Zarządzanie portfelem projektów inwestycyjnych w Zakładzie Wodno –

Kanalizacyjnym w Grodzisku Mazowieckim

Bydgoszcz 22 maja 2014r.

www.zwik-grodzisk.pl

2

Informacja o ZWIK Grodzisk

Wodociągi w Grodzisku Mazowieckim istnieją od 50 lat !

Obsługujemy 288 km sieci wodociągowej, 126 km sieci kanalizacyjnej

3

10. miejsce w Ogólnopolskim Rankingu Przedsiębiorstw

W 2012 r. Spółka zajęła 10. miejsce w Ogólnopolskim Rankingu Najlepszych Przedsiębiorstw Wodociągów i Kanalizacji

4

Lider Rozwoju Regionalnego

• W listopadzie 2013 r. ZWiK Sp. z o.o. otrzymał tytuł Lidera Rozwoju Regionalnego za rok 2013

5

Inwestycje – wartość nakładów

2009 2010 2011 2012 20130

1,000

2,000

3,000

4,000

5,000

6,000

7,000

8,000

9,000

3,8933,288

5,291

3,687

8,446

Inwestycje - wartość nakładów w tys. zł

6

Produkcja i sprzedaż ścieków

2009 2010 2011 2012 20130

1,000

2,000

3,000

4,000

5,000

6,000

3,405.163,589.90 3,570.04

3,319.41

4,984.32

2,401.212,585.24 2,671.06

3,064.58

3,756.05

Ścieki w tys. m3

ProdukcjaSprzedaż

7

Nowe wyzwania nowe narzędzia

Rosnący portfel inwestycji wymaga nowego podejścia do realizacji projektów.

Rozwiązaniem jest wdrożenie Systemu Zarządzania Projektami

8

Co to jest System Zarządzania Projektami?• Jasna strategia firmy odnośnie zarządzania

projektami• Opracowana i wdrożona Polityka Zarządzania

Projektami• Zdefiniowane procesy i system komunikacji

• Opracowane dokumenty projektowe

• Świadomi, przeszkoleni użytkownicy

• Dostosowana Struktura organizacyjna

• Wdrożone narzędzie do zarządzania projektami

9

Po co jest potrzebny SZP?Korzyści dla organizacji

Projekty są lepiej dopasowane do strategii organizacji

Lepsza powtarzalność wyników projektów

Ład i przejrzystość

Lepsza komunikacja w organizacji

Lepsza motywacja zespołu i jego rozwój

Struktura organizacyjna dostosowana do zadań organizacji

Elastyczność

Kontrola nad ryzykiem

Stała kontrola nad stanem projektów

Lepsze wykorzystanie zasobów

Samouczenie się organizacji

Baza wiedzy

Korzyści dla pracowników

Odpowiedzialność za działania

Doping do ciągłego uczenia się

Konsolidacja zespołów

Podejmowanie wyzwań

Przyswajanie najlepszych praktyk

Przyswajanie technik

10

Sytuacja przed wdrożeniemO narzędziach:

- wiele różnych narzędzi

- niespójne i rozproszone

- niezwykle praco- i czasochłonne tworzenie raportów dla zarządu

- brak możliwości całościowego zarządzania portfelem projektów

- brak standardów- utrudniony dostęp

do potrzebnych funkcjonalności

Narzędzia

Word

Excel

Visio

Mapa

myśli

11

Sytuacja przed wdrożeniemO informacjach:

- niespójne- rozproszone- trudne do

zinwentaryzowania- trudne do

aktualizowania- trudno dostępne- czasochłonne

pozyskiwanie- brak ochrony- utrudniona

dystrybucja- nieefektywne

wykorzystanie

Informacja

Finanse

Terminy

UmowyDane o wykona-wcach

Statusy projektó

w

12

Proces wdrożenia

Polityka zarządza-

nia projektam

i

Testy wstępn

e

Szkolenia

WdrożenieRozwiąza-

nia

Utrzymanie

i rozwój

Analiza przed-wdroże-niowa

13

Główne Akcenty przy wdrożeniu

dopasowanie rozwiązania do potrzeb i metodyki pracy w ZWIK

wykorzystanie elementów metodycznego podejścia do zarządzania projektami i portfelami projektówłatwość dostępu do potrzebnych funkcjonalności, narzędzi i usług

wdrożenie raportów wspierających potrzeby ZWIK

rozszerzenie możliwości poprzez dodanie nowych obszarów, takich jak np. zarządzanie pożyczkami, dotacjami, czy dokumentacją formalną

zapewnienie możliwości dalszego rozwoju i rozbudowy

zniwelowanie potrzeby rozbudowy istniejącej w ZWiK infrastruktury IT i uniknięcie inwestycji z tym związanych

