1

KOORDYNACJA FINANSOWA KOORDYNACJA FINANSOWA PROJEKTÓW FINANSOWANYCH PROJEKTÓW FINANSOWANYCH Z EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU Z EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU

SPOŁECZNEGOSPOŁECZNEGO

Kraków 23.01.2009 r.Kraków 23.01.2009 r.

Marcin KutrybałaMarcin Kutrybała

2

PODSTAWOWE DOKUMENTY NIEZBĘDNE DO PODSTAWOWE DOKUMENTY NIEZBĘDNE DO REALIZACJI PROJEKTÓW:REALIZACJI PROJEKTÓW:

PROGRAMY OPERACYJNEPROGRAMY OPERACYJNE

SYSTEMY WDRAŻANIASYSTEMY WDRAŻANIA

WYTYCZNE KWALIFIKOWALNOŚCI WYDATKÓWWYTYCZNE KWALIFIKOWALNOŚCI WYDATKÓW

WYTYCZNE W ZAKRESIE SPRAWOZDAWCZOŚCIWYTYCZNE W ZAKRESIE SPRAWOZDAWCZOŚCI

3

Finansowe środki unijne Finansowe środki unijne

= =

przejrzystość wydatkowania przejrzystość wydatkowania

= =

wyodrębnienie księgowości projektu wyodrębnienie księgowości projektu

4

Projekt posiada odrębny budżet,Projekt posiada odrębny budżet,który należy uwzględnić we własnym budżecie!który należy uwzględnić we własnym budżecie!

5

ZASADA:ZASADA:

w programach finansowanychw programach finansowanych

nie wolno wykazywać nie wolno wykazywać

„„podwójnego finansowania”podwójnego finansowania”

np. wnosić jako wkład własny sprzętnp. wnosić jako wkład własny sprzętlub usługi finansowane z innego projektulub usługi finansowane z innego projektu

6

System przepływów finansowych w ramach PO KL System przepływów finansowych w ramach PO KL regulują następujące akty prawne i dokumenty:regulują następujące akty prawne i dokumenty:

• ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz.2104, ze zm.);poz.2104, ze zm.);

• ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. Nr 227, poz. 1658 ze zm.);(Dz. U. Nr 227, poz. 1658 ze zm.);

• ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (t.j. Dz. U. z 2008 r. Nr 69, poz. 415, ze zm.);rynku pracy (t.j. Dz. U. z 2008 r. Nr 69, poz. 415, ze zm.);

• ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. Nr 123, poz. 776, ze zm.);zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. Nr 123, poz. 776, ze zm.);

• rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 7 września 2007 r.rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 7 września 2007 r.w sprawie szczegółowego sposobu dokonywania wydatków z realizacji w sprawie szczegółowego sposobu dokonywania wydatków z realizacji programów operacyjnych (Dz. U. Nr 175, poz. 1232);programów operacyjnych (Dz. U. Nr 175, poz. 1232);

7

• wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie w zakresie sprawozdawczosprawozdawczośści w ramach Narodowych Strategicznych ci w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia 2007-2013; Ram Odniesienia 2007-2013;

• wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w sprawie w sprawie warunków certyfikacji w Programach Operacyjnych i warunków certyfikacji w Programach Operacyjnych i Regionalnych Programach Operacyjnych w ramach Regionalnych Programach Operacyjnych w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia na lata Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia na lata 2007 – 2013;2007 – 2013;

• wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie w zakresie trybu dokonywania płatnotrybu dokonywania płatnośści i rozliczeci i rozliczeń ń w ramach w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia 2007-2013;Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia 2007-2013;

8

Z punktu widzenia przekazywania środków w ramachZ punktu widzenia przekazywania środków w ramachPO KL wyróżniamy:PO KL wyróżniamy:

1.1. komponent centralnykomponent centralny, w którym co do zasady Instytucje , w którym co do zasady Instytucje Pośredniczące / instytucje wdrażające (Instytucje Pośredniczące II Pośredniczące / instytucje wdrażające (Instytucje Pośredniczące II stopnia) zabezpieczają środki na realizację Priorytetu/Działań w ramach stopnia) zabezpieczają środki na realizację Priorytetu/Działań w ramach limitów wydatków budżetu państwa ujętych w częściach budżetowych limitów wydatków budżetu państwa ujętych w częściach budżetowych poszczególnych dysponentów;poszczególnych dysponentów;

2.2. komponent regionalnykomponent regionalny, w którym wydatki dla Instytucji , w którym wydatki dla Instytucji Pośredniczących na realizację priorytetów są planowane w części Pośredniczących na realizację priorytetów są planowane w części budżetowej Ministra Rozwoju Regionalnego i przekazywane w formie budżetowej Ministra Rozwoju Regionalnego i przekazywane w formie dotacji rozwojowej (z wyjątkiem wydatków ponoszonych przez dotacji rozwojowej (z wyjątkiem wydatków ponoszonych przez beneficjentów będących państwowymi jednostkami budżetowymi);beneficjentów będących państwowymi jednostkami budżetowymi);

9

KOMPMPONENT REGIONALNYKOMPMPONENT REGIONALNY::

Instytucja ZarządzającaInstytucja Zarządzająca

Instytucja Pośrednicząca Instytucja Pośrednicząca

Instytucja Pośrednicząca 2. StopniaInstytucja Pośrednicząca 2. Stopnia

Beneficjent/ ProjektodawcaBeneficjent/ Projektodawca

Beneficjenci Ostateczni Beneficjenci Ostateczni

10

PLAN DZIAŁANIAPLAN DZIAŁANIA

• zawiera informacje na temat planowanych w danym roku wydatkówzawiera informacje na temat planowanych w danym roku wydatkóww ramach poszczególnych Działań/Priorytetów PO KL;w ramach poszczególnych Działań/Priorytetów PO KL;

• corocznie przygotowywany przez IP dla każdego Priorytetu;corocznie przygotowywany przez IP dla każdego Priorytetu;

• jest dokumentem o charakterze operacyjnym, obejmującym okres jednego jest dokumentem o charakterze operacyjnym, obejmującym okres jednego roku budżetowego;roku budżetowego;

• ma na celu przedstawienie założeń IP w danym roku co do podziału ma na celu przedstawienie założeń IP w danym roku co do podziału środków na wybrane typy projektów (z uwzględnieniem podziału na środków na wybrane typy projektów (z uwzględnieniem podziału na poszczególne krajowe źródła finansowania projektów), preferowanych form poszczególne krajowe źródła finansowania projektów), preferowanych form wsparcia (typów projektów), oraz zasad i terminów wyboru projektów;wsparcia (typów projektów), oraz zasad i terminów wyboru projektów;

11

Przekazywanie środków na dofinansowanie projektuPrzekazywanie środków na dofinansowanie projektu

• środki na realizację projektu są wypłacane jako dotacja rozwojowa w formie środki na realizację projektu są wypłacane jako dotacja rozwojowa w formie zaliczki;zaliczki;

• środki dotacji rozwojowej są przekazywane na wyodrębniony rachunek środki dotacji rozwojowej są przekazywane na wyodrębniony rachunek bankowy, specjalnie utworzony dla danego projektu, wskazany w umowiebankowy, specjalnie utworzony dla danego projektu, wskazany w umowieo dofinansowanie projektu;o dofinansowanie projektu;

• o ile to możliwe, płatności w ramach projektu powinny być regulowane za o ile to możliwe, płatności w ramach projektu powinny być regulowane za pośrednictwem tego rachunku;pośrednictwem tego rachunku;

12

Istotne jest, aby podczas realizacji projektu trzymać się harmonogramu Istotne jest, aby podczas realizacji projektu trzymać się harmonogramu płatności wskazującego zakładane wartości płatności dla beneficjentapłatności wskazującego zakładane wartości płatności dla beneficjenta

w poszczególnych okresach rozliczeniowych.w poszczególnych okresach rozliczeniowych.

Pierwsza transza środków na realizację projektów jest wypłacanaPierwsza transza środków na realizację projektów jest wypłacanaw wysokości i terminie określonym w harmonogramie płatności.w wysokości i terminie określonym w harmonogramie płatności.

W uzasadnionych przypadkach (np. w przypadku projektów krótkich) W uzasadnionych przypadkach (np. w przypadku projektów krótkich) wysokość pierwszej transzy może dotyczyć 100% wartości dotacji rozwojowej wysokość pierwszej transzy może dotyczyć 100% wartości dotacji rozwojowej

na dany projekt.na dany projekt.

Decyzję w tym zakresie podejmuje instytucja zawierająca umowęDecyzję w tym zakresie podejmuje instytucja zawierająca umowęo dofinansowanie projektu. o dofinansowanie projektu.

