Błędy w sprawozdaniach

Najczęściej występujące błędy w sprawozdaniach z zakresu operacji finansowych

Dr Marta Górka

Najczęstsze błędy w sprawozdaniach

wykazywanie danych niezgodnych z ewidencją

księgową

sporządzanie niekompletnych sprawozdań

nieskładanie sprawozdań negatywnych Rb-Z

wykazywanie danych w złotych, a nie w złotych i

groszach

wykazywanie kwot należności/zobowiązań wraz z

odsetkami

Najczęstsze błędy w sprawozdaniach

ujmowanie należności/zobowiązań w niewłaściwej kategorii

ujmowanie należności w niewłaściwej grupie dłużników

ujmowanie zobowiązań w niewłaściwej grupie wierzycieli

niewykazywanie w sprawozdaniu Rb-Z zobowiązań

wymagalnych

wykazywanie przez jednostki, które są tylko płatnikami tego

tytułu danych w wierszu N5.3.2 sprawozdania Rb-N, które nie

powinny wystąpić w tym wierszu

Przykład

W jednostce oświatowej na koniec okresu

sprawozdawczego wystąpiły należności wymagalne w

kwocie 3700,00 zł oraz odsetki w kwocie 170,00 zł.

Jednostka w sporządzonym sprawozdaniu Rb-N

powinna wykazać wartość nominalną należności, czyli bez

odsetek (3700,00 zł).

W sprawozdaniu Rb-N wykazujemy wartość nominalną

należności.

Zasady sporządzania sprawozdania Rb-N

wartość należności – należności wykazuje się bez

pomniejszania o odpis aktualizujący – należy wykazać

wartość brutto

Przykład:

Należność wynosi 300,00 zł, dokonano na niej odpis

aktualizujący na kwotę 300,000 zł, w związku z tym do

sprawozdania finansowego należności wynoszą „0”

[należność minus odpis aktualizujący], natomiast w

sprawozdaniu Rb-N wartość należności wyniesie 300,00

zł, ponieważ nie bierze się pod uwagę odpisu

aktualizującego.

Zasady sporządzania sprawozdania Rb-N

wykazywanie należności – należności wykazuje się do

momentu wykreślenia dłużnika z właściwego rejestru, chyba że

dług został przejęty przez następcę prawnego, wówczas

należności nadał powinny być wykazywane

wartość należności dłużnika w upadłości – nie wykazuje się

należności od momentu wykreślenia dłużnika w upadłości z

rejestru przedsiębiorców, wówczas należności nadal powinny

być wykazywane

środki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych – nie

wykazuje się środków zfśs, dotyczy to należności funduszu jak i

środków na rachunku bankowym funduszu oraz gotówki w

kasie jednostki dotyczącej funduszu

Należności

Należności wymagalne – bezsporne należności,

których termin płatności dla dłużnika minął, a które nie

zostały przedawnione ani umorzone. Są to należności

wynikające

głównie z:

dostaw towarów i usług (np. nieuregulowane w

terminie faktury za wynajem)

prawomocnych orzeczeń sądu

udzielonych poręczeń i gwarancji

Należności wymagalne

W tej części nie należy wykazywać należności

wymagalnych wynikających z tytułu:

papierów wartościowych

pożyczek i kredytów

depozytów

odsetek z opóźnienia od wymagalnych

należności i innych należności ubocznych np.

kosztów procesowych

Przykład

Faktury za wynajem sali wystawionej z terminem zapłaty

na 30 czerwca 2015 r. nie należy wykazywać jako

należności wymagalne w sprawozdaniu za II kwartał, tylko

jako pozostałe należności. Należność ta stanie się

należnością wymagalną 1 lipca 2015 r.

Należności

Pozostałe należności – w tej kategorii wykazuje się wszystkie bezsporne

należności niewymagalne z tytułu:

dostaw towarów i usług

podatków i składek na ubezpieczenia społeczne (!)

innych niż wyżej wymienione

(!) Należności z tytułu podatków i składek na ubezpieczenia społeczne

mogą wystąpić jedynie w jednostkach, dla których te tytuły stanowią źródła

dochodów – np. w gminie, ponieważ źródłem jej dochodów są podatki

lokalne, natomiast nie mogą wystąpić dane w tym wierszu w szkole,

ponieważ szkoła nie ma dochodów z tego tytułu.