14

Zarządzanie

Projektami

Wsparcie Zarządzania Zakresem

Wsparcie Zarządzania

Kosztami

Wsparcie Zarządzania Zasobami

Wsparcie Zarządzania Terminami

Wsparcie Zarządzania

Ryzykiem

Wsparcie Zarządzania Dokumentacj

ą

Wsparcie Organizacyjn

e

Składniki

15

Architektura

Internet/ Intranet

Kierownik Projektu (aplikacja lokalna - Klient)

Serwer(aplikacja serwerowa)

Zdalny użytkownik(www)

Kierownictwo Organizacji

(www)

Kierownik Projektu (www)

Kierownik Projektu (www)

CentralnaBaza Danych

Firewall

ssl

ssl

ssl

ssl ssl

ssl

16

Zasoby

ZWIK

2 osoby

FIDEA

17

Harmonogram

Przygotowanie udostępnienie

usługWykorzystanie i rozwój

0,5 mies.

10 mies.

Personalizacja i testy

1,5 mies.

Wdrożenie Wykorzystanie

18

Efekty• Zintegrowane, spójne i metodyczne zarządzanie

portfelem projektów• Ogólna poprawa efektywności zarządzania projektami

• Bieżące, automatyczne raportowanie• Jedno zintegrowane środowisko narzędziowe do obsługi

danych• Dostępność danych, narzędzi i usług on-line, w jednym

miejscu

• Spójność i ochrona danych

• Opracowanie i wprowadzenie standardów oraz procedur

• Zmiana kultury organizacyjnej – większa dojrzałość projektowa

19

Obszar Przed Po

Terminy Głównie dokumentacja papierowa, kłopotliwe śledzenie opóźnień

Monitorowane on-line, sygnalizacja opóźnień, wykres Gantta

Koszty Głównie dokumentacja papierowa, kłopotliwe śledzenie odchyleń

Monitorowane on-line, sygnalizacja przekroczeń, przewidywalność

Zakres Uciążliwe monitorowanie wykonania zakresu projektów

Monitorowanie on-line, analiza kamieni milowych

Zasoby i Podwykonaw

cy

Informacja rozproszona po firmie

Informacja dostępna w 1 miejscu, łatwiejsze planowanie zadań

Ryzyko Brak podejścia systemowego, ryzyko zarządzane wg wiedzy KP

Monitorowane i raportowane

Decyzje Wymagają dużej ilości pracy przy sporządzaniu informacji zarządczej

Łatwiejsze do podjęcia, informacje dostępna on-line

Organizacja Brak gromadzenia wiedzy, rozproszona komunikacja, szybkie dotarcie do informacji

Automatyczne wykonywanie powtarzających się zadań, większa kontrola nad procesem, poprawa efektywności, uczenie się

Korzyści

20

Beneficjenci zmian

Klienci Spółki

Kierownicy projektów

Zarząd

Organy nadzorcze

Specjaliści (np. od przetargów)

Partnerzy biznesowi

21

Zarządzenie Zakresem

22

Zarządzanie Kosztami

23

Zarządzanie Terminami

24

Zarządzanie Zasobami

25

Zarządzanie Ryzykiem

26

Zarządzanie Dokumentami

Internet/ Intranet

Kierownik Projektu (aplikacja lokalna - Klient)

Serwer(aplikacja serwerowa)

Zdalny użytkownik(www)

Kierownictwo Organizacji

(www)

Kierownik Projektu (www)

Kierownik Projektu (www)

CentralneRepozytoriu

mDokumentówFirewal

l

ssl

ssl

sslssl ssl

ssl

27

Obieg dokumentów

Internet/ Intranet

Kierownik Projektu (aplikacja lokalna - Klient)

Serwer(aplikacja serwerowa)

Zdalny użytkownik(www)

Kierownictwo Organizacji

(www)

Kierownik Projektu (www)

Kierownik Projektu (www)

CentralnaRepozytoriu

mDokumentówFirewal

l

ssl

ssl

sslssl ssl

ssl

28

Integracja z systemem F-K

Internet/ Intranet

Kierownik Projektu (aplikacja lokalna - Klient)

Serwer(aplikacja serwerowa)

Zdalny użytkownik(www)

Kierownictwo Organizacji

(www)

Kierownik Projektu (www)

Kierownik Projektu (www)

Firewall

ssl

ssl

sslssl ssl

ssl

Serwer systemu F-K

29

Praca zespołowa

Internet/ Intranet

Kierownik Projektu (aplikacja lokalna - Klient)

Serwer(aplikacja serwerowa)

Zdalny użytkownik(www)

Kierownictwo Organizacji

(www)

Kierownik Projektu (www)

Kierownik Projektu (www)

Firewall

ssl

ssl

sslssl ssl

ssl

Repozytorium

Dziękujemy za uwagę

Marcin Zawadzkiwww.zwik-grodzisk.plmarcin.zawadzki@zwik-grodzisk.plTel. 22 755-42-60

Bolesław Bernyśwww.fideaeffect.comboleslaw.bernys@fideaeffect.com602-509-511