13

Wypłata środków w ramach pierwszej transzy Wypłata środków w ramach pierwszej transzy dokonywana jest na podstawie umowy o dofinansowanie dokonywana jest na podstawie umowy o dofinansowanie projektu, w związku z powyższym w celu jej przekazania projektu, w związku z powyższym w celu jej przekazania nie jest wymagane złożenie przez beneficjenta wnioskunie jest wymagane złożenie przez beneficjenta wniosku

o płatność. Niemniej jednak, pierwsza transzao płatność. Niemniej jednak, pierwsza transza może zostać przekazana dopiero po złożeniu przez może zostać przekazana dopiero po złożeniu przez

beneficjenta zabezpieczenia.beneficjenta zabezpieczenia.

14

Przekazanie kolejnej (kolejnych) transz uzależnione jest Przekazanie kolejnej (kolejnych) transz uzależnione jest od rozliczenia we wnioskach o płatność co najmniej 70% od rozliczenia we wnioskach o płatność co najmniej 70% łącznej kwoty dotychczas otrzymanych transz środkówłącznej kwoty dotychczas otrzymanych transz środków

w ramach dotacji rozwojowej tj. wykazanie przez w ramach dotacji rozwojowej tj. wykazanie przez beneficjenta wydatków kwalifikowalnych co najmniej w tej beneficjenta wydatków kwalifikowalnych co najmniej w tej

wysokości we wniosku o płatność i ich zatwierdzenie wysokości we wniosku o płatność i ich zatwierdzenie przez instytucję weryfikującą wniosek o płatność.przez instytucję weryfikującą wniosek o płatność.

15

Harmonogram płatności może podlegać aktualizacji we Harmonogram płatności może podlegać aktualizacji we wniosku o płatność przed przekazaniem kolejnej transzy wniosku o płatność przed przekazaniem kolejnej transzy

środków, pod warunkiem akceptacji zmienionego środków, pod warunkiem akceptacji zmienionego harmonogramu przez instytucję będącą stroną umowy.harmonogramu przez instytucję będącą stroną umowy.Zmiana harmonogramu w tym trybie nie wymaga formy Zmiana harmonogramu w tym trybie nie wymaga formy

aneksu do umowy o dofinansowanie projektu. aneksu do umowy o dofinansowanie projektu.

16

Odsetki bankowe od przekazanych BeneficjentowiOdsetki bankowe od przekazanych Beneficjentowitransz dotacji rozwojowej, są wykazywane we wnioskutransz dotacji rozwojowej, są wykazywane we wnioskuo płatność i podlegają zwrotowi lub pomniejszają kwotę o płatność i podlegają zwrotowi lub pomniejszają kwotę

kolejnych płatności na rzecz Beneficjenta (decyzję kolejnych płatności na rzecz Beneficjenta (decyzję podejmuje IP lub IW (IP2) w przypadku delegacji zadań), podejmuje IP lub IW (IP2) w przypadku delegacji zadań),

chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej. chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej. Jednocześnie do wniosku o płatność beneficjent Jednocześnie do wniosku o płatność beneficjent

dołącza kopie wyciągów bankowych na potwierdzenie dołącza kopie wyciągów bankowych na potwierdzenie narosłych odsetek na rachunku bankowym projektu.narosłych odsetek na rachunku bankowym projektu.

17

Wysokość wymaganego wkładu własnego dla projektów Wysokość wymaganego wkładu własnego dla projektów finansowanych z EFS określana jest w dokumentacji finansowanych z EFS określana jest w dokumentacji

konkursowej, przy czym konkursowej, przy czym wkład własny nie może być wkład własny nie może być wyższy niż poziom współfinansowania krajowego wyższy niż poziom współfinansowania krajowego

określony dla danego Działania tj. 15%określony dla danego Działania tj. 15%

18

Wkład własny może być wnoszony w formie:Wkład własny może być wnoszony w formie:

• finansowejfinansowej;;

• niepieniężnejniepieniężnej (np. poprzez udostępnienie własnych budynków lub w formie (np. poprzez udostępnienie własnych budynków lub w formie świadczeń wykonywanych przez wolontariuszy);świadczeń wykonywanych przez wolontariuszy);

• dodatków lub wynagrodzeńdodatków lub wynagrodzeń wypłacanych przez stronę trzecią, wypłacanych przez stronę trzecią,np. w formie wynagrodzeń uczestników projektu (nauczycieli w ramachnp. w formie wynagrodzeń uczestników projektu (nauczycieli w ramachDziałania 9.4 PO KL);Działania 9.4 PO KL);

19

Wolontariat jako wkład własnyWolontariat jako wkład własny

• wolontariusz musi być świadomy charakteru swojego udziału w realizacji wolontariusz musi być świadomy charakteru swojego udziału w realizacji projektu;projektu;

• należy zdefiniować rodzaj wykonywanych przez wolontariusza świadczeń; należy zdefiniować rodzaj wykonywanych przez wolontariusza świadczeń; zadania wykonywane i wykazywane przez wolontariusza muszą być zadania wykonywane i wykazywane przez wolontariusza muszą być zgodne z tytułem jego świadczeń;zgodne z tytułem jego świadczeń;

• stali pracownicy zatrudnieni przy realizacji projektu nie mogą wykonywać stali pracownicy zatrudnieni przy realizacji projektu nie mogą wykonywać konkretnych działań jako wolontariat;konkretnych działań jako wolontariat;

• wartość wolontariatu należy określić z uwzględnieniem średniej stawki wartość wolontariatu należy określić z uwzględnieniem średniej stawki rynkowej za daną pracę oraz ilości poświęconego czasu na jej wykonanie;rynkowej za daną pracę oraz ilości poświęconego czasu na jej wykonanie;

20

Dodatki lub wynagrodzenia wypłacane przez stronę Dodatki lub wynagrodzenia wypłacane przez stronę trzecią na rzecz uczestników danego projektu są trzecią na rzecz uczestników danego projektu są

kwalifikowalne pod warunkiem, że zostały poniesione kwalifikowalne pod warunkiem, że zostały poniesione zgodnie z przepisami krajowymi, w tym zasadami zgodnie z przepisami krajowymi, w tym zasadami dotyczącymi rachunkowości. Wysokość wkładu dotyczącymi rachunkowości. Wysokość wkładu

wynikającego z dodatków lub wynagrodzeń wypłacanych wynikającego z dodatków lub wynagrodzeń wypłacanych przez stronę trzecią na rzecz uczestników projektuprzez stronę trzecią na rzecz uczestników projektu

w ramach PO KL musi wynikać z dokumentacji księgowej w ramach PO KL musi wynikać z dokumentacji księgowej podmiotu wypłacającego i może podlegać kontroli.podmiotu wypłacającego i może podlegać kontroli.

21

Beneficjent realizujący projekt, w którym występuje wkład, Beneficjent realizujący projekt, w którym występuje wkład, rozlicza go w ramach projektu na podstawie oświadczeniarozlicza go w ramach projektu na podstawie oświadczenia

składanego przez podmioty wypłacające, przy czym składanego przez podmioty wypłacające, przy czym oświadczenie to powinno pozwalać na identyfikację oświadczenie to powinno pozwalać na identyfikację

poszczególnych uczestników projektu oraz wysokości poszczególnych uczestników projektu oraz wysokości

wkładu w odniesieniu do każdego z nich.wkładu w odniesieniu do każdego z nich.

22

Po wyłonieniu projektu do realizacji, w umowiePo wyłonieniu projektu do realizacji, w umowieo dofinansowanie projektu wskazywana jest wartość o dofinansowanie projektu wskazywana jest wartość wkładu własnego wymagana od beneficjenta (wrazwkładu własnego wymagana od beneficjenta (wraz

z podziałem na źródła finansowania w przypadku gdy z podziałem na źródła finansowania w przypadku gdy wkład własny pochodzi z kilku źródeł). wkład własny pochodzi z kilku źródeł).

Nie wniesienie wkładu w kwocie wskazanej w umowie, Nie wniesienie wkładu w kwocie wskazanej w umowie, może proporcjonalnie obniżyć kwotę przyznanego może proporcjonalnie obniżyć kwotę przyznanego

dofinansowania.dofinansowania.

23

Zgodnie z art. 144 UFP, dotacja rozwojowa w części Zgodnie z art. 144 UFP, dotacja rozwojowa w części niewykorzystanej w danym roku budżetowym podlega niewykorzystanej w danym roku budżetowym podlega zwrotowi do budżetu państwa na rachunek wskazany zwrotowi do budżetu państwa na rachunek wskazany przez właściwą instytucję w terminie do dnia 15 lutego przez właściwą instytucję w terminie do dnia 15 lutego

następnego roku lub w terminie 21 dni od dnia następnego roku lub w terminie 21 dni od dnia określonego w rozporządzeniu Rady Ministrów wydanym określonego w rozporządzeniu Rady Ministrów wydanym

na podstawie art. 157. ust. 3 UFP.na podstawie art. 157. ust. 3 UFP.

