http://mandarine.coMarek Kowalczyk

Projekty Na Czas 2016 Zła wielozadaniowość: 6 kroków do likwidacji

© 2016 MANDARINE LTDWszelkie prawa zastrzeżone. http://mandarine.co

Zławiel

Sytuacja, w której robimy jednocześnie tak dużo, że jeden temat zaczyna przeszkadzać drugiemu

Gdy notorycznie przerywa się pracę nad zadaniem przed jego naturalnym końcem, aby zająć się innym pilnym zadaniem

Powszechna zławiel przedłuża realizację projektów i zadań nawet 3-4x

Jest też „dobrawiel” :)

http://mandarine.co© 2016 MANDARINE LTD Wszelkie prawa zastrzeżone. 3Za zgodą Goldratt Institute Israel

http://mandarine.co© 2016 MANDARINE LTD Wszelkie prawa zastrzeżone. 4Za zgodą Goldratt Institute Israel

© 2016 MANDARINE LTDWszelkie prawa zastrzeżone. http://mandarine.co

Dlaczego zainteresowałem się zławiel?

Powód osobisty: sam sestem wybitnym praktykiem zławiel (ADHD, hipomania). Gallup nazywa to talentem Aktywator. Astrolog — kwadraturą Słońca i Marsa.

Powód biznesowy: od 20 lat zajmuję się zarządzaniem projektami i ciągle widzę te same problemy. Okazuje się, że zławiel to źródłowa przyczyna prawie wszystkich z nich. Chcę być jak Dr House — a nie leczyć dżumę biciem w dzwony.

© 2016 MANDARINE LTDWszelkie prawa zastrzeżone. http://mandarine.co

Jak można zdiagnozować zławiel?

W pracy fizycznej (szewc, mechanik, fryzjer) to bardzo łatwe — wchodzę i widzę pracę w toku (WIP)

Jak mieszkam przy skrzyżowaniu, to mogę wyjrzeć i widzę, czy jest korek.

© 2016 MANDARINE LTDWszelkie prawa zastrzeżone. http://mandarine.co

Jak można zdiagnozować zławiel?

… W pracy niefizycznej to bardzo trudne — bo jej nie widać.

Musimy badać po symptomach, zadając jedno kluczowe pytanie…

(To pytanie zadaliśmy też respondentom w badaniu Projekty Na Czas 2016)

© 2016 MANDARINE LTDWszelkie prawa zastrzeżone.

http://mandarine.co9

Ile raz w ciągu ostatniego tygodnia musiałeś przerwać

pracę, by zająć się czymś pilniejszym?

©2016 MANDARINE LTD Wszelkie prawa zastrzeżone.

http://mandarine.co

Rodzaje zławiel i jak sobie poradzić

10

Za dużo naraz Technika

Czynności Pomodoro

Projektów/zadań Kanban

Obszarów odpowiedzialności Sloty kalendarzowe

©2016 MANDARINE LTD Wszelkie prawa zastrzeżone.

http://mandarine.co

Skąd pomysł na przeprowadzenie badania?

Jakiś czas temu zacząłem się zastanawiać, czy zmagania:

• moje osobiste,

• klientów MANDARINE Project Partners,

• studentów kierunku „Zarządzanie projektem” na Wyższej Szkole Bankowej we Wrocławiu

… są wyjątkiem, czy raczej zjawisko to jest w Polsce powszechne.

11

©2016 MANDARINE LTD Wszelkie prawa zastrzeżone.

http://mandarine.co

Na czym polegało badanie?Sprawdzenie jak wygląda, jakość realizowanych w firmie projektów i jak firmy radzą sobie z problemem złej wielozadaniowości. Autorami są konsultanci z MANDARINE. Przeprowadzenie badania i opracowanie danych zlecone zostało niezależnej firmie badawczej CubeResearch. W badaniu zastosowano metoda łączoną: CATI (wywiady telefoniczne) + CAWI (ankieta wypełniana online). Umawianie wywiadów odbywało się telefonicznie, natomiast samo ich wypełnianie za pomocą ankiety online. Czas trwania wywiadu wynosił średnio 6 minut. Pierwsze (?) takie badanie w Polsce

12

©2016 MANDARINE LTD Wszelkie prawa zastrzeżone.

http://mandarine.co

Grupa docelowa

Skierowane było do osób decydujących o środowisku projektowym firmy. 100 polskich firm prywatnych typu „Gazele Biznesu” — dynamicznie rosnących.

13

http://mandarine.co© 2016 MANDARINE LTDWszelkie prawa zastrzeżone.

Grupa docelowa

14

©2016 MANDARINE LTD Wszelkie prawa zastrzeżone.

http://mandarine.co

Kiedy badanie było przeprowadzone?

Wiosna 2016.

15

http://mandarine.co© 2016 MANDARINE LTDWszelkie prawa zastrzeżone.

WNIOSKI

1. TERMIN I BUDŻET PROJEKTÓW 2. ZŁAWIEL

http://mandarine.co© 2016 MANDARINE LTDWszelkie prawa zastrzeżone.

Aż 80% projektów się opóźnia!

17

http://mandarine.co© 2016 MANDARINE LTDWszelkie prawa zastrzeżone.

Opóźnienia są spore, ale mniejsze niż można się było spodziewać…

18

http://mandarine.co© 2016 MANDARINE LTDWszelkie prawa zastrzeżone.

