczycielami. Umożliwia łatwe
udostępnianie dokumentów, zadań, grafik i innych materiałów.
6
5. Poczta
Bardzo czytelny układ poczty. Łatwe wyszukiwanie kontaktów. Możliwość dodania zewnętrznych kont.
Możliwość stworzenia aliasa poczty (alternatywny kontakt)
Opcje dotyczące ustawienia konta znajdują się po kliknięciu w „koło zębate”:
7
6. Kalendarz
8
Kalendarz w Windows Live jest prosty w użyciu. Umożliwia tworzenie wewnętrznych kalendarzy.
Można je oznakować kolorem i zdecydować, czy są widoczne czy ukryte. Można udostępnić
poszczególne kalendarze wybranym osobom.
Łatwo wprowadza się wydarzenia. Po kliknięciu w Nowy pojawiają się możliwości:
Formularz nowego wydarzenia:
Analogicznie wprowadzamy nowy kalendarz:
9
7. OneDrive – dokumenty w chmurze
Program pozwala na zakładanie folderów, tworzenie różnych dokumentów, pobieranie dokumentów z
OneDrive na dysk w komputerze, przekazywanie plików z komputera. Pliki można udostępniać wybranym
osobom, można je publikować. Foldery i dokumenty można porządkować wg potrzeb.
10
Widok folderów i dokumentów (lista lub kafle):
Tworzenie folderu i przekazywanie plików z komputera:
11
Po zaznaczeniu wybranego folderu można go opublikować, pobrać, udostępnić, usunąć.
W OneDrive widoczne są także pliki udostępnione przez inne osoby oraz te, które zostały udostępnione przez
właściciela.
W osobnej zakładce widoczne są zdjęcia, które łatwo i szybko można udostępnić.
12
Posiadacze konta OneDrive otrzymują 15 GB wolnego miejsca do przechowywania swoich plików.
Mogą tworzyć następujące dokumenty online:
8. Tworzenie dokumentów
OneDrive pozwala na tworzenie nowych dokumentów w różnych formatach. Można je edytować w
przeglądarce lub otworzyć w programach Word, Excel, PowerPoint, można je także udostępnić.
Dokument Excel
13
Dokument Word
Wybór szablonu:
14
Tworzenie nowego dokumentu:
Tworzenie wspólnego dokumentu – OneNote
Opcja ta pozwala na pracę nad jednym dokumentem kilku osób niezależnie od czasu.
15
Prezentacja PowerPoint
Ankieta – formularz do wypełnienia
16
Można również mieć dostęp do dokumentów na OneDrive bezpośrednio z komputera:
Microsoft OneDrive (wcześniej SkyDrive) to aplikacja, która umożliwia dostęp do
danych przechowywanych w ramach oferowanej przez Microsoft usługi OneDrive,
bezpośrednio z poziomu systemu operacyjnego (bez konieczności uruchamiania
przeglądarki internetowej).
Po zainstalowaniu i poprawnym zalogowaniu się do usługi aplikacja pozwala
zapisywać oraz odczytywać dane, które zgromadziliśmy na internetowym dysku
OneDrive. Dostęp do niego możliwy jest z poziomu specjalnego folderu, którego lokalizację ustalamy podczas
wstępnej konfiguracji narzędzia. Praca z nim wygląda identycznie jak w przypadku zwykłego katalogu na dysku
lokalnym - użytkownik z łatwością może tworzyć w nim nowe foldery, przenosić i usuwać pliki, zmieniać ich
nazwę itp. Microsoft OneDrive oferuje oczywiście również funkcję synchronizacji danych pomiędzy wszystkimi
17
komputerami i smartfonami, na których zainstalowaliśmy aplikację kliencką i zalogowaliśmy się do swojego
konta.
Zarządzanie aplikacją odbywać się może z poziomu ikony, która dostępna jest w zasobniku systemowym. Daje
ona możliwość wygodnego zwiększenia (zakupu) pojemności naszego dysku internetowego, otworzenia jego
zawartości w przeglądarce internetowej oraz zmiany podstawowych ustawień. Znajdziemy wśród nich m.in.
opcję zdalnego dostępu do plików, która odpowiada za nic innego jak synchronizację danych, oraz
automatycznego uruchamiania usługi OneDrive podczas startu systemu operacyjnego.
Ogromną zaletą aplikacji Microsoft OneDrive jest wieloplatformowość. Dostępna jest ona dla systemów
Windows oraz Mac OS, a także smartfonów pracujących pod kontrolą Androida, iOSa lub Windows Phone'a.
Program można pobrać:
http://www.dobreprogramy.pl/Microsoft-OneDrive,Program,Windows,31840.html
II. Środowisko Google
1. Logowanie – adres e-mail: www.google.com
Jeżeli nie masz konta Gmail możesz je założyć. Wpisz w wyszukiwarkę podany powyżej adres i załóż
konto.