24

Obowiązek zwrotu nie dotyczy projektów w ramachObowiązek zwrotu nie dotyczy projektów w ramach PO KL związanych z:PO KL związanych z:

• integracją społeczną (Działanie 1.3 w ramach Priorytetu I w komponencie integracją społeczną (Działanie 1.3 w ramach Priorytetu I w komponencie centralnym oraz Priorytet VII w komponencie regionalnym);centralnym oraz Priorytet VII w komponencie regionalnym);• poprawą jakości kształcenia (Priorytet III i Priorytet IV w komponencie poprawą jakości kształcenia (Priorytet III i Priorytet IV w komponencie centralnym oraz Priorytet IX w komponencie regionalnym);centralnym oraz Priorytet IX w komponencie regionalnym);• rozwojem potencjału adaptacyjnego pracowników i przedsiębiorstw rozwojem potencjału adaptacyjnego pracowników i przedsiębiorstw (Priorytet II w komponencie centralnym oraz Priorytet VIII w komponencie (Priorytet II w komponencie centralnym oraz Priorytet VIII w komponencie regionalnym);regionalnym);

Art. 157 ust. 8a UFP - beneficjenci realizujący projekty w ramach ww. Art. 157 ust. 8a UFP - beneficjenci realizujący projekty w ramach ww. obszarów wsparcia nie zwracają środków do budżetu państwa.obszarów wsparcia nie zwracają środków do budżetu państwa.

25

Zgodnie z art. 210 ust. 1 UFP, Zgodnie z art. 210 ust. 1 UFP,

beneficjent jest zobowiązany rozliczyć przyznaną na beneficjent jest zobowiązany rozliczyć przyznaną na finansowanie projektu dotację rozwojową nie później niżfinansowanie projektu dotację rozwojową nie później niż

w terminie 30 dni od zakończenia jego realizacji.w terminie 30 dni od zakończenia jego realizacji.

26

Zasady konstruowania budżetu projektu:Zasady konstruowania budżetu projektu:

W ramach PO KL beneficjent przedstawia zakładane koszty projektu W ramach PO KL beneficjent przedstawia zakładane koszty projektu we wniosku o dofinansowanie projektu w formie budżetu zadaniowego tj. we wniosku o dofinansowanie projektu w formie budżetu zadaniowego tj. przedstawia podział na:przedstawia podział na:

• koszty bezpośredniekoszty bezpośrednie (tj. koszty kwalifikowalne poszczególnych zadań (tj. koszty kwalifikowalne poszczególnych zadań realizowanych przez beneficjenta w ramach projektu, które są bezpośrednio realizowanych przez beneficjenta w ramach projektu, które są bezpośrednio związane z tymi zadaniami);związane z tymi zadaniami);

• koszty pośredniekoszty pośrednie (tj. koszty związane z obsługą techniczną projektu, (tj. koszty związane z obsługą techniczną projektu, których nie można bezpośrednio przyporządkować do konkretnego zadania których nie można bezpośrednio przyporządkować do konkretnego zadania realizowanego w ramach projektu);realizowanego w ramach projektu);

27

Przykładowy katalog zadań merytorycznych w ramachPrzykładowy katalog zadań merytorycznych w ramachprojektów PO KL projektów PO KL

zarządzanie;zarządzanie;promocja;promocja;realizacja szkoleń;realizacja szkoleń;studia uzupełniające;studia uzupełniające;staże;staże;zatrudnienie subsydiowane;zatrudnienie subsydiowane;upowszechnienie i promocja alternatywnych i elastycznych form zatrudnienia;upowszechnienie i promocja alternatywnych i elastycznych form zatrudnienia;organizacja kampanii informacyjno-promocyjnych;organizacja kampanii informacyjno-promocyjnych;rozwój systemów informatycznych;rozwój systemów informatycznych;ekspertyzy;ekspertyzy;analizy;analizy;badania;badania;przygotowanie publikacji;przygotowanie publikacji;ewaluacja:;ewaluacja:;

28

Koszty pośrednie stanowią koszty związane z obsługą Koszty pośrednie stanowią koszty związane z obsługą techniczną projektu, których nie można bezpośrednio techniczną projektu, których nie można bezpośrednio

przyporządkować do konkretnego zadania realizowanego przyporządkować do konkretnego zadania realizowanego w ramach projektu.w ramach projektu.

29

Katalog kosztów pośrednich jest zamknięty i może Katalog kosztów pośrednich jest zamknięty i może obejmować wyłącznie następujące kosztyobejmować wyłącznie następujące koszty

administracyjne:administracyjne:

• koszty zarządukoszty zarządu (tj. koszty wynagrodzenia osób uprawnionych do (tj. koszty wynagrodzenia osób uprawnionych do reprezentowania jednostki, których zakresy czynności nie są przypisane reprezentowania jednostki, których zakresy czynności nie są przypisane wyłącznie do projektu np. kierownik jednostki);wyłącznie do projektu np. kierownik jednostki);

• koszty personelu obsługowegokoszty personelu obsługowego (tj. koszty wynagrodzenia osób, które nie (tj. koszty wynagrodzenia osób, które nie są przypisane bezpośrednio do projektu, zajmujące się bieżącą obsługą są przypisane bezpośrednio do projektu, zajmujące się bieżącą obsługą jednostki jako podmiotu gospodarczego, dla których realizacja projektu jednostki jako podmiotu gospodarczego, dla których realizacja projektu powoduje wzrost nakładów pracy w związku ze wzrostem ilości operacji powoduje wzrost nakładów pracy w związku ze wzrostem ilości operacji gospodarczych dokonywanych przez jednostkę np. pracownik kadr, gospodarczych dokonywanych przez jednostkę np. pracownik kadr, pracownik sekretariatu, pracownik kancelarii); pracownik sekretariatu, pracownik kancelarii);

30

• koszty obsługi księgowejkoszty obsługi księgowej (tj. koszty wynagrodzenia głównego księgowego (tj. koszty wynagrodzenia głównego księgowego lub innych osób księgujących wydatki; w przypadku zlecenia prowadzenia lub innych osób księgujących wydatki; w przypadku zlecenia prowadzenia obsługi księgowej biuru rachunkowemu – koszty usługi);obsługi księgowej biuru rachunkowemu – koszty usługi);

• koszty materiałów biurowych i artykułów piśmienniczychkoszty materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych (np. (np. długopisów, papieru, teczek, toneru do drukarek, płyt CD, dyskietek) nie długopisów, papieru, teczek, toneru do drukarek, płyt CD, dyskietek) nie związanych bezpośrednio z realizacją zadań w projekcie;związanych bezpośrednio z realizacją zadań w projekcie;

• usługiusługi pocztowe, telefoniczne, telegraficzne, teleksowe, internetowe, pocztowe, telefoniczne, telegraficzne, teleksowe, internetowe, kurierskie;kurierskie;

• usługusługi kserograficzne;i kserograficzne;

• opłaty za najemopłaty za najem powierzchni biurowych lub czynsz; powierzchni biurowych lub czynsz;

• opłaty administracyjneopłaty administracyjne za energię elektryczną, cieplną, gazową, wodę, za energię elektryczną, cieplną, gazową, wodę, opłaty przesyłowe, odprowadzenie ścieków itp.;opłaty przesyłowe, odprowadzenie ścieków itp.;

31

•amortyzacja środków trwałychamortyzacja środków trwałych (np. budynku); (np. budynku);

• koszty ubezpieczeńkoszty ubezpieczeń majątkowych; majątkowych;

• koszty ochronykoszty ochrony;;

• sprzątanie pomieszczeńsprzątanie pomieszczeń (w tym środki do utrzymania czystości (w tym środki do utrzymania czystości pomieszczeń, dezynsekcję, dezynfekcję, deratyzację pomieszczeń, itp.)pomieszczeń, dezynsekcję, dezynfekcję, deratyzację pomieszczeń, itp.)

32

W ramach kosztów pośrednich nie są wykazywane żadne W ramach kosztów pośrednich nie są wykazywane żadne wydatki objęte wydatki objęte cross-financingiem cross-financingiem w projekcie, bowiem w projekcie, bowiem

wydatki w ramach wydatki w ramach cross-financingu cross-financingu mogą dotyczyć mogą dotyczyć wyłącznie konkretnych zadań w ramach projektu a więc wyłącznie konkretnych zadań w ramach projektu a więc

są wykazywane jako wydatki bezpośrednie.są wykazywane jako wydatki bezpośrednie.

Koszty z ww. katalogu mogą stanowić koszty Koszty z ww. katalogu mogą stanowić koszty bezpośrednie, o ile zostaną bezpośrednio przypisanebezpośrednie, o ile zostaną bezpośrednio przypisane

i rozliczane w odniesieniu do danego zadania.i rozliczane w odniesieniu do danego zadania.

