ส่วนที่ pdf/SAR 61.pdf · 2019. 8. 16. · บ้านพักภารโรง 1-2 แบบมาตรฐาน 2 หลัง 4 หน่วย ส้วม 1-5
คู่มือการใช้งานระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์...
Transcript of คู่มือการใช้งานระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์...
1 คมอการใชงานระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส AMS-eOffice ฉบบ ท าความเขาใจ
คมอการใชงานระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส ฉบบยอ
เรองทตองท าความเขาใจ หนา
1.การรบหนงสอท าอยางไรตองเคลยรหนงสอไปจากหนางานรอคณ 2
2.การสรางงานใหม 6
3.การตามงานในกรณตองการทราบวาผรบไดรบเอกสารหรอไมแลวเอกสารมการสงตอใหใคร 9
4.การแจงขาวสารผานระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส 12
หมายเหต: ขอควรทราบในการสงเอกสารของระบบงานสารบรรณ ดงน
1. อยาท าการเลอกสงทงหมดจะเปนการรบกวนกบบคคลทไมเกยวของ หรอหากไมทราบวาตอง
สงใหใคร ใหเลอกสงกลมงานบรหารทวไป ของแตละหนวยงาน ส านก/หนวย/กลม เทานน
2. ตองท าการเกบหนงสอเขาแฟมใหหมด หรอคลกรบทราบ ถาผใชไมท าการเกบเอกสารจาก
หนาจองานรอคณ ระบบจะไมท าการแจงวาผใชไดท าการรบเอกสารเรยบรอยแลว
3. การขดของในการดาวนโหลดเอกสารแนบ มขอควรรบทราบดงน
- อาจเปนเพราะไฟลทดาวนโหลด ไมมโปรแกรมในเครองจงไมสามารถเปดไฟลได เชน ไฟลท
ดาวนโหลด เปน Office 2007 แตเครองเปน Office 2003 เปนตน
- ไฟลอาจจะมขนาดใหญจนเกนไป Internet ทางวทยาลยจงไมสามารถดาวนโหลดไฟลได
ขอแนะน า ควรตดตงตวชวยดาวนโหลดเพอใหมการดาวนโหลดเอกสารไดไวยงขน
**หากมขอสงสยในการใชระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส สามารถตดตอไดท นางสาวพาณ นอยทว 02-281-5555 ตอ 1305
2 คมอการใชงานระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส AMS-eOffice ฉบบ ท าความเขาใจ
การรบหนงสอท าอยางไรตองเคลยรหนงสอไปจากหนางานรอคณ
เมอท าการ Login เขาสระบบ ผานทางเวบไซตส านกงานคณะกรรมการการอาชวศกษา
www.vec.go.th จะเขาสหนาจองานรอคณ ดงภาพ
เมอคลกอานเรองทเราตองการจะปรากฏดงภาพ ซงประกอบดวย 4 สวนหลกๆ ดงน
สวนท 1 เปนเนอเรอง รายละเอยดผทสงมา ประกอบดวย เลขอางอง เจาของเรอง เวลาทท าการสง ชน
ความเรว ชนความลบของสถานะของเอกสารทางราชการ ไฟลประกอบ ขอความ และWork flows สามารถ
เชคไดวาเอกสารฉบบนสงไปหาใคร
สวนท 1 เนอเรอง
รายละเอยดผทสงมา
สวนท 2 สวนทเราตอง
ด าเนนการ ม 3 กรณ
กรณท 1 รบทราบไม
สวนท 3 กรณท 2
สงกลบคนไปยงผทสง
มา
สวนท 4 กรณท 3 สงไป
ยงบคคลอน