Jedynie 19 proc. projektów kończy się zgodnie z zakładanym budżetem

19

http://mandarine.co© 2016 MANDARINE LTDWszelkie prawa zastrzeżone.

Budżety projektów są pilnowane znacznie bardziej rygorystycznie niż

czas

20

©2016 MANDARINE LTD Wszelkie prawa zastrzeżone.

http://mandarine.co

Jednocześnie jest duża skala samooszukiwania się

Fakt, że aż 80 proc. realizowanych projektów kończy się opóźnieniami nie jest przez firmy dobrze uświadomiony. Jedynie 38 proc, badanych uważa, że opóźnienia projektów przytrafiają się im często. Podobnie jest w przypadku budżetów. Więcej informacji szczegółowych w raporcie Projekty Na Czas.

21

http://mandarine.co© 2016 MANDARINE LTDWszelkie prawa zastrzeżone.

Blisko co druga firma przyznała, że często ma problem w uzyskania

rzetelnej informacji o stanie projektu

22

http://mandarine.co© 2016 MANDARINE LTDWszelkie prawa zastrzeżone.

WNIOSKI

1. TERMINOWOŚĆ PROJEKTÓW 2. ZŁAWIEL

© 2016 MANDARINE LTDWszelkie prawa zastrzeżone. http://mandarine.co

Zławiel dotyka aż 84 proc. badanych osób

© 2016 MANDARINE LTDWszelkie prawa zastrzeżone. http://mandarine.co

Najpoważniejszym skutkiem zławiel jest zmęczenie ludzi, którzy pracują

wolniej

©2016 MANDARINE LTD Wszelkie prawa zastrzeżone.

http://mandarine.co

Czy można całkowicie zlikwidować zławiel?

To oczekiwanie, niestety nie jest realistyczne, choć cel jest szlachetny Z doświadczenia np. firmy Wielton — w raporcie jest komentarz Prezesa Mariusza Golca — wiem, że przy żelaznej konsekwencji zjawisko to można ograniczyć do skali biznesowo nieistotnej

26

©2016 MANDARINE LTD Wszelkie prawa zastrzeżone.

http://mandarine.co

Kiedy nie ma zławiel?

Ilość przerwań ≤ 3/miesiąc

27

http://mandarine.co© 2016 MANDARINE LTDWszelkie prawa zastrzeżone.

Procedura ograniczania zławiel wg MANDARINE Project Partners

28

http://mandarine.co© 2016 MANDARINE LTDWszelkie prawa zastrzeżone.

Redukcja zławiel w CBR firmy WIELTON

29

©2016 MANDARINE LTD Wszelkie prawa zastrzeżone.

http://mandarine.co

Czy ograniczanie zławiel jest łatwe?

Sposób ten jest prosty, lecz jego wdrożenie jest niełatwe. Wymaga bowiem

• przełamania dotychcas obowiązujących wzorców myślowych i

• trzymania się z żelazną konsekwencją nowych zasad pracy, co dla wielu menedżerów stanowi nie lada wyzwanie.

31

©2016 MANDARINE LTD Wszelkie prawa zastrzeżone.

http://mandarine.co

Jaki jest następny krok po ograniczeniu zławiel?

To pełne wdrożenie drzewa strategii i taktyki Goldratta — czyli zastosowanie teorii ograniczeń i metody łańcucha krytycznego

32

© 2016 MANDARINE LTDWszelkie prawa zastrzeżone.

http://mandarine.co33

4:11.1 Ogranicz złą wielozadaniowości i

WIP

4:11.2 „Pełen zestaw”

4:11.3 Planowanie i

buforowanie wg łańcucha kryt.

4:11.4 Zarządzanie

realizacją

4:11.5 Łagodzenie zakłóceń od klientów

4:11.6 Zarządzanie podwykonawcami i

podprojektami zleconymi

3:1.1 Dotrzymywanie WSZYSTKICH obietnic w projektach

5:116.1 Kontrolowanie podprojektów zleconych

5:116.2 Uwspólnienie warunków biznesowych

5:114.1 Raportowanie ukończenia zadań

5:114.2 Rola kierowników zadań w zarządzaniu realizacją

5:114.3 Rola kierowników projektów

w zarządzaniu realizacją

5:114.4 Rola najwyższego kierownictwa w

zarządzaniu realizacją

5:114.5 Dostrajanie wirtualnego werbla [synchronizatora]

5:113.1 Budowanie

dobrych sieci projektów

5:113.2 Budowanie planów wg

łańcucha kryt.

5:113.3 Kolejkowanie

portfela projektów

5:111.1 Priorytetyzacja i

zamrożenie

5:111.2 Przyspieszanie

kończenia projektów

5:111.3 Mechanizm odmrażania

5:111.4 Uruchamianie

nowych projektów

5:112.1 Przygotowania

wg priorytetów

5:112.2 Zdefiniowanie przygotowań

5:112.3 Zaniepokojeni

klienci

Autor: Dr Eliyahu Goldratt Tłumaczenie: Marek Kowalczyk

http://raport.projektynaczas.pl

Pobierz bezpłatny raport

© 2016 MANDARINE LTDWszelkie prawa zastrzeżone.

mko@mandarine.pl +48 501 670 625

http://mandarine.co

36