1 คมอการใชงานระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส AMS-eOffice ฉบบ ท าความเขาใจ

คมอการใชงานระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส ฉบบยอ

เรองทตองท าความเขาใจ หนา

1.การรบหนงสอท าอยางไรตองเคลยรหนงสอไปจากหนางานรอคณ 2

2.การสรางงานใหม 6

3.การตามงานในกรณตองการทราบวาผรบไดรบเอกสารหรอไมแลวเอกสารมการสงตอใหใคร 9

4.การแจงขาวสารผานระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส 12

หมายเหต: ขอควรทราบในการสงเอกสารของระบบงานสารบรรณ ดงน

1. อยาท าการเลอกสงทงหมดจะเปนการรบกวนกบบคคลทไมเกยวของ หรอหากไมทราบวาตอง

สงใหใคร ใหเลอกสงกลมงานบรหารทวไป ของแตละหนวยงาน ส านก/หนวย/กลม เทานน

2. ตองท าการเกบหนงสอเขาแฟมใหหมด หรอคลกรบทราบ ถาผใชไมท าการเกบเอกสารจาก

หนาจองานรอคณ ระบบจะไมท าการแจงวาผใชไดท าการรบเอกสารเรยบรอยแลว

3. การขดของในการดาวนโหลดเอกสารแนบ มขอควรรบทราบดงน

- อาจเปนเพราะไฟลทดาวนโหลด ไมมโปรแกรมในเครองจงไมสามารถเปดไฟลได เชน ไฟลท

ดาวนโหลด เปน Office 2007 แตเครองเปน Office 2003 เปนตน

- ไฟลอาจจะมขนาดใหญจนเกนไป Internet ทางวทยาลยจงไมสามารถดาวนโหลดไฟลได

ขอแนะน า ควรตดตงตวชวยดาวนโหลดเพอใหมการดาวนโหลดเอกสารไดไวยงขน

**หากมขอสงสยในการใชระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส สามารถตดตอไดท นางสาวพาณ นอยทว 02-281-5555 ตอ 1305

2 คมอการใชงานระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส AMS-eOffice ฉบบ ท าความเขาใจ

การรบหนงสอท าอยางไรตองเคลยรหนงสอไปจากหนางานรอคณ

เมอท าการ Login เขาสระบบ ผานทางเวบไซตส านกงานคณะกรรมการการอาชวศกษา

www.vec.go.th จะเขาสหนาจองานรอคณ ดงภาพ

เมอคลกอานเรองทเราตองการจะปรากฏดงภาพ ซงประกอบดวย 4 สวนหลกๆ ดงน

สวนท 1 เปนเนอเรอง รายละเอยดผทสงมา ประกอบดวย เลขอางอง เจาของเรอง เวลาทท าการสง ชน

ความเรว ชนความลบของสถานะของเอกสารทางราชการ ไฟลประกอบ ขอความ และWork flows สามารถ

เชคไดวาเอกสารฉบบนสงไปหาใคร

สวนท 1 เนอเรอง

รายละเอยดผทสงมา

สวนท 2 สวนทเราตอง

ด าเนนการ ม 3 กรณ

กรณท 1 รบทราบไม

สวนท 3 กรณท 2

สงกลบคนไปยงผทสง

มา

สวนท 4 กรณท 3 สงไป

ยงบคคลอน

3 คมอการใชงานระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส AMS-eOffice ฉบบ ท าความเขาใจ

