Bartek Janowicz
ReInvent HR #4: Work-‐Out -‐ jak zaangażować pracowników różnych działów do wspólnego, szybkiego
usprawnienia procesów
Google Campus Warszawa, 13 grudnia 2016
• Od 2014 – założyciel Proinnovate – w tym facylitator Work-‐Out
• Od 2014 CerSfied Professional Facilitator (akredytacja IAF)
• 2001 – 2014 – HR Manager w dużych firmach
– 2004 – 2005 – pierwsze work-‐outy w Eaton Truck Components – lider biznesowy dla usprawniania procesu rekrutacji
– 2005 – 2010 – GE Money Bank – facylitator Work-‐Out dla jednostek Pionu Operacji i na styku Pionu Operacji z innymi jednostkami
– 2010 -‐ 2013 – ING Bank Śląski -‐ koordynator facylitatorów oraz facylitator Work-‐Out dla całego banku (26 WO w latach 2011-‐2013)
BARTEK JANOWICZ
Powtarzające się problemy w
procesach między zespołami
Opór pracowników przy wdrażaniu odgórnych
zmian
Początki
Zbyt mocno rozbudowana biurokracja
Inicjatywy pracowników często giną w strukturze
organizacji
Pracownicy wykonujący pracę na co dzień: • wiedzą najlepiej co działa • im najbardziej zależy • najczęściej chętni do współpracy wokół rozwiązania
Redukcja biurokracji i bezpośrednie zaangażowanie pracowników w proces decyzyjny dotyczący
ich pracy
CEL procesu Work-‐Out
Mały rezultat
Duży rezultat
Łatwe do wdrożenia Trudne do wdrożenia
Time-‐Wasters Quick Wins
Business OpportuniSes Special Effort
Max. 90 dni na wdrożenie
Kluczowe założenia
Kiedy warto?
Ø Przede wszystkim gdy są problemy w procesie
Ø Gdy wiele osób:
• zauważa, że problem dotyka wielu ludzi z różnych zespołów
• zgadza się, że jest przestrzeń na usprawnienia
• ma sugesSe, jakie mogą to być usprawnienia
• ma wystarczający potencjał, doświadczenie i rozsądek do rozwiązania problemu
Ø Gdy potrzebujecie osiągnąć szybkie rezultaty
Ø Kiedy posiadanie wsparcia „decydentów” do zmiany może przyspieszyć zmiany
hsp://bit.ly/richceo
• Definiuje wyzwanie i cel biznesowy do osiągnięcia • Wybiera lidera biznesowego • Decyduje o wyborze rozwiązań spośród rekomendacji uczestników • Rozlicza wdrożenie
Role: SPONSOR
• Projektuje i przeprowadza cały proces Work-‐Out • Koordynuje proces pracy grupowej
Role: FACYLITATOR
Koordynator PROCESU – projektant procesu dojścia do usprawnień podczas
całego Work-‐Outu
100% NEUTRALNOŚĆ facylitatora wobec zadania
100% zaufanie do umiejętności zarządzania procesem przez facylitatora
Koordynator realizacji ZADANIA – czyli wdrożenia usprawnień, które powstaną podczas Work-‐Outu
Facylitator v. Lider Biznesowy
Planowanie Warsztat Wdrożenie
Wybór lider biznesowego
Definicja -‐ wyzwanie, kryteria sukcesu i warunki brzegowe
Sensing session – zbieranie danych o wyzwaniu
Dodefiniowanie wyzwania i ułożenie agendy spotkania
Wybór uczestników warsztatu
Pozyskanie zaangażowania menedżerów
Komunikacja
Około 30-‐45 dni Zaangażowani: Sponsor, Facylitator, Lider Biznesowy (+ info do Menedżerów)
Planowanie Warsztat Wdrożenie
Prezentacja wyzwania i danych z nim związanych
Analiza procesu i problemu
Wypracowanie rekomendacji rozwiązań
Ocena rozwiązań
przez pryzmat kryteriów sukcesu
Plan akcji + korzyści i zagrożenia
Prezentacja Sponsorowi propozycji
Decyzja i uzasadnienie Sponsora oraz przydzielenie wdrażającego
1-‐3 dni Zaangażowani: Uczestnicy, Lider Biznesowy, Facylitator,
Sponsor – na końcu (+ Menedżerowie?)
Planowanie Warsztat Wdrożenie
Spotkanie wdrożeniowe
Komunikacja wyników warsztatu
Regularne raportowanie –
30/60/90 Przegląd
wdrożeniowy
Regularna komunikacja
statusu pracownikom
Spotkanie podsumowujące
Ocena wpływu wdrożonych rekomendacji
Max 90 dni (12 tygodni) Zaangażowani: Menedżerowie, Pracownicy, Lider Biznesowy,
Sponsor – raportowanie
Uczestniczą na równi z uczestnikami albo przychodzą na koniec spotkania ze sponsorem
Role: MENEDŻEROWIE
Potencjalne fuckupy
Niedodefiniowane wyzwanie i kryteria sukcesu
Pobieżne „sensing session”
Odsunięcie menedżerów od
procesu
Mało „zróżnicowana”
grupa uczestników
Lider lub menedżer jako facylitator
Zlekceważenie komunikacji kroków w procesie
Brak wytrwałości Sponsora w
egzekwowaniu wdrożeń
Dopuszczenie do walki – KPI czy wdrażanie rozwiązań
• Jak poprawić proces budżetowania i raportowania finansowego, dla lepszej kontroli kosztów?
• Jak poprawić współpracę na linii Dział A – Dział B?
• Jak możemy usprawnić przekazywanie informacji w naszej jednostce, aby nasi klienci otrzymywali od nas profesjonalną usługę?
• Jak dzielić się wiedzą i znaleźć właściwą osobę w zespole 500 osobowym?
• Jakie zasady współpracy są dla nas istotne?
• Jak możemy zmniejszyć rotację na stanowiskach w Dziale C?
• Jak przyspieszyć realizację procesu X?
Przykładowe wyzwania biznesowe
Spotkanie utwierdziło mnie w przekonaniu, iż w zespole podczas wspólnej pracy łatwiej
wypracować rozwiązania.
Wartością dodaną jest to, że pomysły zostały od razu ocenione przez Sponsora.
Kolejny raz zrozumiałem, że należy podchodzić do zadań z nastawieniem, że
można i da się :)
Jeśli grupa jest zaangażowania, nie jest nastawiona na NIE, na pewno wypracuje szereg pomysłów. Tak więc nie ma rzeczy
niemożliwych :)
Zebranie grona ludzi i przeprowadzenie odpowiedniej burzy mózgów naprawdę pozwala na wypracowanie
ciekawych rozwiązań. Zaznaczam, że początkowo byłem sceptycznie nastawiony do tych warsztatów.
Niektóre reakcje
• Wykorzystanie bogactwa doświadczeń różnych uczestników
• Wzięcie odpowiedzialności we własne ręce
• Zwiększenie poczucia wpływu pracowników
• Zwiększenie ducha przedsiębiorczości
• Wzmocnienie synergii zespołu
• Większe zrozumienie dla podejmowanych decyzji – bezpośredni feedback Sponsora
• Skuteczna metoda rozwiązania problemów
• Wzrost wartości roli facylitatora w organizacji
Korzyści ze stosowania
Bartek Janowicz Tel.: +48 604 647-‐317 [email protected]
bartek.janowicz75
bartekjanowicz
@BartoszJanowicz
Dzięki :)
Zapraszam do kontaktu
Top Related