Post on 01-Jul-2015
description
Szanowni Państwo,
Organizacja pracy, a przede wszystkim własnego stanowiska pracy
to istotna i warto przemyślenia i zastanowienia się sprawa.
W poniższej prezentacji przedstawimy jedne z modeli organizacji
swojego stanowiska pracy. Model tez zaczerpnięty jest z filozofii
japońskiej, a międzynarodową karierę robi pod nazwą Metod 5S.
Serdecznie zapraszamy do lektury!
Metoda S5
Jako metodę S5 określamy narzędzie oraz techniki
ciągłego doskonalenia wykorzystywane, w lean
management czyli zarządzaniu przedsiębiorstwem.
Celem stosowania tych metod jest stworzenie dobrze
zorganizowanego i uporządkowanego miejsca pracy, a
także doskonaleniem kultury organizacji czy zwiększenie
stabilności wykonywanych zadań i procesów.
Kurs Perfekcyjna Asystentka
Metoda S5: trochę historii
System S5 powstał na bazie japońskich
doświadczeń firm i od dawna jest tam
stosowany. Ogólnoświatową karierę metoda
ta rozpoczęła na początku lat 80. XX wieku,
spopularyzowana przez Takashi Osadę.
Kurs Perfekcyjna Asystentka
Metoda 5S: elementy składowe
System ten obejmuje 5 prostych zasad, których nazwy
zaczynają się na literę S:
S – Sortowanie (jap. Seiri)
S – Systematyka (jap. Seiton)
S – Sprzątanie (jap. Seiso)
S – Standaryzacja (jap. Seiketsu)
S – Samodyscyplina (jap. Shitsuke)
Kurs Perfekcyjna Asystentka
Metoda 5S: zastosowanie
Zasady te można wprowadzić i stosować na
stanowiskach takich jak:
• produkcyjne,
• biurowe,
• magazynowe,
• usługowe.
Kurs Perfekcyjna Asystentka
Metoda 5S: SORTOWANIE
Etap 1 polega na podziale przedmiotów stosowanych
w miejscy pracy; przedmioty te dzielmy na niezbędne
i zbędne. Aby określić czy dany przedmiot jest nam
potrzebny czy też nie powinniśmy wziąć pod uwagę
częstotliwość jego używania.
Kurs Perfekcyjna Asystentka
Metoda S5: SORTOWANIE
Najlepiej i najbezpieczniej przyjąć zasadę, że rzeczy,
których nie używamy od ponad miesiąca są nam zbędne.
Wszystkie nie potrzebne rzeczy powinny być wyrzucone.
Możemy także zabrać je ze stanowiska i oznaczyć etykietą
w kolorze czerwonym umieszczając ją w poczekalni
przedmiotów, które w danym momencie są nam nie
przydatne.
Kurs Perfekcyjna Asystentka
Metoda S5: SORTOWANIEZastosowanie tej metody pozwala nam na eliminację takich rzeczy jak:
• Nagromadzenie niepotrzebnych rzeczy na stanowisku pracy, które utrudniają nam wykonywanie zadań,
• Marnotrawienie czasu na odnalezienie rzeczy potrzebnych nam do wykonywania aktualnych zadań;
• Gromadzenie zbędnych zapasów, części, materiałów, które są magazynowane na stanowiskach i przez to zwiększają koszty,
• Rozrost rozmiaru stanowiska, które jest zastawione różnego typu szafami i regałami i utrudnia nam komunikację ze współpracownikami.
Kurs Perfekcyjna Asystentka
Metoda S5: SOTROWANIE
Kurs Perfekcyjna Asystentka
Źródło: ean.org.pl
Metoda 5S: SEMATYKA
Gdy posortujemy już rzeczy, które znajdują się na naszym stanowisku
pracy możemy przejść do 2 etapu, czyli do systematyzacji elementów,
które pozostały w miejscu pracy. Etap ten to nic innego jak sklasyfikowanie
przedmiotów i ułożenie ich w przeznaczonym dla nich miejscu. Gdy
posortujemy już rzeczy, które znajdują się na naszym stanowisku pracy
możemy przejść do 2 etapu, czyli do systematyzacji elementów, które
pozostały w miejscu pracy. Etap ten to nic innego jak sklasyfikowanie
przedmiotów i ułożenie ich w przeznaczonym dla nich miejscu.