สวนท 2 คอสวนทเราตองด าเนนการ สามารถด าเนนการ ได 3 กรณ คอ

กรณท 1 รบทราบไมตองด าเนนการใดๆ ดงภาพประกอบ

1. ขอส าคญ ตองเกบในสมดบนทกทกครง ลงวนททเกบเอกสาร

2. หากมกรณตดตามงาน ใหลงวนทตามงานในชองของ ตดตาม ณ วนท แลวแสดงปฏทนเลอกวนทท

ตดตามงาน ระบบจะท าการแจงเตอนในกรณทตดตามงาน กอน 3 วน

3. เลอกเกบเขาแฟมทตองการเกบเอกสาร เพอสะดวกในการการตดตามงาน คนหาเอกสาร

4. รบทราบไมตองด าเนนการใดๆ งานกจะหายไปในหนางานรอคณ

กรณท 2 สงกลบคนไปยงผทสงมา ดงภาพประกอบ

ในกรณ หากมความจ าเปนตองด าเนนการตอบโต ไปยงผทสงเอกสารมา ใหปฏบต ดงน

1. เมอทานเกบในสมดบนทกทกครง ลงวนททเกบเอกสาร แลว และเลอกเกบเขาแฟมทตองการเกบ

เอกสาร เพอสะดวกในการการตดตามงาน คนหาเอกสาร เรยบรอยแลว

2. พมพขอความทตองการตดตอ ทตองการลงในชอง ขอความตอทาย

3. กรณทจ าเปนทตองการแนบไฟลทจ าเปน สามารถแนบไฟลโดยการเลอกไฟลทตองการในเครองคอม

ขอชแจงในกรณทส าคญอยางยงเกยงกบกรณ การแนบไฟล

- หากมกรณ ทางหนวยงานของ สอศ.สงหนงสอมาใหสถานศกษาทงหมด 421 แหง หรอสง

หลายสถานศกษา แลวสถานศกษาตองด าเนนการสงงานใหหนวยงานใน สอศ.

4 คมอการใชงานระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส AMS-eOffice ฉบบ ท าความเขาใจ

หากสถานศกษาแนบไฟลตอบกลบไปเลย เอกสารทแนบไปจะปรากฏเหนทงหมด ซงผรบจะ

ตรวจสอบไดยาก

ขอเสนอแนะ

ในกรณนใหสถานศกษา ไปสรางงานใหมแลว แนบเรองอางอง (เปดอานในคมอ เรองเลข

อางอง) และแนบไฟลเขามา

- เมอด าเนนการเรยบรอยแลว เลอกกระท า ตามความเหมาะสมกบเนอหาทางราชการท

ตองการ

กรณท 3 สงไปยงบคคลอน ดงภาพประกอบ

ในกรณสงไปยงผตดตอรายอน ไมใชเจาของเรองทสงมา ใหด าเนนการดงน

1. เมอทานเกบในสมดบนทกทกครง ลงวนททเกบเอกสาร แลว และเลอกเกบเขาแฟมทตองการเกบ

เอกสาร เพอสะดวกในการการตดตามงาน คนหาเอกสาร เรยบรอยแลว

2. พมพขอความทตองการตดตอ ทตองการลงในชอง ขอความตอทาย

3. คลกหนวยงานทตองการสง ชองของบคลากร จะม 2 ชองใหเลอก ซงเหมอนกนเลอกชองไหนกได

เปนการสงในกรณ เลอกสงเปนรายบคคล รายสถานศกษา ใหเลอกกลมหนวยงานทตองการสง เลอก

บคคลทตองการสง

กรณเลอก

รายบคคล ราย

สถานศกษา

กรณเลอกราย

กลม หรอเลอก

ทงหมด

5 คมอการใชงานระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส AMS-eOffice ฉบบ ท าความเขาใจ

อยาเลอกทงหมดจะเปนการรบกวนกบบคคลทไมเกยวของ หรอหากไมทราบวาตองสงใหใคร ให

เลอกสงกลมงานบรหารทวไป ของแตละหนวยงาน ส านก/หนวย/กลม เทานน

4. เมอเลอกหนวยงาน แลวเลอกกลมงานบรหารทวไปของหนวยงานแลวใหดบเบลคลกชอทตองการสง

ไปยงชองผรบ หรอใชลกศร ---> ในการเลอก แลวเลอกกระท าใหสอดคลองกบความตองการ

ดงภาพประกอบ

5. ในกรณ ทตองการเลอกเปนกลม หรอตองการเลอกสถานศกษาทงหมด อศจ.ทงหมด ศนยภาคทงหมด

สถาบนทงหมด ใหเลอกทชองสงถงกลมบคคล ให ดบเบลคลกกลมทตองการสง ไปยงชองผรบ หรอ

ใชลกศร ---> ในการเลอก ใหสอดคลองกบความตองการ ดงภาพประกอบ

6 คมอการใชงานระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส AMS-eOffice ฉบบ ท าความเขาใจ