3 คมอการใชงานระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส AMS-eOffice ฉบบ ท าความเขาใจ
สวนท 2 คอสวนทเราตองด าเนนการ สามารถด าเนนการ ได 3 กรณ คอ
กรณท 1 รบทราบไมตองด าเนนการใดๆ ดงภาพประกอบ
1. ขอส าคญ ตองเกบในสมดบนทกทกครง ลงวนททเกบเอกสาร
2. หากมกรณตดตามงาน ใหลงวนทตามงานในชองของ ตดตาม ณ วนท แลวแสดงปฏทนเลอกวนทท
ตดตามงาน ระบบจะท าการแจงเตอนในกรณทตดตามงาน กอน 3 วน
3. เลอกเกบเขาแฟมทตองการเกบเอกสาร เพอสะดวกในการการตดตามงาน คนหาเอกสาร
4. รบทราบไมตองด าเนนการใดๆ งานกจะหายไปในหนางานรอคณ
กรณท 2 สงกลบคนไปยงผทสงมา ดงภาพประกอบ
ในกรณ หากมความจ าเปนตองด าเนนการตอบโต ไปยงผทสงเอกสารมา ใหปฏบต ดงน
1. เมอทานเกบในสมดบนทกทกครง ลงวนททเกบเอกสาร แลว และเลอกเกบเขาแฟมทตองการเกบ
เอกสาร เพอสะดวกในการการตดตามงาน คนหาเอกสาร เรยบรอยแลว
2. พมพขอความทตองการตดตอ ทตองการลงในชอง ขอความตอทาย
3. กรณทจ าเปนทตองการแนบไฟลทจ าเปน สามารถแนบไฟลโดยการเลอกไฟลทตองการในเครองคอม
ขอชแจงในกรณทส าคญอยางยงเกยงกบกรณ การแนบไฟล
- หากมกรณ ทางหนวยงานของ สอศ.สงหนงสอมาใหสถานศกษาทงหมด 421 แหง หรอสง
หลายสถานศกษา แลวสถานศกษาตองด าเนนการสงงานใหหนวยงานใน สอศ.
4 คมอการใชงานระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส AMS-eOffice ฉบบ ท าความเขาใจ
หากสถานศกษาแนบไฟลตอบกลบไปเลย เอกสารทแนบไปจะปรากฏเหนทงหมด ซงผรบจะ
ตรวจสอบไดยาก
ขอเสนอแนะ
ในกรณนใหสถานศกษา ไปสรางงานใหมแลว แนบเรองอางอง (เปดอานในคมอ เรองเลข
อางอง) และแนบไฟลเขามา
- เมอด าเนนการเรยบรอยแลว เลอกกระท า ตามความเหมาะสมกบเนอหาทางราชการท
ตองการ
กรณท 3 สงไปยงบคคลอน ดงภาพประกอบ
ในกรณสงไปยงผตดตอรายอน ไมใชเจาของเรองทสงมา ใหด าเนนการดงน
1. เมอทานเกบในสมดบนทกทกครง ลงวนททเกบเอกสาร แลว และเลอกเกบเขาแฟมทตองการเกบ
เอกสาร เพอสะดวกในการการตดตามงาน คนหาเอกสาร เรยบรอยแลว
2. พมพขอความทตองการตดตอ ทตองการลงในชอง ขอความตอทาย
3. คลกหนวยงานทตองการสง ชองของบคลากร จะม 2 ชองใหเลอก ซงเหมอนกนเลอกชองไหนกได
เปนการสงในกรณ เลอกสงเปนรายบคคล รายสถานศกษา ใหเลอกกลมหนวยงานทตองการสง เลอก
บคคลทตองการสง
กรณเลอก
รายบคคล ราย
สถานศกษา
กรณเลอกราย
กลม หรอเลอก
ทงหมด
5 คมอการใชงานระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส AMS-eOffice ฉบบ ท าความเขาใจ
อยาเลอกทงหมดจะเปนการรบกวนกบบคคลทไมเกยวของ หรอหากไมทราบวาตองสงใหใคร ให
เลอกสงกลมงานบรหารทวไป ของแตละหนวยงาน ส านก/หนวย/กลม เทานน
4. เมอเลอกหนวยงาน แลวเลอกกลมงานบรหารทวไปของหนวยงานแลวใหดบเบลคลกชอทตองการสง