18
Jeśli masz konto – zaloguj się:
2. Profil w Google
Po kliknięciu w imię i nazwisko wyświetla się okno, w którym można wyświetlić i zmodyfikować
profil oraz zmienić ustawienia konta.
Widok Profilu w Google+
19
Google+ to ogromna wirtualna społeczność. Można zapisać się do istniejącej grupy, bądź założyć swoją.
Można z wybranymi osobami kontaktować się za pomocą czatu.
O wszystkim można zdecydować samemu: o udostępnieniu danych, o przyłączeniu się do grup, o tym
co jest widoczne na koncie. Można wysyłać zaproszenia do osób, które mają konto Gmail i można
obserwować, co ciekawego udostępniają.
Widok konta w społeczności Google+
20
3. Usługi dostępne dla użytkowników Google
21
22
Niniejszy przewodnik przybliży możliwości wykorzystania opcji Dom i biuro.
4. Kontakty
Kontakty można dodać także w usłudze poczty Gmail.
Aby wejść w Kontakty należy rozwinąć możliwości w opcji Gmail.
Z tego miejsca można utworzyć grupę i dodawać tam poszczególne osoby.
23
5. Poczta – Gmail
Widok skrzynki pocztowej.
Tworzenie nowej wiadomości:
24
Ustawienia poczty, jej widok (układ) oraz motywy dostępne po kliknięciu w „koło zębate”.
6. Kalendarz
Łatwe i przydatne narzędzie. Można tworzyć wiele kalendarzy. Można udostępniać kalendarze oraz
poszczególne wydarzenia.
Tworzenie nowego wydarzenia. Po kliknięciu w okno wybranego dnia pojawia się widok:
Klikając w opcję Edytuj wydarzenie otwiera się okno, w którym możemy szczegółowo opisać
wydarzenie oraz nadać uprawnienia dostępu.
25
Widok tygodniowy:
26
Widok miesiąca:
Widok wydarzenia po kliknięciu w zapis:
27
7. Google Drive
Korzystając z funkcjonalności Google możemy tworzyć i gromadzić różne dokumenty, aby dzielić się
nimi z innymi.
W opcji Usługi wybieramy ikonę Dysk:
Po kliknięciu w ikonkę Dysk pokazuje się zawartość naszego dysku (układ dotychczasowy):
który można zmienić i skorzystać z nowoczesnego interfejsu:
28
Widok dokumentów w wybranym folderze:
Tworzenie folderu i wgrywanie dokumentu.
Aby utworzyć Nowy folder należy kliknąć w rysunek folderu :
29
Po wybraniu opcji Utwórz Nowy folder wyświetli się okno:
Należy wpisać nazwę folderu i zaakceptować (Utwórz). Klikając w opcję Mój dysk można utworzyć
nowy folder, przesłać pliki z komputera lub utworzyć nowe.
30
Możliwości i funkcjonalności:
Po rozwinięciu funkcji Więcej opcji pojawiają się kolejne możliwości pracy z utworzonym folderem
Na Dysk (Drive) oraz do utworzonego folderu można wgrać pliki z komputera (wybór miejsca
określamy poprzez kliknięcie w nazwę wcześniej utworzonego folderu lub pozostanie
w Drive).
pobierz link
udostępnij
usuń
więcej opcji
widok listy
sortowanie
ukryj szczegóły
ustawienia
więcej opcji
31
Wgrywanie pliku (dokumentu) lub folderu z komputera korzystając z funkcji przeglądania:
Aby wgrać cały folder zaleca się korzystanie z przeglądarki Chrom lub wgranie specjalnego apletu Java.
Korzystając z przeglądarki Chrom można łatwo wgrać cały folder:
Widok okna po przesłaniu folderu:
32
Folder już w fazie wgrywania można udostępnić innym osobom
Menu z lewej strony okna ułatwia porządkowanie i przeglądanie zawartości Mojego Dysku
W tym miejscu znajduje się opcja tworzenia nowych dokumentów.