Wszystkie inne należności z podatków i składek na ZUS powstałe w skutek

rozliczenia, w tym nadpłaty na rzecz jednostki, która jest jedynie ich

płatnikiem, wykazuje się w wierszu dotyczącym innych należności niż

wymienione.

Przykład

W sprawozdaniu Rb-N jednostka budżetowa (zespół szkół) oprócz środków

pieniężnych gromadzonych na rachunku bankowym – powinna wykazać w

wierszu N3.2 „Depozyty na żądanie” w kolumnie 10 „Banki” również odsetki

naliczane przez bank na ostatni dzień miesiąca od środków: gromadzonych

na rachunku podstawowym (odsetki zwracane są do organu nadrzędnego

do 10-go każdego miesiąca), gromadzonych na wydzielonym rachunku

dochodów (odsetki pozostają na rachunku szkoły), dotyczących programu

Comenius, przechowywanych na odrębnym rachunku (odsetki zwracane do

organu nadrzędnego do 10-go każdego miesiąca).

W Rb-N w wierszu N3.2 w kolumnie 10 jednostka budżetowa powinna

wykazać na koniec kwartału środki zgromadzone na wymienionych

rachunkach wraz z odsetkami naliczonymi przez banki.

Przykład

Przy szkole funkcjonuje wydzielony rachunek dochodów, na

koniec kwartału wystąpiły należności wymagalne i

niewymagalne, czy należy je wykazać w sprawozdaniu Rb-N?

TAK, jeśli w szkole funkcjonuje wyodrębniony rachunek i na

koniec poszczególnych okresów sprawozdawczych wystąpią

należności dotyczące tego rachunku to należy je wykazać w

sprawozdaniu. Do należności dotyczących działalności

podstawowej szkoły należy dodać należności dotyczące

wydzielonego rachunku dochodów, odpowiednio do należności

wymagalnych lub niewymagalnych. Natomiast stan środków

pieniężnych znajdujących się na rachunku bankowym

wydzielonego rachunku należy wykazać w wierszu N3.2

„Depozyty na żądanie”.

Przykład

Jak wykazać należności z tytułu opłat za przedszkole

nieuregulowanych w terminie, czy wykazywać również

odsetki od tych należności?

Należności z tytułu opłat za przedszkole należy wykazać w

wierszu N4.2 „Pozostałe” w kolumnie 13 „Gospodarstwa

domowe”, wykazujemy je w wartości nominalnej, czyli z

wyłączeniem odsetek za opóźnienie.

Przykład

Na 31 marca 2015 r. w szkole wystąpiły:

1) środki na rachunku bankowym

podstawowym – 304,50 zł

zfśs – 210,11 zł

2) środki pieniężne (gotówka) w kasie – 45,15 zł (wpłata za czynsz)

Rozwiązanie

Środki pieniężne znajdujące się na rachunku bankowym należy wykazać w

sprawozdaniu Rb-N w kol. 10 „Banki”, w wierszu N3.2 – 304,50 zł, natomiast

gotówkę w kasie w kol.7 „Grupa III”, wiersz N3.1 – 45,15 zł.

Stan środków znajdujących się na rachunku bankowym zfśs nie

wykazuje się w sprawozdaniu Rb-N.