33

Niedopuszczalne jest wykazywanie tych samych kosztów Niedopuszczalne jest wykazywanie tych samych kosztów jednocześnie w ramach kosztów bezpośrednich oraz jednocześnie w ramach kosztów bezpośrednich oraz

kosztów pośrednich! kosztów pośrednich!

(podwójna refundacja wydatków)(podwójna refundacja wydatków)

34

Wydatki powinny wynikać z działań, być zgodne z ilością Wydatki powinny wynikać z działań, być zgodne z ilością uczestników, prowadzących, wydarzeń.uczestników, prowadzących, wydarzeń.

35

Beneficjent ma obowiązek przedstawienia w załączniku Beneficjent ma obowiązek przedstawienia w załączniku do wniosku o dofinansowaniedo wniosku o dofinansowanie

projektu (w szczegółowym budżecie projektu) projektu (w szczegółowym budżecie projektu) uzasadnienia dla kosztów, które odbiegają od przyjętych uzasadnienia dla kosztów, które odbiegają od przyjętych

stawek rynkowych oraz wykazanej we wnioskustawek rynkowych oraz wykazanej we wnioskuo dofinansowanie wartości kosztów pośrednich, które o dofinansowanie wartości kosztów pośrednich, które

zamierza w projekcie rozliczyć.zamierza w projekcie rozliczyć.Uzasadnienie powinno wskazywać metodologię, zgodnie Uzasadnienie powinno wskazywać metodologię, zgodnie

z którą beneficjent wyliczył wartośćz którą beneficjent wyliczył wartośćkosztów pośrednich. Metodologia powinna być kosztów pośrednich. Metodologia powinna być

przygotowana w odniesieniu do każdejprzygotowana w odniesieniu do każdejkategorii kosztów pośrednich, które beneficjent uwzględnił kategorii kosztów pośrednich, które beneficjent uwzględnił

w budżecie projektu. w budżecie projektu.

36

Koszty pośrednie mogą być rozliczane na dwa Koszty pośrednie mogą być rozliczane na dwa sposoby:sposoby:

• ryczałtem;ryczałtem;

• na postawie rzeczywiście poniesionych wydatków (tj. bez stawki ryczałtowej, na postawie rzeczywiście poniesionych wydatków (tj. bez stawki ryczałtowej, z pełnym udokumentowaniem wydatków);z pełnym udokumentowaniem wydatków);

37

Wysokość ryczałtu powinna wynikać z metodologii (indywidualnej Wysokość ryczałtu powinna wynikać z metodologii (indywidualnej kalkulacji kosztów) przedstawianej przez beneficjenta na etapie kalkulacji kosztów) przedstawianej przez beneficjenta na etapie

wnioskowania o środki w ramach PO KL. Beneficjent jest ograniczony wnioskowania o środki w ramach PO KL. Beneficjent jest ograniczony w zależności od wartości projektu następującymi limitami:w zależności od wartości projektu następującymi limitami:

• do 20% bezpośrednich kosztów projektu pomniejszonych o wydatki dotyczące do 20% bezpośrednich kosztów projektu pomniejszonych o wydatki dotyczące cross-cross-financingu financingu – w przypadku projektów o wartości do 2 mln PLN;– w przypadku projektów o wartości do 2 mln PLN;• do 15% bezpośrednich kosztów projektu pomniejszonych o wydatki dotyczące do 15% bezpośrednich kosztów projektu pomniejszonych o wydatki dotyczące cross-cross-financingu financingu – w przypadku projektów o wartości od 2 do 5 mln PLN włącznie;– w przypadku projektów o wartości od 2 do 5 mln PLN włącznie;• do 10% bezpośrednich kosztów projektu pomniejszonych o wydatki dotyczące do 10% bezpośrednich kosztów projektu pomniejszonych o wydatki dotyczące cross-cross-financingu financingu – w przypadku projektów o wartości powyżej 5 mln PLN;– w przypadku projektów o wartości powyżej 5 mln PLN;

- przy czym właściwy limit procentowy wynika ze wskazanej przez beneficjenta na - przy czym właściwy limit procentowy wynika ze wskazanej przez beneficjenta na etapie konstruowania budżetu projektu metodologii wyliczania kosztów pośrednichetapie konstruowania budżetu projektu metodologii wyliczania kosztów pośrednich

38

Należy dokonać przeksięgowania odpowiedniej Należy dokonać przeksięgowania odpowiedniej wysokości wydatków pośrednich oraz refundacji wysokości wydatków pośrednich oraz refundacji

odpowiedniej kwoty z rachunku projektu na bieżącoodpowiedniej kwoty z rachunku projektu na bieżącow odniesieniu do poniesionych wydatków bezpośrednichw odniesieniu do poniesionych wydatków bezpośrednich

np. po zakończeniu pełnego miesiąca kalendarzowego lub np. po zakończeniu pełnego miesiąca kalendarzowego lub innego przyjętego okresu rozliczeniowego.innego przyjętego okresu rozliczeniowego.

39

Jeżeli z zatwierdzenia wniosku o płatność przez Jeżeli z zatwierdzenia wniosku o płatność przez odpowiednią instytucję będzie wynikało, że wartość odpowiednią instytucję będzie wynikało, że wartość kosztów pośrednich, które mogą być rozliczone jest kosztów pośrednich, które mogą być rozliczone jest niższa niż faktyczna kwota przeksięgowana przez niższa niż faktyczna kwota przeksięgowana przez

beneficjenta, należy dokonać odpowiedniego zwrotu beneficjenta, należy dokonać odpowiedniego zwrotu środków na rachunek projektu.środków na rachunek projektu.

40

Dokumenty księgowe dotyczące kosztów pośrednich Dokumenty księgowe dotyczące kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem nie podlegają wymogom rozliczanych ryczałtem nie podlegają wymogom

ewidencyjnym dotyczącym dokumentacji projektu, muszą ewidencyjnym dotyczącym dokumentacji projektu, muszą natomiast być ewidencjonowane zgodnienatomiast być ewidencjonowane zgodniez obowiązującymi przepisami krajowymi.z obowiązującymi przepisami krajowymi.

41

Należy pamiętać, że:Należy pamiętać, że:

• wszelkie redukcje kosztów bezpośrednich (np. w związku z korektami wszelkie redukcje kosztów bezpośrednich (np. w związku z korektami finansowymi) mają wpływ na ryczałtową kwotę kosztów pośrednich;finansowymi) mają wpływ na ryczałtową kwotę kosztów pośrednich;

• wszelkie (nieprzewidziane) przychody powstałe w ramach projektu powinny wszelkie (nieprzewidziane) przychody powstałe w ramach projektu powinny być odliczane od całkowitych kosztów zadeklarowanych dla takiego projektu być odliczane od całkowitych kosztów zadeklarowanych dla takiego projektu (po wyliczeniu kosztów pośrednich według stawki ryczałtowej);(po wyliczeniu kosztów pośrednich według stawki ryczałtowej);

42

Rozliczanie kosztów pośrednich na podstawie Rozliczanie kosztów pośrednich na podstawie poniesionych wydatków jest możliwe w szczególnościponiesionych wydatków jest możliwe w szczególności

w przypadku gdy wyliczone koszty pośrednie beneficjenta w przypadku gdy wyliczone koszty pośrednie beneficjenta są wyższe niż limity kosztów pośrednich, które można są wyższe niż limity kosztów pośrednich, które można

rozliczać ryczałtem.rozliczać ryczałtem.

43

W przypadku rozliczania kosztów pośrednich na podstawie W przypadku rozliczania kosztów pośrednich na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków, zasady dotyczące rzeczywiście poniesionych wydatków, zasady dotyczące

kosztów pośrednich są analogiczne jak w przypadku kosztów pośrednich są analogiczne jak w przypadku kosztów bezpośrednich. kosztów bezpośrednich.

Możliwe jest dokonywanie przesunięć środków między Możliwe jest dokonywanie przesunięć środków między zadaniami a kosztami pośrednimi rozliczanymi na zadaniami a kosztami pośrednimi rozliczanymi na

podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków, wówczas podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków, wówczas łączna wartość wymienionych kosztów traktowana jest jak łączna wartość wymienionych kosztów traktowana jest jak

wartość zadania. wartość zadania.

44

Beneficjent rozlicza wydatki pośrednie na podstawie Beneficjent rozlicza wydatki pośrednie na podstawie dokumentów księgowych do wysokości łącznej określonej dokumentów księgowych do wysokości łącznej określonej

w zatwierdzonym budżecie projektu.w zatwierdzonym budżecie projektu.