33
Panel ten umożliwia także przeglądanie dokumentów według różnych kryteriów: to co jest na Moim
dysku, zaznaczone jako ulubione (Z gwiazdką), przeglądane Ostatnio, kolejne modyfikacje (Aktywność),
dokumenty udostępnione, Wszystkie, które znajdują się na dysku. Można też w jednym oknie obejrzeć
informacje kto jest Właścicielem dokumentów, jakiego typu jest dokument, komu jest udostępniony
Tworzenie dokumentów
Środowisko Google Drive umożliwia tworzenie dokumentów w różnych formatach:
Tworzenie arkusza Google
Tworzenie dokumentu Google
34
Tworzenie prezentacji Google
Tworzenie dokumentu Rysunek
Formularz ankietowy
Widok formularza w toku pracy oraz widok gotowego formularza
35
III. Dropbox
Dropbox - wygodny dysk internetowy
Usługi dysków internetowych funkcjonują w Internecie już od dawna, jednak ich użytkowanie od zawsze wiązało
się z ograniczeniami nałożonymi na użytkowników: mała pojemność, kwestia poufności danych, czy też kiepski
interfejs. Jednak w ostatnim czasie sytuacja zaczęła się poprawiać. Powstało kilka usług godnych uwagi. Jedną z
nich o której jest ostatnio głośno, jest Dropbox. Instalując Dropbox np. w Windows, powinniśmy wskazać
katalog, który będzie lokalnym odzwierciedleniem naszego konta Dropbox. Po utworzeniu konta w katalogu
pojawi się kilka przykładowych dokumentów oraz dwa katalogi: Public oraz Photos.
Pierwszy z nich, odpowiedzialny jest za udostępnianie danych innym użytkownikom sieci, a drugi pozwala na
przechowywanie zdjęć.
36
Zdjęcia umieszczone w katalogu Photos mają tą zaletę, że mogą być przeglądane tak jakby były one w galerii i to
nawet z poziomu strony WWW.
Nic nie stoi również na przeszkodzie, aby tworzyć rozległą strukturę własnych katalogów.
Interfejs Dropboxa jest niezwykle intuicyjny i przyjemny. Pewną wadę może stanowić brak języka polskiego,
jednak mimo tego, obsługa Dropboxa nie powinna przysporzyć nikomu problemów.
Jeszcze jedną ważną rzeczą, o której warto wspomnieć, to bonusy dodatkowych MB dla aktywnych
użytkowników np. poprzez zaproszenie innych użytkowników, czy też wypełnienie kroków z punktu Get Started.
To co ważne przy zapraszaniu użytkowników to, że dodatkową pojemność dostaje zapraszający i zapraszany:)
Program jest dostępny w języku angielskim. Poniższy przewodnik jest opracowany i ilustrowany zrzutami
wykonanymi podczas pracy w przeglądarce Chrom z opcją tłumacza.
1. Logowanie - adres: www.dropbox.com
Zakładanie konta wymaga wypełnienie wymaganych pól oraz zaznaczenie akceptacji Regulaminu:
Po rejestracji należy zalogować się:
Widok programu po zalogowaniu:
37
Po kliknięciu w imię i nazwisko pojawia się okno, w którym można:
zmienić ustawienia
zainstalować Dropboxa na swoim komputerze
wybrać opcję bezpłatną lub płatną
wylogować się
38
2. Konto
Opcja Ustawienia, która jest widoczna po kliknięciu w imię i nazwisko, umożliwia aktualizację ustawień konta:
Po ewentualnym dokonaniu zmian w Ustawieniach wracamy do głównej strony programu
poprzez kliknięcie w przycisk
Z lewej strony ekranu dostępne jest główne menu
3. Dropbox umożliwia łatwe dzielenie się plikami i folderami poprzez funkcję Udostępnianie. Odbywa się
ono w kilku krokach.
Klikamy w opcję
4. Wyświetla się okno, w którym trzeba wpisać adres e-mail osoby której udostępnia się dany folder
i kliknąć w przycisk Share Folder (Udostępnij folder).
39
Następnie należy wpisać nazwę folderu, który jest udostępniany i wybrać opcję Następne.
Przy aktywnej opcji Udostępnianie widoczny jest utworzony i udostępniony folder:
5. Korzystanie z dokumentów udostępnionych
W głównym menu jest widoczna opcja Linki. W tym miejscu znajdują się materiały, które inne osoby
udostępniły Tobie.
40
6. W zakładce Wydarzenia widoczna jest historia pracy w Dropboxie.
7. Widok okna z wgranymi i udostępnionymi dokumentami. Do programu można wgrywać
dokumenty w różnym formacie: ppt, docx, xls, pdf, jpg
41
Po najechaniu myszą na ikony znajdujące się w górnym menu pokazują się ich funkcje:
Prześlij Nowy folder Udostępnianie Pokaż usunięte pliki
8. Po kliknięciu prawym przyciskiem w nazwę dokumentu pojawiają się akcje, które można
wykonać z wybranym plikiem
Dokumenty można udostępniać wybranym osobom, pobrać i zapisać na dysku, zmienić nazwę,
przenieść lub skopiować do innego miejsca w Dropboxie.
Opracowała: Beata Malentowicz,
Dolnośląska Biblioteka Pedagogiczna we Wrocławiu
42