Przykład

3) należności wymagalne – 1164,50 zł, które dotyczą:

Czynszu za pomieszczenia od

stowarzyszenia

124, 00 zł

Czynszu za pomieszczenia na punkt

kasowy od banku

710,00 zł

Wynajmu sali gimnastycznej spółce 120,00 zł

Wpłaty rodziców za żywienie 210,50 zł

Rozwiązanie

Kwota należności wymagalnych powinna być wykazana w

sprawozdaniu w następujący sposób:

Dłużnicy Grupa (kolumna, wiersz) Kwota

Stowarzyszenia Instytucja niekomercyjna,

działająca na rzecz

gospodarstw domowych

(kol.14, wiersz N4.1)

124,00 zł

Bank Banki (kol. 10 wiersz N4.1) 720,00 zł

Spółka Przedsiębiorstwa

niefinansowe (kol.12, wiersz

N4.1)

120,00 zł

Rodzice – osoba fizyczna Gospodarstwa domowe

(kol. 13, wiersz N4.1)

210,50 zł

Przykład

4) Należności niewymagalne – 1774,00 zł, które dotyczą:

Wpłaty od rodziców na żywienie 450,00 zł

Czynsz za pomieszczenia od

stowarzyszenia

124,00 zł

Czynsz za pomieszczenia za punkt

kasowy od banku

720,00 zł

Wynajem sali gimnastycznej spółce 50,00 zł

Wynajem sali gimnastycznej

komendzie policji

130,00 zł

Udzielonej zaliczki pracownikowi na

podróż służbową w celu szkolenia

300,00 zł

Rozwiązanie

Kwoty należności niewymagalnych powinny być wykazane

w sprawozdaniu w następujący sposób:

Dłużnicy Grupa (kolumna, wiersz) Kwota

Rodzice (osoby fizyczne) Gospodarstwo domowe

(kol.13, wiersz N5.1)

450,00 zł

Stowarzyszenia Instytucja niekomercyjna

(kol. 14, wiersz N5.1)

124,00 zł

Bank Banki (kol. 10, wiersz N5.1) 720,00 zł

Spółka Przedsiębiorstwa

niefinansowe (kol. 12,

wiersz N5.1)

50,00 zł

Komenda policji Grupa I (kol. 5, wiersz N5.1) 130,00 zł

Pracownik Gospodarstwo domowe

(kol. 13, wiersz N5.3)

300,00 zł

Zasady sporządzania sprawozdania Rb-Z

w sprawozdaniu wykazuje się wartość nominalną zobowiązań

zobowiązania wymagalne, to bezsporne zobowiązania, których termin

płatności minął, nie są przedawnione ani umorzone, wynikają głownie z

dostaw towarów i usług (np. niezapłacone w terminie faktury),

prawomocnych orzeczeń sądu, udzielonych poręczeń i gwarancji

szkoła nigdy nie wykazuje zobowiązań w pozycji E3 „Przyjęte depozyty”,

jest to pozycja, która dotyczy tylko j.s.t.

jeśli na koniec IV kwartału wystąpiły w szkole zobowiązania to musi ona

wypełnić także sprawozdanie Rb-UZ Roczne sprawozdanie uzupełniające o

stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych – część „B” sekcja B4

Przykład

W szkole na dzień 31 grudnia 2014 r. wystąpiły

zobowiązania wymagalne w łącznej kwocie 1845,80 zł, z

tytułu:

niezapłaconej faktury za energie elektryczną – 1650,50

zł z terminem płatności do 25 grudnia 2015 r.

niezapłaconej składki ZUS za listopad 2014 r. – 42,10 z

terminem płatności do 5 grudnia 2014 r.

niezapłacone wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia

dla pracownika za wykonaną usługę – 153,20 zł z

terminem płatności do 30 grudnia 2014 r.

Rozwiązanie

W sprawozdaniu Rb-Z sporządzonym za IV kwartał 2014

r. szkoła powinna wykazać zobowiązania w następujący

sposób:

Wierzyciele Grupa (kolumn, wiersz) Kwota

Zakład energetyczny

(spółka) faktura za

energię

Przedsiębiorstwa

niefinansowe (kol 12,

wiersz E4.1)

1650,50 zł

ZUS – składki na

ubezpieczenie

Grupa IV (kol. 8, wiersz

E4.2)

42,10 zł

Pracownik –

wynagrodzenie z tytułu

umowy zlecenia

Gospodarstwa domowe

(kol.13, wiersz E4.2)

153,20 zł

Dziękuję za uwagę