ZARZĄDZNIE CZASEM

Dr inż. Małgorzata Matyja

Akademickie Badawcze Centrum Przedsiębiorstw Społecznych

Uniwersytet Ekonomiczny we Wrocławiu

1

Wrocław, 17 listopada 2017 r.

Projekt pt. „Rozwój postaw kreatywności i przedsiębiorczości oraz umiejętności miękkich wśród studentów dolnośląskich uczelni”dofinansowany ze środków Samorządu Województwa Dolnośląskiego

2

Time Based Management (TBM)

o Wywodzi się ze sfery produkcyjnej

o Wkrótce inne obszary działania

o Następnie całe przedsiębiorstwa

Należy do grupy nowoczesnych, wizjonerskich, holistycznych, zintegrowanych, a przy tym procesowych koncepcji zarządzania pracą w przedsiębiorstwie.

Dotyczy czasu – dobra rzadkiego, którego nie można zaoszczędzić, magazynować czy sprzedać.

Zarządzanie czasemGeneza w naukach o zarządzaniu

3

Konsekwentne i zorientowane na cel stosowanie w

praktyce sprawdzonych technik pracy w taki

sposób, że kierowanie samym sobą i otoczeniem

odbywa się bez trudu, a otrzymany do dyspozycji czas

jest wykorzystywany sensownie i optymalnie.

Zarządzanie czasemDefinicja

4

o operacyjny – m. in. poprzez ograniczenie

wielkości partii, zwiększenie odpowiedzialności za

realizację działania (empowerment), zmianę

kolejności lub eliminację czynności, likwidację

wąskich gardeł, równoległy przebieg procesów

o strategiczny – m. in. poprzez skrócenie pętli

sprzężenia zwrotnego (informacja – reakcja);

decentralizacja organizacji, przyśpieszenie obiegu

informacji

Zarządzanie czasemPoziomy

5

Brian Tracy jest jednym z najlepszych profesjonalnych mówców na świecie. Otworzył, zbudował, zarządzał i kierował 22 biznesami z różnych branż. Co roku prowadzi konsultacje dla ponad 250 000 osób w USA, Kanadzie, Europie i Azji.

Jego prezentacje, przemowy i seminaria są specjalnie przygotowane i dopasowane do potrzeb różnych grup odbiorców. Opisuje się je jako „inspirujące, zabawne, pouczające i motywujące”. Tracy pracował z ponad 500 korporacjami, wygłosił ponad 2000 wykładów i przemawiał dla ponad 2 000 000 ludzi.

Zarządzanie czasemTechniki – lektura

https://www.youtube.com/watch?v=9deuc1A8pIs

6

Cztery czynniki sukcesu niezbędne do efektywnego zarządzania czasem:

Pragnienie

Zdecydowanie

Determinacja

Dyscyplina

Zarządzanie czasemTechniki wg B. Tracy’ego

7

1. CELE

Zarządzanie czasemTechniki wg B. Tracy’ego

Kim jestem? Dokąd zmierzam? Co chcę osiągnąć?

Obszary celów:a) cele personalne, rodzinne,b) cele kariery, biznesowe, materialne,c) cele samorozwoju

Co byś zrobił, gdybyś wygrał 100 mln zł na loterii?

Co byś zrobił, jakbyś się dowiedział, że zostało ci 6 m-cy życia?

Jaką jedną rzecz byś zrobił, gdybyś wiedział, że na 100% ją osiągniesz?

Określanie celówMetoda SMART

8

Ćwiczenie 1.

Zgodnie z zasadą SMART określ przykładowy dla siebie cel (cele) w obszarze:

a) personalnym, rodzinnym;

b) kariery, biznesu, celów materialnych;

c) samorozwoju.

9

10

2. PLANY DZIAŁANIA

Zarządzanie czasemTechniki wg B. Tracy’ego

Plan działania to rozpisanie celu na konkretne kroki, jakie trzeba podjąć, aby go osiągnąć.

Ten zestaw kroków należy uporządkować według chronologicznej kolejności oraz istotności.

Jeśli nie masz jasnych celów na życie, jesteś skazany na zawsze pracować na rzecz tych, którzy mają!

11

3. ANALIZA

Zarządzanie czasemTechniki wg B. Tracy’ego

Twórz listy zadań/czynności do wykonania

Kiedy? Listę na następny tydzień rób na weekend

(w sobotę lub niedzielę). Listę na następny dzień rób dzień

wcześniej wieczorem.

Zawsze pracuj według listy!