การสรางงานใหม

สวนท 1 :เลขอางอง

ระบบจะสรางเลขอางองในการสรางงานใหมทกครง เลขอางองนสามารถน าไปใชในการสบคนเรองใน

ระบบงายตอการคนหา และสามารถน าเลขอางองน าไปใสสวนท 8 แสดงเรองเดมกรณมหนงสออางองจาก

เรองเดม เชน อางอง:[DKOPFFF8] เปนตน

สวนท 1 เลขอางองเพอใชเปนเอกสารอางอง

สวนท 2 เปนชนความเรวและชนความลบของหนงสอราชการ

สวนท 3 แสดงวนทในกรณมการตามงาน

สวนท 4 แสดงวนทวนทสรางงานเพอสงหนงสอ สวนท 5 น าหนงสอเพอจดเกบเขาแฟม

สวนท 6 แสดงชอเรอง

สวนท 7 แสดงเนอหา

สวนท 8 แสดงเรองเดมกรณมหนงสออางองจากเรองเดม เชน อางอง:[DKOPFFF8] เปนตน

สวนท 9 การแนบไฟลประกอบ

สวนท 10 เลอกผสงโดยเลอกรายบคคล ตามรายวทยาลย

สวนท 11 เลอกผสงโดยเลอกเปนกลม เลอกทงหมดทตองการ

7 คมอการใชงานระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส AMS-eOffice ฉบบ ท าความเขาใจ

สวนท 2 : เปนชนความเรวและชนความลบของหนงสอราชการ

ในการสงเอกสารผใชสามารถเลอกชนความเรวและชนความลบของหนงสอตามความเหมาะสมกบ

หนงสอทตองการสง ถาผใชเลอกดวนทสดตามชนความเรวของหนงสอ จะอยล าดบตนๆของเรองทงหมดระบบ

จะเรยงตามชนความเรวของหนงสอตามล าดบลงมา ดงรปภาพประกอบ

สวนท 3 : แสดงวนทในกรณมการตามงาน

การสงเอกสารในกรณทมการตดตามงาน เชน ตามรายละเอยดใหสงขอมลภายใน วนท ..............

ผใชสามารถระบวนท ตดตามงานลงปฏทน ระบบสามารถท าการแจงเตอนจะปรากฏอยหนาจองานรอคณ

เพอใหผใชทราบวา มเอกสารทตองท าสงภายในวนท .............ระบบจะท าการแจงเตอนลวงหนา 3 วน

สวนท 4 : แสดงวนทวนทสรางงานเพอสงหนงสอ

ในการสรางงานจะตองระบวนททกครงลงในระบบ ทงนเพอประโยชนในการคนหาเอกสาร เปนการ

ระบวนทของผสงดวย

สวนท 5 : น าหนงสอเกบเขาแฟม

ในการสงเอกสารทกครงควรเกบเอกสารเขาแฟม เพอเปนการจดระเบยบหนงสอใหเปนหมวดหมตาม

ความเขาใจ และงายสบคนเอกสาของผใช

สวนท 6 : แสดงชอเรอง

ผใชจะตองระบชอเรองตามหวเรองของเอกสารทตองการสง (ถาไมใสชอเรองระบบจะไมสามารถ

ด าเนนการขนตอนตอไปได)

สวนท 6 : เนอเรอง

ผใชควรระบชอเรองโดยยอหรอทงหมด หรออธบายเพมเตมเกยวกบรายละเอยดเพมเตมจากเนอหา

8 คมอการใชงานระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส AMS-eOffice ฉบบ ท าความเขาใจ