ไปยงชองผรบ หรอใชลกศร ---> ในการเลอก แลวเลอกกระท าใหสอดคลองกบความตองการ
ดงภาพประกอบ
5. ในกรณ ทตองการเลอกเปนกลม หรอตองการเลอกสถานศกษาทงหมด อศจ.ทงหมด ศนยภาคทงหมด
สถาบนทงหมด ใหเลอกทชองสงถงกลมบคคล ให ดบเบลคลกกลมทตองการสง ไปยงชองผรบ หรอ
ใชลกศร ---> ในการเลอก ใหสอดคลองกบความตองการ ดงภาพประกอบ
6 คมอการใชงานระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส AMS-eOffice ฉบบ ท าความเขาใจ
การสรางงานใหม
สวนท 1 :เลขอางอง
ระบบจะสรางเลขอางองในการสรางงานใหมทกครง เลขอางองนสามารถน าไปใชในการสบคนเรองใน
ระบบงายตอการคนหา และสามารถน าเลขอางองน าไปใสสวนท 8 แสดงเรองเดมกรณมหนงสออางองจาก
เรองเดม เชน อางอง:[DKOPFFF8] เปนตน
สวนท 1 เลขอางองเพอใชเปนเอกสารอางอง
สวนท 2 เปนชนความเรวและชนความลบของหนงสอราชการ
สวนท 3 แสดงวนทในกรณมการตามงาน
สวนท 4 แสดงวนทวนทสรางงานเพอสงหนงสอ สวนท 5 น าหนงสอเพอจดเกบเขาแฟม
สวนท 6 แสดงชอเรอง
สวนท 7 แสดงเนอหา
สวนท 8 แสดงเรองเดมกรณมหนงสออางองจากเรองเดม เชน อางอง:[DKOPFFF8] เปนตน
สวนท 9 การแนบไฟลประกอบ
สวนท 10 เลอกผสงโดยเลอกรายบคคล ตามรายวทยาลย
สวนท 11 เลอกผสงโดยเลอกเปนกลม เลอกทงหมดทตองการ
7 คมอการใชงานระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส AMS-eOffice ฉบบ ท าความเขาใจ
สวนท 2 : เปนชนความเรวและชนความลบของหนงสอราชการ
ในการสงเอกสารผใชสามารถเลอกชนความเรวและชนความลบของหนงสอตามความเหมาะสมกบ
หนงสอทตองการสง ถาผใชเลอกดวนทสดตามชนความเรวของหนงสอ จะอยล าดบตนๆของเรองทงหมดระบบ
จะเรยงตามชนความเรวของหนงสอตามล าดบลงมา ดงรปภาพประกอบ
สวนท 3 : แสดงวนทในกรณมการตามงาน
การสงเอกสารในกรณทมการตดตามงาน เชน ตามรายละเอยดใหสงขอมลภายใน วนท ..............
ผใชสามารถระบวนท ตดตามงานลงปฏทน ระบบสามารถท าการแจงเตอนจะปรากฏอยหนาจองานรอคณ
เพอใหผใชทราบวา มเอกสารทตองท าสงภายในวนท .............ระบบจะท าการแจงเตอนลวงหนา 3 วน
สวนท 4 : แสดงวนทวนทสรางงานเพอสงหนงสอ
ในการสรางงานจะตองระบวนททกครงลงในระบบ ทงนเพอประโยชนในการคนหาเอกสาร เปนการ
ระบวนทของผสงดวย
สวนท 5 : น าหนงสอเกบเขาแฟม
ในการสงเอกสารทกครงควรเกบเอกสารเขาแฟม เพอเปนการจดระเบยบหนงสอใหเปนหมวดหมตาม
ความเขาใจ และงายสบคนเอกสาของผใช
สวนท 6 : แสดงชอเรอง
ผใชจะตองระบชอเรองตามหวเรองของเอกสารทตองการสง (ถาไมใสชอเรองระบบจะไมสามารถ
ด าเนนการขนตอนตอไปได)
สวนท 6 : เนอเรอง
ผใชควรระบชอเรองโดยยอหรอทงหมด หรออธบายเพมเตมเกยวกบรายละเอยดเพมเตมจากเนอหา