45

W ramach wsparcia objętego W ramach wsparcia objętego cross-finanacingiem cross-finanacingiem nie jest nie jest możliwe ponoszenie wydatków związanych z budową możliwe ponoszenie wydatków związanych z budową

nowych budynków, wykonywaniem dużych prac nowych budynków, wykonywaniem dużych prac budowlanych oraz remontem budynków.budowlanych oraz remontem budynków.

Możliwe jest jednak kwalifikowanie w szczególności:Możliwe jest jednak kwalifikowanie w szczególności:

a) zakupu oraz leasingu (finansowego i zwrotnego) pojazdów oraz mebli;a) zakupu oraz leasingu (finansowego i zwrotnego) pojazdów oraz mebli;

b) zakupu oraz leasingu (finansowego i zwrotnego) sprzętu;b) zakupu oraz leasingu (finansowego i zwrotnego) sprzętu;

c) dostosowywania, adaptacji budynków, pomieszczeń i miejsc pracy;c) dostosowywania, adaptacji budynków, pomieszczeń i miejsc pracy;

46

Wydatki ponoszone w ramach Wydatki ponoszone w ramach cross-financingu cross-financingu powinny powinny zostać przeznaczone przede wszystkim na zapewnienie zostać przeznaczone przede wszystkim na zapewnienie

realizacji zasady równości szans, w szczególnościrealizacji zasady równości szans, w szczególnościw odniesieniu do potrzeb osób niepełnosprawnych.w odniesieniu do potrzeb osób niepełnosprawnych.

W ramach zakupu oraz leasingu sprzętu beneficjent może W ramach zakupu oraz leasingu sprzętu beneficjent może pozyskać sprzęt np. na potrzeby przeprowadzania pozyskać sprzęt np. na potrzeby przeprowadzania

szkoleń lub w celu realizacji innych zadań w ramach szkoleń lub w celu realizacji innych zadań w ramach projektu.projektu.

47

Zgodnie z przyjętą interpretacją, jako „sprzęt” w ramach Zgodnie z przyjętą interpretacją, jako „sprzęt” w ramach cross-financingu cross-financingu należy rozumieć środki trwałe,należy rozumieć środki trwałe,

(z wyłączeniem pojazdów i mebli), których wartość (z wyłączeniem pojazdów i mebli), których wartość początkowa jest początkowa jest wyższa od 10%wyższa od 10% kwoty określonej kwoty określonej

w przepisach podatkowych, uprawniającej do dokonania w przepisach podatkowych, uprawniającej do dokonania jednorazowego odpisu amortyzacyjnego.jednorazowego odpisu amortyzacyjnego.

48

Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy z dnia 29 września Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, przez środki trwałe rozumie się 1994 r. o rachunkowości, przez środki trwałe rozumie się

„rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi,„rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi,o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności

dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytkudłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytkui przeznaczone na potrzeby jednostki”i przeznaczone na potrzeby jednostki”

(Dz. U. Nr 121, poz. 591, z późn. zm.). (Dz. U. Nr 121, poz. 591, z późn. zm.).

49

Aktywa wytworzone lub nabyte w ramach projektu nie Aktywa wytworzone lub nabyte w ramach projektu nie mogą zostać zbyte przez beneficjenta za uzyskaniem mogą zostać zbyte przez beneficjenta za uzyskaniem korzyści majątkowej w okresie 5 lat od zakończenia korzyści majątkowej w okresie 5 lat od zakończenia

realizacji projektu. realizacji projektu.

W razie takiego zbycia, beneficjent zobowiązany jest do W razie takiego zbycia, beneficjent zobowiązany jest do zwrotu środków wykorzystanych na zakup lub zwrotu środków wykorzystanych na zakup lub

wytworzenie aktywów wraz z odsetkami jak dla zaległości wytworzenie aktywów wraz z odsetkami jak dla zaległości podatkowych. podatkowych.

50

Przepisy art. 60 lit. d) rozporządzenia Rady (WE)Przepisy art. 60 lit. d) rozporządzenia Rady (WE)nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu

Rozwoju Regionalnego,Rozwoju Regionalnego,Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu

Spójności i uchylające rozporządzenieSpójności i uchylające rozporządzenie(WE) nr 1260/1999 (Dz. U. L. 210 z 31.07.2006, str. 25) (WE) nr 1260/1999 (Dz. U. L. 210 z 31.07.2006, str. 25)

wprowadzają wymóg, aby beneficjenci oraz inne podmioty wprowadzają wymóg, aby beneficjenci oraz inne podmioty uczestniczące w realizacji projektów utrzymywały odrębny uczestniczące w realizacji projektów utrzymywały odrębny

system księgowy albo odpowiedni kod księgowy dla system księgowy albo odpowiedni kod księgowy dla wszystkich transakcji związanych z danym projektem. wszystkich transakcji związanych z danym projektem.

51

Prowadząc ewidencję księgową należy w polityce Prowadząc ewidencję księgową należy w polityce rachunkowości, do której posiadania zobowiązuje rachunkowości, do której posiadania zobowiązuje

jednostki ustawa o rachunkowości, opisać wyraźnie jednostki ustawa o rachunkowości, opisać wyraźnie sposób powiązania dokumentu zarejestrowanegosposób powiązania dokumentu zarejestrowanegow informatycznych zbiorach ksiąg z dokumentem w informatycznych zbiorach ksiąg z dokumentem

źródłowym znajdującym się w archiwum papierowych źródłowym znajdującym się w archiwum papierowych dokumentów, tj. zapewnić dokumentów, tj. zapewnić ścieżkę audytu.ścieżkę audytu.

52

Aby umożliwić dokumentację wydatków kwalifikowalnych Aby umożliwić dokumentację wydatków kwalifikowalnych związanych z realizacją projektu zestawieniamizwiązanych z realizacją projektu zestawieniami

z ewidencji księgowej, prowadzonej przy pomocy z ewidencji księgowej, prowadzonej przy pomocy informatycznych systemów księgowych, należy przed informatycznych systemów księgowych, należy przed

poniesieniem pierwszych wydatków zaplanowaćponiesieniem pierwszych wydatków zaplanowaći wprowadzić odpowiednią odrębną ewidencję księgowąi wprowadzić odpowiednią odrębną ewidencję księgową

w obszarze swoich ksiąg rachunkowych.w obszarze swoich ksiąg rachunkowych.

53

Należy zaktualizować swoją politykę rachunkowościNależy zaktualizować swoją politykę rachunkowościo zasady ewidencji wydatków kwalifikowalnych o zasady ewidencji wydatków kwalifikowalnych

dotyczących projektów.dotyczących projektów.

54

Przygotowanie ewidencji i dobieranie odpowiednich Przygotowanie ewidencji i dobieranie odpowiednich kont księgowych powinno uwzględniać: kont księgowych powinno uwzględniać:

• potrzeby informacyjne związane ze sprawozdawczością w zakresie potrzeby informacyjne związane ze sprawozdawczością w zakresie wydatków kwalifikowalnych (podział kosztów na odpowiednie kategorie wydatków kwalifikowalnych (podział kosztów na odpowiednie kategorie zgodnie z zatwierdzonym budżetem projektu – np. wydatki bezpośrednie,zgodnie z zatwierdzonym budżetem projektu – np. wydatki bezpośrednie,w szczególności podział na zadania oraz wydatki pośrednie);w szczególności podział na zadania oraz wydatki pośrednie);

• obowiązujące przepisy (np. podział na współfinansowanie krajowe i wkład obowiązujące przepisy (np. podział na współfinansowanie krajowe i wkład EFS w przypadku jednostek budżetowych);EFS w przypadku jednostek budżetowych);

• techniczne możliwości posiadanego przez siebie systemu księgowegotechniczne możliwości posiadanego przez siebie systemu księgowego(gdyż np. niektóre systemy nie pozwalają na tworzenie dalszych kont (gdyż np. niektóre systemy nie pozwalają na tworzenie dalszych kont analitycznych do kont, na których już znajdują się zapisy księgowe);analitycznych do kont, na których już znajdują się zapisy księgowe);

55

Może to wymagać wydzielenia w swojej ewidencji Może to wymagać wydzielenia w swojej ewidencji odrębnych kont – syntetycznych, analitycznych lub odrębnych kont – syntetycznych, analitycznych lub pozabilansowych, na których prowadzona będzie pozabilansowych, na których prowadzona będzie

ewidencja wydatków kwalifikowalnych dotyczących ewidencja wydatków kwalifikowalnych dotyczących realizacji projektów. realizacji projektów.

Wymagana jest odrębna ewidencja zarówno dla:Wymagana jest odrębna ewidencja zarówno dla:

• kont kosztów, kont kosztów, • VAT (w przypadku gdy VAT jest kwalifikowalny), VAT (w przypadku gdy VAT jest kwalifikowalny), • przychodów (jeżeli występują przychody związane z realizacją projektu), przychodów (jeżeli występują przychody związane z realizacją projektu), • rachunku bankowego, jak i rozrachunków.rachunku bankowego, jak i rozrachunków.