Kurs Perfekcyjna Asystentka
Metoda 5S: SEMATYKA
Klasyfikując przedmioty musimy sporządzić spis, który
będzie obejmował nawę i ilość, a następnie przypisać
konkretne miejsce dla konkretnego przedmiotu.
Przedmioty używane najczęściej połóżmy najbliżej oraz
według kolejności używania. Tym samym rzeczy
używane rzadko położone są w dalszej odległości.
Kurs Perfekcyjna Asystentka
Metoda 5S: SEMATYKA
Na etapie tym wprowadzamy również tzw. tablice
cieni, – czyli tablice, na, których trzymamy
narzędzia, a każde z nich ma swoje przypisane
miejsce z dokładnie obrysowanym konturem.
Pomoże nam to na szybkie i bezproblemowe
zlokalizowanie przedmiotu.
Kurs Perfekcyjna Asystentka
Metoda 5S: SPRZĄTANIE
Posiadając już wiedzę o tym, co jest nam
potrzebne do wykonywania zadań oraz jak
powinniśmy posegregować te przedmioty
nie możemy zapomnieć o utrzymywaniu
porządku na naszym stanowisku pracy.
Kurs Perfekcyjna Asystentka
Metoda 5S: SPRZĄTANIE
W tym etapie kryje się także przypisanie obszaru, za którego
porządkowanie jest odpowiedzialny dany pracownik.
Przyporządkowanie takie pozwoli nam na:
• zapobiegnięcie potencjalnym awariom,
• przeprowadzenie przeglądów urządzeń biurowych typu
drukarka czy skaner,
• kontrolę stanowiska pracy.
Kurs Perfekcyjna Asystentka
Metoda 5S: STANDARYZACJA
Przechodząc do standaryzacji musimy zadbać o stworzenie
procedur i instrukcji, na których opierają się nasze zadania.
Standardy te powinny być tworzone przez osoby pracujące
na danym stanowisku i znające jego specyfikę.
Przygotowanie takich procedur pozwoli nam opracować
plan, który zapewni powtarzalność wykonywanych
czynności.
Kurs Perfekcyjna Asystentka
Metoda 5S: SAMODYSCYPLINA
Piąty, a zarazem ostatni krok mówi o samodyscyplinie,
rozumianej, jako ciągłe doskonalenie procedur, które
prowadziliśmy na trzech pierwszych etapach. Pracownicy
powinni, więc odznaczać się systematycznością oraz
samodyscypliną w wykonywaniu czynności, a także
pamiętać o wyciąganiu wniosków, które pozwolą ulepszyć
pracę.
Kurs Perfekcyjna Asystentka
Metoda 5S: jak ją stosować w pracy biurowej?
Artykuł związany jest z kursem perfekcyjna Asystentka oraz kursem
Zarządzanie czasem z wykorzystaniem MS Outlookiem.
Jeżeli jesteś zainteresowany uczestnictwem w szkoleniach zapraszamy po
szczegóły na stronę www.cognity.pl
Zainteresowanych powyższą tematyką zapraszamy również na
Bloga Strefa Wiedzy Cognity, gdzie znajduje się więcej artykułów w tym temacie.
Kurs Perfekcyjna Asystentka
Metoda 5S: jak ją stosować w pracy biurowej?
Odwiedzając nasz Blog Strefa Wiedzy Cognity możesz być szczególnie zainteresowany lekturą:
• Jak wybrać szkolenie dla sekretarki i asystentki?
• Asystentka dokonała, poznaj sekrety zawodu sekretarki i asystenki
• Savoir – vivre w biurze
• Moda w biurze, czyli dress code w pracy
• Zasady etyczne w zawodzie sekretarki i asystencki
• Jak pisać maile służbowe?
• Kurs Perfekcyjna Asystentka – komunikacja
• Kurs Perfekcyjna Asystentka - zarządzanie czasem
• Kurs Perfekcyjna Asystentka - kreowanie wizerunku firmy