12

4. USTALANIE PRIORYTETÓW

Zarządzanie czasemTechniki wg B. Tracy’ego

Zasada Pareto 80/2020% pracy, którą wykonujesz generuje 80% wartości tego, co robisz

Ludzie mało produktywni pracują nad tym, co jest łatwe, przyjemne, ale przekładają to, co jest najważniejsze!

Jak ustalić priorytety?

Jaki jest najbardziej wartościowy sposób wykorzystania mojego czasu?

Czy to jest najważniejsza rzecz, którą mógłbym wykonywać?

Czy wykonanie tego zadania przyniesie mi największą zapłatę?

Jak ustalić, co jest najbardziej wartościowe?

Jaki wpływ będzie miało wykonanie tego zadania na moją przyszłość?

Matryca Eisenhowera

13

Ćwiczenie 2.

Wypisz wszystkie zadania, jakie najczęściej wykonujesz. Nadaj każdemu zadaniu kryterium ważności (A lub B) i pilności (1 lub 2). Posegreguj zadania zgodnie z kryteriami zasady Eisenhowera.

14

15

5. KONCENTRACJA

Zarządzanie czasemTechniki wg B. Tracy’ego

Robienie jednej rzeczy na raz i praca nad nią do momentu, kiedy jest skończona.

Koncentruj się na robieniu rzeczy najważniejszych.

A co z pozostałymi?To nie ma znaczenia, ponieważ wykonujesz najważniejsze, najbardziej wartościowe zadania, nad którymi możesz pracować.

Jeśli coś nie jest warte robienia, nie jest warte dobrego zrobienia!Najgorszą rzeczą na świecie jest zrobienie dobrze tego, co w ogóle nie powinno być zrobione!

16

CELE, PLANY, PRIORYTETY, ANALIZA (LISTA ZADAŃ), KONCENTRACJA

Zarządzanie czasemTechniki wg B. Tracy’ego

Metoda ABCDE

A – rzeczy, które musisz zrobić

B – rzeczy, które powinieneś zrobić

C – rzeczy, które byłoby miło zrobić (po zrobieniu A i B)

D – rzeczy, które należy delegować

E – rzeczy, które należy eliminować

KO

NS

EK

WE

NC

JE

!

17

6. TERMINY i NAGRODY

Zarządzanie czasemTechniki wg B. Tracy’ego

Zasady ustalania terminów do wykonania:

ustalaj je już przy określaniu celów i planów

zawsze zostaw sobie jakiś zapas czasu

staraj się ukończyć zadanie przed czasem powiedz innym, że zadanie wykonasz do danego

czasu (tzw. system wymuszania)

85% przyczyn, dla których coś robimy, to to, że spodziewamy się czegoś w rezultacie.

Motywuj się więc przez określenie i otrzymanie konkretnej nagrody za wykonanie danego zadania!

18

7. REJESTR CZASU

Zarządzanie czasemTechniki wg B. Tracy’ego

Im bardziej produktywny jesteś, tym lepiej potrafisz planować swój czas w minutach.

Im mniej produktywny jesteś, tym bardziej liczysz swój czas w godzinach, dniach, tygodniach.

Rejestruj sobie z zegarkiem czas, który poświęciłeś na wykonanie zadania. Rób to samodzielnie albo poproś drugą osobę. Rób to codziennie!

Sprawdź, ile czasu poświęcasz na osiąganie swoich celów, priorytetów, ważnych, opłacanych zadań.

19

8. PROKRASTYNACJA

Zarządzanie czasemTechniki wg B. Tracy’ego

in. zwlekanie – patologiczna tendencja do nieustannego przekładania pewnych czynności na później

pozytywna – kiedy przekładasz wykonanie mało ważnych zadań

negatywna – kiedy przekładasz wykonanie najważniejszych zadań

ważne ≠ pilne

Jak przezwyciężyć prokrastynację?

Za każdym razem powtarzaj sobie „Zrób to teraz!”

Wyrób sobie „poczucie pilności”

Bądź osobą która wykonuje zadanie szybko

Ćwiczenie 3.

Wypisz wszystkie zadania, które w ostatnim tygodniu zostały przełożone na później i wypełnij poniższą tabelę. Pamiętaj – bądź szczery sam ze sobą.

20

21

9. DELEGOWANIE

Zarządzanie czasemTechniki wg B. Tracy’ego

Co delegować?

Ustal swoją stawkę za godzinę.

Wszystko, co inni zrobią za mniej, może zostać oddelegowane.

Jak delegować?