56

W przypadku dokumentów księgowych, które tylkoW przypadku dokumentów księgowych, które tylkow części dotyczą projektu, kwoty wynikające z tych w części dotyczą projektu, kwoty wynikające z tych dokumentów powinny być odpowiednio dzielone na dokumentów powinny być odpowiednio dzielone na

związane w realizacją projektu bądź nie i ujmowane na związane w realizacją projektu bądź nie i ujmowane na odrębnych kontach. Muszą one także być poparte odrębnych kontach. Muszą one także być poparte

odpowiednią dokumentacją potwierdzającą prawidłowość odpowiednią dokumentacją potwierdzającą prawidłowość podziału kwot (kalkulacje, specyfikacje do list płac etc.). podziału kwot (kalkulacje, specyfikacje do list płac etc.).

57

W przypadku, jeżeli instytucja rozliczająca projekt uzna W przypadku, jeżeli instytucja rozliczająca projekt uzna dany wydatek za niekwalifikowalny, należy wyksięgować dany wydatek za niekwalifikowalny, należy wyksięgować

tę pozycję z wyodrębnionej ewidencji dotyczącej tę pozycję z wyodrębnionej ewidencji dotyczącej wydatków kwalifikowalnych związanych z realizacją wydatków kwalifikowalnych związanych z realizacją

projektu.projektu.

58

Dla beneficjentów prowadzących pełną księgowość Dla beneficjentów prowadzących pełną księgowość wymóg zapewnienia odrębnego systemu księgowego albo wymóg zapewnienia odrębnego systemu księgowego albo

odpowiedniego kodu księgowego oznacza prowadzenie odpowiedniego kodu księgowego oznacza prowadzenie odrębnej ewidencji księgowej nie zaś odrębnych ksiąg odrębnej ewidencji księgowej nie zaś odrębnych ksiąg

rachunkowych.rachunkowych.

59

Jednostka może tego dokonać poprzez odpowiednie Jednostka może tego dokonać poprzez odpowiednie zmiany w polityce rachunkowości polegające na:zmiany w polityce rachunkowości polegające na:

• wprowadzeniu dodatkowych rejestrów dokumentów księgowych, kont wprowadzeniu dodatkowych rejestrów dokumentów księgowych, kont syntetycznych, analitycznych i pozabilansowych, pozwalających na syntetycznych, analitycznych i pozabilansowych, pozwalających na wyodrębnienie operacji związanych z danym projektem, w układzie wyodrębnienie operacji związanych z danym projektem, w układzie umożliwiającym uzyskanie informacji wymaganych w zakresie umożliwiającym uzyskanie informacji wymaganych w zakresie sprawozdawczości finansowej projektu i kontroli. Beneficjent prowadzący sprawozdawczości finansowej projektu i kontroli. Beneficjent prowadzący wyodrębnioną ewidencję księgową projektu spełniającą wymienione kryteria wyodrębnioną ewidencję księgową projektu spełniającą wymienione kryteria załącza do wniosku beneficjenta o płatność zestawienie z komputerowego załącza do wniosku beneficjenta o płatność zestawienie z komputerowego systemu księgowegosystemu księgowego LubLub

• wprowadzeniu wyodrębnionego kodu księgowego dla wszystkich transakcji wprowadzeniu wyodrębnionego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z danym projektemzwiązanych z danym projektem

60

Wyodrębniony kod księgowy oznacza odpowiedni symbol, Wyodrębniony kod księgowy oznacza odpowiedni symbol, numer, wyróżnik stosowany przy rejestracji, ewidencji lub numer, wyróżnik stosowany przy rejestracji, ewidencji lub

oznaczeniu dokumentu, który umożliwia sporządzanie oznaczeniu dokumentu, który umożliwia sporządzanie zestawienia lub rejestru dowodów księgowych w zestawienia lub rejestru dowodów księgowych w

określonym przedziale czasowym ujmujących wszystkie określonym przedziale czasowym ujmujących wszystkie operacje związane z projektem oraz obejmujących operacje związane z projektem oraz obejmujących przynajmniej następujący zakres danych: numer przynajmniej następujący zakres danych: numer

dokumentu źródłowego, nr ewidencyjny lub księgowy dokumentu źródłowego, nr ewidencyjny lub księgowy dokumentu, datę wystawienia dokumentu, kwotę brutto, dokumentu, datę wystawienia dokumentu, kwotę brutto,

netto dokumentu, kwota kwalifikowalna dotycząca netto dokumentu, kwota kwalifikowalna dotycząca projektu. projektu.

61

Projektodawca realizując projekt powinien postępować Projektodawca realizując projekt powinien postępować według spisanych zasad związanych z tworzeniem, według spisanych zasad związanych z tworzeniem,

weryfikacją i zatwierdzaniem dokumentów związanychweryfikacją i zatwierdzaniem dokumentów związanychz projektem.z projektem.

62

Zasady powinny uwzględniać:Zasady powinny uwzględniać:

• kolejne czynności, którym podlega określony rodzaj dokumentu; kolejne czynności, którym podlega określony rodzaj dokumentu;

• stanowiska zaangażowane w jego obsługę (np. karty wzorów podpisów);stanowiska zaangażowane w jego obsługę (np. karty wzorów podpisów);

• maksymalne terminy;maksymalne terminy;

63

PODSTAWOWA ZASADA:PODSTAWOWA ZASADA:

Dokumentowanie wszystkich czynności!Dokumentowanie wszystkich czynności!

64

Tworzone dokumenty projektowe:Tworzone dokumenty projektowe:

• wewnętrzne – notatki, zasady, regulaminy itp.wewnętrzne – notatki, zasady, regulaminy itp.

• zewnętrzne – sprawozdania, raporty, formularze ZUS, PIT itp.zewnętrzne – sprawozdania, raporty, formularze ZUS, PIT itp.

+ listy obecności, karty doradcze, dzienniki itp.+ listy obecności, karty doradcze, dzienniki itp.

65

Dokumentacja w wersji papierowej i elektronicznej Dokumentacja w wersji papierowej i elektronicznej dotycząca złożonego wniosku o płatność powinna być dotycząca złożonego wniosku o płatność powinna być

archiwizowana przez beneficjenta!archiwizowana przez beneficjenta!

66

W przypadku składania z wnioskiem o płatność wydruku z ewidencji księgowej, system W przypadku składania z wnioskiem o płatność wydruku z ewidencji księgowej, system finansowo-księgowy beneficjenta powinien pozwalać uzyskać z ewidencji księgowej finansowo-księgowy beneficjenta powinien pozwalać uzyskać z ewidencji księgowej

zestawienie (raport) zestawienie (raport) w podziale na zadania w podziale na zadania zawierające co najmniejzawierające co najmniejnastępujące dane tj:następujące dane tj:

• zewnętrzny numer faktury VAT lub innego dokumentu związanego z wydatkami;zewnętrzny numer faktury VAT lub innego dokumentu związanego z wydatkami;• wewnętrzny (systemowy) numer dokumentu księgowego (ewidencyjny nr notowany wewnętrzny (systemowy) numer dokumentu księgowego (ewidencyjny nr notowany przez operatorów na źródłowych dokumentach w celu identyfikacji zasobów przez operatorów na źródłowych dokumentach w celu identyfikacji zasobów komputerowych z archiwum źródłowych dokumentów);komputerowych z archiwum źródłowych dokumentów);• datę wystawienia dokumentu księgowego;datę wystawienia dokumentu księgowego;• określenie zakupionego towaru/usługi (rodzaj wydatku kwalifikowalnego);określenie zakupionego towaru/usługi (rodzaj wydatku kwalifikowalnego);• kwotę wydatków kwalifikowalnych (wydatki brutto kwalifikowane i VATkwotę wydatków kwalifikowalnych (wydatki brutto kwalifikowane i VATkwalifikowalny);kwalifikowalny);• datę zapłaty;datę zapłaty;• informację na temat poniesienia wydatku w ramach informację na temat poniesienia wydatku w ramach cross-financingu;cross-financingu;

Powyższy raport należy sporządzić dla żądanego zakresu dat oraz ze wskazaną Powyższy raport należy sporządzić dla żądanego zakresu dat oraz ze wskazaną szczegółowością (syntetyka/analityka).szczegółowością (syntetyka/analityka).

Zestawienie należy załączyć do wniosku o płatność w formacie PDF. Zestawienie należy załączyć do wniosku o płatność w formacie PDF.