8 คมอการใชงานระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส AMS-eOffice ฉบบ ท าความเขาใจ
สวนท 7: แสดงเรองเดมกรณมหนงสออางองจากเรองเดม เชน อางอง:[DKOPFFF8] เปนตน
ในกรณมเอกสารอางอง (เอกสารอางองในทนหมายถง : กรณตองการอธบายเนอหาเพมเตม ชแจง
รายละเอยดจากเรองทเคยสงไปแลวกลวผรบจะไมเขาใจ ผใชจงท าการแนบเรองเดมจากคราวทแลวใหผรบ
ดวย ) วธการใชจะตองตามฟอรมดงนเทานน เชน อางอง:[DKOPFFF8] ดงรปภาพประกอบ
สวนท 9:การแนบไฟลประกอบ
การแนบไฟลประกอบเอกสารสามมารถแนบเรองไดมากกวา 5 ไฟล วธการโดย คลกบนทกราง
เอกสารกอน แลวคลกปมแกไขระบบจะการใหเพมไฟลทตองการไดอก
สวนท10 :เลอกหนวยงานทตองการสงแบบรายบคคล
ใหผใชดบเบลคลกชอทตองการสง ไปยงชองผรบ หรอใชลกศร ---> ในการเลอก แลวเลอกกระท า
ใหสอดคลองกบความตองการ ดงภาพประกอบ
สวนท11 :เลอกหนวยงานทตองการสงแบบรายกลม
ใหผใชดบเบลคลกกลมทตองการสง ไปยงชองผรบ หรอใชลกศร ---> ในการเลอก แลวเลอก
กระท าใหสอดคลองกบความตองการ ดงภาพประกอบ
9 คมอการใชงานระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส AMS-eOffice ฉบบ ท าความเขาใจ
3.การตามงานในกรณตองการทราบวาผรบไดรบเอกสารหรอไมแลวเอกสารมการสงตอใหใคร
ใหผใชเปดเรองทเราตองไปยงผรบโดยอาจเปดจากเอกสารทเกบเขาแฟมหรอคนหาจากสบคนงานเดม
ตามหมายเลขอางอง ชอเรอง หรอระบตามวนทตามวนทไดสงเอกสาร เมอเปดเอกสารจากทตองการแลวจะ
แสดงรายละเอยดดงรปภาพประกอบ
รายละเอยดจะแสดงชอผรบถามวนเวลาตอทายแสดงวาผรบเปดเอกสารรบทราบเรองแลว แตถาไมมวนเวลา
ตอทายหมายถงผรบยงไมรบทราบเอกสารทท าการสงไป หรอไมเกบเขาแฟมเอกสารยงอยทหนางานรอคณ
10 คมอการใชงานระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส AMS-eOffice ฉบบ ท าความเขาใจ
ในกรณอยากทราบวาผรบไดสงงานเอกสารไปถงใครบางตอนนเอกสารอยทใครบาง
ล าดบการท างานตามขนตอนเอกสาร มดงน
1.กลมบรหารทวไปไดท าการแสกนเอกสารสงใหบคคลทเกยวของทรบผดชอบเรองโดยตรง
2.บคคลทเกยวของด าเนนงานพรอมแจงใหหนวยงานทไดขอความอนเคราะหการน าBannerขนเวบไซตได
ด าเนนการเรยบรอยแลวเพอแจงใหทราบ
3.กลมงานบรหารทวไปของศนยทวภาครบทราบ
11 คมอการใชงานระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส AMS-eOffice ฉบบ ท าความเขาใจ
4.การแจงขาวสารผานระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส
ประกาศการแจงขาวสาร ผใชควรอานและท าความเขาใจในการชแจงรายละเอยดตางๆและ
ตองปฏบตตามในกรณชแจงการท างานของระบบทถกตอง ผใชสามารถอานรายละเอยดขาวประกาศ
ไดท หนางานรอคณในสวนของดานลาง หรอสามารถคลกทเวนทางดานซานมอ ทเมนประกาศ ดงรป
ภาพประกอบ