1. Zastanów się, co chcesz zrobić i zapisz to.

2. Wybierz odpowiednią osobę, do której oddelegujesz zadania.

3. Jasno określ, co chcesz, aby było zrobione i kiedy?

4. Sprawdź, skontroluj wykonanie zadania.

22

10. SPOTKANIA

Zarządzanie czasemTechniki wg B. Tracy’ego

75% czasu spędzamy na spotkaniach.

Ale 50-70% czasu na nich jest marnotrawione.

Dwie główne przyczyny marnotrawstwa czasu na spotkaniach:

dyskusja na niezwiązane tematy

czekanie na spóźnialskich

Zasady dotyczące spotkań

spotkanie musi mieć cel

spotkanie musi mieć plan/agendę

rozpocznij i skończ spotkanie o czasie

jeśli możesz nie iść na spotkanie, to nie idź

jeśli nie jesteś już potrzebny na spotkaniu, to wyjdź

23

11. PRZERYWNIKI

Zarządzanie czasemTechniki wg B. Tracy’ego

telefony i tzw. przechodzący odwiedzający

Nie bądź niewolnikiem telefonu! Pamiętaj, że jeśli to jest ważne, to ten ktoś zadzwoni ponownie. Możesz:

„zawiesić” swoje telefony, np. uprzedź, że przez najbliższe 3 godziny będziesz na spotkaniu albo że będziesz pracował i nie będziesz odbierał telefonów

po prostu wyłączyć telefon

skorzystać z poczty głosowej

Oddzwoń później do wszystkich „za jednym zamachem”.

24

11. PRZERYWNIKI

Zarządzanie czasemTechniki wg B. Tracy’ego

telefony i tzw. przechodzący odwiedzający

Jeśli ktoś taki wchodzi do twojego gabinetu:

wstań i stój, a on nie usiądzie.

powiedz, ze właśnie wychodzisz i wyjdź, za chwilę wróć.

Jeśli ludzie pytają: „Czy masz chwilkę”, powiedz: „Nie, nie teraz. Czy to może poczekać?”

Większość ludzi jest „marnotrawicielami” czasu!

25

12. OBSZARY KLUCZOWYCH REZULTATÓW

Zarządzanie czasemTechniki wg B. Tracy’ego

Do osiągnięcia jakich kluczowych rezultatów zostałeś zatrudniony?

Za co ci płacą?

Każde stanowisko pracy ma określone zakresy czynności –kluczowych i dodatkowych.

Jeśli masz problem z ich ustaleniem, zrób listę wszystkich czynności, które wykonujesz, idź do twojego menedżera i poproś go o pomoc w ustaleniu które z tych czynności to A, B, i C.

A jeśli jesteś menedżerem, stwórz takie listy swoim podwładnym.

26

13. GRUPOWANIE ZADAŃ

Zarządzanie czasemTechniki wg B. Tracy’ego

Skorzystaj z krzywej uczenia się.

Wykonuj podobne zadania razem, „za jednym zamachem”.

Nie mieszaj zadań.

Efekt piły

27

Ćwiczenie 4.

Przygotuj twoje zestawienie zadań. Jakie zadania, które często wykonujesz, możesz zgrupować w jeden obszar?

Przykładowa lista pogrupowanych zadań

Rutynowe samodzielne

Terminowe spotkania

Delegowanie

Telefony

Pisanie pism służbowych

Odpowiadanie na maile

Rozmowy ze współpracownikami

28

Zasada 60/40

29

30

14. PORZĄDEK

Zarządzanie czasemTechniki wg B. Tracy’ego

Uporządkuj swoje środowisko pracy – biurko, walizkę, samochód itp.

Badania pokazały, że jeśli to zrobisz, zostawiając na biurku tylko tą rzecz, nad którą aktualnie pracujesz, zwiększysz swoją produktywność o 20-40%.

W innych badaniach, 98% menedżerów stwierdziło, że nie awansuje bałaganiarza!

Jeśli jesteś bałaganiarzem, ludzie myślą, że jesteś nieefektywny, nierzetelny, niekompetentny, niegodny zaufania.

31

15. BLOKI CZASU

Zarządzanie czasemTechniki wg B. Tracy’ego

Twórz bloki czasu potrzebnych do nieprzerwanej pracy nad poważnymi zadaniami.

Żeby zrobić coś poważnego, wartościowego, potrzebujesz co najmniej 60-120 min:

30 min na samo wdrożenie

Nie łącz pracy twórczej z administracyjną!

pozostały czas na koncentrację na tej jednej rzeczy

Przyjdź do biura godzinę wcześniej.

Zostań w biurze podczas lunchu.

Zostań w biurze godzinę dłużej.

Pracuj w podróży.