สวนท 7: แสดงเรองเดมกรณมหนงสออางองจากเรองเดม เชน อางอง:[DKOPFFF8] เปนตน

ในกรณมเอกสารอางอง (เอกสารอางองในทนหมายถง : กรณตองการอธบายเนอหาเพมเตม ชแจง

รายละเอยดจากเรองทเคยสงไปแลวกลวผรบจะไมเขาใจ ผใชจงท าการแนบเรองเดมจากคราวทแลวใหผรบ

ดวย ) วธการใชจะตองตามฟอรมดงนเทานน เชน อางอง:[DKOPFFF8] ดงรปภาพประกอบ

สวนท 9:การแนบไฟลประกอบ

การแนบไฟลประกอบเอกสารสามมารถแนบเรองไดมากกวา 5 ไฟล วธการโดย คลกบนทกราง

เอกสารกอน แลวคลกปมแกไขระบบจะการใหเพมไฟลทตองการไดอก

สวนท10 :เลอกหนวยงานทตองการสงแบบรายบคคล

ใหผใชดบเบลคลกชอทตองการสง ไปยงชองผรบ หรอใชลกศร ---> ในการเลอก แลวเลอกกระท า

ใหสอดคลองกบความตองการ ดงภาพประกอบ

สวนท11 :เลอกหนวยงานทตองการสงแบบรายกลม

ใหผใชดบเบลคลกกลมทตองการสง ไปยงชองผรบ หรอใชลกศร ---> ในการเลอก แลวเลอก

กระท าใหสอดคลองกบความตองการ ดงภาพประกอบ

9 คมอการใชงานระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส AMS-eOffice ฉบบ ท าความเขาใจ

3.การตามงานในกรณตองการทราบวาผรบไดรบเอกสารหรอไมแลวเอกสารมการสงตอใหใคร

ใหผใชเปดเรองทเราตองไปยงผรบโดยอาจเปดจากเอกสารทเกบเขาแฟมหรอคนหาจากสบคนงานเดม

ตามหมายเลขอางอง ชอเรอง หรอระบตามวนทตามวนทไดสงเอกสาร เมอเปดเอกสารจากทตองการแลวจะ

แสดงรายละเอยดดงรปภาพประกอบ

รายละเอยดจะแสดงชอผรบถามวนเวลาตอทายแสดงวาผรบเปดเอกสารรบทราบเรองแลว แตถาไมมวนเวลา

ตอทายหมายถงผรบยงไมรบทราบเอกสารทท าการสงไป หรอไมเกบเขาแฟมเอกสารยงอยทหนางานรอคณ

10 คมอการใชงานระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส AMS-eOffice ฉบบ ท าความเขาใจ

ในกรณอยากทราบวาผรบไดสงงานเอกสารไปถงใครบางตอนนเอกสารอยทใครบาง

ล าดบการท างานตามขนตอนเอกสาร มดงน

1.กลมบรหารทวไปไดท าการแสกนเอกสารสงใหบคคลทเกยวของทรบผดชอบเรองโดยตรง

2.บคคลทเกยวของด าเนนงานพรอมแจงใหหนวยงานทไดขอความอนเคราะหการน าBannerขนเวบไซตได

ด าเนนการเรยบรอยแลวเพอแจงใหทราบ

3.กลมงานบรหารทวไปของศนยทวภาครบทราบ

11 คมอการใชงานระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส AMS-eOffice ฉบบ ท าความเขาใจ

4.การแจงขาวสารผานระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส

ประกาศการแจงขาวสาร ผใชควรอานและท าความเขาใจในการชแจงรายละเอยดตางๆและ

ตองปฏบตตามในกรณชแจงการท างานของระบบทถกตอง ผใชสามารถอานรายละเอยดขาวประกาศ

ไดท หนางานรอคณในสวนของดานลาง หรอสามารถคลกทเวนทางดานซานมอ ทเมนประกาศ ดงรป

ภาพประกอบ