67

Możliwe jest wykorzystanie funkcji generowania Możliwe jest wykorzystanie funkcji generowania systemowych raportów lub wybranych danych do arkusza systemowych raportów lub wybranych danych do arkusza

kalkulacyjnego, przy czym po ich wyeksportowaniu kalkulacyjnego, przy czym po ich wyeksportowaniu wymagany jest podpis osoby uprawnionej do wymagany jest podpis osoby uprawnionej do

reprezentowania firmy potwierdzający zgodność informacji reprezentowania firmy potwierdzający zgodność informacji zawartych w zestawieniu z zawartością ewidencji zawartych w zestawieniu z zawartością ewidencji księgowej (np. głównego księgowego, kierownika księgowej (np. głównego księgowego, kierownika

jednostki).jednostki).

68

Rozliczając poniesione wydatki we wnioskachRozliczając poniesione wydatki we wnioskacho płatność nie można przekroczyć łącznej kwoty o płatność nie można przekroczyć łącznej kwoty

wydatków kwalifikowalnych wynikającejwydatków kwalifikowalnych wynikającejz zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu!z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu!

W budżetach zadaniowych obowiązują limity wydatków W budżetach zadaniowych obowiązują limity wydatków

wskazane w odniesieniu do każdego zadaniawskazane w odniesieniu do każdego zadaniaw zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie. w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie.

69

Należy pamiętać, aby wydatki w ramach projektu były:Należy pamiętać, aby wydatki w ramach projektu były:

• niezbędneniezbędne dla realizacji projektu, a więc mają bezpośredni związek z dla realizacji projektu, a więc mają bezpośredni związek z celami projektu;celami projektu;

• efektywneefektywne tj. spełniają wymogi efektywnego zarządzania finansami (relacja tj. spełniają wymogi efektywnego zarządzania finansami (relacja nakład/rezultat);nakład/rezultat);

• zostały zostały faktycznie poniesionefaktycznie poniesione;;

• są są udokumentowaneudokumentowane;;

• zostały przewidziane w zatwierdzonym budżecie projektu;zostały przewidziane w zatwierdzonym budżecie projektu;

• są zgodne z odrębnymi przepisami prawa krajowego i wspólnotowego,są zgodne z odrębnymi przepisami prawa krajowego i wspólnotowego,w szczególności z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień w szczególności z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych;publicznych;

• nie zostały wymienione w katalogu wydatków niekwalifikowalnych;nie zostały wymienione w katalogu wydatków niekwalifikowalnych;

• zostały poniesione zgodnie z zasadami programu;zostały poniesione zgodnie z zasadami programu;

70

Wydatek jest poniesiony, jeżeli nastąpił Wydatek jest poniesiony, jeżeli nastąpił faktyczny faktyczny przepływ środków pieniężnychprzepływ środków pieniężnych z rachunku projektu z rachunku projektu

do innego podmiotu.do innego podmiotu.

Wyjątki:Wyjątki:

• wydatki ponoszone przez partnerów w przypadku projektów realizowanych wydatki ponoszone przez partnerów w przypadku projektów realizowanych w partnerstwach;w partnerstwach;

• wydatki ponoszone przez stronę trzecią w przypadku projektów wydatki ponoszone przez stronę trzecią w przypadku projektów uwzględniających w budżecie projektu dodatki lub wynagrodzenia uwzględniających w budżecie projektu dodatki lub wynagrodzenia wypłacane przez stronę trzecią na rzecz uczestników danego projektu;wypłacane przez stronę trzecią na rzecz uczestników danego projektu;

• wkład niepieniężny - jeśli wkład został faktycznie wniesiony;wkład niepieniężny - jeśli wkład został faktycznie wniesiony;

• koszty pośrednie rozliczane ryczałtem;koszty pośrednie rozliczane ryczałtem;

• amortyzacja środka trwałego - jeśli został dokonany odpis amortyzacyjny;amortyzacja środka trwałego - jeśli został dokonany odpis amortyzacyjny;

71

Niezależnie od formy rozliczenia – zestawienia powinny Niezależnie od formy rozliczenia – zestawienia powinny być sporządzane na podstawie faktycznie być sporządzane na podstawie faktycznie

zaksięgowanych i zapłaconych dokumentów księgowych, zaksięgowanych i zapłaconych dokumentów księgowych, a nie na podstawie dokumentów pozostających w postaci a nie na podstawie dokumentów pozostających w postaci

roboczej (możliwej do modyfikacji).roboczej (możliwej do modyfikacji).

72

Potwierdzenia dokonania płatności:Potwierdzenia dokonania płatności:

• wyciągi bankowe (kserokopie poświadczone za zgodność z oryginałem) wyciągi bankowe (kserokopie poświadczone za zgodność z oryginałem) potwierdzające poniesienie wydatków ujętych w rozliczeniu;potwierdzające poniesienie wydatków ujętych w rozliczeniu;

- w przypadku płatności gotówkowych:- w przypadku płatności gotówkowych:

• poświadczone za zgodność z oryginałem kserokopie raportów kasowych poświadczone za zgodność z oryginałem kserokopie raportów kasowych (bez załączników) lub podpisane przez beneficjenta zestawienie płatności (bez załączników) lub podpisane przez beneficjenta zestawienie płatności gotówkowych objętych rozliczeniem;gotówkowych objętych rozliczeniem;

73

Dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki Dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki są:są:

1)1) faktury lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości faktury lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej wraz z dokumentami zapłaty (w przypadku płatności dowodowej wraz z dokumentami zapłaty (w przypadku płatności gotówkowej wystarczającym dowodem jest faktura lub inny dokument gotówkowej wystarczającym dowodem jest faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej z adnotacją np. księgowy o równoważnej wartości dowodowej z adnotacją np. „zapłacono gotówką” lub „forma płatności – gotówka” lub z innymi „zapłacono gotówką” lub „forma płatności – gotówka” lub z innymi dokumentami potwierdzającymi rozchód z kasy beneficjenta);dokumentami potwierdzającymi rozchód z kasy beneficjenta);

2) dokumenty poświadczające wysokość wkładu niepieniężnego:2) dokumenty poświadczające wysokość wkładu niepieniężnego:• zestawienie faktur sprzedaży dóbr/usług np. z miesiąca zestawienie faktur sprzedaży dóbr/usług np. z miesiąca

poprzedzającego miesiąc ich wniesienia;poprzedzającego miesiąc ich wniesienia;• kopia faktury zakupu dóbr/usług;kopia faktury zakupu dóbr/usług;• udokumentowane ceny dóbr/usług poprzez przedstawienie stosownych udokumentowane ceny dóbr/usług poprzez przedstawienie stosownych

notowań na rynkach giełd towarowych lub cenników innych jednostek notowań na rynkach giełd towarowych lub cenników innych jednostek zajmujących się ich obrotem lub świadczeniem;zajmujących się ich obrotem lub świadczeniem;

• inne dokumenty, o ile pozwalają na identyfikację jego wysokości;inne dokumenty, o ile pozwalają na identyfikację jego wysokości;

74

W przypadku amortyzacji – tabele amortyzacyjne środków W przypadku amortyzacji – tabele amortyzacyjne środków trwałych wraz ze stosownymi dokumentami księgowymi trwałych wraz ze stosownymi dokumentami księgowymi

np. w postaci PK lub inne dokumenty wskazujące na np. w postaci PK lub inne dokumenty wskazujące na wysokość odpisów amortyzacyjnych (również w wysokość odpisów amortyzacyjnych (również w

przypadku jednorazowego odpisu amortyzacyjnego).przypadku jednorazowego odpisu amortyzacyjnego).

75

Dokumentacja dotycząca zatrudnienia na podstawie Dokumentacja dotycząca zatrudnienia na podstawie umowy o pracęumowy o pracę: :

– lista płac (tylko osoby zaangażowane w projekt);lista płac (tylko osoby zaangażowane w projekt);

– ZUS DRA (dodatkowo ZUS RCX);ZUS DRA (dodatkowo ZUS RCX);

– ewidencja czasu pracy;ewidencja czasu pracy;

– wyciągi bankowe potwierdzające zapłatę wyciągi bankowe potwierdzające zapłatę wszystkichwszystkich składników składników wynagrodzenia (wynagrodzenie netto, składki ZUS, podatek, odpisy wynagrodzenia (wynagrodzenie netto, składki ZUS, podatek, odpisy na ZFŚP) lub dokument KW - w przypadku dokonania zapłaty na ZFŚP) lub dokument KW - w przypadku dokonania zapłaty gotówką;gotówką;

– karty czasu pracy (w przypadku, gdy osoba w projekcie zatrudniona karty czasu pracy (w przypadku, gdy osoba w projekcie zatrudniona jest na część etatu);jest na część etatu);

76

Dokumentacja dotycząca zatrudnienia na podstawie Dokumentacja dotycząca zatrudnienia na podstawie umowy cywilnoprawnej: umowy cywilnoprawnej:

– podpisana przez strony umowa; podpisana przez strony umowa; – oświadczenie wykonawcy o ubezpieczeniu w ZUS; oświadczenie wykonawcy o ubezpieczeniu w ZUS; – wyciągi bankowe potwierdzające zapłatę wyciągi bankowe potwierdzające zapłatę wszystkichwszystkich składników składników

wynagrodzenia (wynagrodzenie netto, podatek oraz jeśli są składki wynagrodzenia (wynagrodzenie netto, podatek oraz jeśli są składki ZUS) lub dokument KW - w przypadku dokonania zapłaty gotówką;ZUS) lub dokument KW - w przypadku dokonania zapłaty gotówką;

– inne dokumenty związane z zatrudnieniem (cv, list motywacyjny, inne dokumenty związane z zatrudnieniem (cv, list motywacyjny, oferta itp.);oferta itp.);

77

Dokumentacja dotycząca podróży służbowychDokumentacja dotycząca podróży służbowychw ramach projektu:w ramach projektu:

  – druk delegacji - polecenie wyjazdu służbowego wraz z potwierdzeniem druk delegacji - polecenie wyjazdu służbowego wraz z potwierdzeniem

pobytu i rozliczeniem;pobytu i rozliczeniem;

– faktury i rachunki (dot. zakupu paliwa, kosztów wyżywienia, faktury i rachunki (dot. zakupu paliwa, kosztów wyżywienia, zakwaterowania);zakwaterowania);

– bilety (komunikacja miejska, bus, PKP, lotnicze) lub karta przebiegu bilety (komunikacja miejska, bus, PKP, lotnicze) lub karta przebiegu pojazdu (służbowego lub prywatnego);pojazdu (służbowego lub prywatnego);

– potwierdzenia zwrotu kosztów podróży (wyciągi bankowe lub potwierdzenia zwrotu kosztów podróży (wyciągi bankowe lub dokumenty kasowe);dokumenty kasowe);

78

W celu zapewnienia przejrzystości wydatkowania W celu zapewnienia przejrzystości wydatkowania środków wskazane jest wyodrębnienieśrodków wskazane jest wyodrębnienie

na potrzeby projektu:na potrzeby projektu:

– rachunku bankowego i kasy;rachunku bankowego i kasy;– księgowego konta kosztów wydatków;księgowego konta kosztów wydatków;– księgowego konta przychodów dochodów;księgowego konta przychodów dochodów;

79

Wolontariat, jako wkład własnyWolontariat, jako wkład własny

• wolontariusz musi być świadomy charakteru swojego udziału w realizacji wolontariusz musi być świadomy charakteru swojego udziału w realizacji projektu;projektu;

• należy zdefiniować rodzaj wykonywanych przez wolontariusza świadczeń; należy zdefiniować rodzaj wykonywanych przez wolontariusza świadczeń; zadania wykonywane i wykazywane przez wolontariusza muszą być zadania wykonywane i wykazywane przez wolontariusza muszą być zgodne z tytułem jego świadczeń;zgodne z tytułem jego świadczeń;

• stali pracownicy zatrudnieni przy realizacji projektu nie mogą wykonywać stali pracownicy zatrudnieni przy realizacji projektu nie mogą wykonywać konkretnych działań jako wolontariat;konkretnych działań jako wolontariat;

• wartość wolontariatu należy określić z uwzględnieniem średniej stawki za wartość wolontariatu należy określić z uwzględnieniem średniej stawki za daną pracę oraz ilości poświęconego czasu na jej wykonanie;daną pracę oraz ilości poświęconego czasu na jej wykonanie;

80

Wszystkie dokumenty księgowe dotyczące projektu Wszystkie dokumenty księgowe dotyczące projektu (oryginały) muszą być prawidłowo opisane, tak aby (oryginały) muszą być prawidłowo opisane, tak aby

widoczny był związek z projektem! widoczny był związek z projektem!

Wskazane jest także wyodrębnienie dokumentacji Wskazane jest także wyodrębnienie dokumentacji związanej z realizacją projektu w odrębnych związanej z realizacją projektu w odrębnych

segregatorach.segregatorach.

81

Opis dokumentu księgowego powinien zawieraćOpis dokumentu księgowego powinien zawieraćco najmniej:co najmniej:

•numer umowy o dofinansowanie projektu;numer umowy o dofinansowanie projektu;• informację, o źródle finansowania projektu;informację, o źródle finansowania projektu;• nazwę zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektunazwę zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu(lub adnotację, że dotyczy dokument kosztów pośrednich), w ramach którego (lub adnotację, że dotyczy dokument kosztów pośrednich), w ramach którego wydatek jest ponoszony;wydatek jest ponoszony;• kwotę kwalifikowalną lub w przypadku gdy dokument księgowy dotyczy kilku kwotę kwalifikowalną lub w przypadku gdy dokument księgowy dotyczy kilku zadań – kilka kwot w odniesieniu do każdego zadania; zadań – kilka kwot w odniesieniu do każdego zadania;

82

Jednocześnie każdy dokument księgowy powinien Jednocześnie każdy dokument księgowy powinien zawierać:zawierać:

• informację o poprawności merytorycznej i formalno-rachunkowej;informację o poprawności merytorycznej i formalno-rachunkowej;• podpisy upoważnionych osób dokonujących sprawdzenia oraz podpisy upoważnionych osób dokonujących sprawdzenia oraz

zatwierdzenia dokumentu (data i podpis umożliwiający identyfikację osoby zatwierdzenia dokumentu (data i podpis umożliwiający identyfikację osoby podpisującej);podpisującej);

• sposób ujęcia w księgach rachunkowych wraz z podpisem osoby sposób ujęcia w księgach rachunkowych wraz z podpisem osoby dokonującej wpisu do ewidencji księgowej oraz numer dowodu księgowego;dokonującej wpisu do ewidencji księgowej oraz numer dowodu księgowego;

• stwierdzenie uregulowania zobowiązania wynikającego z dokumentu stwierdzenie uregulowania zobowiązania wynikającego z dokumentu (sposób zapłaty, data i podpis);(sposób zapłaty, data i podpis);

83

W przypadku dokonywania operacji w walutach obcych W przypadku dokonywania operacji w walutach obcych projektodawcy powinni w ramach prowadzonej projektodawcy powinni w ramach prowadzonej

działalności stosować kursy przeliczeniowe zgodnedziałalności stosować kursy przeliczeniowe zgodnez obowiązującymi przepisami krajowymi dotyczącymi z obowiązującymi przepisami krajowymi dotyczącymi

podatku dochodowego, podatku VAT oraz zasad podatku dochodowego, podatku VAT oraz zasad prowadzenia rachunkowości. prowadzenia rachunkowości.

84

Korekta finansowaKorekta finansowa dokonywana jest w każdym dokonywana jest w każdym przypadku, gdy wymagane jest skorygowanie wysokości przypadku, gdy wymagane jest skorygowanie wysokości wydatków projektu (na plus lub na minus) nie wynikające wydatków projektu (na plus lub na minus) nie wynikające z powstania nieprawidłowości w projekcie, w rozumieniu z powstania nieprawidłowości w projekcie, w rozumieniu

systemu informowania o nieprawidłowości.systemu informowania o nieprawidłowości.

85

Zgodnie z art. 211 ustawy o finansach publicznych,Zgodnie z art. 211 ustawy o finansach publicznych,w przypadku gdy środki w ramach projektu są:w przypadku gdy środki w ramach projektu są:

- wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem;- wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem;

- wykorzystane z naruszeniem procedur, o których mowa w art. 208 UFP;- wykorzystane z naruszeniem procedur, o których mowa w art. 208 UFP;

-pobrane nienależnie lub w nadmiernej wysokości;pobrane nienależnie lub w nadmiernej wysokości;

Podlegają zwrotowi przez beneficjenta wraz z odsetkami w wysokości Podlegają zwrotowi przez beneficjenta wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi od dnia przekazania określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi od dnia przekazania środków, na rachunek wskazany przez instytucję przekazującą te środki.środków, na rachunek wskazany przez instytucję przekazującą te środki.

86

Rozliczanie korekt i nieprawidłowości powstałychRozliczanie korekt i nieprawidłowości powstałychw trakcie realizacji projektu (do czasu jego rozliczeniaw trakcie realizacji projektu (do czasu jego rozliczeniai zamknięcia) polega co do zasady na pomniejszeniu i zamknięcia) polega co do zasady na pomniejszeniu wysokości zatwierdzonych wydatków przy kolejnych wysokości zatwierdzonych wydatków przy kolejnych

wnioskach o płatność.wnioskach o płatność.

87

Dziękuję za uwagę!Dziękuję za uwagę!

Marcin KutrybałaMarcin Kutrybałaeuroevo@o2.pleuroevo@o2.pl