32

16. CZAS NA UCZENIE SIĘ

Zarządzanie czasemTechniki wg B. Tracy’ego

Ucz się więcej, by zarabiać więcej!

Mnóż swoją wiedzę podczas wszystkiego, co robisz.

Poświęć jedną godzinę dziennie na inwestycję w siebie, np. podczas dojazdu do pracy, przerwy na kawę czy obiad.

Wykorzystuj „dary czasu” (np. czekanie w kolejce, odwołane spotkanie) i traktuj je jak skarb.

33

17. TELEFONY

Zarządzanie czasemTechniki wg B. Tracy’ego

Telefon jest narzędziem biznesowym.Kontroluj swoje rozmowy telefoniczne:

wykonuj telefony za w podczas danego bloku czasu

koncentruj się wyłącznie na meritum rozmowy

stwórz plan/agendę rozmowy

rób notatki z rozmów telefonicznych

zawsze miej pod ręką długopis i kartkę papieru

W przypadku gaduły: Powiedz: „Przepraszam, kończę. Ktoś do mnie dzwoni.” lub

Powiedz: „Przepraszam, kończę. Szef do mnie dzwoni.” lub Rozłącz się. Ta osoba prawdopodobnie jest do tego

przyzwyczajona

34

18. PUNKTUALNOŚĆ

Zarządzanie czasemTechniki wg B. Tracy’ego

O punktualnej osobie ludzie myślą, że jest kompetentna, godna zaufania, inteligentna, częściej awansuje, zyskuje więcej obowiązków niż spóźnialski.

Jeśli nie jesteś wcześniej, jesteś spóźniony.

Uświadom sobie, jak ważne jest spotkanie, na które jesteś umówiony.

Szanuj czas osoby, z którą jesteś umówiony na spotkanie.

35

19. PROSTOTA PRACY

Zarządzanie czasemTechniki wg B. Tracy’ego

Zawsze szukaj sposobów na wykonanie zadań szybciej, łatwiej, taniej, lepiej.

Koncentruj się na tym, co robisz najlepiej.

Popełniaj mniej błędów.

Wykorzystaj pracę zespołową.

36

20. MÓW „NIE”

Zarządzanie czasemTechniki wg B. Tracy’ego

Naucz się mówić „nie” dla wszystkich zadań, czynności, obowiązków, które nie przybliżają cię do osiągania twoich celów.

Mów „nie” wystarczająco wcześnie i często.

37

21. RÓWNOWAGA

Zarządzanie czasemTechniki wg B. Tracy’ego

Popraw jakość swojego życia!

38

PODSUMOWANIE

Zarządzanie czasemTechniki wg B. Tracy’ego

1. Istotą zarządzania czasem są cele.

2. Najważniejsze w celach jest ich spisanie i stworzenie planów

ich osiągnięcia.

3. Najważniejsze w planach jest ustalenie priorytetów.

4. Zawsze koncentruj się na najbardziej wartościowym sposobie wykorzystania twojego czasu.

5. Najważniejsza w koncentracji jest praca nad jednym zadaniem aż do jego ukończenia, bez jego przerywania czy przekierowania.

6. Wyrób w sobie „poczucie pilności”. Rób rzeczy szybko i od razu. Szybkie tempo pracy jest kluczowe dla sukcesu. Idzie w parze z energią, radością, entuzjazmem, poczuciem własnej wartości.

Twoje postanowienia

Jakie masz refleksje po przeprowadzonych warsztatach? Jak radzisz sobie z wykorzystaniem swojego czasu? Co mógłbyś zmienić? Co możesz poprawić? Co w związku z tym postanawiasz?

Ja …………………………............... od dnia …..……………… postanawiam:

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………......

39

Literatura

1. https://www.dobreprogramy.pl/djfoxer/Technika-Pomodoro-efektywne-zarzadzanie-czasem-pracy,79724.html

2. Kądzielski P., Sciesiński K., Zarządzanie i organizacja czasu pracy. Materiały szkoleniowe, Biznes Edukator Sp. z o.o., 2008.

3. Kamińska, E. Zarządzaj sobą – wykorzystaj swój czas. Część II. Zarządzanie sobą w czasie, www.pup-tg.pl/download/4734ba6f3de83d861c3176a6273cac6d.pdf, data dostępu: 16.11.2017 r.

4. Szymańska K. (red.) Kompendium metod i technik zarządzania: teoria i ćwiczenia, Oficyna a Wolters Kluwer business, 2015.

5. Tracy B., Zarządzanie czasem, MT Biznes: Warszawa, 2014.40